Tài liệu Công tác tạo nguồn và mua hàng tại các doanh nghiệp thương mại

Công tác tạo nguồn và mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Việt Nam 1 Đề tài: “Công tác tạo nguồn và mua hàng tại các doanh nghiệp thương mại Việt Nam”. Lời nói đầu Trong xu thế toàn cầu hóa hiện nay, tất cả các cá nhân, các tổ chức, công ty…đều phải hoạt động trong một môi trường cạnh tranh khốc liệt. Sự cạnh tranh gay gắt đó có thể đến từ sự thay đổi không ngừng, tính không chắc chắn của môi trường kinh doanh, nguy cơ gia nhập của đối thủ cạnh tranh, sự xuất hiện của sản phẩm thay thế, năng lực thương lượng ngày càng gia tăng của khách hàng và đặc biệt là nhà cung cấp. Bên cạnh các doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ thì các doanh nghiệp thương mại cũng không tránh khỏi những tác động của xu hướng toàn cầu hóa, đặc biệt khi hoạt động của doanh nghiệp thương mại phụ thuộc nhiều vào nhu cầu của thị trường cũng như nguồn cung ứng từ nhà cung cấp. Nhiệm vụ chủ yếu của các doanh nghiệp thương mại là đảm bảo cung ứng cho sản xuất và tiêu dùng những hàng hoá đủ về số lượng, tốt về chất lượng, kịp thời gian yêu cầu và thuận lợi cho khách hàng. Chỉ có thực hiện tốt nhiệm vụ này doanh nghiệp thương mại mới có thể thu hút được khách hàng và đứng vững trên thị trường. Nhưng để làm được điều này các doanh nghiệp thương mại phải thực hiện tốt công tác tạo nguồn hàng của doanh nghiệp. Công tác mua hàng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Nếu không có nguồn hàng doanh nghiệp không thể kinh doanh được. Mặt khác, nguồn hàng và tạo nguồn hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng giúp cho hoạt động kinh doanh tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hoá, đồng thời đảm bảo uy tín với khách hàng, làm cho việc cung ứng hàng diễn ra một cách liên tục, ổn định và tránh đứt đoạn. Không những thế, công tác tạo nguồn hàng tốt còn giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh, có tiền bù đắp chi phí, có lợi nhuận để phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh, tăng thu nhập cho người lao động và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước.i GVHD: ThS Văn Ngọc Đàn SVTH: Đỗ Thị Kim Ngân 36k8.1 Công tác tạo nguồn và mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Việt Nam 2 Đề tài: “Công tác tạo nguồn hàng và mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Việt Nam” sẽ giúp chúng ta biết doanh nghiệp thương mại Việt Nam thực hiện hoạt động tạo nguồn và mua hàng như thế nào, từ đó có cái nhìn sơ bộ cũng như bước đầu hình thành ý tưởng về giải pháp hoàn thiện, phát triển công tác tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại. Chương 1. Cơ sở lý luận I. Nguồn hàng và vai trò của hoạt động tạo nguồn, mua hàng trong doanh nghiệp thương mại. 1. Nguồn hàng trong doanh nghiệp thương mại: Có nhiều khái niệm về nguồn hàng nhưng phổ biến nhất là khái niệm nguồn hàng theo quan điểm của khoa thương mại, trường đại học kinh tế quốc dân: “nguồn hàng là toàn bộ khối lượng và cơ cấu hàng hóa thích hợp với nhu cầu của khách hàng đã và có khả năng mua được trong kỳ kế hoạch”.ii Nguồn hàng ở đây được hiểu là không phải toàn bộ hàng hóa có trên thị trường mà là những hàng hóa với số lượng và chủng loại phù hợp với đặc điểm nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp, và việc mua hàng hóa này đã được dự kiến trước thông qua các kế hoạch kinh doanh cụ thể của từng loại mặt hàng nói riêng và của toàn doanh nghiệp nói chung. Để có nguồn hàng tốt và ổn định,doanh nghiệp thương mại cần tổ chức tốt công tác tạo nguồn. Tổ chức tốt công tác tạo nguồn và mua hàng là toàn bộ những hoạt động và nghiệp vụ nhằm tạo ra nguồn hàng để doanh nghiệp thương mại mua được trong kỳ kế hoạch nhằm cung ứng kịp thời, đầy đủ, đồng bộ, đúng số lượng và chất lượng hàng hóa. Có thể mói khâu quyết định khối lượng cũng như tốc độ hàng bán ra, cũng như tính ổn định và kịp thời của việc cung ứng hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại phần lớn phụ thuộc vào công tác tạo nguồn và mua hàng. Trong điều kiện cạnh tranh gây gắt và các nhu cầu trên thị trường biến động khôn lường, việc tạo nguồn hàng trong các doanh nghiệp thương mại cần đòi hỏi độ nhanh, nhạy, chính xác, phải có tầm nhìn xa trông rộng và thấy trước được sự phát triển của nhu cầu khách hàng. GVHD: ThS Văn Ngọc Đàn SVTH: Đỗ Thị Kim Ngân 36k8.1 Công tác tạo nguồn và mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Việt Nam 3 Tạo nguồn hàng là công việc phải đi trước một bước, để ngay khi nhu cầu của khách hàng xuất hiện thì doanh nghiệp thương mại đã có sẵn hàng ở trong kho, cung ứng nhanh nhất so với đối thủ cạnh tranh. Điểm bắt đầu của công tác tạo nguồn và mua hàng là nghiên cứu và xác định nhu cầu của khách hàng về khối lượng, cơ cấu, quy cách, thời gian, kích cỡ, chủng loại, màu sắc, số lượng, chất lượng…Phải hiểu được khách hàng cần gì và phải chủ động nghiên cứu và tìm hiểu khả năng của các đơn vị sản xuất trong nước, thị trường nước ngoài để tìm nguồn hàng, để đặt hàng, ký kết hợp đồng mua bán. Bên cạnh đó, doanh nghiệp thương mại cũng cần có các biện pháp nhằm tạo điều kiện và tổ chức thực hiện tốt việc đặt hàng, vận chuyển, giao nhận, phân phối hàng hóa về các địa điểm cung ứng phù hợp với nhu cầu thực tế của khách hàng, thị trường tiêu thụ 2. Vai trò của nguồn hàng và công tác tạo nguồn, mua hàng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại a. Khái niệm hoạt động tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại: Hoạt động tạo nguồn và mua hàng là toàn bộ những hoạt động nghiệp vụ nhằm tạo ra nguồn hàng để doanh nghiệp thương mại mua được trong kỳ kế hoạch nhằm đảm bảo cung ứng kịp thời đầy đủ, đồng bộ, đúng chất lượng, quy cách, cỡ loại, màu sắc…cho các nhu cầu khách hàng. b. Vai trò của nguồn hàng và công tác tạo nguồn, mua hàng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại: - Vị trí của hoạt động tạo nguồn hàng: Công tác tạo nguồn hàng là khâu mở đầu cho hoạt động lưu thông hàng hóa. Mua hàng là một hoạt động cơ bản của kinh doanh thương mại. Nếu không mua được hàng hóa hoặc hàng hóa không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì doanh nghiệp thương mại không có hàng cung ứng cho khách hàng. Nếu doanh nghiệp thương mại mua phải hàng kém chất lượng, hàng không hợp quy cách, không đúng số lượng, chất lượng theo yêu cầu của khách hàng thì có nguy cơ mất khách hàng và chịu nhiều thiệt hại do bồi thường hợp đồng. GVHD: ThS Văn Ngọc Đàn SVTH: Đỗ Thị Kim Ngân 36k8.1 Công tác tạo nguồn và mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Việt Nam 4 Công tác tạo nguồn và mua hàng tác động trực tiếp tới các nghiệp vụ kinh doanh khác và đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Tác dụng của công tác tạo nguồn và mua hàng đối với hoạt động kinh doanh thương mại: + Nguồn hàng là một điều kiện quan trọng của hoạt động kinh doanh. Hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp thương mại sẽ không thể được tiến hành nếu không có nguồn hàng. Nói khác đi, một nguồn hàng thích hợp, kịp thời, đảm bảo tiêu chuẩn là một trong những điều kiện tiên quyết để hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi. Chính vì vậy, doanh nghiệp thương mại cần tổ chức phối hợp thực hiện giữa hoạt động tạo nguồn và mua hàng cũng như các hoạt động bổ trợ khác sao cho luôn đảm bảo nguồn hàng kịp thời, đúng số lượng, chất lượng, hợp quy cách…cung ứng cho khách hàng. + Tạo nguồn và mua hàng phù hợp với nhu cầu của khách hàng giúp hoạt động kinh doanh tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy mạnh tốc độ lưu chuyển hàng hóa, rút ngắn thời gian lưu thông. Công tác tạo nguồn phù hợp sẽ tạo nên nguồn hàng phù hợp với nhu cầu, hạn chế tối đa những rủi ro cảm nhận của khách hàng, đồng thời giúp hạn chế việc trả hàng do không đúng nhu caauf hoặc không đạt tiêu chuẩn. + Tạo nguồn và mua hàng giúp hoạt động kinh doanh bảo đảm tính chắc chắn, hạn chế sự trì trệ. Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phải được tính toán, dự báo trên nhiều cơ sở để đạt được sự ổn định lâu dài. Một nguồn hàng được hoạch định lâu dài sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp hạn chế thiếu hàng cũng như hạn chế tồn kho, từ đó giúp hoạt động có hiệu quả hơn. Đặc biệt khi có một nguồn hàng ổn định và chất lượng, doanh nghiệp sẽ hạn chế tối đa những hư hao mất mác do tồn kho, hư hỏng, chậm trễ trong khâu dự trữ và bán hàng, ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. + Tạo nguồn và mua hàng tốt giúp hoạt động tài chính thuận lợi hơn. Hoạt động tạo nguồn và mua hàng thuận lợi giúp giảm các chi phí đầu vào, thu hồi vốn nhanh và giúp hàng tồn kho lưu chuyển nhanh hơn…Thu hồi vốn được nhanh, có tiền bù đắp các khoản chi phí kinh doanh, có lợi nhuận GVHD: ThS Văn Ngọc Đàn SVTH: Đỗ Thị Kim Ngân 36k8.1 Công tác tạo nguồn và mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Việt Nam 5 nhằm mở rộng hoạt động kinh doanh, từ đó tận dụng được tính kinh tế theo quy mô, bên cạnh đó cũng tạo nhiều thu nhập hơn cho đội ngũ nhân viên lao động, san sẻ gánh nặng đối với tình trạng việc làm của đất nước… + Tạo nguồn và mua hàng tốt cũng giúp công ty cân bằng được cung- cầu hàng hóa và có được lợi thế cạnh tranh so với đối thủ. Bên cạnh vũ khí cạnh tranh là giá, doanh nghiệp cũng sẽ đạt được lợi thế cạnh tranh thông qua việc đáp ứng khách hàng vượt trội với một nguồn hàng ổn định, đa dạng và phù hợp với nhu cầu. Có được nguồn hàng ổn định, doanh nghiệp thương mại sẽ chủ động hơn trong tồn kho, và có biện pháp phản ứng nhanh nhạy trong điều kiện biến động không ngừng của thị trường II. Các hoạt động tạo nguồn và mua hàng ở doanh nghiệp thương mại: 1. Phân loại nguồn hàng ( rút ra mối quan hệ giữa các tiêu thức phân loại nguồn hàng) Có nhiều tiêu thức để phân loại nguồn hàng, phân theo khối lượng hàng hóa mua được, theo nơi sản xuất ra hàng hóa, theo điều kiện địa lý. Ngoài ra còn một số cách phân loại khác chẳng hạn dựa vào mức độ quen thuộc của nguồn hàng, dựa vào nhà cung cấp, mức độ ổn định của nguồn hàng. a. theo khối lượng hàng hóa mua được: - Nguồn hàng chính: Là nguồn hàng chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua được. Đây là nguồn hàng quyết định về khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp thương mại sẽ cung ứng nên doanh nghiệp cần quan tâm thường xuyên đến nguồn hàng này. - Nguồn hàng phụ, mới: Đây là nguồn hàng chiếm tỉ trọng nhỏ trong tổng khối lượng hàng hóa mua được. Khối lượng của nguồn hàng này không ảnh hưởng lớn đến khối lượng hoặc doanh số bán ra của doanh nghiệp thương mại. Tuy nhiên doanh nghiệp nên quan tâm hơn tới khả năng phát triển của nguồn hàng này vì đây có thể là nguồn hàng thay thế nguồn hàng chính trong tương lai. - Nguồn hàng trôi nổi: GVHD: ThS Văn Ngọc Đàn SVTH: Đỗ Thị Kim Ngân 36k8.1 Công tác tạo nguồn và mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Việt Nam 6 Đây là nguồn hàng trên thị trường mà doanh nghiệp mua được do các đơn vị tiêu dùng không dùng đến hoặc các đơn vị kinh doanh khác bán ra. Đối với nguồn hàng này doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng về nguồn gốc, xuất xứ, về chất lượng cũng như các đặc điểm kỹ thuật khác.Nếu khách hàng có nhu cầu, doanh nghiệp thương mại cũng có thể mua để tăng thêm nguồn hàng cho doanh nghiệp. b. Theo nơi sản xuất ra hàng hóa: - Nguồn hàng trong nước: Nguồn hàng trong nước bao gồm tất cả các loại hàng hóa do các doanh nghiệp sản xuất nằm trên lãnh thổ Việt Nam sản xuất ra được các doanh nghiệp thương mại mua vào. Nguồn hàng này có thể được chia theo các lĩnh vực sản xuất ví dụ như nguồn hàng do ngành công nghiệp sản xuất, công nghiệp chế biến, công nghiệp lắp ráp, nguồn hàng nông nghiệp, nguồn hàng lâm nghiệp, nguồn hàng ngư nghiệp…Đối với nguồn hàng này, doanh nghiệp cần tìm hiểu khả năng sản xuất, chất lượng hàng hóa, các điều kiện đặt hàng, giao nhận, thanh toán… - Nguồn hàng nhập khẩu: Nguồn hàng nhập khẩu bao gồm nguồn hàng mà doanh nghiệp thương mại tự nhập khẩu hoặc doanh nghiệp thương mại nhập từ các doanh nghiệp nhập khẩu chuyên doanh, doanh nghiệp thương mại nhận hàng nhập khẩu từ các đơn vị thuộc tổng công ty nguồn hàng, công ty cấp I hoặc công ty mẹ; doanh nghiệp thương mại nhận đại lý hoặc nhận bán hàng trả chậm cho các hãng nước ngoài hoặc các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong nước; doanh nghiệp thương mại nhận từ các liên doanh, liên kết với các hãng nước ngoài. - Nguồn hàng tồn kho: Nguồn hàng tồn kho là nguồn hàng còn lại của kỳ trước hiện còn tồn kho. Đây có thể là nguồn theo kế hoạch dự trữ quốc gia để điều tiết thị trường, nguồn hàng tồn kho của các doanh nghiệp thương mại, doanh nghiệp sản xuất và các nguồn tồn kho khác. Chẳng hạn nếu các doanh nghiệp tiêu dùng do thay đổi nhu cầu, do mua nhiều hơn trước, do tiết kiệm, thu nhặt…doanh nghiệp GVHD: ThS Văn Ngọc Đàn SVTH: Đỗ Thị Kim Ngân 36k8.1 Công tác tạo nguồn và mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Việt Nam 7 thương mại nếu biết cách khai thác, huy động thì nguồn hàng tồn kho này cũng làm phong phú, đa dạng hơn nguồn hàng sẵn có của doanh nghiệp thương mại. Theo điều kiện địa lý: c. Nguồn hàng được phân chia theo khoảng cách từ nơi thu mua, sản xuất, đặt hàng về đến nơi bán hàng của doanh nghiệp thương mại. - Theo các miền: Miền Bắc, miền trung, miền nam… Các vùng có đặc điểm tiêu dùng, đặc điểm nhân khẩu khác nhau, điều kiện giao thông vận tải, bao bì, đóng gói cũng khác nhau. - Theo các tỉnh: Các đô thị có công nghiệp tập trung, có các trung tâm thương mại, các sàn giao dịch chứng khoán, sở giao dịch và thuận lợi cho việc trao đổi buôn bán hàng hóa. - Theo các vùng: nông thôn, trung du, miền núi…Cách phân loại này yêu cầu doanh nghiệp cần chú ý điều kiện sản xuất, thu hoạch do mỗi vùng có những đặc điểm điều kiện tự nhiên, khí hậu, điều kiện sản xuất khác nhau… d. Theo mức độ quen thuộc của nguồn hàng:iii - Nguồn hàng truyền thống: Là những hàng hóa mà doanh nghiệp đã kinh doanh nhiều năm và có nhà cung cấp ổn định cho mặt hàng đó. Do đây là những mặt hàng kinh doanh truyền thống nên doanh nghiệp có ưu thế trong việc am hiểu đặc điểm sản phẩm, đặc điểm nhu cầu của thị trường và có được mối quan hệ hợp tác thân thiết với nhà cung cấp, từ đó có được nguồn cung lâu dài và ổn định. - Nguồn hàng mới: Là những hàng hóa doanh nghiệp mới khai thác được từ các nhà cung cấp mới. Do đây là những mặt hàng mới nên việc công ty kinh doanh các mặt hàng này mang tính thách thức và thử nghiệm. Bên cạnh một số các rủi ro có thể có đến từ thị trường tiêu thụ chưa ổn định, rủi ro cảm nhận của khách hàng cao, nguồn hàng mới vẫn có nhiều tiềm năng phát triển trong tương lai nếu doanh nghiệp biết đầu tư đúng mực. e. Theo mức độ ổn định của nguồn hàng: - Nguồn hàng theo các hợp đồng dài hạn: GVHD: ThS Văn Ngọc Đàn SVTH: Đỗ Thị Kim Ngân 36k8.1 Công tác tạo nguồn và mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Việt Nam 8 Đây là những nguồn hàng được ký kết với nhà cung cấp từ một năm trở lên. Nguồn hàng này đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại vì tính ổn định bền vững của nguồn hàng là một trong những tiêu chí làm nên một nguồn hàng tốt, tạo dựng được lợi thế cạnh tranh so với đối thủ cạnh tranh. - Nguồn hàng mang tính chất tình huống: Đây là những mặt hàng được mua trong một vài tình huống cụ thể, do tính cấp bách của tình thế và thường chỉ ký kết mua bán một hai lần và không tiếp tục nữa. Tuy đây là nguồn hàng chỉ chiếm một tỉ trọng nhỏ trong tổng khối lượng hàng hóa của doanh nghiệp nhưng vẫn không thể phủ nhận vai trò của nó trong một vài tình huống, nó giúp doanh nghiệp chữa cháy và đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn và không để lại nhiều thiệt hại. f. Theo tiêu thức nhà cung cấp: Theo tiêu thức này, nguồn hàng được chia thành các nhà cung cấp lớn, nhỏ, truyền thống, mới. Dựa vào tiêu thức này, doanh nghiệp sẽ nhận diện được đâu là nhà cung cấp quan trọng với mình, từ đó có hướng quản trị mối quan hệ để đạt được sự bền vững, ổn định cũng như tận dụng được nhiều ưu đãi từ nhà cung cấp. 2. Sự khác biệt giữa tạo nguồn và mua hàng: Tạo nguồn và mua hàng là hai hoạt động gắn liền trong kinh doanh thương mại tuy nhiên hai hoạt động này hoàn toàn khác nhau và cần được phân biệt để thực hiện tốt hơn. Tạo nguồn là toàn bộ các hình thức, phương thức, điều kiện của doanh nghiệp thương mại tác động đến khu vực sản xuất, khai thác, nhập khẩu…để tạo ra nguồn hàng phù hợp với nhu cầu của khách hàng để doanh nghiệp thương mại có nguồn hàng cung ứng đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng số lượng, chất lượng, quy cách, mẫu mã… cho khách hàng. Tạo nguồn là hoạt động nghiệp vụ kinh doanh bao gồm nhiều khâu: xuất phát từ nhu cầu hàng hóa của khách hàng, doanh nghiệp thương mại nghiên cứu và tìm hiểu nguồn hàng có khả năng cung ứng; doanh nghiệp thương mại phải chủ động chuẩn bị các nguồn lực để có thể tự mình khai thác, hợp tác với các đối tác, liên doanh liên GVHD: ThS Văn Ngọc Đàn SVTH: Đỗ Thị Kim Ngân 36k8.1 Công tác tạo nguồn và mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Việt Nam 9 kết đầu tư, ứng trước hoặc giúp đỡ, tạo điều kiện…với các đối tác để tạo ra loại hàng hóa phù hợp với yêu cầu của khách hàng, có chất lượng tốt, giá cả phải chăng, cung ứng đầy đủ, kịp thời và đúng địa bàn mà khách hàng yêu cầu. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta đang phát triển, trình độ phát triển thấp, muốn khai thác tiềm năng cần có sự hỗ trợ giúp đỡ của các doanh nghiệp kinh doanh thương mại về giống, vốn, kỹ thuật, thị trường tiêu thụ và các điều kiện hậu cần như bao bì, vận tải, kho hàng…và có sự phối hợp với các tổ chức khác thì mới tạo được nguồn hàng lớn, phong phú đa dạng nhằm đáp ứng cho nhu cầu thị trường. Mua hàng một hoạt động nghiệp vụ kinh doanh thương mại. Sau khi xem xét chào hàng, mẫu mã, chất lượng, giá cả hàng hóa…doanh nghiệp thương mại cùng với nhà cung cấp sẽ thỏa thuận điều kiện mua bán hàng, giao nhận, thanh toán tiền bằng hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc trao đổi hàngtiền. Mua hàng có thể là là kết quả của hoạt động tạo nguồn, cũng có thể là kết quả của quá trình khảo sát, tìm hiểu của doanh nghiệp thương mại. Tuy nhiên, hai quá trình này luôn gắn bó với nhau và tạo điều kiện để doanh nghiệp thương mại có nguồn hàng vững chắc, phong phú và đa dạng. 3. Các hình thức tạo nguồn và mua hàng: - Mua theo đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán hàng hóa: Mua theo đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán hàng hóa là một hình thức chủ động, có kế hoạch trong việc tạo nguồn hàng của doanh nghiệp. Là hình thức mua bán có sự chuẩn bị trước, một hình thức khoa học. Doanh nghiệp cần quan tâm, theo dõi, kiểm tra, giúp đỡ và hợp tác giúp đỡ với các đơn vị nguồn hàng để thực hiện đúng đơn hàng và hợp đồng mua bán đã được ký kết. Khi lập đơn hàng cần tuân theo các quy tắc là:  Lựa chọn mặt hàng và đặt mua mặt hàng cần phù hợp với nhu cầu khách hàng cả về khối lượng, chất lượng, quy cách, mẫu mã, thời hạn giao hàng…  Nắm vững các khả năng mặt hàng đã có hoặc có thể mua được ở doanh nghiệp thương mại. GVHD: ThS Văn Ngọc Đàn SVTH: Đỗ Thị Kim Ngân 36k8.1 Công tác tạo nguồn và mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Việt Nam 10  Phải tìm hiểu kỹ đối tác về chất lượng, trình độ tiến tiến của mặt hàng, công nghệ chế tạo mặt hàng, giá thành, giá bán và khai thác tối đa khả năng đáp ứng khách hàng của đơn vị nguồn hàng.  Phải đưa ra yêu cầu chính xác về số lượng, chất lượng, quy cách, mẫu mã, các điều kiện giao nhận, thanh toán…nhằm hạn chế tối đa các tranh chấp có thể xảy ra. - Mua hàng không theo hợp đồng: Trong thực tế kinh doanh, có những mặt hàng phù hợp với nhu cầu khách hàng, giá cả phải chăng nên doanh nghiệp thương mại có thể mua hàng không theo hợp đồng mua bán ký trước. Doanh nghiệp cần thành thạo, có kinh nghiệm và đặc biệt chú ý phẩm cấp hàng hóa, quy cách, số lượng…để đảm bảo chất lượng nguồn hàng. Hình thức này yêu cầu doanh nghiệp thương mại cần có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ mua hàng thông thạo, có kinh nghiệm và cần kiểm tra thật kỹ lưỡng về số lượng, chất lượng, quy cách, xuất xứ để tránh các phiền phức có thể có do mua phải hàng kém chất lượng, không hợp quy cách hoặc xuất xứ không rõ ràng. - Mua hàng qua đại lý: Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức mua hàng thông qua các đại lý độc quyền, đại lý rộng rãi hoặc đại lý lựa chọn. Với hình thức này, doanh nghiệp không cần đầu tư cơ sở vật chất nhưng cần giúp đỡ các đại lý trong thu mua và huấn luyện cả về kỹ thuật lẫn nghệ thuật. Nhận bán hàng ủy thác và bán hàng ký gửi: Đây là hình thức áp dụng cho các doanh nghiệp thương mại có mạng lưới bán hàng rộng rãi, quy mô hoặc có cả bộ phận xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài. Doanh nghiệp thương mại sẽ bán hàng hóa của các đơn vị kinh doanh khác và nhận thù lao theo hợp đồng. Doanh nghiệp cần ký kết với hợp đồng với đại lý và xác định rõ các trách nhiệm, quyền lợi có liên quan.Quyền lợi và trách nhiệm của bên giao đại lỹ, đặc biệt là số lượng, chất lượng, giá cả, thù lao… - Liên doanh, liên kết tạo nguồn hàng: GVHD: ThS Văn Ngọc Đàn SVTH: Đỗ Thị Kim Ngân 36k8.1 Công tác tạo nguồn và mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Việt Nam 11 Mỗi doanh nghiệp có những mặt mạnh cũng như có những điểm hạn chế cảu riêng mình. Có những doanh nghiệp mạnh về cơ sở sản xuất, nhân công lao động lành nghề, trình độ khoa học kỹ thuật nhưng lại thiếu vốn, thiếu nhân công, thiếu nguyên vật liệu. Có những doanh mạnh về tài chính, nhân công nhưng lại không có được khả năng sản xuất cũng như một quy trình sản xuất tối ưu. Trong trường hợp các doanh nghiệp thiếu thốn hoặc hạn chế về một mặt nào đó, hai hoặc nhiều doanh nghiệp có thể liên kết, liên doanh với nhau nhằm hạn chế những điểm yếu và tận dụng những điểm mạnh của nhau. Doanh nghiệp thương mại có thể tiến hàng liên doanh với các doanh nghiệp sản xuất để tạo ra nguồn hàng lớn, chất lượng cao cung ứng cho thị trường. Việc liên doanh đảm bảo quyền lợi, lợi ích của các bên. Bằng các hợp đồng liên doanh được ký kết, hai bên cùng góp vốn, góp sức theo nguyên tắc lợi cùng chia, lỗ cùng chịu. Tuy nhiên hình thức này cần được cân nhắc hết sức kỹ càng vì trong nhiều trường hợp, khi tham gia liên doanh, cái lợi mà doanh nghiệp nhận được không đủ bù đắp cho những thiệt hại mà doanh nghiệp phải gánh chịu do bị lợi dụng, do đánh mất công nghệ, bí quyết… - Gia công đặt hàng và bán nguyên liệu thu mua thành phẩm: Gia công đặt hàng là hình thức các doanh nghiệp có thể nhận thấy được nhu cầu của khách hàng về một mặt hàng nào đó và ký kết hợp đồng gia công với các doanh nghiệp sản xuất và mua lại thành phẩm để cung ứng cho thị trường. Với hình thức này, doanh nghiệp thương mại sẽ có được nguồn hàng với các đặc điểm đúng như mong muốn. Bán nguyên liệu thu mua thành phẩm là hình thức doanh nghiệp sản xuất được cung cấp nguyên vật liệu và doanh nghiệp thương mại sẽ mua lại những thành phẩm đúng với quy cách, phẩm cấp yêu cầu. Doanh nghiệp thương mại không phải lo về nguyên vật liệu, kiểm tra kiểm soát hoạt động sản xuất nhưng lợi nhuận không cao bằng hình thức gia công đặt hàng. - Tự sản xuất, khai thác hàng hóa: Đây là hình thức các doanh nghiệp thương mại tự đầu tư cho hoạt động sản xuất, khai thác, phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của chính mình. Hình thức GVHD: ThS Văn Ngọc Đàn SVTH: Đỗ Thị Kim Ngân 36k8.1 Công tác tạo nguồn và mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Việt Nam 12 này giúp chủ động hơn trong công tác tạo nguồn và mua hàng nhưng cũng bất lợi khi các nguồn lực của doanh nghiệp thương mại bị chi phối cho hoạt động sản xuất và đôi khi không thực sự đem lại hiệu quả. Doanh nghiệp thương mại có thể bắt đầu từ những cơ sở sản xuất nhỏ lẻ, sau đó nâng dần lên theo quy mô trung bình hoặc lớn để hưởng lợi ích kinh tế theo quy mô. Như vậy, những doanh nghiệp thương mại có nguồn vốn, nguồn nguyên vật liệu dồi dào, có đủ nguồn lực để khai thác có thể tự sản xuất, khai thác nguồn hàng của mình, vừa đảm bảo lợi ích của người sản xuất, vừa đảm bảo lợi ích của người kinh doanh thương mại. Tuy nhiên hình thức tự khai thác, sản xuất nguồn hàng đòi hỏi doanh nghiệp thương mại cần có nguồn vốn lớn, vòng quay tài sản dài, sinh lợi chậm, phải có hiểu biết về công nghệ, quy trình sản xuất…và doanh nghiệp phải hứng chịu rủi ro tương đối cao do đầu tư vào một lĩnh vực hoàn toàn mới. III. Nội dung hoạt động tạo nguồn, mua hàng ở doanh nghiệp thương mại: 1. Nội dung hoạt động tạo nguồn hàng: a. Nghiên cứu thị trường: Với hoạt động nghiên cứu thị trường, doanh nghiệp thương mại có thể tiến hành thực hiện theo 2 phương pháp: - Nghiên cứu tại văn phòng: Đây là hình thức doanh nghiệp tìm hiểu thông tin về thị trường nguồn hàng thông qua các tài liệu thứ cấp như sách báo, internet, các báo cáo định kỳ…giúp có thêm thông tin về tình hình cung ứng cũng như tiêu thụ một mặt hàng cụ thể nào đó. - Nghiên cứu tại hiện trường: Đây là phương pháp mà doanh nghiệp sẽ cử người tới trực tiếp các điểm tiêu thụ cũng như các nhà cung ứng trọng điểm điều tra thông qua các hội nghị khách hàng, phiếu điều tra… Thực tế, hai phương pháp này thường được sử dụng kết hợp nhằm hạn chế nhược điểm và tận dụng ưu điểm của nhau. GVHD: ThS Văn Ngọc Đàn SVTH: Đỗ Thị Kim Ngân 36k8.1 Công tác tạo nguồn và mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Việt Nam 13 Trong hoạt động nghiên cứu thị trường, doanh nghiệp thương mại sẽ tìm hiểu về: - Đặc điểm và xuất xứ của hàng hóa: Một nhu cầu của khách hàng có thể được thỏa mãn bằng nhiều loại hàng hóa với nhiều đặc điểm, thương hiệu khác nhau. Thông qua các tiêu chuẩn như chu kỳ sống của sản phẩm, mức độ quen thuộc của sản phẩm…để xác định xem rằng để đáp ứng nhu cầu này của khách hàng thì doanh nghiệp nên kinh doanh mặt hàng nào, đặc điểm, chất lượng như thế nào, do hãng nào, quốc gia nào sản xuất… - Xác định nhà cung cấp: Một loại sản phẩm thường có nhiều nhà cung cấp với các khả năng cung ứng khác nhau, trừ trường hợp nhà cung cấp là đại lý độc quyền. Chính vì vậy, doanh nghiệp thương mại các đánh giá xem nhà cung cấp nào sẽ đảm bảo đáp ứng được nhu cầu hàng hóa của doanh nghiệp một cách ổn định, chất lượng, uy tín và doanh nghiệp được lợi nhiều nhất. Các tiêu chuẩn thường dùng để đánh giá các nhà cung cấp là uy tín, năng lực tài chính, năng lực cung ứng, các dịch vụ kèm theo… b. Lập kế hoạch tạo nguồn: Doanh nghiệp thương mại cần lập kế hoạch tạo nguồn chi tiết để có được kế hoạch hành động trong dài hạn, doanh nghiệp sẽ mua hàng hóa của nhà cung cấp nào, khối lượng bao nhiêu và dưới hình thức nào và với ngân sách bao nhiêu? GVHD: ThS Văn Ngọc Đàn SVTH: Đỗ Thị Kim Ngân 36k8.1 Công tác tạo nguồn và mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Việt Nam Tên Đơn vị Khối lượng hàng tính hóa Ngân sách Thời gian Cho Cho dự bán trữ 14 Hình Nhà thức cung cấp hàng (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) c. Thực hiện kế hoạch tạo nguồn: Trong quá trình thực hiện kế hoạch tạo nguồn, doanh nghiệp thương mại cần tiếp cận với nhà cung cấp và thương lượng đàm phán. Quá trình đàm phán sẽ giúp các bên đi đến thống nhất về khối lượng hàng hóa mua, giá cả, các điều kiện giao nhận, vận tải, bảo hiểm… Cũng trong quá trình đàm phán thương lượng và hợp tác, nếu doanh nghiệp thương mại và nhà cung cấp có nhu cầu thì sẽ tiến hành thỏa thuận liên doanh, liên kết với nhau để đạt được sự hợp tác bền vững, ổn định và lâu dài. 2. Nội dung công tác mua hàng: a. Xác định nhu cầu mua hàng: Để xác định số lượng cũng như cơ cấu hàng hóa cần mua, doanh nghiệp thương mại tiến hành dự đoán nhu cầu tiêu thụ trong kỳ thông qua việc lập kế hoạch hàng bán ra trong kỳ. Việc dự đoán nhu cầu tiêu thụ dựa trên cơ sở hai nguồn thông tin chính: - Nguồn thông tin bên ngoài: Đây là nguồn thông tin thông qua các báo cáo thị trường chẳng hạn báo cáo dự báo về nhu cầu của sản phẩm, về xu hướng tiêu dùng hoặc chu kỳ sống của ngành… GVHD: ThS Văn Ngọc Đàn SVTH: Đỗ Thị Kim Ngân 36k8.1 Công tác tạo nguồn và mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Việt Nam 15 - Nguồn thông tin bên trong: Đây là thông tin có từ các dự liệu về tiêu thụ trong quá khứ, doanh nghiệp thương mại sẽ tiến hành dự báo các chỉ số thời vụ của hoạt động bán hàng. b. Dự báo nhu cầu dự trữ Mỗi doanh nghiệp có thể có các mô hình dự trữ khác nhau và tương ứng với các phương pháp xác định nhu cầu dự trữ. Tuy nhiên thực tế thì việc dự báo nhu cầu dự trữ thường dựa vào kinh nghiệm, thông thường thì các doanh nghiệp sẽ lấy doanh số bán ra trong kỳ làm chỉ tiêu dự trữ cho kỳ sau. Khối lượng hàng hóa cần mua trong kỳ được xác định bằng công thức: M = Xkh +Dck – Ddk M: Khối lượng hàng hóa cần mua tính theo tính theo từng loại trong kỳ kế hoạch. Xkh: Khối lượng hàng hóa bán ra kỳ kế hoạch tính theo từng loại. Dck: Khối lượng hàng hóa cần dự trữ cuối kỳ kế hoạch. Ddk: Khối lượng hàng hóa dự trữ còn lại đầu kỳ kế hoạch. d. Lựa chọn nhà cung cấp: Trong số các nhà cung cấp đã xác định được từ hoạt động tạo nguồn, doanh nghiệp thương mại sẽ tiến hành lựa chọn những nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu của công ty e. Lập kế hoạch mua hàng: Kế hoạch mua hàng là một sự cụ thể hóa của kế hoạch tạo nguồn hàng. Trong kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp thương mại sẽ xác định cụ thể loại hàng hóa, quy cách, chủng loại, số lượng mua… Kế hoạch mua hàng năm ............. Tên và Số lượng Khối lượng quy cách Trị Trị giá hàng mua theo quý hàng mua cả hàng hóa (1) giá (2) (3) GVHD: ThS Văn Ngọc Đàn Quý I Quý II Quý III Quý IV năm (4) (5) (6) (7) (8) SVTH: Đỗ Thị Kim Ngân 36k8.1 Công tác tạo nguồn và mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Việt Nam 16 Dựa vào kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp thương mại sẽ gửi đơn hàng cho nhà cung cấp và bắt đầu thực hiện công tác mua hàng. f. Thực hiện hợp đồng mua bán: - Tổ chức đàm phán, giao dịch. Doanh nghiệp thương mại và nhà cung cấp có thể đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp, qua điện thoại, qua thư tín hoặc qua môi giới... Thông qua quá trình đàm phán, các bên sẽ thương lượng và đi đến các thỏa thuận về hàng hóa, về giá cả và các điều kiện giao nhận - Ký kết hợp đồng mua hàng: Sau khi đàm phán xong, hợp đồng sẽ được soạn thảo và ký kết nhằm đi đến cam kết mang tính pháp lý về giao dịch mua bán giữa các bên. Nội dung hợp đồng mua bán hàng hóa cần nêu rõ tên hàng, số lượng và cách xác định, giá cả, đơn giá, tổng giá, điều kiện thanh toán, điều kiện giao nhận và một số điều khoản pháp lý khác. - Thực hiện hợp đồng: Sau khi hợp đồng được ký kết, các bên tiến hành thực hiện theo đúng những nội dung đã được ký kết. g. Theo dõi và đánh giá hoạt động mua bán: Việc thực hiện hợp đồng sẽ được các bên theo dõi để phát hiện những sai sót nhằm khắc phục kịp thời. Bên cạnh đó việc kiểm soát cũng như đánh giá hoạt động mua hàng cũng giúp ích cho việc nhận diện những mối quan hệ lâu dài cần được đầu tư, vun đắp. Chương 2. Công tác tạo nguồn và mua hàng tại công ty TNHH đầu tư và phát triển thương mại Trường Phước. I. Giới thiệu về công tyiv 1. Quá trình hình thành và phát triển: GVHD: ThS Văn Ngọc Đàn SVTH: Đỗ Thị Kim Ngân 36k8.1 Công tác tạo nguồn và mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Việt Nam 17 Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển thương mại Trường Phước thành lập năm 2002 với tên giao dịch là TRADING-INVESTMENT & DEVELOPMENT COMPANY LIMITED ( TID CO) tại 176 Phan Châu Trinh- Tp Đà Nẵng. Đến năm 2007, công ty dời trụ sở về tại 26 Hải Phòng – Tp Đà Nẵng và tiếp tục kinh doanh đến bây giờ. Chức năng chính của công ty là nhập khẩu, phân phối các thiết bị viễn thông của nhiều hãng lớn trên thế giới và khu vực như Panasonic, GE, Uniden… chẳng hạn như máy fax, điện thoại để bàn, tổng đài nội bộ… Nhiệm vụ của công ty là: - Nghiên cứu nhu cầu thị trường, thống kê tổng quan sản lượng để có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa mạng tính phù hợp cao, tránh tình trạng tồn kho và lượng hàng nhập về có thị phần kém hoặc hàng hóa lỗi thời. - Xây dựng kế hoạch nhập hàng hóa,xây dựng, phát triển mạng lưới khách hàng, triển khai kế hoạch về triển khai sản phẩm mới, hỗ trợ, trưng bày…khai thác triệt để tất cả các đại lý để đạt được các chỉ tiêu doanh số đề ra. Công ty hoạt động trong phạm vi là một nhà nhập khẩu hàng hóa từ các nhà cung ứng nước ngoài nhằm phân phối cho các tổ chức cá nhân có nhu cầu trong nước II. Công tác tạo nguồn và mua hàng tại công ty: 1. Công tác tạo nguồn: a. Nguồn hàng của công ty: Do công ty TNHH đầu tư và phát triển thương mại Trường Phước là một công ty chuyên nhập hàng hóa để phân phối lại nên nguồn hàng của công ty chủ yếu là nguồn nhập khẩu từ nước ngoài. Công ty phân chia nguồn hàng của mình theo tiêu chí mức độ quen thuộc của hàng hóa: - Nguồn hàng truyền thống: Bao gồm những loại hàng hóa công ty đã từng mua như điện thoại, máy fax, phụ kiện, máy photocopy… - Nguồn hàng mới: Bao gồm những mặt hàng thường xuyên có sự đổi mới về mẫu mã, công nghệ, có mức độ rủi ro cao. b. Hoạt động nghiên cứu thị trường: - Nghiên cứu thị trường tiêu thụ trong nước: GVHD: ThS Văn Ngọc Đàn SVTH: Đỗ Thị Kim Ngân 36k8.1 Công tác tạo nguồn và mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Việt Nam 18 Hoạt động nghiên cứu thị trường trong nước được phòng xuất nhập khẩu thực hiện phối hợp với ban giám đốc và phòng kinh doanh. Phòng sẽ nghiên cứu nhu cầu của các công ty trong nước, giúp nhập khẩu những máy móc thiết bị mà thị trường đang cần nhằm đạt hiệu quả cao nhất. - Nghiên cứu thị trường nguồn hàng: Công ty đặc biệt quan tâm đến các nhà cung cấp (các công ty sản xuất thiết bị viễn thông) như Panasonic, Siemens, Ge… Công ty tìm hiểu thông tin về các nhà cung cấp thông qua sách báo, tạp chí hoặc catalog tự giới thiệu quảng cáo. Ngoài ra công ty còn học hỏi thêm từ các công ty trong nước đã nhập khẩu các loại hàng này để có chiến lược nhập hàng tương tự. - Nghiên cứu về mặt hàng nhập khẩu: Công ty tiến hành tìm hiểu về các yếu tố như giá cả, chủng loại, chất lượng cũng như tiêu chuẩn đánh giá, xác định chất lượng sản phẩm… c. Nghiên cứu lựa chọn nhà cung cấp: Các đối tác của công ty chủ yếu là các bạn hàng lâu năm như Đức, Malaysia… Nhưng do nhu cầu mở rộng thị trường nên công ty cũng tiến hành tìm hiểu và đặt quan hệ với nhiều đối tác khác như Đài Loan, Singapore… Để lựa chọn nhà cung cấp, công ty dựa vào: - Uy tín, độ tin cậy cảu nhà cung cấp trên trường thế giới - Khả năng tài chính và khả năng cung cấp hàng hóa - Trình độ chuyên môn hóa về mặt hàng nhập khẩu - Các yếu tố môi trường kinh doanh, tự nhiên, điều kiện địa lý… 2. Công tác mua hàng: a. Xác định nhu cầu mua hàng và nhu cầu dự trữ: Nhu cầu mua hàng của công ty được dự đoán thông qua bảng kế hoạch dự kiến hàng bán ra trong kỳ: GVHD: ThS Văn Ngọc Đàn SVTH: Đỗ Thị Kim Ngân 36k8.1 Công tác tạo nguồn và mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Việt Nam 19 Dự kiến hàng bán trong tháng 3/2009 v Sản lượng Sản lượng tồn bán Tháng kho hết tháng 1/2009 1/2009 KX-TS 500 300 2.500 400 KX-TSC 11 100 800 120 Mã hàng hóa Dự kiến sản lượng bán tháng 3/2009 Ghi chú Có dự án … Dự kiến nhu cầu dự trữ của công ty là một hoạt động phức tạp do tính biến động không ngừng của thị trường. Chính vì thế, việc dự báo nhu cầu tồn kho dựa vào kinh nghiệm của phòng kinh doanh kết hợp với chỉ thị của ban giám đốc. b. Xác định lượng hàng hóa cần mua: Tại công ty, việc xác định hàng hóa cần mua cung dựa vào công thức: M = Xkh +Dck – Ddk GVHD: ThS Văn Ngọc Đàn SVTH: Đỗ Thị Kim Ngân 36k8.1 Công tác tạo nguồn và mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Việt Nam 20 Sản lượng và cơ cấu mặt hàng nhập khẩu vi ĐVT: Triệu đồng Tên hàng 1. Điện thoại 2. Máy fax 3. Tổng đài 4. Phụ kiện Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Giá trị TT (%) Giá trị TT (%) Giá trị TT (%) 5.100,2 28 4.551,01 23 3.845 20.4 7.468,15 41 12.267,94 62 10.485 55.6 4.371,6 24 2.374,44 12 3.791 20.1 1.275,05 7 593,61 3 735 3.9 18.215 100 19.787 100 18.856 100 5. Tổng sản lượng c. Thực hiện hợp đồng nhập hàng: Công ty tiến hành đàm phán, thương lượng về giá cả cũng như các điều khoản về hàng hóa, giao nhận… Tiến trình đàm phán của công ty: Thường thì công ty nhận được các đơn chào hàng từ các nhà cung cấp nước ngoài dưới dạng văn bản thông qua fax hay đường bưu điện…trong thư trả lời sẽ bao gồm các điều khoản về hàng hóa, giá cả, thanh toán…bên cạnh đó trong giấy báo giá còn có cụ thể phương thức vận chuyển, phương thức thanh toán. Sau khi nhận được thư chào hàng, công ty nghiên cứu các điều khoản, những điều khoản không hợp lý sẽ được hai bên đàm phán thương lượng lại. Ngoài ra, công ty còn chủ động hỏi hàng, yêu cầu đối tác nước ngoài cung cấp thông tin về hàng hóa, về giá cả, phương thức thanh toán, giao nhận…Sau GVHD: ThS Văn Ngọc Đàn SVTH: Đỗ Thị Kim Ngân 36k8.1