Tài liệu Chuyên đề văn bản quản lý nhà nước ôn thi phần kiến thức chung

Chuyên đề VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC I. KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC 1. Khái niệm a) Văn bản Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ. Phương tiện giao tiếp này được thực hiện ngay từ buổi đầu của xã hội loài người. Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thưc hiện được những không gian cách biệt qua nhiều thế hệ. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản. Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về văn bản: - Quan niệm 1: “Văn bản là một loại tài liệu được hình thành trong các hoạt động khác nhau của đời sống xã hội”; - Quan niệm 2: Quan niệm của các nhà ngôn ngữ: “Văn bản là một chỉnh thể ngôn ngữ, thường bao gồm một tập hợp các câu và có thể có một đầu đề, có tính nhất quán về chủ đề, trọn vẹn về nội dung, được tổ chức theo một kết cấu chặt chẽ”; - Quan niệm 3: Quan niệm theo nghĩa rộng của các nhà nghiên cứu hành chính: “Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu ngôn ngữ nhất định”. b) Văn bản quản lý nhà nước Văn bản quản lý nhà nước (QLNN) là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những hình thức khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân. c) Văn bản quản lý hành chính nhà nước Văn bản quản lý hành chính nhà nước (QLHCNN) là một bộ phận của văn bản QLNN, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các cơ quan hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành. Các văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản dưới luật mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm quyền tư pháp (bản án, cáo trạng...) không phải là văn bản QLHCNN. Và như vậy, về mặt nội dung của văn bản: văn bản quản lý nhà nước chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý nhà nước; Về mặt chủ thể ban hành văn bản: văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền được Nhà nước quy định; Về mặt quy trình ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức nhất định; Về mặt mục đích: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân. 2. Chức năng của văn bản quản lý nhà nƣớc a) Chức năng thông tin Đây là chức năng cơ bản và chung nhất của mọi loại văn bản. Văn bản chứa đựng và chuyển tải thông tin từ đối tượng này sang đối tượng khác. Văn bản quản lý nhà nước chứa đựng các thông tin nhà nước (như phương hướng, kế hoạch phát triển, các chính sách, các quyết định quản lý...) của chủ thể quản lý (các cơ quan quản lý nhà nước) đến đối tượng quản lý (là các cơ quan quản lý nhà nước cấp dưới hay toàn xã hội). Giá trị của văn bản được quy định bởi giá trị thông tin chứa đựng trong đó. Thông qua hệ thống văn bản của các cơ quan, người ta có thể thu nhận được thông tin phục vụ cho các hoạt động tiếp theo của quá trình quản lý như: - Thông tin về chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu phương hướng hoạt động của cơ quan. - Thông tin về phương thức hoạt động, mục tiêu, nhiệm vụ, quan hệ công tác giữa các cơ quan, đơn vị. - Thông tin về các đối tượng quản lý, về sự biến động. - Thông tin về các kết quả đã đạt được trong quá trình quản lý. b) Chức năng pháp lý Chỉ có Nhà nước mới có quyền lập pháp và lập quy. Do vậy, các văn bản quản lý nhà nước được đảm bảo thực thi bằng quyền lực Nhà nước. Chức năng pháp lý được thể hiện trên hai phương diện: - Văn bản được sử dụng để ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về luật pháp hình thành trong quá trình quản lý và các hoạt dộng khác. - Bản thân văn bản là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của cơ quan. c) Chức năng quản lý Chức năng quản lý của văn bản quản lý nhà nước được thể hiện khi văn bản được sử dụng như một phương tiện thu thập thông tin (báo cáo, tờ trình…) và ban hành truyền đạt thông tin để tổ chức quản lý và duy trì, điều hành thực hiện sự quản lý (lệnh, nghị định, thông tư, nghị quyết, chỉ thị…). Thông qua chức năng quản lý, mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể quản lý được xác lập. 2 Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện thiết yếu để các cơ quan quản lý có thể truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến hệ thống bị quản lý của mình, đồng thời cũng là đầu mối để theo dõi, kiểm tra hoạt động của các cơ quan cấp dưới. Với chức năng quản lý, văn bản quản lý nhà nước tạo nên sự ổn định trong công việc, thiết lập được các định mức cần thiết cho mỗi loại công việc, tránh được cách làm tùy tiện, thiếu khoa học. Chức năng quản lý của văn bản quản lý nhà nước có tính khách quan, được tạo thành do chính nhu cầu của hoạt động quản lý và nhu cầu sử dụng văn bản như một phương tiện quản lý. d) Chức năng văn hóa - xã hội - Văn hóa là tổng thể giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra trong quá trình lao động cải tạo thế giới và văn bản cũng là một sản phẩm của quá trình lao động quản lý, nó được dùng làm một phương tiện để ghi chép lại những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ khác. Với ý nghĩa ấy, văn bản luôn có chức năng văn hóa. - Khi có chức năng văn hóa thì liền sau đó văn bản làm chức năng văn hóa, điều đó bắt buộc mọi người sử dụng văn bản phải làm cho văn bản có tính văn hóa. e) Các chức năng khác Bên cạnh những chức năng cơ bản nói trên, trong đời sống xã hội, văn bản còn thể hiện các chức năng khác như chức năng giao tiếp, thống kê, sử liệu... - Với chức năng giao tiếp, hoạt động sản sinh văn bản phục vụ giao tiếp giữa các quốc gia với nhau, giữa cơ quan với cơ quan... Thông qua chức năng này, mối quan hệ giữa con người với con người, cơ quan với cơ quan, quốc gia này với quốc gia khác được thắt chặt hơn và ngược lại. - Với chức năng thống kê văn bản sẽ là công cụ để nói lên tiếng nói của những con số, những sự kiện, những vấn đề và khi ở trong văn bản thì những con số, những sự kiện, những vấn đề trở nên biết nói. - Với chức năng sử liệu, văn bản là một công cụ dùng để ghi lại lịch sử của một dân tộc, quốc gia, một thời đại, cơ quan, tổ chức. Có thể nói văn bản là một công cụ khách quan để nhiện cứu về quá trình lịch sử phát triển của một tổ chức, một quốc gia. 3. Vai trò của văn bản quản lý nhà nƣớc Vai trò của văn bản quản lý nhà nước trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được thể hiện trên những điểm cơ bản sau đây: - Văn bản - phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định: 3 Đối với một nhà quản lý, một trong những chức năng cơ bản nhất là ra quyết định. Một yêu cầu có tính nguyên tắc là quyết định phải chính xác, kịp thời, có hiệu quả mà môi trường thì biến động khôn lường. - Văn bản chuyển tải nội dung quản lý: Bộ máy Nhà nước ta được hình thành và hoạt động theo nguyên tắc tập trung. Theo nguyên tắc này các cơ quan cấp dưới phải phục tùng cơ quan cấp trên, cơ quan địa phương phục tùng cơ quan trung ương. Xuất phát từ vai trò rõ nét của văn bản là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh. Để guồng máy được nhịp nhàng, văn bản được sử dụng với vai trò khâu nối các bộ phận. - Văn bản là căn cứ cho công tác kiểm tra hoạt động của bộ máy quản lý: Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: “Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết các nghị quyết đó thi hành không, thi hành có đúng không, muốn biết ai ra sức làm, ai làm qua chuyện, chỉ có một cách là kiểm tra”. Để làm tốt công tác này, nhà quản lý phải biết vận dụng một cách có hệ thống các văn bản. Nhà quản lý phải biết vận dụng từ loại văn bản quy định chức năng, thẩm quyền, văn bản nghiệp vụ thanh kiểm tra đến các văn bản với tư cách là cứ liệu, số liệu làm căn cứ. Một chu trình quản lý bao gồm: Kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra. Sự kết nối các khâu trong chu trình này đòi hỏi một lượng thông tin phức tạp đã được văn bản hóa. - Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật: Hệ thống văn bản quản lý nhà nước tạo nên hệ thống pháp luật điều chỉnh các mối quan hệ xã hội. II. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC 1. Việc phân loại văn bản quản lý nhà nƣớc có thể dựa vào nhiều tiêu chí khác nhau Ví dụ như có thể dựa vào các tiêu chí sau đây để phân loại văn bản quản lý nhà nước: - Theo tác giả: có văn bản của Chính phủ; Thủ tướng Chính phủ; UBND tỉnh, thành phố; Văn phòng Chính phủ; Bộ Nội vụ; Sở Công Thương…; - Theo tên loại: quyết định; nghị quyết; nghị định; thông tư...; - Theo nội dung của văn bản: Theo cách phân loại này ở mỗi cấp chính quyền đều có thể có các nhóm văn bản quản lý về các lĩnh vực: văn hoá, chính trị - xã hội, kinh tế, an ninh quốc phòng, giáo dục, y tế… thuộc phạm vi quản lý. - Theo mục đích biên soạn và sử dụng; - Theo thời gian, địa điểm hình thành văn bản; - Theo hướng chu chuyển của văn bản: văn bản đi; văn bản đến… 4 - Theo kỹ thuật chế tác: có văn bản được viết trên gỗ; có văn bản viết trên đá; có văn bản viết trên tre; lụa; giấy; có văn bản được viết trên đĩa CD; trên mạng điện tử... - Theo ngôn ngữ thể hiện: có văn bản bằng tiếng Anh; văn bản bằng tiếng Việt... - Theo tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của văn bản: có văn bản mật; văn bản thường... - Theo mối quan hệ có tính cấp độ: có văn bản là luật; văn bản dưới luật; - Theo hiệu lực pháp lý: có văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính; văn bản chuyên môn kỹ thuật. - Theo phân loại của Nghị định s 110/2004/NĐ-CP ngày 08 th ng 4 năm 2004 của Chính phủ về công t c văn thư và Nghị định s 09/2010/NĐ-CP ngày 08 th ng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một s điều của Nghị định s 110/2004/NĐ-CP ngày 08 th ng 4 năm 2004 của Chính phủ về công t c văn thư, hệ th ng văn bản hình thành trong hoạt động của c c cơ quan bao gồm: + Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật này; + Văn bản hành chính: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công; + Văn bản chuyên ngành: các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ; + Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội: các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định. 2. Ý nghĩa của việc phân loại văn bản - Việc phân loại văn bản giúp các cơ quan xây dựng, sử dụng, ban hành văn bản đúng hình thức, mục đích, đối tượng, đúng thẩm quyền và đúng thể thức, qua đó, bảo đảm tính pháp lý của văn bản. - Việc phân loại đúng đắn các văn bản quản lý nhà nước sẽ phản ánh đúng đặc điểm của quá trình quản lý nhà nước và tạo ra các mối quan hệ pháp lý hài hòa trong hoạt động của các cơ quan, đồng thời, bảo đảm tính thống nhất trong hoạt động quản lý cũng như tính hợp pháp của các quyết định. 5 3. Văn bản quy phạm pháp luật a) Khái niệm Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội và được Nhà nước đảm bảo thực hiện. Theo Điều 2, Luật Ban hành văn bản quy phạm ph p luật 2015: Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này. Văn bản có chứa quy phạm, pháp luật nhưng được ban hành không đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này thì không phải là văn bản quy phạm pháp luật. Quy phạm ph p luật là quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nước hoặc đơn vị hành chính nhất định, do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định trong Luật này ban hành và được Nhà nước bảo đảm thực hiện. b) Đặc điểm - Đặc điểm về nội dung: Nội dung của văn bản quy phạm pháp luật chứa các quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc thi hành, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội. Những văn bản quy phạm pháp luật có nội dung là những quyết định và những quy định được thể hiện dưới hình thức: chương/mục/điều/khoản/điểm và được diễn đạt theo kiểu văn điều khoản. Những văn bản quy phạm pháp luật có nội dung không phải là những quyết định và những quy định được thể hiện dưới hình thức phần/mục/khoản/điểm và được diễn đạt theo kiểu văn nghị luận. - Đặc điểm về hình thức: + Về tên loại văn bản: Tên của các loại văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015. Tên loại của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm: Hiến pháp, luật, pháp lệnh, lệnh, nghị quyết, nghị định, thông tư, chỉ thị, quyết định, nghị quyết liên tịch, thông tư liên tịch. Tên các loại văn bản được viết tắt theo quy định. + Về thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày: Thể thức văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. 6 + Về ngôn ngữ thể hiện: Văn bản quy phạm pháp luật phải được thể hiện bằng ngôn ngữ hành chính. Vì những đặc điểm trên mà việc soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật luôn luôn có những yêu cầu rất chặt chẽ. Cụ thể là: - Các cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật theo luật định phải có chương trình, kế hoạch ban hành văn bản rõ ràng, phù hợp với chức năng nhiệm vụ của mình và phải được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. - Phải tuân thủ quy trình xây dựng và ban hành văn bản đã được luật pháp quy định. - Không được ban hành văn bản trái thẩm quyền cho phép hoặc trái với những quy định của văn bản cấp trên. Trong quá trình soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật (ở đây chủ yếu là nói đến các văn bản quy phạm dưới luật do các cơ quan hành chính ban hành, trước đây còn được gọi là văn bản pháp quy vì chúng gắn với chương trình lập quy), cần chú ý một số điểm sau đây: Thứ nhất, phải tuân thủ quy trình soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành luật. Quy trình soạn thảo văn bản loại này cần có sự giám sát chặt chẽ của các cơ quan chức năng. Cụ thể, quy trình đó bao gồm các bước sau: - Bước một: các cơ quan có thẩm quyền và có nhu cầu ban hành văn bản quy phạm pháp luật cần thiết lập chương trình xây dựng văn bản của cơ quan (sáng kiến văn bản). - Bước hai: phân công cơ quan hoặc cá nhân đơn vị chủ trì việc soạn thảo văn bản (thành lập Ban soạn thảo). - Bước ba: xác định mục đích, yêu cầu, nội dung cụ thể của văn bản, phương thức giải quyết vấn đề, tên loại văn bản. - Bước bốn: nghiên cứu và xây dựng dự thảo. - Bước năm: trao đổi về bản dự thảo, hoàn thành bản dự thảo. - Bước sáu: tổ chức việc thẩm định dự thảo văn bản. - Bước bảy: hoàn thiện lần cuối bản dự thảo và trình cấp có thẩm quyền ký ban hành, công bố. Thứ hai, cần chú ý xác định hiệu lực pháp lý của văn bản một cách chính xác. Theo quy định của pháp luật hiện hành, thời điểm có hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật được quy định như sau: - Văn bản quy phạm pháp luật dưới luật có hiệu lực theo quy định của pháp luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật tùy theo từng loại văn bản cụ thể. - Các văn bản áp dụng pháp luật có hiệu lực từ thời điểm ký ban hành, trừ trường hợp văn bản đó quy định ngày có hiệu lực khác. 7 - Về không gian và đối tượng áp dụng, văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước trung ương được quy định có hiệu lực trong phạm vi cả nước và được áp dụng theo đối tượng thuộc phạm vi điều chỉnh của văn bản. - Văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan chính quyền nhà nước ở địa phương có hiệu lực trong phạm vi quản lý của địa phương mình. Thứ ba, thể thức của văn bản quy phạm pháp luật cần chú ý theo đúng quy định của các văn bản hướng dẫn thi hành luật. Thứ tư, văn bản phải có cấu trúc hợp lý. Thứ năm, các quy phạm pháp luật được đưa vào văn bản phải được trình bày rõ ràng, cụ thể. Không nên đưa vào văn bản những quy phạm chung chung. Trong mỗi quy phạm phải chú ý trình bày phần nội dung quy định, phần giả định, phần chế tài bảo đảm cho tương ứng. Phải chú ý bảo đảm cho văn bản có tính khả thi cao. Các văn bản quy phạm áp dụng (hay còn gọi là văn bản quy phạm cá biệt), về hình thức cũng giống như văn bản quy phạm pháp luật. Điều khác nhau là ở chỗ các loại văn bản áp dụng có phạm vi áp dụng cụ thể hơn, nhiều trường hợp chỉ có tính cá biệt, không hướng vào cộng đồng. Theo Điều 3 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP, nghị quyết do Hội đồng nhân dân và quyết định do Ủy ban nhân dân ban hành không phải là văn bản quy phạm pháp luật trong các trường hợp sau: 1. Nghị quyết miễn nhiệm, bãi nhiệm đại biểu Hội đồng nhân dân và các chức vụ khác; 2. Nghị quyết phê chuẩn kết quả bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân và bầu các chức vụ khác; 3. Nghị quyết giải tán Hội đồng nhân dân; 4. Nghị quyết phê chuẩn cơ cấu cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương; 5. Nghị quyết thành lập, sáp nhập, giải thể cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân; quyết định thành lập các ban, ban chỉ đạo, hội đồng, Ủy ban để thực hiện nhiệm vụ trong một thời gian xác định; 6. Nghị quyết tổng biên chế ở địa phương; 7. Nghị quyết dự toán, quyết toán ngân sách địa phương; 8. Quyết định phê duyệt kế hoạch; 9. Quyết định giao chỉ tiêu cho từng cơ quan, đơn vị; 10. Quyết định về chỉ tiêu biên chế cơ quan, đơn vị; quyết định về khoán biên chế, kinh phí quản lý hành chính cho từng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân; 8 11. Các nghị quyết, quyết định khác không có nội dung quy định tại các Điều 27, 28, 29 và 30 của Luật. c) Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật: (Điều 4 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015): 1. Hiến pháp. 2. Bộ luật, luật (sau đây gọi chung là luật), nghị quyết của Quốc hội. 3. Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam. 4. Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước. 5. Nghị định của Chính phủ; nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam. 6. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ. 7. Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao. 8. Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; quyết định của Tổng Kiểm toán nhà nước. 9. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh). 10. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. 11. Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt. 12. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp huyện). 13. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện. 14. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã). 15. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã. Trong các văn bản quy phạm pháp luật nói trên, Hiến pháp được xem là đạo luật cơ bản của Nhà nước, có hiệu lực pháp lý cao nhất. Các đạo luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật còn quy định rằng, văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hợp với văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên. Văn bản quy phạm pháp luật trái 9 với Hiến pháp, trái với văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành. d) Thẩm quyền ban hành, nội dung văn bản quy phạm pháp luật: (từ Điều 15 đến Điều 30 Chương II Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015). 4. Văn bản hành chính a) Khái niệm Văn bản hành chính là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật hoặc chứa đựng những thông tin điều hành được cơ quan hành chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành. Văn bản hành chính là phương tiện không thể thiếu được trong các hoạt động tác nghiệp cụ thể của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội. Mặc dù có tầm quan trọng và giá trị pháp lý thấp hơn các văn bản quy phạm pháp luật nhưng văn bản hành chính là cơ sở thực tiễn cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền điều chỉnh sửa đổi hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản hành chính được chia làm hai loại: Văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường. - Văn bản hành chính cá biệt Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý hành chính thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng áp dụng một lần đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ rõ. C c loại văn bản hành chính c biệt: + Lệnh: là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới. + Nghị quyết: là một trong những hình thức văn bản do một tập thể chủ thể ban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới. + Nghị định quy định cụ thể về tổ chức, địa giới hành chính thuộc thẩm quyền của Chính phủ. + Quyết định là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới. + Chỉ thị: một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành có tính đặc thù, nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới có quan hệ trực thuộc về tổ chức với chủ thể ban hành. Chỉ thị thường dùng để đôn đóc nhắc nhở cấp dưới thực hiện những quyết định, chính sách đã ban hành. 10 + Điều lệ, quy chế, quy định, nội quy… có tính chất nội bộ. Đây là loại văn bản được ban hành bằng một văn bản khác, trình bày những vấn đề có liên quan đến các quy định về hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhất định. - Văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường dùng để chuyển đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa tổ chức và công dân. Văn bản hành chính đưa ra các quyết định quản lý, do đó, không dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt. Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản hình thành trong hoạt động quản lý nhà nước, được sử dụng giải quyết những công việc có tính chất như hướng dẫn, trao đổi, đôn đốc, nhắc nhở, thông báo… C c loại văn bản hành chính thông thư ng: + Công văn + Thông cáo + Thông báo + Báo cáo + Tờ trình + Biên bản + Dự án, đề án + Kế hoạch, chương trình + Diễn văn + Công điện + Các loại giấy (giấy mời, giấy đi đường, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép…) + Các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…) b) Đặc điểm - Đặc điểm của văn bản hành chính nói chung + Văn bản tác nghiệp hành chính chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các loại văn bản cần thiết phải soạn thảo, ban hành của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội. + Chủ thể ban hành văn bản hành chính là các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội với thẩm quyền và chức năng rất khác nhau trong hệ thống các cơ quan quản lý và các tổ chức xã hội. 11 + Nội dung truyền đạt của văn bản hành chính chủ yếu là thông tin quản lý mang tính hai chiều: theo chiều dọc từ trên xuống (các văn bản cấp trên chuyển xuống cấp dưới) và từ dưới lên (các văn bản từ cấp dưới chuyển lên cấp trên); theo chiều ngang gồm các văn bản trao đổi giữa các cơ quan ngang cấp, ngang quyền. + Ngôn ngữ và văn phong trong văn bản tác nghiệp hành chính vừa mang tính chất khách quan, trực tiếp, cụ thể, rõ ràng; vừa mang tính ngắn gọn, chính xác, đầy đủ. Việc sử dụng các thuật ngữ mang tính điển hình và tiêu chuẩn hóa cao, cách thức diễn đạt trong sáng, mạch lạc và logic thể hiện đúng mối quan hệ giữa chủ thể ban hành văn bản và đối tượng tiếp nhận văn bản. - Đặc điểm của văn bản hành chính cá biệt + Thuộc loại văn bản áp dụng luật, được ban hành trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật hay văn bản cá biệt khác của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành. + Do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành. + Nhằm giải quyết các công việc cụ thể, cá biệt: điều chỉnh các quan hệ cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật. + Trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quan hệ pháp lý nhất định. + Áp dụng một lần đối với các đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ, trong phạm vi không gian và thời gian nhất định. + Có tính đơn phương và tính bắt buộc thi hành bằng cưỡng chế nhà nước: văn bản cá biệt là một bộ phận của văn bản hành chính (giải quyết các công việc cụ thể). Loại văn bản này chiếm số lượng lớn trong văn bản hành chính. - Đặc điểm của văn bản hành chính thông thường + Ra đời theo nhu cầu và tính chất công việc. + Không quy định thẩm quyền. Trên thực tế mọi cơ quan, tổ chức đều có thẩm quyền ban hành. + Không có tính chất chế tài, đối tượng thực hiện chủ yếu bằng tính tự giác. + Chủ yếu mang tính thông tin tác nghiệp trong điều hành hành chính. + Có nhiều biến thể, phức tạp, đa dạng. 5. Văn bản chuyên môn - kỹ thuật Đây là các văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải tuân thủ theo mẫu 12 quy định của các cơ quan nói trên, không tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã được mẫu hóa. Văn bản chuyên môn được hình thành trong một số lĩnh vực cụ thể của quản lý nhà nước như tài chính, ngân hàng, giáo dục... hoặc là các văn bản được hình thành trong các cơ quan tư pháp và bảo vệ pháp luật. Các loại văn bản này nhằm giúp cho các cơ quan chuyên môn thực hiện một số chức năng được uỷ quyền, giúp thống nhất quản lý hoạt động chuyên môn. Những cơ quan không được nhà nước uỷ quyền không được phép ban hành văn bản này. Văn bản kỹ thuật là các văn bản được hình thành trong một số lĩnh vực như kiến trúc, xây dựng, khoa học công nghệ, địa chất, thủy văn... Đó là các bản vẽ được phê duyệt, nghiệm thu và đưa vào áp dụng trong thực tế đời sống xã hội. Các văn bản này có giá trị pháp lý để quản lý các hoạt động chuyên môn, khoa học kỹ thuật. III. YÊU CẦU CHUNG VỀ K THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 1. Những yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản Trong quá trình soạn thảo văn bản, người soạn thảo cần đảm bảo thực hiện các yêu cầu chung sau đây: - Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước. - Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan. - Nắm vững nội dung cần soạn thảo, phương thức giải quyết và công việc đưa ra phải rõ ràng, phù hợp. - Văn bản phải được trình bày đúng các yêu cầu về mặt thể thức theo quy định của Nhà nước. - Người soạn thảo văn bản cần nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn bản dựa trên kiến thức cơ bản về quản lý hành chính nhà nước và pháp luật. 2. Yêu cầu chung về nội dung văn bản Văn bản quản lý hành chính nhà nước dưới các hình thức và hiệu lực pháp lý khác nhau có giá trị truyền đạt các thông tin quản lý, phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nước, điều chỉnh các quan hệ xã hội, tác động đến quyền, lợi ích của cá nhân, tập thể, nhà nước. Vì vậy, để đáp ứng yêu cầu quản lý, văn bản quản lý hành chính nhà nước cần đảm bảo những yêu cầu về nội dung sau: a) Tính mục đích Để đạt được yêu cầu về tính mục đích, khi soạn thảo văn bản cần xác định rõ: - Sự cần thiết và mục đích ban hành văn bản; - Mức độ, phạm vi điều chỉnh; 13 - Tính phục vụ chính trị: + Đúng đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và nhà nước; + Phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức; - Tính phục vụ nhân dân. b) Tính công quyền - Văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nước ở các mức độ khác nhau, đảm bảo cơ sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác; - Tính cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước; - Nội dung của văn bản QPPL phải được trình bày dưới dạng các các QPPL: giả định - quy định; giả định - chế tài; - Để đảm bảo có tính công quyền, văn bản phải có nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định. c) Tính khoa học Một văn bản có tính khoa học phải bảo đảm: - Các quy định đưa ra phải có cơ sở khoa học, phù hợp với quy luật phát triển khách quan tự nhiên và xã hội, dựa trên thành tựu phát triển của khoa học kỹ thuật; - Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết; - Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác, cụ thể; - Bảo đảm sự logic về nội dung, sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ; - Sử dụng tốt ngôn ngữ hành chính - công cụ chuẩn mực; - Đảm bảo tính hệ thống (tính thống nhất) của văn bản. Nội dung của văn bản phải là một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung, không có sự trùng lặp, mâu thuẫn, chồng chéo trong một văn bản và hệ thống văn bản; - Nội dung của văn bản phải có tính dự báo cao; - Nội dung cần được hướng tới quốc tế hóa ở mức độ thích hợp. d) Tính đại chúng - Văn bản phải phản ánh ý chí, nguyện vọng chính đáng và bảo vệ quyền, lợi ích của các tầng lớp nhân dân; - Văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với đối tượng thi hành. đ) Tính khả thi 14 Tính khả thi của văn bản là kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng và tính công quyền. Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn phải hội đủ các điều kiện sau: - Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành; - Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện các quyền đó; - Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể. e) Tính pháp lý Văn bản quản lý hành chính nhà nước phải bảo đảm cơ sở pháp lý để nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của các cơ quan nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác. Văn bản đảm bảo tính pháp lý khi: - Nội dung điều chỉnh đúng thẩm quyền do luật định + Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đến những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình. + Thẩm quyền của các cơ quan hành chính nhà nước được quy định trong nhiều văn bản quy phạm pháp luật như Hiến pháp, Luật Tổ chức Chính phủ, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, các nghị định của Chính phủ quy định nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang bộ, các nghị định của Chính phủ… - Nội dung của văn bản phù hợp với quy định của ph p luật hiện hành Xuất phát từ vị trí chính trị, pháp lý của cơ quan nhà nước trong cơ cấu quyền lực nhà nước, bộ máy nhà nước là một hệ thống thứ bậc thống nhất, vì vậy, mọi văn bản do cơ quan nhà nước ban hành cũng phải tạo thành một hệ thống, thống nhất có thứ bậc về hiệu lực pháp lý. Điều đó thể hiện ở những điểm sau: + Văn bản của cơ quan quản lý hành chính được ban hành trên cơ sở của Hiến pháp, luật; + Văn bản của cơ quan quản lý hành chính ban hành phải phù hợp với văn bản của cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp; + Văn bản do cơ quan cấp dưới ban hành phải phù hợp với văn bản của cơ quan cấp trên; + Văn bản của cơ quan quản lý hành chính có thẩm quyền riêng (chuyên môn) phải phù hợp với văn bản của cơ quan quản lý hành chính có thẩm quyền chung cùng cấp ban hành; 15 + Văn bản của người đứng đầu cơ quan làm việc theo chế độ tập thể phải phù hợp với văn bản do tập thể cơ quan ban hành; + Văn bản phải phù hợp với điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia. - Nội dung văn bản phải phù hợp với tính chất ph p lý của mỗi nhóm trong hệ th ng văn bản + Mỗi văn bản trong hệ thống có thể chia thành nhiều loại, theo hiệu lực pháp lý, mỗi loại có tính chất pháp lý khác nhau, không được sử dụng thay thế cho nhau; + Khi ban hành văn bản cá biệt, văn bản chuyên ngành phải dựa trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính thông thường không được trái với văn bản cá biệt và văn bản quy phạm pháp luật. Để sửa đổi, bổ sung thay thế một văn bản phải thể hiện bằng văn bản có tính chất và hiệu lực pháp lý cao hơn hoặc tương ứng. - Văn bản phải được ban hành đúng căn cứ ph p lý, thể hiện: + Có căn cứ cho việc ban hành; + Những căn cứ pháp lý đang có hiệu lực pháp luật vào thời điểm ban hành; + Cơ quan, thủ trưởng đơn vị trình dự thảo văn bản có thẩm quyền xây dựng dự thảo và trình theo quy định của pháp luật. 3. Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản a) Phong cách ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước - Kh i niệm phong c ch ngôn ngữ Việc sử dụng ngôn ngữ là một phần quan trọng trong các yếu tố cấu thành chất lượng của một văn bản quản lý hành chính nhà nước. Soạn thảo văn bản quản lý đòi hỏi phải biết lựa chọn, sử dụng ngôn ngữ. Khi soạn thảo văn bản, xử lý thông tin ngôn ngữ cần được xem là một giai đoạn có tầm quan trọng đặc biệt. Trong vấn đề này, nắm vững phong cách của văn bản hành chính và vận dụng chúng một cách thích hợp là một điều kiện thiết yếu. Ngôn ngữ là công cụ giao tiếp chủ yếu của con người và là một hệ thống tín hiệu đặc biệt - phong phú, đa dạng và tinh tế. Sự lựa chọn và sử dụng các phương tiện ngôn ngữ phù hợp, phụ thuộc vào các yếu tố ngoài ngôn ngữ như hoàn cảnh giao tiếp, đề tài và mục đích giao tiếp, nhân vật tham dự giao tiếp... Sự lựa chọn này không chỉ có tính chất cá nhân mà còn có tính chất cộng đồng, hình thành nên những cách thức lựa chọn và sử dụng ngôn ngữ có tính chất truyền thống, chuẩn mực của toàn xã hội, tạo nên những khuôn mẫu trong hoạt động lời nói hay còn gọi là phong cách ngôn ngữ. Phong cách ngôn ngữ là các dạng tồn tại của ngôn ngữ dân tộc biểu thị quy luật lựa chọn, sử dụng các phương tiện ngôn ngữ tùy thuộc vào các nhân tố ngoài 16 ngôn ngữ như hoàn cảnh giao tiếp, đề tài và mục đích giao tiếp, đối tượng tham gia giao tiếp. Do đó, có thể hiểu phong c ch ngôn ngữ là những khuôn mẫu của hoạt động ngôn ngữ hình thành từ thói quen lựa chọn và sử dụng ngôn ngữ có tính chất truyền th ng, tính chất chuẩn mực xã hội, trong việc xây dựng c c lớp văn bản tiêu biểu. - C c phong c ch ngôn ngữ tiếng Việt Các phong cách ngôn ngữ cơ bản trong tiếng Việt: + Phong cách ngôn ngữ khoa học; + Phong cách ngôn ngữ báo chí; + Phong cách ngôn ngữ chính luận; + Phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ; + Phong cách ngôn ngữ văn chương; + Phong cách ngôn ngữ sinh hoạt. Trong các phong cách kể trên, phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ (hay còn gọi là phong cách ngôn ngữ hành chính) là khuôn mẫu để xây dựng văn bản quản lý nói chung trong đó có văn bản quản lý nhà nước. Nói cách khác, ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước thuộc phong cách ngôn ngữ hành chính. - Đặc trưng của ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước Ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước phải đảm bảo phản ánh đúng nội dung cần truyền đạt, sáng tỏ các vấn đề, không để người đọc, người nghe không hiểu hoặc hiểu nhầm, hiểu sai. Do đó, ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước có các đặc điểm sau: + Tính chính xác, rõ ràng  Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực (đúng ngữ pháp, đúng chính tả, dùng từ, đặt câu…);  Thể hiện đúng nội dung mà văn bản muốn truyền đạt;  Tạo cho tất cả mọi đối tượng tiếp nhận có cách hiểu như nhau theo một nghĩa duy nhất;  Đảm bảo tính logic, chặt chẽ;  Phù hợp với từng loại văn bản và hoàn cảnh giao tiếp. + Tính phổ thông đại chúng Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tức là bằng những ngôn ngữ phổ thông, các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài đã được Việt hóa tối ưu. “Ngôn ngữ trong văn bản quy phạm pháp luật là tiếng Việt. 17 Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản quy phạm pháp luật phải chính xác, phổ thông, cách diễn đạt phải rõ ràng, dễ hiểu”. (Khoản 1 Điều 8, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015). Việc lựa chọn ngôn ngữ trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính là một việc quan trọng. Cần lựa chọn ngôn ngữ thận trọng, tránh dùng các ngôn ngữ cầu kỳ, tránh sử dụng ngôn ngữ và diễn đạt suồng sã. + Tính khuôn mẫu Khác với các phong cách ngôn ngữ khác, ngôn ngữ trong văn bản thuộc phong cách hành chính có tính khuôn mẫu ở mức độ cao. Văn bản cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu có sẵn chỉ cần điền nội dung cần thiết vào chỗ trống. Tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hóa của công văn giấy tờ. Tính khuôn mẫu còn thể hiện trong việc sử dụng từ ngữ hành chính - công vụ, các quán ngữ kiểu: “Căn cứ vào…”, “Theo đề nghị của…”, “Các… chịu trách nhiệm thi hành… này”…, hoặc thông qua việc lặp lại những từ ngữ, cấu trúc ngữ pháp, dàn bài có sẵn… Tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội, mặt khác, cho phép ấn bản số lượng lớn, trợ giúp cho công tác quản lý và lưu trữ theo kỹ thuật hiện đại. + Tính khách quan Nội dung của văn bản phải được trình bày trực tiếp, không thiên vị, bởi lẽ loại văn bản này là tiếng nói quyền lực của nhà nước chứ không phải tiếng nói riêng của một cá nhân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân soạn thảo. Là người phát ngôn cho cơ quan, tổ chức công quyền, các cá nhân không được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản, mà phải nhân danh cơ quan trình bày ý chí của nhà nước. Chính vì vậy, cách hành văn biểu cảm thể hiện tình cảm, quan điểm cá nhân không phù hợp với văn phong hành chính - công vụ. Tính khách quan, phi cá nhân của văn bản gắn liền với chuẩn mực, kỉ cương, vị thế, tôn ti mang tính hệ thống của cơ quan nhà nước, có nghĩa là tính chất này được quy định bởi các chuẩn mực pháp lý. Tính khách quan làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao, kết hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục cao, đạt hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước. + Tính trang trọng, lịch sự Văn bản quản lý nhà nước là tiếng nói của cơ quan công quyền, nên phải thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm. Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản. Hơn nữa, văn bản phản ánh trình độ văn minh quản lý của dân tộc, của đất nước. Muốn các quy phạm pháp luật, các quyết định hành chính đi vào ý thức của mọi người dân, không thể dùng lời lẽ thô bạo, thiếu nhã nhặn, không nghiêm 18 túc, mặc dù văn bản có chức năng truyền đạt mệnh lệnh, ý chí quyền lực nhà nước. Đặc tính này cần (và phải được) duy trì ngay cả trong các văn bản kỷ luật. Tính trang trọng, lịch sự của văn bản phản ánh trình độ giao tiếp “văn minh hành chính” của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền hiện đại. 4. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật tr nh bày văn bản Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố thông tin cấu thành văn bản nhằm bảo đảm cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận lợi trong quá trình hoạt động của các cơ quan. Có những yếu tố mà nếu thiếu chúng, văn bản sẽ không hợp thức. Thể thức là đối tượng chủ yếu của những nghiên cứu về tiêu chuẩn hóa văn bản. Nói cách khác, khi xem xét các yêu cầu để làm cho văn bản được soạn thảo một cách khoa học, thống nhất thì đối tượng trước hết được quan tâm chính là các bộ phận tạo thành văn bản. Ngoài việc nghiên cứu hình thức văn bản thì việc nghiên cứu kết cấu của văn bản, nội dung thông tin của từng yếu tố trong văn bản và mối quan hệ giữa chúng với nhau, với mục tiêu sử dụng văn bản là vô cùng quan trọng. Tất cả những yếu tố này đều có khả năng làm tăng lên hay hạ thấp giá trị của các văn bản trong thực tế. Văn bản quản lý hành chính nhà nước là một loại văn bản có tính đặc thù cao so với các loại văn bản khác.Với hệ thống văn bản này, tất cả những yếu tố cấu thành và liên quan như chủ thể ban hành, quy trình soạn thảo, nội dung, và đặc biệt là hình thức ít hay nhiều đều phải tuân theo những khuôn mẫu nhất định. Một trong những phương diện của phạm trù hình thức văn bản quản lý hành chính nhà nước là thể thức văn bản. a) Khái niệm thể thức văn bản Theo Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và phần quy định chung của Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, thể thức văn bản được quan niệm là tập hợp c c thành phần cấu tạo văn bản, bao gồm những thành phần chung p dụng đ i với c c loại văn bản và c c thành phần bổ sung trong những trư ng hợp cụ thể đ i với một s loại văn bản nhất định. Trong thực tế công tác văn bản tại các cơ quan, tổ chức, thể thức văn bản thường được hiểu là tập hợp c c thành phần (yếu t ) cấu thành văn bản và sự thiết lập, trình bày c c thành phần đó theo đúng những quy định của ph p luật hiện hành. Cách quan niệm này rất phổ biến bởi tính đầy đủ, cụ thể và hàm chứa yêu cầu cập nhật tạo điều kiện thuận lợi cho người soạn thảo văn bản trong việc đáp ứng các yêu cầu về thể thức của hệ thống văn bản được xây dựng và ban hành. b) Các thành phần thể thức Theo quy định hiện nay, thể thức văn bản quản lý hành chính bao gồm hai loại thành phần thể thức: 19 - Các thành phần chung; - Các thành phần bổ sung. Các thành phần chung là các yếu tố bắt buộc phải trình bày trong hầu hết các văn bản của cơ quan tổ chức. Các thành phần bổ sung bao gồm các yếu tố được sử dụng trong một số trường hợp cụ thể đối với từng văn bản do yêu cầu công tác riêng biệt của các cơ quan, tổ chức.  Các thành phần thể thức chung bao gồm: 1. Quốc hiệu; 2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3. Số và ký hiệu của văn bản; 4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; 5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; 6. Nội dung văn bản; 7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; 8. Con dấu của cơ quan, tổ chức; 9. Nơi nhận; 10. Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).  Các yếu tố thể thức bổ sung - Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”; - Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang Thông tin điện tử (Website); biểu tượng (logo); - Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành; - Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; Văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã; - Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập. Mỗi yếu tố thể thức kể trên đều chứa đựng những thông tin cần thiết cho việc hình thành, sử dụng, quản lý văn bản. Mặt khác, chúng có tầm ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình thực hiện văn bản trong thực tế hoạt động của các tổ chức cơ quan.  Thiết lập và trình bày thể thức văn bản 20