Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel (: 0918.775.368
Lêi nãi ®Çu
Môc ®Ých cao nhÊt cña mçi doanh nghiÖp trong c¬ chÕ thÞ trêng hiÖn nay
lµ tèi ®a ho¸ lîi nhuËn. Muèn tèi ®a ho¸ lîi nhuËn chØ cã thÓ t¨ng doanh thu,
gi¶m chi phÝ. Cã nhiÒu c¸ch kh¸c nhau ®Ó t¨ng doanh thu gi¶m chi phÝ nhng
mét trong nh÷ng gi¶i ph¸p quan träng mµ doanh nghiÖp hiÖn nay ®ang ¸p
dông ®ã lµ tin häc ho¸ hÖ thèng th«ng tin (HTTT). Ph¶i tuú theo t×nh h×nh tµi
chÝnh, thêi gian nguån lùc,nguån lùc... mµ doanh nghiÖp mµ doanh nghiÖp
x©y dùng ph¬ng ¸n ph¸t triÓn HTTT tõ thñ c«ng lªn tin häc ho¸ tõng phÇn
®Õn tin häc ho¸ toµn bé.
Gi¶i quyÕt vÊn ®Ò t¨ng doanh thu gi¶m chi phÝ lµ nguyªn nh©n c¬ b¶n
®ång thêi cßn cã nh÷ng nguyªn nh©n sau ®Ó dÉn tíi ph¸t triÓn mét HTTT.
- Nh÷ng yªu cÇu vÒ qu¶n lÝ dÉn ®Õn sù cÇn thiÕt ph¶i cã mét HTTT míi
- Nh÷ng vÊn ®Ò vÒ qu¶n lÝ, sù thay ®æi vÒ chñ tr¬ng chÝnh s¸ch, ph¸p luËt
còng cã thÓ dÉn ®Õn ph¸t triÓn mét HTTT.
- Sù xuÊt hiÖn cña c¸c c«ng nghÖ míi còng ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i
ph¸t triÓn theo ®Ó kh«ng bÞ l¹c hËu ®ång thêi ®¶m b¶o hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh
doanh.
- Sù thay ®æi s¸ch lîc chÝnh trÞ còng cã thÓ lµ nguyªn nh©n dÉn ®Õn ph¸t
triÓn mét HTTT ®¬n gi¶n chØ v× ngêi qu¶n lÝ muèn më réng quyÒn lùc cña
m×nh mµ chØ cã HTTT mãi lµ ph¬ng tiÖn ®¾c lùc ®Ó thùc hiÖn mong muèn ®ã
Qua mét thêi gian t×m hiÓu ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty TNHH Th¨ng
Long em
®· cã nh÷ng hiÓu biÕt nhÊt ®Þnh vÒ HTTT hiÖn t¹i cña c«ng ty vµ nh÷ng yªu
cÇu ®Æt ra ®èi víi HTTT nµy. V× vËy em ®· chän ®Ò tµi “X©y dùng HTTT
qu¶n lÝ b¸n hµng” cho ®Ò ¸n cña m×nh.
Em xin c¶m ¬n tíi sù gióp ®ì nhiÖt t×nh cña c¸n bé nh©n viªn trong c«ng
ty ®· cung cÊp nh÷ng tµi liÖu quý b¸u phôc vô cho ®Ò ¸n nµy.
§Æc biÖt em xin göi lêi c¶m ¬n s©u s¾c tíi thÇy gi¸o-tiÕn sÜ Tr¬ng V¨n Tó
®· ®ãng gãp ý kiÕn ®Ó cho ®Ò ¸n cña em sím ®îc hoµn thµnh
PhÇn I
c«ng ty tnhh th¨ng long vµ
httt qu¶n lÝ b¸n hµng cña c«ng ty hiÖn nay
ch¬ng I
Tæng quan vÒ c«ng ty TNHH Th¨ng Long
I-§Æc ®iÓm cña c«ng ty
C«ng ty TNHH Th¨ng Long cã trô së t¹i 258 QuËn CÇu GiÊy Thµnh Phè
Hµ Néi, ®îc thµnh lËp 19/08/2000.
C«ng ty lµ ®¬n vÞ chuyªn kinh doanh vÒ c¸c mÆt hµng ®iÖn tö, ®iÖn l¹nh.
C«ng ty ®· cã hai chi nh¸nh chi nh¸nh ®Æt t¹i Thµnh Phè HCM vµ Thµnh Phè
1
HÈi Phßng. Mçi chi nh¸nh ®Òu cã nhiÖm vô gièng nhau lµ tiªu thô, ph©n phèi
s¶n phÈm tíi ngêi tiªu dïng hoÆc c¸c ®¬n vÞ cã nhu cÇu.
HiÖn nay c«ng ty cã nhu cÇu më réng quy m« ho¹t ®éng kinh doanh h¬n
n÷a cô thÓ lµ ph¶i cã 6 chi nh¸nh ë c¸c vïng kinh tÕ cßn l¹i cña c¶ níc.
II-C¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty
- Gi¸m ®èc lµ ngêi ®øng ®Çu c«ng ty chÞu tr¸ch nhiÖm tríc ph¸p luËt vµ
qu¶n li mäi ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty
-Phã gi¸m ®èc lµ ngêi trî gióp gi¸m ®èc ra c¸c quyÕt ®Þnh ®ång thêi phô
tr¸ch qu¶n lÝ nguån nh©n lùc, tµi chÝnh cña c«ng ty.
-C«ng ty cã bèn phßng ban: Phßng marketing, phßng tµi chÝnh kÕ to¸n,
phßng tæ chøc, phßng kinh doanh.
Trong c«ng ty hiÖn nay cã 100 c¸n bé c«ng nh©n viªn, trong ®ã cã 75 ngêi
lµm ë phßng kinh doanh, cßn 25 ngêi lµm ë c¸c phßng cßn l¹i. C«ng ty sÏ
tuyÓn thªm ngêi ®Ó ®¸p øng nhu cÇu c«ng ty.
ch¬ng II
HTTT qu¶n lÝ b¸n hµng cña c«ng ty hiÖn nay
I-C¬ chÕ ho¹t ®éng cña hÖ thèng
HTTT qu¶n lÝ b¸n hµng cã ba bé phËn chÝnh lµ:bé phËn xuÊt hµng, bé
phËn nhËp hµng, bé phËn lªn c¸c b¸o c¸o.Mçi bé phËn cã nhiÖm vô riªng cô
thÓ lµ:
1.Bé phËn xuÊt hµng
Khi kh¸ch hµng göi c¸c ®¬n ®Æt hµng ®Õn th× bé phËn cã nhiÖm vô kiÓm
tra ®¬n ®Æt hµng cã hîp lÖ hay kh«ng nÕu cã th× tiÕp tôc kiÓm tra kho hµng
xem cã ®¶m b¶o hµng cho kh¸ch hay kh«ng. NÕu cã ®ñ hµng cã thÓ tho¶
thuËn hîp ®ång b¸n hµng nÕu cha ®ñ th× b¸o cho kh¸ch hµng ®ång thêi b¸o
ngay cho bé phËn nhËp
hµng khi hµng vÒ cã thÓ hîp ®ång víi kh¸ch nÕu kh¸ch hµng vÉn cßn nhu
cÇu. Sau khi tho¶ thuËn xong vÒ c¸c ®iÒu kiÖn giao b¸n hµng... th× xuÊt hµng
cho kh¸ch hµng ®ång thßi ph¶i thanh to¸n tiÒn hµng cña kh¸ch hµng. C¸c
th«ng tin vÒ xuÊt b¸n hµng sÏ ®îc ghi l¹i vµo trong sæ xuÊt hµng.
2.Bé phËn nhËp hµng
Khi cã th«ng b¸o thiÕu hµng cña bªn xuÊt thÝ sÏ lËp ®¬n ®Æt hµng nhµ cung
cÊp. NÕu nhµ cung cÊp mang hµng tíi th× bé phËn cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra
phiÕu hµng mµ nhµ cung cÊp ®a cho. NÕu phiÕu hµng khíp víi ®¬n ®Æt hµng
th× chuyÓn sang kiÓm tra hµng trªn xe cã ®óng nh trªn phiÕu nhËp hµng hay
kh«ng. Hµng ®¸p øng ®Çy ®ñ yªu cÇu ®Ò ra th× cho nhËp kho hµng. Sau khi
hµng ®· nhËp kho xong th× thanh to¸n tiÒn hµng cho nhµ cung cÊp. Mäi
th«ng tin vÒ hµng nhËp sÏ ®îc ghi l¹i vµo sæ nhËp hµng.
3.Bé phËn lªn b¸o c¸o
NhiÖm vô cña bé phËn lµ lÊy c¸c th«ng tin vÒ hµng xuÊt, hµng nhËp ®Ó lªn
b¸o c¸o tæng hîp vµ b¸o c¸o chi tiÕt cho nhµ qu¶n lÝ.
Nh vËy ®Çu vµo cña hÖ thèng lµ c¸c ®¬n ®Æt hµng,phiÕu nhËp hµng.§µu ra
cña hÖ thèng lµ c¸c ho¸ ®¬n b¸n hµng (HDBH), phiÕu nhËp hµng (PNH)
II-§Æc ®iÓm cña hÖ thèng
HÖ thèng hiÖn t¹i ®îc thùc hiÖn chñ yÕu trªn b¶ng tÝnh excel, word do ®ã
nã cßn qu¸ ®¬n gi¶n vµ qu¸ th« s¬ kh«ng ®¸p øng ®ù¬c nhu cÇu cña c«ng ty
hiÖn nay ®Æc biÖt lµ trong t¬ng lai.
HÇu hÕt mäi xö lÝ ®Òu thùc hiÖn mét c¸ch thñ c«ng chÝnh ®iÒu nµy ®· lµm
chËm rÊt nhiÒu kh©u cña hÖ thèng trong khi ®ã ®éi ngò c¸n bé nh©n viªn
2
trong c«ng ty cã tíi 8 ngêi tr×nh ®é chuyªn ngµnh tin häc vµ 25 ngêi thµnh
th¹o tin häc v¨n phßng.
III-C¸c vÊn ®Ò ®Æt ra ®èi víi hÖ thèng
Nh ®· nãi ë trªn hÇu hÕt c¸c kh©u ®Òu lµm thñ c«ng nªn d÷ liÖu cã thÓ
kh«ng chÝnh x¸c. kh«ng ®¸ng tin cËy chØ riªng ®iÒu nµy th«i còng ®· ¶nh hëng lín ®Õn c¸c b¸o c¸o do ®ã sÏ ¶nh hëng tíi c¸c chiÕn lîc, c¸c quyÕt ®Þnh
cña ban l·nh ®¹o c«ng ty. MÆt kh¸c nã cßn lµm chËm c¸c kh©u gi¶i quyÕt c¸c
®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch vµ phiÕu nhËp hµng cña nhµ cung cÊp. Tõ ®ã ®·
kh«ng ph¸t huy ®îc hÕt tÝnh n¨ng. mÉu m·, gi¸ c¶, chÊt lîng... cña nhµ cung
cÊp nãi chung vµ c«ng ty nãi riªng ®ång thêi kh«ng ®¸p øng ®îc yªu cÇu së
thÝch cña kh¸ch hµng,viÖc kh¸ch hµng t×m ®Õn mét ®èi t¸c míi lµ chuyÖn ®¬ng nhiªn
Nh vËy bé phËn ®· bá lì rÊt nhiÒu c¬ héi lµm ¨n cña m×nh ¶nh hëng trùc tiÕp
tíi doanh thu vµ lîi nhuËn cña c«ng ty ®ång thêi gi¶m kh¶ n¨ng c¹nh tranh
cña c«ng ty.
Nhµ qu¶n lÝ ph¶i theo dâi ho¹t ®éng cña c«ng ty th«ng qua sæ s¸ch, chøng
tõ, phÇn mÒm excel chø kh«ng ph¶i lµ mét hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu chuyªn
biÖt nh vËy sÏ g©y ra rÊt nhiÒu khã kh¨n trong c«ng t¸c qu¶n lÝ ch¼ng h¹n nh
muèn tra cøu theo tªn kh¸ch hµng còng mÊt rÊt nhiÒu thêi gian. ViÖc lu tr÷
vÒ ®Æc ®iÓm cña tõng kh¸ch hµng, nhµ cung cÊp còng gÆp nh÷ng khã kh¨n
Nh÷ng vÊn ®Ò ®Æt ra ë trªn ®· lµm ®au ®Çu c¸c nhµ qu¶n lÝ cuèi cïng hä
®· ®i ®Õn quyÕt ®Þnh x©y dùng mét HTTT míi víi c¬ chÕ ho¹t ®éng nh cò
nhng ®îc tin häc ho¸ ë nhiÒu giai ®o¹n
PhÇn hai
x©y dùng HTTT qu¶n lÝ b¸n hµng cho
c«ng ty tnhh th¨ng long
ch¬ng i
kh¸i qu¸t vÒ httt
I- §Ünh nghÜa HTTT vµ c¸c bé phËn cÊu thµnh
1.§Ünh nghÜa
HTTT lµ mét tËp hîp nh÷ng con ngêi, c¸c thiÕt bÞ phÇn cøng, phÇn mÒm,
d÷ liÖu...thùc hiÖn ho¹t ®éng thu thËp, lu tr÷, xö lý vµ ph©n phèi th«ng tin
trong mét tËp hîp c¸c rµng buéc ®îc gäi lµ m«i trêng.
2.C¸c bé phËn cÊu thµnh
Nh ®· nãi ë trªn HTTT gåm n¨m thµnh phÇn c¬ b¶n cã thÓ biÓu diÔn b»ng
h×nh vÏ sau
PhÇn
MÒm
PhÇn
cøng
Con
Ngêi
D÷LiÖu
httt
ViÔn
Th«n
g
II-Cac giai ®o¹n vµ thµnh viªn cña dù ¸n ph¸t triÓn HTTT
1.C¸c giai ®o¹n ph¸t triÓn HTTT
3
-§¸nh gi¸ yªu cÇu
-Ph©n tÝch chi tiÕt
-ThiÕt kÕ l«gic
-§Ò xuÊt c¸c ph¬ng ¸n gi¶i ph¸p
-ThiÕt kÕ vËt lÝ ngoµi
-TriÓn khai kü thuËt hÖ thèng
-Cµi ®Æt vµ khai th¸c hÖ thèng
2.C¸c thµnh viªn cña dù ¸n ph¸t triÓn HTTT
-Ngêi ra quyÕt ®Þnh lµ bé phËn cao nhÊt cã quyÒn kiÓm so¸t mäi nguån
lùc, t¸c ®éng vµo viÖc ph¸t triÓn hÖ thèng. Hä cã quyÒn lùa chän môc tiªu
hay thùc hiÖn hÖ thèng míi.
-Nh÷ng nhµ qu¶n lÝ tr«ng coi qu¸ tr×nh ph¸t triÓn vµ vËn hµnh hÖ thèng. Hä
lµ ®¹i diÖn thÊp h¬n cña ngêi ra quyÕt ®Þnh lao ®éng hîp t¸c víi ph©n tÝch
viªn.
-Ph©n tÝch viªn vµ thiÕt kÕ viªn ph©n tÝch thiÕt kÕ cµi ®Æt hÖ thèng trong sù
céng t¸c víi nhµ ra quyÕt ®Þnh vµ nhµ qu¶n lÝ.
-Ngêi sö dông cuèi tiÕp xóc trùc tiÕp qua c¸c giao diÖn vµo ra cña hÖ
thèng.
-Ngêi sö dông - thao t¸c viªn cã vai trß nhiÖm vô g¾n liÒn víi hÖ thèng. Hä
t¹o ra ®Çu vµo hoÆc nhËn c¸c ®Çu ra tõ hÖ thèng ®Ó råi ®a cho ngêi sö dông.
-Nh÷ng ngêi sö dông gi¸n tiÕp chÞu tr¸ch nhiÖm gi¸n tiÕp vÒ hÖ thèng.
-C¸c lËp tr×nh viªn chÞu tr¸ch nhiÖm x©y dùng c¸c chi tiÕt cña cÊu tróc hÖ
thèng
-C¸c híng dÉn viªn híng dÉn ngêi sö dông thao t¸c viªn hoÆc c¸c nhãm ngêi kh¸c c¸ch thøc sö dông hÖ thèng.
Ch¬ng II
x©y dùng HTTT qu¶n lÝ b¸n hµng
cña c«ng ty
HÖ qu¶n trÞ CSDL vµ ng«n ng÷ sö dông
1.HÖ qu¶n trÞ CSDL Visual FoxPro
FoxPro lµ mét phÇn mÒm thiªn vÒ xö lý c¸c m¶ng d÷ liÖu trong qu¶n lÝ,
kinh tÕ,®îc th©m nhËp vµo ViÖt Nam rÊt sím. Foxpro ®îc sö dông réng r·i
nh ë c¸c c¬ quan, trêng häc, c«ng ty...Cã thÓ nãi FoxPro lµ mét c«ng cô
m¹nh dïng ®Ó qu¶n trÞ c¬ sá d÷ liÖu an toµn,®a n¨ng ®¸p øng ®îc nhu cÇu
cña ViÖt Nam. Nhê cã nã mµ ta cã thÓ t×m kiÕm. tÝnh to¸n, s¾p xÕp mét c¸ch
nhanh chãng vµ tiÖn lîi
FoxPro ®· tr¶i qua nhiÒu thÕ hÖ: FoxPro 1.02, FoxPro 2.0, FoxPro 2.5...
®Õn nay lµ Visual FoxPro 8.0 vµ 9.0.Visual Fox ®îc n©ng cÊp tõ FoxPro v×
vËy vÉn duy tr× nh÷ng c¸ch thiÕt kÕ truyÒn thèng cña FoxPro. Nhng ®iÓm
m¹nh cña Visual FoxPro l¹i lµ nh÷ng ph¬ng thøc tæ chøc, xö lý míi mang
tÝnh hiÖn ®¹i nh Microsoft Aceess. Visual FoxPro qu¶n lÝ c¸c b¶ng d÷ liÖu díi d¹ng c¸c tÖp tin ®éc lËp vµ hç trî kh¶ n¨ng dïng chïng trªn m¹ng. Mçi
mét tÖp CSDL cña Visual FoxPro cã thÓ chøa ®îc tèi ®a 255 trêng vµ 1 tØ b¶n
ghi do ®ã sö dông rÊt tho¶i m¸i ®ång thêi nã cho phÐp dÔ dµng t¹o c¸c Form
cña øng dông th©n thiÖn víi ngêi sö dông. V× thÕ cã thÓ nãi hÖ qu¶n trÞ
CSDL Visual FoxPro cã nhiÒu c«ng cô trî gióp tæng hîp do ®ã ®îc c¸c nhµ
kinh tÕ hay dïng ®Ó qu¶n lÝ vµ c¸c trêng ®¹i häc dïng ®Ó gi¶ng d¹y.
2.Ng«n ng÷ lËp tr×nh Visual FoxPro
4
Visual FoxPro hç trî kh¶ n¨ng lËp tr×nh t¬ng tù nh c¸c ng«n ng÷ lËp tr×nh
kh¸c, ngoµi ra nã cßn cã nhiÒu c«ng dông sau.
-Hç trî mét sè lÖnh phong phó ®Ó cã thÓ qu¶n li tèt c¸c CSDL.
-Hç trî c¸c tËp lÖnh SQL.
-Hç trî kh¶ n¨ng lËp tr×nh híng ®èi tîng cho phÐp ngêi dïng cã thÓ ®Ünh
nghÜa c¸c líp thuËn tiÖn cho viÖc ph¸t triÓn øng dông
Chi tiÕt c¸c giai ®o¹n cña dù ¸n x©y dùng HTTT
qu¶n lÝ b¸n hµng
I-Yªu cÇu ph¸t triÓn hÖ thèng
Ban l·nh ®¹o ®ang muèn më réng quy m« ho¹t ®éng cña c«ng ty ra toµn
viÖc sö dông hÖ thèng quèc nhng th«ng qua sù nghiªn cøu vµ t×m hiÓu th×
hÖ thèng hiÖn t¹i kh«ng ®¸p øng ®îc nhu cÇu vµ nh÷ng vÊn ®Ò ®Æt ra ®· cña
c«ng ty.
C¨n cø vµo nh÷ng thùc tÕ trªn cïng víi t×nh h×nh tµi chÝnh, nh©n lùc, thêi
gian, c«ng nghÖ ban l·nh ®¹o c«ng ty ®· quyÕt ®Þnh x©y dùng ph¸t triÓn mét
dù ¸n HTTT qu¶n lÝ b¸n hµng. Sá dÜ cã quyÕt ®Þnh ®Çu t nh vËy ngoµi nh÷ng
lÝ do trªn cßn lµ v× ho¹t ®éng chñ yÕu cña c«ng ty lµ nhËp hµng vµ b¸n hµng
chiÕm tãi 98% lîi nhuËn c«ng ty
HTTT míi nµy ph¶i ®îc tù ®éng á nhiÒu kh©u ®Ó gi¶i quyÕt nhanh chãng
c¸c c«ng viÖc mµ c¸c nh©n viªn ®ang rÊt bËn rén hiÖn nay nh cËp nhËt,tra
cøu,kiÓm tra kho hµng, lªn c¸c b¸o c¸o...Môc ®Ých cuèi cïng cña naylµ t¨ng
hiÖu qu¶ c«ng viÖc ®Ó råi lµm t¨ng doanh thu vµ lîi nhuËn cña c«ng ty.
II-Ph©n tÝch chi tiÕt
1.Môc tiªu
§©y lµ giai ®o¹n cã tÝnh sèng cßn,Tames Mckeen ®· lµm râ tÝnh sèng cßn
cña nã b»ng nhËn xÐt:”Nh÷ng ngêi cã thµnh c«ng nhÊt, nghÜa lµ nh÷ng ngêi
t«n träng nhÊt c¸c rµng buéc vÒ tµi chÝnh, thêi gian vµ ®ù¬c sö dông hµi lßng
nhÊt, còng lµ nh÷ng ngêi dµnh nhiÒu thêi gian nhÊt cho ho¹t ®éng ph©n tÝch
chi tiÕt vµ thiÕt kÕ l« gic.
Môc tiªu cña giai ®o¹n nµy lµ ®a ra c¸c chÈn ®o¸n vÒ hÖ thèng ®ang tån
t¹i vµ nh÷ng môc tiªu cÇn ®¹t ®îc, híng tíi cña hÖ thèng nghiªn cøu vµ ®Ò
xuÊt c¸c ph¬ng ¸n gi¶i ph¸p
2.Ph¬ng ph¸p thu thËp th«ng tin
Cã nhiÒu phong ph¸p thu thËp th«ng tin nh pháng vÊn, nghiªn cøu tµi liÖu,
phiÕu ®iÒu tra, quan s¸t. Do ®iÒu kiÖn thêi gian vµ thùc tÕ em xin tr×nh bµy
hai ph¬ng ph¸p thu thËp th«ng tin chñ yÕu sau.
a,Ph¬ng ph¸p pháng vÊn
Ph¬ng ph¸p nµy gióp cho thu thËp ®îc nh÷ng néi dung c¬ b¶n kh¸i qu¸t vÒ
hÖ thèng th«ng qua ngêi pháng vÊn ®Õn ngêi sö dông cuèi mµ trong c¸c tµi
liÖu kh«ng thÓ t×m thÊy.
KÕt qu¶ 85% sè ngêi ®îc pháng vÊn ®ång ý víi dù ¸n ph¸t triÓn HTTT vµ
yªu cÇu cña hä lµ hÖ thèng ph¶i ®¸p øng nhanh chãng khi hä cã nhu cÇu tra
cøu, kiÓm tra vÒ ®èi tîng nµo ®ã, tr¸nh ®îc nh÷ng sai sãt thÊp nhÊt mµ do
lµm thñ c«ng m¾c ph¶i, c¸c d÷ liÖu ph¶i ®îc tæng hîp ®Ó lªn c¸c b¸o c¸o mét
c¸ch tù ®éng ®ång thêi còng ph¶i ®îc b¶o mËt an toµn th«ng qua viÖc ph©n
quyÒn sö dông. 15% sè ngêi kh«ng ®ång ý víi lý do ®· quen lµm viÖc víi hÖ
thèng cò.
b,Nghiªn cøu tµi liÖu
5
Ph¬ng ph¸p nµy cho phÐp nghiªn cøu tØ mØ vÒ nhiÒu khÝa c¹nh kh¸c nhau
cña tæ chøc nh t×nh h×nh tµi chÝnh, nh©n lùc hay vai trß nhiÖm vô cña c¸c c¸n
bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty,thñ tôc quy tr×nh lµm viÖc cña hä, c¸c lo¹i
b¸o c¸o,b¶ng biÓu hÖ thèng hiÖn dïng
VÝ dô mÉu cña mét HDBH nh sau:
ho¸ ®¬n b¸n hµng
Sè H§...
Liªn sè:...
Hä tªn kh¸ch hµng:...
§Þa chØ:...
Sè tµi kho¶n:...
Ph¬ng thøc thanh to¸n:...
STT Tªn Hµng §¬n VÞ TÝnh §¬n Gi¸ S è Lîng Thµnh TiÒn
1 M¸y tÝnh IBM Dµn
9500000
2
19000000
2 M¸y in HP11
ChiÕc
... .....
4500000
.....
.....
Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷:...
Ngêi mua:
.....
1
.....
4500000
.....
Céng thµnh tiÒn:....
VAT:...
TiÒn tr¶:...
Ngµy... th¸ng... n¨m ...
Ngêi ký:....
3.M· ho¸ d÷ liÖu
M· ho¸ d÷ liÖu ph¶i ®¶m b¶o yªu cÇu kh«ng nhÇm lÉn c¸c ®èi tîng. Nã
m« t¶ nhanh chãng c¸c ®èi tîng vµ nhËn diÖn nhanh chãng c¸c ®èi tîng.
a,§Þnh nghÜa
M· hiÖu lµ mét d¹ng biÓu diÔn theo quy íc ng¾n gän vÒ mÆt thuéc tÝnh
®Ó m« t¶ hoÆc biÓu diÔn th«ng tin vÒ mét ®èi tîng qu¶n lÝ.
M· ho¸ lµ viÖc x©y dùng tËp hîp c¸c m· hiÖu ®Ó biÓu diÔn c¸c th«ng tin
vÒ mét ®èi tîng qu¶n lÝ.
b,Cac ph¬ng ph¸p m· ho¸
Cã nhiÒu ph¬ng ph¸p m· ho¸ nhng hÖ thèng øng dông c¸c ph¬ng ph¸p
sau,
-Ph¬ng ph¸p m· hãa ghÐp nèi: ph¬ng ph¸p nµy chia m· thµnh nhiÒu trêng, mçi trêng t¬ng øng víi mét ®Æc tÝnh, nh÷ng liªn hÖ cã thÓ cã gi÷a tËp
hîp con kh¸c nhau víi ®èi tîng g¸n m·.
VD M· hµng TV0001
TV
0
0
0
Tªn nhãm mÆthµn H·ng s¶n xuÊt KÝch thíc Lo¹i mµnh×nhL« hµng
6
0
-Ph¬ng ph¸p m· hãa gîi nhí c¨n cø vµo ®Æc tÝnh ®èi tîng ®Ó x©y
dùng.Ch¼ng h¹n dïng m· cña mét kh¸ch hµng MB§V0001 trong ®ã MB
(miÒn B¾c), §V (®¬n vÞ), 0001 (sè thø tù kh¸ch hµng theo MB§V).
-Ph¬ng ph¸p m· ho¸ liªn tiÕp nã ®îc t¹o ra bëi quy t¾c t¹o d·y nhÊt ®Þnh
vÝ dô sè ho¸ ®¬n tríc lµ 078 th× sè ho¸ ®¬n sau ph¶i lµ 079
4.C¸c c«ng cô m« h×nh ho¸
Tån t¹i mét sè c«ng có t¬ng ®èi chuÈn cho viÖc m« h×nh ho¸ vµ x©y dùng
tµi liÖu cho hÖ thèng. §ã lµ s¬ ®å luång th«ng tin, s¬ ®å luång d÷ liÖu vµ tõ
®iÓn hÖ thèng.
a,S¬ ®å luång th«ng tin
S¬ ®å luång th«ng tin dïng ®Ó m« t¶ hÖ thèng th«ng tin theo c¸ch thøc
®éng tøc lµ m« t¶ sù di chuyÓn cña d÷ liÖu, viÖc xö lý, lu tr÷ trong thÕ giíi
vËt lý b»ng c¸c s¬ ®å.
C¸c ký ph¸p cña s¬ ®å luång th«ng tin nh sau:
Xö Lý
Thñ c«ng
Kho d÷ liÖu
Giao t¸c ngêi_m¸y
Thñ c«ng
Tin häc ho¸ hoµn toµn
Tin häc ho¸
Dßng th«ng tin
§iÒu khiÓn
S¬ ®å luång th«ng tin thÓ hiÖn ho¹t ®éng qu¶n lÝ b¸n hµng cña hÖ thãng míi
7
Thêi §iÓmKh¸chhµng-NhµcungcÊp
1ngµy
§¬n ®Æt hµng
Nh©nViªn
NhµQu¶nLÝ
KiÓm tra
®¬n hµng
hµng ®·
§¬n
kiÓm tra
KiÓm tra kho
1ngµy
Hîp ®ång b¸n
hµng
Tho¶
thuËn
b¸n hµng
XuÊt hµng
Ho¸ ®¬n b¸n
hµng
Thu tiÒn
Hµng
xuÊt
§¬n ®Æt hµng
1ngµy
§Æt hµng
PhiÕu nhËp
hµng
KiÓm tra
phiÕu
nhËp
KiÓm tra
hµng
PhiÕu thanh
to¸n
NhËp hµng
Tr¶ tiÒn
Hµng
nhËp
In
b¸oc¸o
tæng hîp
Lªn
b¸o
c¸o
L
Inb¸oc¸o
chi tiÕt
b, S¬ ®å luång d÷ liÖu
-S¬ ®å luång d÷ liÖu dïng ®Ó m« t¶ chÝnh HTTT trªn gãc ®é trõutîmg.Trªn s¬ ®å chØ bao gåm luång d÷ liÖu, c¸c xö lÝ, c¸c lu tr÷ d÷ liÖu nguån
vµ ®Ých nhng kh«ng hÒ quan t©m ®Õn n¬i thêi ®iÓm vµ ®èi tîng trùu tr¸ch
8
nhiÖm xö lý. S¬ ®å luång d÷ liÖu chØ m« t¶ ®¬n thuÇn HTTT lµm g× vµ ®Ó lµm
g×.
-Ký ph¸p c¬ b¶n dïng cho s¬ ®å luång d÷ liÖu DFD
tªn ngê/ bé
phËn ph¸t/
nhËn tin
nguån hoÆc ®Ých
tªn dßng d÷ liÖu
dßng d÷ liÖu
tiÕn tr×nh xö lý
tªn tiÕn
tr×nh xö
lý
kho d÷ liÖu
tÖp d÷ liÖu
S¬ ®å ph©n r· chøc n¨ng cña hÖ thèng
qu¶n lý
b¸n hµng
1.0 xuÊt
1.1 kiÓm tra
®¬n hµng
1.2 kiÓm tra
kho hµng
1.3 tho¶ thuËn
b¸n hµng
2.0 nhËp
2.1 ®Æt
hµng
2.2 kiÓm phiÕu
tra nhËp
2.3 kiÓm
tra hµng
1.4 xuÊt
hµng
2.4 nhËp
hµng
sæ nhËp
2.5 thanh
to¸n
9
3.0 lªn
b¸o c¸o
3.1lªn b¸o lÊy
th«ng tin
3.2b¸o c¸o
chi tiÕt
3.3b¸o c¸o
tæ hîp
S¬ ®å ng÷ c¶nh
tr¶ tiÒn
®¬n hµng bÞ tr¶ l¹i
nhËp hµng
hµng tr¶ l¹i
qu¶n
lý b¸n
hµng
®¬n ®Æt hµng
kh¸ch
hµng
phiÕu nhËp hµng
kiÓm tra hµng
hîp ®ång b¸n hµng
xuÊt hµng
tiÒn thu
nhµ cung
cÊp
®¬n ®Æt hµng
b¸o
c¸o chi
tiÕt
b¸o c¸o
tæng hîp
nhµ qu¶n lý
S¬ ®å ph©n r· møc 0
kh¸ch
hµng
®¬n ®Æt hµng
nhËp hµng
phiÕu nhËp hµng
®¬n hµng tr¶ l¹i
hîp ®ång b¸n hµng
xuÊt hµng
thu tiÒn hµng
nhµ cung cÊp
hµng tr¶
l¹i
1.0
xuÊt
th«ng tin hµng
thiÕu
2.0
xuÊt
kiÓm tra hµng
®¬n ®Æt hµng
th«ng tin hµng
vµo sæ nhËp
th«ng tin hµng vµo sæ xuÊt
sæ xuÊt
th«ng tin hµng ®· xuÊt
3.0 lªn
b¸o c¸o
sæ nhËp
th«ng tin hµng ®· nhËp
b¸o c¸o tæng hîp
nhµ qu¶n lý
b¸o c¸o chi tiÕt
S¬ ®å ph©n r· møc 1 DFD
10
th«ng tin hµng thiÕu
1.0 nhËp
®¬n hµng bÞ tõ chèi
kh«ng hîp lÖ
®¬n ®Æt hµng
sæ nhËp
hîp
®ång
b¸n
hµng
1.1 kiÓm
tra hµng
®¬n hµng ®· kiÓm
tra
1.2 kiÓm tra
kho hµng
®ñ hµng xuÊt
1.3 tho¶
thuËn b¸n
hµng
th«ng tin hµng xuÊt theo tho¶ thuËn
th«ng tin trong ho¸ ®¬n b¸n
hµng
1.4 xuÊt
hµng
thu tiÒn
1.5 thanh
to¸n
th«ng tin hµng
vµo sæ xuÊt
ho¸ ®¬n b¸n
hµng
sæ xuÊt
kh¸ch hµng
hµng xuÊt
S¬ ®å ph©n r· møc 2 DFD
1.0
xuÊt
®¬n ®Æt
hµng
nhµ
cung
cÊp
phiÕu
kh«ng
hîp
lÖ
phiÕu
nhËp
hµng
2.2 kiÓm
tra phiÕu
nhËp
th«ng tin
hµng thiÕu
2.5
thanh
to¸n
2.1
th«ng tin vÒ
hµng
2.3kiÓm
tra hµng
hµng ®·
kiÓm
tr¶ tiÒn
th«ng tin ho¸
®¬n ngËp hµng
2.4
nhËp
hµng
th«ng tin hµng
vµo sæ nhËp
sæ nhËp
S¬ ®å ph©n r· møc 3 DFD
11
nhËp hµng
ho¸ ®¬n
nhËp hµng
nhµ
cung
cÊp
sæ nhËp
sæ nhËp
th«ng tin hµng ®·
xuÊt
3.1 lÊy
th«ng tin
lªn b¸o
th«ng tin hµng
xuÊt, nhËp
th«ng tin tæng hîp
hµng xuÊt nhËp
3.3 b¸o
c¸o tæng
hîp
sæ nhËp
b¸o c¸o
chi tiÕt
th«ng tin hµng ®· nhËp
nhµ qu¶n lý
b¸o c¸o
tæng hîp
5,C¸c c«ng ®o¹n cña giai ®o¹n ph©n tÝch chi tiÕt
a.LËp kÕ ho¹ch
Thµnh lËp nhãm ph©n tÝch
-Tuú tõng quy m« dù ¸n, c¸ch thøc qu¶n lý, sù s½n sµng vµ kinh nghiÖm
cña c¸c thµnh viªn mµ ta cã mét ®éi ngò ph©n tÝch cho hÖ thèng.
-§èi víi dù ¸n x©y dùng HTTT qu¶n lý cña c«ng ty TNHH Th¨ng Long
®é ngò nµy gåm 5 thµnh viªn ®ã lµ: 1 chñ dù ¸n, 2c¸n bé HTTT, 1 ph©n
tÝch viªn ,1 ngêi ®¹i diÖn cña ngêi sö dông.
Lùa chän ph¬ng ph¸p vµ c«ng cô
Ph©n tÝch chi tiÕt bao gåm c«ng viÖc chñ yÕu lµ thu thËp th«ng tin nh
pháng vÊn , ®iÒu tra, t×m tµi liÖu...vµ chØnh ®èn c¸c th«ng tin, x©y dùng lªn
c¸c m« h×nh hÖ thèng nghiªn cøu, chuÈn bÞ tµi liÖu vÒ c¸c m« h×nh sö
dông nã ®Ó ®a ra c¸c chÈn ®o¸n x¸c ®Þnh c¸c yÕu tè gi¶i ph¸p.
X¸c ®Þnh thêi h¹n
§èi vãi ngêi sö dông hÖ thèng hay chñ dù ¸n thêng ®ßi hái ngay sau
ngµy khëi c«ng lµ ph¶i xong ®iÒu ®ã chøng tá rÊt nhiÒu muèn hoµn thµnh
dù ¸n gÇn nh lµ ngay lËp tøc ®iÒu nµy th× kh«ng thÓ ®¸p øng ®îc. Mét dù
¸n nÕu hoµn thµnh qu¸ sím kh¶ n¨ng kh«ng ®¶m b¶o chÊt lîng lµ cã thÓ
ngîc l¹i nÕu kÐo dµi thêi gian th× sÏ g©y ra l·ng phÝ vÒ thêi gian, tµi chÝnh,
nh©n lùc...V× vËy mµ thêi gian hoµn thµnh chËm nhÊt vµ nhanh nhÊt kh«ng
trªn díi 20% thêi gian cho phÕp ®èi vãi dù ¸n nµy còng vËy.
§Ó tÝnh to¸n thßi h¹n hoµn thµnh th× tÊt c¶ c¸c kh©u ph¶i ®îc tÝnh toµn
mét c¸ch tØ mØ, chÝnh x¸c vÒ thêi gian tiÕn ®é thùc hiÖn, hoµn thµnh c«ng
viÖc vµ nh÷ng rµng buéc kÌm theo. Ph¬ng ph¸p x¸c ®Þnh thêi h¹n ®îc sö
dông trong dù ¸n nµy lµ s¬ ®å ®êng g¨ng kÕt qu¶ tÝnh to¸n lµ sau 10 th¸ng
kÓ tõ ngµy khëi c«ng sÏ hoµn thµnh dù ¸n vµ ®a vµo ho¹t ®éng.
b.Nghiªn cøu m«i trêng hÖ thèng ®ang tån t¹i
-M«i trêng ngoµi: lµ c«ng ty TNHH kinh doanh vÒ c¸c mÆt hµng ®iÖn tö
®iÖn l¹nh. HiÖn nay c«ng ty ®ang chiÕm 10% thÞ phÇn cña c¶ níc, uy tÝn
vµ chÊt lîng phôc vô t¬ng ®èi tèt tuy nhiªn víi quy m« ho¹t ®éng, c«ng
nghÖ hiÖn nay th× c«ng ty khã lßng mµ c¹nh tranh ®îc víi nhiÒu ®èi thñ
c¹nh tranh ë thÞ trêng trong níc....
12
-M«i trêng tæ chøc: nhiÖm vô chñ yÕu lµ nhËp hµng tõ nhµ cung cÊp,
xuÊt hµng cho kh¸ch. C«ng ty ®· thµnh lËp ®îc 5 n¨m víi møc ®é t¨ng trëng n¨m sau cao h¬n n¨m tríc, kh¸ch hµng kh«ng ngõng gia t¨ng, nhiÒu
c¸n bé, nh©n viªn cã tr×nh ®é kinh nghiÖm vÒ tin häc....
-M«i trêng vËt lý: møc ®é an ninh vµ kiÓm so¸t d÷ liÖu cha thËt tèt...
-M«i trêng kü thuËt: chØ cã vµi chiÕc m¸y tÝnh vµ 1 chiÕc m¸y in, phÇn
mÒm sö dông chñ yÕu lµ xö lÝ v¨n b¶n word, b¶ng tÝnh excel, phÇn mÒm
qu¶n lÝ tÖp.
c.Nghiªn cøu hÖ thèng hiÖn t¹i ®· tr×nh bµy ë phÇn I
d.ChÈn ®o¸n vµ x¸c ®Þnh c¸c yÕu tè gi¶i quyÕt vÊn ®Ò
§a ra chÈn ®o¸n vÒ nh÷ng ho¹t ®éng kÐm hiÖu qu¶ ®©y chÝnh lµ vÊn ®Ò
®Æt ra ®èi víi HTTT cña c«ng ty vµ ®· ®îc tr×nh bµy ë ch¬ng II cña phÇn I.
X¸c ®Þnh môc tiªu cña hÖ thèng ®©y lµ nhiÖm vô cùc kú quan träng v×
môc tiªu nµy sÏ híng dÉn cho viÖc thiÕt kÕ hÖ thèng vµ ®¸nh gi¸ hÖ thèng
sau khi nã hoµn thµnh cô thÓ lµ:
-TØ lÖ sai sãt khi thùc hiÖn hÖ thèng nµy kh«ng qu¸ 10%.
-Thêi gian gi¶i quyÕt c¸c ®¬n ®Æt hµng vµ phiÕu nhËp hµng rót ng¾n 5lÇn
-Gióp n¾m c¸c th«ng tin vÒ kh¸ch hµng kh¸ch hµng, nhµ cung cÊp, hµng
ho¸, gi¸ c¶, t×nh h×nh ho¹t ®éng... mét c¸ch thuËn tiÖn nhanh chãng.
-Tra cøu, söa, xo¸,ghi...thuËn tiÖn h¬n, nhanh chãng h¬n
Tõ ®ã qu¶n lÝ dÔ dµng, gi¶i quyÕt nhiÒu ®¬n ®Æt hµng, phiÕu nhËp hµng
cïng mét lóc... lµm t¨ng kh¶ n¨ng c¹nh tranh cña doanh nghiÖp, gi¶m c¸c
chi phÝ, t¨ng doanh thu vµ ®¹t ®Õn môc ®Ých cuèi cïng lµ t¨ng hiÖu qu¶
ho¹t ®éng tøc t¨ng lîng lîi nhuËn thu vÒ tõ hÖ thèng.
d.§¸nh gi¸ l¹i kh¶ thi
Tõ c¸c th«ng tin vÒ m«i trêng, nguyªn nh©n, gi¶i ph¸p, môc tiªu cho
nªn viÖc ®¸nh gi¸ tÝnh kh¶ thi ë giai ®o¹n nµy cã tÝnh chÝnh x¸c h¬n so víi
lÇn tríc. Tuy nhiªn th«ng tin thu thËp t¹i thêi ®iÓm nµy vÉn lµ cha ®ñ ®Ó
®¸nh gi¸ hÕt tÝnh kh¶ thi cña dù ¸n.
e.Söa ®æi ®Ò xuÊt cña dù ¸n
Nh÷ng ph©n tÝch ph¸c ho¹ hoÆc nh÷ng ®Ò xuÊt cña dù ¸n ®· ®îc ngêi sö
dông chÊp nhËn. Díi ¸nh s¸ng cña nh÷ng th«ng tin míi thu thËp ®îc viÖc
®¸nh gi¸ l¹i kh¶ thi võa råi nh÷ng thµnh viªn cña dù ¸n cÇn xem xÐt vµ
söa ®æi ®Ò xuÊt cña dù ¸n.
f.B¸o c¸o ph©n tÝch chi tiÕt
B¸o c¸o ph©n tÝch chi tiÕt lµ mét tµi liÖu rÊt quan träng bëi v× nã phôc
vô cho viÖc ra quyÕt ®Þnh tiÕp tôc hay huû bá dù ¸n. B¸o c¸o nµy bao gåm
nh÷ng g× ®· lµm trong giai ®o¹n nµy nhng lµ nh÷ng ®iÒu c¨n b¶n vµ nh÷ng
gîi ý cña nhãm nghiªn cøu.
III-ThiÕt kÕ l« gic
1,Môc ®Ých
X¸c ®Þnh mét c¸ch chi tiÕt vµ chÝnh x¸c nh÷ng g× mµ hÖ thèng ph¶i lµm
®Ó ®¹t ®îc môc tiªu t ®Æt ra tõ giai ®o¹n tríc.
S¶n phÈm cña giai ®o¹n nµy lµ s¬ ®å luång d÷ liÖu DFD ®· tr×nh bµy ë
phÇn c«ng cô m« h×nh ho¸ vµ s¬ ®å cÊu tróc d÷ liÖu DSD. Nh÷ng s¶n
phÈm nµy ph¶i ®îc ngêi sö dông xem xÐt th«ng qua ®¶m b¶o r»ng ®¸p øng
tèt nhÊt c¸c yªu cÇu cña hä.
1.
ThiÕt kÕ
biÓu
mÉu vµ
b¸o c¸o
C¸c bíc cña giai ®o¹n thiÕt kÕ l« gÝc
13
2.0
ThiÕt kÕ
giao
diÖn vµ
héi tho¹i
gd
Lùa chän vËt mang cho §Çu vµo-ra c¸c m«
®Çu vµo-ra,khu«n d¹ng h×nh d÷ liÖu, m«
c¸c biÓu mÉu vµ b¸o c¸o h×nh tiÕn tr×nh
C¸c thùc ®¬n biÓu
tîng...,giao diÑn vµ
c¸c ®Æc t¶ héi tho¹i
Hå s¬ dù ¸n
C¸c quan hÖ ®a
tiªu chuÈn
3.0
C¸c dßng d÷ liÖu
thiÕt kÕ c¬
kho d÷ liÖu,s¬ ®å
së d÷ liÖu
ER c¸c ®Çu vµo-ra
lo gÝc
2,ThiÕt kÕ c¸c CSDL
ViÖc thiÕt kÕ l« gÝc nªn b¾t ®Çu tõ viÖc thiÕt kÕ CSDL cho HTTT míi
ThiÕt kÕ CSDL lµ viÖc x¸c ®Þnh yªu cÇu th«ng tin ngêi s dông ®èi víihÖ
thèng míi. §©y lµ c¸c c«ng viÖc rÊt phøc t¹p ®ßi hái c¸c ph©n tÝch viªn ph¶i
gÆp gì, trao ®æi ý kiÕn ®Ó hoµn thµnh c«ng viÖc cã hiÖu qu¶.
Ngµy nay víi sù ph¸t triÓn cao cña c«ng nghÖ th× dung lîng cña bé nhí
cµng lín cïng víi nã lµ gi¸ c¶ gi¶m theo ch¼ng h¹n míi ®©y chÝnh phñ MÜ ®·
giíi thiÖu 1 m¸y tÝnh s¸ch tay nhá nh¾n cho häc sinh chØ víi gi¸ 100$ víi rÊt
nhiÒu chøc n¨ng. V× vËy mµ viÖc thiÕt kÕ CSDL ®Ó sao cho tèn Ýt nhÊt lµ ®iÒu
kh«ng cßn qu¸ quan träng nªn ë ®©y sÏ kh«ng tr×nh bµy khèi lîng xö lÝ trong
CSDL.
a.ThiÕt kÕ CSDL lo gÝc ®i tõ c¸c th«ng tin ra
X¸c ®Þnh c¸c tÖp CSDL ®i tõ c¸c th«ng tin ra cña hÖ thèng lµ ph¬ng ph¸p
cæ ®iÓn vµ c¬ b¶n cña viÖc thiÕt kÕ CSDL.HÖ thèng cã nhiÒu ®Çu ra ë ®©y ta
xÐt ®Õn ®Çu ra lµ ho¸ ®¬n b¸n hµng. ho¸ ®¬n nhËp hµng.
Trong H§BH cã c¸c thuéc tÝnh sau víi ký hiÖu R lµ thuéc tÝnh lÆp , ký
hiÖu S lµ thuéc tÝnh thø sinh, vÒ ph¬ng diÖn qu¶n lÝ cã thÓ bá qua nh÷ng
thuéc tÝnh rÊt Ýt ý nghÜa nh Sè thø tù, Liªn sè.
Sè ho¸ ®¬n
Sè thø tù(R)
Thµnh tiÒn(R)
Liªn sè
M· hµng(R)
Céng thµnh tiÒn (S)
M· kh¸ch hµng
Tªn hµng (R)
ThuÕ VAT(S)
§Þa chØ kh¸ch hµng
§¬n vÞ tÝnh(R) Tæng sè tiÒn(S)
Sè tµi kho¶n
§¬n gi¸ (R)
Tæng sè tiÒn ghi b»ng
ch÷(S)
Ph¬ng thøc thanh to¸n Sè lîng(R)
Ngµy b¸n
Ngêi b¸n
Møc 1
Ho¸ ®¬n b¸n hµng
hµng
-Sè ho¸ ®¬n
-M· kh¸ch hµng
-§Þa chØ kh¸ch hµng
to¸n
-Sè tµi kho¶n
Thùc hiÖn chuÈn ho¸:
Møc 2
Ho¸ ®¬n b¸n hµng
-Sè ho¸ ®¬n
-M· kh¸ch hµng
-§Þa chØ kh¸ch hµng
-Sè tµi kho¶n
14
Møc 3
Ho¸ ®¬n b¸n
-Sè ho¸ ®¬n
-M· kh¸ch hµng
-Ph¬ng thøc thanh
-Ngµy b¸n
-Ph¬ng thøc thanh to¸n -Ph¬ng thøc thanh to¸n -Ngêi b¸n
-Ngµy b¸n
-Ngµy b¸n
Kh¸ch hµng
-Ngêi b¸n
-Ngêi b¸n
-M· kh¸ch hµng
-§Þa chØ kh¸ch hµng
-Sè tµi kho¶n
Hµng mua
Hµng mua
Hµng mua
-Sè ho¸ ®¬n
-Sè ho¸ ®¬n
-Sè ho¸ ®¬n
-M· hiÖu hµng
-M· hiÖu hµng
-M· hiÖu hµng
-Tªn hµng
-Sè lîng
-Sè lîng
-§¬n vÞ tÝnh
Hµng ho¸
Hµng ho¸
-§¬n gi¸
-M· hµng
-M· hµng
-Sè lîng
-Tªn hµng
-Tªn hµng
-§¬n vÞ tÝnh
-§¬n vÞ tÝnh
-§¬n gi¸
- §¬n gi¸
- X¸c ®Þnh liªn hÖ gi÷a c¸c tÖp vµ thiÕt lËp s¬ ®å cÊu tróc d÷ liÖu
Chi nh¸nh
# M· chi nh¸nh Tªn chi nh¸nh
§Þa chØ §iÖn
....
tho¹i
#M· nh©n M· chi
viªn
nh¸nh
# Sè ho¸
®¬n
tªn
nh©n
viªn
chøc vô
M· kh¸ch M· ngêi
hµng
b¸n
#M· kh¸ch Tªn
hµng
kh¸ch
15
ngµy
sinh
Nh©n viªn
giíi tÝnh .....
Ho¸ ®¬n b¸n hµng
Ph¬ng
Ngµy b¸n .....
thøc TT
®Þa
chØ
Kh¸ch hµng
®iÖn
sè tµi
tho¹i
kho¶n
......
hµng
Sè ho¸ ®¬n M· hµng
Sè lîng
#M· hµng
Sè ho¸
®¬n
m· hµng
cÊp
# M· nhµ
cung cÊp
# Sè
M· nhµ
ho¸ ®¬n cung cÊp
Tªn
hµng
B¶ng hµng b¸n
§¬n gi¸ ........
B¶ng hµng ho¸
ngµy
®¬n vÞ
s¶n xuÊt tÝnh
........
B¶ng hµng nhËp
§¬n ........
gi¸
B¶ng nhµ cung
Sè lîng
Tªn nhµ
cung cÊp
®Þa chØ
®iÖn
tho¹i
Ho¸ ®¬n nhËp hµng
M· ngêi
ph¬ng
nhËp
thc TT
sè tµi
kho¶n
ngµy
nhËp
.......
.....
.......
b.ThiÕt lËp CSDL b»ng ph¬ng ph¸p m« h×nh ho¸
C«ng ty cã nhiÒu chi nh¸nh, mçi chi nh¸nh cã nhiÒu nh©n viªn. Nh©n
viªn nhËn hµng ho¸ tõ nhµ cung cÊp vµ b¸n cho kh¸ch hµng.
-Bíc1 x¸c ®Þnh c¸c thùc thÓ:chi nh¸nh, nh©n viªn, kh¸ch hµng, nhµ cung
cÊp, hµng ho¸.
-Bíc2 vÏ s¬ ®å m« h×nh quan hÖ.
chi nh¸nh
nhµ cung
cÊp
cã
cïng cÊp
bëi
nh©n viªn
gi¶i quyÕt
ho¸ ®¬n
nhËp
hµng
chøa
hµng nhËp
gi¶i
quyÕt
ho¸ ®¬n
b¸n hµng
chøa
hµng xuÊt
chøa
xuÊt
kh¸ch
hµng
Tªn c¸c thuéc tÝnh c¬ b¶n cña thùc thÓ
Chi nh¸nh : # M· chi nh¸nh
Nh©n viªn: #M· nh©n viªn
16
chøa
hµng ho¸
tªn chi nh¸nh
§Þa chØ
®iÖn tho¹i ....
tªn nh©n viªn
chøc vô
ngµy sinh
m· chi nh¸nh....
Ho¸ ®¬n b¸n hµng: #Sè ho¸ ®¬n
M· hµng
M· ngêi b¸n
Ph¬ng thøc TT ...
kh¸ch hµng: #M· kh¸ch hµng
Tªn kh¸ch hµng
§Þa chØ
§iÖn tho¹i ...
Hµng b¸n : M· chi nh¸nh
Hµng ho¸ :# m· hµng
Sè ho¸ ®¬n
tªn hµng
M· hµng
ngµy s¶n xuÊt
Sè lîng
§¬n vÞ tÝnh.....
§¬n gi¸ .....
Hµng nhËp :Sè ho¸ ®¬n
Nhµ cung cÊp: #M· nhµ cung cÊp
M· hµng
Tªn nhµ cung cÊp
Sè lîng
§Þa chØ
§¬n gi¸ ...
Sè tµi kho¶n ....
Ho¸ ®¬n nhËp hµng: #Sè ho¸ ®¬n
M· nhµ cung cÊp
ph¬ng thøc TT
M· ngêi nhËp ...
c.Ph©n tÝch tra cøu
S¬ ®å ph©n tÝch tra cøu sè lîng hµng ho¸ mµ 1 kh¸ch hµng ®· mua
(1)
#M· kh¸ch hµng
Kh¸ch Hµng
Tªn kh¸ch hµng .....
(2)
#Sè ho¸ ®¬n
Ho¸ ®¬n b¸n hµng
M· kh¸ch hµng
....
(3)
Hµng nhËp
Sè ho¸ ®¬n
Sè lîng
.....
§Ó biÕt ®îc sè lîng hµng ho¸ mµ kh¸ch hµng ®· mua tríc tríc hÕt ph¶i
truy cËp (1) tÖp kh¸ch hµng ®Ó lÊy m· kh¸ch hµng, tªn kh¸ch hµng sau ®ã
chuyÓn sang tÖp ho¸ ®¬n b¸n hµng (2) b»ng m· kh¸ch hµng ®Ó lÊy sè ho¸
®¬n. TiÕp ®Õn ph¶i truy nhËp vµo tÖp hµng nhËp (3) b»ng sè ho¸ ®¬n ®Ó lÊy
sè lîng.
ViÖc ph©n tÝch tra cøu ®èi víi c¸c chØ tiªu kh¸c còng t¬ng tù nh trªn truy
nhËp vµo c¸c tÖp cã liªn quan.
Ph©n tÝch tra cøu lµ mét c«ng cô gióp lËp tµi liÖu hÖ thèng, cho phÐp x¸c
®Þnh tÖp cÇn thiÕt ®Ó sinh ra tra cøu, thø tù truy nhËp tíi c¸c tÖp cÇn thiÕt ®Ó
sinh ra ®Ó sinh ra tra cøu, thø tù truy nhËp tíi c¸c tÖp còng nh lµ sè lîng
trung b×nh c¸c b¶n ghi cÇn ph¶i ®o.
d.Ph©n tÝch cËp nhËt
17
-Do yªu cÇu c«ng viÖc lªn th«ng tin trong CSDL lu«n ph¶i cËp nhËt thêng
xuyªn ®¶m b¶o CSDL ph¶n ¸nh t×nh h×nh míi nhÊt cña c¸c ®èi tîng qu¶n lÝ
vÝ dô kh¸ch hµng, nhµ cung cÊp, hµng ho¸, nh©n viªn.
-Sù kiÖn lµ 1 viÖc thùc xÈy ra th× nã lµm khëi sinh sù thùc hiÖn cña 1 hoÆc
nhiÒu viÖc kh¸c.
Tõ ph©n tÝch cËp nhËt h×nh thµnh b¶ng sù kiÖn cËp nhËt theo mÉu sau
TÖp
Lo¹i cËp nhËt
Sù kiÖn
Nh©n viªn
Thªm
TuyÓn thªm nh©n viªn
Bít
Nh©n viªn vÒ hu, chuyÓn c«ng t¸c
Söa
Nh©n viªn chuyÓn chi nh¸nh, cã sù thay ®æi
Hµng ho¸
Thªm
§a thªm mÆt hµng míi vµo kinh doanh
Bít
NÕu bá ®i hµng ho¸ kh«ng kinh doanh
Söa
Cã sù thay ®æi vÒ mÆt hµng
.....
.....
.....
X¸c ®Þnh c¸ch thøc hîp lÖ ho¸ d÷ liÖu cËp nhËt
Mét HTTT mµ d÷ liÖu lu tr÷ trong CSDL ph¶n ¸nh trung thùc thùc tÕ
hay nãi c¸ch kh¸c lµ mäi giao dÞch xÈy ra ®Òu ®îc ph¶n ¸nh vµo CSDL
kh«ng cã sai sãt nµo, thùc tÕ kh«ng thÓ cã HTTT nh vËy. V× vËy chóng ta
chØ gi¶m thiÓu c¸c møc sai sãt kh¸c nhau g¾n liÒn víi møc chi phÝ kh¸c
nhau. VÊn ®Ò ®Æt ra lµ ph¶i lùa chän d÷ liÖu nhËp, lo¹i kü thuËt kiÓm tra vµ
hîp lÖ ho¸ d÷ liÖu.
Ph©n líp KiÓm tra ®Ó ®¶m b¶o d÷ liÖu nhËp vµo lµ ®óng kiÓu vÝ dô
vµ cÊu tróc toµn sè hay chØ cã ch÷ vµ ch÷ sè.
Tæ hîp ý Xem xÐt sù phï hîp vÒ ý nghÜa cña c¸c d÷ liÖu trong hai
nghÜa
hoÆc nhiÒu trêng hîp vÝ dô sè lîng hµng mua ph¶i phï lîp
víi lîng hµng ho¸
Sãt d÷ liÖu KiÓm tra xem d÷ liÖu cã mÆt trong mäi b¶n ghi hay kh«ng
Quy c¸ch KiÓm tra quy c¸ch quy ®Þnh tríc tøc lµ nh÷ng quy ®Þnh vÒ
thñ tôc nhËp d÷ liÖu, kiÓm tra
MiÒn gi¸ KiÓm tra xem d÷ liÖu nhËp vµo cã n¼m trong miÒn gi¸ trÞ
trÞ
quy ®Þnhkh«ng
Hîp
lÝ D÷ liÖu cã hîp lý vÒ hoµn c¶nh hay kh«ng vÝ dô mÆt hµng
hoµn c¶nh cña Trung Quèc kh«ng thÓ cã gi¸ ®¾t h¬n hµng cïng lo¹i
cña NhËt B¶n
KÝchthíc Cã d÷ liÖu qu¸ Ýt hoÆc qu¸ nhiÒu ký tù
Tù kiÓm D÷ liÖu nhËp tho¶ m·n mét ®iÒu kiÖn tù th©n nµo ®ã nh
tra
nh÷ng ch÷ sè ®îc ®a thªm vµo ®Ó tù kiÓm tra vÝ dô bÝt ch½n
lÎ
TËp hîp D÷ liÖu nhËp cã n»m vµo tËp hîp c¸c gi¸ trÞ chuÈn cho tríc
gi¸
trÞ kh«ng vÝ dô hµng ho¸ nhËp vµo cã n»m trong danh môc
chuÈn
hµng ho¸ kinh doanh cña c«ng ty hay kh«ng
IV-§Ò xuÊt c¸c ph¬ng ¸n gi¶i ph¸p
Môc ®Ých
KÕt qu¶ cña giai ®o¹n thiÕt kÕ logÝc m« t¶ c¸i mµ hÖ thèng nµy sÏ lµm.
Cã nhiÒu ph¬ng ¸n kh¸c nhau ®Ó cô thÓ ho¸ m« h×nh logÝc. Mçi ph¬ng ¸n lµ
mét ph¸c ho¹ cña m« h×nh vËt lý ngoµi cña hÖ thèng mét c¸ch cô thÓ vµ chi
tiÕt ph¶i lùa chän mét ph¬ng ¸n phï hîp víi c«ng ty trong rÊt nhiÒu ph¬ng
¸n. V× vËy ph¶i ®¸nh gi¸ nh÷ng chi phÝ vµ lîi Ých cña tõng ph¬ng ¸n vµ lùa
chän mét ph¬ng ¸n phï hîp
18
C¸c c«ng ®o¹n cña giai ®o¹n ®Ô xuÊt ph¬ng ¸n vµ gi¶i ph¸p
1,C¸c rµng buéc liªn quan ®Õn tin häc vµ tæ chøc
a.Rµng buéc liªn quan ®Õn tin häc
-phÇn cøng cña tæ chøc ®· cã nh÷ng m¸y mãc thiÕt bÞ ®Õn ®©u cÇn ph¶i
trang bÞ thªm nh÷ng m¸y mãc thiÕt bÞ ®¶m b¶o yªu c©ï vÒ dung l¬ng tèc ®é
-PhÇn mÒm nh÷ng phÇn mÒm nµo cña tæ chøc ®· cµi ®Æt, HQTCSDL nµo
®ang sö dông, ng«n ng÷ trî gióp ph¸t triÓn HTTT. §Ó ph¸t triÓn HTTT míi
th× nhu cÇu vÒ c¸c phÇn mÒm ra sao vµ kh¶ n¨ng ®¸p øng cña c«ng ty.
- Nguån nh©n lùc hiÖn nay ®· ®¸p øng nhu cÇu cho HTTT míi cha nÕu
cha ph¶i tæ chøc tuyÓn dông, ®µo t¹o
b. Rµng buéc liªn quan ®Õn tæ chøc
- kh¶ n¨ng tµi chÝnh cho viÖc khai th¸c ph¸t triÓn HTTT míi
- Ph©n bè trang thiÕt bÞ sö dông
- Ph©n bè ngêi sö dông
- Thêi gian hoµn thµnh c«ng viÖc cña HTTT míi cô thÓ thêi gian hÖ
thèng ph¶i cã ®Çy ®ñ th«ng tin ®Ó lªn b¸o c¸o tøc lµ c¸c th«ng tin ®Çu
ra vµ thêi gian tr¶ lêi th«ng tin cho kh¸ch hµng nhµ cung cÊp v.v.
- Thiªn híng ý thÝch cña nhµ l·nh ®¹o ®èi víi viÖc tin häc ho¸
- Møc ®é hiÓu biÕt vÒ tin häc cña c¸n bé c«ng nh©n viªn, mèi quan hÖ
gi÷a l·nh ®¹o vµ nh©n viªn.
3, X©y dùng c¸c ph¬ng ¸n gi¶i ph¸p
a. X¸c ®Þnh biªn giíi cho phÇn tin häc ho¸
Tøc lµ x¸c ®Þnh biªn giíi tin häc ho¸ ph©n chia phÇn thñ c«ng vµ tin häc
cña HTTT. S¬ ®å luång th«ng tin vµ luång d÷ liÖu møc 0 hoÆc møc 1 còng
lµ mét c«ng cô tèt cho viÖc ph©n chia biªn giíi
Khi nghiªn cøu hÖ thèng ph©n tÝch viªn ®· ®a ra 3 ph¬ng ¸n sau:
+ Ph¬ng ¸n A tin häc ho¸ hoµn toµn,
+ Ph¬ng ¸n B tin häc ho¸ tng phÇn ( cËp nhËt, t×m kiÕm, lªn b¸o c¸o, kiÓm
tra d÷ liÖu)
+Ph¬ng ¸n C HTTT vÉn gi÷ nh cò (ph¬ng ¸n nµy ®· bÞ lo¹i bá do kh«ng
®¸p øng nhu cÇu thùc tÕ cña c«ng ty)
b. X¸c ®Þnh c¸ch thøc xö lý
ë giai ®o¹n nµy ph©n tÝch viªn ph¶i lùa chän c¸ch thøc xö lý theo l«, thêi
gian thùc hay xö lý hçn hîp. Cïng víi viÖc lùa chän Êy ph©n tÝch viªn ph¶i
quyÕt ®Þnh lùa chän c¸c thiÕt bÞ ngo¹i vi ®Ó nhËp d÷ liÖu vµ ®a ra kÕt qu¶
quyÕt ®Þnh vÒ møc tËp chung xö lý. c¸n bé, nh©n viªn ph©n tÝch thiÕt kÕ
ph¶i íc tÝnh chi phÝ cho c¸c ph¬ng ¸n ®Ò xuÊt
C¸c ph¬ng ¸n biªn giíi
C¸c ph¬ng thøc xö lý
A: Tin häc ho¸ hoµn toµn
xö lý theo l«, xö lý hçn hîp
B:tin häc häc ho¸ tõng phÇn
xö lý theo l«, xö lý theo thêi
gian thùc
4. §¸nh gi¸ c¸c ph¬ng ¸n gi¶i ph¸p
a. Ph©n tÝch chi phÝ vµ lîi Ých
Xem xÐt chi phÝ lîi Ých díi gãc ®é h÷u h×nh th× ta cã c¸c kho¶n chi cho ph©n
tÝch, thiÕt kÕ, cµi ®Æt, khai th¸c HTTT nh sau :
- cho c¸n, nh©n viªn : Trëng dù ¸n, lËp tr×nh viªn, qu¶n trÞ CSDL, ph©n
tÝch viªn, chuyªn gia v.v.
19
- PhÇn cøng vµ phÇn mÒm : Chi phÝ mua, cµi ®Æt, sö dông, b¶o tr×, híng
dÉn sö dông, ch¹y thö v.v.
- Mua th«ng tin ®Çu vµo : Chi mua th«ng tin, thu thËp th«ng tin, v¨n
phßng phÈm
-ChuÈn bÞ m¹ng côc bé: s¾p ®Æt m¹ng, d©y c¸p, d©y dÉn ®¶m b¶o hÖ thèng
an toµn ...
-Chi phÝ chung : chî gióp qu¶n lý, c¸c phßng ban liªn quan, b¶o vÖ...
-Chi phÝ kh¸c: chi phÝ t vÊn, ®µo t¹o nh©n lùc, ®i l¹i, tuyÓn nh©n viªn
Lîi Ých h÷u h×nh sau khi cµi ®Æt míi
T¨ng thu nhËp
Gi¶m thêi gian xö lý
Gi¶m chi phÝ( gi¶m sè ngêi ®Ó hoµn thµnh mét nhiÖm vô, gi¶m chi phÝ cho
c¸c sai sãt cña xö lý, gi¶m chi phÝ lu kho...)
Ph©n tÝch chi phÝ – lîi Ých cña hai ph¬ng ¸n ®Ò xuÊt
Ph¬ng ¸n A:
Tæng chi phÝ lµ 4 tû VN§
Thu nhËp tÝch luü n¨m thø nhÊt lµ 0, n¨m thø hai lµ 1.5 tû, n¨m thø ba lµ 3.2
tû, n¨m thø t la 5 tû.
Thêi gian hoµn vèn lµ: 3 4 3.2 3.44 n¨m
5 3.2
Ph¬ng ¸n B:
Tæng chi phÝ lµ 2 tû VN§
Thu nhËp tÝch luü n¨m thø nhÊt lµ 0, n¨m thø hai lµ 1.2 tû, n¨m thø ba lµ 2.5
tû.
Thêi gian hoµn vèn lµ: 2 2 1.2 2.615 n¨m
2.5 1.2
Theo c¸ch ®¸nh gi¸ cña chñ ®Çu t ph¬ng ¸n nµo cña thêi gian hoµn vèn
nhanh sÏ ®îc xem xÐt ®¸nh gi¸ tèt h¬n. Nh vËy ph¬ng ¸n B ®· ®îc ®¸nh gi¸
h¬n ph¬ng ¸n A díi gãc ®é chi phÝ vµ lîi Ých
b. Ph©n tÝch ®a tiªu chuÈn
Khi quyÕt ®Þnh ®Çu t mét c¸i g× ®ã ngêi ta ph¶i ®¸nh gi¸ dùa trªn nhiÒu tiªu
chuÈn. ViÖc ®¸nh gi¸ nµy sÏ ®¶m b¶o sù an toµn chÝnh x¸c cho quyÕt ®Þnh
®ã h¬n. Trong trêng hîp nµy ta còng ¸p dông ph¬ng ph¸p ph©n tÝch ®a tiªu
chuÈn ®Ó ®¸nh gi¸ l¹i ph¬ng ¸n A vµ B c¸c bíc nh sau :
-X¸c ®Þnh tÊt c¶ c¸c tiªu chuÈn cÇn xem xÐt .
-Cho mçi tiªu chuÈn mét träng sè thÓ hiÖn tÇm quan trong cña nã. Träng
sè thêng lµ sè nguyªn tæng c¸c träng sè lµ 100
-§èi víi mçi phu¬ng ¸n ®¸nh gi¸ xem xÐt tõng tiªu chuÈn ®¹t ®Õn møc
nµo lÊy møc –5 ®Õn 5 hoÆc tõ 0 ®Õn 10
-TÝnh ®iÓm cho tõng tiªu chuÈn b»ng c¸ch nh©n träng sè víi møc ®¸nh
gi¸
-Céng tæng ®iÓm cña c¸c tiªu chuÈn theo nhãm ®Ó so s¸nh ®¸nh gi¸
c¸c ph¬ng ¸n víi nhau
§¸nh gi¸ ®a tiªu chuÈn c¸c ph¬ng ¸n cho HTTT QLBH
Tiªu chuÈn
Ph¬ng ¸n
A
20
B