Tài liệu Hệ thống thông tin quản lý tại công ty cổ phần chứng khoán thành phố hồ chí minh

  • Số trang: 81 |
  • Loại file: DOC |
  • Lượt xem: 53 |
  • Lượt tải: 0
nhattuvisu

Đã đăng 27125 tài liệu

Mô tả:

1 PHẦN MỞ ĐẦU...........................................................................................................3 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP..................................................................................8 1.1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ.......8 1.1.1. Khái niệm về thông tin......................................................................................8 1.1.2. Khái niệm hệ thống thông tin............................................................................9 1.1.3 Phân loại hệ thống thông tin..........................................................................13 1.1.4. Vai trò của thông tin và hệ thống thông tin trong quản lý...............................18 1.3. XU THẾ PHÁT TRIỂN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ............19 1.4. SỰ CẦN THIẾT NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CHỨNG KHOÁN.....................................................................20 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TẠI HSC............................................................................................................... 22 2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HSC.........................................................................22 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty...............................................23 2.1.2. Cơ cấu tổ chức hoạt động................................................................................26 2.1.3. Các sản phẩm và dịch vụ.................................................................................27 2.1.4 Các chỉ tiêu tài chính của HSC qua các năm....................................................30 2.2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TẠI HSC.....................................................................................................................32 2.2.1. Phân tích mô hình tổng thể của hệ thống thông tin quản lý tại HSC...............32 2.2.2. Phân tích Hệ thống thông tin điều hành..........................................................38 2 2.2.3. Phân tích hệ thống thông tin trợ giúp quyết định............................................40 2.2.4 Phân tích Hệ thống thông tin tác nghiệp phục vụ hoạt động môi giới..............45 2.3. ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI HSC..............52 2.3.1. Đánh giá công tác về tổ chức, quản lý, cơ chế chính sách...............................52 2.3.2. Đánh giá về cách vận hành.............................................................................54 2.3.3. Đánh giá về đào tạo người sử dụng.................................................................59 2.3.4. Đánh giá hiệu quả sử dụng..............................................................................60 CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT ĐỂ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TẠI HSC..........................................................................................61 3.1. NHỮNG YÊU CẦU ĐỔI MỚI VÀ PHÁT TRIỂN CỦA HSC........................61 3.1.1. Những yêu cầu đổi mới và phát triển của chứng khoán và thị trường chứng khoán nói chung........................................................................................................61 3.1.2. Những yêu cầu đổi mới của hệ thống thông tin quản lý của HSC...................63 3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TẠI HSC ...................................................................................................................................... 64 3.2.1. Đầu tư nâng cấp thiết bị phần cứng.................................................................65 3.2.2. Trang bị và nâng cấp phần mềm chuyên dụng................................................66 3.2.3. Thiết kế và kiểm soát hệ thống sau nâng cấp..................................................74 3.2.4. Đào tạo, bồi dưỡng nhân lực chuyên nghiệp...................................................75 KẾT LUẬN................................................................................................................. 77 TÀI LIỆU THAM KHẢO..........................................................................................78 3 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT HSC HTTT Hệ thống Thông tin CK CNTT WAN LAN HOSE HNX UBCK Công ty Cổ phần Chứng khoán TP Hồ Chí Minh Chứng khoán Công Nghệ Thông Tin Wide Area Network Local Area Network Sở Giao dịch CK Thành phố Hồ Chí Minh Sở Giao dịch CK Hà Nội Ủy Ban Chứng Khoán 4 DANH MỤC HÌNH VẼ Trang Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức của HSC…………………………………………………..24 Hình 2.2: Sơ đồ Hệ thống thông tin tổng thể của HSC………………………………32 Hình 2.3 Hệ thống phần mềm của HSC………………………………………………34 Hình 2.4 Hệ thống thông tin điều hành………………………………………………36 Hình 2.5 Sơ đồ hệ trợ giúp quyết định………………………………………………..38 Hình 2.6 Sơ đồ hệ thống thông tin quản lý và hỗ trợ khách hàng…………………….45 Hình 2.7 Sơ đồ hệ thống thông tin quản lý và hỗ trợ nhân viên môi giới…………….47 Hình 2.8 Phần mềm quản lý doanh thu – BIS………………………………………..48 Hình 2.9 Phần mềm đặt lệnh – OPT………………………………………………….49 Hình 2.10 Bảng giá AFE……………………………………………………………...50 Hình 3.1 Sơ đồ tổng thể giải pháp hoàn thiện HTTT tại HSC………………………..62 Hình 3.2 Giải pháp bán khống…………………………………………………….…69 5 DANH MỤC BẢNG BIỂU Trang Bảng 2.1 10 công ty chứng khoán dẫn đầu thị phần môi giới cổ phiếu - chứng chỉ quỹ trong quý 4…………………………………………………………22 Bảng 2.2 10 công ty chứng khoán dẫn đầu thị phần môi giới cổ phiếu - chứng chỉ quỹ trong 6 tháng cuối năm…………………………………………….23 Bảng 2.3 10 công ty chứng khoán dẫn đầu thị phần môi giới cổ phiếu - chứng chỉ quỹ trong năm 2010…………………………………………………….23 Bảng 2.4 Kết quả hoạt động kinh doanh…………………………………………….39 Biểu đồ 2.1 Doanh thu thuần………………………………………………………...28 Biểu đồ 2.2 Lợi nhuận sau thuế……………………………………………………...28 Biểu đồ 2.3 Tổng tài sản………………………………………………….………….29 Biểu đồ 2.4 Giá trị sổ sách của cổ phiếu…………………………………………….29 Biểu đồ 2.5 Tốc độ tăng trưởng users(người sử dụng) qua các năm………………….31 Biểu đồ 2.6 Biểu đồ cơ cấu doanh thu của HSC (hình cột)…………………………..43 Biểu đồ 2.7 Biểu đồ cơ cấu doanh thu của HSC (hình quạt)……………………….…44 6 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết lựa chọn đề tài nghiên cứu Hệ thống thông tin ngày nay là một phần quan trọng của cuộc sống, nó đóng góp một phần rất lớn vào sự phát triển chung của nhân loại tạo nên một cuộc cách mạng về thông tin làm cho thế giới “phẳng” hơn. Hiện nay tất cả chúng ta đều nhận thức được sâu sắc rằng Công nghệ thông tin là một phần tất yếu của sự phát triển. Trong các tổ chức, doanh nghiệp nói chung và các công ty chứng khoán nói riêng, hệ thống thông tin quản lý không những đóng vai trò quan trọng mà còn là yếu tố quyết định thành bại trong quá trình tồn tại và phát triển. Hệ thống thông tin quản lý trợ giúp những nhà quản lý trong việc thu thập thông tin liên quan một cách nhanh chóng và tương đối đầy đủ, từ đó ra các quyết định một cách kịp thời, chính xác, hiệu quả. Công ty cổ phần chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh (HSC), nơi tôi đang công tác, là một trong 3 công ty chứng khoán hàng đầu tại Việt Nam. Công ty đã được niêm yết trên sàn giao dich chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh với mã chứng khoán HCM. Được thành lập từ năm 2003 nhưng đến năm 2008 HSC vẫn là một công ty chứng khoán nhỏ, chưa có thương hiệu trên thị trường. Tuy nhiên bằng sự đầu tư mạnh mẽ về công nghệ (Hệ thống thông tin) đã làm cho HSC có những tiến bộ vượt bậc trong các năm từ 2009 đến năm 2010. Có thể nói Hệ thống thông tin của HSC là một trong ba yếu tố tạo nên thương hiệu và uy tín cho HSC hiện nay. Ba yếu tố đó là: Hệ thống công nghệ thông tin hiện đại, đội ngũ lãnh đạo bài bản, và khả năng quản lý rủi ro cao. Hiện nay hệ thống thông tin quản lý tại HSC vận hành tương đối hiệu quả so với các doanh nghiệp cùng ngành. Tuy nhiên, hệ thống này vẫn còn tồn tại nhiều nhược điểm cần khắc phục và cải tiến để hoàn thiện hơn. 7 Chính vì lý do trên mà tôi quyết định lựa chọn đề tài “Hệ thống thông tin quản lý tại Công ty Cổ phần Chứng khoán Thành Phố Hồ Chí Minh” để làm luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh. 2. Mục tiêu nghiên cứu - Phân tích, đánh giá đúng thực trạng hệ thống thông tin quản lý tại HSC, đặc biệt chú trọng và tập trung sâu vào phân tích hệ thống thông tin tác nghiệp phục vụ hoạt động môi giới trong đó bao gồm hai hệ thống thông tin con là hệ thống thông tin quản lý và hỗ trợ khách hàng và hệ thống thông tin quản lý và hỗ trợ nhân viên môi giới qua đó chỉ ra các ưu điểm, nhược điểm của hệ thống thông tin quản lý này. - Trên góc độ của nhà quản trị đánh giá được ưu, nhược điểm của hệ thống thông tin quản lý trong việc đem lại, phát triển doanh thu cho công ty. - Trên cơ sở những phân tích, đánh giá trên, đưa ra các kiến nghị, đề xuất để cải thiện các hệ thống thông tin quản lý này tại HSC hiệu quả và tối ưu hơn. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý tại công ty cổ phần chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh. Tập trung nghiên cứu vào hệ thống thông tin quản lý khách hàng và hệ thống thông tin quản lý và hỗ trợ nhân viên môi giới. Phạm vi nghiên cứu: - Về không gian nghiên cứu: Nghiên cứu toàn bộ hệ thống thông tin quản lý tại HSC gồm Hội sở chính tại TP Hồ Chí Minh và các chi nhánh, phòng giao dịch. 8 - Về thời gian nghiên cứu: Từ năm 2003 đến năm 2011, định hướng đến năm 2015. 4. Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan Luận án phó tiến sỹ “Hoàn thiện hệ thống thông tin trong quản lý kinh tế” của tác giả Đoàn Thu Hà (năm 1993). Đề tài nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn của việc hình thành hệ thống thông tin kinh tế, nhắm góp phần đổi mới hệ thống thông tin điều hành quản lý trong điều kiện biến động to lớn của nền kinh tế nhiều thành phần chấp nhận thị trường, chấp nhận cạnh tranh. Luận văn này tác giả đã nêu được nhiều khái niệm và cách hiểu cơ bản về thông tin và hệ thống thông tin, và đưa ra một số giải pháp nhất định để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý. Tuy nhiên do thời điểm tác giả viết luận văn này là năm 1993 khi đó nền kinh tế nước mình chưa hội nhập, các khái niệm về kinh tế thị trường và hệ thống thông tin quản lý được hiểu một cách chưa hoàn thiện. Luận văn thạc sỹ “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý văn bản và trợ giúp điều hành, xử lý công việc hành chính tại công ty VDC” của tác giả Chu Đình Phú (năm 2009). Đề tài đã thiết kế và xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử tập trung, cung cấp thông tin về văn bản, hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo và nhân viên VDC; cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, đảm bảo xây dựng một hệ thống có tính mở cao, tuân thủ các chuẩn quốc tế để có thể tích hợp với các hệ thống khác và có khả năng tích hợp chữ ký điện tử. Luận văn của tác giả Chu Đình Phú đã nêu bật và làm sáng tỏ yêu cầu của đề tài, tuy nhiên đề tài này thiên về phân tích và thiết kế dữ liệu. Đề tài nhiên cứu khoa học cấp bộ “Tổ chức hệ thống thông tin nội bộ phục vụ lãnh đạo, quản lý các trường đại học khối kinh tế”, chủ nhiệm đề tài PGS, TS Phan 9 Công Nghĩa. Mục tiêu của đề tài là nghiên cứu lý luận, khảo sát thực tiễn, thiết kế mô hình tổ chức thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý các cấp ở trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Đề tài hệ thống thông tin quản lý nói chung không phải là đề tài mới không những trên thế giới và ngay cả đối với Việt Nam. Phân tích, thiết kế và cái đặt các hệ thống thông tin quản lý đã được nhiều doanh nghiệp, tổ chức trong nước triển khai trong những năm gần đây và đã đem lại những hiệu quả nhất định. Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tài chính – ngân hàng thì việc ứng dụng CNTT vào việc quản lý và điều hành là yêu cầu bức thiết để tồn tại. Các công ty chứng khoán cũng không nằm ngoài ngoại lệ đó. Thị trường chứng khoán Việt Nam ra đời từ năm 2000 đến nay đã phát triển mạnh mẽ và trở thành kênh huy động vốn hiệu quả cho các doanh nghiệp và tạo sân chơi cho các nhà đầu tư trong nước cũng như quốc tế muốn đầu tư gián tiếp tại Việt Nam. Cùng với sự lớn mạnh của TTCK hàng loạt các công ty môi giới CK ra đời. Có thể nói các công ty chứng khoán là những đơn vị ứng dụng CNTT hàng đầu trong việc quản lý và điều hành doanh nghiệp do tích chất đặc thù của ngành. Tuy nhiên việc phân tích đánh giá các mô hình hệ thống thông tin quản lý của công ty chứng khoán tại Việt Nam để từ đó đưa ra một mô hình đặc trưng và hiệu quả thì chưa có một đề tài nào thực hiện. 5. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu thực hiện ở trong đề tài này phương pháp phân tích dựa trên quan điểm lý thuyết và thực tế. Phân tích dựa trên quan điểm lý thuyết là vận dụng các mô hình hệ thống thông tin hiệu quả đã được ứng dụng trên thế giới cũng như Việt Nam. Phân tích dựa trên quan điểm thực tế 10 là xem xét đến tính đặc thù của ngành nghề cũng như tính đặc thù trong doanh nghiệp. - Phương pháp mô hình hoá hệ thống. - Phương pháp mô tả, khảo sát và phỏng vấn chuyên sâu. - Sau khi phân tích dựa trên quan điểm lý thuyết và thực tế, người nghiên cứu sẽ sử dụng phươmg pháp tổng hợp để đánh giá, xem xét tính hiệu quả, ưu điểm, nhược điểm để từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hệ thống. 6. Đóng góp của nghiên cứu - Đánh giá đúng thực trạng của hệ thống thông tin quản lý tại HSC trên góc độ của người quản trị về mặt hiệu quả, đóng góp cho doanh thu, lợi nhuận. - Đưa ra các kiến nghị và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả vận hành hệ thống thông tin quản lý của HSC. 11 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1.1. Khái niệm về thông tin Khái niệm về thông tin được giải thích nhiều trong các từ điển nhưng chưa thể nêu lên được hết các khía cạnh quan trọng của nó. Lý thuyết thông tin giúp chúng ta có thêm nhận thức về thông tin, hướng nghiên cứu chủ yếu của lý thuyết thông tin chú trọng vào độ tin cậy của các thông báo. Thông tin ít liên quan đến những gì mà chúng ta đang nói mà liên quan nhiều đến những gì chúng ta sẽ nói, thông tin không đồng nhất với các dữ kiện . Thông tin được sử dụng để làm gia tăng sự đúng đắn trong mọi hoạt động. Có thể nói rằng thông tin là một trong những yếu tố cấu thành nên thế giới khách quan. Nó vừa là sức mạnh đồng thời là năng lượng trong xã hội con người. Thông tin đã, đang và sẽ sử dụng làm nền tảng cho mọi hoạt động đảm bảo cho sự thành công của bất kỳ tổ chức hoạt động nào. Có thể nói trong một tổ chức hoạt động, nếu thành viên nào kiểm soát được thông tin thì thành viên đó có nhiều quyền lực . Do đó thông tin là một nguồn lực. Sự bất ổn và sai lệch trong các hoạt động của tổ chức có thể tăng hoặc giảm do những người kiểm soát thông tin chi phối. Họ có thể tác động đến các thành viên khác và các sự kiện trong tổ chức hoạt động bằng cách cung cấp các thông tin với các mức độ chính xác khác nhau và tại các thời điểm khác nhau. Điều nguy hiểm là việc cung cấp thông tin không chính xác, không đầy đủ có thể gây nguy hại đến đồng sự tiếp nhân thông tin đó và của tổ chức hoạt động. 12 Theo LeMoigne( 1978): “thông tin là một đối tượng đã được chỉnh dạng, nó được tạo ra bởi con người đang là đại diện cho một sự kiện mà người đó có thể nhận thức và xác định được trong thực tế“. Định nghĩa này giúp chúng ta có cách nhìn về thông tin là gì: Thông tin là những gì mà người quyết định cần để làm ra quyết định. Theo quan điểm trước đây trong một tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tài nguyên bao gồm: Con người, Máy móc thiết bị, Nguyên vật liệu, tài chính và sự quản lý. Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng của xã hội ngày nay, thông tin có thể được xem như là một nguồn tài nguyên mới của mọi tổ chức hoạt động. Mặc dù thông tin không phải là nguồn tài nguyên hiện hữu như các loại tài nguyên khác, nhưng nó là tài nguyên được sử dụng để kết hợp với các nguồn tài nguyên khác cùng nhau tương tác theo phương thức tối ưu và có hiệu quả. Kết quả cuối cùng là mang lại hiệu quả trong các hoạt động của một tổ chức. 1.1.2. Khái niệm hệ thống thông tin Quan niệm về hệ thống thông tin còn tuỳ thuộc vào cách nhìn nhận của mỗi con người. Trong mức độ nghiên cứu ở đây, chúng ta có thể nhìn nhận một hệ thống thông tin là một mạng các hệ thống thông tin con được tổ chức và phân cấp theo chức năng của các nhu cầu và khả năng của tổ chức dựa trên một hệ thống tiên tiến về xử lý dữ liệu để chuyển giao thông tin trong thời gian thích hợp đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin của các thành viên trong tổ chức hoạt động. Để tồn tại trong một tổ chức hoạt động, mục đích của hệ thống thông tin là xử lý thông tin, lưu giữ các thông tin và cung cấp các thông tin, các báo cáo nhằm đáp ứng các nhu cầu dùng tin. Các thành phần của hệ thống thông tin bao gồm: - Máy móc, thiết bị có khả năng xử lý và truyền dẫn thông tin - Các phương tiện dùng để lưu trữ thông tin - Các phương thức thu nhận và kết xuất thông tin 13 - Các thiết bị năng lượng đảm bảo cho 3 loại thiết bị trên hoạt động. Hệ thống thông tin trong một tổ chức bao gồm nhiều hệ thống con. Một tập hợp cụ thể gồm các thiết bị, chương trình máy tính, các tập tin và các thủ tục hợp thành nên một hệ thống thông tin ứng dụng. Vì vậy trong hệ thống thông tin của tổ chức có thể có nhiều hệ thống thông tin ứng dụng. 1.1.2.1 Các đặc trưng của hệ thống thông tin trong tổ chức a. Một hệ thống thông tin được cấu thành bởi nhiều hệ thống con Mỗi khi các hệ thống con được kết nối và tương tác với nhau nó sẽ phục vụ cho mạng liên lạc giữa các MODULE của tổ chức. Quan niệm này có thể phù hợp cho mọi tổ chức có qui mô lớn hoặc nhỏ. b. Hệ thống thông tin được xây dựng trên nền tảng hệ thống xử lý thông tin hiện đại là hệ thống máy tính điện tử Trong điều kiện phát triển của khoa học kỹ thuật ngày nay, chỉ có máy tính điện tử mới xử lý nổi một khối lượng thông tin phong phú và đa dạng trong thời gian ngắn, tự động tuyển chọn và chuyển giao các thông cần thiết để đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu dùng tin của các thành viên và trước hết là cho các nhà lãnh đạo và quản lý của tổ chức hoạt động. c. Hệ thống thông tin hướng về việc ra quyết định Sự thành công của mọi tổ chức đều dựa trên các quyết định đúng đắn và đúng thời điểm. Để có được điều này, phải cung cấp thông tin cần thiết, đủ chính xác và kịp thời cho những người có trách nhiệm. Vai trò cơ bản của hệ thống thông tin là chuyển giao cho từng thành viên những thông tin cần thiết để xác định và lựa chọn các hành động có thể có để định hướng cho các hoạt động của mình phù hợp với mục tiêu của tổ chức và để kiểm soát các lĩnh vực mà mình chịu trách nhiệm. d. Là một hệ thống mềm dẻo và có khả năng tiến hoá 14 Hệ thống thông tin luôn phát triển theo các yêu cầu quản lý. Xã hội là luôn vận động và phát triển. Mọi hoạt động của tổ chức cũng luôn vận động và phát triển. Một hệ thống thông tin có thể trở nên lỗi thời nhanh chóng nếu không tự phát triển, mở rộng để phù hợp với sự biến đổi , phát triển của tổ chức hoạt động. 1.1.2.2 Cơ sở hạ tầng kỹ thuật của hệ thống thông tin a. Phần cứng Phần cứng, còn gọi là cương liệu (tiếng Anh: hardware), là các cơ phận (vật lý) cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính như là màn hình, chuột, bàn phím, máy in, máy quét, vỏ máy tính, bộ nguồn, bộ vi xử lý CPU, bo mạch chủ, các loại dây nối, loa, ổ đĩa mềm, ổ đĩa cứng, ổ CDROM, ổ DVD, ... Dựa trên chức năng và cách thức hoạt động người ta còn phân biệt phần cứng ra thành: - Nhập hay đầu vào (Input): Các bộ phận thu nhập dữ liệu hay mệnh lệnh như là bàn phím, chuột... - Xuất hay đầu ra (Output): Các bộ phận trả lời, phát tín hiệu, hay thực thi lệnh ra bên ngoài như là màn hình, máy in, loa, ... Ngoài các bộ phận nêu trên liên quan tới phần cứng của máy tính còn có các khái niệm quan trọng sau đây: - Bus: chuyển dữ liệu giữa các thiết bị phần cứng. - BIOS (Basic Input Output System): còn gọi là hệ thống xuất nhập cơ bản nhằm khởi động, kiểm tra, và cài đặt các mệnh lệnh cơ bản cho phần cứng và giao quyền điều khiển cho hệ điều hành - CPU: bộ phân vi xử lý điều khiển toàn bộ máy tính - Kho lưu trữ dữ liệu: lưu giữ, cung cấp, thu nhận dữ liệu 15 - Các loại chíp hỗ trợ: nằm bên trong bo mạch chủ hay nằm trong các thiết bị ngoại vi của máy tính các con chip quan trọng sẽ giữ vai trò điều khiển thiết bị và liên lạc với hệ điều hành qua bộ điều vận hay qua phần firmware. - Bộ nhớ: là thiết bị bên trong bo mạch chủ giữ nhiệm vụ trung gian cung cấp các mệnh lệnh cho CPU và các dữ liệu từ các bộ phận như là BIOS, phần mềm, kho lưu trữ, chuột đồng thời tải về cho các bộ phận vừa kể kết quả các tính toán, các phép toán hay các dữ liệu đã/đang được xử lý - các cổng vào/ra Việc mua sắm phần cứng phải tuân theo các chuẩn để đảm bảo tương thích và hiệu quả. b. Phần mềm Phần mềm bao gồm phần mềm hệ thống và các phần mềm ứng dụng. Phần mềm hệ thống gồm hệ điều hành cho các máy tính cá nhân và máy chủ. Phần mềm ứng dụng phục vụ cho các hoạt động tác nghiệp nhất định. Có hai loại phần mềm ứng dụng gồm phần mềm sản xuất hàng loạt và phần mềm “may đo”. Phần mềm sản xuất hàng loạt là các ứng dụng thông thường được các công ty chuyên nghiệp sản xuất phục vụ các hoạt động tác nghiệp chung ví dụ như phần mềm văn phòng (office), phần mềm quản lý email… Phần mềm “may đo” phục vụ cho các tác nghiệp đặc trưng của doanh nghiệp như là phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán … Các đặc điểm chung của phần mềm hiện nay là đảm bảo sự tương thích, đa người dùng và bảo mật. c. Mạng truyền thông dữ liệu và mạng máy tính Mạng truyền thông dữ liệu và mạng máy tính đảm bảo truyền thông dữ liệu giữa các máy tính trong cùng hệ thống gồm mạng LAN và mạng WAN, đồng thời cũng có thể truy cập đến các nguồn tài nguyên khác trên thế giới thông qua mạng Internet. c. Cơ sở dữ liệu 16 Cơ sở dữ liệu là tập hợp các bản ghi được lưu trữ theo một cách nhất định để đảm bảo việc truy vấn và thao tác dễ dàng. Các bản ghi hiện nay được lưu trữ và tổ chức thông qua các hệ quản trị dữ liệu. Các hệ quản trị dữ liệu thông dụng hiện nay là Oracle, Microsof SQL, PosgreSQL... Cơ sở dữ liệu là nơi lưu trữ các dữ liệu của doanh nghiệp để phục vụ các các ứng dụng trong hệ thống thông tin. 1.1.3 Phân loại hệ thống thông tin Có nhiều quan niệm khác nhau về cách phân loại hệ thống thông tin. Theo quan điểm trình bày ở đây chúng ta phân loại các hệ thống thông tin theo các hệ thống chức năng gồm: - Hệ thống xử lý tác nghiệp - Hệ thống thông tin quản lý - Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định 1.1.3.1 Hệ thống xử lý tác nghiệp ( Transaction Processing System) Hệ thống máy tính cơ bản nhất trong một tổ chức hoạt động gắn liền với việc xử lý các hoạt động tác nghiệp. Hệ thống xử lý tác nghiệp có mục đích nâng cao hiệu quả các hoạt động thường xuyên của tổ chức. Một hoạt động tác nghiệp là một hoạt động cơ bản, thường xuyên có ảnh hưởng đến sự hoạt động của tổ chức. Trong tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh các hoạt động tác nghiệp gồm: quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, xử lý tài chính ... Các loại hình tác nghiệp của mỗi tổ chức hoạt động là khác nhau. Tuy nhiên hầu hết các hoạt động sản xuất kinh doanh việc xử lý tác nghiệp giao dịch là công việc chủ yêu hàng ngày. Các tổ chức hoạt động có hiệu quả thì các hoạt đọng giao dịch tác nghiệp đều được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ, rõ ràng và chính xác. 17 Việc xử lý giao dịch tác nghiệp bao gồm tập hợp các qui trình để xử lý các công việc thường xuyên, cơ bản trong các hoạt động của tổ chức bao gồm: - Tính toán - Phân loại - Sắp xếp - Lưu trữ và tìm kiếm - Tóm tắt và tổng kết Tất cả các hoạt động này đều diễn ra ở mức hoạt dộng tác nghiệp của bất kỳ tổ chức nào. Qua nghiên cứu sự hoạt động của các tổ chức sản xuất kinh doanh cho thấy một số đặc trưng: - Khối lượng công việc giao dịch tác nghiệp hàng ngày là rất nhiều - Các qui tình để xử lý tác nghiệp là rõ ràng, dễ hiểu và có thể mô tả một cách chi tiết - Có rất ít trường hợp ngoại lệ xảy ra trong qui trình xử lý các giao dịch tác nghiệp Với các đặc trưng này cho phép xây dựng các qui trình chuẩn trong việc xử lý các hoạt động giao dịch tác nghiệp của tổ chức hoạt động. Các qui trình xử lý tác nghiệp đều thể hiện hành vi và kết quả mong đợi trong mỗi hoạt động giao dịch tác nghiệp, thể hiện các bước cần thực hiện và xử lý trong quá trình tác nghiệp. Các qui trình xử lý giao dịch tác nghiệp thường được gọi là các qui trình hoạt động chuẩn. Phần lớn các hoạt động chuẩn gắn liền với mức hoạt động tác nghiệp hàng ngày của tổ chức hoạt động. Để xây dựng được các qui trình chuẩn nhằm xử lý các hoạt động tác nghiệp thường đòi hỏi sự trợ giúp lớn của máy tính xuất phát từ 18 nhu cầu xây dựng các phương thức xử lý dữ liệu phát sinh trong quá trình giao dịch tác nghiệp một cách hiệu quả hơn (điều này đứng cho mọi qui mô tổ chức hoạt động, đặc biệt cho các hoạt động sản xuất kinh doanh). Các qui trình được mô phỏng bằng các chương trình phần mềm máy tính dùng để kiểm tra, quản lý các dữ liệu đưa vào, xử lý các chi tiết lưu trữ và hiển thị các thông tin và dữ liệu cần thiết đáp ứng nhu cầu quản lý. Hệ thống xử lý tác nghiệp giúp cho việc xử lý thông tin giao dịch tác nghiệp đáp ứng được các yêu cầu về tốc độ và đạt độ chính xác cao. Mặt khác, một số công việc tác nghiệp có thể được tự động hoá bởi hệ thống. Các qui trình có thể được chương trình hoá thành các thủ tục chuẩn được thực hiện trên máy tính điện tử và đảm bảo không có sự sai sót nào. 1.1.3.2 Hệ thống thông tin quản trị, điều hành ( Management information system) Các hệ thống thông tin quản lý thường được xây dựng trên nền tảng các hệ thống xử lý tác nghiệp. Các hệ thống xử lý tác nghiệp chú trọng vào các hoạt động của tổ chức tác nghiệp hàng ngày. Ngược lại, hệ thống thông tin quản lý có mục đích trợ giúp người lãnh đạo, quản lý trong việc ra quyết định và giải quyết các vấn đề trong phạm vi ứng dụng của hệ thống. Các hệ thống thông tin quản lý xử lý các cơ sở dữ liệu đã được hình thành do kết quả của quá trình giao dịch tác nghiệp, ngoài ra chúng có thể sử dụng thông tin từ các nguồn khác. Về cơ bản hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống hướng đến việc tìm kiếm thông tin trong quá khứ và hiện tại để phục vụ công tác lập kế hoạch và điều hành hoạt động của tổ chức. Trong các tổ chức, quyết định cần phải thực hiện dựa vào các báo cáo định kỳ được chuẩn bị rõ ràng về khuôn dạng lẫn nội dung, chủ yếu phục vụ cho các công việc quản lý ở mức thấp và mức trung bình. Các báo cáo định kỳ không những chỉ ra các kết quả trong quá mà còn trợ giúp cho công tác quản lý điều hành các hoạt động trong 19 hiện tại, trợ giúp trong việc ra quyết định phù hợp. Qui trình ra quyết định này rõ ràng và cụ thể, chỉ cần xác định các thông tin cần thiết và sử dụng qui trình để hình thành nên các quyết định. Các chuyên gia về hệ thông thông tin thường mô tả các quyết định này là các quyết định có cấu trúc. Vì vậy hệ thống thông tin quản lý có thể được xây dựng nhằm cung cấp các báo cáo thông tin định kỳ để phục vụ việc ra quyết định có cấu trúc và có tính thường xuyên, nó được chuẩn bị theo khuôn mẫu đã được qui định rõ ràng và được chuyển đến người sử dụng một cách thích hợp và đúng thời điểm. Trong thực tế có nhiều tổ chức hoạt động đã đầu tư kinh phí để xây dựng hệ thống thông tin quản lý có quy mô lớn và hy vọng đem nhiều hiểu trong sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên đã xuất hiện nhiều rủi ro như sau: - Sự biến động về con người: người phân tích và thiết kế hệ thống thường rời bỏ công việc của mình một cách dở chừng trong việc thực hiện dự án lâu dài và tốn kém. - Thời gian để xây dựng những hệ thống lớn thường đòi hỏi lâu và kinh phí nhiều. Các hệ thống lớn thường phải xử lý nhiều thống tin và đôi lúc quá tải và xử lý cho người dùng tin kết quả không đáp ứng nhanh chóng nhu cầu người sử dụng 1.1.3.3 Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định ( Decision Suport System ) Trong thực tế không phải mọi quyết định đều cần thực hiện thường xuyên. Một vài quyết định chỉ cần thực hiện một lần hoặc thỉnh thoảng trong quá trình hoạt động của tổ chức. Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định trợ giúp cho người lãnh đạo và quản lý khi cần ra quyết định mà cấu trúc của các quyết định không rõ ràng. Thường gọi là các quyết định không cấu trúc hoặc bán cấu trúc. 20 Một quyết định được gọi là không cấu trúc nếu không có qui trình rõ ràng để làm ra quyết định và các thông tin liên quan đến yếu tố cơ bản cần để xem xét trong một quá trình ra quyết định không thể xác định được một cách thường xuyên. Một yếu tố quan trọng trong quá trình khai thác, sử dụng các hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định là xác định các thông tin nào được cần đến. Trong các tình huống phải ra quyết định có cấu trúc rõ ràng thì thông tin cần thiết đều được xác định trước, nhưng trong môi trường không có cấu trúc thì việc xác định các thông tin như vậy là cực kỳ khó khăn. Trong quá trình tìm kiếm các thông tin để ra quyết định có cấu trúc không rõ ràng, có những trường hợp khi đã đạt một số thông tin nào đó để phục vụ quá trình ra quyết định thì người lãnh đạo có thể nhận biết thêm yêu cầu về các thông tin khác. Điều này có nghĩa là khi nhận biết được thông tin này thì ta có thể nhận biết những yêu cầu khác. Trong trường hợp như vậy, ta không thể xây dựng trước các báo cáo thông tin về cả hình thức lẫn nội dung của báo cáo. Vì vậy một hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định phải có khả năng mềm dẻo hơn các hệ thống thông tin khác. Người sử dụng có thể yêu cầu các báo cáo bằng cách xác định các nội dung của báo cáo và thậm chí xác định cụ thể phương thức mà thông tin cần được cung cấp. Tương tự như vậy, các dữ liệu cần để rút ra các thông tin cần thiết có thể xuất phát từ nhiều nguồn thông tin hoặc từ các cơ sở dữ liệu khác nhau. Ngoài ra có thể kết hợp với cơ sở dữ liệu cơ bản – nguồn thông tin mà hệ thống thông tin xử lý tác nghiệp và hệ thống thông tin quản lý sử dụng. Khi xây dựng hệ thống thống tin hỗ trợ ra quyết định, yêu cầu quan trọng của hệ thống là phải trợ giúp người sử dụng giải quyết kịp thời các vấn đề đặt ra trong thực tế (có thể mô phỏng).
- Xem thêm -