Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU..........................................................................................................0
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VICOM.....................3
1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH VICOM......3
1.2. Giới thiệu chung về Công ty.............................................................4
1.3. Đặc điểm về bộ máy tổ chức của Công ty.......................................4
1.4. Đặc điểm về xản Phẩm.....................................................................6
1.5. Đặc điểm về Công nghệ....................................................................7
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
TNHH VICOM................................................................................................9
2.1. Sự cần thiết phải nghiên cứu về cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH VICOM........................................................................................9
2.2. Thực trạng về cơ cấu tổ chức của Công ty...................................16
2.3. Đánh giá cơ cấu tổ chức của Công ty............................................21
2.4. Một số Kết quả kinh doanh đạt được trong những năm gần nhất. .28
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA CÔNG TY TNHH VICOM.................................................................30
3.1. Nâng cao chất lượng đào cho đội ngũ Lãnh đạo..........................30
3.2. Áp dụng quản lý công việc theo mô hình Chức Năng.................38
3.3. Áp dụng chính sách tự quyết linh hoạt cho Lãnh đạo các cấp...40
3.4. Nâng cao hiệu quả trong việc sử dụng Công nghệ.......................45
3.5. Hoàn thiện bộ máy tổ chức theo cơ chế mở của...........................46
KẾT LUẬN....................................................................................................48
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................50
PHỤ LỤC 1-Danh sách khách hàng tiêu biểu............................................51
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
0
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
MỞ ĐẦU
Nước ta đang trong quá trình chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung
sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, cùng với quá trình chuyển
đổi này là sự thay đổi căn bản vai trò của nhà nước và thị trường trong nền kinh tế.
Các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế có quyền tự chủ trong hoạt động sản
xuất kinh doanh của mình và cạnh tranh trên thị truờng. Với xu thế đó hàng loạt các
doanh nghiệp tư nhân, các công ty TNHH đã ra đời và đóng góp đáng kể vào sự phát
triển của nền kinh tế quốc dân. Chớnh vì lý đó đã thôi thỳc tụi chọn đề tài “Hoàn
thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH VICOM”
Công ty TNHH VICOM được thành lập với nhiều lĩnh vực, nhiều
ngành nghề trong đó sản phẩm và lĩnh vực hoạt động chủ yếu là cung cấp, lắp
đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy cho các khu công nghiệp, các toà nhà.
Đây là lĩnh vực mang lại doanh thu và lợi nhuận chủ yếu cho Công ty. Chính
vì vậy, việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp của Công ty có
ý nghĩa hết sức quan trọng nó ảnh hưởng tới quyền lợi của doanh nghiệp và
các bên có liên quan.
Mục đích của việc chọn đề tài này là vận dụng lý luận về công tác tổ
chức để tìm hiểu, so sánh việc thực hiện cách thức tổ chức theo mô hình trực
tuyến – chức năng tại Công ty TNHH VICOM, từ đó tìm ra các ưu điểm,
nhược điểm cũng như những vấn đề còn tồn tại nhằm góp phần đưa ra các
kiến nghị để hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty. Chuyên đề này của em
gồm 3 phần sau:
Phần 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VICOM
Phần 2: THỰC TRẠNG BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
TNHH VICOM
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
1
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
Phần 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH VICOM
Qua chuyên đề này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô giáo Thạc sỹ Đỗ Thị Đông đã hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này cùng ban
giám đốc và các anh, chị đã tạo điều kiện và nhiệt tình giúp đỡ.
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
2
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VICOM
1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH VICOM
Công ty TNHH VICOM tiền thân là trung tâm THĐ được thành lập
theo quyết định số: 3978GP/TLDN ngày 14/01/1999 của ủy ban nhân dân
thành phố Hà Nội. Đồng thời được cấp giấy chứng nhận kinh doanh Công ty
TNHH có hai thành viên với số đăng ký là: 0709952 đăng ký lần đầu ngày
22/01/1999.
Công ty TNHH VICOM là một tổ chức kinh tế, hoạt động và kinh
doanh vì mục đích lợi nhuận, có tên giao dịch là: VICOM COMPANY
LIMITED, tên viết tắt VICOM Co.,Ltd.
Trụ sở chính tại: Số 79B Nguyễn Thái Học, Phường Điện Biên, Quận Ba
Đình, Thành phố Hà Nội.
Điện thoại
: 04.5374366
Fax
: 04.5374363
Email
:
[email protected]
Website
: http://www.vicom.com.vn
Được thành lập với cơ sở vật chất ban đầu rất thiếu thốn, từ trung tâm
chuyên sửa chữa, buôn bán các linh kiện các thiết bị điện tử, điện thoại, tổng
đài..., nên hầu hết các trang thiết bị phục vụ cho công việc đều không thể sử
dụng được khi chuyển đổi hình thức kinh doanh và thành lập doanh nghiệp,
tuy nhiên nhờ sự nỗ lực của hội động thành viên, ban giám đốc và toàn thể
nhân viên cụngty nờn những khó khăn ban đầu đã được khắc phục một cách
đáng kể.
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
3
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
Công ty TNHH VICOM là một trong những Công ty đi đầu trong việc
kinh doanh các thiết bị phục vụ cho sự an toàn của con người, gia đình và các
tổ chức kinh tế xã hội, đây là một lĩnh vực hiện đang rất phát triển và được
nhiều người quan tâm.
Ghi nhận quá trình xây dựng và phát triển, thương hiệu VICOM đã được bạn
đọc mạng Truyền Thông Thương Hiệu Việt (http://www.thuonghieuviet.com)
bình chọn đạt số phiếu nằm trong thương hiệu có số phiếu cao nhất của ngành
1.2. Giới thiệu chung về Công ty
Công ty TNHH VICOM được thành lập với nhiều lĩnh vực, nhiều ngành
nghề trong đó sản phẩm và lĩnh vực hoạt động chủ yếu là cung cấp, lắp đặt hệ
thống phòng cháy chữa cháy cho các khu công nghiệp, các toà nhà. Đây là
lĩnh vực mang lại doanh thu và lợi nhuận chủ yếu cho Công ty. Chính vì vậy,
việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp của Công ty có ý
nghĩa hết sức quan trọng nó ảnh hưởng tới quyền lợi của doanh nghiệp và các
bên có liên quan.
Công ty TNHH VICOM cũng được hình thành trong xu thế đó, với thị
trường tự do cạnh tranh như hiện nay thì để tồn tại và phát triển được là một
điều không dễ, muốn làm được điều này thì đòi hỏi Công ty không những
phải đưa ra thị trường, đưa tới tay người tiêu dùng các sản phẩm với chất
lượng cao mà còn phải đưa ra chính sách giá cạnh tranh. Đây là tiền đề quan
trọng giúp doanh nghiệp dần chiếm lĩnh được thị trường, đẩy mạnh việc tiêu
thụ, tăng vòng quay của vốn lưu động và đem lại lợi nhuận cao.
1.3. Đặc điểm về bộ máy tổ chức của Công ty
Là công ty TNHH 2 thành viên nên ngay từ khi ra đời Công ty đã tổ
chức bộ máy quản lý kinh doanh với phương châm nhỏ - gọn và hiệu quả, với
sự tận tụy của ban lãnh đạo, sự tâm huyết của nhân viên nên công ty TNHH
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
4
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
VICOM phát triển ngày càng nhanh, mạnh và bền vững. Bộ máy quản lý của
công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng,
Hiện nay có rất nhiều quan niệm về Quản lý, có quan niệm cho rằng: Quản lý
là hành chính là cai trị; có quan niệm lại cho rằng: Quản lý là điều hành, điều
khiển, là chỉ huy. Các quan niệm này không có gì khác nhau về nội dung mà
chỉ khác nhau ở cách dùng thuật ngữ. Do vậy ta có thể hiểu khái niệm quản lý
theo cách thống nhất như sau:
- Quản lý là sự tác động có hướng của con người nhằm mục đích biến
đổi đối tượng quản lý từ trạng thái này sang trạng thái khác bằng các phương
pháp tác động khác nhau.
- Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế,
quy luật xã hội, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định những biện
pháp về kinh tế, xã hội, tổ chức, kỹ thuật.... để tác động đến các yếu tố vật
chất của sản xuất kinh doanh để đạt được các mục tiêu đã xác định.
Cũng như trong quá trình sản xuất, công tác quản lý cũng cần có ba yếu
tố: nhà quản lý, các công cụ quản lý, đối tượng quản lý. Sản phẩm của quản lý
là các quyết định, các biện pháp, các chỉ thị, các mệnh lệnh để kích thích sản
xuất tăng trưởn và phát triển với hiệu quả cao hơn.
Nền kinh tế quốc dân cũng như bất cứ một đơn vị kinh tế nào khác đều
có thể coi là một hệ thống quản lý bao gồm hai bộ phận là: Chủ thể quản lý và
đối tượng quản lý ( hay nhiều khi còn được gọi là bộ phận quản lý và bộ phận
bị quản lý).
Hai bộ phận này có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn
nhau, tạo nên một chỉnh thể thống nhất. Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục
tiêu đã xác định tác động đến đối tượng quản lý bằng những quyết định của
mình và thông qua hành vi của đối tượng quản lý - mối quan hệ ngược có thể
giúp chủ thể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đưa ra.
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
5
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
- Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh
nghiệp bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ,
phục vụ cả hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như lao động tiếp thị
ngoài dây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như hệ thống các
phương thức quản lý doanh nghiệp. Bộ máy quản lý là lực lượng vật chất để
chuyển những ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành
hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp
thành hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Bộ máy quản lý thường được xem xét trên ba mặt chủ yếu sau:
- Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
- Lực lượng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của
bộ máy.
Đây là bộ máy tổ chức quản lý phù hợp với quy mô và đặc thù kinh
doanh của công ty. Với mô hình quản lý trực tuyến - chức năng, Giám đốc có
thể dễ dàng nắm bắt được thông tin một cách chính xác từ các bộ phận quản
lý đến cỏc phũng, cỏc đội thi công để điều hành. Cỏc phũng được tập trung
chuyờn sõu theo các lĩnh vực cụ thể do ban giám đốc giao cho.
1.4. Đặc điểm về Sản Phẩm
- Hệ thống bảo vệ, chống đột nhập không dây (LYNX - ADEMCO,
SONIC SAFETY - Đài Loan): Hoạt động gần giống như hệ thống bảo vệ
có dây nhưng giữa các đầu cảm biến được nối với trung tâm bằng sóng vô
tuyến. Hệ thống tiết kiệm được chi phí lắp đặt và đảm bảo được tính thẩm
mỹ cho các tòa nhà đẹp, hiện đại đã hoàn thiện. Hệ thống còn được điểu
khiển bằng các bộ điều khiển từ xa, bằng máy di động rất linh hoạt và tiện
lợi. Bộ tự động quay số sẽ giúp cho việc thông báo bằng giọng nói (nội
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
6
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
dung do chủ nhà tự ghi âm) tới nhiều số máy điện thoại khác nhau trong
trường hợp chủ nhà đi vắng,...
- Hệ thống nghe nhìn và điều hành giảng dạy AVSYS - 2000 (Do đội
ngũ kỹ sư của công ty thiết kế): đây là sản phẩm tích hộp chuyên dùng cho
các trường học, hệ thống được hoạt động theo nguyên tắc: tín hiệu từ tất cả
các camera và micro thu âm đều được đưa về phòng trung tâm để theo dõi
trên 1 màn hình, từ phòng trung tâm người điều hành hay quản lý có thể theo
dõi được toàn bộ các hoạt động đang diễn ra tại các phòng học, nghe được âm
thanh và nhìn được hình ảnh một cách trung thực, ra mệnh lệnh, thông báo,
nhắc nhở đến từng phòng học, cung cấp bài giảng, tư liệu (âm thanh, hình
ảnh) đến cho các học viên tại từng phòng, đồng thời có thể thực hiện tham
quan, dự giờ, giám sát thi cử ngay tại phòng trung tâm. Hệ thống này được sử
dụng thiết bị chính của hãng YOKO - Đài Loan, phù hợp với yêu cầu về kỹ
thuật và mỹ thuật.
- Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động (HOCHIKI, ADEMCO - Mỹ):
Hệ thống có đầy đủ bao gồm từ các đầu bỏo khúi, đầu báo nhiệt, tủ trung tâm
đến các loại nút ấn khẩn cấp, chuông báo cháy, bình bọt, bình CO2
1.5. Đặc điểm về Công nghệ
Lĩnh vực hoạt động - chuyên cung cấp, thiết kế, thi công:
- Hệ thống báo trộm không dây, có dây
- Hệ thống chống mất cắp siêu thị
- Hệ thống kiểm soát vào ra (Access Control)
- Hệ thống trang âm hội trường
- Hệ thống camera quan sát, theo dõi (CCTV)
- Hệ thống nghe nhìn và điều hành giảng dạy
- Hệ thống báo cháy và chữa cháy tự động
Công ty TNHH VICOM là đại lý độc quyền phân phối tại Việt Nam của
cỏc hóng sau:
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
7
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
- Tập đoàn KP ELECTRONIC SYSTEM - ISRAEL: Hệ thống cảnh báo
trung tâm bằng sóng vô tuyến
- Hãng ROKONET - ISRAEL: Các thiết bị cảnh báo trung tâm, thiết bị
báo động, chống đột nhập bằng mắt thần hồng ngoại (PIR), sóng ngắn,...
- Hãng VISTA - ANh, YOKO - Đài Loan, ULTRAK - Mỹ: Hệ thống
camera quan sát và CCTV
- Hãng LUCATRON - Thụy Sỹ - Singapor, Sciendy - Trung Quốc: Hệ
thống báo trộm siêu thị và thư viện
- SHUER - Mỹ, TOA - Nhật, PHILIP - Hà Lan: Các thiết bị âm thanh hội
thảo và trang âm
- Hãng HONEYWELL (tên cũ ADEMCO) - Mỹ, HOCHIKI - Mỹ: Hệ
thống báo cháy tự động
- Hãng SONIC SAFETY - Đài Loan: Hệ thống báo động không dây.
Với việc là nhà phân phối của cỏc hóng danh tiếng trờn nờn cỏc sản
phẩm Công ty cung cấp chiếm được lòng tin của các khách hàng cũng như
của các Công ty cùng ngành nghề do đó công ty đã xây dựng được hệ thống
đại lý rộng khắp trên toàn quốc như: Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Hải
Phũng, Thỏi Nguyờn, Quảng Ninh, Thành phố Huế,...
Theo bộ phận nghiên cứu và phát triển thị trường thuộc phòng kinh
doanh của Công ty thì hiện tại Công ty đang chiếm khoảng 30% thị phần trên
toàn quốc đối với mặt hàng chống mất cắp siêu thị của hãng Sciendy, chiếm
90% thị phần trên toàn quốc đối với mặt hàng báo trộm không dây HG-1500
của hãng SONIC SAFETY - Đài Loan, còn đối với các mặt hàng khỏc thỡ
khả năng cạnh tranh về giá cả và chất lượng hàng hóa, chất lượng dịch vụ
được đánh giá khá cao so với các đối thủ cạnh tranh trực tiếp.
Như đã nói ở trên, Công ty TNHH VICOM là một tổ chức kinh tế hoạt
động vì mục đích lợi nhuận, do vậy, mọi hoạt động của Công ty đều hướng
tới mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
8
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA
CÔNG TY TNHH VICOM
2.1. Sự cần thiết phải nghiên cứu về cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH
VICOM
Cơ cấu tổ chức là nền tảng về mặt tổ chức của mọi Công ty, Doanh
nghiệp, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận được
chuyên môn hóa, có những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, có mối quan
hệ phụ thuộc lẫn nhau, được bố trí theo từng cấp nhằm đảm bảo thực hiện các
trức năng quản trị và thực hiện theo mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Kết quả hoạt động của con người trong quá trình sản xuất chỉ đạt được
cao nhất khi công việc của họ được tổ chức trên cơ sở khoa học. Do vậy việc
tổ chức cơ cấu bộ máy phải phải hết sức khoa học.
Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý.
Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con người không thể hành
động riêng lẻ mà cần phối hợp những lỗ lực cá nhân để hướng tới những mục
tiêu chung. Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần cũng như đảm bảo
cuộc sống an toàn cho xã hội ngày càng được thực hiện trên quy mô lớn với
tính phức tạp ngày càng cao đòi hỏi phải có sự phân công hợp tác của những
con người trong tổ chức.
Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện
những mục tiêu nhất định, mà để thực hiện được các mục tiêu đó đòi hỏi phải
có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất. Đú chớnh là lực lượng lao
động quản lý trong doanh nghiệp và hình thành lên bộ máy quản lý. Để đảm
bảo sự thống nhất trong điều hành sản xuất kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp
ít nhất phải có một thủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý để thực hiện
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
9
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
các nhiệm vụ: bố trí, sắp xếp nhân viên quản cho phù hợp với từng nhiệm vụ
cụ thể nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong tổ
chức, nhằm khai thác khả năng chuyên môn sáng tạo của mỗi thành viên
trong việc thực hiện các mục tiêu để thực hiện các mục tiêu đề ra như tăng
năng suất lao động, hạ giá thành....
Như vậy, Trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, và
không có quá trình sản xuất nào được thực hiện nếu không có cơ cấu tổ chức
bộ máy quản lý.
Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổ
chức bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức. Cơ cấu
tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc
thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Ngược lại
nếu một tổ chức không phù hợp với đều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo
nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả. Chính vì thế cần phải
đánh giá mức độ hợp lý của một tổ chức, một cơ cấu tổ chức được coi là hợp
lý không chỉ đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức
mà phải có một tập thể mạnh với những con người đủ phẩm chất, năng lực để
thực hiện các chức năng nhiệm vụ được giao.
Mặt khác, sự tồn tại của bộ máy quản lý còn thể hiện sự tồn tại của chính
doanh nghiệp đú. Nú như chất keo dính để liên kết các yếu tố sản xuất lại với
nhau theo sự thống nhất, có phương hướng rõ ràng; đồng thời làm cho hoạt
động của doanh nghiệp ổn định, thu hút được mọi người tham gia và có trách
nhiệm với công việc hơn.
Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm bảo cho quá
trình quản lý được thực hiện trọn vẹn và không bỏ sót. Để đảm nhiệm hết các
chức năng quản lý đó cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyên
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
10
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
môn hoá. Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những người có trình độ cao
trong doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán
bộ và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản lý phù
hợp và có trình độ thực sự sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.
Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý.
Trong hoạt động kinh tế các doanh nghiệp, tổ chức phải có bộ máy quản
lý chuyên, tinh, gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quá trình quản lý các hoạt
động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất.
Với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì mục tiêu hoạt động lớn nhất là lợi
nhuận. Nhưng muốn đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh thì đòi hỏi nhà
quản lý phải trau rồi cả về lý luận và thực tiễn. Vì vậy công việc của hệ thống
phải thường xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, lựa chọn và soạn
thảo phương án kinh doanh tối ưu sao cho với chi phí thấp nhất mà mang lại
hiệu quả cao nhất.
Công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của
hệ thống. Mà để thực hiện được công tác quản lý tốt thì phải xuất phát từ một
bộ máy quản lý ổn định và thích hợp. Do đó hoàn thiện bộ máy quản lý là
nhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh, không
ngừng nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp.
Hoàn thịờn bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lược
kinh doanh của tổ chức.
Hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh. gọn nhẹ và có hiệu lực:
Để đáp ứng được những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh
trong cơ chế thị trường khắc nghiệt như hiện nay cũng như để phát huy được
hết vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
11
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
doanh của hệ thống thì việc hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh, gọn
nhẹ là một tất yếu.
Hoàn thịờn tổ chức bộ máy theo hướng chuyên tinh nghĩa là thường
xuyên, chuyờn sõu và có chọn lọc. Tính gọn nhẹ thể hiện sự vừa đủ chi tiết,
thành phần không rườm rà, không thừa, không thiếu và có tỉ trọng nhỏ, có
hiệu lực thể hiện khả năng đi đến kết quả, được mọi người thực hiện một cách
nghiêm chỉnh.
Bộ máy quản lý là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý.
Nó chỉ phát huy được sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, cũn
khụng thỡ nú lại trở thành lực lượng làm kìm hãm sự phát triển của tổ chức.
Hoàn thiện bộ máy quản lý, làm cho bộ máy quản lý có hiệu lực hơn, hoàn
thiện nhiệm vụ quản lý phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, thích ứng
với mọi đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của doanh nghiệp.
Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp muốn tồn tại
và phát triển thì cần có một bộ máy hiệu quả trong hoạt động. Mặt khác hoàn
thiện bộ máy quản lý sẽ làm cho bộ máy quản lý tinh giảm, gọn nhẹ mà tính
hiệu lực vẫn cao.
Đối với Công ty TNHH VICOM
Như bất cứ một doanh nghiệp nào, mục tiêu hoạt động lớn nhất của
Công ty cũng là lợi nhuận. Do vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí ở
Công ty là rất cần thiết, nhất là trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt
như hiện nay.
Mặt khác sản phẩm của Công ty đòi hỏi phải có tính cạnh tranh cao
trên thị trường cả về chất lượng, mẫu mã sản phẩm và tiến độ giao hàng.
Và để đạt được điều đó thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lớ cú vai trò rất
quan trọng. Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của Công ty trên
thương trường.
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
12
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
Cán bộ quản lí của Công ty có trình độ và năng lực rất cao, mà công tác
quản lí là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống. Do
vậy để tận dụng tốt nguồn lực sẵn có và để họ làm tốt công việc của mỡnh thỡ
đòi hỏi phải có một bộ máy quản lí ổn định và thích hợp. Do vậy hoàn thiện
bộ máy quản lí ở Công ty là nhân tố quan trong thực hiện có hiệu quả sản xuất
kinh doanh và không ngừng nâng cao năng suất lao động của Công ty.
Mặt khác đối với một Công ty mới đi vào hoạt động thì việc hình thành
và hoàn thiện bộ máy quản lí là việc làm rất cần thiết và bước đầu quyết định
sự hình thành và phát triển cả Công ty trên thương trường
- Cơ cấu tổ chức được thiết kế thành các bộ phận quản trị và các cấp
quản trị. Bộ phận quản trị là một đơn vị riêng biệt, chuyên môn hóa những
chức năng quản trị nhất định. Cấp quản trị là sự thống nhất tất cả các bộ phận
quản trị phản ánh sự phân chia chức năng quản trị theo chiều ngang, còn số
cấp quản trị thể hiện sự phân chia chức năng theo chiều dọc
Mục đích, ý nghĩa và nhiệm vụ của việc nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy
của Công ty.
- Mục đích:
Nhằm đạt được kết quả cao nhất cho doanh nghiệp, mục đích đó được
xác định từ sự đánh giá cao vai trò của bộ máy tổ chức và cụ thể là con người.
Trong quá trình tái sản xuất xã hội, con người giữ vai trò là lực lượng sản
xuất chủ yếu. Do đó, mọi biệt pháp cải tiến tổ chức lao động, cải tiến tổ chức
bộ máy đều phải hướng vào tạo điều kiện cho con người ngày càng hoàn thiện
-Ý nghĩa:
Việc áp dụng biện pháp nghiên cứu cơ cấu tổ chức trong Công ty TNHH
VICOM có một ý nghĩa xã hội hết sức to lớn. Trước hết nó năng cao chất
lượng và năng suất lao động và tăng cường hiệu quả của sản xuất hiện có,
mặc dù phương tiện phương tiện, công nghệ …, có tính chất quyết định, đảm
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
13
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
bảo hiệu quả sản xuất cao và tiết kiệm hao phí lao động xã hội là việc áp dụng
cải tiến bộ máy kỹ thuật trong sane xuất nhưng nếu thiếu một trình độ tổ chức
nguồn nhân lực hợp lý với trình độ phát triển của khoa học kỹ thuật và công
nghệ sản xuất trong mỗi doanh nghiệp thì thậm chí có kỹ thuật cao, hiện đại
cũng không thể đem lại hiệu quả thỏa đáng. Đồng thời trình độ tổ chức lao
động cao lại cho phép đạt được hiệu quả cả trong khi cơ sở vật chất không
hẳn là quá hiện đại, việc quản lý và bố chí cán bộ công nhân viên làm việc
hợp lý luôn làm phát huy hết tính sáng tạo của từng nhân viên trong công ty,
làm tăng năng xuất và hiệu quả cuối cùng, biết cách tổ chức tốt bộ máy nguồn
nhân lực xẽ làm cho công nhõn viên cảm thấy được thoải mái, thu hút con
người tự giác tham gia vào công việc, người tổ chức phải biết áp dụng chế độ
ăn nghỉ, thăm khám sức khỏe định kỳ, biết phối hợp và luôn coi người lao
động là một phần không thể tách khỏi tế bào sống của chính bản thân mình.
+ Nhiệm vụ
Trong điều kiện xã hội ngày càng phát triển như hiện nay, việc nghiên
cứu tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty cần phải thực hiện được 3 nhóm
nhiệm vụ sau: Kinh tế - Tâm sinh lý – Xã hội
Kinh tế: Phải kết hợp một cách tốt nhất kỹ thuật và con người trong quá trình
sản xuất để ứng dụng có hiệu quả nhất những tiềm năng lao động và vật chất
với mục đích không ngừng tăng cao năng suất lao động, năng cao chất lượng
lao động, giảm giá thành sản phẩm
+ Tâm sinh lý
Tạo điều kiện lao động bình thường, năng cao sức hấp dẫn và nội dung
phong phú của lao động với mục đích đem lại khả năng lao động cao của con
người và giữ gìn sức khỏe của họ.
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
14
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
+ Xã hội
Tạo điều kiện cho con người phát triển toàn diện, biến lao động thành
nhu cầu sống đầu tiên trên cơ sở dung hòa giáo dục chính trị với giáo dục
lao động
- Vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức thể hiện trên hai khía cạnh sau:
+ Điều phối các hoạt động của nhân viên để họ có thể làm việc với
nhau và thực hiện chiến lược một cách có hiệu quả nhất nhằm tạo ra lợi thế
cạnh tranh.
+ Khuyến khích động viên các nhân viên và đưa ra một cơ chế khuyến
khích người lao động.
Mục tiêu của thiết kế cơ cấu tổ chức là đưa ra được một cơ chế mà qua
đó các quản trị viên có thể phối hợp các hoạt động của nhiều chức năng trong
toàn doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp
- Khi thiết kế cơ cấu tổ chức thường bắt đầu từ việc phân cấp và chia
quyền để hình thành các bộ phận cơ bản của cơ cấu tổ chức.
+ Phân quyền là cách mà công ty sử dụng để bố trí nhân sự và các nguồn
nhân lực vào từng nhiệm vụ của các chức năng hoặc các đơn vị trong cơ sở
doanh nghiệp. Một tổ chức cần phải xây dựng cơ cấu tổ chức sao cho các
chức năng và các đơn vị cơ sở khác nhau có thể phối hợp những hoạt động
của mình đạt được hiệu quả như mong muốn.
Phõn quyên đề cập tới cách mà công ty phân chia quyền lực cho các
chức năng và đơn vị cơ sở và tập chung hóa đề cập đến cách hợp tác kết hợp
các bộ phận lại với nhau. Hai quá trình này quy định đến việc cơ cấu tổ chức
sẽ vận hành như thế nào với nhau.
Việc vận hành một cơ cấu tổ chức nhằm phối hợp và khuyến khích các
hoạt động mục tiêu thường khá tốn kém. Những chi phí cho việc vận hành
một cơ cấu tổ chức còn họi là chi phí quản lý hành chính. Một cơ cấu càng
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
15
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
phức tạp là có trình độ phân quyền và tập trung hóa cao thì chi phí quản lý
hành chính càng cao. Nếu doanh nghiệp phân quyền càng sõu thỡ cỏc quản trị
viên càng được chuyên môn hóa trong từng nhiệm vụ của mình, sẽ đòi hỏi
nhiều nguồn nhân lực để thực hiện nhiệm vụ của mình một cách có hiệu quả,
đồng thời chi phí cho quản trị viên cũng rất cao, do đó chi phí quản lý hành
chính càng lớn.
Nếu chi phí quản lý hành chính quá lớn khi tổ chức thực hiện chiến lược
sẽ làm giảm lợi nhuận của Công ty, vì vậy việc thiết kế cơ cấu tổ chức không
tốt, chẳng hạn như: quá nhiều cấp quản trị hoặc mối liên hệ không hợp lý sẽ
làm cho chi phí quản lý hành chính cao, trái lại nếu thiết kế cơ cấu tổ chức
hợp lý có thể tiết kiệm được chi phí quản lý hành chính và tạo điều kiện cho
Cong ty có lợi thế cạnh tranh.
Việc thiết kế tổ chức cũng tác động đến thu nhập của của công ty. Nếu
các nhà quản trị chiến lược chọn đúng cơ cấu tổ chức của việc phối hợp các
hoạt động tạo ra giá trị, nó sẽ năng cao khae năng tạo giá trị của công ty.
2.2. Thực trạng về cơ cấu tổ chức của Công ty
Hiện nay Công ty Trách nhiệm hữu hạn VICOM đang áp dụng mô hình
quản lý theo cơ cấu chức năng, cơ cấu chức năng nhúm cỏc nhân viên lại trên
cơ sở kiến thức và kinh nghiệm chung của họ hoặc trên cơ sở họ cùng sử
dụng một nguồn cơ sở vật chất kỹ thuật.
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
16
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
Hình 2.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH VICOM
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
BAN GIÁM ĐỐC
BAN GIÁM ĐỐC
PHÒNG
PHÒNG
KẾ
KẾ
TOÁN
TOÁN
TÀI
TÀI
CHÍNH
CHÍNH
PHÒNG
PHÒNG
KINH
KINH
DOANH
DOANH
PHÒNG
PHÒNG
KỸ
KỸ
THUẬT
THUẬT
KỸ
KỸ THUẬT
THUẬT
THIẾT
THIẾT KẾ
KẾ
§éi
§éi thi
thi
c«ng
c«ng sè
sè 11
PHÒNG
PHÒNG
CHĂM
CHĂM
SÓC
SÓC
KHÁCH
KHÁCH
HÀNG
HÀNG
PHÒNG
PHÒNG
DỰ
DỰ ÁN
ÁN
KỸ
KỸ THUẬT
THUẬT
THI
THI CÔNG
CÔNG
§éi
§éi thi
thi
c«ng
c«ng sè
sè 22
§éi
§éi thi
thi
c«ng
c«ng sè
sè 33
§éi
§éi thi
thi
c«ng
c«ng sè
sè 33
( Nguồn từ phòng: Hành chính tổng hợp)
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
17
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
Cơ cấu tổ chức của Công ty với mô hình trực tuyến – trức năng hiện tại
như sau:
Ban giám đốc công ty: gồm 1 giám đốc và 1 phó giám đốc
Trong đó: giám đốc công ty là người đứng đầu, trực tiếp chỉ đạo mọi
hoạt động của công ty đồng thời giám đốc phải chịu trách nhiệm trước nhà
nước, trước hội đồng thành viên về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty, Hiện nay, giám đốc công ty là Ông Nguyễn Hoài Đức
Bên cạnh giám đốc là 02 phó giám đốc, được giám đốc công ty ủy quyền phụ
trách các lĩnh vực: kinh doanh, kỹ thuật. Ngoài ra, công ty cũn cú cỏc phũng
ban chức năng với công việc và nhiệm vụ cụ thể dưới sự chỉ đạo trực tiếp của
các trưởng phòng. Hiện nay, công ty có 5 phòng chuyên môn nghiệp vụ: Tài
chính kế toán, chăm sóc khách hàng, kỹ thuật, kinh doanh, dự án.
- Phòng kế toán - tài chính:
* Chức năng tài chính mà phòng phải đảm nhiệm như lập kế hoạch thu
chi, đảm bảo công ty có đủ vốn để sinh hoạt, lập kế hoạch huy động vốn, tổ
chức quản lý và sử dụng vốn hiệu quả, chấp hành chế độ tài chính của nhà
nước ban hành chế độ tài chính của nhà nước ban hành, thực hiện các chức
năng giám sát bằng tiền đối với mọi quá trình hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp.
* Chức năng kế toán: Có nhiệm vụ về quản lý nguyên giá, khấu hao,
ghớ trị còn lại, thực hiện các công việc về tập hợp chi phí và tớnh giỏ sản
phẩm, ngoài ra còn thực hiện các công việc và nhiệm vụ mà ban giám đốc
giao phó. Ngoài ra còn làm các công việc về công nợ, thanh quyết toán các
công trình, dự án và khách hàng.
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
18
Chuyên đề tốt nghiệp
GVHD: Th.S Đỗ Thị Đông
- Phòng kinh doanh: với nhiệm vụ chính là tìm kiếm và khai thác thị
trường, xây dựng các kế hoạch các chiến lược kinh doanh ngắn hạn, trung hạn
và dài hạn. Phòng kinh doanh quản lý toàn bộ hồ sơ khách hàng trong đó có
thông tin chi tiết của khách hàng, lượng hàng đã mua của công ty, kết hợp với
phòng kế toán trong việc thanh quyết toán công nợ với khách hàng. Ngoài ra,
phòng kinh doanh thường xuyên cập nhật các thông tin về sản phẩm thay thế,
sản phẩm của các công ty cùng ngành nghề, để từ đó gửi thông tin
- Phòng kỹ thuật: Tham mưu cho giám đốc trong việc triển khai, tổ
chức, chỉ đạo và chịu trách nhiệm về công tác kỹ thuật thiết kế, kỹ thuật thi
công, chất lượng tiến độ, sáng kiến, công nghệ mới, an toàn lao động. Đồng
thời, phải đôn đốc kiểm tra các đội thi công, xem xét các công trình đã thi
công có đảm bảo chất lượng hay không, cú đỳng quy trình, quy phạm hay
không. Đồng thời phũng cũn có chức năng tư vấn, thiết kế cho các đối tượng
khách hàng có nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ của Công ty.
- Phòng dự án: Tiến hành lập và triển khai các dự án, các công trình
được coi là dự án khi có giá trị lớn hơn 1 tỷ và có thời gian làm việc kéo dài
trên 6 tháng (đây là quy ước của công ty) thì được chuyển sang bộ phận dự án
đảm nhiệm.
- Phòng chăm sóc khách hàng: Phũng cú nhiệm vụ thường xuyên liên
lạc với khách hàng để phục vụ các vấn đề về chất lượng thiết bị, hệ thống, tư
vấn cho khách hàng sau khi đã lắp đặt. Đồng thời phải tổ chức các chương
trình họp mặt khách hàng, khách hàng thân thiết,... và đưa ra các chương trình
khác như: bảo trì miễn phí cho toàn bộ các sản phẩm công ty cung cấp.
Cỏc phòng, ban, đội có nhiệm vụ độc lập nhưng có mối liên hệ chặt chẽ
với nhau, tác động và phối hợp thành một hệ thống nhất.
Sinh Viên: Nguyễn Khải Hoàn
19