Tài liệu Công tác tuyển dụng nhân lực tại ngân hàng thương mại cổ phần hàng hải việt nam trong giai đoạn hiện nay

Ket-noi.com diễn đàn công nghê, giáo dục LỜI NÓI ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài Hội nhập nói chung và hội nhập kinh tế nói riêng là xu hướng khách quan trong quá trình phát triển. Việt Nam cũng đang tiến bước vào quá trình hội nhập đó. Điều này đã đặt ra nhiều cơ hội và thách thức cho các doanh nghiệp. Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt này, sự thắng thua của các doanh nghiệp phụ thuộc lớn vào khả năng, trình độ của đội ngũ nhân lực. Một tổ chức chỉ có thể thành công và phát triển lớn mạnh khi nó có được những người lao động giỏi, có trình độ chuyên môn, đáp ứng yêu cầu công việc. Nếu tổ chức tuyển được những người lao động kém chất lượng, không đáp ứng được yêu cầu công việc thì sẽ dẫn đến giảm năng suất lao động, không hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh, lúc đó tổ chức sẽ phát triển trì trệ và khả năng thất bại trong môi trường cạnh tranh gay gắt là rất cao. Do vậy, việc tuyển dụng được đội ngũ nhân lực thoả mãn đầy đủ các tiêu chuẩn chuyên môn và các yêu cầu cần thiết khác của công việc để đảm bảo thực hiện thành công các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp là nhiệm vụ hết sức quan trọng. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp hiện nay gặp nhiều khó khăn trong công tác tuyển dụng nhân lực. Tuy rằng quy trình tuyển dụng và các hoạt động có liên quan trong công tác tuyển dụng đã được các doanh nghiệp xây dựng hoàn chỉnh nhưng vẫn còn nhiều vấn đề bất cập, do nhiều nguyên nhân khác nhau. Và Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam cũng là một trong những doanh nghiệp như vậy. Qua quá trình thực tập tại Ngân hàng, em nhận thấy công tác này tuy đã rất được quan tâm nhưng vẫn tồn tại nhiều hạn chế. Chính vì vậy, em lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam trong giai đoạn hiện nay” làm đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. SV: Nguyễn Thị Hiền 1 Lớp: Quản trị Nhân lực 46B Ket-noi.com diễn đàn công nghê, giáo dục 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu của đề tài: công tác tuyển dụng nhân lực và các hoạt động có liên quan tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam. - Phạm vi nghiên cứu: Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam. 3. Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác tuyển dụng nhân lực nói chung và tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam nói riêng. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tuyển dụng của Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam. Đưa ra một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tuyển dụng nhân lực. 4. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thống kê. - Phương pháp điều tra phân tích. - Phương pháp so sánh. - Phương pháp phỏng vấn. - Phương pháp tổng hợp. 5. Kết cấu của đề tài Kết cấu của đề tài gồm 3 phần: Chương I: Cơ sở lý luận về công tác tuyển dụng nhân lực Chương II: Phân tích thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam trong giai đoạn hiện nay. Chương III: Các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam. Trong quá trình hoàn thành chuyên đề, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của PGS.TS Mai Quốc Chánh và các cán bộ nhân viên của Phòng Tổ chức Nhân sự nói riêng cũng như của Ban Lãnh đạo Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam nói chung. Em xin chân thành cảm ơn thầy và các anh chị đã giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. SV: Nguyễn Thị Hiền 2 Lớp: Quản trị Nhân lực 46B Ket-noi.com diễn đàn công nghê, giáo dục Do điều kiện thời gian cũng như khả năng có hạn nên chuyên đề của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô giáo để chuyên đề tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thị Hiền SV: Nguyễn Thị Hiền 3 Lớp: Quản trị Nhân lực 46B Ket-noi.com diễn đàn công nghê, giáo dục CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC I.KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1. Nhân lực Theo nghĩa hẹp: “Nhân lực là nguồn lực của mỗi con người mà nguồn lực này bao gồm thể lực và trí lực”. Thể lực chỉ sức khoẻ của thân thể nó phụ thuộc vào sức vóc, tình trạng sức khoẻ của từng con người, mức sống, thu nhập, chế độ ăn uống, chế độ làm việc và nghỉ ngơi, chế độ y tế. Thể lực con người còn phụ thuộc vào tuổi tác, thời gian công tác, giới tính... Trí lực chỉ sức suy nghĩ, sự hiểu biết, sự tiếp thu kiến thức, tài năng, năng khiếu cũng như quan điểm, lòng tin, nhân cách...của từng con người. Từ xưa tới nay, trong sản xuất kinh doanh, việc tận dụng các tiềm năng về thể lực của con người là chủ yếu, thường xuyên và có thể coi như đã được khai thác gần tới mức cạn kiệt. Sự khai thác các tiềm năng về trí lực của con người còn ở mức mới mẻ, chưa bao giờ cạn kiệt, vì đây là một kho tàng còn nhiều bí ẩn của mỗi con người. Theo nghĩa rộng: Xét tại bất cứ một tổ chức, doanh nghiệp nào thì Nhân lực là toàn bộ nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp đó. Do đó, có thể nói Nhân lực của một tổ chức bao gồm tất cả những người lao động làm việc trong tổ chức đó. “Nguồn nhân lực còn được hiểu như là một yếu tố tham gia trực tiếp vào quá trình phát triển kinh tế - xã hội, là tổng thể những con người cụ thể tham gia vào quá trình lao động”. Nguồn nhân lực được nghiên cứu về số lượng và chất lượng. Số lượng nguồn nhân lực được đo lường thông qua chỉ tiêu quy mô và tốc độ tăng. Các chỉ tiêu này có quan hệ mật thiết với quy mô và tốc độ tăng dân số. Quy mô và tốc độ tăng dân số càng lớn thì quy mô và tốc độ tăng nguồn nhân lực càng lớn và ngược lại. “Chất lượng nguồn nhân lực là trạng thái nhất định của nguồn nhân lực, thể hiện mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành nên bản chất bên SV: Nguyễn Thị Hiền 4 Lớp: Quản trị Nhân lực 46B Ket-noi.com diễn đàn công nghê, giáo dục trong của nguồn nhân lực”. Chất lượng nguồn nhân lực là chỉ tiêu phản ánh trình độ phát triển kinh tế và đời sống người dân trong một xã hội nhất định. Thuật ngữ “nhân lực” hay "nguồn nhân lực" đã không còn xa lạ ở VN trong những năm gần đây. Đó cũng chính là bởi vai trò của nó đối với tất cả các ngành. Nếu chỉ nói về lĩnh vực kinh tế, ta không thể phát triển, không thể có lợi nhuận một cách hiệu quả nếu như nhân lực không đồng bộ với sự phát triển của máy móc, khoa học kỹ thuật - đó gần như là quy luật của tất cả các nền kinh tế. Như vậy, mọi doanh nghiệp muốn thành công đều phải dựa vào một trong những nguồn lực quan trọng nhất của mình – nguồn nhân lực. Bí quyết dụng nhân được đúc kết từ ngàn đời là “dụng nhân như dụng mộc”, nghĩa là không có người kém năng lực, vấn đề là phải sử dụng đúng chỗ. “Dụng nhân” đúng phải bắt đầu từ khâu tuyển dụng, doanh nghiệp cần thu hút đúng người, đó là những người có năng lực, phẩm chất và sở thích phù hợp với doanh nghiệp và với công việc mà họ sẽ làm. 2. Tuyển dụng nhân lực Theo nghĩa hẹp: Tuyển dụng là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng lao động bên trong tổ chức. Đồng thời, là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc, để tìm được những người phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được. Theo nghĩa rộng: Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút, lựa chọn và sử dụng người lao động. Như vậy, có thể hiểu quá trình tuyển dụng bắt đầu từ khi thu hút ứng viên đến khi chấm dứt hợp đồng lao động. Do yêu cầu mức độ chuyên sâu nên chuyên đề chỉ đi sâu, tập trung nghiên cứu hoạt động tuyển dụng theo nghĩa hẹp. Tức tuyển dụng là quá trình thu hút và lựa chọn ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc. SV: Nguyễn Thị Hiền 5 Lớp: Quản trị Nhân lực 46B Ket-noi.com diễn đàn công nghê, giáo dục Cơ sở của tuyển dụng là các yêu cầu của công việc đã được đề ra theo bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện. Quá trình tuyển dụng phải đáp ứng được các yêu cầu dưới đây: - Tuyển dụng phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch nguồn nhân lực. - Tuyển dụng được những người có trình độ chuyên môn cần thiết cho công việc để đạt tới năng suất lao động cao, hiệu suất công tác tốt. - Tuyển dụng được những người có kỷ luật, trung thực, gắn bó với công việc, với tổ chức. II. NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC “Làm thế nào để tuyển được đúng và đủ người?” luôn là một câu hỏi lớn đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Hiệu quả của việc tuyển dụng trong các doanh nghiệp còn phụ thuộc rất nhiều vào khả năng trực giác của người làm công tác tuyển dụng. Tuy nhiên, thật khó có thể tuyển được đúng người nếu chỉ hoàn toàn dựa vào trực giác. Để tuyển được đúng người cho một vị trí công việc, người sử dụng lao động cần xác định rõ mục đích của công việc, nó có vị trí như thế nào trong doanh nghiệp, và những người như thế nào thì sẽ làm việc đó tốt nhất. Sau đó người sử dụng lao động cần tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn để tuyển được người phù hợp. Quy trình tuyển dụng chỉ kết thúc khi người mới được tuyển sẵn sàng để bắt đầu công việc. Việc tuyển dụng được coi là thành công nếu người được tuyển yêu thích công việc và trở thành một thành viên tích cực và hiệu quả của doanh nghiệp. Như vậy, dưới góc độ của nhà quản lý, quá trình tuyển dụng nhân lực bao gồm: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức thực hiện tuyển dụng và kiểm tra, đánh giá công tác tuyển dụng. 1. Xây dựng kế hoạch tuyển dụng 1.1. Các căn cứ xây dựng kế hoạch tuyển dụng 1.1.1. Phân tích công việc SV: Nguyễn Thị Hiền 6 Lớp: Quản trị Nhân lực 46B Ket-noi.com diễn đàn công nghê, giáo dục Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc. Phân tích công việc là căn cứ và có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động quản lý nguồn nhân lực nói chung cũng như công tác tuyển dụng và việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng nói riêng. Bởi vì nhờ có phân tích công việc mà người quản lý xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao động và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó; và nhờ đó, người lao động cũng hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc. Đồng thời, phân tích công việc là điều kiện để có thể giúp cho người quản lý đưa ra được các quyết định tuyển dụng dựa trên các tiêu thức có liên quan đến công việc chứ không phải dựa trên những tiêu chuẩn mơ hồ và mang tính chủ quan. Phân tích công việc được thể hiện dưới hình thức các Bản mô tả công việc và Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện. Các bản phân tích công việc này được sử dụng để mô tả các công việc đang cần tuyển người và quảng cáo về các vị trí việc làm mới. Đồng thời được sử dụng để xác định các kỹ năng và các hoạt động, lấy đó làm tiêu thức để ra quyết định lựa chọn ứng viên. Khi lập kế hoạch tuyển dụng phải xác định rõ: những loại công việc gì sẽ được thực hiện trong tổ chức; những chỗ trống trong tổ chức cần được thay thế và bổ sung do các nguyên nhân: thuyên chuyển lao động, đề bạt, về hưu và những công việc mới phát sinh. Hơn nữa, nguồn nhân lực cần được thay thế và bổ sung có đặc điểm như thế nào, sẽ được thu hút từ đâu? Khả năng tìm kiếm dễ hay khó, thời gian dài hay ngắn?... Tất cả những điều này đều phụ thuộc rất lớn vào phân tích công việc. Nếu hoạt động phân tích công việc của tổ chức được thực hiện tốt thì việc lập kế hoạch tuyển dụng của tổ chức sẽ dễ dàng hơn và ngược lại. 1.1.2. Đánh giá thực hiện công việc SV: Nguyễn Thị Hiền 7 Lớp: Quản trị Nhân lực 46B Ket-noi.com diễn đàn công nghê, giáo dục “Đánh giá thực hiện công việc thường được hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động”. Đánh giá thực hiện công việc là một căn cứ hết sức quan trọng đối với việc lập kế hoạch tuyển dụng. Bởi đánh giá thực hiện công việc thường xuyên sẽ giúp tổ chức xác định được mức độ thực hiện công việc của người lao động và phát hiện khối lượng công việc tăng thêm ngoài khối lượng công việc tăng thêm theo kế hoạch sản xuất kinh doanh. Đồng thời, đánh giá thực hiện công việc góp phần xác định chính xác nhu cầu tuyển dụng của tổ chức thông qua việc đánh giá xem liệu các nhân viên hiện tại có thể đảm nhận được công việc mới phát sinh không? Hoặc với sự thực hiện công việc như vậy thì nếu được đào tạo, các nhân viên hiện tại có thể hoàn thành khối lượng công việc mới không?... Nếu như câu trả lời là “có” thì tổ chức không cần tuyển dụng nhân viên mới. Nếu câu trả lời là “không” thì việc tuyển dụng cần được thực hiện. Khi đó tổ chức sẽ xác định số lượng tuyển dụng và vị trí chức danh công việc cần tuyển tức nhu cầu tuyển dụng được xác lập. Như vậy, khi lập kế hoạch tuyển dụng hay xác định nhu cầu tuyển dụng thì những căn cứ mà tổ chức không thể không xem xét đến đó là phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc. Hai căn cứ này nếu được thực hiện tốt và được xem xét đúng đắn sẽ là nền tảng vững chắc cho việc lập kế hoạch tuyển dụng nói riêng và cho hoạt động tuyển dụng nói chung. Xác định nhu cầu tuyển dụng Xác định nhu cầu tuyển dụng là việc thẩm định xem doanh nghiệp có thực sự cần tuyển nhân viên không, tuyển bao nhiêu người, tuyển người để làm những việc gì và cần tuyển người có những tiêu chuẩn như thế nào. 1.2.1. Xác định số lượng và đánh giá mức độ cấp thiết của nhu cầu tuyển dụng SV: Nguyễn Thị Hiền 8 Lớp: Quản trị Nhân lực 46B Ket-noi.com diễn đàn công nghê, giáo dục Trước khi đưa ra yêu cầu tuyển dụng chính thức, người quản lý phải xác định chính xác nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Tức là doanh nghiệp cần tuyển bao nhiêu người, và giải pháp tuyển dụng là thực sự cần thiết không? Các nhu cầu này có thể xuất phát từ nhiều lý do, chẳng hạn như nhằm thay thế nhân viên thuyên chuyển, cần thêm nhân viên trong thời kỳ cao điểm của sản xuất…Ta có các nhu cầu tuyển dụng sắp xếp theo thứ tự mức độ quan trọng và cấp thiết giảm dần như sau: -Tuyển dụng thay thế: Thay thế nhân viên xin thôi việc, bị sa thải… hoạt động tuyển dụng phải được thực hiện nhanh chóng để đảm bảo tính liên tục của công việc. Do thường có sức ép từ cấp trên đòi hỏi có ngay nhân viên thay thế, phòng quản lý nhân lực dễ có nguy cơ không đảm bảo chất lượng tuyển dụng. Thay thế tạm thời nhân viên đi vắng, bị bệnh… với một hợp đồng lao động có thời hạn (thường là ngắn). Hoạt động này cũng phải được thực hiện gấp rút để đảm bảo tính liên tục của công việc. Thay thế nhân viên được thăng chức, thuyển chuyển hoặc nghỉ hưu… Hoạt động này cần phải được chuẩn bị trước một khoảng thời gian, tốt nhất là trước khi nhân viên cũ rời khỏi chức vụ vì nhân viên cũ có thể giúp đỡ, hướng dẫn nhân viên mới trong việc hoà nhập với môi trường công tác. - Tuyển dụng ứng phó: hoạt động này thường diễn ra khi doanh nghiệp nhận được khối lượng công việc lớn trong một khoảng thời gian nhất định. Để đảm bảo tiến độ sản xuất, doanh nghiệp sẽ cần tuyển dụng lao động trong khoảng thời gian đó. Cũng có thể tuyển dụng ứng phó trong trường hợp doanh nghiệp cần một vị trí nhân viên tạm thời, ví dụ nhân viên tiếp thị trong giai đoạn đầu sản phẩm mới tung ra thị trường… Hình thức này cũng chứa đựng rủi ro vì nhân viên sẽ thiếu động lực làm việc cũng như có thể thiếu trình độ chuyên môn đảm bảo cho năng lực cạnh tranh của toàn doanh nghiệp. SV: Nguyễn Thị Hiền 9 Lớp: Quản trị Nhân lực 46B Ket-noi.com diễn đàn công nghê, giáo dục - Tuyển dụng ngẫu nhiên: hoạt động này thường xuất phát từ một yêu cầu xin việc của một ứng viên có tiềm năng lớn, của một nhân viên đang làm việc cho đối thủ cạnh tranh, cho khách hàng, cho nhà cung cấp… Đôi khi nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp lại ngẫu nhiên trùng hợp với yêu cầu xin việc. - Tuyển dụng dự án: hoạt động này đi đôi với một dự án hay một chương trình của doanh nghiệp tạo ra nhu cầu lao động. Ví dụ một kế hoạch tiếp thị sang thị trường nước ngoài hay một dự án công nghệ cao. - Tuyển dụng thường niên: hoạt động này phụ thuộc vào ngân sách và kế hoạch quản lý dự trù nguồn nhân lực. Ở một số tập đoàn lớn, thường lượng ngân sách giữa các giám đốc khu vực và tổng giám đốc thường bao gồm cả dự trù nhân lực và chi phí nhân lực. Kế hoạch này được thiết lập trên cơ sở các hoạt động trong năm tiếp theo, ước tính lượng nhân viên sẽ thôi việc, số vắng mặt… Việc tuyển dụng cũng diễn ra theo phương thức không chính thống. Nhiều chủ doanh nghiệp tuyển dụng thêm các nhân viên khi gặp họ trong quá trình làm việc. Trình độ của các nhân viên này do vậy được người chủ doanh nghiệp nắm bắt rõ hơn. Dù là tuyển người thay thế, tuyển thêm người để đảm nhận một vị trí đã có sẵn hay tuyển người cho một vị trí hoàn toàn mới, tổ chức cũng cần cân nhắc kỹ lưỡng. Để xác định được nhu cầu có thực hay không, cần tìm hiểu bản chất của vị trí công việc cần người. Khi đó, tổ chức cần đưa ra các giải pháp có thể thay thế tuyển dụng như: công việc của vị trí đó có thể được chia nhỏ ra, làm theo cách khác hoặc do người có cấp bậc khác đảm nhiệm. Đánh giá các nhân viên hiện tại xem có thực hiện được khối lượng công việc mới không. Hoặc có thể đào tạo, tăng năng suất lao động, tăng giờ làm, thuê lao động tạm thời,… để giải quyết việc thiếu người. Sau khi đã xem xét hết các giải pháp trên, nếu không khả thi hoặc cần tính đến lâu dài thì giải pháp tuyển dụng mới được tính đến. Và một điều cần lưu ý, khi SV: Nguyễn Thị Hiền 10 Lớp: Quản trị Nhân lực 46B Ket-noi.com diễn đàn công nghê, giáo dục có sự thay đổi tạo ra một vị trí khuyết người, hãy cân nhắc tất cả các phương án trước khi quyết định tuyển người mới. Sau khi xác định được nhu cầu, bước tiếp theo là hình thành nhu cầu tuyển dụng thông qua mô tả vị trí cần tuyển, đặc điểm của ứng viên, và các kế hoạch sau khi tuyển được người thích hợp. 1.2.2. Xác định nội dung công việc và yêu cầu đối với ứng viên Các “Bản mô tả công việc” và “Bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện” có vai trò rất quan trọng trong quá trình tuyển dụng. Phòng Nhân lực phải sử dụng 2 bản trên làm căn cứ để quảng cáo, thông báo tuyển dụng, để xác định các kỹ năng, kỹ xảo cần thiết mà người xin việc cần phải có nếu như họ muốn làm việc tại các vị trí cần tuyển dụng. Đặc biệt, Bản mô tả công việc cho ta thấy một bức tranh tổng thể về chức năng của công việc, và một danh sách những nhiệm vụ cần được thực hiện. Tuy nhiên, nếu vị trí cần tuyển là một vị trí hoàn toàn mới hoặc khi bản mô tả công việc không còn phù hợp thì cần phải xem xét lại. Bên cạnh đó, Bản mô tả công việc và Bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện là nền tảng cơ bản để xác định các yêu cầu đối với ứng viên. Giá trị chủ yếu của bản yêu cầu ứng viên là giúp chúng ta có thể so sánh các ứng viên với một mô hình ứng viên lý tưởng chứ không phải so sánh các ứng viên với nhau. Bản yêu cầu ứng viên hay bản mô tả “ứng viên lý tưởng” bao gồm những yêu cầu sau: - Yêu cầu về kiến thức và/hoặc kinh nghiệm. - Yêu cầu về trình độ học vấn và trình độ chuyên môn. - Những yêu cầu khác (chẳng hạn như bằng lái xe, chứng chỉ ngoại ngữ, vi tính). - Yêu cầu về khả năng thể lực (chẳng hạn như khéo tay, giọng nói rõ ràng). - Những kỹ năng cụ thể (chẳng hạn như kỹ năng đánh máy). SV: Nguyễn Thị Hiền 11 Lớp: Quản trị Nhân lực 46B Ket-noi.com diễn đàn công nghê, giáo dục - Khả năng giao tiếp. - Yêu cầu về diện mạo bên ngoài (chẳng hạn như các nhân viên giao tế cộng đồng thường được yêu cầu là biết ăn mặc đẹp). - Yêu cầu về các yếu tố cá nhân (phù hợp với văn hoá của doanh nghiệp, có mục tiêu cá nhân phù hợp với công việc,...). Chúng ta có thể nhóm các yêu cầu này thành 3 nhóm chính như sau: - Kiến thức và kỹ năng: Ứng viên cần có những kiến thức gì để có thể đảm nhận được công việc? Kiến thức có thể bao gồm biết cách sử dụng một loại máy móc nào đó, biết cách xử lý một số loại vật liệu hoặc thực hiện những quy trình nhất định. Những kỹ năng cần thiết để làm được việc đó là gì? Chẳng hạn như khả năng làm việc với con số, kỹ năng bán hàng, kỹ năng giải quyết vấn đề. - Trình độ và kinh nghiệm: Có yêu cầu nào về trình độ học vấn và trình độ chuyên môn không? Ứng viên cần có những chuyên môn và kinh nghiệm gì? - Các yếu tố cá nhân: Những người có đặc điểm như thế nào thì phù hợp với công việc và môi trường làm việc của doanh nghiệp (sở thích, mục đích, tinh thần...)? Ví dụ nhân viên kế toán cần có tính cẩn thận, nhân viên nhân sự nên quan tâm đến người khác... Trong bản yêu cầu ứng viên, cần có những yêu cầu mang tính bắt buộc (“phải”) và có những yêu cầu mang tính khuyến khích (“nên” hoặc “ưu tiên”). Tức là một số yêu cầu là thiết yếu trong khi những yêu cầu khác là không nhất thiết nhưng có thì tốt hơn. Ngoài nền tảng là Bản mô tả công việc, Bản yêu cầu ứng viên còn phụ thuộc vào những yêu cầu chung của doanh nghiệp. Bản mô tả công việc cung cấp các thông tin về kiến thức, kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm và phẩm chất cần thiết để làm tốt công việc. Những yêu cầu chung của doanh nghiệp thường liên quan đến phẩm chất cá nhân để đảm bảo sự phù hợp của ứng viên với văn hoá doanh nghiệp. Bản yêu cầu ứng viên phải phù SV: Nguyễn Thị Hiền 12 Lớp: Quản trị Nhân lực 46B Ket-noi.com diễn đàn công nghê, giáo dục hợp với yêu cầu của công việc, không được cao quá cũng không được thấp quá. Xác định nơi tuyển dụng và thời gian tuyển dụng Nơi tuyển dụng là nơi phát sinh nhu cầu tuyển dụng hay là nơi mà doanh nghiệp chiếm đóng cũng có thể là nơi mà doanh nghiệp lựa chọn phụ thuộc yêu cầu của công việc và đặc điểm của thị trường lao động. Các tổ chức cần phải lựa chọn các vùng để tuyển dụng, vì đây là những yếu tố quyết định sự thành công của quá trình tuyển dụng. Ở nước ta hiện nay thị trường lao động nông nghiệp là nơi tập trung chủ yếu lao động có chất lượng thấp, do vậy khi doanh nghiệp muốn tuyển dụng lao động phổ thông với số lượng lớn thì chú ý vào thị trường này. Đối với các doanh nghiệp cần lao động chất lượng cao thì nên tập trung vào các địa chỉ sau: Thị trường lao động đô thị nơi tập trung hầu hết các loại lao động có chất lượng cao của tất cả các ngành nghề như kỹ thuật, kinh tế quản lý và nhất là các nghề đặc biệt. Các trường đại học, cao đẳng, trung học, dạy nghề. Các trung tâm công nghiệp và dịch vụ, các khu chế xuất và có vốn đầu tư nước ngoài. Một điểm cần lưu ý khi xác định nơi tuyển dụng là các tổ chức cần xác định rõ nơi nào là thị trường lao động quan trọng nhất của mình, mà ở đó có nhiều đối tượng thích hợp nhất cho công việc cần tuyển. Bên cạnh đó, phân tích lực lượng lao động hiện tại để xác định nguồn gốc của những người lao động tốt nhất. Nhưng nếu doanh nghiệp lạm dụng quá nhiều vào một thị trường lao động thì sẽ làm tăng khả năng phân biệt đối xử và giảm chất lượng tuyển dụng. Bên cạnh việc xác định nơi tuyển dụng thì trong kế hoạch tuyển dụng các tổ chức cần xác định thời gian hay cụ thể là thời điểm tuyển dụng. Để xác định thời gian và thời điểm, tổ chức cần phân chia quá trình tuyển dụng thành nhiều bước nhỏ, với mỗi bước công việc sẽ tương ứng với một SV: Nguyễn Thị Hiền 13 Lớp: Quản trị Nhân lực 46B Ket-noi.com diễn đàn công nghê, giáo dục mốc thời gian. Ngược lại, kế hoạch tuyển dụng phải gắn với thời gian trước mắt và lâu dài (<1 năm, 3 năm, 5 năm). Kế hoạch thời gian tuyển dụng phải căn cứ vào mục tiêu của tổ chức đã xây dựng tương ứng như: quy mô kinh doanh, tốc độ tăng trưởng, tính chất công nghệ… Xác định chi phí tuyển dụng Chi phí cho tuyển dụng bao gồm: - Chi phí thời gian thông qua các cấp bậc trong doanh nghiệp cũng như các chuyên viên quản trị nhân lực trong việc xác định và xây dựng nhu cầu tuyển dụng. - Thù lao phải trả cho các văn phòng tuyển dụng. - Chi phí thời gian trong việc duyệt các thư và hồ sơ xin việc cũng như phỏng vấn ứng viên. - Chi phí liên quan tới việc sắp xếp cho nhân viên mới, mất mát gây ra do năng suất của nhân viên mới dưới mức bình thường trong khoảng thời gian làm quen với công việc cũng như thích nghi với môi trường làm việc. Tuỳ vào từng đợt tuyển dụng khác nhau mà việc phân bổ chi phí tuyển dụng là khác nhau. Tuy nhiên, việc phân bổ chi phí tuyển dụng cũng chỉ tập trung vào một số loại chi phí cơ bản trên. 2. Tổ chức thực hiện tuyển dụng 2.1. Xác định người thực hiện tuyển dụng Tuyển dụng là một trong những chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực. Phòng nguồn nhân lực chịu trách nhiệm hầu hết các hoạt động tuyển dụng của tổ chức. Các nhà quản lý chức năng thường không muốn trực tiếp tiến hành tuyển dụng nhân viên. Quả thật đó là một việc khó và tốn thời gian và họ cho rằng bộ phận nhân sự sẽ làm tốt hơn. Tuy nhiên, các nhà quản lý chức năng thường chỉ cho bộ phận nhân sự biết một số yêu cầu cơ bản, chẳng hạn như các yêu cầu về trình độ chuyên môn, số năm kinh nghiệm cần thiết, và một số kỹ năng khác. Những tiêu chuẩn đó thực sự chưa đủ để xác định được chính xác người mà nhà quản lý chức năng SV: Nguyễn Thị Hiền 14 Lớp: Quản trị Nhân lực 46B Ket-noi.com diễn đàn công nghê, giáo dục cần và vì vậy bộ phận nhân sự khó có thể tìm được đúng người. Giống như các hoạt động quản lý nguồn nhân lực khác, tuyển dụng nên là trách nhiệm của tất cả các nhà quản lý chức năng. Bên cạnh đó, việc xác định các cán bộ tuyển dụng có hiệu quả là rất quan trọng bởi vì năng lực của người tuyển dụng có tính chất quyết định nhất đến chất lượng của tuyển dụng. Trong quá trình tuyển dụng, người tuyển dụng là người đại diện duy nhất cho tổ chức, vì vậy những người xin việc coi những người này là hình mẫu của tổ chức, do đó các cán bộ tuyển dụng cần phải đảm bảo các yêu cầu sau: Những người làm công tác tuyển dụng phải là những người có phẩm chất đạo đức tốt, am hiểu công việc chuyên môn, hiểu cặn kẽ kỹ thuật tuyển dụng, có đủ các kiến thức, kỹ năng về các lĩnh vực như tâm lý xã hội, công nghệ và kỹ thuật, tâm lý lao động, kỹ năng trắc nghiệm, phỏng vấn,… 2.2. Thu hút người xin việc Thu hút ứng viên là dựa vào các nguồn cung cấp ứng viên đã xác định được để lựa chọn các phương pháp và thực hiện việc thu hút ứng viên phù hợp. Bộ phận nhân sự thường có nhiều thuận lợi để thực hiện việc này hơn các nhà quản lý chức năng. Khi thực hiện việc thu hút ứng viên có thể sử dụng một phương pháp cũng có thể sử dụng kết hợp nhiều phương pháp khác nhau dưới đây.  Thu hút nguồn ứng viên nội bộ: bao gồm những người đang làm việc cho tổ chức đó. Ưu điểm: Người được tuyển đã quen thuộc với doanh nghiệp, với văn hoá và cách làm việc tại doanh nghiệp; Họ đã có sẵn các mối liên hệ công việc; Họ hiểu nhu cầu của các bộ phận mà họ đã từng làm việc; SV: Nguyễn Thị Hiền 15 Lớp: Quản trị Nhân lực 46B Ket-noi.com diễn đàn công nghê, giáo dục Người quản lý hiện tại của họ có thể cho người tuyển dụng biết những nhận xét chính xác và công bằng về phẩm chất và hiệu quả làm việc của họ; Ngay cả khi họ không có những kỹ năng và phẩm chất cần cho công việc cần tuyển, họ vẫn có thể nhanh chóng đáp ứng được các yêu cầu thông qua đào tạo; Khuyến khích nhân viên tìm cơ hội phát triển nghề nghiệp ngay trong doanh nghiệp và gắn bó với doanh nghiệp; Tuyển dụng từ nội bộ ít tốn kém hơn. Nhược điểm: Khi đề bạt những người đang làm việc trong tổ chức chúng ta phải đề phòng sự hình thành nhóm “ứng cử viên không thành công” (là những người không được bổ nhiệm), nhóm này thường có biểu hiện như không phục lãnh đạo, không hợp tác với lãnh đạo dẫn đến những xung đột tâm lý như chia bè phái, gây mâu thuẫn nội bộ; Đối với các tổ chức quy mô vừa và nhỏ, nếu chúng ta chỉ sử dụng nguồn trong nội bộ thì sẽ không thay đổi được chất lượng lao động; Khi xây dựng chính sách đề bạt trong tổ chức cần phải có một chương trình phát triển lâu dài với cách nhìn tổng quát hơn, toàn diện hơn và phải có quy hoạch rõ ràng. Khác với đề bạt, bổ nhiệm hoặc phân công công việc nội bộ, tuyển dụng nội bộ cần được thực hiện công khai với phương thức tuyển chọn nhất quán và các tiêu chuẩn lựa chọn rõ ràng. Việc này nhằm hạn chế những phản ứng tiêu cực có thể có từ các ứng viên không thành công. Để tiếp cận các ứng viên nội bộ chúng ta có thể làm như sau: - Thông báo về việc tuyển dụng trong toàn doanh nghiệp: dán thông báo trên bảng tin, gửi thông báo qua thư điện tử,... Cần lưu ý là thông báo phải cung cấp đầy đủ thông tin về vị trí cần tuyển, các yêu cầu đối với ứng viên, cách đăng ký dự tuyển, phương pháp tuyển chọn. SV: Nguyễn Thị Hiền 16 Lớp: Quản trị Nhân lực 46B Ket-noi.com diễn đàn công nghê, giáo dục - Nghiên cứu hồ sơ nhân viên để tìm những người phù hợp và chủ động tiếp cận. - Tiếp cận thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong tổ chức. Theo cách này chúng ta có thể phát hiện được những người có năng lực phù hợp với yêu cầu của công việc, một cách cụ thể và nhanh.  Thu hút nguồn ứng viên bên ngoài: bao gồm những sinh viên đã tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung học và dạy nghề (bao gồm cả những người được đào tạo trong nước và ở nước ngoài); những người đang trong thời gian thất nghiệp, bỏ việc cũ; những người đang làm việc tại các tổ chức khác. Ưu điểm: Người mới được tuyển sẽ mang đến bầu không khí mới cho bộ phận họ làm việc; Tạo cơ hội để thay đổi văn hoá của doanh nghiệp hoặc bộ phận (đặc biệt là khi tuyển các vị trí quản lý then chốt); Người mới được tuyển sẽ giúp người quản lý có điều kiện mở rộng phạm vi kỹ năng và kinh nghiệm trong bộ phận mình. Nhược điểm: Tuyển người ở ngoài tổ chức chúng ta sẽ phải mất thời gian để hướng dẫn họ làm quen với công việc; Nếu chúng ta thường xuyên tuyển người ở bên ngoài tổ chức (nhất là trong việc thăng chức, đề bạt) thì sẽ gây tâm lý thất vọng cho những người trong tổ chức vì họ nghĩ rằng họ không có cơ hội để thăng tiến; Nếu chúng ta tuyển dụng người lao động đã làm việc ở các đối thủ cạnh tranh thì phải chú ý tới các điều bí mật của đối thủ cạnh tranh. Các cách tiếp cận nguồn ứng viên từ thị trường lao động có thể bao gồm: - Đăng quảng cáo. - Thuê dịch vụ tuyển dụng. SV: Nguyễn Thị Hiền 17 Lớp: Quản trị Nhân lực 46B Ket-noi.com diễn đàn công nghê, giáo dục - Đề nghị nhân viên giới thiệu (tương tự như trên). - Tham gia hội chợ việc làm: Đây là phương pháp mới đang được các tổ chức quan tâm. Phương pháp này cho phép các ứng viên được tiếp xúc trực tiếp với nhiều nhà tuyển dụng, mở ra khả năng lựa chọn cao hơn với quy mô lớn hơn. Cùng một thời điểm các ứng viên và các nhà tuyển dụng sẽ nhận được nhiều thông tin hơn, tạo ra những căn cứ xác đáng hơn để đi tới những quyết định đúng nhất cho các ứng viên và nhà tuyển dụng. - Tiếp cận các cơ sở đào tạo: Phương pháp này thực hiện thông qua việc cử cán bộ của phòng nhân sự tới tuyển mộ trực tiếp tại các trường đại học, cao đẳng, dạy nghề. - Chọn từ nguồn dữ liệu ứng viên của doanh nghiệp: Nguồn dữ liệu này được hình thành từ những đợt tuyển dụng trước, bao gồm toàn bộ hồ sơ của những người đã nộp đơn xin việc tại doanh nghiệp. - Tiếp cận trực tiếp: Phương pháp này thường ít được sử dụng , bởi nó xảy ra có thể do chủ doanh nghiệp tuyển dụng thêm các nhân viên khi gặp họ trong quá trình làm việc hoặc nghe danh tiếng của họ đã lâu. Trong các phương pháp trên, có 2 phương pháp mà chúng ta cần lưu ý đó là: Đăng quảng cáo và thuê dịch vụ tuyển dụng. Hiện nay, phương pháp đăng quảng cáo đang được sử dụng nhiều nhất và được nhiều đối tượng lao động quan tâm nhất. Bên cạnh đó, phương pháp thuê dịch vụ tuyển dụng có đặc điểm đặc thù đó là thường được áp dụng tại các doanh nghiệp không có phòng chuyên trách về nhân lực hoặc có nhưng chuyên môn không sâu. Ngoài ra, khi thuê dịch vụ tuyển dụng các doanh nghiệp có thể chỉ thuê việc thu hút ứng viên cũng có thể thuê thực hiện nhiều bước trong quy trình tuyển dụng. Bởi vậy, ta đi tìm hiểu sâu về cách thức thực hiện 2 phương pháp này. 2.2.1. Quảng cáo tuyển dụng Quảng cáo tuyển dụng là phương pháp thu hút ứng viên qua việc thông báo tuyển dụng trên các phương tiện truyền thông như: Trên các SV: Nguyễn Thị Hiền 18 Lớp: Quản trị Nhân lực 46B Ket-noi.com diễn đàn công nghê, giáo dục kênh của đài truyền hình, đài phát thanh, trên các báo, tạp chí và các ấn phẩm khác. Quảng cáo tuỳ thuộc vào số lượng cũng như chất lượng lao động cần tuyển dụng và tính chất của công việc mà có thể tập trung thành chiến dịch quảng cáo với sự kết hợp của nhiều phương tiện khác nhau hay quảng cáo riêng biệt. Tuy nhiên, nội dung một quảng cáo tốt nên bao gồm các phần sau: - Giới thiệu ngắn gọn về doanh nghiệp: Nêu một vài điểm nổi bật của doanh nghiệp để thu hút ứng viên. Ví dụ: Một công ty hàng đầu; một công ty được bình chọn danh hiệu Hàng Việt Nam chất lượng cao trong năm năm liền; một công ty cam kết đầu tư cho nhân viên;... - Giải thích ngắn gọn về lý do tuyển dụng: Nếu doanh nghiệp có một lý do tốt chẳng hạn như do công việc kinh doanh phát triển. Điều này sẽ đặc biệt quan trọng khi đăng quảng cáo tuyển dụng nhiều lần cho một chức danh. Ứng viên có thể suy diễn rằng đó là dấu hiệu cho thấy có nhiều nhân viên bỏ việc hoặc đó là vị trí không hấp dẫn. - Mô tả những trách nhiệm chính: Đây không phải là một bản mô tả công việc chi tiết. Điều này sẽ góp phần giúp doanh nghiệp thu hút được nhiều ứng viên phù hợp với công việc. - Liệt kê những yêu cầu cơ bản đối với ứng viên (khoảng 5 yêu cầu). - Nêu rõ các yêu cầu về hồ sơ dự tuyển và địa chỉ nhận hồ sơ. - Khuyến khích ứng viên tiềm năng tham gia dự tuyển: Ví dụ như mức lương cạnh tranh, mức lương tối thiểu là..., cơ hội được đào tạo,... Cần lưu ý là đối tượng quan tâm đến quảng cáo tuyển dụng rất đa dạng, vì vậy quảng cáo có thể ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp. Quảng cáo không nên nêu những yêu cầu về giới tính, tuổi tác, hình thể (chiều cao, cân nặng) nếu những yêu cầu đó không liên quan đến công việc một cách rõ ràng. Những lỗi nên tránh khi đăng quảng cáo tuyển dụng đó là: Quá dài và vì thế quá tốn kém; yêu cầu chung chung nên thu hút quá nhiều ứng viên SV: Nguyễn Thị Hiền 19 Lớp: Quản trị Nhân lực 46B Ket-noi.com diễn đàn công nghê, giáo dục không phù hợp; yêu cầu nhiều hơn mức cần thiết nên không thu hút được ứng viên; Quảng cáo quá ngắn, cung cấp ít thông tin về doanh nghiệp và vị trí cần tuyển khiến ứng viên hiểu nhầm; sử dụng những từ ngữ khó hiểu; nêu những chức danh khiến ứng viên hiểu nhầm; không thu hút được người đọc, không làm cho ứng viên quan tâm và không khuyến khích các ứng viên tiềm năng nhanh chóng nộp hồ sơ dự tuyển. 2.2.2. Thuê dịch vụ tuyển dụng Thuê các công ty dịch vụ tuyển dụng có thể có những thuận lợi như: Tiết kiệm được thời gian và công sức của doanh nghiệp; tiếp cận được nguồn ứng viên tiềm năng tốt; khắc phục được các hạn chế về chuyên môn và kỹ thuật tuyển dụng; được tư vấn để xác định mức lương hợp lý. Tuy nhiên, thuê dịch vụ cũng có nhiều nhược điểm như: Chi phí cao; đơn vị cung cấp có thể không hiểu rõ hết những yêu cầu của doanh nghiệp; đơn vị cung cấp không có nguồn ứng viên phù hợp (điều này thường xảy ra đối với những vị trí công việc có yêu cầu đặc biệt). Các đơn vị cung cấp dịch vụ có thể giúp doanh nghiệp thực hiện một số bước trong quy trình tuyển dụng như tìm kiếm ứng viên, đánh giá và lựa chọn ban đầu, và đôi khi thực hiện luôn cả những việc nhằm hoàn tất quá trình tuyển dụng sau khi doanh nghiệp đã chọn được ứng viên phù hợp. Doanh nghiệp phải xác định rõ nhu cầu tuyển dụng của mình, phải đánh giá các ứng viên mà đơn vị dịch vụ đã chọn lọc và cung cấp để ra quyết định lựa chọn cuối cùng và phải hướng dẫn hội nhập cho nhân viên mới. Sử dụng dịch vụ tuyển dụng sẽ không thể có hiệu quả nếu doanh nghiệp không cung cấp cho đơn vị cung ứng dịch vụ những thông tin chính xác về vị trí cần tuyển và các tiêu chí tuyển chọn. 2.3. Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng và phương pháp so sánh ứng viên SV: Nguyễn Thị Hiền 20 Lớp: Quản trị Nhân lực 46B