Tài liệu Chi hoạt động tại đơn vị hành chính sự nghiệp

Trường Cao Đẳng thống kê Báo cáo tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Thực tế cho thấy những năm qua nền giáo dục nước ta đã được phổ cập rộng rãi, toàn diện, rất sâu sắc, đã xóa bỏ được tình trạng mù chữ, thất học cho các em nhỏ. Nước ta đã trỏ thành một nước ngày càng phát triển về mọi mặt, nền giáo dục không ngừng được đổi mới và phát triển để có thể sánh vai với các nước trên thế giới. Đảng và Nhà nước ta đã quan tâm rất lớn đến giáo dục, Nhà nước đã quản lý chặt chẽ, nghiêm khắc tới giáo dục để giúp cho giáo dục nước ta đạt được nhiều thành tích hơn nữa và ngày càng tạo ra “Những mầm non tương lai của đất nước”. Những năm gần đây hoạt động giáo dục của tỉnh Bắc Ninh đã có những thay đổi vượt bậc góp phần không nhỏ vào công cuộc phát triển của đất nước. Hệ thống giáo dục tác động trực tiếp tới đời sống, ý thức của mỗi người dân, giúp cho nhận thức ngày càng tiến bộ, được đổi mới hơn. Chính vì vậy Trường tiểu học Võ Cường số 2 – TP Bắc Ninh cũng góp một phần không nhỏ vào quá trình phát triển giáo dục chung của tỉnh nhà. Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn”. Nhà trường đã tạo cho tất cả các học sinh trong trường nói chung và bản thân em nói riêng được đi thực tập ở doanh nghiệp, đơn vị. Trong thời gian 2 tháng thực tập em muốn hiểu sâu thêm về thực tiễn của công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Vì đặc trưng cơ bản của các đơn vị HCSN là được trang trải các chi phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ được giao bằng nguồn kinh phí từ Ngân sách Nhà nước hoặc từ quỹ công theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp. Điều đó đòi hỏi việc quản lý chi tiêu phải đúng mục đích, đúng dự toán đã phê duyệt. Vậy nên em về Trường tiểu học Võ Cường số 2 – Bắc Ninh để thực tập. Để áp dụng kiến thức em đã được học tại trường lớp. Vì vậy em chọn đề tài “Chi hoạt động của Trường tiểu học Võ Cường số 2” để làm đề tài và muốn hiểu thêm về thực tế ở Trường tiểu học Võ Cường số 2 – Bắc Ninh. Trong thời gian thực tập ở Trường tiểu học Võ Cường số 2 vừa qua, em đã được các thầy cô của trường tận tình giúp đỡ đặc biệt là bộ phận kế toán đã dành thời gian hướng dẫn em thực tế tìm hiểu và đi sâu hơn về các nghiệp vụ kế toán, phần nào giúp em hiểu được công tác kế toán tại đơn vị, nghiên cứu các nghiệp vụ kế toán phát sinh và ghi chép đầy đủ các tư liệu cần thiết để viết báo cáo chính vì Nguyễn Văn Hiếu. Lớp A5 K48 -1- Trường Cao Đẳng thống kê Báo cáo tốt nghiệp những lý do trên cùng với những kiến thức đã tiếp thu ở trường và sự tham khảo của những người đi trước em đã quyết định chon đề tài kế toán: “Chi hoạt động tại đơn vị hành chính sự nghiệp”. Chuyên đề thực tập của em gồm 3 chương: Chương 1: Những vấn đề chung về kế toán chi hoạt động tại đơn vị hành chính sự nghiệp. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tại Trường tiểu học Võ Cường số 2. Chương 3: Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán chi hoạt động tại Trường tiểu học Võ Cường số 2. Nguyễn Văn Hiếu. Lớp A5 K48 -2- Trường Cao Đẳng thống kê Báo cáo tốt nghiệp CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1. KHÁI NIỆM VÀ NỘI DUNG CHI HOẠT ĐỘNG TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1.1.Khái niệm chi hoạt động. Chi hoạt động là các khoản chi mang tính chất thường xuyên theo dự toán chi ngân sách đã được duyệt như: chi dùng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và chi quản lý bộ máy hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội, tổng hội do Ngân sách Nhà nước cấp, do thu phí, lệ phí, hoặc do các nguồn tài trợ, thu hội phí và các nguồn khác đảm bảo, nhằm duy trì các hoạt động thường xuyên của đơn vị bằng nguồn kinh phí hoạt động. 1.1.2.Nội dung chi hoạt động. Chi hoạt động bao gồm các khoản chi thường xuyên và không thường xuyên: * Các khoản chi thường xuyên: Là các khoản chi mang tính chất thường xuyên diễn ra tại đơn vị. Bao gồm các khoản như: - Chi cho công chức, viên chức và lao động hợp đồng như chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng, phụ cấp lương, phúc lợi tập thể, các khoản trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo chế độ hiện hành. - Chi quản lý hành chính: Chi điện nước xăng dầu, vệ sinh môi trường, mua vật tư văn phòng, dịch vụ công cộng, công tác phí, hội nghị phí, thông tin liên lạc, tuyên truyền,cước phí điện thoại, fax… - Chi nghiệp vụ chuyên môn trực tiếp cho hoạt động của đơn vị theo chức năng nhiệm vụ được giao. - Chi nghiên cứu các đề tài khoa học cấp cơ sở. - Chi mua sắm sửa chữa thường xuyên: Chi mua sắm dụng cụ thay thế, sửa chữa thường xuyên TSCĐ phục vụ công tác chuyên môn và duy tu bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng. - Chi đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ cho người lao động tại đơn vị. Nguyễn Văn Hiếu. Lớp A5 K48 -3- Trường Cao Đẳng thống kê Báo cáo tốt nghiệp - Chi thường xuyên liên quan đến công tác thu phí, lệ phí theo quy định hiện hành. - Chi hợp tác quốc tế: Đoàn ra đoàn vào. - Chi khác: Trả gốc và lãi tiền vay (nếu có); sử dụng nguồn thu sự nghiệp đóng góp từ thiện xã hội, chi trật tự an ninh, chi trợ cấp học sinh nghèo học giỏi… * Các khoản chi không thường xuyên: Là các khoản chi mang tính chất đột xuất, bất thường diễn ra tại đơn vị. Bao gồm các khoản như: - Chi thực hiện tinh giảm biên chế theo chế độ do Nhà nước quy định. - Chi đầu tư phát triển: Chi đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn TSCĐ… - Chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao… 1.2. NGUYÊN TẮC CÁC KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP. - Phải mở sổ kế toán chi tiết chi hoạt động theo từng nguồn kinh phí , theo niên độ kế toán và theo mục lục ngân sách Nhà nước. - Hạch toán chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất với công tác lập dự toán và đảm bảo sự khớp đúng, thống nhất giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, giữa sổ sách kế toán với chứng từ và báo cáo tài chính. Các khoản chi hoạt động phải thực hiện đúng các quy định hiện hành và quy chế chi tiêu nội bộ do đơn vị xây dựng theo quy định của chế độ tài chính. Trong kỳ, các đơn vị hành chính sự nghiệp được tạm chia thu nhập tăng thêm cho công chức viên chức và tạm trích các quỹ để sử dụng từ số tăng thu, tiết kiện chi thường xuyên theo quy định của chế độ tài chính. - Hạch toán những khoản chi thuộc nguồn kinh phí hàng năm của đơn vị, bao gồm cả những khoản chi thường xuyên và không thường xuyên như chi tinh giảm biên chế, chi thực hiện nhiệm vụ đột xuất, chi mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ… - Đơn vị phải hạch toán theo mục lục ngân sách Nhà nước các khoản chi hoạt động phát sinh từ các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án và từ số thu phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách được để lại chi nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính. Nguyễn Văn Hiếu. Lớp A5 K48 -4- Trường Cao Đẳng thống kê Báo cáo tốt nghiệp - Đơn vị không được xét duyệt kế toán ngân sách năm các khoản chi hoạt động từ các khoản tiền, hàng viện trợ và từ số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách được để lại chi nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định. Các khoản chi hoạt động như trên chưa được xét duyệt quyết toán như đã nêu trên được phản ánh vào số dư bên Nợ TK 661 “Chi hoạt động” (Chi tiết chi hoạt động chưa có nguồn kinh phí). Đơn vị chi được xét duyệt quyết toán các khoản chi này khi có đủ chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về các khoản tiền hàng viện trợ phi dự án và số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách để lại chi theo quy định. - Hết kỳ kế toán năm, nếu quyết toán chưa được duyệt thì toàn bộ số chi hoạt động trong năm trước được chuyển từ TK 6612 “Năm nay” sang TK 6611 “Năm trước” để theo dõi đến khi báo cáo quyết toán được duyệt. Riêng đối với số chi trước cho đến năm sau theo dõi ở TK 6613 “Năm sau” sang đầu năm được kết chuyển sang TK 6612 “Năm nay” để tiếp tục tập hợp chi hoạt động năm nay. 1.3. KHOẢN CHI HOẠT ĐỘNG TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP. 1.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng. - Hóa đơn mua hàng hóa, dich vụ, phiếu kiểm kê mua hàng. - Bảng thanh toán lương, bảng kê tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN - Phiếu xuất kho vật tư, phiếu chi. - Bảng kê thanh toán công tác phí, quyết toán chi hội nghị, bảng kê chi trợ cấp khó khăn. - Các chứng từ khác có liên quan. 1.3.2. Tài khoản kế toán sử dụng. - Kế toán sử dụng TK 661 – Chi hoạt động, để phản ánh các khoản chi mang tính chất thường xuyên theo dự toán cho ngân sách đã được duyệt như: chi dùng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và chi quản lý bộ máy hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội, tổng hội do Ngân sách Nhà nước cấp, do thu phí, lệ phí, hoặc do các nguồn tài trợ, viện trợ, thu hội phí và các nguồn khác đảm bảo, nhằm duy trì các hoạt động thường xuyên và không thường xuyên của đơn vị bằng nguồn kinh phí hoạt động. * Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 661 – Chi hoạt động: Nguyễn Văn Hiếu. Lớp A5 K48 -5- Trường Cao Đẳng thống kê Báo cáo tốt nghiệp - Bên Nợ: Các khoản chi hoạt động phát sinh ở đơn vị. - Bên Có: Gồm: + Các khoản được phép ghi giảm chi và những khoản đã chi không được duyệt. + Kết chuyển số chi hoạt động với nguồn kinh phí khi báo cáo quyết toán được duyệt. - Số dư bên Nợ: Các khoản chi hoạt động chưa được quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt. * Các TK cấp 2: TK 661 được chia thành 3 TK cấp 2: - TK 6611 – Năm trước: Dùng để phản ánh các khoản chi hoạt động thuộc kinh phí năm trước chưa được quyết toán. Tài khoản 6611 có 2 TK cấp 3 là: + TK 66111 – Chi thường xuyên: Dùng để phản ánh các khoản chi thường xuyên bằng nguồn kinh phí thường xuyên thuộc năm trước chưa được quyết toán. + TK 66112 – Chi không thường xuyên: Dùng để phản ánh các khoản chi không thường xuyên như chi thực hiện nhiệm vụ đột xuất Nhà nước giao, chi thực hiện giảm biên chế, chi sửa chữa, mua sắm TSCĐ… bằng nguồn kinh phí không thường xuyên thuộc năm trước chưa được quyết toán. - TK 6612 – Năm nay: Dùng để phản ánh các khoản chi hoạt động thuộc nguồn kinh phí năm nay. Tài khoản 6612 có 2 TK cấp 3 là: + TK 66121 – Chi thường xuyên: Dùng để phản ánh các khoản chi hoạt động thường xuyen bằng nguồn kinh phí thường xuyên thuộc năm nay. Cuối ngày 31/12 nếu quyết toán chưa được duyệt, số chi tập hợp trên TK này sẽ được kết chuyển sang TK 66111 “Chi không thường xuyên” ( Thuộc năm trước): + TK 66122 – Chi không thường xuyên: Dùng để phản ánh các khoản chi không thường xuyên bằng nguồn kinh phí không thường xuyên thuộc năm nay. Cuối ngày 31/12 nếu quyết toán chưa được duyệt, số chi tập hợp trên TK này được kết chuyển sang TK 66112 “ Chi không thường xuyên” ( Thuộc năm trước): - TK 6613 – Năm sau: Tài khoản này chỉ sử dụng ở những đơn vị được cấp phát kinh phí cho năm sau để phản ánh các khoản chi trước cho năm sau, đến cuối ngày 31/12 số chi TK này được chuyển sang TK 6612 “Năm nay”. Nguyễn Văn Hiếu. Lớp A5 K48 -6- Trường Cao Đẳng thống kê Báo cáo tốt nghiệp Tài khoản 6613 có 2 TK cấp 3: + TK 66131 – Chi thường xuyên: Dùng để phản ánh các khoản chi hoạt động thường xuyên bằng nguồn kinh phí thường xuyên thuộc năm sau. + TK 66132 – Chi không thường xuyên: Dùng để phản ánh các khoản chi không thường xuyên bằng nguồn kinh phí không thường xuyên thuộc năm sau. 1.3.3. Phương pháp kế toán. Nguyễn Văn Hiếu. Lớp A5 K48 -7- Trường Cao Đẳng thống kê Báo cáo tốt nghiệp  SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI THƯỜNG XUYÊN (TK 66121) 661(66121) – Chi thường xuyên 334, 335 111, 112 Tiền lương, phụ cấp phải trả viên chức Các khoản ghi giảm chi Các khoản phải trả đối tượng khác 332 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN Trên lương phải trả viên chức 311(3118) Số chi thường xuyên sai quyết toán không được duyệt phải thu hồi 241 Kết chuyển chi phí sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành 211, 213 Đầu tư XDCB, mua sắm 461(46121) Kết chuyển số chi thường xuyên để ghi giảm nguồn kinh phí chi thường xuyên quyết toán được phê duyệt TSCĐ hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng 111, 461 Mua TSCĐ đưa ngay vào sử dụng Ghi đồng thời: 0081 466 111, 112, 152, 153… Rút Ghi đồng thời dự . toán Chi nghiệp vụ chuyên môn Chi thường xuyên khác phát sinh 461 Rút dự toán chi thường xuyên để chi trực tiếp 336 431 Tạm ứng kinh phí kho bạc chi trực tiếp Lãi tỷ giá hối đoái của hoạt động HCSN 431 Khi được tạm trích lập các quỹ trong kỳ từ chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên Nguyễn Văn Hiếu. Lớp A5 K48 Lỗ tỷ giá hối đoái của hoạt động HCSN -8- Trường Cao Đẳng thống kê Báo cáo tốt nghiệp  SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI KHÔNG THƯỜNG XUYÊN.(TK 66122) 661(66122) Chi không thường xuyên 111, 152, 312, 331, 461,… 111, 112, 152,… Các khoản ghi giảm chi Các khoản chi thường xuyên phát sinh 111, 331, 461,… 211 Mua TSCĐ 3118 đưa ngay vào sử dụng Số chi sai quyết toán không được duyệt, phải thu hồi 2412 Chi đầu tư XDCB Đầu tư XDCB mua sắm TSCĐ mua sắm TSCĐ (nếu qua lắp đặt) hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng 461(46122) Kết chuyển số chi không 466 Ghi đồng thời thường xuyên để ghi giảm nguồn KP không thường xuyên khi quyết toán được phê duyệt 2413 Chi sửa chữa lớn Kết chuyển chi SCL TSCĐ phát sinh Ghi đồng thời: TSCĐ hoàn thành 0082 Rút dự toán chi không thường xuyên Nguyễn Văn Hiếu. Lớp A5 K48 -9- Trường Cao Đẳng thống kê Báo cáo tốt nghiệp 1.3.4. Các hình thức kế toán. 1.3.4.1. Hình thức kế toán nhật ký chung. * Các loại sổ: - Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 6612. - Sổ chi tiết: Sổ chi tiết TK 66121, Sổ chi tiết TK 66122. * Trình tự ghi sổ: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG SỔ THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT TK 661 SỔ CÁI TK 661 BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO QUYẾT TOÁN CHI HOẠT DỘNG Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng 1.3.4.2. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. * Các loại sổ: - Sổ tổng hợp: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 6612 - Sổ chi tiết: Sổ chi tiết TK 66121, Sổ chi tiết Tk 66122 Nguyễn Văn Hiếu. Lớp A5 K48 - 10 - Trường Cao Đẳng thống kê Báo cáo tốt nghiệp * Trình tự ghi sổ: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ CHỨNG TỪ GHI SỔ BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SỐ CÁI TK 661 BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO QUYẾT TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG 1.3.4.3. Hình thức kế toán nhật ký sổ cái. * Các loại sổ: - Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký – sổ cái - Sổ chi tiết: Sổ chi tiết TK 66121, Sổ chi tiết TK 66122. * Trình tự ghi sổ: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ QUỸ BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI NHẬT KÝ – SỔ CÁI TK 661 SỔ THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT TK 661 BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁO CÁO QUYẾT TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng Nguyễn Văn Hiếu. Lớp A5 K48 - 11 - Trường Cao Đẳng thống kê Báo cáo tốt nghiệp CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC VÕ CƯỜNG SỐ 2 2.1. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ: 2.1.1. Chức năng. Trường tiểu học Võ Cường số 2 - TP Bắc Ninh - Bắc Ninh là cơ quan chuyên môn thuộc Phòng giáo dục đào tạo Thành phố Bắc Ninh thực hiện chức năng nhiệm vụ là đào tạo học sinh giúp cho các em kiến thức sâu hơn về mọi mặt. 2.1.2. Nhiệm vụ. Tổ chức giảng dạy học tập và các hoạt động giáo dục do Bộ trưởng Bộ giáo dục và đào tạo Quyết định ban hành. Tổ chức cho giáo viên, học sinh tham gia các hoạt động xã hội trong phạm vi cộng đồng. Đào tạo các em là những người công dân tốt có ích cho xã hội. 2.2. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA ĐƠN VỊ. 2.2.1. Sơ lược về Trường tiểu học Võ Cường số 2. Từ khi được tách trường ngày 15/10/1996. Trong 14 năm xây dựng và phát triển, thầy và trò trường Tiểu học Võ Cường số 2 đã đạt được một số thành tích đáng ghi nhận: Ba năm đầu tiên trường liên tục đạt danh hiệu tiên tiến của Thành Phố Bắc Ninh. Từ năm học thứ tư (năm học 1999-2000) đến nay nhà trường liên tục đạt danh hiệu “Tập thể lao động xuất sắc”. Đặc biệt là 3 năm liền: từ năm học 2002-2003; 2003-2004; 2004-2005 Nhà trường đều được công nhận là đơn vị dẫn đầu phong trào thi đua của ngành giáo dục tiểu học tỉnh Bắc Ninh.Tháng 11 năm 2003 Một vinh dự lớn lao đã đến với nhà trường: ngày 7/11/2003 Nhà trường được Chủ tịch nước trao tặng Huân chương Lao động hạng ba. Dưới sự phấn đấu miệt mài của tập thể CBGV-NV Nhà trường, cùng các em học sinh, ngày 18/11/2009 Nhà trường được Chủ tịch nước tặng thưởng Huân chương Lao động hạng nhì. Cùng với những phần thưởng lớn lao đó là những tấm giấy khen, bằng khen của các cấp, các ngành động viên nhà trường trong những năm qua. Mười bốn năm trôi qua song song với sự phát triển đi lên của giáo dục Việt Nam trong thời kì hội nhập, tập thể cán bộ giáo viên – nhân viên, học sinh của Nhà trường ngày một tăng cả về số lượng và chất lượng. Hiện tại nhà trường có 11 lớp Nguyễn Văn Hiếu. Lớp A5 K48 - 12 - Trường Cao Đẳng thống kê Báo cáo tốt nghiệp với 350 học sinh. Tổng số cán bộ giáo viên – nhân viên nhà trường là 19 đồng chí. Hai tổ chuyên môn, công đoàn, đoàn, đội hoạt động đều tay xoay việc có tác dụng thúc đẩy tốt mọi phong trào thi đua dạy và học trong nhà trường. Từ khi được thành lập tới nay, nhà trường liên tục được Sở GD-ĐT tỉnh Bắc Ninh công nhận là ngôi trường xanh-sạch-đẹp với một khuôn viên vườn hoa cây cảnh thoáng mát ít ngôi trường có được. 2.2.2. Nguồn kinh phí hoạt động. Nhà trường duy trì mọi hoạt động bằng nguồn kinh phí Nhà nước cấp dựa vào dự toán hàng năm, hàng quý, và hàng tháng. 2.2.3. Tổ chức bộ máy của trường. Sơ đồ 01: Sơ đồ bộ máy của trường Ban giám hiệu Hiệu trưởng Hiệu phó Tổ chuyên môn Tổ hành chính Tự nhiên Xã hội Kế toán Văn thư Thủ quỹ 2.2.4. Chức năng nhiệm vụ của trường. - Trường tổ chức dạy và học. - Ban giám hiệu thực hiện việc quản lý các hoạt động của trường Tiểu học Võ Cường Số 2. - Hiệu trưởng: Là người chịu trách nhiệm quản lý nhà trường. - Hiệu phó: Là người giúp đỡ cho hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng cùng hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước cấp trên thay mặt hiệu trưởng điều hành công việc khi hiệu trưởng vắng mặt. Nguyễn Văn Hiếu. Lớp A5 K48 - 13 - Trường Cao Đẳng thống kê Báo cáo tốt nghiệp - Tổ chuyên môn: Xây dựng kế hoạch hoạt động chung của tổ hướng dẫn xây dựng và quản lý kế hoạch cá nhân, phân phối chương trình theo quy định của Bộ giáo dục. Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ kiểm tra đánh giá chất lượng hiệu quả giảng dậy của giáo viên trong trường. - Tổ tài chính: Giúp hiệu trưởng các công việc có liên quan đến hoạt động quyết toán kinh phí và cấp phát kinh phí của trường. 2.2.5. Chức năng nhiệm vụ của bộ máy kế toán. a. Sơ đồ bộ máy kế toán. Sơ đồ 02: Sơ đồ bộ máy kế toán. Kế toán trưởng Kế toán tiền lương Kế toán tổng hợp Thủ quỹ b. Chức năng của bộ máy kế toán. - Kế toán: Phụ trách chung bộ phận kế toán giúp hiệu trưởng lập kế hoạch theo dõi thu – chi ngân sách theo báo cáo quyết toán quỹ năm. - Kế toán chi: Phụ trách công tác ngân sách cho đơn vị, kiểm tra và theo dõi quyết toán, theo dõi việc thu chi của trường kế toán thu – chi trực tiếp giao dịch với kho bạc nhà nước, báo cáo vào sổ thu chi ngân sách tổng hợp, báo cáo thu chi ngân sách hàng tháng khoá sổ hàng năm. - Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ các chức năng của thủ quỹ mà Nhà nước quy định giúp kế toán chi theo dõi dự toán kinh phí của đơn vị. c. Nhiệm vụ. - Kế toán ở đơn vị có nhiệm vụ lập đầy đủ dự toán xin kinh phí duy trì hoạt động theo chức năng nhiệm vụ được giao trao đổi việc sử dụng và chấp nhận kinh phí ở đơn vị. Cụ thể kế toán phải tiến hành: + Tổ chức ghi chép các khoản chi hoạt động của đơn vị đúng nội dung dự toán đã được phê duyệt theo đúng quy định chế độ giáo dục. Nguyễn Văn Hiếu. Lớp A5 K48 - 14 - Trường Cao Đẳng thống kê Báo cáo tốt nghiệp +Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu chi kiểm tra việc ghi sổ kế toán các khoản chi theo quy định. + Cung cấp số liệu giáo dục về tình hình chi làm cơ sở lập dự toán chi sau này, xây dựng định mức chi tiêu, phân tích đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí, vốn quỹ ở đơn vị. 2.2.6. Hình thức kế toán đơn vị áp dụng. Hình thức kế toán mà đơn vị áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ. a. Đặc trưng. - Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “chứng từ ghi sổ”. b. Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế toán hoặc người được kế toán uỷ quyền duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái. Cuối tháng sau khi đã ghi hết chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái, để tính ra số phát sinh nợ, phát sinh có và số dư cuối tháng của từng tài khoản. Trên sổ cái tính tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Căn cứ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái, sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu thì sử dụng để lập Bảng cân đối phát sinh và báo cáo tài chính. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: căn cứ chứng từ kế toán được sử dụng để ghi vào sổ, thẻ, kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản, số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh nợ, phát sinh có và có số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ cái sau khi kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu trên “bảng tổng hợp chi tiết” của từng tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính. * Sổ sách kế toán trường sử dụng: - Sổ chi tiết các tài khoản. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ chi tiết các hoạt động...... Nguyễn Văn Hiếu. Lớp A5 K48 - 15 - Trường Cao Đẳng thống kê Báo cáo tốt nghiệp 2.3. THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC VÕ CƯỜNG SỐ 2. 2.3.1. Công tác lập dự toán năm. Lập dự toán là một khâu quan trọng không thể thiếu được của công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp nhằm đảm bảo thực hiện tốt việc chi tiêu đúng mục đích. Dự toán còn là căn cứ để cấp có thẩm quyền xem xét phê duyệt nội dung chi thường xuyên cho đơn vị đảm bảo thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ được giao. a. Căn cứ lập dự toán năm: Hàng năm vào cuối quý III (tháng 9), kế toán tiến hành công tác lập dự toán căn cứ vào các nội dung sau: - Căn cứ vào nhiệm vụ được giao năm kế hoạch. - Căn cứ vào tiêu chuẩn định mức do Nhà nước quy định. - Căn cứ vào tình hình thực hiện dự toán chi năm báo cáo được xem xét và phê duyệt. Dự toán năm kế hoạch được lập theo nội dung chi quy định trong mục lục ngân sách. b. Các bước lập dự toán năm. - Giao dự toán. - Phân bổ dự toán. - Quyết toán. 2.3.2. Công tác lập dự toán quý. Trên cơ sở dự toán năm đã được phê duyệt (hàng quý, hàng tháng, cuối quý trước) phải lập dự toán quý sau để bảo đảm cho việc chi tiêu hợp lý, kịp thời. a. Căn cứ lập dự toán quý. - Căn cứ vào dự toán năm được duyệt. - Căn cứ vào nhu cầu thực tế của đơn vị. b. Cách lập dự toán quý. Dự toán quý lập theo nội dung các mục lục chi theo mục lục ngân sách và chi theo tháng, đơn vị lập dự toán quý xong gửi lên cấp trên có thẩm quyền kho bạc Nhà nước (KBNN) để làm căn cứ cho việc cấp phát và quản lý chi tiêu của đơn vị. (Trích dự toán chi Ngân sách năm 2011.) Nguyễn Văn Hiếu. Lớp A5 K48 - 16 - Trường Cao Đẳng thống kê Báo cáo tốt nghiệp Mẫu sổ dự toán kinh phí năm. PHÒNG GD-ĐT TP BẮC NINH TRƯỜNG TIỂU HỌC VÕ CƯỜNG SỐ 2 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc DỰ TOÁN KINH PHÍ NĂM 2011 Đơn vị: Trường tiểu học Võ Cường số 2 Chương: 622 - 492 ĐVT: Đồng Mục Tên mục Chia ra quý Tổng số I II III IV 6001 Tiền lương 683.056.800 170.764.200 170.764.200 170.764.200 170.764.200 6101 Phụ cấp lương 239.069.880 59.767.470 59.767.470 59.767.470 59.767.470 6300 Các khoản đóng góp 150.272.496 37.568.124 37.568.124 37.568.124 37.568.124 6500 Thanh toán DVCC 5.920.000 1.480.000 1.480.000 1.480.000 1.480.000 6550 Vật tư văn phòng 8.000.000 2.000.000 2.000.000 2.000.000 2.000.000 6600 Thông tin liên lạc 3.294.640 823.660 823.660 823.660 823.660 6650 Hội nghị 3.500.000 700.000 1.000.000 800.000 1.000.000 6600 Công tác phí 5.640.000 1.410.000 1.410.000 1.410.000 1.410.000 7000 Nghiệp vụ C.Môn 10.400.000 2.500.000 2.700.000 2.500.000 2.700.000 7750 Chi khác 18.000.000 4.500.000 4.500.000 4.500.000 4.500.000 1.127.153.816 281.513.454 282.013.454 281.613.454 282.013.454 Cộng Số tiền bằng chữ: Một tỷ một trăm hai mươi bảy triệu một trăm năm mươi ba nghìn tám trăm mười sáu đồng./ (Kèm theo bảng dự toán chi tiết và thuyết minh từng nội dung). Kế toán Thủ trưởng đơn vị Sau khi dự toán kinh phí năm được duyệt, kế toán tiến hành đăng ký nhu cầu cho từng quý. Phân bổ dự toán cho quý II năm 2011. Nguyễn Văn Hiếu. Lớp A5 K48 - 17 - Trường Cao Đẳng thống kê Báo cáo tốt nghiệp Mẫu sổ dự toán kinh phí quý. PHÒNG GD-ĐT TP BẮC NINH TRƯỜNG TIỂU HỌC VÕ CƯỜNG SỐ 2 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc DỰ TOÁN KINH PHÍ QUÝ II NĂM 2011 Đơn vị: Trường tiểu học Võ Cường số 2 Chương: 622 - Khoản 492 ĐVT: Đồng Mục Tên mục Chi ra tháng Tổng số Tháng 4 6001 Tiền lương 6101 Tháng 5 Tháng 6 170.764.200 56.921.400 56.921.400 56.921.400 Phụ cấp lương 59.767.470 19.922.490 19.922.490 19.922.490 6300 Các khoản đóng góp 37.568.124 12.522.708 12.522.708 12.522.708 6500 Thanh toán DVCC 1.480.000 480.000 500.000 500.000 6550 Vật tư văn phòng 2.000.000 600.000 700.000 700.000 6600 Thông tin liên lạc 823.660 250.000 250.000 323.660 6650 Hội nghị 1.000.000 300.000 400.000 300.000 6600 Công tác phí 1.410.000 470.000 470.000 470.000 7000 Nghiệp vụ chuyên môn 2.700.000 800.000 900.000 1.000.000 7750 Chi khác 4.500.000 1.500.000 1.500.000 1.500.000 282.013.454 93.766.598 94.086.598 94.160.258 Cộng Số tiền bằng chữ: Hai trăm tám mươi hai triệu không trăm mười ba nghìn bốn trăm năm mươi tư đồng./. (Kèm theo bảng dự toán chi tiết và thuyết minh từng nội dung) Kế toán Nguyễn Văn Hiếu. Lớp A5 K48 Thủ trưởng đơn vị - 18 - Trường Cao Đẳng thống kê Báo cáo tốt nghiệp 2.3.3. Kế toán chi hoạt động tại Trường tiểu học Võ Cường số 2. 2.3.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng. Các chứng từ kế toán Nhà trường sử dụng như: Hoá đơn thanh toán tiền điện thoại, Internet hàng tháng. Bảng thanh toán lương, bảng kê tính trích BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ. Và các chứng từ khác có liên quan…. 2.3.3.2. Tài khoản kế toán sử dụng. TK 661: Chi hoạt động. * Kết cấu: - Bên Nợ: Các khoản chi hoạt động phát sinh tại đơn vị bao gồm cả chi thường xuyên (như: thanh toán lương và các khoản trích theo lương hàng tháng, thanh toán tiền điện thoại và Internet….) và các khoản chi không thường xuyên (như: mua TSCĐ, chi cho công tác bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn….) - Bên Có: Các khoản được phép ghi giảm chi và những khoản đã chi không được duyệt. Kết chuyển số chi hoạt động với nguồn kinh phí khi báo cáo quyết toán được duyệt. - Số dư bên Nợ: Các khoản chi hoạt động chưa được quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt. * Nội dung: Chi hoạt động tại trường Tiểu học Võ Cường số 2 bao gồm các khoản chi như: Thanh toán lương và trích các khoản trích nộp theo lương hàng tháng, thanh toán tiền điện thoại tiền Internet hàng tháng, thanh toán các khoản chi mua VPP, chi hội nghị, và các khoản chi thường xuyên khác. * TK chi tiết: TK 661 có 3 TK cấp 2 nhưng thực tế Nhà trường sử dụng chủ yếu là TK 6612 – Năm nay: Để phản ánh các khoản chi hoạt động trong năm kế toán. * Ngoài TK 661 kế toán nhà trường còn sử dụng các tài khoản có liên quan khác. Nguyễn Văn Hiếu. Lớp A5 K48 - 19 - Trường Cao Đẳng thống kê Báo cáo tốt nghiệp 2.3.3.3. Kế toán các khoản chi hoạt động. Chi hoạt động ở đơn vị là những khoản chi mang tính chất thường xuyên theo năm phục vụ cho công tác nghiệp vụ chuyên môn và bộ máy hoạt động của đơn vị. Nguồn kinh phí đảm bảo cho chi thường xuyên của đơn vị do ngân sách Nhà nước cấp. Theo mục lục ngân sách, chi hoạt động của đơn vị có các nội dung thuộc chương 622 - Loại 490 - Khoản 492 - Em xin VD một số nội dung sau: Mục lục Nội dung 6000 Tiền Lương 6100 Phụ cấp lương 6300 Các khoản đóng góp 6500 Thanh toán dịch vụ công cộng 6550 Vật tư văn phòng 6600 Thông tin tuyên truyên, liên lạc 6650 Hội nghị 6700 Công tác phí 7000 Chi phí nhiệm vụ chuyên môn 7750 Chi khác 9505 Chi mua sắm TSCĐ Nhận dự toán kinh phí được cấp trên cơ sở dự toán của đơn vị được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Khi nhận được thông báo phân phối dự toán kinh phí được cấp tại kho bạc Nhà nước trích thông báo dự toán kinh phí được cấp duyệt quý II năm 2011 của đơn vị tính toán số liệu chính xác dựa vào mẫu biểu dự toán của từng chương từng loại khoản mục từ đó rút dự toán kinh phí về. Căn cứ vào dự toán kinh phí được duyệt ở quý II năm 2011 và nhu cầu chi tiêu của đơn vị, kế toán làm thủ tục xin duyệt rút dự toán kinh phí từ kho bạc về chi tiêu. Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương tháng 6 năm 2011 và nhu cầu chi khác của đơn vị, kế toán tiến hành lập giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản. Nguyễn Văn Hiếu. Lớp A5 K48 - 20 -