Tài liệu Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo phương pháp abc ( activity based costing )

www.document.vn CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM THEO PHƢƠNG PHÁP ABC ( ACTIVITY BASED COSTING ) 1.1 Các khái niệm cơ bản của mô hình ABC: Mô hình xác định giá sản phẩm trên cơ sở hoạt động hình thành một hệ thống gồm nhiều khái niệm đặc trƣng, dƣới đây là một số khái niệm cơ bản: Nguồn lực: Là một yếu tố kinh tế đƣợc sử dụng để thực hiện các hoạt động. Con ngƣời, dụng cụ, thiết bị, nhà xƣởng… là những ví dụ về nguồn lực. Hoạt động: Hoạt động là một sự kiện hoặc một nghiệp vụ gây ra sự phát sinh chi phí trong doanh nghiệp. Quá trình sản xuất sản phẩm và cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp thực chất là sự hợp thành một cách có hệ thống, có tổ chức của nhiều hoạt động khác nhau. Nguồn phát sinh chi phí: Nguồn phát sinh chi phí là một nhân tố, một khía cạnh của hoạt động có thể định lƣợng đƣợc và gây ra sự phát sinh chi phí. Một hoạt động có thể đƣợc xem xét theo nhiều khía cạnh khác nhau nhƣng chỉ những khía cạnh nào gây ra sự phát sinh chi phí và có thể định lƣợng đƣợc mới có thể đƣợc coi là nguồn phát sinh chi phí. Trung tâm hoạt động: Trung tâm hoạt động đƣợc hiểu là một phần của quá trình sản xuất mà kế toán phải báo cáo một cách riêng biệt tình hình chi phí của các hoạt động thuộc trung tâm đó. Chi phí ( theo cách thức phân bổ chi phí ): Chi phí trực tiếp: là loại chi phí gắn liền với việc sản xuất từng loại sản phẩm, chúng có thể đƣợc tính trực tiếp vào giá thành sản phẩm. Chi phí gián tiếp: là loại chi phí phát sinh không có quan hệ mật thiết với việc sản xuất ra từng loại sản phẩm, mà chúng phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất chung của cả phân xƣởng hoặc cả nhà máy. Do vậy những chi phí loại này phải đƣợc tính vào giá thành của từng loại sản phẩm một cách gián tiếp. Giá thành: Giá thành sản xuất: bao gồm các chi phí liên quan đến sản xuất, chế tạo sản phẩm phát sinh ở phân xƣởng sản xuất. Giá thành sản xuất đƣợc sử dụng để ghi sổ Trang 1 www.document.vn kế toán thành phẩm nhập kho hoặc ghi cho khách hang và là căn cứ để tính giá vốn hàng bán, lãi gộp ở các doanh nghiệp sản xuất. Giá thành toàn bộ: bao gồm toàn bộ các chi phí liên quan đến quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Giá thành toàn bộ còn đƣợc coi là giá thành đầy đủ bao gồm chi phí sản xuất và chi phí bán hang, chi phí quản lý doanh nghiệp tính cho sản phẩm đó…Giá thành toàn bộ của sản phẩm là căn cứ để xác định lợi nhuận sản xuất và tiêu thụ từng loại sản phẩm trong doanh nghiệp. Khái niệm giá thành toàn bộ đƣợc sử dụng trong phƣơng pháp ABC. Giá thành toàn bộ = Giá thành sản xuất + Chi phí ngoài sản xuất 1.2 Trình tự hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo phƣơng pháp ABC Hình 1: Hạch toán chi phí theo phương pháp ABC 1.2.1. Chi phí trực tiếp: 1.2.1.1 Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sẽ đƣợc tập hợp theo mã của từng sản phẩm, đƣợc tính trực tiếp vào giá của sản phẩm. a, Sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên: Tài khoản sử dụng: 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Trang 2 www.document.vn Bên Nợ: - Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất Bên Có: - Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng không hết nhập lại kho hoặc kết chuyển cho kỳ sau - Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ vào giá thành sản phẩm TK 621 đƣợc mở chi tiết theo từng đối tƣợng sử dụng NVL và không có số dƣ cuối kỳ Sơ đồ hạch toán (3) 152 621 (1) 111, 112, 131 154 (4) (2) 133 Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán chi phí NVL trực tiếp (kê khai thường xuyên) (1) Khi xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng trực tiếp cho việc sản xuất sản phẩm (2) Trƣờng hợp mua nguyên vật liệu về không nhập kho mà giao ngay cho bộ phận sản xuất (3) Trƣờng hợp nguyên vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho (4) Cuối kỳ kết chuyển nguyên vật liệu trực tiếp theo từng đối tƣợng tập hợp chi phí để tính giá thành sản phẩm b. Sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ: Tƣơng tự phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên, nhƣng tài khoản kết chuyển là 631 Trang 3 www.document.vn (3) 152 621 (1) 111, 112, 131 631 (4) (2) 133 Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi phí NVL trực tiếp (kiểm kê định kỳ) (1) Khi xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng trực tiếp cho việc sản xuất sản phẩm (2) Trƣờng hợp mua nguyên vật liệu về không nhập kho mà giao ngay cho bộ phận sản xuất (3) Trƣờng hợp nguyên vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho (4) Cuối kỳ kết chuyển nguyên vật liệu trực tiếp theo từng đối tƣợng tập hợp chi phí để tính giá thành sản phẩm 1.2.1.2 Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp: Chi phí nhân công trực tiếp sẽ đƣợc tập hợp vào tài khoản 622 và vào các trung tâm chi phí (VD: 622A- Chi phí cắt vải, 622B- Chi phí may, 622C-Chi phí ủi…) Về nguyên tắc hạch toán vào TK 622 Bên Nợ: - Chi phí nhân công trực tiếp tham gia vào sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện công việc dịch vụ. Bên Có: - Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào giá thành sản phẩm Trang 4 www.document.vn Sơ đồ hạch toán 334 154 622 (1) 3382, 3383, 3384 (2) (4) 335 (3) Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán Chi phí nhân công trực tiếp (1) Chi phí tiền lƣơng và các khoản phụ cấp phải trả cho công nhân viên trực tiếp sản xuất trong kỳ hạch toán (2) Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định (3) Trích tiền lƣơng nghỉ phép thƣờng niên của công nhân sản xuất (do sản xuất mang tính thời vụ) và các khoản tiền lƣơng trích trƣớc khác (ngừng sản xuất theo thời vụ) (4) Cuối kỳ kết chuyển hoặc phân bổ chi phí nhân công trực tiếp vào các khoản tính giá thành theo từng đối tƣợng 1.2.2. Chi phí gián tiếp : Mô hình ABC đòi hỏi quá trình phân bổ CPSX gián tiếp cho từng loại sản phẩm, dịch vụ đƣợc tiến hành theo hai giai đoạn phân biệt: Bước 1: Tập hợp chi phí sản xuất gián tiếp vào các bộ phận và hoạt động. Trong giai đoạn này, trƣớc hết CPSX gián tiếp cũng đƣợc tập hợp theo các trung tâm chi phí là các bộ phận tƣơng tự nhƣ mô hình sử dụng một tiêu chuẩn phân bổ duy nhất và mô hình phân bổ CPSX theo bộ phận. Trong giai đoạn này ngoài việc tập hợp, hạch toán chi phí chi tiết tới từng tài khoản thông thƣờng, nếu xác định đƣợc các chi phí đang tập hợp sử dụng cho đối tƣợng chịu chi phí nào hay thuộc hoạt động nào thì tập hợp trực tiếp vào đối tƣợng chịu phí hay hoạt động đó. Ví dụ, cƣớc phí vận chuyển hàng hóa xuất khẩu ngoài việc tập hợp, hạch toán vào khoản mục chi phí bán hàng nếu xác định cƣớc Trang 5 www.document.vn vận chuyển này phục vụ cho đối tƣợng chịu phí nào (khách hàng, sản phẩm, kênh phân phối…) thì tập hợp trực tiếp vào đối tƣợng chịu phí đó mà không cần phải qua giai đoạn phân bổ. Cụ thể: a, Chi phí quản lý doanh nghiệp: Đƣợc tập hợp và hạch toán chi tiết theo tài khoản 641 và các trung tâm chi phí (VD: A001-Chi phí quản lý phòng nhân sự, A002- Chi phí quản lý phòng kế toán, A003-Chi phí quản lý phòng vi tính…) b, Chi phí bán hàng: Đƣợc tập hợp và hạch toán chi tiết theo tài khoản 642 và các trung tâm chi phí (VD: B001-Chi phí vận chuyển, B002-Chi phí khuyến mãi, B003-Chi phí quảng cáo…) c, Chi phí sản xuất chung: Đƣợc tập hợp và hạch toán chi tiết theo tài khoản 627 và các trung tâm chi phí ( C001-Công tác chuẩn bị, C002-Quá trình nhập nguyên vật liệu trƣớc khi tiến hành sản xuất, C003- Quá trình sản xuất, C004-Quá trình xuất thành phẩm…) Bước 2: Phân phối chi phí cho từng loại sản phẩm, dịch vụ. Ở giai đoạn này, chi phí đã đƣợc tập hợp theo các hoạt động sẽ tiếp tục đƣợc phân phối cho từng sản phẩm, dịch vụ. Hình 2: Mô hình phân bổ chi phí sản xuất trên cơ sở hoạt động Để phân bổ chi phí hoạt động tới các đối tƣợng chịu phí trong giai đoạn này, đòi hỏi phải thực hiện tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động Trang 6 www.document.vn Có rất nhiều yếu tố tác động tới việc lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp, trƣớc hết, nó phải diễn giải đƣợc mối quan hệ giữa các hoạt động và đối tƣợng chịu phí, nó phải đƣợc đo lƣờng và tính toán dễ dàng và cuối cùng là việc cân nhắc chi phí của việc đo lƣờng – phải có sự kết hợp tốt nhất giữa mục tiêu chính xác với chi phí cho việc đo lƣờng. Tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động gồm 3 loại: - Tiêu thức phân bổ dựa trên số lần thực hiện: Các tiêu thức phân bổ nhƣ số lần chuẩn bị máy, số lƣợng đơn đặt hàng, mua hàng đƣợc thực hiện, số lần kiểm định đƣợc thực hiện,…là những tiêu thức phân bổ có thể đếm đƣợc khi một hoạt động đƣợc thực hiện. Đây là một loại tiêu thức phân bổ ít tốn kém nhƣng dƣờng nhƣ nó lại kém phần chính xác bỡi lẽ tiêu thức này thừa nhận rằng chi phí nguồn lực tốn kém sẽ giống nhau cho mỗi hoạt động đƣợc thực hiện. Ví dụ khi phân bổ chi phí chuẩn bị máy căn cứ vào tiêu thức phân bổ là số lần sử dụng máy, điều đó thừa nhận rằng tất cả các lần chuẩn bị máy đều tốn cùng một lƣợng thời gian nhƣ nhau. Trong một số trƣờng hợp số lƣợng các nguồn lực đƣợc sử dụng để thực hiện từng hoạt động là khác nhau đáng kể, và các hoạt động này cũng đƣợc sử dụng khác nhau đáng kể giữa các sản phẩm, khi đó cần phải sử dụng tiêu thức khác chính xác hơn và tốn kém hơn. - Tiêu thức phân bổ theo lượng thời gian thực hiện: Tiêu thức phân bổ này liên quan đến số lƣợng thời gian đƣợc yêu cầu để thực hiện một hoạt động. Tiêu thức này đƣợc sử dụng khi có sự khác nhau đáng kể về số lƣợng thời gian giữa các hoạt động đƣợc thực hiện cho các đối tƣợng chi phí. Ví dụ, những sản phẩm đơn giản thì việc chuẩn bị máy chỉ mất khoảng 10 đến 15 phút.Ngƣợc lại, đối với các sản phẩm phức tạp và đòi hỏi sự chính xác cao thì để chuẩn bị máy phải mất đến 2 giờ. Việc sử dụng tiêu thức phân bổ theo số lần thực hiện, nhƣ là số lần chuẩn bị máy sẽ làm cho các sản phẩm đơn giản phải gánh chịu chi phí chuẩn bị máy nhiều hơn thực tế (overcost), và ngƣợc lại, các sản phẩm phức tạp sẽ gánh chịu chi phí này ít hơn thực tế (undercost). Để tránh sự sai lệch này, ngƣời thiết kế hệ thống ABC phải sử dụng tiêu thức phân bổ theo lƣợng thời gian thực hiện, nhƣ là số giờ Trang 7 www.document.vn chuẩn bị máy để phân bổ chi phí chuẩn bị máy đến từng sản phẩm, nhƣng điều này sẽ làm tăng thêm chi phí đo lƣờng. Tuy nhiên trong một số trƣờng hợp, tiêu thức phân bổ theo thời gian thực hiện cũng không chính xác, lúc này có thể sử dụng tiêu thức phân bổ theo mức độ thực hiện - Tiêu thức phân bổ theo mức độ thực hiện: Đây là tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động chính xác nhất nhƣng cũng tốn kém nhất. Trong cùng ột ví dụ trên về việc chuẩn bị máy, một số trƣờng hợp các sản phẩn phức tạp và đòi hỏi sự chính xác cao thì đôi lúc đòi hỏi sự chuẩn bị một cách đặc biệt trƣớc khi máy vận hành, đòi hỏi về chất lƣợng kiểm soát của ngƣời chuẩn bị máy, cũng nhƣ thiết bị kiểm tra chuyên dùng mỗi khi trình trạng hoạt động của máy đƣợc thiết lập. Một tiêu thức phân bổ theo lƣợng thời gian thực hiện (theo số thời gian cần để chuẩn bị máy) thừa nhận rằng tất cả các giờ chuẩn bị máy đều tốn chi phí nhƣ nhau, nhƣng nó chƣa phản ánh thêm về chất lƣợng, kỹ năng con ngƣời, hay các loại thiết bị đắt tiền đƣợc dùng trong một số công việc loại chuẩn bị máy mà các công việc chuẩn bị máy khác thì không cần đến thiết bị này. Trong trƣờng hợp này, chi phí hoạt động phải đƣợc tính trực tiếp vào sản phẩm dựa trên yêu cầu công việc và phải theo dõi, tập hợp các chi phí hoạt động phát sinh riêng cho sản phẩm đó. 1.3. Kỹ thuật vận dụng mô hình ABC: Việc vận dụng mô hình ABC phụ thuộc vào đặc điểm cụ thể về công tác tổ chức quản lý sản xuất, quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, năng lực quản lý của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, có thể khái quát quá trình vận dụng mô hình này thành 4 bƣớc cơ bản sau: Xác định các hoạt động chính: Hoạt động chính bao gồm sự kết hợp của nhiều công việc và đƣợc mô tả bởi hành động liên kết với đối tƣợng chịu phí. Những hoạt động điển hình nhƣ: lên kế hoạch sản xuất, lắp đặt máy, mua vật tƣ, kiểm tra chất lƣợng vật tƣ…Các hoạt động này đƣợc xác định Bước 1: Phân tích quá trình sản xuất thành các hoạt động: Quá trình vận dụng mô hình ABC bắt đầu bằng việc phân tích quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Đó là việc phân tích một cách có hệ thống các hoạt động hợp thành quá Trang 8 www.document.vn trình sản xuất sản phẩm, cung ứng dịch vụ. Thông qua việc phân tích, KTQT nhận diện đƣợc các hoạt động tiêu hao nguồn lực, gây ra sự phát sinh CPSXC. Thông thƣờng, các hoạt động gây ra sự phát sinh CPSXC bao gồm: hoạt động sử dụng nhân công quản lý sản xuất, hoạt động sử dụng máy móc, hoạt động tiêu thụ năng lƣợng, động lực, hoạt động giám sát, kiểm tra chất lƣợng… Việc phân tích quá trình sản xuất thành các hoạt động là rất quan trọng, nó là bƣớc cơ sở để KTQT xác định trung tâm hoạt động, trung tâm chi phí ở các bƣớc tiếp theo. Bước 2: Xác định các trung tâm hoạt động: sau khi đã nhận diện đƣợc các hoạt động tiêu hao nguồn lực, KTQT phải xác định các trung tâm hoạt động. Về lý thuyết, mỗi hoạt động đều có thể đƣợc tập hợp trong một trung tâm. Tuy nhiên, do quá trình sản xuất đƣợc phân tích thành rất nhiều hoạt động khác nhau, nên để giảm bớt khối lƣợng công việc kế toán, một trung tâm hoạt động sẽ có thể bao gồm một số hoạt động có cùng bản chất xét ở khía cạnh gây ra sự phát sinh chi phí. Chẳng hạn, trung tâm “hoạt động kiểm tra sản phẩm” có thể bao gồm các hoạt động cụ thể nhƣ: kiểm tra các thông số kỹ thuật, chạy thử, kiểm tra công tác đóng gói, bảo quản sản phẩm… Bước 3: Tập hợp chi phí cho các bộ phận và quy nạp chi phí cho các hoạt động (trung tâm hoạt động): Chi phí sản xuất chung phát sinh trƣớc hết sẽ đƣợc tập hợp cho các bộ phận nhƣ: các phân xƣởng sản xuất, đội sản xuất,… Tiếp đó, chi phí sẽ đƣợc quy nạp cho các hoạt động (hoặc trung tâm hoạt động) đã đƣợc xác định ở hai bƣớc trên. Nếu một bộ phận chỉ bao gồm một hoạt động (trung tâm hoạt động) khác nhau thì chi phí sản xuất chung của các bộ phận này đƣợc quy nạp cho từng hoạt động theo cách quy nạp trực tiếp cho hoạt động (trung tâm hoạt động) đó. Nếu mỗi bộ phận bao gồm nhiều hoạt động (trung tâm hoạt động) khác nhau thì chi phí sản xuất chung của các bộ phận này đƣợc quy nạp cho từng hoạt động theo cách quy nạp trực tiếp hoặc phân bổ gián tiếp. Bước 4: Xác định nguồn phát sinh chi phí và phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng loại sản phẩm: Để lựa chọn một khía cạnh, nhân tố nào đó của hoạt động làm nguồn phát sinh chi phí cho từng trung tâm hoạt động, làm cơ sở để tiến hành phân phối chi phí cho từng loại sản phẩm phải đồng thời cân nhắc hai nhân tố sau đây: Trang 9 www.document.vn - Kế toán quản trị phải có dữ liệu phong phú về nguồn phát sinh chi phí định lựa chọn, chẳng hạn muốn chọn số lƣợng sản phẩm đƣợc kiểm tra là nguồn phát sinh chi phí của trung tâm “hoạt động kiểm tra sản phẩm” thì KTQT phải có dữ liệu về số lƣợng sản phẩm, cơ cấu sản phẩm đã thực hiện kiểm tra trong kỳ. - Nguồn phát sinh chi phí phải phản ánh đƣợc mức độ tiêu dùng các hoạt động của từng loại sản phẩm. Chẳng hạn, nếu sự vận động của chi phí phù hợp với số lƣợng sản phẩm đƣợc kiểm tra thì nguồn phát sinh chi phí có thể đƣợc xác định là số lƣợng sản phẩm. - Thu thập thông tin là một công việc rất cần thiết để có thể đạt đƣợc sự chính xác của các chi phí sản phẩm cuối cùng. Một phần quan trọng của dữ liệu yêu cầu là những tỉ lệ cần thiết trong mỗi giai đoạn của một hệ thống ABC. Mỗi hoạt động sử dụng một phần của từng nhóm chi phí. Tƣơng tự nhƣ vậy, mỗi sản phẩm sẽ sử dụng đến một phần của mỗi hoạt động. Nhƣ đã đề cập từ trƣớc, mỗi tỉ lệ thƣờng thể hiện cho một phần của tổng thể chi phí hay hoạt động. Có rất nhiều cách để có thể thu đƣợc những tỉ lệ này và từng phƣơng pháp cụ thể sẽ tác động đến độ chính xác mong muốn. Ba phƣơng pháp có mức độ chính xác về dữ liệu có thể đƣợc sử dụng trong việc ƣớc lƣợng những tỉ lệ này theo thứ tự là ƣớc đoán, đánh giá hệ thống, và thu thập dữ liệu thực tế.  Ước đoán Trong trƣờng hợp khi mà không thể có đƣợc những số liệu thực tế hoặc những việc thu thập số liệu khá tốn kém, thì có thể ƣớc đoán để tính ra các tỉ lệ. Việc ƣớc đoán có thể đƣợc hợp tác thực hiện bởi bộ phận quản lý, bộ phận tài chính, và những nhân viên điều hành có liên hệ trực tiếp đến trung tâm tính chi phí. Nhóm này có thể đƣa ra đƣợc những ƣớc đoán về tỉ lệ chi phí phân bổ trong cả hai giai đoạn của phƣơng pháp ABC. Mức độ chính xác dựa vào sự kết hợp của những ngƣời trong nhóm, và những kiến thức của họ về trung tâm chi phí.  Đánh giá hệ thống Một phƣơng pháp khoa học hơn để thu đƣợc những tỉ lệ này cho việc tính toán chi phí là việc sử dụng kỹ thuật hệ thống nhƣ áp dụng quá trình phân tích thứ bậc (AHP- Analytic Hierarchical Process). AHP là một công cụ thích hợp nhằm đƣa những ý kiến cá nhân chủ quan thành những thông tin thể hiện khách quan Trang 10 www.document.vn hơn về các tỉ lệ. Ví dụ, giả sử doanh nghiệp cần phân bổ chi phí xăng dầu giữa ba hoạt động chạy máy, giao hàng, và bảo trì. Thông qua việc đặt câu hỏi cho những bộ phận tiêu thụ nguồn lực này và yêu cầu họ đánh giá về tỉ lệ phần trăm chi phí xăng dầu trong một thời đoạn nhất định, AHP có thể đƣa ra đƣợc phần trăm của chi phí này và phân bổ chúng đến từng hoạt động thích hợp. AHP cũng có thể đƣợc sử dụng trong giai đoạn hai đó là phân bổ chi phí từ các hoạt động đến từng sản phẩm. Trong bƣớc này, điều quan trọng là phải xác định đƣợc một tiêu thức phân bổ chi phí thích hợp để đạt đƣợc mức độ chính xác mong muốn. Ví dụ, giả sử doanh nghiệp mong muốn ấn định chi phí bán hàng đến từng sản phẩm. Một phƣơng pháp đó là ƣớc lƣợng mức độ hoạt động bán hàng cần thiết đối với từng sản phẩm. Giả sử doanh nghiệp sản xuất năm sản phẩm. Sản phẩm A là sản phẩm đã có tiếng, những nỗ lực về hoạt động bán hàng là tƣơng đối thấp, trong khi sản phẩm B, C, và D đang trong giai đoạn giữa của dòng đời sản phẩm và sản phẩm E, là một sản phẩm mới, tiêu tốn rất nhiều thời gian và nỗ lực hơn cho việc bán hàng. Thay vì phân bổ đồng đều chi phí bán hàng cho từng sản phẩm, AHP có thễ đƣa ra một ƣớc lƣợng cho phép công ty tính chi phí đến từng sản phẩm một cách chính xác hơn. Bƣớc tiếp theo là doanh nghiệp cần phải xác định những tiêu thức thể hiện mối quan hệ về chi phí giữa các hoạt động và sản phẩm. Trong ví dụ cụ thể này, khu vực bán hàng và thời gian sử dụng để thƣơng thảo với khách hàng về từng sản phẩm có thể đƣợc xem là các tiêu thức liên hệ. Sau đó, chi phí bán hàng đƣợc xếp hạng giữa các sản phẩm theo khoảng cách cần thiết giao hàng. Việc xếp hạng tiếp theo giữa các sản phẩm đƣợc thiết lập theo tỉ lệ thời gian cho từng khách hàng. Cuối cùng, những cách xếp hạng chủ quan về hoạt động bán hàng đƣợc kết hợp lại để tính ra tỉ lệ phân bổ chi phí bán hàng giữa năm loại sản phẩm.  Thu thập dữ liệu thực tế: Phƣơng pháp chính xác nhất và tốn nhiều chi phí nhất để tính toán đƣợc tỉ lệ cần thiết đó là thu thập những dữ liệu thực tế. Trong hầu hết các trƣờng hợp, ngƣời ta phải tổ chức một bộ máy thu thập, ghi nhận dữ liệu thực tế và có thể đòi hỏi các thiết bị hỗ trợ cho việc thu thập thông tin. Hơn nữa, việc thu thập dữ liệu Trang 11 www.document.vn phải đúng thời điểm và điều tra viên yêu cầu phải có kinh nghiệm. Kết quả thƣờng đƣợc phân tích bằng những công cụ thống kê. Trang 12 www.document.vn CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY KHÁNH QUỲNH A. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH KHÁNH QUỲNH 2.1 Khái quát về công ty TNHH KHÁNH QUỲNH: 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Tiền thân của Công ty TNHH SX TM&DV Khánh Quỳnh đƣợc hình thành từ một phân xƣởng may. Sản phẩm sản xuất chủ yếu là hàng may mặc phục vụ thị trƣờng nội địa. Kể từ khi nhà nƣớc thực hiện chính sách kinh tế mở vào năm 1985, đời sống kinh tế cả nƣớc ngày càng ổn định và phát triển. Do đó cũng nhƣ các ngành nghề khác nhu cầu may mặc ngày càng đòi hỏi phải có sự nâng cao về số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng sản phẩm. Với năng lực còn hạn chế, trình độ khoa học kỹ thuật còn lạc hậu, công ty không thể đáp ứng nhu cầu thị trƣờng. Năm 2003, xƣởng may Khánh Quỳnh đƣợc chuyển thành Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Sản Xuất Thƣơng Mại và Dịch Vụ Khánh Quỳnh Công ty trách nhiệm hữu hạn Khánh Quỳnh đƣợc chuyển từ một xƣởng may sang công ty TNHH cho nên hình thức pháp lý của công ty đƣợc tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp. Tên công ty: Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thƣơng Mại và Dịch Vụ Khánh Quỳnh. ĐT: 08.8625427 Fax: 2648874 Địa chỉ: Số16A Lê Hồng Phong, F12, Q10, TP.HCM. Vốn pháp định: 5.180.431.108 đồng.  Mặt hàng kinh doanh Mặt hàng sản xuất: hoạt động chủ yếu của công ty là sản xuất và may gia công hàng may mặc xuất khẩu và tiêu thụ nội địa. Về nhập khẩu: công ty chỉ nhập nguyên vật liệu, máy móc trang thiết bị để phục vụ cho quá trình gia công các loại hàng may mặc. Trang 13 www.document.vn Về xuất khẩu: công ty xuất khẩu mặt hàng mà công ty nhận gia công nhƣ: Áo Jacket, quần tây… ở châu Á  Chức năng Chức năng chủ yếu của công ty là sản xuất, nhận gia công các loại hàng may mặc, ký kết các hợp đồng nhận hàng gia công trực tiếp với các khách hàng các nƣớc châu Á. Ngoài ra công ty còn nhận các hợp đồng gia công cho các đơn vị, gia công xuất khẩu trực tiếp trong nƣớc. Bên cạnh đó, công ty còn đang từng bƣớc tổ chức sản xuất hàng tự cân đối (hàng FOB )để xuất khẩu và bán nội địa.  Nhiệm vụ Tập trung xây dựng và thực hiện các kế hoạch về gia công các mặt hàng may để phục vụ cho xuất khẩu và tiêu dùng nội địa. Xuất khẩu trực tiếp hàng may mặc do công ty sản xuất, khai thác thị trƣờng nƣớc ngoài, nhận uỷ thác cho các đơn vị trong ngành về các mặt hàng xuất khẩu của công ty. Không ngừng đào tạo bồi dƣỡng nâng cao tay nghề, nghiệp vụ, văn hóa, khoa học kỹ thuật, tƣ tƣởng chính trị, nâng cao uy tín trách nhiệm ý thức tự giác của cán bộ công nhân viên trong bộ phận quản lý. Tổ chức thực hiện chính sách các nghiệp vụ kinh tế và công tác tính giá thành. Bên cạnh đó là phải ứng dụng các trình độ kỹ thuật công nghệ mới vào trong sản xuất để giúp cho hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty đƣợc hoàn thiện và phát triển tốt hơn. Quan tâm đến đời sống của cán bộ công nhân viên, giải quyết công ăn việc làm cho công nhân lao động trong địa bàn của tỉnh tạo nên sự ổn định về mặt xã hội. Thực hiện đầy đủ nghiêm chỉnh các qui định và nghĩa vụ đối với nhà nƣớc và đối với xã hội. Hòa nhập với tốc độ phát triển của nền kinh tế thị trƣờng, kể từ đó công ty ra sức cạnh tranh với các doanh nghiệp trong và ngoài nƣớc một cách quyết liệt. Nhằm góp phần khẳng định năng lực sản xuất kinh doanh của công ty mình và từng bƣớc đƣa nền kinh tế nƣớc nhà hòa nhập vào nền kinh tế các nƣớc ASEAN cũng nhƣ thế giới. Trang 14 www.document.vn Trong những năm qua, với những thành tựu đạt đƣợc trong công cuộc cải cách của Đảng và nhà nƣớc về phát triển kinh tế xã hội, cho thấy tình hình kinh tế xã hội của đất nƣớc có nhiều chuyển biến tích cực. Đó là tiền đề thuận lợi cho các doanh nghiệp phát huy những ƣu thế, khả năng của mình để hoàn thành nhiệm vụ. Trên cơ sở đó, Công ty TNHH Khánh Quỳnh đã xác định những thuận lợi và khó khăn của mình trong hoạt động nhƣ sau:  Thuận lợi Trong suốt quá trình kể từ ngày thành lập cho đến nay, Công ty Khánh Quỳnh đã có những bƣớc chuyển mình đáng ghi nhận. Công ty không ngừng đổi mới công nghệ, nâng cao hiệu quả sản xuất và có nhiều bạn hàng ở các nƣớc Châu Á nhƣ: Đài Loan, Nhật, Hồng Kông … Trong những năm gần đây :  Tổng doanh thu hàng năm tăng từ 10%-30%.  Sản phẩm sản xuất tăng từ 10% - 20%  Kim ngạch xuất khẩu tăng từ 10% - 40% Các mặt hàng của công ty rất đa dạng và chất lƣợng cao. Qua đó, càng chứng tỏ đƣợc khả năng cạnh tranh trên thị trƣờng và làm an lòng các nhà đầu tƣ và khách hàng khi hợp tác với công ty.  Khó khăn Tuy nhiên công ty ra đời trong thời kỳ đổi mới, thời kỳ mở cửa của đất nƣớc (nền kinh tế thị trƣờng) máy móc thiết bị còn thiếu so với yêu cầu ngày càng phát triển. Công ty phải vay ngân hàng để mua máy móc thiết bị. Ngày nay, số lƣợng các công ty may gia công ngày càng nhiều, sự cạnh tranh giữa các công ty ngày càng gay gắt, các công ty phải làm sao để có thể hạ thấp giá thành sản phẩm xuống mới dễ chiếm lĩnh thị trƣờng hơn. Đứng trƣớc tình hình đó, Công ty Khánh Quỳnh cũng đã gặp khó khăn vì phải làm sao để cạnh tranh với các mặt hàng cùng loại trên thị trƣờng về giá cả mà vẫn duy trì đƣợc chất lƣợng của sản phẩm làm ra. Không những cạnh tranh trong nƣớc, mà công ty còn phải cạnh tranh với các mặt hàng nƣớc ngoài, cụ thể nhƣ hàng may mặc của Trung Quốc. Đây không Trang 15 www.document.vn phải là vấn đề của một, hai doanh nghiệp may, mà là khó khăn của tất cả các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và của Công ty Khánh Quỳnh nói riêng. Vì thế, có đƣợc sự quan tâm, hỗ trợ của các sở, các ban ngành và các tổ chức có liên quan là một điều vô cùng cần thiết và quan trọng đối với các đơn vị. 2.2 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY TNHH KHÁNH QUỲNH 2.2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh 2.2.1.1 Cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty Công ty đã lập ra hệ thống tổ chức sản xuất bao gồm 4 phân xƣởng sản xuất: o Phân xƣởng cắt thực hiện tất cả việc cắt các loại hàng cho các phân xƣởng may o Phân Xƣởng 1 may áo sơ mi o Phân Xƣởng 2 chuyên may áo Jacket o Phân Xƣởng 3 chuyên may quần tây o Phân Xƣởng 4 chuyên may quần lót phụ nữ cao cấp BAN TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH Phân xƣởng Cắt Phân xƣởng 1 Phân xƣởng 2 Phân xƣởng 3 Phân xƣởng 4 Sơ đồ 4: Sơ Đồ Tổ Chức Sản Xuất Của Công Ty Nhìn vào cách bố trí sơ đồ sản xuất của công ty mà mỗi XN sẽ có tổ trƣởng và số lƣợng công nhân thích hợp theo yêu cầu sản xuất. Tổ trƣởng may có trách nhiệm nhận các bán thành phẩm từ khâu cắt chuyển xuống phân phát cho công nhân theo trình độ tay nghề của từng ngƣời. Xử lý những sai sót về kỹ thuật tại tổ mình quản lý. Kiểm tra toàn bộ hàng, đóng dấu tên Trang 16 www.document.vn của mình trƣớc khi chuyển cho khâu kế tiếp. Ngoài ra, thƣờng xuyên đôn đốc, chấm công cho công nhân trong tổ. Các phân xƣởng may có: o 1 kỹ thuật chính o 4 tổ trƣởng may o 1 Thống kê 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TGĐ PHỤ TRÁCH SẢN XUẤT PHÕNG KẾ TOÁN PX CẮT PHÓ TGĐ PHỤ TRÁCH KINH DOANH PHÕNG KỸ THUẬT KCS PX 1 PX 2 PHÒNG KINH DOANH PX 3 PX 4 Sơ đồ 5: Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty Tổng Giám Đốc: quản lý và điều hành mọi hoạt động trong công ty, chịu trách nhiệm trƣớc pháp lý, trƣớc công ty và toàn thể công nhân viên. Các Phó Tổng Giám Đốc phụ trách các công việc chuyên môn, điều hành trực tiếp các phòng ban. Trang 17 www.document.vn Phòng Kinh doanh: Giữ nhiệm vụ mở rộng các cửa hàng, đại lý bán sỉ và lẻ, nghiên cứu thị trƣờng thời trang, mẫu mã, thị hiếu khách hàng, đẩy mạnh tiêu thụ, mở rộng thị trƣờng trong và ngoài nƣớc. Phòng Kế toán: Theo dõi, giám sát các hoạt động kinh doanh của công ty, tình hình sử dụng vốn trong thời kì, thu thập thông tin chính xác, kịp thời và đầy đủ, cân đối ghi chép tính toán chính xác giá thành sản phẩm, quản lý thu chi các nguồn vốn của công ty, tính toán chính xác lợi nhuận, thay mặt Tổng Gíam Đốc giám sát thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà Nƣớc, chính sách chế độ tài chính. Phòng Kỹ thuật KCS: Khi nhận hàng và hồ sơ về qui cách mẫu mã, thông số kỹ thuật của sản phẩm, phòng Kỹ thuật căn cứ vào hồ sơ tiến hành cắt may hàng mẫu định mức để chuyên gia bên khách hàng duyệt mẫu. Hải quan sẽ xem xét và gởi mẫu xuống phân xƣởng để chuẩn bị sản xuất sau khi phân xƣởng may hoàn thành sản phẩm, bộ phận KCS thuộc phòng Kỹ thuật sẽ tiến hành kiểm tra sản phẩm trƣớc khi đóng gói và giao hàng. Tình hình nhân sự của công ty trong năm 2008 nhƣ sau: Tổng số lao động toàn công ty: 265 ngƣời (tính đến 31/12/2008) 2.2.2 Đặc điểm sản phẩm và Quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty 2.2.2.1 Đặc điểm sản phẩm Hiện nay công ty đang sản xuất các loại sản phẩm sau: Áo khoác nam nữ, Áo sơ mi nam nữ, Đồ thể thao và hàng thời trang, Quần tây nam nữ, Trang phục lót nam nữ. Mỗi năm công ty sản xuất các loại sản phẩm: + Jacket: 72.000sp + Quần tây: 12.000sp + Sơ mi: 54.000sp + Trang phục lót: 100.000sp Và các trang phục khác. 2.2.2.2 Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty Phân xƣởng may nhận bán thành phẩm ở phân xƣởng cắt về may, nên khi nguyên phụ liệu nhập kho cùng lúc phân xƣởng nhận bộ tài liệu do phòng kỹ thuật cấp về các tiêu chuẩn của mỗi hàng. Trang 18 www.document.vn Các phân xƣởng may sau khi nhận mẫu tiến hành may chế mẫu thử và duyệt mẫu. Sau đó dựa vào mẫu đã duyệt tài liệu kỹ thuật, thiết lập một hệ thống tiêu chuẩn kỹ thuật cho mẫu hàng trƣớc khi sản xuất bao gồm các yêu cầu kỹ thuật, kích thƣớc thành phẩm định mức, nguyên vật liệu, thiết kế công đoạn, định mức thời gian thiết kế chuyền. Sau đó giác sơ đồ sang xí nghiệp cắt. Để biểu hiện công việc tổ chức sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của công ty, có sơ đồ nhƣ sau: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ TIÊU THỤ SẢN PHẨM CÔNG TY Nguyên liệu Mẫu Chế mẫu Kho phụ liệu Tiêu chuẩn kỹ thuật PX may Định mức Giác sơ đồ Kho NL PX cắt Kho bán thành phẩm Ủi thành phẩm KCS Đóng gói Kho thành phẩm Xuất hàng tiêu thụ Sơ đồ 6: Sơ đồ tổ chức sản xuất và tiêu thụ sản phẩm công ty 2.3 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 2.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị: mô hình kế toán tập trung, tất cả các công tác kế toán từ xử lý chứng từ, hạch toán tổng hợp, chi tiết, cho đến tổng Trang 19 www.document.vn hợp lập các báo cáo kế toán đều tập trung tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Còn ở các phân xƣởng chỉ lập chứng từ phát sinh tại bộ phận mình và chuyển hết chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Kế toán trƣởng Phó Phòng Kế toán tổng hợp và giá thành Thủ Quỹ Kế toán TSCĐ, kho thành phẩm Kế toán kho NVL Kế toán kho phụ liệu Kế toán ngân hàng Kế toán thanh toán tiền mặt tạm ứng Kế toán công nợ Sơ đồ 7: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán Kế toán trƣởng: Là ngƣời phụ trách chung mọi hoạt động trong phòng kế toán.Hỗ trợ Ban Tổng Giám Đốc về các quyết định liên quan đến tiến trình phát triển sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trƣớc Tổng Giám Đốc và Nhà nƣớc về các số liệu báo cáo, quyết toán tài chính của công ty. Kiểm tra khâu hạch toán các nhiệm vụ kinh tế phát sinh. Phó phòng kế toán: phụ trách kế toán tổng hợp và giá thành, quyết toán thuế các loại, ghi chép và theo dõi sổ cái, kiểm tra, đối chiếu giữa các số liệu tổng hợp, lập báo cáo kế toán. Kế toán TSCĐ, kho thành phẩm, công cụ lao động: Theo tình hình biến động của tài sản cố định của công ty, tính toán phân bổ khấu haoTSCĐ vào chi phí hoạt động từng tháng. Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về nhập, xuất thành phẩm. Kế toán kho nguyên vật liệu: phụ trách theo dõi biến động của nguyên liệu. Kế toán kho phụ liệu: Phụ trách theo dõi biến động của phụ liệu. Trang 20