Tài liệu Hệ thống kiểm soát nội bộ bảo hiểm xã hội thành phố hồ chí minh thực trạng và giải pháp

1 CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG 1. 1. Giới thiệu đề tài 1.1.1 Đặt vấn đề Hiện nay, với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường toàn cầu, áp lực suy thoái và những khó khăn nhiều chiều từ nền kinh tế, các doanh nghiệp đòi hỏi để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình thiết lập thì Doanh nghiệp ngày càng quan tâm nhiều hơn đến hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) nhằm giúp tổ chức hạn chế tối đa những sự cố, mất mát, thiệt hại, gian lận đảm bảo số liệu kế toán, báo cáo tài chính được chính xác và tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức. Sử dụng tối ưu các nguồn lực nhằm đạt được mực tiêu đề ra vì vậy việc thiết lập cho Doanh nghiệp một hệ thống KSNB thích hợp với quy mô, đặc điểm của đơn vị và phù hợp đảm bảo có hiệu quả và điểm quan trọng là hệ thống KSNB phải hữu hiệu góp phần duy trì công tác quản trị của đơn vị đạt hiệu quả . Tuy nhiên, khi đề cập đến hệ thống KSNB, mỗi tổ chức lại hiểu khác nhau; việc triển khai hệ thống KSNB trong các tổ chức cũng theo những cách thức khác nhau và thường theo kinh nghiệm tích lũy được. Do đó việc thiết lập hệ thống KSNB là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó quản lý không bằng lòng tin, kinh nghiệm mà bằng những quy định rõ ràng, nhất là hiện nay kinh tế nước ta đang dần hội nhập với thế giới thì đòi hỏi phải xây dựng hệ thống KSNB theo chuẩn quốc tế là vô cùng bức bách và tối quan trọng cho mọi tổ chức. Tuy nhiên, hệ thống KSNB bao gồm những thành phần gì, phương pháp xây dựng ra sao, phương pháp nào để đánh giá tính khả thi của hệ thống KSNB, phương pháp nào để cải tiến hệ thống KSNB, v.v… vẫn còn là thắc mắc của rất nhiều tổ chức. Một số tổ chức còn mơ hồ về hệ thống kiểm soát nội bộ. Một số khác nhầm lẫn về mặt chức năng giữa KSNB và kiểm toán nội bộ. Nhiều tổ chức mơ hồ về phương pháp tiến hành xây dựng hệ thống KSNB. Nhiều tổ chức không hiểu rõ sự tương quan của hệ thống KSNB và hệ thống phòng ban chức năng 2 và quy trình hoạt động của tổ chức. Nhiều tổ chức gọi tên và nhiệm vụ của KSNB bằng những tên gọi khác và mang những ý nghĩa khác… Tất cả các vấn đề trên cần phải được giải quyết thông qua việc hiểu rõ và nhận thức đầy đủ về hệ thống KSNB, các thành phần, phương pháp xây dựng, phương pháp đánh giá và hoàn thiện ,… một cách bài bản và hệ thống. Hệ thống KSNB là nhu cầu tất yếu nhằm tăng khả năng cạnh tranh và là công cụ không thể thiếu của mọi tổ chức là phương tiện sống còn của Doanh nghiệp. Do đó Năm 1992, tại Hoa Kỳ, Ủy ban Treadway về việc chống gian lận trên Báo cáo tài chính (COSO) đã cho ra đời báo cáo đầu tiên về hệ thống KSNB, tạo nên một khởi đầu và tiếng nói chung cho các doanh nghiệp và tổ chức. Đồng thời Chính phủ Hoa Kỳ cũng ban hành Đạo luật Sarbox (Sarbanes – Oxley) năm 2002 là Đạo luật căn bản của nghề Kế toán Kiểm toán, quy định triển khai hệ thống KSNB cho tất cả các công ty niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán, làm mở màn cho giai đoạn phát triển hệ thống KSNB tại quốc gia này và lan truyền trên thế giới. COSO 1992 đã trở thành chuẩn mực được công nhận và áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới. 1.1.2. Tính cấp thiết của đề tài BHXH là chính sách xã hội quan trọng, là trụ cột chính của hệ thống an sinh xã hội, góp phần thực hiện tiến bộ và công bằng xã hội, bảo đảm ổn định chính trị - xã hội và phát triển kinh tế - xã hội. Trong Nghị quyết của Đại hội Đảng các nhiệm kỳ, nhất là Đại hội Đảng XI vừa qua đã nêu rất rõ phát triển kinh tế, đi đôi với giải quyết tốt các vấn đề xã hội, bảo đảm an sinh xã hội của đất nước. Từ khi ra đời đến nay bảo hiểm xã hội luôn phát huy tác dụng tích cực của mình, thể hiện bản chất nhân văn sâu sắc, và từng bước khẳng định đây là biện pháp hỗ trợ cho người lao động một cách tốt nhất nhằm ổn định cuộc sống khi có những rủi ro xảy đến khi mất đi nguồn thu nhập, khi ốm đau, khi về già … Vì vậy, từ sự phát triển của nền kinh tế thị trường, đối tượng tham gia BHXH ngày càng được mở rộng không ngừng, do đó nguồn thu BHXH ngày càng lớn, đòi hỏi BHXH cần có cơ chế quản lý quỹ, cơ chế quản lý tài chính ngày càng phải đổi mới hoàn thiện hơn, phù hợp với yêu cầu đòi hỏi ngày càng cao của 3 ngành BHXH để đáp ứng việc quản lý nguồn quỹ vô cùng lớn và phù hợp với xu thế quốc tế, theo kịp sự phát triển của đất nước trong tình hình mới. Theo số liệu báo cáo của ngành BHXH: Công tác thực hiện thu BHXH, BHYT năm 2012 đạt khoản 125.120 tỷ đồng, tổng số tiền chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH là 98.941 tỷ đồng. Thanh toán chi phí khám chữa bệnh BHYT cho 121.145.823 lượt người, tăng 6.953678 lượt người (6,1%) so với cùng kỳ năm 2011. Tổng số tiền thanh toán khám chữa bệnh BHYT là 28.940 tỷ đồng[3] Do vậy, với nhiệm vụ quản lý một nguồn quỹ to lớn, ảnh hưởng đến an sinh xã hội của đại bộ phận người lao động trên cả nước. Với những lý do trên, đòi hỏi cơ quan BHXH phải có một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hữu hiệu, do đó việc dựa trên những lý thuyết hiện đại về kiểm soát nội bộ để nâng cao năng lực quản lý, phòng tránh rủi ro tại BHXH là một yêu cầu cấp thiết. Trong tất cả BHXH của 64 Tỉnh Thành phố trong cả nước, thì Bảo Hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh là đơn vị có mức đóng góp cao nhất (chiếm 30% ) là một địa bàn có diện tích rộng lớn, có nhiều thành phần kinh tế tập chung, số lao động lớn, với nhiều khu công nghiệp, Công ty nước ngoài, Công ty liên doanh, Cty TNHH, Khối cơ quan nhà nước, Văn phòng đại diện ….Do vậy khối lượng công tác thực hiện BHXH tại thành phố Hồ Chí Minh rất lớn và phức tạp nhất là trong việc thu BHXH và Chi các chế độ BHXH. Tuy vậy BHXH TP.HCM luôn là cánh chim đầu đàn của Ngành BHXH; Đơn vị luôn đi đầu trong công tác cải cách các thủ tục thực hiện trong nghiệp vụ chuyên môn BHXH, ứng dụng công nghệ thông tin tiến tiến vào các khâu nghiệp vụ quản lý chuyên môn của ngành. Vì thế đỏi hỏi cần xây dựng hoàn thiện kiểm soát nội bộ là một trong những yêu cầu quan trọng nhất nhằm giúp ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm và yếu kém, giảm thiểu tổn thất, nâng cao hiệu quả nhằm giúp tổ chức đạt được các mục tiêu đã đề ra . Do vậy sau khi nghiên cứu và tìm hiểu tôi chọn đề tài “Hệ thống kiểm soát nội bộ Bảo hiểm Xã hội TP. Hồ Chí Minh - Thực trạng và giải pháp ” Với yêu cầu nghiêu cứu việc ứng dụng hệ thống KSNB trong đơn vị hành chính sự nghiệp có thu, đồng thời là hoạt động trong lĩnh vực thực hiện an sinh xã hội theo hệ thống các chính sách, pháp luật của nhà nước Việt Nam. Kết quả 4 nghiên cứu của đề tài hy vọng sẽ phát hiện những phương pháp hữu hiệu trong quá trình thực hiện KSNB và những tồn tại cần khắc phục nhằm đóng góp một phần trong việc hình thành cơ sở lý luận và thực tiễn cho việc hoàn thiện KSNB trong khu vực công. 1.2. Mục tiêu, nội dung và phương pháp nghiên cứu 1.2.1. Mục tiêu. - Mục tiêu của đề tài là nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của quốc tế COSO 1992 và những hướng dẫn chuẩn mực KSNB trong khu vực công do INTOSAI thực hiện năm 1992 và được cập nhật bổ sung thêm các chuẩn mực KSNB năm 2001 vào nghiên cứu thực trạng vận hành hê ̣ thống KSNB tại đơn vị hành chính sự nghiệp có thu, mà điền hình là tại Bảo Hiểm Xã Hội Thành Phố Hồ Chí Minh để đề xuất giải pháp hoàn thiê ̣n hệ thống KSNB tại đơn vị này để đảm bảo BCTC tại đơn vị đáng tin câ ̣y, tuân thủ pháp luâ ̣t, các hoạt đô ̣ng thu chi BHXH hữu hiê ̣u và hiê ̣u quả. Cụ thể, đề tài thực hiê ̣n: - Hê ̣ thống hóa cơ sở lý luận về Hệ Thống KSNB theo hướng dẫn của COSO 1992 và hướng dẫn INTOSAI 1992 có bổ sung năm 2001. - Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng của hệ thống tổ chức và hoạt động kiểm soát nội bộ tại cơ quan Bảo Hiểm Xã Hội Thành Phố Hồ Chí Minh thông qua việc trao đổi, phỏng vần , khảo sát thực tế với Ban Lãnh đạo Bảo hiểm xã hội TP.HCM và tại các Phòng nghiệp vụ tại trụ sở BHXH TP.HCM và 24 BHXH Quận, huyện trên địa bàn TP HCM, đặc biệt trong công tác quản lý thu BHXH và chi chế độ chính sách BHXH tại đơn vị . - Qua việc khảo sát và nghiên cứu, đề ra những ưu khuyết điểm trong công tác tổ chức hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị ảnh hưởng đến: Báo cáo tài chính tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ, hoạt động của đơn vị hữu hiệu và hiệu quả . - Từ các kết quả nghiên cứu trên sẽ đưa ra kết luận, giải pháp, kiến nghị, đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ trong thời gian tới cho Bảo Hiểm Xã Hội Thành Phố Hồ Chí Minh . 5 1.2.2. Nội dung nghiên cứu 1.2.2.1. Phương pháp luận - Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ theo báo cáo của COSO 1992, cũng như hệ thống KSNB trong khu vực công theo tổ chức INTOSAI ban hành. Từ cơ sở lý thuyết, tác giả lập bản câu hỏi để khảo sát thực trạng hệ thống KSNB của BHXH TP.HCM cho các nội dung:  Lịch sử hình thành phát triển và cơ cấu tổ chức quản lý của BHXH  Hệ thống các chế độ chính sách BHXH và nguồn hình thành quỹ BHXH.  Cơ cấu chức năng phân cấp quản lý và giám sát của từng phòng chuyên môn và BHXH quận huyện trong BHXH TP.HCM. - Từ đó, gợi ý mục tiêu KSNB và những yếu tố cơ bản trong hoạt động KSNB tại BHXH TP.HCM cần thiết trong thời gian tới. Đồng thời đề xuất giải pháp bổ sung nhằm hoàn thiện và xây dựng hệ thống KSNB tại cơ quan BHXH TP.HCM một cách hữu hiệu, hiệu quả hơn. 1.2.2.2. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cưu đinh tínhh Phân tích tổng hợp, nội suy và với công cụ là phương pháp chuyên gia để khảo sát liê ̣u xem chính sách và thủ tục thu chi BHXH hiện hành có đầy đủ, nhất quán trong việc quản lý và kiểm soát hay không, nhằm đưa ra gợi ý chính sách mới. - Phương pháp nghiên cưu đinh lượng h Với công cụ là phương pháp thống kê mô tả, với kỹ thuật tìm số trung bình (Mean), tính phương sai và độ lệch chuẩn, tổng hợp dữ liê ̣u từ bảng câu hỏi cho ‘110蜷 đối tượng để nghiên cứu thực nghiê ̣m về những quan điểm, nhâ ̣n thức của nhóm đối tượng: Cán bộ công chức viên chức nhà nước của Cơ quan BHXH có liên quan với các quy trình thủ tục BHXH Việt Nam đã ban hành trong thời gian qua. 6 1.2.2.3. Phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng hệ thống KSNB tại Bảo Hiểm Xã Hội Thành Phố Hồ Chí Minh. Phạm vi nghiên cứu : - Thời gian nghiên cứu: đề tài và số liệu sơ cấp thu thập từ : 01/2011 đến 12/2012. - Không gian nghiên cứu: Khảo sát thực trạng xây dựng hệ thống KSNB tại Bảo Hiểm Xã Hội Thành Phố Hồ Chí Minh( bao gồm 11 Phòng nghiệp vụ và 24 BHXH Quận Huyện trên địa bàn TP HCM ). - Giới hạn của đề tài:  Đối tưởng khảo sát: Bảo Hiểm Xã Hội Thành Phố Hồ Chí Minh.  Tiếp cận hệ thống KSNB theo 5 bộ phận cấu thành chứ không theo từng chu trình nghiệp vụ nên hệ thống KSNB được thể hiện dưới góc nhìn chung nhất.  Tiếp cần khảo sát theo hướng “Có” hoặc “Không có ” , chỉ xây dựng một số yếu tố trong các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB, chưa định lượng được chất lượng của toàn bộ hệ thống KSNB. 1.3. Tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu 1.3.1. Giới thiệu tổng quan về Kiểm soát nội bộ Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được mục tiêu của tổ chức, do đó kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận và giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập . 1.3.1.1. Định nghĩa kiểm soát nội bộ Dưới góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu KSNB đã dẫn đến sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau : 7 - KSNB theo quan điểm của AICPA: Kiểm soát nội bộ “… là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách ”[6]. - KSNB theo quan điểm của IFAC: “ KSNB là một hệ thống gồm các chính sách, các thủ tục được thiết lập tại đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và đảm bảo hiệu quả của hoạt động ”[7] - KSNB theo COSO đưa ra 1992: “ KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây :  Báo cáo tài chính đáng tin cậy .  Các luật lệ và quy định được tuân thủ.  Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”[1] -Theo Tổ chức INTOSAI: “ KSNB là cơ cấu của một tổ chức bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được các mực tiêu của tổ chức”[8] Như vậy trong định nghĩa trên của COSO và INTOSAI, có 4 nội dung cơ bản là : quá trình, con ngưởi, đảm bảo hợp lý và mục tiêu . Chúng được hiểu như sau :  Kiểm soát nội bộ là một quá trình.  Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người.  Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý.  Các mục tiêu của KSNB. 1.3.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB Theo quan điểm phổ biến hiện nay do COSO đưa ra 1992 được thừa nhận bởi nhiều tổ chức nghề nghiệp trên thế giới như : IFAC , AICPA… thì KSNB bao gồm các bộ phận sau : 8 - Môi trường kiểm soát. - Đánh giá rủi ro. - Hoạt động kiểm soát. - Thông tin và truyền thông. - Giám sát . 1.3.2. Giới thiệu tổng quan về cơ quan Bảo Hiểm Xã Hội Việt Nam 1.3.2.1. Vị trí chức năng của Bảo hiểm xã hội Việt Nam Bảo hiểm xã hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, có chức năng thực hiện chính sách, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và quản lý Quỹ bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật. Với chức năng “ Bảo hiểm xả hội là sự đảm bảo đời sống vật chất cho người lao động và gia đình họ khi có nguy cơ mất an toàn về kinh tế do bi giảm hoặc mất khả năng lao động thông qua sử dụng nguồn quỹ huy động từ người tham gia và sự tài trợ của nhà nước ”[9]. Định nghĩa này chỉ rõ mục đích của BHXH là sự đảm bảo thay thế được bù đắp một phần thu nhập cho người lao động khi họ bị mất hoặc giảm thu nhập do bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp, tàn tật, thất nghiệp, tuổi già, tử tuất, dựa trên cơ sở một quỹ tài chính do sự đóng góp của các bên tham gia BHXH, có sự bảo hộ của Nhà nước theo pháp luật, nhằm bảo đảm an toàn đời sống cho người lao động và gia đình họ, đồng thời góp phần bảo đảm an toàn xã hội. 1.3.2.2. Chế độ chính sách của BHXH Chế độ BHXH là một bộ phận quan trọng trong chính sách kinh tế và xã hội của Nhà nước, là những chủ trương, quan điểm, nguyên tắc BHXH để giải quyết các vấn đề xã hội liên quan trực tiếp đến một tầng lớp đông đảo người lao động và có ảnh hưởng quan trọng đến các vấn đề kích thích phát triển kinh tế và ổn định chính trị của đất nước. Trong mỗi giai đoạn phát triển kinh tế khác nhau, chính sách BHXH được Nhà nước đề ra và thực hiện phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội từng giai đoạn. 9 Các chế độ mà BHXH đang thực hiện : - Chế độ Hưu trí – BHXH 1 lần. - Chế độ Tử tuất. - Chế độ Ốm đau - Chế độ Thai sản. - Chế độ tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp. - Chế độ BHYT - Chế độ Bảo hiểm thất nghiệp . 1.3.2.3. Hệ thống tổ chức BHXH Bảo hiểm xã hội Việt Nam là đơn vị trực thuộc Chính phủ, được quản lý bởi Hội đồng quản lý và được Phân cấp tổ chức, quản lý theo hệ thống dọc, tập trung thống nhất từ Trung ương đến Địa phương, gồm có : 1. Ở Trung ương là Bảo hiểm xã hội Việt Nam. 2. Ở Tỉnh, Thành phố trực thuộc trung ương là Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam. 3. Ở Huyện, Quận, Thị xã, Thành phố thuộc Tỉnh là Bảo hiểm xã hội Huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc Bảo hiểm xã hội Tỉnh, Thành phố . 10 Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ hệ thống tổ chức cơ quan BHXH 11 1.3.3. Tổng quan về tình hình nghiên cứu 1.3.3.1. Tình hình nghiên cứu trên thế giới Theo Ủy ban Treadway về chống gian lận trên báo cáo tài chính (COSO) là một ủy ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận báo cáo tài chính, nghiên cứu về KSNB với mục đích tố chức lại hệ thống KSNB với các bộ phận cấu thành để đánh giá sự hữu hiệu và hiệu quả. Đến năm 1992 mô hình lý thuyết về hệ thống KSNB được sử dụng rộng rãi ở Hoa Kỳ thường được gọi là COSO 1992. Đây là “ khuôn mẫu tích hợp về KSNB được thiết kế cho tất cả các doanh nghiệp quan tâm đến việc cải tiến cách thức nhằm đạt được mục tiêu bằng cách sử dụng KSNB” [1] Đến năm 1995, Viện Kế toán Canada ( COCO) cũng đã xây dựng một mô hình KSNB, đưa ra định nghĩa về kiểm soát và các tiêu chí đánh giá hiệu quả của kiểm soát nội bộ. Các tiêu chí của Coco đã phản ánh một cách rộng hơn về cách tiếp cận kiểm soát và quản lý rủi ro, trực tiếp liên quan đến việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp tuy nhiên các tiêu chí của Coco cũng không có sự khác biệt lớn với báo cáo của COSO 1992. Mô hình COSO và COCO là khuôn mẫu về hệ thống KSNB hữu hiệu và hiệu quả, luôn là chủ đề của nhiều nghiên cứu khác nhau. Tuy nhiên hầu hết các nghiên cứu đều đưa ra kết luận COSO và COCO bổ sung cho nhau và là chuẩn mực của khuôn mẫu KSNB. Trong khu vực công, một số quốc gia như Mỹ đã có những công bố chính thức về áp dụng KSNB cho khu vực công: Chuẩn mực về kiểm toán của Tổng Kế toán Nhà nước Hoa Kỳ (GAO) năm 1999 đưa ra KSNB đặc thù trong tố chức lĩnh vực công. GAO cũng đưa ra năm yếu tố về KSNB gồm: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Trên bình diện quốc tế,với vai trò tiên phong trong kiểm toán khu vực công Hệ thống kiểm toán Nhà nước do Tổ chức Quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) cũng ban hành hướng dẫn quốc tế về hệ thống KSNB trong khu vực công tương tự cũng như báo cáo của COSO tuy nhiên khía cạnh giá trị đạo đức được nhấn mạnh nhằm ngăn chặn sự gian dối và tham nhũng trong khu vực công. 12 Đánh giá rủi ro Hoạt động kiểm soát Thông tin và truyền thông Môi trường kiểm soát Các bộ phận hợp thành KSNB Giám sát Sơ đồ 1.2 : Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. 1.3.3.2. Tình hình nghiên cứu trong nước - Đề tài “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại cơ quan Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh ” năm 2005 của Thạc sĩ Nguyễn Thanh Huyền , đề tài cũng đã nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại BHXH TP.HCM và đưa ra giải pháp hoàn thiện, tuy nhiên do thời kỳ này vẫn chưa ban hành Luật BHXH (2006) , Luật BHYT(2008), và nghị định 116/2011/NĐ-CP ngày 14/12/2011 quy định cơ cấu tổ chức BHXH Việt Nam nên đến thời điểm hiện nay nhiều điểm không còn phù hợp . - Đề tài “ Đẩy mạnh ưng dụng công nghệ thông tin để nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ tại BHXH Tỉnh Kiêng Giang ” năm 2010 của Thạc sĩ Nguyễn Công Chánh , đề tài đưa ra những giải pháp quản lý bằng công nghệ thông tin trong hoạt động kiển soát nội bộ BHXH tại địa bản tỉnh Kiên Giang, mặc dù cũng đưa ra một số giải pháp nhưng Tỉnh Kiên Giang là địa phương có quy mô hoạt động BHXH không lớn lắm , do đó cũng chưa thể áp dụng bao quát cho toàn bộ hệ thống KSNB BHXH Việt Nam. - Đề tài “Hoàn thiện hệ thống tổ chưc và hoạt động chi trả các chế độ BHXH ở Việt Nam” năm 2010 do TS.Nguyễn Thị Chính thực hiện tuy nhiên, đề tài chỉ quan tâm chú trọng trong nghiệp vụ chi trả chế độ BHXH về công tác tổ 13 chức thực hiện , chưa nêu lên được hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc kiểm soát tính hữu hiệu trong việc chi trả BHXH. - Đề tài “Hoàn thiện chính sách bảo hiểm xã hội Việt Nam trong thời kỳ đổi mới ” năm 2005 do Thạc sĩ Đỗ Quang Khánh . Đề tài khái quát thực trạng hệ thống tổ chức BHXH VN trong giai đoạn trước đây với những thành tụ và hạn chế đồng thời đưa ra các biện pháp hoàn thiện chính sách BHXH trong thời gian tới. Đề tài chỉ phân tích hệ thống BHXH theo hướng kinh tế học một cách khái quát , cũng chưa đi sâu vào hệ thống kiểm soát nội bộ của BHXH . - Đề tài “ Hoàn thiện quản lý Quỹ BHXH ở Việt Nam ” năm 2004 của Tiến sĩ Nguyễn Văn Sinh . Luận án đã tập trung phân tích tình hình tài chính quỹ BHXH qua các thời kỳ và đưa ra các giải pháp liên quan đến quản lý và cân đối quỹ BHXH. 1.3.3.3. Các vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu Sau khi tìm hiểu và nghiên cứu các đề tài trên, nhận thấy các đề tài trên đã đáp ứng được một số nội dung trong công tác hoạt động của BHXH. Tuy nhiên do thời kỳ này vẫn chưa ban hành Luật BHXH (2006) , Luật BHYT(2008), và nghị định 116/2011/NĐ-CP ngày 14/12/2011 quy định cơ cấu tổ chức BHXH Việt Nam nên đến thời điểm hiện nay nhiều điểm không còn phù hợp. Chưa nêu lên được hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc kiểm soát tính hữu hiệu trong việc thu chi BHXH, cũng chưa đi sâu vào hệ thống kiểm soát nội bộ của BHXH TP.HCM. Tóm lại, để bổ sung những khiếm khuyết nêu trên, nội dung luận văn cần tiếp tục nghiên cứu là: - Hệ thống hóa hệ thống kiểm soát nội bộ của COSO và những hướng dẫn chuẩn mực KSNB trong khu vực công do INTOSAI thực hiện vào nghiên cứu thực trạng tại Bảo Hiểm Xã Hội Thành Phố Hồ Chí Minh, đề xuất giải pháp hoàn thiê ̣n hệ thống KSNB tại đơn vị này. - Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng của hệ thống tổ chức và hoạt động kiểm soát nội bộ tại cơ quan Bảo Hiểm Xã Hội Thành Phố Hồ Chí Minh trong công tác quản lý thu BHXH và chi chế độ chính sách BHXH tại đơn vị, đề ra 14 những ưu khuyết điểm trong công tác tổ chức hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị để đảm bảo BCTC tại đơn vị đáng tin câ ̣y, tuân thủ pháp luâ ̣t, các hoạt đô ̣ng thu chi BHXH hữu hiê ̣u và hiê ̣u quả. - Từ các kết quả nghiên cứu sẽ đưa ra giải pháp, kiến nghị, hoàn thiện tổ chức hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ trong thời gian tới cho Bảo Hiểm Xã Hội Thành Phố Hồ Chí Minh và ngành BHXH Việt Nam nói chung. Kết luận chương 1 Chương 1 đặt vấn đề nghiên cứu về kiểm soát nội bộ từ đó làm rõ tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu về KSNB. Thông qua tổng quan các vấn đề nghiên cứu về KSNB của các đề tài trước đây là căn cứ xác định mục tiêu, phương pháp nghiên cứu làm cơ sở xây dựng nội dung tiếp cận thực trạng hệ thống KSNB tại BHXH TP.HCM từ đó đưa ra giải pháp, kiến nghị. Đây là vấn đề đặt ra trong nghiên cứu cho các nội dung các chương tiếp theo. 15 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ 2.1.1. Lịch sử hình thành của Hệ thống kiểm soát nội bộ Để thực hiện chức năng kiểm soát, nhà quản lý sử dụng công cụ chủ yếu là kiểm soát nội bộ của đơn vị. Khái niệm kiểm soát nội bộ từ khi được vận dụng đã có những bước phát triển vượt bậc, từ chỗ chỉ được xem là công cụ giúp cho kiểm toán viên độc lập xác định phương pháp hiêụ quả trong việc lập kế hoạch kiểm toán, đến chỗ được coi là bộ phận chủ yếu của hệ thống quản lý hữu hiệu. Hình thức ban đầu của KSNB là kiểm soát tiền và bắt đầu bằng cuộc cách mạng công nghiệp. Thuật ngữ Kiểm soát nội bộ bắt đầu từ giai đoạn này . Năm 1929, Thuật ngữ Kiểm soát nội bộ được đề cập chính thức trong một công bố của Cục Dự trữ Liên ban Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin), và được định nghĩa là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, và đây là một cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên. Năm 1936, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa kỳ ( AICPA-American Institute of Certified Public Accountants) đã định nghĩa kiểm soát nội bộ “… là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách ”. Tuy nhiên trên thực tế, vào năm 1949, AICPA đã công bố công trình nghiên cứu đầu tiên về KSNB với nhan đề “ Kiểm soát nội bộ, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập ”. Sau đó AICPA đã ban hành nhiều chuẩn mực kiểm toán đề cập đến những khái niệm và khía cạnh khác nhau của KSNB. - Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán ( CAP-Committee on Auditing Procedure ) trực thuộc AICPA ban hành báo cáo về thủ tục kiểm toán SAP 16 29( SAP-Statement on Auditing Procedure ) về “ Phạm vi xem xét KSNB của kiểm toán viên viên độc lập ” trong đó lần đầu tiên phân biệt kiểm soát nội bộ về quản lý và KSNB về kế toán. Năm 1962, CAP tiếp tục ban hành SAP 33 và SAP 54 năm 1972 đã làm rõ hơn khái niệm kiểm soát nội bộ về quản lý và KSNB về kế toán . Sau đó, AICPA ban hành các chuẩn mực kiểm toán (SAS-Statement on Auditing Standard) để thay thế các thủ tục kiểm toán (SAP), trong đó : -SAS 1(1973), duyệt xét lại SAP 54 và đã đưa ra định nghĩa cụ thể hơn về kiểm soát về quản lý và kiểm soát về kế toán[10]. Như vậy trong suốt thời kỳ trên, khái niệm KSNB đã không ngừng mở rộng ra khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán. Tuy nhiên trước khi báo cáo COSO(1992) ra đời, KSNB vẫn mới dùng lại là phương tiện phục vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán báo cáo tài chính . 2.1.2. Giai đoạn từ năm 1992 trở về trước (giai đoạn tiền COSO) Vào những thập niên 1970-1980, nền kinh tế của Hoa kỳ và nhiều quốc gia khác đã phát triển mạnh mẽ, do sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thì các vụ gian lận cũng ngày càng gia tăng gây tổn thất lớn cho nền kinh tế. Nhất là vụ tai tiếng chính trị Watergate, quốc hội Hoa kỳ đã phát hiện rất nhiều hoạt động rửa tiền liên quan đến nước ngoài. Do vậy vào năm 1977, Luật về chống hối lộ nước ngoài (Foreign Corrupt practices) ra đời, đồng thời Ủy ban chứng khoán Hoa kỳ (SEC) cũng đưa ra bắt buộc các công ty phải báo cáo về hệ thống KSNB của đơn vị mình. Việc yêu cầu về báo cáo hệ thống KSNB của công ty cho công chúng đã gây ra nhiều tranh cãi và chống đối do thiếu các tiêu chuẩn để đánh giá tính hữu hiệu của KSNB. Để đáp ứng tính cấp thiết trên nhằm thống nhất định nghĩa về KSNB, Ủy ban COSO đã được thành lập vào năm 1985 dưới sự bảo trợ của 5 tổ chức nghề nghiệp là : - Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) - Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ (AAA) 17 - Hiệp hội quản trị viên tài chính (FEI) - Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA) - Hiệp hội kế toán viên quản trị (IIA). Trước tiên , COSO đã chính thức sử dụng từ kiểm soát nội bộ thay vì kiểm soát nội bộ về kế toán; AICPA cũng quyết định không sử dụng thuật ngữ kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý. Đến năm 1988, chuẩn mực SAS 55(4/1988) cũng đưa ra 3 bộ phận của kiểm soát nội bộ là: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát . Năm 1992, COSO đã phát hành báo cáo đầu tiên trên thế giới đưa ra khuôn mẫu kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ nhất và có hệ thống. Báo cáo COSO đã đưa ra 5 bộ phận của kiểm soát: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và giám sát. Báo cáo COSO 1992 đã cung cấp một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị trong đó KSNB không chỉ còn là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà được mở rộng ra cho cả các phương diện hoạt động và tuân thủ. Kiểm soát nội bộ được quan tâm đặc biệt trong các lĩnh vực thiết kế hệ thống và kiểm toán, chủ yếu hướng vào cách thức cải tiến hệ thống KSNB và vận dụng trong các cuộc kiểm toán. 2.1.3. Giai đoạn từ năm 1992 trở về sau Báo cáo COSO 1992 đã tạo lập được cơ sở lý thuyết cơ bản vể KSNB. Sau đó hàng loạt các nghiên cứu khác về KSNB theo nhiều lĩnh vực khác nhau đã ra đời:  Phát triển cho Doanh nghiệp nhỏ: Năm 2006, COSO đã ban hành “ Kiểm soát nội bộ với báo cáo tài chính – Hướng dẫn cho các công ty đại chúng quy mô nhỏ” [10] (COSO Guidance 2006). Hướng dẫn này vẫn dựa trên nền tảng của COSO 1992 và giải thích thêm cách thức áp dụng kiểm soát nội bộ cho phù hợp với điều kiện trong các công ty quy mô nhỏ.  Phát triển về phía quản trị: 18 Năm 2001, COSO triển khai nghiên cứu hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp (ERM – Enterprise Risk Management Framework) trên cơ sở báo cáo COSO 1992 [10] và chính thức ban hành năm 2004 ( ERM 2004) đồng thời bổ sung thêm 3 yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ : Thiết lập mục tiêu, Nhận diện sự kiện, đối phó rủi ro [10] .  Phát triển theo hướng công nghệ thông tin: Năm 1996, Hiệp hội về kiểm soát và kiểm toán hệ thống thông tin ( ISACA- Information System Audit and Control Association) ban hành bản tiêu chuẩn có tên “ các mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin và các lĩnh vực liên quan”(Cobit) nhấn mạnh đến kiểm soát trong môi trường tin học [10].  Phát triển theo hướng kiểm toán độc lập: Các chuẩn mực kiểm toán của Hoa Kỳ cũng chuyển sang sử dụng báo cáo COSO 1992 làm nền tảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ gồm : - SAS 78(1995): xem xét kiểm soát nội bộ trong kiểm toán BCTC. - SAS 94(2001): Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính. Hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA-International Standard on Auditing) cũng đã sử dụng báo cáo của COSO 1992 khi xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính, cụ thể là: - ISA 315 “ Hiểu biết về tình hình kinh doanh , môi trường hoạt động đơn vị và đánh giá rủi ro các sai sót trọng yếu” yêu cầu kiểm toán viên cần có hiểu biết đầy đủ về KSNB. [10] - ISA 265 “ Thông báo về những khiếm khuyết của kiểm soát nội bộ” yêu cầu kiểm toán viên độc lập thông báo về các khiếm khuyết của KSNB do kiểm toán viên phát hiện được cho những người có trách nhiệm trong đơn vị. [10]  Phát triển theo hướng kiểm toán nội bộ: 19 Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) cũng đã đưa ra định nghĩa về KSNB, tuy nhiên vì IIA là thành viên của COSO nên về nguyên tắc không có sự khác biệt giữa định nghĩa của IIA và COSO.  Phát triển theo hướng chuyên sâu vào các ngành nghề cụ thể: Báo cáo Basel (1998) của Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng đã đưa ra công bố về khuôn khổ KSNB trong ngân hàng. Nội dung cơ bản là đã vận dụng các lý luận cơ bản của COSO vào lĩnh vực ngân hàng. 2.2. Sự phát triển của hệ thống KSNB trong khu vực công Trong lĩnh vực công, KSNB rất được coi trọng và là đối tượng được quan tâm đặc biệt của kiểm toàn viên nhà nước. Một số quốc gia như Mỹ, Canada đã có những công bố chính thức về KSNB áp dụng cho các cơ quan đơn vị khu vực công. Chuẩn mực về kiểm toán của Tổng kế toán nhà nước Hoa Kỳ (GAO)1999 đề cập đến KSNB trong đơn vị khu vực công. GAO đưa ra 5 yếu tố về KSNB bao gồm: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông, giám sát. Bên cạnh đó năm 1992, INTOSAI đã ra bản hướng dẫn về chuẩn mực KSNB đề cập đến việc nâng cấp các chuẩn mực KSNB nhằm hỗ trợ cho việc thực hiện và đánh giá KSNB. Tài liệu này đã tích hợp các lý luận chung về KSNB của báo cáo COSO. Bên cạnh việc cải thiện định nghĩa về KSNB, tài liệu của INTOSAI trình bày những vấn đề đặc thù về khu vực công . 2.2.1. Khái niệm KSNB theo INTOSAI 1992 & INTOSAI 2001 2.2.1.1. Theo hướng dẫn của INTOSAI 1992 Theo tài liệu hướng dẫn của INTOSAI 1992, khái niệm kiểm soát bộ được định nghĩa như sau: “KSNB là cơ cấu của một tổ chưc bao gồm nhận thưc, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chưc” [8] . Với mục tiêu của tổ chức là: - Thúc đẩy các hoạt động của đơn vị diễn ra có trình tự, đạt được tính hữu hiệu và hiệu quả nhằm cung cấp các dịch vụ có chất lượng phù hợp với nhiệm vụ của đơn vị; 20 - Bảo vệ và quản lý nguồn lực tránh thất thoát, lạm dụng, lãng phí, tham ô và sử dụng sai mục đích; - Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định chính sách của nhà nước và nội quy, quy chế nội bộ đơn vị; - Xây dựng và duy trì các dữ liệu thông tin quản lý và thông tin tài chính đáng tin cậy và đảm bảo tính kịp thời. 2.2.1.2. Theo hướng dẫn của INTOSAI được cập nhật năm 2001 Theo tài liệu hướng dẫn của INTOSAI 2001, khái niệm kiểm soát nội bộ được định nghĩa như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình xử lý toàn bộ được thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chưc, quá trình này được thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chưc.” [8] với mục tiêu: -Thực hiện các hoạt động một cách có kỷ cương, có đạo đức, có tính kinh tế, hiệu quả và thích hợp ; -Thực hiện đúng trách nhiệm, chức trách; -Tuân thủ theo pháp luật hiện hành và các nguyên tắc quy định; -Bảo vệ các nguồn tài sản, nguồn lực chống thất thoát, sử dụng sai mục đích và gây tổn thất. So với báo cáo của COSO 1992 và hướng dân INTOSAI 1992 thì khía cạnh giá trị đạo đức trong hoạt động được thêm vào. Mục tiêu của KSNB được nhấn mạnh hơn, đó chính là tầm quan trong trong hành vi đạo đức nhằm ngăn chặn và phát hiện sự gian dối và tham nhũng trong khu vực hành chính công. Do trong khu vực hành chính công thì hầu như các đơn vị đều hoạt động dựa trên ngân sách nhà nước, do vậy cần phải có một cơ chế quản lý chặt chẽ nhằm đảm bảo ngân sách được sử dụng đúng mục đích, các tài sản quản lý không bị thất thoát hay lãng phí. Đồng thời INTOSAI 2001 cũng cho rằng đạo đức của các công chức, viên chức là khi họ thực thi nhiệm vụ một cách công tâm, đúng pháp luật đồng thời trong việc phòng chống, phát hiện các gian lận, tham nhũng trong khu vực công