Tài liệu Công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty tư vấn, xây dựng và phát triển nông thôn

Lời nói đầu “Học đi đôi với hành, giáo dục kết hợp với sản xuất” đó là ph ơng châm giáo dục và đào tạo của Đảng ta, của nhà tr ờng Xư hội chủ nghĩa chúng ta. Từ những yêu cầu cơ bản đó, sau khi đ ợc học xong phần lý thuyết về chuyên ngành kế toán, lưnh đạo nhà tr ờng đư cho sinh viên thâm nhập thực tế nhằm củng cố vận dụng những lý luận đư học đ ợc vào sản xuất, vừa nâng cao năng lực tay nghề chuyên môn, vừa làm chủ đ ợc công việc sau này khi tốt nghiệp ra tr ờng về công tác tại cơ quan, xí nghiệp có thể nhanh chóng hoà nhập và đảm đ ơng các nhiệm vụ đ ợc phân công. Là một sinh viên chuyên nghành kế toán, trong thời gian thực tập tại công ty , đ ợc sự giúp đỡ tận tình của cô giáo h ớng dẫn Lê Thị Ánh Tuyết và của Quý công ty , em đư quan tâm tìm hiểu về hoạt động của công ty đặc biệt là về công tác kế toán tại công ty và mạnh dạn chọn đề tài : Kế Toán Vốn Bằng Tiền Với đề tài này em đư tìm hiểu nghiên cứu và rút ra những kinh nghiệm hiểu biết cho bản thân đồng thời mạnh dạn bày tỏ một vài ý kiến hy vọng có thể giúp ích cho hoạt động kế toán của công ty trong thời gian tới. Nội dung của báo cáo này ngoài Lời mở đầu và Kết luận, chuyên đề gồm 3 ch ơng chính : Chương 1: Tổng quát về tình hình sản xuất kinh doanh và công tác kế toán của Công ty T Vấn Xây Dựng và Phát Triển Nông Thôn Chương 2: Chuyên đề kế toán vốn bằng tiền. Chương 3: Một số ý kiến nhận xét về công tác kế toán Vốn bằng tiền ở Công ty T Vấn Xây Dựng và Phát Triển Nông Thôn. Vì thời gian thực tập ở công ty có hạn và do còn thiếu kinh nghiệm nên có thể báo cáo này của em còn ch a đ ợc tốt. Rất mong đ ợc các thầy cô giáo và Quý công ty T Vấn Xây Dựng Và Phát Triển Nông Thôn góp ý kiến để báo cáo đ ợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cám ơn cô giáo h ớng dẫn Lê Thị ánh Tuyết và ông Phạm Danh Thuyên- giám đốc công ty T Vấn Xây Dựng Và Phát Triển Nông Thôn cùng tập thể nhân viên phòng kế toán- tài chính của công ty đư giúp đỡ em để hoàn thành báo cáo này. Chương 1 Tổng quát về tình hình sản xuất kinh doanh và công tác kế toán của công ty tư vấn xây dựng và phát triển nông thôn i. Một số nét kháI quát về công ty tư vấn xây dựng và phát triển nông thôn 1. Quá trình hình thành và phát triển: Công ty T vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn là Doanh nghiệp Nhà N ớc hạng nhất thuộc Bộ Nông Nghiẹp Và Phát Triển Nông Thôn, là thành viên của hiệp hội T Vấn Xây Dựng Việt Nam . Công ty đư thành lập cho đến nay là đ ợc 31 năm với tiền thân là Xí Nghiệp Thiết Kế Kiến Trúc Nông Nghiệp, trực thuộc Cục Xây Dựng – Uỷ Ban Nông Nghiệp Trung ơng. Trải qua 31 năm thành lập và phát triển đến nay Công ty đư trở thành một đơn vị chuyên môn đầu ngànhvề công tác t vấn xây dựng nông nghiẹp và phát triển nông thôn. 2. Nội dung ngành nghề kinh doanh: - Lập dự án đầu t Xây dựng các công trình công nghiệp thực phẩm, dân dụng, nông nghiệp và phát triển nông thôn. - Khảo sát địa hình phục vụ lập dự án và thiết kế các công trình XD - Thiết kế qui hoạch chi tiết các khu dân c , khu công nghiệp. - Thiết kế và lập tổng dự toán các công trình dân dụng, công nghiệp thực phẩm đến nhóm A; phần XD các công trình CN khác nhóm B, C ; công trình thuỷ lợi đến cấp 4 nhóm C ; công trình giao thông cấp 3. - Phạm vi hoạt động trên địa bàn cả n ớc. 3. Quy mô của Công ty: Cùng với sự phát triển của nền kinh tế đất n ớc, có sự đầu t đúng đắn của Nhà n ớc trong việc phát triển cơ sở hạ tầng, đặt nông nghiệp vào một vị trí mới rất quan trọng giữa các ngành, ngành T vấn xây dựng ngày càng phát triển. Hoà mình vào nhịp điệu phát triển đó, Công ty T vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn đư không ngừng nâng cao năng lực của mình trong sản xuất, góp phần công lao của mình xây dựng nên những công trình, những con đ ờng và những nhà máy chế biến thực phẩm lớn của đất n ớc. Công ty đư đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng thị tr ờng, tạo nhiều nguồn vốn, nhiều khách hàng, cải tổ và nâng cao năng lực kịp thời đại nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng và đặc biệt là tiêu chuẩn và chất l ợng của các công trình kiến trúc. Có thể khái quát quá trình hoạt động và tăng tr ởng của Công ty qua một số chỉ tiêu cơ bản sau: Quy mô hoạt động của Công ty tư vấn xây dựng và ptnt Đơn vị tính: 1.000.000đ. STT Chỉ tiêu – Năm 2000 2001 Kế hoạch 2003 2002 1 Doanh thu đạt 7.034 7.112 7.315 6.300 2 Gía vốn hàng bán 6.756 6.831 7.206 6.180 3 Lợi nhuận 278 281 109 120 4 Các khoản nộp NS 420 398 567 650 5 Vốn cố định 871 871 871 871 6 Vốn lưu động 980 980 980 980 7 Vốn NSNN cấp 350 350 350 350 8 Tổng số CBCNV 91 90 95 90 9 Thu BQ/năm 18 18,5 20,5 22 nhập 4. Đặc điểm của việc tổ chức sản xuất kinh doanh: Công ty T vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn nằm trên địa bàn Hà Nội, khá thuận lợi trong việc tổ chức sản xuất kinh doanh, nh ng do đặc thù là một Công ty chuyên về lĩnh vực t vấn xây dựng trong phạm vi cả n ớc nên Công ty đư chia làm hai bộ phận cơ bản là bộ phận lao động trực tiếp và gián tiếp. 4.1. Bộ phận lao động trực tiếp: Sản l ợng của Công ty chủ yếu đ ợc tạo ra từ bộ phận trực tiếp, đó là các đơn vị thiết kế, các x ởng thiết kế với những chức năng riêng trong lĩnh vực t vấn. Các đơn vị sản xuất trực tiếp của Công ty bao gồm: + X ởng thiết kế số1 + X ởng thiết kế số 2 + Phòng kinh tế – Giao thông – Thuỷ lợi + Phòng khoa học – Công nghệ – Môi tr ờng + Đội khảo sát + Tổ hoàn thiện + Văn phòng đại diện phía Nam - Các x ởng thiết kế có chức năng chuyên thiết kế các công trình, có đội ngũ cán bộ là các kiến trúc s , các thạc sỹ xây dựng, có trình độ hiểu biết lớn về xây dựng cũng nh là các chuyên gia trong lĩnh vực t vấn xây dựng và thi công. - Các phòng kinh tế, khoa học,......có chức năng riêng trong từng lĩnh vực nhằm thực hiện đúng và hoàn chỉnh hơn trong quy trình tạo ra một sản phẩm thiết kế. - Các đội còn lại với cái tên cũng đư đủ để thể hiện đ ợc chức năng và vai trò của nó. - Công ty có 01 văn phòng đại diện ở phía Nam nhằm thuận tiện hơn trong việc khai thác khu vực các tỉnh phía Nam. Trong nền kinh tế thị tr ờng, mọi cá nhân, tổ chức đều phát huy hết khả năng, năng lực của mình cho từng sản phẩm mình làm ra cũng nh để đáp ứng đ ợc tối đa yêu cầu của thị tr ờng với sản phẩm t vấn. 4.2. Bộ phận lao động gián tiếp: Cũng theo mô hình tổ chức của hầu hết các doanh nhiệp khác, bộ phận quản lý – Bộ phận lao động trực tiếp cũng đ ợc chia thành: + Ban Giám đốc: Bao gồm giám đốc và các phó giám đốc, trong đó có 01 phó giám đốc phụ trách kinh doanh và 01 phó giám đốc phụ trách kỹ thuật – là kiến trúc s , giám đốc phụ trách chung các hoạt động của Công ty. + Phòng kế toán: Quản lý công ty trong lĩnh vực tài chính, kế toán nhằm phục vụ và phản ánh đúng, trung thực nhất năng lực của Công ty về tài chính, nhằm đánh giá, tham m u trong lĩnh vực quản lý cho Ban giám đốc. + Phòng kinh doanh: Khai thác khách hàng, tìm việc và ký kết các hợp đồng kinh tế, phụ trách việc hoàn thiện các thủ tục thanh toán công nợ cũng nh các tài liệu công nợ, nghiệm thu, bàn giao tài liệu,......đồng thời phối hợp với phòng kế toán trong việc xác định chính xác công nợ của khách hàng, có kế hoạch thu nợ và khai thác khách hàng,.... + Phòng tổ chức hành chính – Nhân sự: Quản lý công ty trong lĩnh vực hành chính, nhân sự nhằm đáp ứng kịp thời và đúng nhất cho hoạt động của Công ty, đánh giá đúng nhất năng lực cán bộ cả veef hình thức và chất l ợng lao động để tham m u cho Ban giám đốc từ đó có sự phân công lao động phù hợp năng lực nhất. Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty Giám đốc PGĐ phụ trách kinh doanh, tiếp thị Các xưởng sản xuất Phòng tài chính kế toán PGĐ phụ trách kỹ thuật sản xuất Phòng KD tiếp thị Xưởng Xưởng Phòng Phòng thiết thiết kinh tế khoa kế kế giao học công thông số số thuỷ 1 2 lợi Phòng hành chính Đội Phòng tổ chức lao động Tổ phòng khảo hoàn nghệ môi trườn g lợi Văn đại diện phía sát thiện Nam 5. Đặc điểm của quy trình công nghệ sản xuất: - Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng, phòng kinh doanh giao Hợp đồng cho các phòng ban nh phòng kế toán, hành chính, ban giám đốc, từ đó căn cứ vào năng lực và chức năng của các đơn vị sản xuất để ký kết hợp đồng giao khoán nội bộ cho cá nhân làm chủ nhiệm đồ án, có sự quản lý của x ởng tr ởng. - Thực hiện sản xuất: Do đặc thù của từng dự án trong từng hợp đồng kinh tế mà chủ nhiệm đồ án thực hiện công việc của mình. Nhìn chung, quy trình nh sau: + Khảo sát: Chủ nhiệm đồ án phối hợp cùng đội khảo sát đi tiến hành khảo sát hiện trạng, sơ bộ hiện tr ờng thực hiện dự án để có đánh giá ban đầu về dự án có khả thi hay không. Đội khảo sát tiến hành đánh giá cùng các chỉ tiêu khảo sát để có kết luận của mình về địa hình, địa chất công trình. + Lập dự án tiền khả thi, khả thi: Sau khi có quyết định cho phép lập dự án của đơn vị chủ quản, chủ nhiệm đồ án có thể tự hặc phối hợp để lập một dự án tiền khả thi ban đầu cho dự án. Khi dự án có tính chất khả thi và thực hiện đ ợc thì tiến hành viết dự án khả thi chính thức. Tuy nhiên không phải dự án nào cũng cần phải có tiền khả thi, có hay không phụ thuộc vào từng đặc thù của dự án về vốn cũng nh yêu cầu của Bên A(phía chủ đầu t ). + Thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công: Nếu b ớc tiếp theo của Hợp đồng trên có phần thiết kế, chủ nhiệm đồ án phối hợp cùng các đơn vị thiết kế, theo cá nhân tiến hành khảo sát lần nữa b ớc thiết kế sơ bộ, hay chính thức về thi công hay kỹ thuật, tuỳ theo đặc thù của dự án thực hiện. + Nghiệm thu, bàn giao tài liệu: Khâu này cần sự phối hợp đồng bộ của các bộ phận, cá nhân tham gia dự án với tổ hoàn thiện và phòng kinh doanh, bên A, thực hiện nghiệm thu đư làm trên để xác định công nợ ban đầu cho khách hàng, giao bộ hồ sơ, tài liệu (đư ký) cho bên A khi công nợ đ ợc xác nhận và có thể đư thu đ ợc tiền. + Phòng kinh doanh: Đóng vai trò quan trọng trong việc đi duyệt những kết quả mà các đơn vị đư làm đ ợc với các bộ chủ quản, kho bạc,...... + Phòng kế toán: Có chức năng thu nợ, theo dõi và hạch toán chi phí thực hiện dự án,.... Sơ đồ quy trình sản xuất của Công ty KD, Kế hoạch, GKNB Khách hàng HĐ HĐ giao việc Thông tin Chủ nhiệm đồ án Kết hợp Phối hợp tạo Các đơn vị, cá nhân tham gia ra SP thiết kế Sản phẩm thiết kế Xác định và đối chiếu Chi phí thực hiện Dự án công nợ, thanh toán Kế toán Các Bộ chủ quản, phê duyệt các QĐịnh Ký Kết hợp xác định khối lượng thiết kế và công nợ II. Tổ chức công tác kế toán: 1. Tổ chức bộ máy tác kế toán: Phòng Kế toán tài vụ có nhiệm vụ cung cấp số liệu giúp cho việc ra quyết định của ban lưnh đạo. Bộ máy Kế toán đ ợc tổ chức tập trung thực hiện chức năng tham m u, giúp việc Giám đốc về mặt tài chính Kế toán Công ty.  Trưởng phòng: Phụ trách chung chịu trách nhiệm tr ớc Giám đốc mọi hoạt động của phòng cũng nh các hoạt động khác của Công ty có liên quan tới tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của Công ty. Tổ chức công tác Kế toán thống kê trong Công ty phù hợp với chế độ tài chính của Nhà n ớc. Thực hiện các chính sách chế độ công tác tài chính Kế toán. Kiểm tra tính pháp lý của các loại hợp động. Kế toán tổng hợp vốn kinh doanh, các quỹ Xí nghiệp trực tiếp chỉ đạo kiểm tra giám sát phần nghiệp vụ đối với các cán bộ thống kê Kế toán các đơn vị trong Công ty.  Phó phòng kiêm Kế toán tổng hợp: Ngoài công việc của ng ời Kế toán phân x ởng sóng ra còn phải giúp vịêc cho Kế toán tr ởng, thay mặt Kế toán tr ởng giải quyết các công việc khi tr ởng phòng các phần việc đ ợc phân công.  Kế toán tiền mặt và thanh toán. Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ tr ớc khi lập phiếu thu, chi. cùng thủ quỹ kiểm tra đối chiếu sử dụng tồn quỹ sổ sách và thực tế theo dõi chi tiết các khoản ký quỹ  Kế toán tiền lương Thanh toán l ơng th ởng phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của Giám đốc; thanh toán BHXH, BHYT cho ng ời lao động theo quy định ; theo dõi việc trích lập và sử dụng quỹ l ơng của Công ty ; thanh toán các khoản thu, chi của công đoàn  Kế toán công nợ Theo dõi công nợ, phải thu, phải trả. Có trách nhiệm đôn đốc khách hàng để thu nợ.  Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm trong công tác thu tiền mặt và tồn quỹ của Công ty. Thực hiện việc kiểm kê đột xuất hoặc định kỳ theo quy định. Sơ đồ bộ máy kế toán công ty Trưởng phòng kế toán Công ty Giao nhiệm vụ Báo cáo Kế toán tổng hợp Đối chiếu Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Tổng hợp Kế Kế Thủ toán toán quỹ công tiền Công nợ lương ty 2. Hình thức hạch toán kế toán: Để phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty dùng hình thức chứng từ ghi sổ theo sơ đồ sau: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ghi hàng ngày Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết - Chứng từ gốc: Là những ch ng t nh giấy xin thanh toán, giấy tạm ứng, bảng thanh toán l ơng,......tất cả những chứng từ trên phải có đầy đủ chữ ký của kế toán tr ởng, giám đốc, ......moí đ ợc thực hiện hạch toán. - Các bảng kê chứng từ ghi sổ - Các sổ kế toán chi tiết nh sổ quỹ tiền mặt, sổ công nợ, sổ tiền gửi Ngân hàng,... - Sổ quỹ, kiêm báo cáo quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng - Bảng tổng hợp chi tiết - Sổ cái - Bảng cân đối phát sinh - Hệ thống các báo cáo tài chính - Các bảng theo dõi phải trả, phải nộp nh : Sổ theo dõi BHXH, theo dõi thuế GTGT khấu trừ,.... - Ph ơng pháp tính nguyên giá và khấu hao TSCĐ: + Nguyên giá: Theo giá thực tế + Khấu hao TSCĐ: Theo ph ơng pháp tuyến tính - Hạch toán: Hạch toán theo từng tháng Với hình thức chứng từ ghi sổ, tr ớcđây kế toán còn mở thêm sổ theo dõi chứng từ ghi sổ nh ng nay không mở nữa mà ghi trực tiếp vào sổ cái. 3. Các Chính sách kế toán áp dụng tại công ty: 3.1. Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/ 01 và kết thúc vào ngày 31/ 12 hàng năm. Riêng nhà máy chế biến thực phẩm xuất khẩu Nh Thanh do bắt đầu đi vào hoạt động từ ngày 1/ 7/ 2005 nên niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/7/2005 và kết thúc ngày 31/12/2005. 3.2. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: - Đơn vị tiền tệ áp dụng trong ghi chép: Đồng Việt Nam. - Nguyên tắc, ph ơng pháp chuyển đổi đồng tiền: Theo tỷ giá hiện hành và điều chỉnh vào cuối kỳ báo cáo. 3.3. Hình thức kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ. 3.4. Phương pháp kế toán tài sản cố định: - Tài sản cố định đ ợc ghi sổ theo nguyên giá và hao mòn lũy kế. - Khấu hao tài sản cố định đ ợc tính theo ph ơng pháp tuyến tính dựa vào thời gian sử dụng ớc tính của TSCĐ. Tỷ lệ khấu hao đ ợc căn cứ theo quyết định số 206/2003/QĐ- BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ Tài Chính. - Giá trị đầu t xây dựng Nhà máy chế biến thực phẩm xuất khẩu Nh Thanh đến thời điểm 31/12/2004 đang đ ợc công ty Kiểm toán độc lập kiểm tra quyết toán giá trị hoàn thành nên ch a kết chuyển sang tài sản cố định, do đó ch a tính khấu hao cho các tài khoản này. Hiện tại giá trị nêu trên đang đ ợc tập hợp trên tài khoản “ Xây dựng cơ bản dở dang”. 3.5. Phương pháp xác định doanh thu: - Doanh thu của khối t vấn công ty đ ợc xác định trên cơ sở giá trị nghiệm thu, các quyết định phê duyệt, biên bản đối chiếu, thanh lý hợp đồng,…. Từ các công việc đư hoàn thành. Do xuất phát từ đặc thù lĩnh vực kinh doanh doanh thu của công ty th ờng có sự điều chỉnh đối với từng công trình, dự án. - Doanh thu bán háng của nhà máy chế biến TPXK Nh Thanh đ ợc ghi nhận theo hóa đơn tài chính do công ty phát hành. Công ty th c hiện việc kê khai nộp thuế GTGT khoản doanh thu này tại Hà Nội. 3.6. Tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng: Công ty trích lập và hoàn nhập công nợ phải thu khố đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đúng Quy định của Nhà n ớc tại thông t số 64 TC/TCDN ngày 15 thág 09 năm 1997 của Bộ Tài Chính. Ngoài ra khoản trích lập và dự phòng trợ cấp mất việc làm đ ợc công ty tuân thủ theo h ớng dẫn tại thông t số 82/2003/TT- BTC ngày 14/08/2003 của Bộ Tài Chính. 3.7. Hợp nhất báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính của Công ty đ ợc hợp nhất trên cơ sở cộng số học các chỉ tiêu của Khối t vấn và Nhà máy chế biến TPXK Nh Thanh, có loại trừ các loại công nợ nội bộ. Các chỉ tiêu chủ yếu của từng hoạt động đ ợc chi tiết tại thuyết minh báo cáo tài chính. 4. Các nghiệp vụ chuyên môn: 4.1. Kế toán tiền lương: a. Giới thiệu chung về phần hành: Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần sử dụng một lực l ợng lao động nhất định, lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của hoạt động sản xuất kinh doanh và là yếu tố mang tính quyết định nhất. Với qui trình và qui mô sản xuất của công ty T Vấn Xây Dựng Và Phát Triển Nông Thôn thì năng lực của ng ời lao động đóng vai trò hết sức quan trọng. Hơn nữa do đặc thù là cản phẩm t vấn, nếu sản phẩm không có chất l ợng cao nó sẽ mang lại hậu quả vô cùng nặng nề về cả một giai đoạn sau. Nhận thức đ ợc các vấn đề trên , công ty khi lựa chọn lao động đư đ a ra tiêu chí cao đối với ng ời lao động, có hình thức trả l ơng cũng nh quản lý rất phù hợp, đư đạt đ ợc kết quả cao trong sản xuất kinh doanh. Tình hình lao động trong công ty nh sau: Tình hình lao động trong Công ty nh sau: - Lao động trực tiếp tại các X ởng, phòng : 66 ng ời - Lao động gián tiếp : 23 ng ời - Trình độ + Thạc sỹ : 5 ng ời + Đại học, cao đẳng + Trung cấp + Trình độ 12/12 : 65 ng ời : 17 ng ời : 2 ng ời Số l ợng lao động ở công ty khá ổn định, nếu giảm chủ yếu do nghỉ h u, số l ợng tăng không đáng kể do khâu tuyển chọn lao động của công ty khá chặt chẽ, yêu cầu cao. Công ty tiến hành quản lý lao động không những theo qui định, sổ theo dõi mà còn theo cách riêng của công ty nh phân cấp quản lý theo x ởng, cấp sổ lao động, có mư số lao động. Huy động sử dụng lao động hợp lý, phát huy đ ợc đầy đủ trình độ chuyên môn tay nghề của ng ời lao động là một trong các vấn đề cơ bản th ờng xuyên đ ợc sự quan tâm của công ty. Các chế độ th ởng, phạt thích đáng đối với ng ời lao động, khuyến khich sáng tạo, ý t ởng cũng nh có sáng kiến nhằm nâng cao năng lực sẵn có của công ty, tăng khả năng cạnh tranh đ ợc công ty áp dụng hết sức có hiệu quả. Công ty theo dõi lao động theo hai bộ phận khác nhau: - Bộ phận lao động gián tiếp: Theo dõi lao động theo bảng chấm công theo từng đơn vị, có rà soát và xác nhận của lưnh đạo đơn vị và phòng tổ chức hành chính. - Bộ phận trực tiếp: Do khoán sản phẩm nên không thực hiện chấm công mà theo báo cáo và quản lý của từng đơn vị phòng ban, x ởng có xác nhận của x ởng tr ởng và tr ởng phòng. Bảng chấm công và bảng theo dõi lao động ở các đơn vị trực tiếp sẽ phản ánh đầy đủ thời gian lao động cũng nh nghỉ việc có lý do của từng cá nhân, kế toán căn cứ vào đó xác định và tính các khoản phải trả thích hợp cho ng ời lao động đ ợc h ởng hoặc phạt. Cách tính l ơng và các khảon trích theo l ơng: Các phòng ban quản lý có trách nhiệm theo dõi ghi chép số l ợng lao động có mặt, vắng mặt. nghỉ phép, nghỉ ốm vào bảng chấm công. Bảng chấm công đ ợc lập do Bộ tài chính qui định và đ ợc treo tại phòng kế toán. Đơn giá tiền l ơng đ ợc bộ phát triển và nông thôn duyệt: Bảng đơn giá tiền lương Năm 2003 Chỉ tiêu STT ĐVT Bảng số: 03 Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch 2002 2002 2003 Ng.đ I Chỉ tiêu SXKD tính đơn giá 1 - Tổng doanh thu (ch a có thuế) 6.000.000 7.314.555 6.300.000 2 - Tổng chi phí (ch a có l ơng) 2.540.000 3.108.942 2.460.900 3 - Lợi nhuận 100.000 109.462 120.000 4 - Tổng các khoản phải nộp ngân sách 520.000 567.321 600.000 II Tổng quỹ tiền lương theo đơn giá Ng ời 180 200 175 - Hệ số l ơng cấp bậc công việc bình quân 3,73 3,76 3,69 - Hệ số bình quân các khoản phụ cấp và tiền th ởng (nếu có) đ ợc tính trong đơn giá 0,16 0,16 0,16 - Mức l ơng tối thiểu doanh nghiệp đ ợc áp dụng 400 430 460 56 56 59 Trong đó: 1 Quỹ tiền l ơng theo định mức lao động - Lao động định biên 2 Quỹ l ơng của cán bộ, viên chức nếu ch a đ ợc tính trong định mức lao động - Biên chế III Đơn giá tiền lương IV Quỹ tiền lương làm thêm giờ Ng.đ 50.000 V Tổng quỹ tiền lương chung Ng.đ 3.410.000 VI Tiền lương bình quân theo đơn Ng.đ 1.579 giá Kế toán trưởng % 50.000 4.096.151 3.769.100 1.707 1.795 Hà Nội, ngày tháng năm Giám đốc Công ty Công ty áp dụng hình thức trả lương khoán đối với bộ phận trực tiếp sản xuất: Công ty khi giao việc cho các x ởng sẽ ký hợp đồng giao khoán nội bộ với chủ nhiệm đồ án( hoặc chủ trì công trình- đối với khảo sát). Trong hợp đồng giao khoán nêu õ tỷ lệ khoán cho công trình là bao nhieu và bao gồm các mục chi phí nào. nếu là 35% thì: 25% là l ơng; 10% là chi công tác phí, tiếp khách. Hiện tại tỷ lệ khoán cho các x ởng là 25% trên doanh thu. Các chủ nhiệm đồ án sẽ chia l ơng cho các thành viên tham gia nh sau: - 10% cho chu nhiệm đồ án. - 5% cho bộ phận kiểm tra - 10% cho tổ hoàn thiện. - 10% cho bộ phận tính dự toán. - 40% cho các bản vẽ kiến trúc. - 25% cho các bản vẽ kết cấu. Hàng tháng công ty ứng l ơng cho các bộ phận trực tiếp với mức l ơng bình quân 700.000/ ng ời. Khi một công trình nào đó hoàn thành, phòng tài chính và kinh doanh xác định với chủ nhiệm đồ án về khối l ợng nghiệm thu bàn giao, từ đó xác định sản l ợng của từng thành viên trong một x ởng( Dựa vào bảng thanh toán l ơng khoán công trình). Cuối năm quyết toán một lần, chi nốt cho ng ời lao động tiền sản l ợng sau khi đư trừ đi số tiền ứng hàng tháng theo số l ợng tiền thu về. Hình thức trả lương theo thời gian đối với bộ phận gián tiếp: Từ số công ghi nhận đ ợc trong bảng chấm công, kế toán tính ra số l ợng mà ng ời lao động nhận đ ợc trong tháng và lập bảng thanh toán l ơng cho từng phòng. Cách tính nh sau: L ơng thời gian = Số công ở bảng chấm công x Hệ số công ty x Mức l ơng tối thiểu Hệ số công ty d ợc tính nh sau: - Hệ số bình quân: 1.160.000đ/ 290.000 - Hệ số áp dụng với tr ởng phòng: 5 - Hệ số phó phòng : 4,5 - Hệ số các cán bộ có trình độ Đại học thuộc các phòng tổ chức, kế toán , kinh doanh: từ 3 – 4. - Hệ số đối với nhân viên ( Thủ quỹ, bảo vệ, hành chính, tạp vụ…): 2,5 Phương pháp trích lập các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ: Công ty trích lập các khoản BHYT, BHXH, KPCĐ theo đúng qui định, trích 25% quỹ tiền l ơng cho các khoản bảo hiểm và KPCĐ. Trong tổng 25% thì có 19% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, còn lại 6% ng ời lao động chịu và đ ợc tính vào l ơng. b. Các chứng từ và sổ kế toán sử dụng: - Bảng chấm công – Mẫu số 01 – TĐTL - Bảng thanh toán tiền l ơng – Mẫu số 02 – TĐTL - Bảng thanh toán BHXH – Mẫu số 04 – TĐTL - Bảng thanh toán tiền th ởng – Mẫu số 05 – TĐTL - Phiếu báo làm thêm giờ - Mẫu số 07 – TĐTL - Hợp đồng giao khoán - Mẫu số 08 – TĐTL - Sổ chi tiết thanh toán với công nhân viên. - Sổ cái tài khoản 334, TK 338 c. Qui trình kế toán: Để hạch toán tiền l ơng và các khoản trích theo l ơng, kế toán công ty hạch toán và ghi sổ kế toán theo sơ đồ sau Chứng từ gốc Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Chứng từ ghi sổ Sổ cái các tài khoản 334, 338 Bảng cân đối P/S Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, định kỳ Quan hệ đối chiếu Báo cáo tài chính Sổ chi tiết thanh toán với công Giải thích quy trình kế toán: Hàng ngày căn cứ vào Chứng từ gốc kế toán tiền l ơng lập Chứng từ ghi sổ. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đ ợc dùng để ghi vào Sổ chi tiết thanh toán với công nhân viên, dùng vào Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ định kỳ 6 tháng đầu năm và sáu tháng cuối năm kế toán vào sổ cái các TK 334, 338, rồi từ sổ cái vào bảng cân đối phát sinh và lập báo cáo tài chính. 4.2 Kế toán vốn bằng tiền: a. Giới thiệu chung về phần hành: Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn SXKD thuộc tài sản l u động của doanh nghiệp, đ ợc hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong các quan hệ thanh toán. Vồn bằng tiền của công ty bao gồm tiền mặt tồn quĩ và tiền gửi ngân hàng. Tiền mặt là số vốn bằng tiền đ ợc thủ quỹ bảo quản trong két sắt an toàn của công ty. Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền, căn cứ vào các hóa đơn, các giấy thanh toán tiền trung ơng, kế toán tiền mặt lập phiếu thu tiền mặt, sau khi đ ợc kế toán tr ởng kiểm duyệt, phiếu thu đ ợc chuyển cho thủ quĩ để ghi tiền. Sau đó thủ quỹ sẽ ghi số tiền thực phận vào phiếu thu, đóng dấu đư thu và lấy vào phiếu thu. Khi phát sinh các nhiệm vụ chi tiền, thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để chi phần tiền sau khi có đầy đủ chữ ký kế toán tr ởng và của Giám đốc công ty. Căn cứ vào số tiền thực chi của thủ quỹ ghi vào sổ quỹ và đến cuối ngày thì chuyển cho kế toán tiền mặt để ghi sổ. Phiếu thu và phiếu chi là tập hợp của một chứng từ hoặc nhiều chứng từ. Riêng phiếu chi của th quỹ nộp ngân hàng là dựa trên bảng kê các loại tiền nộp viết làm 3 liên. Đối với kế toán tiền gửi ngân hàng thì khi có các giấy báo có và báo nợ của Ngân hàng thì kế toán tiến hành định khoản và lập các chứng từ ghi sổ sau đó vào các sổ kế toán có liên quan. Tài khoản tiền gửi ngân hàng đ ợc kế toán công ty mở tài khoản chi tiết cho từng ngân hàng cụ thể là: Tài khoản 1121 – Tiền gửi ngân hàngb Đầu t và phát triển Hà Nội.