Tài liệu Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại cổ phần hàng hải

  • Số trang: 72 |
  • Loại file: DOC |
  • Lượt xem: 84 |
  • Lượt tải: 0
nhattuvisu

Đã đăng 27125 tài liệu

Mô tả:

1 Đề tài : Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Hàng Hải 1. Lý do lựa chọn đề tài Từ 2008 đến nay, nền kinh tế thế giới rơi vào suy thoái kéo theo cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu diễn ra. Việt Nam cũng không thoát khỏi ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng này, bằng chứng là thị trường chứng khoán và bất động sản một thời gian dài đi xuống, mãi cuối năm 2009 mới bắt đầu có sự hồi phục nhưng chưa cao, các ngân hàng thì thiếu tính thanh khoản. Đứng truớc những khó khăn đó cùng với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt của thị trường tài chinh, việc các doanh nghiệp phải năng động điều chỉnh kịp thời chiến lược, phương hướng kinh doanh và việc bố trí sử dụng cán bộ hợp lý trở thành yếu tố quyết định sự sống còn của mỗi doanh nghiệp. Là một trong những ngân hàng thương mại cổ phần hàng đầu hiên nay, Ngân hàng TMCP Hàng Hải đã xây dựng cho mình một cơ cấu tổ chức phù hợp với ngành nghề hoạt động, song với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế hiện đại thì việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức sao cho bắt kịp với sự phát triển đó là điều cần thiết. Những năm gần đây, cùng với sự phát triển của thị trường tài chính đã có những đề tài nghiên cứu khác nhau viết về tổ chức này nhưng tiếp cận với những vấn đề khác. Tuy nhiên các nghiên cứu về cấu tổ chức đối với các tổ chức khác thì đã có rất nhiều. Nhận thức được vấn đề trên, với những kiến thức chuyên ngành nhất định, em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại cổ phần Hàng Hải” để nghiên cứu. 2. Tổng quan nghiên cứu Trong thời gian qua đã có các nghiên cứu liên quan đến hoàn thiện cơ cấu tổ chức ngân hàng với các góc độ nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu và mức độ khác nhau, có thể khái quát lại như sau: - Luận văn thạc sĩ kinh tế: “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại cổ phần Quân Đội” tác giả Vũ Bảo Lâm, giáo viên hướng dẫn PGS- TS Đoàn Thị Thu Hà. 2 + Thời gian : 2008 + Địa điểm : Ngân hàng TMCP Quân đội + Nội dung : Hệ thống cơ sở lý luận cơ cấu tổ chức ngân hàng thương mại, thực trạng và các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của ngân hàng TMCP Quân Đội. - Luận văn thực tập: “ Một số vấn đề hoàn thiên cơ cấu tổ chức quản lý tại ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam” tác giả Vũ Quang Huy, giáo viên hướng dẫn TS. Hà Thị Bích Vân + Địa điểm:Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam\ + Thời gian: 2008 + Nội dung: Bài viết đánh giá được cơ cấu tổ chức của ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam. Bên cạnh đó có rất nhiêu nghiên cứu về cơ cấu tổ chức của các tổ chức khác: - Luận văn thạc sĩ “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của chi Cục Hải Quan thành phố Hà Nội trong quá trình công nghiệp hóa hiên đại hóa” , tác giả Đặng Hoàng Điệp, Giáo viên hướng dẫn PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà - Luận văn thực tập: “ Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại trung tâm khai thác ga Hà Nội”. tác giả Vũ Anh Tuấn, giáo viên hướng dẫn THS Bùi Việt Hồng, thời gian hoàn thành 2008 -Luận văn thực tập:” Đánh giá cơ cấu tổ chức tại công ty bảo hiểm xã hội tỉnh Bắc Ninh”.Tác giả Nguyễn Hữu Biện, giáo viên hướng dẫn TS. Nguyễn Thị Hồng Thủy, thời gian hoàn thành năm 2008 Năm 2010 ngân hàng thương mại cổ phần Hàng Hải chính thức công bố cơ cấu tổ chức mới. Đến nay cơ cấu này đang cần được xem xét đánh giá để ngày một hoàn thiện hơn.Tuy nhiên từ năm 2010 vẫn chưa thực sự có một nghiên cứu nào về cơ cấu tổ chức của ngân hàng Hàng Hải. 3. Mục đích nghiên cứu - Hệ thống hóa cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại. - Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của ngân hàng TMCP Hàng 3 Hải, từ đó chỉ ra những ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức hiện tại cũng như chỉ ra các hướng nhằm khắc phục những nhược điểm trên. - Câu hỏi nghiên cứu: + Cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại có đặc điểm gì? Nó phụ thuộc vào những yếu tố nào? + Cơ cấu tổ chức hiện tại của ngân hàng TMCP Hàng Hải chịu ảnh hưởng của những yếu tố nào, điểm mạnh điểm yếu của nó? + Cơ cấu tổ chức của ngân hàng TMCP Hàng Hải có thể được hoàn thiện như thế nào và các điều kiện để hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Ngân hàng? 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại - Phạm vi nghiên cứu: + Về nội dung: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại cổ phần + Về không gian: Ngân hàng TMCP Hàng Hải + Về thời gian: Số liệu thứ cấp được thu thập từ năm 2009 đến tháng 3 năm 2012 Số liệu sơ cấp được thu thập từ tháng 8 năm 2012 đến tháng 10 năm 2012 4 5. Phương pháp nghiên cứu 5.1 Mô hình nghiên cứu Các yếu tố ảnh hưởng cơ cấu tổ chức NHTM - Môi trường bên ngoài - Chiến lược của tổ chức - Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức - Công nghệ và tính chất công việc - Thái độ của ban lãnh đạo cấp cao và năng lực nhân viên Cơ cấu tổ chức hiện tại Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức 5 5.2 Qui trình nghiên cứu Nghiên cứu các tài liệu liên quan Tiến hành điều tra và phỏng vấn sâu Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức NHTM Đánh giá cơ cấu tổ chức hiện tại Ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức hiện tại Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức 5.3 Phương pháp thu thập và xử lý số liệu 5.3.1 Phương pháp thu thập số liệu 5.3.1.1 Số liệu thứ cấp + Bản cáo bạch của ngân hàng thương mại cổ phần Hàng Hải ( giấy đăng ký chào bán số 68/ GCN- UBCK do UBCK cấp 14/7/2011) do ngân hàng TMCP Hàng Hải cung cấp thu được tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của ngân hàng Hàng Hải những năm 2010,2011. + Tồng kết tình hình nhân sự 2009-2011: do phòng nhân sự ngân hàng TMCP Hàng Hải cung cấp thu được số lượng trình độ nguồn nhân lực qua các năm 2009,2010,2011. + Bảng đánh giá xếp hạng các ngân hàng thương mại cổ phần trong nước: trên website của hiệp hội ngân hàng. 5.3.1.2 Số liệu sơ cấp - Điều tra mức độ hài lòng của nhân viên với cơ cấu tổ chức của ngân hàng: phát phiếu mẫu câu hỏi và cho điểm với các yêu cầu của cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Hàng Hải cho các trưởng phòng giao dịch và giám đốc chi nhánh của Ngân Hàng tại khu vực Hà Nội. 6 - Tiến hành phỏng vấn giám đốc khối vận hàn và trưởng phòng tổ chức cán bộ của ngân hàng TMCP Hàng Hải 5.3.2 Phương pháp xử lý số liệu Phương pháp thống kê tổng hợp kết hợp với công cụ Excel. Kết quả điều tra,phỏng vấn sẽ được tập hợp trên các bảng so sánh với các tiêu thức khác nhau để thấy được từ các góc nhìn khác nhau về thực trạng cơ cấu tổ chức của ngân hàng Hàng Hải. Cũng như thấy được mức độ tác động của các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của ngân hàng TMCP Hàng Hải. 6. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu thành 5 chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại. - Chương 2: Tổng quan về ngân hàng thương mại cổ phần Hàng Hải - Chương 3: Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của ngân hàng TMCP Hàng Hải. - Chương 4: Đánh giá cơ cấu tổ chức của ngân hàng TMCP Hàng Hải. - Chương 5: Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của ngân hàng TMCP Hàng Hải. 7 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHỐI HỢP HOẠT ĐỘNG TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1.1 Cơ cấu tổ chức 1.1.1 Khái niệm cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại Cơ cấu tổ chức (chính thức) là tổng hợp các bộ phận ( đơn vị và cá nhân ) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định. Cơ cấu tổ chức của NHTM thể hiện cách thức trong đó các hoạt động của NHTM được phân công giữa các phân hệ, bộ phận và cá nhân. Nó xác định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể; những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá nhân, bộ phận,phân hệ của NHTM; và các mối quan hệ quyền lực bên trong NHTM. Cơ cấu tổ chức của NHTM chỉ có giá trị ổn định tương đối. nó chụi ảnh hưởng của các yếu tố bên trong và bên ngoài NHTM nên đòi hỏi luôn có sự hoàn thiện và đổi mới trước những biến đổi của các yếu tố đó. Trong thực tế tồn tại nhiều loại cơ cấu tổ chức khác nhau, được xem xét theo nhiều tiêu chí khác nhau: - Theo phương thức hình thành các bộ phận: Phụ thuộc vào mô hình tổ chức cơ bản nhất được sử dụng để hợp nhóm các công việc, nhiệm vụ, chức năng nhằm tạo nên các bộ phận. + Cơ cấu đơn giản + Cơ cấu chức năng + Cơ cấu theo sản phẩm/ khách hàng/ địa dư/ đơn vị chiến lược. 8 + Cơ cấu ma trận - Theo cấp quản lý + Cơ cấu nằm ngang + Cơ cấu hình tháp + Cơ cấu mạng lưới - Theo quan điểm tổng hợp + Cơ cấu hành chính máy móc + Cơ cấu hữu cơ linh hoạt 1.1.2 Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của NHTM cần đảm bảo các yêu cầu và một số tiêu chí cụ thể hóa các yêu cầu đó như sau: - Tính thống nhất: + Sự tham gia đóng góp của các nhân viên vào việc xây dựng mục tiêu cụ thể của phòng, ban, chi nhánh và xây dựng mục tiêu chung của ngân hàng. + Sự thống nhất giữa các mục tiêu chung của toàn ngân hàng với mục tiêu của các bộ phân, chi nhánh. + Sự gắn kết giữa các bộ phận: Hội sở với các chi nhánh ngân hàng, giữa các chi nhánh ngân hàng với nhau, giữa các bộ phận trong cùng một phòng ban.. - Tính tối ưu: + Sự bố trí đầy đủ hợp lý các bộ phận và phân hệ cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ đề ra. + Sự hợp lý giữa số cấp quản lý với mục tiệu, nhiệm vụ. - Tính tin cậy + Sự chính xác, kịp thời , đầy đủ của quá trình thông tin trong ngân hàng + Sự nắm rõ vị trí chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi nhân viên, bộ phận và phân hệ trong tổ chức - Tính linh hoạt: + Sự bố trí và hiệu hoạt động của các bộ phận nghiên cứu các rủi ro của thị trường tiền tệ và các nhân tố khác từ môi trường bên ngoài Ngân hàng 9 + Sự hình thành các bộ phận các phân hệ nhỏ có khả năng hoạt động và hạch toán độc lập có thể phản ứng nhanh với các biến động. - Tính kinh tế + Sự chồng chéo trong chức năng nhiệm vụ của các bộ phận + Chi phí cho các nhà tư vấn và hiệu quả mang lại từ những tư vấn đó 1.1.3 Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại 1.1.3.1 Môi trường bên ngoài Những tính chất của môi trường bên ngoài như tính tích cực, tính phức tạp và mức độ thay đổi có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của một ngân hàng. Hình 1.1:Mối quan hệ giữa môi trường và cơ cấu tổ chức Môi trường Bất ổn Không phù hợp: Cơ cấu hình tháp trong môi trường bất ổn; cơ cấu cơ học sẽ bị bó buộc Phù hợp: Cơ cấu nằm ngang trong môi trường bất ổn Ổn định Phù hợp: Cơ cấu hình tháp trong môi trường ổn định Không phù hợp: Cơ cấu nằm ngang trong môi trường bất ổn Cơ cấu hữu cơ sẽ quá "lỏng lẻo" Hình tháp Nằm ngang Cơ cấu Ngân hàng là đơn vị kinh doanh tiền tệ cơ cấu tổ chức luôn bị ảnh hưởng khi có sự tác động hay thay đổi của thị trường tiền tệ:  Sự thay đổi về lãi suất: Xuất hiện khi sự điều chỉnh lãi suất cơ bản của ngân hàng nhà nước, sự thay đổi nhu cầu nắm tiền mặt của khách hàng làm nên xuống lãi suất thị trường.  Sự Biến động tỷ giá của thị trường ngoại hối + vv… Ngân Hàng chụi sự điều chỉnh của bởi Luật Tổ chức tín dụng, luật Ngân 10 hàng nhà nước vv… trong khi đó Việt Nam đang trong quá trình hội nhập và mở cửa với nền kinh tế thế giới do đó hệ thống văn bản pháp luật không ngừng được sửa đổi, bổ sung và đổi mới cho phù hợp với thông lệ quốc tế và cam kết của Việt Nam. Sự hội nhập của nền kinh tế thế giới kéo theo những thay đổi của môi trường chính trị, pháp luật, kinh tế, khoa học công nghệ... Cùng với đó số lượng đối thủ cạnh tranh trong cùng ngành lại tăng lên do có thêm các tổ chức nước ngoài. Sự đòi hỏi của khách hàng với chất lượng sản phẩm dịch vụ lại ngày một cao hơn. Tất cả điều đó tạo nên sức ép cho các NHTM luôn phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho phù hợp cho điều kiện hoàn cảnh mới. 1.1.3.2 Chiến lược của Ngân hàng Các cấp chiến lược của ngân hàng - Chiến lược cấp tổ chức: Do bộ phận cao nhất vạch ra nhằm nắm bắt những mối quan tâm và hoạt động trong một tổ chức. Từ đó phân bổ các nguồn lực tài chính, công nghệ , nhân lực vv… và điều phối các hoạt động hướng tới mục tiêu của chiến lược. - Chiến lược cấp ngành: Chỉ liên quan đến những mối quan tâm và hoạt động trong một ngành của NHTM. - Chiến lược cấp chức năng: như nhân sự, tài chính, tín dụng, kinh doanh ngoại hối v..v.. được đặt ra trong một lĩnh vực hoạt động của NHTM. Các chiến lược cấp chức năng là sự chi tiết hóa các chiến lược cấp ngành và liên quan đến hoạt động quản lý chức năng. Cơ cấu tổ chức là công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lược, cơ cấu tổ chức sẽ phải được thay đổi khi có sự thay đổi chiến lược. Động lực khiến tổ chức thay đổi cơ cấu là sự kém hiệu lực, hiệu quả của các thuộc tính cũ trong việc thực hiện chiến lược. 11 Bảng 1.1: Mối liên hệ giữa chiến lược và cơ cấu tổ chức Chiến lược - Kinh doanh đơn ngành nghề Cơ cấu tổ chức Chức năng - Đa dạng hoạt động dọc theo Chức năng với các trung tâm lợi ích - chi dây chuyền sản xuất phí - Đa dạng hoá các ngành nghề Đơn vị có mối quan hệ rất chặt chẽ - Đa dạng hoá các ngành nghề Cơ cấu hỗn hợp có mối quan hệ không chặt chẽ - Đa dạng hoá các hoạt động Công ty mẹ nắm giữ cổ phần độc lập 1.1.3.3 Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của ngân hàng Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của ngân hàng có ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức. Khi một quy mô ngân hàng lớn hơn, nó đòi hỏi một khuôn mẫu lớn hơn so với các ngân hàng quy mô nhỏ, như các bộ phận mới hay các mối quan hệ báo cáo bổ sung. Ngân hàng có quy mô lớn, thực hiện những hoạt động phức tạp thường có mức độ chuyên môn hóa, tiêu chuẩn hoá, hình thức hoá cao hơn, nhưng lại ít tập trung hơn các tổ chức nhỏ, thực hiện những hoạt động không quá phức tạp. Thông thường việc tăng trưởng quy mô làm tăng số lượng các đơn vị, các bộ phận, các cấp quản lý tiếp đến nó tạo ra sự phức tạp các mối quan hệ ngang, dọc trong cơ cấu tổ chức. 1.1.3.4 Công nghệ Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ mà ngân hàng sử dụng có thể ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Các ngân hàng chú trọng đến công nghệ cao thường có tầm quản lý thấp. Cơ cấu phải được bố trí sao cho tăng cường được khả năng thích nghi của tổ chức trước sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ. Các ngân hàng khai thác công nghệ mới thường có xu hướng sử dụng: các cán bộ quản lý cấp cao có học vấn và kinh nghiệm về kỹ thuật, các cán bộ quản lý có chủ trương đầu tư cho các dự án hướng vào việc hậu thuẫn và duy trì vị trí dẫn đầu của tổ chức về mặt 12 công nghệ, cơ cấu tổ chức phù hợp với hệ thống công nghệ và đảm bảo sự điều phối một cách chặt chẽ trong việc ra các quyết định liên quan đến hoạt động chính của ngân hàng và công nghệ. Yếu tố công nghệ ảnh hưởng nhiều lên cơ cấu của những ngân hàng quy mô nhỏ hơn ngân hàng quy mô lớn. Tương tự, tính chất công việc có ảnh hưởng nhiều nhất đến cấu trúc của các bộ phận, vì vậy tính chất công việc ở một bộ phận (ví dụ như ở một vụ hay một ban trong một cơ quan) sẽ ảnh hưởng nhiều đến cấu trúc của vụ hay ban đó nhiều hơn là ảnh hưởng đến cấu trúc của tổ chức, và sẽ ảnh hưởng mạnh hơn khi ngân hàng có quy mô lớn hơn. 1.1.3.5 Thái độ của ban lãnh đạo cấp cao và năng lực đội ngũ nhân viên Thái độ của lãnh đạo tác động rất lớn đến cơ cấu tổ chức. Để đảm bảo tính hiệu quả, các ngân hàng phải biết điều phối và sử dụng nhân viên có năng lực vào các vị trí thích hợp điều đó góp phần tạo sự nhịp nhàng và phối hợp trong công việc. Nhân lực có trình độ, kỹ năng cao thường hướng tới các mô hình quản lý mở, họ có thể hoạt động nghiên cứu và làm việc tương đối độc lập.Các nhân viên cấp thấp và công nhân kỹ thuật có tay nghề cao thường thích mô hình tổ chức có nhiều tổ đội, bộ phận được chuyên môn hoá như tổ chức theo chức năng, vì các mô hình như vậy có sự phân định nhiệm vụ rõ ràng hơn và tạo cơ hội để liên kết những đối tượng có chuyên môn tương đồng. 1.2 Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức Ngân hàng thương mại 1.2.1 Chuyên môn hóa công việc Chuyên môn hoá công việc trong NHTM là sự phân chia những quy trình hoạt động phức tạp như huy động vốn, tín dụng, đầu tư chứng khoán... thành các hoạt động đơn giản, mang tính độc lập tương đối và giao cho những cá nhân nhất định đảm nhiệm. Một quy trình hoạt động chỉ được thực hiện do một cá nhân mà nó được chia thành các khâu, mỗi khâu được một cá nhân, bộ phận riêng biệt hoàn thành. Việc chuyên môn hoá công việc trong NHTM cho phép sử dụng lao động 13 một cách hiệu quả, làm tăng gấp bội tổng năng suất lao động của cả nhóm, đồng thời cũng giúp tăng chất lượng sản phẩm và dịch vụ ngân hàng. Chuyên môn hóa đòi hỏi quá trình tuyển dụng và đào tạo chuyên sâu các kỹ năng và nghiệp vụ. Chuyên môn hoá ở một mức độ nào đó có thể ảnh hưởng tiêu cực tới năng suất lao động. Nếu chuyên môn hóa quá hẹp làm cho công việc chia tách thành các khâu nhỏ dễ làm cho lao động cảm thấy nhàm chán. Để khắc phục nhược điểm này trong Ngân hàng người ta thường sử dụng các kỹ thuật đa dạng và phong phú hóa công việc. 1.2.2 Phân chia tổ chức thành các bộ phận Bộ phận hoá là sau khi phân công các công việc thông qua chuyên môn hóa tiến hành hợp nhóm các công việc, nhiệm vụ, chức năng hoạt động có mối quan hệ gần gũi với nhau và phân bổ chúng cho những bộ phận nhất định. Bộ phận hoá có thể được tiến hành dựa trên các tiêu chí sau: - Bộ phận hoá theo chức năng: đó là hình thức tạo nên các bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong một lĩnh vực chức năng như marketting, nhân lực, tài chính, tín dụng, thẩm định... được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu. Hình 1.2: Hợp nhóm theo chức năng Hội sở chính Bộ phận tín dụng Bộ phận nhân sự Bộ phận ... - Bộ phận hoá theo sản phẩm: đó là hợp nhóm các hoạt động và đội ngũ nhân sự theo sản phẩm/dịch vụ của NHTM. Những người lao động làm trong ngân hàng hình thành nên bộ phận thẻ, bộ phận giao dịch kiều hối, bộ phận huy động tiết kiệm.. - Bộ phận hoá theo địa dư: đó là hợp nhóm theo đặc điểm địa lý. Các ngân 14 hàng thường sử dụng mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư khi cần tiến hành các hoạt động tương tự ở các khu vực địa lý xa nhau. Việc hình thành bộ phận theo cách này hiện nay được áp dụng rất phổ biến ở các Ngân hàng TMCP để hình thành nên các chi nhánh. Vd trên cùng địa bàn Hà Nội ta thấy có chi nhánh Ngân hàng TMCP Công thương Đống Đa, Chi nhánh Ngân hàng TMCP Công thương Hai Bà Trưng... Hình 1.3: Hợp nhóm theo địa dư Hội sở chính Chi nhánh khu vực 1 Chi nhánh khu vực 2 Chi nhánh khu vực n.. - Bộ phận hoá theo đối tượng khách hàng: Bản chất của hình thức hợp nhóm này cho phép hình thành các bộ phận chuyên phục vụ một đối tương khách hàng nhất định. Hiện nay ta thường thấy ở các ngân hàng có phòng tín dụng cá nhân, phòng tín dụng doanh nghiệp... Hình 1.4: Hợp nhóm theo đối tượng khách hàng Hội sở chính Khối khách hàng cá nhân Khối khách hàng doanh nghiệp Khối khách hàng.... - Bộ phận hoá theo đơn vị chiến lược: Các nhà lãnh đạo cấp cao trong ngân hàng tìm cách tạo nên các đơn vị chiến lược mang tính độc lập cao, có thể tự tiến hành các hoạt động. Đơn vị chiến lược phổ biến tại các ngân hàng thường thấy ở 15 Việt Nam là các chi nhánh hoạt động và hạch toán độc lập với nhau, sau đó báo cáo về hội sở chính. Đôi khi chính các chi nhánh không chỉ cạnh tranh với các chinh nhánh của ngân hàng khác và cả với chính chi nhánh trong cùng một hệ thống ngân hàng với nhau. - Bộ phận hoá theo quá trình: các hoạt động được hợp nhóm trên cơ sở quy trình nghiệp vụ như quy trình huy động vốn, quy trình cấp tín dụng, quy trình giao dịch kiều hối.. Hình 1.5: Hợp nhóm theo quá trình Hội sở chính . Bộ phận huy động vốn Bộ phận cho vay Bộ phận.... 1.2.3 Quyền hạn và trách nhiệm Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. Khi các nhà quản lý được giao quyền hạn, họ sẽ phải chịu trách nhiệm hoàn thành những công việc được phân công. Ở mỗi chức vụ quản lý, quyền hạn và trách nhiệm phải đồng bộ và tương xứng nhau. Đây là nguyên tắc rất quan trọng cần chú ý khi thiết kế hay hoàn thiện cơ cấu tổ chức. Việc có quyền mà không có trách nhiệm, hoặc ngược lại có trách nhiệm mà không có quyền, đều dẫn đến quan liêu hoá bộ máy quản lý. Trong cơ cấu tổ chức quản lý của một NHTM, thường sử dụng ba loại quyền hạn là: trực tuyến, tham mưu và chức năng. Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới. Trong Ngân hàng TMCP,Đó là mối quan hệ quyền hạn trải dài Hội đồng quản trị và điều hành tới các chi nhánh và phòng giao dịch.Mỗi nhà quản lý đứng đầu các bộ phận có quyền ra quyết định cho cấp dưới trực tiếp và nhận báo cáo phản hồi từ họ 16 Quyền hạn tham mưu là quyền tư vấn, cố vấn. Chức năng của tham mưu là đưa ra những ý kiến tư vấn cho những người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ. Sản phẩm lao động của cán bộ hay bộ phận tham mưu là những lời khuyên chứ không phải là các quyết định quản lý cuối cùng. Tuy nhiên việc sử dụng tham mưu tồn tại nhiều hạn chế nguy cơ làm xói mòn quyền hạn trực tuyến nếu các tham mưu quên mất họ chỉ tư vấn chứ không phải ra lệnh, thiếu trách nhiệm của tham mưu khi họ không phải chiụ trách nhiệm trực tiếp với những ý kiến , chương trình mình đưa ra. Quyền hạn chức năng là quyền trao cho một cá nhân hay một bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác. Theo nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh thì chỉ những người lãnh đạo trực tuyến mới được ra quyết định và kiểm soát các hoạt động của cấp dưới. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, do sự hạn chế về kiến thức chuyên môn, thiếu khả năng giám sát quá trình, quyền hạn này lại được người lãnh đạo chung giao cho một người quản lý bộ phận nào khác; hay có thể giao cho một cán bộ tham mưu. Để sử dụng quyền hạn chức năng một cách có hiệu quả, nhà lãnh đạo tổ chức cần đảm bảo phạm vi quyền hạn đó được chỉ rõ và cả những người chiụ tương tác của quyền hạn này. 1.2.4 Cấp và tầm quản lý Tầm quản lý, còn gọi là tầm kiểm soát, là số lượng thuộc cấp (bộ phận hay cá nhân) mà một nhà quản lý có thể kiểm soát một cách có hiệu quả. Hệ thống cấp bậc trong NHTM là hệ thống quyền lực và quan hệ báo cáo liên tục từ cấp cao nhất tới cấp thấp nhất. Tầm kiểm soát có quan hệ nghịch tới số cấp quản lý. Tầm kiểm soát rộng sẽ cần ít cấp quản lý; còn tầm hẹp sẽ dẫn đến nhiều cấp. Nhưng quá nhiều cấp quản lý tất yếu sẽ làm chậm quá trình ra quyết định và làm tăng chi phí quản lý. Do vậy các nhà quản lý cấp cao thường có xu hướng thiết kế tầm kiểm soát rộng để có số cấp quản lý ít nhất, song do giới hạn về tầm kiểm soát mà họ vẫn phải phân cấp quản lý, tức là tạo thêm các cấp quản lý trung gian trong cơ cấu tổ chức. 17 1.2.5 Tập trung và phân quyền trong quản lý Trong cơ cấu tổ chức quản lý của NHTM, nếu chỉ xét sự phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý, tức là theo chiều dọc, sẽ có hai xu hướng: tập trung và phân quyền với các mức độ khác nhau . Tập trung là phương thức tổ chức trong đó mọi quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất của Ngân Hàng như Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc hay Ban Điều hành. Phân quyền là xu hướng trao quyền quyết định cho các giám đốc chi nhánh, các trưởng bộ phân trong một giới hạn nhất định. Một hình thức phân quyền được sử dụng phổ biến ở các NHTM - đó là uỷ quyền. Uỷ quyền trong quản lý là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định. Ủy quyền có đặc điểm là “ủy” công việc nhưng không ủy hết trách nhiệm, tức là khi ủy quyền thì cả cấp trên và cấp dưới đều phải chịu trách nhiệm. Ngoài hình thức ủy quyền, trong quản lý còn sử dụng hình thức tham gia, trong đó các nhân viên được cung cấp thông tin và đóng góp ý kiến cho việc ra quyết định quản lý, nhất là những quyết định quan trọng của ngân hàng. Không thể có tập trung tuyệt đối cũng như phi tập trung tuyệt đối trong quản lý, giống như một cơ thể không thể quá “nóng” hay quá “lạnh”. Một cơ cấu tổ chức muốn hoạt động hiệu lực và hiệu quả thì phải biết kết hợp một cách hợp lý giữa hai yếu tố tập trung và phân quyền. 1.2.6 Sự phối hợp của các bộ phận và phân hệ Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có hiệu lực và hiệu quả các mục tiêu chung của ngân hàng. Các công cụ phối hợp đang được áp dụng tại NHTM bao gồm: - Các kế hoạch Với các kế hoạch như chiến lược, chính sách, chương trình, dự án, ngân sách, quy chế, quy tắc, thủ tục, hoạt động của các bộ phận và con người sẽ ăn khớp 18 với nhau nhờ tính thống nhất của các mục tiêu và các phương thức hành động. Trong một ngân hàng, có nhiều đơn vị và bộ phận có chức năng khác nhau nên nhiều khi các bộ phận này có thể không thống nhất với nhau trong quá trình quyết định các hoạt động của ngân hàng. Vì vậy kế hoạch sẽ giúp cho quá trình ra quyết định của các bộ phận theo một quy trình thống nhất tránh tình trạng xung đột. - Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật  Chuẩn hoá các kết quả: chỉ ra phải đạt được gì? Một số hệ thống tiêu chuẩn kết quả cơ bản đang được áp dụng tại các hệ thống Ngân hàng thương mại cổ phần Việt Nam hiện nay:  Quy mô vốn điều lệ, tổng tài sản, thị phần  Các chỉ tiêu phản ánh khả năng sinh lời  Các chỉ tiêu phản ánh rủi ro tài chính  Các hệ thống chỉ tiêu chuẩn hóa kết quả đầu vào và đầu ra của các bộ phận cụ thể được xây dựng theo đặc thù của từng ngân hàng.  Chuẩn hoá các quy trình: chỉ ra phải làm thế nào?  Quy trình cho vay  Quy trình huy động vốn  Quy trình kiểm soát dịch vụ: chuyển tiền, mua bán ngoại tệ,  Quy trình khác: Nghiệp vụ ngân quỹ, mua bán cổ phiếu, góp vốn đầu tư kinh doanh, tuyển dụng…  Chuẩn hoá các kỹ năng: chỉ ra người thực hiện các quá trình phải thoả mãn những yêu cầu nào. - Công cụ cơ cấu Sự phối hợp trong tổ chức chịu sự ảnh hưởng rất lớn của cơ cấu tổ chức. Mỗi loại hình cơ cấu tổ chức đều cần một cơ chế phối hợp riêng và phù hợp -Hệ thống giám sát Hệ thống giám sát rất cần thiết để nhà quản lý có thể kiểm soát tổ chức một cách có hệ thống, chính xác và hiệu quả về thời gian và chi phí thông qua đó tạo sự phối hợp một cách nhịp nhàng trong tổ chức. 19 - Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin được chia thành hệ thông tin dọc và hệ thông tin ngang.  Hệ thông tin dọc: Là thông tin qua lại giữa các cơ quan quản lý khác cấp. Trong đó thông tin được chia ra: thông tin lên là thông tin cấp dưới báo cáo lên cấp trên; thông tin xuống là thông tin cấp trên truyền đạt cho cấp dưới. Thông tin dọc thông suốt là điều kiện bảo đảm cho việc thực hiện trôi chảy hoạt động sản xuất kinh doanh.  Hệ thông tin ngang: Là thông tin qua lại giữa các cơ quan quản lý cùng cấp. Nó có ý nghĩa quan trọng trong điều kiện nền kinh tế hoạt động theo cơ chế thị trường. -Văn hóa tổ chức Hệ thống nhận thức, những giá trị, những chuẩn mực, những lễ nghi hàng ngày, những điều cấm kỵ là "xi măng chuẩn" gắn kết các bộ phận và con người của ngân hàng thành một khối thống nhất, làm tăng cường khả năng phối hợp để đạt mục đích chung. Để quản lý các hệ thống thành công, bền vững và lâu dài mục tiêu của ngân hàng không thể không tính đến việc xây dựng văn hóa. 1.3 Qui trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức của NHTM Hình 1.6: qui trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức Đánhgiá giá Đánh cơ cấu cơ cấu chức tổtổchức hiện tại hiện tại Phântích tíchcác các Phân yếu tố ảnh yếu tố ảnh hưởnglên lêncơ cơ hưởng cấu tổ chức cấu tổ chức Đưararacác các Đưa giảipháp pháphoàn hoàn giải thiệncơ cơcấu cấutổtổ thiện chức chức Giámsát, sát,đánh đánh Giám giá kết quả thực giá kết quả thực hiện hiện Thựchiện hiệncác các Thực giảipháp pháphoàn hoàn giải thiệncơ cơcấu cấutổtổ thiện chức chức 20 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức về bản chất là một quá trình thiết kế lại cơ cấu, hay thay đổi cơ cấu nhằm đáp ứng những mục tiêu mới, những đòi hỏi và sức ép của môi trường. Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức bao gồm những nội dung sau phân tích các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức; đánh giá cơ cấu tổ chức hiện tại; đưa ra các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức; thực hiện các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức; giám sát, đánh giá kết quả thực hiện. Có thể nói quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức là một quá trình thay đổi liên tục hoặc gián đoạn, có thể là những thay đổi rất nhỏ hay những biến đổi lớn trong cơ cấu nhằm cải thiện hiệu lực và hiệu quả hoạt động của ngân hàng 1.3.1 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của ngân hàng Mục tiêu của bước này là xác định những tác động có thể có từ các yếu tố môi trường bên ngoài và môi trường bên trong tổ chức lên cơ cấu tổ chức đang vận hành. Những yếu tố môi trường bên ngoài như kinh tế, chính trị - pháp lý, xã hội, công nghệ có thể tạo ra những sức ép thay đổi cơ cấu. Biến động kinh tế có thể phải cắt giảm quy mô tổ chức, lực lượng lao động thiếu những kỹ năng mà tổ chức cần đòi hỏi cơ cấu phải được thiết kế lại để đa dạng hóa kỹ năng.Những yếu tố môi trường nội bộ như chiến lược, quy mô, đội ngũ nhân lực, các nguồn lực khác của tổ chức hay văn hóa, thái độ của các nhà quản lý như đã trình bày ở trên có những ảnh hưởng quyết định lên cơ cấu tổ chức của ngân hàng 1.3.2. Đánh giá cơ cấu tổ chức hiện tại Mục tiêu đánh giá cơ cấu tổ chức là xác định cơ cấu hiện tại có hoạt động tốt để đảm bảo thực hiện các mục đích và mục tiêu của tổ chức hay không? Mục đích, mục tiêu của tổ chức được cụ thể hóa qua các yêu cầu đối với cơ cấu. Từ đó việc đánh giá cơ cấu dựa trên các chuẩn mực là các yêu cầu cần thiết đối với cơ cấu tổ chức bao gồm tính thống nhất, tính tối ưu, tính tin cậy, tính linh hoạt và tính hiệu quả và hệ thống chỉ tiêu cụ thể hóa các yêu cầu - Tính thống nhất: + Sự tham gia đóng góp của các nhân viên vào việc xây dựng mục tiêu cụ thể của phòng, ban, chi nhánh và xây dựng mục tiêu chung của ngân hàng.
- Xem thêm -