Tài liệu ERP và mô hình bài toán lập kế hoạch quản lý sản xuất

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ  Nguyễn Văn Mạnh ERP VÀ MÔ HÌNH BÀI TOÁN LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ SẢN XUẤT LUẬN VĂN THẠC SĨ HÀ NỘI - 2011 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ  Nguyễn Văn Mạnh ERP VÀ MÔ HÌNH BÀI TOÁN LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ SẢN XUẤT Ngành: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Chuyên ngành: CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM Mã số: 60 48 10 LUẬN VĂN THẠC SĨ Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Nguyễn Văn Vỵ HÀ NỘI – 2011 iii MỤC LỤC MỞ ĐẦU 9 CHƢƠNG I: HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆPERP 11 1.1. Tổng quan về hệ thống ERP 11 1.1.1. Khái niệm về ERP 11 1.1.2. Mô hình chức năng hệ thống ERP 12 1.2. Quy trình nghiệp vụ và các chức năng cơ bản của ERP 15 1.2.1. Quy trình từ mua hàng đến phải trả 15 1.2.2. Quy trình từ bán hàng đến phải thu 16 1.2.3. Chức năng quản lý kho hàng 18 1.2.4. Chức năng quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ 19 1.2.5. Chức năng quản lý sổ cái tổng hợp 20 CHƢƠNG II: MÔ HÌNH BÀI TOÁN QUẢN LÝ SẢN XUẤT 22 2.1. Mô hình tổng quát và mô hình tích hợp vào ERP 22 2.1.1. Mô hình tổng quát quản lý sản xuất 22 2.1.2. Mô hình tích hợp phân hệ quản lý sản xuất trong ERP 23 2.2. Chi tiết các chức năng chính của phân hệ quản lý sản xuất 25 2.2.1. Chức năng khai báo định mức nguyên vật liệu (BOM) 25 2.2.2. Chức năng lập kế hoạch sản phẩm (MPS), kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu (MRP) 26 2.2.3. Chức năng quản lý, điều độ quá trình sản xuất 28 2.2.4. Chức năng tính giá thành sản xuất (Costing) 29 CHƢƠNG III: MÔ HÌNH BÀI TOÁN TỐI ƢU LẬP KẾ HOẠCH SẢN PHẨM (MPS) 31 3.1. Mô hình bài toán lập kế hoạch sản phẩm trong sản xuất 31 3.1.1. Mô hình tổng quan lập kế hoạch sản phẩm 31 2.2. Phƣơng pháp, công cụ giải bài toán 33 2.2.1. Xây dựng tập các tham số đầu vào, hệ điều kiện ràng buộc 33 2.2.2. Lựa chọn công cụ giải bài toán tối ƣu 35 2.2.3. Đánh giá một vài trƣờng hợp đặc biệt của bài toán 38 CHƢƠNG VI: TÍCH HỢP BÀI TOÁN QUẢN LÝ SẢN XUẤT VÀO HỆ THỐNG ERP CỦA CÔNG TY EUROWINDOW 4.1. Tìm hiểu nghiệp vụ, đặc tả yêu cầu các chức năng 4.1.1. Khảo sát quy trình sản xuất của Công ty EuroWindow 4.1.2. Một số nghiệp vụ chính chức năng khai báo BOM 4.1.3. Một số nghiệp vụ chính chức năng lập kế hoạch MPS 4.1.4. Một số nghiệp vụ chính của chức năng điều độ sản xuất 42 42 42 45 54 61 iv 4.1.5. Một số nghiệp vụ chính chức năng tính giá thành 4.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu chức năng quản lý sản xuất 4.3. Một số màn hình chính chƣơng trình quản lý sản xuất 4.3.1. Màn hình quản lý dữ liệu danh mục 4.3.3. Màn hình quản lý BOM 4.3.2. Màn hình quản lý MPS 4.3.3. Màn hình quản lý điều độ sản xuất 67 77 78 78 79 80 81 KẾT LUẬN 83 TÀI LIỆU THAM KHẢO 85 PHỤ LỤC Bảng chi tiết các bƣớc thực hiện quy trình quản lý sản xuất 86 86 v Bảng ký hiệu các chữ viết tắt Bảng 1: Bảng các chữ viết tắt Viết tắt BOM Diễn giải Bill Of Material - Định mức nguyên vật liệu CCDC Công cụ dụng cụ CNTT Công nghệ thông tin CRM Customer Relationship Management - Quản lý mối quan hệ khách hàng CSDL Cơ sở dữ liệu ERP Enterprise Resource Planing FA Fixed asset – Phân hệ quản lý tài sản cố định trên Oracle ERP FIFO First in first out - Kiểu hàng đợi GL General ledger – Phân hệ sổ cái trên Oracle ERP IT Information Technology - Công nghệ thông tin KH Kế hoạch KHSX Kế hoạch sản xuất MRP Material Requirement Planing - Kế hoạch yêu cầu mua nguyên vật liệu MSP Master Product Planing - Kế hoạch sản xuất NVL Nguyên vật liệu QC Quality Control - Quản lý chất lượng SCM Supply Change Management TSCĐ Tài sản cố định YC Yêu cầu vi Danh sách các bảng biểu Bảng 1: Bảng các chữ viết tắt v Bảng 2: Hàm mục tiêu bài toán tối ưu kế hoạch sản phẩm 35 Bảng 3: Các điều kiện ràng buộc của bài toán tối ưu 35 Bảng 4: Bảng kết quả trường hợp tối ưu chi phí chuẩn bị sản xuất 39 Bảng 5: Bảng kết quả trường hợp tối ưu chi phí lưu kho 40 Bảng 6: Mô tả ca sử dụng tạo mới BOM thủ công 46 Bảng 7: Mô tả ca sủ dụng tạo mới BOM tự động 49 Bảng 8: Mô tả ca sử dụng tìm kiếm và cập nhật BOM 51 Bảng 9: Mô tả ca sử dụng tạo mới MPS 55 Bảng 10: Mô tả ca sử dụng tìm kiếm, cập nhật MPS 58 Bảng 11: Mô tả ca sử dụng tạo mới lệnh sản xuất 63 Bảng 12: Mô tả ca sử dụng cập nhật công đoạn, đóng lệnh sản xuất 65 Bảng 13: Mô tả ca sử dụng tạo mới bảng giá 69 Bảng 14: Mô tả ca sử dụng cập nhật bảng giá 72 Bảng 15: Bảng mô tả quy trình quản lý sản xuất tại công ty EuroWindow 86 vii Danh sách các hình minh họa Hình 1.1: Mô hình ứng dụng ERP của Oracle[9]. 13 Hình 1.2: Các chức năng lõi của ERP. 14 Hình 1.3: Lưu đồ nghiệp vụ từ mua hàng đến thanh toán. 15 Hình 1.4: Lưu đồ tổng quát nghiệp vụ từ bán hàng đến thu tiền. 17 Hình 1.5: Mô hình chức năng quản lý kho. 18 Hình 1.6: Mô hình chức năng quản lý tài sản/công cụ. 19 Hình 1.7: Mô hình tích hợp phân hệ sổ cái tổng hợp. 20 Hình 2.1: Quá trình sản xuất sản phẩm từ nguyên liệu thô. 22 Hình 2.2: Mô hình quản lý sản xuất trong hệ thống MRP-II. 23 Hình 2.3: Mô hình quản lý sản xuất trong hệ thống ERP. 24 Hình 2.4: Mô hình chức năng khai báo định mức nguyên vật liệu. 25 Hình 2.5: Mô hình chức năng lập MPS/MRP. 27 Hình 2.6: Mô hình quản lý các công đoạn trong sản xuất. 28 Hình 2.7: Mô hình tính giá thành sản phẩm. 30 Hình 3.1: Một số kích thức cửa sổ mở quay và cửa đi dạng trượt. 33 Hình 3.2: Thông báo không có lời giải của LINGO 41 Hình 4.1: Bố trí các công đoạn sản xuất tại nhà máy. 43 Hình 4.2: Quy trình quản lý sản xuất tại nhà máy. 44 Hình 4.3: Biểu đồ các ca sử dụng chức năng BOM. 46 Hình 4.4: Biểu đồ trình tự trường hợp tạo mới BOM thủ công. 48 Hình 4.5: Biểu đồ trình tự ca sử dụng thêm mới BOM tự động. 50 Hình 4.6: Biểu đồ trình tự ca sử dụng tìm kiếm, cập nhật thông tin BOM. 52 Hình 4.7: Biểu đồ thành phần chức năng quản lý BOM. 53 Hình 4.8: Biểu đồ các ca sử dụng chức năng quản lý MPS. 55 viii Hình 4.9: Biểu đồ trình tự chức năng tạo mới MPS. 57 Hình 4.10: Biểu đồ chức năng tìm kiếm, cập nhật MPS. 59 Hình 4.11: Biểu đồ thành phần chức năng quản lý MPS. 60 Hình 4.12: Biểu đồ các ca sử dụng chức năng điều độ sản xuất. 62 Hình 4.13: Biểu đồ trình tự ca sử dụng tạo mới lệnh sản xuất. 64 Hình 4.14: Biểu đồ trình tự ca sử dụng tìm kiếm, cập nhật lệnh sản xuất. 66 Hình 4.15: Biểu đồ thành phần chức năng điều độ sản xuất. 67 Hình 4.16: Biểu đồ các ca sử dụng chức năng tính giá thành sản xuất. 69 Hình 4.17: Biểu đồ trình tự chức năng tạo mới bảng giá. 71 Hình 4.18: Biểu đồ trình tự chức năng cập nhật thông tin bảng giá. 73 Hình 4.19: Biểu đồ các thành phần chức năng quản lý giá. 74 Hình 4.20: Biểu đồ lớp phân hệ quản lý sản xuất. 75 Hình 4.21: Lược đồ cơ sở dữ liệu phân hệ quản lý sản xuất. 77 Hình 4.22: Màn hình quản lý danh mục sản phẩm. 78 Hình 4.23: Màn hình quản lý danh mục nguyên vật liệu. 78 Hình 4.24: Màn hình quản lý danh mục tổ sản xuất. 79 Hình 4.25: Màn hình chức năng tạo và quản lý BOM. 79 Hình 4.26: Màn hình lập kế hoạch MPS tự động tích hợp với LINGO. 80 Hình 4.27: Màn hình xem bảng nhu cầu các sản phẩm. 80 Hình 4.28: Màn hình xem bảng kế hoạch MRP. 81 Hình 4.29: Màn hình quản lý lệnh sản xuất 81 Hình 4.30: Màn hình xem bảng yêu cầu xuất nguyên vật liệu 82 Hình 4.31: Màn hình xem bảng tổng hợp yêu cầu nhập kho thành phẩm 82 Hình 4.32: Màn hình tổng hợp chi phí nguyên vật liệu 82 9 MỞ ĐẦU Thực tế trong nhiều doanh nghiệp, thông tin về sản xuất, kinh doanh ở các chi nhánh là một hộp đen đối với quản lý cấp trên, vì khoảng cách địa lý và qui trình quản lý không đồng nhất. Đa số các doanh nghiệp thường trang bị nhiều phần mềm như quản lý bán hàng, quản lý nhân sự-tiền lương, quản lý kho tàng/tài sản, phần mền kế toán. Do đó họ thường xuyên phải đối phó với những vấn đề phát sinh như nhu cầu kết nối thông tin giữa các hệ thống bộ phận, yêu cầu mở rộng chương trình. Mỗi một ứng dụng được phát triển trên nền các công nghệ khác nhau, hạ tầng thông tin bị manh mún dẫn tới khó khăn trong quản lý, vận hành, hỗ trợ, bảo trì. Vì tính độc lập của các ứng dụng dẫn tới quy trình không liên thông giữa các phòng ban, sự gắn kết, chia sẻ thông tin giữa các bộ phận thấp dẫn tới lãng phí tài nguyên, mất kiểm soát, hạn chế tầm nhìn khái quát trong quản trị doanh nghiệp. Do những nhược điểm trên, ngày nay rất nhiều các ứng dụng mang tính tập trung hóa, tin học hóa toàn diện các quy trình quản lý trong doanh nghiệp được đầu tư nghiên cứu phát triển – đó là hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp). Trong nước đã có rất nhiều tập đoàn, công ty trong nhiều lĩnh vực nghành nghề đã triển khai ứng dụng hiệu quả ERP vào công tác quản trị sản xuất, kinh doanh như Tổng Công ty Xy măng, Tập đoàn EVN, Tập đoàn Dầu khí, Vietnam Airline, Công ty sản xuất bình nước Sơn Hà, Công ty may Maxport, …vv. Trên các tạp chí, diễn đàn đã có nhiều bài báo giới thiệu, phân tích những ưu điểm nhược điểm của hệ thống ERP, các phương pháp luận nhằm đảm bảo triển khai thành công dự án ERP. Tuy nhiên, do nhiều hạn chế, có những mảng trong hoạt động của doanh nghiệp còn có khoảng trống, như lập kế hoạch sản xuất. Đây là một mảng công việc khó cả về quản lý và công nghệ do sự phức tạp của vấn đề, và sự khác biệt của các doanh nghiệp sản xuất khác nhau. Chính vì vậy, đề tài ”ERP và mô hình bài toán lập kế hoạch quản lý sản xuất” được chọn làm đề tài luận văn của tôi. Mục tiêu của đề tài là nghiên cứu phương pháp lập kế hoạch trên cơ sở mô hình quy hoạch tuyên tính để áp dụng cho việc lập kế hoạch sản xuất tối ưu và tích hợp vào hệ thống ERP đã có của một nhà máy. 10 Việc đưa thêm vào mô đun này cho phép nhà máy lập kế hoạch sản xuất một cách nhanh chóng, có điều kiện phân tích lựa chọn phương án sản xuất phù hợp và hiệu quả. Hệ thống này, cũng tạo cơ sở để thực hiện các chức năng khác một cách thuận lợi và chính xác (chẳng hạn, chức năng tính giá thành – là một chức năng phức tạp và tốn kém). Nhờ vậy tăng cường khả năng khai thác hệ ERP và nâng cao hiệu quả của nó. Ngoài phần mở đầu và kết luân, luận văn gồm bốn chương như sau. Chương 1: Trình bày tổng quan về ERP. Chương 2: Giới thiệu mô hình của hệ thống quản lý sản xuất trong ERP. Chương 3: Nghiên cứu các phương pháp và công cụ giải quyết bài toán lập kế hoạch sản phẩm. Đây là một trong những bài toán quan trọng nhất trong lập kế hoạch sản xuất. Chương 4: Phát triển một phần mềm cho quản lý sản xuất trên cơ sở của mô hình lập kế hoạch sản phẩm tối ưu theo công nghệ hướng đối tượng và tích hợp vào hệ thống ERP của Công ty cửa sổ Eurowindow. 11 CHƢƠNG I: HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP- ERP 1.1. Tổng quan về hệ thống ERP 1.1.1. Khái niệm về ERP ERP là cụm từ viết tắt từ tiếng Anh: “Enterprise Resource Planning –ERP: Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”. Các bộ giải pháp phần mềm ERP có khả năng quản lý toàn bộ quy trình, dữ liệu của doanh nghiệp trong một hệ thống thông tin giúp doanh nghiệp quản lý tổng thể các nguồn lực và điều hành tác nghiệp tập trung. Mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất, cung ứng vật tư, quản lý tài chính kế toán đến việc bán hàng, tiếp thị, trao đổi với các đối tác/khách hàng đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất [7]. ERP còn xem là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ (Multi Module Software Application); được thiết kế đảm bảo tính tổng thể, linh động, có nền tảng kỹ thuật cho phép tích hợp các ứng dụng bên ngoài vào một hệ thống duy nhất. Hệ thống phần mềm này giúp doanh nghiệp thực hiện các qui trình tác nghiệp, lưu trữ, xử lý dữ liệu một cách tự động, quản lý các hoạt động then chốt bao gồm kế toán tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, quản lý sản xuất, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng ..vv [1]. ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt các quy trình trong tác nghiệp, tăng tính năng động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài. Trên thế giới, hiện có rất nhiều công ty lớn triển khai thành công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của mình. Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài như: − Giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình nghiệp vụ thống nhất và tự động trên một ứng dụng CSDL tập trung được thiết kế mang tính tổng thể và linh động. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kiểm soát chặt chẽ bằng cơ chế theo dõi phê duyệt chứng từ. 12 − Cung cấp chính xác và kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh của công ty nhằm kiểm soát tình hình tài chính, giảm rủi ro trong kinh doanh nhờ các công cụ dự báo và lập kế hoạch các nguồn lực. − Giảm tồn kho, chi phí lưu kho hàng hóa qua việc cung cấp dữ liệu về tồn kho hàng hóa/vật tư. Kiểm soát tồn kho chậm luân chuyển để kịp thời điều chuyển hàng hợp lý, quy trình mua hàng được kiểm soát một cách chặt chẽ. − Tăng doanh số, giao hàng đúng hạn nhờ có đầy đủ thông tin để xử lý đơn hàng nhanh hơn, điều hành phối hợp giữa các đơn vị một cách hợp lý. − Giảm chi phí đầu tư CNTT, giảm nhờ giảm chi phí về bản quyền, nhân sự chuyên trách IT, chi phí phần cứng, dịch vụ bảo hành/nâng cấp. − Tăng uy tín doanh nghiệp, mang lại lợi thế cạnh tranh nhờ luôn có thông tin kịp thời, đảm bảo thanh toán đúng hạn, cung cấp thông tin mua hàng kịp thời cho nhà cung cấp, khách hàng nhờ đảm bảo số lượng hàng theo đơn hàng, giao hàng đúng hạn [7]. Với những đặc điểm đã nêu trên, ERP được xem là hệ thống thực hiện tác nghiệp, kiểm soát quy trình tổng thể; là hệ thống hoạch định nguồn lực và hỗ trợ lãnh đạo điều hành doanh doanh nghiệp một cách hiệu quả. 1.1.2. Mô hình chức năng hệ thống ERP Trên thế giới có nhiều mô hình về ERP, nó phụ thuộc vào hướng quan tâm của nhà phát triển phần mềm vào một số lĩnh vực kinh tế cụ thể. Có mô hình tổng quát cho ứng dụng ERP lõi đáp ứng nghiệp vụ với đa số lĩnh vực sản xuất/kinh doanh, hỗ trợ nhiều đặc thù theo cơ chế quản lý của nhiều vùng miềm/ quốc gia khác nhau như sản phẩm các hãng Oracle, Microsoft. Có một số mô hình ERP tách riêng thành các gói sản phẩm đặc thù trong các lĩnh vực công nghiệp sản xuất, kinh doanh riêng biệt như các dòng ERP của hãng SAP. Trong lĩnh vực công nghệp sản xuất sắt thép, xi măng, xây dựng, khai khoáng, linh kiện bán dẫn, thiết bị điên tử, v.v… mô hình ERP cho lĩnh vực này tập trung vào các chức năng về quản lý sản xuất, phân phối, quản lý chuỗi cung ứng (SCM), quản lý sửa chữa/bảo trì máy móc, thiết bị. Lĩnh vực sản phẩm tiêu dùng như dược phẩm, thiết bị y tế, thực phẩm, thời trang có mô hình ERP tập trung tích hợp các phân hệ như quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM), quản lý bán lẻ, chuỗi cung ứng. Lĩnh vực bưu chính-viễn thông, công nghệ thông tin, truyền 13 thông có mô hình ERP tích hợp các chức năng quản lý số thuê bao, thanh toán cước, dịch vụ hỗ trợ khách hàng (Call Center), dịch vụ phát triển nội dung. Lĩnh vực dịch vụ tài chính bao gồm các dịch vụ về ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, …vv, có mô hình ERP tích hợp các chức năng xử lý giao dịch trực tuyến, quản lý thông tin khách hàng, tích hợp các công cụ phân tích tài chính. Lĩnh vực quản lý hành chính, tài chính công thuộc các bộ, sở ngành có mô hình ERP tập trung vào các chức năng lập kế hoạch quản lý thu/chi ngân sách, tích hợp với cổng thông tin điện tử (Portal), khai báo Thuế, thủ tục Hải quan. Một số mô hình ERP phức tạp có tích hợp sẵn nhiều chức năng như mô hình hệ thống ERP của hãng Oracle cho ở hình 1. HR & Finance Product Development Planning Develop Maintain Market Projects Project & Contract Mgmt Sell Purchasing Asset Maintenance All Product, Customer, & Supplier Information Finance Single Data Model & Database HR Manufacturing Service Service Order Mgmt & Warehousing Tính đa phân hệ tập trung Plan Source Procure Fulfill Sales & Marketing Order Manufacture Liên thông các quy trình khép kín Hình 1.1: Mô hình ứng dụng ERP của Oracle[9]. Trong mô hình của Oracle thể hiện hai khía cạnh, đó là tính tích hợp đa phân hệ và tính liên thông về quy trình. Nhiều phân hệ quản lý được tích hợp trên cùng một nền tảng mô hình cơ sở dữ liệu thống nhất. Tất cả các phân hệ cùng chia sẻ, khai thác kho thông tin lõi về sản phẩm, khách hàng, nhà cung cấp. Từng phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, dữ liệu đầu ra phân hệ này cung cấp dữ liệu đầu vào cho phân hệ khác tạo thành một quy trình tổng thể, khép kín trong quản lý. Bao gồm các phân hệ như: Thiết kết, phát triển sản phẩm (Product Development); Lập kế hoạch (Planning); Quản lý yêu cầu mua hàng (Purchasing), Sản xuất (Manufacturing); Quản lý yêu cầu bán hàng và kho hàng (Order Management & Warehousing); Quản lý dịch vụ (Service); Bán 14 hàng và tiếp thị (Sales & Marketing); Quản lý tài sản (Asset Mainternance); Quản lý hợp đồng theo dự án (Project Contract Management); Quản lý nhân sự, tiền lương (Human Resource & Finance). Một số mô hình ứng dụng ERP của các nhà sản xuất phần mềm Việt Nam như Fast Accounting, Effect ERP, MISA đều ở mức phát triển tích hợp các phân hệ cơ bản như: Quản lý mua hàng; Kế toán tài chính; Quản lý kho hàng; Quản lý bán hàng; Quản lý sản xuất; Quản lý nhân sự/tiền lương. Về cơ bản, đa số các mô hình giải pháp ERP đều tích hợp các phân hệ quản lý như mô hình sau (Hình 2) được gọi là các chức năng lõi của ứng dụng ERP. Dự báo Nhà cung cấp Quản lý quá trình sản xuất Đơn đặt hàng Chấp nhận đơn hàng Mua hàng Quản lý sản xuất Xác định nhu cầu tổng thể Quản lý nguyên vật liệu Lập phiếu yêu cầu Thƣơng lƣợng với NCC Lập KHSX và kiểm tra năng lực sản xuất Kế hoạch tồn kho Nhận hàng Xuất hóa đơn cho khách hàng Cập nhật sổ cái Lập ngân sách Thanh toán cho NCC Lấy & giao hàng Cập nhật vào kho Nhập hóa đơn Giá cả & chiết khấu Lƣu kho Kiểm tra nguồn hàng Kiểm tra hạn mức tín dụng Báo cáo tài chính Dự báo dòng tiền Nhận đơn hàng Thu tiền Đối chiếu bằng tham chiếu với ngân hàng Tài chính kế toán Khách hàng Kế hoạch cung ứng vật tƣ Đơn hàng theo kế hoạch Bán hàng Hình 1.2: Các chức năng lõi của ERP. Các phân hệ thể hiện các chức năng quản lý cơ bản có trên hệ thống theo một quy trình liên thông giữa các khâu sản xuất, kinh doanh cho một doanh nghiệp như: Quản lý bán hàng bao gồm các chức năng như lập bảng đơn giá bán/đơn giá khuyến mại; Quản lý yêu cầu bán hàng; Quản lý hạn mực tín dụng/công nợ của khách hàng; Xuất hàng và vận chuyển cho khách hàng. Chức năng quản lý sản xuất gồm các chức năng dự báo, xác lập các nhu cầu sản xuất tổng thể từ phân tích nhu cầu thị trường hoặc dữ liệu các đơn đặt mua hàng được cung cấp từ phân hệ quản lý bán hàng; Kiểm tra kế hoạch sản xuất và năng lực sản xuất; Lập kế hoạch cung ứng vật tư/nguyên vật liệu phục vụ sản xuất; Quản lý các công đoạn trong quá trình sản xuất. Phân hệ Quản lý kho hàng 15 thành phẩm/nguyên vật liệu: Bao gồm các chức năng quản lý nhập hàng mua của nhà cung cấp hoặc thành phẩm từ kết quả sản xuất, xuất hàng bán cho khách hàng hoặc xuất vật tư/nguyên vật liệu cung ứng cho sản xuất; Cập nhật số lượng/đơn giá, quản lý tồn kho. Phân hệ Quản lý mua sắm bao gồm các chức năng lập thư hỏi giá, lập yêu cầu mua hàng gửi nhà cung cấp; Quản lý tiến độ nhận hàng. Phần lõi là phân hệ Kế toán, tài chính quản lý các định khoản kế toán theo từng nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp theo các chuẩn mực kế toán được áp dụng. Bao gồm kế toán phải thu, kế toán phải trả, quản lý dòng tiền, quản lý khấu hao tài sản, kế toán doanh thu/chi phí, sổ cái tổng hợp[4]. Các phân hệ gắn kết chặt chẽ với nhau tạo nên quy trình quản lý khép kín như quy trình từ mua hàng đến phải trả cho nhà cung cấp, quy trình từ bán hàng đến thu tiền khách hàng, quy trình xuất nguyên vật liệu sản xuất nhập kho thành phẩm, quy trình quản lý kho, quy trình quản lý tài sản cố định …vv. Các mục sau đây trình bày tổng quan các chức năng, nghiệp vụ cơ bản trong từng quy trình, từng phân hệ của ERP. 1.2. Quy trình nghiệp vụ và các chức năng cơ bản của ERP 1.2.1. Quy trình từ mua hàng đến phải trả Quy trình từ mua hàng đến phải trả cho nhà cung cấp là quy trình khép kín trên các phân hệ quản lý mua sắm, quản lý kho hàng, và hạch toán kế toán. Quy trình gồm các chức năng nghiệp vụ chính sau: Tạo yêu cầu mua hàng, tạo đơn đặt hàng, theo dõi trạng thái đơn hàng; Nhận hàng/nhập hàng vào kho, điều chỉnh/tính giá vốn hàng hóa; Hạch toán kế toán công nợ với nhà cung cấp. Có yêu cầu Yêu cầu mua hàng Thư hỏi giá Nhà cung cấp Báo giá Hạch toán Đơn hàng Mua sắm Nhận hàng Kho hàng Hóa đơn Thanh toán KT phải trả Hình 1.3: Lưu đồ nghiệp vụ từ mua hàng đến thanh toán. Sổ cái 16 Thông thường trong các doanh nghiệp, yêu cầu mua hàng xuất phát từ các kế hoạch mua hàng được lập dựa trên nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất, kế hoạch các chiến dịch bán hàng hoặc từ các đơn đặt hàng trước của khách hàng. Sau đó dựa vào nhu cầu mua hàng, kế hoạch mua sắm tạo yêu cầu mua hàng hoặc thư hỏi giá gửi cho nhà cung cấp. Qua đàm phán thương lượng, nếu giá cả phù hợp sẽ tạo đơn mua hàng từ các yêu cầu. Sau đó tiến hành theo dõi trạng thái đơn hàng, tiến độ vận chuyển hàng hóa như hàng đang đi đường, hàng về cảng chờ thông quan, hàng về kho chờ kiểm tra. Khi hàng hóa được vận chuyển về đến theo đúng đơn hàng sẽ tiến hành nhận hàng, nhập kho, xuất hóa đơn thanh toán với nhà cung cấp. Các đối tượng chính và các thông tin chính cần quản lý trên từng đối tượng liên quan trong quy trình bao gồm: − Đối tượng nhà cung cấp: Quản lý các thông tin về nhà cung cấp như mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, nhóm nhà cung cấp, địa chỉ liên hệ, tài khoản thanh toán. − Yêu cầu mua hàng: Gồm các thông tin mã yêu cầu, ngày yêu cầu, diễn giải, đơn vị yêu cầu, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thông tin nhà cung cấp. − Đơn đặt hàng: Gồm các thông tin mã đơn hàng, ngày tạo, diễn giải, các thông tin về hàng hóa/nhà cung cấp được lấy từ yêu cầu mua hàng, địa chỉ nhận hàng, phương thức/loại tiền/tỷ giá thanh toán. − Phiếu nhập hàng: Gồm các thông tin mã phiếu nhập, ngày nhập hàng, thông tin về hàng hóa/nhà cung cấp từ các đơn hàng, trạng thái từng đơn hàng, điạ chỉ đơn vị/kho chứa hàng [12]. − Hóa đơn ghi nhận công nợ với nhà cung cấp: Gồm các thông tin số hóa đơn, ngày xuất hóa đơn, các thông tin về nhà cung cấp, các thông tin về hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền, tài khoản thanh toán. − Phiếu chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp: Gồm các thông tin về số phiếu chi, ngày hạch toán, thông tin về các hóa đơn được thanh toán, tài khoản định khoản kế toán [3]. 1.2.2. Quy trình từ bán hàng đến phải thu Quy trình từ bán hàng đến thu tiền khách hàng là quy trình liên thông giữa các phân hệ quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý sản 17 xuất, quản lý kho, kế toán phải thu. Các nghiệp chính vụ trong quy trình bao gồm: Tạo nhân viên bán hàng, tạo khách hàng; Tạo bảng giá, lập đơn hàng, kiểm tra hàng tồn kho; Xác nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng vượt hạn mức; Ghi nhận đơn hàng, in hóa đơn, lập phiếu thu tiền; Hạch toán kế toán công nợ phải thu khách hàng, hạch toán sổ cái. Quản lý bán hàng Báo giá / Hợ p đồng Thự c hiện giao hàng Đặt hàng Đơn hàng Chuyển hàng Xuất hàng Yêu cầu sản xuất KT phải thu Hóa đơn Sản xuất Đơn bán hàng Sản xuất Xuất hóa đơn Quản lý dòng tiền Thu tiền Kho hàng Đối chiếu ngân hàng KT phải thu Sổ cái Hình 1.4: Lưu đồ tổng quát nghiệp vụ từ bán hàng đến thu tiền. Nhân viên bán hàng tiến hành tạo, quản lý các thông tin về khách hàng, lập các bản báo giá gửi cho khách hàng. Khi có yêu cầu mua hàng từ khách hàng tiến hành lập hợp đồng bán hàng, lập đơn hàng và tiến hành theo dõi tiến độ giao hàng, thanh toán của khách hàng. Các đơn hàng có thể là nguồn cung cấp số liệu phục vụ lập kế hoạch cho phân hệ sản xuất. Phân hệ quản lý kho cung cấp chức năng giữ hàng cho đơn hàng đẵ đặt, điều chuyển hàng nội bộ, xuất hàng cho khách hàng. Phân hệ kế toán phải thu cung cấp chức năng tạo hóa đơn, lập phiếu thu tiền/thanh toán với khách hàng, hạch toán kế toán. Các đối tượng chính và thông tin của từng đối tượng trong quy trình gồm có: − Đối tượng khách hàng: Quản lý các thông tin về khách hàng như mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ liên hệ, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, phương thức thanh toán, hạn mức tín dụng, …vv. 18 − Bảng giá: Gồm các thông tin lập bảng giá như mã hàng, số lượng, đơn giá chuẩn, loại đơn hàng, đơn giá chiết khấu theo chương trình khuyến mại, thời gian hiệu lực của bảng giá. − Đơn hàng: Gồm các thông tin như số đơn hàng, loại đơn hàng, ngày lập, lịch giao hàng, phương thức giao hàng, thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa theo bảng giá (mặt hàng, số lượng, đơn giá), trạng thái đơn hàng. − Phiếu xuất hàng: Gồm các thông tin như số phiếu, thông tin kho hàng, số đơn hàng, ngày xuất hàng, mã hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền [5]. − Hóa đơn bán hàng: Gồm các thông tin như số hóa đơn, loại hóa đơn, ngày lập, thông tin khách hàng, thông tin mặt hàng, thuế suất, thông tin đơn hàng được lập hóa đơn. − Phiếu thu: Gồm các thông tin như số phiếu, ngày lập, trạng thái, thông tin hóa đơn được lập thanh toán, thông tin định khoản kế toán [2]. 1.2.3. Chức năng quản lý kho hàng Phân hệ quản lý kho tích hợp với các phân hệ liên quan như phân hệ mua hàng, bán hàng, sản xuất và dịch vụ cho thuê/bảo hành hàng hóa. Các nghiệp vụ cơ bản trong quản lý kho hàng bao gồm: Tổ chức kho hàng, tạo mã hàng hóa; Nhập hàng , xuất hàng, điều chuyển hàng hóa giữa các kho; Phương pháp tính giá, điều chỉnh giá vốn, kiểm kê hàng tồn kho; Hạch toán số liệu vào sổ cái. Hàng hóa Kho hàng Nhập hàng Sản xuât Chuyển hàng Mua hàng Kho Dịch vụ Xuất hàng Hình 1.5: Mô hình chức năng quản lý kho. Bán hàng 19 Phân hệ quản lý kho cung cấp các chức năng về quản lý cấu trúc tổ chức kho như tổng kho, các kho phụ tại các đại lý, quản lý kho theo vị trí; quản lý danh mục hàng hóa như thông tin về chủng loại, danh mục hàng hóa; các nghiêp vụ kế toán kho như nhập hàng, xuất hàng, điều chuyển hàng nội bộ, phương pháp tính giá/cập nhật giá (tính giá theo phương pháp FIFO, LIFO, giá trung bình cuối kỳ), kiểm kê hàng tồn kho theo phương pháp ABC (ví dụ: Một chiêc máy tính để bàn cấu thành từ nhiều thành phần. Thành phần A bao gồm màn hình, RAM, Chip; thành phần B bao gồn chuột, bàn phím; thành phần C bao gồm ổ CD/DVD, ổ cứng) [11]. Các đối tượng chính được quản lý bao gồm: − Đối tượng kho hàng: Gồm các thông tin như mã kho, tên kho, địa chỉ, trạng thái, phân cấp kho. − Đối tượng hàng hóa: Gồm các thông tin về mã hàng, tên hàng, chủng loại, trạng thái, đơn vị tính, nguyên giá, số Serial. − Phiếu giao dịch kho: Gồm các thông tin như mã phiếu, ngày giao dịch, loại giao dịch (nhập/xuất/điều chuyển/cập nhật giá/kiểm kê), thông tin hàng hóa, số lượng, tổng tiền hàng giao dịch, mã kho, tài khoản đinh khoản. 1.2.4. Chức năng quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ Phân hệ quản lý tài sản cố định đươc phát triển gồm có các chức năng, nghiệp vụ cơ bản sau đây như: Khai báo thẻ tài sản/nhập mới TSCĐ, CCDC; Khấu hao TSCĐ và phân bổ chi phí CCDC; Điều chỉnh, điều chuyển TSCĐ và CCDC; Thanh lý TSCĐ và CCDC; Hạch toán kế toán vào sổ cái. Nhập mới Điều chỉnh Điều chuyển Khấu hao – Phân bổ Tra cứu thông tin Báo cáo Thanh lý Bút toán định khoản Hình 1.6: Mô hình chức năng quản lý tài sản/công cụ. 20 Các đối tượng chính được quản lý trong phân hệ bao gồm: − Sổ tài sản: Gồm các thông tin như mã bộ sổ, diễn giải, lịch kế toán, phương thức khấu hao (theo phương thức được khai báo trong bẳng có sẵn, phương pháp tuyến tính theo số năm/tháng sử dụng, theo hiệu suất sử dụng, theo tỷ lệ/công thức cho trước). − Thẻ tài sản: Gồm các thông tin về mã tài sản, mã nhóm, bộ sổ, vị trí tài sản, đơn vị/người sử dụng. − Giao dịch cập nhật tài sản: Gồm các thông tin về các loại giao dịch tài sản như nhập mới tài sản/điều chỉnh/điều chuyển/khấu hao/thanh lý, thông tin về giá trị hiện tại, giá trị được cập nhật sau giao dịch, tài khoản định khoản kế toán, theo dõi lịch sử của tài sản [6]. 1.2.5. Chức năng quản lý sổ cái tổng hợp Phân hệ sổ cái tổng hợp là phân hệ lõi của chức năng tài chính kế toán trong ứng dụng ERP. Sổ cái được tích hợp với hầu hết các phân hệ/chức năng kế toán tồn tại trong ERP như chức năng kế toán phải trả, quản lý kho, quản lý sản xuất, quản lý tài sản cố định, quản lý mua sắm, kế toán phải thu. Tất cả các bút toán định khoản kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở các phân hệ được lưu trữ về sổ cái. Ngoài ra sổ cái còn có chức năng tổng hợp hệ thống báo cáo tài chính như bảng cân đối phát sinh các tài khoản, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính. 2 Quản lý kho 1 Phải trả 3 Sản xuất Sổ cái tổng hợp 6 Phải thu Tài sản cố định 5 Mua hàng Hình 1.7: Mô hình tích hợp phân hệ sổ cái tổng hợp. 4