Tiểu luận tổ chức quản lý
A-LỜI NÓI ĐẦU
Trong điều kiện nền kinh tế Việt Nam đang phát triển hiện nay thì dù
là bất cứ hoạt động nào đi chăng nữa cũng cần phải lựa chọn và sắp xếp tổ
chức và cơ cấu nào là phù hợp sao cho có thể đạt hiệu quả cao nhất. Mặc dù
ta đã nói nhiều về doanh nghiệp sản xuất, nhưng phải công nhận rằng những
điểm trình bày dưới tiêu chí của một tổ chức và lập kế hoạch đều có thể áp
dụng tót cho công ty không sản xuất, Ngân hàng, bệnh viện, cửa hàng bách
hoá và công ty đường sắt là những ví dụ về các kiểu doang nghiệp khác
nhau, và mặc dù chức năng ở các doanh nghiệp này có thể khác xa chức
năng của nhiều doanhh nghiệp sản xuất, nhưng nhu cầu sắp xếp tổ chức và
lựa chọn một mô hình tổ chức là hoàn toàn giống nhau.
Xuất phát từ tầm quan trọng của tổ chức và lựa chọn cơ cấu tổ chức
trong doanh nghiệp. Em đã quyết tâm thực hiện đề tài: "Cơ cấu chính thức
và cơ cấu không chính thức. Vai trò và mối quan hệ giữa chúng. Áp
dụng thực tiễn vào doanh nghiệp.”
Trong quá trình thực hiện đề tài này, em xin chân thành cảm ơn giảng
viên Phạm Văn Minh đã hướng dẫn và giúp đỡ tận tình để em hoàn thành đề
tài này.
1
Tiểu luận tổ chức quản lý
B- NỘI DUNG
I. KHÁI NIỆM TỔ CHỨC VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ
1.Tổ chức là gì?
-Tổ chức (trong từ điển Tiếng việt) là tạo thành một chính thể có cấu
tạo và chức năng nhất định hoạt động có trật tự và nề nếp làm những việc
cần thiết để tiến hành một hoạt động có hiệu quả tập hợp một số người hoạt
động vì quyền lợi chung.
-Tổ chức (Chester Borard) là một hệ thống các hoạt động hay những
nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức.
Nói cách khác, khi người ta cùng nhau hợp tác và thoả thuận một cách chính
thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành những mục tiêu
chung thì tổ chức sẽ được hình thành.
Ví dụ khi chúng ta nói:” Tổ chức một cuộc mít tinh”, “Tổ chức một
cuộc vận động”, “Tổ chức một cuộc quân đội”,”Tổ chức chính quyền nhà
nước”, thì chúng ta cũng có thể hiểu được rằng dù là tổ chức gì đi chăng
nữa thì tổ chức cũng phải có:
. Thứ nhất: có một kế hoạch hoặc một lý tưởng nhất định.
. Thứ hai: có một tổ chức có đặc tính là đủ khả năng đạt tới và thực
hiện được những yêu cầu của lý tưởng.
. Thứ ba: có lao động, tiền vốn, vật liệu , máy móc và phương pháp
tạo khả năng cho tổ chức đạt được vầ hoàn thành nhiệm vụ.
. Thứ tư: có những cán bộ lãnh đạo đủ năng lực buộc tổ chức thực
hiện được lý tưởng đề ra với số người và phương tiện cho trước.
.Như vậy khi thực hiện một tổ chức, cần phải đặt ra cho mình câu hỏi:
thực hiện công tác tổ chức để làm gì? Muốn dùng tổ chức để đạt tới mục
đích gì? Đề ra chương trình như thế nào cho các cán bộ? Chỉ có một khái
2
Tiểu luận tổ chức quản lý
niệm rõ rệt về mục tiêu của tổ chức mới tạo ra khả năng xây dựng một cách
đúng đắn bản thân tổ chức và thực hiện mọi công tác về sau.
Như vậy chúng ta có thể phân ra 7 yếu tố cơ bản của một tổ chức là:
- Mục tiêu.
- Loại hình tổ chức: lựa chọn loại hình tổ chức nào là thích hợp nhất.
- Phương pháp: vận dụng những phương pháp nào để thực hiện được
mục tiêu
- Con người: cần một lượng nhân lực như thế nào để thực hiện công
tác.
- Phương tiện vật chất: lựa chọn loại vật liệu nào có thể hoàn thành
công việc.
- Thời gian: trong khoảng thời gian bao lâu để hoàn thành công việc.
- Kiểm tra: nắm tình hình công tác và tổ chức kiểm tra.
2. Tổ chức quản lý là gì?
Trong kinh doanh, cần có sự phân biệt giữa tổ chức sản xuất, tổ chức
quản lý và tổ chức lao động.
- Tổ chức quản lý là việc xem xét trong việc xây dựng cơ cấu các mối
quan hệ trong một tổ chức và việc bố trí con người vào trong cơ cấu đó.
- Tổ chức sản xuất là sự bố trí các công đoạn, các khâu trong cả dây
chuyền nhằm thực hiện chu trình kinh doanh từ “đầu vào” đến “đầu ra”.
Ví dụ tổ chức các phân xưởng, các bộ phận dịch vụ trong doanh
nghiệp và đó là các đối tượng của tổ chức quản lý.
- Tổ chức lao động là sự phân công, bố trí, sử dụng lực lượng lao
động với cách làm việc khoa học nhằm đạt năng suất, hiệu quả cao nhất.
Tổ chức quản lý gồm 3 yếu tố tạo thành: chức năng, cơ cấu, vầ cơ chế
vận hành.
3
Tiểu luận tổ chức quản lý
Trong chức năng là lý do hình thành và tồn tại của một tổ chức đựoc
khái quát từ các nhiệm vụ chính phải làm thường xuyên để thực hiện các
mục tiêu của tổ chức.
Cơ cấu là phưong tiện( thực thể) để thực hiện chức năng, bao gồm các
bộ phận hợp thành tổ chức.
Cơ chế là phương thức vận hành để cơ cấu thực hiện đúng chức năng.
Hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc hiệu lực điều hành của tổ chức
quản lý phụ thuộc cả ba yếu tố nói trên. Chức năng không rõ sẽ không phụ
vụ đúng mục tiêu, cơ cấu không hợp lý sẽ không thực hiện tốt chức năng. Cơ
chế không phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận hành của cơ cấu.
Nếu xét tổ chức quản lý ở trạng thái tĩnh là nói về phương diện cơ cấu
của tổ chức quản ly, thể hiện ở kết cấu bộ máy quản lý- điều hành. Đây là
phần “ cứng”, bộ khung của tổ chức dược thể hiện trên sơ đồ hệ thống tổ
chức mỗi đơn vị với các vị trí xác định theo nguyên tắc nhất định
Nếu xét tổ chức ở trạng thái động là nói về cung cách vận hành của
bộ khung đã được tạo dựng; bao gồm chức năng từng bộ phận và cơ chế vận
hành của cả guồng máy. Cơ chế vận hành này bao gồm từ trách nhiệm,
quyền hạn, chế độ làm việc đến các mối quan hệ hữu cơ trong nội bộ tổ
chức và các quan hệ với bên ngoài.
Tóm lại, có thể coi mặt tĩnh là” thể xác”( thực thể) các tổ chức và mặt
động là “ phần hồn” của tổ chức.
II. CƠ CẤU VÀ PHÂN LOẠI CƠ CẤU.
1. Cơ cấu là gì?
- Cơ cấu tổ chức là sự bố trí giữa các phòng ban, phân xưởng, các bộ
phận, chức danh một cách hợp lý nhằm tạo thành một hệ thống hoạt động ăn
khớp nhịp nhàng theo sự điều khiển của một trung tâm( người đứng đầu).
4
Tiểu luận tổ chức quản lý
- Cơ cấu tổ chức cũng có thể hiểu rằng nó là tổng hợp các bộ phận,
đơn vị và cá nhân khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau,
được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được
bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các
chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh
nghiệp.
Như vậy, mục đích của cơ cấu tổ chức là nhằm lập ra một hệ thống
chính thức gồm các vai trò nhiệm vụ mà con người có thể thực hiện, sao cho
họ có thể cộng tác một cách tốt nhất với nhau để đạt đựoc các mục tiêu của
doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức cho phép chúng ta tổ chức và sử dụng hợp lý
các nguồn lực. Nó cũng cho phép chúng ta xác định rõ mối tương quan giữa
các hoạt động cụ thể và những trách nhiệm quyền hạn gắn liền với những cá
nhân, phân hệ cơ cấu. Nó trợ giúp cho việc ra quyết định bởi các luồng
thông tin rõ ràng. Nó giúp xác định cơ cấu quyền lực cho tổ chức.
2. Phân loại cơ cấu tổ chức.
Mỗi hệ thống tổ chức dù được xây dựng theo loại hình nào đi chăng
nữa cũng bao gồm cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức, bởi lẽ chỉ
riêng cơ cấu chính thức không thể hiện đầy đủ các chức năng và các mối
quan hệ đa dạng trong quản lý. Trong đó, cơ cấu chính thức là bộ khung của
tổ chức, làm nền móng cho hoạt động quản lý, được thể hiện qua sơ đồ tổ
chức.
- Cơ cấu chính thức được ghi nhận chính thức trong các văn bản pháp
lý, điều lệ của tổ chức của doanh nghiệp, cũng có trường hợp không được
ghi thành văn bản song được hợp thức hoá theo truyền thống, được moị
người ghi nhận như là thể chế.
- Cơ cấu không chính thức là hình thức tổ chức “ phi hình thể” nhằm
thực hiện những mối liên hệ “ mềm” trong nội bộ tổ chức giữa các cá nhân
5
Tiểu luận tổ chức quản lý
và giữa các nhóm người có đặc điểm lợi ích riêng cần được điều hoà để phục
vụ mục tiêu chung. Nó bổ sung cho cơ cấu chính thức để thực hiện đầy đủ
và có hiệu quả cao chức năng của tổ chức mà không sử dụng quyền lực hành
chính.
III. PHÂN TÍCH CƠ CẤU CHÍNH THỨC VẦ CƠ CẤU KHÔNG CHÍNH THỨC
TRONG TỔ CHỨC.
1.Cơ cấu chính thức.
a.Khái niệm.
- Cơ cấu chính thức là cơ cấu gắn với vai trò và nhiệm vụ hướng đích
cho một tổ chức thể hiện mối quan hệ điều khiển- phục tùng.
b.Đặc điểm.
- Cơ cấu chính thức của tổ chức thể hiện qua sơ đồ tổ chức và khác
biệt với các hệ thống phi chính thức cùng tồn tại. Lý do tồn tại của hệ thống
phi chính thức này là không thể có một cơ cấu chính thức nào mô tả được
đầy đủ các hoạt động trong tổ chức.
- Cơ cấu chính thức này được thể hiện ngay trên sơ đồ cơ cấu tổ chức
của một doanh nghiệp. Nó chỉ ra các vị trí khác nhau, những người nắm giữ
các vị trí đó và các mối quan hệ liên quan quyền lực giữa người này với
người khác.
Sơ đồ dưới đây là một phần sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị cho một
doanh nghiệp ngành dược phẩm:
Tổng giám đốc
phó tổng giám
đốc phát triển
Phó tổng giám
đốc sản xuất
Ngưòi phụ
trách sản xuất
dược phẩm
Phó tổng giám
đốc marketing
Người phụ
trách6dụng cụ
an toàn cá
nhân
Phó tổng giám
đốc tài chính
Người phụ
trách SX các
sản phẩm vệ
sinh
Tiểu luận tổ chức quản lý
Thông qua hệ thống sơ đồ này,mỗi nhân viên của doanh nghiệp biết rõ
vị trí của mình trong cơ cấu và xác định mối liên quan về quyền lực giữa họ
với các người khác trong tổ chức.
Cũng qua sơ đồ thể hiện mối quan hệ điều khiển phục tùng. Có nghĩa
là quan hệ chủ yếu trong một tổ chức với tác động qua lại giữa cấp trên và
cấp dưới, giữa người phụ trách vầ người thừa hành.
c.Vai trò
Nhìn chung, tổ chức chính thức gắn liền với cơ cấu, vai trò nhệm vụ
hướng đích trong một doanh nghiệp được tổ chức một cách chính thức. Cơ
cấu chính thức tạo ra nền móng cho hoạt động quản lý. Nó vạch ra công việc
cần làm, ai phải tiến hành những hoạt động cụ thể và toàn bộ nhiệm vụ của
tổ chức được hoàn thành ra sao. Đó chính là bộ khung của tổ chức.
Tổ chức chính thức tạo ra được những mong muốn và năng lực cá nhân
trong những tổ chức chính thức nhất.
2. Cơ cấu không chính thức.
a.Khái niệm.
- Cơ cấu không chính thức là cơ cấu được thể hiện về những mối quan
hệ dựa trên tinh thần tự giác tự nguỵên cùng nhau hợp tác vì quyền lợi
chung.
- Cơ cấu không chính thức là bất kỳ hành động hợp tác riêng lẻ nào
không có những mục đích hợp tác có ý thức tự giác, cho dù có thể mang lại
những kết quả hợp tác.
b. Đặc điểm.
7
Tiểu luận tổ chức quản lý
Cơ cấu không chính thức không được thể hiện trên sơ đồ tổ chức,
cũng có trường hợp ghi nhận như một phân hệ bổ sung thường đó là các hội
đồng tư vấn về từng lĩnh vực, các tiểu ban, các nhóm chuyên gia, các uỷ ban
liên tịch... Các tổ chức đó không cần biên chế chuyên trách, mà sử dụng
những người trong bộ máy làm kiêm nhiệm, hoạt động thường xuyên theo
định kỳ hoặc tồn tại có thời hạn, kết quả hoạt động của cơ cấu không chính
thức được người điều hành tổ chức quản lý tham khảo, tiếp nhận để bổ sung,
hoàn thiện các quyết định quản lý.
Nếu như trong cơ cấu chính thức xác định rõ những quan hệ chính xác
giữa các công việc khác nhau trong công ty được ghi ra trên giấy, trong một
sơ đồ tổ chức. Ai cũng thấy rõ sự cần thiết phải làm như vậy. Tuy nhiên
chúng ta cần quay trở lại những thực tế của đời sống tổ chức và nhận rõ rằng
những công việc đó do con ngưòi xử lý chứ không phải những robot. Cuối
cùng sẽ thấy rõ những quan hệ không chính thức tồn tại nhưng không được
thể hiện trong một sơ đồ nào cả.
Trong cơ cấu không chính thức thể hiện mối quan hệ phối hợp –hợp
tác, đó là những hành động liên kết, hợp đồng giữa các bộ phận cùng cấp,
giữa cơ cấu chính thức với cơ cấu không chính thức, giứa các thành viên
trong tổ chức với nhau.
c. Vai trò.
Trong cơ cấu không chính thức thường được tạo ra những thông tin
ngang và nhờ đó mà đã cải thiện được sự cộng tác và phối hợp giữa các bộ
phận. Nếu như tất cả thông tin truyền theo tuyến dọc và thực hiện theo sơ đồ
tổ chức hiệu quả có thể chỉ còn là con số zezo.
Nếu như trong cơ cấu chính thức, mối quan hệ phối hợp giữa các bộ
phận cùng cấp được quy định rõ ràng, không tuỳ tiện theo cảm tính và phải
cùng chịu trách nhiệm khi thiếu phối hợp dẫn đến hậu quả xấu. Còn trong cơ
8
Tiểu luận tổ chức quản lý
cấu không chính thức thì hoạt động của nó giúp ích nhiều cho việc giải quyết
các vấn đề phức tạp, tế nhị trong quản lý như về khoa học- công nghệ, về
quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động...
3. Mối quan hệ giữa cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính
thức trong tổ chức.
Sơ đồ tổ chức
1
1.1
3.1
1.2
3.2
2.1
4.1
2.2
4.2
Một tổ chức không chính thức đựoc thể hiện bằng những đường đứt
quãng còn đường thẳng thể hiện cơ cấu chính thức.
Qua sơ đồ trên cho thấy sự đan chéo vào nhau của các quan hệ chính
thức và các quan hệ không chính thức tạo thành một cơ cấu tổ chức quản lý
gồm hai hệ giúp cho các nhiệm vụ quản lý dược thực hiện một cách toàn
diện và có kết quả.
Trong một doanh nghiệp sản xuất, có thể hai công nhân làm ở những
bộ phận khác nhau nhưng họ có thể hợp tác với nhau trong một công việc
chung của công ty thì có thể tạo năng suất cao hơn so với với mức vốn có.
Công nhân 1.2 nếu hoạt động riêng lẻ không có sự phối hợp với các
công nhân khác thì chưa chắc công nhân 1.2 có thể hoàn thành công việc,
9
Tiểu luận tổ chức quản lý
chính sự hợp tác với công nhân 3.1 đã tạo ra sự ăn ý trong công việc, góp
phần phát triển trong doanh nghiệp.
Trong quản lý điều cực kỳ quan trọng là phải xác định được mức độ
tối ưu để kết hợp hoạt động của cơ cấu tổ chức chính thức và cơ cấu không
chính tức. Đó chính là sự kết hợp hài hoà giữa việc thể chế hoá và việc xã
hội hoá hoạt động quản lý.
IV. ÁP DỤNG THỰC TIỄN TẠI CÔNG TY THAN MẠO KHÊ- QUẢNG NINH.
1.Một vài nét về công ty than Mạo khê.
Công ty than Mạo khê trước đây là là Mỏ than Mạo Khê là một
doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng Công ty Than Việt nam, có lịch sử khai
thác trên 150 năm.So với các mỏ hầm lò hiện nay thi Công ty than Mạo Khê
có trữ lượng tương đối lớn, toàn công ty là một dây truyền hoàn chỉnh từ
khâu kiến thiết cơ bản đến khâu khai thác, vận tải, sàng tuyển và đến khâu
tiêu thụ sản phẩm.
2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Công ty than Mạo Khê.
Xuất phát từ đặc điểm tổ cức sản xuất, yêu cầu quản lý sản xuất công
ty đã lựa chọn các loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung: toàn công ty
có một phòng kế toán, các nhân viên trong phòng đã phối thực hiện công
việc kế toán một cách nhịp nhàng dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán
trưởng.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ
sau:
Kế toán trưởng
Phó phòng kế
toán
Kế
toán
tổng
hợp
Thốn
g kê
sản
lượng
Kế
toán
tiền
mặt
Kế
toán
TGNH
Kế
Kế
Kế
toán
toán
toán
TT
VL CC công
với
DC
nợ
người
nội bộ
bán, 10
Kế
toán
TSCĐ
Kế
toán
lương
BHXH
XH
Thủ
quỹ
Tiểu luận tổ chức quản lý
Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức nhận thấy rằng:Kế toán trưởng là người chỉ
đạo công tác tài chính của công ty, dưới đó là phó phòng Kế toán và các
nhân viên kế toán chịu trách nhiệm từng lĩnh vực một.Mỗi nhân viên của
phòng kế toán biết rõ vị trí của mình trong cơ cấu và xác định mối liên quan
về quyền lực giữa họ với các người khác trong tổ chức. Đây chính là cơ cấu
chính thức của công ty than Mạo Khê.
Mặc dù mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm từng lĩnh vực một
nhưng chính các nhân viên này lại có vai trò cực kỳ quan trọng. Không chịu
sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng mà phải thông qua Phó phòng kế
toán, nhờ đó mà Kế toán trưởng nắm bắt được tình kế toán của các phòng
ban. Cơ cấu không chính thức không xuất hiện trên sơ đồ, tuy không thể
hiện trực tiếp trên sơ đồ cơ cấu tổ chức nhưng cũng có thể nhận biết vị trí
của từng người. Sự hỗ trợgiữa các phòng ban giúp cho Kế toán trưởng có thể
biết được các số liệu tài chính thống kê, kế toán mà phòng kế toán tài chính
cung cấp, tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động tài chính của Công ty.
11
Tiểu luận tổ chức quản lý
C.KẾT LUẬN
Cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức thể hiện trong một
doanh nghiệp chính là sự phối hợp giữa các phòng ban , giữa các nhân viên
này với các nhân viên khác để tạo ra năng suất lao động cao hơn. Có thể hai
người thuộc hai phòng ban khác nhau nhưng chính sự hợp tác đó lại tạo ra
sức mạnh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần phải nhận thức được tầm
quan trọng của hai loại cơ cấu này để tận dụng và phát huy các nguồn lực
bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp. Có như thế thì doanh nghiệp mới
tồn tại và phát triển được
12
Tiểu luận tổ chức quản lý
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Giáo trình tổ chức quản lý Trường Đại học Quản lý kinh doanh
Những nguyên lý của tổ chức quản lý
Cơ cấu quản trị học trong doanh nghiệp
13
Tiểu luận tổ chức quản lý
MỤC LỤC
A-LỜI NÓI ĐẦU........................................................................................ 1
B- NỘI DUNG ............................................................................................ 2
I. KHÁI NIỆM TỔ CHỨC VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ ........................ 2
1.Tổ chức là gì?.................................................................................... 2
2. Tổ chức quản lý là gì? ..................................................................... 3
II. CƠ CẤU VÀ PHÂN LOẠI CƠ CẤU. .............................................. 4
1. Cơ cấu là gì? .................................................................................... 4
2. Phân loại cơ cấu tổ chức.................................................................. 5
III. PHÂN TÍCH CƠ CẤU CHÍNH THỨC VẦ CƠ CẤU KHÔNG
CHÍNH THỨC TRONG TỔ CHỨC. .................................................... 6
1.Cơ cấu chính thức. ........................................................................... 6
a.Khái niệm. ...................................................................................... 6
b.Đặc điểm. ....................................................................................... 6
c.Vai trò ............................................................................................. 7
2. Cơ cấu không chính thức. ............................................................... 7
a.Khái niệm. ...................................................................................... 7
b. Đặc điểm. ...................................................................................... 7
c. Vai trò. ........................................................................................... 8
3. Mối quan hệ giữa cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức
trong tổ chức. ....................................................................................... 9
IV. ÁP DỤNG THỰC TIỄN TẠI CÔNG TY THAN MẠO KHÊQUẢNG NINH. ......................................................................................10
1.Một vài nét về công ty than Mạo khê. ............................................10
2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Công ty than Mạo Khê. .....10
C.KẾT LUẬN............................................................................................12
TÀI LIỆU THAM KHẢO
14
- Xem thêm -