Tài liệu Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty tnhh winmark việt nam

Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại TÓM LƢỢC Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đòi hỏi phải có chiến lược kinh doanh đúng đắn, nắm bắt cơ hội kịp thời, khai thác và sử dụng hiệu quả, tối đa các nguồn lực. Do vậy, các doanh nghiệp cần không ngừng đầu tư nghiên cứu, nắm bắt nhu cầu thị trường, năng lực của đối thủ cạnh tranh. Đồng thời hết sức coi trọng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp, không ngừng hoàn thiện bộ máy tổ chức phù hợp với mục tiêu và chiến lược của Công ty. Thường xuyên học tập, nâng cao trình độ quản lý, tích cực ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật, khoa học quản trị kinh doanh trong quản lý doanh nghiệp. Qua việc phân tích, tìm hiểu cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty TNHH WinMark Việt Nam, em nhận thấy được tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức. Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp sẽ giúp ta xác định rõ mối quan hệ giữa các hoạt động cụ thể, những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá nhân bộ phận phân hệ của tổ chức và các mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức. Hơn nữa trong quá trình thực tập của công ty em nhận thấy cơ cấu tổ chức và phân quyền trong công ty vẫn còn nhiều vấn đề bất cập đang rất cần có những biện pháp để hoàn thiện hơn, từ đó em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH WinMark Việt Nam”, nhằm đưa ra một số giải pháp hoàn thiện và góp phần cải thiện cơ cấu tổ chức của công ty, từ đó giúp cho việc hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả hơn. Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của tại công ty TNHH WinMark Việt Nam lấy số liệu trong ba năm trở lại đây (từ năm 2009-2011) để phân tích đánh giá. Đề tài bao gồm 3 chương có nội dung như sau: Chƣơng 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp. Trong chương này đã đưa ra một số khái niệm cơ bản liên quan đến tổ chức, cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp; những đặc điểm và nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức,nguyên tắc phân quyền,các bước phân quyền trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó chương này cũng đề cập đến các mô hình phổ biến của cơ cấu tổ Bùi Thế Thư i K44A2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại chức và những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp. Chƣơng 2: Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH WinMark Việt Nam. Chương này đã giới thiệu khái quát về doanh nghiệp, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH WinMark Việt Nam trong 3 năm 2009, 2010 và 2011; dựa trên cơ sở ứng dụng các phương pháp nghiên cứu, phương pháp thu thập dữ liệu và phương pháp phân tích xử lý dữ liệu để đánh giá. Từ kết quả điều tra trắc nghiệm và kết quả tổng hợp đánh giá của CBCNV của công ty, kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp, khóa luận phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp trong 3 năm gần đây 2009, 2010 và 2011. Chƣơng 3: Đề xuất và kiến nghị hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH WinMark Việt Nam. Chương này trình bày những thành công đã đạt được, những hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân, từ đó đưa ra các quan điểm giải quyết của công ty TNHH WinMark Việt Nam. Bên cạnh đó cũng đề xuất các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty trong thời gian tới. Bùi Thế Thư ii K44A2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài ‘‘ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH WinMark Việt Nam ’’ ngoài sự nỗ lực cố gắng phấn đấu của bản thân trong quá trình học tập em còn nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phía nhà trường, thầy cô, các anh chị trong Công ty. Lời đầu tiên em xin gửi tới nhà trường lời cảm ơn chân thành nhất vì đã cung cấp cho em những kiến thức về chuyên ngành QTDN, cũng như tạo điều kiện cho em có thời gian tiếp cận thực tế. Đặc biệt là lời cảm ơn chân thành tới cô giáo PGS.TS Nguyễn Thị Bích Loan. Trong thời gian làm chuyên đề tốt nghiệp, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của cô, cô đã giúp đỡ em rất nhiều trong việc bổ sung và hoàn thiện những kiến thức lý thuyết còn thiếu để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này một cách tốt nhất. Qua đây em xin gửi lời cảm ơn tới quý Công ty TNHH WinMark Việt Nam, đặc biệt là các anh, chị trong phòng kinh doanh đã giúp em tiếp cận, thu thập tài liệu, gặp gỡ các phòng ban, để tìm hiểu thực tế về tình hình hoạt động cũng như quá trình phát triển của công ty. Em cũng xin cảm ơn gia đình, bạn bè và người thân luôn bên cạnh động viên giúp đỡ em để hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp . Tuy nhiên, do thời gian, điều kiện có hạn và cách tiếp cận còn nhiều hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm cho nên bài chuyên đề tốt nghiệp này không tránh khỏi những khiếm khuyết, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để khóa luận tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 22 tháng 05 năm2012 Sinh viên Bùi Thế Thư Bùi Thế Thư iii K44A2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại MỤC LỤC TÓM LƢỢC ................................................................................................................... MỤC LỤC ...................................................................................................................... DANH MỤC BẢNG BIỂU ........................................................................................... DANH MỤC SƠ ĐỒ HÌNH VẼ ................................................................................... DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ........................................................................................ PHẦN MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1.1 .Tính cấp thiết của đề tài. .................................................................................. 1 1.2 .Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài. ......................................................... 2 1.3. Mục đích nghiên cứu. ....................................................................................... 4 1.4. Phạm vi nghiên cứu. ......................................................................................... 4 1.5. Phƣơng pháp nghiên cứu. ................................................................................ 5 1.5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp. ...................................................... 5 1.5.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp. ..................................................... 5 1.5.3 Phương pháp phân tích dữ liệu. ................................................................. 6 1.6. Kết cấu đề tài. ................................................................................................... 6 CHƢƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP. .................................................... LÝ 7 1.1 Khái niệm về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp . ............. 7 1.1.1. Khái niệm về tổ chức. ................................................................................. 7 1.1.2. Khái niệm về cơ cấu tổ chức. ..................................................................... 7 1.1.3. Khái niệm về phân quyền. ......................................................................... 7 1.2. Nội dung của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp. .......... 8 1.2.1.Đặc điểm và nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức. .................................... 8 1.2.2. Một số mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. ......................................... 9 1.2.3 .Phân quyền trong doanh nghiệp. ............................................................ 14 1.3. Các nhân tố ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp. ..................................................................................................................... 15 1.3.1.Các nhân tố bên trong doanh nghiệp. ...................................................... 15 1.3.2. Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp......................................................... 17 Bùi Thế Thư iv K44A2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY TNHH WINMARK VIỆT NAM. .............. 19 2.1. Khái quát về công ty TNHH WinMark Việt Nam. ................................... 19 2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH WinMark Việt Nam. ..................... 19 2.2. Kết quả phân tích qua dữ liệu thu thập về cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH WinMark Việt Nam. .............................................................. 23 2.2.1 Phân tích dựa trên số liệu sơ cấp............................................................ 23 2.2.2 Phân tích dựa trên số liệu thứ cấp........................................................... 27 2.3. Kết luận chung về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH WinMark Việt Nam. ................................................................................. 36 2.3.1 Những thành công.................................................................................... 36 2.3.2. Những tồn tại và nguyên nhân tồn tại. .................................................. 37 CHƢƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY TNHH WINMARK VIỆT NAM. .............. 40 3.1. Phƣơng hƣớng hoạt động của công ty TNHH WinMark Việt Nam trong thời gian tới. ........................................................................................................... 40 3.2. Quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH WinMark Việt Nam . ............................................................................................. 41 3.3. Các đề xuất, kiến nghị hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH WinMark Việt Nam.............................................................................. 43 3.3.1. Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH WinMark Việt Nam................................................... 43 3.3.2.Một số kiến nghị đối với Nhà nước. ......................................................... 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................... 47 PHỤ LỤC 1 .................................................................................................................... PHỤ LỤC 2 .................................................................................................................... PHỤ LỤC 3 .................................................................................................................... Bùi Thế Thư v K44A2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại DANH MỤC BẢNG BIỂU Danh mục bảng biểu Trang Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Winmark Việt Nam từ 2009-2011 Bảng 2.2: Kết quả đánh giá về cơ cấu tổ chức ở Công ty 23 Bảng 2.3: Kết quả đánh gía mức độ đáp ứng các yêu cầu của cơ cấu tổ chức ở Công ty 21 24 Bảng 2.4: Kết quả đánh giá tình hình phân quyền ở Công ty 25 Bảng 2.5: Kết quả đánh giá mức độ giao quyền đảm bảo các yếu tố 26 Bảng 2.6: Cơ cấu lao động theo trình độ văn hóa. 28 Bảng 2.7: Cơ cấu lao động theo giới tính. 29 Bảng 2.8 : Cơ cấu lao động theo độ tuổi. 30 Bảng 2.9: Cơ cấu phòng kỹ thuật 33 Bảng 2.10: Cơ cấu phòng tài chính – kế toán. 33 Bảng 2.11: Cơ cấu phòng kinh doanh. 34 Bảng 2.12: Cơ cấu phòng nhân sự. 35 Bùi Thế Thư vi K44A2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại DANH MỤC SƠ ĐỒ HÌNH VẼ Danh mục sơ đồ, hình vẽ Trang Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức trực tuyến 9 Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức theo chức năng 10 Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức theo mặt hàng,ngành hàng kinh doanh 11 Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý. 12 Sơ đồ 1.5: Cơ cấu tổ chức theo khách hàng 12 Sơ đồ 1.6: Cơ cấu tổ chức ma trận 13 Sơ đồ 1.7: Tác động của chiến lược tới tổ chức 15 Hình 2.1: Mô hính cơ cấu tổ chức của công ty TNHH WinMark Việt Nam. Sơ đồ 3.1 : Mô hình cơ cấu tổ chức mới của Công ty : Bùi Thế Thư vii 32 42 K44A2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT WTO : World Trade Organization CBCNV : Cán bộ công nhân viên PGS.TS : Phó giáo sư, Tiến sĩ VNĐ : Việt Nam đồng QTDN : Quản trị doanh nghiệp NXB : Nhà xuất bản TS : Tiến sĩ STT : Số thứ tự TNHH : Trách nhiệm hữu hạn Bùi Thế Thư viii K44A2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại PHẦN MỞ ĐẦU 1.1 .Tính cấp thiết của đề tài. Trong những năm vừa qua Việt Nam đã tích cực hội nhập sâu vào nền kinh tế thế giới. Việc đẩy mạnh tiến trình hội nhập khu vực và thế giới của đất nước đã tạo cho các doanh nghiệp Việt Nam có cơ hội phát huy được lợi thế so sánh, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, tiếp cận các nguồn lực phát triển về vốn, về khoa học công nghệ hiện đại, về kỹ năng quản lý mới…Đồng thời cũng đặt ra cho các doanh nghiệp trong nước những khó khăn, thách thức mới trước sự đòi hỏi cao về chất lượng hàng hóa, kinh nghiệm quản lý theo thông lệ, luật pháp quốc tế … Với những thuận lợi và khó khăn của hội nhập quốc tế, để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp Việt Nam không còn cách nào khác là phải đổi mới về mọi mặt, trong đó quan trọng là không ngừng hoàn thiện về cơ cấu tổ chức quản trị của doanh nghiệp. Thực hiện quản lý đúng đắn và khoa học sẽ giúp cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đat hiệu quả, nâng cao được năng lực cạnh tranh, doanh nghiệp ổn định và từng bước phát triển bền vững. Do đó, xem xét đánh giá cơ cấu tổ chức bộ máy và phân quyền hữu hiệu và tìm biện pháp cải tiến, hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền cho phù hợp với đặc điểm của từng giai đoạn là công việc thường xuyên và rất cần thiết đối với một doanh nghiệp. Nhận thức được vai trò quyết định của cơ cấu tổ chức các doanh nghiệp Việt Nam, trong đó có công ty TNHH WinMark đã không ngừng tìm kiếm và thiết lập một cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô và tình hình hoạt động của doanh nghiệp mình. Mà tiêu chuẩn cho sự phù hợp đó là một cơ cấu gọn nhẹ, khoa học và linh hoạt. Trải qua gần 5 năm tồn tại và phát triển trên thị trường hóa chất tẩy rửa, công ty TNHH WinMark Việt Nam đã gặt hái được không ít những thành công. Đằng sau những thành công đó là cả một sự cố gắng không ngừng nghỉ của tập thể ban lãnh đạo cũng như nhân viên trong công ty. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, mở rộng quy mô sản xuất công ty đã nhiều lần tiến hành cải tiến bộ máy quản trị, tuy nhiên việc cải tiến đó còn nhiều hạn chế và bất cập. Theo kết quả điều tra phỏng vấn các nhân viên trong công ty nhiều ý kiến cho rằng các phòng ban hoạt động còn độc lập với nhau khiến cho việc trao đổi Bùi Thế Thư 1 K44A2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại thông tin và phối hợp giữa các phòng ban bị hạn chế, sự phân quyền trong công ty là chưa rõ ràng, quyền hành vẫn tập trung phần lớn vào cấp trên, mức độ phân quyền cho cấp dưới còn hạn chế. Trước tình hình đó, nên đòi hỏi công ty phải có một cơ cấu tổ chức và phân quyền ổn định, phù hợp. Do đó việc cải tiến cơ cấu bộ máy tổ chức và phân quyền ở công ty đang là nhu cầu cần giải quyết, phù hợp với xu hướng chung. Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của bộ máy quản trị, công ty TNHH WinMark Việt Nam đã nhiều lần tiến hành cải tiến bộ máy quản trị. Tuy nhiên việc cải tiến đó tính đến thời điểm hiện tại vẫn chưa đem lại sự hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Trải qua một thời gian thực tập và làm việc tại công ty, xuất phát từ vấn đề cấp thiết và nhu cầu thực tế hiện nay của công ty em đã lựa chọn đề tài „„ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH WinMark Việt Nam ‟‟ làm khóa luận tốt nghiệp của mình. 1.2 .Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài. Có một cơ cấu tổ chức tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp có một nền tảng vững vàng để phát triển, thực hiện được các mục tiêu chiến lược. Do vậy xây dựng và hoàn thiện để có một cơ cấu tổ chức tốt là vấn đề được các doanh nghiệp rất quan tâm. Nhận thấy được tính cấp thiết của đề tài, trường đại học Thương Mại đã có rất nhiều công trình nghiên cứu liên quan có thể kể đến như sau: - Sinh viên Bùi Quốc Tú, K42A6, khoa Quản trị doanh nghiệp, Trường Đại Học Thương Mại, năm 2010, luận văn ‘‘Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy nhân sự ở Điện Lực Hoàn Kiếm’’. Luận văn đã đưa ra được một số lý luận về cơ cấu tổ chức; các mô hình tổ chức, cũng như việc đưa ra các biện pháp tăng cường phối hợp hoạt động trong toàn doanh nghiệp như bao gồm việc sử dụng công cụ chính thức: hệ thống kế hoạch, sử dụng cơ cấu tổ chức…và các công cụ phi chính thức như là hệ thống các giá trị chung. Ngoài ra, còn đưa ra các biện pháp đào tạo lao động có trình độ như là đào tạo tại chỗ, đào tạo ngoài công ty; và một số biện pháp khác đi kèm như hoàn thiện môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp… Bùi Thế Thư 2 K44A2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại - Sinh viên Lê Thị Lan Chi, K42A4, khoa Quản trị doanh nghiệp, Trường Đại Học Thương Mại, năm 2010, luận văn ‘‘Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Tư Thành ’’. Luận văn đã đưa ra được một số biện pháp cho việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đó là bổ sung thêm phòng nghiên cứu và phát triển thị trường trong nước, bổ sung thêm nhân sự, phòng kế toán – tài chính, xuất nhập khẩu. Ngoài ra còn là việc cơ cấu lại lao động ở trong các phòng ban, tăng cường sự phối hợp và truyền thông giữa các phòng ban trong công ty; cuối cùng là bồi dưỡng và nâng cao trình độ CBCNV trong công ty, tạo một môi trường làm việc văn hóa và thiết lập chế độ đãi ngộ nhân sự phù hợp. - Sinh viên Lê Thị Minh Nguyệt , K4HQB, Trường Đại Học Thương Mại, năm 2010, luận văn ‘‘Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị của công ty TNHH thi công cơ giới Thăng Long ’’. Luận văn đã đề xuất được một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty TNHH thi công cơ giới Thăng Long, như là đưa ra một số ý kiến về việc hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ ở một số phòng ban trong công ty, từ đó là cơ sở cho việc nâng cao chất lượng phân quyền và sự phối hợp giữa các phòng ban. Ngoài ra còn một số biện pháp khác như là trang bị thêm máy móc thiết bị ở các phòng; đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các nhà quản trị… - Sinh viên Hà Thị Tình, K41A7 , khoa Quản trị doanh nghiệp , Trường Đại Học Thương Mại, năm 2010, luận văn ‘‘Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH Nam Thanh ’’. Đề tài này dựa trên những cơ sở lý thuyết thu được để áp dụng vào nghiên cứu tình hình thực tế tại công ty TNHH Nam Thanh. Thông qua các kết quả xử lý thông tin thu thập được để đánh giá và đưa ra các giải pháp cho việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty. - Sinh viên Lê Anh Quang, K42A1, khoa Quản trị doanh nghiệp,Trường Đại Học Thương Mại,2010,luận văn ‘‘ Hoàn Thiện cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần sản xuất kinh doanh Đức Việt ’’. Bùi Thế Thư 3 K44A2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại Luận văn đã đề xuất giải pháp cho bộ máy tổ chức của công ty là thành lập phòng xuất nhập khẩu, được tách từ phòng kế hoạch – kinh doanh và nêu được các chức năng, nhiệm vụ cũng như yêu cầu khi có thêm phòng ban mới. Ngoài ra, luận văn cũng đưa ra được các giải pháp nhằm hoàn thiện đội ngũ quản trị và các biện pháp để cải thiện điều kiện của lao động. Ngoài ra còn có những đề tài nghiên cứu khác, tuy nhiên chưa có đề tài nào nghiên cứu về hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH WinMark Việt Nam. Do đó đề tài „„ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH WinMark Việt Nam ‟‟ là không trùng lặp với các công trình năm trước. 1.3. Mục đích nghiên cứu.  Hệ thống một số lý luận về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp.  Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH WinMark Việt Nam.  Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH WinMark Việt Nam. 1.4. Phạm vi nghiên cứu.  Về không gian: Đề tài nghiên cứu cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH WinMark Việt Nam.  Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH WinMark Việt Nam trong những năm gần đây, tập trung vào 3 năm 2009, 2010 , 2011; đề xuất giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty đến năm 2015.  Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty TNHH WinMark Việt Nam, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty. Bùi Thế Thư 4 K44A2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại 1.5. Phƣơng pháp nghiên cứu. 1.5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp.  Phương pháp phiếu điều tra trắc nghiệm: Phương pháp này được thực hiện trên cơ sở xây dựng phiếu điều tra trắc nghiệm gồm 3 phần: đánh giá chung về bộ máy quản trị Công ty, về cơ cấu tổ chức và phân quyền đối với nhà quản trị và nhân viên trong Công ty. Các câu hỏi trong phiếu điều tra đã nêu được vấn đề cần làm rõ, câu hỏi ngắn gọn, cụ thể để người điều tra có thể trả lời nhanh nhất. Ở đây số lượng điều tra là 5 phiếu cho đối tượng nhà quản trị và 5 phiếu cho đối tượng là nhân viên. Sau khi đã tiến hành phát phiếu điều tra xong, cần tiến hành tổng hợp nhanh chóng, chính xác nhằm đảm bảo thông tin cho vấn đề cần nghiên cứu.  Phương pháp phỏng vấn : Phương pháp phỏng vấn là phương pháp hữu hiệu được áp dụng cùng phương pháp điều tra trắc nghiệm khi phương pháp điều tra trắc nghiệm không thể thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết. Đối tượng phỏng vấn là nhà quản trị Công ty nhằm làm rõ hơn về vấn đề cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty mà phiếu điều tra chưa thể làm rõ được. Trong quá trình phỏng vấn cũng phải thật sự tế nhị, tránh gây khó chịu cho đối tượng được phỏng vấn. Sau khi ghi chép phỏng vấn xong, công tác phân tích, tổng hợp những câu hỏi được phỏng vấn là rất quan trọng, là cơ sở để phân tích kết quả điều tra và đưa ra nhận xét đúng đắn về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty. 1.5.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp. Dữ liệu thứ cấp là dữ liệu do người khác thu thập, sử dụng cho các mục đích có thể là khác với mục đích nghiên cứu của chúng ta. Dữ liệu thứ cấp có thể là dữ liệu chưa xử lý (còn gọi là dữ liệu thô) hoặc dữ liệu đã xử lý. Như vậy, dữ liệu thứ cấp không phải do người nghiên cứu trực tiếp thu thập. Dữ liệu thứ cấp được sử dụng trong bài được lấy từ các nguồn sau: - Nguồn thông tin bên trong: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm 2009, 2010, 2011 ( doanh thu, lợi nhuận, chi phí, thu nhập bình quân của nhân viên…). Báo cáo tài chính trong 3 năm, cơ cấu sử dụng lao động… - Nguồn thông tin bên ngoài: Chủ yếu là các tài liệu liên quan đến lý luận về cơ cấu tổ chức và phân quyền ( tham khảo các giáo trình, sách nghiên cứu khoa học, Bùi Thế Thư 5 K44A2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại các luận văn khóa trước) thông tin về đối thủ cạnh tranh của công ty thông qua các trang mạng điện tử. 1.5.3 Phương pháp phân tích dữ liệu. Đối với dữ liệu sơ cấp : Trên cơ sở thu thập thông tin qua phiếu điều tra, sau đó tổng hợp, đánh giá các tiêu chí để thấy được tổng quan về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH WinMark Việt Nam. Qua phỏng vấn các nhà quản trị Công ty có ý kiến bổ sung để phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty. Đối với dữ liệu thứ cấp : Trên cơ sở thu thập được các dữ liệu thứ cấp sử dụng phần mềm phần mềm Word 2007 và Excel 2007 để thống kê, phân tích và so sánh các dữ liệu thu được, biểu diễn dữ liệu này dưới dạng bảng và biểu đồ để phân tích. Phương pháp xử lý này sẽ thể hiện được mối quan hệ giữa các biến số rõ ràng và chính xác. 1.6. Kết cấu đề tài. Ngoài phần mở đầu, tóm lược, lời cám ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục thì nội dung của khóa luận tốt nghiệp gồm 3 chương: Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyềntrong doanh nghiệp. Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH WinMark Việt Nam. Chương 3 : Đề xuất và kiến nghị hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH WinMark Việt Nam. Bùi Thế Thư 6 K44A2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại CHƢƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP. 1.1 Khái niệm về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp . 1.1.1. Khái niệm về tổ chức. Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức. 1.1.2. Khái niệm về cơ cấu tổ chức. Từ những cách tiếp cận khác nhau mà mỗi tác giả lại có những quan niệm khác nhau về cơ cấu tổ chức. Tác giả H.Koontz cho rằng: „„ Cơ cấu tổ chức là cơ cấu chủ định về các vai trò và quyền hạn, nhiệm vụ được hợp thức hóa ‟‟. Tác giả Hồ Văn Vĩnh lại cho rằng: „„ Cơ cấu tổ chức quản lý là một chỉnh thể gồm các bộ phận có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khác nhau, có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau, được bố trí thành từng cấp , từng khâu, thực hiện các chức năng quản lý nhất định nhằm đạt được mục tiêu định trước ‟‟. Trên cơ sở những quan niệm khác nhau, từ những phân tích và tiếp cận với tư cách là chức năng của hoạt động quản lý, chúng ta có thể hiểu: Cơ cấu (hay cấu trúc) tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận ( đơn vị và cá nhân) khác nhau , có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định . 1.1.3. Khái niệm về phân quyền. Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó. + Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay phần công việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt được mục tiêu. Bùi Thế Thư 7 K44A2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại + Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ. + Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao. 1.2. Nội dung của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp. 1.2.1.Đặc điểm và nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức. 1.2.1.1. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp có 3 đặc điểm: *Tính tập trung Đặc trưng này phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận. *Tính phức tạp Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong tổ chức. Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối liên hệ phức tạp, ta nói cơ cấu tổ chức có tính phức tạp cao. Và ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức có ít cấp, ít khâu thì ta nói cơ cấu tổ chức có tính phức tạp thấp. Ở các công ty như McDonald, Wendy hoặc Burger King mỗi nhân viên có một công việc với những tiêu chuẩn đã được xác định rõ ràng, chẳng hạn khách hàng có thể đợi thời gian là bao lâu để được phục vụ món khoai tây chiên nóng sốt kiểu Pháp. *Tính tiêu chuẩn hóa Đặc trưng này phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách và thủ tục, quy tắc, hay các nội quy, quy chế. Nếu mức độ ràng buộc cao và chặt chẽ, ta nói tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh cho tổ chức. 1.2.1.2. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức. Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải đáp ứng một số nguyên tắc sau:  Tính tương thích giữa hình thức và chức năng: Khi xây dựng một cơ cấu tổ chức, thì các bộ phận, các đơn vị trong cơ cấu tổ chức phải được xây dựng nhằm thực hiện các chức năng riêng. „„ Hình thức phải đi sau chức năng ‟‟. Bùi Thế Thư 8 K44A2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại  Tính thống nhất chỉ huy: Mỗi một cơ cấu tổ chức khi được xây dựng thì các đợn vị, bộ phận được cấu thành đều có một quyền hạn và trách nhiệm nhất định. Các đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho nhà quản trị của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất trong toàn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo mâu thuẫn.  Tính cân đối: Một cơ cấu tổ chức hợp lý thể hiện ở sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau. Sự cân đối tạo ra sự ổn định trong tổ chức.  Tính linh hoạt: Trong quá trình kinh doanh, đòi hỏi cơ cấu tổ chức không được bảo thủ, trì trệ, quan liêu mà luôn phải linh hoạt, thích ứng với những thay đổi hay biến động của các yếu tố tác động.  Tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải đạt hiệu quả cao nhất, tức là quá trình hoạt động kinh doanh phải đạt kết quả cao nhất, dựa trên cơ sở chi phí thấp nhất. Nguyên tắc này dựa vào tiêu chuẩn mối tương quan giữa chi phí bỏ ra và kết quả thu về. 1.2.2. Một số mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. a.Cơ cấu tổ chức trực tuyến. Tổng Giám Đốc Giám đốc tuyến 2 Giám đốc tuyến 1 A1 A2 A3 B1 B2 B3 Giám đốc tuyến 3 C1 C2 Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức trực tuyến. *Đặc điểm: Đây là một trong những loại hình cơ cấu đầu tiên và là dạng của tổ chức trong đó nhà quản trị - người chủ ra hầu hết các quyết định. Nhà quản trị cố gắng giám sát mọi hoạt động trong tổ chức, việc hợp tác giữa các thành viên chủ yếu là phi chính thức dưới sự giám sát và chỉ đạo trực tiếp của nhà quản trị. Bùi Thế Thư 9 K44A2 C3 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại Là loại hình cơ cấu gần như không có cơ cấu, trong đó rất ít các yếu tố được “ mô hình hóa ‟‟và “ công thức hóa ”. *Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ, nhanh chóng, linh hoạt, chi phí quản lý thấp. *Nhược điểm: Cơ cấu này do có mức chính thức hóa thấp nên các cá nhân không thể hiểu biết một cách rõ ràng những trách nhiệm và nghĩa vụ của họ. Kiểu cơ cấu này có thể làm cho bộ máy quản lý rơi vào tình trạng quá tải, mang tính mạo hiểm cao. Do đó, cơ cấu này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp. b.Cơ cấu tổ chức theo chức năng: *Đặc điểm: Chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận hay đơn vị đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức. Tổng giám đốc Giám đốc nhân sự Giám đốc tài chính Giám đốc kinh doanh Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức theo chức năng. *Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức này thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng, tạo điều kiện cho mỗi cá nhân phát huy đầy đủ năng lực, sở trường của mình, đồng thời có điều kiện để tích lũy kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân. Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo chung, những công việc quản lý được chuyên môn hóa một cách sâu sắc và thành thạo hơn. Thu hút được chuyên gia vào công tác lãnh đạo. Cơ cấu này sẽ giảm đi sự trùng lặp về nguồn lực và vấn đề phối hợp trong nội bộ lĩnh vực chuyên môn. Thúc đẩy việc đưa các giải pháp mang tính chuyên môn và có chất lượng cao. *Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều lãnh đạo khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ một thủ trưởng, dễ sinh ra tình trạng Bùi Thế Thư 10 K44A2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại thiếu trách nhiệm rõ ràng, thiếu kỷ luật chặt chẽ. Mỗi cấp dưới chịu sự chỉ đạo của nhiều cấp trên, xảy ra mâu thuẫn giữa các cấp lãnh đạo. Sự phối hợp hoạt động của người lãnh đạo chung với người lãnh đạo chức năng ngày càng khó khăn hơn khi các khối lượng các vấn đề chuyên môn tăng lên. Mô hình này phù hợp với tổ chức doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng. c. Cơ cấu tổ chức theo mặt hàng kinh doanh. Tổng giám đốc Giám đốc ngành hàng A Giám đốc ngành hàng B Giám đốc ngành hàng C Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức theo mặt hàng, ngành hàng kinh doanh. *Đặc điểm: Đây là cơ cấu tiêu biểu cho loại hình cơ cấu tổ chức hiện đại, hướng ngoại với những đặc điểm cơ bản là chia doanh nghiệp thành các “ nhánh ” mà mỗi nhánh sẽ đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo một ngành hàng hay mặt hàng nhất định. *Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh có thể dễ dàng đổi mới và thích ứng với sự thay đổi của môi trường. Cơ cấu này tạo cho các giám đốc bộ phận có thể linh hoạt xử lý các tình huống kinh doanh. Đảm bảo được sự phối kết hợp và liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận, các nhóm trong doanh nghiệp. *Nhược điểm: Trong nhiều hoạt động hay công việc có thể trùng lặp trong các bộ phận khác nhau, dẫn tới chi phí và giá thành tăng. Không phát huy được đầy đủ năng lực sở trường của nhân viên, khó thu hút được chuyên gia giỏi. Bùi Thế Thư 11 K44A2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại d.Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý : Tổng giám đốc Giám đốc khu vực miền Bắc Giám đốc khu vực miền Trung Giám đốc khu vực miền Nam Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý. *Đặc điểm: Cơ cấu theo khu vực là một cơ chế phối hợp hữu hiệu để tập trung các đơn vị khác nhau của công ty có sản phẩm và dịch vụ quan hệ với nhau. Cơ cấu này phân chia doanh nghiệp thành các chi nhánh mà mỗi chi nhánh thực hiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo từng khu vực đia lý. Đứng đầu mỗi nhánh là giám đốc khu vực (trưởng chi nhánh). *Ưu điểm: Cơ cấu theo khu vực làm giảm bớt phạm vi công việc cần phải tiến hành trực tiếp của cấp quản trị, giúp cho cấp này có thêm điều kiện để đầu tư hoạt động chiến lược, tiết kiệm được chi phí đi lại cho nhân viên bán hàng, tạo dựng được các điều kiện thuận lợi do môi trường địa lý tự nhiên tạo ra, nhất là tạo ra các yếu tố đầu vào với chi phí thấp và ít rủi ro. e.Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng: Tổng giám đốc Bộ phận bán cho các doanh nghiệp Bộ phận bán cho các đại lý Bộ phận bán cho người tiêu dùng Sơ đồ 1.5: Cơ cấu tổ chức theo khách hàng. *Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng chia doanh nghiệp thành các nhánh mà mỗi nhánh là một bộ phận đảm nhận mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó. *Ưu điểm: Cơ cấu này cho phép toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp hướng vào kết quả cuối cùng, cho phép và đòi hỏi nhà quản trị các chi nhánh phải hoàn Bùi Thế Thư 12 K44A2