Tài liệu Giải pháp quản lý nguồn lực thông tin kh&cn tại trung tâm thông tin điện lực phục vụ sản xuất kinh doanh của ngành điện

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- NHỮ THỊ HẠNH GIẢI PHÁP QUẢN LÝ NGUỒN LỰC THÔNG TIN KH&CN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN ĐIỆN LỰC PHỤC VỤ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA NGÀNH ĐIỆN LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: QUẢN LÝ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Hà Nội, 2015 1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- NHỮ THỊ HẠNH GIẢI PHÁP QUẢN LÝ NGUỒN LỰC THÔNG TIN KH&CN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN ĐIỆN LỰC PHỤC VỤ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA NGÀNH ĐIỆN LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: QUẢN LÝ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ MÃ SỐ: 60.34.04.12 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS Mai Hà Hà Nội, 2015 2 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn đến các thầy cô trong khoa Khoa học Quản lý và các thầy cô phòng Sau đại học của Trường Đại học KHXH &NV, Đa ̣i học Quốc gia Hà Nội . Nhờ sự chỉ bảo dạy dỗ tận tình của các thầy, cô trong suốt quá trình học tập, rèn luyện cho đến nay . Quá trình học tập, rèn luyện đó giúp tôi nắm được những kiến thức cơ bản về chuyên ngành . Đây là nền tảng cho tôi vận dụng để hoàn thiê ̣n luâ ̣n văn này , đồ ng thời giúp tôi những kiế n thức vữ ng chắ c cho công viê ̣c sau này. Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo hướng dẫn là PGS .TS Mai Hà, người đã cấ p ý tưởng thực hiê ̣n đề tài , đã hướng dẫn tôi tận tình, luôn quan tâm, động viên tôi đưa ra cho tôi những ý kiến đóng góp xác đáng trong suốt quá trình làm luận văn. Tôi xin chân thành cảm ơn bà Đinh Thị Bảo Ngọc, Giám đốc Trung tâm Thông tin Điện lực (EVNEIC) và cùng đồng nghiệp đang công tác tại EVNEIC đã động viên, hỗ trợ và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình học và thực hiện luận văn. Sau cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn gia đình, bạn bè đã động viên, tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn để bảo vê ̣ trước hô ̣i đồ ng khoa ho . ̣c Trong quá trình thực hiê ̣n luâ ̣n văn , chắ c chắ n sẽ còn những thiế u só t, rấ t mong nhâ ̣n đươ ̣c những ý kiế n đóng góp của thầ y, cô và các ba ̣n. Xin chân thành cảm ơn! 3 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU…………………………………………………………………6 1. Lý do chọn đề tài………………………………………………………………6 2. Lịch sử nghiên cứu…………………………………………………………….7 3. Mục tiêu nghiên cứu…………………………………………………………..9 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu……………………………………………9 5. Vấn đề nghiên cứu……………………………………………………….......10 6. Giả thuyết nghiên cứu……………………………………………………….10 7. Phƣơng pháp nghiên cứu.……………………………………………….......10 8. Dự kiến luận cứ………………………………………………………………10 9. Kết cấu luận văn……………………………………………………………..11 PHẦN NỘI DUNG………………………………………………………….......12 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THÔNG TIN KH&CN………………..12 1.1 Khái quát về quản lý và thông tin KH&CN…………………………........12 1.1.1. Thông tin………………………………………………………………….12 1.1.2. Thông tin và quản lý………………………………………………….......15 1.1.3. Phân loại thông tin……………………………………………………….16 1.1.4. Đặc tính của thông tin……………………………………………………17 1.1.5. Thông tin KH&CN……………………………………………………….18 1.1.6. Quản lý nguồn lực thông tin KH&CN…………………………………...22 1.2. Hiệu quả quản lý sản xuất và kinh doanh ngành điện , hiêụ quả quản lý nguồn thông tin KH&CN………………………………………………………23 1.3. Tác động của thông tin KH&CN đối với quản lý doanh nghiệp……………………………………………………………………………26 TIỂU KẾT CHƢƠNG 1………………………………………………………..28 4 CHƢƠNG 2. HIỆN TRẠNG QUẢN LÝ NGUỒN LỰC THÔNG TIN KH&CN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN ĐIỆN LỰC (EVNEIC)………..29 2.1. Tổng quan về Trung tâm Thông tin Điện lực……………………………29 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển……………………………………...29 2.1.2. Sản phẩm và dịch vụ……………………………………………………...29 2.1.3. Kinh phí đầu tư cho hoạt động KH&CN…………………………….......33 2.2. Cơ sở hạ tầng……………………………………………………………….35 2.3. Nguồn thông tin……………………………………………………...…….37 2.3.1. Nguồn thông tin nội sinh………………………………………...………37 2.3.2. Nguồn thông tin ngoại sinh……………………………………...………40 2.3.3. Nguồn thông tin trên giấy và thông tin điện tử………………………….40 2.4. Nhân lực thông tin…………………………………………………………41 2.4.1. Cán bộ thông tin………………………………………………………….41 2.4.2. Đối tượng người dùng tin và nhu cầu tin trong hoạt động điện lực.…...41 2.4.3. Qui mô đào tạo và đội ngũ sử dụng thông tin KH&CN………………....45 2.5. Các loại hình thông tin.……………………………………………………47 2.5.1. Thông tin sở hữu công nghiệp……………………………………….......47 2.5.2. Thông tin nghiên cứu và triển khai………………………………….......47 2.5.3. Thông tin tiêu chuẩn……………………………………………………..47 2.5.4. Thông tin công nghệ và thiết bị………………………………………….47 2.6. Các quá trình cơ bản của hoạt động thông tin KH&CN………………..48 2.6.1. Thu thập thông tin………………………………………………………..49 2.6.2. Xử lý thông tin……………………………………………………………50 2.6.3. Lưu trữ và bảo quản thông tin……………………………………….......51 2.6.4. Tìm tin trên Web CSDL…………………………………………………..52 2.6.5. Phục vụ thông tin………………………………………...………….........53 5 2.7. Ứng dụng phần mềm ILib để quản lý nguồn lực thông tin KH&CN của ngành Điện (Hệ thống CSDL hiện có)……………………...…………………55 2.8. Đánh giá chung thực trạng quản lý nguồn lực thông tin KH&CN trong ngành Điện………………………………………………………………………64 2.9. Hiệu quả hoạt động thông tin điện lực…………………………………….67 TIỂU KẾT CHƢƠNG 2………………………………………………………..70 CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NGUỒN LỰC THÔNG TIN KH&CN PHỤC VỤ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA NGÀNH ĐIỆN…………………………………………………71 3.1. Tổng quan về các giải pháp và lựa chọn giải pháp tối ƣu……………….71 3.2. Giải pháp xây dựng hệ thống quản lý nguồn thông tin KH&CN………74 3.2.1. Giải pháp tăng cường cơ sở hạ tầng CNTT…………………...…..…….74 3.2.2. Giải pháp về tạo lập các nguồn thông tin………………………………..78 3.2.3. Giải pháp cho việc chia sẻ nguồn lực thông tin…………………………80 3.2.4. Chính sách phát triển về nguồn nhân lực……………………………….85 3.3. Giải pháp về quy trình xử lý thông tin của Web CSDL ngành điện……85 3.4. Nâng cao chất lƣợng hoạt động của HTTT điện lực…………………….88 TIỂU KẾT CHƢƠNG 3……………………………………………………….94 KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ…………………………………………….95 DANH MỤC THAM KHẢO…………………………………………………..97 6 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CSDL Cơ sở dữ liệu EVNEIC Trung tâm Thông tin Điện lực ĐHKHXH&NV Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn KH&CN Khoa học & Công nghệ NCKH Nghiên cứu khoa học KHKT Khoa học kỹ thuật CBTT Cán bộ thông tin PTNNL Phát triển nguồn nhân lực CQTT Cơ quan thông tin NDT Người dùng tin NCT Nhu cầu tin CNTT Công nghệ thông tin DVTT Dịch vụ thông tin HTTT Hệ thống thông tin HĐTTĐL Hoạt động thông tin điện lực CQTT Cơ quan thông tin 7 DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU Bảng 1: Thống kê đầu tư phát triển của EVN giai đoạn 1996-2010 (Bao gồm cả đầu tư cho KH&CN)…………………………………………………………31 Bảng 2: Kinh phí đầu tư cho hoạt động của EVNEIC (trong đó có chi phi phí cho hoạt động thông tin KH&CN)……………………………………………….32 8 LỜI NÓI ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong những thập kỷ qua, cùng với những thành tựu phát triển kinh tế của đất nước, ngành điện đã mang lại cho nền kinh tế quốc dân một nguồn thu đáng kể. Đảng và nhà nước ta xác định “Phát triển điện lực thực sự trở thành ngành kinh tế mũi nhọn trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, nhằm góp phần thực hiện công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước”. Để phát triển nhanh, bền vững và thực sự trở thành ngành kinh tế mũi nhọn của quốc gia, ngành điện phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có thông tin KH&CN. Có thể thấy, thông tin KH&CN được tổ chức tốt là cơ sở để các nhà quản lý hoạch định chính sách phát triển điện lực, để cán bộ ngành điện nâng cao kiến thức, trình độ chuyên môn. Thông tin KH&CN Điê ̣n lực góp phần nâng cao nhận thức của người dân địa phương về vai trò của điện lực. Là một tập đoàn kinh tế lớn, đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, xã hội của đất nước, mọi hoạt động của EVN đều được người dân quan tâm tìm hiểu và các phương tiện thông tin đại chúng luôn theo dõi sâu sát. Bên cạnh những trang thông tin điện tử chính thống của ngành điện hiện nay là: http://www.evn.com.vn; http://tietkiemnangluong.vn; http://evn.com.vn/vanhoa/; http://www.cosodulieu.com.vn là những trang cung cấp thông tin về ngành điện một cách chính xác và đầy đủ nhất. Hiểu được tầm quan trọng của thông tin KH&CN, những năm qua, ngành điện đã đưa ra nhiều chính sách và dành nguồn kinh phí không nhỏ đầu tư cho hoạt động thông tin. Trung tâm Thông tin Điện lực (EVNEIC) là đơn vị được Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) giao nhiệm vụ, chức năng tổ chức xây dựng và quản lý hệ thống nguồn thông tin KH&CN của ngành Điện…Cùng với việc quản lý nguồn thông tin KH&CN, EVNEIC còn phát hành nhiều loại sản phẩm thông tin như: Xuất bản Tạp chí Điện lực, chuyên đề thế giới điện, Bản tin Quản lý ngành Điện, Bản tin KHCN Điện, tờ rơi, băng video, đĩa CD-ROM, website của 9 ngành cũng đăng các thông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của ngành điện. Vốn tài liệu của ngành ngày càng nhiều và người dùng tin gặp rất nhiều khó khăn khi tìm tài liệu về chuyên ngành của mình. Người dùng tin không thể biết hết được vốn tài liệu trong thư viện của ngành, thậm chí ngay trong lĩnh vực chuyên môn mà mình đang nghiên cứu; người dùng tin cũng không thể đủ khả năng theo dõi, nắm bắt được hoàn toàn những thông tin, tư liệu cũ, mới. Chính vì vậy, việc tổ chức quản lý nguồn tài nguyên này là hết sức cần thiết, nó đã mở ra một hướng mới đầy tiềm năng trong việc khai thác thông tin về ngành điện. Một trong những thành quả của hoạt động thông tin khoa học trong các trung tâm thông tin là tạo lập các CSDL giữ vai trò quan trọng với ý nghĩa là khâu mở đầu trong quá trình tin học hóa. Sử dụng hiệu quả nguồn thông tin này sẽ tác động lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của ngành điện. Thông tin khoa học còn phản ánh tiềm lực khoa học cũng như góp phần khẳng định đẳng cấp, uy tín của ngành điện. Hiện nay, EVNEIC đang quản lý hệ thống thông tin KH&CN bao gồm hệ thống các CSDL. Xuất phát từ thực tế và đề nâng cao hiệu quả hoạt động của HTTT điện lực nhằm đảm bảo sự thống nhất từ cấp Tập đoàn đến từng đơn vị, đảm bảo việc bổ sung, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các đơn vị trong toàn ngành với mục tiêu cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời đến NDT ngành điện trở nên cần thiết và cấp bách. Vì vậy, tác giả chọn đề tài: “Giải pháp quản lý nguồn lực thông tin KH&CN tại Trung tâm Thông tin Điện lực phục vụ sản xuất kinh doanh của ngành điện” để làm luận văn tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu Trong thời gian qua, đã có rất nhiều đề tài, dự án nghiên cứu về hệ thống thông tin như: Công trình “Nghiên cứu và khai thác mạng thông tin KH&CN tại Trung tâm KH&CN quốc gia nhằm phục vụ doanh nghiệp nhỏ và vừa” do tác giả Tạ Bá Hưng làm chủ nhiệm. Đề tài phân tích hiện trạng hoạt động thông thông 10 tin, nhu cầu thông tin và phương thức cung cấp thông tin cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, từ đó đưa ra giải pháp triển khai mạng thông tin KH&CN phục vụ doanh nghiệp vừa và nhỏ. Công trình “Nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ thông tin cho doanh nghiệp” do Hoàng Thị Kim Dung chủ trì. Với cách tiếp cận quản lý chất lượng hoạt động của các doanh nghiệp, tác giả đi sâu phân tích các vai trò của các thông tin công nghệ đối với việc thiết kế, lập kế hoạch kinh doanh các sản phẩm cho doanh nghiệp và đề xuất các sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ doanh nghiệp. Bài báo khoa học “Phát triển thông tin KH&CN để trở thành nguồn lực” của Nguyễn Hữu Hùng. Bài báo phân tích hiện trạng quản lý nguồn lực thông tin KH&CN ở các thư viện và các cơ quan thông tin và đề xuất các giải pháp quản lý nguồn lực thông tin này. Bên cạnh đó, còn có các công trình nghiên cứu khác như: “Nghiên cứu xây dựng các hệ thống đảm bảo thông tin khoa học cho nghiên cứu khoa học và triển khai công nghệ trong thời kỳ chuyển từ nền kinh tế chỉ huy tập trung sang kinh tế thị trường” (Tác giả: Phạm Văn Vu), “Đổi mới quản lý và khai thác các nguồn thông tin cho phát triển phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chính phủ” (Tác giả: Hồ Thị Mỹ Duệ), “Nghiên cứu cơ sở khoa học và thực tiễn xây dựng hệ thống đảm bảo thông tin KH&CN cho các cơ quan lãnh đạo của Đảng và Nhà nước” (Tác giả: Phùng Minh Lai), “Giải pháp đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ thông tin trong các cơ quan thông tin bộ/ngành trong bối cảnh hội nhập”… Về lý luận xây dựng HTTT quản lý tiêu biểu phải kể đến giáo trình “Các hệ thống thông tin quản l‎ý” của PGS.TS Đoàn Phan Tân, xuất bản năm 2004. Sau nhiều năm nghiên cứu, giảng dạy về lĩnh vực thông tin và tin học trong HĐTT thư viện, tác giả đúc kết lại các kiến thức cơ bản về hệ thống, HTTT quản lý dựa trên máy tính, như HTTT xử lý tác nghiệp, HTTT hỗ trợ quyết định, hệ thông tin điều hành và hệ chuyên gia... kiến thức về CNTT và truyền thông, cơ sở công nghệ của các HTTT hiện đại [60] như một gợi ý cho người đọc hiểu hơn các vấn đề về HTTT. 11 Sau này, các tài liệu viết về HTTT chủ yếu được biên soạn dưới dạng giáo trình gồm các kiến thức thức cơ bản về hệ thống, kiến thức về CNTT và truyền thông, một số phương pháp và kỹ` thuật điều tra dữ liệu thông tin cho HTTT quản lý, một số mô hình khai thác và biến đổi dữ liệu thông tin; HTTT tích hợp và quản lý ứng dụng CNTT của tác giả Phạm Thị Thanh Hồng, Đỗ Hoàng Toàn…[36],[67]. Tuy nhiên chưa có đề tài nào đi sâu vào nghiên cứu phân tích hiện trạng và đề xuất các giải pháp quản lý nguồn lực thông tin KH&CN về ngành điện lực như hiện nay. 3. Mục tiêu nghiên cứu 3.1 Mục tiêu nghiên cứu Đề xuất các giải pháp nâng cao hiê ̣u quả quản lý nguồn lực thông tin KH&CN tại EVNEIC. 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Từ mục tiêu nghiên cứu, luận văn đề ra các nhiệm vụ nghiên cứu sau: - Nghiên cứu cơ sở lý luận và các vấn đề liên quan đến việc khai thác, hiệu quả quản lý nguồn lực thông tin KH&CN phục vụ sản xuất kinh doanh của ngành điện. - Phân tích thực trạng quản lý nguồn lực thông tin KH&CN tại EVNEIC đảm bảo sự thống nhất từ cấp Tập đoàn đến các đơn vị trong toàn ngành nhằm phục vụ sản xuất kinh doanh của ngành điện (cụ thể là hệ thống thông tin KH&CN của ngành điện). - Đề xuất các giải pháp nâng cao hiê ̣u quả quản lý nguồn lực thông tin KH&CN tại EVNEIC nhằm phục vụ sản xuất kinh doanh của ngành điện. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Áp du ̣ng tiế p câ ̣n hê ̣ thố ng và ứng du ̣ng công nghê ̣ thông tin nâng cao hiê ̣u quả q uản lý nguồn lực thông tin KH&CN tại EVNEIC phục vụ sản xuất kinh doanh của ngành điện. 12 - Phạm vi nghiên cứu: Hệ thống các CSDL tại EVNEIC. + Phạm vi nội dung: Do đặc thù nguồn thông tin chuyên ngành về kỹ thuật điện nói chung rất đa dạng và phức tạp, trong luận văn chỉ tập trung phân tích và đánh giá hoạt động quản lý nguồn thông tin KH&CN của ngành điện. + Phạm vi không gian: Do vấn đề nghiên cứu liên quan đến nguồn thông tin vì vậy đề tài chỉ đi sâu phân tích hệ thống các CSDL của ngành Điện do EVNEIC quản lý. 5. Vấn đề nghiên cứu Giải pháp nào cho việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý nguồn lực thông tin KH&CN của EVNEIC để từ đó phục vụ đắc lực cho sự nghiệp phát triển của ngành điện? 6. Giả thuyết nghiên cứu Nếu việc quản lý nguồn lực thông tin KH&CN được tổ chức và vận hành theo những yêu cầu: (i) Quản lý có hệ thống theo quy trình từ khâu thu thập đến khâu đưa vào khai thác phục vụ người dùng tin; (ii) Được sự trợ giúp của CNTT và truyền thông; (iii) phát triển trong sự tương tác hợp lý với các yếu tố môi trường có liên quan đến hệ thống, thì hoạt động của hệ thống sẽ đạt hiệu quả cao, phục vụ tốt hoạt động sản xuất kinh doanh của ngành điện. 7. Phƣơng pháp nghiên cứu: Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu, số liệu: tìm hiểu, tiếp cận và kế thừa các kiến thức mang tính lý luận, các công trình nghiên cứu có liên quan đến lĩnh vực thông tin, HTTT... chủ trương đường lối của Đảng, của nhà nước, của ngành về HĐTT, hoạt động điện lực. Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi: phục vụ việc khảo sát, đánh giá thực trạng quản lý nguồn lực thông tin KH&CN thông qua mẫu phiếu khảo sát HĐTT. 8. Dự kiến luận cứ: Luận cứ lý thuyết: Cơ sở lý luận về khoa học quản lý, thông tin khoa học và công nghệ. Cụ thể: 13 Các khái niệm và lý thuyết liên quan đến nguồn lực thông tin KH&CN. Luận cứ thực tế: - Căn cứ vào thực tiễn tìm hiểu hầu hết các nguồn tài liệu chuyên ngành điện vẫn chưa được xử lý triệt để, nguồn tài liệu vẫn còn phân tán ở nhiều nơi và chưa được tổ chức quản lý khoa học và chưa có chính sách để khai thác hợp lý. - Khi muốn tiếp cận với nguồn thông tin KH&CN, người sử dụng không thể tiếp cận ở thư viện hay ở bất cứ phòng ban nào. - Các báo cáo về hiện trạng nguồn lực thông tin, nhân lực, hiệu quả quản lý thông tin cho xây dựng hệ thống thông tin KH&CN của ngành điện; - Giải pháp quản lý nguồn lực thông tin KH&CN tại EVNEIC. 9. Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và khuyến nghị, luận văn có các chương sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về thông tin KH&CN Chương 2: Hiện trạng quản lý nguồn lực thông tin KH&CN tại Trung tâm Thông tin Điện lực Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nguồn lực thông tin KH&CN phục vụ suất xuất kinh doanh của ngành điện. Kết luận và khuyến nghị 14 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THÔNG TIN KH&CN 1.1. Khái quát về quản lý và thông tin KH&CN 1.1.1. Thông tin Thuật ngữ thông tin (tiếng Anh – Information) có nguồn gốc từ thuật ngữ Latinh “Informatio” có nghĩa là diễn giải, thông báo. Theo nghĩa thông thường, thông tin được xem như một đối tượng có nội dung, một quá trình trao đổi giữa con người với môi trường để làm dễ dàng cho sự thích nghi của con người. Ngày nay, có rất nhiều định nghĩa về thông tin, trong khu vực các hoạt động thực tiễn của xã hội, thông tin thoạt đầu được hiểu như một hệ thống kiến thức được mọi người tích lũy và trao đổi với nhau trong quá trình giao tiếp. Mọi tri thức đều bắt nguồn bằng một thông tin về những điều đã diễn ra, về những cái người ta đã biết, đã nói, đã làm và điều đó luôn xác định bản chất và chất lượng của những mối quan hệ của con người. Vậy thông tin là gì? Thông tin là khái niệm cơ bản của khoa học cũng là khái niệm trung tâm của xã hội trong thời đại của chúng ta. Theo định nghĩa thông thường: Thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Thông tin hình thành trong quá trình giao tiếp: Một người có thể nhận thông tin trực tiếp từ người khác thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu hoặc từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh. Theo quan điểm triết học: Thông tin là tất cả những gì được phản ánh trong thế giới vật chất. Thông tin là nội dung của sự phản ánh mà con người nhận thức được phụ thuộc vào đặc điểm và tính chất của đối tượng được phản ánh. Như vậy mọi đối tượng đều có thể coi là những nguồn tin (vì nó có tính chất tự phản ánhtheo Lê Nin). Nhưng đó là thông tin ở dạng tiềm năng. Để có được thông tin cần phải có đối tượng thu nhận thông tin. Quá trình tác động qua lại giữa nguồn tin và đối tượng thu nhận tin gọi là quá trình thông tin [40.8]. 15 Theo từ điển Oxford của Anh, thông tin là “điều mà người ta đánh giá hoặc nói đến là tri thức, tin tức”. Nhiều từ điển khác đồng nhất thông tin với kiến thức “thông tin là điều mà người ta biết” hoặc “thông tin là sự chuyển giao tri thức làm tăng thêm hiểu biết của con người”… - Theo từ điển tiếng Việt, thông tin là truyền tin cho nhau biết hay tin tức được truyền đi cho biết, tin truyền đi [77:1526]. Như vậy, thông tin được hiểu theo hai nghĩa: thứ nhất, đó là nội dung thông tin; thứ hai, đó là phương tiện chuyển tải, thông báo, báo tin. - Theo C. Shanon, thông tin là sự phản ánh tính trật tự, tính tổ chức của hệ thống. [40:338]. Mối quan hệ này làm cho "cách tiếp cận thông tin" trở nên có tính phổ biến khi nghiên cứu và xử lý các vấn đề về tổ chức, quản lý trong các hệ thống xã hội. Căn cứ vào đặc điểm, nội dung của tin tức, có thể chia thông tin thành các loại thông tin kinh tế, thông tin quản lý, thông tin KH&CN... Mỗi loại thông tin đều có đặc trưng riêng, song nhìn chung chúng đều đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển xã hội. Trong tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5453-1991 nêu: “Thông tin là nội dung con người gán cho dữ liệu với các qui ước (ký hiệu) đã biết, được sử dụng trong việc trình bày chúng”. Từ những ví dụ trên có thể thấy khái niệm thông tin và bản chất của nó cho đến nay vẫn còn là vấn đề phức tạp, gây nhiều tranh cãi trong khoa học. Tuy nhiên, để có được sự nhìn nhận tương đối thống nhất, làm cơ sở cho các phần sau của luận văn, có thể xem xét phân tích một số khía cạnh sau đây liên quan đến thông tin. Thứ nhất, thông tin phải là các tin tức, dữ liệu phản ánh trạng thái tồn tại và vận động của các hiện tượng, sự vật của thế giới tự nhiên, xã hội và tư duy. Thứ hai, thông tin phải là các tin tức, dữ liệu có thể thu thập được, nhận thức được, chế biến được và chuyển giao được. 16 Thứ ba, thông tin phải là cái mà nhờ nó một yếu tố hay một hệ thống sẽ biến đổi. Và như vậy thông tin được hiểu là các tin tức, dữ liệu phản ánh các hiện tượng, sự vật của thế giới tự nhiên, xã hội và tư duy được xem xét trong quá trình tồn tại, vận động của chúng trong không gian và thời gian. Trong đời sống hàng ngày, thông tin có thể được hiểu là các số liệu hoặc kiến thức. Song cũng có lúc người ta lại phân biệt thông tin với dữ liệu và dữ liệu với kiến thức: thông tin là dữ liệu đã được chế biến (xử lý) tới mức độ nào đó, còn kiến thức thì cao hơn thông tin trên thang mức độ chế biến. Để làm rõ sự phân biệt này, Steven A.Rosell et al. đã đưa ra các định nghĩa sau đây: „…dữ liệu là quặng chưa tinh luyện, là những dữ kiện nào đó, nằm ngoài ngữ cảnh; …thông tin là quặng đã tinh luyện, là những dữ liệu đã được tổ chức, mà chúng ta còn chưa đồng hóa; …kiến thức là thông tin mà chúng ta đã đồng hóa, chúng ta đã liên kết vào trong những cái khung bên trong của bản thân chúng ta…vì vậy có tính chất cá nhân và đa nguyên, thông tin có thể được giữ chung còn kiến thức thì không. Tóm lại, khái niệm về thông tin là một khái niệm rộng, liên quan tới nhiều ngành và nhiều lĩnh vực khác nhau. Nhưng có thể khẳng định chắc chắn rằng, trong lĩnh vực quản lý thì thông tin giữ vai trò đặc biệt quan trọng không thể thiếu. Thông tin là nguồn lực cơ bản của mọi sự phát triển như: Kinh tế, sản xuất, văn hóa, khoa học, giáo dục, quốc phòng…và đời sống. “Nguồn lực thông tin bao gồm: Các bộ sưu tập tài liệu, trong đó đáng chú ý nhất là các báo cáo khoa học, các bộ dữ liệu thư mục, CSDL về kết quả nghiên cứu của đề tài nghiên cứu-triển khai, các số liệu và tư liệu điều tra cơ bản, thông tin về patent, các CSDL chứa các thông tin dữ kiện về các phản ứng hóa học, tính chất lý-hóa của vật chất, các sự kiện và hiện tượng xã hội, các hệ thống đo 17 lường… Nói cách khác, đó là những thông tin được sản sinh ra từ kết quả của nghiên cứu khoa học và thiết kế, thử nghiệm, triển khai kỹ thuật-công nghệ trong tất cả các lĩnh vực [835:244] Để quản trị tốt các nguồn lực thông tin người ta tiến hành trên quy mô quốc gia công tác kiểm soát thư mục và thực hiện việc đăng ký đối với từng loại hình nguồn lực thông tin. 1.1.2. Thông tin và quản lý Quản lý là khái niệm vô cùng rộng. Nếu giới hạn trong phạm vi xã hội, quản lý là việc điều hành mọi hoạt động nhằm đạt tới mục tiêu đã định sẵn. Chất lượng quản lý trong các ngành kinh tế quốc dân ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình sản xuất nói chung. Những năm gần đây, quản lý trở thành một trong những đề tài được thế giới bàn luận sôi nổi nhất. Đặc điểm này có thể giải thích bằng hai nguyên nhân sau: - Nền sản xuất hiện đại phát triển theo qui mô vô cùng rộng lớn. Để sản xuất ra một loạt sản phẩm đòi hỏi hàng trăm, hàng nghìn đơn vị tham gia. Bản thân thành phần cơ cấu bên trong của từng đơn vị cũng rất phức tạp. - Vòng đời của sản phẩm ngày càng bị rút ngắn lại, sản phẩm bị lỗi thời nhanh. Tư tưởng và mục đích của quản lý là giải quyết có hiệu quả các vấn đề phức tạp trên cơ sở các quyết định thích hợp. Như vậy, thiếu quyết định sẽ không có quản lý. Song quyết định chỉ tồn tại trong sự trao đổi thông tin liên tục giữa cơ quan quản lý và đối tượng quản lý. Trong quá trình hoạt động, đối tượng quản lý sinh ra các dòng tin (dòng tin bên trong). Cùng với các dòng tin từ ngoài tác động tới, chúng tạo ra một môi trường thông tin. Theo quan điểm thông tin, quyết định là quá trình xử lý đầy đủ các thông tin từ đối tượng quản lý và môi trường ngoài, tới cơ quan quản lý. Như vậy, quản lý, xét về thực chất, là thực hiện các quá trình thông tin. Không có thông tin thì cũng không có quản lý. 18 Quá trình quyết định bao gồm hai bước: Đánh giá đối tượng quản lý và tác động của môi trường xung quanh; xây dựng và lựa chọn phương án giải quyết. Nhận được quyết định của cơ quan quản lý, đối tượng quản lý tiến hành tổ chức thực hiện. Cơ quan quản lý kiểm tra, đôn đốc đối tượng quản lý thực hiện các quyết định của mình qua kênh liên hệ ngược. Sơ đồ tổng quát quá trình quản lý trên như sau: Thông tin Thực hiện Xử lý Quyết định Phƣơng án Hình 1: Sơ đồ thông tin của quá trình quản lý Như vậy, chất lượng của quyết định quản lý phụ thuộc vào chất lượng của thông tin. Để có quyết định tối ưu, thông tin phải đảm bảo 3 yêu cầu: Đầy đủ, chính xác và kịp thời. [3, tr.16-18] 1.1.3. Phân loại thông tin Thông tin rất phong phú và đa dạng, người ta có thể phân theo nhân loại thông tin theo nhiều tiêu chí khác nhau dựa trên nhu cầu, mục đích của việc nghiên cứu và sử dụng thông tin. Khi nghiên cứu thông tin theo giá trị và qui mô sử dụng, người ta phân loại thông tin thành các loại: thông tin chiến lược, thông tin tác nghiệp và thông tin thưởng thức. Khi xem xét các nội dung của thông tin, người ta chia thông tin thành các loại: Thông tin khoa học và kỹ thuật, thông tin kinh tế, thông tin pháp luật, thông tin văn hóa và xã hội. Theo mức độ xử lý nội dung, thông tin được chia thành các loại: Thông tin cấp 1, thông tin cấp 2, thông tin cấp 3... 19 Dựa theo tính chất thông tin, thông tin được chia thành: - Thông tin ở mức độ thư mục: là các thông tin về hình thức như thông tin về tác giả, thông tin về xuất bản, tên sách, nơi lưu giữ, kí hiệu xếp giá,.. - Thông tin ở mức độ toàn văn: là các thông tin được chứa trong một đơn vị tài liệu cụ thể, có kết cấu tương đối hoàn chỉnh, trình bày về một vấn đề nào đó. - Thông tin thông báo: là các dạng thông tin về các hoạt động, sự có mặt của các tư liệu, thông tin, phương thức sử dụng mới. Các dạng thông tin này thường được công bố đại chúng có tác dụng mở rộng, khơi gợi các nhu cầu của người dùng tin đối với các nguồn tin trong thư viện. - Thông tin từ Internet: các thông tin được khai thác từ Internet da dạng và có phạm vi phổ quát ở mức độ toàn cầu. Dựa theo hình thức thông tin, thông tin được chia thành: - Thông tin ở dạng ấn phẩm truyền thống: thông tin được chứa trong các dạng vật mang tin truyền thống như sách báo, tạp chí… - Thông tin dạng số: các dạng thông tin đã được xử lý, biên tập, chuyển dạng số hóa và có thể tham khảo, truy cập trên các máy tính. - Các dạng thông tin thông báo: bao gồm các dạng thông tin thông báo về các kế hoạch, chương trình, quy ước, hướng dẫn… được thể hiện bằng nhiều cách khác nhau cung cấp thông tin cho đại đa số người dùng tin ở những khu vực công cộng. 1.1 .4. Đặc tính của thông tin Tính chất vật lý: Nguồn lực thông tin được ghi lại, cố định trên một nền tảng vật chất như: Giấy, đĩa, bằng từ... Tính cấu trúc: Nguồn lực thông tin phải có tính cấu trúc thể hiện ở chỗ các thông tin phải được trình bày, diễn đạt (Nhận dạng về hình thức và nhận dạng về nội dung) theo các qui cách và tiêu chuẩn nhất định nhằm giúp con người có thể bảo quản an toàn và dễ dàng truy cập thông tin. 20