Tài liệu Đề tài quản lý bán hàng tại nhà hàng the little

ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO Đề tài : Quản lý bán hàng tại nhà hàng THE LITTLE Địa chỉ : Số 1 Lô 28A Lê Hồng Phong – Hải Phòng Giáo viên hướng dẫn Nguyễn Thị Thanh Thoan Người thực hiện 1. Trần Phương Quân 2. Đoàn Văn Lực 3. Trần Văn Dũng CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 1. Khái quán cơ sở. – Nguồn điều tra • • • • • • Điều tra, đánh giá cửa hàng Phỏng vấn quản lý,Nhân viên Xem hóa đơn bán hàng và nhập hàng Xem sổ bán, nhập hàng và sổ thu nhập Quan sát quá trình bán hàng Tham khảo một số đề tài tương tự 2. Các phương pháp sử đụng – Quan sát. – Nghiên cứu tài liệu. – Phỏng vấn CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 3. Những nhận định và đánh giá. – Đây là một cửa hàng mới, diện tích không lớn, phong cách thiết kế khá độc đáo với mái dạng cuốn. – Nhìn qua đây là một cửa hàng khá sạch sẽ, không gian bếp tuy không lớn nhưng cũng khá đầy đủ tiện nghi – Khách hàng chủ yếu của quán là người trẻ tuổi vì các món ăn khá mới lạ(sushi, kimpack) – Bước đầu tiếp xúc với nhân viên, quản lý nhận thấy khá thân thiện. Tuy nhiên, quán được khá nhiều người ngóp vốn nên vấn đề quản lý khá rắc rối. – Đầu bếp của nhà hàng tay nghề khá tốt, món ăn độc đáo giúp khách hàng chú ý CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 4. Các sản phẩm sau khảo sát • Phỏng vấn vấn – Kế hoạch phỏng vấn • Người được phỏng vấn – Quản lý nhà hàng – Nhân viên nhà hàng • Người phỏng vấn – Trần Phương Quân – Đoàn Văn Lực CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 4. Các sản phẩm sau khảo sát KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN Người được phỏng vấn:( họ và tên ) Người phỏng vấn : ( họ và tên) Đối tượng: -Chức vụ -Cách liên lạc,địa chỉ Thời gian hẹn: Thời điểm bắt đầu: Thời điểm kết thúc Chương trình phỏng vấn: -Giới thiệu bản thân cuộc phỏng vấn -chủ đề 1: câu hỏi và trả lời -Chủ đề 2: câu hỏi và trả lời Ước tính thời gian 4 phút Tổng hợp và đánh giá sau phỏng vấn Ước tính tổng thời gian: 16 phút 5 phút 7 phút CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 4. Các sản phẩm sau khảo sát Ghi chép phỏng vấn thứ nhất Người hỏi: Trần Phương Quân Thời gian hẹn phỏng vấn: 14h00 Thời gian BĐ:14h00 Kết thúc: 14h15 Chủ đề 1: - Thời gian làm việc của quán? - - Người trả lời: Phạm Minh Đức Chức vụ: Quản lý. - từ 4h đến 10h30 có thể về sớm hơn tùy theo khách. Số lượng nhân viên của cửa hàng? - Cửa hàng có 15 nhân viên: 9 phục vụ bạn và 6 nv bếp Anh có sử dụng máy tính cho việc quản lý - Nhà hàng không lớn nên bên mình sử nhà hàng không? dụng sổ sách để theo dõi. Vậy anh nghĩ sao về một phần mên quản - Ở mức độ nhà hàng lớn mình nghĩ sẽ cần lý bán hàng trên máy tính? thiết tuy nhiên còn phải phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác. Theo anh thì nó phụ thuộc vào yếu tố nào? - Phần mền phải dễ sử dụng, giao diện dễ nhìn, dễ tiếp cận. Nó phải sử dụng toàn bộ bằng tiếng việt, tốc độ sử dụng phải nhanh, có thể dễ dàng cập nhật dữ liệu, in được các loại hóa đơn CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 4. Các sản phẩm sau khảo sát Ghi chép phỏng vấn thứ nhất Chủ đề 2: - Anh thường nhập hàng như thế nào? - Vậy sau đó anh ghi vào sổ? - Kế hoạch phát triển nhà hàng - Mình sẽ trực tiếp liên hệ với nhà cung cấp và yêu cầu nhà cung cấp chuyển hàng tới theo như yêu cầu và thanh toán - Có. Mình ghi lại quá trình nhập, bán hàng để có thể dễ dàng tính thu nhập thực tế của nhà hàng - Cửa hàng giảm giá cho các khách hàng thân thiết , tổ chức một số sự kiện, thường xuyên cập nhật ý kiến của khách hàng, cố gắng thêm các món mới vào thực đơn Tổng hợp đánh giá sau phỏng vấn: quản lý kiêm luôn kế toán, quản lý cửa hàng bằng sổ sách ,lưu trữ thông tin bằng giấy tờ. Công việc khá đơn giản nhưng khó quản lý dễ thất lạc, mất mát ( mất sổ, giấy tờ, trong quá trình tính toán gặp sai sót) CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 4. Các sản phẩm sau khảo sát Ghi chép phỏng vấn thứ 2 Người hỏi: Đoàn Văn Lực Thời gian hẹn:15h30 Bắt đầu: 15h35 Kết thúc: 15h50 Người trả lời: Trần Thị Duyên Chức vụ: nhân viên bàn • Bạn thấy làm việc ở nhà hang như thế nào? • Vậy muộn nhất là mấy giờ bạn được về • Khách hành có phản hồi sấu về món ăn của cửa hàng không? • Bạn thấy món ăn nào chạy nhất và ngược lại? • Mặc dù về hơi muộn nhưng rất vui • Bạn nghĩ quán nên thay đổ gì không? • Bạn có thể giúp mình tìm hiểu về cách thức làm việc của cửa hàng? • 11h. Thường vào cuối tuần • Không có. Đầu bếp ở đây nấu ăn rất ngon • Các món nướng bán rất chạy còn các món sushi hay kimpack thì có vẻ chậm hơn. Có lẽ nó còn khá mới lạ • Quán nên mở rôngnj thêm , nhiều khi đông khách trời lại mưa rất khó để phục vụ và xếp chỗ cho khách vì diện tích có giới hạn. • Tất nhiên CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 5. Tổng hợp dữ liệu sau khảo sát • Hiện trạng – Chủ cửa hàng kiêm luôn quản lý và kế toán. – Việc quản lý của cửa hàng dựa hoàn toàn vào sổ sách, không có bất kỳ hỗ trợ của các phần mềm chuyên dụng – Việc nhập dữ liệu vào sổ sách tuy rất rễ nhưng khá bất cập trọng việc quản lý, tra cứu, rất rễ phát sinh các rủi ro như mất sổ hay cộng nhầm • Mẫu phiếu xuất hàng CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 5. Tổng hợp dữ liệu sau khảo sát CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 5. Tổng hợp dữ liệu sau khảo sát CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 5. Tổng hợp dữ liệu sau khảo sát • Yêu cầu của khách hành – Phần mêm phải có giao điện bằng tiếng viết, dễ sử dụng. – Quá trình nhập thông tin phải đơn giản, nhanh, gọn. – Tra cứu nhanh, tính toán tốt. – Thông tin có thể in ra máy in – In được hóa đơn cho khách hàng – Nhân viên cửa hàng chỉ được phép cập nhật thông tin, nếu cần thiết phải sửa thông tin thì phải thông qua quản lý. – Quản lý được toàn quyền sử dụng hệ thống CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 6. Phát biểu bài toán • Khi có nhưu cầu nhập hàng quản lý nhà hàng sẽ tìm nhà cung cấp, nhận thấy nhà cung cấp có khả năng cung cấp hàng quản lý sẽ gửi danh sách các nguyên liệu cần nhập cho nhà cung cấp. • Sau khi nhận được danh sách các nguyên liệu cần nhập của quản lý, nhà cung cấp sẽ kiểm tra xem còn loại nguyên liệu đó hay không, nếu còn sẽ gửi bảng báo giá đến cho quản lý. • Sau khi nhận bảng báo giá, quản lý sẽ lựa chọn nguyên liệu cần nhập và gửi phiếu mua hàng cho nhà cung cấp. • Sau khi nhận được các loại nguyên liệu nhà cung cấp sẽ lựa chọn nguyên liệu theo yêu cầu sau đó gủi đến cho quản lý nhà hàng kèm theo phiếu mua hàng và hóa đơn thanh toán. • Sau khi nhận được hàng quản lý sẽ kiểm tra hàng xem có lỗi gì không nếu có ngừng nhập hàng và báo lại với nhà cung cấp, nếu không thì nhập hàng và thanh toán hóa đơn thanh toán sau đó ghi lại sau đó ghi vào sổ nhập hàng. • Trong trường hợp có sự cố nhà cung cấp sẽ gửi lại phản hồi sự cố cho quản lý. CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 6. Phát biểu bài toán • Khi khách hàng có nhưu cầu ăn tại nhà hàng hoặc đem về nhân viên nhà hàng sẽ đem cho khách hàng thực đơn cho khách hàng lựa chọn. • Sau khi khách hàng xem thực đơn sẽ lựa chọn món ăn và gửi yêu cầu tới nhân viên phục vụ. • Sau khi nhận yêu cầu nhân viên bàn sẽ kiểm tra yêu cầu của khách hàng nếu có vấn đề sẽ thông tin lại cho khách hàng nếu không sẽ tiếp tục thực hiện yêu cầu sau khi thực hiện xong món ăn sẽ đem lên cho khách hàng và lập hóa đơn thanh toán. • Trong quá trình bán hàng nếu có sự cố nhân viên bàn sẽ báo lại với quản lý, quản lý sẽ tìm cách giải quyết nếu cần sẽ chi phí đền bù cho khách hàng sau đó ghi vào sổ bán hàng. • Khách hàng có thể dùng bữa tại quán hoặc đem về, trước khi ra về khách hàng sẽ đề nghị nhân viên bàn thanh toán. • Khi khách hàng muốn thanh toán khách hàng sẽ đem hóa đơn thanh toán đến gặp quản lý nhà hàng. Sau khi xem hóa đơn quản lý sẽ tiến hành thanh toán cho khách hàng sau đó sẽ ghi lại vào sổ bán hàng. • Hàng ngày quản lý sẽ đối chiếu giữa sổ nhập hàng, sổ bán hàng và hóa đơn thanh toán để tính thu nhập thực tế của cửa hàng ngày hôm đó ( kiểm tra xem nhân viên có ghi sai hóa đơn hay thông báo sai hàng xuất hay không ) sau đó ghi vào sổ thu nhập thực. CHƯƠNG 2: MÔ HÌNH HÓA BÀI TOÁN 1. Xây dựng biểu đồ ngữ cảnh hệ thống • Mục đích, ý nghĩa: – Biểu đồ ngữ cảnh cho ta một cái nhìn khái quát về hệ thống trong môi trường của chính nó. Các yếu tố môi trường ở đây là các yếu tố có ảnh hưởng đáng kể lên hệ thống: đó là những tác nhân có tương tác với hệ thống về mặt thông tin, tức là có gửi và nhận thông tin, dữ liệu từ/vào hệ thống. • Cách xây dựng: – Xác định các tác nhân của hệ thống đang xét. – Xác định các luồng dữ liệu đi từ tác nhân đến hệ thống và ngược lại. CHƯƠNG 2: MÔ HÌNH HÓA BÀI TOÁN 1. Xây dựng biểu đồ ngữ cảnh hệ thống Hình 1.1: biểu đồ ngữ cảnh cho bài toán: Quản lý bán hàng Danh sách hàng nhập Bảng báo giá Nhà cung cấp Phiếu mua hàng Hóa đơn thanh toán nhập Thông tin sự cố Phản hồi sự cố 0 HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG Thực đơn Yêu cầu món ăn thông tin món ăn Món ăn Thông tin sự cố Khách hàng Giải quyết sự cố Hóa đơn thanh toán Thanh toán CHƯƠNG 2: MÔ HÌNH HÓA BÀI TOÁN 2. Xây dựng biểu đồ phân rã chức năng • • Mục đích, ý nghĩa: – Định nghĩa: Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi chức năng được ghi trong một khung và nếu cần sẽ được phân thành những chức năng con, số mức phân ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. – BPC là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống qua chức năng, là một trong những mô hình tương đối đơn giản, dễ hiểu, thân thiện với người sử dụng mà ký thuật mô hình hoá lại không quá phức tạp, nó rất có ích cho các giai đoạn sau. Một khâu rất quan trọng trong khi xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng là xác định chức năng. – Biểu đồ phân rã chức năng cho thấy các hoạt động nghiệp vụ khác nhau của một tổ chức ở dạng các chức năng được phân cấp theo thứ bậc. Cách xác định: – Không nên phân rã biểu đồ quá 6 mức. – Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức xắp xếp trên cùng 1 hàng, cùng 1 dạng. – Biểu đò bố chí cân đối, rõ ràng để rễ kiểm tra, theo dõi. – Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các chức năng khác nhau tên phải khác nhau. CHƯƠNG 2: MÔ HÌNH HÓA BÀI TOÁN 2. Xây dựng biểu đồ phân rã chức năng Hình 1.2: biểu đồ phân rã chức năng hoạt động quản lý bán hàng QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1. NHẬP HÀNG 2. BÁN HÀNG 3. TÍNH THU NHẬP THỰC 4. BÁO CÁO 1.1 Tìm nhà cung cấp 2.1 Tiếp nhập yêu cầu 3.1 Kiểm tra sổ nhập hàng 4.1 Kiểm tra sổ nhập hàng 1.2 Lựa chọn hàng 2.2 Kiểm tra yêu cầu 3.2 Kiểm tra sổ xuất hàng 4.2 kiểm tra sổ bán hàng 1.3 Kiểm tra hàng 2.3 Lập hóa đơn thanh toán 3.3 Ghi sổ thu nhập 4.3 Kiểm tra sổ thu nhập 1.4 Ghi sổ nhập hàng 2.4 Ghi sổ bán hàng 4.4 Lập bản báo cáo CHƯƠNG 2: MÔ HÌNH HÓA BÀI TOÁN 3. Mô tả chi tiết các chức năng lá • • • 1.1 Tìm nhà cung cấp: quản lý sẽ tìm nhà cung cấp tại trợ đầu mối. Sau khi nhận thấy nhà cung câp đủ khả năng để nhập hàng quản lý sẽ tiến hành nhập hàng. 1.2 Lựa chọn hàng: quản lý gửi cho nhà cung cấp danh sách các mặt hàng cần nhập sau đó nhà cung cấp sẽ gửi cho quản lý bảng báo giá, đối chiếu với bảng báo giá mà nhà cung cấp chuyển cho quản lý sẽ lựa chọn các mặt hàng phù hợp và tiến hành ghi phiếu mua hàng chuyển đến nhà cung cấp. 1.3 Kiểm tra hàng: đối chiếu với phiếu mua hàng của quản lý nhà cung cấp sẽ lựa chọn và gủi hàng theo yêu cầu đếm của hàng kèm theo hóa đơn thanh toán và phiếu mua hàng. Khi nhận được hàng bộ nhân viên nhà hàng sẽ tiến hành đối chiếu giữa phiếu mua hàng, hóa đơn thanh toán và hàng nhập được gủi đến xem có sự cố hay không nếu không sẽ tiến hành nhập hàng. Nếu có sự cố nhân viên sẽ ngừng nhập hàng và thông báo lại cho nhà cung cấp. Khi nhận được thông báo nhà cung cấp sẽ gủi lại phản hồi. CHƯƠNG 2: MÔ HÌNH HÓA BÀI TOÁN 3. Mô tả chi tiết các chức năng lá • 1.4 Ghi sổ nhập hàng: sau khi tiến hành nhập hàng quản lý sẽ dựa vào hóa đơn thanh toán và tiến hành ghi sổ nhập hàng. • 2.1 Tiếp nhận yêu cầu: khi khách hàng tới với nhà hàng sẽ đọc thực đơn của nhà hàng sau đó yêu cầu món ăn với nhân viên phục vụ nhân viên phục vụ sẽ chuyển yêu cầu của khách hàng đến bộ phận bếp. • 2.2 Kiểm tra yêu cầu: khi nhận được yêu cầu nhân viên bếp sẽ kiểm tra xem còn nguyên liệu hay không, nếu không sẽ thông tin lại với khách, nếu còn sẽ thực hiện yêu cầu. Khi thực hiện xong yêu cầu sẽ báo lại với nhân viên bàn, nhân viên bàn sẽ đem ra cho khách. Khi món ăn có sự cố khách hàng sẽ báo lại cho nhân viên nhà hàng và nhận được phản hồi. • 2.3 Lập hóa đơn thanh toán: khi món ăn được đem ra cho khách hàng nhân viên bàn sẽ tiến hành lập hóa đơn thanh toán cho khách hàng khi cố nhưu cầu thanh toán khách hàng sẽ thanh toán cho quản lý.