Tài liệu Công tác văn phòng cấp uỷ cơ sở

C«ng t¸c v¨n phßng cÊp ñy L ¬ng V¨n Mõng Bài giảng: CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CẤP UỶ CƠ SỞ A. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU - Giúp học viên nắm được những kiến thức cơ bản về công tác văn phòng cấp ủy cơ sở, qua đó nâng cao nhận thức cho học viên về vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và tầm quan trọng của công tác văn phòng cấp uỷ Đảng trong tình hình hiện nay. - Vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo những kiến thức đã học vào thực tiễn công tác cơ quan, đơn vị và bản thân. - Nâng cao trình độ nghiệp vụ và kỹ năng công tác văn phòng cho đội ngũ cán bộ văn phòng cấp uỷ cơ sở, nhằm giúp hoạt động lãnh đạo của cấp ủy cơ sở thực hiện một cách “trôi chảy” và đạt hiệu quả cao. B. KẾT CẤU BÀI GIẢNG Bài được chia làm 2 phần chính, trình bày trong 4 tiết gồm các vấn đề sau: I. VỊ TRÍ, VAI TRÒ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG CẤP ỦY CƠ SỞ. - Tiết 1: 1. Vị trí, vai trò 2. Chức năng 3. Nhiệm vụ II. NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CẤP UỶ CƠ SỞ. - Tiết 2: 1. Xây dựng chương trình công tác của cấp uỷ cơ sở. 2. Công tác phục vụ các hội nghị cấp uỷ cơ sở. 1 C«ng t¸c v¨n phßng cÊp ñy - Tiết 3: L ¬ng V¨n Mõng 1. Ghi biên bản hội nghị cấp ủy. 2. Công tác thông tin phục vụ cấp uỷ. - Tiết 4: 1. Công tác văn thư, lưu trữ. 2. Công tác thư từ, tiếp dân. III. PHƯƠNG PHÁP GIẢNG DẠY Căn cứ vào đối tượng, phương pháp chính sử dụng trong bài giảng là phương pháp thuyết trình và phân tích, liên hệ thực tiễn. IV. TÀI LIỆU THAM KHẢO. 1. Giáo trình xây dựng Đảng – Chương trình trung cấp lý luận chính trị – Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh – Nxb Lý luận Chính trị Hà Nội – 2004. 2. Công tác văn phòng cấp uỷ Đảng – Tài liệu dùng cho sinh viên Đại học ngành xây dựng Đảng và chính quyền Nhà nước - T.S Nguyễn Đức Ái – Khoa Xây dựng Đảng – Học viện Báo chí và Tuyên truyền. S.2003 (lưu hành nội bộ). 2 C«ng t¸c v¨n phßng cÊp ñy PHẦN GHI L ¬ng V¨n Mõng PHẦN NỘI DUNG BÀI GI ẢNG: PHẦN GIẢNG I. VỊ TRÍ, VAI TRÒ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG CẤU UỶ CƠ SỞ 1. Vị trí, vai trò của văn phòng cấp uỷ Văn phòng cấp uỷ là bộ máy điều hành tổng hợp của cấp uỷ, là tai mắt của cơ quan lãnh đạo đảng, là bộ nhớ của thường vụ, thường trực cấp uỷ. Là bộ máy điều hành tổng hợp của cấp uỷ, vừa tham mưu và giúp việc cho cấp uỷ Là tai mắt của cơ quan lãnh đạo đảng , vì văn phòng là nơi thu thập xử lý tổng hợp các nguồn thông tin Là bộ nhớ của thường vụ, thường trực cấp uỷ là nơi cung cấp các nguồn thông tin và xây dựng chương trình kế hoạch, lịch làm việc của thường vụ, thường trực cấp uỷ. - Văn phòng làm việc tốt, có nề nếp khoa học thì công việc chạy đều, thông suốt, quản lý công sở chặt chẽ công việc của cơ quan dảng có năng xuất chất lượng hiệu quả cao. Văn phòng là bộ mặt của cơ quan đảng, là nơi giao tiếp giữa cơ quan đảng với cơ quan khác, là nơi đón tiếp cán bộ, đảng viên và nhân dân đến kiến nghị và trình bày nguyện vọng với đảng. Do đó văn phòng phải được tổ chức một cách khoa học văn minh lịch sự , làm tốt công tác văn phòng là góp phần quan trọng vào 3 C«ng t¸c v¨n phßng cÊp ñy L ¬ng V¨n Mõng việc nâng cao năng lực lãnh đạo và uy tín của đảng. Thường trực cần phải biết phát huy vai trò của văn phòng và cán bộ văn phòng phải nhận thức được trách nhiệm của mình để không ngừng học tập, rèn luyện nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng. Trong các tổ chức cơ sở đảng đều có văn phòng cấp uỷ cơ sở, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, các cấp uỷ cơ sở cần tổ chức tốt công tác văn phòng của cấp uỷ. - Văn phòng của cấp cơ sở trực tiếp giúp cấp uỷ cơ sở tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo hàng ngày. Nếu coi nhẹ công tác văn phòng cấp uỷ cơ sở, dẫn đến tổ chức không tốt công tác đó thì cấp uỷ cơ sở không thể thực hiện được chức năng, nhiệm vụ, không thể lãnh đạo cơ quan, đơn vị thực hiện thắng lợi nhiệm vụ chính trị. - Có thể coi văn phòng cấp uỷ cơ sở là “bộ óc thứ hai” của cấp uỷ cơ sở. Nhìn vào cách tổ chức, chất lượng của đội ngũ cán bộ và hoạt động của văn phòng cấp uỷ cơ sở ta có thể khẳng định được chất lượng hoạt động của cấp uỷ cơ sở. - Cán bộ văn phòng là trợ thủ đắc lực của thường vụ, thường trực cấp uỷ. - Trong công tác lãnh đạo, thường vụ, thường trực muốn đưa ra được quyết định đúng đắn, không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan đó là ý 4 C«ng t¸c v¨n phßng cÊp ñy L ¬ng V¨n Mõng kiến tham gia của các ngành, các cấp đặc biệt là sự trợ giúp của cán bộ văn phòng. 2. Chức năng của văn phòng cấp uỷ cơ sở. - Có thể hiểu theo nghĩa thông thường về chức năng văn phòng như sau: Là tham mưu giúp việc cho cấp uỷ. - Chức năng của văn phòng cấp uỷ là tham mưu và giúp việc, cần nhận thức rằng trong tham mưu là có phục vụ, phục vụ là đẻ tham mưu tốt hơn. Nên không được thổi phồng, cường điệu hoá chức năng tham mưu mà coi nhẹ chức năng phục vụ. 5 * Quá trình phát triển của văn phòng cấp ủy (phần mở rộng). - Thời kỳ mới thành lập Đảng và chưa có chính quyền. + Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc hàng ngày. + Lãnh đạo Đảng trực tiếp soạn văn bản. + Văn phòng không tham gia vào nội dung và công việc soạn thảo văn bản. + Chỉ đánh máy, kiểm tra lỗi kỹ thuật, in ấn, trình ký đóng dấu, vào sổ đăng ký công văn đi và chuyển. + Tiếp nhận các văn bản của các cơ quan đảng cấp trên hoặc cấp dưới gửi đến cấp uỷ, bố trí công sở làm việc, phương tiện làm việc, nơi ăn nghỉ và bảo vệ cấp uỷ. - Từ ngày 08 – 10/6/1949 TW Đảng tổ chức hội nghị văn phòng toàn quốc tại Việt Bắc xác định: + Văn phòng cấp uỷ gồm văn phòng TW Đảng, văn phòng khu uỷ, văn phòng tỉnh ủy, huyện ủy là cơ quan giúp việc hàng ngày. Cũng như các ban chuyên môn khác, nên phải thống nhất về cách tổ chức và cách làm việc. - 23/12/1977, Ban bí thư ban hành chỉ thị số 25 ghi rõ: Văn phòng là một cơ quan chuyên C«ng t¸c v¨n phßng cÊp ñy L ¬ng V¨n Mõng môn trực tiếp giúp cấp ủy điều hành công việc hàng ngày. Như vậy, văn phòng vẫn là cơ quan giúp việc hàng ngày chứ chưa phải là cơ quan chuyên môn tham mưu các nhiệm vụ có tính chiến lược. - 08/4/2003, Ban bí thư ra chỉ thị số 47 nêu rõ: Văn phòng tỉnh, thành uỷ là một cơ quan thuộc hệ thống các ban Đảng, có chức năng tham mưu giúp cấp uỷ, trực tiếp giúp thường vụ, thường trực điều hành công việc lãnh đạo của Đảng. Như vậy, đến lúc này văn phòng đã được tham gia vào nội dung lãnh đạo của cấp ủy Đảng cả những công việc có tầm chiến lược. Tóm lại, chức năng văn phòng cấp uỷ cơ sở là: tham mưu và phục vụ cho hoạt động của cấp uỷ cơ sở. * Biểu hiện của chức năng tham mưu: + Giúp cấp ủy xây dựng và tổ chức làm việc theo chương trình công tác, qui chế hoạt động. Xây dựng chương trình công tác thì có chương trình toàn khoá của BCH, ấn định các hoạt động chính trong một nhiệm kỳ, dự kiến các cuộc họp BCH, sắp xếp ưu tiên vấn đề giải quyết trước có tác dụng lan toả đến vấn đề giải quyết khác. Ngoài ra còn có chương trình năm, tháng, xây dựng quy chế hoạt động của BCH. + Giúp cấp ủy xây dựng các văn bản. Văn phòng là công cụ mang những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt 6 C«ng t¸c v¨n phßng cÊp ñy L ¬ng V¨n Mõng động của cấp uỷ, mà xây dựng văn bản là chức năng của văn phòng cấp uỷ. Là những thông tin đã được phân tích tổng hợp và phải kịp thời chính xác thực sự giúp ích cho lãnh đạo ra quyết định kịp thời. + Thông tin, tổng hợp phục vụ lãnh đạo. + Kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cấp uỷ. * Biểu hiện của chức năng phục vụ: + Phục vụ các hội nghị, các cuộc trao đổi, làm việc của cấp ủy với tập thể, cá nhân khác liên quan đến hoạt động lãnh đạo của cấp uỷ. Giúp thường trực cáp uỷ theo dõi đôn đốc việc chuẩn bị tài liệu dùng trong cuộc họp, kiến nghị xây dựng chương trình cuộc họp, thành phần mời dự họp và chuẩn bị các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật cho hội nghị và các cuộc trao đổi, làm việc của cấp uỷ. + Giúp cấp uỷ chuẩn bị tài liệu, phương tiện đảm bảo sự làm việc của cấp uỷ. Chuẩn bị đảy đủ các loại tài liệu và các phương tiện làm việc, bàn ghế, giấy bút, sổ sách, máy điện thoại, máy vi tính (nếu có). + Làm công tác Đảng phục vụ theo yêu cầu của cấp uỷ. Phải thành thạo công tác nghiệp vụ xây dựng và làm tốt công tác phát triển đảng viên mới trong đơn vị. Chức năng tham mưu và phục vụ 7 C«ng t¸c v¨n phßng cÊp ñy của văn phòng cấp uỷ cơ sở đan xen, quan hệ mật thiết với nhau, tham mưu cũng là để phục vụ, và trong phục vụ có tham mưu. L ¬ng V¨n Mõng - Từ chức năng chúng ta chuyển sang nghiên cứu nhiệm vụ của văn phòng. 3- Nhiệm vụ của văn phòng cấp uỷ cơ sở: Thế nào là nhiệm vụ: Nhiệm vụ đó là công việc phải làm vì một mục đích và trong một thời gian nhất định. Vậy văn phòng có những nhiệm vụ gì. ( 6 nhiệm vụ cơ bản ). - Trực tiếp giúp cấp uỷ, thường trực đón tiếp khách, đảng viên và nhân dân đến liên hệ công tác, giải quyết các yêu cầu liên quan đến cấp uỷ. Văn phòng cấp uỷ cơ sở thường trực để giải quyết mọi vấn đề về công tác xây dựng đảng ở địa phương và đón tiếp khách, đảng viên, nhân dân đến liên hệ công tác và giải quyết các yêu cầu liên quan đến cấp uỷ. - Giúp cấp ủy lập và thực hiện chương trình công tác tuần, tháng, quí, năm và toàn khoá… Căn cứ vào Nghị quyết đại hội Đảng bộ, phối hợp với các bộ phận chuyên môn để xây dựng chương trình công tác toàn khoá, năm của BCH, để cụ thể hoá xây dựng và thực hiện chương trình công tác quý, tháng và lịch công tác tuần của cấp uỷ. 8 C«ng t¸c v¨n phßng cÊp ñy - Giúp cấp uỷ nắm tình hình và chuẩn bị các báo cáo định kỳ. L ¬ng V¨n Mõng Theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cấp uỷ cấp dưới về tổ chức thực hiện Nghị quyết, chỉ thị của cấp trên, phối hợp với các bộ phận chuyên môn tổ chức thực hiện chế độ báo cáo và quy chế làm việc của cấp uỷ. Giúp cấp uỷ tổ chức các hội nghị của cấp uỷ, các cuộc làm việc, làm thư ký ghi biên bản các hội nghị cấp uỷ. Tham mưu tổ chức phục vụ các cuộc họp, ghi biên bản, lập hồ sơ các hội nghị BCH, ban thường vụ và khi có yêu cầu thì ghi biên bản các cuộc hội ý thường trực cấp uỷ, các cuộc làn việc của cấp uỷ. Làm công tác văn thư, lưu trữ: tiếp nhận, đăng ký, quản lý, lưu trữ tài liệu, công văn đi - đến để trình cấp uỷ xử lý kịp thời, chính xác, quản lý và sủ dụng con dấu. Nội dung chủ yếu của công tác văn thư là: Xây dựng văn bản, thảo văn bản, duyệt bản thảo, nhân bản, ký văn bản. Tổ chức tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi giải quyết công văn đến. Tổ chức nhân sao, phát hành công văn đi, bảo đảm đúng thể thức văn bản. Tổ chức quản lý và giải quyết các công văn tài liệu mật. Tổ chức lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ và khai thác tài liệu có hiệu quả, bảo quản và sử dụng con dấu cơ quan đúng quy định của pháp luật. 9 C«ng t¸c v¨n phßng cÊp ñy L ¬ng V¨n Mõng Giúp cấp uỷ thu nộp đảng phí theo quy định; quản lý tài chính đảng, làm thủ quĩ của cấp uỷ; quản lý tài sản trong trụ sở cấp uỷ. Quản lý tài chính, ngân sách, tài sản của cấp uỷ, đảm bảo các điều kiện phương tiện làm việc của cấp uỷ, bảo đảm thông tin liên lạc thông suốt và bảo đảm an toàn tuyệt đối trụ sở làm việc của cấp uỷ. Ngoài ra văn phòng còn giúp cấp uỷ cơ sở giải quyết các yêu cầu đột xuất. Hết tiết 1 Tiết 2 II. NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CẤP UỶ CƠ SỞ Công tác văn phòng cấp uỷ cơ sở gồm nhiều nội dung, tập trung vào những nội dung chủ yếu sau đây: 1. Xây dựng chương trình công tác cấp uỷ - Chương trình là những dự kiến hoạt động, công việc của cấp uỷ được bố trí theo một trình tự, thời gian nhất định nhằm tổ chức các hoạt động của cấp uỷ một các chủ động, đúng hướng và có hiệu quả. Có nhiều loại chương trình công tác của cấp uỷ: - Chương trình toàn khoá. - Chương trình công tác năm. - Chương trình công tác 6 tháng, quí. - Chương trình công tác tháng, tuần. a. Chương trình công tác toàn khoá 10 C«ng t¸c v¨n phßng cÊp ñy của BCH + Xác định những hoạt động chính của BCH nhằm thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ do đại hội đề ra. + Dự kiến các vấn đề quan trọng về kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, xây dựng nội bộ Đảng, củng cố hệ thống chính trị mà BCH cần thảo luận, đưa ra quyết định lãnh đạo. L ¬ng V¨n Mõng - Đây là những quyết định chiến lược ở tầm vĩ mô, khi đã ra quyết định này nó huy động tổng lực của địa phương đơn vị vào thực hiện quyết định. Kết quả của nó sẽ làm biến đổi căn bản đời sống kinh tế, xã hội, văn hoá, giáo dục… mà nó quyết định. Thẩm quyền ra quyết định này là BCH. b. Chương trình công tác năm - Có 2 loại chương trình công tác năm: + Chương trình công tác năm của BCH. + Chương trình công tác năm của BTV Xây dựng chương trình công tác toàn khoá phải dựa vào chương trình công tác toàn khoá, nội quy của BCH về nhiệm vụ công tác năm, sự phân công trong BCH, BTV. Nội dung chương trình công tác năm gồm: + Xác định các vấn đề sẽ đưa ra bàn và quyết định trong kỳ họp BCH hàng tháng (do BCH thông qua). + Trọng tâm chương trình công tác năm của BTV là ấn định các vấn đề chính mà BTV phải thực hiện trong năm được xắp xếp theo từng tháng và ấn định rõ uỷ viên thường vụ nào chuẩn bị nội dung (do BTV thông 11 C«ng t¸c v¨n phßng cÊp ñy qua). c. Chương trình công tác tháng + Ấn định thời gian cho các cuộc họp BTV, BCH, các cuộc họp làm việc khác trong tháng. + Dự kiến họp một số công việc quan trọng mà thường trực cấp uỷ phải giải quyết (vấn đề từ trên đưa xuống, vấn đề nảy sinh từ cơ sở). d. Lịch công tác tuần: L ¬ng V¨n Mõng - Hàng tuần, văn phòng giúp cấp ủy xếp lịch công tác tuần và công ghi đầy đủ, cụ thể. + Họp BCH, BTV, hội ý thường trực, giao ban, lịch làm việc, đi công tác của đồng chí bí thư, phó bí thư, hoặc thường trực cấp uỷ. 2. Công tác phục vụ các hội nghị của cấp uỷ Hội nghị của cấp uỷ có nhiều loại: Hội nghị BCH, ban thường vụ, giao ban , sơ kết, tổng kết… văn phòng co trách nhiệm giúp cấp uỷ tổ chức tốt các a a. Trước hội nghị (chuẩn bị hội nghị). Thông tin phục vụ cuộc họp, triển khai công việc chuẩn bị phục vụ hội nghị. Giúp cấp uỷ xác định nội dung và chuẩn bị các loại tài liệu cần thiết. Tài liệu dùng trong cuộc họp - Căn cứ tình hình thực tế địa phương, đơn thường có: Báo cáo hoặc đề án, tờ vị thường vụ, thường trực sẽ quyết trình, dự thảo nghị quyết, quyết định định nội dung hội nghị. và các tài liệu tham khảo. Tuy nhiên, do là cơ quan tham mưu giúp việc hàng ngày, nắm được tình hình Đảng bộ nên văn phòng cần kiến nghị giúp cấp 12 C«ng t¸c v¨n phßng cÊp ñy L ¬ng V¨n Mõng uỷ xác định nội dung hội nghị. - Các loại tài liệu cần chuẩn bị gồm: Báo cáo, tờ trình về những vấn đề cần xin ý kiến cấp uỷ quyết định. Dự thảo nghị quyết, quyết định và các tài liệu tham khảo khác. - Văn phòng trực tiếp chuẩn bị tài liệu, hoàn thiện tài liệu, nhân sao gửi tài liệu cho các đại biểu nghiên cứu trước khi hội nghị.gửi các đại biểu đ trước khi dự hội nghị. - Giúp cấp uỷ chuẩn bị chương trình hội nghị, thông báo thành phần hội nghị. Xây dựng chương trình hội nghị cần phải căn cứ: - Căn cứ thời gian họp dài hay ngắn. - Khối lượng công việc cần giải quyết. - Ưu tiên thời gian thảo luận. - Kiến nghị hình thức, phương pháp biểu quyết. - Đại biểu mời (không nên mời quá đông, chỉ mời những người liên quan cần thiết). - Chuẩn bị các điều kiện vật chất cho hội nghị. - Bố trí phòng họp. - Trang trí phòng họp. - Sắp xếp chỗ ngồi. - Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng, và toàn bộ kinh phí cho hội nghị… b. Trong hội nghị - Chương trình chi tiết của hội nghị. - Phân công tiến hành (nếu là hội nghị lớn). - Những quy định và yêu cầu cần thiết. 13 C«ng t¸c v¨n phßng cÊp ñy - Nắm số lượng thành viên hội nghị để báo cáo (số cấp uỷ viên có mặt, vắng mặt, lý do vắng mặt, số đại biểu tham dự). - Chuẩn bị bài khai mạc khi có yêu cầu. L ¬ng V¨n Mõng Có danh sách đại biểu kèm theo. - Văn phòng có trách nhiệm đón và hướng dẫn vào phòng họp. Trong hội nghị, tuỳ theo yêu cầu - Tuỳ theo hội nghị, văn phòng tổ chức hội nghị, văn phòng cấp uỷ tổ chức ghi biên bản, ghi âm, ghi hình, lập hồ sơ ghi biên bản, ghi âm , ghi hình, lập hội nghị. hồ sơ hội nghị. (Biên bản hội nghị có thể phải trình bày ngay sau khi kết thúc hội nghị). c. Sau hội nghị - Văn phòng giúp cấp uỷ xây dựng và ban hành các văn bản thể hiện quyết định của hội nghị. Bao gồm các vấn đề sau: Giúp cấp uỷ văn bản hoá các quyết định của hội nghị dưới các hình thức, cácthể loại như: Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định, Quy định, Thông báo… Sau hội nghị theo sự chỉ đạo của thường trực cấp uỷ, văn phòng cần giúp cấp uỷ xây dựng và ban hành các văn bản thích hợp thể hiện quyết định của hội nghị. Hoàn chỉnh biên bản, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ hội nghị (gồm các loại giấy tờ của hội nghị). Hồ sơ gồm: Giấy mời hội nghị, chương trình hội nghị, các tài liệu sử dụng họp hội nghị, biên bản chi tiết, biên bản kết luận, nhật ký hội nghị (nếu có), bản tổng hợp ý kiến thảo luận (nếu có), Nghị quyết của hội nghị, các băng ghi âm, ghi hình (nêu có). Ghi biên bản hội nghị thì có hai loại là: 14 C«ng t¸c v¨n phßng cÊp ñy L ¬ng V¨n Mõng Biên bản chi tiết (còn gọi là biên bản đầy đủ); và biên bản kết luận (con gọi là biên bản tổng hợp), nhưng được giới thiệu chi Giúp cấp uỷ xây dựng kế hoạch tiết ở mục 3. triển khai thực hiện các quyết định của hội nghị. Hết tiết 2. 3. Ghi biên bản hội nghị cấp uỷ - Các hội nghị của cấp uỷ đều phải ghi biên bản. Biên bản ghi đầy đủ diễn biến của hội nghị, đó là căn cứ để xây dựng các quy định, nghị quyết và là cơ sở để chỉ đạo thực hiện các quyết định của cấp uỷ. Có 2 loại biên bản: là biên bản chi tiết và biên bản kết luận. a. Biên bản chi tiết Khái niệm: Biên bản chi tiết hay còn gọi là biên bản đầy đủ là văn bản ghi chép có tính chất tường thuật diễn biến của toàn bộ cuộc họp với đầy đủ nội dung của nó theo trật tự thời gian. Ghi đầy đủ mọi chi tiết diễn ra trong hội nghị, bố cục có 3 phần như sau: * Phần thứ nhất: Ghi tên tổ chức đảng, tiêu đề, trích yếu hội nghị, thời gian, địa điểm, thành phần hội nghị (cấp uỷ viên có mặt, vắng mặt, đại biểu mời tham dự, chủ toạ, thư ký hội nghị) và các chi tiết khác nếu có (ghi âm, ghi hình, chụp ảnh…). Có danh sách đại biểu chính thức có mặt, vắng mặt, khách mời dự có mặt, vắng mặt ghi rõ đại biểu cơ quan đoàn thể nào. * Phần thứ hai: 15 C«ng t¸c v¨n phßng cÊp ñy + Ghi diễn biến hội nghị. Khai mạc hội nghị do ai ghi tên, chức vụ; khái quát nội dung bản báo cáo; tên người báo cáo, tài liệu tư liệu tham khảo kèm theo báo cáo. L ¬ng V¨n Mõng Ghi tóm tắt nội dung bản báo cáo gồm + Những nội dung chính mà chủ toạ mấy phần. hội nghị gợi ý thảo luận, ý kiến phát biểu của từng người ( ghi rõ họ tên, chức vụ, nơi công tác, tóm tắt đề tài, nội dung bản thảo luận). Ghi ý kiến phát biểu và các tham luận của từng người theo trật tự thời gian diễn + Ý kiến tổng kết hay kết luận của ra. chủ toạ. + Các vấn đề hội nghị đã quyết định, nghị quyết được thông qua. Nếu hội nghị biểu quyết thì ghi rõ biểu quyết bằng cách nào: giơ tay hay bỏ phiếu kín. Ghi rõ kết quả biểu quyết như sau: số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, số tán thành, số không tán thành, tỉ lệ phần trăm. Quyết nghị của hội nghị đây là một mệnh lệnh công tác, biên bản ghi lại quyết nghị để làm cơ sở cho việc triển khai công tác và kiểm tra việc thực hiện, Bế mạc hội nghị biên bản ghi tóm biên bản phải ghi lại những vấn đề quyết tắt ý kiến của khách mời dự (nếu có) nghị của hội nghị theo nguyên văn bản thảo do chủ toạ kết luận. * Phần thứ ba: Biên bản ghi rõ ngày, giờ bế mạc 16 C«ng t¸c v¨n phßng cÊp ñy L ¬ng V¨n Mõng hội nghị và các thủ tục khác (nếu có). Xác nhận biên bản hội nghị, chữ ký của thư ký ghi biên bản hội nghị; chữ ký của chủ toạ hội nghị và đóng dấu. Biên bản phải được người chủ toạ hội nghị thông qua và ký ở cuối biên bản góc bên phải. Biên bản là tài liệu tuyệt mật của đảng, chỉ có các đòng chí là thành viên chính thức của hội nghị và các đồng chí là chủ dự án được mượn biên bản để khai thác có sự đồng ý của đồng chí bí thư, phó bí thư trực. b. Biên bản kết luận - Phần đầu ghi khái quát về hội nghị như ngày, tháng, năm, địa điểm, thành phần, nội dung chính của hội nghị. Đây là văn bản ghi lại những ý kiến thảo luận trên từng loại vấn đề của cuộc họp, phản ánh khái quát đúng thực chất tình hình và nội dung thảo luận không theo trật tự thời gian. - Phần trọng tâm ghi rõ những kết luận hay những quan điểm của hội nghị. Đặc biệt là ghi những ý kiến của các đồng chí có chức, có quyền. - Cuối biên bản phải có chữ ký của thư ký hội nghị, chữ ký của chủ toạ hội nghị và đóng dấu. Ghi rõ những kết luận của chủ toạ hội nghị và những quyết định, biểu quyết của hội nghị, giúp cho người đọc hiểu 17 C«ng t¸c v¨n phßng cÊp ñy L ¬ng V¨n Mõng được thái độ hội nghị trên từng loại vấn đề, giúp cho chủ toạ điều khiển hội nghị. Sau hội nghị phải đưa biên bản chi tiết và biên bản kết luận vào hồ sơ hội nghị cấp uỷ, giúp cấp uỷ văn bản hoá các quyết định của cuộc họp. Lập hồ sơ cuộc họp. Hồ sơ bao gồm: Giấy triệu tập, danh sách đại biểu tham dự chính thức và dự thính, chương trình nghị sự, các văn bản sử dụng trong cuộc họp, biên bản chi tiết, biên bản kết luận, thông báo hoặc quyết định của cuộc họp, ảnh, băng ghi âm, ghi hình (nếu có). Mỗi cuộc họp lập 4. Công tác thông tin phục vụ cấp uỷ một hồ sơ. Khái niệm: Thông tin là những hiểu biết cần thiết làm căn cứ thảo luận ra quyết định xử lý những vấn đề phát sinh trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, văn hoá, an ninh quốc phòng. a. Vai trò của thông tin đối với sự lãnh đạo của cấp uỷ và trách nhiệm của văn phòng cấp uỷ cơ sở. - Thông tin là những hiểu biết cần thiết làm căn cứ thảo luận ra quyết định xử lý những vấn đề phát sinh trên các lĩnh vực, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng…. Là yếu tố quyết định, là cơ sở cho việc hoạch định đường lối, chủ trương, chính sách, các quyết định của cơ quan lãnh đạo. 18 C«ng t¸c v¨n phßng cÊp ñy L ¬ng V¨n Mõng Mọi hoạt động trong đời sống xã hội không thể thiếu thông tin, không có thông tin thì không có hoạt động. Ngày nay, thông tin cũng có vai trò quan trọng. Thâm nhập vào tất cả các hoạt động của cơ quan lãnh đạo, quản lý , xây dựng, hoạch định, triển khai, thực hiện đường lối, xây dựng Cấp uỷ Đảng cơ sở là cơ quan lãnh bộ máy lãnh đạo, bố trí cán bộ… đạo chính trị ở cấp cơ sở, thông tin chính xác kịp thời giúp cho cấp uỷ đề ra những quyết dịnh chính xác, ngược lại thông tin giả rối, sai lệch, không kịp thời sẽ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả đạt thấp. Với tư cách là cơ quan lãnh đạo, cấp uỷ phải có hệ thống thông tin để cung cấp kịp thời, chính xác các thông tin thuộc các lĩnh vực để giúp cấp uỷ bàn bạc đưa ra quyết định đúng. Văn phòng phải có trách nhiệm trực tiếp thu thập thông tin, xử lý bảo đảm thông tin thường xuyên đến cấp uỷ. b. Các loại thông tin phục vụ cấp uỷ. - Phân làm 3 loại thông tin cơ bản sau: - Thông tin để quyết định các chủ trương biện pháp lớn của cấp uỷ. - Những thông tin này giúp cấp ủy nghiên cứu, thảo luận, quyết định những chủ trương được đặt ra trong các nghị quyết đại hội, nghị quyết hội nghị BCH, chương trình công tác nhiệm kỳ, hàng năm của cấp uỷ. - Thông tin kiểm tra việc thực hiện các quyết định của cấp uỷ. - Các quyết định của cáp uỷ khi đã được 19 C«ng t¸c v¨n phßng cÊp ñy L ¬ng V¨n Mõng triển khai thực hiện phải được đánh giá sơ, tổng kết. Từ đó rút ra đúng, sai, bổ sung, điều chỉnh để hòan thiện quết định, để quyết định thực hiện tốt hơn. - Thông tin phục vụ trực tiếp cấp ủy chỉ đạo, giải quyết công việc hàng ngày. - Mỗi công việc hàng ngày đều có nội dụng khác nhau, đòi hỏi có biện pháp, hình thức xử lý, chỉ đạo giải quyết khác nhau. Vì vậy, văn phòng phải tổng hợp để tham mưu, đề xuất, cung cấp cho cấp uỷ nắm được để ra quyết định lãnh đạo , xử lý. c. Thu thập thông tin - Nguồn thông tin gửi đến cấp ủy cơ sở rất phong phú, từ nhiều nơi… Văn phòng phải có trách nhiệm giúp cấp uỷ thu thập để báo cáo cấp uỷ. Gồm các loại thông tin như sau: - Thông tin từ cấp ủy cấp trên gồm: các văn bản Nghị quyết, chỉ thị, quyết định, kế hoạch, hướng dẫn lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp, các tài liệu tham khảo khác. - Đây là thông tin dọc từ cấp trên xuống cấp uỷ cơ sở. - Từ cấp uỷ và tổ chức đảng cấp dưới (chi uỷ, Đảng uỷ bộ phận; chi bộ trực thuộc, Đảng bộ bộ phận). - Gồm các văn bản báo cáo xin ý kiến. - Từ các cơ quan Nhà nước cấp trên. - Từ các tổ chức trong hệ thống chính trị cơ sở, tổ chức kinh tế, văn hoá, xã hội trên địa bàn. - Từ ý kiến của cán bộ, đảng viên và 20