Tài liệu đổi mới tổ chức hoạt động văn phòng hđnd và ubnd tp góp phần thực hiện có hiệu quả cải cách hành chính của thành phố hồ chí minh

SÔÛ KHOA HOÏC VAØ COÂNG NGHEÄ Soá 165/QÑ – 3 KHCN-MT Ngaøy 02 thaùng 4 naêm 2003 [›\ ÑEÀ TAØI : ÑOÅI MÔÙI TOÅ CHÖÙC HOAÏT ÑOÄNG VAÊN PHOØNG HÑND VAØ UBND TP GOÙP PHAÀN THÖÏC HIEÄN COÙ HIEÄU QUAÛ CAÛI CAÙCH HAØNH CHÍNH CUÛA THAØNH PHOÁ HOÀ CHÍ MINH Cô quan chuû trì : - Tröôøng Caùn boä Thaønh phoá Hoà Chí Minh - Chuû nhieäm ñeà taøi : TS LE VAÊN IN Thaønh phoá Hoà Chí Minh 9/ 2004 1 NHÖÕNG NGÖÔØI THÖÏC HIEÄN : - Chuû nhieäm ñeà taøi : TS LE VAÊN IN - Tröôûng nhoùm nghieân cöùu nhaùnh thöù nhaát : (Chöông 1) + Dieäp Vaên Sôn - Chuyeân vieân cao caáp – Phoù Vuï tröôûng cô quan Boä Noäi vuï phía Nam + Caùc coäng taùc vieân : . Tröông Thò Minh Höông – Phoù Vaên phoøng HÑND vaø UBND TP - Tröôûng nhoùm nghieân cöùu nhaùnh thöù hai : (Chöông 2) + TS Leâ Vaên In + Caùc coäng taùc vieân : . Laâm Vaên Ba - Phoù Vaên phoøng HÑND vaø UBND TP. . Buøi Thò Hoàng Mai - Tröôûng phoøng Haønh chính Vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá. . Phaïm Vaên Thanh – Phoù Tröôûng phoøng Haønh chính Vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá. - Tröôûng nhoùm nghieân cöùu nhaùnh thöù ba : (Chöông 3) + Traàn Hoàng Quaân – Giaùm ñoác Trung taâm löu tröõ Vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá. + Caùc coäng taùc vieân : . Nguyeãn Vinh Quang - Chuyeân vieân Döï aùn caûi caùch haønh chính VIE 02/010. - Tröôûng nhoùm nghieân cöùu nhaùnh thöù tö : (Chöông 4) + Traàn Quang Duõng – Giaùm ñoác Trung taâm Tin hoïc Vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá. + Caùc coäng taùc vieân : . Nguyeãn Thò Thoï - Chuyeân vieân Trung taâm Tin hoïc Vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá Hoà Chí Minh. . Phaïm Vaên Thanh – Phoù Tröôûng phoøng Haønh chính Vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá. . Nguyeãn Vinh Quang - Chuyeân vieân Döï aùn caûi caùch haønh chính VIE 02/010. 2 LÔØI NOÙI ÑAÀU Hieän nay keå töø ngaøy ban haønh Nghò ñònh soá 12/2001/NÑ-CP ngaøy 27-32001 veà vieäc thaønh laäp Vaên phoøng HÑND & UBND, Chính phuû chöa ban haønh Nghò ñònh quy ñònh cuï theå veà chöùc naêng, nhieäm vuï cuûa Vaên phoøng HÑND & UBND . Vò trí, chöùc naêng, nhieäm vuï cuûa Vaên phoøng HÑND & UBND caáp tænh cô baûn vaãn döïa vaøo Nghò ñònh 156/HÑBT ngaøy 17-12-1981 cuûa Hoäi ñoàng Boä tröôûng ban haønh quy ñònh veà chöùc naêng, nhieäm vuï cuûa Vaên phoøng UBND tænh. Moät soá tænh thaønh ñaõ xaây döïng vaø boå sung theâm moät soá nhieäm vuï cuûa Vaên phoøng HÑND & UBND cho phuø hôïp vôùi yeâu caàu môùi. Veà moâ hình toå chöùc Vaên phoøng HÑND & UBND caùc tænh trong toaøn quoác cuõng chöa coù söï thoáng nhaát. Hieän toaøn quoác toàn taïi ba moâ hình toå chöùc giuùp vieäc HÑND & UBND vaø ñoaøn ñaïi bieåu Quoác hoäi caùc tænh thaønh tröïc thuoäc Trung öông : - 49/61 tænh thaønh phoá thaønh laäp Vaên phoøng HÑND & UBND theo Nghò ñònh 12/2001/ND-CP ngaøy 27-3-1001. - 12/61 Tænh thaønh laäp Vaên phoøng UBND, Vaên phoøng HÑND rieâng. - Vaên phoøng Ñaïi bieåu Quoác hoäi. Ngaøy 12-3-2003 UBND Thaønh phoá Hoà Chí Minh ñaõ ban haønh Quyeát ñònh soá 34/2003/QÑ-UB veà quy ñònh chöùc naêng, nhieäm vuï, quyeàn haïn, cô caáu toå chöùc vaø quan heä coâng taùc cuûa Vaên phoøng HÑND & UBND Thaønh phoá. Nhöng nhìn chung vaãn chöa coù söï thoáng nhaát veà vieäc xaùc ñònh vò trí, chöùc naêng, nhieäm vuï quyeàn haïn, cô caáu toå chöùc vaø moái quan heä coâng taùc cuûa Vaên phoøng HÑND & UBND . Thöïc traïng naøy ñöa ñeán söï trì treä, quan lieâu, phieàn haø, taéc ngheûn trong vieäc xöû lyù thoâng tin phuïc vuï cho laõnh ñaïo HÑND & UBND , laøm cho coâng taùc vaên phoøng keùm hieäu quaû, nhieàu yù kieán vaø quan ñieåm khaùc nhau ñöôïc ñöa ra ñeå tìm giaûi phaùp khaéc phuïc. Rieâng ôû Thaønh phoá Hoà Chí Minh, theo chuùng toâi trong yeâu caàu caûi caùch, chaán chænh kyû cöông haønh chính hieän nay maø Hoäi nghò laàn thöù 9 Ban chaáp haønh Ñaûng boä Thaønh phoá ñeà ra vaø ñöôïc quaùn trieät trong cuoäc hoïp giao ban thöôøng kyø cuûa UBND Thaønh phoá vôùi Chuû tòch UBND quaän, huyeän, Giaùm ñoác caùc sôû, ngaønh thaønh phoá ñeå giaûi quyeát caùc vaán ñeà böùc xuùc vaø kieán nghò cuûa caùc quaän, huyeän, thì tröôùc heát ñoái vôùi coâng taùc vaên phoøng phaûi giaûi quyeát vaø laøm roõ hai quan ñieåm toàn taïi tröôùc ñaây vaø hieän taïi ñaët ra moät caùch gay gaét laø : 3 Moät laø - Vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá khoâng phaûi laø cô quan coù chöùc naêng tham möu cuûa HÑND vaø UBND trong vieäc quaûn lyù Nhaø nöôùc. Vaên phoøng khoâng coù chöùc naêng höôùng daãn chuyeân moân nghieäp vuï, khoâng theå ñöa ra thuû tuïc haønh chính ñoái vôùi hoaït ñoäng haønh chính. Caùc Sôû, ban ngaønh Thaønh phoá laø cô quan tham möu giuùp UÛy ban thöïc hieän chöùc naêng quaûn lyù Nhaø nöôùc theo thaåm quyeàn rieâng ñoái vôùi ngaønh hay lónh vöïc chuyeân moân nhaát ñònh. Caùc ñeà aùn trình UÛy ban quyeát ñònh laø do caùc sôû, ngaønh Thaønh phoá nghieân cöùu chuaån bò veà caùc chuû tröông, bieän phaùp cuï theå ñeå thi haønh Nghò quyeát cuûa Hoäi ñoàng nhaân daân, caùc cheá ñoä, chính saùch quy ñònh cuûa Trung öông cho phuø hôïp vôùi ñòa phöông, hoaëc trieån khai caùc quyeát ñònh cuûa cô quan haønh chính caáp treân. Caùc Sôû, ban, ngaønh cuûa Thaønh phoá laøm vieäc tröïc tieáp vôùi UÛy ban, Chuû tòch, caùc Phoù Chuû tòch, khoâng phaûi qua naác trung gian laø vaên phoøng. Vaên phoøng HÑND vaø UBND khoâng phaûi laø cô quan tham möu laïi tham möu cuûa caùc sôû, ban, ngaønh töø ñoù gaây caûn trôû, phieàn haø, aùch taéc, chaäm chaïp cho vieäc laõnh ñaïo, quaûn lyù cuûa HÑND vaø UBND . Hai laø - Vaên phoøng laø boä maùy giuùp vieäc cuûa HÑND, UBND vaø Chuû tòch, caùc Phoù Chuû tòch, coù chöùc naêng tham möu giuùp vieäc toång hôïp cho HÑND vaø UBND . Ngoaøi nhieäm vuï laøm coâng taùc thoâng tin, xaây döïng chöông trình, laäp keá hoaïch trieån khai coâng vieäc, baùo caùo tieán ñoä thöïc hieän, thaåm ñònh vaø raø soaùt noäi dung vaø phaùp lyù cuûa caùc döï thaûo, ñeà aùn, vaên baûn trình HÑND vaø UBND, tröïc tieáp soaïn thaûo moät soá vaên baûn caàn thieát theo chæ thò cuûa Thöôøng truïc HÑND, UBND Vaên phoøng coøn coù nhieäm vuï theo doõi, ñoân ñoác vieäc thöïc hieän caùc nghò quyeát, quyeát ñònh cuûa Thöôøng tröïc HÑND, UBND vaø cuûa caáp treân, ñeà xuaát yù kieán vaøbieän phaùp xöû lyù thoâng tin vaø ñieàu chænh caùc quyeát ñònh kòp thôøi. Vaên phoøng phaûi laø moät cöûa baét buoäc cuûa HÑND vaø UBND nhaèm ñaûm baûo caùc quy trình laäp quy vaø tö vaán phaùp lyù, laøm cho caùc nghò quyeát, quyeát ñònh cuûa HÑND vaø UBND ñuùng phaùp luaät, coù hieäu löïc. Ngoaøi 2 quan ñieåm cô baûn toàn taïi treân, coøn moät thöïc teá phaûi thöøa nhaän hoaït ñoäng cuûa Vaên phoøng HÑND vaø UBND chöa ñöôïc ñoåi môùi ñoàng boä tröôùc nhöõng ñoøi hoûi xöû lyù thoâng tin nhanh, nhaïy, ñöa ra nhöõng quyeát ñònh kòp thôøi phuø hôïp, chính xaùc nhaèm naâng cao hieäu löïc vaø hieäu quaû hoaït ñoäng quaûn lyù nhaø nöôùc cuûa HÑND vaø UBND Thaønh phoá trong ñieàu kieän neàn kinh teá haøng hoùa nhieàu thaønh phaàn quaûn lyù theo cô cheá thò tröôøng ñònh höôùng xaõ hoäi chuû nghóa. Xuaát phaùt töø caùc vaán ñeà vaø yeâu caàu thöïc teá ñaët ra noùi treân, vieäc nghieân cöùu ñeà taøi “Ñoåâi môùi toå chöùc hoaït ñoäng Vaên phoøng HÑND vaø Uyû 4 ban nhaân daân Thaønh phoá goùp phaàn thöïc hieän coù hieäu quaû caûi caùch Haønh chính cuûa Thaønh phoá Hoà Chí Minh” laø böùc thieát. Ñeå thöïc hieän ñeà taøi naøy, nhoùm nghieân cöùu ñaõ ieán haønh nghieân cöùu caû veà maët lyù luaän vaø thöïc tieãn hoaït ñoäng cuûa Vaên phoøng HÑND vaø UBND trong coâng cuoäc caûi caùch neàn haønh chính nhaø nöôùc ôû thaønh phoá thôøi gian qua. Töø ñoù tìm ra nhöõng giaûi phaùp nhaèm ñoåi môùi toå chöùc hoaït ñoäng cuûa Vaên phoøng HÑND vaø UBND vôùi tö caùch laø moät cô quan tham möu giuùp vieäc toång hôïp cho thöôøng tröïc HÑND vaø UBND Thaønh phoá trong vieäc thöïc hieän moät caùch coù hieäu quaû chöùc naêng quaûn lyù nhaø nöôùc treân ñòa baøn Thaønh phoá. Trong quaù trình tieán haønh ñeà taøi, nhoùm nghieân cöùu ñaõ nhaän ñöôïc söï giuùp ñôõ taän tình cuûa Boä Noäi vuï, Vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá, Ban Döï aùn caûi caùch haønh chính VIE 02/010, Tröôøng Caùn boä Thaønh phoá vaø nhieàu coäng taùc vieân laø caùc nhaø quaûn lyù, caùc chuyeân gia trong lónh vöïc quaûn lyù haønh chính, toå chöùc caùn boä quaûn trò haønh chính – vaên phoøng, Tin hoïc vaên phoøng. Hy voïng raèng, coâng trình nghieân cöùu khoa hoïc veà ñeà taøi “Ñoåâi môùi toå chöùc hoaït ñoäng Vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá goùp phaàn thöïc hieän coù hieäu quaû caûi caùch Haønh chính cuûa Thaønh phoá Hoà Chí Minh naêm" seõ goùp phaàn giaûi quyeát nhöõng vaán ñeà lyù luaän vaø thöïc tieãn veà coâng taùc quaûn trò haønh chính vaên phoøng cuûa caùc cô quan quaûn lyù haønh chính nhaø nöôùc hieän nay. Nhoùm nghieân cöùu ñeà taøi yù thöùc raèng duø ñaõ coù nhieàu coâng nghieân cöùu vôùi söï coäng taùc giuùp ñôõ taän tình cuûa nhieàu cô quan, ban, ngaønh vaø caùc chuyeân gia, nhöng khoâng traùnh khoûi nhöõng thieát soùt, nhöõng vaán ñeà thöïc tieãn ñaët ra ñoøi hoûi phaûi coù nhöõng lôøi giaûi phuø hôïp chöa ñöôïc xöû lyù. Raát mong ñöôïc söï coäng taùc, giuùp ñôõ cuûa quyù vò ñeå cho coâng trình ngaøy caøng ñöôïc nghieân cöùu hoaøn thieän hôn. Xin chaân thaønh caûm ôn. Chuû nhieäm ñeà taøi TS. LE VAÊN IN 5 MUÏC LUÏC ÑEÀ TAØI NGHIEÂN CÖÙU KHOA HOÏC CAÁP THAØNH PHOÁ “Ñoåâi môùi toå chöùc hoaït ñoäng Vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá goùp phaàn thöïc hieän coù hieäu quaû caûi caùch haønh chính cuûa TP. Hoà Chí Minh Trang - Lôøi noùi ñaàu. 3 - Chöông 1 : Toå chöùc hoaït ñoäng vaø caùc moái quan heä coâng taùc cuûa Vaên phoøng HÑND vaø UBND thaønh phoá Hoà Chí Minh. 8 1- Nhöõng vaán ñeà chung lyù luaän vaø thöïc tieãn veà VP vaø coâng taùc vaên phoøng. 8 2- Nghieân cöùu lyù luaän veà vò trí, vai troø chöùc naêng nhieäm vuï vaø toå chöùc Vaên phoøng HÑND - UBND tænh, thaønh phoá tröïc thuoäc TW……………………………………. 22 3- Thaåm ñònh quy cheá veà cheá ñoä laøm vieäc cuûa Vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá Hoà Chí Minh keøm theo Quyeát ñònh soá 40/QÑ-VP ngaøy 30/5/2003 cuûa Chaùnh Vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá coù xem xeùt Quyeát ñònh soá 34/2003/ QÑ-UB ngaøy 12/3/2003 cuûa UBND Thaønh phoá veà vieäc ban haønh Quy ñònh veà chöùc naêng, nhieäm vuï, quyeàn haïn, cô caáu toå chöùc vaø quan heä coâng taùc cuûa VP. HÑND vaø UBND Thaønh phoá. 38 4- Ñeà xuaát xaây döïng baûn döï thaûo : “Quy cheá chuyeân vieân Vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá” vaø Quy cheá laøm vieäc cuûa chuyeân vieân vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá……………………………………….………………………………………. 47 Chöông 2 : Toå chöùc heä thoáng thoâng tin quaûn lyù vaên baûn ñeán (VBDE) vaø vaên baûn ñi (VBDI) taïi Vaên phoøng HÑND vaø UBND TPHCM 70 1- Thöïc traïng toå chöùc quaûn lyù vaên baûn ñeán (VBDE) vaø vaên baûn ñi (VBDI) taïi phoøng haønh chính thuoäc vaên phoøng HÑND vaø UBND TP. HCM………… 70 2- Ñeà xuaát caùc giaûi phaùp quaûn lyù heä thoáng thoâng tin vaên baûn ñeán (VBDE) vaø vaên baûn ñi (VBDI) taïi Vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá. ………………… 77 3- Döï thaûo quy ñònh veà vieäc tieáp nhaän, xöû lyù vaø ban haønh vaên baûn taïi Vaên phoøng HÑND vaø UBND TP ñeà nghò Chaùnh VP ban haønh nhaèm ñoåi môùi heä thoáng thoâng tin quaûn lyù vaên baûn ñeán (VBDE) vaø vaên baûn ñi (VBDI). 81 4- Löu ñoà hieän traïng quy trình xöû lyù vaên baûn ñeán vaø vaên baûn ñi ñaõ ñöôïc caûi tieán theo tinh thaàn quy ñònh veà vieäc tieáp nhaän xöû lyù vaø ban haønh vaên baûn taïi Vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá Hoà Chí Minh. ……………………… 96 6 - Chöông 3 : Coâng taùc laäp hoà sô vaø noäp löu hoà sô vaøo Trung taâm löu tröõ thuoäc Vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá. …… 97 1- Thöïc traïng vieäc laäp hoà sô vaø noäp löu hoà sô vaøo Trung taâm löu tröõ Vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá. ……………………………………………… 97 2- Döï thaûo danh muïc hoà sô cuûa Vaên phoøng - giaûi phaùp ñöa coâng taùc laäp hoà sô vaø noäp löu hoà sô vaøo Trung taâm löu tröõ thuoäc Vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá moät caùch khoa hoïc (Baûn danh muïc hoà sô naêm 2004 coù tính chaát maãu cho vieäc xaây döïng danh muïc hoà sô caùc naêm keá sau). 102 - Chöông 4 : Nghieân cöùu öùng duïng coâng ngheä thoâng tin (CNTT) vaøo heä thoáng thoâng tin quaûn lyù vaên baûn ñeán (VBDE) vaø vaên baûn ñi (VBDI) taïi Vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá. 130 1- Hieän traïng vaø giaûi phaùp ñoåi môùi vieäc öùng duïng (CNTT) vaøo heä thoáng thoâng tin quaûn lyù vaên baûn ñeán (VBDE) vaø vaên baûn ñi (VBDI) taïi Vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá. …………………………………………………………………… 130 2- Ñeà aùn caûi tieán heä thoáng thoâng tin quaûn lyù vaên baûn ñeán (VBDE) vaø vaên baûn ñi (VBDI) taïi Vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá vaø caùc Sôû ngaønh, quaän, huyeän coù lieân quan. ………………………………………………………………………… 141 Phuï chöông : Kieán nghò coù caàn thieát taùch vaên phoøng HÑND - UBND Thaønh phoá thaønh hai vaên phoøng rieâng hay khoâng ? (Theo tinh thaàn Nghò ñònh soá 133/2004/NÑ-CP ngaøy 09-6-2004 cuûa Thuû töôùng Chính phuû veà vieäc thaønh laäp vaø quy ñònh chöùc naêng, nhieäm vuï, quyeàn haïn, cô caáu toå chöùc, bieân cheá cuûa VP. HÑND tænh, thaønh phoá tröïc thuoäc Trung öông. 156 - Phuï luïc. 1- Quyeát ñònh soá 34/2003/QÑ-UB ngaøy 12 thaùng 3 cuûa UBND Thaønh phoá Hoà Chí Minh ban haønh quy ñònh chöùc naêng, nhieäm vuï, quyeàn haïn, cô caáu toå chöùc vaø quan heä coâng taùc cuûa Vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá Hoà Chí Minh. 2- Quyeát ñònh soá 40//QÑ-VP ngaøy 30 thaùng 5 naêm 2003 cuûa Chaùnh Vaên phoøng HÑND vaø UBND Thaønh phoá ban haønh quy cheá veà cheá ñoä laøm vieäc cuûa Vaên phoøng HÑND vaø UBND TP Hoà Chí Minh. 3- Caùc Maãu vaên baûn trình vaø chuyeån ……………………………………………………………………………… 4- Baùo caùo soá lieäu vaên thö xöû lyù trung bình trong ngaøy taïi P. HCTC……………….. 5- Keát quaû thaêm doø yù kieán veà öùng duïng tin hoïc taïi VP. HÑND&UBND ……… 6- Nghò ñònh soá 12/2001/NÑ-CP ngaøy 27-3-2001 cuûa Chính phuû veà vieäc toå chöùc laïi moät soá cô quan chuyeân moân thuoäc UBND tænh, thaønh phoá tröïc thuoäc Trung öông vaø UBND quaän, huyeän, thò xaõ, thaønh phoá thuoäc tænh. 7- Nghò ñònh soá 133/2004/NÑ-CP ngaøy 09-6-2004 cuûa Thuû töôùng Chính phuû veà vieäc thaønh laäp vaø quy ñònh chöùc naêng, nhieäm vuï, quyeàn haïn, cô caáu toå chöùc, bieân cheá cuûa Vaên phoøng HÑND tænh, thaønh phoá tröïc thuoäc Trung öông. 7 CHÖÔNG 1 TOÅ CHÖÙC HOAÏT ÑOÄNG VAØ CAÙC MOÁI QUAN HEÄ COÂNG TAÙC CUÛA VAÊN PHOØNG HÑND VAØ UBND THAØNH PHOÁ HOÀ CHÍ MINH 1. NHÖÕNG VAÁN ÑEÀ CHUNG LYÙ LUAÄN VAØ THÖÏC TIEÃN VEÀ VAÊN PHOØNG VAØ COÂNG TAÙC VAÊN PHOØNG. 1.1. Nhöõng vaán ñeà chung lyù luaän vaø thöïc tieãn veà vaên phoøng vaø coâng taùc vaên phoøng tröôùc coâng cuoäc ñoåi môùi. 1.1.1-Veà khaùi nieäm vaên phoøng : Khi noùi veà Vaên phoøng, ngöôøi ta thöôøng hieåu vôùi boán nghóa sau ñaây : Thöù nhaát : Vaên phoøng laø boä maùy laøm vieäc toång hôïp vaø tröïc tieáp cuûa moät cô quan coù chöùc naêng phuïc vuï ñieàu haønh cuûa laõnh ñaïo. Caùc cô quan thaåm quyeàn chung hoaëc coù quy moâ lôùn thì thaønh laäp vaên phoøng, nhöõng cô quan nhoû thì coù Phoøng Haønh chính. Thöù hai : Vaên phoøng coøn ñöôïc hieåu laø truï sôû laøm vieäc cuûa cô quan, ñôn vò, laø ñòa ñieåm giao tieáp ñoái noäi, ñoái ngoaïi cuûa cô quan, ñôn vò ñoù. Thöù ba : Vaên phoøng laø nôi laøm vieäc cuï theå cuûa nhöõng ngöôøi coù chöùc vuï, coù taàm côõ nhö nghò só, toång giaùm ñoác, giaùm ñoác,v.v… Thöù tö : Vaên phoøng laø moät daïng hoaït ñoäng trong caùc cô quan, toå chöùc, trong ñoù dieãn ra vieäc thu nhaän, baûo quaûn, löu tröõ caùc loaïi vaên baûn giaáy tôø, töùc laø nhöõng coâng vieäc coù lieân quan ñeán coâng taùc vaên thö. 1.1. 2- Chöùc naêng, nhieäm vuï cuûa vaên phoøng : - Chöùc naêng : Chöùc naêng chung cuûa vaên phoøng laø giuùp vieäc, phuïc vuï söï laõnh ñaïo, chæ ñaïo, ñieàu haønh cuûa laõnh ñaïo cô quan ñöôïc taäp trung thoáng nhaát baûo ñaûm caùc ñieàu kieän vaät chaát, kyõ thuaät cho moïi hoaït ñoäng cuûa cô quan ñöôïc thöôøng xuyeân, lieân tuïc coù hieäu quaû. Nhö vaäy, xeùt toång theå chung vaên phoøng coù hai chöùc naêng chính : + Tham möu toång hôïp, laø coâng vieäc nghieân cöùu, phaùt hieän, ñeà xuaát (taàm chính saùch, bieän phaùp) giuùp laõnh ñaïo ñeà ra caùc quyeát ñònh ñeå chæ ñaïo, ñieàu haønh coâng vieäc coù hieäu quaû. + Baûo ñaûm ñieàu kieän vaät chaát, kyõ thuaät cho moïi hoaït ñoäng cuûa laõnh ñaïo vaø caùc boä phaän cuûa cô quan laøm vieäc thuaän lôïi coù hieäu quaû. 8 Trong coâng taùc vaên phoøng thì hai chöùc naêng treân ñöôïc ñaët ngang nhau. Ñoái vôùi vaên phoøng cuûa caùc cô quan ôû Trung öông vaø vaên phoøng cuûa HÑND vaø UBND caáp tænh, caáp huyeän, coâng taùc tham möu toång hôïp ñöôïc ñaët vò trí leân treân. - Nhieäm vuï : Treân cô sôû cuûa caùc chöùc naêng chung, cô baûn cuûa mình, vaên phoøng thöïc hieän caùc nhieäm vuï chung nhö sau : + Xaây döïng chöông trình coâng taùc cuûa cô quan, ñôn vò. + Thu thaäp, xöû lyù thoâng tin. + Thöïc hieän nhieäm vuï tö vaán vaên baûn cho thuû tröôûng. + Thöïc hieän coâng taùc vaên thö + löu tröõ. + Toå chöùc giao tieáp ñoái noäi, ñoái ngoaïi. + Laäp keá hoaïch taøi chính, quaûn lyù kinh phí haønh chính. + Mua saém trang thieát bò, söûa chöõa baûo quaûn. + Toå chöùc thöïc hieän coâng taùc y teá. + Thöôøng xuyeân kieän toaøn boä maùy, xaây döïng ñoäi nguõ coâng chöùc trong vaên phoøng. 1.1.3- Cô caáu toå chöùc vaø cheá ñoä laøm vieäc cuûa vaên phoøng : - Vaên phoøng laøm vieäc theo cheá ñoä thuû tröôûng : goàm chaùnh vaên phoøng vaø caùc phoù vaên phoøng giuùp vieäc. - Cô caáu toå chöùc bao goàm hai boä phaän chính : + Boä phaän haønh chính + toå chöùc + Boä phaän quaûn trò – taøi vuï. (Rieâng vaên phoøng HÑND, UBND töø caáp huyeän trôû leân coøn coù boä phaän nghieân cöùu toång hôïp). 1.1.4- YÙ nghóa vaø taùc duïng cuûa vaên phoøng : - Giuùp thuû tröôûng giaûi phoùng ñöôïc coâng vieäc söï vuï haøng ngaøy ñeå taäp trung xöû lyù nhöõng coâng vieäc chính, quan troïng ñaûm baûo ñuùng phaùp luaät, ñuùng quy cheá vaø kyû cöông trong coâng taùc cuûa toaøn cô quan ñôn vò. - Giöõ gìn uy tín cho cô quan, thuû tröôûng cô quan trong vieäc xöû lyù coâng vieäc vaø quan heä coâng taùc vôùi caáp treân, vôùi caáp döôùi, vôùi nhaân daân. - Baûo ñaûm söï hoaït ñoäng lieân tuïc, thoáng nhaát, nhòp nhaøng trong cô quan, duø coù söï thay ñoåi veà caáp laõnh ñaïo vaø veà nhaân söï. Thoâng qua boán vaán ñeà cô baûn treân ñaây, ta thaáy nhaän thöùc veà vaên phoøng vaø coâng taùc vaên phoøng chæ môùi döøng laïi ôû hoaït ñoäng thöïc tieãn vôùi 9 nhaän thöùc moät caùch chung chung veà vaên phoøng, coâng taùc vaên phoøng, khoâng phaân bieät söï khaùc nhau giöõa caùc loaïi vaên phoøng : Vaên phoøng HÑND vaø UBND; vaên phoøng cuûa caùc cô quan quaûn lyù nhaø nöôùc thuoäc thaåm quyeàn rieâng nhö caùc boä, cô quan ngang boä, cô quan thuoäc Chính phuû ôû Trung öông, vaên phoøng (phoøng haønh chính quaûn trò) cuûa caùc sôû, ngaønh, ban thuoäc UBND caáp tænh, thaønh phoá tröïc thuoäc Trung öông, vaên phoøng doanh nghieäp vaø vaên phoøng (phoøng Haønh chính quaûn trò) cuûa caùc ñôn vò söï nghieäp nhö tröôøng hoïc, beänh vieän, caùc cô quan nghieân cöùu v.v…. Thieáu haún moät vaán ñeà raát quan troïng laø nguoàn goác, baûn chaát vaên phoøng, coâng taùc vaên phoøng. Vôùi nguoàn goác, baûn chaát aáy thì nhaän thöùc, hieåu bieát veà vaên phoøng, coâng taùc vaên phoøng nhö theá naøo cho ñuùng ? Töø ñoù ñöa ra heä thoáng caùc khaùi nieäm, nguyeân taéc, caùc tieâu chuaån, caùc quy trình, caùc khaâu nghieäp vuï theå hieän söï nhaän bieát moät caùch coù heä thoáng veà lónh vöïc coâng taùc naøy trong hoaït ñoäng quaûn lyù cuûa baát kyø moät toå chöùc (cô quan, ñôn vò) naøo. Do ñoù, thöïc tieãn toàn taïi raát laâu trong tieàm thöùc cuûa caùc nhaø quaûn lyù keå caû caùn boä coâng chöùc ñeàu cho raèng vaên phoøng vaø coâng taùc vaên phoøng chaúng qua laø coâng vieäc "söï vuï, giaáy tôø"; coâng taùc "haäu caàn" nhö thuaät ngöõ trong quaân söï vaãn duøng; "laøm daâu traêm hoï", thaäm chí coøn taëng cho vaên phoøng caû16 chöõ vaøng : "goïi daï, baûo vaâng", "ñinh hoà caét daùn", "böng beâ, keâ doïn", "hieáu hæ, vieáng thaêm" vì vaäy, chuùng ta khoâng laáy gì ngaïc nhieân trong moät thôøi gian daøi khoâng coù moät tröôøng lôùp chính quy naøo ñaøo taïo ngheà vaên phoøng, coù chaêng chæ laø nhöõng lôùp boài döôõng ngaén haïn vôùi moät noäi dung chöông trình ngheøo naøn, thieáu khoa hoïc, chaép vaù, chuû yeáu thieân veà coâng taùc vaên thö löu tröõ hoà sô… Hoïc vieân khi keát thuùc lôùp hoïc ñöôïc caáp giaáy chöùng chæ ñaõ qua lôùp boài döôõng ngaén haïn veà coâng taùc vaên phoøng. Chæ coù chuïc naêm trôû laïi ñaây môùi hình thaønh ngaønh veà ñaøo taïo quaûn trò vaên phoøng ôû baäc ñaïi hoïc maø phaûi gheùp vôùi chuyeân ngaønh löu tröõ hoïc. Haâu quaû laø, chuùng ta thöû khaûo saùt ôû baát cöù moät vaên phoøng naøo duø laø caáp boä, caáp UBND tænh, thaønh, sôû ngaønh, quaän, huyeän, hoaëc trong caùc ñôn vò haønh chính söï nghieäp thì chuùng ta seõ bieát caùn boä coâng chöùc trong vaên phoøng laø ai ? Hoï laø “daân tay ngang” töø ñuû moïi nguoàn ñöôïc tuyeån duïng, ñieàu ñoäng, boå sung veà vaên phoøng : Caùn boä, coâng chöùc khoâng ñöôïc ñaøo taïo chuyeân moân (khoâng ngheà), hoïc sinh phoå thoâng trung hoïc thi rôùt ñaïi hoïc, caùn boä coâng chöùc chuaån bò nghæ höu, thaäm chí caû ngöôøi doâi ra do saép xeáp laïi toå chöùc, hoaëc chôø xeùt kyû luaät. Vôùi nhaän thöùc vaø caùch laøm nhö vaäy, taát yeáu vaên phoøng coâng taùc vaên phoøng khoâng theå coù vò trí xöùng ñaùng ñích thöïc nhö noù trong hoaït ñoäng quaûn lyù cuûa caùc cô quan, toå chöùc, ñôn vò cuûa chuùng ta hieän nay. Ñieàu ñoù, buoäc 10 chuùng ta phaûi tieáp tuïc nghieân cöùu ñoåi môùi nhaän thöùc veà quaûn trò haønh chính vaên phoøng trong thôøi kyø ñoåi môùi. 2- LYÙ LUAÄN VAØ THÖÏC TIEÃN VEÀ VAÊN PHOØNG VAØ COÂNG TAÙC VAÊN PHOØNG SAU ÑOÅI MÔÙI. Nhaän thöùc môùi veà quaûn trò haønh chính vaên phoøng khaùc vôùi nhaän thöùc veà vaên phoøng vaø coâng taùc vaên phoøng ñaõ ñöôïc hình thaønh tröôùc ñaây taäp trung vaøo caùc ñieåm xuaát phaùt cô baûn sau ñaây : 2.1- Tính taát yeáu khaùch quan cuûa quaûn trò haønh chính vaên phoøng. Theo ñònh nghóa cuûa hai nhaø quaûn trò hoïc Koontz vaø Ô Donnell trong giaùo trình “Nhöõng vaán ñeà coát yeáu cuûa quaûn lyù thì quaûn trò laø" : “Coù leõ khoâng coù lónh vöïc hoaït ñoäng naøo cuûa con ngöôøi quan troïng hôn laø coâng vieäc quaûn lyù, bôûi vì moïi nhaø quaûn trò ôû moãi caáp ñoä vaø trong moïi cô sôû ñeàu coù moät nhieäm vuï cô baûn laø thieát keá vaø duy trì moät moâi tröôøng maø trong ñoù caùc caù nhaân laøm vieäc vôùi nhau trong caùc nhoùm coù theå hoaøn thaønh caùc nhieäm vuï vaø caùc muïc tieâu ñaõ ñònh”. Ñaûm traùch coâng vieäc quaûn lyù cuûa mình, caùc nhaø quaûn trò phaûi thöïc hieän raát nhieàu chöùc naêng nhö : hoaïch ñònh, toå chöùc, nhaân söï, laõnh ñaïo, phoái hôïp, kieåm tra, taøi chính. Ñeå thöïc hieän caùc chöùc naêng naøy, caùc nhaø quaûn trò tröôùc heát phaûi thu thaäp thoâng tin, xöû lyù thoâng tin ñöa ra caùc quyeát ñònh quaûn lyù. Thí duï nhö : caùc nhaø quaûn trò doanh nghieäp muoán quaûn lyù ñieàu haønh doanh nghieäp moät caùch coù hieäu quaû phaûi naém baét vaø xöû lyù kòp thôøi nhöõng thoâng tin sau ñaây : - Thoâng tin ñaàu vaøo : + Tình hình nguyeân vaät lieäu + Maùy moùc thieát bò. + Thò tröôøng. + Caïnh tranh. - Thoâng tin ñaàu ra : + Tình hình vaø keát quaû kinh doanh. - Thoâng tin phaûn hoài. + Thoâng tin veà phaûn öùng cuûa nhaân vieân, ngöôøi thöïc hieän vaø quaù trình thöïc hieän. + Veà söï phaûn öùng cuûa ñoái thuû caïnh tranh. - Thoâng tin veà moâi tröôøng quaûn trò. 11 + Tình hình moâi tröôøng kinh doanh (phaùp luaät, chính saùch, thôøi tieát, khí haäu, v.v…). - Thoâng tin veà caùc ñoái töôïng quaûn trò : + Thoâng tin veà nhaân söï + Thoâng tin veà saûn phaåm. + Marketing. + Taøi chính. + Chaát löôïng. - Thoâng tin veà keát quaû quaûn trò : + Thoâng tin veà lôïi nhuaän. + Thoâng tin naêng suaát. + Thoâng tin thò phaàn + Thoâng tin caïnh tranh. - Thoâng tin veà hoaït ñoäng quaûn trò. + Thoâng tin veà quaù trình ra quyeát ñònh. + Hoaïch ñònh. + Toå chöùc. + V.v…. Ñaây laø chöa keå caùc nhaø quaûn trò doanh nghieäp coøn phaûi song song thöïc hieän caùc nhieäm vuï coù tính dòch vuï khaùc hoã trôï cho hoaït ñoäng cuûa caùc boä phaän trong doanh nghieäp nhö cô sôû vaät chaát, trang thieát bò, phöông tieän ñi laïi laøm vieäc, sinh hoaït. Nhö vaäy caùc nhaø quaûn trò phaûi thöïc hieän moät khoái löôïng coâng vieäc ngoån ngang vaø phöùc taïp, toán raát nhieàu thôøi gian coâng söùc cho caû nhöõng vaán ñeà coù tính chieán löôïc vaø cho caû nhöõng vieäc mang tính kyõ thuaät, nghieäp vuï, söï vuï giaáy tôø thuaàn tuyù. Chaéc chaén khoâng moät nhaø quaûn trò naøo gaùnh noåi, hoï nhaát thieát phaûi nhôø ñeán hoaït ñoäng hoã trôï trong vieäc thu thaäp thoâng tin, xöû lyù thoâng tin vaø caùc dòch vuï phuïc vuï cho caùc boä phaän caáu thaønh cuûa doanh nghieäp. Hoaït ñoäng hoã trôï naøy ñöôïc goïi laø hoaït ñoäng haønh chính – vaên phoøng. Vaäy hoaït ñoäng haønh chính vaên phoøng (coâng taùc haønh chính vaên phoøng) chính laø hoaït ñoäng thu thaäp thoâng tin, xöû lyù thoâng tin vaø dòch vuï hoã trôï cho caùc nhaø quaûn trò vaø taát caû caùc boä phaän khaùc trong toå chöùc, duø cho ñoù laø cô quan, ñôn vò, hay doanh nghieäp. Ñoù laø hoaït ñoäng taát yeáu, khaùch 12 quan, khoâng phaûi do yù muoán chuû quan laøm cuõng ñöôïc, khoâng laøm cuõng ñöôïc. Vaø, muoán cho hoaït ñoäng haønh chính – vaên phoøng coù hieäu quaû cuõng nhö hoaït ñoäng quaûn trò thì phaûi quaûn trò hoaït ñoäng haønh chính - vaên phoøng. Quaûn trò haønh chính - vaên phoøng cuõng phaûi thöïc hieän caùc chöùc naêng nhö : Hoaïch ñònh, toå chöùc, phoái hôïp tieâu chuaån hoaù, kieåm soaùt vaø caùc nhaø quaûn trò phaûi tröïc tieáp laõnh ñaïo caùc toå chöùc (boä phaän, phoøng, ban) laøm coâng taùc quaûn trò haønh chính – vaên phoøng. 2.2- Chöùc naêng, nhieäm vuï cô baûn cuûa quaûn trò haønh chính – vaên phoøng hieän nay : Ñöùng tröôùc moät theá giôùi vôùi nhöõng ñaëc ñieåm noåi baät : - Khoa hoïc kyõ thuaät tieán nhö vuõ baõo. - Söï toaøn caàu hoùa caùc thò tröôøng, caïnh tranh gay gaét, khoác lieät. - Söï buøng noå thoâng tin, ñoøi hoûi phaûi xöû lyù kòp thôøi. - Söï xuaát hieän maùy vi tính moät caùch phoå bieán. - Nhaän thöùc xaõ hoäi cuûa loaøi ngöôøi veà baûn thaân con ngöôøi vaø xaõ hoäi ñöôïc naâng cao leân moät böôùc môùi – cuøng chung soáng treân khu vöïc, haønh tinh hoäi nhaäp vaø phaùt trieån. Caùc nhaø quaûn trò hoïc ñeàu nhaän thaáy raèng : Neáu tröôùc ñaây trong hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh chæ taäp trung vaøo caùc daây chuyeàn coâng ngheä, caùc xöôûng, caùc dòch vuï, vaên phoøng doanh nghieäp chæ laø nôi giaûi quyeát coâng vieäc söï vuï giaáy tôø, coù tính thuï ñoäng, thì ngaøy nay phaûi xaùc ñònh laïi vò trí, vai troø, chöùc naêng cuûa vaên phoøng doanh nghieäp trong hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh. Vò trí, vai troø ñoù laø söï chuû ñoäng hoã trôï tích cöïc (yeåm trôï tích cöïc) cho hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh nhaèm goùp phaàn taêng naêng suaát, chaáp nhaän thaùch thöùc caïnh tranh kinh teá - xaõ hoäi, phaûi chuyeån haún moät troïng taâm cuûa quaûn trò hoïc doanh nghieäp sang nghieân cöùu phaùt trieån quaûn trò hoïc haønh chính – vaên phoøng nhaát laø vaên phoøng hieän ñaïi. Caùc nhaø quaûn trò hoïc ñaõ ruùt ra keát luaän : Moät doanh nghieäp laøm aên coù lôïi nhuaän cao laø moät doanh nghieäp quaûn trò haønh chính – vaên phoøng toát. Vaø, ngöôïc laïi khoâng coù trong thöïc teá moät doanh nghieäp quaûn trò haønh chính – vaên phoøng keùm maø laïi coù lôïi nhuaän cao. Töø ñoù suy ra caùc cô quan, toå chöùc hoaït ñoäng khaùc cuõng khoâng theå coù hoaït ñoäng quaûn trò haønh chính – vaên phoøng ñi ngoaøi tính quy luaät naøy. Vaäy coù theå keát luaän nhö sau : Ñeå laøm ñöôïc vai troø chuû ñoäng yeåm trôï cho hoaït ñoäng cuûa caùc cô quan, toå chöùc, ñôn vò noùi chung, cho doanh nghieäp noùi rieâng goùp phaàn taêng hieäu quaû hoaït ñoäng, taêng naêng suaát chaáp 13 nhaän thaùch thöùc cuûa thôøi kyø môùi vôùi nhöõng ñaëc ñieåm neâu treân, chöùc naêng nhieäm vuï cô baûn cuûa quaûn trò haønh chính – vaên phoøng trong hoaït ñoäng cuûa taát caû caùc toå chöùc (cô quan, ñôn vò, doanh nghieäp) laø chuû ñoäng thu thaäp thoâng tin, xöû lyù thoâng tin yeåm trôï haønh chính cho laõnh ñaïo ra quyeát ñònh kòp thôøi, chính xaùc nhaèm naâng cao hieäu löïc vaø hieäu quaû cuûa quaûn lyù. Thoâng tin maø quaûn trò haønh chính - vaên phoøng cung caáp cho caùc caáp quaûn lyù laø thoâng tin : - Môùi (hoaëc môùi ñöôïc boå sung) veà noäi dung hoaït ñoäng cuûa toå chöùc (cô quan, ñôn vò, doanh nghieäp). - Nhanh choùng, kòp thôøi veà thôøi gian. - Chaét loïc, deã hieåu veà hình thöùc. Tuy nhieân, chöùc naêng cô baûn cuûa quaûn trò haønh chính – vaên phoøng noùi chung treân ñaây khi thöïc hieän ôû caùc loaïi hình toå chöùc (caùc cô quan, ñôn vò, doanh nghieäp) khaùc nhau, laïi ñöôïc theå hieän ôû nhöõng ñieåm ñaëc thuø khaùc nhau. Töø khaùc nhau veà thöïc hieän chöùc naêng cô baûn, laïi theå hieän caû söï thöïc hieän caùc nhieäm vuï khaùc nhau, cuï theå : 2.2.1- Vaên phoøng HÑND vaø UBND : - Chöùc naêng : Xuaát phaùt töø chöùc naêng laõnh ñaïo, quaûn lyù nhaø nöôùc toaøn dieän caùc maët ñôøi soáng xaõ hoäi treân ñòa baøn; töø nguyeân taéc laøm vieäc taäp theå laõnh ñaïo, caù nhaân phuï traùch; töø cheá ñoä laøm vieäc taäp theå keát hôïp cheá ñoä thuû tröôûng, chöùc naêng cuûa vaên phoøng HÑND vaø UBND ñöôïc xaùc ñònh laø tham möu toång hôïp phuïc vuï söï laõnh ñaïo, chæ ñaïo ñieàu haønh coâng taùc cuûa Thöôøng tröïc HÑND vaø Thöôøng tröïc UBND nhaèm ñaûm baûo tính thoáng nhaát, tính lieân tuïc, coù hieäu löïc vaø hieäu quaû. - Nhieäm vuï : Thöïc hieän chöùc naêng treân vaên phoøng HÑND vaø UBND phaûi thöïc hieän haøng loaït caùc nhieäm vuï trong ñoù nhieäm vuï toå chöùc thu thaäp thoâng tin, xöû lyù thoâng tin phuïc vuï cho coâng taùc quaûn lyù ñieàu haønh cuûa Thöôøng tröïc HÑND vaø Thöôøng tröïc UBND vaø baûo ñaûm cheá ñoä thoâng tin baùo caùo theo quy ñònh laø cô baûn. Caùc nhieäm vuï cuï theå khaùc bao goàm : + Xaây döïng chöông trình, keá hoaïch coâng taùc cuûa HÑND vaø UBND, theo doõi vieäc thöïc hieän. + Giuùp Thöôøng tröïc HÑND vaø Thöôøng tröïc UBND theo doõi vaø ñoân ñoác caùc cô quan, ñôn vò tröïc thuoäc UBND, UBND caáp döôùi tröïc tieáp chuaån bò caùc ñeà aùn phaùt trieån kinh teá - xaõ hoäi, caùc vaên baûn seõ ban haønh vaø 14 goùp yù kieán vaøo caùc ñeà aùn ñeå trình Thöôøng tröïc HÑND vaø Thöôøng tröïc UBND. + Toå chöùc moái quan heä coâng taùc giöõa Thöôøng tröïc HÑND vaø Thöôøng tröïc UBND vôùi Thöôøng tröïc Caáp uûy, Uyû ban Maët traän Toå quoác vaø caùc ñoaøn theå quaàn chuùng. + Toå chöùc truyeàn ñaït, phoå bieán caùc vaên baûn phaùp luaät quy phaïm phaùp luaät cuûa Trung öông vaø cuûa HÑND vaø UBND. + Quaûn lyù vieäc ban haønh vaên baûn, quaûn lyù coâng taùc vaên thö - löu tröõ. + Baûo ñaûm caùc phöông tieän laøm vieäc cho hoaït ñoäng cuûa HÑND vaø UBND. + Quaûn lyù toå chöùc, bieân cheá caùn boä coâng chöùc, kinh phí, taøi saûn cuûa Vaên phoøng HÑND – UBND. + Thöïc hieän nhöõng nhieäm vuï khaùc do Thöôøng tröïc HÑND vaø Thöôøng tröïc UBND giao. 2.2.2- Phoøng Haønh chính – quaûn trò : - Chöùc naêng : Cô sôû xaùc ñònh chöùc naêng Phoøng Haønh chính – quaûn trò xuaát phaùt töø chöùc naêng nhieäm vuï cuûa caùc ñôn vò söï nghieäp nhö tröôøng hoïc, beänh vieän, cô quan nghieân cöùu laø tröïc tieáp phuïc vuï, nghieân cöùu, khoâng laøm chöùc naêng quaûn lyù ñieàu haønh cuûa caùc cô quan nhaø nöôùc vaø xuaát phaùt töø nghóa cuûa haønh chính laø söï vuï giaáy tôø. Do ñoù, chöùc naêng cuûa phoøng haønh chính quaûn trò ñöôïc xaùc ñònh laø boä phaän giuùp vieäc cô quan, ñôn vò coù chöùc naêng giaûi quyeát nhöõng vaán ñeà söï vuï vaø giaáy tôø phuïc vuï cho hoaït ñoäng cô quan, ñôn vò, tieáp nhaän thoâng tin, xöû lyù thoâng tin vaên baûn ñeán vaø vaên baûn ñi, löu tröõ phuïc vuï khai thaùc vaø baûo ñaûm ñieàu kieän vaät chaát, phöông tieän laøm vieäc cô quan, ñôn vò. Xaùc ñònh chöùc naêng naøy, caàn phaûi coù söï phaân bieät vôùi chöùc naêng cuûa caùc phoøng ban chuyeân moân thuoäc cô quan, ñôn vò maø noù phuïc vuï ñeå laøm roõ chöùc naêng cô baûn thu thaäp thoâng tin, xöû lyù thoâng tin yeåm trôï cho laõnh ñaïo ra quyeát ñònh quaûn lyù ñieàu haønh. Chöùc naêng cuûa caùc phoøng ban chuyeân moân trong caùc ñôn vò söï nghieäp coù theå noùi laø chöùc naêng tham möu veà maët chieán löôïc, chieán thuaät trong vieäc giuùp laõnh ñaïo thöïc hieän thaåm quyeàn cuûa mình. Vì vaäy caùc phoøng ban chuyeân moân môùi chính laø nhöõng ngöôøi laøm coâng taùc thu thaäp thoâng tin, xöû lyù thoâng tin veà töøng chöùc traùch, nhieäm vuï ñöôïc phaân coâng yeåm trôï cho laõnh ñaïo ra quyeát ñònh xöû lyù, giaûi quyeát coâng vieäc phuïc vuï cuûa mình. Phoøng Haønh chính quaûn trò ngoaøi chöùc naêng mang tính söï vuï 15 giaáy tôø vaø baûo ñaûm ñieàu kieän vaät chaát vaø phöông tieän laøm vieäc cho toaøn cô quan, ñôn vò, coøn thöïc hieän vieäc thu thaäp thoâng tin, xöû lyù thoâng tin mang tính chaát thoâng tin baùo caùo, thoâng tin toång hôïp laäp chöông trình, keá hoaïch coâng taùc, thoâng tin lieân heä giao dòch haønh chính. - Nhieäm vuï : Töø phaân tích roõ chöùc naêng cuûa Phoøng Haønh chính – quaûn trò ôû moät ñôn vò söï nghieäp treân ñaây, ñeán nhieäm vuï chung mang tính phoå bieán tröôùc ñaâu thöôøng ñöôïc xaùc ñònh taäp trung vaøo moät soá coâng vieäc nhö : + Laäp chöông trình coâng taùc. + Bieân taäp vaên baûn toång hôïp (baùo caùo sô keát, toång keát), coâng vaên giaáy tôø giao dòch haønh chính, thoâng baùo. + Phuïc vuï caùc hoäi nghò, cuoäc hoïp, chuyeân ñeà coâng taùc. + Tieáp khaùch. + Quaûn lyù vaên thö – löu tröõ hoà sô. + Laõnh ñaïo quaûn lyù taøi saûn, kinh phí haønh chính. + Baûo veä cô quan. + Phuïc vuï yeâu caàu khaùc. 2.2.3- Vaên phoøng doanh nghieäp : - Chöùc naêng : Xuaát phaùt töø muïc ñích hoaït ñoäng cuûa baát cöù moät doanh nghieäp naøo laø saûn xuaát - kinh doanh thu lôïi nhuaän. Ñoàng thôøi, xuaát phaùt töø nhöõng phaân tích ôû muïc 2 treân ñaây veà chöùc naêng cô baûn quaûn trò haønh chính – vaên phoøng hieän nay, thì coù theå khaúng ñònh chaéc chaén raèng chöùc naêng cô baûn cuûa Vaên phoøng doanh nghieäp laø thu thaäp thoâng tin, xöû lyù thoâng tin yeåm trôï haønh chính cho laõnh ñaïo ra quyeát ñònh saûn xuaát - kinh doanh vaø ñieàu haønh doanh nghieäp. Chöùc naêng naøy giuùp cho caùc nhaø laõnh ñaïo doanh nghieäp ra quyeát ñònh kòp thôøi, chính xaùc, coù hieäu qua. Doanh nghieäp thaønh coâng hay thaát baïi cuõng do bôûi chöùc naêng naøy. - Nhieäm vuï : Ñeå thöïc hieän chöùc naêng thu thaäp thoâng tin, xöû lyù thoâng tin yeåm trôï haønh chính cho laõnh ñaïo ra quyeát ñònh, vaên phoøng phaûi thöïc hieän haøng loaït nhieäm vuï mang tính taùc nghieäp chuyeân moân saâu maø theo quan nieäm cuûa caùc nhaø quaûn trò hoïc trong saûn xuaát - kinh doanh taát caû nhöõng loaïi coâng vieäc 16 gì thuoäc veà thu thaäp thoâng tin, xöû lyù thoâng tin phuïc vuï cho laõnh ñaïo ra quyeát ñònh, khoâng thuoäc coâng vieäc tröïc tieáp saûn xuaát - kinh doanh laøm ra saûn phaåm hay noùi caùch khaùc laø coâng vieäc lao ñoäng giaùn tieáp ñeàu ñöôïc goïi laø coâng taùc quaûn trò haønh chính vaên phoøng (coâng taùc vaên phoøng), cuï theå laø : + Coâng taùc keá toaùn. + Coâng taùc taøi chính + Coâng taùc thoáng keâ - keá hoaïch. + Coâng taùc vieãn thoâng. + Coâng taùc in aán + Coâng taùc haønh chính + Coâng taùc xöû lyù vaên baûn. + Coâng taùc xöû lyù döõ lieäu. + Coâng taùc vaên thö - löu tröõ. + Coâng taùc toång hôïp. + Coâng taùc quaûn lyù nhaân söï. Caùc nhieäm vuï treân ñaây laïi ñöôïc taäp hôïp vaø chia ra thaønh ba nhoùm mang tính chaát thöïc hieän khaùc nhau vaø laøm tieàn ñeà cho vieäc löïa choïn moâ hình toå chöùc doanh nghieäp cho phuø hôïp. Nhoùm 1 : Nhoùm caùc nhieäm vuï coù tính chuyeân moân saâu nhö : + Coâng taùc keá toaùn. + Coâng taùc taøi chính. + Coâng taùc keá hoaïch - thoáng keâ. Nhoùm 2 : Nhoùm caùc nhieäm vuï thuoäc quy trình xöû lyù thoâng tin nhö : + Xöû lyù vaên baûn. + Vieãn thoâng. + In aán taøi lieäu. Nhoùm 3 : Nhoùm caùc nhieäm vuï thuoäc coâng taùc toång hôïp – haønh chính – nhaân söï. 2.3- Toå chöùc boä maùy laøm vieäc cuûa quaûn trò haønh chính – vaên phoøng. Toå chöùc boä maùy laøm vieäc quaûn trò haønh chính – vaên phoøng cuõng theå hieän söï khaùc nhau treân cô sôû chöùc naêng nhieäm vuï khaùc nhau cuûa moãi loaïi vaên phoøng. 17 2.3.1- Vaên phoøng HÑND vaø UBND vôùi chöùc naêng tham möu toång hôïp, phuïc vuï söï laõnh ñaïo, chæ ñaïo ñieàu haønh coâng taùc HÑND vaø UBND nhaèm ñaûm baûo tính thoáng nhaát, tính lieân tuïc vaø coù hieäu quaû thì ngoaøi caùc boä phaän nhö haønh chính, quaûn trò, keá toaùn taøi vuï coøn coù moät boä phaän cô caáu cô baûn nhaát, quan troïng nhaát phaûi laø caùc toå chuyeân vieân nghieân cöùu toång hôïp. Soá löôïng caùc toå naøy ñöôïc phaân coâng theo doõi moät hoaëc moät soá lónh vöïc cuï theå vaø phaûi laø nhöõng ngöôøi coù trình ñoä, naêng löïc, coù khaû naêng thu thaäp thoâng tin, xöû lyù thoâng tin, ñeà xuaát vôùi Thöôøng tröïc HÑND vaø Thöôøng tröïc UBND nhöõng phöông höôùng, giaûi phaùp cuï theå. 2.3.2- Vaên phoøng doanh nghieäp vôùi chöùc naêng cô baûn nhaát laø thu thaäp thoâng tin, xöû lyù thoâng tin yeåm trôï haønh chính cho laõnh ñaïo ra quyeát ñònh kòp thôøi chính xaùc, coù hieäu quaû, vaên phoøng doanh nghieäp phaûi thöïc hieän haøng loaït nhieäm vuï mang tính taùc nghieäp, chuyeân moân saâu. Vaên phoøng doanh nghieäp phaûi taäp trung hình thaønh caùc cô caáu hôïp lyù theo tính chaát chuyeân moân saâu cuûa töøng nhieäm vuï nhö keá toaùn – taøi chính, keá hoaïch – thoáng keâ, quaûn lyù nhaân söï, haønh chính toång hôïp, v.v… nhöõng cô caáu naøy seõ laø cô sôû cho vieäc löïa choïn moâ hình toå chöùc hôïp lyù cuûa vaên phoøng doanh nghieäp theo quy moâ vaø phaïm vi hoaït ñoäng. Coù ba moâ hình quaûn trò haønh chính – vaên phoøng maø doanh nghieäp coù theå löïa choïn. - Moâ hình taäp trung. Ñaëc tröng cuûa moâ hình naøy laø taát caû caùc nhieäm vuï thuoäc vieäc thöïc hieän chöùc naêng thu thaäp thoâng tin, xöû lyù thoâng tin yeåm trôï haønh chính cho laõnh ñaïo ra quyeát ñònh ñeàu ñöôïc taäp trung veà vaên phoøng, caùc boä phaän, caùc phoøng ban thuoäc vaên phoøng ñöôïc phaân coâng thöïc hieän 11 nhieäm vuï chung hay chia theo töøng nhoùm coâng vieäc. Moâ hình naøy ñöôïc aùp duïng cho caùc haõng, caùc coâng ty, caùc taäp ñoaøn lôùn. - Moâ hình 2 : Kieåu phaân toaùn. Ñaëc tröng cuûa moâ hình naøy laø taát caû caùc nhieäm vuï thöïc hieän chöùc naêng thu thaäp thoâng tin, xöû lyù thoâng tin yeåm trôï haønh chính cho laõnh ñaïo ra quyeát ñònh ñeàu do caùc phoøng, ban, khoái ñôn vò tröïc thuoäc toång coâng ty thöïc hieän. Taïi Toång coâng ty chæ coù moät boä phaän nhoû goïi laø vaên phoøng toång giaùm ñoác thöïc hieän chöùc naêng dòch vuï phuïc vuï cho laõnh ñaïo cuûa ban giaùm ñoác toång coâng ty vaø giöõ con daáu. Moâ hình kieåu phaân taùn naøy ñöôïc aùp duïng phoå bieán trong caùc doanh nghieäp dòch vuï - kinh doanh nhö nhaø haøng thöông maïi vaø dòch vuï. - Moâ hình 3 : Kieåu moät nöûa taäp trung, moät nöûa phaân taùn. 18 Ñaëc tröng cuûa kieåu moâ hình naøy laø nhöõng nhieäm vuï thuoäc chuyeân moân saün ñöôïc taùch ra thaønh caùc phoøng, ban chöùc naêng rieâng nhö : Phoøng keá toaùn – taøi vuï, phoøng keá hoaïch – thoáng keâ, phoøng quaûn trò nhaân söï. Caùc nhieäm vuï coøn laïi nhö coâng taùc vieãn thoâng, coâng taùc vaên thö - löu tröõ, xöû lyù vaên baûn, coâng taùc toång hôïp, coâng taùc quaûn trò ñöôïc taäp hôïp laïi thaønh phoøng haønh chính - quaûn trò. Moâ hình naøy thöôøng ñöôïc aùp duïng cho caùc xí nghieäp, coâng ty nhoû. Caùc phoøng chöùc naêng laøm tham möu cho laõnh ñaïo. Phoøng Haønh chính – quaûn trò giaûi quyeát nhöõng vaán ñeà söï vuï giaáy tôø cho toaøn boä hoaït ñoäng cuûa coâng ty, xí nghieäp. 2.3.3- Phoøng Haønh chính quaûn trò vôùi chöùc naêng giaûi quyeát nhöõng vaán ñeà söï vuï vaø giaáy tôø phuïc vuï cho hoaït ñoäng cuûa cô quan thì toå chöùc boä maùy laøm vieäc raát ñôn giaûn thöôøng bao goàm hai boä phaän : Haønh chính vaø boä phaän Quaûn trò. 2.4- Naêng löïc, phaåm chaát cuûa quaûn trò vieân haønh chính – vaên phoøng. Xuaát phaùt töø nhaän thöùc tính taát yeáu khaùch quan cuûa hoaït ñoäng haønh chính – vaên phoøng vaø quaûn trò haønh chính – vaên phoøng, trong hoaït ñoäng quaûn trò caùc toå chöùc (cô quan, ñôn vò, doanh nghieäp) daãn ñeán vieäc xaùc ñònh chöùc naêng, nhieäm vuï cuûa quaûn trò haønh chính – vaên phoøng moät caùch khoa hoïc, nhaát laø ñöùng tröôùc moät theá giôùi vôùi nhöõng ñaëc ñieåm ñaõ neâu treân vaø ñaëc bieät laø nhaän thöùc veà vai troø cuûa khoa hoïc quaûn trò hieän ñaïi ñaõ hình thaønh moät nhaän thöùc môùi veà quaûn trò haønh chính – vaên phoøng. Ñoù laø muoán hoaøn thaønh chöùc naêng, nhieäm vuï cô baûn cuûa quaûn trò haønh chính – vaên phoøng laø thu thaäp thoâng tin, xöû lyù thoâng tin yeåm trôï haønh chính cho laõnh ñaïo trong quaûn lyù ñieàu haønh vaø thöïc hieän caùc dòch vuï phuïc vuï cho laõnh ñaïo, cho taát caû caùc boä phaän, trong toå chöùc (cô quan, ñôn vò) cho caùn boä nhaân vieân ñoøi hoûi caùc nhaø quaûn trò haønh chính – vaên phoøng phaûi coù naêng löïc, trình ñoä, phaåm chaát töông xöùng ñeå coù theå ñaùp öùng yeâu caàu hình thaønh, xaây döïng vaø phaùt trieån vaên phoøng hieän ñaïi treân con ñöôøng ñoåi môùi phaùt trieån kinh teá - xaõ hoäi ôû nöôùc ta. Nhöõng tieâu chuaån, phaåm chaát cuûa quaûn trò vieân vaên phoøng ñöôïc cuï theå hoaù nhö sau : - Phaûi ñöôïc ñaøo taïo kieán thöùc toång quaùt veà quaûn tri vaø ñaøo taïo chuyeân moân veà quaûn trò haønh chính - vaên phoøng. - Coù khaû naêng thöïc hieän nhieäm vuï ñöôïc giao, bieát uyû nhieäm coâng taùc cho caáp döôùi. - Coù khaû naêng höôùng daãn ngieäp vuï chuyeân moân cho nhaân vieân döôùi quyeàn. 19 - Coù khaû naêng nghieân cöùu khoa hoïc quaûn trò haønh chính – vaên phoøng nhaèm hôïp lyù hoaù coâng vieäc. - Gaàn guûi, hoøa ñoàng vôùi nhaân vieân nhaèm naém thoâng tin hai chieàu (treân xuoáng vaø ngöôïc laïi), taïo ra ñöôïc khoâng khí thaân thieän trong cô quan, ñôn vò. - Coù oùc khoâi haøi nhaèm laøm dòu tình huoáng caêng thaúng. - Phong caùch laøm vieäc lòch söï, kheùo ngoaïi giao (coù yù nghóa trong vieäc giaønh ñöôïc söï hoã trôï, hôïp taùc cuûa ngöôøi khaùc). - Kieàm cheá xuùc ñoäng bôûi coâng chöùc, nhaân vieân cuûa boä phaän haønh chính, vaên phoøng deã bò kích ñoäng, chæ trích, pheâ phaùn, do ñoù phaûi bieát töï kieàm cheá ñeå giöõ ñöôïc söï bình tónh trong moïi tình huoáng keå caû nhöõng tình huoáng xaáu, töôûng chöøng coù xung ñoät xaûy ra. - Töï tin trong coâng vieäc xöû lyù thoâng tin phuïc vuï, ñaûm baûo raèng laõnh ñaïo, chuyeân vieân khaùc xöû lyù cuõng nhö vaäy (nhaát laø nhöõng vieäc coù tính böùc xuùc). - Coù oùc phaùn ñoaùn – thu thaäp döõ kieän caàn thieát, phaân tích thoâng tin ñeå hoã trôï cho caùc boä phaän khaùc. - Khaû naêng noùi. Nhaø quaûn trò haønh chính phaûi bieát aên noùi nhaèm thuyeát phuïc caáp treân, ñoàng nghieäp vaø caáp döôùi chaáp nhaän nhöõng thuû tuïc môùi, caùc phöông phaùp haønh chính môùi. 2.5. Vaên phoøng hieän ñaïi : Moät vaên phoøng hieän ñaïi laø moät vaên phoøng vôùi caáu truùc goàm ba boä phaän caáu thaønh vôùi yeâu caàu cao veà kyõ thuaät vaø chaát löôïng nhaèm naâng cao hieäu quaû thöïc hieän chöùc naêng quaûn trò haønh chính – vaên phoøng ñaùp öùng yeâu caàu ngaøy caøng cao cuûa caùc nhaø quaûn trò toå chöùc (cô quan, ñôn vò) trong nhöõng ñaëc ñieåm cuûa theá giôùi ngaøy nay. Caáu truùc vaên phoøng hieän ñaïi vôùi ba boä phaän caáu thaønh cuï theå laø : 2.5.1- Trang thieát bò kyõ thuaät cao. Trang thieát bò kyõ thuaät ñöôïc xem laø thaønh phaàn “caùch maïng” nhaát vì chính trang thieát bò kyõ thuaät ñöôïc ñaàu tö phaùt trieån ñaït trình ñoä khoa hoïc coâng ngheä hieän ñaïi, keát hôïp vôùi coâng thaùi hoïc taïo tieàn ñeà cho hai boä phaän caáu thaønh khaùc laø con ngöôøi laøm quaûn trò - vaên phoøng vaø caùc nghieäp vuï haønh chính – vaên phoøng tieán leân nhöõng naác thang môùi treân con ñöôøng hieän ñaïi hoùa vaø ñieän töû hoaù. 2.5.2- Con ngöôøi laøm vieäc vaên phoøng. 20