Tài liệu Công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp

PhÇn I lý luËn chung vÒ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU - CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP i. c¬ së h¹ch to¸n nvl, c«ng cô dông cô trong c¸c doanh nghiÖp 1 - Kh¸i niÖm NVL Trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt NVL lµ nh÷ng ®èi tîng lao ®éng,thÓ hiÖn díi d¹ng vËt ho¸ lµ mét trong ba yÕu tè c¬ b¶n cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, lµ c¬ së vËt chÊt cÊu thµnh nªn thùc thÓ s¶n phÈm. Trong qu¸ tr×nh tham gia vµo s¶n xuÊt kinh doanh, NVL chØ tham gia vµo mét chu kú s¶n xuÊt nhÊt ®Þnh, NVL bÞ tiªu hao toµn bé vµ kh«ng gi÷ nguyªn h×nh th¸i vËt chÊt ban ®Çu mµ gi¸ trÞ cña NVL ®îc chuyÓn toµn bé mét lÇn vµo chi phÝ s¶n xuÊt vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm míi lµm ra. 2 - §Æc ®iÓm vµ vai trß cña NVL trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt Trong c¸c Doanh nghiÖp s¶n xuÊt (c«ng nghiÖp, x©y dùng c¬ b¶n) vËt liÖu lµ mét bé phËn cña hµng tån kho thuéc TSC§ cña Doanh nghiÖp. MÆt kh¸c, nã cßn lµ nh÷ng yÕu tè kh«ng thÓ thiÕu, lµ c¬ së vËt chÊt vµ ®iÒu kiÖn ®Ó h×nh thµnh nªn s¶n phÈm. Chi phÝ vÒ c¸c lo¹i vËt liÖu thêng chiÕm mét tØ träng lín trong toµn bé chi phÝ s¶n xuÊt vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm trong c¸c Doanh nghiÖp s¶n xuÊt. Do ®ã vËt liÖu kh«ng chØ quyÕt ®Þnh ®Õn mÆt sè lîng cña s¶n phÈm, mµ nã cßn ¶nh hëng trùc tiÕp ®Õn chÊt lîng s¶n phÈm t¹o ra. NVL cã ®¶m b¶o ®óng quy c¸ch, chñng lo¹i, sù ®a d¹ng th× s¶n phÈm s¶n xuÊt míi ®¹t ®îc yªu cÇu vµ phôc vô cho nhu cÇu tiªu dïng ngµy cµng cao cña X· héi. Nh ta ®· biÕt, trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vËt liÖu bÞ tiªu hao toµn bé kh«ng gi÷ nguyªn ®îc h×nh th¸i vËt chÊt ban ®Çu, gi¸ trÞ cña nã chuyÓn mét lÇn toµn bé vµo gi¸ trÞ s¶n phÈm míi t¹o ra. Do ®ã, t¨ng cêng qu¶n lý c«ng t¸c kÕ to¸n NVL ®¶m b¶o viÖc sö dông tiÕt kiÖm vµ hiÖu qu¶ nh»m h¹ thÊp chi phÝ s¶n xuÊt, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm, t¨ng thu nhËp cho Doanh nghiÖp cã ý nghÜa rÊt quan träng. ViÖc qu¶n lý vËt liÖu ph¶i bao gåm c¸c mÆt nh: sè lîng cung cÊp, chÊt lîng chñng lo¹i vµ gi¸ trÞ. Bëi vËy, c«ng t¸c kÕ to¸n NVL lµ ®iÒu kiÖn kh«ng thÓ thiÕu ®îc trong 1 toµn bé c«ng t¸c qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh cña Nhµ níc nh»m cung cÊp kÞp thêi ®Çy ®ñ vµ ®ång bé nh÷ng vËt liÖu cÇn thiÕt cho s¶n xuÊt, kiÓm tra ®îc c¸c ®Þnh møc dù tr÷, tiÕt kiÖm vËt liÖu trong s¶n xuÊt, ng¨n ngõa vµ h¹n chÕ mÊt m¸t, h háng, l·ng phÝ trong tÊt c¶ c¸c kh©u cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. §Æc biÖt lµ cung cÊp th«ng tin cho c¸c bé phËn kÕ to¸n nh»m hoµn thµnh tèt nhiÖm vô kÕ to¸n qu¶n trÞ. 3- C¸c ph¬ng ph¸p ph©n lo¹i NVL 1 - Ph©n lo¹i vËt liÖu. Trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt vËt liÖu bao gåm rÊt nhiÒu lo¹i víi c¸c néi dung kinh tÕ, c«ng dông vµ tÝnh n¨ng lý – ho¸ häc kh¸c nhau vµ thêng xuyªn cã sù biÕn ®éng t¨ng gi¶m trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. §Ó thuËn lîi cho qu¸ tr×nh qu¶n lý mét c¸ch chÆt chÏ vµ tæ chøc h¹ch to¸n tíi chi tiÕt tõng lo¹i vËt liÖu ®¶m b¶o hiÖu qu¶ sö dônh trong s¶n xuÊt th× Doanh nghiÖp cÇn ph¶i tiÕn hµnh ph©n lo¹i vËt liÖu. Ph©n lo¹i vËt liÖu lµ qu¸ tr×nh s¾p xÕp vËt liÖu theo tõng lo¹i, tõng nhãm trªn mét c¨n cø nhÊt ®Þnh nhng tuú thuéc vµo tõng lo¹I h×nh cô thÓ cña tõng Doanh nghiÖp theo tõng lo¹i h×nh s¶n xuÊt, theo néi dung kinh tÕ vµ c«ng dông cña vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. HiÖn nay c¸c Doanh nghiÖp thêng c¨n cø vµo néi dung kinh tÕ vµ c«ng dông cña vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ®Ó ph©n chia vËt liÖu thµnh c¸c lo¹i sau: * Nguyªn liÖu, vËt liÖu chÝnh: lµ ®èi tîng lao ®éng chñ yÕu cña C«ng ty vµ lµ c¬ së vËt chÊt chñ yÕu cÊu thµnh nªn thùc thÓ vËt chÊt chñ yÕu cña s¶n phÈm nh: xi m¨ng, s¾t thÐp trong x©y dùng c¬ b¶n, v¶i trong may mÆc.... NVL chÝnh dïng vµo s¶n xuÊt s¶n phÈm h×nh thµnh nªn chi phÝ NVL trùc tiÕp. * VËt liÖu phô: còng lµ ®èi tîng lao ®éng, chØ cã t¸c dông phô trî trong s¶n xuÊt ®îc dïng víi vËt liÖu chÝnh lµm t¨ng chÊt lîng s¶n phÈm, nh h×nh d¸ng mµu s¾c hoµn chØnh s¶n phÈm hoÆc phôc vô cho c«ng viÖc qu¶n lý s¶n xuÊt. VËt liÖu phô bao gåm: thuèc nhuém, thuèc tÈy, s¬n c¸c lo¹i, c¸c lo¹i phô gia bªt«ng, dÇu mì b«i tr¬n, x¨ng ch¹y m¸y.... * Nhiªn liÖu: lµ nh÷ng vËt liÖu ®îc sö dông ®Ó phôc vô cho c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm, kinh doanh nh ph¬ng tiÖn vËn t¶i, m¸y mãc thiÕt bÞ ho¹t ®éng trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Nhiªn liÖu bao gåm c¸c lo¹i nh: x¨ng dÇu ch¹y m¸y, than cñi, khÝ ga... 2 * Phô tïng thay thÕ: lµ c¸c chi tiÕt phô tïng, sö dông ®Ó thay thÕ söa ch÷a c¸c lo¹i m¸y mãc thiÕt bÞ s¶n xuÊt, ph¬ng tiÖn vËn t¶i. * VËt liÖu vµ thiÕt bÞ x©y dùng c¬ b¶n: bao gåm c¸c lo¹i vËt liÖu vµ thiÕt bÞ, ph¬ng tiÖn l¾p ®Æt vµo c¸c c«ng tr×nh x©y dùng c¬ b¶n cña Doanh nghiÖp x©y l¾p. * VËt liÖu kh¸c: lµ c¸c lo¹i vËt liÖu cßn ®îc xÐt vµo c¸c lo¹i kÓ trªn nh phÕ liÖu thu håi tõ thanh lý tµi s¶n cè ®Þnh, tõ s¶n xuÊt kinh doanh nh bao b×, vËt ®ãng gãi… * PhÕ liÖu: lµ nh÷ng lo¹i vËt liÖu thu ®îc trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, thanh lý tµi s¶n cã thÓ sö dông hay b¸n ra ngoµi.( ph«i bµo, v¶i vôn…) V× vËy c¨n cø vµo môc ®Ých vµ n¬i sö dông NVL th× toµn bé NVL cña Doanh nghiÖp ®îc chia thµnh NVL dïng trùc tiÕp vµo s¶n xuÊt kinh doanh vµ NVL dïng vµo c¸c nhu cÇu kh¸c. Tuú thuéc vµo yªu cÇu qu¶n lý vµ h¹ch to¸n chi tiÕt cña tõng Doanh nghiÖp mµ trong tõng lo¹i vËt liÖu nªu trªn l¹i ®îc chia thµnh tõng nhãm, tõng quy c¸ch tõng lo¹i mét c¸ch chi tiÕt h¬n. II- C¸c ph¬ng ph¸p ®¸nh gi¸ NVL vµ nghiÖp vô kÕ to¸n NVL 1 - §¸nh gi¸ NVL. §¸nh gi¸ NVL lµ x¸c ®Þnh gi¸ trÞ cña chóng theo mét nguyªn t¾c nhÊt ®Þnh. Theo quy ®Þnh hiÖn hµnh, kÕ to¸n nhËp xuÊt tån kho NVL ph¶i ph¶n ¸nh theo gi¸ thùc tÕ, khi xuÊt kho còng ph¶i x¸c ®Þnh theo gi¸ thùc tÕ xuÊt kho theo ®óng ph¬ng ph¸p quy ®Þnh. Tuy nhiªn trong kh«ng Ýt Doanh nghiÖp ®Ó ®¬n gi¶n vµ gi¶m bít khèi lîng ghi chÐp, tÝnh to¸n hµng ngµy cã thÓ sö dông gi¸ h¹ch to¸n ®Ó h¹ch to¸n t×nh h×nh nhËp xuÊt vËt liÖu. Nh vËy, ®Ó ®¸nh gi¸ vËt liÖu c¸c Doanh nghiÖp thêng dïng tiÒn ®Ó biÓu hiÖn gi¸ trÞ cña chóng. Trong c«ng t¸c h¹ch to¸n ë c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt th× vËt liÖu ®îc ®¸nh gi¸ theo hai ph¬ng ph¸p chÝnh: - §¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ. - §¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ h¹ch to¸n. 1.1 - §¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ. 1.1.1 - Gi¸ vËt liÖu thùc tÕ nhÊp kho. 3 Trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt - x©y dùng c¬ b¶n, vËt liÖu ®îc nhËp tõ nhiÒu nguån nhËp mµ gi¸ thùc tÕ cña chóng trong tõng lÇn nhËp ®îc x¸c ®Þnh cô thÓ nh sau: - §èi víi vËt liÖu mua ngoµi: TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ nhËp kho lµ gi¸ trÞ mua ghi trªn ho¸ ®¬n céng víi c¸c chi phÝ thu mua thùc tÕ (bao gåm chi phÝ vËn chuyÓn, bèc xÕp, b¶o qu¶n, ph©n lo¹i, b¶o hiÓm...) céng thuÕ nhËp khÈu (nÕu cã) trõ c¸c kho¶n gi¶m gi¸ triÕt khÊu (nÕu cã). Gi¸ mua ghi trªn ho¸ ®¬n nÕu tÝnh thuÕ GTGT theo ph¬ng ph¸p khÊu trõ th× b»ng gi¸ cha thuÕ, nÕu tÝnh thuÕ GTGT theo ph¬ng ph¸p trùc tiÕp th× b»ng gi¸ cã thuÕ. - §èi víi vËt liÖu Doanh nghiÖp tù gia c«ng chÕ biÕn vËt liÖu: TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ nhËp kho lµ gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu, c«ng cô dông cô xuÊt ®em gia c«ng chÕ biÕn céng c¸c chi phÝ gia c«ng, chÕ biÕn vµ chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì (nÕu cã). - §èi víi vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn gi¸ thùc tÕ gåm: TrÞ gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu, c«ng cô dông cô xuÊt thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn céng víi c¸c chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì ®Õn n¬i thuª chÕ biÕn vÒ Doanh nghiÖp céng sè tiÒn ph¶i tr¶ cho ngêi nhËn gia c«ng chÕ biÕn. - Trêng hîp Doanh nghiÖp nhËn vèn gãp vèn liªn doanh cña c¸c ®¬n vÞ kh¸c b»ng vËt liÖu th× gi¸ thùc tÕ lµ gi¸ do héi ®ång liªn doanh thèng nhÊt ®Þnh gi¸. Céng víi chi phÝ kh¸c (nÕu cã) - PhÕ liÖu thu håi nhËp kho: TrÞ gi¸ thùc tÕ nhËp kho chÝnh lµ gi¸ íc tÝnh thùc tÕ cã thÓ b¸n ®îc. - §èi víi vËt liÖu ®îc tÆng thëng: th× gi¸ thùc tÕ tÝnh theo gi¸ thÞ trêng t¬ng ®¬ng. Céng chi phÝ liªn quan ®Õn viÖc tiÕp nhËn 1.1.2 - Gi¸ thùc tÕ xuÊt kho. VËt liÖu ®îc thu mua nhËp kho thêng xuyªn tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau, do vËy gi¸ thùc tÕ cña tõng lÇn, ®ît nhËp kho kh«ng hoµn toµn gièng nhau. §Æc biÖt, ®èi víi c¸c Doanh nghiÖp thuéc ®èi tîng nép thuÕ GTGT theo ph¬ng ph¸p khÊu trõ thuÕ hay theo ph¬ng ph¸p trùc tiÕp trªn GTGT vµ c¸c Doanh nghiÖp kh«ng thuéc ®èi tîng chÞu thuÕ GTGT th× gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu thùc tÕ nhËp kho l¹i cµng cã sù kh¸c nhau trong tõng lÇn nhËp. V× thÕ mçi khi xuÊt kho, kÕ to¸n ph¶i tÝnh to¸n x¸c ®Þnh ®îc gi¸ thùc tÕ xuÊt kho cho c¸c nhu cÇu, ®èi tîng sö dông kh¸c nhau theo ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ thùc tÕ xuÊt kho ®· ®¨ng ký ¸p dông 4 vµ ph¶i ®¶m b¶o tÝnh nhÊt qu¸n trong niªn ®é kÕ to¸n. §Ó tÝnh gi¸ thùc tÕ cña NVL xuÊt kho cã thÓ ¸p dông mét trong nh÷ng ph¬ng ph¸p sau: a>TÝnh theo gi¸ ph¬ng ph¸p ®¬n vÞ b×nh qu©n: theo ph¬ng ph¸p nµy, gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng trong kú ®îc tÝnh trªn c¬ së sè lîng vËt liÖu xuÊt kho vµ ®¬n gi¸ thùc tÕ, vËt liÖu tån ®Çu kú. Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt trong kú = Sè lîng vËt liÖu xuÊt dïng trong kú  §¬n vÞ b×nh qu©n +)B×nh qu©n cuèi kú tríc : = §iÒu kiÖn ¸p dông: - ChØ ph¶n ¸nh kÞp thêi t×nh h×nh xuÊt vËt liÖu trong kú mµ kh«ng ®Ò cËp ®Õn gi¸ NVL biÕn ®éng trong kú nªn ®é chÝnh x¸c kh«ng cao +) B×nh qu©n sau mçi lÇn nhËp: = §iÒu kiÖn ¸p dông: - Cã ®é chÝnh x¸c cao - Kh«ng thÝch hîp víi c¸c doanh nghiÖp cã nhiÒu lo¹i hµng vµ thêng xuyªn xuÊt dïng Trong ®ã gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n ®îc tÝnh theo 1 trong 3 d¹ng sau: +) TÝnh theo gi¸ thùc tÕ b×nh qu©n gia quyÒn: theo ph¬ng ph¸p nµy gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho ®îc c¨n cø vµo sè lîng xuÊt kho trong kú vµ ®¬n gi¸ thùc tÕ b×nh qu©n ®Ó tÝnh. Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt trong kú Trong ®ã: §¬n gi¸ thùc tÕ b×nh qu©n Sè lîng vËt = liÖu xuÊt trong  kú Gi¸ thùc tÕ tån kho + ®Çu kú §¬n vÞ b×nh qu©n TrÞ gi¸ thùc tÕ VL nhËp trong kú = Sè lîng VL tån Sè lîng VL nhËp kho kho ®Çu kú trong kú Ph¬ng ph¸p nµy dïng ®Ó tÝnh to¸n gi¸ vèn vËt liÖu xuÊt kho cho tõng lo¹i vËt liÖu. §iÒu kiÖn ¸p dông: 5 + §¬n vÞ chØ dïng mét lo¹i gi¸ thùc tÕ ®Ó ghi sæ + Theo dâi ®îc sè lîng vµ gi¸ trÞ cña tõng thø vËt liÖu nhËp, xuÊt kho. c>TÝnh theo gi¸ nhËp tríc xuÊt tríc (FIFO) Theo ph¬ng ph¸p nµy ta ph¶i x¸c ®Þnh ®îc ®¬n gi¸ thùc tÕ nhËp kho cña tõng lÇn nhËp vµ gi¶ thiÕt tµi s¶n nµo nhËp tríc th× xuÊt tríc, hµng nµo nhËp sau th× xuÊt sau. Sau ®ã c¨n cø vµo sè lîng xuÊt kho ®Ó tÝnh ra gi¸ thùc tÕ xuÊt kho theo nguyªn t¾c: tÝnh theo ®¬n gi¸ thùc tÕ nhËp tríc ®èi víi lîng xuÊt kho ®èi víi lÇn nhËp tríc, sè cßn l¹i ®îc tÝnh theo ®¬n gi¸ thùc tÕ lÇn nhËp tiÕp theo. Nh vËy, gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu tån cuèi kú chÝnh lµ gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu nhËp kho thuéc c¸c lÇn mua vµo sau cïng. §iÒu kiÖn ¸p dông: + ChØ dïng ph¬ng ph¸p nµy ®Ó theo dâi chi tiÕt vÒ sè lîng vµ ®¬n gi¸ cña tõng lÇn nhËp - xuÊt kho. + Khi gi¸ vËt liÖu trªn thÞ trêng cã biÕn ®éng chØ dïng gi¸ thùc tÕ ®Ó ghi vµo sæ. d>TÝnh theo gi¸ thùc tÕ nhËp sau xuÊt tríc (LIFO) Theo ph¬ng ph¸p nµy nh÷ng vËt liÖu nhËp kho sau th× xuÊt tríc vµ khi tÝnh to¸n mua thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho theo nguyªn t¾c: tÝnh theo ®¬n gi¸ thùc tÕ cña lÇn nhËp sau cïng ®èi víi sè lîng xuÊt kho thuéc lÇn nhËp sau cïng, sè cßn l¹i ®îc tÝnh theo ®¬n gi¸ thùc tÕ cña c¸c lÇn nhËp tríc ®ã. Nh vËy, gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu tån kho cuèi kú l¹i lµ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu thuéc c¸c lÇn nhËp ®Çu kú. §iÒu kiÖn ¸p dông: gièng nh ph¬ng ph¸p nhËp tríc - xuÊt tríc. e>TÝnh theo gi¸ thùc tÕ ®Ých danh: Ph¬ng ph¸p nµy thêng ®îc ¸p dông ®èi víi c¸c vËt liÖu cã gi¸ trÞ cao, c¸c lo¹i vËt liÖu ®Æc chñng. Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho ®îc c¨n cø vµo sè lîng xuÊt kho vµ ®¬n gi¸ nhËp kho (mua) thùc tÕ cña tõng hµng, tõng lÇn nhËp tõng l« hµng vµ sè lîng xuÊt kho theo tõng lÇn nhËp. Hay nãi c¸ch kh¸c, vËt liÖu nhËp kho theo gi¸ nµo th× khi xuÊt kho ghi theo gi¸ ®Êy. §iÒu kiÖn ¸p dông: - Theo dâi chi tiÕt vÒ sè lîng vµ ®¬n gi¸ cña tõng lÇn nhËp - xuÊt theo tõng ho¸ ®¬n mua riªng biÖt. 6 - §¬n vÞ chØ dïng mét lo¹i gi¸ thùc tÕ ghi sæ - Trong qu¸ tr×nh b¶o qu¶n ë kho th× ph©n biÖt theo tõng l« hµng nhËp xuÊt. f) Ph¬ng ph¸p tÝnh theo gi¸ mua lÇn cuèi: §iÒu kiÖn ¸p dông trong c¸c doanh nghiÖp cã nhiÒu chñng lo¹i hµng, mÉu m· kh¸c nhau, gi¸ trÞ thÊp thêng xuyªn xuÊt kho. Ph¬ng ph¸p nµy cã u ®iÓm lµ ®¬n gi¶n, dÔ lµm nhng ®é chÝnh x¸c l¹i kh«ng cao = + Trong ®ã: = x 2.2 - §¸nh gi¸ vËt liÖu theo gi¸ h¹ch to¸n. Do NVL cã nhiÒu lo¹i, thêng t¨ng gi¶m trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, mµ yªu cÇu cña c«ng t¸c kÕ to¸n NVL ph¶i ph¶n ¸nh kÞp thêi t×nh h×nh biÕn ®éng vµ sè liÖu cã cña NVL nªn trong c«ng t¸c h¹ch to¸n NVL cã thÓ sö dông gi¸ h¹ch to¸n ®Ó h¹ch to¸n t×nh h×nh nhËp xuÊt NVL hµng ngµy. Khi ¸p dông ph¬ng ph¸p nµy toµn bé vËt liÖu biÕn ®éng trong kú ®îc tÝnh theo gi¸ h¹ch to¸n (gi¸ kÕ to¸n hay mét lo¹i gi¸ æn ®Þnh trong kú). Hµng ngµy kÕ to¸n sö dông gi¸ h¹ch to¸n ®Ó ghi sæ chi tiÕt gi¸ trÞ vËt liÖu nhËp xuÊt. Cuèi kú ph¶i tÝnh to¸n ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt dïng trong kú theo c¸c ®èi tîng theo gi¸ mua thùc tÕ b»ng c¸ch x¸c ®Þnh hÖ sè gi¸ gi÷a gi¸ mua thùc tÕ vµ gi¸ mua h¹ch to¸n cña vËt liÖu lu©n chuyÓn trong kú. - Tríc hÕt ph¶i x¸c ®Þnh hÖ sè gi÷a thùc tÕ vµ gi¸ h¹ch to¸n cña vËt liÖu Gi¸ thùc tÕ VL tån ®Çu Tæng gi¸ thùc tÕ VL nhËp + kú trong kú HÖ sè = gi¸ Gi¸ VL tån ®Çu kú Tæng gi¸ h¹ch to¸n VL + h¹ch to¸n nhËp trong kú - Sau ®ã tÝnh gi¸ thùc tÕ cña hµng xuÊt kho trong kú, c¨n cø vµo gi¸ h¹ch to¸n xuÊt kho vµ hÖ sè gi¸. Gi¸ thùc tÕ VL xuÊt kho Gi¸ h¹ch to¸n VL xuÊt trongkú kho trong kú =  HÖ sè gi¸ 7 Ph¬ng ph¸p nµy sö dông trong ®iÒu kiÖn: - Doanh nghiÖp dïng hai lo¹i gi¸ thùc tÕ vµ gi¸ h¹ch to¸n. - Doanh nghiÖp kh«ng theo dâi ®îc vÒ sè lîng vËt liÖu. - TÝnh theo lo¹i nhãm vËt liÖu. 2 - NhiÖm vô cña kÕ to¸n NVL. 2.1 - Yªu cÇu qu¶n lý NVL. VËt liÖu lµ tµi s¶n dù tr÷ s¶n xuÊt kinh doanh thuéc tµi s¶n lu ®éng, thêng xuyªn biÕn ®éng. §Ó ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh diÔn ra b×nh thêng, c¸c Doanh nghiÖp s¶n xuÊt ph¶i thêng xuyªn mua NVL vµ xuÊt dïng cho s¶n xuÊt. Mçi lo¹i s¶n phÈm s¶n xuÊt ®îc sö dông tõ nhiÒu thø, nhiÒu lo¹i vËt liÖu kh¸c nhau, ®îc nhËp vÒ tõ nhiÒu nguån vµ gi¸ c¶ cña vËt liÖu thêng xuyªn biÕn ®éng trªn thÞ trêng. Bëi vËy ®Ó t¨ng cêng c«ng t¸c qu¶n lý, vËt liÖu ph¶i ®îc theo dâi chÆt chÏ tÊt c¶ c¸c kh©u tõ kh©u thu mua b¶o qu¶n, sö dông tíi kh©u dù tr÷. Trong qu¸ tr×nh nµy nÕu qu¶n lý kh«ng tèt sÏ ¶nh hëng ®Õn chÊt lîng, gi¸ trÞ s¶n phÈm s¶n xuÊt ra. Do ®ã yªu cÇu qu¶n lý c«ng t¸c NVL ®îc thÓ hiÖn ë mét sè ®iÓm sau: Trong kh©u thu mua: §ßi hái ph¶i qu¶n lý vÒ khèi lîng, chÊt lîng, quy c¸ch, chñng lo¹i, gi¸ mua vµ chi phÝ thu mua còng nh kÕ ho¹ch mua theo ®óng tiÕn ®é, thêi gian phï hîp víi kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh cña Doanh nghiÖp. Trong kh©u b¶o qu¶n: §Ó tr¸nh mÊt m¸t, h háng, hao hôt, ®¶m b¶o an toµn vËt liÖu, th× viÖc tæ chøc tèt kho tµng, bÕn b·i, thùc hiÖn ®óng chÕ ®é qu¶n lý ®èi víi tõng lo¹i vËt liÖu còng ¶nh hëng kh«ng nhá tíi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. Trong kh©u sö dông: §ßi hái ph¶i thùc hiÖn sö dông hîp lý, tiÕt kiÖm trªn cë së c¸c ®Þnh møc, dù to¸n chi phÝ nh»m h¹ thÊp møc tiªu hao vËt liÖu trong gi¸ thµnh s¶n phÈm, t¨ng thu nhËp, tÝch luü cho Doanh nghiÖp. V× vËy, trong kh©u nµy cÇn tæ chøc tèt viÖc ghi chÐp, ph¶n ¸nh t×nh h×nh xuÊt dïng vµ sö dông vËt liÖu trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Trong kh©u dù tr÷: Doanh nghiÖp ph¶i x¸c ®Þnh ®îc møc dù tr÷ tèi ®a, tèi thiÓu cho tõng lo¹i vËt liÖu ®Ó ®¶m b¶o qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ®îc b×nh 8 thêng, kh«ng bÞ ngng trÖ, gi¸n ®o¹n do viÖc cung øng kh«ng kÞp thêi hoÆc g©y t×nh tr¹ng ø ®äng vèn do dù tr÷ qu¸ nhiÒu. Tãm l¹i vËt liÖu lµ yÕu tè ®Çu tiªn trong qu¸ tr×nh t¹o ra s¶n phÈm. Muèn s¶n phÈm ®¹t tiªu chuÈn, chÊt lîng cao vµ ®¹t ®îc uy tÝn trªn thÞ trêng nhÊt thiÕt ph¶i tæ chøc viÖc qu¶n lý vËt liÖu. §©y lµ mét trong nh÷ng néi dung quan träng cña c«ng t¸c qu¶n lý tµi s¶n ë Doanh nghiÖp. 2.2 - NhiÖm vô cña kÕ to¸n NVL. Khi tiÕn hµnh c«ng t¸c kÕ to¸n NVL trong Doanh nghiÖp s¶n xuÊt vµ x©y dùng c¬ b¶n kÕ to¸n cÇn thiÕt ph¶i thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô sau: - Thùc hiÖn viÖc ®¸nh gi¸ ph©n lo¹i vËt liÖu phï hîp víi nguyªn t¾c, yªu cÇu qu¶n lý thèng nhÊt cña Nhµ níc vµ yªu cÇu qu¶n trÞ cña Doanh nghiÖp. - Tæ chøc hÖ thèng chøng tõ, tµi kho¶n kÕ to¸n tæng hîp víi ph¬ng ph¸p kÕ to¸n hµng tån kho ¸p dông trong Doanh nghiÖp ®Ó ghi chÐp, ph©n lo¹i tæng hîp sè liÖu vÒ t×nh h×nh hiÖn cã vµ sù biÕn ®éng t¨ng gi¶m cña vËt liÖu trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, cung cÊp sè liÖu kÞp thêi ®Ó tæng hîp chi phÝ s¶n xuÊt vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. - Tham gia vµo viÖc ph©n tÝch ®¸nh gi¸ t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch mua, t×nh h×nh thanh to¸n víi ngêi b¸n, ngêi cung cÊp vµ t×nh h×nh sö dông vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Iii – kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu. 1. Chøng tõ sö dông. §Ó ®¸p øng nhu cÇu qu¶n lý Doanh nghiÖp, kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu ph¶i ®îc thùc hiÖn theo tõng kho, tõng lo¹i, nhãm vËt liÖu vµ ®îc tiÕn hµnh ®ång thêi ë kkho vµ phßng kÕ to¸n trªn cïng mét c¬ së chøng tõ. Theo chÕ ®é chøng tõ kÕ to¸n quy ®Þnh van hµnh theo Q§1141/TC/C§KT ngµy 1 th¸ng 1 n¨m 1995 cña Bé trëng Bé tµi chÝnh vµ Q§ 885 ngµy 16 th¸ng 7 n¨m 1998 cña Bé tµi chÝnh, c¸c chøng tõ kÕ to¸n vËt liÖu C«ng ty sö dông bao gåm: - PhiÕu nhËp kho (mÉu sè 01- VT) - PhiÕu xuÊt kho (mÉu sè 02 – VT) - PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé (mÉu sè 03 – VT) 9 - PhiÕu xuÊt vËt t theo h¹n møc (mÉu sè 04 – VT) - Biªn b¶n kiÓm nghiÖm (mÉu sè 05 – VT) - PhiÕu b¸o vËt t cßn l¹i cuèi kú (mÉu sè 07 – VT) - Biªn b¶n kiÓm kª vËt t (mÉu sè 08 – VT) - Chøng tõ, ho¸ ®¬n thuÕ GTGT (mÉu 01 – GTGT – 3LL) Bªn c¹nh ®ã, tuú thuéc vµo ®Æc ®iÓm, t×nh h×nh cô thÓ cña tõng Doanh nghiÖp thuéc c¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng, thµnh phÇn kinh tÕ kh¸c nhau mµ kÕ to¸n sö dông c¸c chøng tõ kh¸c nhau. §èi víi c¸c chøng tõ kÕ to¸n thèng nhÊt, b¾t buéc ph¶i ®îc lËp kÞp thêi, ®Çy ®ñ theo ®óng quy ®Þnh vÒ mÉu biÓu, néi dung ph¬ng ph¸p lËp vµ ph¶i ®îc tæ chøc lu©n chuyÓn theo tr×nh tù thêi gian do KÕ to¸n trëng quy ®Þnh, phôc vô cho viÖc ghi chÐp kÕ to¸n tæng hîp vµ c¸c bé phËn liªn quan. §ång thêi ngêi lËp chøng tõ ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ tÝnh hîp lý, hîp ph¸p cña chøng tõ vÒ nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. 2- Sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu. §Ó h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu, tuú thuéc vµo ph¬ng ph¸p kÕ to¸n ¸p dông trong Doanh nghiÖp mµ sö dông c¸c sæ thÎ chi tiÕt sau: - Sæ (thÎ) kho (theo mÉu sè 06 – VT). - Sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu, c«ng cô dông cô. - Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn. - Sæ sè d. Sæ (thÎ) kho ®îc sö dông ®Ó theo dâi sè lîng nhËp xuÊt tån kho cña tõng lo¹i vËt liÖu theo tõng kho. ThÎ kho do phßng kÕ to¸n lËp vµ ghi c¸c chØ tiªu ®ã lµ: tªn, nh·n hiÖu quy c¸ch, ®¬n vÞ tÝnh, m· sè vËt liÖu, sau ®ã giao cho thñ kho ®Ó h¹ch to¸n nghiÖp vô ë kho, kh«ng ph©n biÖt h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p nµo. ë phßng kÕ to¸n tuú theo tõng ph¬ng ph¸p kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu mµ sö dông sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt, sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn, sæ sè d ®Ó h¹ch to¸n nhËp xuÊt tån kho vÒ mÆt sè lîng vµ gi¸ trÞ. 10 Ngoµi c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt nªu trªn c¸c Doanh nghiÖp cßn cã thÓ më thªm c¸c b¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt, b¶ng kª luü kÕ tæng hîp nhËp xuÊt tån kho vËt t phôc vô cho h¹ch to¸n cña ®¬n vÞ m×nh. 3. C¸c ph¬ng ph¸p kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu. ViÖc ghi chÐp ph¶n ¸nh cña thñ kho vµ kÕ to¸n còng nh kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a h¹ch to¸n nghiÖp vô kho vµ ë phßng kÕ to¸n ®îc tiÕn hµnh theo mét trong c¸c ph¬ng ph¸p sau: - Ph¬ng ph¸p ghi thÎ song song. - Ph¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn. - Ph¬ng ph¸p sæ sè d. Tuú theo ®iÒu kiÖn cô thÓ mµ ®¬n vÞ chän mét trong ba ph¬ng ph¸p trªn ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu, c«ng cô dông cô. 3.1 - Ph¬ng ph¸p thÎ song song. * Nguyªn t¾c h¹ch to¸n: - ë kho: viÖc ghi chÐp t×nh h×nh nhËp xuÊt tån kho hµng ngµy do thñ kho tiÕn hµnh trªn thÎ kho vµ chØ ghi theo chØ tiªu sè lîng. - ë phßng kÕ to¸n: kÕ to¸n sö dông sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt t ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp xuÊt kho theo c¶ hai chØ tiªu sè lîng vµ gi¸ trÞ. VÒ c¬ b¶n sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt t cã kÕt cÊu gièng nh thÎ kho nhng cã thªm cét gi¸ trÞ. * Tr×nh tù ghi chÐp: - ë kho: khi nhËn ®îc c¸c chøng tõ nhËp xuÊt vËt liÖu, c«ng cô dông cô thñ kho ph¶i kiÓm tra t×nh hîp lý hîp ph¸p cña chøng tõ råi tiÕn hµnh ghi chÐp sæ thùc nhËp, thùc xuÊt vµo chøng tõ vµ vµo thÎ kho. Cuèi ngµy thñ kho t×nh ra sè tån kho ghi lu«n vµo thÎ kho. §Þnh kú thñ kho göi vÒ phßng kÕ to¸n hoÆc kÕ to¸n xuèng tËn kho nhËn chøng tõ (c¸c chøng tõ nhËp xuÊt vËt t ®· ®îc ph©n lo¹i). Thñ kho ph¶i thêng xuyªn ®èi chiÕu sè tån kho víi sè vËt liÖu thùc tÕ tån kho, thêng xuyªn ®èi chiÕu sè d vËt liÖu víi ®Þnh møc dù tr÷ vËt liÖu vµ cung cÊp t×nh h×nh nµy cho bé phËn qu¶n lý vËt liÖu ®îc biÕt ®Ó cã quyÕt ®Þnh xö lý. - ë phßng kÕ to¸n: phßng kÕ to¸n më sæ (thÎ) chi tiÕt vËt liÖu cã kÕt cÊu gièng nh thÎ kho nhng thªm c¸c cét ®Ó theo dâi c¶ chØ tiªu gi¸ trÞ. Khi nhËn ®îc 11 chøng tõ nhËp xuÊt do thñ kho göi lªn, kÕ to¸n vËt liÖu ph¶i kiÓm tra chøng tõ, ghi ®¬n gi¸ vµ tÝnh thµnh tiÒn trªn c¸c chøng tõ nhËp xuÊt kho vËt liÖu sau ®ã ghi vµo sæ (thÎ) hoÆc sæ chi tiÕt vËt liÖu liªn quan. Cuèi th¸ng kÕ to¸n vËt liÖu céng sæ (thÎ) chi tiÕt ®Ó tÝnh ra tæng sè nhËp xuÊt tån kho cña tõng thø vËt liÖu ®èi chiÕu víi sæ (thÎ) kho cña thñ kho. Ngoµi ra ®Ó cã sè liÖu ®èi chiÕu víi kÕ to¸n tæng hîp th× cÇn ph¶i tæng hîp sè liÖu kÕ to¸n chi tiÕt tõ c¸c sæ chi tiÕt vµo b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån theo tõng nhãm, tõng lo¹i vËt t. Cã thÓ kh¸i qu¸t néi dung tr×nh tù h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p thÎ song song b»ng s¬ ®å sau: ThÎ kho Chøng tõ nhËp Chøng tõ xuÊt Sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt Ghi hµngB¶ng ngµy. kª tæng hîp nhËp xuÊt tån kho Ghi cuèi ngµy. §èi chiÕu kiÓm tra. * ¦u nhîc ®iÓm vµ ph¹m vi ¸p dông: - ¦u ®iÓm: Ghi chÐp ®¬n gi¶n, dÔ kiÓm tra, ®èi chiÕu. - Nhîc ®iÓm: ViÖc ghi chÐp gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n cßn trïng lÆp vÒ chØ tiªu sè lîng. Ngoµi ra viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu chñ yÕu tiÕn hµnh vµo cuèi th¸ng do vËy h¹n chÕ kh¶ n¨ng kiÓm tra kÞp thêi cña kÕ to¸n. - Ph¹m vÞ ¸p dông: ¸p dông thÝch hîp trong c¸c Doanh nghiÖp cã Ýt chñng lo¹i vËt t, khèi lîng nghiÖp vô nhËp xuÊt Ýt, kh«ng thêng xuyªn vµ tr×nh ®é chuyªn m«n cña c¸n bé cßn h¹n chÕ . 3.2 - Ph¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn. * Nguyªn t¾c h¹ch to¸n: 12 - ë kho: viÖc ghi chÐp ë kho cña thñ kho còng ®îc thùc hiÖn trªn thÎ kho vµ chØ ghi chÐp vÒ t×nh h×nh biÕn ®éng cña vËt liÖu vÒ mÆt sè lîng. - ë phßng kÕ to¸n: sö dông sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn ®Ó ghi tæng hîp vÒ sè lîng vµ gi¸ trÞ cña tõng lo¹i vËt liÖu nhËp xuÊt tån kho trong th¸ng. * Tr×nh tù ghi chÐp: - ë kho: theo ph¬ng ph¸p ®èi chiÕu lu©n chuyÓn th× viÖc ghi chÐp cña thñ kho còng ®îc tiÕn hµnh trªn thÎ kho nh ph¬ng ph¸p thÎ song song. - ë phßng kÕ to¸n: kÕ to¸n më sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp xuÊt tån kho cña tõng lo¹i vËt t ë tõng kho. Sæ ®îc më cho c¶ n¨m nhng mçi th¸ng chØ ghi mét lÇn vµo cuèi th¸ng. §Ó cã sè liÖu ghi vµo sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn, kÕ to¸n ph¶i lËp b¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt trªn c¬ së c¸c chøng tõ nhËp xuÊt thñ kho göi lªn. Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn còng ®îc theo dâi c¶ vÒ chØ tiªu khèi lîng vµ chØ tiªu gi¸ trÞ. Cuèi th¸ng tiÕn hµnh kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn víi thÎ kho vµ víi sè liÖu cña sæ kÕ to¸n tæng hîp. Néi dung vµ tr×nh tù h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn ®îc kh¸i qu¸t theo s¬ ®å sau: ThÎ kho Chøng tõ nhËp B¶ng kª nhËp Chøng tõ xuÊt Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn B¶ng kª xuÊt Ghi hµng ngµy. Ghi cuèi ngµy. §èi chiÕu kiÓm tra. * ¦u nhîc ®iÓm vµ ph¹m vi ¸p dông: - ¦u ®iÓm: khèi lîng ph¹m vi ghi chÐp cña kÕ to¸n ®îc gi¶m bít do chØ ghi mét lÇn vµo cuèi th¸ng. - Nhîc ®iÓm: viÖc ghi sæ vÉn trïng lÆp gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n vÒ chØ tiªu hiÖn vËt vµ phßng kÕ to¸n còng chØ tiÕn hµnh kiÓm tra ®èi chiÕu vµo cuèi th¸ng do ®ã h¹n chÕ t¸c dông cña kiÓm tra. - Ph¹m vi ¸p dông: ¸p dông thÝch hîp trong c¸c Doanh nghiÖp cã kh«ng nhiÒu nghiÖp vô nhËp xuÊt, kh«ng bè trÝ riªng nh©n viªn kÕ to¸n vËt liÖu do ®ã kh«ng cã ®iÒu kiÖn ghi chÐp theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊt hµng ngµy. 3.3 - Ph¬ng ph¸p sæ sè d. 13 * Nguyªn t¾c h¹ch to¸n: - ë kho: thñ kho chØ theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊt vËt liÖu theo chØ tiªu hiÖn vËt. - ë phßng kÕ to¸n: theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊt vËt liÖu theo tõng nhãm, tõng lo¹i vËt liÖu theo chØ tiªu gi¸ trÞ. * Tr×nh tù ghi chÐp: - ë kho: thñ kho còng ghi thÎ kho gièng nh c¸c trêng hîp trªn. Nhng cuèi th¸ng ph¶i tÝnh ra sè tån kho råi ghi vµo cét sè lîng cña sæ sè d. - ë phßng kÕ to¸n: kÕ to¸n më sæ sè d theo tõng kho. Sæ dïng cho c¶ n¨m ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp xuÊt. Tõ c¸c b¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt kÕ to¸n lËp b¶ng luü kÕ nhËp, luü kÕ xuÊt, råi tõ c¸c b¶ng luü kÕ lËp b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån theo tõng nhãm tõng lo¹i vËt t theo chØ tiªu gi¸ trÞ. Cuèi th¸ng, khi nhËn sæ sè d do thñ kho göi lªn kÕ to¸n c¨n cø vµo sè tån cuèi th¸ng, ¸p gi¸ h¹ch to¸n tÝnh ra gi¸ trÞ tån kho ®Ó ghi vµo cét sè tiÒn trªn sæ sè d. ViÖc kiÓm tra ®èi chiÕu ®îc c¨n cø vµo cét sè tiÒn tån kho trªn sæ sè d vµ b¶ng kª tæng hîp nhËp xuÊt tån (cét sè tiÒn) vµ ®èi chiÕu vèi sæ kÕ to¸n tæng hîp. Néi dung, tr×nh tù kÕ to¸n chi tiÕt vËt t theo ph¬ng ph¸p sæ sè d ®îc kh¸i qu¸t b»ng s¬ ®å: ThÎ kho Chøng tõ nhËp Chøng tõ xuÊt B¶ng kª nhËp Sæ sè d B¶ng kª xuÊt B¶ng luü kÕ xuÊt B¶ng luü kÕ nhËp B¶ng kª tæng hîp nhËp xuÊt tån Ghi hµng ngµy. Ghi cuèi ngµy. §èi chiÕu kiÓm tra. 14 * ¦u nhîc ®iÓm vµ ph¹m vi ¸p dông: - ¦u ®iÓm: tr¸nh ®îc sù ghi chÐp trïng lÆp gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n, gi¶m bít khèi lîng ghi chÐp kÕ to¸n, c«ng viÖc ®îc tiÕn hµnh ®Òu trong th¸ng. - Nhîc ®iÓm: do kÕ to¸n chØ ghi theo mÆt gi¸ trÞ nªn muèn biÕt ®îc sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh t¨ng gi¶m vÒ mÆt hiÖn vËt th× nhiÒu khi ph¶i xem sæ cña thñ kho mÊt nhiÒu thêi gian. H¬n n÷a viÖc kiÓm tra ph¸t hiÖn sai sãt nhÇm lÉn gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n gÆp khã kh¨n. - Ph¹m vi ¸p dông: ¸p dông thÝch hîp trong c¸c Doanh nghiÖp x¶n xuÊt cã khèi lîng c¸c nghiÖp vô ghi chÐp nhËp xuÊt nhiÒu, thêng xuyªn, cã nhiÒu chñng lo¹i vËt t vµ ¸p dông víi Doanh nghiÖp ®· x©y dùng ®îc hÖ th«ng danh ®iÓm vËt t; tr×nh ®é chuyªn m«n cña kÕ to¸n ®· v÷ng vµng. Iv – kÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu. VËt liÖu lµ tµi s¶n lu ®éng thuéc nhãm hµng tån kho cña Doanh nghiÖp, nã ®îc nhËp xuÊt kho thêng xuyªn liªn tôc. Tuy nhiªn tuú theo ®Æc ®iÓm vËt liÖu cña tõng Doanh nghiÖp mµ c¸c Doanh nghiÖp cã c¸c ph¬ng ph¸p kiÓm kª kh¸c nhau. Cã Doanh nghiÖp kiÓm kª theo tõng nghiÖp vô nhËp xuÊt, nhng còng cã Doanh nghiÖp chØ kiÓm kª mét lÇn vµo thêi ®iÓm cuèi kú. T¬ng øng víi hai ph¬ng ph¸p kiÓm kª trªn, trong kÕ to¸n tæng hîp vÒ vËt liÖu nãi riªng, hµng tån kho nãi chung cã hai ph¬ng ph¸p lµ: - Ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn. - Ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú. 1 – KÕ to¸n NVL theo ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn. Ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn lµ ph¬ng ph¸p theo dâi vµ ph¶n ¸nh t×nh h×nh hiÖn cã, biÕn ®éng t¨ng gi¶m hµng tån kho mét c¸ch thêng xuyªn liªn tôc trªn c¸c tµi kho¶n ph¶n ¸nh tõng lo¹i hµng tån kho. Ph¬ng ph¸p nµy ®îc sö dông phæ biÕn hiÖn nay ë níc ta v× nh÷ng tiÖn Ých cña nã, tuy nhiªn nh÷ng Doanh nghiÖp cã nhiÒu chñng lo¹i vËt t, hµng ho¸ cã gi¸ trÞ thÊp, thêng xuyªn xuÊt dïng, xuÊt b¸n mµ ¸p dông ph¬ng ph¸p nµy sÏ tèn rÊt nhiÒu c«ng søc. Dï vËy ph¬ng ph¸p nµy cã ®é chÝnh x¸c cao vµ cung cÊp th«ng tin vÒ hµng tån kho mét c¸ch kÞp thêi. Theo ph¬ng ph¸p nµy, t¹i bÊt kú thêi ®iÓm nµo kÕ to¸n còng cã thÓ x¸c ®Þnh ®îc lîng nhËp xuÊt tån kho cña tõng lo¹i vËt liÖu nãi riªng vµ hµng tån kho nãi chung. 15 Ph¬ng ph¸p nµy ¸p dông trong c¸c Doanh nghiÖp cã quy m« lín chñ yÕu lµ Doanh nghiÖp Nhµ níc s¶n xuÊt nhiÒu lo¹i s¶n phÈm kh¸c nhau víi sè lîng lín, gi¸ trÞ cao. §Ó h¹ch to¸n NVL kÕ to¸n sö dông c¸c tµi kho¶n sau ®Ó h¹ch to¸n: - Tµi kho¶n 152 – Nguyªn vËt liÖu. Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó theo dâi gi¸ trÞ hiÖn cã, t×nh h×nh t¨ng gi¶m NVL theo gi¸ thùc tÕ cã thÓ më chi tiÕt theo tõng lo¹i, nhãm, thø, kho tuú theo ph¬ng diÖn qu¶n lý vµ h¹ch to¸n cña tõng ®¬n vÞ. Bªn Nî: Ph¶n ¸nh gi¸ thùc tÕ lµm t¨ng NVL trong kú nh mua ngoµi, tù gia c«ng chÕ biÕn, nhËn gãp vèn…. Bªn Cã: - Ph¶n ¸nh gi¸ thùc tÕ lµm gi¶m NVL trong kú nh xuÊt dïng, xuÊt b¸n, xuÊt gãp vèn liªn doanh, thiÕu hôt, triÕt khÊu ®îc hëng… Sè d Nî (®Çu kú hoÆc cuèi kú): Ph¶n ¸nh gi¸ trÞ NVL tån kho (®Çu kú hoÆc cuèi kú) Tµi kho¶n 152 cã thÓ më thµnh c¸c tµi kho¶n cÊp 2: TK 1521: NVL chÝnh TK 1522: VËt liÖu phô TK 1523: Nhiªn liÖu TK 1524: Phô tïng thay thÕ TK 1525: VËt t, thiÕt bÞ x©y dùng c¬ b¶n TK 1528: VËt liÖu kh¸c. Tµi kho¶n 151: Hµng mua ®i ®êng. Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó theo dâi c¸c lo¹i NVL, CCDC, hµng ho¸ mµ Doanh nghiÖp ®· mua hay chÊp nhËn mua, ®· thuéc quyÒn së h÷u cña Doanh nghiÖp nhng cuèi th¸ng cha vÒ nhËp kho (kÓ c¶ sè göi ë kho ngêi kh¸c). Bªn Nî: Ph¶n ¸nh hµng ®ang ®i ®êng t¨ng. Bªn Cã: Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ hµng ®i ®êng kú tríc ®· nhËp kho hay chuyÓn giao cho c¸c bé phËn sö dông hoÆc bµn giao cho kh¸ch hµng. Sè d Nî: Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ hµng ®i ®êng (®Çy kú hoÆc cuèi kú). Ngoµi ra, trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n, kÕ to¸n cßn sö dông mét sè tµi kho¶n liªn quan kh¸c nh: TK 133, 331, 111, 112…. C¨n cø vµo giÊy nhËn hµng, nÕu xÐt thÊy cÇn thiÕt th× khi hµng vÒ ®Õn n¬I cã thÓ lËp ban kiÓm nhËn vËt liÖu c¶ vÒ sè lîng, chÊt lîng, quy c¸ch. Ban kiÓm nhËn c¨n cø vµo kÕt qu¶ thùc tÕ ®Ó ghi vµo “BiÓn b¶n kiÓm kª vËt t” sau ®ã bé 16 phËn cung øng sÏ lËp “PhiÕu nhËp kho” vËt t trªn c¬ së ho¸ ®¬n, giÊy b¸o nhËn hµng vµ biªn b¶n kiÓm nhËn råi giao cho thñ kho. Thñ kho sÏ ghi sè thùc nhËp vµo phiÕu råi chuyÓn cho phßng kÕ to¸n lµm c¨n cø ghi sæ. Trêng hîp ph¸t hiÖn thõa thiÕu, sai quy c¸ch, thñ kho ph¶i b¸o cho bé phËn cung øng biÕt vµ cïng ngêi giao lËp biªn b¶n. C¸c chøng tõ ®îc sö dông trong h¹ch to¸n vËt liÖu ë Doanh nghiÖp thêng bao gåm: - Ho¸ ®¬n b¸n hµng (nÕu tÝnh theo ph¬ng ph¸p trùc tiÕp). - Ho¸ ®¬n GTGT (nÕu tÝnh theo ph¬ng ph¸p khÊu trõ - PhiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé, phiÕu xuÊt vËt t theo h¹n møc, phiÕu xuÊt kho … tuú theo tõng néi dung chñ yÕu cña tõng Doanh nghiÖp. 1.1 – H¹ch to¸n t¨ng NVL ®èi víi c¸c Doanh nghiÖp tÝnh thuÕ GTGT theo ph¬ng ph¸p khÊu trõ. §èi víi c¸c Doanh nghiÖp kinh doanh ®· cã ®ñ ®iÒu kiÖn tÝnh thuÕ GTGT theo ph¬ng ph¸p khÊu trõ (thùc hiÖn viÖc mua b¸n cã ho¸ ®¬n, chøng tõ, ghi chÐp ho¸ ®¬n ®Çy ®ñ) thuÕ GTGT ®Çu vµo ®îc t¸ch riªng, kh«ng ghi vµo gi¸ thùc tÕ cña VL. Nh vËy khi mua hµng trong tæng gi¸ thanh to¸n ph¶i tr¶ cho ngêi b¸n, phÇn gi¸ mua thùc tÕ ®îc ghi t¨ng VL, cßn phÇn thuÕ GTGT ®Çu vµo ®îc ghi vµo sè khÊu trõ cô thÓ. a) Nguyªn vËt liÖu ph¸t triÓn do mua ngoµi * Trêng hîp mua ngoµi hµng ho¸ vµ ho¸ ®¬n cïng vÒ: - C¨n cø vµo ho¸ ®¬n mua hµng, biªn b¶n kiÓm nhËn vµ phiÕu nhËp kho, kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 : Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu. Chi tiÕt tõng lo¹i s¶n phÈm Nî TK 133 (1331) : ThuÕ GTGT ®îc khÊu trõ. Cã TK 331, 111, 112 … : Tæng gi¸ thanh to¸n. - Trêng hîp Doanh nghiÖp ®îc hëng triÕt khÊu th¬ng m¹i, gi¶m gi¸ hµng mua, hµng mua tr¶ l¹i (nÕu cã), kÕ to¸n ghi: Nî TK 331 : Trõ vµo sè tiÒn ph¶i tr¶. Nî TK 111, 112 : NÕu nhËn l¹i b»ng tiÒn. Nî TK 138 (1381) : Sè ®îc ngêi b¸n chÊp nhËn. Cã TK 152 : Sè triÕt khÊu mua hµng, gi¶m gi¸ mua hµng ®îc hëng gi¸ mua kh«ng cã thuÕ. Cã TK 133 : a) ThuÕ GTGT ®Çu vµo 17 - NÕu ®îc hëng triÕt khÊu thanh to¸n: Nî TK 111, 112, 331,138: Cã TK 515: Sè triÕt khÊu thanh to¸n ®îc hëng tÝnh tæng trªn gi¸ thanh to¸n c¶ thuÕ b) VËt liÖu (VT) mua ngoµi do hµng thõa so víi ho¸ ®¬n: * NÕu nhËp kho toµn bé sè hµng: Nî TK 152: Gi¸ thùc tÕ sè hµng( c¶ sè thõa) Nî TK (1): Cã TK331: Tæng gi¸ trÞ thùc tÕ ph¶i tr¶ Cã TK 338(1): TrÞ gi¸ hµng thõa( kh«ng VAT *  NÕu tr¶ l¹i sè thõa : Nî TK 338(1) Cã TK 152: (TrÞ gi¸ hµng thõa)  NÕu mua lu«n sè thõa: Nî TK 338(1): TrÞ gi¸ hµng thõa kh«ng thuÕ Nî TK133(1) Cã TK 331: Tæng gi¸ thùc tÕ ph¶i tr¶ thªm NÕu thõa kh«ng râ nguyªn nh©n, ghi ph¸t triÓn thu nhËp: Nî TK 338(1) Cã TK 711 * NÕu nhËp kho theo sè ghi trªn ho¸ ®¬n: + Khi nhËp kho ghi nhËn sè nhËp nh trêng hîp (1) ®ång thêi ghi ®¬n: Nî TK 002. + Tr¶ l¹i sè thõa: Cã TK 002 + NÕu mua tiÕp sè thõa: Nî TK 152 Nî TK133(1) Cã TK 331 * Thõa kh«ng râ nguyªn nh©n: Nî TK 152 Cã TK 711 b) Hµng thiÕu so víi ho¸ ®¬n - Khi nhËp kho, ghi thªm sè thùc nhËp: Nî TK 152: Gi¸ thùc tÕ VL thùc nhËp kho Nî TK138(1): TrÞ gi¸ hµng thiÕu 18 Nî TK 133(1): VAT tÝnh theo sè trªn ho¸ ®¬n Cã TK 331: Tæng gi¸ thanh to¸n theo ho¸ ®¬n - Khi sö lý sè thiÕu: +) §ßi ngêi b¸n giao tiÕp sè hµng thiÕu: Nî TK 152 Cã TK 138 (1) +) NÕu ngêi b¸n kh«ng cßn hµng ®Ó giao tiÕp: Nî TK 331: Gi¶m nî ph¶i tr¶ Cã TK138(1): TrÞ gi¸ hµng thiÕu Cã TK 133(1) +) NÕu c¸ nh©n lµm mÊt ph¶i båi thêng: Nî TK 138(8), 334: §ßi, hay trõ l¬ng Cã 138(1) Cã TK 133(1) b) VËt liÖu t¨ng do tù chÕ nhËp kho, gia c«ng chÕ biÕn nhËp l¹i: Nî TK 152 Cã TK154 c) VËt liÖu ph¸t triÓn do c¸c nguyªn nh©n kh¸c: Nî TK 152: Gi¸ thùc tÕ chi tiÕt lo¹i vËt liÖu Cã 411: NhËn cÊp ph¸t, vèn gãp. Cã 711: NhËn tÆng Cã 336, 338(8): Do vay mîn t¹m thêi Cã 632, 122, 222. 4.2. H¹ch to¸n NVL, c«ng cô , dông cô theo ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú. C¸c TK sö dông: TK 611 mua hµng: Lµ TK ph¶n ¸nh gi¸ thùc tÕvËt liÖu, c«ng cô dông cô t¨ng (  ) (  ) gi¶m trong kú Bªn nî: Gi¸ thùc tÕ VL, c«ng cô, dông cô tån ®Çu kú, t¨ng trong kú. Bªn cã: KÕt chuyÓn gi¸ thùc tÕ VL c«ng cô, dông cô tån cuèi kú do: - Gi¸ thùc tÕ VL, c«ng cô, dông cô gi¶m do hµng bÞ tr¶ l¹i, chiÕt khÊu th¬ng m¹i - Tæng gi¸ thùc tÕ VL xuÊt dïng. TK nµy kh«ng cã sè d vµ më chi tiÕt cho tõng lo¹i NVL, c«ng cô, dông cô. TK 152: ( nguyªn liÖu, VL) lµ TK theo dâi gi¸ thùc tÕ VL tån kho 19 Bªn nî: Gi¸ thùc tÕ VL tån kho cuèi kú ®îc kÕt chuyÓn sangtõ TK611 Bªn cã: KÕt chuyÓn gi¸ thùc tÕ VL tån kho ®Çu kú sang TK 611. TK nµy d nî: Ph¶n ¸nh gi¸ thùc tÕ VL tån kho * Ph¬ng ph¸p h¹ch to¸n NVL:  §Çu kú, kÕt chuyÓn gi¸ thùc tÕ VL( tån kho, ®ang ®i ®êng) Nî TK 611: Gi¸ thùc tÕ Cã TK 152: VL tån kho Cã TK 151: VL ®ang ®i ®êng  Trong kú: - VL mua ( vµo kho, ®· nhËp kho hoÆc ®ang ®i ®êng) Nî TK 611 Nî TK133 (1) Cã TK 112, 111, 141: … Tæng gi¸ thanh to¸n - ChiÕt khÊu th¬ng m¹i, gi¶m gi¸ hµng mua, hµng mua tr¶ l¹i: Nî TK 111,112,331… Cã TK 611: gi¶m trÞ gi¸ hµng Cã 133 (1) gi¶m VAT t¬ng øng - ChiÕt khÊu thanh to¸n: Nî TK 111, 112, 138(8), 331 Cã TK 515. - C¸c trêng hîp kh¸c lµm t¨ng VL: Nî TK 611 Cã 411, 711. Cã 336, 338: T¨ng do ®i vay Cã 128, 122: T¨ng do nhËn l¹i vèn gãp liªn doanh Cã TK 631, 711.  Cuèi kú: - C¨n cø vµo biªn b¶n kiÓm kª, VL tån kho, vµ ®ang ®i ®êng, kÕ to¸n kÕt chuyÓn trÞ gi¸ vËt liÖu tån cuèi kú: Nî TK 152 Nî TK 151 Cã TK 611: - C¨n cø vµo sö lý thiÕu hôt, mÊt m¸t… Nî TK 138(1) 20