Tài liệu Hạch toán, hạch toán kế toán và hệ thống phương pháp hạch toán kế toán

LUẬN VĂN: Hạch toán, hạch toán kế toán và hệ thống phương pháp hạch toán kế toán Chương 1. HạCH TOáN Và HạCH TOáN Kế TOáN I. tổng quan chung về Hạch toán, hạch toán kế toán và hệ thống phương pháp hạch toán kế toán: 1. Khái niệm chung về hạch toán và hạch toán kế toán: Để hiểu khái niệm hạch toán kế toán một cách chính xác thì ta cần phải biết khái niệm hạch toán: Hạch toán là sự quan sát, lượng hoá và phản ánh các hiện tượng và quá trình kinh tế - xã hội diễn ra trong một tổ chức kinh tế - xã hội, như các doanh nghiệp, các đơn vị hành chính sự nghiệp, các cơ quan Nhà nước. Cùng với sự phát triển của kinh tế - xã hội thì hoạt động quản lý ngày càng phức tạp, đối tượng quản lý ngày càng đa dạng, phong phú. Để đáp ứng được nhu cầu về thông tin phản hồi trong quá trình quản lý, hạch toán cũng được phân hệ thành nhiều loại có đối tượng và phương pháp riêng bao gồm: hạch toán nghiệp vụ - kỹ thuật, hạch toán thống kê và hạch toán kế toán. Trong đó, hạch toán kế toán (còn gọi là kế toán) là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản (hay toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính) trong các đơn vị nhằm kiểm tra toàn bộ tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị đó. Hay nói cách khác hạch toán kế toán là loại hạch toán mà đối tượng phản ánh của nó là tài sản và tình hình vận động của tài sản (sử dụng tài sản) trong các tổ chức kinh tế. Đặc trưng lớn nhất của hạch toán kế toán đó là tính toàn diện và tính liên tục. Tính toàn diện của hạch toán kế toàn đó là thu thập và xử lý tất cả thông tin có liên quan đến đối tượng mà nó phản ánh, tính liên tục đó là theo dõi đầy đủ quá trình phát sinh và hoàn thành của từng nghiệp vụ kinh tế. Nhiệm vụ của hạch toán kế toán là kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính, đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, đem lại lợi ích cho đơn vị và xã hội thông qua việc cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác các thông tin về tình hình cung ứng, dự trữ, sử dụng, vận động của tài sản trong doanh nghiệp, nghiên cứu toàn bộ quá trình hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp trong mối quan hệ tổng thể. 2. Hệ thống các phương pháp hạch toán kế toán: Xuất phát từ đặc trưng, nhiệm vụ như vậy mà hạch toán kế toán phải sử dụng một hệ thống phương pháp nghiên cứu khoa hoc như chứng từ, tài khoản kế toán, tính giá, tổng hợp - cân đối kế toán. Nhờ đó mà số liệu do kế toán phản ánh bảo đảm được tính chính xác và có cơ sở pháp lý vững chắc. Các phương pháp nói trên có vị trí, chức năng nhất định song giữa chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau tạo thành một hệ thống phương pháp hạch toán kế toán. Các chủ thể quản lý muốn có các thông tin tổng hợp về tình hình tài chính trong một kỳ sản xuất - kinh doanh nào đó của doanh nghiệp để phân tích, đánh giá hoạt động kinh doanh trong kỳ đã qua và đặt ra các mục tiêu trong tương lai thì hạch toán kế toán phải sử dụng phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán để thoả mãn được nhu cầu đó của chủ thể quản lý. Nhưng hạch toán kế toán chỉ có thể tổng hợp - cân đối được trên cơ sở sử dụng phương pháp tài khoản kế toán để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế vào tài khoản kế toán. Việc ghi chép vào tài khoản kế toán không thể tiến hành bằng thước đo hiện vật được mà phải dùng thước đo giá trị, do đó phải tính giá các yếu tố sản xuất cũng như kết quả sản xuất, tính giá các yếu tố dự trữ cho lưu thông. Song muốn tính giá và ghi chép vào tài khoản kế toán chính xác thì phải dựa trên một hệ thống chứng từ hợp lệ sao chép từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. II. Phương pháp tài khoản kế toán: 1. Khái niệm và nội dung của phương pháp tài khoản kế toán: Là một mắt xích quan trọng trong hệ thống các mắt xích của hạch toán kế toán, phương pháp tài khoản kế toán có nhiệm vụ quy nạp các nghiệp vụ kinh tế đã được phản ánh trên chứng từ theo từng đối tượng ghi của hạch toán kế toán. Xuất phát từ nhiệm vụ như vậy, ta có suy luận và nhận thấy rằng: Phương pháp tài khoản kế toán là phương pháp kế toán được sử dụng để phân loại đối tượng chung của kế toán thành các đối tượng kế toán cụ thể, để ghi chép, phản ánh và kiểm tra một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và sự vận động của từng đối tượng kế toán cụ thể nhằm cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị, phục vụ cho lãnh đạo, quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị và để lập được kế toán định kỳ. Nội dung cụ thể của phương pháp tài khoản kế toán là các tài khoản kế toán sử dụng và cách ghi chép (phản ánh) các nghiệp vụ phát sinh trên các tài khoản kế toán. Việc sử dụng các tài khoản kế toán giúp cho hạch toán kế toán có thể phân loại, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế theo từng đối tượng ghi nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của các chủ thể khác nhau. Nói cách khác, tài khoản kế toán là phương tiện để tóm tắt tất cả các nghiệp vụ phát sinh ảnh hưởng tới một khoản mục tài sản, vốn chủ sở hữu, doanh thu hoặc chi phí riêng biệt... Tuy nhiên để làm được như vậy thì người làm công tác kế toán cần ghi chép (phản ánh) các nghiệp vụ phát sinh trên vào các tài khoản kế toán cần thiết theo đúng nguyên tắc đã định. 2. Cơ sở phương pháp luận khoa học của phương pháp tài khoản kế toán: Trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và xuất phát từ những đặc điểm cơ bản của đối tượng hạch toán kế toán đã hình thành hệ thống phương pháp của mình. Phương pháp tài khoản kế toán cũng xuất phát từ cơ sở như vậy. Nó được xây dựng dựa trên lí luận khoa học của kinh tế chính trị học về quá trình tái sản xuất xã hội, trên cơ sở những thành tựu khoa học của xã hội loài người. Ngoài ra, nó còn căn cứ vào phương pháp luận của chủ nghĩa Duy vật biện chứng, đó là quy luật tồn tại và phát triển của các sự vật, hiện tượng. ở đây, các sự vật - hiện tượng (các yếu tố của quá trình tái sản xuất hay các đối tượng của Hạch toán kế toán) tồn tại dưới những hình thái vật chất khác nhau, có mối liên hệ mật thiết và chuyển hoá lẫn nhau. 3. Vị trí của phương pháp tài khoản kế toán đặt trong mối quan hệ với các phương pháp kế toán khác: Trong tổ chức công tác kế toán ở đơn vị, kế toán có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các phương pháp kinh tế nhằm thu nhập thônh tin cho việc quản lí một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống, bởi vậy, nó cần nhiều phương pháp. Các phương pháp đó liên kết chặt chẽ với nhau và tạo nên một hệ thống hoàn chỉnh các phương pháp. Tính hệ thống này được thể hiện trên hai phương diện: a. Phương diện phản ánh: Mỗi phương pháp có vị trí khác nhau trong quá trình ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế và tạo tiền đề cần thiết để tiếp tục thực hiện các phương pháp sau. Qúa trình phản ánh của kế toán được bắt đầu bởi lập chứng từ, các thông tin từ chứng từ được định hình trên các tài khoản và kết thúc bằng việc tổng hợp trên Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán. Tài khoản được xem như yếu tố trung tâm, từng tài khoản là từng thông tin và hệ thống tài khoản chính là một hệ thống thông tin. Tính giá thành được thực hiện trên cơ sở của phương pháp tài khoản, với đặc trưng tập hợp những yếu tố chi phí có liên quan đến một đối tượng nhất định. Số liệu hệ thống hoá trên tài khoản được tổng hợp, sắp xếp trên Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán, nhằm làm cho số liệu kế toán phản ánh trung thực tình hình kinh doanh. Rõ ràng là không thể xem xét tình hình kinh tế của đơn vị trực tiếp bằng các Chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế riêng biệt. Cũng không thể lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo khác trực tiếp từ các số liệu của chứng từ vì số lượng chứng từ trong một kì sản xuất kinh doanh quá lớn. b. Về phương diện giám đốc: Mỗi phương pháp đáp ứng một yêu cầu khác nhau trong việc quản lí các đối tượng kế toán và đồng thời chúng tạo thành một tổng thể hoàn chỉnh các phương tiện để kiểm tra giám đốc. Phương pháp chứng từ cho phép kiểm tra giám đốc một cách tỉ mỉ từng hành vi kinh tế diễn ra và ngăn chặn kịp thời những hành vi kinh tế không lành mạnh trong đơn vị sẽ không được diễn ra bởi sự kiểm tra các thủ tục lập chứng từ. Tài khoản - một phương pháp hệ thống hoá thông tin theo những mục tiêu đã định trước quy nạp những hiện tượng kinh tế cùng loại cho phép kiểm tra giám đốc mức độ thục hiện của từng đối tượng, từng loại hoạt động kinh tế. Do đó, phương pháp tài khoản giúp cho lãnh đạo có sự chỉ đạo kịp thời các hoạt động kinh tế trong đơn vị phù hợp với dự toán, kế hoạch. Các hoạt động kinh tế có mối liên hệ mật thiết với nhau, sắp xếp và trình bày các mối liên hệ này trên các bảng biểu. Đồng thời khi kết thúc một niên độ kế toán cần thiết phải có nhãng thông tin tổng quát để phân tích, đánh giá thành quả của một quá trình sản xuất kinh doanh. Tóm lại, các phương pháp kế toán có vị trí riêng biệt đồng thời quan hệ mật thiết với nhau tạo nên tính hệ thống của nó. Nhận thức mối quan hệ này có ý nghĩa thực tiễn quan trọng khi vận dụng các phương pháp kế toán. Những thông tin tổng quát trong hệ thống báo cáo kế toán và bảng tổng kết tài sản đã quy định thông tin phải được hạch toán trước trên hệ thống tài khoản. Các tài khoản được mở ra, nội dung và phương pháp quy nạp vào chúng phải phù hợp với các chỉ tiêu quy định trên báo biểu. Mặt khác, điều đó lại chi phối việc đánh giá các đối tượng kế toán và những thông tin ban đầu cần thiết cho việc định hình, hệ thống hoá trên tài khoản. 4. ý nghĩa của phương pháp tài khoản kế toán: Đối tượng của hạch toán kế toán là tài sản và tình hình vận động của tài sản trong các tổ chức kinh tế như doanh nghiệp, các đơn vị hành chính sự nghiệp... Khi phản ánh tài sản của một tổ chức kinh tế, một mặt kế toán phải phản ánh quá trình chu chuyển của tài sản, mặt khác kế toán còn theo dõi cả về nguồn góc hình thành tài sản của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nếu không sử dụng phương pháp tài khoản kế toán để phân loại các đối tượng chung của hạch toán kế toán thành các đối tượng kế toán cụ thể thì không thể kiểm soát được tình hình vận động của chúng. Chính phương pháp tài khoản kế toán đã quy nạp các nghiệp vụ kinh tế đã được phản ánh trên chứng từ theo từng đối tượng ghi của hạch toán kế toán. Đồng thời, nhờ có phương pháp tài khoản kế toán mà hạch toán kế toán có thể phân loại một cách thường xuyên, liên tục tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng ghi của hạch toán kế toán. Như vậy, thông qua phương pháp tài khoản kế toán mà hạch toán kế toán mới có thể tính được các chỉ tiêu tổng hợp để cung cấp cho chủ thể quản lý. Việc sử dụng phương pháp tài khoản kế toán để cung cấp thông tin cho chủ thể quản lý được biểu hiện cụ thể như sau:  Phương pháp Tài khoản kế toán hệ thống hoá thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản ở các đơn vị một cách thường xuyên, liên tục để cung cấp kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lí kinh tế - tài chính ở đơn vị.  Phương pháp Tài khoản kế toán giúp đơn vị có thể nắm chắc được số hiện có của từng loại vốn, từng nguồn vốn cụ thể tại bất kì thời điểm nào, nắm được tình hình và tiến độ thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toán nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị kinh doanh, jyêu cầu phân cấp quản lý kinh tế trong đơn vị, cũng như yêu cầu quản lý tài sản ở đơn vị.  Phương pháp Tài khoản kế toán là phương diện để hệ thống hoá thông tin kế toán nhằm lập được các báo cáo kế toán, cung cấp thông tin kế toán cần thiết cho các đối tượng cần sử dụng thông tin của đơn vị. Chương 2. Tài khoản kế toán I. Tài khoản kế toán: 1. Khái niệm và nội dung cơ bản tài khoản kế toán: Hạch toán kế toán là một môn khoa học độc lập nên nó có đối tượng nghiên cứu riêng đó là tài sản và tình hình vận động của tài sản trong các tổ chức kinh tế. Nếu nói như trên thì ta thấy đối tượng của hạch toán kế toán chỉ gồm có 2 yếu tố nhưng khi đi xem xét một cách cụ thể thì 2 yếu tố trên lại bao gồm rất nhiều nhân tố. Vì vậy để hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế theo từng đối tượng ghi của mình, hạch toán kế toán sử dụng các tài khoản kế toán. Tài khoản kế toán là tờ sổ kế toán (bảng liệt kê) được sử dụng để phản ánh kiểm tra một cách thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình hiện có và sự vận động của từng đối tượng kế toán cụ thể. Nói cách khác, tài khoản kế toán chính là phương tiện để tóm tắt tất cả các nghiệp vụ phát sinh ảnh hưởng tới đối tượng ghi của kế toán. Nó không những là công cụ đúc kết và tập trung những số liệu cần thiết mà còn là cầu nối, tạo nên mối liên hệ giữa chứng từ và báo cáo kế toán. 2. Kết cấu của tài khoản kế toán: Dưới dạng đầy đủ thì tài khoản kế toán biểu hiện là tờ sổ kế toán. Thông thường kết cấu của trang sổ tài khoản kế toán được xây dựng dưới 2 dạng sau: Sổ 2 bên: Nợ Có Tài khoản:.... Chứng từ Số Ngày Chứng từ Diễn giải Số tiền hiệu Số Diễn giải Ngày Số tiền hiệu Sổ này được sử dụng rộng rãi để phản ánh các xu hướng biến động của đối tượng kế toán và tiện cho việc đối chiếu. Tuy nhiên sẽ không phù hợp nếu một tài khoản nào đó chỉ có phát sinh tập trung ở một bên còn bên kia thì ít có số phát sinh. Trong trường hợp này sử dụng sổ 1 bên sẽ hợp lý hơn. Sổ 1 bên: Tài khoản:..... Tháng.... Năm:.... Chứng từ Số hiệu Số tiền Diễn giải Ngày Nợ Có Tuy nhiên để phục vụ mục đích học tập thì người ta thường sử dụng tài khoản kế toán dưới dạng đơn giản nhất, bao gồm 3 yếu tố:  Tên gọi tài khoản và số hiệu: Tên gọi tài khoản thường là tên của đối tượng ghi của hạch toán kế toán như là tên của một loại vốn, một loại nguồn hình thành... Số hiệu tài khoản được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất (xem phụ lục)  Phần Nợ: Bên trái của tài khoản  Phần Có: Bên phải của tài khoản “Nợ” và “Có” ở đây chỉ là quy ước để ghi chép chứ không mang ý nghĩa kinh tế. Có thể mô hình hoá tài khoản theo hình thức chữ “T” như sau: Nợ TÊN TàI KHOảN Có Số hiện có của đối tượng kế toán phản ánh trên tài khoản kế toán vào thời điểm đầu kỳ, cuối kỳ hạch toán được gọi là số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ của tài khoản. Số phát sinh trong kỳ phản ánh sự vận động của đối tượng kế toán do các nghiệp vụ kinh tế, tài chính tác động đến. 3. Tính khoa học của tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán có kết cấu theo kiểu chữ “T”, chia làm 2 bên: Nợ và Có là bởi vì tính khoa học của nó. Điều này được thể hiện như sau:  Do sự vận động của đối tượng kế toán là sự vận động theo hai mặt đối lập (ví dụ: Tiền mặt là thu và chi, nguyên vật liệu là nhập và xuất...) nên tài khoản kế toán có kết cấu như trên đã phản ánh riêng biệt và rõ ràng hai mặt vận động của đối tượng kế toán.  Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã phản ánh vào các chứng từ kế toán một cách rời rạc và không có hệ thống chỉ được tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế có thể biểu hiện toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh khi được ghi chép liên tục vào những tài khoản kế toán theo nhiều phương thức khác nhau đối với từng đối tượng của kế toán hay từng loại hoạt động kinh tế cụ thể.  Tình hình hiện có của đối tượng kế toán được thể hiện ở số dư của tài khoản tại các thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ. Việc tính toán số dư cuối kỳ của tài khoản cũng không có gì phức tạp, nó tuân theo công thức sau: Số dư cuối kỳ Số dư = đầu kỳ của tài của tài khoản khoản Tổng số phát sinh + tăng trong kỳ của tài khoản Tổng số phát sinh - giảm trong kỳ của tài khoản Điều này giúp cho nhà quản lý khi cần thông tin về bất cứ một đối tượng nào đều có thể tìm thấy thông tin một cách dễ dàng kể cả về tình hình hiện có lẫn quá trình vận động của đối tượng (vốn hoặc nguồn vốn). 4. Phân loại tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán được sử dụng để theo dõi, phản ánh tình hình và sự biến động của rất nhiều loại tài sản, nguồn vốn nên tài khoản kế toán có rất nhiều loại, với nội dung, kết cấu, công dụng và mức độ phản ánh khác nhau, nên để vận dụng có hiệu quả các tài khoản vào công tác hàng ngày, phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp, cần thiết phải phân loại tài khoản. Phân loại tài khoản kế toán là sắp xếp các tài khoản kế toán theo từng loại tài khoản, từng nhóm tài khoản có những đặc trưng giống nhau dựa trên cơ sở tiêu thức phân loại nhất định. Tài khoản kế toán được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau: a) Phân loại tài khoản kế toán theo nội dung kinh tế mà tài khoản phản ánh: (xem sơ đồ 2.1: Phân loại tài khoản kế toán theo nội dung kinh tế mà tài khoản phản ánh) Do chức năng chủ yếu của tài khoản là cung cấp thông tin nên nội dung kinh tế mà tài khoản phản ánh có những khác biệt nhất định. Dựa vào nội dung kinh tế mà tài khoản phản ánh, ta có thể phân loại tài khoản kế toán thành 3 loại tài khoản cơ bản bao gồm:  Loại tài khoản phản ánh vốn: loại tài khoản này được sử dụng để phản ánh giá trị của toàn bộ vốn kinh doanh hiện có và tình hình vận động của tài sản của đơn vị dưới hình thái giá trị (biểu hiện bằng tiền của tài sản). Dựa vào loại tài khoản này, người sử dụng thông tin có thể nắm được giá trị của toàn bộ vốn kinh doanh mà doanh nghiệp hiện có bao gồm các loại tiền, đầu tư ngắn hạn, vốn trong thanh toán, vốn dự trữ sản xuất kinh doanh, vốn cố định.  Loại tài khoản phản ánh nguồn vốn: Loại này bao gồm các tài khoản phản ánh các đối tượng là nguồn vốn kinh doanh (nguồn hình thành tài sản). Dựa vào các tài khoản trong loại này mà người sử dụng thông tin nắm được số hiện có và tình hình vận động của các nguồn vốn kinh doanh của đơn vị bao gồm các loại: nguồn vốn tín dụng, nguồn vốn trong thanh toán, nguồn vốn chủ sở hữu.  Loại tài khoản phản ánh quá trình kinh doanh, quá trình sử dụng kinh phí: Thông qua các tài khoản thuộc loại này, kế toán sẽ phản ánh được toàn bộ các khoản thu, thu nhập, cũng như các loại chi phí trong các hoạt động của đơn vị (hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính, hoạt động bất thường). Việc phân loại tài khoản theo nội dung kinh tế chính là cơ sở cho việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất đồng thời là căn cứ để mỗi doanh nghiệp lựa chọn tài khoản phù hợp với điều kiện cụ thể, loại hình hoạt động, sở hữu của mình. b) Phân loại tài khoản kế toán theo công dụng và kết cấu của tài khoản: (xem sơ đồ 2.2. Phân loại tài khoản kế toán theo công dụng và kết cấu của tài khoản) Mỗi một đối tượng hạch toán kế toán có yêu cầu quản lý cụ thể khác nhau. Bởi vậy, tài khoản cũng có công dụng và kết cấu khác nhau nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý từng đối tượng. Phân loại tài khoản theo công dụng và kết cấu thì tài khoản được phân thành 3 loại: b.1) Loại tài khoản chủ yếu: Nhóm những tài khoản chủ yếu là những tài khoản dùng để phản ánh trực tiếp tình hình biến động của tài sản theo giá trị và theo nguồn hình thành. Thuộc loại tài khoản chủ yếu này gồm:  Nhóm tài khoản chủ yếu phản ánh vốn: như các tài khoản “TSCĐ hữu hình”, “TSCĐ vô hình”, “Tiền mặt”, “Nguyên liệu vật liệu”... Công dụng của nhóm tài khoản này giúp cho những người quản lý có thể nắm được số vốn hiện có và tình hình vận động của từng loại vốn cụ thể.  Nhóm tài khoản chủ yếu phản ánh nguồn vốn: như các tài khoản “Vay ngắn hạn”, “Vay dài hạn”, “Nguồn vốn kinh doanh”, “Nguồn vốn xây dựng cơ bản”... Nhóm tài khoản này giúp cho đơn vị nắm được số hiện có và tình hình vận động của từng nguồn vốn. Nếu như nắm bắt chặt chẽ được số hiện có và tình hình vận động của từng nguồn vốn sẽ giúp cho nhà quản lý có thể kiểm tra, giám sát, sử dụng một cách hợp lý và hiệu quả của từng nguồn vốn.  Nhóm tài khoản chủ yếu vừa phản ánh vốn vừa phản ánh nguồn vốn (Tài khoản hỗn hợp) như các tài khoản “Phải thu của khách hàng”, “Phải trả cho người bán”,... Nhóm tài khoản này giúp cho đơn vị nắm được tình hình thanh toán công nợ đối với các đơn vị khác, kiểm tra tình hình kỷ luật thanh toán nhằm hạn chế tình trạng chiếm dụng vốn hoặc để bị chiếm dụng vốn một cách không hợp lý. Các tài khoản này có kết cấu cụ thể như sau: Nợ Tài khoản phản ánh vốn Có DĐK: phản ánh vốn hiện có đầu kỳ PS Nợ: phản ánh các nghiệp vụ làm vốn tăng PS Có: phản ánh các nghiệp vụ làm vốn thêm trong kỳ giảm đi trong kỳ Tổng cộng các phát sinh tăng Tổng cộng các phát sinh giảm DCK: phản ánh vốn hiện có cuối kỳ Nợ Tài khoản phản ánh nguồn vốn Có DĐK: phản ánh nguồn vốn hiện có đầu kỳ PS Nợ: phản ánh các nghiệp vụ làm nguồn PS Có: phản ánh các nghiệp vụ làm vốn tăng vốn giảm đi trong kỳ thêm trong kỳ Tổng cộng các phát sinh giảm Tổng cộng các phát sinh tăng DCK: phản ánh nguồn vốn hiện có cuối kỳ Nợ Tài khoản phản ánh vừa phản ánh vốn, vừa phản ánh nguồn vốn Có DĐK: phản ánh số chênh lệch nợ phải thu DĐK: phản ánh số chênh lệch nợ phải trả lớn lớn hơn nợ phải trả đầu kỳ hơn nợ phải thu đầu kỳ PS Nợ: phản ánh các nghiệp vụ làm nợ phải PS Có: phản ánh các nghiệp vụ làm nợ phải thu tăng thêm trong kỳ hoặc nợ phải trả đã trả tăng thêm trong kỳ hoặc nợ phải thu đã trả trong kỳ thu được trong kỳ DCK: phản ánh số chênh lệch nợ phải thu DCK: phản ánh số chênh lệch nợ phải trả lớn lớn hơn nợ phải trả cuối kỳ hơn nợ phải thu cuối kỳ Các ký hiệu đã sử dụng: DĐK: Số dư Nợ (hoặc Có) đầu kỳ PS Nợ: Số phát sinh bên Nợ trong kỳ DCK: Số dư Nợ (hoặc Có) cuối kỳ PS Có: Số phát sinh bên Có trong kỳ b.2) Loại tài khoản điều chỉnh: Tài khoản điều chỉnh là tài khoản được sử dụng để tính toán lại chỉ tiêu đã được phản ánh ở các tài khoản chủ yếu nhằm cung cấp số liệu xác thực về tình hình vốn thực tế hoặc nguồn vốn thực tế tại thời điểm tính toán (mà tài khoản chủ yếu không phản ánh được). Loại này được chia thành 3 nhóm sau:  Nhóm tài khoản điều chỉnh tăng: Nhóm tài khoản này được sử dụng để điều chỉnh bổ sung cho số liệu tài khoản Vốn hoặc tài khoản Nguồn vốn nhằm phản ánh đúng số vốn, nguồn vốn thực tế của đơn vị, trong trường hợp số liệu ở tài khoản vốn hoặc tài khoản nguồn vốn thấp hơn số vốn, nguồn vốn thực tế. Kết cấu của tài khoản điều chỉnh tăng tương tự như kết cấu của tài khoản Vốn hoặc tài khoản Nguồn vốn mà nó điều chỉnh.  Nhóm tài khoản điều chỉnh giảm: Dựa vào những tài khoản thuộc nhóm này, kế toán tiến hành điều chỉnh giảm bớt số liệu của tài khoản Vốn hoặc tài khoản Nguồn vốn mà tài khoản điều chỉnh giảm điều chỉnh để phản ánh đúng số vốn, nguồn vốn thực tế của đơn vị, trong trường hợp số liệu ở tài khoản vốn hoặc tài khoản nguồn vốn cao hơn thực tế. Kết cấu của tài khoản điều chỉnh giảm trái ngược với kết cấu của tài khoản Vốn hoặc tài khoản Nguồn vốn mà nó điều chỉnh. Thuộc nhóm này bao gồm các tài khoản như tài khoản “Hao mòn tài sản cố định hữu hình”, “Hao mòn tài sản cố định thuê mua”, “Hao mòn tài sản cố định vô hình”, “Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn”, “Dự phòng phải thu khó đòi” v.v... Để tính giá trị còn lại của Vốn hoặc Nguồn vốn ta sử dụng công thức sau:  Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn  Giá trị thực = Giá trị ghi sổ - Giá trị dự phòng  Nhóm tài khoản điều chỉnh vừa tăng, vừa giảm: Công dụng của nhóm tài khoản này là để điều chỉnh (tăng hoặc giảm) số liệu phản ánh ở tài khoản Vốn hoặc tài khoản Nguồn vốn mà nó điều chỉnh sao cho chính xác với tình hình cụ thể. Kết cấu của các tài khoản thuộc nhóm này là kết cấu hỗn hợp của kết cấu tài khoản thuộc nhóm tài khoản điều chỉnh tăng và nhóm tài khoản điều chỉnh giảm. Thuộc nhóm này bao gồm các tài khoản như “Chênh lệch đánh giá lại tài sản”, “Chênh lệch tỉ giá ngoại tệ”. b.3) Loại tài khoản nghiệp vụ: Tài khoản nghiệp vụ là tài khoản có nhiệm vụ sử dụng các số liệu có sẵn ở một hoặc một số tài khoản khác để tính toán (tập hợp hoặc phân bổ só liệu) một cách hợp lý rồi từ đó sử dụng các phương pháp mang tính nghiệp vụ kỹ thuật để xử lý số liệu. Căn cứ vào công dụng cụ thể thì loại tài khoản này chia làm 4 nhóm cơ bản sau:  Nhóm tài khoản tập hợp phân phối: Nhóm tài khoản này được sử dụng để tập hợp các loại chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh, sử dụng kinh phí và sau đó phân bổ chi phí (kết chuyển chi phí) cho các đối tượng có liên quan, giúp cho đơn vị kiểm tra được việc thực hiện các dự toán chi phí, các kế hoạch chi phí. Thuộc nhóm này gồm các tài khoản phản ánh chi phí sản phẩm (như “Chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp”, “Chi phí nhân công trực tiếp”, “Chi phí sản xuất chung”), chi phí thời kỳ (“Chi phí bán hàng, “Chi phí quản lý doanh nghiệp”) và chi phí thuộc các hoạt động khác (“Chi phí hoạt động tài chính”, “Chi phí bất thường”). Các tài khoản tập hợp phân phối có kết cấu như sau: Bên Nợ: Tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí - Phân bổ chi phí (kết chuyển chi phí) cho các đối tượng chịu chi phí cuối kỳ Sau khi phân bổ chi phí ở cuối kỳ các tài khoản thuộc nhóm này không còn số dư.  Nhóm tài khoản phân phối dự toán: Nhóm này bao gồm các tài khoản phản ánh các khoản chi phí phát sinh theo dự toán đã được lập từ trước (chi phí phải trả) hoặc khi đã phát sinh sẽ lập dự toán phân phối cho các đối tượng sử dụng (chi phí trả trước). Thuộc nhóm này có 2 nhóm tài khoản nhánh là chi phí phải trả và chi phí trả trước. Chi phí trả trước: Dùng để phản ánh các khoản chi phí thực tế đã phát sinh và đã chi trả trong một kỳ kinh doanh nhất định nhưng do quy mô chi phí lớn hoặc do bản thânh chi phí có liên quan tới nhiều kỳ kinh doanh nên phải phân bổ đồng đều vào chi phí sản xuất, kinh doanh từng kỳ. Ví dụ như: chi trả chi phí về cải tiến kỹ thuật, chi trả chi phí sửa chữa lớn TSCĐ ngoài kế hoạch... Kết cấu của tài khoản “Chi phí trả trước” như sau: Nợ Tài khoản Chi phí trả trước Có DĐK: phản ánh chi phí trả trước chua phân bổ hết đầu kỳ PS Nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí trả trước PS Có: Phản ánh số chi phí trả trước phân thực tế phát sinh bổ theo kế hoạch vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ này Tổng phát sinh tăng chi phí trả trước Tổng số chi phí trả trước đã phân bổ DCK: Các khoản chi phí trả trước chưa phân bổ hết vào chi phí kinh doanh cuối kỳ Chi phí phải trả: dùng để phản ánh các khoản chi phí sẽ phát sinh trong thời gian tới có quan hệ tới nhiều kỳ kinh doanh và thường là có quy mô lớn như Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch phải trả, chi phí về tiền lương nghỉ phép của cán bộ công nhân viên chức phải trả... Kết cấu của tài khoản “Chi phí phải trả” như sau: Nợ Tài khoản Chi phí phải trả Có DĐK: Phản ánh số chi phí phải trả thực tế chưa trả hết (hiện còn) đầu kỳ PS Nợ: Tập hợp toàn bộ các khoản chi phí PS Có: Phản ánh số chi phí phải trả trích phải trả thực tế phát sinh trong kỳ trước theo kế hoạch theo kế hoạch tính vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ này Tổng phát sinh tăng chi phí phải trả Tổng số chi phí phải trả trích trước DCK: Phản ánh các khoản chi phí phải trả thực tế chưa chi hết (hiện có) cuối kỳ Nhóm tài khoản này có công dụng là phân bổ các chi phí đã chi trả hoặc sẽ phải chi trả (thường là các chi phí có liên quan tới nhiều kỳ kinh doanh và có quy mô lớn) nhằm làm cho chi phí sản xuất kinh doanh giữa các kỳ không bị biến động đột ngột do phân bổ chi phí không đúng đắn.  Nhóm tài khoản tính giá: nhóm tài khoản này dùng để tập hợp chi phí sản xuất và cung cấp số liệu để tính giá sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Thuộc nhóm này có các tài khoản “Chi phí sản xuất-kinh doanh dở dang”, “Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản dở dang”, “Mua hàng”, “Giá thành sản xuất”... Kết cấu chung của nhóm tài khoản này là: Số phát sinh bên Nợ trong kỳ: Số phát sinh bên Có trong kỳ: - Tập hợp các chi phí cấu - Các khoản ghi giảm chi phí thành giá của đối tượng cần - Tổng giá thành sản phẩm, lao vụ, dịch vụ hoàn thành tính giá trong kỳ (bao gồm cả - Phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh dở dang chi phí dở dang kỳ trước chuyển sang kỳ sau chuyển sang) Cuối kỳ các tài khoản thuộc nhóm này không có số dư do đã kết chuyển hết.  Nhóm tài khoản kết quả nghiệp vụ: Nhóm tài khoản này được sử dụng để xác định các chỉ tiêu cần thiết về hoạt động kinh doanh như thu nhập chi phí trong từng kỳ kinh doanh và xác định được kết quả lỗ, lãi về hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị. Thuộc nhóm này bao gồm 2 tài khoản chủ yếu là tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh” và tài khoản “Doanh thu bán hàng” Kết cấu của tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh” như sau: Số phát sinh bên Nợ trong kỳ: Số phát sinh bên Có trong kỳ phản ánh: - Giá vốn hàng tiêu thụ - Doanh thu thuần của hoạt động tiêu thụ - Chi phí bán hàng sản phẩm, hàng hoá. - Chi phí quản lý doanh nghiệp. - Thu nhập thuần của hoạt động tài chính - Chi phí hoạt động tài chính - Thu nhập thuần của hoạt động bất - Chi phí bất thường thường. - Kết chuyển kết quả kinh doanh (nếu lãi) - Kết chuyển kết quả kinh doanh (nếu lỗ) Còn kết cấu của tài khoản “Doanh thu bán hàng” như sau: Số phát sinh bên Nợ trong kỳ: Số phát sinh bên Có trong kỳ - Tập hợp các khoản làm giảm doanh thu hoặc thu phản ánh: nhập (thuế tiêu thụ, các khoản chiết khấu bán hàng, - Tổng số doanh thu bán hàng giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại. thực tế kỳ này - Kết chuyển doanh thu thuần từ hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Thuộc nhóm này còn các tài khoản phản ánh doanh thu từ các hoạt động tài chính và hoạt động bất thường là tài khoản “Thu nhập hoạt động tài chính” và tài khoản “Các khoản thu nhập bất thường”. Kết cấu của 2 tài khoản này tương tự như tài khoản “Doanh thu bán hàng” Nhóm các tài khoản kết quả nghiệp vụ cuối kỳ không có số dư vì đã kết chuyển hết.  Ngoài ra còn có cách phân loại tài khoản kế toán theo nội dung (mức độ, phạm vi) chỉ tiêu biểu thị đối tượng kế toán cụ thể ở tài khoản (gồm tài khoản kế toán tổng hợp (tài khoản cấp I) và tài khoản kết toán chi tiết (tài khoản cấp II, cấp III...)), hay phân loại tài khoản theo quan hệ với các chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán (gồm 2 loại tài khoản trong bảng cân đối kế toán và ngoài bảng cân đối kế toán) nhưng nói chung cách phân loại này không có gì đặc biệt nên ta không xem xét kỹ ở đây. II. Cách ghi chép trên tài khoản kế toán: 1. Cách ghi đơn trên tài khoản kế toán: Ghi đơn vào tài khoản kế toán là cách ghi phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến đối tượng kế toán cụ thể nào thì ghi vào tài khoản phản ánh đối tượng kế toán đó 1 cách độc lập không có quan hệ với đối tượng kế toán cụ thể khác. Trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp hiện nay ghi sổ đơn thực hiện ở các trường hợp sau: a) Ghi phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản chi tiết (ghi vào tài khoản chi tiết là ghi cụ thể hoá số liệu đã ghi ở tài khoản tổng hợp (tài khoản cấp I). Chẳng hạn, có nghiệp vụ phát sinh như sau: (1) Mua hàng hoá A đã thanh toán bằng tiền mặt: 20.000(đ). Nghiệp vụ này được kế toán ghi kép trên 2 tài khoản cấp I (Nợ tài khoản “Mua hàng” và Có tài khoản “Tiền mặt”), đồng thời ghi đơn như sau: Nợ tài khoản cấp II - Mua hàng hoá: 20.000(đ). b) Ghi phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản ngoài bảng: Ví dụ: có nghiệp vụ sau: (2) Đơn vị X thuê 1 tài sản cố định của đơn vị Y, nguyên giá tài sản cố định là 100.000(đ). Nghiệp vụ này được kế toán ghi đơn như sau: ghi Nợ tài khoản “Tài sản cố định thuê ngoài” phản ánh số tài sản cố định thuê ngoài tăng lên. Nợ tài khoản “Tài sản cố định thuê ngoài”: 100.000(đ). Và nghiệp vụ này được phản ánh trên sơ đồ tài khoản như sau: Nợ TK Tài sản cố định thuê ngoài Có (2) 200.000 đ Do việc ghi đơn được tiến hành trên từng tài khoản riêng biệt nên nó chỉ phản ánh và giám đốc sự vận động riêng rẽ, độc lập của từng đối tượng kế toán cụ thể, chưa thể hiện được mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do đó, bên cạnh cách ghi này, kế toán còn sử dụng cách ghi kép. Đây là cách ghi được thực hiện chủ yếu trong công tác kế toán. Nhưng để thấy được tính khoa học của cách ghi chép trên tài khoản kế toán mà thể hiện chủ yếu bằng cách ghi kép thì thiết nghĩ chúng ta nên tìm hiểu về khái niệm quan hệ đối ứng tài khoản. 2. Các quan hệ đối ứng tài khoản: Khi có sự biến động của một đối tượng nào đó của hạch toán kế toán, thì sẽ ảnh hưởng đến một đối tượng khác. Mối quan hệ qua lại giữa các đối tượng hạch toán kế toán được gọi là quan hệ đối ứng. Từ các quan hệ đối ứng của các đối tượng hạch toán sẽ dẫn đến quan hệ đối ứng tài khoản. Quan hệ đối ứng tài khoản là quan hệ giữa các tài khoản kế toán do ảnh hưởng của nghiệp vụ kinh tế gây ra. Mặc dầu trong thực tế có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng về phương diện kế toán tài chính, có thể quy các nghiệp vụ đó về 4 mối quan hệ đối ứng kế toán (đối ứng tài khoản) sau:  Loại 1: tăng một loại vốn này và làm giảm một loại vốn khác một lượng tương ứng  Loại 2: tăng một nguồn vốn này và làm giảm nguồn vốn khác một lượng tương ứng.  Loại 3: tăng một loại vốn, đồng thời làm tăng một nguồn vốn cụ thể với một lượng tương ứng.