Tài liệu Hoàn công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh thiết bị và xây dựng hà nội

Luận văn tốt nghi ệp H ọc viện t ài chính LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay trong nền kinh tế quốc dân nói chung và trong từng doanh nghiệp xây lắp nói riêng đã không ngừng được đổi mới và phát triển cả hình thức, quy mô và hoạt động xây lắp. Cho đến nay cùng với chính sách mở cửa, các doanh nghiệp tiến hành hoạt động xây lắp đã góp phần quan trọng trong việc thiết lập nền kinh tế thị trường và đẩy nền kinh tế hàng hoá trên đà ổn định và phát triển. Thực hiện hạch toán trong cơ chế hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp xây lắp phải tự lấy thu bù chi, tự lấy thu nhập của mình để bù đắp những chi phí bỏ ra và có lợi nhuận. Để thực hiện những yêu cầu đó các đơn vị phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình thi công từ khi bỏ vốn ra cho đến khi thu được vốn về, đảm bảo thu nhập cho đơn vị thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với NSNN và thực hiện tái sản xuất mở rộng. Muốn vậy các đơn vị xây lắp phải thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp, trong đó biện pháp quan trọng hàng đầu không thể thiếu được là thực hiện quản lý kinh tế trong mọi hoạt động xây lắp của doanh nghiệp.Kế toán là một trong những công cụ có hiệu quả nhất để phản ánh khách quan và giám đốc có hiệu quả quá trình hoạt động xây lắp của doanh nghiệp. Chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố của qúa trình sản xuất kinh doanh, thông thường chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn khoảng từ 70% giá trị công trình. Vì thế công tác quản lý nguyên vật liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng, thông qua công tác quản lý nguyên vật liệu có thể làm tăng hoặc giảm giá thành công trình. Từ đó buộc các doanh nghiệp phải quan tâm tới việc tiết kiệm triệt để chi phí nguyên vật liệu, làm sao cho với một lượng chi phí nguyên vật liệu như cũ sẽ làm ra được nhiều sản phẩm xây lắp hơn, tức là làm cho giá thành giảm đi mà vẫn đảm bảo chất lượng. Bởi vậy làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu là nhân tố quyết định làm hạ thấp chi phí giảm giá thành, tăng thu nhập cho doanh nghiệp, đây là một yêu 1 GVHD:T.S Nguyễn Thu Hoài SVTH: Hoàng Hà Linh Luận văn tốt nghi ệp H ọc viện t ài chính cầu thiết thực, một vấn đề đang được quan tâm nhiều trong quá trình thi công xây lắp của các doanh nghiệp xây lắp hiện nay. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu trong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH thiết bị và xây dựng Hà Nội em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu đề tài: "Hoàn công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH thiết bị và xây dựng Hà Nội" làm luận văn tốt nghiệp của mình. Trong quá trình nghiên cứu về lý luận thực tế để hoàn thành đề tài. Em nhận được sự tận tình giúp đỡ của thạc sĩ Nguyễn Thu Hoài và các thầy cô giáo trong khoa kế toán Học Viện Tài Chính cùng các anh chị, các cô , chú phòng tài chính kế toán công ty TNHH thiết bị và xây dựng Hà Nội. Kết hợp với kiến thức học hỏi ở trường và sự nỗ lực của bản thân nhưng do thời gian và trình độ chuyên môn còn hạn chế, nên luận văn của em không thể tránh khỏi những thiếu sót.Nội dung của đề tài được chia làm 3 chương: Chương I: Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp xây lắp. Chương II: Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH thiết bị và xây dựng Hà Nội. Chương III: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH thiết bị và xây dựng Hà Nội. 2 GVHD:T.S Nguyễn Thu Hoài SVTH: Hoàng Hà Linh Luận văn tốt nghi ệp H ọc viện t ài chính CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP _______o0o_______ 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp. 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của tư liệu sản xuất, nguyên vật liệu là đối tượng của lao động đã qua sự tác động của con người. Trong quá trình thi công xây dựng công trình, chi phí sản xuất cho ngành xây lắp gắn liền với việc sử dụng nguyên nhiên vật liệu, máy móc và thiết bị thi công và trong quá trình đó vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành lên sản phẩm công trình. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong doanh nghiệp xây lắp chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn từ 65%- 70% trong tổng giá trị công trình. Do vậy việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời hay không có ảnh hưởng to lớn đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất (tiến độ thi công xây dựng) của doanh nghiệp, việc cung cấp nguyên vật liệu còn cần quan tâm đến chất lượng, chất lượng các công trình phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng của nguyên vật liệu mà chất lượng công trình là một điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp có uy tín và tồn tại trên thị trường. Trong cơ chế thị trường hiện nay việc cung cấp nguyên vật liệu còn cần đảm bảo giá cả hợp lý tạo điều kiện cho doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả. Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có vị trí hết sức quan trọng đối với 3 GVHD:T.S Nguyễn Thu Hoài SVTH: Hoàng Hà Linh Luận văn tốt nghi ệp H ọc viện t ài chính hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, nếu thiếu nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ thì không thể tiến hành được các hoạt động sản xuất vật chất nói chung và qúa trình thi công xây lắp nói riêng. Trong qúa trình thi công xây dựng công trình, thông qua công tác kế toán nguyên vật liệu có thể đánh giá những khoản chi phí chưa hợp lý, lãng phí hay tiết kiệm. Bởi vậy cần tập trung quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm trong chừng mực nhất định, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội. 1.1.2 Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp. Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất mang tính chất công nghiệp, sản phẩm của ngành xây dựng là những công trình, hạng mục công trình có quy mô lớn, kết cấu phức tạp và thường cố định ở nơi sản xuất (thi công) còn các điều kiện khác đều phải di chuyển theo địa điểm xây dựng. Từ đặc điểm riêng của ngành xây dựng làm cho công tác quản lý, sử dụng nguyên vật liệu phức tạp vì chịu ảnh hưởng lớn của môi trường bên ngoài nên cần xây dựng định mức cho phù hợp với điều kiện thi công thực tế. Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau. Hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hóa của mọi tầng lớp trong xã hội. Việc sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, có kế hoạch ngày càng được coi trọng. Công tác quản lý nguyên vật liệu là nhiệm vụ của tất cả mọi người 4 GVHD:T.S Nguyễn Thu Hoài SVTH: Hoàng Hà Linh Luận văn tốt nghi ệp H ọc viện t ài chính nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao mà hao phí lại thấp nhất. Công việc hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ ảnh hưởng và quyết định đến việc tính toán giá thành, cho nên để đảm bảo tính chính xác của việc tính toán giá thành thì trước hết cũng phải kế toán nguyên vật liệu chính xác. Để làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụnkhâu thu mua: ở khâu này phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.  ở khâu bảo quản: Doanh nghiệp phải quan tâm đến việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi thực hiên đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh hư hỏng mất mát, hao hụt đảm bảo an toàn vật liệu.  ở khâu sử dụng: Cần sử dụng hợp lý tiết kiệm tuân theo các định mức tiêu hao đã đề ra. Điều này rất quan trọng trong việc phấn đấu hạ giá thành và nó phụ thuộc vào ý thức làm việc của người lao động. Chú ý đến việc thu hồi phế liệu.  ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định mức tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng không kịp thời hoặc ngây tình trang ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Mặt khác phải đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với đặc diểm kỹ thuật, tính chất lý - hoá học và đặc điểm của từng loại vật liệu. * ở khâu thu mua :nguyên vật liệu phải được quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua 5 GVHD:T.S Nguyễn Thu Hoài SVTH: Hoàng Hà Linh Luận văn tốt nghi ệp H ọc viện t ài chính theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tóm lại, quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp luôn được các nhà quản lý quan tâm. 1.1.3 Vai trò,nhiệm vụ kế toán trong việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Trong công tác quản lý san xuất kinh doanh,kế toán là công cụ phục vụ việc quản lý kinh tế vì thế để đáp ứng một cách khoa học, hợp lý xuất phát từ đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ, từ yêu cầu quản lý nguyên vật liệu,từ chức năng của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện các nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất và tồn kho vật liệu. Tính giá thành thực tế vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua nguyên vật liệu tư về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại cho quá trình thi công xây lắp. - Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật kế toán nguyên vật liệu, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ kế toán ban đầu về nguyên vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. 6 GVHD:T.S Nguyễn Thu Hoài SVTH: Hoàng Hà Linh Luận văn tốt nghi ệp H ọc viện t ài chính - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất. Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp 1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp xây lắp nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau, với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho kế hoạch quản trị … cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ.Việc phân loại nguyên vật liệu căn cứ vào: - Phân loại nguyên vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình thi công xây lắp: + Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm.Trong ngành xây dựng cơ bản còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật kết cấu và thiết bị xây dựng. Các loại vây liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành lên sản phẩm của đơn vị xây dựng, các hạng mục công trình xây dựng nhưng chúng có sự khác nhau. Vật liệu xây dựng là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến được sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạo lên sản phẩm như hạng mục công trình, công trình xây dựng như gạch, ngói, xi măng, sắt, thép… Vật kết cấu là những bộ phận của công trình xây dựng mà đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây 7 GVHD:T.S Nguyễn Thu Hoài SVTH: Hoàng Hà Linh Luận văn tốt nghi ệp H ọc viện t ài chính dựng của đơn vị mình như thiết bị vệ sinh, thông gió, truyền hơi ấm, hệ thống thu lôi… + Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm. Vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất lượng vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ thi công, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm. Trong ngành xây dựng cơ bản gồm: sơn, dầu, mỡ… phục vụ cho quá trình sản xuất. + Nhiên liệu: Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong qúa trình thi công, kinh doanh tạo điều kiện cho qúa trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, khí, rắn như: xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động. + Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất… + Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản. + Vật liệu khác: là loại vật liệu không được xếp vào các loại vât liệu kể trên.Loại này bao gồm phế liệu, là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi công xây lắp như gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Phân loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình dự toán , thu mua và quản lý tốt số lượng nguyên vật liệu cho mỗi công trình, đưa ra được các biện pháp nhằm tiết sử dụng hợp lý đúng đắn chủng loại nguyên vật liệu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong quá trình thi công công trình. 8 GVHD:T.S Nguyễn Thu Hoài SVTH: Hoàng Hà Linh Luận văn tốt nghi ệp H ọc viện t ài chính - Phân loại nguyên vật liệu theo mục đích sử dụng: Theo mục đích sử dụng, nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp được chia thành: + Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho việc thi công, xây dựng các công trình như: xi măng, cát, sỏi.. + Nguyên vật liêuh dùng cho các nhu cầu khác: nguyên vật liệu dùng cho quản lý xây dựng(xăng, dầu…),dùng cho quản lý doanh nghiệp.. Việc phân loại nguyên vật liệu theo mục đích sử dụng, giúp doanh nghiệp có kế hoạch dự toán số lượng từng loại nguyên vật liệu,phát huy hiệu quả công dụng của mỗi loại nguyên vật liệu nhằm đạt được mục đích sử dụng, đồng thời quản lý tốt với mỗi loại nguyên vật liệu đó. - Phân loại nguyên vật liệu theo nguồn nhập nguyên vật liệu: + Nguyên vật liệu mua ngoài. + Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến. + Vật liệu tự gia công chế biến Việc phân loại theo nguồn nhập nguyên vật liệu giúp doanh nghiệp có quyết định đúng đắn ngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồn nguyên vật liệu, địa điểm giao hàng, thời hạn cung cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cước phí vận chuyển, bốc dỡ…dự toán được những biến động về cung cầu và giá cả vật tư trên thị trường để đề ra biện pháp thích ứng. Đồng thời thông qua thanh toán kế toán vật liệu cần kiểm tra lại giá mua vật liệu, công cụ dụng cụ, các chi phí vận chuyển và tình hình thực hiện hợp đồng của người bán vật tư, người vận chuyển.. Tuỳ thuộc vào yêu quản lý và công ty kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, 9 GVHD:T.S Nguyễn Thu Hoài SVTH: Hoàng Hà Linh Luận văn tốt nghi ệp H ọc viện t ài chính từng thứ một cách chi tiết hơn bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu. Trong đó mỗi loại, nhóm, thứ vật liệu được sử dụng một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số thập phân để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy cách của vật liệu. Ký hiệu đó được gọi là sổ danh điểm vật liệu và được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp. 1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu Do đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ có nhiều thứ, thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yều cầu của công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ phải phản ánh kịp thời hàng ngày tình hình biến động và hiện có của vật liệu, công cụ dụng cụ nên trong công tác kế toán cần thiết phải đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ. Đánh giá vật liệu công cụ dụng cụ theo giá thực tế. - Giá gốc(giá thực tế) nguyên vật liệu nhập kho: Tuỳ theo nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ được xác định như sau: + Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá thực tế nhập kho: Gi¸ thùc tÕ nhËp kho = Gi¸ mua ghi trªn ho¸ ®¬n + C¸c kho¶n thuÕ nhËp khÈu thuÕ kh¸c (nÕu cã) + Chi phÝ mua thùc tÕ C¸c kho¶n chiÕt khÊu (Chi phÝ vËn chuyÓn bçc xÕp) gi¶m gi¸ (nÕu cã) + Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chê biến: Gi¸ thùc tÕ Gi¸ thùc tÕ Chi phÝ gi¸ c«ng nhËp kho = xuÊt kho + chÕ biÕn + Đối với công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến: 10 GVHD:T.S Nguyễn Thu Hoài SVTH: Hoàng Hà Linh Luận văn tốt nghi ệp Gi¸ thùc tÕ nhËp kho = H ọc viện t ài chính Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt thuª chÕ biÕn + Chi phÝ vËn chuyÓn bèc dì ®Õn n¬i thuª chÕ biÕn + Sè tiÒn ph¶i tr¶ cho ®¬n vÞ gia c«ng chÕ biÕn + Đối với trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì giá thực tế vật liệu nhận vốn góp liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và công nhận. + Đối với phế liệu, phế phẩm thu hồi được đánh giá theo giá ước tính. Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho: Nguyên vật liệu được thu mua và nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Khi xuất kho kế toán phải tính toán xác định được giá thực tế xuất kho cho từng nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau. Theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính giá trị thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho có thể áp dụng một trong các phương phap sau: Phương pháp tính theo đơn giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số liệu vật liệu xuất dùng và đơn giá bình quân vật liệu tồn đầu kỳ. Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lượng Vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân vật liệu Trong đó: Giá đơn vị bình quân theo từng phương pháp như sau: + Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ ( Tháng, quý ) : Giá đơn vị = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ 11 GVHD:T.S Nguyễn Thu Hoài SVTH: Hoàng Hà Linh Luận văn tốt nghi ệp H ọc viện t ài chính Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ bình quân + Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập: Giá thực tế vật liệu trước và sau từng đợt nhập Giá đơn vị = bình quân Lượng thực tế vật liệu trước và sau từng đợt nhập + Phương pháp tính theo giá thực tế nhập trước - xuất trước: Theo phương pháp này phải xác định được đơn giá nhập kho thực tế của từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc và tính theo giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước. Số còn lại (tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhận trước) được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Như vậy giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lấn mua vào sau cùng. + Phương pháp tính theo giá thực tế nhập sau - xuất trước: Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối. Sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho. Như vậy giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ. +Tính theo giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này, căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô hàng xuất kho để tính trị giá mua thực tế của lô hàng xuất kho. 12 GVHD:T.S Nguyễn Thu Hoài SVTH: Hoàng Hà Linh Luận văn tốt nghi ệp H ọc viện t ài chính + Ưu điểm: Giúp kế toán thuận lợi trong việc tính giá vật liệu, phả ánh được các mối quan hệ giữa hiện vật và giá trị + Nhược điểm: Phải theo dõi chi tiết vật liệu nhập kho theo từng lần và giá trị thực tế của vật liệu xuất kho sẽ không sát với giá thực tế trên thi trường. 1.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại doanh nghiệp xây lắp. Nguyên vật liệu là một trong những đối tượng kế toán, là loại tài sản cần phải tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả hiện vật, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ… và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết về lựa chọn, vận dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng. 1.3.1 Chứng từ sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định 1141/ TC/QĐ/CĐkếtoán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm: - Phiếu nhập kho (01 - VT) - Phiếu xuất kho (02 - VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (08 - VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (02 - BH) 13 GVHD:T.S Nguyễn Thu Hoài SVTH: Hoàng Hà Linh Luận văn tốt nghi ệp H ọc viện t ài chính - Hoá đơn cước phí vận chuyển (03 - BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thấp nhất theo Quy định của Nhà nước các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (04 - VT), Biên bản kiểm nghiệm vật tư (05 - VT) phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (07 - VT)… Tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động thành phần kinh tế, tình hình sở hữu khác nhau. Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, do đó kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan. 1.3.2 Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu: Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu do nhiều bộ phận tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu,hàng ngày được thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán doanh nghiệp. Trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu thủ kho và kế toán vật liệu phải tiến hành hạch toán kịp thời, tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu hàng ngày theo từng loại . Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong việc ghi chép và thẻ kho, cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán đã hình thành nên phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, giữa kho và phòng kế toán. 14 GVHD:T.S Nguyễn Thu Hoài SVTH: Hoàng Hà Linh Luận văn tốt nghi ệp H ọc viện t ài chính Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán vật liệu giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện theo các phương pháp sau: - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu lưu chuyển - Phương pháp sổ số dư Phương pháp thẻ song song Nội dung: - Ở kho: việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho phải triểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ xuất, nhập đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. - Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản, sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng. Tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu theo từng nhóm, loại nguyên vật liệu.Có thể khái quát, nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau: 15 GVHD:T.S Nguyễn Thu Hoài SVTH: Hoàng Hà Linh Luận văn tốt nghi ệp H ọc viện t ài chính Sơ đồ 1.1 Kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn Ghi chú: : Ghi hàng ngày hoặc định kỳ : Đối chiếu kiểm tra : Ghi cuối tháng + Ưu điểm: với tư cách kiểm tra, đối chiếu như trên, phương pháp thẻ song song có ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động về số hiện có của từng loại vật liệu theo số liệu và giá trị của chúng. + Nhược điểm: tuy nhiên theo phương pháp thẻ song song có nhược điểm lớn là việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán cần trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượg công việc ghi chép quá lớn nếu chủng loại vật tư nhiều và tình hình nhập, xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày. Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng của kế toán. Phương pháp thẻ song song được áp dụng thích hợp trong các doanh 16 GVHD:T.S Nguyễn Thu Hoài SVTH: Hoàng Hà Linh Luận văn tốt nghi ệp H ọc viện t ài chính nghiệp có ít chủng loại vật liệu,khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập, xuất ít, không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: - ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song. - ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho dùng cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi và về chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Chứng từ xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Ghi chú: i chiếu luân : Ghi hàng ngày hoặc định kỳ chuyển 17 GVHD:T.S Nguyễn Thu Hoài SVTH: Hoàng Hà Linh Luận văn tốt nghi ệp H ọc viện t ài chính : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra +Ưu điểm: phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có ưu điểm là giảm được khối lượng ghi chép của kế toán do chỉ ghi một kỳ vào cuối tháng. +Nhược điểm: việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị) công việc kế toán dồn vào cuối tháng, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chi tiến hành được vào cuối tháng do trong tháng kế toán không ghi sổ. Tác dụng của kế toán trong công tác quản lý bị hạn chế. Với những doanh nghiệp, ưu nhược điểm nêu trên phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình kế toán nhập, xuất hàng ngày. Phương pháp sổ số dư: Nội dung phương pháp sổ số dư kế toán chi tiết nguyên vật liệu giữa kho và phòng kiết kế như sau: - ở kho: Thủ kho cũng là thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho, nhưng cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tách trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng. - ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập, xuất. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho theo từng nhóm, loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. 18 GVHD:T.S Nguyễn Thu Hoài SVTH: Hoàng Hà Linh Luận văn tốt nghi ệp H ọc viện t ài chính Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kế tổng hợp nhập, xuất tồn (cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ1.3: Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Sổ số dư Bảng kê nhập Bảng kê xuất Bảng luỹ kế xuất Bảng lũy kế nhập Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn Ghi chú: : Ghi hàng ngày hoặc định kỳ : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt được khối lượng công việc ghi sổ kế toán do chỉ tiêu ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị và theo nhóm, loại vật liệu. Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế toán phục vụ công tác lãnh 19 GVHD:T.S Nguyễn Thu Hoài SVTH: Hoàng Hà Linh Luận văn tốt nghi ệp H ọc viện t ài chính đạo và quản lý ở doanh nghiệp, thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyên của kế toán đối với việc nhập, xuất vật liệu hàng ngày. Và phương pháp này cũng có nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị, theo nhóm, loại vật liệu nên qua số liệu kế toán không thể không nhận biết được số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra khi đối chiếu, kiểm tra số liệu ở sổ số dư và bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nếu không khớp đúng thì việc kiểm tra để phát hiện sự nhầm lẫn, sai sót trong việc ghi số sẽ có nhiều khó khăn, phức tạp và tốn nhiều công sức. Phương pháp sổ số dư được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế (chứng từ nhập, xuất) về nhập, xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho, yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ cán bộ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao. 1.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp Nguyên vật liệu là tài sản lao động, thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp, đối với doanh nghiệp xây lắp, kế toán tổng hợp ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1.4.1 Nội dung phương pháp và tài khoản sử dụng Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng, thành phẩm, hàng hoá… trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập, xuất hàng tồn kho. Như vậy xác định giá trị thực tế vật liệu xuất dùng được căn cứ vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào 20 GVHD:T.S Nguyễn Thu Hoài SVTH: Hoàng Hà Linh