Tài liệu Giáo trình kĩ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng đoàn thị tố uyên

GIÁO TRÌNH KĨ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG 1 Giáo trình này đã được Hội đồng nghiệm thu giáo trình Trường Đại học Luật Hà Nội (thành lập theo Quyết định số 3157/QĐ-ĐHLHN ngày 18 tháng 10 năm 2016 của Hiệu trưởng Trường Đại học Luật Hà Nội) đồng ý thông qua ngày 16 tháng 11 năm 2016 và được Hiệu trưởng Trường Đại học Luật Hà Nội cho phép xuất bản theo Quyết định số 1791/QĐ-ĐHLHN ngày 02 tháng 6 năm 2017 MÃ SỐ: TPG/K - 17 - 05 2691-2017/CXBIPH/01-230/TP 2 TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI Giáo trình KĨ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG NHÀ XUẤT BẢN TƯ PHÁP HÀ NỘI - 2017 3 Chủ biên TS. ĐOÀN THỊ TỐ UYÊN Tập thể tác giả 1. TS. ĐOÀN THỊ TỐ UYÊN Chương 1 (mục 1.1; 1.2) Phần I; Chương 3 Phần I; Chương 2, Chương 4 Phần II 2. ThS. GVC. TRẦN THỊ VƯỢNG Chương 2 Phần I; Chương 3, Chương 5, Chương 6 Phần II 3. ThS. CAO KIM OANH Chương 1 (mục 1.3) Phần I; Chương 1 Phần II. 4 LỜI GIỚI THIỆU Soạn thảo, ban hành văn bản hành chính thông dụng có vị trí quan trọng, diễn ra phổ biến và hàng ngày trong hoạt động quản lí của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và doanh nghiệp từ trung ương đến địa phương. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hành chính thông dụng nhằm thực hiện hoạt động quản lí một cách có hiệu quả nhất. Văn bản hành chính thông dụng là phương tiện chủ yếu để ghi lại và truyền đạt các thông tin nên ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức. Do vậy, ban hành văn bản hành chính thông dụng có chất lượng luôn là mục tiêu hàng đầu của các cơ quan, tổ chức ban hành ra chúng. Trong chương trình đào tạo cử nhân luật, “Kĩ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng” là môn học tự chọn nhằm trang bị cho người học kiến thức về văn bản hành chính thông dụng và kĩ năng xây dựng một số văn bản hành chính như khái niệm, vai trò, yêu cầu; quy trình ban hành; cách thức soạn thảo hình thức, nội dung biên bản, công văn, công điện, báo cáo, thông báo, điều lệ, quy chế, quy định, nội quy, đề án, dự án, kế hoạch, chương trình công tác và tờ trình. Vì thế, việc biên soạn Giáo trình Kĩ năng soạn thảo văn bản hành chính 5 thông dụng phù hợp với yêu cầu đào tạo của Nhà trường và nhu cầu của người học là thực sự cần thiết. Giáo trình Kĩ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng được các tác giả biên soạn dựa trên cơ sở quy định của pháp luật hiện hành, cơ sở khoa học, thực tiễn về soạn thảo văn bản hành chính thông dụng, đồng thời có sự tham khảo một số sách hướng dẫn soạn thảo của các tác giả, giáo trình của một số cơ sở đào tạo khác với mong muốn Giáo trình này thực sự hữu ích cho mục tiêu nâng cao chất lượng giảng dạy tại Trường Đại học Luật Hà Nội. Trường Đại học Luật Hà Nội trân trọng giới thiệu và mong nhận được ý kiến đóng góp của độc giả để Giáo trình Kĩ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng ngày càng được hoàn thiện. Hà Nội, tháng 9 năm 2017 TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI 6 PHẦN I KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG Chương 1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ VÀ CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG 1.1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG 1.1.1. Khái niệm 1.1.1.1. Định nghĩa Công tác soạn thảo, ban hành và quản lí văn bản hành chính thông dụng có vị trí quan trọng, diễn ra hàng ngày trong hoạt động quản lí của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp từ trung ương đến địa phương. Bởi văn bản vừa là phương tiện vừa là công cụ để ghi lại và truyền đạt kịp thời chủ trương, đường lối và chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, vừa là công cụ hỗ trợ cho hoạt động quản lí của mọi cơ quan, tổ chức. Các văn bản này được các cơ quan, tổ chức cụ thể hoá bằng quyết định quản lí nhằm chỉ đạo, điều hành đưa chủ trương, quyết định đó vào cuộc sống. Vì thế, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm 7 vụ, quyền hạn của mình các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và doanh nghiệp luôn ban hành văn bản hành chính thông dụng nhằm thực hiện hoạt động quản lí một cách có hiệu quả nhất. Như vậy, các chủ thể khi sử dụng văn bản hành chính thông dụng để truyền đạt thông tin, ghi nhận lại sự kiện thực tế thực chất là nhằm triển khai thực hiện văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật của cấp trên hoặc giải quyết các công việc cụ thể để điều hành, quản lí trong nội bộ cơ quan, tổ chức; giao dịch công tác giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân nhằm phục vụ nhu cầu quản lí. Dưới góc độ khoa học, theo nghĩa rộng: “văn bản là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ nhất định” hay “văn bản là phương tiện để ghi và truyền đạt thông tin dưới một dạng ngôn ngữ viết hay kí tự nhất định”.1 Theo nghĩa hẹp: “Văn bản được hiểu là công văn, giấy tờ, được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhất định, được sử dụng để quản lí, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức thường được gọi chung là văn bản quản lí…”.2 Như vậy, theo nghĩa hẹp, sản phẩm của hoạt động quản lí là văn bản quản lí. Trong khái niệm văn bản quản lí, có thể chia theo tính chất quyền lực nhà nước bao gồm hai nhóm: văn bản pháp luật và văn bản hành chính thông dụng. Trong đó, văn bản pháp luật là hình thức thể hiện ý chí của Nhà nước, 1 Tạ Thị Thanh Tâm, Giáo trình môn Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lí hành chính nhà nước, Nxb. Hành chính, 2006, tr. 9. 2 Lê Văn In, Giáo trình Văn bản quản lí nhà nước và kĩ thuật soạn thảo văn bản, Nxb. Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, 2013, tr. 14. 8 được ban hành theo hình thức, thủ tục pháp luật quy định, luôn mang tính bắt buộc và được bảo đảm thực hiện bởi Nhà nước. Nhóm văn bản pháp luật có những đặc trưng là: luôn do chủ thể nhân danh Nhà nước ban hành, nội dung là ý chí của Nhà nước luôn có tính chất áp đặt, bắt buộc thực hiện với cá nhân, tổ chức trong xã hội và thể thức trình bày, thủ tục ban hành luôn tuân theo quy định của pháp luật. Trong nhóm văn bản pháp luật, dựa vào tính chất pháp lí chia thành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật (văn bản cá biệt). Nhóm văn bản hành chính thông dụng được ban hành có mục đích hỗ trợ cho hoạt động quản lí, điều hành đối với mọi cơ quan, tổ chức và cụ thể hoá văn bản pháp luật để thực hiện trong nội bộ cơ quan, tổ chức đó. Dưới góc độ pháp lí, hiện nay chỉ có văn bản quy phạm pháp luật được định nghĩa chính thức trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015. Còn khái niệm văn bản áp dụng pháp luật (văn bản cá biệt) và văn bản hành chính thông dụng chưa được định nghĩa chính thức trong quy định pháp luật hiện hành. Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 1 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính (Thông tư số 01/2011/TT-BNV) quy định: “Thông tư này hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân...”. Khái niệm văn bản hành chính được Thông tư đề cập bao gồm hai nhóm: quyết định, nghị 9 quyết, chỉ thị cá biệt và văn bản hành chính thông dụng. Như vậy, dưới góc độ khoa học và góc độ pháp lí đã có sự không thống nhất trong việc sử dụng khái niệm. Góc độ khoa học, quyết định, nghị quyết, chỉ thị do Nhà nước ban hành nằm trong khái niệm văn bản áp dụng pháp luật, tức là thuộc khái niệm văn bản pháp luật và luôn mang tính áp đặt, bắt buộc thực hiện. Những văn bản này luôn tạo ra, làm thay đổi và chấm dứt quyền, nghĩa vụ của các cá nhân, tổ chức (có thể trong nội bộ cơ quan, có thể cá nhân, tổ chức bên ngoài). Còn theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV những quyết định, nghị quyết, chỉ thị cá biệt lại được gọi là văn bản hành chính. Cách hiểu này có lẽ chỉ phù hợp với các tổ chức xã hội, đơn vị sự nghiệp và đơn vị kinh tế, còn không phù hợp với Nhà nước. Vì vậy, trong phạm vi Giáo trình này chỉ đề cập khái niệm văn bản hành chính thông dụng mà không đề cập khái niệm văn bản hành chính như quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Những quyết định, nghị quyết, chỉ thị mà Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định đã được đề cập và hướng dẫn người học trong môn “Xây dựng văn bản pháp luật” nên phạm vi Giáo trình này chỉ hướng dẫn về văn bản hành chính thông dụng để thấy được sự khác biệt về bản chất so với văn bản pháp luật. Từ phân tích trên đây, trong Giáo trình này, văn bản hành chính thông dụng được hiểu là văn bản do mọi chủ thể quản lí ban hành, có nội dung là ý chí của chủ thể quản lí hoặc thông tin được truyền tải trong quản lí, điều hành nhằm thực thi quy định pháp luật, trao đổi thông tin, phản ánh tình hình, ghi nhận sự kiện thực tế,… đáp ứng yêu cầu quản lí hiệu quả nhất. 10 1.1.1.2. Đặc điểm của văn bản hành chính thông dụng Thứ nhất, văn bản hành chính thông dụng do mọi chủ thể quản lí ban hành. Đây là nhóm văn bản được ban hành bởi số lượng chủ thể nhiều nhất. Ở bất kì cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức xã hội, doanh nghiệp nào cũng đều ban hành văn bản hành chính thông dụng để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và góp phần đảm bảo cho hoạt động quản lí có hiệu quả của cơ quan, tổ chức đó. Ví dụ: đối với các cơ quan nhà nước khi thực hiện nhiệm vụ xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, các cơ quan đã ban hành nhiều loại văn bản hành chính để hỗ trợ như tờ trình dự thảo văn bản, báo cáo đánh giá tác động pháp luật, báo cáo tiếp thu ý kiến đóng góp, công văn thẩm định, báo cáo thẩm tra…. Hoặc đối với tổ chức chính trị - xã hội, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ cũng thường xuyên ban hành công văn đề nghị, tờ trình dự thảo quy chế làm việc, báo cáo tổng kết công tác năm… Còn với các đơn vị sự nghiệp công lập cũng như tư thục và doanh nghiệp (mọi loại hình doanh nghiệp) tần suất ban hành văn bản hành chính thông dụng khá lớn để thực hiện hoạt động quản lí như biên bản làm việc, biên bản bàn giao, công văn chỉ đạo, tờ trình, điều lệ, quy định, nội quy trong nội bộ, các giấy tờ hành chính… Như vậy, văn bản hành chính thông dụng được ban hành bởi mọi chủ thể quản lí, vì nhóm văn bản này có vai trò hỗ trợ cho hoạt động quản lí nói chung. Khác với văn bản hành chính thông dụng, văn bản pháp luật chỉ được ban hành bởi cơ quan 11 nhà nước và các cá nhân do Nhà nước ủy quyền, có nghĩa luôn nhân danh Nhà nước để ban hành. Thậm chí trong đó văn bản quy phạm pháp luật chỉ được ban hành bởi số lượng chủ thể hạn chế hơn so với văn bản áp dụng pháp luật dù cả hai loại văn bản này đều là văn bản pháp luật3. Còn các tổ chức xã hội và doanh nghiệp không có thẩm quyền ban hành văn bản pháp luật mà chỉ thực thi văn bản pháp luật và ban hành văn bản hành chính thông dụng để hỗ trợ hoạt động quản lí. Thứ hai, văn bản hành chính thông dụng có nội dung là ý chí của chủ thể quản lí và thông tin cần truyền đạt trong hoạt động quản lí. Trong hoạt động quản lí, các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp ban hành văn bản hành chính thông dụng với sự đa dạng về tên loại và sự phong phú về nội dung để hỗ trợ cho quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đạt hiệu quả cao nhất. Nếu xem xét nội dung được thể hiện trong mỗi loại văn bản hành chính thông dụng cụ thể thì có thể thấy mỗi loại văn bản này có nội dung khác nhau thậm chí có văn bản hành chính thông dụng cùng tên loại nhưng lại được ban hành để giải quyết rất nhiều công việc cụ thể khác nhau. Ví dụ: công văn là văn bản được các chủ thể quản lí sử dụng để chỉ đạo, đôn đốc cấp dưới, trao đổi thông tin, đề nghị cấp trên một công việc, cảm ơn, thăm hỏi, trình cấp trên văn bản khác, trả lời đề nghị… Tuy nhiên, xem xét trên bình diện chung nhất, nội dung của văn bản hành chính thông dụng bao gồm: 3 Điều 4 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015. 12 - Ý chí của chủ thể quản lí. Ý chí của chủ thể quản lí được hiểu là sự quyết tâm mong muốn đạt được lợi ích cho mình và cho đối tượng quản lí. Bất kì chủ thể quản lí nào cũng mong muốn cơ quan, tổ chức của mình quy củ, trật tự nề nếp về kỉ luật lao động và đạt hiệu quả cao về chất lượng công việc để từ đó đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động ngày càng được bảo đảm và nâng cao. Để có được mục đích này, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải có công cụ và phương pháp quản lí. Trong đó, về công cụ quản lí không thể thiếu được và quan trọng nhất là pháp luật. Pháp luật là công cụ quan trọng nhất để Nhà nước và các tổ chức khác thực thi nhiệm vụ, điều chỉnh hành vi của cá nhân, tổ chức nhằm đạt được mục tiêu quản lí. Tuy nhiên, pháp luật chỉ đặt ra khuôn mẫu xử sự chung cho mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân mà không quy định cụ thể cho từng cơ quan, tổ chức, cá nhân trong xã hội. Mỗi cơ quan, tổ chức trong quá trình quản lí, điều hành có sự đặc thù nên rất cần có văn bản hành chính thông dụng với nhiệm vụ cụ thể hoá quy định pháp luật để thực hiện trong nội bộ của mình cho phù hợp. Từ nhu cầu này mà hiện nay nhóm văn bản hành chính thông dụng đặc trưng nhất về nội dung là ý chí của chủ thể ban hành, đó là điều lệ, quy chế, quy định, nội quy, là công văn chỉ đạo, đôn đốc cấp dưới trực thuộc, là công điện của thủ trưởng cấp trên… Nhóm văn bản có nội dung ý chí này chung cho cả Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp. Ví dụ: Trên cơ sở Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội ban hành Quy 13 chế làm việc của Văn phòng Ủy ban nhân dân kèm theo Quyết định số 316/QĐ-UBND. Hay trên cơ sở Điều lệ tổ chức và hoạt động, các doanh nghiệp cũng ban hành Quy chế làm việc hoặc Quy chế tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp mình. Vậy, nhóm văn bản hành chính thông dụng có nội dung là ý chí của chủ thể quản lí có sự khác biệt nào so với văn bản pháp luật khi nội dung là ý chí của Nhà nước. Đối với văn bản pháp luật do Nhà nước ban hành cũng có nội dung là ý chí của Nhà nước. Ý chí của Nhà nước trong văn bản pháp luật được hiểu là Nhà nước quyết tâm đạt được mục đích đem lại lợi ích cho Nhà nước và xã hội. Thông thường, ý chí của Nhà nước được biểu hiện thông qua: Những chủ trương, đường lối, chính sách của Nhà nước mang tính định hướng; những quy tắc xử sự chung điều chỉnh hành vi của cá nhân, tổ chức trong xã hội theo hướng xác lập, làm thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ của đối tượng thi hành văn bản đó; những mệnh lệnh áp dụng pháp luật mang tính bắt buộc đối với các cá nhân, tổ chức cụ thể. Điểm giống nhau cơ bản nhất về nội dung này giữa văn bản hành chính thông dụng với văn bản pháp luật là có tính áp đặt đối tượng quản lí phải tuân thủ và chỉ có một chiều duy nhất truyền mệnh lệnh đó là chủ thể quản lí truyền mệnh lệnh xuống đối tượng quản lí. Nhưng khác nhau đó là, ý chí của Nhà nước có tính chất bắt buộc chung cho mọi cá nhân, tổ chức trong xã hội mà không bị giới hạn trong phạm vi nội bộ cơ quan, tổ chức, đồng 14 thời nội dung trong văn bản pháp luật là căn cứ để văn bản hành chính thông dụng được ban hành. Còn nội dung là ý chí của chủ thể quản lí trong văn bản hành chính thông dụng (kể cả văn bản hành chính thông dụng của Nhà nước ban hành) chỉ có giá trị bắt buộc trong nội bộ của cơ quan, tổ chức đó. Có thể thấy, văn bản hành chính thông dụng được ban hành để hỗ trợ và tiếp nối cụ thể hơn nội dung của văn bản pháp luật nhằm thực thi pháp luật có hiệu quả. Nếu văn bản pháp luật đặt ra quy tắc xử sự chung thì một số văn bản hành chính thông dụng đặt ra quy tắc xử sự nội bộ. - Thông tin cần truyền đạt trong hoạt động quản lí, điều hành của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp. Ngoài một số văn bản hành chính thông dụng có nội dung là ý chí của chủ thể quản lí, văn bản hành chính thông dụng còn có nội dung là thông tin cần truyền đạt trong quản lí, điều hành của cơ quan, tổ chức. Suy đến cùng thì bất kì văn bản nào cũng đều có thông tin. Tuy nhiên, với nhóm văn bản này rất cần được chia tách về nội dung ý chí của chủ thể và thông tin trong quản lí để thấy được bản chất và sự khác biệt giữa chúng. Nếu văn bản hành chính thông dụng có nội dung là ý chí của chủ thể quản lí thì thông tin thường là mệnh lệnh của lãnh đạo truyền xuống đơn vị, nhân viên trực thuộc (cấp trên xuống cấp dưới), còn những văn bản hành chính thông thường khác thông tin được truyền tải đa chiều hơn. Theo chiều dọc, thông tin được truyền tải từ cấp trên xuống cấp dưới (công văn chỉ đạo, đôn đốc, giải thích, hướng dẫn…), từ cấp dưới lên cấp trên (công văn, tờ trình, báo cáo, giấy tờ hành chính…); trao 15 đổi thông tin từ cơ quan, tổ chức này đến cơ quan, tổ chức, cá nhân khác (công văn trao đổi, thông báo, thư mời, giấy mời…). Các thông tin trong nội dung của văn bản hành chính thông dụng được truyền tải từ chủ thể này đến chủ thể khác nhằm hỗ trợ việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ công tác quản lí mà không phải nội dung chứa đựng tính ý chí mang tính áp đặt và cưỡng chế như văn bản pháp luật. Thứ ba, hình thức của văn bản hành chính thông dụng tuân theo quy định pháp luật hoặc hướng dẫn của tổ chức. Hình thức của văn bản hành chính thông dụng bao gồm tên loại và thể thức, kĩ thuật trình bày được quy định trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính. Đối với văn bản hành chính thông dụng của tổ chức chính trị (Đảng cộng sản Việt Nam), hình thức văn bản tuân theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng. Đối với văn bản hành chính thông dụng của Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, hình thức văn bản được thực hiện theo Hướng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP ngày 29/10/2013 của Ban bí thư Trung ương Đoàn. Nhóm văn bản này đa dạng, phong phú về tên gọi như công văn, tờ trình, báo cáo, biên bản, điều lệ, nội quy, quy chế, quy định, chiến lược, đề án, kế hoạch, phiếu gửi, phiếu trình, 16 giấy mời, giấy đi đường… So sánh với văn bản pháp luật, tên loại văn bản do mỗi cơ quan, cá nhân người có thẩm quyền ban hành được quy định chặt chẽ trong Hiến pháp năm 2013, các luật tổ chức bộ máy, các luật, pháp lệnh điều chỉnh những lĩnh vực. Nhưng với văn bản hành chính thông dụng, pháp luật không quy định cơ quan, tổ chức nào được ban hành văn bản hành chính thông dụng với tên gọi cụ thể nào mà pháp luật cũng như hướng dẫn của một số tổ chức chỉ quy định về thể thức, kĩ thuật trình bày. Điều này được hiểu, mọi chủ thể quản lí tùy theo nhiệm vụ, chức năng và nhu cầu thực tiễn công việc quản lí đều có quyền ban hành mọi văn bản hành chính thông dụng. Bên cạnh đó, thể thức và kĩ thuật trình bày của văn bản từ kết cấu chung, vị trí và cách thức thể hiện các đề mục trong hình thức của văn bản hành chính thông dụng (quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan, tổ chức, số kí hiệu, địa danh, thời gian ban hành… chữ kí và nơi nhận) do pháp luật và hướng dẫn của một số tổ chức quy định. 1.1.2. Phân loại văn bản hành chính thông dụng Văn bản hành chính thông dụng là nhóm văn bản được ban hành bởi nhiều chủ thể khác nhau và rất phong phú, đa dạng về tên gọi. Do vậy cũng có nhiều cách phân loại văn bản hành chính thông dụng theo các tiêu chí khác nhau. - Nếu dựa vào tiêu chí chủ thể ban hành thì có văn bản hành chính thông dụng của Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị sự nghiệp, đơn vị kinh tế (doanh nghiệp). - Theo tiêu chí tên loại thì văn bản hành chính thông dụng 17 bao gồm: văn bản hành chính thông dụng có tên loại (quy chế, quy định, quy hoạch, hướng dẫn, đề án, chương trình, kế hoạch, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, các loại giấy tờ, các loại phiếu) và văn bản hành chính thông dụng không có tên loại (công văn) - Dựa vào tiêu chí mục đích sử dụng và ban hành văn bản thì văn bản hành chính thông dụng được chia thành các loại sau: + Văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để giao dịch công tác Văn bản hành chính thông dụng có mục đích thông tin giao dịch là nhóm văn bản do cơ quan, tổ chức, đơn vị ban hành để “truyền tải các thông tin quản lí” từ chủ thể này sang chủ thể khác. Các chủ thể sử dụng nhóm văn bản này để hỗ trợ thực hiện chức năng, nhiệm vụ, bao gồm: Công văn (hay còn gọi thư công) là văn bản hành chính thông dụng dùng để trao đổi, giao dịch chính thức giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, giữa cơ quan nhà nước, tổ chức với công dân để giải quyết công việc vì lợi ích chung nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất. Công điện là văn bản hành chính thông dụng dùng để thông tin hoặc truyền đạt một mệnh lệnh của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền trong những trường hợp khẩn cấp. Tờ trình là văn bản hành chính thông dụng dùng để đề xuất với cấp trên có thẩm quyền phê duyệt một vấn đề mới phát sinh trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm thực hiện chức năng quản lí, điều hành một cách có hiệu quả nhất. 18 Thông báo là văn bản hành chính thông dụng dùng để thông tin sự việc cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân để biết, để giải quyết hoặc để thực hiện công việc một cách có hiệu quả nhất. Báo cáo là văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày kết quả thực hiện công việc trong hoạt động của cơ quan, tổ chức làm cơ sở đánh giá thực tiễn quản lí, đề xuất những biện pháp, phương án mới. Phiếu gửi là văn bản hành chính thông dụng dùng để kèm theo văn bản gửi đi (văn bản, tài liệu) nhằm làm bằng chứng xác nhận cho việc gửi và nhận văn bản đó. Giấy giới thiệu (thư giới thiệu) là văn bản hành chính thông dụng dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao dịch nhằm thực hiện nhiệm vụ được giao, hoặc giải quyết các công việc cần thiết. Giấy mời là văn bản hành chính thông dụng dùng để mời cơ quan, tổ chức, cá nhân tham dự một công việc nào đó của đơn vị mình. + Văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để ghi nhận sự kiện Văn bản hành chính thông dụng có mục đích ghi nhận sự kiện là nhóm văn bản do cơ quan, tổ chức, đơn vị ban hành dùng để mô tả lại toàn bộ các diễn biến xảy ra trong thực tế để hỗ trợ các chủ thể quản lí thực hiện chức năng, nhiệm vụ, bao gồm: Biên bản là văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để ghi nhận sự kiện thực tế xảy ra làm cơ sở giúp chủ thể quản lí giải quyết công việc đảm bảo tính chặt chẽ về thủ tục. 19 Giấy ủy nhiệm là văn bản hành chính thông dụng của một cơ quan trao cho một cơ quan, tổ chức, cá nhân khác được ủy nhiệm đại diện cho mình trước cơ quan hoặc người thứ ba về nội dung và phạm vi thẩm quyền được ủy nhiệm để giải quyết một công việc nhất định. Giấy chứng nhận là văn bản hành chính thông dụng dùng để cấp cho một cơ quan, tổ chức, cá nhân để xác nhận một sự việc nào đó là có thực. Giấy đi đường là văn bản hành chính thông dụng dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên nhằm xác nhận trong thời gian nhất định, tại đơn vị nhất định của người khi được cử đi công tác. Hợp đồng là văn bản hành chính thông dụng dùng để ghi lại kết quả đã được thỏa thuận giữa các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân về một việc nào đó. + Văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để đặt ra quy tắc xử sự nội bộ Văn bản hành chính thông dụng có mục đích đặt ra quy tắc xử sự nội bộ là nhóm văn bản ban hành để đưa ra các quy định mang tính định hướng điều chỉnh các mối quan hệ trong và ngoài cơ quan, tổ chức, đơn vị nhằm hỗ trợ các chủ thể quản lí thực hiện chức năng, nhiệm vụ, bao gồm: Nội quy là văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để đặt ra các quy định cụ thể về quyền, nghĩa vụ của các đối tượng nhằm bảo đảm trật tự, kỉ cương trong cơ quan, tổ chức và đơn vị đó. 20