Tài liệu Cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức - vai trò của từng cơ cấu và mối quan hệ giữa chúng. thực tiễn vận dụng trong các doanh nghiệp

CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Lêi nãi ®Çu Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng c¹nh tranh gay g¾t, mét doanh nghiÖp muèn tån t¹i vµ ph¸t triÓn th× ngoµi c¸c ®iÒu kiÖn cÇn thiÕt nh-: Vèn kinh doanh, chiÕn l-îc kinh doanh... ®ßi hái mçi doanh nghiÖp ph¶i cã mét c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lÝ phï hîp víi quy m« vµ t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp ®ã. Nã lµ ®iÒu kiÖn ®ñ quyÕt ®Þnh sù thµnh c«ng cña mçi doanh nghiÖp trªn th-¬ng tr-êng. Do c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lÝ cã vai trß vµ ¶nh h-ëng lín tíi sù tån t¹i cña mçi doanh nghiÖp, nªn sau thêi gian häc tËp m«n Tæ chøc qu¶n lý em ®· chän ®Ò tµi: "C¬ cÊu chÝnh thøc vµ c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc - Vai trß cña tõng c¬ cÊu vµ mèi quan hÖ gi÷a chóng. Thùc tiÔn vËn dông trong c¸c doanh nghiÖp" cho bµi tiÓu luËn cña m×nh. §©y lµ mét ®Ò tµi khã, ®ßi hái sù hiÓu biÕt s©u réng c¶ vÒ lý thuyÕt còng nh- kinh nghiÖm thùc tÕ. V× vËy, dï ®· cè g¾ng nh-ng ch¾c ch¾n tiÓu luËn cña em cßn nhiÒu thiÕu sãt, rÊt mong ®-îc ý kiÕn ®ãng gãp 1 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 cña thÇy c«, c¸c b¹n ®Ó bµi tiÓu luËn cña em ®-îc hoµn thiÖn h¬n. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n! 2 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 B - Néi dung I. Kh¸i niÖm vµ vai trß cña c¬ cÊu tæ chøc trong doanh nghiÖp 1. Kh¸i niÖm vÒ c¬ cÊu tæ chøc C¬ cÊu tæ chøc lµ sù ph©n chia tæng thÓ cña mét tæ chøc thµnh nh÷ng bé phËn nhá theo nh÷ng tiªu thøc chÊt l-îng kh¸c nhau, nh÷ng bé phËn ®ã thùc hiÖn nh÷ng chøc n¨ng riªng biÖt nh-ng cã quan hÖ chÆt chÏ víi nhau nh»m thùc hiÖn môc tiªu chung cña tæ chøc. C¬ cÊu tæ chøc còng cã thÓ hiÓu r»ng nã lµ tæng hîp c¸c bé phËn, ®¬n vÞ vÇ c¸ nh©n kh¸c nhau, cã mèi liªn hÖ vµ quan hÖ phô thuéc lÉn nhau, ®-îc chuyªn m«n ho¸ vÇ cã nh÷ng tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n nhÊt ®Þnh, ®-îc bè trÝ theo nh÷ng cÊp, nh÷ng kh©u kh¸c nhau nh»m b¶o ®¶m thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n trÞ vµ phôc vô môc ®Ých chung ®· x¸c ®Þnh cña doanh nghiÖp. 2. Vai trß cña c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý trong doanh nghiÖp . 3 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Mét tæ chøc muèn tån t¹i vµ ph¸t triÓn th× mçi con ng-êi kh«ng thÓ hµnh ®éng riªng lÎ mµ cÇn phèi hîp nh÷ng nç lùc c¸ nh©n ®Ó h-íng tíi nh÷ng môc tiªu chung. Qu¸ tr×nh t¹o ra cña c¶i vËt chÊt vµ tinh thÇn còng nh- ®¶m b¶o cuéc sèng an toµn cho x· héi ngµy cµng ®-îc thùc hiÖn trªn quy m« lín víi tÝnh phøc t¹p ngµy cµng cao ®ßi hái ph¶i cã sù ph©n c«ng hîp t¸c cña nh÷ng con ng-êi trong tæ chøc. Trong s¶n xuÊt kinh doanh còng vËy, mçi doanh nghiÖp ®Òu thùc hiÖn nh÷ng môc tiªu nhÊt ®Þnh, mµ ®Ó thùc hiÖn ®-îc c¸c môc tiªu ®ã ®ßi hái ph¶i cã lùc l-îng ®iÒu hµnh toµn bé qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. §ã chÝnh lµ lùc l-îng lao ®éng qu¶n lý trong doanh nghiÖp vµ h×nh thµnh lªn bé m¸y qu¶n lý. §Ó ®¶m b¶o sù thèng nhÊt trong ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh th× mçi doanh nghiÖp Ýt nhÊt ph¶i cã mét thñ tr-ëng trùc tiÕp chØ ®¹o lùc l-îng qu¶n lý ®Ó thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô: bè trÝ, s¾p xÕp nh©n viªn qu¶n cho phï hîp víi tõng nhiÖm vô cô thÓ nh»m ®¶m b¶o sù phèi hîp nhÞp nhµng gi÷a c¸c thµnh viªn trong tæ chøc, nh»m khai th¸c kh¶ n¨ng chuyªn m«n s¸ng t¹o cña mçi thµnh viªn trong viÖc thùc hiÖn c¸c môc tiªu ®Ó thùc hiÖn c¸c 4 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 môc tiªu ®Ò ra nh- t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng, h¹ gi¸ thµnh.... Nh- vËy, Trong mçi doanh nghiÖp nÕu kh«ng cã c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý th× kh«ng cã mét lùc l-îng nµo cã thÓ tiÕn hµnh nhiÖm vô qu¶n lý, vµ kh«ng cã qu¸ tr×nh s¶n xuÊt nµo ®-îc thùc hiÖn nÕu kh«ng cã c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý. Tõ nh÷ng lËp luËn trªn cho ta thÊy râ vai trß quan träng cña c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y, nã quyÕt ®Þnh toµn bé qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña tæ chøc. C¬ cÊu tæ chøc gän nhÑ, linh ho¹t, phï hîp víi yªu cÇu cña tæ chøc sÏ gióp cho viÖc thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô mét c¸ch nhanh chãng vµ ®¹t hiÖu qu¶ cao. Ng-îc l¹i nÕu mét tæ chøc kh«ng phï hîp víi ®Òu kiÖn míi, nhiÒu bé m¸y chång chÐo nhau sÏ dÉn ®Õn sù tr× trÖ, m©u thuÉn vµ kÐm hiÖu qu¶. ChÝnh v× thÕ cÇn ph¶i ®¸nh gi¸ møc ®é hîp lý cña mét tæ chøc, mét c¬ cÊu tæ chøc ®-îc coi lµ hîp lý kh«ng chØ ®ñ c¸c bé phËn cÇn thiÕt ®Ó thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng cña tæ chøc mµ ph¶i cã mét tËp thÓ m¹nh víi nh÷ng con ng-êi ®ñ phÈm chÊt, n¨ng lùc ®Ó thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng nhiÖm vô ®-îc giao. 5 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Trong doanh nghiÖp cã rÊt nhiÒu chøc n¨ng qu¶n lý ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh qu¶n lý ®-îc thùc hiÖn trän vÑn vµ kh«ng bá sãt. §Ó ®¶m nhiÖm hÕt c¸c chøc n¨ng qu¶n lý ®ã cÇn cã sù ph©n c«ng lao ®éng qu¶n lý, thùc hiÖn chuyªn m«n ho¸. Bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp tËp hîp nh÷ng ng-êi cã tr×nh ®é cao trong doanh nghiÖp. ViÖc sö dông hîp lý c¸c kÕ ho¹ch lao ®éng cña c¸c c¸n bé vµ nh©n viªn qu¶n lý, sù ph©n chia c«ng viÖc cho nh©n viªn qu¶n lý phï hîp vµ cã tr×nh ®é thùc sù sÏ gãp phÇn hoµn thµnh nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. 3. Yªu cÇu ®èi víi tæ chøc bé m¸y qu¶n lý. Môc ®Ých cña c¬ cÊu tæ chøc lµ nh»m lËp ra mét hÖ thèng chÝnh thøc gåm c¸c vai trß nhiÖm vô mµ con ng-êi cã thÓ thùc hiÖn, sao cho hä cã thÓ céng t¸c mét c¸ch tèt nhÊt víi nhau ®Ó ®¹t ®ùoc c¸c môc tiªu cña doanh nghiÖp. C¬ cÊu tæ chøc cho phÐp chóng ta tæ chøc vµ sö dông hîp lý c¸c nguån lùc. Nã còng cho phÐp chóng ta x¸c ®Þnh râ mèi t-¬ng quan gi÷a c¸c ho¹t ®éng cô thÓ vµ nh÷ng tr¸ch nhiÖm quyÒn h¹n g¾n liÒn víi nh÷ng c¸ nh©n, ph©n hÖ c¬ cÊu. Nã trî gióp 6 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 cho viÖc ra quyÕt ®Þnh bëi c¸c luång th«ng tin râ rµng. Nã gióp x¸c ®Þnh c¬ cÊu quyÒn lùc cho tæ chøc. Qu¸ tr×nh x©y dùng vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cÇn ph¶i ®¶m b¶o thùc hiÖn nh÷ng yªu cÇu sau: - TÝnh tèi -u: Ph¶i ®¶m b¶o gi÷a c¸c kh©u vµ c¸c cÊp qu¶n lý ®Òu ®-îc thiÕt lËp c¸c mèi quan hÖ hîp lý, mang tÝnh n¨ng ®éng cao, lu«n ®i s¸t vµ phôc vô cho môc ®Ých ®Ò ra cña doanh nghiÖp. - TÝnh linh ho¹t: C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o kh¶ n¨ng thÝch øng linh ho¹t víi bÊt kú t×nh huèng nµo x¶y ra trong hÖ thèng còng nh- ngoµi hÖ thèng. - TÝnh tin cËy: C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c cña th«ng tin ®-îc xö lý trong hÖ thèng, nhê ®ã ®¶m b¶o ®-îc sù phèi hîp nhÞp nhµng gi÷a c¸c ho¹t ®éng vµ nhiÖm vô cña tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng trong doanh nghiÖp. - TÝnh kinh tÕ: C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i ®-îc tæ chøc sao cho chi phÝ bá ra trong qu¸ tr×nh 7 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 x©y dùng vµ sö dông lµ thÊp nhÊt nh-ng ph¶i ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt. - TÝnh bÝ mËt: ViÖc tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o kiÓm so¸t ®-îc hÖ thèng th«ng tin, th«ng tin kh«ng ®-îc rß rØ ra ngoµi d-íi bÊt kú h×nh thøc nµo. §iÒu ®ã sÏ quyÕt ®Þnh sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña mçi doanh nghiÖp. II. C¬ cÊu chÝnh thøc vµ c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc - Vai trß vµ mèi quan hÖ cña c¬ cÊu chÝnh thøc vµ kh«ng chÝnh thøc. Thùc tiÔn ¸p dông trong c¸c doanh nghiÖp Mçi hÖ thèng tæ chøc dï ®-îc x©y dùng theo lo¹i h×nh nµo ®i ch¨ng n÷a còng bao gåm c¬ cÊu chÝnh thøc vµ c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc, bëi lÏ chØ riªng c¬ cÊu chÝnh thøc kh«ng thÓ hiÖn ®Çy ®ñ c¸c chøc n¨ng vµ c¸c mèi quan hÖ ®a d¹ng trong qu¶n lý. Trong ®ã, c¬ cÊu chÝnh thøc lµ bé khung cña tæ chøc, lµm nÒn mãng cho ho¹t ®éng qu¶n lý, ®-îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å tæ chøc. 8 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 1. C¬ cÊu chÝnh thøc a. Kh¸i niÖm: C¬ cÊu chÝnh thøc cña tæ chøc lµ c¬ cÊu ®-îc ghi nhËn chÝnh thøc trong c¸c v¨n b¶n ph¸p lý, ®iÒu lÖ tæ chøc cña doanh nghiÖp, còng cã tr-êng hîp kh«ng ®-îc ghi thµnh v¨n b¶n song ®-îc hîp thøc hãa theo truyÒn thèng, ®-îc moÞ ng-êi ghi nhËn nh- lµ thÓ chÕ. b. §Æc ®iÓm: - C¬ cÊu chÝnh thøc nµy ®-îc thÓ hiÖn ngay trªn s¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc cña mét doanh nghiÖp. Nã chØ ra c¸c vÞ trÝ kh¸c nhau, nh÷ng ng-êi n¾m gi÷ c¸c vÞ trÝ ®ã vµ c¸c mèi quan hÖ liªn quan quyÒn lùc gi÷a ng-êi nµy víi ng-êi kh¸c. - C¬ cÊu chÝnh thøc x¸c ®Þnh râ vai trß, vÞ trÝ cña mçi bé phËn vµ mçi ng-êi trong tæ chøc, víi c¸c mèi quan hÖ quyÒn lùc trong n«Þ bé tæ chøc( bao gåm quyÒn h¹n, tr¸ch nhiÖm, chÕ ®é lµm viÖc) ®Ó thùc hiÖn sù ph©n c«ng, ph©n cÊp vµ liªn kÕt trong tæ chøc, ®¶m b¶o kû c-¬ng vµ hiÖu lùc cña tæ chøc, phôc vô môc tiªu cña c¶ trong doanh nghiÖp. - Trong tæ chøc chÝnh thøc g¾n liÒn víi c¬ cÊu vai trß nhiÖm vô h-íng ®Ých trong mét doanh nghiÖp ®-îc 9 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 tæ chøc mét c¸ch chÝnh thøc. Khi nãi r»ng mét tæ chøc lµ “ chÝnh thøc” , hoµn toµn ch¼ng cã ®iÒu g× lµ cøng nh¾c hay qu¸ h¹n chÕ trong c¸ch diÔn ®¹t nµy. NÕu mét ng-êi qu¶n lý cã ý ®Þnh tæ chøc thËt tèt, c¬ cÊu ®ã ph¶i t¹o ra mét m«i tr-ßng ë ®ã viÖc thùc hiÖn cña tõng c¸ nh©n, c¶ trong hiÖn t¹i vµ t-¬ng lai, ph¶i cã ®ãng gãp cã hiÖu qu¶ nhÊt vµo môc tiªu cña tËp thÓ. C«ng ty liªn doanh c¬ khÝ x©y dùng Hµ Néi (CEC Hanoi Ltd) ®-îc thµnh lËp vµo n¨m 1996 theo giÊy phÐp ®Çu t- sè 1368/GP cÊp ngµy 13 th¸ng 5 n¨m 1996 vµ b¾t ®Çu ®i vµo ho¹t ®éng t¹i ViÖt Nam tõ n¨m 1997 víi c¸c s¶n phÈm kÕt cÊu thÐp chÊt l-îng cao. Víi môc ®Ých trë thµnh C«ng ty hµng ®Çu vÒ chÊt l-îng trong lÜnh vùc kÕt cÊu thÐp vµ thiÕt bÞ n©ng h¹, vµ nhËn ®-îc sù hç trî vÒ kü thuËt cña c¸c h·ng thiÕt bÞ hµng ®Çu thÕ giíi, cïng víi ch-¬ng tr×nh ®µo t¹o nghiªn cøu - ph¸t triÓn liªn tôc cña ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n n¨ng ®éng, s¸ng t¹o, tõng b-íc CEC Hanoi Ltd ®· trë thµnh C«ng ty cã nh·n hiÖu hµng ®Çu trong lÜnh vùc kÕt cÊu vµ thiÕt bÞ n©ng h¹. C«ng ty cung cÊp c¸c s¶n phÈm vµ dÞch vô kh¸c nhau tõ thiÕt kÕ chi tiÕt ®Õn gia c«ng kÕt cÊu thÐp 10 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 th«ng dông vµ kÕt cÊu thÐp ®Æc biÖt, lµm s¹ch bÒ mÆt vµ s¬n phñ theo quy tr×nh quèc tÕ hoÆc m¹ nhóng kÏm, ®ãng gãi vµ vËn chuyÓn. Qu¶n lý chÊt l-îng cña c«ng ty ho¹t ®éng trªn c¬ së tiªu chuÈn ISO 9002. Bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty ®-îc tæ chøc theo m« h×nh trùc tuyÕn - chøc n¨ng. C¬ cÊu chÝnh thøc cña c«ng ty thÓ hiÖn b»ng tr¸ch nhiÖm vµ nhiÖm vô cña tõng phßng ban trong c«ng ty. D-íi ®©y lµ mét phÇn c¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty Liªn doanh c¬ khÝ x©y dùng. Gi¸m ®èc Phßng s¶n xuÊt §éi I Phßng KÕ to¸n Phßng Kü thuËt Phßng Marketing §éi II Qu¶n trÞ ®êi sèng Phßng Phßng Tµi vô Qu¶n lý vËt t- 11 Phßng Qu¶n lý chÊt l-îng CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Qua hÖ thèng s¬ ®å trªn, mçi nh©n viªn cña c¸c phßng ban biÕt râ vÞ trÝ cña m×nh trong c¬ cÊu vµ x¸c ®Þnh mèi quan hÖ vÒ quyÒn lùc gi÷a hä víi ng-êi kh¸c trong tæ chøc. VÝ dô t¹i phßng Kinh doanh cña C«ng ty tr-ëng phßng cã nhiÖm vô lªn kÕ ho¹ch kinh doanh cña phßng tr×nh Tæng gi¸m ®èc phª duyÖt: LËp kÕ ho¹ch hµng n¨m vµ quý vÒ ph¸t triÓn kinh doanh cña CEC tr×nh TG§ phª duyÖt, kÕ ho¹ch kinh doanh ph¶i x¸c ®Þnh râ c¸c môc tiªu vÒ doanh sè, thÞ phÇn, lîi nhuËn, møc ®é t¨ng tr-ëng, c¸c môc tiªu kinh tÕ x· héi phï hîp kh¸c; LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn chi tiÕt hµng th¸ng vµ quý cho tõng bé phËn kinh doanh víi chØ tiªu c«ng t¸c vµ ®Çu c«ng viÖc cô thÓ cho t-êng ng-êi nh»m lµm c¨n cø cho c«ng t¸c ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ thùc hiÖn c«ng viÖc cña tõng ng-êi. Còng qua s¬ ®å thÓ hiÖn mèi quan hÖ ®iÒu khiÓn phôc tïng. Cã nghÜa lµ quan hÖ chñ yÕu trong mét tæ 12 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 chøc víi t¸c ®éng qua l¹i gi÷a cÊp trªn vµ cÊp d-íi, gi÷a ng-êi phô tr¸ch vµ ng-êi thõa hµnh. c. Vai trß Nh×n chung, tæ chøc chÝnh thøc g¾n liÒn víi c¬ cÊu, vai trß nhiÖm vô h-íng ®Ých trong mét doanh nghiÖp ®-îc tæ chøc mét c¸ch chÝnh thøc. C¬ cÊu chÝnh thøc t¹o ra nÒn mãng cho ho¹t ®éng qu¶n lý. Nã v¹ch ra c«ng viÖc cÇn lµm, ai ph¶i tiÕn hµnh nh÷ng ho¹t ®éng cô thÓ vµ toµn bé nhiÖm vô cña tæ chøc ®-îc hoµn thµnh ra sao. §ã chÝnh lµ bé khung cña tæ chøc. Tæ chøc chÝnh thøc t¹o ra ®-îc nh÷ng mong muèn vµ n¨ng lùc c¸ nh©n trong nh÷ng tæ chøc chÝnh thøc nhÊt. 2. C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc a) Kh¸i niÖm: C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc lµ h×nh thøc tæ chøc “ phi h×nh thÓ” nh»m thùc hiÖn nh÷ng mèi liªn hÖ “ mÒm” trong néi bé tæ chøc gi÷a c¸c c¸ nh©n vµ gi÷a c¸c nhãm ng-êi cã ®Æc ®iÓm lîi Ých riªng cÇn ®-îc ®iÒu hoµ ®Ó phôc vô môc tiªu chung. Nã bæ sung cho c¬ cÊu chÝnh thøc ®Ó thùc hiÖn ®Çy ®ñ vµ cã hiÖu qu¶ 13 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 cao chøc n¨ng cña tæ chøc mµ kh«ng sö dông quyÒn lùc hµnh chÝnh. b) §Æc ®iÓm: C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc kh«ng ®-îc thÓ hiÖn trªn s¬ ®å tæ chøc, còng cã tr-êng hîp ghi nhËn nh- mét ph©n hÖ bæ sung th-êng ®ã lµ c¸c héi ®ång t- vÊn vÒ tõng lÜnh vùc, c¸c tiÓu ban, c¸c nhãm chuyªn gia, c¸c uû ban liªn tÞch... C¸c tæ chøc ®ã kh«ng cÇn biªn chÕ chuyªn tr¸ch, mµ sö dông nh÷ng ng-êi trong bé m¸y lµm kiªm nhiÖm, ho¹t ®éng th-êng xuyªn theo ®Þnh kú hoÆc tån t¹i cã thêi h¹n, kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc ®-îc ng-êi ®iÒu hµnh tæ chøc qu¶n lý tham kh¶o, tiÕp nhËn ®Ó bæ sung, hoµn thiÖn c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý. NÕu nh- trong c¬ cÊu chÝnh thøc x¸c ®Þnh râ nh÷ng quan hÖ chÝnh x¸c gi÷a c¸c c«ng viÖc kh¸c nhau trong c«ng ty ®-îc ghi ra trªn giÊy, trong mét s¬ ®å tæ chøc. Ai còng thÊy râ sù cÇn thiÕt ph¶i lµm nhvËy. Tuy nhiªn chóng ta cÇn quay trë l¹i nh÷ng thùc tÕ cña ®êi sèng tæ chøc vµ nhËn râ r»ng nh÷ng c«ng viÖc ®ã do con ng-ßi xö lý chø kh«ng ph¶i nh÷ng robot. 14 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Cuèi cïng sÏ thÊy râ nh÷ng quan hÖ kh«ng chÝnh thøc tån t¹i nh-ng kh«ng ®-îc thÓ hiÖn trong mét s¬ ®å nµo c¶. ViÖc t×m c©u tr¶ lêi cho c¸c tæ chøc kh«ng chÝnh thøc tån t¹i v× lý do g× vµ nh- thÕ nµo lµ lÜnh vùc nghiªn cøu riªng cña m«n t©m lý x· héi häc. Ng-êi qu¶n lý chØ cÇn biÕt r»ng c¸c mèi quan hÖ t-¬ng hç gi÷a c¸c c¸ nh©n lµ rÊt quan träng ®èi víi viÖc qu¶n lý. C¸c mèi liªn hÖ t-¬ng hç gi÷a c¸c c¸ nh©n n¨ng ®éng nµy chÞu ¶nh h-ëng bëi sè l-îng ng-êi trong nhãm, bëi sè ng-êi thùc tÕ cã liªn quan, bëi nh÷ng vÊn ®Ò mµ tËp thÓ dÝnh lÝu tíi bëi sù thay ®æi ban l·nh ®¹o cña nhãm, vµ bëi sù tiÕp tôc qu¸ tr×nh ®æi míi. Trong c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc cña C«ng ty Liªn doanh c¬ khÝ x©y dùng, mÆc dï mét sè c¸c phßng ban kh«ng n»m trong hÖ thèng qu¶n lý chÊt l-îng cña c«ng ty nh-ng l¹i cã vai trß cùc kú quan träng: VÝ dô Phßng Qu¶n trÞ ®êi sèng: Lµ phßng nghiÖp vô cã chøc n¨ng tham m-u gióp viÖc Gi¸m ®èc qu¶n lý lÜnh vùc: Qu¶n trÞ ®êi sèng, vÖ sinh c«ng nghiÖp vµ y tÕ cña c«ng ty. 15 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 c) Vai trß: Trong c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc th-êng ®-îc t¹o ra nh÷ng th«ng tin ngang vµ nhê ®ã mµ ®· c¶i thiÖn ®-îc sù céng t¸c vµ phèi hîp gi÷a c¸c bé phËn. NÕu nh- tÊt c¶ th«ng tin truyÒn theo tuyÕn däc vµ thùc hiÖn theo s¬ ®å tæ chøc hiÖu qu¶ cã thÓ chØ cßn lµ con sè kh«ng. NÕu nh- trong c¬ cÊu chÝnh thøc, mèi quan hÖ phèi hîp gi÷a c¸c bé phËn cïng cÊp ®-îc quy ®Þnh râ rµng, kh«ng tuú tiÖn theo c¶m tÝnh vµ ph¶i cïng chÞu tr¸ch nhiÖm khi thiÕu phèi hîp dÉn ®Õn hËu qu¶ xÊu. Cßn trong c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc th× ho¹t ®éng cña nã gióp Ých nhiÒu cho viÖc gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò phøc t¹p, tÕ nhÞ trong qu¶n lý nh- vÒ khoa häc- c«ng nghÖ, vÒ quyÒn lîi vµ nghÜa vô cña ng-êi lao ®éng... 3. Mèi quan hÖ gi÷a c¬ cÊu chÝnh thøc vµ c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc trong tæ chøc. Qua s¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty bÊt kú nµo ®i ch¨ng n÷a th× thÊy sù ®an chÐo vµo nhau cña c¸c quan hÖ chÝnh thøc vµ c¸c quan hÖ kh«ng chÝnh thøc t¹o thµnh mét c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý gåm hai hÖ gióp cho c¸c nhiÖm vô qu¶n lý ®-îc thùc hiÖn mét c¸ch toµn diÖn vµ cã kÕt qu¶. 16 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Trong mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt, cã thÓ hai c«ng nh©n lµm ë nh÷ng bé phËn kh¸c nhau nh-ng hä cã thÓ hîp t¸c víi nhau trong mét c«ng viÖc chung cña c«ng ty th× cã thÓ t¹o n¨ng suÊt cao h¬n so víi víi møc vèn cã. Trong qu¶n lý ®iÒu cùc kú quan träng lµ ph¶i x¸c ®Þnh ®-îc møc ®é tèi -u ®Ó kÕt hîp ho¹t ®éng cña c¬ cÊu tæ chøc chÝnh thøc vµ c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc. §ã chÝnh lµ sù kÕt hîp hµi hoµ gi÷a viÖc thÓ chÕ ho¸ vµ viÖc x· héi ho¸ ho¹t ®éng qu¶n lý. C¬ cÊu chÝnh thøc t¹o ra nÒn mãng ho¹t ®éng cho c«ng ty nh-ng c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc t¹o ra nh÷ng th«ng tin ngang vµ nhê ®ã mµ c¶i thiÖn ®-îc viÖc céng t¸c vµ phèi hîp gi÷a c¸c bé phËn. Gi¸m ®èc C«ng ty C¸c phã gi¸m ®èc Phßng KÕ to¸n Phßng Nghiªn cøu thÞ tr-êng Phßng Kü thuËt Phßng Qu¶n trÞ ®êi sèng Phßng s¶n xuÊt Phßng Tµi vô 17 Phßng Tæ chøc nh©n sù CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 Nh- vËy trong c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty th× nhiÖm vô cña tõng phßng ban ®-îc quy ®Þnh râ rµng vµ hîp lý. C¬ cÊu chÝnh thøc cña c«ng ty Liªn doanh c¬ khÝ x©y dùng n»m trong hÖ thèng qu¶n lý chÊt l-îng ISO 9002, trong ®ã c¸c phßng cã mhiÖm vô riªng nh-ng l¹i hç trî cho c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc cña c«ng ty. Bëi v× khi mét nhµ l·nh ®¹o ®-îc bè trÝ vµo mét phßng ban nµo ®ã trong tæ chøc th× nh÷ng ng-êi kh¸c sÏ ®Õn xin ý kiÕn cña hä, bÊt kÓ ®Õn c¬ cÊu chÝnh thøc ho¹t ®éng x· héi ch¾c ch¾n sÏ lµ nguyªn nh©n lín nhÊt sinh ra quan hÖ kh«ng chÝnh thøc. Do ®ã kÕt hîp c¬ cÊu chÝnh thøc vµ c¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc trong tæ chøc cña c«ng ty lµ rÊt quan träng, nã t¹o ra hiÖu qu¶ cao trong c«ng viÖc mµ cßn gióp c«ng ty ho¹t ®éng nhÞp nhµng v× gi÷a c¸c phßng ban vµ c¸c nh©n viªn ®· phèi hîp tèt víi nhau. 18 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 III. ý kiÕn vµ gi¶i ph¸p trong t×nh h×nh hiÖn t¹i Nh- ph©n tÝch ë trªn theo em muèn hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lÝ ph¶i ®¶m b¶o thùc hiÖn ®-îc mét sè môc tiªu sau: - §¶m b¶o ph¸t huy vai trß cña bé m¸y qu¶n lÝ trong c¸c doanh nghiÖp trong ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh vµ tu©n theo c¸c quy ®Þnh cña ph¸p luËt. §ång thêi n©ng cao tÝnh n¨ng ®éng, gän nhÑ cña bé m¸y qu¶n lÝ, ®em l¹i hiÖu qu¶ cao h¬n, lµm cho c¸c chØ tiªu cña doanh nghiÖp t¨ng lªn nh- chØ tiªu: N¨ng suÊt lao ®éng, tiÕt kiÖm quü l-¬ng, gi¶m chi phÝ trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. - X©y dùng c¬ cÊu gän nhÑ, ph¶n øng linh ho¹t trong bÊt kú t×nh huèng nµo x¶y ra, c¸c quyÕt ®Þnh ®-îc thùc hiÖn nhanh chãng h¬n, kh¾c phôc t×nh tr¹ng trïng lÆp hoÆc chia c¾t chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¸c bé phËn nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh, t×m kiÕm ®-îc nhiÒu kh¸ch hµng…, ®¶m b¶o viÖc lµm vµ thu nhËp cho ng-êi lao ®éng. 19 CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn : 6.280.688 - §¶m b¶o mèi quan hÖ chØ ®¹o gi÷a ban gi¸m ®èc, c¸c phßng ban, v¨n phßng, tæ chøc s¶n xuÊt t¹o nªn mét khèi qu¶n lÝ thèng nhÊt ho¹t ®éng nhÞp nhµng víi nhau. - G¾n viÖc kiÖn toµn tæ chøc víi viÖc s¾p xÕp c¸n bé, tæ chøc, ®µo t¹o thi n©ng bËc, ®µo t¹o l¹i ®éi ngò c¸n bé. ChuÈn bÞ mét ®éi ngò c¸n bé kÕ cËn b»ng c¸ch ®æi míi. - Chøc danh, nhiÖm vô cña tõng bé phËn c«ng nh©n viªn ®-îc x¸c ®Þnh râ rµng, s¾p xÕp lao ®éng ®óng ng-êi ®óng viÖc, ®¶m b¶o ®iÒu kiÖn lµm viÖc cho ng-êi lao ®éng. Tãm l¹i viÖc hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lÝ còng nh- x©y dùng ®-îc mét c¬ cÊu chÝnh thøc vµ kh«ng chÝnh thøc hîp lý sÏ gióp c¸c doanh nghiÖp n©ng cao hiÖu lùc qu¶n lÝ, c¶i thiÖn ®iÒu kiÖn lµm viÖc, kÝch thÝch ho¹t ®éng lao ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, t¹o uy tÝn cña doanh nghiÖp víi c¸c ®èi t¸c liªn doanh vµ víi kh¸ch hµng, thu hót ®-îc nhiÒu nh©n tµi cã kh¶ n¨ng ®¶m nhËn ®-îc mét khèi l-îng c«ng viÖc lín, chÊt l-îng s¶n phÈm ®-îc ®¶m b¶o. 20