Tài liệu Hoàn thiện chính sách thu mua, chế biến cà phê của công ty thực phẩm miền bắc

1 TÓM LƯỢC Cà phê là một trong những mặt hàng nông sản xuất khẩu chủ lực mang lại nguồn ngoại tệ lớn, góp phần đẩy mạnh quá trình công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước nói chung và đối với công ty Thực phẩm Miền Bắc nói riêng. Hoạt động thu mua, chế biến cà phê đóng vai trò vô cùng quan trọng. Việc hoàn thiện các chính sách thu mua, chế biến cà phê là vấn đề vô cùng cấp thiết trong giai đoạn hiện nay nhằm đem lại hiệu quả cao cho hoạt động kinh doanh cà phê của doanh nghiệp. Do vậy, đề tài thạc sĩ: “ Hoàn thiện chính sách thu mua, chế biến cà phê của công ty Thực phẩm Miền Bắc” nhằm phân tích những chính sách thu mua, chế biến cà phê của công ty và đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện chính sách thu mua, chế biến cà phê của công ty. Luận án gồm 3 chương và được thể hiện dưới nội dung sau: Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản để hoàn thiện chính sách thu mua, chế biến tại công ty Thực phẩm miền Bắc Chương 2: Thực trạng xây dựng và triển khai chính sách thu mua chế biến cà phê của công ty thực phẩm Miền Bắc Chương 3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện chính sách thu mua chế biến cà phê của công ty thực phẩm Miền Bắc 2 Mở đầu 1. Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài Từ nhiều năm nay cà phê đã trở thành một nhu cầu thiết yếu đối với đời sống con người. Cà phê có giá trị kinh tế cao và là một trong những sản phẩm nông nghiệp mang ngoại tệ lớn cho nhiều nước. Cà phê không chỉ là một loại đồ uống mà còn là nguyên liệu cho một số ngành công nghiệp phát triển như: bánh kẹo, sữa, dược phẩm vv... nhu cầu về sản phẩm này trên thị trường thế giới ngày càng tăng cả về số lượng và chất lượng. Xuất khẩu cà phê đem lại lợi nhuận kinh tế cao cho các doanh nghiệp kinh doanh trên thị trường trong và ngoài nước. Trong xu thế cạnh tranh gay gắt hiện nay, để có thể tồn tại và phát triển được đòi hỏi những người sản xuất và các nhà xuất khẩu phải đáp ứng kịp thời và linh hoạt các nhu cầu khác nhau của từng khu vực thị trường cụ thể để đem lại cho khách hàng các sản phẩm tốt nhất với chi phí hợp lý. Để thành công trên thị trường, các doanh nghiệp không chỉ quan tâm tới khâu đầu ra mà cần phải chú trọng hơn nữa đến công tác mua hàng. Bởi mua hàng là quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào vô cùng quan trọng, công tác mua hàng tốt thì đầu ra mới có chất lượng. Do đó, đòi hỏi cần có những chính sách mua hàng hợp lý để hoạt động thu mua đem lại hiệu quả cao. Tuy nhiên, trong thời gian gần đây, hoạt động thu mua và chế biến cà phê của các doanh nghiệp trong nước còn gặp nhiều khó khăn, trong đó, công ty thực phẩm Miền Bắc tên (Fonexim) là một trong các doanh nghiệp đang phải đối mặt với nhiều vấn đề trong chính sách thu mua và chế biến cà phê để xuất khẩu ra thị trường thế giới như sự đầu cơ lũng đoạn của giới đầu cơ nước ngoài, sự cạnh tranh về tài chính cho hoạt động thu mua cà phê của 3 doanh nghiệp còn hạn chế so với các doanh nghiệp nước ngoài, phạm vi mua hàng còn hẹp, phương thức thu mua giản đơn.. do đó yêu cầu cần thiết của công ty là phải nghiên cứu hoàn thiện chính sách thu mua, chế biến cà phê để có thể nhằm khắc phục những khó khăn đang gặp phải . Đây cũng là lý do để em chọn đề tài “Hoàn thiện chính sách thu mua và chế biến cà phê của công ty thực phẩm Miền Bắc” làm luận văn tốt nghiệp của mình. Đề tài này tập trung phân tích thực trạng quy trình , chính sách thu mua và chế biến cà phê của công ty, những khó khăn mà công ty gặp phải trong quá trình thu mua và chế biến cà phê của mình để từ đó đưa ra những giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện chính sách thu mua để hoạt động thu mua đem lại hiệu quả cao kinh tế cho doanh nghiệp 2. Những vấn đề nghiên cứu chính của đề tài Khủng hoảng kinh tế cùng với sự thắt chặt tiền tệ của ngân hàng làm cho nguồn vốn của nhiều doanh nghiệp kinh doanh bị co hẹp. Công ty Thực phẩm Miền Bắc cũng không nằm ngoài những khó khăn chung này. Điều đó làm ảnh hưởng không ít tới hoạt động kinh doanh của công ty, đặc biệt là hoạt động thu mua và chế biến cà phê của công ty phục vụ nhu cầu xuất khẩu. Bên cạnh đó, phương thức thu mua chưa được cải tiến, phạm vi mua hàng còn nhỏ... đặc biệt khâu chế biến còn giản đơn, chủ yếu là xuất khẩu sản phẩm thô. Vì vậy, cần có những chính sách thu mua và chế biến hợp lý để có thể giảm được chi phí, đem lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Những câu hỏi hay vấn đề cần làm rõ của để tài bao gồm: - Công ty Thực phẩm Miền Bắc đã xây dựng chính sách thu mua và chế biến cà phê như thế nào? - Những yếu tố nào đã tác động tới chính sách thu mua,hế biến cà phê của công ty thực phẩm Miền Bắc? 4 - Những chính sách thu mua, chế biến cà phê nào đã được công ty sử dụng trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình? - Tìm ra những tồn tại và khó khăn của những chính sách thu mua, chế biến cà phê của công ty. - Xác định phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới để từ đó có cơ sở hoàn thiện chính sách thu mua, chế biến cà phê trong thời gian tới 3. Các mục tiêu nghiên cứu - Phân tích, đánh giá thực trạng triển khai chính sách thu mua, chế biến cà phê của công ty thực phẩm miền bắc - Đề xuất một số giải pháp và hoàn thiện chính sách thu mua chế biến cà phê của công ty trong thời gian tới để đáp ứng yêu cầu phát triển trong xu thế hội nhập. 4. Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu chủ yếu là: Phương pháp thu thập số liệu, phương pháp phân tích và xử lý tổng hợp và phương pháp điều tra phỏng vấn chuyên sâu.  Phương pháp thu thập số liệu Dữ liệu thứ cấp: Được thu thập thông qua việc tổng hợp, phân tích các dữ liệu, thông tintừ các báo cáo hoạt động kinh doanh, hệ thống quản lý, báo cáo tài chính từ các phòng ban như: Phòng kế hoạch, phòng kế toán, phòng XNK của công ty thực phẩm Miền Bắc (số liệu thứ cấp) hay thu thậptừ internet, sách báo. Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua việc sử dụng các phương pháp: - Phương pháp phỏng vấn cá nhân: Tiến hành phỏng vấn các chuyên gia là những giám đốc, trưởng phòng, phó phòng, các nhân viên … những câu hỏi chuyên sâu về chính sách thu mua, 5 chính sách giá thu mua, chính sách sản phẩm thu mua...mặt hàng cà phê của công ty, những khó khăn thách thức và những những giải pháp mà công ty đã thực hiện nhằm hoàn thiện chính sách thu mua cà phe của mình - Phương pháp quan sát: Quan sát hoạt động thu mua, chế biến cà phê của công ty, cách thức quản lý, tổ chức của công ty  Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu Sau khi thu thập được dữ liệu, tổng hợp và chọn lọc được những dữ liệu phù hợp, bắt đầu tiến hành phân tích dữ liệu bằng cách sử dụng các phương pháp như sau: - Phương pháp thống kê, phân tích - Phương pháp trình bày báo cáo dữ liệu sử dụng hình vẽ, đồ thị, biểu đồ để tổng quát hóa, khái quát hóa và so sánh để rút ra kết luận nghiên cứu 5. Phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu chính sách và hoạt động thu mua cà phê phục vụ nhu cầu xuất khẩu tại công ty Thực phẩm Miền Bắc trong thời gian qua và đề xuất hoàn thiện chính sách thu mua cà phê của công ty trong giai đoạn phát triển từ nay đến 2015 6. Ý nghĩa của nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu thành công sẽ có ý nghĩa quan trọng trong việc rèn luyện phương pháp và tư duy nghiên cứu đối với học viên và là tài liệu tham khảo trong quá trình đào tạo, nghiên cứu của các cơ sở đào tạo Đóng góp những luận cứ khoa học cho các nhà quản lý, hoạch định quá trình kinh doanh tại công ty Thực phẩm Miền Bắc cũng như các doanh nghiệp khác để đề ra chính sách phù hợp và thực thi hiệu quả chính sách và mục tiêu kinh doanh của mình góp phần phát triển kinh tế- xã hội 6 7. Kết cấu của luận văn Luận văn được bố cục làm 3 chương Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản để hoàn thiện chính sách thu mua, chế biến tại công ty thực phẩm miền Bắc Chương 2: Thực trạng xây dựng và triển khai chính sách thu mua chế biến cà phê của công ty thực phẩm Miền Bắc Chương 3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện chính sách thu mua chế biến cà phê của công ty thực phẩm Miền Bắc 7 CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN ĐỂ HOÀN THIỆN CHÍNH SÁCH THU MUA, CHẾ BIẾN CÀ PHÊ XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY THỰC PHẨM MIỀN BẮC 1.1 Một số khái niệm và thuật ngữ 1.1.1 Một số khái niệm  Chính sách kinh doanh Cho đến nay chưa có một định nghĩa thống nhất về chính sách. Thực tế đang tồn tại nhiều quan niệm, ý kiến khác nhau về chính sách. Song, quan điểm của F.Ellis được nhiều người tán thành, ông quan niệm, chính sách như là sự kết hợp của đường lối, mục tiêu và phương pháp mà một tổ chức, bao gồm cả chính phủ của một nước, lựa chọn đối với lĩnh vực kinh tế, kể cả các mục tiêu mà chính phủ tìm kiếm và sự lựa chọn các phương pháp để theo đuổi các mục tiêu đó. Như vậy, Fellis coi chính sách nhu sự kết hợp của đường lối , mục tiêu và các phương pháp mà một tổ chức lựa chọn để tạo ra tăng trưởng. Tổng hợp một số quan điểm trên thế giới và của Việt Nam chúng tôi cho rằng chính sách như một cách thức và hành động mà một tổ chức lựa chọn nhằm tác động vào sự phân bổ và các lợi ích của chủ thể hoạt động trong xã hội hay một lĩnh vực nhất định nào đó ( kinh tế, chính trị, xã hội, quốc phòng an ninh...) Đối với cách hiểu chính sách như trên có thể nêu một định nghĩa khái quát như sau: Chính sách kinh tế xã hội là một tổng thể quan điểm, tư tưởng, các giải pháp và công cụ mà nhà nước sử dụng để tác động lên các chủ thể kinh tế xã hội nhằm giải quyết các vấn đề chính sách, thực hiện những mục tiêu nhất 8 định theo định hướng mục tiêu tổng thể của đất nước. Trong một công ty, có chính sách kinh doanh chung của công ty, và mỗi một hoạt động tác nghiệp đều có chính sách riêng. Ví dụ, khi nói về chính sách chất lượng của một công ty, người ta quan niệm răng: Chính sách chất lượng là ý đồ, định hướng chung của một tổ chức về chất lượng do lãnh đạo cao nhất của tổ chức (doanh nghiệp) chính thức công bố. Như vậy, chính sách thu mua, hay chính sách chế biến cũng có thể định nghĩa là ý đồ, định hướng, mục tiêu thu mua và chế biến của công ty được công bố chính thức bởi lãnh đạo cao nhất của công ty.  Chính sách thu mua hàng hóa trong doanh nghiệp Chính sách thu mua hàng hóa trong doanh nghiệp là những chính sách nhằm mục tiêu chung nhất là cung cấp cho các doanh nghiệp những hàng hóa nhằm thỏa mãn thường xuyên đầy đủ nhất cho nhu cầu tiêu dùng về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa với chi phí thấp nhất như chính sách về sản phẩm thu mua, chính sách chất lượng sản phẩm thu mua, chính sách phát triển nguồn hàng thu mua...Như vậy, đó chính là những ý đồ, định hướng chung về hoạt động thu mua hàng hóa trong doanh nghiệp 1.1.2  Một số thuật ngữ Thu mua: Thu mua ( mua hàng) là khâu đầu tiên, mở đầu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng là hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa – tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tác thỏa thuận nhằm mục tiêu đạt được lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn về nhu cầu hàng hóa, nguyên vật liệu đáp ứng cho đầu vào hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc thỏa mãn nhu cầu tiêu 9 dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng hóa và thu tiền về. Đây là một quá trình phức tạp, đặc biệt được thể hiện trong đàm phán giữa các bên để đi đến thỏa thuận có thể chấp nhận được. Mặt khác, mua hàng phản ánh quan hệ pháp lý giữa người mua và người bán thông qua việc chuyển quyền sở hữu của hàng hóa và được sở hữu về tiền tệ. Mua hàng được định nghĩa là hoạt động nghiệp vụ kinh doanh của doanh nghiệp thương mại sau khi xem xét chào hàng, doanh nghiệp thương mại cùng với đơn vị bán hàng (nhà sản xuất kinh doanh hoặc của doanh nghiệp thương mại khác) thỏa thuận điều kiện mua bán, giao nhận, vận chuyển, thanh toán tiền hàng bằng hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc trao đổi hàng – tiền. 1.2 Sự cần thiết phải xây dựng và triển khai chính sách thu mua và chế biến trong cơ sở sản xuất kinh doanh cà phê 1.2.1. Các yếu tố cấu thành của hoạt động thu mua, chế biến Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp: Quá trình mua hàng là quá trình doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ sản xuất kinh doanh Kết quả là doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp một số tiền tương ứng với giá trị nguyên vật liệu, hàng hóa mua về theo giá thỏa thuận. Muốn làm tốt công tác quản trị mua hàng, khai thác tốt nhất cá nguồn hàng phục vụ cho kinh doanh thì trước tiên doanh nghiệp cần nắm bắt và thực hiện tốt các bước trong quy trình mua hàng. Mỗi bước trong quy trình mua hàng đều có một vai trò nhất đinh 10 Xác định nhu cầu Tìm và lựa chọn nhà cung úng Không thỏa mãn Thỏa mãn Đánh giá kết quả Thương lượng và đặt hàng Theo dõi kiểm tra giao nhận hàng hóa Hình 1.1 Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp 1.Xác định nhu cầu mua hàng Đây là bước công việc đầu tiên của quá trình mua hàng nhằm trả lời câu hỏi mua cái gì? Hay nói cách khác ở bước này nhà quản trị phải xác định nhu cầu mua hàng cả về số lượng, chất lượng, cơ cấu hàng hóa. Về số lượng hàng mua vào: Được căn cứ vào nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh cũng như kế hoạch dự trữ hàng hóa. Việc xác định nhu cầu được căn cứ vào công thức cân đối lưu chuyển hàng hóa. M + D1 = B+D2 + H ( Nếu có) Trong đó: M: Lượng hàng hóa cần mua ( nhập) vào trong toàn bộ kỳ kinh doanh. B: Lượng hàng hóa bán ra ( theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh D1: Lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp trong đầu kỳ kinh doanh. D2: Lượng hàng dự trữ cuối kỳ để chuẩn bị cho kỳ kinh doanh 11 H: Hao hụt hàng hóa trong kỳ kinh doanh. Từ công thức cân đối có thể xác định nhu cầu mua (nhập) vào trong kỳ như sau: M=B+D2+H-D1 công thức này dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng. Tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng mua vào của từng mặt hàng.  Về chất lượng hàng mua vào: Tùy thuộc vào nhu cầu về chất lượng hàng hóa bán ra của doanh nghiệp để xác định chất lượng hàng hóa mua vào theo mục tiêu chất lượng tối ưu. Điều quan trọng là, chất lượng hàng hóa mua vào có ảnh hưởng trực tiếp và mạnh mẽ đến chất lượng hàng bán ra. Do đó, để luôn luôn thỏa mãn khách hàng của mình, các cơ sở sản xuất kinh doanh phải thật sự coi trọng chất lượng sản phẩm mua vào. Muốn vậy, cần nhận thức rõ ràng rằng, nhà cung cấp vừa là đối tác kinh doanh vừa là bộ phận quan trọng góp phần thỏa mãn khách hàng của công ty.  Về cơ cấu chủng loại hàng mua vào: cũng dựa vào cơ cấu chủng loại hàng hóa bán ra của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh để xác định. Cần xác định rõ cơ cấu chủng loại sản phẩm mua vào một cách phù hợp để đảm bảo đủ cơ cấu chủng loại mà cơ sở muốn phục vụ khách hàng của mình, đồng thời đạt được mục tiêu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho công ty. 2. Tìm và lựa chọn các nhà cung cấp Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, khi mà khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, các phương tiện truyền thông càng hiện đại thì việc nắm bắt thông 12 tin càng trở nên nhanh hơn, chính xác hơn. Việc tìm kiếm các nhà cung cấp của doanh nghiệp cũng trở nên dễ dàng hơn. Các doanh nghiệp có thể tìm nhà cung cấp qua các phương tiện thông tin đại chúng, qua quảng cáo trên vô tuyến truyền hình, đài phát thanh, báo chí..., qua hội chợ triển lãm, qua hội nghị khoa học, qua các nhà môi giới, qua các mối quan hệ xã hội... Sau khi tìm đầy đủ các nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ lập một danh sách và tiến hành lựa chọn. Khi lựa chọn nhà cung cấp cần phải vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc: “ Không nên chỉ có một nhà cung cấp”. Muốn vậy phải xây dựng những tiêu chuẩn phù hợp đối với với việc lựa chọn nhà cung cấp, đồng thời nghiên cứu kỹ và toàn điện các nhà cung cấp tiềm năng trước khi đưa ra quyết định lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp với các tiêu chuẩn đã xây dựng.  Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có các nhà cung cấp (tức là những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc cần phải tìm kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc: “Nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì tiếp tục mua hàng của họ”.  Đối với những hàng hóa mới được đưa vào danh mục hàng kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải tiến hành nghiên cứu kỹ các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí sau: - Nhãn hiệu hàng hóa: Có nổi tiếng hay không, đã được khẳng định trên thị trường hay chưa... - Tài chính của nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chính lạnh mạnh hay đang ở thời kỳ thua lỗ và có khó khăn về tài chính. 13 - Những ưu đãi mà nhà cung cấp có thể dành cho doanh nghiệp – người mua: Ưu đãi về giá, vận chuyển ( Miến phí), thanh toán ( cho hưởng tín dụng hay không). - Uy tín của nhà cung cấp: Uy tín về chất lượng sản phẩm, uy tín trong việc giao nhận hàng hóa ( đúng thời hạn, đảm bảo số lượng, chất lượng). - Các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp. Sau khi tìm hiểu kỹ các nhà cung cấp trong và ngoài nước, các doanh nghiệp sẽ đi đến quyết định sẽ lựa chọn những nhà cung cấp nào và ai sẽ là nhà cung cấp chính. 3. Thương lượng và đặt hàng Trên cơ sở các nhà cung cấp đã được lựa chọn, các doanh nghiệp tiến hành thương lượng với các nhà cung cấp. Thương lượng là giai đoạn quan trọng của quá trình mua hàng.Trong thương lượng cần quan tâm tới các vấn đề sau: - Các tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hóa cần mua về mẫu mã, chất lượng, các phương Giá cả và sự dao động giá cả thị trường lúc giao hàng có biến động - Phương thức thanh toán ( trả bàng tiền mặt hay chuyển khoản, trả ngay hay trả sau...) - Phương thức giao nhận hàng( Giao tại kho người cung ứng hay giao tại kho doanh nghiệp), thời gian giao hàng... Thương lượng thực chất là đàm phán vì thế để đàm phán thành công thì chúng ta với tư cách là người mua phải giành được sự chủ động với những nhà cung cấp. 14 Sau khi đã thỏa thuận các điều kiện trong thương lượng doanh nghiệp sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp đã lựa chọn hoặc lập đơn hàng. Hợp đồng phải đảm bảo lợi ích hợp lý của cả hai bên mua bán. Hợp đồng phải được ký kết trên cơ sở các quy định của pháp luật. Nội dung hợp đồng mua càng cụ thể, chi tiết càng tốt. Nhìn chung, hợp đồng phải thể hiện những nội dung sau: - Tên, địa chỉ các bên mua bán hoặc người đại diện cho các bên. - Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hóa. - Đơn giá và phương pháp tính giá. - Phương thức và điều kiện thanh toán ( thời gian thanh toán, hình thức và phương tiện thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán nếu có...) - Doanh nghiệp dùng hợp đồng mua bán đối với những lô hàng lớn, có giá trị cao, những lô hàng thường xên thì doanh nghiệp nên dùng đơn đặt hàng. Còn đối với những lô hàng nhỏ, lẻ thì dùng đơn bán hàng. 4. Tổ chức thực hiện việc giao nhận và kiểm tra theo dõi Tổ chức thực hiện việc giao nhận hàng là quá trình thực hiện đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán và đưa hàng hóa vào các cơ sở của doanh nghiệp (Cửa hàng bán lẻ, kho hàng hóa). Nội dung nhập hàng bao gồm giao nhân hàng hóa và vận chuyển. Giao nhận hàng hóa là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa nguồn hàng và doanh nghiệp thương mại. Quá trình giao nhậncó thể tại kho của nguồn hàng hoặc cơ sở doanh nghiệp thương mại. Nội dung giao nhận hàng hóa bao gồm tiếp nhân số lượng và chất lượng hàng hóa, làm chứng từ 15 nhập hàng. Việc vận chuyển hàng hóa do ai chịu trách nhiệm thì tùy thuộc vào điều khoản ký kết trong hợp đồng. Dù trách nhiệm vận chuyển thuộc về bên nào, cần có phương án vận chuyển hàng hóa tối ưu nhằm đảm bảo tính vẹn toàn về số lượng, tránh những ảnh hưởng không tốt tới chất lượng hàng hóa, đồng thời tiết kiệm chi phí vận chuyển. Tùy thuộc vào việc thiết lập quan hệ giữa mua và bán giữa doanh nghiệp thương mại với khách hàng và nguồn hàng, mà có 2 phương thức nhập hàng: Nhập hàng qua kho và nhập hàng chuyển thẳng. Về mặt tác nghiệp quan hệ kinh tế, sao khi giao nhận là kết thức một lần mua hàng, nhưng theo góc độ quản trị, sau khi giao nhận hàng hóa, cần phải tiến hàng hạch toán nghiệp vụ nhập hàng nhằm cung cấp thông tin về tình hình nhập hàng để kiểm soát hoạt động mua hàng. Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng, tuy nhiên cần thực thi một cách có hiệu lực những cam kết đã ký giữa hai bên để đảm bảo đúng thời gian, số lượng, chất lượng hàng nhập. Tổ chức tốt mạng lưới thông tin trong nội bộ doanh nghiệp, giữa doanh nghiệp với các nhà cung cấp và với mạng lưới đại lý thu mua sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được toàn bộ hoạt động mua hàng nói chung và với việc giao nhận nói riêng. 5. Đánh giá kết quả mua hàng. Sau mỗi lần mua hàng (kết thúc hợp đồng mua hàng) doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng đã được xác định ngay từ đầu cũng nhu mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. 16 Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng như những mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lường được sự đóng góp của từng cá nhân, từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận. 1.2.2 Nội dung của chính sách thu mua chế biến của công ty  Chính sách về sản phẩm – Product: Tập hợp sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung ứng cho thị trường mục tiêu. Do vậy, chính sách sản phẩm hàng hóa bao gồm các quyết định về chủng loại hàng hóa, danh mục hàng hóa, nhãn hiệu, bao bì, bao gói hàng hóa, tạo ưu thế sản phẩm, thiết kế phát triển sản phẩm mới.  Chính sách chất lượng sản phẩm: Chất lượng hàng hóa là yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới chất lượng của sản phẩm và khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp, nhất là trong điều kiện hiện nay khi mà cung luôn có xu hướng nhu cầu lớn hơn. Vì vậy hàng hóa phải đảm bảo chất lượng tối ưu chứ không phải là chất lượng tối đa.  Chính sách về giá thu mua - Price : Số tiền mà khách hàng chi trả để được quyền sử dụng và sở hữu hàng hóa. Do vậy, chính sách giá cả bao gồm các quyết định về chiến lược định giá, lựa chọn phương pháp định giá.  Chính sách về khai thác và phát triển nguồn hàng thu mua: Lựa chọn phương thức thu mua và tìm kiếm nguồn hàng thu mua là cũng là một trong chính sách quan trọng tác động tới chính sách thu mua cà phê của doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào loại hình doanh nghiệp thương mại mà có thể có các phương thức mua hàng khác nhau. Cụ thể: 17 -. Đối với các doanh nghiệp thương mại nội địa, việc mua hàng có thể được thực hiện theo hai phương thức: phương thức mua hàng trực tiếp và phương thức chuyển hàng. + Mua hàng theo phương thức trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế được ký kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến đơn vị bán để nhận hàng theo quy định trong hợp đồng hay để mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất, tại thị trường và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá về doanh nghiệp. + Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế được ký hoặc đơn đặt hàng, chuyển hàng tới cho bên mua, giao hàng tại kho của bên mua hay tại địa điểmdo bên mua quy định trước. - Đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất - nhập khẩu hàng hoá, việc mua hàng nhập khẩu cũng có thể được tiến hành theo hai phương thức: nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. + Nhập khẩu trực tiếp là phương thức kinh doanh mà trong đó đơn vị tham gia hoạt động nhập khẩu trực tiếp đàm phán, kýkết hợp đồng với nước ngoài; trực tiếp nhận hàng và thanh toán tiền hàng. + Nhập khẩu uỷ thác là phương thức kinh doanh mà trong đó đơn vị tham gia hoạt động nhập khẩu (có đăng ký kinh doanh xuất - nhập khẩu, có giấy phép xuất - nhập khẩu) không đứng ra trực tiếp đàm phán với nước ngoài mà phải nhờ qua một đơn vị xuất - nhập khẩu có uy tín thực hiện hoạt động nhập khẩu cho mình. Như vậy, đối với phương thức nhập khẩu uỷ thác, sẽ có hai bên tham gia trong hoạt động nhập khẩu, gồm: bên giao uỷ thác nhập khẩu (bên uỷ thác) và bên nhận uỷ thác nhập khẩu (bên nhận uỷ thác).  Các chính sách hỗ trợ khác – promotion: Các hoạt động hỗ trợ chủ yếu là các hoạt động hỗ trợ của bên mua với các chủ thể thuộc bên bán, có thể là 18 cá nhân hay tổ chức, nhằm giúp quá trình mua hiệu quả, đồng thời tạo ra mối quan hệ cùng có lợi để duy trì nguồn hàng ổn định. Việc hỗ trợ hay xúc tiến của bên mua có thể là việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật trong việc tổ chức các nguồn hàng. Chẳng hạn các cơ sở thu mua sản phẩm nông nghiệp có thể hỗ trợ những người nông dân về tư liệu sản xuất, phân bón, thuốc trừ sâu, bao tiêu sản phẩm, các phương tiện vận chuyển, các giải pháp kỹ thuật và những điều kiện khác nhằm đảm bảo chắc chắn rằng, với điều kiện sản xuất và kinh doanh như vậy, nguồn hàng mà công ty mua sẽ được sản xuất trong điều kiện đảm bảo chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng mục tiêu của công ty kinh doanh hoặc đáp ứng nhu cầu khách hàng nhập khẩu. Tùy thuộc vào những cam kết ràng buộc, mục tiêu khai thác nguồn hàng, tầm quan trọng của nguồn hàng được lựa chọn mà doanh nghiệp khi mua hàng có những phương thức hỗ trợ nguồn hàng một cách phù hợp và hiệu quả nhất nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm hàng hóa, duy trì khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững của mình. 1.2.3. Vai trò của chính sách thu mua chế biến trong doanh nghiệp Chính sách thu mua, chế biến có vai trò vô cùng quan trọng vì quá trình thu mua, chế biến là các khâu đầu tiên của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Cần có chính sách thu mua hợp lý, chính xác để có được sản phẩm tốt nhất, chất lượng tốt nhất, chọn được nhà cung cấp tốt nhất đem lại lợi ích kinh tế cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, ta còn có thể xác định được phương thức thu mua hợp lý, giả cả hợp lý, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ có khả năng cạnh tranh cao trên thị trường nếu giá thành của họ thấp. Điều này phụ thuộc vào chi phí mua hàng của doanh nghiệp bao gồm: giá cả mua hàng và cả những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng. 19 Chính sách mua hàng nhằm mục tiêu chung nhất là cung cấp cấp cho các doanh nghiệp những hàng hóa nhằm thỏa mãn thường xuyên đầy đủ nhất cho nhu cầu tiêu dùng về mặt số lượng chất lượng, chủng loại hàng hóa với chi phí thấp nhất. Do đó, cần có chính sách thu mua và chế biến hợp lý để giảm thiểu chi phí kinh doanh - Chính sách thu mua chế biến còn đem lại sự đảm bảo nguồn nguyên liệu cho chế biến hàng hóa cung cấp ra thị trường tránh tình trạng gián đoạn trong kinh doanh. - Một vai trò không kém phần quan trọn của chính sách mua là duy trì được mối quan hệ cùng có lợi với nhà cung cấp. Do đó có thể duy trì nguồn hàng ổn định về số lượng và luôn đảm bảo về chất lượng. như vậy, với chính sách thu mua chế biến hợp lý, nhà cung cấp có thể trở thành một bộ phận cấu thành của doanh nghiệp, phối hợp chặt chẽ với doanh nghiệp để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng hiện hữu và tương lai của mình để phát triển kinh doanh ổn định, tăng lợi nhuận, tăng thu nhập và phát triển bền vững.  Mục tiêu chi phí. Trong kinh doanh những hàng hóa chất lượng nhu nhau, nhưng nếu giá cả thấp sẽ tạo điều kiện tiêu thụ hàng hóa nhanh hơn. Vì vậy, phấn đấu giảm chi phí là yếu tố quan trọng. Muốn thực hiện được mục tiêu này với những mặt hàng đáp ứng yêu cầu kinh doanh doanh nghiệp cần phải phấn đấu mua với giá rẻ nhấp, chi phí mua hàng thấp nhất.  Mục tiêu chất lượng Chất lượng hàng hóa là yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới tiêu thụ và khả năng cạnh tranh thành công của doanh nghiệp, nhất là trong điều kiện hiện nay 20 cung luôn luôn có xu hướng lớn hơn cầu. Vì vậy, hàng hóa phải đảm bảo chất lượng tối ưu chứ không phải là tối đa. Ở đây chất lượng theo quan điểm của người mua là chất lượng phù hợp nhất với một nhu cầu xác định  Mục tiêu an toàn Để tránh gián đoạn dự trữ của doanh nghiệp, cần phải tìm được người cung ứng đảm bảo giao hàng đều đặn, đúng thời hạn. Giao hàng đúng thời hạn đảm bảo doanh nghiệp luôn có hàng để bán. Vì vậy, quan trọng là người cung ứng cần phải tuân thủ đúng thời hạn đã dự kiến. 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới chính sách mua hàng của doanh nghiệp 1.3.1 Nhân tố khách quan  Chủ trương, chính sách của đảng, nhà nước Chủ trương, chính sách của đảng, nhà nước là nhân tố tác động gián tiếp quan trọng tới chính sách thu mua, chế biến của doanh nghiệp: như các chính sách tài chính, thuế, tỉ giá hối đoái, lãi xuất tín dụng và các chính sách thu mua, hỗ trợ của nhà nước....Các chính sách của nhà nước tác động trực tiếp tới chính sách thu mua của doanh nghiệp  Môi trường kinh doanh: Cơ sở hạ tầng như hệ thống giao thông vận tải, thông tin liên lạc, nó ảnh hưởng nhất định đến quá trình mùa hàng, chẳng hạn nó ảnh hưởng tới chi phí vận chuyển, chi phí giao dịch và thực hiện hợp đồng... điều này có nghĩa là nó sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh. Môi trường nhân khẩu, phong tục, tập quán, thói quen trong tiêu dùng hoặc trong kinh doanh của mỗi dân tộc, mỗi quốc gia., tốc độ gia tăng dân số, thu