Tài liệu Công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược và thiết bị y tế hà tĩnh

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga PHẦN 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TRONG CÁC ĐƠN VỊ. I. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM, NHIỆM VỤ HẠCH TOÁN NGHUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TRONG CÁC ĐƠN VỊ. 1. Khái niệm: Nguyên vật liệu là những đối tƣợng lao động thể hiện dƣới dạng vật hoá là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh. - Tƣ liệu lao động. - Đối tƣợng lao động. - Lao động. 2. Đặc điểm: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định. Trong quá trình sản xuất kinh doanh nguyên liệu, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên hình thể của sản phẩm. Còn xét về mặt giá trị nguyên vật liệu kết chuyển hết một lần vào giá thành sản phẩm. Yêu cầu của nguyên vật liệu: trong quá trình sản xuất nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng cao trong tổng số tài sản lƣu động, mặt khác trong tổgn chi phí và giá thành sản phẩm tỉ trọng nguyên vật liệu chiếm đáng kể do đó việc sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả nguyên liệu, vật liệu trong kinh doanh là một biện pháp quan trọng để hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 3. Nhiệm vụ: Tổ chức ghi chép tính toán và phản ánh một cách trung thực chính xác và kịp thời về số lƣợng, chất lƣợng và giá thành thực tế của từng loại từng thứ vật liệu nhập kho và xuất kho. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ sử dụng vật liệu, nguyên liệu, kiểm tra tình hình xuất nhập vật liệu phát hiện ngăn ngừa và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thừa thiếu ứ đọng hay kém phẩm chất. Tính toán xác định đúng giá trị vật liệu tiêu hao cho các đối tƣợng sử dụng. Tham gia kiểm kê đánh giá vật liệu theo chế độ quy định, lập báo cáo các vật tƣ, nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. II. PHÂN LOẠI ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU: 1. Phân loại nguyên vật liệu: Để sản xuất ra sản phẩm doanh nghiệp phải sử dụng một khối lƣợng vật liệu lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại mỗi loại có tác dụng khác nhau trong quá trình sản xuất. Trong điều kiện đó đòi hỏi doanh nghiệp phải phân loại vật liệu một cách hợp lý thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán vật liệu. - Có nhiều cách phân loại nguyên liệu theo tiêu thức khác nhau. Hiện nay chủ yếu phân loại theo vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất của các doanh nghiệp nhƣ sau: 1.1. Nguyên liệu, vật liệu chính: Là đối tƣợng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sản phẩm mới. Nhƣ sắt, thép trong công nghiệp cơ khí, gạch ngói, ximăng trong xây dựng... 1.2. Vật liệu phụ: Vật liệu phụ cũng là đối tƣợng lao động nƣnh vật liệu phụ không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới vật liệu phụ thƣờng đƣợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính nâng cao chất lƣợng sản phẩm, hoàn thiện sản SVTH: Bùi Thị Lam - Lớp 31K06.2 Trang 1 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga phẩm. Nhƣ màu sắc, hình dáng, mùi vị, hay dùng để bảo quản phục vụ hoạt động của tƣ liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức. 1.3.. Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lƣợng cho quá trình sản xuất kinh doanh, nhiên liệu gồm có: xăng, dầu, khí đốt, củi... 1.4. Phụ tùng thay thế, sửa chữa: là những chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị mà doanh nghiệp mua sắm dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa máu móc thiết bị. 1.5. Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tƣ cho xây dựng cơ bản. 1.6. Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đƣợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể dùng hay bán ra ngoài, phế liệu đã mất hết giá trị sử dụng ban đầu nhƣ (sắt vụn, gỗ vụn, gạch ngói vỡ, phôi bào...) 1.7. Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn phải ngoài các thứ chƣa kể tên trên nhƣ bao bì, vật đóng gói, các loại vật tƣ đặc trƣng... + Trên thực tế việc xây lắp nguyên liệu , vật liệu theo từng loại nhƣ đã trình bày ở trên là căn cứ vào công cụ chủ yếu của nguyên liệu, vật liệu ở từng đơn vị cụ thể, vì có thể nguyên liệu, vật liệu ở đơn vị này là nguyên vật liệu chính nhƣng đơn vị khác là nguyên vật liệu phụ. Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý chặt chẽ. Nguyên liệu, vật liệu cần phải biết đƣợc một cách đầy đủ, cụ thể rõ hiện cả và tình hình biến động từng thứ nguyên vật liệu đƣợc sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy nguyên liệu vật liệu cần phải phân chia một cách chi tiết hơn theo tình năng lý, hoá học theo quy cách phân cấp của nguyên liệu, vật liệu. Công việc đãđƣợc thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập số doanh điểm. Nguyên liệu, vật liệu, trong đó nguyên liệu, vật liệu đƣợc chia thành từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên liệu, vật liệu. Sổ danh điểm nguyên liệu vật liệu đƣợc xây dựng trên cơ sở số hiệu vật liệu của loại nguyên liệu, vật liệu, nhóm nguyên liệu vật liệu, thứ nguyên liệu vật liệu. Tùy theo số lƣợng nhóm thứ nguyên liệu vật liệu để xây dựng số hiệu gồm 1,2 hoặc 3,4 chữ số. SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU Loại: nguyên liệu, vật liệu chính - Ký hiệu 1521 Ký hiệu Tên, nhãn hiệu Đơn vị Đơn giá cách Ghi chú Danh điểm quy tính hạch toán Nhóm NL,VL NL,VL 1 2 3 4 5 6 1521-01 1521-01-01 1521-01-02 1521-01-99 1521-01 1521-02-01 1521-02-02 1521-02-99 1521-99 1521-99-01 2. Phƣơng pháp đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá nguyên vật liệu là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán. Đánh giá nguyên vật liệu dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp nhƣ sau: SVTH: Bùi Thị Lam - Lớp 31K06.2 Trang 2 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga 2.1. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho: - Với vật liệu mua ngoài: giá trị thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn ngƣời bán cộng thuế nhập khẩu (nếu có) với các chi phí thu mua thực tế "chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua) trừ các khoản giảm giá hàng mua đƣợc hƣởng. - Với vật liệu, nguyên liệu tự sản xuất: tính theo giá thành thực tế (giá trị vật liệu xuất chế biến và chi phí chế biến) - Với vật liệu thuê mua gia công chế biến: giá thực tế gồm giá vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công chế biến, chi phí vận chuyển bốc dỡ) - Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị tổ chức cá nhân tham gia liên doanh: giá thực tế = giá thoả thuận + chi phí tiếp nhận (nếu có) - Với phế liệu: giá ƣớc tính thực tế có thể sử dụng hay giá trị thu hồi tối thiểu. - Đối với vật liệu tặng thƣởng: giá thực tế tính theo giá thị trƣờng tƣơng đƣơng + chi phí tiếp nhận (nếu có) 2.2. Đánh giá nguyên liệu, vật liệu xuất kho: - Tuỳ theo hoạt động của từng doanh nghiệp yêu cầu vào trình độ quản lý có thể sử dụng một trong các phƣơng pháp sau và đƣợc sử dụng nhất quán trong kỳ kế toán. . Phƣơng pháp giá đơn vị bình quân: Theo phƣơng pháp này giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đƣợc tính theo giá bình quân. Giá thực tế vật liệu Số lƣợng vật Đơn giá bình = x xuất dùng liệu xuất dùng quân Phƣơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản dể làm, độ chính xác không cao, hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hƣởng công tác quyết toán nói chung. Giá thực tế VL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá đơn vị bình = quân cả kỳ dự trữ Lƣơng thực tế VL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Phƣơng pháp giá bình quân cuối kỳ trƣớc mắt dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Giá trị thực tế VL tồn đầu kỳ hoặc cuối kỳ Đơn giá BQ cuối = kỳ trƣớc Lƣơng thực tế VL tồn kho đầu kỳ hoặc cuối kỳ Phƣơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại, khắc phục nhƣợc điểm của 2 phƣơng pháp trên tuy nhiên nhƣợc điểm của phƣơng pháp này lại tốn nhiều thời gian tính toán. Giá trị vật liệu + Giá thực tế của Giá đơnvị BQ tồn trƣớc khi nhập số nhập sau mỗi lần nhập = Lƣợng thực tế VL Lƣợng thực + lại tồn trƣớc khi nhập tế nhập . Phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc (FIFO) Theo phƣơng pháp này số vật liệu nào nhập trƣớc thì ƣu tiên xuất trƣớc, xuất hết số nhập trƣớc rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Hay nói cách khác giá thực tế của vật liệu mua trƣớc sẽ đƣợc dùng làm giá để tính giá thực tế và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng. Phƣơng pháp nhập sau xuất trƣớc (LIFO) SVTH: Bùi Thị Lam - Lớp 31K06.2 Trang 3 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga Phƣơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ đƣợc xuất trƣớc tiên, phƣơng pháp này thích hợp trong trƣờng hợp lạm phát. Phương pháp thực tế đích danh: Theo phƣơng pháp này nguyên liệu, vật liệu đƣợc xác định theo giá trị đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng khi xuất vật liệu nào thì tính theo vật liệu đó. Phƣơng pháp này còn gọi là phƣơng pháp đích danh. Phương pháp giá hạch toán: Phƣơng pháp này toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đƣợc tính theo giá hạch toán. Giá thực tế vật liệu Giá hạch toán vật liệu xuất Hệ số giá vật = x xuất dùng dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) liệu Việc quản lý nguyên liệu, vật liệu nói chung và hàng tồn kho nói riêng nhiều đơn vị và bộ phận trong doanh nghiệp tham gia việc quản lý tình hình nhập xuất và tồn kho nguyên vật liệu chủ yếu do bộ phận kho và phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện III.PHƢƠNG PHÁP HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU. Mỗi loại vật liệu có vai trò nhất định đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Sự thiếu hụt một loại vật liệu nào đó có thể làm cho quá trình sản xuất bị ngƣng trệ. Việc hạch toán và cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin về tình trạng và sự biến động của từng thứ vật liệu là yêu cầu đặt ra cho kế toán chi tiết vật liệu. Đáp ứng đƣợc các yêu cầu này sẽ giúp cho việc quản lý, cung cấp và sử dụng vật liệu đạt hiệu quả cao. Hạch toán chi phí vật liệu đƣợc thực hiện ở kho và phòng kế toán. Tại kho mỗi loại vật liệu đƣợc quy định một số hiệu riêng giống nhƣ đối với TSCĐ gọi là "Sổ danh điểm vật liệu". Mỗi danh điểm vật liệu đƣợc theo dõi trên mỗi thẻ kho. Thẻ kho do kế toán lập và phát cho thủ kho sau khi ghi vào sổ "Đăng ký thẻ kho" các thẻ kho đƣợc sắp xếp trong hàm thẻ theo từng loại từng nhóm vật liệu để tiện cho việc tìm kiếm. Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho hoặc xuất kho vật liệu thủ kho ghi chép tình hình biến động của từng danh điểm vật liệu vào thẻ kho. Việc kiểm tra đối chiếu của kế toán với thủ kho đƣợc tiến hành theo một trong những phƣơng pháp sau: 1. Phƣơng pháp thẻ song song: 1.1.Tại kho: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm vật liệu bằng thƣớc đo hiện vật theo số thực nhập. Cuối ngày hay sau mỗi lần xuất nhập kho, thủ kho phải tính toán và đối chiếu số lƣợng vật liệu tồn kho thực tế so với trên sổ sách. Hàng ngày hay định kỳ thủ kho phải chuyển toàn bộ thẻ kho về phòng kế toán. 1.2.Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tƣơng ứng với thẻ kho mở ở kho. Hàng ngày hay định kỳ, khi nhận chứng từ nhập xuất kho vật liệu do thủ kho nộp, kế toán phải kiểm tra ghi đơn giá tính thành tiền và phân loại chứng từ. Sau khi phân loại chứng từ song kế toán căn cứ vào đó để ghi chép biến động của từng danh điểm vật liệu bằng cả thƣớc đo hiện vật và giá trị vào sổ (thẻ) chi. Cuối tháng sau khi ghi chép xong toàn bộ các nghiệp vụ nhập xuất kho lên sổ hoặc thẻ chi tiết, kế toán tiến hành cộng và ghi số tồn kho cho từng danh điểm vật liệu. Số hiệu này phải khớp với số liệu tồn kho của thủ kho trên thẻ kho tƣơng ứng. Một sai sót phải đƣợc kiểm tra, phát hiện và điều chỉnh kịp thời theo thực tế. * Nhƣợc điểm của phƣơng pháp này: SVTH: Bùi Thị Lam - Lớp 31K06.2 Trang 4 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga Việc ghi chép trùng lặp vì mỗi loại vật liệu phải lập riêng một thẻ kho ở cả kho và phòng kế toán. Trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều công sức ghi chép, đối chiếu, kiểm tra. Sơ đồ hach toán theo phƣơng pháp thẻ song song Phiếu nhập (xuất) kho Sổ chi tiết Thẻ kho Ghi chú: Bảng tổng hợp nhập xuất, tồn kho NLVL Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2. Phƣơng pháp đối chiếu luân chuyển: 2.1.Tại kho: Thủ kho mở thẻ và ghi chép nhƣ phƣơng pháp thẻ song song. 2.2.Tại phòng kế toán: Thay cho sổ (thẻ) chi tiết kế toán chỉ mở sổ "đối chiếu luân chuyển" để ghi chép sự luân chuyển về số lƣợng và giá trị của từng danh điểm vật liệu trong kho. Trên sổ "Đối chiếu luân chuyển" kế toán không ghi theo chứng từ nhập, xuất kho mà ghi một lần sự thay đổi của từng danh điểm vật liệu trên cơ sở tổng hợp các chứng từ phát sinh trong tháng của loại vật liệu này. Mỗi danh điểm vật liệu đƣợc ghi một dòng trên sổ "Đối chiếu luân chuyển". Cuối tháng số liệu ghi trên sổ "Đối chiếu luân chuyển" đƣợc đối chiếu với số tiền trên thẻ kho và số liệu của kế toán tổng hợp bằng thƣớc đo giá trị. * Ƣu điểm: Phƣơng pháp này giảm bớt số lần ghi chép của kế toán. Tuy vậy công việc ghi chép lại dồn vào cuối tháng nên việc báo cáo thông tin bịn chậm trễ sơ đồ hach toán theo phƣơng pháp đối chiếu luân chuyển: p kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê nhập vật tƣ Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất vật tƣ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu SVTH: Bùi Thị Lam - Lớp 31K06.2 Trang 5 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga 3. Phƣơng pháp sổ số dƣ: 3.1.Tại kho: Thủ kho ghi chép trên thẻ kho giống các phƣơng pháp hàng ngày thủ kho tính và ghi ngay số dƣ trên thẻ kho sau mỗi lần nhập xuất. Thủ kho phải tập hợp phân loại và lập phiếu gia nhận chứng từ nhập (xuất) cho từng loại vật liệu để định kỳ giao cho phòng kế toán . Cuối tháng thủ kho phải căn cứ vào thẻ kho để lập "Sổ số dƣ" và tính số của từng danh điểm vật liệu sau đó đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu do phòng kế toán ghi chép. 3.2.Tại phòng kế toán: sau khi nhận đƣợc các chứng từ do thủ kho giao nộp kế toán căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ kiểm tra và đối chiếu với các chứng từ liên quan. Sau khi kiểm tra xong kế toán tính tiền cho từng phiếu và tổng số tiền nhập (xuất) kho của từng loại vật liệu rồi ghi vào bảng "luỹ kế nhập (xuất) kho vật liệu". "Bảng luỹ kế nhập (xuất) kho vật liệu" đƣợc mở cho từng kho. Số liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu trên sổ luỹ kế đƣợc đối chiếu với số liệu trên số dƣ và số liệu của kế toán tổng hợp. + Ƣu điểm: Phƣơng pháp này tránh đƣợc sự ghi chép trùng lặp về mặt số lƣợng của thủ kho và kế toán. Việc kiểm tra đối chiếu đƣợc chặt chẻ hơn nhƣng đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của các thủ kho và kế toán thành thạo hơn. Sơ đồ hạch toán theo phƣơng pháp sổ số dƣ Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dƣ Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng luỹ nhập kho Ghi chú: kế bảng tổng hợp nhập,xuất,tồn kho vật liệu Bảng luỹ kế xuất kho Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Ghi chuù: haỡng ngaỡy SVTH: Bùi Ghi Thị Lam - Lớp 31K06.2 Ghi cuọỳi thaùng Âọỳi chióỳu Trang 6 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga IV. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƢƠNG PHÁP KÊ KHAI THƢỜNG XUYÊN: 1. Khái niệm và tài khoản sử dụng: 1.1. Khái niệm: Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên là phƣơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình thực hiện có biến động tăng giảm hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng một cách thƣờng xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại. Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng phổ biến hiện nay. Theo phƣơng pháp này tại bất cứ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định đƣợc lƣợng nhập xuất tồn kho, từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng... 1.2. Tài khoản sử dụng: Để theo dõi tình hình biến động nguyên vật liệu kế toán sử dụng loại: Tài khoản 152 (nguyên vật liệu) Tác dụng: Dùng phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại nguyên vật liệu. TK 152 Giá trị NVL nhập kho mua ngoài, nhập - Giá trị thực tế NVL dùng cho sản kho thuê gia công chế biến... tồn kho xuất thuê ngoài gia công hay góp vốn đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ, phát hiện thừa liên doanh, giá trị vật liệu thiết hụt khi khi kiểm kê. kiểm kê. SD: + TK 152 còn có 6 tài khoản cấp 2 nhƣ sau: . TK 1521: Vật liệu chính . TK 1522: Vật liệu phụ . TK 1523: Nhiên liệu . TK 1524: phụ tùng thay thế . TK 1525: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản . TK 1528: Phế liệu - Để theo dõi các loại vật liệu hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua đã đƣợc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhƣng chƣa về nhập kho kế toán sử dụng TK 151 :"Hàng mua đang đi đƣờng". + Kết cấu TK 151 TK 151 - Nguyên vật liệu đi trên đƣờng còn đầu kỳ. - Hàng đi trên đƣờng đã về nhập - Nguyên vật liệu đi trên đƣờng phát sinh kho. trong kỳ. + NVL đi trên đƣờng còn cuối cùng. SDCK: 2. Hạch toán tình hình nhập vật liệu trong doanh nghiệp: 2.1 Hàng về hoá đơn cùng về: Nợ TK 152: giá mua chƣa thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT Có TK 111,112,331: Tổng số tiền thanh toán + Giảm giá : Nợ TK 111,112,331: Tổng giá đƣợc giảm Có TK 152 SVTH: Bùi Thị Lam - Lớp 31K06.2 Trang 7 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga Có TK 153 + Chiết khấu Nợ TK 111,331 : số tiền chiết khấu Có TK 711: Thu nhập khác 2.2. Trƣờng hợp hàng thừa so với hoá đơn - Nhập toàn bộ Nợ TK 152 : Giá trị toàn bộ số hàng Nợ TK 133: GTGT tính theo hoá đơn Có TK 331 : Giá trị thanh toán theo hoá đơn Có TK 338 : Giá trị số hàng thừa (không thuế) - Nếu nhập theo số hoá đơn + Xử lý số hàng thừa ghi Có TK 002 : nhận giữ hộ + Đồng ý mua hàng thừa: Nợ TK 338 : Giá trị hàng thừa Nợ TK 133 : Thuế GTGT Có TK 111,112,331 : số tiền thanh toán + Nếu không rõ nguyên nhân: Nợ TK 338 :Giá trị hàng thừa Có TK 711 : Số thừa không rõ nguyên nhân 2.3. Trƣờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn: - Chấp nhận nhập: Nợ TK 152 :Giá trị số thực nhập kho Nợ TK 138 : Giá trị số thiếu Nợ TK 133 :GTGT theo hoá đơn Có TK 331: Giá trị thanh toán theo hoá đơn - Xử lý: + Ngƣời bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152 : Số thiếu đã nhận Có TK 138 : Xử lý số thiếu + Nếu cá nhân làm mất phải bồi thƣờng: Nợ TK138,334 : Ngƣời làm mất bồi thƣờng Có TK133 : Thuế GTGT số hàng thiếu Có TK 1381: Xử lý số thiếu + Nếu ngƣời bán không còn hàng: Nợ TK331 : Ghi giảm số tiền phải trả cho ngƣời bán Có TK 138 : Xử lý số thiếu Có TK 133: Thuế GTGT của số hàng thiếu + nếu hàng thiếu không xác định rõ nguyên nhân: Nợ TK 632: Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 138 : Xử lý số thiếu 2.4. Trƣờng hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách không đảm bảo chất lƣợng nhƣ hợp đồng: Nợ TK 111,112,331 Có TK 152: Chi tiết vật liệu Có TK 133: Thuế GTGT số hàng giao đủ SVTH: Bùi Thị Lam - Lớp 31K06.2 Trang 8 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga 2.5. Hàng về hoá đơn chƣa về : Nợ TK 152 : giá chƣa thuế Nợ TK 133 : thuế GTGT Có TK 111,112,331 : Hình thức thanh toán 2.6. Trƣờng hợp tăng NVL khác: Nợ TK 152 Có TK411 : Nhà nƣớc cấp, các tổ chức tài trợ Có TK 412 : đánh giá tăng NVL Có TK 642 : Thừa trong định mức Có TK 338: Thừa ngoài định mức chƣa rõ nguyên nhân Có TK 128,222,241: Nhận góp vốn LD, phế liệu thu hồi từ XD 3. Hạch toán tình hình xuất nguyên vật liệu: a. Xuất NVL dùng cho sản xuất kinh doanh căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi: Nợ TK 621: Dùng cho sản xuất Nợ TK 641 : Xuất cho bán hàng Nợ TK 642: Xuất phục vụ cho quản lý Có TK 152 : Giảm nguyên vật liệu b. Góp vốn liên doanh bằng NVL: Nợ TK 128,222: giá trị góp vốn liên doanh dài hạn (ngắn hạn) Nợ (hoặc Có) TK412 : Phần chênh lệch Có TK 152 : Giá thực tế c. Vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê: Nợ TK 1381 : Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK152 d. Xuất gia công, chế biến Nợ TK 154 : Giá thực tế vật liệu xuất Có TK 152 : Giá thực tế e. Vật liệu thiếu khi kiểm kê: tuỳ theo trƣờng hợp quản lý Nợ TK632 : Giá vốn hàng bán Nợ TK 138 (1388) : phải thu khác Có TK 152 - Chờ xử lý Nợ TK 1381 Có TK 152 - Xử lý Nợ TK 632 Nợ TK 1388 Có TK 152 - Thiếu trong định mức Nợ TK 642 : hao hụt trong định mức Nợ TK 1388,111,334: Cá nhân bồi thƣờng Có TK 152 SVTH: Bùi Thị Lam - Lớp 31K06.2 Trang 9 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên TK 111,112,,331 TK 152 Vật liệu mua ngoài TK 611,627,641,642 Xuất vật liệu cho các bộ phận sử dụng TK 133 TK 151 NVL về nhập kho đang đi trên đƣờng TK 154 TK 111,112,331 NVL mua vào trả lại cho ngƣời bán TK 133 TK 128,222 NVL gia công chế biến Góp vốn liên doanh bằng NVL TK 128,222 TK 642 Nhận lại góp vốn liên doanh NVL thiếu trong định mức TK 411 TK 154 Nhận VGLD, viện trợ biếu tặng Xuất NVL gia công chế biến TK 333(3333) TK 411 Thuế nhập khẩu (nếu có) Trả lại vốn góp liên doanh TK 138(1381) TK 3381 Vật liệu thừa chờ xử lý Vật liệu thiếu chờ xử lý TK 412 TK 412 Đánh giá tăng NVL SVTH: Bùi Thị Lam - Lớp 31K06.2 Đánh giá giảm NVL Trang 10 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga PHẦN 2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC VÀ THIẾT BỊ Y TẾ HÀ TĨNH A. Khái quát chung về công ty: I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 1.Lịch sử hinh thanh công ty. - Ngày 10/3/1960 quyết định 134/QĐ-UB của UBND tỉnh Hà Tĩnh lập quốc doanh dƣợc phẩm Hà Tĩnh gồm 17 hiệu thuốc huyện thành với 511 ngƣời. - Ngày 20/5/1976 quyết định 1038/QĐ-UB thành lập Công ty dƣợc phẩm Nghệ Tĩnh sát nhập hai quốc doanh dƣợc phẩm Hà Tĩnh và Ngệ An. - Ngày 37/7/1981 quyết định 1725/QĐ-UB sát nhập 3 xí nghiệp 1,2,3 với Công ty dƣợc phẩm Nghệ Tĩnh thành xí nghiệp liên hiệp dƣợc Nghệ Tĩnh - Ngày 29/12/1999 quyết định 46/QĐUB đổi xí nghiệp liên hiệp dƣợc Nghệ Tĩnh. - Quyết định 426/QĐ-UB ngày 13/12/2001 chuyển doanh nghiệp Nhà nƣớc Công ty dƣợc phẩm Nghệ Tĩnh thành Công ty cổ phần dƣợc vật tƣ y tế Nghệ Tĩnh. Tên viết tắt: NAPHARCO Diện tích 4.500 m2 Địa chỉ : 167 - Hà Huy Tập - Thành phố Hà Tĩnh. - Địa bàn hoạt động: Trên toàn lãnh thổ nƣớc Việt Nam và mở chi nhánh theo quy định pháp luật. 2.Chức năng Công ty Sản xuất kinh doanh dƣợc phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm thuốc và trang thiết bị y tế. Mặt hàng sản xuất là các trang thiết bị về y tế , các loại thuốc chữa bệnh, các loại thuốc bổ dùng cho ngƣời bệnh. Đơn cử nhƣ một số loại thuốc kháng sinh, thuốc bổ b1, thuốc xuyên tâm liên, Vitamin C , Thuốc ho bổ phế... Về nguyên tắc tổ chức, quản trị và điều hành của Công ty. Cơ quan quyết định cao nhất của Công ty là đại hội cổ đông, đại hội cổ đông bầu hội đồng quản trị để quản Công ty là giám đốc do hội đồng quản trị bổ nhiệm. +Vốn điều lệ của Công ty tại thời điểm thành lập đƣợc xác định là: 5.602.300.000,00 Trong đó: Vốn cố định: 3.438.547.000,00 Vốn lƣu động: 2.163.753.000,00 Vốn nhà nƣớc cơ cấu 20% = 1.120.400.000,00 Vốn thuộc sở hữu các cổ đông là pháp nhân và cá nhân vốn nhà nƣớc là: 4.481.900.000,0 chiếm 80% vốn điều lệ cổ phần của Nhà nƣớc là cổ phần chi phối SVTH: Bùi Thị Lam - Lớp 31K06.2 Trang 11 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga II.ĐẶC ĐIỂM QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ TỔ CHỨC SẢN XUẤT, TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC VĂ THIẾT BỊ Y TẾ TĨNH: 1. Quy trình công nghệ + Tại công ty có bộ phận sản xuất sản phẩm đóng tại 68 Nguyễn Sỹ Sách - thành phố Vinh công nhân trực tiếp sản xuất: 73 ngƣời có 1 phó giám đốc phụ trách sản xuất kinh doanh 1 Quản đốc phân xƣởng: phân xƣởng viên, phân xƣởng tiêm 2 Kế toán phân xƣởng: Phân xƣởng viên + Phân xƣởng tiêm. Quy trình sản xuất phân xƣởng viên: Nguyên liệu phụ -> Xay xát pha chế -> Dập viên -> Bao viên -> Kiểm nghiệm chất lƣợng -> Trình bày đóng gói sản phẩm -> Nhập kho thành phẩm. Quy trình sản xuất phân xƣởng tiêm: Lò nấu nƣớc cất -> ống -> Rửa -> cắt ống -> Vẩy ống -> pha chế -> hàn ống -> hấp sấy tiệt trùng -> kiểm nghiệm chất lƣợng -> đóng gói trình bày sản phẩm -> Nhập kho thành phẩm. Bộ phận kinh doanh, hiển thông phân phối thuốc: Có hệ thống kho tàng, mạng lƣới quầy hàng tại thành phố và các huyện trực thuộc, 1 chi nhánh tại Hà Nội Mạng lƣới cung ứng thuốc của Công ty cổ phần Dƣợc và TBYT Hà Tĩnh CÔNG TY -XNDTW CT XND TỈNH BẠN CÔNG TY CP DƢỢC NGUÒN KHÁC VÀ TBYT HÀ TĨH T.T.T.M DƢỢC TTYT 18 HIỆU THUỐC 18 BV TUYẾN NGÂN SÁCH MỸ PHẨM HUYỆN THÀNH HUYỆN THÀNH TỈNH, TRẠM CK C.TRÌNH Y TẾ CT.TNHH NHÀ THUỐC BÁN LẺ MDV BÁN LẺ MDV TRẠM HỢP ĐỒNG HIỆU THUỐC Y TẾ Xà CƠ SỞ NGƢỜI TIÊU DÙNG SVTH: Bùi Thị Lam - Lớp 31K06.2 Trang 12 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga 2.Tổ chức bộ máy - Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc điều hành - Hội đồng quản trị gồm 7 thành viên -Thành viên hội đồng kiểm soát 3 thành viên (trong đó có 1 thành viên đại diện Sở tài chính vật giá quản lý phần vốn nhà nƣớc tại Công ty.) Sơ đô bộ máy công ty : CHỦ TỊCH HĐQT KIÊM GIÁM ĐỐC CÔNG TY BAN KIỂM SOÁT PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH KINH DOANH Phòng TCHC Phòng KDKH TTTM D và MP Quầy Chi nhánh LDGTSP HN Kho vận PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH SẢN XUẤT Phòng KTTC Phòng KT-KN Phân xƣởng sản xuất Phòng cơ điện 18 đơn vị trực thuộc (18 huyện thành) Chỉ đạo trực tiếp Quan hệ báo cáo thỉnh thị ý kiến giải quyết công việc hàng ngày * Chức năng nhiệm vụ các phòng ban: Giám đốc Công ty kiêm chủ tịch hội đồng quản trị: Có quyền quyết định phƣơng hƣớng, kế hoạch, dự án sản xuất kinh doanh và những chủ trƣơng lớn của Công ty hợp tác đầu tƣ doanh kinh tế. Điều hành và tổ chức bộ máy để bảo đảm sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao, quyết định phân chia lợi nhuận, phân phối lợi nhuận vào các quỹ: Khen thƣởng phúc lợi, đầu tƣ phát triển các quỹ dự phòng, phê chuẩn quyết toán các đơn vị trực thuộc (18 đơn vị huyện thành) duyệt quyết toan toàn công ty. Quyết định chuyển nhƣợng, mua bán cầm cố các loại tài sản toàn công ty (quyết định việc đề cử các chức danh. Nhƣ phó giám đốc, kế toán trƣởng bổ nhiệm bãi nhiệm phó trƣởng phòng công ty, các chức danh lãnh đạo của các đơn vị trực thuộc. Hàng năm có kế hoạch đào tạo cán bộ, tổ chức thanh tra kiểm tra xử lý các vi phạm điều lệ công ty. Thực hiện nạp ngân sách đầy đủ hàng năm, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh toàn công ty. Phó giám đốc: Hiện tại Công ty có 2 phó giám đốc: 1 phó giám đốc phụ trách mảng kinh doanh và 1 phó giám đốc phụ trách mảng sản xuất. Chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác tổ chức hành chính phòng kế hoạch kinh doanh, giúp việc cho giám đốc. Phòng tổ chức hành chính: SVTH: Bùi Thị Lam - Lớp 31K06.2 Trang 13 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, giải quyết các chế độ, thủ tục tuyển dụng mới, thôi việc, bổ nhiệm bãi nhiệm, kỷ luật, khen thƣởng hƣu trí. Hàng năm có chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng thi tay nghề, là thành viên thƣờng trực hội đồng thi đua, hội đồng kỷ luật. Nghiên cứu tổ chức lao động cho các đơn vị trực thuộc, xây dựng các định mức lao động cho các đơn vị trực thuộc. Quản lý chế độ công văn đi, đến các loại giấy tờ con dấu. Phòng kế hoạch kỹ thuật, kiểm nghiệm: Có chức năng nhiệm vụ hƣớng dẫn các đơn vị xây dựng kế hoạch năm, dài hạn cùng các phòng ban nghiệp vụ xây dựng các kế hoạch nhƣ: Kế hoạch sử dụng vốn, tài vụ, kế hoạch vận chuyển, vật tƣ, kho hàng hoá, kế hoạch sản xuất, nghiên cứu kỹ thuật, kế hoạch xây dựng cán bộ, lao động tiền lƣơng, tiếp thị, liên doanh liên kết. Quản lý các hợp đồng kinh tế, hàng hoá vật tƣ, quản lý kỹ thuật nghiên cứu cải tiến các mặt hàng nâng cao chất lƣợng giảm giá thành sản phẩm. Quản lý định mức kỹ thuật (tiêu hao năng lƣợng, vật tƣ của các sản phẩm). Hàng năm xây dựng chƣơng trình sản xuất của công ty quản lý chất lƣợng sản phẩm thƣờng xuyên tổ chức bảo dƣỡng sửa chữa lớn các thiết bị của các đơn vị. Phòng kiểm nghiệm kiểm tra giám sát toàn bộ vật liệu mua vào nhập kho nguyên vật liệu, kiểm tra sản phẩm đạt yêu cầu trƣớc khi đóng gói nhập kho thành phẩm. Phòng kế toán: + Tổ chức hạch toán kế toán Công ty. Tổ chức hạch toán kế toán theo đúng pháp luật kế toán thống kê của Nhà nƣớc. Tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh, báo cáo kế toán thông kê, phân tích tình hình sản xuất kinh doanh phục vụ cho việc kiểm tra, thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch của Công ty. Kịp thời phân tích, ghi chép các nguồn vốn cấp, vốn vay giải quyết các loại vốn phục vụ cho việc huy động vật tƣ, hàng hoá trong sản xuất kinh doanh. Thƣờng xuyên theo dõi công nợ, đề xuất kế hoạch thu chi tiền mặt hợp lý, thanh toán kịp thời, hàng quý, năm quyết toán đúng chế độ, hạch toán lỗ, lãi các đơn vị trực thuộc. + Giám đốc kế toán tài vụ đối với các đơn vị trực thuộc. Theo dõi việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch về các loại vốn cố định vốn lƣu động, vốn chuyên dùng, xây dựng cơ bản. Phân công theo dõi các đơn vị hạch toán kế toán, hƣớng dẫn lập báo cáo về các nguồn vốn, vốn vay nhận đƣợc. Tham mƣu cho giám đốc chỉ đạo các đơn vị thực hiện chế độ quản lý tài chính, định kỳ bồi dƣỡng nghiệp vụ kế toán thống kê cho các bộ phận kế toán các đơn vị trực thuộc thống nhất phƣơng pháp hạch toán các biểu mẫu cụ thể. IV.NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY . 1. Tổ chức bộ máy kế toán: Là một công ty có quy mô vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng một địa bàn do vậy công ty đã tổ chức hình thức kế toán tập trung. Với hình thức này đảm bảo sự tập trung thống nhất của kế toán trƣởng đồng thời lãnh đạo công ty cũng nắm bắt và chỉ đạo kịp thời công tác kế toán tài chính. Mặt khác loại hình kế toán tập trung sẽ tiết kiệm đƣợc chi phí hạch toán và việc phân công công việc, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ kế toán đƣợc dễ dàng, việc ứng dụng thông tin trên máy cũng khám phá thuận lợi SVTH: Bùi Thị Lam - Lớp 31K06.2 Trang 14 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga Sơ đồ 1.3. Sơ đổ tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán trƣởng Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền Kế toán tiền lƣơng BHXH Kế toán NVL, CCDC Kế toán phải trả, tạm ứng Kế toán nợ phải thu, kế toán thuế Kế toán quỹ Kế toán 9 hiệu thuốc huyện thị * Với chức năng, nhiệm vụ cụ thể nhƣ sau: - Kế toán trƣởng: Tổ chức hoạt động cho bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc về công tác kế toán tài chính của công ty, phân tích số liệu, báo cáo tài chính để tƣ vấn cho ban giám đốc về tài chính của công ty, kiểm tra ký xác nhận các khoản chi phí thanh quyết toán về tài chính trƣớc khi trình giám đốc phê duyệt, tổ chức và hƣớng dẫn các chế độ chính sách của nhà nƣớc về công tác kế toán, lập kế hoạch tài chính của công ty. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ trực tiếp giúp kế toán trƣởng kiểm tra giám sát, lập kế hoạch công tác tài chính của công ty . Kế toán tổng hợp phản ánh chung tình hình tăng giảm và hiện có của các loại vốn, tình hình tiêu thụ sản phẩm, kết quả kinh doanh, ghi chép sổ cái, tổ chức bảo quản lƣu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán. Kế toán tổng hợp còn phụ trách kế toán TSCĐ. - Kế toán vốn bằng tiền. Kế toán tiền mặt: Quản lý tiền mặt, lập phiếu thu chi theo lệnh. Kế toán tiền mặt còn quản lý hiệu thuốc huyện. Kế toán tiền gửi, tiền vay: kế toán tiền gửi ngân hàng thƣờng xuyên theo dõi kiểm tra số dƣ tài khoản ngân hàng, kịp thời đề xuất thanh toán hợp đồng vay vốn đến hạn phải trả, tính lãi vay phải trả hàng tháng. Kế toán tiền vay: Lập hồ sơ vay vốn theo các hợp đồng, mở L/C nhận nợ các hợp đồng vay vốn nhập khẩu nguyên liệu, phối hợp với phòng kế hoạch lập hồ sơ xuất khẩu hàng theo quy định. Kế toán lƣơng và các khoản trích theo lƣơng: Quản lý các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho ngƣời lao động của doanh nghiệp về tiền lƣơng, tiền công, tiền thƣởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của ngƣời lao động; kế toán tiền lƣơng còn quản lý thanh toán bán buôn. SVTH: Bùi Thị Lam - Lớp 31K06.2 Trang 15 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga - kế toán phải trả, tạm ứng: kế toán phải trả theo dõi tình hình thanh toán về các khoản nợ của doanh nghiệp cho ngƣời bán vật tƣ, hàng hoá, ngƣời cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Kế toán tạm ứng theo dõi các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho ngƣời lao động trong đơn vị và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó. - Kế toán nợ phải thu, kế toán thuế: kế toán nợ phải thu theo dõi, kiểm tra, đối chiếu công nợ ngƣời mua, thu hồi công nợ hàng hoá bán ra, báo cáo lên giám đốc và trƣởng phòng tài chính số nợ quá hạn tồn đọng. Kế toán thuế: Lập biểu báo cáo theo mẫu của nhà nƣớc quy định, kiểm tra, xử lý, hoàn thiện các bảng biểu trƣớc khi trình duyệt báo cáo bán hàng. - Kế toán quỹ: Theo dõi kiểm tra tình hình nhập xuất tồn quỹ - Kế toán chi nhánh: Theo dõi quản lý các chi nhánh Các nhân viên kế toán thuộc các thành phần hành kế toán cụ thể mà kế toán trƣởng giao cho sẽ hạch toán ban đầu đều ghi rõ và lập báo cáo phần hành. Đồng thời các kế toán phần hành phải có trách nhiệm liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành công tác ghi sổ và lập báo cáo định kỳ chung. 2. Chế độ kế toán đƣợc áp dụng tại công ty - Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 năm dƣơng lịch; - Chế độ kế toán: Công ty chỉ áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006. Công ty áp dụng toàn bộ hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tƣ hƣớng dẫn; - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Ghi nhận theo giá gốc; - Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho: tính giá theo phƣơng pháp nhập trƣớc, xuất trƣớc. - Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Hạch toán theo phƣơng pháp kê khai thƣơng xuyên; - Phƣơng pháp ghi nhận TSCĐ: Ghi nhận theo nguyên giá. - Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ: TSCĐ đƣợc tính khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng; - Phƣơng pháp tính thuế GTGT: Tình theo phƣơng pháp khấu trừ; - Hệ thống sổ của công ty bao gồm: Chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ thẻ kế toán chi tiết, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ gốc; - Hình thức ghi sổ: Hình thức chứng từ - ghi sổ Sơ đồ 1.5: Quy trình thực hiện kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán SVTH: Bùi Thị Lam - Lớp 31K06.2 Trang 16 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra (1) Hăng ngày căn cứ vào chứng tƣ kế toán làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng tƣ ghi sổ để ghi vào sổ dăng ký chứng tƣ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng đề ghi vào sổ cái. Các chứng từ ké toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (2) Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tai chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng sốï phát sinh nợ, tổng số phát sinh có va số dƣ của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. (3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hơp chi tiết (đƣợc lạp tƣ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng đẻ lập báo cáo kế toán. Quan hệ đối chiếu , kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dƣ của từng tài khoản tƣơng ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. B. CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN DƢỢC VÀ TBYT HÀ TĨNH 1. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại công ty 1.1. Đặc điểm: Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phục vụ sức khoẻ, không chỉ sản xuất thuốc để phục vụ nhu cầu trong nƣớc mà công ty còn tiến hành xuất khẩu. Vì vậy để quá trình sản xuất đƣợc diễn ra liên tục công ty CP Dƣợc &TBYT Hà Tĩnh luồn phải đảm bảo nguồn nguyên liệu, vật liệu sẵn sàng cho sản xuất. NVL trong doanh nghiệp là những đối tƣợng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá trình sản xuất, NVL tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tha gia vào quá trình sản xuất NVL tiêu hao toàn bộ, giá trị của NVL đƣợc chuyển hết một lần vào giá trị sản phẩm. Công ty có rất nhiều loại NVL khác nhau nhƣ: bột, vitamin, bột paracetamol, Diclofeat. Vì vậy để nâng cao hiệu quả sản xuất, hạ giá thành sản phẩm thì công ty phải phân loại, quản lý và sử dụng NVL hợp lý bột, vitamin, bột paracetamol, Diclofeat, bột Tlac, hƣơng liệu... 1.2. Phân loại: Căn cứ vào yêu cầu quản lý, vai trò tác dụng của chúng qúa trình sản xuấ, NVL của công ty đƣợc phân thành: - NLVL chính: NLVL Chính bao gồm: Vitamin, bột paracetamol, Diclofeat, bột Tlac ... khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm. - Vật liệu phụ: Vật liệu phụ bao gồm: bột tan, bột sắn, các tá dƣợc, đƣờng, hƣơng liệu, nƣớc rửa kính, dây nilon... đƣợc sử dụng trong sản xuất để làm tăng chất lƣợng sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm. - Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lƣợng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ công nghệ sản xuất, phƣơng tiện vận tải, công tác quản lý... Ví dụ: Xăng dầu sử dụng trực tiếp cho phƣơng tiện vận chuyển... SVTH: Bùi Thị Lam - Lớp 31K06.2 Trang 17 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga - Phụ tùng thay thế: Là những vật tƣ dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị phƣơng tiện vận tải, công cụ dụng cụ nhƣ khoá,đinh, ốc, vít, lò xo... - Phê liệu thu hồi: Là những vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất đƣợc thu hồi lại có thể sử dụng hay để bán ra ngoài. - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không đƣợc xếp vào trên nhƣ bao bì, bìa cotton... 1.3. Công tác quản lý nguyên liệu tại công ty . Xuất phát từ đặc điểm của NLVL, việc quản lý NLVL là hết sức cần thiết và phải quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng dự trữ. Do vật liệu của ngành đƣợc chủ yếu là mua ngoài và không dễ dàng mua trên thị trƣờng, các kế hoạch NLVL đƣợc công ty rất quan tâm. Việc thu mua NLVL đƣợc thực hiện dựa trên kế hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của công ty, các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm, từ đó công ty lập kế hoạch thu mua theo từng tháng, quý, năm. Vật liệu thu mua phải đảm bảo đầy đủ về số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại, nguồn cung cấp ổn định, đội ngũ nhân viên chuyên làm công tác thu mua. Để thực hiện tốt kế hoạch thu mua, công ty tổ chức bộ phận thu mua, phòng kinh doanh chịu trách nhiệm thu mua kịp thời phục vụ cho sản xuất. Giá cả NLVL cũng rất đƣợc chú ý về mặt chi phí thu mua sao cho với chi phí thu ít nhất mà vẫn đảm bảo chất lƣợng, hạ thấp chi phí thu mua nhằm hạ giá thành sản phẩm. Đồng thời công ty cũng tổ chức làm tốt công tác quản lý NLVL thông qua hệ thống kho bãi nhừm tránh mất mát, hƣ hỏng, giảm chất lƣợng NLVL. Với lƣợng vốn có hạn công ty thƣờng dự trữ NLVL ở mức tối cần thiết và có thể sung NLVL ở đơn đặt hàng này cho đơn đặt hàng khác hoặc có thể đem bán với giá cao hơn mà chƣa cần sử dụng đến. Nói chung, công tác quản lý NLVL ở công ty luôn đảm bảo phục vụ đầy đủ, kịp thời các yêu cầu sản xuất. 1.4. Đánh giá NLVL * Tính giá NLVL nhập kho: Việc đánh giá NVL có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với công tác kế toán vật liệu của công ty. Phƣơng pháp tính giá hợp lý sẽ giúp cho việc hạch toán đƣợc tiến hành thuận lợi chính xác, đảm bảo phản ánh đúng tình hình vật liệu trong công ty. Do vật liệu của công ty đƣợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau với biểu giá và chi phí mua khác nhau cho nên với từng nguồn nhập thì việc đánh giá thực tế vật liệu cũng có sự khác nhau. - Đối với vật liệu nhập kho do mua ngoài: Giá nhập kho = giá ghi trên hoá đơn + chi phí thu mua + các khoản thuế không đƣợc khấu trừ - chiết khấu, giảm giá (nếu có). Công ty tính thuế theo phƣơng pháp khấu trừ nên giá ghi trên hoá đơn chƣa bao gồm thuế GTGT - Đối với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành tự sản xuất. - Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá nhập kho = Giá thực tế xuất kho + Chi phí gia công chế biến + Chi phí vận chuyển - Nhận vốn góp liên doanh bằng vật liệu: Giá vật liệu nhập kho là giá do hội đồng liên doanh quy định. - Vật liệu đƣợc tặng thƣởng: Giá thực tế tính theo thị trƣờng do hội đồng giao nhận xác định. - Phế liệu: Giá thực tế là giá trị thu hồi tối thiểu. SVTH: Bùi Thị Lam - Lớp 31K06.2 Trang 18 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga Ví dụ 1: Ngày 06/01/2009 nhập kho 500kg bột Tlac, 1000kg bột Paracetamol theo hoá đơn số 86101 của công ty CP hoá Dƣợc Việt Nam. Giá mua chƣa có thuế GTGT 10% ghi trên hoá đơn lần lƣợt là 4000000; 450000000 đồng. Công ty xác định giá thực tế nhập kho của bột Tlac là 4 000 000 đồng; giá thực tế nhập kho của bột Paracetamol là 450 000 000đồng. * Tính giá NLVL xuất kho: Công ty tính giá NLVL xuất kho theo phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc. Theo phƣơng pháp này hàng nào nhập trƣớc sẽ đƣợc sử dụng đơn giá làm đơn giá xuất trƣớc. Xuất hết số hàng nhập trƣớc rồi mới đến số nhập sau do đó giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ đƣợc xác định căn cứ vào đơn giá của những lần nhập sau cùng. Phƣơng pháp này thích hợp trong trƣờng hợp giá cả ổn định và có xu hƣớng giảm. VD: Tài liệu về một số NLVL trong tháng 1 năm 2009 của công ty nhƣ sau: Tồn đầu tháng: Bột Tlac : 272,358kg với đơn giá 7929,222 đồng/kg. Bột Paracetamol: 45kg với đơn giá Xuất kho ngày 4/1: xuất 120,358 bột Tlac, 45kg bột Paracetamol. Nhập kho ngày 6/1: Nhập 500kg bột Tlac với đơn giá 8000đ/kg, 1000kg bột Paracetamol với đơn giá 550000 đ/kg. Xuất kho ngày 12/1: xuất kho 95kg bột Tlac, 150 bột Paracetamol Xuất kho ngày 15/1: Xuất kho 109.38kg Xuất kho ngày 25/1: xuất kho 88.5kg bột Tlac, 175 kg bột Paracetamol. Xuất kho ngày 28/1: xuất kho 56kg Xuất kho ngày 30/1: xuất kho 89kg bột Tlac, 130kg bột paracetamol. Công ty tiến hành xuất kho NLVL theo bảng sau: Bảng.2.1.Bảng tính giá trị Paracetamon xuất kho tháng 1 số lƣợng Đơn giḠThành (kg) (đồng/kg) tiền(đồng) Tồn đầu tháng 45 500.000 22.500.000 04/1 xuất 04/1 45 500.000 22.500.000 06/01 nhập kho 06/01 1000 550.000 550.000.000 12/01 xuất 12/01 150 550.000 82.500.000 25/01 xuất 25/01 175 550.000 96.250.000 30/01 x uất 30/01 130 550.000 71.500.000 Tổng số lƣợng xuất 500 tồn cuối tháng 545 ngày diễn giải tháng 272.750.000 550.000 299.750.000 ¬ SVTH: Bùi Thị Lam - Lớp 31K06.2 Trang 19 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: ThS. Trần Thị Nga Bảng.2.2.Bảng tính giá trị bột Talac xuất kho tháng 1 Ngày tháng số Diễn giải lƣợng (kg) Đơn giá Thành tiền (đồng/kg) (đồng) Tồn đầu tháng 272,358 7929,222 2.159.587 xuất 04/1 120,358 7929,222 954.345 06/01 nhập kho 06/01 500 8000 12/01 xuất 12/01 95 7929,222 15/01 xuất 15/01 109,38 25/01 xuất 25/01 88,5 8000 708.000 28/01 xuất 28/01 56 8000 448.000 30/01 xuất 30/01 89 8000 712.000 04/1 Tổng số lƣợng xuất 558,238 Tồn cuối tháng 214,12 57kg ®¬n gi¸ 7929,222 52,38 kg ®¬n gi¸ 8000 4.000.000 753,276 871 006 4.356.327 8000 1.712.960 Việc khai báo giá xuất kho theo phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc không đƣợc tính ngay khi làm phiếu xuất, nó chỉ đƣợc cập nhật khi ta chạy chức năng "tính đơn giá NTXT". Cuối tháng phần mềm tự động cập nhật đơn giá xuất kho trong kỳ. 2. Chứng từ chủ yếu và trình tự luân chuyển chứng từ nhập xuất kho nguyên vật liệu. 2.1. Chứng từ sử dụng. * Chứng từ sử dụng. - Hoá đơn GTGT - Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ - Phiếu nhập kho - Giấy đề nghị cung ứng vật tƣ - Phiếu xuất kho 2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu ở Công ty CP Dƣợc & TBYT Hà Tĩnh, NLVL mua ngoài là chủ yếu và thƣờng mua với số lƣợng lớn nên mọi vật liệu sau khi mua về đến Công ty đều phải làm thủ tục kiểm nghiệm và nhập kho. Khi NLVL về đến Công ty sẽ đƣợc nhân viên phòng kiểm tra chất lƣợng sản phẩm kiểm tra chất lƣợng, quy cách NVL. Khi cán bộ cung tiêu mang hoá đơn lên phòng kinh doanh, hoá đơn phải ghi các chỉ tiêu: tên NLVL, số lƣợng, đơn giá, nguồn mua, hình thức thanh toán. Sau khi có đồng ý của Ban kiểm nghiệm vật tƣ thì cán bộ cung SVTH: Bùi Thị Lam - Lớp 31K06.2 Trang 20