Tài liệu Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng trong doanh nghiệp sx-tm-dv hoàng dũng

  • Số trang: 48 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 434 |
  • Lượt tải: 1
hoanggiang80

Đã đăng 20010 tài liệu

Mô tả:

Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng trong doanh nghiệp SX-TM-DV Hoàng Dũng
MỤC LỤC *** I_ GIỚI THIỆU VỀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY TNHH SX – TM – XD HOÀNG DŨNG.................................................................................3 1.1. Lịch sử quá trình hình thành và phát triển.......................................3 1.2. Đặc điểm...........................................................................................3 1.3. Sơ đồ công ty....................................................................................6 II_ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU...................4 2.1_ Quá trình bán hàng..........................................................................4 2.1.1_ Hoạt động xét duyệt........................................................................4 2.1.2_ Hoạt động cung cập hàng hóa........................................................7 2.1.3_ Hoạt động ghi nhận........................................................................7 2.2_ Quá trình thu tiền.............................................................................7 2.2.1_ Hoạt động xét duyệt.....................................................................7 2.2.2_ Hoạt động thu tiền.......................................................................8 2.2.3_ Hoạt động ghi nhận.....................................................................8 III_ CÁC CHỨNG TỪ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP.....................................................8 IV_LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN NGOÀI PHÒNG KẾ TOÁN..................................................................................19 V_ MÔ TẢ TÀI KHOẢN SỬ DỤNG VÀ ĐỐI TƯỢNG THEO DÕI CHI TIẾT..................................................................................................20 VI_ LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN TRONG PHÒNG KẾ TOÁN..................................................................................22 VII_ ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH ĐANG TÌM HIỂU......24 1 7.1_ Kiểm soát nghiệp vụ.....................................................................24 7.2_ Kiểm soát trong chu trình máy tính...............................................28 7.2.1_ Kiểm soát chung...........................................................................28 7.2.2_ Kiểm soát ứng dụng......................................................................30 VIII_ ÁP DỤNG PHẦN MỀM TTSOFT VÀO DOANH NGHIỆP.....34 8.1_ Danh mục màn hình nhập liệu....................................................34 8.2_ Tổ chức bộ máy kế toán xử lý.....................................................35 8.3_ Lưu đồ mô tả quá trình xử lý......................................................38 8.4_ Đánh giá kiểm soát nhập liệu......................................................40 2 I_ GIỚI THIỆU VỀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY TNHH SX – TM – XD HOÀNG DŨNG 1.1. Lịch sử quá trình hình thành và phát triển: Công ty TNHH SX – TM – TM – XD Hoàng Dũng được thành lập năm 1994, với tên gọi là “Xưởng sản xuất thiết bị - học cụ và đồ chơi trẻ em” và chịu sự chi phối của Luật công ty được Quốc hội Việt Nam thông qua ngày 21/12/1990. Với những nỗ lực hết mình của toàn thể công ty, sự phát triển về chất đòi hỏi phải có sự thay đổi tương ứng về lượng. Đáp ứng yêu cầu đó, năm 2002 công ty đăng ký kinh doanh lại với tên gọi là “Công ty Trách nhiệm hữu hạn Sản xuất – Thương mại – Xây dựng Hoàng Dũng”. Ngoài việc thể hiện sự lớn mạnh về nguồn lực tài chính và quy mô sản xuất điều này còn thể hiện sự nhanh nhạy, không ngừng thay đổi để phù hợp với xu thế chung của tình hình kinh tế - xã hội, đặc biệt là sự thay đổi của các văn bản Luật hiện hành (Luật doanh nghiệp 1999 ra đời thay thế cho Luật công ty 1990). Sau năm 2002, công ty có nhiều lần đăng ký thay đổi để tiếp tục phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh và các văn bản Luật ( Luật doanh nghiệp 2005 thay thế cho Luật doanh nghiệp 1999). Mặc dù tình hình kinh tế - xã hội trong những năm gần đây có nhiều biến động phức tạp, thông qua thế lực và tiềm lực của mình công ty TNHH SX – TM – XD Hoàng Dũng vẫn luôn khẳng định vị thế cùng sự phát triển một cách bền vững. 1.2. Đặc điểm: - Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, số: 4102010603 (Đăng ký lần đầu ngày 04/07/2002, đăng ký thay đổi lần thứ 4 ngày 29/09/2005). - Loại hình: Công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên. 3 - Tên công ty: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT – THƯƠNG MẠI – XÂY DỰNG HOÀNG DŨNG - Tên giao dịch: HOANG DUNG CO.,LTD - Tên viết tắt: CÔNG TY TNHH HOÀNG DŨNG. - Địa chỉ trụ sở chính: 114/27 Tô Ngọc Vân, Khu phố 1, Phường Thạnh Xuân, Quận 12 - Điện thoại: (08) 37160575 - Fax: (08) 37160575. - Email: nhdung@hcm.fpt.vn - Ngành,nghề kinh doanh: Sản xuất và mua bán thiết bị học cụ, đồ chơi trẻ em (trừ đồ chơi có hại cho nhân cách, sức khỏe của trẻ em hoặc ảnh hưởng đến an ninh, trật tự, an toàn xã hội, đồng phục trường học). Mua bán hàng may mặc, sách vở các loại, hàng điện tử, hàng điện lạnh, hàng thủ công mỹ nghệ, thực phẩm công nghệ, hàng trang trí nội thất, thiết bị văn phòng. Đại lý ký gởi hàng hóa. Xây dựng dân dụng, công nghiệp. Trang trí nội thất. Sửa chữa nhà. Sản xuất thiết bị bếp ăn công nghiệp, thang nâng, thang máy (trừ gia công cơ khí, xi mạ điện, tái chế phế thải kim loại tại trụ sở). - Vốn điều lệ: 3.000.000.000 đồng (Ba tỷ đồng). Trong đó: - Hiện kim: 1.991.250.000 đồng - Hiện vật: 1.008.750.000 đồng. - Danh sách thành viên góp vốn: 4 Số Tên thành viên TT Nơi đăng ký hộ khẩu Giá trị Phần thường trú đối với cá vốn góp vốn góp nhân hoặc địa chỉ trụ sở (triệu chính đối với tổ chức đồng) Nguyễn Hoàng 414/54 Nơ Trang Long, 2.400,00 1 Dũng 2 Nguyễn Kim Oanh 80% Phường 13, Quận Bình Thạnh 414/54 Nơ Trang Long, 600,00 20% Phường 13, Quận Bình Thạnh - Người đại diện theo pháp luật của công ty: Chức danh: Giám đốc Họ và tên: NGUYỄN HOÀNG DŨNG Sinh ngày: 12/07/1964 Dân tộc: Kinh (Nam) Quốc tịch: Việt Nam. Số chứng minh nhân dân (hoặc số hộ chiếu): 020823305 Ngày cấp: 07/08/2003 Nơi cấp: Công An tp Hồ Chí Minh. Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: 414/54 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh. Chỗ ở hiện tại: 414/54 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh. - Tên, địa chỉ chi nhánh: Xưởng sản xuất Học cụ Thiết bị trường học Hoàng Dũng. Địa chỉ: 14/27 Khu phố 1, Tô Ngọc Vân, Phường Thạnh Xuân, Quận 12. 1.3_ Sơ đồ công ty 5 XƯỞNG SẮT NHÀ KHO CHO THUÊ XƯỞNG MỘC KHO BÁN THÀNH PHẨM KHO NGUYÊN VẬT LIỆU WC XƯỞNG NHỰA XƯỞNG LẮP RÁP KHO THÀNH PHẨM PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG PHÓ GIÁM ĐỐC  XƯỞNG SƠN B Ã I X E VƯỜN HOA BẢO VỆ CỔNG 1 CỔNG 2 PHÒNG GIÁM ĐỐC CỔNG 3 II_ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU 2.1_ Quá trình bán hàng 2.1.1_Hoạt động xét duyệt  Xét duyệt đơn đặt hàng : Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, đơn đặt hàng được đưa lên cho giám đốc xử lý xét duyệt và lập hợp đồng. Hợp đồng được lập thành hai bản, 1 bản đưa cho khách hàng, 1 bản kèm theo đơn đặt hàng đưa sang cho phó giám đốc. Tại đây phó giám đốc lập danh mục bảng kê hàng hóa cần cung cấp. Lập xong bảng kê được đưa sang cho quản lý phân xưởng, đơn đặt hàng và hợp đồng được đưa sang phòng kế toán.  Xét duyệt vật tư : Khi nhận được bảng kê hàng hóa, quản lý phân xưởng kiểm tra vật tư đồng thời lập phiếu đề xuất vật tư. Sau đó bảng kê hàng hóa đưa sang cho thủ kho, còn phiếu đề xuất vật tư đưa sang cho giám đốc xử lý xét duyệt vật tư rồi chuyển cho phòng kế toán. 2.1.2_ Cung cấp hang hóa: 6 Thủ kho sau khi nhận được bảng kê hàng hóa sẽ đối chiếu với số lượng vật tư trong kho và lập phiếu xuất kho (2 liên). Căn cứ vào bảng kê hàng hóa và phiếu xuất kho thủ kho nhập liệu vào bảng tính Excel số lượng hàng hóa xuất kho để cập nhật vào tập tin hàng hóa đã lưu trong máy. Sau đó bảng kê hàng hóa được lưu lại theo số thứ tự, bên cạnh đó phiếu xuất kho được đưa sang bộ phận giao hàng. Bộ phận giao hàng cầm theo phiếu xuất kho, sau khi giao đủ số lượng bộ phận giao hàng đưa phiếu xuất kho cho khách hàng ký, đưa khách hàng giữu 1 liên , 1 liên còn lại đã được khách hàng ký đem về đưa cho phòng kế toán. 2.1.3_ Hoạt động ghi nhận Tại phòng kế toán, phiếu đề xuất vật tư từ giám đốc đưa sang được lưu tại đây theo số thứ tự. Kế toán dựa vào phiếu xuất kho cùng với đơn đặt hàng và hợp đồng, đối chiếu lập hóa đơn bán hàng (3 liên). Liên 1 lưu lại theo số thứ tự, 2 liên còn lại đưa cho khách hàng ký, sau đó 1 liên đưa khách hàng giữ, liên còn lại đưa lại về phòng kế toán. Căn cứ vào các chứng từ (hóa đơn bán hàng , phiếu xuất kho, cùng với đơn đặt hàng và hợp đồng) kế toán nhập liệu vào phần mềm, cập nhật số liệu và các tập tin hàng hóa và khách hàng. Các chứng từ được lưu lại theo số thứ tự. 2.2_ Quá trình thu tiền: 2.2.1_ Xác nhận nội dung thu tiền Khi khách hang trả tiền, thủ quỹ (kế toán chi tiết) nhập thông tin khách hàng vào phần mềm, truy xuất số hóa đơn ứng với khoản tiền đã nhận, đối chiếu. Sau đó nhận tiền, lập phiếu thu tiền (3 liên). Liên 1 lưu lại tại cùi, 1 liên giao cho khách hàng, liên còn lại có chữ kí của khách hang kế toán chi tiết giữ lại. 7 2.2.2_ Nhận tiền Thủ quỹ (kế toán chi tiết) nhận tiền của khách hàng, đóng dấu đã thu tiền và kí xác nhận lên phiếu thu. 2.2.3_ Ghi nhận/theo dõi Kế toán dựa vào phiếu thu, cập nhật số liệu vào phần mềm, truy xuất và đối chiếu với dữ liệu trong phần mềm. Sau đó phiếu thu tiền được lưu lại theo số thứ tự. III_ CÁC CHỨNG TỪ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI DOANH NGHIỆP SỐ TÊN TT CHỨNG 1 NỘI DUNG MỤC ĐÍCH BỘ BỘ PHẬN PHẬN TỪ LẬP Hợp đồng - Căn cứ xác lập hợp Để bảo đảm các Giám NHẬN Phó mua bán đồng: chịu sự điều quan hệ kinh tế đốc giám hàng hóa. chỉnh của văn bản được thiết lập đốc quy phạm pháp luật và thực hiện nào nào của Nhà giữa các bên nước, thông thường tham gia ký kết là Luật thương mại hợp đồng. Ở 2005, Luật dân sự đây là việc mua 2005, thông tư 134, bán hàng hóa …; nhu cầu của các và thực bên. hiện việc mua bán - Ngày, tháng, năm hàng hóa theo ký hợp đồng; tên, thỏa thuận có 8 địa chỉ, số tài khoản có căn cứ hợp và ngân hàng giao lý, có cơ sở hợp dịch của các bên, họ, pháp. tên người đại diện, Để bảo vệ các người đứng tên đăng quyền và lợi ký kinh doanh; ích hợp pháp, - Đối tượng của hợp đề cao trách đồng tính bằng số nhiệm của các lượng, khối lượng bên trong quan hoặc giá trị quy ước hệ đã thoả thuận; kinh tế (quan hệ mua - Chất lượng, chủng bán hàng hóa loại, quy sách, tính này). đồng bộ của sản phẩm, hàng hoá hoặc yêu cầu kỹ thuật của công việc; - Giá cả; - Bảo hành; - Điều kiện nghiệm thu, giao nhận; - Phương thức thanh toán; - Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng kinh tế; 9 - Thời hạn có hiệu lực của hợp đồng; - Các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng; - Các thoả thuận khác. 2 Bảng kê - Tên, địa chỉ của Thông tin, kiểm Phó hàng công ty, mã số thuế. hóa. - Tên chứng tra, đối chiếu, giám từ xác nhận: (chứng từ “Bảng kê hàng hóa”. nội bộ) Thông - Ngày, tháng lập cho bảng kê. phân đốc Quản lý phân xưởng báo quản lý xưởng, - Tên, địa chỉ đơn vị, các bộ phận sản cá nhân đặt hàng; xuất đặc điểm, ngày, tháng giao quy cách sản hàng. phẩm, hàng hóa - Tên, quy cách, số cần sản xuất. lượng, sản phẩm - Làm căn cứ (hàng hóa). - Xác nhận để quản lý phân của xưởng kiểm tra người lập, xác nhận vật tư và đề của người có trách xuất kịp thời nhiệm, quyền hạn. lên Ban giám đốc. - Làm căn cứ 10 để bộ phận sản xuất lên kế hoạch sản xuất. - Xác nhận tính hợp lệ của hoạt động sản xuất của bộ phận sản xuất. 3 Phiếu đề - Tên, địa chỉ của Thông tin, kiểm Quản lý Giám xuất tư. vật công ty, mã số thuế. - Tên chứng tra, đối chiếu, phân từ xác nhận: (chứng từ “Phiếu đề xuất vật nội bộ) tư”. Thông đốc xưởng báo cho ban giám - Họ tên người đề đốc, bộ phận nghị, bộ phận, lý do mua hàng đặc đề nghị. điểm, quy cách - Số thứ tự, tên quy hàng hóa, vật tư cách hàng hoá vật cần mua về để tư, đơn vị tính, số thực hiện hợp lượng, ghi chú,... đồng. - Ngày, tháng, năm - Làm căn cứ lập phiếu. để bộ phận mua - Xác nhận của bộ hàng mua được phận đề nghị. hàng hóa phù hợp, đầy đủ. - Xác nhận tính 11 hợp lệ của hoạt động mua hàng của bộ phận mua hàng. - Là cơ sở để xác nhận trách nhiệm và kiểm soát quá trình quản lý hàng tồn 4 kho (vật Phiếu tư). - Tên, địa chỉ của Thông tin, cơ thủ kho Bộ phận xuất kho. công ty, mã số thuế. sở ghi nhận kế giao (chứng từ - Căn cứ lập (mẫu số toán, kiểm tra, hàng nội bộ) 02 vt,…) - Tên đối chiếu, xác chứng “Phiếu xuất kho”. từ nhận: - Thông báo - Ngày, tháng, năm cho Ban giám lập phiếu. đốc, bộ phận - Số chứng từ. bán hàng, bộ - Ghi nhận vào sổ phận kế toán sách kế toán (Nợ: đặc điểm, quy …..Có:……) cách, số lượng - Họ tên người nhận hàng hóa xuất hàng, địa chỉ (bộ ra. phận). - Là căn cứ để - Lý do xuất. kế toán ghi 12 - Xuất tại kho (ngăn nhận lô). vào sổ sách kế toán - Số thứ tự; tên nhãn biến động của hiệu, qui cách, phẩm hàng tồn kho và chất vật tư (sản các tài khoản phẩm, hàng hóa); khác có liên mã số; đơn vị tính; quan. Số lượng (yêu cầu, - Là căn cứ xác thực xuất); đơn giá; nhận tính hợp thành tiền. - Xác người lệ, hợp pháp nhận lập của của hàng hóa phiếu, được xuất ra, người nhận hàng, phục thủ kho, giám đốc. vụ cho công tác quản lý hàng tồn kho, công tác kiểm soát nội bộ của công ty. - Là căn cứ xác nhận sự chuyển giao (quyền sở hữu, quyền kiểm soát) hàng hóa giữa người bán và người mua, làm cơ sở 13 lập hóa đơn và thu tiền. - Phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu việc ghi nhận sổ sách của kế toán, của thủ kho, đối chiếu với đơn đặt hàng của khách hàng và hợp đồng. 5 Hóa đơn - Tên hóa đơn “ Thông tin, cơ Kế toán Kế toán bán hàng HÓA ĐƠN GIA sở ghi nhận kế trưởng TRỊ GIA TĂNG”. chi tiết toán, kiểm tra, (kế toán (thủ - Căn cứ lập (mẫu số đối chiếu, xác tổng 01 GTKT – 3LL) nhận: - Số hóa đơn. - Chủ yếu phục - Số liên vụ cho quỹ) hợp) mục - Ngày, tháng, năm đích xác nhận lập háo đơn. mang tính chất - Tên, địa chỉ, số tài pháp lý và làm khoản, điện thoại cơ sở ghi nhận của đơn vị bán hàng doanh thu và 14 (công ty Hoàng các Dũng). các tài khoản liên quan - Họ tên, đơn vị, địa (tiền, khoản chỉ, số tài khoản, phải thu, thuế hình thức thanh GTGT,…), toán, mã số thuế của cùng mục đích khách hàng. kiểm tra của - Số thứ tự, Tên kiểm toán viên hàng hóa, dịch vụ, độc đơn vị lượng, thành tính, lập, cơ số quan thuế. đơn giá, - Ngoài ra, đây tiền, tổng còn là cơ sở cộng tiền hàng. quan trọng để - Thuế suất GTGT, đối chiếu kế tiền thuế, tổng cộng toán giữa kế tiền thanh toán. - Xác nhận toán tổng hợp của và chi tiết. người mua hàng, của người bán hàng, của thủ trưởng đơn vị. 6 Phiếu thu - Tên, địa chỉ của Thông tin, cơ Thủ quỹ Thủ quỹ công ty. sở ghi nhận kế (Kê (kê toán - Căn cứ lập (mẫu số toán, kiểm tra, toán chi chi tiết) 01 tt,…) - Tên đối chiếu, xác tiết ) chứng từ nhận: 15 “Phiếu thu”. Chủ yếu để xác - Ngày, tháng, năm nhận và làm cơ lập phiếu. sở cho việc ghi - Số chứng từ. nhận kế toán - Ghi nhận vào sổ (tăng tiền hoặc sách kế toán (Nợ: giảm …..Có:……) khoản phải thu), đồng - Họ tên người nộp thời cũng xác tiền, địa chỉ (bộ nhận cho việc phận). thực hiện nghĩa - Lý do nộp. nghĩa vụ thanh - Số tiền (bằng số, toán tiền mua bằng chữ). hàng của người - Số chứng từ gốc mua hàng. kèm theo. - Ngoài ra, - Xác nhận của giám phiếu thu cũng đốc, kế toán trưởng, phục người nộp vụ cho tiền, mục đích kiểm người lập phiếu, thủ tra, đối chiếu quỹ. công nợ của kế toán các khoản phải thu, kiểm tra quỹ tiền mặt của thủ quỹ. 16 IV_LƯU ĐỒ XỬ LÝ CHU TRÌNH DOANH THU BÊN NGOÀI PHÒNG KẾ TOÁN 17 1. 18 V_ MÔ TẢ TÀI KHOẢN SỬ DỤNG VÀ ĐỐI TƯỢNG THEO DÕI CHI TIẾT Tài khoản Tài khoản Tên Kết cấu TK (mở mấy Đối tượng theo cấp, tên gọi cụ thể dõi chi tiết của từng cấp TK (nếu có) 111 Tiền mặt Mở 2 cấp: - Cấp 1: tài khoản 111 – tiền mặt. - Cấp 2: Tài khoản 1111 Tiền mặt Việt Nam. 112 Tiền gửi ngân hàng. Mở 2 cấp: - Cấp 1: tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng. - Cấp 2: + Tài khoản 1121 Tiền Việt Nam. + Tài khoản 1122 Ngoại tệ. - Tài khoản 1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. 131 Phải thu khách hàng Mở 2 cấp: Khách hàng. - Cấp 1: Phải thu khách hàng. - Cấp 2: + Tài khoản 1311: Phải thu khách hàng sản xuất. + Tài khoản 1312: Phải thu khách hàng xây dựng. 19 155 Thành phẩm Mở 1 cấp: Tài khoản Thành phẩm 155: Thành phẩm 333 Thuế và các khoản Mở 3 cấp: phải nộp Nhà nước - Cấp 1: Tài khoản 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. - Cấp 2: + Tài khoản 3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp. + Tài khoản 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp. + Tài khoản 3335 Thuế thu nhập cá nhân. + Tài khoản 3336 Thuế tài nguyên. + Tài khoản 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất. + Tài khoản 3338 Các loại thuế khác. + Tài khoản 3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác. - Cấp 3: + Tài khoản 33311 Thuế giá trị gia tăng đầu ra. + Tài khoản 33381 – Thuế môn bài. 511 Doanh thu bán hàng Mở 3 cấp 20
- Xem thêm -