Tài liệu Giải pháp nhằm hạ thấp chi phí kinh doanh tại văn phòng tổng công ty thép việt nam.

Lời mở đầu X u hướng phát triển của nền kinh tế nước ta trong thời điểm hiện nay là giao lưu và hội nhập một cách tích cực vào nền kinh tế khu vực và thế giới. Vào những năm cuối của thế kỷ XX, Việt Nam đã có những bước tiến quan trọng trong hội nhập kinh tế và thương mại đó là những sự kiện: Gia nhập ASEAN(1995), APEC(1997), Ký hiệp định thương mại Việt Mỹ(2001) và đang tích cực xúc tiến gia nhập WTO và hoàn thành nghĩa vụ tham gia AFTA vào năm 2006…Điều đó đang và sẽ tạo ra thời cơ đồng thời cũng đặt ra những thách thức lớn cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh của Việt Nam hiện nay. Mét trong những thách thức to lớn đối với các doanh nghiệp đó là mức độ cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt và khốc liệt. Ở đây cạnh tranh bao gồm sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nước với nhau và cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài ngay trên thị trường nội địa và quốc tế. Để nâng cao năng lực cạnh tranh cho các sản phẩm, các doanh nghiệp có thể sử dụng biện pháp hữu hiệu đó là tìm cách giảm chi phí kinh doanh ở mức hợp lý để từ đó có thể hạ giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường và tối đa hoá lợi nhuận của doanh nghiệp. Nhận thức được rõ tầm quan trọng của Chi phí kinh doanh trong hoạt động kinh doanh đối với sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp, cộng với việc khảo sát hoạt động kinh doanh thực tế tại Văn phòng Tổng công ty Thép Việt Nam em đã mạnh dạn chọn đề tài “ Giải pháp góp phần hạ thấp chi phí kinh doanh xuất nhập khẩu mặt hàng thép tại Tổng công ty Thép Việt Nam” làm đề tài chuyên tốt nghiệp. Để tiếp cận nghiên cứu về hoạt động chi phí kinh doanh em đã vận dụng phương pháp nghiên cứu của các môn học: Kinh tế chính trị, Kinh tế học, Lý thuyết tài chính tiền tệ, Quản trị tài chính quốc tế, Phân tích kinh tế…kết hợp phương pháp phân tích tổng hợp cùng những kiến thức lý luận của bản thân làm phương pháp nghiên cứu cho đề tài. Với phương pháp nghiên cứu nh- trên cùng với giới hạn về thời gian trình độ và kiến thức nên nội dung của đề tài này được bố cục nh- sau: Lời mở đầu. 1 Chƣơng I: Lý luận về chi phí kinh doanh của doanh nghiệp trong kinh tế thị trƣờng . Chƣơng II: Thực trạng kinh doanh và chi phí kinh doanh các mặt hàng thép tại tổng công ty thép Việt nam Chƣơng III: Một số giải pháp nhằm hạ thấp chi phí kinh doanh tại Văn phòng Tổng công ty Thép Việt Nam. Kết luận. Cuối cùng, Em xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban lãnh đạo Tổng công ty, các cô, chú, anh, chị ở Phòng Tài chính- Kế toán và đặc biệt là được sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của Cô PGS.TS Nguyễn Thị Thu Thảo đã giúp em hoàn thành bài luận văn này. Do thời gian và kiến thức nhất định cho nên bài luận văn không tránh khỏi những thiếu xót. Kính mong các thầy cô giáo và bạn đọc góp ý kiến bổ sung để giúp em hoàn thành bài luận văn tốt hơn. 2 CHƢƠNG I LÝ LUẬN VỀ CHI PHÍ KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP TRONG KINH TẾ THỊ TRƢỜNG I. TỒNG QUAN VỀ CHI PHÍ KINH DOANH. 1. Khái niệm và vai trò của chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp. 1.1. Khái niệm. Hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay đã khác nhiều so với trước đây. Quá trình hoạt động của doanh nghiệp gắn liền với sự phát triển của nền kinh tế, với sự hội nhập khu vực và quốc tế bằng việc tìm kiếm các cơ hội kinh doanh và phát huy những lợi thế so sánh trong một môi trường cạnh tranh hết sức gay gắt và quyết liệt. Trong bối cảnh này, muốn tồn tại và phát triển đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần phải phấn đấu không ngừng để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Các chi phí này phát sinh hàng ngày, hàng giê ở tất cả các giai đoạn khác nhau của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Tuỳ thuộc vào việc thực hiện các hành vi thương mại khác nhau, các doanh nghiệp đòi hỏi những chi phí khác nhau. Đối với việc mua bán hàng hoá, đó là những chi phí phát sinh ở khâu mua, vận chuyển, dự trữ, tiêu thụ và các chi phí liên quan đến việc quản lý doanh nghiệp nh- chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý doanh nghiệp. Đối với việc cung ứng dịch vụ thương mại và các hoạt động xúc tiến thương mại như : Đại diện, môi giới, uỷ thác, đại lý, khuyến mại, quảng cáo, hội chợ triển lãm …đó là các chi phí về vật chất, tiền vốn, lao động để thực hiện các hành vi thương mại kể trên vì các mục tiêu kinh tế-xã hội của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Như vậy từ góc độ doanh nghiệp, có thể nói rằng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp là toàn bộ những chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện được các mục tiêu kinh tế-xã hội của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Các chi phí này có đặc điểm là được bù đắp bằng doanh thu kinh doanh hay thu nhập doanh nghiệp trong kỳ đó của doanh nghiệp. 3 1.2. Vai trò của chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp. Chi phí kinh doanh có vai trò hết sức quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, nó có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh, tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trên thương trường. Chi phí kinh doanh là một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh nhiều mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Nh- vậy chi phí kinh doanh có vai trò quan trọng, là đòn bẩy, là động lực kinh tế quan trọng, là phương tiện kinh doanh của mỗi doanh nghiệp và công tác quản lý chi phí kinh doanh thực sự là cần thiết đối với doanh nghiệp. Vì vậy, phấn đấu tiết kiệm chi phí kinh doanh để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên đặc biệt là khi Nhà nước giao quyền tự chủ kinh doanh thì các doanh nghiệp Nhà nước phải tìm mọi cách để tăng thu nhập, tiết kiệm chi phí, cạnh tranh quyết liệt để tồn tại và phát triển trên thương trường. Đó là tư tưởng xuyên suốt trong công tác quản lý chi phí kinh doanh. II. Phân loại chi phí kinh doanh. . Việc phân loại này giúp cho doanh nghiệp kiểm tra, phân tích quá trình phát sinh chi phí và xu hướng thay đổi kết cấu chi phí để có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Tuỳ thuộc vào mục tiêu quản lý chi phí khác nhau mà có thể phân loại chi phí kinh doanh theo những tiêu thức khác nhau.  Ý nghĩa của việc phân loại chi phí kinh doanh. Phân loại chi phí kinh doanh theo những tiêu thức phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh và các mục tiêu quản lý kinh tế của doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp xác định được xu hướng hình thành kết cấu của chi phí kinh doanh theo từng thời kỳ khác nhau, đồng thời làm cơ sở cho công tác kế hoạch hoá, kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Nhờ đó mà người ta tìm được các biện pháp quản lý chi phí tốt, giảm chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại để nâng cao được hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Kết cấu của chi phí kinh doanh là tỷ trọng tính thành phần trăm (%) của từng loại chi phí kinh doanh trong tổng số chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại trong một thời kỳ nhất định. Kết cấu của chi phí kinh doanh chịu sự tác động của nhiều nhân tố như đặc điểm ngành nghề kinh doanh, trình độ trang thiết bị kỹ thuật công nghệ, xu hướng biến đổi chung là 4 tỷ trọng các chi phí về lao động vật hoá ngày càng tăng lên trong khi tiền lương có xu hướng giảm xuống một cách tương đối trong tổng số chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. 2.1. Phân loại chi phí kinh doanh theo quan hệ với các đối tượng chịu phí. Thuộc loại này có hai loại:  Chi phí trực tiếp: Là những chi phí có quan hệ trực tiếp đến chi phí kinh doanh một loại sản phẩm nhất định. Chi phí trực tiếp bao gồm chi phí cho nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, giới thiệu, bảo hành sản phẩm, các chi phí vật liệu bao bì, công cụ, dụng cụ, đồ dùng phục vụ, quy trình tiêu thụ hàng hoá, chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bảo quản hàng hoá như nhà kho, cửa hàng, bến bãi.  Chi phí gián tiếp: Là những chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính, chi phí khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp là loại chi phí gián tiếp nói chung không phụ thuộc vào quá trình tiêu thụ sản phẩm. 2.2. Phân loại chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Theo cách phân loại này thì chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại được phân loại nh- sau:  Chi phí mua hàng: Là những loại chi phí phát sinh liên quan đến số lượng hàng hoá mua về nhập kho để bán của doanh nghiệp trong kỳ. Thuộc nhóm này bao gồm: + Chi phí vận chuyển bốc dỡ bảo quản + Lương cán bộ công nhân viên chuyên trách ở khâu mua hàng hoá. + Thuế, lệ phí và hoa hồng ở khâu mua hàng hoá. + Các chi phí về bảo hiểm hàng hoá, tiền thuê kho bãi phát sinh ở khâu mua hàng hoá.  Chi phí bán hàng: Là toàn bộ các chi phí gắn liền với quá trình phục vụ bán hàng và quá trình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ. Thuộc nhóm này bao gồm: 5 + Chi phí nhân viên bán hàng là các khoản tiền lương và phụ cấp có tính chất lương trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển bảo quản hàng hoá của doanh nghiệp trong kỳ. + Chi phí vật liệu bao bì là các chi phí về vật liệu bao bì xuất dùng phục vụ cho quá trình bảo quản và tiêu thụ hàng hoá, bốc dỡ và vận chuyển hàng hoá, vật liệu sửa chữa tài sản cố định. + Chi phí dụng cụ đồ dùng phục vụ bán hàng. + Chi phí khấu hao ở bộ phận bảo quản hàng hoá nh-: Kho, cửa hàng, phương tiện vận chuyển, bốc dỡ kiểm nghiệm hàng hoá… + Chi phí mua ngoài: Là các chi phí nh- thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định, tiền thuê kho bãi, vận chuyển bốc dỡ hàng hoá đi tiêu thụ. + Các chi phí khác: Là những chi phí bằng tiền phát sinh ở khâu bán hàng ngoài các chi phí kể trên nh- chi phí tiếp khách, giới thiệu sản phẩm quảng cáo, bảo hành sản phẩm hàng hoá, khuyến mại,…  Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí lao động sống và lao động vật hoá phát sinh ở bộ máy quản lý chung của doanh nghiệp thương mại bao gồm các chi phí liên quan đến quản lý hành chính, quản lý kinh doanh và các chi phí chung khác liên quan đến mọi hoạt động kinh tế của doanh nghiệp trong kỳ. Xét theo nội dung kinh tế, chi phí quản lý doanh nghiệp được chia thành: + Chi phí nhân viên quản lý. + Chi phí vật liệu quản lý. + Chi phí đồ dùng văn phòng. + Chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận quản lý chung. + Thuế phí, lệ phí. + Chi phí về dịch vụ mua ngoài. + Chi phí bằng tiền khác. Chi phí quản lý doanh nghiệp là bộ phận chi phí gián tiếp trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Tỷ trọng của bộ phận chi phí này phụ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của doanh nghiệp. 6 Việc phân loại chi phí kinh doanh theo cách này giúp doanh nghiệp tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của từng khâu để từ đó có biện pháp quản lý thích hợp nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp mình. 2.3. Phân loại chi phí kinh doanh theo tính chất biến đổi của chi phí so với mức lưu chuyển hàng hoá. Theo cách phân loại này, toàn bộ chi phí kinh doanh của doanh nghiệp được chia thành hai loại:  Chi phí bất biến: Là những khoản chi phí phát sinh trong kỳ không thay đổi hoặc thay đổi không đáng kể khi mức lưu chuyển hàng hoá trong doanh nghiệp thay đổi. Chi phí kinh doanh bất biến bao gồm: + Chi phí khấu hao TSCĐ. + Trừ dần công cụ lao động nhỏ. + Lương cán bộ gián tiếp. +Tiền thuê kho, trụ sở trong một thời kỳ…  Chi phí khả biến: Là những khoản chi phí biến động cùng với sự thay đổi của mức lưu chuyển hàng hoá. Sự phụ thuộc của chi phí kinh doanh khả biến vào tổng mức lưu chuyển hàng hoá và còn tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản mục của chi phí kinh doanh khả biến. Chi phí kinh doanh khả biến bao gồm: + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ. + Chi phí về bao bì vật liệu đóng gói. + Lương cán bộ trực tiếp. + Chi phí nguyên, nhiên, vật liệu,… Nh- vậy, ta thấy khi mức lưu chuyển hàng hoá thay đổi sẽ làm chi phí kinh doanh thay đổi nhưng sự thay đổi của các bộ phận chí phí là không giống nhau. Chính vì thế, phân loại chi phí kinh doanh theo cách này sẽ giúp doanh nghiệp thấy được mối tương quan giữa doanh thu và chi phí để từ đó có cơ sở xây dựng kế hoạch chi phí và lợi nhuận cho kỳ kế hoạch. 7 2.4. Phân loại chi phí kinh doanh theo nội dung kinh tế, yêu cầu quản lý tài chính và hạch toán chi phí. Cơ sở kinh tế của cách phân loại này dùa vào công dụng kinh tế, mục đích sử dụng và địa điểm phát sinh của chi phí kinh doanh để sắp xếp thành những khoản mục chi phí nhất định phù hợp với yêu cầu quản lý tài chính và chế độ hạch toán hiện hành. Toàn bộ chi phí kinh doanh của doanh nghiệp có thể được chia thành các nhóm nh- sau:  Chi phí vận chuyển hàng hoá: Là những chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hoá từ khi mua vào đến khi bán ra. Thuộc nhóm này bao gồm có: Cước phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, khuân vác và tạp phí vận tải. + Cước phí vận chuyển: Là số tiền thanh toán cho việc vận chuyển hàng hoá thuê ngoài, chi phí tiền lương, chi phí khai thác tài sản cố định, xăng dầu… cho những phương tiện vận tải chuyên dùng của doanh nghiệp. + Chi phí bốc dỡ, khuân vác: Là các chi phí thuê công nhân bốc dỡ, khuân vác hàng hoá lên xuống phương tiện vận tải, từ phương tiện vận tải vào kho,…bao gồm cả thuê phương tiện vận tải bốc dỡ. + Tạp phí vận tải: Là các khoản chi phí thuê kho bãi tạm thời, lệ phí giao thông và các chi phí cần thiết khác cho việc bảo quản hàng hoá trong quá trình vận chuyển.  Chi phí thu mua, bảo quản và tiêu thụ hàng hoá là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua, bảo quản và tiêu dùng hàng hoá (không kể chi phí vận chuyển). Thuộc nhóm này gồm: + Tiền lương và các khoản bảo hiểm cho người lao động tính theo tỷ lệ (%) tiền lương. + Tiền lương thuê nhà cửa, công cụ lao động dùng cho việc mua bán và bảo quản hàng hoá. + Chi phí sửa chữa bảo quản tài sản cố định bao gồm chi phí bảo dưỡng, sửa chữa tài sản cố định… + Trừ dần công cụ lao động nhá. + Chi phí phân loại bao bì, đóng gói bảo quản hàng hoá chống hư háng, mất mát. 8 + Chi phí về nguyên vật liệu, điện nước dùng cho kinh doanh. + Chi phí quảng cáo. + Chi phí đào tạo cán bộ ngắn hạn. + Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá. + Chi phí hoa hồng trả cho đại lý. + Các chi phí khác.  Chi phí hao hụt tự nhiên của hàng hoá: Là các chi phí phát sinh về hao hụt tự nhiên của hàng hoá kinh doanh do điều kiện tự nhiên và tính chất của hàng hoá gây ra trong quá trình vận chuyển, bảo quản và tiêu thụ hàng hoá.  Chi phí quản lý hành chính doanh nghiệp. Gồm có: + Lương và các khoản phụ cấp có tính chất lương của nhân viên, cán bộ quản lý. + Khấu hao và sửa chữa tài sản cố định, chi phí văn phòng.., dùng cho quản lý doanh nghiệp. III. Phạm vi áp dụng và nội dung chí phí kinh doanh của doanh nghiệp trong kinh tế thị trƣờng. 3.1. Phạm vi của chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp. Chi phí kinh doanh là một chỉ tiêu chất lượng quan trọng phản ánh trình độ tổ chức, quản lý của doanh nghiệp. Nó có ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của doanh nghiệp.  Ý nghĩa của việc quy định phạm vi chi phí kinh doanh. - Việc xác định phạm vi chi phí kinh doanh có tác dụng làm cơ sở để tập hợp đúng, đủ số chi phí phát sinh trong kỳ vào chi phí kinh doanh của kỳ đó, nhờ vậy xác định giá vốn hàng hoá phục vụ cho chiến lược bán hàng kinh doanh của doanh nghiệp trong điều kiện cạnh tranh gay gắt. Đồng thời nó còn là cơ sở để hạch toán đúng kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, làm cơ sở cho doanh nghiệp phấn đấu thực hiện giảm phí thông qua việc thực hiện tốt kế hoạch lưu chuyển hàng hoá nhằm đạt được mức lợi nhuận tối đa. 9 Theo chế độ mới về quản lý tài chính doanh nghiệp của Bộ tài chính đã quy định những khoản mục sau không được tính vào chi phí kinh doanh: - Các khoản đã được tính vào chi phí hoạt động tài chính và chi phí hoạt động bất thường, các khoản lỗ do liên doanh liên kết, lỗ từ các khoản đầu tư khác. - Các khoản thua lỗ, thiệt hại do chủ quan của đơn vị gây ra hoặc khách quan đưa lại đã được Chính phủ trợ cấp hoặc được bên thiệt hại, các công ty bảo hiểm bồi thường. - Chi phí đi công tác nước ngoài vượt định mức do nhà nước quy định. - Các khoản thuộc nguồn kinh phí khác đài thọ như khoản chi sự nghiệp đã được ngân sách Nhà nước, cơ quan cấp trên hoặc tổ chức khác hỗ trợ; Chi trả lãi vay vốn đầu tư xây dựng cơ bản trong thời kỳ công trình chưa hoàn thành đưa vào sử dụng. Số lãi này được hạch toán vào chi phí đầu tư xây dựng cơ bản. - Các khoản đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản cố định hữu hình và vô hình, chi ủng hộ địa phương: đoàn thể, tổ chức xã hội khác. Các chi phí cho đào tạo, chi phí nghiên cứu khoa học. Nhóm chi phí này được bù đắp từ nguồn vốn đầu tư dài hạn của doanh nghiệp, vì vậy chúng không thuộc vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ. - Các khoản chi thuộc nội dung chi của nguồn kinh phí sự nghiệp, quỹ phóc lợi, quỹ khen thưởng; Các khoản chi trợ cấp khó khăn thường xuyên, đột xuất; Các khoản chi thưởng như: thưởng năng suất, thưởng thi đua; Các khoản chi về văn hoá thể thao, vệ sinh, y tế… Các khoản chi này không tính vào chi phí kinh doanh bởi vì nguồn bù đắp chủ yếu của chúng lấy từ các quỹ chuyên dùng của doanh nghiệp và sự đóng góp, ủng hộ của các tổ chức xã hội khác (nếu có). - Các khoản chi khác: Các khoản tiền phạt nh-: phạt vi phạm luật giao thông, luật thuế, luật môi trường, luật lao động, vi phạm chế độ báo cáo thống kê, tài chính kế toán, vi phạm hợp đồng kinh tế thương mại. Nếu do tập thể hoặc cá nhân vi phạm pháp luật thì tập thể hoặc cá nhân phải nép phạt sẽ không được tính vào chi phí kinh doanh. * Đối với các doanh nghiệp nhà nước, Nhà nước khống chế định mức chi phí đối với một số loại chi phí nh-: chi phí tiếp tân, hội họp, giao dịch đối ngoại, chi phí đối ngoại do hội đồng quản trị quyết định mức chi cụ thể. 10 * Đối với doanh nghiệp độc lập: Giám đốc doanh nghiệp phải thoả thuận với cơ quan quản lý vốn tài sản và bằng văn bản trước khi ban hành quy chế và định mức chi tiêu. Các khoản chi này phải có chứng từ hợp lệ gắn với kết quả kinh doanh và không vượt quá mức khống chế tối đa quy định dưới đây: + Doanh thu đến 5 tỷ đồng, mức chi phí thực tế không quá 5% sè doanh thu; phần doanh thu từ 5 đến 10 tỷ đồng được chi thêm không quá 2% trên số doanh thu tăng thêm. + Phần doanh thu từ 10 đến 15 tỷ đồng được chi thêm không quá 1% trên số doanh thu tăng thêm. + Phần doanh thu từ 50 đến 100 tỷ đồng được chi thêm không quá 0.1% trên số doanh thu tăng thêm. Đối với các đơn vị kinh doanh thương mại, mức khống chế nêu trên được xác định trên cơ sở chênh lệch giữa doanh thu với giá vốn hàng bán ra. Các khoản chi sai, không đúng đối tượng hoặc không có tên, địa chỉ, chữ ký của người nhận tiền thì phải thu hồi và nép vào ngân sách Nhà nước. Tuỳ theo mức độ sai phạm, người duyệt chi phải bồi thường, chịu trách nhiệm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định hiện hành. 3.2. Nội dung của chi phí kinh doanh. Chi phí kinh doanh bao gồm có 3 loại chi phí: Là chi phí mua hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí mua hàng chính là những chi phí phát sinh liên quan đến số lượng hàng hoá mua về nhập kho của doanh nghiệp. Chi phí bán hàng chính là các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá dịch vụ. Loại chi phí này có chi phí quảng cáo, giao dịch, giao hàng, hoa hồng bán hàng, lương nhân viên bán hàng và chi phí gắn liền với kho bảo quản sản phẩm hàng hoá. Chi phí quản lý là loại chi phí gián tiếp bao gồm các chi phí hành chính, tổ chức và chi phí văn phòng mà không thể xếp vào quá trình sản xuất hoặc tiêu thụ hàng hoá dịch vụ. 3.2.1. Chi phí mua hàng. Chi phí mua hàng bao gồm: Chi phí vận chuyển bốc dỡ bảo quản, lương cán bộ công nhân viên chuyên trách ở khâu mua hàng hoá, thuế, lệ phí, 11 hoa hồng ở khâu mua và các chi phí về bảo hiểm hàng hoá, tiền thuê kho bãi phát sinh ở khâu mua hàng. 3.2.2. Chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và tiêu thụ sản phẩm. Chi phí bán hàng gồm có: - Chi phí nhân viên: Là các khoản chi trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói vận chuyển, bảo quản hàng hoá. Bao gồm tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. - Chi phí vật liệu bao bì: Là các khoản chi phí vật liệu bao bì phục vụ cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm hàng hoá dịch vụ như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm hàng hoá, chi phí vật liệu nhiên liệu dùng cho bảo quản bốc vác, vận chuyển sản phẩm hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa bảo quản tài sản cố định. - Chi phí dụng cụ đồ dùng: Là các khoản chi về công cụ đồ dùng phục vụ trong quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc. Công cụ dụng cụ là những vật dụng có trị giá thấp hơn 5.000.000đ và thời gian sử dụng không quá một năm. - Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là khoản chi khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bảo quản bán hàng nh- kho bãi, cửa hàng, phương tiện bốc dỡ vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường kiểm nghiệm chất lượng. - Chi phi dịch vụ mua ngoài: Là các khoản chi mua ngoài phục vụ cho khách hàng như các chi phí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định, tiền thuê kho, tiền bốc vác vận chuyển hàng hoá tiêu thụ, hoa hồng cho các đại lý bán hàng cho đơn vị nhận uỷ thác xuất nhập khẩu. - Chi phí hao hụt định mức: Là số tiền tương ứng với giá trị hàng hoá hao hụt trong quá trình lưu chuyển, bảo quản hàng hoá và do tính chất thương phẩm học của hàng hoá gây ra. Theo quy định của Nhà nước thì chi phí này được chỉ định và chỉ có hao hụt trong định mức mới được tính vào chi phí kinh doanh. - Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi phí khác các chi phí kể trên phát sinh trong chi phí bán hàng như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm hàng hoá, chi quảng cáo chào hàng, chi hội nghị khách hàng, chi bảo hành sản phẩm. 12 Những chi phí này phát sinh thực tế khó có thể ra định mức quản lý. Người quản lý chi phí sao cho hợp lý để đem lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp. 3.2.3. Chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền toàn bộ hao phí lao động sống,lao động vật hoá phát sinh ở bộ phận quản lý chung của doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản mục: Chi phí tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp, chi phí vật liệu, dụng cụ đồ dùng văn phòng, khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp, thuế môn bài, thuế nhà đất, các khoản lệ phí, các khoản chi phí về sửa chữa tài sản cố định, lãi phải trả ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng khác, điện thoại điện nước, chi hội nghị, tiếp khách, công tác phí. - Chi phí nhân viên quản lý: Là các khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả cho cán bộ công nhân viên quản lý bao gồm tiền lương, tiền phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. - Chi phí vật liệu quản lý: Là những khoản chi phí cho công tác quản lý doanh nghiệp nh- giấy, bót, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa tài sản cố định, công cụ đồ dùng ở bộ phận quản lý. - Chi phí đồ dùng văn phòng: Là những khoản chi phí mua sắm và xuất dùng các loại dụng cụ đồ dùng ở bộ máy quản lý. - Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là biểu hiện bằng tiền phần giá trị hao mòn của tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như trụ sở làm việc, các phòng ban, phương tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng. - Chi phí về thuế, phí và lệ phí: Là toàn bộ số tiền mà doanh nghiệp phải nép cho Nhà nước về các khoản nh- thuế môn bài, thuế nhà đất thu trên vốn và các khoản lệ phí khác. - Chi phí dự phòng: Là các khoản chỉ được lập về giảm giá hàng tồn kho, nợ phải trả khó đòi trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 13 - Chi phí khác bằng tiền: Là các khoản chi phí khác phát sinh ở bộ máy quản lý kinh doanh, quản lý hành chính ngoài các yếu tố trên như chi phí tiếp khách, hội nghị, công tác, phí tiền xe đi phép, đào tạo bồi dưỡng cán bộ, lãi vay vốn phải trả dùng cho sản xuất kinh doanh. Theo quy định hiện hành thì các khoản chi phí trên được hạch toán vào chi phí kinh doanh, việc xác định rõ phạm vi và nội dung chi phí kinh doanh có ý nghĩa kinh tế lớn đối với công tác quản lý chi phí sản xuất kinh doanh nói riêng và quản lý kinh tế nói chung của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi phải vừa đảm bảo tính khoa học vừa phải đảm bảo tính thực tiễn để phù hợp với yêu cầu quản lý trong từng thời kỳ nhất định. 3.3. Cơ cấu chi phí kinh doanh trong các mặt hàng xuất nhập khẩu. Đối với những đơn vị có hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá thì chu kỳ kinh doanh dài hơn so với kinh doanh nội địa. Việc xuất nhập khẩu trải qua nhiều giai đoạn nh- kiểm nhận, kiểm tra tiêu chuẩn chất lượng, bốc xếp, dư trữ, vận chuyển… Quá trình thanh toán tiền hàng cũng diễn ra lâu dài và phức tạp hơn các đơn vị kinh doanh nội địa. Tuỳ theo loại giá mà đơn vị xuất nhập khẩu hàng theo đó mà chi phí kinh doanh cần bao gồm cả chi phí vận chuyển, bốc dỡ ngoài nước và chi mua bảo hiểm. Chính vì việc kinh doanh quốc tế phức tạp hơn kinh doanh nội địa nên cơ cấu của chi phí kinh doanh cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá cũng phức tạp hơn, gồm nhiều nội dung hơn. 3.3.1. Đối với hàng xuất khẩu. Chi phí kinh doanh ở đây là tất cả những khoản chi phí phát sinh từ khi nhận được hợp đồng xuất khẩu gồm có: Chi phí trả lãi tiền vay ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng (trong trường hợp đơn vị phải vay tiền để thu mua hàng xuất khẩu), chi phí mua hàng xuất khẩu, chi phí xuất kho vận chuyển, bảo quản hàng xuất khẩu, phí thủ tục xuất khẩu như lệ phí hạn ngạch xuất khẩu, giấy phép của Bộ thương mại, thủ tục hải quan, chi phí kiểm nghiệm hàng hoá xuất kho cho đến khi hàng hoá xuất khẩu được đưa ra khỏi cảng, ga và có đầy đủ bộ chứng từ theo quy định của L/C hoặc hợp đồng (nếu thanh toán bằng phương tiện khác). 3.3.2. Đối với hàng nhập khẩu. Đó là toàn bộ những chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng cho đến khi thu được tiền bán hàng nhập khẩu. Các chi phí này gồm có: 14 - Chi phí mở L/C, thanh toán và điều chỉnh L/C (nếu nó thay đổi điều khoản nào đó trong hợp đồng). - Chi phí cam kết sử dụng vốn vay (trong trường doanh nghiệp vay vốn của ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng để nhập khẩu hàng hoá). - Chi phí tiếp nhận hàng: Gồm có các chi phí tiếp nhận hàng từ tàu xuống và chi phí hạ bãi (nếu chưa làm xong thủ tục hải quan). - Chi phí vận chuyển từ cảng về đến kho của doanh nghiệp. - Chi phí bảo quản lắp ráp hàng nhập khẩu. - Chi phí vận chuyển tới kho của khách hàng mua hàng nhập khẩu. - Tuỳ theo điều kiện giao hàng mà đơn vị còn phải chi mua bảo hiểm hàng nhập khẩu trên đường vận chuyển. - Các chi phí khác có liên quan cho tới khi thu được tiền bán hàng nhập khẩu nh- chi phí cho cán bộ đi đòi nợ… 3.4. Các nhân tố ảnh hƣởng đến chi phí kinh doanh Xuất phát từ tầm quan trọng của chi phí kinh doanh đối với hoạt động của doanh nghiệp. Chúng ta cần phải đi nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng để thấy rõ hơn nguyên nhân của những biến động về chi phí trong quá trình kinh doanh. Thông thường các nhân tố này được chia thành hai nhóm chính là nhân tố khách quan và nhân tố chủ quan.  Các nhân tố khách quan. a) Các nhân tố thuộc về cơ chế, chính sách, hành lang pháp lý của Nhà nƣớc. Nền kinh tế nước ta hiện nay là nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước. Nhà nước có vai trò là người hướng dẫn, kiểm soát và điều tiết hoạt động kinh tế ở tầm vĩ mô thông qua luật kinh tế, cơ chế, chính sách kinh tế. Nhà nước tạo môi trường hành lang pháp lý cho doanh nghiệp hoạt động, khuyến khích doanh nghiệp đầu tư vào những ngành nghề có lợi cho đất nước, cho doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp cần phải tuân thủ những chủ trương, đường lối, cơ chế, chính sách của Đảng và Nhà nước đã nêu ra. Đặc biệt là các doanh nghiệp Nhà nước phải tuân thủ chế độ quản lý kinh tế hiện hành, đó là các văn bản chính sách do Nhà nước ban hành, có liên quan đến các phương pháp tính các khoản chi phí, cách thực hiện các khoản chi phí, các chính sách quy định về cách tính tiền 15 lương, tiền thưởng, chế độ thuế, lãi suất ngân hàng, tiền điện, nước…Đó là chỗ dùa cơ bản cho công tác quản lý chi phí kinh doanh của các doanh nghiệp. b) Ảnh hƣởng của nhân tố giá cả tới chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Trong điều kiện thị trường luôn biến đổi, giá cả hàng hoá cũng luôn có sự thay đổi. Trước hết giá cả nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hoặc giá cả của các lao vụ dịch vụ thay đổi làm thay đổi chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu giá cả của các loại nguyên vật liệu tăng lên thì chi phí kinh doanh sẽ tăng lên và ngược lại. Sự thay đổi giá cả dẫn đến tổng mức lưu chuyển hàng hoá thay đổi và làm cho tỷ suất chi phí lưu thông cũng thay đổi. Vì vậy lùa chọn và vận dụng việc thay thế các loại nguyên vật liệu với giá cả hợp lý vẫn đảm bảo chất lượng kinh doanh của doanh nghiệp và cũng là yếu tố quan trọng để giảm được chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Việc xác định mức độ ảnh hưởng của nhân tố giả cả sẽ giúp cho doanh nghiệp tính toán chi tiết các khoản chi phí, căn cứ vào những thời điểm có sự thay giá phí để tính toán số chênh lệch đối với từng khoản mục chi phí. Từ đó khi đánh giá mức độ giảm chi phí của doanh nghiệp cần phải loại trừ ảnh hưởng của nhân tố giá cả nói trên. c) Sự phát triển của khoa học kỹ thuật. Những thành tựu khoa học kỹ thuật đem lại cho con người nhiều tiện Ých, giúp hoạt động của con người ngày càng dễ dàng hơn. Và trong những năm gần đây khoa học kỹ thuật đã đặc biệt chứng minh sức mạnh của mình. Vì thế việc áp dụng khoa học kỹ thuật là một tất yếu khách quan. Sử dụng công nghệ hiện đại giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin một cách nhanh nhất và từ đó có được quyết định đúng đắn, kịp thời trong hoạt động kinh doanh. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp đã có cơ hội kinh doanh với chi phí thấp nhất. Ngoài ra cũng có một số nhân tố khác tác động tới chi phí kinh doanh của doanh nghiệp như quy luật cung cầu, quy luật cạnh tranh, lưu thông tiền tệ…Về cơ bản đối với những nhân tố khách quan, doanh nghiệp khó có thể kiểm soát được nhưng vẫn phải xem xét, theo dõi để có biện pháp điều chỉnh kịp thời tránh gây xáo trộn hoạt động sản xuất kinh doanh. 16 * Các nhân tố chủ quan. a) Ảnh hƣởng của mức lƣu chuyển hàng hoá và kết cấu của mức lƣu chuyển hàng hoá tới chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Để thấy rõ ảnh hưởng của nhân tố này, phải xác định mối quan hệ giữa chi phí kinh doanh và mức lưu chuyển hàng hoá trong kỳ của doanh nghiệp. Ta biết chi phí kinh doanh của doanh nghiệp có thể được chia thành chi phí cố định và chi phí biến đổi, theo cách phân loại này có thể xác định được tổng mức chi phí kinh doanh theo công thức sau: F = F0 + Fbđ = F0 + F(M) (1) Trong đó: F: Tổng mức chi phí kinh doanh. F0: Chi phí cố định. Fbđ: Chi phí biến đổi. Như vậy khi mức tiêu thụ hàng hoá M trong kỳ của doanh nghiệp thay đổi thì tổng mức chi phí kinh doanh F còng thay đổi theo, thông thường mức thay đổi này tuân theo mét quy luật nhất định. Ví dụ: Khi mức lưu chuyển hàng hóa trong kỳ tăng lên thì bộ phận chi phí biến đổi như bao bì, vật liệu đóng gói, lương khoán doanh thu tăng lên một cách tương ứng, trong khi chi phí cố định như khấu hao TSCĐ, chi phí văn phòng…lại không thay đổi và do đó tổng mức chi phí kinh doanh cũng tăng lên và tỷ suất chi phí kinh doanh lại có xu hướng ngược lại: Thật vậy từ (1) ta có : F F0 F(M) = + M M M (2) Theo công thức (2) thì chi phí biến đổi tính trên một đồng doanh thu bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ không thay đổi thì tỷ suất chi phí kinh doanh của doanh nghiệp sẽ giảm xuống khi doanh thu tăng lên, bởi vì chi phí cố định tính trên một đồng lưu chuyển hàng hoá giảm xuống. Kết cấu mức lưu chuyển hàng hoá cũng tác động mạnh đến chỉ tiêu chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng có chất lượng tốt, mẫu mã đẹp phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng thì hàng hoá sẽ tiêu thụ nhanh, do đó sẽ có điều kiện giảm được chi phí bảo quản, hao hụt hàng hoá… nghĩa là có thể giảm được tổng mức chi phí kinh doanh trong kỳ và ngược lại. 17 b) Việc tổ chức, bố trí mạng lƣới kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tổ chức bố trí mạng lưới kinh doanh, mạng lưới kho hàng, trạm hàng đến nơi tiêu thụ và các hình thức phục vụ khách hàng cũng ảnh hưởng đến việc tăng hay giảm chi phí kinh doanh. Đối với một doanh nghiệp mà biết kết hợp phân bố mạng lưới kinh doanh phù hợp, mở rộng phạm vi kinh doanh với các cửa hàng, trạm hàng chi nhánh, tận dụng được các lợi thế vị trí mà doanh nghiệp sẵn có sẽ làm cho việc giảm chi phí kinh doanh đồng nghĩa với việc lợi nhuận của doanh nghiệp tăng nhanh.. Ngoài ra việc chủ động đáp ứng nguồn hàng, tổ chức kết hợp vận chuyển hợp lý để có thể giảm bớt được các khâu không cần thiết tránh tình trạng phân bổ hàng hoá lộn xộn để hàng hoá ứ đọng trong kho quá lâu. c) Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của doanh nghiệp. Để điều hành hoạt động của doanh nghiệp cần thiết lập một bộ máy quản lý. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí kinh doanh. Nếu bộ máy được tổ chức khoa học, sắp xếp số lượng nhân viên hợp lý sẽ phát huy sức mạnh tập thể, tăng năng suất lao động, tạo điều kiện để hoàn thành kế hoạch đề ra, đảm bảo thực hiện tốt hoạt động sản xuất kinh doanh làm tiền đề cho việc tăng doanh thu, tăng lợi nhuận và giảm chi phí. Ngược lại, nếu bộ máy tổ chức chồng chéo sẽ làm cho hoạt động của doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý, còng nh- thực hiện các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ kinh doanh không có hiệu quả, giảm doanh thu và tăng chi phí. d) Trình độ quản lý kinh tế nói chung và quản lý chi phí kinh doanh nói riêng. Yếu tố này cũng tác động mạnh đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Nếu doanh nghiệp tổ chức quản lý kinh tế có kế hoạch phù hợp với thị trường sản phẩm đầu ra và các yếu tố đầu vào một mặt sẽ tăng được doanh thu mặt khác sẽ tiết kiệm được chi phí kinh doanh trong quá trình kinh doanh. Tổ chức quản lý và hạch toán chi phí kinh doanh đã được thể hiện qua công tác kế hoạch hoá chi phí kinh doanh trên cơ sở phục vụ tốt nhất kế hoạch doanh thu của doanh nghiệp; Kế hoạch được soạn thảo có căn cứ khoa học sẽ làm cơ sở cho việc tổ chức, kiểm tra kiểm soát quá trình thực hiện chi phí kinh doanh, từ đó khai thác triệt để các nguồn lực và sử dụng chúng có hiệu quả cao nhất. 18 Ngoài ra, còn có những nhân tố khác thuộc về công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp, việc áp dụng tiến bộ khoa học, kỹ thuật vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, vv…cũng là các nhân tố ảnh hưởng tới chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. 19 Kết luận chƣơng I Nghiên cứu lý luận về chi phí kinh doanh(CPKD) và một số biện pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp, chương I của luận văn rót ra một số kết luận cơ bản sau:  Dưới góc độ nhìn nhận chi phí kinh doanh là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện các mục tiêu kinh tế - xã hội của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định và được bù đắp bởi doanh thu kinh doanh ( hay thu nhập) doanh nghiệp trong kỳ đó có thể thấy chi phí kinh doanh có vai trò, động lực kinh tế quan trọng. Chính vì vậy, chi phí kinh doanh cần thiết được nghiên cứu một cách chặt chẽ, đầy đủ và có hệ thống.  Đồng thời với các nghiên cứu về chi phí kinh doanh doanh nghiệp cần phải căn cứ vào tình hình và điều kiện kinh doanh cụ thể để lùa chọn các giải pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh thích hợp. Bên cạnh đó, thực hiện tốt công tác quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh đảm bảo, nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.  Qua nghiên cứu khái niệm, vai trò, phân loại chi phí kinh doanh cũng như xác định phạm vi, nội dung chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp theo cách nhìn nhận của Luận văn là thích hợp với việc triển khai các nghiên cứu và tiến hành hạ thấp chi phí kinh doanh đối với các doanh nghiệp thương mại Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp Việt Nam có tham gia hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng.  Sử dụng các chỉ tiêu cơ bản để đánh giá hiệu quả sử dụng CPKD, đồng thời đưa ra một số biện pháp cơ bản nhằm hạ thấp chi phí kinh doanh cần tiếp tục được nghiên cứu phân tích và triển khai để có thể áp dụng một cách tương thích đối với điều kiện và đặc điểm kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại, đồng thời việc hạ thấp chi phí kinh doanh cần phải đảm bảo gắn liền với công tác quản lý và sử dụng CPKD, phù hợp với chiến lược phát triển kinh doanh của doanh nghiệp.  Đối với các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng cần có những nghiên cứu, triển khai và áp dụng các biện pháp hạ thấp chi phí kinh doanh trong mối quan hệ với tiến trình phát triển kinh tế, điều kiện cạnh tranh của thị trường cũng như việc đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, nâng cao chất lượng quản lý doanh nghiệp của doanh nghiệp. 20