Tài liệu Giải pháp hoàn thiện việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán thanh toán hàng hóa xuất nhập khẩu

-1- MUÏC LUÏC Môû ñaàu CHÖÔNG 1 KHAÙI LUAÄN VEÀ CHÖÙNG TÖØ KEÁ TOAÙN THANH TOAÙN HAØNG HOÙA XUAÁT NHAÄP KHAÅU TAÏI DOANH NGHIEÄP.................................1 1.1 CHÖÙNG TÖØ KEÁ TOAÙN:..........................................................................1 1.1.1 Khaùi nieäm veà chöùng töø keá toaùn: .......................................................1 1.1.2 YÙ nghóa vaø tính chaát phaùp lyù cuûa chöùng töø keá toaùn:.........................2 1.1.3 Heä thoáng chöùng töø keá toaùn: ..............................................................3 1.1.3.1 Heä thoáng chöùng töø keá toaùn thoáng nhaát baét buoäc:..........................3 1.1.3.2 Heä thoáng chöùng töø keá toaùn höôùng daãn:.........................................3 1.1.4 Noäi dung cuûa chöùng töø keá toaùn:........................................................4 1.1.4.1 Chöùng töø thoâng thöôøng: [ 7,7] .......................................................4 1.1.4.2 Chöùng töø ñieän töû: [7,3] ..................................................................4 1.1.5 Phaân loaïi chöùng töø keá toaùn: ..............................................................4 1.1.5.1 Phaân loaïi theo tính chaát phaùp lyù cuûa chöùng töø: .............................4 1.1.5.2 Phaân loaïi theo coâng duïng cuûa chöùng töø: .......................................5 1.1.5.3 Phaân loaïi theo trình töï laäp chöùng töø: .............................................6 1.1.5.4 Phaân loaïi theo ñòa ñieåm laäp chöùng tö:ø ..........................................6 1.1.5.5 Phaân loaïi theo noäi dung caùc nghieäp vuï kinh teá, taøi chính phaûn aûnh trong chöùng töø: ......................................................................................6 1.1.5.6 Phaân loaïi theo tính caáp baùch cuûa chöùng töø: ..................................7 1.1.5.7 Phaân loaïi theo soá laàn söû duïng: ......................................................7 1.1.5.8 Phaân loaïi theo phöông tieän laäp chöùng töø:......................................7 1.1.6 Nguyeân taéc laäp chöùng töø keá toaùn:.....................................................7 1.1.6.1 Nguyeân taéc laäp chöùng töø keá toaùn: [7, 8]........................................7 -2- 1.1.6.2 Kyù chöùng töø keá toaùn: [7, 8] ...........................................................9 1.1.7 Quaûn lyù, kieåm tra vaø chænh lyù chöùng töø keá toaùn: ............................10 1.1.7.1 Quaûn lyù chöùng töø keá toaùn: [7, 9] .................................................10 1.1.7.2 Kieåm tra chöùng töø keá toaùn: .........................................................10 1.1.7.3 Chænh lyù chöùng töø keá toaùn: ..........................................................11 1.1.8 Toå chöùc luaân chuyeån chöùng töø vaø ghi soå keá toaùn: ..........................11 1.1.9 Baûo quaûn, löu tröõ vaø xöû lyù trong tröôøng hôïp chöùng töø bò maát hoaëc bò huûy hoaïi:........................................................................................................12 1.1.9.1 Baûo quaûn vaø löu tröõ chöùng töø keá toaùn:........................................12 1.1.9.2 Xöû lyù trong tröôøng hôïp chöùng töø keá toaùn bò maát hoaëc bò huûy hoaïi: 14 1.2 CHÖÙNG TÖØ KEÁ TOAÙN TRONG PHÖÔNG THÖÙC THANH TOAÙN QUOÁC TEÁ HAØNG HOAÙ XUAÁT- NHAÄP KHAÅU:.............................................14 1.2.1 Ñaëc ñieåm, yù nghóa vaø yeâu caàu cuûa chöùng töø keá toaùn trong phöông thöùc thanh toaùn quoác teá haøng hoaù xuaát- nhaäp khaåu:.....................................14 1.2.2 Boä chöùng töø cô baûn trong thanh toaùn xuaát nhaäp khaåu: [ 2, 248-280]. 16 1.2.2.1 Boä chöùng töø cô baûn trong thanh toaùn cho haøng hoùa nhaäp khaåu: .16 1.2.2.2 Boä chöùng töø cô baûn trong thanh toaùn cho haøng xuaát khaåu:.........21 1.2.3 Chöùng töø keá toaùn trong caùc phöông thöùc thanh toaùn xuaát nhaäp khaåu: 22 1.2.3.1 Chöùng töø keá toaùn trong phöông thöùc chuyeån tieàn: ......................22 1.2.3.1.1 Baèng hình thöùc ñieän baùo (T/ T: Telegraphic Transfer):........22 1.2.3.1.2 Hình thöùc thö chuyeån tieàn (M/T: Mail Transfer): .................23 1.2.3.2 Chöùng töø keá toaùn trong phöông thöùc ghi soå (Open Account)......23 -3- 1.2.3.2.1 Chöùng töø keá toaùn trong phöông thöùc thanh toaùn nhôø thu (Collection Of Payment – Encaissement):.............................................23 (1) Nhôø thu trôn, (Clean Collection): .................................................24 (2) Nhôø thu keøm chöùng töø (Documentary Collection): ......................24 1.2.3.2.2 Chöùng töø keá toaùn trong phöông thöùc thanh toaùn tín duïng chöùng töø (L/C:Documentary Credit – Le Credit Documentaire):..........25 (1) Boä hoà sô, chöùng töø ñoái vôùi tröôøng hôïp nhaäp khaåu haøng hoaù:..27 (2) Boä hoà sô, chöùng töø ñoái vôùi tröôøng hôïp xuaát khaåu haøng hoaù:........28 CHÖÔNG 2 THÖÏC TRAÏNG VIEÄC LAÄP VAØ LUAÂN CHUYEÅN CHÖÙNG TÖØ KEÁ TOAÙN THANH TOAÙN HAØNG HOÙA XUAÁT NHAÄP KHAÅU (XNK) TAÏI CAÙC DOANH NGHIEÄP ÔÛ THAØNH PHOÁ HOÀ CHÍ MINH...........................................29 2.1 Söï phaùt trieån vaø ñaëc ñieåm cuûa caùc doanh nghieäp kinh doanh xuaát nhaäp khaåu taïi Thaønh phố Hoà Chí Minh. ....................................................................29 2.1.1 Söï phaùt trieån:...................................................................................29 2.1.2 Ñaëc ñieåm:........................................................................................30 2.2 Thöïc traïng vieäc laäp vaø luaân chuyeån chöùng töø keá toaùn thanh toaùn haøng hoùa Xuaát Nhaäp Khaåu taïi doanh nghieäp ôû Thaønh phoá Hoà Chí Minh. ...............32 2.2.1 Coâng ty Coå phaàn ngoaïi thöông vaø phaùt trieån ñaàu tö (FIDECO):....32 2.2.1.1 Chöùc naêng vaø nhieäm vuï: .............................................................32 2.2.1.2 Thò tröôøng xuaát-nhaäp-khaåu: ........................................................33 2.2.1.3 Coâng taùc laäp vaø luaân chuyeån chöùng töø keá toaùn xuaát-nhaäp-khaåu haøng hoùa: ...................................................................................................34 2.2.1.3.1 Coâng taùc laäp chöùng töø keá toaùn thanh toaùn haøng hoùa xuaát nhaäp khaåu: 34 A. Khaâu nhaäp khaåu haøng hoùa:............................................................34 ™ Nhaäp khaåu tröïc tieáp:....................................................................34 -4- ™ Nhaäp khaåu uûy thaùc: .....................................................................35 B. Khaâu xuaát khaåu haøng hoùa:.............................................................36 ™ Xuaát khaåu tröïc tieáp:.....................................................................36 ™ UÛy thaùc xuaát khaåu: ......................................................................38 ™ Chieát khaáu boä chöùng töø xuaát khaåu: .............................................39 2.2.1.3.2 Luaân chuyeån chöùng töø keá toaùn: .............................................39 2.2.1.3.3 Nhaän xeùt veà coâng taùc laäp vaø luaân chuyeån chöùng töø xuaát-nhaäp khaåu taïi coâng ty FIDECO.......................................................................40 2.2.2 Coâng ty TNHH Vinh Nam: .............................................................41 2.2.2.1 Chöùc naêng vaø nhieäm vuï. .............................................................41 2.2.2.2 Thò tröôøng xuaát-nhaäp-khaåu: ........................................................42 2.2.2.3 Coâng taùc laäp vaø luaân chuyeån chöùng töø keá toaùn xuaát-nhaäp khaåu haøng hoùa. ...................................................................................................43 2.2.2.3.1 Coâng taùc laäp chöùng töø keá toaùn thanh toaùn haøng hoùa xuaát nhaäp khaåu: 43 ™ Nhaäp khaåu tröïc tieáp:....................................................................43 ™ Chöùng töø thanh toaùn tieàn haøng nhaäp khaåu: .................................43 ™ Haøng hoùa nhaäp khaåu traû laïi:........................................................44 ™ Taùi nhaäp haøng hoùa nhaäp khaåu traû laïi: .........................................44 2.2.2.3.2 Luaân chuyeån chöùng töø keá toaùn: .............................................44 2.2.2.3.3 Nhaän xeùt veà coâng taùc laäp vaø luaân chuyeån chöùng töø xuaát-nhaäp khaåu taïi coâng ty......................................................................................45 2.2.3 Coâng ty kinh doanh Thuûy haûi saûn (A. P. T. Co)..............................46 2.2.3.1 Chöùc naêng vaø nhieäm vuï: .............................................................47 2.2.3.2 Thò tröôøng xuaát-nhaäp-khaåu: ........................................................47 -5- 2.2.3.3 Coâng taùc laäp vaø luaân chuyeån chöùng töø keá toaùn xuaát-nhaäp-khaåu haøng hoùa. ...................................................................................................48 2.2.3.3.1 Coâng taùc laäp chöùng töø thanh toaùn haøng hoùa xuaát nhaäp khaåu. 48 ™ Xuaát khaåu tröïc tieáp:.....................................................................48 ™ UÛy thaùc xuaát khaåu: ......................................................................48 ™ Haøng xuaát khaåu bò traû laïi: ...........................................................49 ™ Taùi xuaát khaåu cuûa haøng xuaát khaåu bò traû laïi: ..............................50 2.2.3.3.2 Coâng taùc luaân chuyeån chöùng töø keá toaùn:...............................50 2.2.3.3.3 Nhaän xeùt veà coâng taùc laäp vaø luaân chuyeån chöùng töø xuaát-nhaäp khaåu taïi coâng ty A. P. T. Co...................................................................51 2.2.4 Coâng ty NIDEC COPAL (VIETNAM) CO, LTD. ..........................52 2.2.4.1 Chöùc naêng vaø nhieäm vuï. .............................................................52 2.2.4.2 Thò tröôøng xuaát-nhaäp-khaåu. ........................................................52 2.2.4.3 Coâng taùc laäp vaø luaân chuyeån chöùng töø keá toaùn xuaát-nhaäp khaåu haøng hoùa. ...................................................................................................52 2.2.4.3.1 Coâng taùc laäp chöùng töø thanh toaùn haøng hoùa xuaát nhaäp khaåu. 52 ™ Xuaát-Nhaäp khaåu tröïc tieáp: ..........................................................52 ™ Nhaäp khaåu haøng hoaù traû laïi:........................................................53 ™ Xuaát khaåu haøng hoùa bò traû laïi: ....................................................53 2.2.4.3.2 Luaân chuyeån chöùng töø keá toaùn: .............................................54 2.2.4.3.3 Nhaän xeùt veà coâng taùc laäp vaø luaân chuyeån chöùng töø xuaát-nhaäp khaåu taïi coâng ty......................................................................................55 2.2.5 Coâng ty TNHH Thöông maïi ANAM...............................................55 2.2.5.1 Chöùc naêng vaø nhieäm vuï: .............................................................56 -6- 2.2.5.2 Thò tröôøng xuaát-nhaäp-khaåu. ........................................................56 2.2.5.3 Coâng taùc laäp vaø luaân chuyeån chöùng töø keá toaùn xuaát-nhaäp-khaåu haøng hoùa. ...................................................................................................56 2.2.5.3.1 Coâng taùc laäp chöùng töø xuaát nhaäp khaåu haøng hoùa:.................56 ™ Nhaäp khaåu tröïc tieáp haøng hoaù gôûi kho ngoaïi quan: ....................56 2.2.5.3.2 Luaân chuyeån chöùng töø keá toaùn: .............................................57 2.2.5.3.3 Nhaän xeùt veà coâng taùc laäp vaø luaân chuyeån chöùng töø xuaát-nhaäp khaåu taïi coâng ty......................................................................................58 2.3 Ñaùnh giaù thöïc traïng vieäc laäp vaø luaân chuyeån chöùng töø keá toaùn thanh toaùn haØng hoùa xuaát-nhaäp khaåu taÏi caùc doanh nghieäp ôû thaønh phoá Hoà Chí Minh. 58 2.3.1 Vieäc laäp chöùng töø keá toaùn:..............................................................58 2.3.1.1 Nhöõng öu ñieåm:...........................................................................58 2.3.1.2 Caùc maët haïn cheá caàn hoaøn thieän:................................................59 2.3.2 Vieäc luaân chuyeån chöùng töø keá toaùn:...............................................61 2.3.2.1 Öu ñieåm:......................................................................................61 2.3.2.2 Caùc maët haïn cheá caàn hoaøn thieän:................................................61 2.4 Keát luaän chöông 2: .................................................................................62 CHÖÔNG 3 MOÄT SOÁ GIAÛI PHAÙP NHAÈM HOAØN THIEÄN VIEÄC LAÄP VAØ LUAÂN CHUYEÅN CHÖÙNG TÖØ KEÁ TOAÙN THANH TOAÙN HAØNG HOÙA XUAÁT NHAÄP KHAÅU TAÏI CAÙC DOANH NGHIEÄP ÔÛ THAØNH PHOÁ HOÀ CHÍ MINH. .64 3.1 Quan ñieåm vaø phöông höôùng hoaøn thieän:..............................................64 3.1.1 Quan ñieåm:......................................................................................64 3.1.2 Phöông höôùng hoaøn thieän: ..............................................................65 -7- 3.2 Moät soá giaûi phaùp nhaèm hoaøn thieän vieäc laäp vaø luaân chuyeån chöùng töø keá toaùn thanh toaùn haøng hoaù xuaát nhaäp khaåu hieän nay taïi caùc doanh nghieäp ôû thaønh phoá Hoà Chí Minh. ...................................................................................66 3.2.1 Ñoái vôùi caùc doanh nghieäp: ..............................................................66 ™ Veà heä thoáng chöùng töø: .................................................................66 ™ Veà cô caáu chöùng töø:.....................................................................67 ™ Veà noäi dung chöùng töø: .................................................................71 ™ Kieåm tra, chænh lyù chöùng töø: ........................................................93 ™ Toå chöùc luaân chuyeån chöùng töø: ...................................................93 ™ Ñaøo taïo ñoäi nguõ nhaân vieân keá toaùn ñoái vôùi coâng taùc laäp vaø luaân chuyeån chöùng töø xuaát nhaäp khaåu haøng hoaù:.......................................95 ™ ÖÙng duïng coâng ngheä thoâng tin trong vieäc laäp vaø luaân chuyeån chöùng töø keá toaùn: ................................................................................95 3.2.2 Ñoái vôùi caùc cô quan, ban ngaønh chöùc naêng coù lieân quan: ..............96 ™ Ñoái vôùi Ngaân haøng: .....................................................................96 ™ Ñoái vôùi cô quan Thueá: .................................................................97 ™ Ñoái vôùi cô quan Haûi quan:...........................................................98 ™ Ñoái vôùi Boä taøi chính: ...................................................................99 3.2.3 Keát luaän chöông 3:........................................................................100 KEÁT LUAÄN TAØI LIEÄU THAM KHAÛO PHUÏ LUÏC - 1 / 101 - CHÖÔNG 1 KHAÙI LUAÄN VEÀ CHÖÙNG TÖØ KEÁ TOAÙN THANH TOAÙN HAØNG HOÙA XUAÁT NHAÄP KHAÅU TAÏI DOANH NGHIEÄP. 1.1 CHÖÙNG TÖØ KEÁ TOAÙN: 1.1.1 Khaùi nieäm veà chöùng töø keá toaùn: Theo Ñieàu 1 cuûa Cheá ñoä chöùng töø ban haønh keøm theo Quyeát ñònh soá 186 ngaøy 14/3/1995 cuûa Boä Taøi chính thì “Chöùng töø keá toaùn laø baèng chöùng xaùc minh noäi dung caùc nghieäp vuï kinh teá, taøi chính phaùt sinh vaø thöïc söï hoaøn thaønh”. Theo Ñieàu 4, Muïc 7, Chöông I “ Nhöõng qui ñònh chung” cuûa luaät keá toaùn soá 03/2003/QH11 ñaõ ñöôïc Quoác hoäi nöôùc Coäng hoøa xaõ hoäi chuû nghóa Vieät Nam thoâng qua ngaøy 17 thaùng 6 naêm 2003: “ Chöùng töø keá toaùn laø nhöõng giaáy tôø vaø vaät mang tin phaûn aùnh nghieäp vuï kinh teá, taøi chính phaùt sinh vaø ñaõ hoaøn thaønh, laøm caên cöù ghi soå keá toaùn”. Tuy nhieân, theo quan ñieåm cuûa toâi, khaùi nieäm neâu treân chöa ñöôïc roõ raøng bôûi vì baát kyø moät nghieäp vuï kinh teá taøi chính cuûa moïi hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh khi phaùt sinh ñeàu ñöôïc phaûn aûnh thoâng qua chöùng töø keá toaùn. Tuøy theo caùch phaân loaïi maø khaùi nieäm veà chöùng töø keá toaùn coù khaùc nhau, coù loaïi chöùng töø keá toaùn phaûn aûnh cho moät nghieäp vuï kinh teá taøi chính phaùt sinh, ñaõ hoaøn thaønh vaø ñöôïc duøng laøm caên cöù ñeå ghi soå keá toaùn, cuõng coù loaïi chöùng töø keá toaùn tuy coù phaùt sinh nhöng chöa hoaøn thaønh neân chöa theå laøm cô sôû cho vieäc ghi soå keá toaùn, chaúng haïn nhö chöùng töø meänh leänh, hôïp ñoàng kinh teá ñaõ ñöôïc kyù keát mang tính nguyeân taéc, L/C ñaõ ñöôïc môû nhöng trong quaù trình thöïc hieän coù söï tu chænh boå sung…. - 2 / 101 - Do vaäy. ôû ñaây caàn phaân bieät khaùi nieäm cuûa chöùng töø keá toaùn vaø chöùng töø keá toaùn laøm caên cöù ñeå ghi soå keá toaùn. Chuùng toâi xin ñöôïc neâu hai khaùi nieäm veà chöùng töø keá toaùn nhö sau: (1) Chöùng töø keá toaùn laø nhöõng giaáy tôø vaø vaät mang tin phaûn aûnh nghieäp vuï kinh teá taøi chính phaùt sinh chöa hoaøn thaønh hoaëc ñaõ hoaøn thaønh. (2) Chöùng töø keá toaùn duøng laøm caên cöù ghi soå keá toaùn laø nhöõng giaáy tôø vaø vaät mang tin phaûn aûnh nghieäp vuï kinh teá taøi chính phaùt sinh vaø thöïc söï hoaøn thaønh. 1.1.2 YÙ nghóa vaø tính chaát phaùp lyù cuûa chöùng töø keá toaùn: - Laäp chöùng töø keá toaùn laø khaâu ñaàu tieân cuûa toaøn boä coâng taùc keá toaùn taïi doanh nghieäp, noù laø phöông tieän ñeå keá toaùn ghi nhaän thoâng tin caùc nghieäp vuï kinh teá, taøi chính ñaõ phaùt sinh vaø thöïc söï ñaõ hoaøn thaønh theo thôøi gian vaø ñaëc ñieåm nhaèm phaûn aûnh ñöôïc thöïc teá khaùch quan cuûa caùc nghieäp vuï kinh teá, taøi chính ñoù. - Laø caên cöù ñeå keá toaùn ghi soå nhaèm heä thoáng hoùa ñöôïc thoâng tin vaø kieåm tra, giaùm saùt ñöôïc caùc nghieäp vuï kinh teá, taøi chính ñaõ phaùt sinh. - Laø caên cöù phaùp lyù cuûa soá lieäu keá toaùn, giuùp cho vieäc kieåm tra tính hôïp lyù, hôïp phaùp cuûa caùc nghieäp vuï kinh teá, taùi chính phaùt sinh. - Laø cô sôû ñeå xaùc ñònh ngöôøi chòu traùch nhieäm vaät chaát coù lieân quan ñeán nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh ghi trong chöùng töø, noù coøn laø cô sôû ñeå kieåm tra yù thöùc chaáp haønh meänh leänh, chæ thò cuûa caáp döôùi ñoái vôùi caáp treân trong hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh. Ngoaøi ra, chöùng töø coøn laø caên cöù ñeå cô quan phaùp luaät giaûi quyeát caùc tranh chaáp, khieáu toá, khieáu naïi neáu coù. - Kieåm tra chöùng töø keá toaùn laø phöông phaùp chuû yeáu trong coâng taùc thanh tra, kieåm tra kieåm soaùt, kieåm toaùn hoaït ñoäng kinh teá, taøi chính ôû caùc doanh nghieäp nhaèm phaùt hieän nhöõng haønh vi vi phaïm phaùp luaät hoaëc nhöõng haønh vi phi kinh teá nhö tham oâ, laõng phí,… - 3 / 101 - 1.1.3 Heä thoáng chöùng töø keá toaùn: Theo qui ñònh veà cheá ñoä chöùng töø keá toaùn ban haønh keøm theo quyeát ñònh soá 1141/TC-QÑ-CÑKT cuûa Boä tröôûng Boä Taøi chính kyù ngaøy 1 thaùng 11 naêm 1995 thì heä thoáng chöùng töø bao goàm 02 (hai) loaïi: Heä thoáng chöùng töø keá toaùn thoáng nhaát baét buoäc vaø heä thoáng chöùng töø keá toaùn höôùng daãn. 1.1.3.1 Heä thoáng chöùng töø keá toaùn thoáng nhaát baét buoäc: Heä thoáng chöùng töø keá toaùn thoáng nhaát baét buoäc laø heä thoáng chöùng töø phaûn aûnh caùc quan heä kinh teá giöõa caùc phaùp nhaân hoaëc coù yeâu caàu quaûn lyù chaët cheõ mang tính chaát phoå bieán roäng raõi. Ñoái vôùi loaïi chöùng töø naøy Nhaø nöôùc tieâu chuaån hoùa veà qui caùch bieåu maãu, chæ tieâu phaûn aûnh, phöông phaùp laäp vaø aùp duïng thoáng nhaát cho taát caû caùc ñôn vò keá toaùn hoaëc töøng ñôn vò keá toaùn cuï theå. [ 14, Ñ.3] 1.1.3.2 Heä thoáng chöùng töø keá toaùn höôùng daãn: Heä thoáng chöùng töø keá toaùn höôùng daãn chuû yeáu laø nhöõng chöùng töø keá toaùn do cô quan nhaø nöôùc coù thaåm quyeàn qui ñònh. Caùc ñôn vò kinh teá, treân cô sôû ñoù, vaän duïng vaøo töøng tröôøng hôïp cuï theå cho thích hôïp. Ngoaøi caùc noäi dung ñaõ ñöôïc qui ñònh treân maãu, ñôn vò kinh teá coù theå theâm, bớt moät soá chæ tieâu ñaëc thuø hoaëc thay ñoåi thieát keá maãu bieåu cho phuø hôïp vôùi vieäc ghi cheùp vaø yeâu caàu quaûn lyù cuûa ñôn vò nhöng phaûi ñaûm baûo tính phaùp lyù caàn thieát cuûa chöùng töø. [ 14, Ñ.3] Noäi dung cuûa heä thoáng chöùng töø keá toaùn bao goàm 5 (naêm) chæ tieâu: (1) Chæ tieâu lao ñoäng vaø tieàn löông. (2) Chæ tieâu haøng toàn kho. (3) Chæ tieâu baùn haøng. (4) Chæ tieâu tieàn maët. (5) Chæ tieâu taøi saûn coá ñònh. Ñoái vôùi heä thoáng chöùng töø keá toaùn mang tính ñaëc thuø vaø chöùng töø keá toaùn thuoäc chæ tieâu saûn xuaát do caùc Boä, Ngaønh qui ñònh, ñöôïc pheùp thöïc hieän khi coù söï chaáp thuaän baèng vaên baûn cuûa Boä Taøi chính hoaëc cô quan ñöôïc Boä Taøi chính uûy quyeàn. - 4 / 101 - 1.1.4 Noäi dung cuûa chöùng töø keá toaùn: 1.1.4.1 Chöùng töø thoâng thöôøng: [ 7,7] Ñeå xaùc minh tính phaùp lyù cuûa chöùng töø keá toaùn vaø ñaûm baûo cho vieäc kieåm tra ñöôïc noäi dung thoâng tin veà caùc nghieäp vuï kinh teá, taøi chính phaûn aûnh trong caùc chöùng töø, chöùng töø keá toaùn phaûi coù ñaày ñuû caùc yeáu toá chuû yeáu sau: (a) Teân vaø soá hieäu cuûa chöùng töø keá toaùn; (b) Ngaøy, thaùng, naêm laäp chöùng töø keá toaùn; (c) Teân, ñòa chæ cuûa ñôn vò hoaëc caù nhaân laäp chöùng töø keá toaùn; (d) Teân, ñòa chæ cuûa ñôn vò hoaëc caù nhaân nhaän chöùng töø keá toaùn; (e) Noäi dung nghieäp vuï kinh teá, taøi chính phaùt sinh; (f) Soá löôïng, ñôn giaù, soá tieàn cuûa nghieäp vuï kinh teá, taøi chính ghi baèng soá; Toång soá tieàn cuûa chöùng töø keá toaùn duøng ñeå Thu, Chi tieàn ghi baèng soá vaø baèng chöõ; (g) Chöõ kyù, hoï vaø teân cuûa ngöôøi laäp, ngöôøi duyeät vaø nhöõng ngöôøi coù lieân quan ñeán chöùng töø keá toaùn. 1.1.4.2 Chöùng töø ñieän töû: [7,3] Chöùng töø ñieän töû duøng trong keá toaùn ñöôïc chöùa trong caùc vaät mang tin nhö: Baêng töø, ñóa töø, caùc loaïi theû thanh toaùn. Chöùng töø ñieän töû ñöôïc coi laø chöùng töø keá toaùn khi coù ñaày ñuû caùc noäi dung qui ñònh cuûa chöùng töø keá toaùn neâu treân vaø ñöôïc theå hieän döôùi daïng döõ lieäu ñieän töû, ñöôïc maõ hoùa maø khoâng bò thay ñoåi trong quaù trình truyeàn qua maïng maùy tính hoaëc treân vaät mang tin nhö baêng töø, ñóa töø, caùc loaïi theû thanh toaùn. 1.1.5 Phaân loaïi chöùng töø keá toaùn: Chöùng töø keá toaùn coù theå ñöôïc phaân loaïi theo caùc tieâu thöùc sau: 1.1.5.1 Phaân loaïi theo tính chaát phaùp lyù cuûa chöùng töø: - Chöùng töø baét buoäc: Laø nhöõng chöùng töø duøng ñeå phaûn aûnh thoâng tin haïch toaùn ban ñaàu veà caùc nghieäp vuï kinh teá, taøi chính phaùt sinh taùc ñoäng ñeán taøi saûn - 5 / 101 - cuûa ñôn vò. Heä thoáng chöùng töø ban ñaàu mang tính phaùp lyù cao vaø ñaïi boä phaän maãu chöùng töø ban ñaàu ñöôïc nhaø nöôùc qui ñònh nhaèm ñaûm baûo tính phaùp lyù cuûa chöùng töø. Thí duï nhö Phieáu chi tieàn maët, phieáu thu tieàn maët, phieáu nhaäp kho haøng hoùa… - Chöùng töø töï laäp: Laø nhöõng chöùng töø do ñôn vò keá toaùn thieát laäp ñeå xaùc ñònh thoâng tin veà caùc nghieäp vuï noäi sinh, lieân quan ñeán vieäc phaân boå caùc loaïi chi phí, tính giaù caùc ñoái töôïng, xaùc ñònh keát quaû kinh doanh. Caùc chöùng töø naøy thöôøng khoâng ñöôïc qui ñònh maãu thoáng nhaát maø do caùc ñôn vò töï thieát laäp ñeå ghi nhaän thoâng tin veà caùc nghieäp vuï phaùt sinh, laøm cô sôû cho vieäc ghi soå keá toaùn taïi ñôn vò. Tuy nhieân, caùc chöùng töø naøy vaãn caàn phaûi coù ñaày ñuû caùc yeáu toá nhö chöùng töø baét buoäc ñeå coù theå kieåm tra tính hôïp lyù cuûa caùc chæ tieâu soá löôïng, ngaên ngöøa vieäc tính toaùn, ghi cheùp tuøy tieän. Thí duï nhö baûng keâ chi tieát chi phí phaân boå trong kyø, baûng keâ chi tieát chi phí saûn xuaát saûn phaåm A… 1.1.5.2 Phaân loaïi theo coâng duïng cuûa chöùng töø: - Chöùng töø meänh leänh: Laø loaïi chöùng töø duøng ñeå truyeàn ñaït nhöõng meänh leänh, chæ thò cuûa ngöôøi laõnh ñaïo hay ngöôøi coù thaåm quyeàn cho boä phaän caáp döôùi thi haønh nhö: Leänh chi tieàn, Leänh xuaát kho vaät tö, Leänh xuaát kho haøng hoùa… Loaïi chöùng töø naøy chæ môùi chöùng minh nghieäp vuï kinh teá chöù chöa noùi ñeán möùc ñoä hoaøn thaønh cuûa nghieäp vuï neân chöa phaûi laø caên cöù ñeå ghi cheùp vaøo soå keá toaùn. - Chöùng töø chaáp haønh: Laø nhöõng chöùng töø chöùng minh cho moät nghieäp vuï kinh teá naøo ñoù ñaõ thöïc söï hoaøn thaønh nhö: Phieáu thu tieàn maët, Phieáu chi tieàn maët, Phieáu nhaäp- xuaát kho vaät tö, haøng hoùa… Loaïi chöùng töø naøy ñöôïc duøng laøm cô sôû ñeå ghi soå keá toaùn. - Chöùng töø laøm thuû tuïc ghi soå keá toaùn: Laø nhöõng chöùng töø duøng ñeå phaân loaïi, toång hôïp soá lieäu cuûa caùc nghieäp vuï kinh teá, taøi chính phaùt sinh cuøng loaïi nhaèm laøm giaûm bôùt khoái löôïng coâng vieäc ghi soå keá toaùn, taïo thuaän lôïi cho vieäc ghi soå vaø ñoái chieáu caùc loaïi taøi lieäu. - 6 / 101 - Ñaây chæ laø nhöõng chöùng töø trung gian, phaûi keøm theo chöùng töø ban ñaàu môùi coù ñaày ñuû cô sôû phaùp lyù chöùng minh tính hôïp phaùp cuûa nghieäp vuï, chaúng haïn nhö chöùng töø ghi soå, Giaáy thanh toaùn tieàn taïm öùng… - Chöùng töø lieân hôïp: Laø loaïi chöùng töø mang ñaëc ñieåm cuûa hai (02) hoaëc ba (03) loaïi chöùng töø noùi treân. Ví duï: Hoùa ñôn kieâm phieáu xuaát kho, Phieáu xuaát kho vaät tö theo haïn möùc, Baûng keâ mua haøng vaø thanh toaùn chi phí… 1.1.5.3 Phaân loaïi theo trình töï laäp chöùng töø: - Chöùng töø ban ñaàu: Laø loaïi chöùng töø ñöôïc laäp tröïc tieáp ngay khi nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh hay vöøa hoaøn thaønh. Ví duï: Phieáu thu tieàn maët, Phieáu chi tieàn maët, Hoùa ñôn baùn haøng, Phieáu xuaát-nhaäp kho vaät tö, haøng hoùa… - Chöùng töø toång hôïp: Laø loaïi chöùng töø duøng ñeå toång hôïp soá lieäu cuûa caùc nghieäp vuï kinh teá cuøng loaïi nhaèm laøm giaûm nheï coâng taùc keá toaùn vaø ñôn giaûn trong ghi soå keá toaùn nhö: Baûng toång hôïp chöùng töø goác, Baûng keâ phaân loaïi chöùng töø goác… 1.1.5.4 Phaân loaïi theo ñòa ñieåm laäp chöùng tö:ø - Chöùng töø beân trong: Laø chöùng töø ñöôïc laäp taïi ñôn vò veà caùc nghieäp vuï kinh teá, taøi chính phaùt sinh coù lieân quan ñeán taøi saûn cuûa ñôn vò. - Chöùng töø beân ngoaøi: Laø chöùng töø do caùc ñôn vò vaø caù nhaân beân ngoaøi ñôn vò laäp veà caùc nghieäp vuï kinh teá, taøi chính coù lieân quan ñeán taøi saûn cuûa ñôn vò. 1.1.5.5 Phaân loaïi theo noäi dung caùc nghieäp vuï kinh teá, taøi chính phaûn aûnh trong chöùng töø: Phaân loaïi theo noäi dung caùc nghieäp vuï kinh teá, taøi chính phaûn aûnh trong chöùng töø, chöùng töø keá toaùn chia thaønh nhieàu loaïi nhö: - Chöùng töø tieàn maët; - Chöùng töø tieàn gôûi ngaân haøng; - Chöùng töø vaät tö; - Chöùng töø haøng hoùa; - 7 / 101 - - Chöùng töø tieàn löông… 1.1.5.6 Phaân loaïi theo tính caáp baùch cuûa chöùng töø: - Chöùng töø bình thöôøng: Laø nhöõng chöùng töø phaûn aûnh chi phí thöïc teá phaùt sinh trong phaïm vò ñònh möùc. - Chöùng töø baùo ñoäng: Laø nhöõng chöùng töø phaûn aûnh chi phí thöïc teá phaùt sinh ngoaøi ñònh möùc nhaèm cung caáp thoâng tin kòp thôøi phuïc vuï cho vieäc quaûn lyù chi phí. Caùch phaân loaïi naøy thöôøng ñöôïc söû duïng ôû caùc doanh nghieäp taäp hôïp chi phí saûn xuaát-kinh doanh vaø tính giaù thaønh saûn phaåm theo phöông phaùp ñònh möùc. 1.1.5.7 Phaân loaïi theo soá laàn söû duïng: - Chöùng töø söû duïng moät (01) laàn: Laø nhöõng chöùng töø duøng ñeå ghi nhaän thoâng tin veà nghieäp vuï kinh teá, taøi chính phaùt sinh chæ tieán haønh moät laàn, sau ñoù ñöôïc chuyeån ñeå ghi vaøo soå keá toaùn. - Chöùng töø söû duïng nhieàu laàn: Laø nhöõng chöùng töø duøng ñeå ghi nhaän thoâng tin cuûa moät nghieäp vuï kinh teá, taøi chính phaùt sinh nhieàu laàn theo traät töï thôøi gian phaùt sinh trong moät thôøi kyø ngaén, nhaèm giaûm bôùt soá löôïng chöùng töø vaø thuû tuïc chöùng töø. Ví duï: Phieáu xuaát kho vaät tö theo haïn möùc, theû kho, theû taøi saûn coá ñònh… 1.1.5.8 Phaân loaïi theo phöông tieän laäp chöùng töø: - Chöùng töø vieát tay; - Chöùng töø laäp baèng maùy tính; - Chöùng töø ñieän töû. 1.1.6 Nguyeân taéc laäp chöùng töø keá toaùn: 1.1.6.1 Nguyeân taéc laäp chöùng töø keá toaùn: [7, 8] - Caùc nghieäp vuï kinh teá, taøi chính phaùt sinh lieân quan ñeán hoaït ñoäng cuûa ñôn vò, keá toaùn ñeàu phaûi laäp chöùng töø keá toaùn. Chöùng töø keá toaùn chæ ñöôïc laäp moät laàn cho moãi nghieäp vuï kinh teá, taøi chính phaùt sinh. - 8 / 101 - - Chöùng töø keá toaùn phaûi ñöôïc laäp roõ raøng, ñaày ñuû, kòp thôøi, chính xaùc theo noäi dung qui ñònh treân maãu. Trong tröôøng hôïp chöùng töø keá toaùn chöa coù qui ñònh maãu thì ñôn vò keá toaùn ñöôïc töï laäp chöùng töø keá toaùn nhöng phaûi coù ñaày ñuû caùc noäi dung qui ñònh ñaõ neâu treân. - Noäi dung nghieäp vuï kinh teá, taøi chính treân chöùng töø keá toaùn khoâng ñöôïc vieát taét, khoâng ñöôïc taåy xoùa, söûa chöõa; Khi vieát phaûi duøng buùt möïc, soá vaø chöõ vieát phaûi lieân tuïc, khoâng ngaét quaõng, choã troáng phaûi gaïch cheùo; Chöùng töø bò taåy xoùa, söûa chöõa ñeàu khoâng coù giaù trò thanh toaùn vaø ghi soå keá toaùn. Khi vieát sai vaøo maãu chöùng töø keá toaùn thì phaûi huûy boû baèng caùch gaïch cheùo vaøo chöùng töø vieát sai vaø ghi “ Huûy”. - Chöùng töø keá toaùn phaûi laäp ñuû soá lieân theo qui ñònh, Tröôøng hôïp phaûi laäp nhieàu lieân chöùng töø keá toaùn cho moät nghieäp vuï kinh teá, taøi chính thì noäi dung caùc lieân phaûi gioáng nhau. Chöùng töø keá toaùn do ñôn vò keá toaùn laäp ñeå giao dòch vôùi toå chöùc, caù nhaân beân ngoaøi ñôn vò thì lieân gôûi cho beân ngoaøi phaûi coù daáu cuûa ñôn vò phaùt haønh hoùa ñôn. - Chöùng töø keá toaùn phaùt sinh ôû ngoaøi laõnh thoå Vieät Nam ghi baèng tieáng nöôùc ngoaøi, khi söû duïng ñeå ghi soå keá toaùn ôû Vieät Nam phaûi ñöôïc dòch ra tieáng Vieät. Baûn dòch chöùng töø ra tieáng Vieät phaûi ñính keøm vôùi baûn chính baèng tieáng nöôùc ngoaøi. Caùc chöùng töø ít phaùt sinh thì phaûi dòch toaøn boä chöùng töø. Caùc chöùng töø phaùt sinh nhieàu laàn thì phaûi dòch caùc noäi dung chuû yeáu theo qui ñònh cuûa Boä Taøi chính. - Ngöôøi laäp, ngöôøi kyù duyeät vaø nhöõng ngöôøi khaùc kyù teân treân chöùng töø keá toaùn phaûi chòu traùch nhieäm veà noäi dung cuûa chöùng töø keá toaùn ñoù. - Chöùng töø keá toaùn ñöôïc laäp döôùi daïng chöùng töø ñieän töû phaûi tuaân theo qui ñònh nhö chöùng töø vieát tay, phaûi ñöôïc in ra giaáy vaø löu tröõ theo qui ñònh phaùp luaät: + Khi moät chöùng töø baèng giaáy ñöôïc chuyeån thaønh chöùng töø ñieän töû ñeå giao dòch thì chöùng töø ñieän töû seõ coù giaù trò ñeå thöïc hieän nghieäp vuï kinh teá, taøi chính vaø - 9 / 101 - khi ñoù chöùng töø baèng giaáy chæ coù giaù trò löu tröõ ñeå theo doõi vaø kieåm tra, khoâng coù hieäu löïc ñeå giao dòch, thanh toaùn. + Moät chöùng töø ñieän töû ñaõ thöïc hieän nghieäp vuï kinh teá, taøi chính chuyeån thaønh chöùng töø baèng giaáy thì chöùng töø baèng giaáy ñoù chæ coù giaù trò löu tröõ ñeå ghi soå keá toaùn, theo doõi vaø kieåm tra, khoâng coù hieäu löïc ñeå giao dòch, thanh toaùn. + Vieäc chuyeån ñoåi chöùng töø baèng giaáy thaønh chöùng töø ñieän töû hoaëc ngöôïc laïi ñöôïc thöïc hieän theo ñuùng qui ñònh veà laäp, söû duïng, kieåm soaùt, xöû lyù, baûo quaûn, löu giöõ chöùng töø ñieän töû vaø chöùng töø baèng giaáy [ 12,4]. 1.1.6.2 Kyù chöùng töø keá toaùn: [7, 8] - Chöùng töø keá toaùn phaûi coù ñuû chöõ kyù. Chöõ kyù treân chöùng töø keá toaùn phaûi ñöôïc kyù baèng buùt möïc. Khoâng ñöôïc kyù chöùng töø keá toaùn baèng möïc ñoû hoaëc ñoùng daáu chöõ kyù khaéc saún. Chöõ kyù treân chöùng töø keá toaùn cuûa moät ngöôøi phaûi thoáng nhaát. Chöõ kyù treân chöùng töø keá toaùn phaûi do ngöôøi coù thaåm quyeàn hoaëc ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn kyù. Luaät phaùp nghieâm caám kyù chöùng töø keá toaùn khi chöa ghi ñuû noäi dung chöùng töø thuoäc traùch nhieäm cuûa ngöôøi kyù. - Chöùng töø keá toaùn chi tieàn phaûi do ngöôøi coù thaåm quyeàn kyù duyeät chi vaø keá toaùn tröôûng hoaëc ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn kyù tröôùc khi thöïc hieän. Chöõ kyù treân chöùng töø keá toaùn duøng ñeå chi tieàn phaûi kyù theo töøng lieân. - Chöùng töø ñieän töû phaûi coù chöõ kyù ñieän töû theo qui ñònh cuûa phaùp luaät. + Chöõ kyù ñieän töû laø thoâng tin döôùi daïng ñieän töû ñöôïc gaén keøm moät caùch phuø hôïp vôùi döõ lieäu ñieän töû nhaèm xaùc laäp moái lieân heä giöõa ngöôøi gôûi vaø noäi dung cuûa döõ lieäu ñieän töû ñoù. Chöõ kyù ñieän töû xaùc nhaän ngöôøi gôûi ñaõ chaáp nhaän vaø chòu traùch nhieäm veà noäi dung thoâng tin trong chöùng töø ñieän töû. + Chöõ kyù ñieän töû phaûi ñöôïc maõ hoùa baèng maät maõ; ñöôïc xaùc laäp rieâng cho töøng caù nhaân ñeå xaùc ñònh quyeàn vaø traùch nhieäm cuûa ngöôøi laäp vaø nhöõng ngöôøi lieân quan chòu traùch nhieäm veà tính an toaøn vaø chính xaùc cuûa chöùng töø ñieän töû. Chöõ kyù treân chöùng töø ñieän töû coù giaù trò nhö chöõ kyù tay treân chöùng töø giaáy. - 10 / 101 - + Tröôøng hôïp thay ñoåi nhaân vieân kyõ thuaät giaûi maõ thì phaûi thay ñoåi laïi kyù hieäu maät maõ, chöõ kyù ñieän töû, caùc khoùa baûo maät vaø phaûi thoâng baùo cho caùc beân lieân quan ñeán giao dòch ñieän töû. + Ngöôøi ñöôïc giao quaûn lyù, söû duïng kyù hieäu maät phaûi ñaûm baûo bí maät vaø chòu traùch nhieäm tröôùc phaùp luaät neáu ñeå loä gaây thieät hai taøi saûn cuûa ñôn vò vaø cuûa caùc beân tham gia giao dòch. [12,4] 1.1.7 Quaûn lyù, kieåm tra vaø chænh lyù chöùng töø keá toaùn: 1.1.7.1 Quaûn lyù chöùng töø keá toaùn: [7, 9] - Chöùng töø keá toaùn phaûi ñöôïc saép xeáp theo noäi dung kinh teá, theo trình töï thôøi gian vaø baûo quaûn an toaøn theo qui ñònh cuûa phaùp luaät. - Chæ cô quan nhaø nöôùc coù thaåm quyeàn môùi coù quyeàn taïm giöõ, tòch thu hoaëc nieâm phong chöùng töø keá toaùn. - Tröôøng hôïp taïm giöõ hoaëc tòch thu thì cô quan nhaø nöôùc coù thaåm quyeàn phaûi sao chuïp chöùng töø bò taïm giöõ, bò tòch thu vaø kyù xaùc nhaän treân chöùng töø sao chuïp; ñoàng thôøi laäp bieân baûn ghi roõ lyù do, soá löôïng töøng loaïi chöùng töø keá toaùn bò taïm giöõ hoaëc bò tòch thu vaø kyù teân, ñoùng daáu. Cô quan coù thaåm quyeàn nieâm phong chöùng töø phaûi laäp bieân baûn, ghi roõ lyù do, soá löôïng töøng loaïi chöùng töø keá toaùn bò nieâm phong vaø kyù teân, ñoùng daáu. - Tröôøng hôïp ñôn vò coù döï aùn vay nôï, nhaän vieän trôï töø nöôùc ngoaøi theo cam keát phaûi noäp baûn chöùng töø chính cho nhaø taøi trôï nöôùc ngoaøi, caàn phaûi sao chuïp chöùng töø. Chöùng töø sao chuïp phaûi coù chöõ kyù vaø daáu xaùc nhaän cuûa ngöôøi ñaïi dieän theo phaùp luaät cuûa nhaø taøi trôï hoaëc cuûa ñôn vò keá toaùn. 1.1.7.2 Kieåm tra chöùng töø keá toaùn: Noäi dung cuûa vieäc kieåm tra chöùng töø keá toaùn bao goàm: - Tính roõ raøng, trung thöïc vaø ñaày ñuû caùc chæ tieâu phaûn aùnh treân chöùng töø. - Tính hôïp phaùp, hôïp leä cuûa nghieäp vuï kinh teá, taøi chính phaùt sinh. - Tính chính xaùc cuûa soá lieäu, thoâng tin treân chöùng töø. - 11 / 101 - - Kieåm tra vieäc chaáp haønh qui cheá quaûn lyù noäi boä cuûa nhöõng ngöôøi laäp, kieåm tra, xeùt duyeät ñoái vôùi töøng loaïi nghieäp vuï kinh teá, taøi chính. [14, Ñ.9] Ñoái vôùi nhöõng chöùng töø keá toaùn laäp khoâng ñuùng thuû tuïc, noäi dung vaø con soá khoâng roõ raøng thì ngöôøi chòu traùch nhieäm kieåm tra vaø ghi soå phaûi traû laïi hoaëc baùo cho nôi laäp chöùng töø bieát ñeå laøm laïi hay boå sung thuû tuïc vaø ñieàu chænh laïi môùi laøm caên cöù ghi soå. 1.1.7.3 Chænh lyù chöùng töø keá toaùn: Nhöõng thieáu soùt cuûa vieäc laäp chöùng töø keá toaùn phaùt hieän ñöôïc khi kieåm tra phaûi ñöôïc tieán haønh chænh lyù nhaèm baûo ñaûm tính hôïp leä, tính ñuùng ñaén cuûa chöùng töø keá toaùn tröôùc khi ghi soå keá toaùn. Chænh lyù chöùng töø keá toaùn laø coâng vieäc chuaån bò cho vieäc vaøo soå keá toaùn. Chænh lyù chöùng töø bao goàm: phaân loaïi chöùng töø theo töøng loaïi nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh, theo ñòa ñieåm phaùt sinh, ghi giaù treân chöùng töø (neáu coù), boå sung vaø chænh söûa caùc sai soùt theo qui ñònh cuûa phaùp luaät. 1.1.8 Toå chöùc luaân chuyeån chöùng töø vaø ghi soå keá toaùn: Luaân chuyeån chöùng töø laø giao chöùng töø laàn löôït tôùi caùc boä phaän coù lieân quan ñeå nhöõng boä phaän naøy naém ñöôïc tình hình soá lieäu ghi vaøo soå keá toaùn. Toå chöùc löu chuyeån chöùng töø laø vieäc xaùc ñònh loä trình cuï theå cuûa töøng loaïi chöùng töø, chöùng töø phaûi ñi qua boä phaän naøo, boä phaän naøo coù nghieäp vuï kieåm tra, xöû lyù vaø ghi soå keá toaùn, boä phaän naøo seõ löu tröõ chöùng töø. Ví duï: phoøng kinh doanh laäp hoùa ñôn baùn haøng chuyeån cho khaùch haøng lieân 2, phoøng keá toaùn lieân 3 ñeå thu tieàn baùn haøng hoaëc khaùch haøng nôï laïi tieàn haøng; Phieáu xuaát kho (PXK) haøng xuaát baùn, chuyeån ñeán thuûø kho ñeå xuaát haøng vaø ghi vaøo theû kho, cuoái cuøng PXK chuyeån cho phoøng keá toaùn (Keá toaùn haøng hoùa) ñeå ghi soå keá toaùn, tính giaù voán haøng baùn. - 12 / 101 - Tuøy theo töøng loaïi chuùng töø, ñôn vò caàn laäp trình töï luaân chuyeån chöùng töø cho phuø hôïp, ñaûm baûo kòp thôøi, nhanh choùng, khoâng laøm trôû ngaïi cho coâng taùc keá toùan. 1.1.9 Baûo quaûn, löu tröõ vaø xöû lyù trong tröôøng hôïp chöùng töø bò maát hoaëc bò huûy hoaïi: 1.1.9.1 Baûo quaûn vaø löu tröõ chöùng töø keá toaùn: Vì laø taøi lieäu goác, coù giaù trò phaùp lyù neân sau khi duøng laøm caên cöù ghi soå keá toaùn, chöùng töø phaûi ñöôïc baûo quaûn vaø löu tröõ caån thaän. Phaûi phaân loïai vaø saép xeáp moät caùch coù khoa hoïc ñeå khi caàn ñoái chieáu, kieåm tra, deã daøng tìm kieám. [12, 14-16]. Vieäc baûo quaûn vaø löu tröõ taøi lieäu keá toaùn noùi chung vaø chöùng töø keá toaùn noùi rieâng caàn thöïc hieän theo caùc quy ñònh sau: - Chöùng töø keá toaùn phaûi ñöôïc ñôn vò keá toaùn baûo quaûn ñaày ñuû, an toaøn trong quaù trình söû duïng vaø löu tröõ. Kho löu tröõ phaûi coù ñaày ñuû thieát bò baûo quaûn vaø baûo ñaûm an toaøn trong quaù trình löu tröõ theo quy ñònh cuûa phaùp luaät. - Taøi lieäu keá toaùn cuûa ñôn vò keá toaùn naøo thì ñöôïc löu tröõ taïi kho ñôn vò ñoù. Ñôn vò coù theå thueâ toå chöùc “Dòch vuï löu tröõ” thöïc hieän löu tröõ taøi lieäu keá toaùn. • Ñoái vôùi taøi lieäu keá toaùn cuûa doanh nghieäp coù voán ñaàu tö nöôùc ngoaøi, chi nhaùnh vaø vaên phoøng ñaïi dieän cuûa doanh nghieäp nöôùc ngoaøi hoaït ñoäng taïi Vieät Nam, trong thôøi gian hoaït ñoäng taïi Vieät Nam theo giaáy pheùp ñaàu tö hoaëc giaáy pheùp thaønh laäp ñöôïc caáp, phaûi ñöôïc löu tröõ taïi ñôn vò keá toaùn trong laõnh thoå Vieät Nam. Khi doanh nghieäp treân keát thuùc hoaït ñoäng taïi Vieät Nam thì taøi lieäu keá toaùn ñöôïc löu tröõ taïi nôi theo quyeát ñònh cuûa ngöôøi ñaïi dieän theo phaùp luaät cuûa ñôn vò keá toaùn. • Ñoái vôùi caùc ñôn vò giaûi theå, phaù saûn, thì toaøn boä taøi lieäu keá toaùn naêm coøn ñang thôøi haïn löu tröõ vaø taøi lieäu keá toaùn coù lieân quan ñeán vieäc giaûi theå, - 13 / 101 - phaù saûn, ñöôïc löu tröõ taïi nôi theo quyeát ñònh cuûa ngöôøi ñaïi dieän theo phaùp luaät cuûa ñôn vò keá toaùn. • Ñoái vôùi ñôn vò coå phaàn hoùa, chuyeån ñoåi hình thöùc sôõ höõu, thì toaøn boä taøi lieäu keá toaùn bao goàm taøi lieäu cuûa caùc kyø keá toaùn naêm coøn ñang thôøi haïn löu tröõ vaø taøi lieäu keá toaùn lieân quan ñeán coå phaàn hoùa, chuyeån ñoåi hình thöùc sôû höõu ñöôïc löu tröõ taïi ñôn vò keá toaùn laø chuû sôõ höõu môùi hoaëc löu tröõ taïi nôi theo quyeát ñònh cuûa cô quan coù thaåm quyeàn quyeát ñònh coå phaàn hoùa, chuyeån ñoåi hình thöùc sôû höõu. • Ñoái vôùi caùc ñôn vò ñöôïc chia, taùch thaønh hai hay nhieàu ñôn vò môùi thì taøi lieäu keá toaùn ñöôïc löu tröõ taïi ñôn vò môùi (neáu phaân chia ñöôïc); löu tröõ taïi ñôn vò keá toaùn bò chia, taùch (neáu khoâng phaân chia ñöôïc); hoaëc löu tröõ taïi nôi cô quan coù thaåm quyeàn quyeát ñònh chia, taùch ñôn vò. Taøi lieäu keá toaùn coù lieân quan ñeán chia, taùch thì löu tröõ taïi caùc ñôn vò môùi ñöôïc chia, taùch. • Ñoái vôùi caùc ñôn vò ñöôïc saùt nhaäp töø hai hay nhieàu ñôn vò cuõ, thì taøi lieäu keá toaùn naêm coøn ñang haïn löu tröõ vaø taøi lieäu keá toaùn lieân quan ñeán vieäc saùt nhaäp phaûi ñöôïc löu tröõ taïi ñôn vò saùt nhaäp. • Taøi lieäu keá toaùn veà an ninh, quoác phoøng phaûi ñöa vaøo löu tröõ theo quy ñònh cuûa phaùp luaät. - Chöùng töø keá toaùn löu tröõ phaûi laø baûøn chính. Tröôøng hôïp chöùng töø bò taïm giöõ, bò tòch thu hoaëc vì yeâu caàu caàn giao baûn chính cho beân ñoái taùc laø nhaø taøi trôï nöôùc ngoaøi thì phaûi coù bieân baûn keøm theo baûn sao chuïp coù xaùc nhaän; neáu bò maát hoaëc bò huûy hoaïi phaûi coù bieân baûn keøm theo baûn sao chuïp hoaëc xaùc nhaän. [12, 11-14] - Thôøi haïn löu tröõ taøi lieäu, chöùng töø keá toaùn keå caû chöùng töø ñieän töû ñöôïc thöïc hieän theo qui ñònh taïi ñieàu 30 ñeán ñieàu 33 Nghò ñònh 129/2004/NÑ-CP ngaøy 31/5/2004 cuûa Chính Phuû nöôùc CHXHCN Vieät Nam.