MỤC LỤC
***
I_ GIỚI THIỆU VỀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY TNHH SX – TM –
XD HOÀNG DŨNG.................................................................................3
1.1. Lịch sử quá trình hình thành và phát triển.......................................3
1.2. Đặc điểm...........................................................................................3
1.3. Sơ đồ công ty....................................................................................6
II_ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU...................4
2.1_ Quá trình bán hàng..........................................................................4
2.1.1_ Hoạt động xét duyệt........................................................................4
2.1.2_ Hoạt động cung cập hàng hóa........................................................7
2.1.3_ Hoạt động ghi nhận........................................................................7
2.2_ Quá trình thu tiền.............................................................................7
2.2.1_ Hoạt động xét duyệt.....................................................................7
2.2.2_ Hoạt động thu tiền.......................................................................8
2.2.3_ Hoạt động ghi nhận.....................................................................8
III_ CÁC CHỨNG TỪ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH
DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP.....................................................8
IV_LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN NGOÀI
PHÒNG KẾ TOÁN..................................................................................19
V_ MÔ TẢ TÀI KHOẢN SỬ DỤNG VÀ ĐỐI TƯỢNG THEO DÕI
CHI TIẾT..................................................................................................20
VI_ LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN TRONG
PHÒNG KẾ TOÁN..................................................................................22
VII_ ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH ĐANG TÌM HIỂU......24
1
7.1_ Kiểm soát nghiệp vụ.....................................................................24
7.2_ Kiểm soát trong chu trình máy tính...............................................28
7.2.1_ Kiểm soát chung...........................................................................28
7.2.2_ Kiểm soát ứng dụng......................................................................30
VIII_ ÁP DỤNG PHẦN MỀM TTSOFT VÀO DOANH NGHIỆP.....34
8.1_ Danh mục màn hình nhập liệu....................................................34
8.2_ Tổ chức bộ máy kế toán xử lý.....................................................35
8.3_ Lưu đồ mô tả quá trình xử lý......................................................38
8.4_ Đánh giá kiểm soát nhập liệu......................................................40
2
I_ GIỚI THIỆU VỀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY TNHH SX –
TM – XD HOÀNG DŨNG
1.1. Lịch sử quá trình hình thành và phát triển:
Công ty TNHH SX – TM – TM – XD Hoàng Dũng được thành lập năm
1994, với tên gọi là “Xưởng sản xuất thiết bị - học cụ và đồ chơi trẻ em” và
chịu sự chi phối của Luật công ty được Quốc hội Việt Nam thông qua ngày
21/12/1990.
Với những nỗ lực hết mình của toàn thể công ty, sự phát triển về chất đòi
hỏi phải có sự thay đổi tương ứng về lượng. Đáp ứng yêu cầu đó, năm 2002
công ty đăng ký kinh doanh lại với tên gọi là “Công ty Trách nhiệm hữu hạn
Sản xuất – Thương mại – Xây dựng Hoàng Dũng”. Ngoài việc thể hiện sự
lớn mạnh về nguồn lực tài chính và quy mô sản xuất điều này còn thể hiện
sự nhanh nhạy, không ngừng thay đổi để phù hợp với xu thế chung của tình
hình kinh tế - xã hội, đặc biệt là sự thay đổi của các văn bản Luật hiện hành
(Luật doanh nghiệp 1999 ra đời thay thế cho Luật công ty 1990).
Sau năm 2002, công ty có nhiều lần đăng ký thay đổi để tiếp tục phù hợp với
tình hình sản xuất kinh doanh và các văn bản Luật ( Luật doanh nghiệp 2005
thay thế cho Luật doanh nghiệp 1999).
Mặc dù tình hình kinh tế - xã hội trong những năm gần đây có nhiều
biến động phức tạp, thông qua thế lực và tiềm lực của mình công ty TNHH
SX – TM – XD Hoàng Dũng vẫn luôn khẳng định vị thế cùng sự phát triển
một cách bền vững.
1.2. Đặc điểm:
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, số: 4102010603 (Đăng ký lần đầu
ngày 04/07/2002, đăng ký thay đổi lần thứ 4 ngày 29/09/2005).
- Loại hình: Công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên.
3
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT – THƯƠNG MẠI – XÂY
DỰNG HOÀNG DŨNG
- Tên giao dịch: HOANG DUNG CO.,LTD
- Tên viết tắt: CÔNG TY TNHH HOÀNG DŨNG.
- Địa chỉ trụ sở chính: 114/27 Tô Ngọc Vân, Khu phố 1, Phường Thạnh
Xuân, Quận 12
- Điện thoại: (08) 37160575
- Fax: (08) 37160575.
- Email:
[email protected]
- Ngành,nghề kinh doanh: Sản xuất và mua bán thiết bị học cụ, đồ chơi trẻ
em (trừ đồ chơi có hại cho nhân cách, sức khỏe của trẻ em hoặc ảnh hưởng
đến an ninh, trật tự, an toàn xã hội, đồng phục trường học). Mua bán hàng
may mặc, sách vở các loại, hàng điện tử, hàng điện lạnh, hàng thủ công mỹ
nghệ, thực phẩm công nghệ, hàng trang trí nội thất, thiết bị văn phòng. Đại
lý ký gởi hàng hóa. Xây dựng dân dụng, công nghiệp. Trang trí nội thất. Sửa
chữa nhà. Sản xuất thiết bị bếp ăn công nghiệp, thang nâng, thang máy (trừ
gia công cơ khí, xi mạ điện, tái chế phế thải kim loại tại trụ sở).
- Vốn điều lệ: 3.000.000.000 đồng (Ba tỷ đồng).
Trong đó: - Hiện kim: 1.991.250.000 đồng -
Hiện
vật:
1.008.750.000 đồng.
- Danh sách thành viên góp vốn:
4
Số
Tên thành viên
TT
Nơi đăng ký hộ khẩu Giá
trị Phần
thường trú đối với cá vốn góp
vốn góp
nhân hoặc địa chỉ trụ sở (triệu
chính đối với tổ chức
đồng)
Nguyễn Hoàng 414/54 Nơ Trang Long,
2.400,00
1
Dũng
2
Nguyễn Kim Oanh
80%
Phường 13, Quận Bình
Thạnh
414/54 Nơ Trang Long,
600,00
20%
Phường 13, Quận Bình
Thạnh
- Người đại diện theo pháp luật của công ty:
Chức danh: Giám đốc
Họ và tên: NGUYỄN HOÀNG DŨNG
Sinh ngày: 12/07/1964
Dân tộc: Kinh
(Nam)
Quốc tịch: Việt Nam.
Số chứng minh nhân dân (hoặc số hộ chiếu): 020823305
Ngày cấp: 07/08/2003
Nơi cấp: Công An tp Hồ Chí Minh.
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: 414/54 Nơ Trang Long, Phường
13, Quận Bình Thạnh.
Chỗ ở hiện tại: 414/54 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh.
- Tên, địa chỉ chi nhánh: Xưởng sản xuất Học cụ Thiết bị trường học Hoàng
Dũng.
Địa chỉ: 14/27 Khu phố 1, Tô Ngọc Vân, Phường Thạnh Xuân, Quận 12.
1.3_ Sơ đồ công ty
5
XƯỞNG
SẮT
NHÀ KHO
CHO THUÊ
XƯỞNG MỘC
KHO BÁN THÀNH
PHẨM
KHO NGUYÊN VẬT
LIỆU
WC
XƯỞNG NHỰA
XƯỞNG LẮP
RÁP
KHO
THÀNH
PHẨM
PHÒNG
KẾ TOÁN
PHÒNG
PHÓ
GIÁM
ĐỐC
XƯỞNG SƠN
B
Ã
I
X
E
VƯỜN
HOA
BẢO VỆ
CỔNG 1
CỔNG 2
PHÒNG
GIÁM
ĐỐC
CỔNG 3
II_ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU
2.1_ Quá trình bán hàng
2.1.1_Hoạt động xét duyệt
Xét duyệt đơn đặt hàng :
Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, đơn đặt hàng được
đưa lên cho giám đốc xử lý xét duyệt và lập hợp đồng. Hợp đồng được lập
thành hai bản, 1 bản đưa cho khách hàng, 1 bản kèm theo đơn đặt hàng đưa
sang cho phó giám đốc.
Tại đây phó giám đốc lập danh mục bảng kê hàng hóa cần cung cấp.
Lập xong bảng kê được đưa sang cho quản lý phân xưởng, đơn đặt hàng và
hợp đồng được đưa sang phòng kế toán.
Xét duyệt vật tư :
Khi nhận được bảng kê hàng hóa, quản lý phân xưởng kiểm tra vật tư
đồng thời lập phiếu đề xuất vật tư. Sau đó bảng kê hàng hóa đưa sang cho
thủ kho, còn phiếu đề xuất vật tư đưa sang cho giám đốc xử lý xét duyệt vật
tư rồi chuyển cho phòng kế toán.
2.1.2_ Cung cấp hang hóa:
6
Thủ kho sau khi nhận được bảng kê hàng hóa sẽ đối chiếu với số
lượng vật tư trong kho và lập phiếu xuất kho (2 liên). Căn cứ vào bảng kê
hàng hóa và phiếu xuất kho thủ kho nhập liệu vào bảng tính Excel số lượng
hàng hóa xuất kho để cập nhật vào tập tin hàng hóa đã lưu trong máy. Sau
đó bảng kê hàng hóa được lưu lại theo số thứ tự, bên cạnh đó phiếu xuất kho
được đưa sang bộ phận giao hàng.
Bộ phận giao hàng cầm theo phiếu xuất kho, sau khi giao đủ số lượng
bộ phận giao hàng đưa phiếu xuất kho cho khách hàng ký, đưa khách hàng
giữu 1 liên , 1 liên còn lại đã được khách hàng ký đem về đưa cho phòng kế
toán.
2.1.3_ Hoạt động ghi nhận
Tại phòng kế toán, phiếu đề xuất vật tư từ giám đốc đưa sang được
lưu tại đây theo số thứ tự. Kế toán dựa vào phiếu xuất kho cùng với đơn đặt
hàng và hợp đồng, đối chiếu lập hóa đơn bán hàng (3 liên). Liên 1 lưu lại
theo số thứ tự, 2 liên còn lại đưa cho khách hàng ký, sau đó 1 liên đưa khách
hàng giữ, liên còn lại đưa lại về phòng kế toán. Căn cứ vào các chứng từ
(hóa đơn bán hàng , phiếu xuất kho, cùng với đơn đặt hàng và hợp đồng) kế
toán nhập liệu vào phần mềm, cập nhật số liệu và các tập tin hàng hóa và
khách hàng. Các chứng từ được lưu lại theo số thứ tự.
2.2_ Quá trình thu tiền:
2.2.1_ Xác nhận nội dung thu tiền
Khi khách hang trả tiền, thủ quỹ (kế toán chi tiết) nhập thông
tin khách hàng vào phần mềm, truy xuất số hóa đơn ứng với khoản tiền đã
nhận, đối chiếu. Sau đó nhận tiền, lập phiếu thu tiền (3 liên). Liên 1 lưu lại
tại cùi, 1 liên giao cho khách hàng, liên còn lại có chữ kí của khách hang kế
toán chi tiết giữ lại.
7
2.2.2_ Nhận tiền
Thủ quỹ (kế toán chi tiết) nhận tiền của khách hàng, đóng dấu đã thu
tiền và kí xác nhận lên phiếu thu.
2.2.3_ Ghi nhận/theo dõi
Kế toán dựa vào phiếu thu, cập nhật số liệu vào phần mềm, truy xuất
và đối chiếu với dữ liệu trong phần mềm. Sau đó phiếu thu tiền được lưu lại
theo số thứ tự.
III_ CÁC CHỨNG TỪ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CHU
TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP
SỐ TÊN
TT CHỨNG
1
NỘI DUNG
MỤC ĐÍCH
BỘ
BỘ
PHẬN
PHẬN
TỪ
LẬP
Hợp đồng - Căn cứ xác lập hợp Để bảo đảm các Giám
NHẬN
Phó
mua bán đồng: chịu sự điều quan hệ kinh tế đốc
giám
hàng hóa. chỉnh của văn bản được thiết lập
đốc
quy phạm pháp luật và thực
hiện
nào nào của Nhà giữa các bên
nước, thông thường tham gia ký kết
là Luật thương mại hợp đồng. Ở
2005, Luật dân sự đây là việc mua
2005, thông tư 134, bán hàng hóa
…; nhu cầu của các và thực
bên.
hiện
việc mua bán
- Ngày, tháng, năm hàng hóa theo
ký hợp đồng; tên, thỏa thuận có
8
địa chỉ, số tài khoản có căn cứ hợp
và ngân hàng giao lý, có cơ sở hợp
dịch của các bên, họ, pháp.
tên người đại diện, Để bảo vệ các
người đứng tên đăng quyền và lợi
ký kinh doanh;
ích hợp pháp,
- Đối tượng của hợp đề
cao
trách
đồng tính bằng số nhiệm của các
lượng, khối lượng bên trong quan
hoặc giá trị quy ước hệ
đã thoả thuận;
kinh
tế
(quan hệ mua
- Chất lượng, chủng bán hàng hóa
loại, quy sách, tính này).
đồng bộ của sản
phẩm,
hàng
hoá
hoặc yêu cầu kỹ
thuật của công việc;
- Giá cả;
- Bảo hành;
- Điều kiện nghiệm
thu, giao nhận;
- Phương thức thanh
toán;
- Trách nhiệm do vi
phạm hợp đồng kinh
tế;
9
- Thời hạn có hiệu
lực của hợp đồng;
- Các biện pháp bảo
đảm thực hiện hợp
đồng;
- Các thoả thuận
khác.
2
Bảng
kê - Tên, địa chỉ của Thông tin, kiểm Phó
hàng
công ty, mã số thuế.
hóa.
-
Tên
chứng
tra, đối chiếu, giám
từ xác nhận:
(chứng từ “Bảng kê hàng hóa”. nội bộ)
Thông
- Ngày, tháng lập cho
bảng kê.
phân
đốc
Quản lý
phân
xưởng
báo
quản
lý
xưởng,
- Tên, địa chỉ đơn vị, các bộ phận sản
cá nhân đặt hàng; xuất đặc điểm,
ngày,
tháng
giao quy cách sản
hàng.
phẩm, hàng hóa
- Tên, quy cách, số cần sản xuất.
lượng,
sản
phẩm - Làm căn cứ
(hàng hóa).
-
Xác
nhận
để quản lý phân
của xưởng kiểm tra
người lập, xác nhận vật tư và đề
của người có trách xuất kịp thời
nhiệm, quyền hạn.
lên Ban giám
đốc.
- Làm căn cứ
10
để bộ phận sản
xuất
lên
kế
hoạch sản xuất.
- Xác nhận tính
hợp lệ của hoạt
động sản xuất
của bộ phận sản
xuất.
3
Phiếu đề - Tên, địa chỉ của Thông tin, kiểm Quản lý Giám
xuất
tư.
vật công ty, mã số thuế.
-
Tên
chứng
tra, đối chiếu, phân
từ xác nhận:
(chứng từ “Phiếu đề xuất vật nội bộ)
tư”.
Thông
đốc
xưởng
báo
cho ban giám
- Họ tên người đề đốc, bộ phận
nghị, bộ phận, lý do mua hàng đặc
đề nghị.
điểm, quy cách
- Số thứ tự, tên quy hàng hóa, vật tư
cách hàng hoá vật cần mua về để
tư, đơn vị tính, số thực hiện hợp
lượng, ghi chú,...
đồng.
- Ngày, tháng, năm - Làm căn cứ
lập phiếu.
để bộ phận mua
- Xác nhận của bộ hàng mua được
phận đề nghị.
hàng hóa phù
hợp, đầy đủ.
- Xác nhận tính
11
hợp lệ của hoạt
động mua hàng
của
bộ
phận
mua hàng.
- Là cơ sở để
xác nhận trách
nhiệm và kiểm
soát quá trình
quản lý hàng
tồn
4
kho
(vật
Phiếu
tư).
- Tên, địa chỉ của Thông tin, cơ thủ kho
Bộ phận
xuất kho.
công ty, mã số thuế.
sở ghi nhận kế
giao
(chứng từ - Căn cứ lập (mẫu số toán, kiểm tra,
hàng
nội bộ)
02 vt,…)
-
Tên
đối chiếu, xác
chứng
“Phiếu xuất kho”.
từ nhận:
-
Thông
báo
- Ngày, tháng, năm cho Ban giám
lập phiếu.
đốc, bộ phận
- Số chứng từ.
bán hàng, bộ
- Ghi nhận vào sổ phận kế toán
sách kế toán (Nợ: đặc điểm, quy
…..Có:……)
cách, số lượng
- Họ tên người nhận hàng hóa xuất
hàng, địa chỉ (bộ ra.
phận).
- Là căn cứ để
- Lý do xuất.
kế
toán
ghi
12
- Xuất tại kho (ngăn nhận
lô).
vào
sổ
sách kế toán
- Số thứ tự; tên nhãn biến động của
hiệu, qui cách, phẩm hàng tồn kho và
chất
vật
tư
(sản các tài khoản
phẩm, hàng hóa); khác
có
liên
mã số; đơn vị tính; quan.
Số lượng (yêu cầu, - Là căn cứ xác
thực xuất); đơn giá; nhận tính hợp
thành tiền.
-
Xác
người
lệ, hợp pháp
nhận
lập
của của hàng hóa
phiếu, được xuất ra,
người nhận hàng, phục
thủ kho, giám đốc.
vụ
cho
công tác quản
lý
hàng
tồn
kho, công tác
kiểm soát nội
bộ của công ty.
- Là căn cứ xác
nhận sự chuyển
giao (quyền sở
hữu,
quyền
kiểm soát) hàng
hóa giữa người
bán và người
mua, làm cơ sở
13
lập hóa đơn và
thu tiền.
- Phục vụ cho
công tác kiểm
tra, đối chiếu
việc ghi nhận
sổ sách của kế
toán, của thủ
kho, đối chiếu
với
đơn
đặt
hàng của khách
hàng
và
hợp
đồng.
5
Hóa đơn - Tên hóa đơn “ Thông tin, cơ Kế toán Kế toán
bán hàng
HÓA
ĐƠN
GIA sở ghi nhận kế trưởng
TRỊ GIA TĂNG”.
chi tiết
toán, kiểm tra, (kế toán (thủ
- Căn cứ lập (mẫu số đối chiếu, xác tổng
01 GTKT – 3LL)
nhận:
- Số hóa đơn.
- Chủ yếu phục
- Số liên
vụ
cho
quỹ)
hợp)
mục
- Ngày, tháng, năm đích xác nhận
lập háo đơn.
mang tính chất
- Tên, địa chỉ, số tài pháp lý và làm
khoản, điện thoại cơ sở ghi nhận
của đơn vị bán hàng doanh thu và
14
(công
ty
Hoàng các
Dũng).
các
tài
khoản liên quan
- Họ tên, đơn vị, địa (tiền,
khoản
chỉ, số tài khoản, phải thu, thuế
hình
thức
thanh GTGT,…),
toán, mã số thuế của cùng mục đích
khách hàng.
kiểm tra của
- Số thứ tự, Tên kiểm toán viên
hàng hóa, dịch vụ, độc
đơn
vị
lượng,
thành
tính,
lập,
cơ
số quan thuế.
đơn
giá, - Ngoài ra, đây
tiền,
tổng còn là cơ sở
cộng tiền hàng.
quan trọng để
- Thuế suất GTGT, đối
chiếu
kế
tiền thuế, tổng cộng toán giữa
kế
tiền thanh toán.
-
Xác
nhận
toán tổng hợp
của và chi tiết.
người mua hàng, của
người bán hàng, của
thủ trưởng đơn vị.
6
Phiếu thu
- Tên, địa chỉ của Thông tin, cơ Thủ quỹ Thủ quỹ
công ty.
sở ghi nhận kế (Kê
(kê toán
- Căn cứ lập (mẫu số toán, kiểm tra, toán chi chi tiết)
01 tt,…)
-
Tên
đối chiếu, xác tiết )
chứng
từ nhận:
15
“Phiếu thu”.
Chủ yếu để xác
- Ngày, tháng, năm nhận và làm cơ
lập phiếu.
sở cho việc ghi
- Số chứng từ.
nhận kế toán
- Ghi nhận vào sổ (tăng tiền hoặc
sách kế toán (Nợ: giảm
…..Có:……)
khoản
phải thu), đồng
- Họ tên người nộp thời cũng xác
tiền, địa chỉ (bộ nhận cho việc
phận).
thực hiện nghĩa
- Lý do nộp.
nghĩa vụ thanh
- Số tiền (bằng số, toán tiền mua
bằng chữ).
hàng của người
- Số chứng từ gốc mua hàng.
kèm theo.
-
Ngoài
ra,
- Xác nhận của giám phiếu thu cũng
đốc, kế toán trưởng, phục
người
nộp
vụ
cho
tiền, mục đích kiểm
người lập phiếu, thủ tra, đối chiếu
quỹ.
công nợ của kế
toán các khoản
phải thu, kiểm
tra quỹ tiền mặt
của thủ quỹ.
16
IV_LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN
NGOÀI PHÒNG KẾ TOÁN
17
1.
18
V_ MÔ TẢ TÀI KHOẢN SỬ DỤNG VÀ ĐỐI TƯỢNG THEO
DÕI CHI TIẾT
Tài khoản
Tài khoản
Tên
Kết cấu TK (mở mấy Đối tượng theo
cấp, tên gọi cụ thể dõi chi tiết của
từng cấp
TK (nếu có)
111
Tiền mặt
Mở 2 cấp:
- Cấp 1: tài khoản 111
– tiền mặt.
- Cấp 2: Tài khoản
1111 Tiền mặt Việt
Nam.
112
Tiền gửi ngân hàng.
Mở 2 cấp:
- Cấp 1: tài khoản 112
– Tiền gửi ngân hàng.
- Cấp 2:
+ Tài khoản 1121 Tiền Việt Nam.
+ Tài khoản 1122 Ngoại tệ.
- Tài khoản 1123 Vàng, bạc, kim khí
quý, đá quý.
131
Phải thu khách hàng Mở 2 cấp:
Khách hàng.
- Cấp 1: Phải thu
khách hàng.
- Cấp 2:
+ Tài khoản 1311:
Phải thu khách hàng
sản xuất.
+ Tài khoản 1312:
Phải thu khách hàng
xây dựng.
19
155
Thành phẩm
Mở 1 cấp: Tài khoản Thành phẩm
155: Thành phẩm
333
Thuế và các khoản Mở 3 cấp:
phải nộp Nhà nước - Cấp 1: Tài khoản 333
- Thuế và các khoản
phải nộp Nhà nước.
- Cấp 2:
+ Tài khoản 3331 Thuế giá trị gia tăng
phải nộp.
+ Tài khoản 3334 Thuế thu nhập doanh
nghiệp.
+ Tài khoản 3335 Thuế thu nhập cá
nhân.
+ Tài khoản 3336 Thuế tài nguyên.
+ Tài khoản 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê
đất.
+ Tài khoản 3338 Các loại thuế khác.
+ Tài khoản 3339 Phí, lệ phí và các
khoản phải nộp khác.
- Cấp 3:
+ Tài khoản 33311 Thuế giá trị gia tăng
đầu ra.
+ Tài khoản 33381 –
Thuế môn bài.
511
Doanh thu bán hàng Mở 3 cấp
20