Tài liệu Hệ thống kiểm soát nội bộ về hàng tồn kho tại công ty cổ phần dược thiên thành

  • Số trang: 79 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 1132 |
  • Lượt tải: 9
sakura

Tham gia: 10/08/2015

Mô tả:

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG ***** NGUYỄN THỊ OANH MSSV: 40604078 ĐỀ TÀI: HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC THIÊN THÀNH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: KẾ TOÁN NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC Th.S ĐOÀN VĂN HOẠT TPHCM - 2010 MỤC LỤC Lời mở đầu CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HÀNG TỒN KHO ..........................................................................................1 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ........1 1.1.1 Sơ lược về sự hình thành và tiến hóa của kiểm soát nội bộ ..................1 1.1.2 Định nghĩa và các khái niệm cơ bản trong định nghĩa..........................2 1.1.3 Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ ......................................................3 1.1.4 Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu...................................4 1.1.5 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ...............................5 1.1.5.1 Môi trường kiểm soát ..................................................................5 1.1.5.1.1 Tính chính trực và giá trị đạo đức: .......................................5 1.1.5.1.2 Đảm bảo về năng lực, phẩm chất đội ngũ nhân viên.............5 1.1.5.1.3 Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm toán ...............................6 1.1.5.1.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý....6 1.1.5.1.5 Cơ cấu tổ chức .....................................................................6 1.1.5.1.6 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm ...................7 1.1.5.1.7 Chính sách nhân sự ..............................................................7 1.1.5.2 Đánh giá rủi ro.............................................................................7 1.1.5.2.1 Xác định mục tiêu của đơn vị...............................................8 1.1.5.2.2 Nhận dạng rủi ro ..................................................................8 1.1.5.2.3 Phân tích và đánh giá rủi ro..................................................9 1.1.5.2.4 Các biện pháp đối phó với rủi ro ........................................10 1.1.5.3 Hoạt động kiểm soát..................................................................11 1.1.5.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ.............................................11 1.1.5.3.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ.........12 1.1.5.3.3 Kiểm soát vật chất .............................................................12 1.1.5.3.4 Kiểm tra việc độc lập thực hiện..........................................12 1.1.5.3.5 Phân tích rà soát (hay soát xét lại việc thực hiện) ...............13 1.1.5.4 Thông tin và truyền thông..........................................................13 1.1.5.5 Giám sát ....................................................................................14 1.1.6 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ ...................14 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ HÀNG TỒN KHO................................................15 1.2.1 Nội dung và đặc điểm của khoản mục hàng tồn kho ..........................15 1.2.1.1 Nội dung....................................................................................15 1.2.1.2 Đặc điểm ...................................................................................16 1.2.2 Rủi ro tiềm tàng của khoản mục hàng tồn kho ...................................17 1.2.3 Mục đích kiểm soát nội bộ hàng tồn kho ..........................................18 1.2.4 Các thủ tục kiểm soát nội bộ hàng tồn kho ........................................19 1.2.4.1 Kiểm soát quá trình mua hàng nhập kho ....................................19 1.2.4.2 Kiểm soát quá trình bào quản và kiểm kê hàng hóa ...................24 1.2.4.2.1 Đối với quá trình bảo quản.................................................24 1.2.4.2.2 Kiểm kê hàng tồn kho ........................................................24 1.2.4.3 Kiểm soát quá trình xuất kho hàng hóa ......................................25 CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC THIÊN THÀNH..................................................................................................27 2.1 Tổng quan về công ty Cổ phần dược Thiên Thành ....................................27 2.2 Lịch sử hình thành và phát triển ................................................................27 2.2.1 Lịch sử hình thành công ty ................................................................27 2.2.2 Lịch sử hình thành chi nhánh.............................................................28 2.3 Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động của công ty..........................28 2.3.1Chức năng..........................................................................................28 2.3.2 Nhiệm vụ ..........................................................................................28 2.3.3 Mục tiêu hoạt động............................................................................29 2.5 Những thuận lợi và khó khăn của công ty .................................................29 2.6 Phương hướng phát triển của công ty........................................................30 2.7 Cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh.............................................30 2.7.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức........................................................................30 2.7.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban ..................................................32 2.8 Tổ chức kế toán tại công ty .......................................................................34 2.8.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán...........................................................34 2.8.3 Phương pháp kế toán áp dụng tại công ty ..........................................35 2.8.4 Hệ thống chứng từ và sổ sách............................................................37 2.8.5 Giới thiệu sơ lược về phần mềm kế toán của công ty.........................40 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC THIÊN THÀNH .................................42 3.1 Khái quát về môi trường kiểm soát nội bộ tại công ty ...............................42 3.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ về hàng tồn kho tại công ty .............................45 3.2.1 Đặc điểm hàng tồn kho của công ty...................................................45 3.2.2 Hệ thống chính sách kế toán tài chính về hàng tồn kho......................49 3.2.3 Kiểm soát quá trình vận động của hàng tồn kho ................................50 3.2.3.1 Quá trình mua hàng nhập kho ....................................................50 3.2.3.2 Quá trình bảo quản, kiểm kê hàng hóa.......................................53 3.2.3.2.1 Quá trình bảo quản.............................................................53 3.2.3.2.2 Quá trình kiểm kê hàng hóa ...............................................54 3.2.3.3 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình mua hàng, bảo quản và kiểm kê tại công ty cổ phần dược Thiên Thành ........................54 3.2.3.3.2 Những thủ tục kiểm soát cụ thể..........................................56 3.2.3.3 Quá trình xuất hàng hóa ra khỏi kho ..........................................59 3.2.3.4 Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu60 CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC THIÊN THÀNH ........................62 4.1 NHẬN XÉT CHUNG VỀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY ..........................................62 4.1.1 Ưu điểm.................................................................................................62 4.1.2 Hạn chế.............................................................................................64 4.2 NHẬN XÉT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY ............................................................................................64 4.2.1 Ưu điểm ............................................................................................64 4.2.2 Hạn chế có thể phát sinh rủi ro về hàng tồn kho ................................66 4.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quá trình kiểm soát hàng tồn kho ........68 Kết luận Phụ Lục Tài liệu tham khảo Lời mở đầu Hiện tại trừ các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài và các doanh nghiệp đã có và đang xây dựng hệ thống chứng chỉ ISO, TQM... Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ. Công tác kiểm tra, kiểm soát thường chồng chéo, phiến diện, tập trung vào các chỉ số kinh tế - tài chính và kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính. Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu.Vì thế vai trò của kiểm soát nội bộ là hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: con người, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, hàng tồn kho giữ vai trò rất quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất – thương mại. Nó là trung gian trong việc chuyển hóa các nguồn lực thành kết quả kinh doanh và ảnh hưởng đến nhiều hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó mọi sai sót liên quan đến hàng tồn kho có thể ảnh hưởng trực tiếp đến bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Với mong muốn được tiếp cận thực tế công tác kiểm soát đối với chu trình bán hàng – thu tiền của một doanh nghiệp cụ thể, đồng thời ứng dụng những kiến thức đã học trong nhà trường, so sánh với thực tiễn nắm bắt, mở rộng hiểu biết , em đã quyết định chọn đề tài “Hệ thống kiểm soát nội bộ về hàng tồn kho tại công ty cổ phần dược Thiên Thành”. PHẠM VI NGHIÊN CỨU Khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông. Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài. Đề tài tìm hiểu kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, cụ thể là kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty thương mại. Do hạn chế về thời gian nên giới hạn nghiên cứu đề tài: Địa điểm: Công ty cổ phần dược Thiên Thành. Phạm vi nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ hàng tồn kho của công ty từ khâu mua hàng - nhập - lưu trữ và bán hàng. Phương pháp nghiên cứu: Quan sát thực tế, thu thập dữ liệu, phỏng vấn nhân viên trong công ty cùng với sự kết hợp kiến thức đã học và tham khảo các tài liệu. Nội dung của đề tài: gồm có 4 chương Chương 1: Tổng quan về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ về hàng tồn kho. Chương 2: Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần dược Thiên Thành. Chương 3: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại công ty cổ phần dược Thiên Thành. Chương 4: Nhận xét và kiến nghị về kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại công ty cổ phần dược Thiên Thành. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Đoàn Văn Hoạt CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HÀNG TỒN KHO 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Sơ lược về sự hình thành và tiến hóa của kiểm soát nội bộ Khái niệm kiểm soát nội bộ ra đời từ đầu thế kỷ 20 trong thuật ngữ của các kiểm toán viên độc lập, mô tả các hoạt động tự kiểm soát tại doanh nghiệp. Kiểm toán viên sẽ tìm hiểu và đánh giá hệ thống này nhằm phục vụ cho việc điều chỉnh các thủ tục kiểm toán1. Sự phát triển mạnh mẽ của các hình thức gian lận làm thiệt hại lớn tại các công ty đã dẫn đến sự quan tâm của xã hội đến hoạt động kiểm soát nội bộ. Năm 1992, Ủy ban các tổ chức hoạt động bảo trợ (thường được gọi là COSO) của Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ (thường gọi là Ủy ban Treadway) đã công bố Báo cáo 1992, đưa ra một khuôn mẫu về kiểm soát nội bộ, đã đặt nền tảng cho các lý thuyết về kiểm soát nội bộ hiện nay. Báo cáo này cung cấp một hệ thống lý luận đầy đủ và khá hoàn chỉnh về hệ thống kiểm soát nội bộ cho tới thời điểm hiện nay và được chấp nhận rộng rãi ở nhiều quốc gia trên thế giới. Báo cáo COSO năm 1992 gồm có 4 phần:  Phần 1: Tóm tắt dành cho nhà quản lý Phần này cung cấp một cái nhìn tổng quát về kiểm soát nội bộ ở mức độ cao dành riêng cho các nhà quản lý, giám đốc điều hành, ban giám đốc, các nghị sĩ và cơ quan quản lý Nhà nước.  Phần 2: Khuôn khổ chung của kiểm soát nội bộ 1 Website hội kế toán Tp.HCM SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Đoàn Văn Hoạt Đây là phần cơ bản nhất của Báo cáo COSO, trong đó có định nghĩa về kiểm soát nội bộ, mô tả các bộ phận cấu thành của kiểm soát nội bộ, đưa ra các tiêu chí cụ thể để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.  Phần 3: Báo cáo cho bên ngoài Đây là tài liệu bổ sung, cung cấp hướng dẫn cho cho các tổ chức cách thức báo cáo cho các đối tượng bên ngoài về hệ thống kiểm soát nội bộ cho mục tiêu báo cáo thông tin tài chính.  Phần 4: Các công cụ đánh giá kiểm soát nội bộ Phần này đưa ra các công cụ hướng dẫn, gợi ý rất thiết thực cho việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. 1.1.2 Định nghĩa và các khái niệm cơ bản trong định nghĩa “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:  Báo cáo tài chính đáng tin cậy  Các luật lệ và quy định được tuân thủ  Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”2 Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm nền tảng là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng được hiểu như sau: Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Cần hiểu rằng kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu…mà 2 Giáo trình Kiểm toán của trường Đại Học Kinh Tế Tp.HCM SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Đoàn Văn Hoạt phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc và các nhân viên. Chính con người sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đạt được. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người…nên dẫn đến không đạt được các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục kiểm soát các rủi ro. Kiểm soát nội bộ thường được chia thành các loại sau:3 Kiểm soát kế toán là chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được hai mục tiêu đầu tiên là bảo vệ tài sản và bảo đảm thông tin kế toán trung thực và đáng tin cậy. Kiểm soát quản lý là để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của công nhân viên đối với các chính sách quản lý. 1.1.3 Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm được những mục tiêu của đơn vị 3 Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán của trường Đại Học Kinh Tế Tp.HCM SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Đoàn Văn Hoạt đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị hay các mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị. Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị…. Như vậy, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. 1.1.4 Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty:  Đảm bảo tính đáng tin cậy của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty;  Giảm bớt rủi ro do gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra;  Giảm bớt rủi ro do sai sót của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty;  Giảm bớt rủi ro do không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty;  Đảm bảo công ty hoạt động hiệu quả, sử dụng tốt các nguồn lực và đạt được các mục tiêu đặt ra.  Tạo sự tin tưởng đối với các cổ đông, nhà đầu tư của công ty. Thông thường, khi công ty ngày càng phát triển thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân. SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Đoàn Văn Hoạt Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông. Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài. 1.1.5 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.5.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố thuộc về môi trường kiểm soát là: 1.1.5.1.1 Tính chính trực và giá trị đạo đức: Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến quá trình kiểm soát. Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cách cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn vậy, những nhà quản lý phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp. Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức, đơn vị phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu trung thực. 1.1.5.1.2 Đảm bảo về năng lực, phẩm chất đội ngũ nhân viên Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, các nhân viên của đơn vị cần có kiến thức, các kỹ năng và các kinh nghiệm cần thiết. Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ sẽ được giao, và phải có giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên. Bên cạnh các yếu tố về kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức của nhân viên, để một tổ chức có thể SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Đoàn Văn Hoạt đạt được mục tiêu, cũng cần xem trọng phẩm chất của nhân viên, nhất là phẩm chất đạo đức. 1.1.5.1.3 Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm toán Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng đáng kể bởi Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán. Tính hữu hiệu của nhân tố này phụ thuộc vào sự độc lập với Ban điều hành, kinh nghiệm và vị trí của các thành viên trong Hội đồng quản trị, mức độ tham gia, mức độ giám sát và các hành động của Hội đồng quản trị đối với công ty. 1.1.5.1.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ cũng hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận. Một số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro…Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Có nhiều nhà quản lý trong quá trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với nhân viên. Ngược lại, có những nhà quản lý chỉ thích điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị. 1.1.5.1.5 Cơ cấu tổ chức Về thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Một cơ cấu sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng. Cơ cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó phải xác SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Đoàn Văn Hoạt định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp. Ngoài ra, cơ cấu cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị. 1.1.5.1.6 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau. 1.1.5.1.7 Chính sách nhân sự Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua việc tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức. Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến mọi hoạt động của một doanh nghiệp, trong đó có công tác kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính. Bên cạnh đó khi phân tích, đánh giá môi trường kiểm soát đơn vị cũng cần quan tâm đến mức độ ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài tổ chức như các thay đổi môi trường kinh doanh, các thay đổi của hệ thống luật pháp hay các thay đổi của chế độ kế toán. 1.1.5.2 Đánh giá rủi ro Đối với mọi hoạt động của một đơn vị đều có thề phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Các rủi ro làm cho mục tiêu của đơn vị có thể không đạt SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Đoàn Văn Hoạt được. Các rủi ro xảy ra do rất nhiều nguyên nhân đến từ cả bên ngoài lẫn bên trong đơn vị, rủi ro có thể do lỗi chủ quan hay khách quan. Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu kể cà mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của đơn vị có thể không đạt được và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên. Để giới hạn các rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa trên mục tiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản trị được rủi ro. 1.1.5.2.1 Xác định mục tiêu của đơn vị Các mục tiêu này bao gồm mục tiêu chung của toàn tổ chức và mục tiêu riêng của từng bộ phận hay từng hoạt động, từng giai đoạn. Mục tiêu này tuy không phải là một bộ phận của kiểm soát nội bộ nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Bởi lẽ một sự kiện có thể trở thành một rủi ro quan trọng đối với tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của đơn vị. Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung và dài hạn. Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản hơn, qua nhận thức và phát biểu hàng ngày của người quản lý. 1.1.5.2.2 Nhận dạng rủi ro Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn doanh nghiệp hay chỉ ảnh hưởng đến bộ phận.  Ở mức độ toàn doanh nghiệp, rủi ro có thể xuất phát từ bên ngoài và bên trong doanh nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Đoàn Văn Hoạt Rủi ro từ bên ngoài doanh nghiệp (hay còn gọi là rủi ro kinh doanh): là những rủi ro ảnh hưởng từ môi trường vĩ mô và môi trường vi mô như những rủi ro do sự thay đổi nguồn cung cấp, nhu cầu của khách hàng, kỹ thuật, cạnh tranh, môi trường kinh tế, chính trị, các quy định, chính sách của nhà nước. Rủi ro bên trong doanh nghiệp bao gồm rủi ro hoạt động và rủi ro tuân thủ - Rủi ro hoạt động: Là rủi ro phát sinh từ doanh nghiệp như vi phạm các chủ trương đường lối, chính sách, quy chế, nội qui của doanh nghiệp, cũng như cam kết của doanh nghiệp với bên ngoài, rủi ro về tài sản và nguồn lực khác trong quá trình hình thành và sử dụng, chẳng hạn như mất mát, lãng phí, hư hỏng, lạm dụng, phá hoại,…, rủi ro về văn hoá doanh nghiệp. - Rủi ro tuân thủ: Vi phạm pháp luật nhà nước và những quy định riêng của đơn vị  Rủi ro ở mức độ bộ phận có thể phát sinh từ các công việc như: bán hàng, sản xuất, tiếp thị, phát triển kỹ thuật…Những rủi ro này có thể dẫn đến mục tiêu của toàn doanh nghiệp không thực hiện được. Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động. Trong các doanh nghiệp nhỏ, công việc này có thể tiến hành dưới dạng những cuộc tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng…hoặc các buổi họp giao ban trong nội bộ. 1.1.5.2.3 Phân tích và đánh giá rủi ro Các khả năng rủi ro có thể đến do các mối đe dọa sau:  Chiến lược kinh doanh sai lầm  Các hoạt động không thực hiện đúng  Các rủi ro về tài chính  Các rủi ro về thông tin… SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 9 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Đoàn Văn Hoạt Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là một công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro. Trong lĩnh vực kế toán, có thể kể đến những rủi ro đe dọa đến sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính như ghi nhận các tài sản không có thực hoặc là không thuộc quyền sở hữu của đơn vị; đánh giá tài sản và các khoản nợ phải trả không phù hợp với các chuẩn mực, chế độ kế toán: khai báo không đầy đủ thu nhập và chi phí; trình bày những thông tin tài chính không phù hợp với yêu cầu của chuẩn mực và chế độ kế toán…. 1.1.5.2.4 Các biện pháp đối phó với rủi ro Sự thay đổi các yếu tố của môi trường như chính trị, kinh tế, luật pháp, cạnh tranh trên thị trường, thông tin đã tác động mạnh mẽ đến môi trường kinh doanh của các doanh nghiệp. Mỗi quyết định của doanh nghiệp đều liên quan đến các rủi ro đã nói ở nội dung trên vì vậy nhiệm vụ của các nhà quản lý trong doanh nghiệp phải luôn luôn chủ động kiểm soát ảnh hưởng của những sự thay đổi đó, ngăn chặn và giảm bớt những rủi ro ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Chính vì vậy các nhà quản lý cần lưu ý đến những vấn đề sau:  Môi trường kinh tế: tốc độ phát triển kinh tế, khủng hoảng, suy thoái kinh tế, lạm phát, lãi suất thay đổi, giá cả hàng hóa biến động có ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp.  Tổ chức bộ máy: khi mà doanh nghiệp phải tổ chức lại bộ máy hoạt động. Việc sắp xếp phân chia công việc có thể không phù hợp.  Chính sách nhân sự như tuyển dụng, đãi ngộ, sa thải nhân viên không phù hợp, nhà quản lý chưa quan tâm đến việc đào tạo, giám sát nhân viên. SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 10 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Đoàn Văn Hoạt  Sự phát triển nhanh của công nghệ: không theo kịp trình độ công nghiệp mới sẽ dẫn đến lạc hậu và sẽ bị đào thải. Khi công nghệ thay đổi thì doanh nghiệp cần quan tâm đến việc thay đổi hệ thống kiểm soát nội bộ cho phù hợp.  Hệ thống thông tin: khi hệ thống thông tin được cải tiến hoặc thay đổi thì những thủ tục kiểm soát trước đây có thể bị vô hiệu.  Hoạt động kinh doanh ở nước ngoài: khi mở rộng hoạt động kinh doanh ở nước ngoài, doanh nghiệp luôn có những rủi ro như luật pháp, văn hoá, phong tục, tập quán, điều kiện kinh tế, môi trường kinh doanh… 1.1.5.3 Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải. Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện, và dưới đây là những hoạt động kiểm soát cơ bản trong doanh nghiệp: 1.1.5.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ Phân chia trách nhiệm là việc phân công, phân nhiệm cho các thành viên trong tổ chức. Mục đích của việc phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng ; đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình. Để kiểm soát nội bộ hiệu quả trách nhiệm của một cá nhân cần phải được xác định và phân chia đầy đủ, rõ ràng. Khi phân chia trách nhiệm, các chức năng sau cần phải được tách biệt:  Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản  Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 11 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Đoàn Văn Hoạt  Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán 1.1.5.3.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ Ngày nay trong môi trường xử lý dữ liệu bằng phương pháp điện tử, việc kiểm soát quá trình xử lý thông tin được chia thành kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng. Kiểm soát chung: Các chính sách, biện pháp thực hiện nhằm ngăn chặn và phát hiện sai sót và gian lận trong toàn bộ hệ thống thông tin kế toán là kiểm soát chung. Kiểm soát chung ảnh hưởng đến tất cả các chu trình kế toán và tất cả hệ thống ứng dụng trong mỗi chu trình kế toán. Kiểm soát chung bao gồm các hoạt động kiểm soát những tiến trình sau đây: thiết lập và phát triển các chương trình và hệ thống, kiểm soát truy cập hệ thống, kiểm soát lưu trữ dữ liệu Kiểm soát ứng dụng: là các chính sách, thủ tục thực hiện chỉ ảnh hưởng đến một hệ thống ứng dụng cụ thể. 1.1.5.3.3 Kiểm soát vật chất Là tập hợp tất cả các hoạt động của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu tài sản bị mất mát, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng, phá hoại. Một số biện pháp bảo vệ tài sản: - Hạn chế tiếp cận tài sản: hệ thống kho bãi, password máy tính… - Bảo vệ, thủ tục ra vào công ty - Sử dụng các thiết bị quan sát: camera, kiểm tiền giả, thẻ security - Kiểm kê tài sản - Bảo quản tài sản đúng tiêu chuẩn… 1.1.5.3.4 Kiểm tra việc độc lập thực hiện Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) độc lập với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Việc làm này tạo hiệu ứng có lợi cho môi trường kiểm soát, đó là công việc nhân viên làm luôn có người kiểm tra, theo dõi, đánh giá . Hơn nữa, ngay cả khi chất lượng kiểm soát tốt vẫn có khả năng SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 12 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Đoàn Văn Hoạt xảy ra những hành vi tham ô hay cố tình vi phạm, vì thế hoạt động này là rất cần thiết. Việc kiểm soát này chỉ thực sự hữu hiệu khi những thành viên thực hiện kiểm tra độc lập với đối tượng được kiểm tra. Sự hữu hiệu này sẽ mất đi nếu người thực hiện kiểm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ. 1.1.5.3.5 Phân tích rà soát (hay soát xét lại việc thực hiện) Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính; đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Soát xét lại là quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không. Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, hoặc có những điều chỉnh thích hợp. 1.1.5.4 Thông tin và truyền thông Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài. Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy vi tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện. Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Nhà quản lý cần quan tâm đến truyền thông trong và ngoài doanh nghiệp. SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 13
- Xem thêm -