Tài liệu Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty cơ khí ô tô 1-5

LờI NểI ĐầU Nền kinh tế thị trường đú và đang mang lại những cơ hội và thỏch thức lớn cho cỏc doanh nghiệp, đồng thời mang lại những lợi ớch cho người tiờu dựng, đỳ là sản phẩm đẹp, mẫu mú đẹp chất lượng cao, giỏ thành phự hợp. Với nhiều loại hỡnh sản xuất và với nhiều hỡnh thức sở hữu, cỏc doanh nghiệp muốn tồn tại được thỡ phải tỡm phương hướng sản xuất kinh doanh phự hợp để sản phẩm của mỡnh cỳ thể cạnh tranh được và đỏp ứng nhu cầu thị trường. Chớnh vỡ vậy, đũi hỏi cỏc doanh nghiệp phải khụng ngừng nừng cao chất lượng sản phẩm, nừng cao khả năng cạnh tranh. Để làm được điều đỳ thỡ cỏc doanh nghiệp phải sử dụng nhiều cụng cụ quản lý khỏc nhau, trong đỳ hạch toỏn đỳng vai trũ rất quan trọng để quản lý hoạt động kinh doanh sản xuất, kiểm tra, giỏm sỏt việc sử dụng tài sản nhằm đảm bảo sản xuất được tiến hành liờn tục, quản lớ và sử dụng tài sản, nhằm đảm bảo sản xuất được tiến hành liờn tục, quản lý và sử dụng một cỏch tốt nhất cỏc yếu tố chi phớ để đạt được hiệu quả trong sản xuất kinh doanh đồng thời phục vụ cho cỏc nhà quản lý kinh tế, từ đỳ đưa ra cỏc kế hoạch, dự ỏn và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, quyết định nờn sản xuất sản phẩm gỡ, bằng nguyờn vật liệu nào? mua ở đừu và xỏc định hiệu quả kinh tế của từng thời kỳ. Vỡ vậy cỏc doanh nghiệp cần xừy dựng quy trỡnh hạch toỏn một cỏch khoa học, hợp lý, trong đỳ hạch toỏn nguyờn vật liệu là rất quan trọng. Và đối với cỏc doanh nghiệp sản xuất, thỡ hạch toán nguyờn vật liệu là rất quan trọng bởi các lý do sau: Thứ nhất, nguyờn vật liệu là yếu tố đầu vào của qúa trình sản xuất, nó quyết định chất lượng sản phẩm đầu ra. Thứ hai, chi phí nguyờn vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giỏ thành sản xuất, vỡ thế nỳ mang tính trọng yếu. Mỗi sự biến động về chi phí nguyên vật liệu làm ảnh hưởng đến sự biến động của giá thành sản phẩm. Vì thế sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là rất quan trọng. Thứ ba, nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp hết sức đa dạng, nhiều chủng loại do đó yêu cầu phải có điều kiện bảo quản thật tốt và thận trọng. Việc bảo quản tốt sẽ là một trong những yếu tố quan trọng quyết định thành cụng của cụng tỏc quản lý sản xuất kinh doanh. 1 Trong mấy năm gần đõy, hạch toỏn nguyờn vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đú cỳ những bước tiến rừ rệt. Tuy nhiên do trình độ quản lý và phỏt triển sản xuất kinh doanh còn nhiều hạn chế thể hiện ở nhiều mặt, nhất là chế độ kế toỏn tài chính chưa phự hợp với quy mô và đặc điểm sản xuất của đơn vị. Cũng giống như các doanh nghiệp khác để hoà nhập với nền kinh tế thị trường, cụng ty cơ khí ô tô 1 -5 luụn chỳ trọng cụng tỏc hạch toán sử dụng nguyờn vật liệu cho phù hợp và coi đó như một cụng cụ quản lý không thể thiếu được để quản lý vật tư núi riờng và quản lý sản xuất nói chung. Từ thực tiễn nền kinh tế thị trường, trước việc đổi mới quản lý kinh tế, việc lập định mức đúng đắn nhu cầu sử dụng nguyờn vật liệu cho sản xuất, giảm mức tiờu hao vật liệu, duy trì và bảo quản tốt các loại vật tư là việc làm quan trọng không chỉ đối với cỏc doanh nghiệp sản xuất núi chung mà còn đối với cụng ty cơ khí ô tô 1-5 nói riêng. Vì vậy, việc tăng cường cải tiến cụng tỏc quản lý vật tư phải đi liền với việc cải tiến và hoàn thiện cụng tỏc hạch toán với việc tăng cường hiệu quả sử dụng các loại tài sản trong đó hạch toán và quản lý nguyờn vật liệu đúng vai trò hết sức quan trọng. Với ý nghĩa như vậy của nguyờn vật liệu đối với cỏc doanh nghiệp sản xuất, và qua một thời gian thực tập tỡm hiểu cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn tại Cụng ty cơ khớ ụ tụ 1-5, em đó nghiờn cứu đề tài "Hoàn thiện cụng tỏc hạch toỏn nguyờn vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyờn vật liệu tại Cụng ty cơ khớ ụ tụ 1-5" làm chuyờn đề thực tập cuối khoỏ. Cấu trỳc chuyờn đề gồm 3 chương: Chương I: Những vấn đề lớ luận cơ bản về hạch toỏn nguyờn vật liệu tại cỏc doanh nghiệp sản xuất Những vấn đề lớ luận cơ bản về hạch toỏn nguyờn vật liệu tại cỏc doanh nghiệp sản xuất Chương II: Thực trạng cụng tỏc hạch toỏn nguyờn vật liệu tại Cụng ty cơ khớ ụ tụ 1-5 . Thực trạng cụng tỏc hạch toỏn nguyờn vật liệu tại Cụng ty cơ khớ ụ tụ 1-5 . Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cụng tỏc hạch toỏn nguyờn vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyờn vật liệu tại Cụng ty cơ khớ ụ tụ 1-5 . Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cụng tỏc hạch toỏn nguyờn vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyờn vật liệu tại Cụng ty cơ khớ ụ tụ 1-5 . 2 Chương I Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất Nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn c¬ b¶n vÒ h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu víi viÖc t¨ng cêng hiÖu qu¶ sö dông nguyªn vËt liÖu t¹i c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt I. Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu và sự cần thiết phải hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1. Khái niệm, đặc điểm Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất dưới tác động của sức lao động chóng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, chiếm tỷ trọng lớn trọng tổng chi phí sản xuất do đó nó quyết định chất lượng của cả quá trình sản xuất. Đầu vào có tốt thì đầu ra mới đảm bảo, đó là sản phẩm sản xuất ra mới có chất lượng cao. Nguyên vật liệu tồn tại dưới nhiều hình thái vật chất khác nhau, có thể ở thể rắn như sắt,thép, ở thể lỏng như dầu, xăng, sơn ở dạng bột như cát, vôi… tuỳ từng loại hình sản xuất. Nguyên vật liệu có thể tồn tại ở các dạng như: - Nguyên vật liệu ở dạng ban đầu, chưa chịu tác động của bất kỳ quy trình sản xuất nào. - Nguyên vật liệu ở các giai đoạn sản xuất khác: nguyên vật liệu là sản phẩm dở dang, bán thành phẩm đẻ tiếp tục đưa vào sản xuất, chế tạo thành thực thể của sản phẩm. Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc điểm riêng trong công tác hạch toán nguyên vật liệu từ khâu tính giá, đến hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu và sử dụng quản lý tốt nguyên vật liệu. 2. Phân loại nguyên vật liệu: Do nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều loại nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Có nhiều cách phân loại nguyên vật liệu khác nhau tuỳ theo yêu cầu quản lý đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: * Theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Theo đặc trưng này, thì nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất được phân ra thành: - Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. Ngoài ra, còn có cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến. 3 - Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh được sử dụng kết hợp nguyên vật liệu chính để hoàn thiện nâng cao tính năng, chất lượng sản phẩm, thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị, hoặc dùng để bảo quản hoặc để sử dông để theo dõi bảo đảm cho công cụ lao động bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng dầu… - Phô tùng thay thế: Là các loại vật tư được sử dụng cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản. Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc trưng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi . Hạch toán nguyên vật liệu theo cách phân loại trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu. Ngoài ra còn có cách phân loại khác: * Phân loại theo nguồn hình thành: - Vật liệu mua ngoài: Là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được doanh nghiệp mua ngoài thị trường. - VL sản xuất: Là những VL do doanh nghiệp tự chế biến hay thuê ngoài chế biến - Vật liệu nhận vốn góp liên doanh. - Vật liệu được biếu tặng, cấp phát. * Phân loại theo quan hệ sở hữu: - Vật liệu tự có: Bao gồm tất cả những vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp - Vật liệu nhận gia công chế biến cho bên ngoài - Vật liệu nhận giữ hộ. 3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu: Do nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng trong tổng số giá thành sản phẩm; có vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp cần tiến hành tốt việc quản lý, bảo quản và hạch toán các qúa trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu; Do đó đặt ra yêu cầu đối với quản lý và sử dụng nguyên vật liệu: - Doanh nghiệp cần phải có đầy đủ các thông tin chi tiết và tổng hợp của từng thứ nguyên vật liệu cả về số lượng lẫn chất lượng. - Phải quản lý nguyên vật liệu xuất kho cho sản xuất kinh doanh theo đối tượng sử dụng hay các khoản chi phí. - Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các quy định về lập “Sổ danh điểm nguyên vật liệu”, thủ tục lập và luân chuyển đúng chứng từ, mở các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết theo chế độ quy định. - Doanh nghiệp phải quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng, hoặc khan hiếm ảnh hưởng đến tình trạng sản xuất kinh doanh. 4 - Doanh nghiệp cần thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu nguyên vật liệu, quy trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu trong từng phân xưởng, phòng ban trong toàn doanh nghiệp. Như vậy, nếu quản lý tốt nguyên vật liệu tạo điều kiện thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, ngăn ngõa hiện tượng hư háng, mất mát góp phần hạ giá thành sản phẩm, và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Từ những đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trên đã dặt ra nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất. 4. Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất: Để cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cho công tác quản lý nguyên vật liệu, hạch toán nguyên vật liệu phải đảm bảo các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Ghi chép tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời số lượng, chất lượng, giá mua thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời số lượng, giá trị nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu - Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Tính toánvà phản ánh chính xác sè lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất, ứ đọng để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. II. Tính giá nguyên vật liệu- NVL: Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Trong công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế. Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Các doanh nghiệp tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì giá thực tế bao gồm cả thuế giá trị gia tăng. Các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì giá thực tế không bao gồm thuế giá trị gia tăng. 1. Tính giá nguyên vật liệu nhập trong kỳ: Giá thực tế của VL nhập kho được xác định tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập: - Vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người bán, các khoản thuế(nếu có), chi phí thu mua vận chuyển, lưu kho, lưu bãi.... trừ đi các khoản giảm trừ như: giảm giá, chiết khấu(nếu được người bán chấp nhận). - Vật liệu chế biến xong nhập kho: Giá thực tế bao gồm chi phí tự chế biến, chi phí thuê ngoài gia công chế biến( nếu thuê ngoài gia công). 5 - Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá trị NVL được các bên tham gia góp vốn thoả thuận cộng (+) các chi phí tiếp nhận (nếu có). - §èi víi NVL nhËn gãp vèn liªn doanh: Gi¸ thùc tÕ lµ gi¸ trÞ NVL ®îc c¸c bªn tham gia gãp vèn tho¶ thuËn céng (+) c¸c chi phÝ tiÕp nhËn (nÕu cã). - Nguyên vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng (+) các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. - Phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc giá thị trường. 2. Tính giá nguyên vật liệu xuất trong kì. Việc lùa chọn phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp và trình độ của kế toán trong doanh nghiệp. Các phương pháp tính giá thực tế NVL xuất kho thường dùng là: 2.1. Phương pháp tính giá thực tế bình quân: Giá thực tế của NVL xuất kho = Giá bình quân 1 đơn vị NVL x Lượng NL xuất kho Trong đó: - Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Giá bình quân 1 đơn vị NVL = Giá trịn NVL tồn đầu kỳ+ giá trị NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL(tồn đầu kỳ+ số lượng nhập trong kỳ) Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có Ýt danh điểm nguyên vật liệu nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều: Ưu điểm: Giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Nhược điểm: công việc tính giá NVL vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đế tiến độ của các khâu kế toán; đồng thời phải tính cho từng loại NVL. - Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phương pháp này, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm nguyên vật liệu sau mỗi lần nhập: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá trị thực tế NVL (tồn trước khi nhập+ nhập vào lần này Lượng thực tế VL(tồn trước khi nhập+ nhập vào lần này) Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có Ýt danh điểm nguyên vật liệu và số lần nhập nguyên vật liệu mỗi loại Ýt. Ưu điểm: Theo dõi thường xuyên, kịp thời, chính xác. Nhược điểm: Khối lượng công việc tính toán nhiều. - Phương pháp giá thực tế bình quân cuối kỳ trước: 6 Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế VL tồn đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trước) Lượng VL tồn đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trước) - Phương pháp này có: Ưu điểm: Đơn giản, giảm nhẹ khối lượng tính toán. Nhược: Không chính xác nếu giá cả NVL trên thị trường có sự biến động. Phương pháp này chỉ áp dụng đối với những doanh nghiệp có danh điểm nguyên vật liệu có giá thị trường ổn định. 2.2. Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập trước sẽ được xuất trước. Vì vậy, lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Ưu điểm: kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời Nhược điểm: Hạch toán chi tiết theo từng loại, từng kho mất thời gian công sức, chi phí kinh doanh không phản ánh kịp thời theo giá thị trường NVL. Phương pháp này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp nhỏ, chủng loại NVL Ýt, số lượng nhập, xuất NVL Ýt, giá cả thị trường ổn định... 2.3. Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO) Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho giả định là lô NVL nào nhập vào kho sau sẽ được dùng trước. Vì vậy, việc tính giá xuất của NVL được làm ngược lại với phương pháp nhập sau - xuất trước. Ưu điểm: Tính giá NVL xuất kho kịp thời, chi phí kinh doanh của doanh nghiệp được phản ảnh kịp thời theo giá thị trường của ngân hàng. Nhược điểm: Phải hạch toán theo chi tiết từng nguyên vật liệu, tốn công. 2.4. Phương pháp trực tiếp (gọi là phương pháp giá thực tế đích danh hay phương pháp đặc điểm riêng) NVL được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Vì vậy, khi xuất nguyên vật liệu ở lô nào thì tính giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu nhập kho với các loại NVL có giá trị cao, phải xây dựng hệ thống kho tàng cho phép bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho. Ưu điểm: công tác tính giá được thực hiện kịp thời, thông qua đó kho kế toán có thể theo dõi được thời gian bảo quản riêng từng loại NVL. Nhược điểm: chi phí lớn cho việc xây dựng kho tàng để bảo quản NVL. 2.5. Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ 7 Áp dụng đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL mẫu mã khác nhau nhưng không có điều kiện kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Vì vậy, doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước, sau đó mới xác định được NVL xuất kho trong kỳ: Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ = Số lượng tồn cuối kỳ x Đơn giá NVL nhập kho lần cuối Giá thực tế NVL xuất kho = Giá thực tế NVL nhập kho + Giá trị thực tế tồn đầu kỳ - Giá trị thực tế tồn cuối kỳ Doanh nghiệp nên áp dụng đối với những NVL có giá thị trường ổn định. 2.6. Phương pháp hệ số giá Áp dụng đối với doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập- xuất NVL diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do đó, việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá ổn định có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập- xuất- tồn kho NVL trong khi tính được giá thực tế của nó. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch, giá mua vật liệu ở thời điểm nào đó hoặc giá bình quân tháng trước. Việc tính giá thực tế xuất trong kỳ dùa trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán. Hệ số giá VL = Giá thực tế VL tồn đầu kỳ+Giá thực tế VL nhập trong kỳ Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ+Giá hạch toán VL nhập trong kỳ Do đó, giá thực tế: VL xuất trong kỳ (hoặc tồn cuối kỳ) Giá hạch toán VL xuất = x (hoÆc tån cuèi trung kỳ (tồn cuối kỳ) kú) Hệ số giá VL Phương pháp này cho phép kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán chi tiết và tổng hợp NVL trong công tác tính giá nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng không bị phụ thuộc vào chủng loại, số lần nhập- xuất NVL; Vì vậy khối lượng công việc Ýt, hạch toán chi tiết đơn giản hơn. Tuy nhiên, khối lượng công việc dồn vào cuối kỳ. Phương pháp này có thể tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu chủ yếu tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Trên đây là một số phương pháp tính giá xuất NVL trong kỳ. Từng phương pháp có ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng riêng. Vì vậy, tuỳ vào quy mô, đặc điểm doanh nghiệp và trình độ quản lý của kế toán mà sử dụng phương pháp tính toán thích hợp. III. Hạch toán nguyên vật liệu: 8 1. Tổ chức chứng từ kế toán Trong doanh nghiệp sản xuất các chứng từ được sử dụng để hạch toán NVL gồm: Hoá đơn bán hàng(hoặc HĐ GTGT), phiếu nhập- xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ... tuỳ theo từng nội dung nghiệp vụ kinh tế. Các chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu phải phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời theo đúng chế độ quy định. Mỗi chứng từ phải chứa đựng các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, chất lượng, thời gian… xảy ra cũng như trách nhiệm pháp lý của các bên liên quan. 1.1. Chứng từ kế toán nhập nguyên vật liệu Phiếu nhập kho: Dùng để xác định số lượng quy cách giá trị NVL, nhập kho và làm căn cứ để thủ kho và kế toán ghi vào các bảng, sổ kế toán. Phiếu nhập kho được lập dùa trên mẫu 01 VT do Bộ tài chính ban hành. Phiếu nhập kho được lập và luân chuyển như sau: - Phiếu nhập kho do phòng kế toán hoặc bộ phận vật tư của đơn vị lập thành 3 liên và người lập phải ký vào đó. Trước khi lập phiếu nhập, người lập phải căn cứ vào chứng từ bên bán như hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư, các chứng từ khác - Chuyển phiếu nhập kho cho thủ trưởng đơn vị hoặc người phụ trách ký. - Người giao hàng nhận phiếu nhập. - Chuyển phiếu nhập xuống kho, thu kho ghi số lượng, quy cách vào cột thực nhập cùng người giao ký xác nhận. Ba liên của phiếu nhập kho được lưu giữ như sau: Liên 1: lưu tại quyển gốc. Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ; định kỳ chuyển cho kế toán ghi sổ. Liên 3: Dùng để thanh toán. 1.2. Chứng từ kế toán xuất nguyên vật liệu: Phiếu xuất kho: dùng để xác định số lượng, giá trị nguyên vật liệu xuất kho. Phiếu này là căn cứ để thủ kho xuất kho và ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư tính thành tiền và ghi vào sổ kế toán. Phiếu xuất kho được lập dùa trên mẫu số 02 VT do Bộ tài chính ban hành. Phiếu xuất kho được lập và luân chuyển như sau: - Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng lập thành 03 liên. Sau khi lập xong, phụ trách bộ phận, phụ trách cung ứng ký và giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh. - Thủ kho căn cứ vào lượng xuất để ghi vào cột số lượng thực xuất và cùng người nhận hàng ký vào phiếu xuất kho. + Ba liên phiếu xuất được luân chuyển: - Liên 1: Lưu ở bộ phận rập phiếu. 9 - Liên 2: Thủ kho giữ để ghi ở thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để tính thành tiền và ghi vào sổ kế toán. Liên 3: Người nhận giữ để ghi ở bộ phận sử dụng. Cuối tháng, kế toán xác nhận số lượng sử dụng ở từng bộ phận để xác định tính chính xác của kế toán. 2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất thường có nhiều chủng loại. Nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất. Vì vậy hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phải đảm bảo theo dõi tình hình biến động của từng danh điểm nguyên vật liệu, phải phản ánh cả về số lượng, giá trị, chất lượng của từng danh điểm theo từng kho và từng người phụ trách vật chất. Để đảm bảo thuận tiện và tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý nguyên vật liệu về mặt hạch toán nguyên vật liệu cả về số lượng và giá trị, các doanh nghiệp cần phải hình thành nên sổ danh điểm nguyên vật liệu. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, quy cách, mã hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL. Trong thực tế công tác kế toán ở nước ta, có thể sử dụng một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, đó là: - Phương pháp thẻ song song. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Phương pháp sổ số dư. 2.1. Phương pháp thẻ song song Điều kiện áp dụng: Chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có Ýt danh điểm nguyên vật liệu, khối lượng chứng từ xuất vật liệu Ýt, không thường xuyên, trình độ chuyên môn của kế toán không cao. Tại kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập- xuất vật liệu để ghi vào thẻ kho. Thẻ kho được mở theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu dùa vào chứng từ nhập - xuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập- xuất vào “Sổ kế toán chi tiết vật liệu” (mở tương ứng với thẻ kho). Sổ này giống như thẻ kho chỉ khác có thêm các giá trị vật liệu. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với thẻ kho tương ứng đồng thời từ sổ kế toán chi tiết NVL kế toán lấy số liệu vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL theo từng danh điểm NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp NVL. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song: Sơ đồnhËp 1.1: kho SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT NVL THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG PhiÕu ThÎ kho Sæ hoÆc thÎ kÕ to¸n chi tiÕt NVL B¶ng tæng hîp nhËp-xuÊt-tån NVL PhiÕu xuÊt kho Ghi chó: 10 KÕ to¸n tæng hîp Ghi hàng ngày, định kỳ Ghi cuối tháng Ghi cuèi th¸ng Quan hệ đối chiếu Ưu điểm: đơn giản trong ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập- xuất- tồn của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác, thích hợp với việc sử dụng máy tính. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về số lượng. Hạn chế việc kiểm tra của kế toán do chỉ đối chiếu vào cuối tháng 2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Ở kho: được ghi chép giống phương pháp thẻ song song. Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển NVL theo từng kho. Cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập- xuất- theo từng danh điểm NVL và theo từng kho kế toán lập bảng kê nhập NVL, bảng kê xuất NVL, dùa vào các bảng kê này để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối kỳ. Khi nhận được thẻ kho, kế toán NVL tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển, đồng thời từ sổ đối chiếu luân chuyển vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn vật liệu và đồng thời đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu. Sơ đồ hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Sơ đồ 1.2: HẠCH TOÁN CHI TIẾT NVL THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN. PhiÕu nhËp kho ThÎ kho PhiÕu xuÊt kho B¶ng kª nhËp VL B¶ng tæng hîp N-X-T Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn Sæ kÕ to¸n tæng hîp VL B¶ng kª xuÊt VL Ghi hàng ngày, định kỳ Ghi chó: Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ưu điềm: giảm nhẹ việc ghi chép của kế toán, tránh sự trùng lắp. 11 Nhược điểm: Việc kiểm tra giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất vật liệu của từng danh điểm vật liệu khá lớn thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu nhưng số lượng chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu không nhiều 2.3. Phương pháp sổ số dư: Điều kiện áp dụng: đối với doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL, số lượng chứng từ nhập- xuất của mỗi loại nhiều xây dựng thành hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, dùng giá hạch toán để để hàng ngày nắm được tình hình xuất, nhập, tồn, yêu cầu trình độ kế toán tương đối cao. Ở kho: thủ kho ghi vào thẻ kho giống như các phương pháp trên. Ngoài ra thủ kho còn phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập- xuất phát sinh theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật liệu. Thủ kho phải phản ánh số lượng vật liệu tồn cuối tháng theo từng danh điểm nguyên vật liệu vào sổ số dư. Sổ này được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm. Trước ngày cuối tháng, kế toán đưa sổ số dư cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền theo giá hạch toán. Ở phòng kế toán: kế toán dùa vào số lượng nhập, xuất của từng danh điểm NVL được tổng hợp từ các chứng từ nhập- xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày kèm theo phiếu giao nhận chứng từ và dùa vào giá hạch toán để tính thành tiền NVL nhập- xuất theo từng danh điểm NVL từ đó ghi vào bảng luỹ kế nhập- khẩu NVL (lập theo từng danh điểm NVL). Cuối kỳ tính tiền trên sổ số dư do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho ở sổ sách với bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn. Từ bảng lũy kế nhập- xuất- tồn, kế toán vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL để đối chiếu với kế toán tổng hợp về NVL. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư. Sơ đồ 1.3: HẠCH TOÁN CHI TIẾT NVL THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ. PhiÕu nhËp kho ThÎ kho Sæ sè d PhiÕu xuÊt kho PhiÕu giao nhËn CT nhËp B¶ng luü kÕ N- X- T B¶ng tæng hîp nhËp-xuÊt-tån NVL PhiÕu giao nhËn ch.tõ xuÊt Ghi chó: Ghi hµng ngµy 12 Quan hÖ ®èi chiÕu Ghi cuèi th¸ng KÕ to¸n tæng hîp Ưu điểm: không trùng lặp, ghi sổ thường xuyên, không bị dồn vào cuối kỳ Nhượcđiểm: kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn. 3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Để hạch toán NVL nói riềng và các loại hàng tồn kho nói chung có thể áp dụng một trong hai phương pháp: (KKTX) kê khai thường xuyên, hoặc kê khai định kỳ (KKĐK). Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu sử dụng của công tác quản lý, trình độ kế toán viên cũng như quy định của chế độ kế toán hiện hành. 3.1. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX 3.1.1. Tài khoản sử dụng Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi và phản ánh tính hình hiện có, biến động tăng, giảm một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước ta vì những thuận lợi của nó. Phương pháp này có độ chính xác cao, thông tin về hàng tồn kho kịp thời, cập nhật, có thể xác định được lượng nhập - xuất - tồn của từng loại hàng tồn kho. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng tồn kho, chủng loại vật liệu nhiều, có giá trị thấp, nhập- xuất- tồn thường xuyên mà áp dụng phương pháp này rất tốn nhiều công sức, thời gian. Để hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên thì kế toán phải sử dụng các tài khoản sau: - TK 152: “nguyên vật liệu” TK này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản này có thể mở chi tiết theo nhóm, thứ, từng loại vật liệu theo yêu cầu quản lí và phương tiện tính toán. - TK 151: “hàng mua đi đường”: tài khoản này sử dụng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà doanh nghiệp đã mua nhưng cuối tháng hàng chưa về nhập kho. - Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 331, TK 133, TK 621, TK 627, TK 642, TK 111, TK 112. 3.1.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX: Hạch toán tăng giảm, kết quả kiểm kê nguyên vật liệu được mô tả trong sơ đồ sau: 13 Sơ đồ 1.4: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NVL THEO PHƯƠNG PHÁP KKTX TK 331, 111, 112, 141… TK 152 TK 621,627,641,642,335,241 T¨ng do mua ngoµi Gi¸ thùc tÕ NVL xu¸t sö dông Tk 133 cho toµn doanh nghiÖp VAT theo pp khÊu trõ TK 151 Hµng mua ®ang ®i ®êng TK 154 Gi¸ thùc tÕ NVL xuÊt kú tríc ®Ó gia c«ng TK 411 NhËn vèn gãp liªn doanh cÊp ph¸t b»ng NVL TK 222,128 TK 128, 222 Gãp vèn b»ng NVL 412 §¸nh gi¸ §¸nh gi¸ t¨ng NVL gi¶m NVL TK 411 NhËn l¹i vèn gãp liªn doanh Tr¶ vèn gãp liªn doanh NVL TK 3388 TK 138, 642 Thõa ph¸t hiÖn khi kiÓm kª Gi¸ trÞ NVL thiÕu khi kiÓm kª TK 111, 112, 331 TK 154 NhËp NVL tù chÕ hoÆc thuª gia c«ng ChiÕt khÊu th¬ng m¹i hoÆc tr¶ l¹i NVL cho ngêi b¸n TK 133 14 VAT khÊu trõ cho phÇn NVL tr¶ l¹i 3.2. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ: 3.2.1. Tài khoản sử dụng: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng hàng hoá tồn kho thực tế và lượng hàng hoá xuất dùng và sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Phương pháp này có ưu điểm tiết kiệm thời gian, công sức ghi chép, và thích hợp với các đơn vị sản xuất kinh doanh những vật tư khác nhau, giá trị thấp được xuất dùng thường xuyên Các TK sử dụng theo phương pháp kê khai định kỳ: - TK 611: Mua hàng (tiểu khoản 611 - Mua nguyên vật liệu): dùng để phản ánh giá trị thực tế số nguyên vật liệu mua vào và xuất trongkỳ. TK 611: Không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loại vật liệu, CCDC… - TK 152: “nguyên vật liệu” dùng để phản ánh nguyên vật liệu tồn kho. - TK 151: “Hàng mua đang đi đường”: phản ánh trị giá hàng mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. - Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK133, 331, 111, 112, 311, 621, 627… 3.2.2. Phương pháp hạch toán: Quá trình hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai định kỳ được tiến hành theo sơ đồ sau: 15 Sơ đồ 1.5: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NVL THEO PHƯƠNG PHÁP KKĐK. TK 152, TK 151 TK 611 TK 152, TK 151 K/c gi¸ trÞ NVL tån kho ®Çu kú, K/c trÞ gi¸ NVL tån cuèi kú hµng mua ®i ®êng th¸ng tríc hµng mua ®i ®êng tån cuèi th¸ng TK 111, 112, 331, 311 TK 111, 112, 331 TrÞ gi¸ NVL mua trong kú Kho¶n gi¶m gi¸, tr¶ l¹i NVL… TK 133 TK 133 VAT khÊu trõ ThuÕ GTGT cho phÇn NVL tr¶ l¹i TK 621 TK 411 TrÞ gi¸ NVL sö dông trùc tiÕp NhËn vèn gãp b»ng NVL cho s¶n xuÊt TK 627, 641, 642, 338… TK 222, 128 TrÞ gi¸ NVL sö dông cho c¸c ®èi tîng kh¸c NhËn l¹i vèn gãp liªn doanh b»ng NVL TK 412 TK 336, 338 §¸nh gi¸ gi¶m NVL Vay t¹m NVL tõ ®¬n vÞ kh¸c TK 412 §¸nh gi¸ t¨ng NVL 4. Sổ sách kế toán sử dụng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Hiện nay, có bốn hình thức sổ dùng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Tuỳ từng đặc điểm, điều kiện và trình độ kế toán của doanh nghiệp có thể dùng một trong bốn hình thức sổ sau: 4.1. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung (NKC) *Điều kiện áp dụng: Hình thức sổ NKC thường áp dụng cho các doanh nghiệp có số lượng nghiệp vụ diễn ra không nhiều, sử dụng Ýt tài khoản. * Hình thức này gồm có các loại sổ sau: - Sổ nhật ký chung - Sổ cái TK 152 - Sổ (Thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp chi tiết NVL - Bảng phân bố nguyên vật liệu. 16 * Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, ghi vào sổ NKC, sau đó từ sổ NKC ghi vào sổ cái TK 152. Trường hợp doanh nghiệp mở các sổ nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng) Bảng phân bố nguyên vật liệu thì định kỳ ghi vào căn cứ vào các chứng từ nhập- xuất, cuối tháng ghi vào sổ cái TK 152, từ sổ cái TK 152 vào bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính. Từ chứng từ nhập- xuất NVL vào thể lên kế toán chi tiết NVL, theo danh điểm nguyên vật liệu, cuối tháng vào bảng tổng hợp chi tiết NVL, sau đó từ bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu đối chiếu với sổ cái TK 152. Sơ đồ 1.5: SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN NVL THEO HÌNH THỨC NKC: B¶ng ph©n bæ NVL Chøng tõ gèc: Ho¸ ®¬n, PhiÕu nhËp, xuÊt kho NhËt kÝ chung NhËt kÝ mua hµng Sæ(thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt VL B¶ng tæng hîp chi tiÕt NVL Sæ c¸i TK 152 BC§TK B¸o c¸o kÕ to¸n Ghi hµng ngµy Ghi chó: Ghi cuèi th¸ng Quan hÖ ®èi chiÕu 17 Ưu điểm: đơn giản, dễ làm, sử dụng Ýt sổ, có thể dùng máy tính. Nhược điểm: Dễ bị trùng lặp số liệu do ghi vào nhiều loại sổ khác nhau. 4.2. Hình thức sổ kế toán nhật ký - sổ cái (NK - SC) * Điều kiện áp dụng: phù hợp với các doanh nghiệp số lượng nghiệp vụ diến ra Ýt, và sử dụng Ýt TK, trình độ nhân viên kế toán không cao. * Sổ sách dùng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Theo hình thức này, kế toán chỉ mở một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất: Sổ NK - SC. Sổ nàygồm có 2 phần: - Phần nhật ký: Ghi chứng từ, diễn giải, ngày tháng ghi sổ, số tiền phát sinh - Phần sổ cái: Ghi thành nhiều cột, mỗi cột ghi sổ cái 1 tài khoản. * Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán kiểm tra tình hợp pháp của các nghiệp vụ và đồng thời ghi vào NK - SC theo nội dung nghiệp vụ. Cuối tháng tổng hợp và kiểm tra đối chiếu số liệu trên các tài khoản: Tổng số tiền ở phần nhật ký = Tổng số tiền phát sinh nợ của tất cả các tài khoản = Tổng số tiền phát sinh có của tất cả các tài khoản Ngoài ra, kế toán còn ghi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu, sổ kế toán chi tiết vật liệu.Trình tự ghi sổ được biểu diễn qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.6: SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN NVL THEO HÌNH THỨC NK - SC. Sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt Chøng tõ gèc: -Ho¸ ®¬n -PhiÕu nhËp, xuÊt kho NK-Sæ C¸i (PhÇn TK 152) Sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng tæng hîp chi tiÕt VL B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi chó: Ghi hàng ngày Ghi hµng ngµy Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 18 Ưu điểm: Dễ làm, Ýt nhân viên kế toán, trình độ kế toán không cần cao. Nhược điểm: Do chỉ mở một sổ duy nhất để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế nên sổ NK - SC được thiết kế cồng kềnh. 4.3. Hình thức sổ chứng từ - ghi sổ (CTGS) * Theo hình thức này, sổ sách kế toán được sử dụng bao gồm: - Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ - Bảng phân bố nguyên vật liệu. - Sổ (thẻ - kế toán chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp chi tiết vật liệu. * Trình tự ghi sổ: Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu vào chứng từ ghi sổ, bảng phân bố nguyên vật liệu, sổ kế toán chi tiết vật liệu. Từ chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ, vào sổ cái TK 152. Cuối tháng từ sổ cái TK 152 vào Bảng CĐTK và báo cáo kế toán. Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số tổng cộng trên sổ đăng ký chứng từ với bảng CĐTK. Trình tù ghi sổ được biểu diễn qua sơ đồ sau. Sơ đồ 1.7: KHÁI QUÁT TRÌNH TỰ KẾ TOÁN NVL THEO HÌNH THỨC SỔ CTGS. B¶ng ph©n bæ NVL Sæ ®¨ng ký CTGS Sæ thÎ kÕ to¸n chi tiÕt VL Chøng tõ gèc Chøng tõ ghi sæ Sæ c¸i TK 152 B¶ng tæng hîp chi tiÕt VL B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n Ghi chó: ngµy Ghi hàng ngày B¸o c¸o KT Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 19 Ghi hµng Ưu điểm: Dễ, đơn giản Nhược điểm: Kiểm tra, đối chiếu khó, chuyên môn hoá chưa cao. 4.4. Hình thức sổ Nhật ký chứng từ (NKCT) * Các loại sổ để áp dụng hình thức sổ NKCT - Nhật ký chứng từ, bảng kê số 3, bảng phân bổ NVL - Sổ cái TK 152, sổ thẻ kế toán chi tiết vật liệu * Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, định kỳ căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu và các công ty khác vào các bảng chi tiết TK 331, và vào NKCT sè 5, sè 10, sè 1,2, bảng kê sè , bảng phân bố số 2, sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Cuối kỳ, từ bảng kê số 3 vào bảng phân bổ số 2 từ bảng phân bổ số 2 vào bảng kê số 4,5,6. Từ các bảng kê này vào NKCT sè 7, sổ cái TK 152, báo cáo kế toán. Từ thẻ kế toán chi tiết vật liệu cuối tháng vào bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, và từ số liệu bảng này vào bác cáo kế toán. Trình tù ghi sổ theo hình thức này được biển diễn bằng sơ đồ sau Sơ đồ 1.8: SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN NVL THEO HÌNH THỨC SỔ NKCT. NKCT liªn quan sè 1,2,5,10.. B¶ng ph©n bæ sè 4,5,6 ThÎ kÕ to¸n chi tiÕt VL Chøng tõ gèc B¶ng ph©n bæ sè 2 B¶ng kª sè 3 Sæ c¸i TK 152 NhËt ký chøng tõ sè 7 B¶ng tæng hîp chi tiÕt VL B¸o c¸o KT Ghi chó: ngµy Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 20 Ghi hµng