Tài liệu Cd qt 07

Chuyên đề tốt nghiệp CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1. Tính cấp thiết nghiên cứu cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam Cùng với quá trình phát triển và không ngừng lớn mạnh của công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam, công tác cơ cấu tổ chức tại công ty luôn phải theo sát tình hình thực tế nhằm đảm bảo cơ sở vững chắc ổn định cho sự phát triển bền vững lâu dài càng trở nên cần thiết và phải điều chỉnh cơ cấu tổ chức nhằm đáp ứng các yêu cầu về quy tắc cơ cấu, tình hình thực tế, việc thực hiện công việc phân công trách nhiệm, quyền hạn, tính phối hợp thực hiện những công việc với nhău luôn được thông suốt an khớp và hiệu quả. Với mô hình là một công ty TNHH kinh doanh đa mặt hàng đa lĩnh vực nên cơ cấu tổ chức cũng hết sức phức tạp.Do đó việc cơ cấu tổ chức bộ máy vận hành của công ty sao cho các phòng ban chức năng hoạt động hiệu quả phát huy hết năng lực từ đó thúc đẩy hiệu quả của cả một hệ thống là tương đối phức tạp khó khăn.Công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam là một doanh nghiệp đặc thù chuyên kinh doanh sản xuất và gia công hàng may mặc phục vụ thị trường trong nước và xuất khẩu vì vậy chất lượng sản phẩm luôn được đặt lên hàng đầu. Để đảm bảo chất lượng hàng hóa thì cơ cấu tổ chức công ty luôn phải hoạt động hiệu quả và ổn định nó như la một bộ não của con người luôn phải đổi mới tổ chức lại cũng như con người luôn luôn phải học hỏi. Cơ cấu tổ chức của công ty là một vấn đề không dễ bởi nó xuất phát từ nhu cầu công việc, chất lượng và hiệu quả của cả một hệ thống, bộ máy làm việc. Đặc biệt nó cần phải xem xét đến từng chi tiết nhỏ và thông qua một quá trình quan sát thu thập, phân tích và đánh giá hiệu quả kinh doanh để đảm bảo luôn phù hợp với thực tế. Mọi phòng ban chuyên môn có thể khác nhau về công việc chức năng, xong phải cùng hướng đến một mục tiêu, cùng nằm trên quỹ đạo hoạt Trần Văn Cường – K38A7 1 Chuyên đề tốt nghiệp động hiệu quả của công ty bởi sản phẩm dịch vụ của công ty là kết quả tổng hợp của cả một bộ máy đó. Mặt khác tình hình kinh tế xã hội gần đây có nhiều biến động như khủng hoảng kinh tế thế giới, lạm phát tăng cao đã ảnh hưởng đến nhiều nền kinh tế trên thế giới. Công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam là doanh nghiệp có cả thị trường xuất khẩu ở nước ngoài vì vậy thị trường của công ty bị ảnh hưởng rất nhiều .Nó tác động mạnh đến kế hoạch kinh doanh,các mục tiêu đề ra trong ngắn hạn và tình hình cơ cấu tổ chức của công ty cũng cần phải có nhũng thay đổi. Phải hoàn thiện lại cơ cấu tổ chức để đáp ứng yêu cầu hoạt động của công ty trong thời gian tới. 2. Xác lập tuyên bố đề tài Đề tài tập chung giải quyết vấn đề cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam. Làm rõ một số lý thuyết cơ bản về cơ cấu tổ chức. Là rõ thực trạng cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam. Từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam. Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam tôi đã nhận thấy cơ cấu tổ chức tại công ty cũng tương đối ổn định, có hiệu quả xong qua đó cũng có một số điểm chưa phù hợp víi tình hình thực tế hiện nay. Tại công ty cơ cấu tổ chức luôn luôn được đánh giá là một phần rất quan trọng do đó việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức luôn được chú trọng và được xem xét qua từng giai đoạn phát triển của công ty nhằm đáp ứng những yêu cầu đặt ra trong hoạt động kinh doanh của công ty minh. Chính vì vậy trong thời gian thực tập tại công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam tôi đã nghiên cứu và chọn đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam” làm đề tài nghiên cứu cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. Trần Văn Cường – K38A7 2 Chuyên đề tốt nghiệp 3. Phạm vi nghiên cứu - Về mặt không gian + Đề tài nghiên cứu tại công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam. + Nội dung : Đề tài tập chung nghiên cứu cơ cấu tổ chức của công ty và các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức cña c«ng ty - Về măt thời gian: Đề tài nghiên cứu c¬ cÊu tæ chøc dữ liệu của công ty từ năm 2006 đến năm 2008. 4. Một số khái niệm và phân định nội dung của cơ cấu tổ chức 4.1. Một số khái niệm cơ bản - Khái niệm tổ chức: Là tông thể cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Nó bao gôm người đứng đầu tổ chức công ty cùng với các phòng ban và các mối quan hệ đan xen lẫn nhau. Các phòng ban đều có nhưng chức năng riêng nhưng đều có mối quan hệ qua lại và phải đồng nhất với muc tiêu của công ty Việc hoạch định đơn vị theo yêu cầu nhiệm vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến biện pháp và phương thức thiết kế. Trong bất cứ doanh nghiệp nào, biện pháp quan trọng và chủ yếu nhất là căn cứ vào nhiệm vụ của các đơn vị để hoạch định cơ cấu quản lý kinh doanh. Nhưng kết quả nghiên cứu cho thấy, ngoài cơ cấu quản lý kinh doanh của doanh nghiệp ra, còn cần có một số biện pháp tổng hợp khác mới có thể tổ chức một cách hữu hiệu hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp. Thí dụ, thiết lập trong doanh nghiệp một bộ phận tổng hợp chuyên trách hoặc một cơ cấu tổng hợp liên bộ phận. Nhìn chung cơ cấu tổ chức và việc tổ chức là những vấn đề rất quan trọng với sự sông còn của công ty.nó có mối quan hệ mật thiết hữu cơ với nhau. Cơ cấu tổ chức tạo nên bộ khung (bộ máy )của công ty tạo sự ổn định cho hoạt động kinh doanh cua công ty. Cơ cấu tổ chức tốt,phù hợp thì hiệu quả kinh doanh tốt và ngược lại. Trần Văn Cường – K38A7 3 Chuyên đề tốt nghiệp - Khái niệm cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là một bộ khung hoàn chỉnh là mô hình cụ thể của công ty. Cơ cấu tổ chức là việc chia tổ chức ra làm nhiều bộ phận khác nhău, xác định chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận và thiết lập mối quan hệ phối hợp giữa chúng để nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức. Khi nói đến cơ cấu cơ bản của một doanh nghiệp, người ta cần phải xét đến những vấn đề chủ yếu như sự phân công trong nội bộ tổ chức việc sắp xếp nhiệm vụ công tác cho các phòng, ban khác nhau, làm thế nào để thực hiện sự điều hòa, phối hợp cần thiết nhằm bảo đảm thực hiện được mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp... Trước hết phải phân biệt một cách chính xác “cơ cấu cơ bản” và "cơ chế vận hành". Khi nói đến cơ cấu cơ bản của một doanh nghiệp, người ta cần phải xét đến những vấn đề chủ yếu như sự phân công trong nội bộ tổ chức việc sắp xếp nhiệm vụ công tác cho các phòng, ban khác nhau, làm thế nào để thực hiện sự điều hòa, phối hợp cần thiết nhằm bảo đảm thực hiện được mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp... Các doanh nghiệp thường dùng hình thức biểu đồ để thể hiện cơ cấu tổ chức (như biểu đồ về hệ thống tổ chức). Mặc dù đến nay, rất nhiều giám đốc vẫn sử dụng một cách rộng rãi các loại biểu đồ, nhưng nếu chỉ có cơ cấu cơ bản thì không đủ mà cần phải thông qua cơ chế vận hành để tăng cường cơ cấu cơ bản, đảm bảo thực hiện ý đồ của cơ cấu cơ bản. Cơ chế vận hành là trình tự điều khiển, hệ thống thông tin, chế độ thưởng phạt cũng như các chế độ đã được quy phạm hóa... Việc xác lập và tăng cường cơ chế vận hành sẽ làm cho công nhân viên hiểu rõ rằng, cái mà doanh nghiệp yêu cầu và mong muốn ở họ là cái gì? Một cơ chế vận hành tốt sẽ khích lệ công nhân viên đồng tâm hiệp lực, gắng sức thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Điều đó cũng có nghĩa là cơ chế vận hành đem lại nội dung và sức sống cho cơ cấu cơ bản của doanh nghiệp. 4.2. Phân định nội dung về cơ cấu tổ chức 4.2.1. Phân định nội dung,nguyªn t¾c cơ cấu tổ chức a. Nguyên tắc Trần Văn Cường – K38A7 4 Chuyên đề tốt nghiệp + Một nguyên tắc cần tuân thủ khi tổ chức cơ cấu công ty là phải đảm bảo cho công ty được tổ chức theo một hình thức có thể làm tăng khả năng thực hiện các chức năng đã định của công ty. + Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính hiệu quả ổn định. + Cơ cấu tổ chức phải rõ ràng cụ thể.thể hiện tính dân chủ công khai minh bạch. + Chú trọng đến việc lập kế hoạch.Xác định mục tiêu và lập kế hoạch chu đáo nhằm tạo ra một cơ cấu tổ chức hoàn thiện nhất.lập kế hoạch cơ cấu tổ chức sẽ giúp cho việc xác định nhu cầu nhân sự trong tương lai.lập kế hoạch cơ cấu tổ chức còn có thể vạch ra những điểm yếu,công việc trùng lặp,tuyến quyền lực không rõ ràng ,các biện pháp đã lỗi thời…được thể hiện rõ khi so sánh cơ cấu tổ chức thực tế với cơ cấu tổ chức cần thiết. + Phân biệt rõ vị trí của từng bộ phận từng người trong tổ chức thông qua việc sử dụng sơ đồ tổ chức.mô tả cụ thể công việc của từng bộ phận. b. yªu cÇu cña c¬ cÊu tæ chøc + C¬ cÊu tæ chøc g¾n liÒn víi sù ph©n chia c¸c bé phËn trong c¬ cÊu, ph¶i ®¶m b¶o yªu cÇu ph©n chia c¸c bé phËn mét c¸ch râ rµng cã thÓ ph©n chia c¸c bé phËn theo sè lîng, theo thêi gian, theo s¶n phÈm, theo chøc n¨ng, theo khu vùc, theo thÞ trêng … + X©y dùng c¬ cÊu tæ chøc ph¶i ®¶m b¶o g¾n liÒn víi x¸c ®Þnh quyÒn h¹n trong mét tæ chøc cã bé phËn trùc tuyÕn, cã bé phËn tham mu vµ ®ång thêi cã quyÒn h¹n trùc tuyÕn vµ quyÒn h¹n tham mu quyÒn h¹n theo chøc n¨ng. + Cơ cấu tổ chức cần làm cho mối liên hệ và sự điều hòa, phối hợp giữa các bộ phận được quán triệt đến từng phßng ban, tõng nhân viên cụ thể có khả năng đảm nhận nhiệm vụ đó + C¬ cÊu tæ chøc ph¶i ®¶m b¶o yªu cÇu võa linh ho¹t theo kÞp thùc tÕ s¶n xuÊt kinh doanh võa ph¶i tinh gi¶n gän nhÑ kh«ng cång kÒnh g©y l·ng phÝ nguån lùc. b. Nội dung các bước thiết kế cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Bước 1: Hoạch định đơn vị theo yêu cầu của nhiệm vụ Trần Văn Cường – K38A7 5 Chuyên đề tốt nghiệp Căn cứ vào những nguyên tắc của khái niệm dị biệt và tổng hợp, trước hết người ta ghép những nhiệm vụ cùng loại với nhau. Điều đó vừa có ích, cho việc triệt tiêu dị biệt, vừa có thể thường xuyên đơn giản hóa nhiệm vụ điều phối và tổng hợp. Sau đó là đem những đơn vị thường xuyên đòi hỏi điều hòa, phối hợp ghép lại với nhau. Như thế sẽ dễ cho việc thông qua các tầng nấc quản lý để điều phối hoạt động sản xuất của doanh nghiệp dưới sự lãnh đạo thống nhất. Do đó những đơn vị có mức độ dị biệt ít, mức độ tồng hợp cao cần phải ghép lại với nhau. Nhưng nếu có một số đơn vị mà mức độ dị biệt nhỏ, mức độ nương tựa lẫn nhau tương đối ít hoặc ngược lại, mức độ dị biệt lớn, mức độ nương tựa lẫn nhau cũng cao thì việc phân định nhiệm vụ cho những đơn vị đó sẽ đi theo xu hướng phức tạp hóa. Trong tình hình như vậy người ta phải có sự la chọn, tức là khi phân định cần nhấn mạnh chuẩn mực của mức độ dị biệt đồng thời nhấn mạnh cả chuẩn mực của mức độ tổng hợp. Bước 2: Thiết kế tổng hợp Việc hoạch định đơn vị theo yêu cầu nhiệm vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến biện pháp và phương thức thiết kế. Trong bất cứ doanh nghiệp nào, biện pháp quan trọng và chủ yếu nhất là căn cứ vào nhiệm vụ của các đơn vị để hoạch định cơ cấu quản lý kinh doanh. Nhưng kết quả nghiên cứu của Lorsch cho thấy, ngoài cơ cấu quản lý kinh doanh của doanh nghiệp ra, còn cân có một số biện pháp tổng hợp khác mới có thể tổ chức một cách hữu hiệu hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Thí dụ, thiết lập trong doanh nghiệp một bộ phận tổng hợp chuyên trách hoặc một cơ cấu tổng hợp liên bộ phận. Bước 3: Thiết kế tốt các đơn vị trực thuộc Trọng điểm của bước này là thiết lập một cơ chế vận hành tốt. Việc giải quyết tốt mối quan hệ giữa nhiệm vụ của bộ phận và nhu cầu của các thành viên có ý nghĩa đặc biệt đối với vấn đề khích lệcông nhân viên. Do đó phải thiết kế tốt tiêu chuẩn công tác chế độ thưởng phạt và những chế độ quy tắc chặt chẽ của doanh nghiệp. Điều quan trọng hơn nữa là việc thiết kế cơ cấu lãnh đạo bộ phận Trần Văn Cường – K38A7 6 Chuyên đề tốt nghiệp và cơ chế giám sát phải có lợi cho việc điều hòa. phối hợp mối quan hệ giữa các bộ phận chứ không phải là ngược lại. Về cơ chế vận hành, chúng ta không những phải xét đến cơ chế vận hành trong nội bộ các đơn vị, mà còn phải xét đến cơ chế vận hành lớn phục vụ cho toàn bộ doanh nghiệp, tức là vừa phải thiết kế cơ chế vận hành khuyến khích sự dị biệt, vừa phải thiết lập cơ chế vận hành tổng thể nhằm xúc tiến việc tổng hợp và điều hòa, phối hợp. Để xí nghiệp có thể thích ưng được với những thách thức của hoàn cảnh, cần phải thiết kế một chế độ khen thưởng và tiêu chuẩn công tác vừa có lợi cho việc khuyến khích dị biệt vừa có lợi cho việc xúc tiến tổng hớp và điều hòa, phối hợp. Khi thiết kế cơ cấu cơ bản và cơ chế vận hành của doanh nghiệp, còn cần phải xem xét vai trò và ảnh hưởng của nó đối với việc giải quyết mâu thuẫn và xung đột trong nội bộ doanh nghiệp.Cơ cấu cơ bản cần làm cho mối liên hệ và sự điều hòa, phối hợp giữa các bộ phận được quán triệt đến từng nhân viên cụ thể có khả năng đảm nhận nhiệm vụ đó. Nếu bổ nhiệm những nhân viên đó tham gia ý kiến vào quyết sách của doanh nghiệp thì có thể hình thành một cơ chế giải quyết mâu thuẫn và xung đột trong nội bộ doanh nghiệp một cách hữu hiệu. Cơ cấu tổ chức công ty phải gồm có 3 cấp độ như sau:  Cấp độ cơ cấu vĩ mô: là cách sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trò của từng cá nhân trong công ty.  Cấp độ vi mô: là cách qui định quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí mà các cá nhân trong công ty nắm giữ.  Hệ thống bổ trợ: bao gồm hệ thống điều hành của tổ chức, quá trình quản lý sự phát triển của công ty, hệ thống văn hoá công ty và hệ thống quản lý hoạt động công ty. c. Các hình thức cơ cấu tổ chức của công ty + Cơ cấu tổ chức chức năng Trần Văn Cường – K38A7 7 Chuyên đề tốt nghiệp Trong cơ cấu này, vai trò của từng vị trí được bố trí theo chức năng nhằm đạt được mục tiêu, nhiệm vụ chung. Quản lý của từng bộ phận chức năng: sản xuất, bán hàng, tài chính, marketing... sẽ có nhiệm vụ báo cáo lại với giám đốcngười chịu trách nhiệm phối hợp các hoạt động trong công ty và cũng là người chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động của công ty. Dạng biến thể của cơ cấu chức năng là cơ cấu tiền chức năng thường được thấy trong các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và chưa phân định thành nhiều chức năng riêng rẽ. Trong cơ cấu tiền chức năng, một người có thể đảm nhiều chức năng khác nhau. Lợi ích của cơ cấu chức năng:  Có sự chuyên môn hoá sâu sắc hơn, cho phép các thành viên tập trung vào chuyên môn của họ hơn.  Tạo điều kiện tuyển dụng được các nhân viên với các kỹ năng phù hợp với từng bộ phận chức năng. Nhược điểm: Không có hiệu quả trong các công ty có quy mô lớn. Khi hoạt động của công ty tăng về qui mô, số lượng sản phẩm tăng thì sự tập trung của người quản lý đối với lĩnh vực chuyên môn của anh ta sẽ bị dàn mỏng, do đó sẽ làm giảm mối quan tâm tới các phân đoạn sản phẩm cụ thể và nhóm khách hàng của từng sản phẩm. + Cơ cấu tổ chức trùc tuyÕn- chøc n¨ng C¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn chøc n¨ng là cơ cấu nhóm các sản phẩm hoặc khách hàng có mối liên hệ với nhau thành các phòng ban. Các phòng ban được phân chia sẽ tập trung vào các phân đoạn thị trường khách hàng nhất định và chịu trách nhiệm sản xuất và quảng cáo, xúc tiến kinh doanh đối với nhóm khách hàng đó. Đồng thời, những công việc chung của các phòng ban như phân bổ tài chính, vấn đề liên quan đến luật pháp, các công việc hành chính... sẽ được thực hiện ở cấp công ty. Trần Văn Cường – K38A7 8 Chuyên đề tốt nghiệp Lợi ích: Tập trung vào từng phân đoạn thị trường và sản phẩm cụ thể. Nhược điểm: các chức năng bị lặp lại ở các phòng ban khác nhau và đòi hỏi phải có sự hợp tác giữa các phòng ban. Chính vì thế, công ty phải tuyển dụng những giám đốc có năng lực thực sự để vừa biết cách lãnh đạo công ty lại vừa biết hoà mình vào bộ máy lãnh đạo chung của toàn công ty. + Cơ cấu tổ chức ma trận Cơ cấu ma trận là sự phối hợp giữa cơ cấu chức năng và cơ cấu phòng ban. Lợi ích: cho phép tập trung vào khách hàng và sản phẩm, đồng thời cho phép có sự chuyên sâu vào chức năng. Nhược điểm: đòi hỏi có sự hợp tác cao độ thì cơ cấu mới hoạt động có hiệu quả. Bí quyết để điều hành hoạt động của cơ cấu ma trận là thường xuyên tổ chức các cuộc họp để xem xét lại tình trạng công việc và giải quyết các bất đồng nảy sinh khi nhân viên phải chịu trách nhiệm về công việc trước nhiều hơn một người quản lý. Cơ cấu ma trận tuy có nhiều ưu điểm song việc triển khai trong thực tế lại đòi hỏi phải có sự hợp tác và trao đổi thông tin rất nhiều. Vì vậy, để áp dụng cơ cấu ma trận sao cho có hiệu quả, công ty phải đầu tư tiền bạc và thời gian để đào tạo đội ngũ lãnh đạo và nhân viên phát triển các kỹ năng cần thiết.Mỗi một loại hình cơ cấu tổ chức đều có nhưng ưu nhược giểm nhất định để đánh giá chung ta cân đưa ra các tiêu chí như sau: d. Tiêu chuẩn đánh giá và thiết lập cơ cấu tổ chức công ty 1. Mức độ hỗ trợ của cơ cấu đối với mục tiêu chiến lược của công ty. 2. Mức độ tạo ra giá trị của các chức năng và những chức năng nào cần thiết để hỗ trợ tốt hơn cho mục tiêu của công ty. 3. Mức độ hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu của các vị trí, vai trò nhất định. Trần Văn Cường – K38A7 9 Chuyên đề tốt nghiệp 4. Các vị trí công việc có đủ quyền hạn thực thi nhiệmvụ một cách có hiệu quả hay không? 5. Mối quan hệ giữa người có nghĩa vụ báo cáo và người được báo cáo có được xác lập rõ ràng? 6. Mức độ của việc kiểm soát và số cấp độ cần có trong công ty để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt được các mục tiêu một cách có hiệu quả. 7. Các thành viên trong ban lãnh đạo và tổ kỹ thuật cũng như các nhân viên có đủ năng lực và kỹ năng để hoàn thành vai trò được giao? 8. Mức độ phối hợp hoạt động giữa các phòng ban và các bộ phận chức năng. Các hệ thống hỗ trợ cần có để tổ chức thực hiện chức năng đạt hiệu quả cao. 4.2.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Bao gồm hai nhóm nhân tố bên trong và bên ngoài của công ty - Nhân tố bên ngoài Các nhân tố có thể nhắc đến môi trường hoạt động của doanh nghiệp Về môi trường văn hóa mỗi một đất nước đều có một nên văn hoá riêng thể hiện bản sắc riêng của dân tộc mình. Do vậy việc kinh doanh nói chung và tổ chức công ty nói riêng cũng chịu những tác động nhất định . Về môi trường pháp luật,Chính trị … Mỗi quôc gia đều có những quy định khác nhău cho phép các công ty và các loại hình công ty được phép hoạt động.các nền văn hóa khác nhau,luật pháp khác nhau cũng quy định những mặt hàng được phép kinh doanh.Chính vì vậy nó cũng ảnh hưởng tới các loại hình doanh nghiệp và cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp. + Môi trường kinh doanh của công ty bao gôm cả các đối thủ cạnh tranh tình hình và xu thế kinh tế thế giới cũng có những ảnh hưởng nhất định tới cơ cấu tổ chức của công ty. Thời kỳ khủng hoảng kinh tế như hiện nay buộc các doanh nghiệp phải cơ cấu lại bộ máy tinh giản gọn nhẹ nhằm tối thiểu chi phí. Trần Văn Cường – K38A7 10 Chuyên đề tốt nghiệp - Nhân tố bên trong doanh nghiệp + Mô hình công ty: Mỗi công ty tổ chức theo một mô hình khác nhau ví dụ như công ty TNHH,Công ty cổ phần …thì cũng có những cơ cấu tổ chức khác nhau. + Quy mô của công ty Công ty với nhưng quy mô khác nhau sẽ có cơ cấu tổ chức khac nhau. Công ty quy mô lón thi cơ cấu tổ chức có thể phức tạp hơn công ty có quy mô nhỏ ít nhân viên hơn. + Tài chính,nhân sự,chiến lược phát triển của công ty Những nhân tố này cũng có ảnh hương tới cơ cấu tổ chức của công ty. Công ty nào có những chiến lược phát triển lâu dài muốn mở rộng sản xuất kinh doanh thì đương nhiên cơ cấu tổ chức cũng phải có sự điều chỉnh hợp lý. Về tài chính nếu găp khó khăn hay dư thừa đều ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của công ty. Khó khăn về tài chính thi công ty phai tinh giản bộ máy hanh chính cơ cấu lại + Văn hoá doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức của công ty là hết sức phức tạp,và có tầm quan trọng rất lớn với công ty do vậy.Mọi công ty luôn dành một phần quan tâm lớn với vấn đề cơ cấu tổ chức.công ty phải thường xuyên theo dõi quan sát cơ cấu tổ chức từ đó tổng kết các ưu nhược điểm để từ đó đề ra những phương hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức phù hợp hơn với thực tế và có hiệu quả hơn cho doanh nghiệp. Tổ chức nào cũng tồn tại một cơ cấu tổ chức nhất định.việc thiết lập một cơ cấu tổ chức hợp lý là một trong những yếu tố làm tăng Sức mạnh của doanh nghiệp cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần phát huy sức mạnh tập thể ngoài ra nó còn ảnh hưởng đến việc thực hiện các chức năng quản trị như hoạch định,chỉ huy,lãnh đạo… Cơ cấu tổ chức của công ty là tương đối phức tạp.nhưng vai trò của nó lại vô cùng to lớn.nó được ví như bộ khung xương của cơ thể con người.Nếu không có bộ khung thi con người không thể hoạt động được.chính vì vậy cơ cấu tổ chức giúp công ty vận hành liên tục.cơ cấu tổ chức linh hoạt hiệu quả thì công việc Trần Văn Cường – K38A7 11 Chuyên đề tốt nghiệp của doanh nghiệp cũng trở lên hiệu quả hơn. Cơ cấu tổ chức tạo ra hoạt động chơn chu ăn khớp cho cả một hệ thống nhằm đạt hiệu quả tối đa cho hoạt đông kinh doanh của công ty. Trần Văn Cường – K38A7 12 Chuyên đề tốt nghiệp CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU, THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH KINH DOANH SẢN XUẤT DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI HẢI NAM 1. Các phương pháp nghiên cứu Chủ yếu sử dụng phương pháp phỏng vấn ban lãnh đạo và nhân viên công ty. Các câu hỏi có nội dung hướng vào vấn đề cơ cấu tổ chức. Các vấn đề lý thuyết của cơ cấu tổ chức và thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam.Nhằm đánh giá kết quả đạt được của cơ cấu tổ chức hiện tại và những tồn tại cần khắc phục qua đó đưa ra những giải pháp nhăm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. - Các câu hỏi được đưa ra phỏng vấn giám đốc Công ty Trần Huy Toàn. + Xin giám đốc cho biết những mặt mạnh và mặt yếu trong cơ cấu tổ chức đang vận hành của công ty? + Xin giám đốc vui lòng cho biết có những nhân tố nào ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của công ty? Nhân tố nào là quan trọng nhất? + Xin ông cho biết cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty có tuân thủ các nguyên tắc cơ bản không? Nguyên tắc nào chưa được thực thi tốt? Th«ng qua lêi chia sÎ tõ gi¸m ®èc c«ng ty. T«i nhËn thÊy mét sè ®iÓm qua nhiÒu năm hoạt động c«ng ty gÆp kh«ng Ýt khã kh¨n song vît lªn trªn hÕt nh÷ng khã kh¨n ®ã C«ng ty ®· thu ®îc rÊt nhiÒu thµnh qu¶ tèt ®Ñp nh: tæng doanh thu vµ lîi nhuËn t¨ng qua c¸c n¨m, thÞ trêng cña C«ng ty ngµy cµng ph¸t triÓn më réng, thu nhËp cña ngêi lao ®éng t¨ng, ®êi sèng cña ngêi lao ®éng ®îc n©ng cao, uy tÝn vµ vÞ thÕ cña C«ng ty ngµy cµng ®îc kh¼ng ®Þnh trªn thÞ trêng. Trong nh÷ng thµnh qu¶ ®ã cã sù ®ãng gãp kh«ng nhá bé m¸y qu¶n trÞ cña C«ng ty, thÓ hiÖn qua nh÷ng thµnh qu¶ sau: Cơ cấu tổ chức của C«ng ty ®îc tæ chøc theo kiÓu trùc tuyÕn - chøc n¨ng phï hîp víi quy m« vµ ®Æc ®iÓm cña ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, bé m¸y cña c«ng ty ®îc tæ chøc theo kiÓu trùc tuyÕn chøc n¨ng. §©y lµ kiÓu c¬ Trần Văn Cường – K38A7 13 Chuyên đề tốt nghiệp cÊu qu¶n lý ®îc ¸p dông réng r·i trong tÊt c¶ c¸c doanh nghiÖp hiÖn nay .Víi kiÓu c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lÝ nµy cã u ®iÓm lín lµ g¾n viÖc sö dông chuyªn gia ë c¸c bé phËn chøc n¨ng víi hÖ thèng trùc tuyÕn mµ vÉn d÷ ®îc tÝnh thèng nhÊt qu¶n trÞ ë møc ®é nhÊt ®Þnh ®¶m b¶o thùc hiÖn triÖt ®Ó chÕ ®é mét thñ trëng trong l·nh ®¹o qu¶n lý tõ ®ã ®Ò cao tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n, thóc ®Èy mäi ngêi lµm viÖc víi tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cao gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ cho c«ng t¸c qu¶n trÞ. H¬n n÷a, tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ cña C«ng ty theo m« h×nh trùc tuyÕn - chøc n¨ng mµ thùc hiÖn tèt cßn gióp cho c«ng viÖc ®îc diÔn ra nhanh h¬n. C¸ch tæ chøc nµy cã u ®iÓm lín lµ g¾n viÖc sö dông chuyªn gia ë c¸c bé phËn chøc n¨ng víi hÖ thèng trùc tuyÕn mµ vÉn gi÷ ®îc tÝnh thèng nhÊt qu¶n trÞ ë møc ®é nhÊt ®Þnh. Sù ph©n chia chøc n¨ng, nhiÖm vô c«ng t¸c gi÷a c¸c phßng ban, xëng lµ kh¸ râ rµng, chÆt chÏ t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc ph©n c«ng c«ng t¸c trong tõng phßng ban, ph©n xëng ®îc cô thÓ vµ ®Çy ®ñ, gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña c¸c phßng ban, ph©n xëng trong C«ng ty, ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty ®îc diÔn ra liªn tôc vµ ®¹t hiÖu qu¶ cao. Tuy nhiªn vÉn cßn cã nh÷ng tån t¹i: Bé m¸y cßn c«ng kÒnh. Chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸c phßng cã khi cßn ch«ng chÐo - Câu hỏi đưa ra phỏng vấn trưởng phòng nhân sự + Theo ông (bà) thì cơ cấu tổ chức của công ty đã hợp lý chưa? Vì sao? Theo chức năng của phòng mình. ¤ng (bà) có kiến nghị gì về cơ cấu tổ chức của công ty? Nh×n chung c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty ®· t¬ng ®èi hîp lý. Tuy nhiªn trong m« h×nh c¬ cÊu tæ chức cña c«ng ty con nhiÒu chç cha hîp lý cô thÓ nh trong c«ng viÖc chøc n¨ng cña mét sè phßng ban cßn cha cã sù ph©n c«ng hîp lý râ rµng c¸c c«ng viÖc cßn chång chÐo.Sù ph©n quyÒn ph©n cÊp trong bé m¸y cßn cha cô thÓ râ rµng.C«ng viÖc cña c¸c phßng ban vµ ban gi¸m ®èc nhiÒu khi cha cã sù ¨n khíp nhÊt ®Þnh.Gi¸m ®èc c«ng ty nhiÒu khi kiªm nhiªm qu¸ nhiÒu c«ng viÖc nhiÒu khi kh«ng nhËn râ vai trß cña phã gi¸m ®èc §Ó hoµn thiÖn h¬n n÷a c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty th× viªc s¾p xÕp l¹i bé m¸y cña c«ng ty lµ ®iÒu cÇn lµm. KiÕn nghÞ ®a ra lµ c«ng ty. S¾p xÕp vµ ph©n c«ng l¹i nhiÖm vô cña mét sè phßng ban theo thêi gian mäi sù vËt ®Òu thay ®æi. XÐt riªng mét c«ng ty khi chñ tr¬ng, chÝnh s¸ch cña §¶ng vµ nhµ níc thay ®æi, t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh thay ®æi th× tÊt yÕu bé m¸y qu¶n trÞ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh Êy còng thay ®æi cho phï hîp. Bé m¸y ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ Trần Văn Cường – K38A7 14 Chuyên đề tốt nghiệp thÓ hiÖn trªn viÖc tæ chøc c¸c phßng ban, ph©n bè c«ng viÖc cho mç c¸ nh©n trong tõng phßng ban ph¶i hîp lý, tr¸nh chång chÐo, trïng lÆp lµm c¶n trë ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh - Câu hỏi đưa ra phỏng vấn trưởng phòng kinh doanh + Theo ông (bà) cơ cấu tổ chức của công ty có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty không? Cơ cấu hiện tại có cần ph¶i điều chỉnh hay không? - Câu hỏi đưa ra phỏng vấn nhân viên Nguyễn khánh Dương + Anh cã n¾m râ ®îc c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty m×nh hay kh«ng? C¬ cÊu tæ chøc hiÖn t¹i cña c«ng ty cã ¶nh hëng tíi c«ng viÖc cña anh(chÞ) hay kh«ng? V× sao? Tr¶ lêi: §· n¾m ®îc c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty. C«ng ty hiªn dang tæ chøc theo m« h×nh c«ng ty TNHH tuy nhiªn c¬ cÊu tæ chøc cô thÓ kiÓu trùc tuyÕn chøc n¨ng, chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cô thÓ cña tõng phßng ban th× cha hiÓu ®îc cô thÓ. VÒ sù ¶nh hëng cña c¬ cÊu tæ chøc c«ng ty ®Õn c«ng viÖc cña nh©n viªn ®· tr¶ lêi kh«ng. C¸c nh©n viªn cho biÕt c¸c phßng ban qu¶n lý trùc tiÕp míi cã nh÷ng t¸c ®«ng ®Õn c«ng viÖc cña mình. §«i khi nh©n viªn chÞu ¸p lùc tõ nhiÒu phÝa vÝ dô c«ng nh©n s¶n xuÊt ph¶i chÞu ¸p lùc tõ qu¶n ®èc, gi¸m ®èc, phßng kü thuËt...¶nh h¬ng tõ c¬ cÊu tæ chøc c¸c nh©n viªn cha nhËn thÊy. C¸c c©u hái ®· xo¸y vµo nh÷ng vÊn ®Ò quan träng nhÊt của cơ cấu tổ chức vµ ®ßi hái ngêi tra lêi ®a ra nh÷ng th«ng tin cô thÓ chÝnh x¸c qua ®ã sÏ t×m hiÓu kü h¬n vÒ c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty và những vấn đề vướng mắc cần giải quyết. 2. §¸nh gi¸ t«ng quan t×nh h×nh vµ ¶nh hëng cña nh©n tè m«i trêng ®Õn c¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty TNHH kinh doanh s¶n xuÊt dÞch vô th¬ng mại H¶i Nam 2.1. Giíi thiÖu vÒ c«ng ty 2.1.1. Gi¬i thiÖu chung vÒ c«ng ty TNHH kinh doanh s¶n xuÊt dÞch vô th¬ng m¹i H¶i Nam C«ng ty TNHH kinh doanh s¶n xuÊt dÞch vô th¬ng m¹i H¶i Nam lµ mét c«ng ty cã quy m« võa vµ nhá.Thµnh lËp tõ sù ph¸t triÓn ®i lªn trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cña gia ®×nh,Tõ ®ã cã ý tëng gãp vèn kinh doanh vµ thµnh lËp c«ng ty. C«ng ty cã chøc n¨ng kinh doanh s¶n xuÊt quÇn ¸o may s½n vµ gia c«ng hµng dÖt may phôc vô thÞ trêng trong níc va xuÊt khÈu sang thÞ trêng ch©u ©u. C«ng ty cã trô së chÝnh t¹i vÜnh trung-§¹i ¸ng-Thanh tr×-Hµ néi.C«ng ty ®¬c x©y dung vµ ®i Trần Văn Cường – K38A7 15 Chuyên đề tốt nghiệp vµo ho¹t ®«ng ®Çu n¨m 2006 tõ khi ®i vµo ho¹t ®éng ®Õn nay c«ng ty cã mét sè ®iÓm chÝnh sau: N¨m 2006 c«ng ty ký kÕt hîp ®ång víi kh¸ch hµng quen biÕt t¹i thÞ tr¬ng khu vùc miÒn b¾c phè hîp gia c«ng quÇn ¸o may s½n. Trªn c¬ së nh÷ng bíc ®i th¨m dß vµ giíi thiÖu s¶n phÈm ra thÞ trêng ho¹t ®«ng s¶n xuÊt kinh doanh ®· d¹t hÕt c«ng xuÊt cïng víi hiÖu qu¶ kinh doanh t¬ng ®èi cao. N¨m 2007 c«ng ty ®· më réng ®oc ho¹t ®«ng kinh doanh ra thÞ trêng c¶ n¬c bíc ®Çu më réng s¶n xuÊt vµ th©m nh¹p thÞ trêng níc ngoµi chñ yÕu lµ thÞ trêng EU.Cuèi n¨m 2007 c«ng ty ®· ký ®¬c hîp ®«ng víi mét ®èi t¾c míi gia c«ng vµ xuÊt khÈu quÇn ¸o may s¨n sang thÞ trêng §øc. N¨m 2008 c«ng ty t¨ng thªm c«ng xu©t s¶n xuÊt,tuyÓn thªm c«ng nh©n,nh©n viªn thÞ trêng,vµ më réng quan hÖ víi c¸c ®èi t¸c.chó trong ®Õn thÞ trêng trong níc do ¶nh hëng cña khñng hoang kinh tÕ ®Õn thÞ tr¬ng cña c«ng ty tại EU. Tuy nhiªn do t×nh h×nh c¹nh tranh gay g¾t vµ do khñng ho¶ng kinh tÕ thÕ giíi nªn giai do¹n nµy hiÖu qu¶ kinh doanh cña c«ng ty còng bÞ ¶nh hëng. 2.1.2. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cña c«ng ty Nh×n chung mçi c«ng ty cã c¬ cÊu tæ chøc kh¸c nh¨u tuú theochøc n¨ng nhiÖm vô, chiÕn lîc kinh doanh vµ m«i trêng kinh doanh mµ nhµ qu¶n trÞ lùa chînc cÊu tæ chøc cho phï hîp víi c«ng ty. Do c«ng ty TNHH kinh doanh s¶n xuÊt dÞch vô th¬ng m¹i H¶i Nam lµ c«ng ty cã quy m« võa vµ nhá l¹i míi thµnh lËp nªn c¬ cÊu tæ chøc cha ®îc æn ®Þnh vµ hoµn chØnh cã thÓ kh¸i qu¸t c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty qua s¬ ®å sau: Nguån phßng nh©n sù Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phòng Nhân sự Phòng Kinh doanh Phòng Tài chính Kế Trần Văn Cường – K38A7 toán Phó giám đốc sản xuất Phòng Xuất nhập khẩu 16 Phòng Kỹ thuật Xưởng sản xuất Chuyên đề tốt nghiệp B¶ng 2.1 Gi¸m ®èc c«ng ty lµ ngêi ®øng ®Çu trong bé m¸y qu¶n trÞ cña c«ng ty. ViÖc tæ chøc c¸c bé phËn trong bé m¸y qu¶n trÞ ®Òu do c«ng ty quyÕt ®Þnh. Gi¸m ®èc c«ng ty l·nh ®¹o bé m¸y qu¶n trÞ theo ph¬ng ph¸p ph©n quyÒn cã chän läc hÇu hÕt c¸c quyÕt ®Þnh s¶n xuÊt kinh doanh quan träng ®Òu ph¶i th«ng qua gi¸m ®èc c«ng ty. C¸c bé phËn phßng ban chøc n¨ng trong c«ng ty chØ quyÕt ®Þnh nh÷ng c«ng viÖc cã tÇm quan träng thÊp tuú theo tõng chøc n¨ng, nhiÖm vô cña mç bé phËn. Gi¸m ®èc c«ng ty l·nh ®¹o bé m¸y qu¶n lý víi t¸c phong d©n chñ quyÕt ®Þnh ®îc truyÒn ®¹t ®Õn c¸c bé phËn trong bé m¸y qu¶n trÞ ®Òu th«ng qua sù th¨m dß ,t×m hiÓu ,t vÊn cña c¸c trî lÝ gi¸m ®èc. Do ®ã, c¸c quyÕt ®Þnh nµy ®Òu mang tÝnh hiÖu qu¶ vµ tÝnh kh¶ thi cao. Gi¸m ®èc cña c«ng ty hiÖn nay lµ ngêi lu«n kh«ng ngõng häc hái ,t×m tßi nghiªn cøu tÝch luü kinh nghiÖm vµ tõng bíc ®a c«ng ty tiÕn lªn lu«n hoµn thµnh kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh vµ n©ng cao ®êi sèng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn trong toµn c«ng ty. Phã gi¸m ®èc s¶n xuÊt lµ ngêi lµ ngêi phô tr¸ch s¶n xuÊt vµ kü thuËt cña c«ng ty chÞu tr¸ch nhiÖm tríc gi¸m ®èc vµ c«ng ty vÒ nh÷ng vÊn ®Ò ®ã trong qu¸ tr×nh lµm viÖc phèi hîp víi phã gi¸m ®èc kinh doanh, chØ ®¹o qu¶n ®èc vµ c¸c tæ s¶n xuÊt hoµn thµnh nhiÖm vô chung Phã gi¸m ®èc kinh doanh chÞu tr¸ch nhiÖm tríc gi¸m ®èc vµ c«ng ty phèi hîp víi phã gi¸m ®èc kü thuËt, phßng kinh doanh. §«ng thêi phèi hîp víi c¸c phßng ban kh¸c thóc ®Èy ho¹t ®«ng kinh doanh cua c«ng ty. Phòng nh©n sù phô tr¸ch tuyÓn dông ®µo t¹o vµ bè trÝ sö dông nh©n viªn cho c«ng ty Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n th«ng kª ng©n s¸ch doanh thu,lîi nhuËn,c¸c kho¶n thuÕ.l¬ng thëng cho nh©n viªn Phßng xuÊt nhËp khÈu phô tr¸ch lªn kÐ ho¹ch c¸c ®¬n hµng phô tr¸ch quan hÖ kh¸ch hµng níc ngoµi cña c«ng ty Phßng kü thuËt phô tr¸ch kiÓm ®Þnh chÊt l¬ng hµng ho¸ vµ nnguyªn vËt liÖu,tiªu chuÈn hµng ho¸... Phßng kinh doanh phô tr¸ch viÖc sóc tiÕn b¸n ký kÕt hîp ®ång t×m kiÕm khach hµng më räng thÞ trêng cho c«ng ty... 2.1.3. Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c«ng ty Trần Văn Cường – K38A7 17 Chuyên đề tốt nghiệp C¸c c«ng ty kh¸c nh¨u cã chøc n¨ng vµ nhiÖm vô kh¸c nh¨u nhng nãi chung ®ªu muèn ®îc ngêi tiªu dïng chÊp nhËn, kinh doanh hiÖu qu¶ ph¸t triÓn bÒn v÷ng vµ thùc hiÖn tr¸ch nhiÖm x· héi. C«ng ty TNHH kinh doanh s¶n xuÊt dÞch vô th¬ng mai H¶i Nam cã chøc n¨ng chÝnh lµ kinh doanh s¶n xuÊt vµ gia c«ng xuÊt khÈu hang dÖt may. Ngoµi ra c«ng ty cßn cßn thùc hiÖn c¸c ho¹t ®«ng kinh doanh trang thiÕt bÞ m¸y mãc ,nguyªn liÖu ngµnh dÖt mayphôc vô trong níc. C«ng ty cã nhiÖm vô tæ chøc s¶n xuÊt theo nhu cÇu c¸c ®¬n ®Æt hµng trong vµ ngoµi níc. Khai th¸c më réng thÞ trêng míi.§µo t¹o båi dìng n©ng cao r×nh ®é chuyªn m«n cho nh©n viªn trong c«ng ty 2.2. KÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty (sè liÖu 3 n¨m gÇn nhÊt cña c«ng ty tõ 2006 ®Õn 2009) N¨m 2006 C¸c chØ tiªu N¨m 2007 So s¸nh n¨m 07/06 Chªnh Tû lÖ lÖch (%) 20 42.5 35.240 81 12.25 15.26 N¨m 2008 Tæng sè CBCNV 47 67 80 Tæng doanh thu 43.525 78.765 105.628 C¸c kho¶n gi¶m trõ 80.25 92.5 125.8 + ChiÕt khÊu th¬ng m¹i 1. Tæng chi phÝ 35.750 55.250 80.135 19.500 + Chi phÝ cè ®Þnh 5.250 7.345 15.125 2.095 + Chi phÝ lu ®éng 28.920.8 45.010.6 60.882 16.089.8 + Quü l¬ng 1.579.2 289.4 4.128 1.315.2 2. Møc l¬ng b×nh qu©n 2.8 3.6 4.3 0.8 3. Tû suÊt chi phÝ/l¬ng 22.63 19.09 19.4 -3.54 4. Lîi nhuËn tríc thuÕ 7694.75 34.422.5 25.367.2 15.727.7 5. ThuÕ thu nhËp DN (28%) 2.154.53 6.558.3 7.102.81 4.403.77 3.274.386. Lîi nhuËn sau 5.540.2 16.864. 18.264. 11.323. thuÕ 2 2 4 So s¸nh n¨m 08/07 Chªnh Tû lÖ lÖch (%) 13 19.4 26.863 34.1 33.3 36 54.54 24.885 45.04 39.9 7.780 105.9 55.63 15.871.4 35.26 83.28 1.133.6 42.62 28.5 0.7 19.4 -15.64 0.31 1.52 204.3 1.944.7 8.3 204.3 544.51 8.3 204.3 1.400.2 8.3 9 6.45 7. Tû suÊt chi phÝ/lîi nhuËn B¶ng 2.2 Nguån phßng tµi chÝnh kÕ to¸n 2.3. Nh©n tè m«i trêng vµ nh÷ng ¶nh hëng ®Õn c¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty - Nhân tố m«i trêng bªn ngoài Các nhân tố có thể nhắc đến môi trường hoạt động của doanh nghiệp Về môi trường văn hóa mỗi một đất nước đều có một nên văn hoá riêng thể hiện bản sắc riêng của dân tộc mình. Do vậy việc kinh doanh nói chung và tổ chức công ty nói riêng cũng chịu những tác động nhất định . Về môi trường pháp luật,Chính trị …Mỗi quôc gia đều có những quy định khác nhău cho phép các công ty và các loại hình công ty được phép hoạt động.các nền văn hóa khác nhau,luật pháp khác nhau cũng quy định những mặt hàng được phép kinh Trần Văn Cường – K38A7 18 Chuyên đề tốt nghiệp doanh.Chính vì vậy nó cũng ảnh hưởng tới các loại hình doanh nghiệp và cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp. Môi trường kinh doanh của công ty bao gôm cả các đối thủ cạnh tranh và tập khách hàng đòi hỏi công ty phải có một cơ cấu tổ chức hợp lý để tăng khả năng cạnh tranh. Môi trường kinh tế xã hội và tình hình xu thế kinh tế thế giới cũng có những ảnh hưởng nhất định tới cơ cấu tổ chức của công ty. Thời kỳ khủng hoảng kinh tế như hiện nay buộc các doanh nghiệp phải cơ cấu lại bộ máy tinh giản gọn nhẹ nhằm tối thiểu chi phí. - Nhân tố môi trường bên trong doanh nghiệp + Mô hình công ty: Mỗi công ty tổ chức theo một mô hình khác nhau ví dụ như công ty TNHH, Công ty cổ phần …thì cũng có những cơ cấu tổ chức khác nhau + Quy mô của công ty Công ty với nhưng quy mô khác nhau sẽ có cơ cấu tổ chức khac nhau. Công ty quy mô lón thi cơ cấu tổ chức có thể phức tạp hơn công ty có quy mô nhỏ ít nhân viên hơn. + Tài chính, nhân sự, chiến lược phát triển của công ty Những nhân tố này cũng có ảnh hương tới cơ cấu tổ chức của công ty. Công ty nào có những chiến lược phát triển lâu dài muốn mở rộng sản xuất kinh doanh thì đương nhiên cơ cấu tổ chức cũng phải có sự điều chỉnh hợp lý. Về tài chính nếu găp khó khăn hay dư thừa đều ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của công ty. Khó khăn về tài chính thi công ty phai tinh giản bộ máy hanh chính cơ cấu lại + V¨n ho¸ doanh nghiÖp c«ng ty x©y dựng hướng vÒ con ngêi v¨n ho¸ doanh nghiÖp v× môc tiªu phôc vô ngêi tiªu dïng tèt nhÊt cho nên cơ cấu tổ chức của công ty cũng phải tạo điều kiên cho nhân viên phát huy hết khả năng và phục vụ khách hàng tốt hơn 3. KÕt qu¶ ph©n tÝch c¸c d÷ liÖu s¬ cÊp vµ thø cÊp 3.1. KÕt qu¶ ph©n tÝch c¸c d÷ liÖu s¬ cÊp Ph¬ng ph¸p nghiªn cøu tiÕn hµnh chñ yÕu lµ phong vÊn ban l·nh ®¹o vµ nh©n viªn c«ng ty do vËy kÕt qu¶ ph©n tÝch c¸c d÷ liÖu s¬ cÊp còng xoay quanh Trần Văn Cường – K38A7 19 Chuyên đề tốt nghiệp viÖc sö lý c¸c c©u hái pháng vÊn. Mét sè c©u hái ®· ®îc ®a ra cô thÓ nh: Câu hỏi: Xin giám đốc cho biết những mặt mạnh và mặt yếu trong cơ cấu tổ chức đang vận hành của công ty? và Xin giám đốc vui lòng cho biết có những nhân tố nào ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của công ty?Nhân tố nào là quan trọng nhất? Qua nhiÒu năm hoạt động c«ng ty gÆp kh«ng Ýt khã kh¨n song vît lªn trªn hÕt nh÷ng khã kh¨n ®ã C«ng ty ®· thu ®îc rÊt nhiÒu thµnh qu¶ tèt ®Ñp nh: tæng doanh thu vµ lîi nhuËn t¨ng qua c¸c n¨m, thÞ trêng cña C«ng ty ngµy cµng ph¸t triÓn më réng, thu nhËp cña ngêi lao ®éng t¨ng, ®êi sèng cña ngêi lao ®éng ®îc n©ng cao, uy tÝn vµ vÞ thÕ cña C«ng ty ngµy cµng ®îc kh¼ng ®Þnh trªn thÞ trêng. Trong nh÷ng thµnh qu¶ ®ã cã sù ®ãng gãp kh«ng nhá bé m¸y qu¶n trÞ cña C«ng ty, thÓ hiÖn qua nh÷ng thµnh qu¶ sau: - Cơ cấu tổ chức của C«ng ty ®îc tæ chøc theo kiÓu trùc tuyÕn - chøc n¨ng phï hîp víi quy m« vµ ®Æc ®iÓm cña ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, bé m¸y cña c«ng ty ®îc tæ chøc theo kiÓu trùc tuyÕn chøc n¨ng. §©y lµ kiÓu c¬ cÊu qu¶n lý ®îc ¸p dông réng r·i trong tÊt c¶ c¸c doanh nghiÖp hiÖn nay .Víi kiÓu c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lÝ nµy cã u ®iÓm lín lµ g¾n viÖc sö dông chuyªn gia ë c¸c bé phËn chøc n¨ng víi hÖ thèng trùc tuyÕn mµ vÉn d÷ ®îc tÝnh thèng nhÊt qu¶n trÞ ë møc ®é nhÊt ®Þnh ®¶m b¶o thùc hiÖn triÖt ®Ó chÕ ®é mét thñ trëng trong l·nh ®¹o qu¶n lý tõ ®ã ®Ò cao tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n, thóc ®Èy mäi ngêi lµm viÖc víi tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cao gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ cho c«ng t¸c qu¶n trÞ. H¬n n÷a, tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ cña C«ng ty theo m« h×nh trùc tuyÕn - chøc n¨ng mµ thùc hiÖn tèt cßn gióp cho c«ng viÖc ®îc diÔn ra nhanh h¬n. C¸ch tæ chøc nµy cã u ®iÓm lín lµ g¾n viÖc sö dông chuyªn gia ë c¸c bé phËn chøc n¨ng víi hÖ thèng trùc tuyÕn mµ vÉn gi÷ ®îc tÝnh thèng nhÊt qu¶n trÞ ë møc ®é nhÊt ®Þnh. - Sù ph©n chia chøc n¨ng, nhiÖm vô c«ng t¸c gi÷a c¸c phßng ban, xëng lµ kh¸ râ rµng, chÆt chÏ t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc ph©n c«ng c«ng t¸c trong tõng phßng ban, ph©n xëng ®îc cô thÓ vµ ®Çy ®ñ, gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña c¸c phßng ban, ph©n xëng trong C«ng ty, ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty ®îc diÔn ra liªn tôc vµ ®¹t hiÖu qu¶ cao. Bªn c¹nh nh÷ng thµnh qu¶ ®¹t ®îc, cơ cấu tổ chức cña C«ng ty công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam Trần Văn Cường – K38A7 20