Tài liệu định biên trong cơ quan hành chính nhà nước nghiên cứu trường hợp sở nội vụ tỉnh bến tre đến năm 2020

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH NGUYỄN VĂN NHÂN CHUYÊN NGÀNH: CHÍNH SÁCH CÔNG MÃ SỐ: 60340402 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN QUỐC KHANH TP. Hồ Chí Minh, năm 2015 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu độc lập của bản thân với sự giúp đỡ nhiệt tình của người hướng dẫn khoa học. Những thông tin, số liệu được trích dẫn trong luận văn do tôi thu thập và sử dụng đều được nêu nguồn gốc rõ ràng. Kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào khác. Tôi xin chịu trách nhiệm về nội dung luận văn. Tác giả Nguyễn Văn Nhân DANH MỤC CỤM TỪ VIẾT TẮT ILO (International Labour Organnization): Tổ chức Lao động Quốc tế ISO (International Organnization for Standardization): Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế HĐND: Hội đồng nhân dân UBND: Ủy ban nhân dân BHXH: Bảo hiểm xã hội HVHC: Học viện hành chính CBCC: Cán bộ, công chức CVCC: Chuyên viên cao cấp CVC: Chuyên viên chính CV: Chuyên viên CS: Cán sự DANH MỤC BẢNG, HÌNH VẼ Trang Bảng 3.1. Toàn cảnh nhân sự Sở Nội vụ Bến Tre ..................................................... 34 Hình 3.1. Nhân sự theo trình độ ................................................................................ 35 Hình 3.2. Nhân sự theo độ tuổi ................................................................................. 35 Hình 3.3. Nhân sự theo giới tính ............................................................................... 36 Hình 3.4. Nhân sự theo ngạch lương hiện hưởng ..................................................... 36 Hình 3.5. Nhân sự theo chức vụ ................................................................................ 37 Hình 3.6. Nhân sự theo trình độ lý luận chính trị ..................................................... 37 Hình 3.7. Nhân sự theo trình độ quản lý nhà nước ................................................... 38 Bảng 3.5. Thống kê số lượng công việc của từng vị trí ............................................ 51 Bảng 4.1. Tổng thời gian hoàn thành công việc của các đơn vị .............................. 58 Bảng 4.2. Tổng thời gian hoàn thành công việc của các đơn vị (sau khi làm việc cụ thể ) ................................................................................................... 59 Bảng 4.3. Kết quả định biên ...................................................................................... 60 Bảng 4.4. So sánh kết quả định biên giữa phương pháp định mức lao động tổng hợp theo định biên và phương pháp xác định vị trí việc làm .......................................... 61 Bảng 5.1. Đề xuất điều chuyển nhân sự giữa các đơn vị .......................................... 64 Bảng 5.2. Nhân sự đề xuất sau khi sáp nhập, chia tách các đơn vị theo kết quả định biên ............................................................................................................................ 68 Bảng 5.3. Toàn cảnh nhân sự cơ hữu Sở Nội vụ đến năm 2020 ............................... 69 Bảng 5.4. Đề xuất cơ cấu ngạch công chức giai đoạn 2016-2020 ............................ 70 Bảng 5.5. Đề xuất cơ cấu ngạch công chức giai đoạn 2016-2020 (sau khi sáp nhập, chia tách) ................................................................................................................... 71 MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CỤM TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG, HÌNH VẼ Trang CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU .................................... 1 1.1. Giới thiệu.............................................................................................................. 1 1.2. Mục tiêu của đề tài ............................................................................................... 5 1.3. Phạm vi thực hiện ................................................................................................. 5 1.4. Căn cứ thực hiện .................................................................................................. 5 1.5. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................................... 7 1.5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu ...................................................................... 7 1.5.2. Phương pháp xử lý dữ liệu .......................................................................... 7 1.5.3. Phương pháp chuyên gia ............................................................................. 7 1.6. Cấu trúc luận văn ................................................................................................. 8 Kết luận chương 1 ....................................................................................................... 8 CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT ......................................................................... 9 2.1. Các vấn đề chung về định mức lao động ............................................................. 9 2.1.1. Khái niệm .................................................................................................... 9 2.1.2. Các nguyên tắc định mức lao động ........................................................... 11 2.1.3. Các loại định mức lao động ....................................................................... 12 2.2. Ý nghĩa, tác dụng của công tác định mức lao động trong tổ chức ..................... 15 2.2.1. Định mức lao động là biện pháp quan trọng để tăng năng suất và hạ giá thành sản phẩm .................................................................................................... 15 2.2.2. Định mức lao động hợp lý có tác động nâng cao hiệu quả công tác chiến lược và kế hoạch .................................................................................................. 16 2.2.3. Định mức lao động là cơ sở để tổ chức lao động khoa học ....................... 16 2.2.4. Định mức lao động là cơ sở để thực hiện nguyên tắc phân phối theo lao động ..................................................................................................................... 17 2.2.5. Định mức lao động trên thế giới ................................................................ 18 2.3. Phương pháp định mức lao động tổng hợp theo định biên ................................ 21 2.3.1. Nguyên tắc ................................................................................................. 21 2.3.2. Phương pháp xác định mức lao động tổng hợp theo định biên ................. 21 2.3.3. Tổng hợp mức lao động định biên chung của doanh nghiệp..................... 22 2.4. Quan niệm chung về định biên .......................................................................... 23 2.4.1. Biên chế ..................................................................................................... 23 2.4.2. Định biên ................................................................................................... 24 2.4.3. Vị trí của định biên .................................................................................... 24 2.4.4. Mục đích, ý nghĩa của việc định biên ........................................................ 24 2.5. Định biên trong các cơ quan hành chính nhà nước ............................................ 25 2.5.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến định biên của cơ quan nhà nước ..................... 25 2.5.2. Vai trò, tầm quan trọng của công tác định biên trong các cơ quan hành chính nhà nước..................................................................................................... 29 2.5.3. Nguyên tắc định biên trong các cơ quan hành chính nhà nước ................. 30 Kết luận chương 2 ..................................................................................................... 32 CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG NHÂN SỰ, KHỐI LƯỢNG VÀ YÊU CẦU CÔNG VIỆC CỦA SỞ NỘI VỤ ............................................................................ 34 3.1. Toàn cảnh nhân sự.............................................................................................. 34 3.2. Phân tích, đánh giá ............................................................................................. 34 3.3. Khái quát chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Sở Nội vụ ...................... 38 3.3.1. Văn phòng Sở Nội vụ ................................................................................ 39 3.3.2. Phòng Tổ chức – Công chức ..................................................................... 39 3.3.3. Phòng Xây dựng chính quyền ................................................................... 39 3.3.4. Phòng Đào tạo ........................................................................................... 40 3.3.5. Phòng Cải cách hành chính ....................................................................... 40 3.3.6. Thanh tra Sở Nội vụ .................................................................................. 40 3.3.7. Phòng Tổ chức phi chính phủ và công tác thanh niên ............................... 40 3.4. Nhiệm vụ và khối lượng công việc cụ thể ......................................................... 40 3.4.1. Ban Giám đốc ............................................................................................ 40 3.4.2. Văn phòng Sở Nội vụ ................................................................................ 41 3.4.3. Phòng Tổ chức – Công chức ..................................................................... 43 3.4.4. Phòng Xây dựng chính quyền ................................................................... 45 3.4.5. Phòng Đào tạo ........................................................................................... 46 3.4.6. Thanh tra Sở Nội vụ .................................................................................. 48 3.4.7. Phòng Cải cách hành chính ....................................................................... 48 3.4.8. Phòng Tổ chức phi chính phủ và công tác thanh niên ............................... 49 3.5. Thống kê số lượng công việc của từng vị trí...................................................... 51 3.6. Khung năng lực tối thiểu chung đối với từng vị trí............................................ 52 3.6.1. Giám đốc .................................................................................................... 53 3.6.2. Phó Giám đốc ............................................................................................ 53 3.6.3. Trưởng phòng ............................................................................................ 53 3.6.4. Phó Trưởng phòng ..................................................................................... 53 3.6.5. Chuyên viên ............................................................................................... 54 3.6.6. Cán sự ........................................................................................................ 54 3.6.7. Nhân viên lái xe ......................................................................................... 54 3.6.8. Nhân viên bảo vệ ....................................................................................... 54 3.6.9. Nhân viên tạp vụ ........................................................................................ 54 Kết luận chương 3 ..................................................................................................... 55 CHƯƠNG 4. MÔ HÌNH, KẾT QUẢ ĐỊNH BIÊN .............................................. 56 4.1. Quan điểm định biên .......................................................................................... 56 4.2. Mô hình định biên .............................................................................................. 57 4.3. Kết quả định biên ............................................................................................... 60 4.4. So sánh kết quả định biên giữa phương pháp định mức lao động tổng hợp theo định biên và phương pháp xác định vị trí việc làm ......................................... 61 Kết luận chương 4 ..................................................................................................... 62 CHƯƠNG 5. KIẾN NGHỊ...................................................................................... 63 5.1. Về số lượng nhân sự ........................................................................................... 63 5.2. Về cơ cấu ngạch ................................................................................................. 69 Kết luận chương 5 ..................................................................................................... 72 Kết luận đề tài nghiên cứu ........................................................................................ 73 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................. 74 PHỤ LỤC TÓM TẮT ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU Mục tiêu của Đề tài “Định biên trong cơ quan hành chính nhà nước: Nghiên cứu trường hợp Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre đến năm 2020” là xác định cơ cấu, nhân sự tối ưu của các phòng thuộc Sở Nội vụ Bến Tre giai đoạn 2016 - 2020 (trong điều kiện thực trạng nhân sự hiện tại). Nhằm khắc phục tình trạng mất cân đối về nhân sự, góp phần xây dựng nền công vụ chuyên nghiệp, năng động, nhưng vẫn đảm bảo tính ổn định và điều quan trọng là làm cơ sở cho việc tuyển dụng, đào tạo, phát triển…và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Sở Nội vụ Bến Tre giai đoạn 2016 - 2020. Đồng thời, nếu được sự đồng thuận cao, tác giả sẽ đề xuất cơ quan có thẩm quyền nhân rộng mô hình định biên này trong tất cả các cơ quan hành chính nhà nước. Để giải quyết vấn đề, tác giả sử dụng phương pháp tiếp cận hệ thống và phân tích định tính (thống kê mô tả và biện luận); dựa trên lý thuyết định mức lao động, định biên trong cơ quan hành chính nhà nước và kinh nghiệm hơn 10 năm làm công tác tổ chức. Kết quả nghiên cứu cho thấy số lượng nhân sự tối ưu cho Sở Nội vụ giai đoạn 2016 – 2020 là 29 nhân sự so với nhân sự hiện hữu là 41(dư 12 nhân sự). Điều này có nghĩa là Sở Nội vụ sẽ không tuyển dụng thêm nhân sự cho các đơn vị trong thời gian tới mà nâng cao việc sử dụng hiệu quả đội ngũ nhân sự hiện tại (trừ những trường hợp đặc biệt do yêu cầu của công việc); tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý điều hành; thực hiện điều động nhân sự giữa các đơn vị; luân chuyển, biệt phái nhân sự về cơ sở để đảm bảo phát huy đúng chuyên môn, sở trường của người lao động. Ngoài ra, tác giả còn đề xuất cơ cấu ngạch công chức theo hướng hợp lí; đề xuất sáp nhập, chia tách các đơn vị cho phù hợp với cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ. Cuối cùng, mô hình định biên của đề tài nghiên cứu này chỉ phù hợp cho giai đoạn 2016 - 2020, ở giai đoạn tiếp theo chắc chắn cần phải đánh giá lại chất lượng đội ngũ công chức Sở Nội vụ trên cơ sở xem xét chức năng, nhiệm vụ và khối lượng công việc hiện tại để xây dựng mô hình nhằm xác định số lượng nhân sự cần thiết cho Sở Nội vụ một cách tối ưu và khoa học nhất./. -1Chƣơng 1 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1. Giới thiệu Thời gian gần đây, trên các phương tiện thông tin đại chúng, có rất nhiều bài viết nói về chuyện năng suất lao động của Việt Nam thấp. Theo công bố của Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO), năng suất lao động của Việt Nam năm 2013 thuộc nhóm thấp nhất khu vực Châu Á-Thái Bình Dương; thấp hơn Singapore 15 lần; thấp hơn Nhật Bản 11 lần; thấp hơn Hàn Quốc 10 lần; chỉ bằng 1/5 so với Malaysia và 2/5 so với Thái Lan. Hiện tại, năng suất lao động của Việt Nam thấp hơn Indonesia 10 lần, Malaysia 20 lần, Thái Lan 30 lần và Nhật Bản tới 135 lần. Năng suất lao động của Việt Nam chỉ bằng 61% mức lao động bình quân của các nước ASEAN, chỉ cao hơn Myanmar và Campuchia. Câu hỏi đặt ra là nguyên nhân nào làm cho năng suất lao động của Việt Nam thấp?. Tổ chức ILO đánh giá khoảng 80% nhân viên văn phòng ở Việt Nam thiếu kỹ năng; tỷ lệ này ở lao động kỹ thuật là 83% và lao động phổ thông là 40%. Tuy nhiên, cũng theo công bố của Tổ chức ILO, nếu như tăng trưởng lương toàn cầu thường thấp hơn tăng năng suất lao động, thì tại Việt Nam hoàn toàn tương phản. Theo Tổng Giám đốc ILO (Guy Ryder), trái ngược với tình hình trên toàn cầu, ở Việt Nam, tiền lương danh nghĩa trung bình tăng 26,8% mỗi năm trong giai đoạn 2006-2010. Ngay cả khi lạm phát ở mức cao, tiền lương thực tế vẫn tăng 12,6% hàng năm. Tốc độ tăng trưởng tiền lương danh nghĩa và tiền lương thực tế ở Việt Nam lại cao hơn tốc độ tăng năng suất lao động ít nhất ba lần. Có rất nhiều bài viết đưa ra nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn đến năng suất lao động của Việt Nam thấp, tùy theo quan điểm nhận xét của từng chuyên gia. Tuy nhiên, các nguyên nhân chính có thể kể đến là: chất lượng nguồn nhân lực thấp (tỷ lệ lao động đã qua đào tạo có bằng cấp của Việt Nam chưa đến 20% trong khi của Singapore là gần 80%); công nghệ lạc hậu; quản lý lao động kém; phân bổ, bố trí, sử dụng lao động chưa hợp lý; tỷ lệ lao động nông nghiệp còn cao; lao động luân chuyển thường xuyên…và điều quan trọng là cơ chế, chính sách về lao động chưa được cải tiến và hoàn thiện. -2Những số liệu nêu trên cho ta thấy năng suất lao động nói chung của Việt Nam còn thấp. Thế còn năng suất lao động nói riêng trong khu vực hành chính công thì sao?. Trong những năm qua, chủ trương của Đảng và Nhà nước ta là sắp xếp lại lao động phù hợp theo hướng tinh giản biên chế, nhằm nâng cao hiệu quả công tác, tăng năng suất lao động. Tuy nhiên, thực tế cho thấy hiệu quả công tác này chưa cao do việc thực hiện chưa đồng bộ và thiếu quyết liệt. Bộ máy hành chính luôn có xu hướng phình to, “lạm phát” nhiều vị trí, chức danh, hiệu quả hoạt động không cao, là rào cản lớn cho sự phát triển, tạo gánh nặng cho xã hội, ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất lao động và thu nhập của người lao động. Minh chứng cho vấn đề này, nhiều chuyên gia đã chỉ ra rằng để làm ra một đơn vị điện, nhiều nước chỉ cần 2,5 lao động còn Việt Nam là 20-50 lao động, đáng ra chỉ cần nhận 2-3 người để làm một công việc nào đó thì có khi nhận đến 20 người. Tại sao như vậy? Nguyên nhân chính là do quan niệm tổ chức lao động. Câu nói “Con ông cháu cha” vẫn đúng trong giai đoạn hiện nay, chính điều này làm cho bộ máy nhà nước thêm nặng nề, cồng kềnh và hoạt động kém hiệu quả. Tại trụ sở Chính phủ, chiều ngày 25/01/2013, đã diễn ra cuộc họp thứ nhất Ban Chỉ đạo Đề án đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức, Phó Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc phát biểu: “Tình trạng chạy công chức vẫn diễn ra, do chế độ thi cử đầu vào bất cập. Trong bộ máy hành chính của chúng ta, có tới 30% số công chức không có cũng được, bởi họ làm việc theo kiểu sáng cắp ô đi, tối cắp về, không đem lại bất cứ thứ hiệu quả nào”. Đó là chưa kể có một bộ phận thoái hóa, biến chất gây phiền hà, nhũng nhiễu. Nhận định này đã có từ lâu nay. Tuy nhiên, vấn đề là làm sao loại ra khỏi bộ máy nhà nước 30% số công chức này?. Qua đó ta thấy rõ ràng, con người là yếu tố quyết định đến năng suất lao động của một quốc gia hay một tổ chức nào đó. Trong bất kỳ một tổ chức nào trên thế giới cũng như ở Việt Nam, việc phát triển và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực như thế nào cho hiệu quả ngày càng trở nên quan trọng và cấp thiết. Nguồn nhân lực đã trở thành nguồn lực tối quan trọng đối với sự thành bại của một tổ chức. Phát triển và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực càng đặc biệt quan trọng hơn đối với các cơ quan hành chính nhà nước trong giai đoạn hiện nay. Tri thức và -3nguồn vốn con người là động lực chủ yếu trong quá trình phát triển và hoàn thiện của tất cả các cơ quan hành chính nhà nước. Việc phát triển và nâng cao chất lượng nguồn lực có ý nghĩa đặc biệt quan trọng như vậy cũng đồng nghĩa với việc đem đến cho các cơ quan hành chính nhà nước một thách thức không nhỏ. Đó là làm sao để xác định được một cơ cấu, số lượng nhân sự cần thiết, đảm bảo số cán bộ, công chức hoàn thành chất lượng cao nhiệm vụ được giao, đồng thời không ngừng vươn lên nâng cao trình độ với điều kiện đời sống vật chất và tinh thần tương xứng trong điều kiện ngân sách nhà nước là có hạn. Trước bối cảnh như vậy, trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã có nhiều giải pháp nhằm tối ưu hóa số lượng cán bộ, công chức, để góp phần giảm chi ngân sách tiền lương và nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước. Tuy nhiên, các giải pháp đưa ra còn thiếu cơ sở khoa học. Cụ thể là chưa có phương pháp khoa học để xác định số lượng nhân sự cần thiết trong các cơ quan hành chính nhà nước. Điển hình như Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre, cho đến nay vẫn chưa tìm ra mô hình khoa học để xác định số lượng nhân sự cần thiết phân bổ hợp lý cho các phòng thuộc Sở. Từ đó làm cơ sở quan trọng cho việc tuyển dụng, đào tạo, phát triển…và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực giai đoạn 2016 - 2020. Trên thực tế, việc phân bổ biên chế cho các phòng thuộc Sở thời gian qua còn mang tính chất cảm tính, chưa có cơ sở khoa học, dẫn đến sự so bì về số lượng nhân sự giữa các phòng. Đây là vấn đề làm cho Đảng ủy và Ban Giám đốc Sở Nội vụ Bến Tre đau đầu và trăn trở. Mặc dù gần đây, Bộ Nội vụ đã có các văn bản hướng dẫn xác định vị trí việc làm, nhằm tạo ra cơ sở để xác định biên chế (định biên). Tuy nhiên, qua thực tế hơn 02 năm triển khai, thực hiện, mọi người đều nhận thấy phương pháp hướng dẫn của Bộ Nội vụ vẫn chưa đủ cơ sở, khó thực hiện và hầu hết các đơn vị sau khi xây dựng xong đề án vị trí việc làm thì số nhân sự định biên đều không đổi hoặc tăng hơn so với số nhân sự hiện tại, trong khi đó chức năng, nhiệm vụ thì không tăng. Nhận thấy, đây là vấn đề gây ra nhiều khó khăn trong công tác quản lý nhân sự, cần phải được can thiệp giải quyết bằng chính sách từ phía cơ quan nhà nước có -4thẩm quyền. Như vậy, để xác định được số lượng nhân sự cần thiết co một tổ chức nhà nước, không còn cách nào khác là phải tìm ra phương pháp định biên một cách khoa học trên cơ sở vận dụng lý thuyết về định mức lao động trong kinh tế và so sánh, kết hợp với các phương pháp định biên trong cơ quan hành chính nhà nước. Xuất phát từ thực tế nêu trên, việc xây dựng đề tài nghiên cứu “Định biên trong cơ quan hành chính nhà nƣớc: Nghiên cứu trƣờng hợp Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre đến năm 2020” là rất cần thiết, phù hợp với xu hướng chung, cũng như chủ trương của Đảng ủy và Ban Giám đốc Sở Nội vụ Bến Tre trong thời gian tới. Tuy nhiên, đề tài nghiên cứu cũng có những hạn chế nhất định có thể biết trước như: chắc chắn sẽ có một vài công chức định mức thời gian thực hiện chưa chính xác, liệt kê thiếu công việc, cũng như thống kê số lần thực hiện công việc trung bình trong năm còn mang tính gợi nhớ; chưa tính toán triệt để thời gian cần thiết để thực một số công việc như: mở máy vi tính, sắp xếp hồ sơ, trao đổi công việc, giúp đỡ đồng nghiệp, đi họp, đi công tác, đi học tập, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, nghỉ giải lao, nghe điện thoại, nhu cầu tự nhiên, tiếp khách…Cũng như chưa trừ các khoảng thời gian lãng phí như: nghỉ làm do mất điện, máy vi tính bị hỏng, đi muộn về sớm, nói chuyện, làm việc riêng…Do không tính toán được hết những hao phí thời gian cần thiết và thời gian lãng phí nên kết quả định biên chấp nhận sai số 10% thiên lệch về mặt thời gian. Nhưng nếu ước tính tổng thời gian lãng phí của một công chức trong một năm so với tổng thời gian mà nhà nước quy định phải làm việc là không đáng kể nên kết quả định biên theo mô hình của đề tài này hoàn toàn có thể chấp nhận được. Thiết nghĩ, tuy đây mới chỉ là nghiên cứu thực nghiệm, mang tính thí điểm, nhưng phương pháp nghiên cứu có thể nói là cụ thể, rõ ràng, áp dụng công thức tính toán tương đối hợp lý. Do đó, đề tài hoàn toàn có thể được nhân rộng và áp dụng cho tất cả các cơ quan, đơn vị hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập trong thời gian tới. -51.2. Mục tiêu của đề tài Mục tiêu của đề tài là: 1. Xây dựng mô hình định biên trong cơ quan hành chính nhà nước để xác định số lượng nhân sự cần thiết cho một tổ chức hành chính nhà nước. 2. Gợi ý các giải pháp nhằm khắc phục tình trạng mất cân đối về nhân sự, góp phần xây dựng nền công vụ chuyên nghiệp, năng động, nhưng vẫn đảm bảo tính ổn định và điều quan trọng là làm cơ sở cho việc tuyển dụng, đào tạo, phát triển…và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. 1.3. Phạm vi thực hiện Phạm vi nghiên cứu và nội dung của đề tài tập trung vào việc xác định cơ cấu và tìm ra công thức để tính số lượng nhân sự cần thiết cho các phòng thuộc Sở Nội vụ trong điều kiện chức năng, nhiệm vụ và khối lượng công việc của từng phòng. Đề tài sẽ không tập trung phân tích hiện trạng, mà đi sâu nghiên cứu xây dựng mô hình xác định số lượng nhân sự cần thiết cho mỗi phòng thuộc Sở Nội vụ giai đoạn 2016 - 2020. Đề tài nghiên cứu chỉ mang tính thực nghiệm nên các đơn vị trực thuộc Sở Nội vụ như: Ban Thi đua – Khen thưởng, Ban Tôn giáo và Chi cục Văn thư – lưu trữ không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài này. Tuy nhiên, nếu được sự đồng thuận cao, tác giả sẽ đề xuất cơ quan có thẩm quyền nhân rộng mô hình định biên này trong tất cả các cơ quan nhà nước. 1.4. Căn cứ thực hiện Đề tài “Định biên trong cơ quan hành chính nhà nƣớc: Nghiên cứu trƣờng hợp Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre đến năm 2020” dựa trên các căn cứ sau: Về căn cứ pháp lý:  Bộ Luật lao động, số 10/2012/QH13, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 05 năm 2013;  Nghị định số 49/2013/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Bộ Luật lao động về tiền lương;  Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04 tháng 4 năm 2014 của Chính phủ Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; -6 Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 24 tháng 4 năm 2013 của Chính phủ về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức;  Thông tư số 05/2013/TT-BNV ngày 25 tháng 6 năm 2013 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thực hiện Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 24 tháng 4 năm 2013 của Chính phủ về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức;  Quyết định số 1557/QĐ-TTg ngày 18/10/2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt đề án “Đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức”;  Thông tư số 06/2005/TT-BLĐTBXH ngày 05 tháng 01 năm 2005 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội Hướng dẫn phương pháp xây dựng định mức lao động trong các công ty nhà nước theo Nghị định số 206/2004/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2004 của Chính phủ;  Quyết định số 1898/QĐ-UBND ngày 30 tháng 9 năm 2008 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre. Về điều kiện thực tế:  Quyết định số 391/QĐ-SNV ngày 19 tháng 12 năm 2008 của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Sở Nội vụ;  Đề án vị trí việc làm theo Thông tư số 05/2013/TT-BNV ngày 25 tháng 6 năm 2013 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thực hiện Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 24 tháng 4 năm 2013 của Chính phủ về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức;  Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng công chức Sở Nội vụ Bến Tre giai đoạn 2015 – 2020; Kế hoạch cải cách hành chính giai đoạn 2015 – 2020;  Kế hoạch phân bổ biên chế, hợp đồng lao động năm 2014;  Mục tiêu chất lượng của Sở Nội vụ “Tin gọn, dân chủ, công bằng và không ngừng phục vụ”; Số nhân sự thực tế tại Sở Nội vụ. -7Ngoài căn cứ pháp lý và điều kiện thực tế, tác giả tiếp cận chủ yếu dựa trên lý thuyết định mức lao động và định biên trong cơ quan hành chính nhà nước để giải quyết vấn đề cần nghiên cứu sẽ được trình bày cụ thể tại Chương 2. 1.5. Phƣơng pháp nghiên cứu Nội dung nghiên cứu của đề tài chưa được tác giả (nhóm tác giả) nào nghiên cứu trước đây cũng như chưa có tài liệu chính thức nào cung cấp mô hình phục vụ cho nội dung nghiên cứu của đề tài này. Do vậy, phương pháp tiếp cận hệ thống và phân tích định tính (thống kê mô tả và biện luận) sẽ được sử dụng để giải quyết vấn đề trong đề tài này, cụ thể như sau: 1.5.1. Phƣơng pháp thu thập dữ liệu Sử dụng dữ liệu sẵn có về nhân sự, đề án xác định vị trí việc làm, các quy trình ISO của các phòng, các báo cáo nhân sự, số lượng văn bản đến, văn bản đi…được lưu trữ tại Văn phòng và Phòng Tổ chức – Công chức của Sở Nội vụ. Đồng thời sử dụng phương pháp trực tiếp phỏng vấn tay đôi và thảo luận nhóm với từng phòng để đưa ra kết luận cuối cùng. 1.5.2. Phƣơng pháp xử lý dữ liệu Dùng biểu mẫu thống kê số liệu để phân tích, đánh giá và đưa ra nhận xét. Tổng hợp các dữ liệu sơ cấp và thứ cấp áp dụng vào công thức để cho kết quả cần thiết. 1.5.3. Phƣơng pháp chuyên gia Tác giả đã xin ý kiến qua điện thoại, email những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực công tác nhân sự như: Vụ Tiền lương, Vụ Tổ Công chức viên chức – Bộ Nội vụ, một số Giảng viên Học viện hành chính Quốc gia (cở sở TP.HCM) và đồng nghiệp trong ngành nội vụ. Quá trình thực hiện nghiên cứu, tác giả đã thực hiện theo trình tự sau: Bƣớc 1: Khảo sát hiện trạng nguồn nhân lực Sở Nội vụ, thu thập dữ liệu thứ cấp tại Văn phòng Sở Nội vụ và Phòng Tổ chức – Công chức thuộc Sở Nội vụ. Bƣớc 2: Thu thập dữ liệu sơ cấp bằng cách phát phiếu thống kê thời gian thực hiện công việc theo chức trách, nhiệm vụ được giao đến từng công chức ở các phòng thuộc Sở Nội vụ (liệt kê, phân tích chuỗi các công việc). -8Bƣớc 3: Trên cơ sở dữ liệu đã thu thập được, xây dựng cơ cấu nhân sự, mô hình để xác định số lượng nhân sự hợp lý, tính toán cho ra kết quả ban đầu. Bƣớc 4: Trao đổi, thảo luận thống nhất với các Trưởng phòng để xác định lại các hao phí thời gian hợp lý cần thiết cho từng chức năng, nhiệm vụ chính của các phòng để đưa ra kết luận cuối cùng. Bƣớc 5: Gửi bản thảo xin ý kiến góp ý của chuyên gia. Bƣớc 6: Hoàn chỉnh đề tài. 1.6. Cấu trúc của luận văn Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý thuyết Chương 3: Thực trạng nhân sự, khối lượng và yêu cầu công việc của Sở Nội vụ. Chương 4: Mô hình, kết quả định biên Chương 5: Kiến nghị Ngoài ra, đề tài còn có phần phụ lục và tài liệu tham khảo. Kết luận chƣơng 1 Trong chương 1, tác giả đã trình bày tính cấp thiết, cũng như những hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp theo của đề tài “Định biên trong cơ quan hành chính nhà nƣớc: Nghiên cứu trƣờng hợp Sở Nội vụ tỉnh Bến Tre đến năm 2020”. Bên cạnh đó, tác giả đã xác định mục tiêu của đề tài; phạm vi thực hiện; các căn cứ để thực hiện, gồm: căn cứ pháp lý và điều kiện thực tế của Sở Nội vụ; phương pháp nghiên cứu; phương pháp thu thập dữ liệu; phương pháp xử lý số liệu và cấu trúc của luận văn. -9Chƣơng 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1. Các vấn đề chung về định mức lao động 2.1.1. Khái niệm 2.1.1.1. Định mức lao động Là việc quy định mức độ tiêu hao lao động sống cho một hay một số người lao động có nghề nghiệp và trình độ chuyên môn thích hợp, để hoàn thành một đơn vị sản phẩm hay một đơn vị khối lượng công việc đúng với các yêu cầu chất lượng, trong những điều kiện tổ chức - kỹ thuật nhất định. 2.1.1.2. Định mức lao động có căn cứ khoa học - kỹ thuật Là việc xây dựng, quy định các lao động trên cơ sở nghiên cứu các điều kiện tổ chức - kỹ thuật thực hiện công việc, tổ chức lao động và tổ chức sản xuất có cơ sở khoa học. Khi xây dựng các mức có căn cứ kỹ thuật không chỉ tính đến sử dụng đầy đủ, hợp lý các máy móc thiết bị và thời gian làm việc của công nhân mà còn luận chứng cả những yếu tố kinh tế, tâm sinh lý và xã hội. 2.1.1.3. Mức lao động Là lực lượng lao động tiêu hao để thực hiện một đơn vị sản phẩm hoặc một khối lượng công việc theo tiêu chuẩn chất lượng nhất định, tương ứng với điều kiện tổ chức - kỹ thuật nhất định. 2.1.1.4. Tiêu chuẩn để định mức lao động Là những phần tử cấu thành trị số mức, là những đại lượng quy định về chế độ làm việc tiên tiến của thiết bị và những đại lượng hao phí thời gian để hoàn thành các yếu tố chi tiết của bước công việc, trong điều kiện tổ chức - kỹ thuật hợp lý, dùng để tính các định mức có căn cứ kỹ thuật. 2.1.1.5. Yếu tố trong định mức lao động Là những yếu tố cấu thành quá trình lao động được phân chia nhỏ ra để nghiên cứu định mức, tùy thuộc vào yêu cầu nghiên cứu, bao gồm: bước công việc, nguyên công, tổ hợp thao tác, thao tác… -102.1.1.6. Điểm ghi Là điểm phân chia ranh giới về thời gian giữa hai yếu tố đi liền của quá trình lao động, đó là điểm thời gian bắt đầu của quá trình lao động được nghiên cứu để định mức lao động. 2.1.1.7. Nhân tố ảnh hƣởng đến định mức lao động Là các đặc tính tổ chức - kỹ thuật của quá trình lao động hoặc điều kiện tự nhiên mà chúng ảnh hưởng trực tiếp đến trị số hao phí lao động của người công nhân và máy móc thiết bị, những nhân tố ảnh hưởng này có thể lượng hóa hoặc mô tả bằng lời. 2.1.1.8. Đặc tính quá trình định mức lao động Là tập hợp tất cả các yếu tố về tổ chức - kỹ thuật, điều kiện tự nhiên của quá trình nghiên cứu. Đặc tính quá trình được xác định bằng phiếu đặc tính khi tiến hành công tác định mức lao động. 2.1.1.9. Tiêu chuẩn của quá trình định mức lao động Là đặc tính của quá trình nghiên cứu định mức lao động, được quy định hợp lý sau khi đã xem xét các điều kiện tổ chức - kỹ thuật cụ thể, phù hợp với các tổ chức sản xuất và trình độ phát triển của khoa học - kỹ thuật hiện đại, đáp ứng các quy phạm kỹ thuật của người lao động và năng suất của máy móc thiết bị. 2.1.1.10. Công tác định mức lao động Để có các định mức lao động, cần xây dựng định mức. Mức đã xây dựng chỉ đưa vào thực hiện khi đã được xét duyệt và cấp có thẩm quyền ký ban hành. Khi mức lao động đã được ban hành, cần tổ chức áp dụng mức, quản lý thực hiện mức, sửa đổi mức khi điều kiện tổ chức - kỹ thuật của sản xuất - kinh doanh thay đổi, rà soát định kỳ phát hiện các mức quá căng, lạc hậu để điều chỉnh kịp thời. Quá trình đó được gọi là định mức lao động. Công tác định mức lao động khá phức tạp, đòi hỏi người cán bộ định mức phải có trình độ nghiệp vụ vững chắc. Mặt khác, công tác định mức lao động có quan hệ trực tiếp đến quyền lợi của người lao động, đặc biệt người lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm, kinh doanh sản phẩm, nên khi thực hiện công tác này đòi hỏi phải có sự tham gia của người đại diện người lao động (công đoàn, nghiệp -11đoàn…) và phải làm tốt công tác tư tưởng cho người lao động. Để việc nghiên cứu, xây dựng, ban hành hệ thống mức lao động đạt mức trung bình tiên tiến (mức có độ căng hợp lý) phải có hội đồng định mức lao động, thành phần gồm đại diện của các bộ phận, phòng ban liên quan và do Giám đốc chủ trì để quyết định các vấn đề của công tác mức lao động. 2.1.2. Các nguyên tắc định mức lao động Xây dựng định mức lao động phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây: - Định mức lao động được xây dựng trên cơ sở cấp bậc công việc và phù hợp với cấp bậc công nhân; bảo đảm cải thiện điều kiện làm việc, đổi mới kỹ thuật công nghệ và đảm bảo các tiêu chuẩn lao động. - Mức lao động quy định là mức trung bình tiên tiến, đảm bảo số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài quá thời gian làm việc tiêu chuẩn theo qui định của pháp luật. - Khi thay đổi kỹ thuật, công nghệ sản xuất, kinh doanh thì phải điều chỉnh định mức lao động. - Định mức lao động tổng hợp cho đơn vị sản phẩm, kể cả sản phẩm qui đổi và định mức biên chế lao động tổng hợp của doanh nghiệp phải hình thành từ định mức nguyên công và từ định mức biên chế của bộ phận cơ sở và lao động quản lý. - Khi xây dựng định mức lao động tổng hợp, phải đồng thời xác định độ phức tạp lao động và cấp bậc công việc bình quân theo phương pháp gia quyền. Trong quá trình tính toán xây dựng định mức lao động, phải căn cứ vào các thông số kỹ thuật quy định cho sản phẩm, qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm, chế độ làm việc của thiết bị, kết hợp với những kinh nghiệm tiên tiến có điều kiện áp dụng rộng rãi và các yêu cầu về chấn chỉnh tổ chức sản xuất, tổ chức lao động và quản lý. Không được tính những lao động làm sản phẩm phụ, sửa chữa lớn và hiện đại hóa thiết bị, sửa chữa nhà xưởng, công trình xây dựng cơ bản, chế tạo, lắp đặt thiết bị và các công việc khác vào định mức lao động tổng hợp cho đơn vị sản phẩm. Mức lao động mới hoặc mức lao động được sửa đổi phải được áp dụng thử tối đa không quá 3 tháng sau đó mới được ban hành chính thức. -122.1.3. Các loại định mức lao động Các mức lao động được áp dụng trong thực tế sản xuất được phân loại theo các tiêu chuẩn khác nhau, bao gồm các loại mức sau đây: 2.1.3.1. Theo phƣơng pháp định mức có Mức phân tích khảo sát, mức phân tích tính toán (tính toán theo các tiêu chuẩn đã được xây dựng sẵn), mức thống kê, mức kinh nghiệm, mức bình nghị, mức so sánh. 2.1.3.2. Theo đối tƣợng định mức có Mức chi tiết, mức mở rộng và mức cho đơn vị sản phẩm. Mức chi tiết là mức được xây dựng cho một nguyên công hoặc bước công việc. Mức mở rộng là mức được xây dựng cho một quá trình tổng hợp bao gồm tổ hợp nhiều nguyên công hoặc nhiều bước công việc. Mức lao động cho đơn vị sản phẩm (còn được gọi là mức lao động tổng hợp cho đơn vị sản phẩm) là tổng hao phí lao động cho một đơn vị sản phẩm, bao gồm hao phí lao động công nghệ, lao động và phục vụ, lao động quản lý. 2.1.3.3. Theo hình thức tổ chức lao động Có mức lao động cá nhân và mức lao động tập thể. Mức lao động cá nhân là mức lao động được xây dựng cho nguyên công, bước công việc…và giao cho từng cá nhân thực hiện trong điều kiện tổ chức - kỹ thuật xác định. Mức lao động tập thể là mức xây dựng cho các công việc, khối lượng công việc và giao cho một tập thể lao động (tổ, đội, nhóm từ 2 người trở lên) thực hiện trong điều kiện tổ chức - kỹ thuật xác định. 2.1.3.4. Theo phạm vi áp dụng Có mức lao động thống nhất (mức liên ngành, mức ngành), mức cơ sở và mức mẫu. Mức lao động cơ sở là mức do các doanh nghiệp tự xây dựng và áp dụng trong các điều kiện tổ chức - kỹ thuật, sản xuất - kinh doanh cụ thể của từng doanh nghiệp. Mức lao động thống nhất là các mức được xây dựng cho các quá trình sản xuất - kinh doanh đã được mẫu hóa hoặc cho các quá trình có điều kiện lao động