Tài liệu Hát triển văn hóa công sở tại cục hải quan tỉnh lạng sơn

  • Số trang: 83 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 80 |
  • Lượt tải: 0
nguyetha

Đã đăng 8490 tài liệu

Mô tả:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ----------*****--------- CHU BÁ TOÀN PHÁT TRIỂN VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CỤC HẢI QUAN TỈNH LẠNG SƠN LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH CHƢƠNG TRÌNH ĐỊNH HƢỚNG THỰC HÀNH Hà Nội – 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ----------*****--------- CHU BÁ TOÀN PHÁT TRIỂN VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CỤC HẢI QUAN TỈNH LẠNG SƠN Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số: 60 34 05 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH CHƢƠNG TRÌNH ĐỊNH HƢỚNG THỰC HÀNH NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. HOÀNG VĂN HẢI Hà Nội - 2014 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 Chƣơng 1: KHUNG KHỔ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ .................. 5 1.1. Văn hóa tổ chức. ..................................................................................... 5 1.1.1. Khái niệm văn hóa tổ chức............................................................... 5 1.1.2. Cấu trúc của văn hóa trong tổ chức. ................................................. 5 1.1.3. Các đặc tính cơ bản về văn hóa của một tổ chức. ............................ 6 1.1.4. Vai trò của văn hóa đối với việc quản lý và phát triển của tổ chức. 7 1.2. Khái niệm, các yếu tố cấu thành văn hóa một tổ chức hành chính. ....... 9 1.2.1. Khái niệm văn hóa công sở. ............................................................. 9 1.2.2. Các yếu tố cấu thành văn hóa một tổ chức hành chính. ................. 10 1.3. Cấu trúc của văn hóa tổ chức................................................................ 12 1.4. Các bƣớc xây đựng văn hóa tổ chức..................................................... 15 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CỤC HẢI QUAN TỈNH LẠNG SƠN. ......................................................................................... 18 2.1. Lịch sử hình thành và phát triển ngành Hải quan Việt nam. ................ 18 2.2. Lịch sử hình thành và phát triển ngành Hải quan tỉnh Lạng Sơn. ....... 19 2.3. Tổ chức hoạt động của Cục Hải quan Lạng Sơn. ................................. 63 2.3.1. Lãnh đạo Cục gồm: Cục trƣởng và các phó Cục trƣởng. .............. 63 2.3.2. Cán bộ, công chức, chuyên viên. ................................................... 63 i 2.4. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn. .............................................................................................................. 64 2.4.1. Vị trí, chức năng. ............................................................................ 64 2.4.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.................................................................. 64 2.5. Đánh giá tình hình phát triển văn hóa công sở tại Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn. ..................................................................................................... 66 Chƣơng 3: CÁC ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ CHỦ YẾU NHẰM PHÁT TRIỂN VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CỤC HẢI QUAN LẠNG SƠN ............ 70 3.1. Những quan điểm cơ bản khi xây dựng và thực hiện văn hóa công sở tại Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn. ................................................................. 70 3.2. Định hƣớng giải pháp phát triển văn hóa công sở tại Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn ...................................................................................................... 72 3.3. Mô hình phát triển văn hóa công sở tại Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn. 73 KẾT LUẬN ..................................................................................................... 77 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................ 78 ii PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài. Trong xu thế toàn cầu hóa nền kinh tế, nền kinh tế Việt Nam cũng đã và đang từng bƣớc hội nhập nền kinh tế thế giới. Sự cạnh tranh đang diễn ra trên tất cả các lĩnh vực và ngày càng trở nên gay gắt, đòi hỏi mọi loại hình, thiết chế, tổ chức phải cấu trúc lại mình để thích nghi và phát triển, dựa trên cơ sở phát huy nguồn lực nội sinh và tìm kiếm, dung nạp các ngồn lực ngoại sinh. Lý luận và thực tiễn cho thấy, văn hóa là một nguồn nội sinh có thể tạo nên sự phát triển đột phá và bền vững cho một tổ chức khi tổ chức đó biết khai thác, vận dụng các yếu tố văn hóa vào hoạt động của mình. Mặt khác, các tổ chức ngày càng nhận thức rõ về vai trò của văn hóa trong tổ chức quản lý hoạt động. Với những lý do trên, các cơ quan hành chính sự nghiệp Nhà nƣớc cần phải nhận thức rõ vai trò quan trọng của việc xây dựng văn hóa hành chính công sở để nâng cao sức cạng tranh, phù hợp với xu thế, tạo mọi điều kiện cho sự phát triển nền kinh tế địa phƣơng, đóng góp vào thành tích chung của cả nƣớc. Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn là một cơ quan hành chính đƣợc hình thành sau một thời gian ra đời của nƣớc Việt Nam dân chủ cộng hòa. Trải qua chặng đƣờng 60 năm xây dựng và trƣởng thành, cán bộ công chức Hải quan Lạng Sơn luôn tự hào với truyền thống vẻ vang của mình. Cục Hải quan Lạng Sơn đã tham mƣu giúp Ngành xây dựng, thực hiện kế hoạch khôi phục kinh tế trong chiến tranh và sau chiến tranh: 1952 - 1964, 1965 - 1978, 1979 - 1985, 1986 - 2000, 2001 – 2005, 2006 – 2009 và 2010 - 2013. Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn luôn luôn đi đầu trong sự nắm bắt và vận dụng những chủ trƣơng đƣờng lối của Đảng, Nhà nƣớc vào cuộc sống xã hội, chủ động xây dựng và tổ chức thực hiện các chƣơng trình mục tiêu, các dự án Tổng cục Hải quan đã đề ra, tham mƣu giúp cấp ủy và chính quyền địa 1 phƣơng điều chỉnh phƣơng hƣớng mục tiêu phát triển kinh tế có tính đến trƣớc mắt và lâu dài, đảm bảo xây dựng và khai thác triệt để các nguồn lực, phát huy những mặt mạnh, kịp thời phát hiện và tháo gỡ khó khăn, khắc phục yếu kém góp phần đƣa nền kinh tế địa phƣơng và đất nƣớc phát triển. Vì vậy, việc hình thành xây dựng và phát triển một nền văn hóa đặc trƣng của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn là thiết yếu để Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn ngày càng xứng đáng là một cơ quan thu thuế hàng hóa xuất nhập khẩu, chống buôn lậu, gian lận thƣơng mại vận chuyển trái phép hàng hóa qua biên giới trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn. 2. Tình hình nghiên cứu xây dựng văn hóa công sở. Thực tiễn đã chứng minh rằng, văn hóa tổ chức có một vai trò hết sức quan trọng trong việc tạo nên sự phát triển đột phá và bền vững cho tổ chức nhờ phát huy nguồn nội lực và tìm kiếm dung nạp các nguồn lực ngoại sinh. Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn là một cơ quan hành chính sự nghiệp là cơ quan chuyên môn giúp Tổng Cục Hải quan thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về Hải quan và tổ chức thực thi pháp luật về Hải quan, các quy định khác của pháp luật có liên quan trên địa bàn hoạt động của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn theo quy định của pháp luật. Bởi vậy, vấn đề xây dựng và phát triển văn hóa tổ chức hay văn hóa công sở đối với Cục Hải quan tỉnh Lạng sơn là hết sức quan trọng. Trên cơ sở phân tích các khái niệm và các yếu tố cấu thành văn hóa tổ chức, văn hóa trong cơ quan công sở hành chính, tôi khái quát các đặc trƣng cơ bản của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn để đƣa ra những vấn đề cần quan tâm và mô hình cần tham khảo cho quá trình phát triển nền văn hóa của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn, thực hiện luận văn Thạc sĩ với đề tài: “Phát triển văn hóa công sở tại Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn” 2 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. Luận văn dựa trên mục đích: - Thứ nhất: Trên cơ sở lý luận về văn hóa tổ chức đã đƣợc lĩnh hội trong khóa học cùng với thực tế của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn, luận văn thực hiện phân tích và đƣa ra các đánh giá chủ quan về tình hình xây dựng và phát triển văn hóa hoạt động của Cục. - Thứ hai: Với kinh nghiệm bản thân đồng thời thông qua nghiên cứu, tham khảo các bài viết, bài phân tích của các chuyên gia về văn hóa tổ chức. Luận văn mạnh dạn đƣa ra quan điểm riêng của học viên về việc xây dựng, phát triển văn hóa công sở tại Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn và đề xuất một số kiến nghị nhằm giúp cho việc xây dựng và phát triển văn hóa công sở tại Cục Hải quan Lạng Sơn đƣợc thiết thực hơn. *. Nhiệm vụ nghiên cứu. Với mục đích nhƣ trên, luận văn này đặt ra những câu hỏi nghiên cứu cơ bản sau đây: - Văn hóa phù hợp với Cục Hải quan Lạng Sơn hiện nay là là gì? - Làm thế nào để xây dựng và phát triển nền văn hóa Cục Hải quan Lạng Sơn trong điều kiện hiện nay? 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu: Đối tƣợng của đề tài nghiên cứu này là nghiên cứu sự hình thành, phát triển văn hóa của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn nói riêng và các cơ quan hành chính sự nghiệp nói chung để từ đó tạo dựng và phát huy một nền văn hóa hành chính công sở năng động, nhiệt tình, phù hợp và phục vụ cho sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội của đất nƣớc. - Phạm vi nghiên cứu: + Không gian: Đề tài đƣợc nghiên cứu trong nội bộ Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn. 3 + Thời gian: Chủ yếu nghiên cứu sự hình thành và phát triển văn hóa của Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn từ khi thành lập đến nay. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu. Luận văn sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu định tính, tổng hợp, nghiên cứu mô tả để làm rõ thực trạng xây dựng và phát triển văn hóa công sở hành chính tại Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn đồng thời đƣa ra những đề xuất, kiến nghị phù hợp. Do thời gian có hạn nên luận văn không thực hiện việc khảo sát thực tế thông qua phiếu khảo sát đối với khách hàng và các chuyên gia. Mọi quan điểm, đánh giá trong luận văn đƣợc học viên trình bày thông qua nghiên cứu thực tế, tổng hợp qua các nguồn tài liệu tham khảo của cơ quan và các lĩnh vực khác. 6. Những đóng góp của luận văn. Do lần đầu nghiên cứu mô hình luận văn định hƣớng thực hành còn nhiều mới mẻ, trong khi năng lực, thời gian và tài liệu nghiên cứu có hạn nên luận văn này sẽ còn nhiều những hạn chế, sai sót..Tuy nhiên, luận văn này cũng mong đóng góp một phần nhỏ bé trong việc xây dựng, củng cố và phát triển văn hóa tại Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn. 7. Bố cục của luận văn. Luận văn chia làm 3 chƣơng chính với nội dung chủ yếu sau: Chƣơng 1: Khung khổ lý luận về văn hóa công sở. Chƣơng 2: Thực trạng văn hóa công sở hành chính tại Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn. Chƣơng 3: Các đề xuất và kiến nghị chủ yếu nhằm phát triển văn hóa công sở tại Cục Hải quan tỉnh Lạng Sơn. 4 Chƣơng 1 KHUNG KHỔ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 1.1. Văn hóa tổ chức. 1.1.1. Khái niệm văn hóa tổ chức. Văn hóa tổ chức là toàn bộ các yếu tố văn hóa đƣợc chủ thể (tổ chức) chọn lọc, tạo ra, sử dụng và biểu hiện trong quá trình hoạt động từ đó tạo nên bản sắc riêng của một tổ chức Văn hóa của tổ chức đƣợc xem là một nhận thức chỉ tồn tại trong một tổ chức chứ không phải trong một cá nhân. Vì vậy, các cá nhân có những nền tảng văn hóa, lối sống nhận thức khác nhau, ở những vị trí làm việc khác nhau trong một tổ chức, có khuynh hƣớng hiển thị văn hóa tổ chức theo cùng một cách hoặc ít nhất có cùng mẫu số chung. Văn hóa của tổ chức có liên quan đến cách nhận thức và lối hành xử của các thành viên đối với bên trong và bên ngoài của tổ chức đó. Đồng thời, văn hóa của tổ chức chính là sự hiện diện sinh động và cụ thể nhất của tổ chức đó mà mọi ngƣời có thể dễ dàng nhận ra. Hình ảnh đó có thể do nhiều yếu tố cấu thành nên. Vì thế, chỉ cần một yếu tố có sự thay đổi thì về lý thuyết, hình ảnh về tổ chức đó sẽ bị khác đi. Do đó, trên phƣơng diện lý thuyết, sẽ không có tổ chức này có văn hóa giống tổ chức kia, dù họ có thể giống nhau. 1.1.2. Cấu trúc của văn hóa trong tổ chức. Văn hóa trong tổ chức là một nền tảng văn hóa đặc thù có tổ chức, là cái phân biệt giữa tổ chức này với tổ chức khác; là một “tiểu văn hóa” và cái bộ phận nếu so với nền văn hóa của một dân tộc hay một quốc gia. 5 Mặc dù chỉ là một “tiểu văn hóa” thuộc loại hình văn hóa tổ chức cộng đồng nhƣng văn hóa tổ chức vẫn là một hệ thống, bao gồm nhiều thành tố có quan hệ chặt chẽ với nhau; - Hành vi ứng xử, phong cách là lối hành động (chung) của tổ chức - Các hoạt động sinh hoạt văn hóa văn nghệ nhƣ ca nhạc, văn chƣơng… của tổ chức - Phong tục, tập quán, thói quen, tâm lý chung của tổ chức - Các triết lý, hệ tƣ tƣởng chung của tổ chức - Hệ thống các giá trị của tổ chức Nói cách khác, văn hóa tổ chức chính là lối ứng xử, lối sống và hoạt động, lối suy nghĩ và bảng các giá trị của tổ chức. Trong các yếu tố trên, thì các triết lý và bản giá trị của tổ chức có tầm quan trọng nhất. Một bảng giá trị - hệ thống các giá trị - tổ chức bao gồm: - Chân: Quan niệm về cái đúng, cái cần phải làm, cần noi theo đồng thời phân biệt với cái sai, cái không đƣợc phép làm, hành vi cần lên án, loại bỏ… - Thiện: Quan niệm về cái tốt, thiện, những chuẩn mực đạo đức, quy phạm hƣớng dẫn cho những hành vi, hành động phù hợp. Đồng thời, nó nhận diện đƣợc cái ác, cái xấu, trái với lƣơng tâm của tổ chức; cái cần bị lên án, loại bỏ, phòng tránh. - Mỹ: Quan niệm về cái đẹp, sự hoàn thiện, cái cao cả, anh hùng… mà mọi thành viên trong tổ chức cần vƣơn tới, duy trì và bảo vệ. 1.1.3. Các đặc tính cơ bản về văn hóa của một tổ chức. - Sự tự quản của các cá nhân trong tổ chức ( trách nhiệm, tính độc lập, ứng xử, phong cách làm việc…) - Các cơ chế của tổ chức đó ( các quy tắc, quy chế, điều lệ …riêng) - Sự hỗ trợ của các nhà quản lý với nhân viên. - Tinh thần đoàn kết và thể hiện tinh thần đồng đội trong tổ chức. 6 - Sự xem xét, khen thƣởng, cách khen thƣởng và những căn cứ, cơ sở của nó. - Xung đột, sức chịu đựng và cách giải quyết những xung đột. - Các rủi ro có thể có và sự chịu đựng rủi ro có thể có. 1.1.4. Vai trò của văn hóa đối với việc quản lý và phát triển của tổ chức. - Văn hóa tổ chức tạo ra sự thống nhất, đồng tâm của mọi thành viên trong tổ chức bằng một hệ thống các giá trị - chuẩn mực chung, từ đó tạo nên một nguồn lực nội sinh chung của tổ chức. Tổ chức là sự tập hợp của nhiều cá nhân với những nhân cách khác nhau. Tính thống nhất của tổ chức chỉ có đƣợc khi mọi thành viên của nó đều tự giác chấp nhận một bảng thang bậc và giá trị chung. Nhờ vậy, lãnh đạo tổ chức có thể tạo ra một lực cộng hƣởng và động lực chung bằng các hợp lực từ các cá nhân, bộ phận, đơn vị khác nhau. Đồng thời, với chức năng định hƣớng hoạt động một cách tự giác và rộng khắp, văn hóa tổ chức có thể khiến các thành viên đi đúng hƣớng, hoạt động có hiệu quả mà không cần có quá nhiều quy chế và mệnh lệnh chi tiết, thƣờng nhật từ cấp trên ban xuống. Văn hóa tổ chức mạnh tƣơng hợp với lối quản trị tổ chức coi trọng khả năng nhân viên. Trái lại, những tổ chức có một nền văn hóa ngèo nàn, dung túng cho những phản giá trị tồn tại, sẽ tạo ra một môi trƣờng phi văn hóa không khuyến khích đƣợc tinh thần tự giá của nhân viên, không tạo ra tính thống nhất trong hành động của tổ chức. - Văn hóa tổ chức là bản sắc của tổ chức, là đặc tính để phân biệt tổ chức này với tổ chức khác. Bản sắc văn hóa không chỉ là yếu tố để nhận diện tổ chức mà còn là phƣơng thức sinh hoạt và hoạt động chung của một cộng đồng. - Văn hóa tổ chức có tính “ di truyền”, bảo tồn đƣợc cái bản sắc của tổ chức qua nhiều thế hệ thành viên, lãnh đạo tạo ra khả năng phát triển bền vững của tổ chức. 7 Trong công tác quản lý một tổ chức, đổi mới - phát triển và bảo tồn có mối quan hệ biện chứng với nhau. Một tổ chức không có khả năng tự đổi mới và phát triển lâu dài thì sớm muộn cũng bị tụt hậu, không theo kịp với đƣờng lối đổi mới và chính sách mở cửa của Nhà nƣớc. Mỗi thế hệ lãnh đạo sẽ tạo nên một màu sắc văn hóa riêng cho tổ chức, những giá trị văn hóa tốt đẹp sẽ đƣợc duy trì, phát triển và bổ sung những cái mới. Đó là tính di truyền của văn hóa. Với những đặc trƣng nhƣ vậy, văn hóa tổ chức có vai trò gắn kết các thành viên thành một khối cộng cảm, cộng lợi và cộng mệnh; tạo nên sự ổn định bằng cách đƣa ra những chuẩn mực để hƣớng dẫn các thành viên đi theo mục đích chung của tổ chức một cách tự giác, tự nguyện. Các yếu tố văn hóa đƣợc chọn lọc và tạo ra có vai trò nhƣ là một cơ chế khẳng định mục tiêu của tổ chức, hƣớng dẫn uốn nắn những hành vi ứng xử lẫn nhau giữa các thành viên trong tổ chức, giữa các cá nhân với tổ chức giữa thành viên với lãnh đạo. Tuy nhiên, văn hóa tổ chức cũng có thể trở thành một lực cản đối với những mong muốn thay đổi để thúc đẩy hiệu quả của tổ chức. Điều này xuất phát từ tính trễ của văn hóa trong quá trình phát triển. Mỗi một tổ chức bao giờ cũng có một giới hạn về mặt không gian, thể chế và mục tiêu quản trị nhất định. Trong khi đó văn hóa là sáng tạo và mang tính cá thể hóa cao. Khi nói đến văn hóa là nói đến cái giá trị, chuẩn mực và biểu tƣợng của một cộng đồng ngƣời hình thành từ dƣới lên, từ tự thân mang tính tự giác, tự nguyện; còn văn hóa tổ chức lại đƣợc định ra có tính khuôn mẫu mang tính định thể. Đây là một mâu thuẫn không dễ giải quyết, đặc biệt trong bối cảnh hiện nay của Việt Nam khi môi trƣờng hoạt động chƣa thực sự tạo nên cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm cao cho các tổ chức và bản thân các tổ chức chƣa ý thức về vai trò của xây dựng văn hóa tổ chức mà đặc biệt là đạo đức nghề nghiệp và trách nhiệm xã hội. 8 1.2. Khái niệm, các yếu tố cấu thành văn hóa một tổ chức hành chính. 1.2.1. Khái niệm văn hóa công sở. Văn hóa công sở là gì? Văn hóa nơi công sở, nói một cách khái quát là một loạt hành vi và quy ƣớc mà con ngƣời dựa vào đó để điều khiển các mối quan hệ tƣơng tác của mình với những ngƣời khác. Văn hóa công sở còn là một hệ thống đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ của cán bộ làm việc trong công sở ảnh hƣởng đến cách làm việc trong công sở và hiệu quả làm việc của nó. Văn hóa công sở là tổng hòa những giá trị hữu hình và vô hình bao gồm trình độ nhận thức phƣơng pháp tổ chức, quản lý, môi trƣờng cảnh quan, phƣơng tiện làm việc đạo đức nghề nghiệp và phong cách giao tiếp ứng xử của cán bộ công chức nhằm xây dựng một công sở văn minh, lịch sự, hoạt động đúng pháp luật và hiệu quả cao Xây dựng văn hóa công sở là xây dựng lề lối, nề nếp làm việc khoa học, có trật tự kỷ cƣơng, tuân theo những nội quy, quy định chung nhƣng không mất đi tính dân chủ. Văn hóa công sở đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của công sở góp phần tạo dựng niềm tin, sự đoàn kết nhất trí của cả tập thể trong việc nâng cao hiệu quả và chất lƣợng hoạt động của cơ quan đơn vị. Cách hành xử văn hóa công sở thực tế mang lại rất nhiều lợi ích. Văn hóa ứng xử nói chung và văn hóa ứng xử nơi công cộng nói riêng chính là thƣớc đo sự văn minh của mỗi cán bộ công chức, nó phản ánh sự nhận thức cũng nhƣ ý thức của mỗi cá nhân trong môi trƣờng làm việc công sở. Xây dựng văn hóa công sở văn minh, tiến bộ, hiện đại là vô cùng quan trọng mặc dù văn hóa công sở hiện nay đã đƣợc hình thành về cơ bản nhƣng thực hiện hay không còn phụ thuộc vào ý thức của mỗi cán bộ công chức cũng nhƣ phụ thuộc vào nhận thức đúng đắn về phƣơng thức để có ứng xử văn minh tại công sở. 9 Một ai đó có khả năng thích ứng đƣợc với những tổ chức khác nhau thì hầu nhƣ ngƣời đó có vốn kinh nghiệm nhiều về văn hóa công sở và trong bất kỳ tình huống nào ngƣời này cũng có khả năng tự điều chỉnh văn hóa công sở một cách phù hợp để đạt hiệu quả cao trong công việc, nhiệm vụ. Nhân tố này giúp ngƣời lãnh đạo chỉ đạo, tổ chức đạt mục tiêu và hiệu quả cao trong quá trình hoạt động. 1.2.2. Các yếu tố cấu thành văn hóa một tổ chức hành chính. Có một cách để phân nhóm các yếu tố cấu thành văn hóa một tổ chức hành chính nhƣ: yếu tố vật thể, phi vật thể…Song có nhiều nhà nghiên cứu tán đồng theo các phân chia của Edgar H.Shein với việc chia văn hóa tổ chức hành chính bao gồm: (1) Những quá trình và cấu trúc hữu hình (2) Hệ thống giá trị đƣợc tuyên bố (3) Những quan niệm chung. 1.2.2.1. Những quá trình và cấu trúc hữu hình. Đó là những cái có thể nhìn thấy, dễ cảm nhận khi tiếp xúc với một tổ chức hành chính. Là những biểu hiện bên ngoài của văn hóa hành chính. Những yếu tố này có thể đƣợc phân chia nhƣ sau: - Phong cách thiết kế kiến trúc xây dựng, nội - ngoại thất, trang thiết bị làm việc, các vật dụng, biểu trƣng. - Cơ cấu tổ chức bộ máy, cơ chế điều hành hoạt động. - Những thực thể vô hình nhƣ: Triết lý, nguyên tắc, phƣơng pháp, phƣơng châm giải quyết vấn đề; hệ thống thủ tục quy định… - Các chuẩn mực hành vi: Nghi thức hoạt động sinh hoạt tập thể, cách thức tổ chức các hội nghị, ngày lễ, các hoạt động văn nghệ, thể thao, câu lạc bộ.. - Ngôn ngữ, cách ăn mặc, chức danh. 10 - Các hình thức xử dụng ngôn ngữ nhƣ: các băng rôn, khẩu hiệu, ngôn ngữ xƣng hô, giao tiếp giữa lãnh đạo với nhân viên, cấp trên với cấp dƣới… các bài hát truyền thống.. - Các hình thức giao tiếp và ứng xử với bên ngoài. 1.2.2.2. Về hệ thống giá trị được tuyên bố. Hệ thống giá trị tuyên bố bao gồm: các chiến lƣợc, mục tiêu, triết lý, giá trị cốt lõi, các bộ quy tắc ứng xử thành văn, các cam kết, quy định… Hệ thống giá trị tuyên bố là nền tảng, kim chỉ nam cho hoạt động của một tổ chức hành chính; chúng đƣợc công bố rộng rãi. Những giá trị này có tính hữu hình vì ngƣời ta có thể dễ nhận biết và diễn đạt chúng một các rõ ràng, chính xác. Chúng thực hiện chức năng hƣớng dẫn, định hƣớng và là tài liệu đầu tiên diễn tả về một tổ chức hành chính. 1.2.2.3. Những quan niệm chung (niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và tình cảm có tính vô thức, mặc nhiên, ngầm định). Các ngầm định nền tảng thƣờng là những suy nghĩ và trạng thái xúc cảm đã ăn sâu vào tiềm thức mỗi cá nhân cũng nhƣ tạo thành nét chung trong một tập thể. Những ngầm định này thƣờng là những quy ƣớc bất thành văn, đƣơng nhiên tồn tại và tạo nền mạch ngầm kết dính các thành viên trong tổ chức; tạo nền tảng giá trị, lối suy nghĩ, cách hành động của họ. Hệ thống giá trị đƣợc tuyên bố và các ngầm định nền tảng của một tổ chức hành chính là những thƣớc đo đúng và sai, xác định những gì nên làm trong cách hành xử chung và riêng của lãnh đạo, nhân viên. Trong một tổ chức hành chính có thể đề cao giá trị nhân văn, tình yêu thƣơng giữa những đồng nghiệp hay đề cao tính cộng đồng trách nhiệm, sự sáng tạo, tính độc lập trong công việc, coi trọng tính trung thực, thẳng thắn, coi trọng chất lƣợng công việc. 11 Shein cho rằng, bản chất của văn hóa một tổ chức là nằm ở những quan niệm chung của chúng. Nếu nhận biết văn hóa của một tổ chức ở cấp độ một và hai, chúng ta mới tiếp cận đƣợc nó ở bề nổi, tức là có khả năng suy đoán các thành viên của tổ chức đó “nói gì” trong một tình huống nào đó. Chỉ khi nào nắm đƣợc lớp văn hóa thứ ba thì chúng ta mới có khả năng dự báo họ sẽ làm gì khi vận dụng những giá trị này vào thực tiễn. 1.3. Cấu trúc của văn hóa tổ chức. Xây dựng văn hóa tổ chức là một trong những yếu tố giúp tổ chức thích ứng với những thay đổi trong môi trƣờng bên ngoài. Những thay đổi về chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ thông tin.. đang tác động đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Chính vì vậy, trƣớc hết, thông qua vai trò của tƣ vấn về lĩnh vực này, tổ chức phải có các công cụ để tìm kiếm các dữ liệu và phân tích đƣợc các dữ liệu cần thiết nhằm nhận diện đƣợc đúng điểm mạnh, điểm yếu của văn hóa hiện đang tồn tại trong tổ chức và giúp hình dung đƣợc văn hóa mà tổ chức sẽ hƣớng tới để họ thích nghi đƣợc với những thay đổi, phát triển. Muốn vậy, lãnh đạo tổ chức cũng phải hiểu đƣợc cấu trúc để hình thành nên văn hóa tổ chức gồm những bộ phận nào, quan hệ giữa các bộ phận ra sao và các bộ phận này có vai trò nhƣ thế nào? Có thể hình dung cấu trúc này nhƣ kết cấu của tòa nhà. Đơn giản nhất, nó phải gồm 4 nhóm yếu tố: - Nhóm yếu tố giá trị. - Nhóm yếu tố chuẩn mực. - Nhóm yếu tố không khí và phong cách quản lý của tổ chức. - Nhóm yếu tố hữu hình. Nhóm yếu tố giá trị. Có thể ví nhƣ lõi trong cùng của cây gỗ đƣợc cƣa ngang. Phải trồng cây gỗ nhiều năm mới có đƣợc lõi gỗ và nó là phần rắn nhất trong cây gỗ. Giá trị văn hóa của một tổ chức cũng nhƣ vậy. Tạo dựng đƣợc giá trị phải mất 12 nhiều năm và giá trị chỉ khẳng định đƣợc sự xác lập của nó thông qua việc thâm nhập, chuyển tải các biểu hiện của giá trị vào các nhóm yếu tố chuẩn mực và yếu tố hữu hình. Điều này cho thấy, giá trị khi đã đƣợc xác lập muốn xóa bỏ nó cũng không dễ trong ngày một ngày hai, nhƣng giá trị cũng có thể bị suy thoái, bị thay đổi trong một số điều kiện. Nhƣ vậy, cái quan trọng nhất khi nhìn tổ chức ở góc độ văn hóa là các giá trị văn hóa nào đã đƣợc tổ chức đề xƣớng, quán triệt hay tuân thủ. Đây không chỉ là câu khẩu hiệu treo trên tƣờng, hoặc bài phát biểu của Giám đốc tổ chức mà chúng ta phải tìm thấy sự hiển diện của các giá trị này qua nhiều nhóm yếu tố văn hóa khác nhau.Ví dụ, một tổ chức đề cao sự tận tụy với khách hàng là một trong những giá trị mà họ theo đuổi, thì ngƣời ta phải thấy giá trị này đƣợc tôn vinh qua phiếu đánh giá của khách hàng về nhân viên, giá trị này cũng phải đƣợc chuyển tải trong tuyển dụng nhân viên. Chẳng hạn, tổ chức có thể nhận một nhân viên còn non yếu về kỹ năng nhƣng anh ta thích thú khi đƣợc phục vụ hơn là nhận một ngƣời có kinh nghiệm nhƣng không có động cơ phục vụ. Bởi yếu kém về nhận thức, kỹ năng có thể học để bù đắp, còn sự thay đổi động cơ sẽ khó khăn hơn. Và dĩ nhiên, nhân viên nào làm việc có hiệu quả, phục vụ khách hàng tốt sẽ là ngƣời đƣợc thăng tiến, khen thƣởng trong tổ chức. Do đó, ngƣời ta có thể nói: “Hãy cho tôi biết trong cơ quan anh chị, ngƣời đƣợc trọng dụng là ngƣời nhƣ thế nào?, tôi sẽ nói đƣợc văn hóa của tổ chức anh chị là văn hóa nhƣ thế nào”. Nhóm yếu tố chuẩn mực. Có thể hiểu đây là vòng bên ngoài liền kề với lõi trong cùng của cây gỗ khi cƣa ngang. Nhóm yếu tố chuẩn mực là những quy định không thành văn nhƣng đƣợc mọi ngƣời tự giác tuân thủ. Ai không tuân theo, cảm giác nhƣ mình có lỗi. Chẳng hạn, văn hóa truyền thống của Việt Nam vốn đề cao tính cộng đồng, cái cá nhân là cái thuộc về cộng đồng. Giá trị này cũng đƣợc 13 đƣa vào và biểu hiện trong nhiểu tổ chức Việt Nam. Ví dụ, sáng ra đến cơ quan, mọi ngƣời thƣờng ngồi cùng nhau ít phút bên ấm trà chuyện trò về thế sự, hỏi thăm nhau rồi mới vào việc. Ai không tham gia cảm thấy không phải và dƣờng nhƣ sẽ có khó khăn khi hòa nhập, chia xẻ trong công việc. Trong nhóm có ngƣời ốm, nếu cử một ngƣời đi thăm đại diện thấy không yên tâm mọi ngƣời thấy dƣờng nhƣ cần có mặt tất cả nhóm đi thăm mới phải đạo. Cũng có thể xếp các yếu tố nghi lễ đƣợc sử dụng trong các sự kiện quan trọng của tổ chức….logo vào nhóm này. Nhóm yếu tố không khí và phong cách quản lý của tổ chức. Có thể hình dung đây là vòng bên ngoài liền kề với nhóm yếu tố chuẩn mực. Đây là khái niệm chuẩn mực để phản ánh sự làm việc đƣợc thoải mái ở mức độ nào. Ví dụ, nhân viên cấp dƣới đƣợc tin tƣởng ở mức độ nào, tổ chức có chấp nhận rủi ro hay nó giữ ở mức an toàn nhất? Thái độ thân thiện hay thù ghét giữa các thành thành viên, xung đột trong tổ chức có đƣợc giải quyết hay lờ đi? Yếu tố phong cách quản lý miêu tả cách thể hiện thái độ và quyền lực của ngƣời quản lý trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức phong cách quản lý đƣợc thể hiện theo nhiều cách khác nhau nhƣ: độc đoán, dân chủ, cứng nhắc hay mềm dẻo… Nhóm yếu tố hữu hình. Nhóm này đƣợc ví là vòng ngoài cùng của cây gỗ. Các yếu tố của nhóm này dễ nhìn thấy. Xếp vào nhóm này là các yếu tố liên quan đến cách kiến trúc trụ sở của tổ chức, dòng chảy thông tin trong tổ chức đi nhƣ thế nào, ngôn ngữ sử dụng trong các thông điệp… Nếu tổ chức đƣa ra tuyên bố về giá trị mà tổ chức đề cao là sự hợp tác, chia sẻ. Nhƣng kiến trúc trụ sở lại toát lên sự đề cao quyền uy, không gian làm việc bị xẻ nhỏ, đóng kín, nhà để xe thì lộn xộn, tùy tiện.. Sự hiện diện nhƣ vậy của các yếu tố hữu hình cho thấy rõ ràng các giá trị mà lãnh đạo tổ 14 chức muốn đề cao chƣa đƣợc các thành viên chia xẻ, áp dụng hoặc nó chƣa đƣợc lãnh đạo và cấp quản lý chung gian chuyển tải vào các hoạt động của tổ chức. Ngƣợc lại, trong điều kiện môi trƣờng bên ngoài thay đổi, thì nhóm yếu tố vòng ngoài cùng này sẽ chịu tác động trƣớc hết và nó dễ thay đổi hơn các nhóm ở vòng trong. Khi các nhóm ở các vòng bên ngoài so với lõi trong cùng thay đổi trong một thời gian dài, đến lúc nào đó sẽ làm suy thoái giá trị đƣợc ví nhƣ lõi trong cùng của thớ gỗ. Đến lúc đó thì văn hóa của tổ chức đã thay đổi một cách tự phát. Sự thay đổi này có thể phù hợp hoặc cản trở mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức. Áp dụng cấu trúc văn hóa vừa nêu trên vào các tổ chức sẽ thấy không có tổ chức nào lại không có văn hoá tổ chức của mình. Song điều khiến ta quan tâm ở chỗ: Văn hóa tổ chức là “luật” không thành văn quy định cách thức thực sự mà con ngƣời đối xử với nhau hàng ngày trong tổ chức, cách thức thật sự mà tổ chức giải quyết công việc, đáp ứng nhƣ cầu khách hàng. Văn hóa tổ chức ăn sâu vào niềm tin nên có vai trò quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức. ( Nguồn: lanhdao.net) 1.4. Các bƣớc xây đựng văn hóa tổ chức. Văn hóa tổ chức là hệ thống các ý nghĩa, giá trị, niềm tin chủ đạo, nhận thức và phƣơng pháp tƣ duy đƣợc mọi thành viên của tổ chức đồng thuận. Nó có ảnh hƣởng đến cách thức hành động của các thành viên. Thông thƣờng, văn hóa tổ chức có thể hình thành sau khi tiến hành 4 bƣớc xây dựng sau; - Phổ biến kiến thức chung: Đây là bƣớc chuẩn bị tinh thần quan trọng cho quá trình xây dựng văn hóa tổ chức. Nếu mỗi chỉ cấp lãnh đạo hiểu về văn hóa tổ chức là chƣa đủ. Một khi tất cả nhân viên đều hiểu và thấy rõ lợi ích của văn hóa tổ chức, công cuộc xây dựng mới thành công. Giai đoạn này tập chung vào sự phổ biến kiến thức chung về văn hóa tổ chức, các yếu tố cấu thành, ý nghĩa của văn hóa tổ chức cho mọi thành viên. Tùy theo quy mô, tổ chức có thể tổ chức các buổi 15 nói chuyện về khóa học về văn hóa, hoặc phát động các cuộc thi tìm hiểu, xây dựng cơ sở dữ liệu về văn hóa để nhân viên tự tìm hiểu. Nên chuẩn bị trƣớc nội dung cần phổ biến xuyên suốt giai đoạn này, từ cơ bản đến nâng cao. Mục đích của những việc làm này là giúp cho các thành viên về văn hóa tổ chức và ý nghĩa đƣợc lợi ích của nó đối với sự phát triển của bản thân và tổ chức. Tổ chức có thể thuê các đối tác đào tạo, hoặc tự đào tạo về nội dung này. - Định hình văn hóa tổ chức: Văn hóa tổ chức không hình thành cùng lúc với tổ chức. Thông thƣờng, nó chỉ có thể đƣợc nhận dạng sau 3 năm hoạt động trở lên. Giai đoạn này phải có sự chủ trì của ngƣời sáng lập và ban lãnh đạo cấo cao của ngƣời tổ chức. Kết quả của giai đoạn này sẽ xác định đƣợc những yếu tố của văn hóa tổ chức, bao gồm: Hệ tƣ tƣởng (hoài bão và sứ mệnh của tổ chức) hệ giá trị (triết lý kinh doanh và giá trị cốt lõi); các chuẩn mực hành vi và các biểu trƣng nhận dạng của tổ chức. Văn hóa tổ chức là “ linh hồn” của tổ chức, trong giai đoạn này, “linh hồn ấy mới dần hiện rõ”. Chính nó giúp tổ chức dễ dàng đƣợc nhận biết bằng những khác biệt của mình. Việc thuê một số đối tác vào tƣ vấn chỉ là phƣơng tiện để những yếu tố của văn hóa tổ chức hình thành, chứ không thể quyết định các yếu tố đó sẽ nhƣ thế nào. - Triển khai xây dựng: Giai đoạn này, văn hóa doanh nghiệp cần đƣợc tiến hành từng bƣớc nhƣng đồng bộ và kiên trì, từ tuyên truyền những quan điểm, hệ giá trị cho đến việc thực hiện các chuẩn mực hành vi phải đƣợc tổ chức một cách khéo léo. Tổ chức có thể tổ chức các phong trào, phƣơng thức tôn vinh hành vi văn hóa, góp phần xây dựng văn hóa theo đúng định hƣớng ở bƣớc hai. Giai đoạn này, tổ chức phải đối mặt với một số thay đổi, bƣớc đầu có thể ban hành quy chế để bắt buộc thực hiện. Sau một thời gian, từ vị thế bắt buộc, nhân viên sẽ thực hiện một cách tự nguyện. Đây chính là dấu hiệu của thành công. Song song với việc điều chỉnh những yếu tố vô hình, tổ chức cần tiến hành thay đổi những yếu tố hữu hình nhƣ kiến trúc, màu sắc, nội thất 16
- Xem thêm -