Tài liệu Các phong cách dàm phán trong kinh doanh

  • Số trang: 20 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 45 |
  • Lượt tải: 0
sharebook

Tham gia: 25/12/2015

Mô tả:

LỜI MỞ ĐẦU Cho dù bạn có thích hay không thì bạn cũng là một nhà dàm phán. Đàm phán là một chuyện hiển nhiên trong đời sống như : Việc bạn Đàm phán với sếp về việc tăng lương, bạn đàm phán với khách hang của mình về giá sản phẩm, hay một nhóm công ty khai thác dầu bàn về kế hoạch lập lien doanh khai thác dà ngoài khơi, bộ trưởng bộ ngoại giao Hoa Kỳ gặp bộ trưởng ngoại giao Liên Xô để tìm kiếm thỏa thuận về vũ khí hạt nhân, Việt Nam đàm phán với Mỹ về việc gia nhập WTO hoặc chỉ đơn giản là bạn đàm phán với người yêu sẽ đi chơi đâu và ăn những gì? . Tất cả điều này đều là đàm phán. Thực tế mỗi người trong chúng ta đang đàm phán một chuyện gì đó mỗi ngày nhưng lại rất ít người quan tâm tới chuyện mình đang dàm phán, và đàm phán như thế nào. Trong kinh doanh đàm phán có vai trò cực kỳ quan trọng đối với thành công của bạn. Đàm phán không khéo, công ty có thể mát đi khách hang, mất đi đối tác kinh doanh. Chính bởi tầm quan trọng của nó chúng ta không thể không để ý đến việc làm thế nào để đàm phán thành công .Và ngày nay đám phán đã trở thành 1 nghệ thuật ,mỗi người lại sử dụng phong cách đàm phán khác nhau để đạt được lợi ích của mình . Đàm phán là cuộc đo sức về trí tuệ giữa hai bên, không giống như cuộc thi chạy, thi chạy là người nào về đích cuối cùng thì người đó thắng. Nhưng đàm phán không chỉ ganh đua về thực lực mà còn bao gồm cả việc áp dụng các kỹ xảo đàm phán, nó có tác dụng ảnh hưởng tới toàn bộ cuộc đàm phán. Đó cũng là lí do tại sao nhóm chúng em chon đề tài nghiên cứu “ các phong cách đàm phán trong kinh doanh” để thấy được đàm phán là 1 nghệ thuật và trong kinh doanh làm thế nào để đàm phán thành công Bài viết của chúng em gồm 3 phần Phần 1 : Lí luần chung về đàm phán kinh doanh Phần 2 : Các phong cách trong đàm phán kinh doanh Phần 3 : Những sai lầm thường mắc phải và 1 số bí quyết đi đếm thành công trong đàm phán Trong quá trình tìm hiểu bài viết của chúng em không tránh khỏi những thiếu sót,rất mong thày cô giáo đóng góp cho bài viết của chúng em hoàn thiện hơn! NỘI DUNG I. Lý luận chung về đàm phán kinh doanh 1. Khái niệm: Đàm phán kinh doanh là sự bàn bạc, thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên để cùng nhau nhất trí hay thỏa hiệp giải quyết những vấn đề về lợi ích có liên quan đến các bên kinh doanh. 2. Vai trò của đàm phán trong kinh doanh Đam phán là 1 phần của cuộc sống hang ngày nhưng trong kinh doanh nó lại có vai trò cực kì quan trọng trong thành công của bạn Qua đàm phán mình có thể học hỏi kinh nghiệm từ người khác và sử dụng , khai thác lợi thế của mình . Thông quá đàm phán và tìm hiểu thong tin của đối phương giúp ta nắm bắt được điểm mạnh điểm yếu của họ. Nếu đối phương có kinh nghiệm có nghĩa là anh ta có 1 lịch sử thông tin hữu ích cho chúng ta .Điều đó rát hữu ích trong việc đạt mục yiêu về lợi ích trong đàm phán như lợi ích về giá ,thời gian giao hang ,và chất lượng sản phẩm… Đối với người mua , người được cung cấn hàng hóa qua đàm phán họ có thể lựa chọn , và kí kết hợp đồng với các nhà cung cấp , người bán những sản phẩm tốt nhất ,phù hợp nhất, giá cả thì rẻ nhất .Nếu đàm phán thành công thì những lợi ích mong muốn đạt được của chúng ta về sản phẩm sẽ đc thỏa mãn , đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, giảm chi phí , tăng khả năng cạnh tranh và đạt được lợi nhuận cao. Nhưng ngược lại nếu bạn để cho đối phương thấy điểm yếu trong vấn đề , ban có thể là mục tiêu để họ tấn công hoặc khiến cho bạn lo lắng , bối rối và tẩ nhiên khi đó những lợi ích và mục tiêu của bạn sẽ ko thực hiện được,thậm chí bạn có thể bị thiệt hại như : phải mua hàng hóa với giá đắt hơn, sản phẩn chất lượng không cao nhưng bạn vẫn phải mua để đáp ứng nhu cầu của mình. Điều này giải thích tại sao đơn giản là việc đi mua quần áo bạn và người bán của mình mua 2 chiếc áo giống nhu trong cùng một của hàng nhưng bạn lại mua rẻ hơn trong khi người bạn của mình lại mua giá rất đắt . Thậm chí có những bạn lại mua đựoc sản phẩm chất lượng không tốt nhưng giá lại đắt hơn . Lí do là nằm ở khả năngdddamf phán của mỗi người , ai đàm phám với người bán thành công thì người đó sẽ đạt được lợi ích lớn hơn . Đối với người bán hoặc người cung cấp hàng hóa dịch vụ: Nếu những người mua cần những sản phẩm tốt nhất với khả năng chi tiền ít hơn kế hoạch đề ra thì người bán hàng luôn tìm cách bán được hàng chất lượng trung bình hoặc thấp với giá cao nhất , đe, lại lợi nhuận nhiều nhất . Thậm chí người bán hàng luôn có âm mưu là tân trang lại những chi tiết kĩ thuật của sản phẩm và cá thông số khác để bán những sản phẩm kém chất lượng hơn cho phù hợp với ngân sách của bạn. Quá trình đàm phán có thể giúp bạn thực hiện được điều đó. Trong đàm người bán hay cung cấp sản phẩm hàng hóa họ biết cho khách hàng thấy “ mình luôn có cái gì đó để cho đi” nhưng không ảnh hưởng đến cị trí đàm phán và lợi nhuận ( lợi ích ) của mình thì đó là 1 thành công . Người bán họ rất biết cách cân nhắc lồng vào cái bẫy để đối phương khó phán đoán khi đề nghị một mức giá cho sản phẩm từ đó họ có thể bán được sản phẩm có mức giá cao và lợi nhuận có thể lên tới vài trăm phần trăm mà người mua vẫn hài long với sự lựa chọn của họ và mức giá họ trả cho sản phẩm của họ là phù hợp với giá trị của nó ,nhưng trên thực tế thì không phải như vậy =] điều đó chỉ đạt được bằng nghệ thuật đàm phán của người bán hoặc ngừơi cung cấp . Lợi ích đạt được ở đây không nằm ở khâu sản xuất , nghiên cứu mà nằm ở khâu đàm phán . Đàm phán không chỉ mang lợi ích mà nó còn giúp cho các bên tạo mối quan hệ lâu dài. Bởi nhiều lúc trong đàm phán ta phải nhượng bộ quyền lợi cho đói phương để đối phương có vị thế lớn hơn nhưng không phải thế là ta thất bại trong đàm phán , mà thực ra nhượng bộ quyền lợi này để tạo mối quan hệ lâu dài với đối tác giúp ta thu được quyền lợi lớn hơn trong những lần hợp tác kiinh doanh tiếp theo. Tục ngữ có câu : “ thả con săn sắt bắt con cá rô “ trong đàm phán cũng vậy , ạo sự tin tưởng trong lần hợp tác ban đầu thì những lần hợp tác sau cũng thuận lợi . Điều này đặc biệt có nhiều thuận lợi và tác động to lớn trong việc giữ chân khách hàng và xây dựng nên những khác hàng trung thành cho minh . Người tham gia đàm phán khôn khéo luôn cho đối phương mình biết rằng họ luôn có cái gì đó để cho đi và người hợp tác với họ sẽ được hưởng lợi . Trong trường hợp đàm phán để hợp tác kinh doanh nó giúp cho đối phương và ta cùng có thể giải quyến các vấn đề hóc búa – vấn đề mà cả 2 bên đều không thể giải quyết được nếu không hợp tác . Điều này có lợi cho tất cả các bên giúp tăng khả năng cạnh tranh cuả các doanh nghiệp II. Các phong cách đàm phán kinh doanh Trong quá trình đàm phán, mỗi người mỗi doanh nghiệp có một phong cách riêng nhưng mục đích cuối cùng là mang lại lợi ích mong muốn cho mình. Có rất nhiều phong cách đàm phán, tùy từng cuộc đàm phán, từng đối tác đàm phán mà ta có thể sử dụng linh hoạt các phong cách đàm phán khác nhau. 1. Phong cách cạnh tranh Đàm phán là quá trình cân đo “giá trị đàm phán” nó nặng cân hay nhẹ cân phụ thuộc vào mục đích cần đạt được của hai bên. Đôi khi có những cuộc đàm phán diễn ra một cách rất nhanh chóng và dễ dàng nhưng có những cuộc đàm phán khó khăn như một cuộc chạy vượt chướng ngại vật đôi bên bắt tay nhau nhưng trên thực tế họ đã chuẩn bị cho mình những âm mưu và vũ khí lợi hại tất nhiên đây chỉ là những vũ khí vô hình mà ta không thể nhìn thấy được. Nhưng nhiều lúc việc vượt qua nhiều khó khăn thử thách sẽ cho chúng ta có được kết quả không thể ngờ được. Tất cả điều đó ta có thể thấy được khi sử dụng phong cách cạnh tranh trong đàn phán. *) Khái niệm: Phong cách cạnh tranh trong đàm phán là các bên tham gia đàm phán hoặc mỗi bên đều hướng về quyền lực của mình, theo đuổi mục đích bằng cái giá của phía bên kia một cách dứt khoát và không hợp tác. *) Trường hợp sử dụng: Phong cách này được sử dụng khi: - Vấn đề cần được giải quyết nhanh chóng. Khi đàm phán ngay từ đầu xác định rõ mục tiêu của mình, không thay đổi mục tiêu cả hai bên đều cho rằng mục tiêu của mình là chính đáng và phải bảo vệ mục tiêu chính đáng ấy. Nếu đáp ứng được hay không đáp ứng được giải quyết dứt khoát trong thời gian ngắn. - Trường hợp thứ hai sử dụng cạnh tranh khi biết chắc chắn mình đúng, mình có lý và không thể khác được. Mọi thành viên đàm phán nhận thức rõ vấn đề ngay trước khi tiến hành đàm phán. - Khi gặp các vấn đề nảy sinh đột xuất, không lâu dài trong đàm phán cũng có thể dùng phong cách cạnh tranh. Phong cách cạnh tranh sử dụng đúng lúc, đúng chỗ rất có lợi thế. Phong cách này phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của chủ thể và các thành viên đoàn đàm phán. Tuy nhiên sử dụng phong cách này sẽ không duy trì được quan hệ lâu dài giữa các đối tác và dễ bị bế tắc trong đàm phán. Ví dụ: Tuấn đến Trung Quốc để yêu cầu công ty của Kim bồi thường một khoản tiền về lô hàng xe đạp không đúng yêu cầu mà công ty của Tuấn đã đặt trước. Tuấn biết rằng có nhiều nhà cung cấp khác sẵn sàng cung cấp sản phẩm xe đạp cho công ty của mình nhưng anh không muốn xáo trộn tuyến cung cấp vốn đã được thiết lập tốt với công ty của Kim từ 2 năm nay. Trong khi đàm phán , Kim cho biết công ty của cô không có khả năng bồi thường bằng tiền mặt cho công ty của Tuấn, cô chỉ có thể đổi lại những chiếc xe không đúng theo yêu cầu đó. Tuấn cho rằng nếu như vậy thì không đủ để phục hồi uy tín của công ty mình trước những khách hàng đã mua phải xe đạp không đúng yêu cầu. Tuấn ngồi lắng nghe lời xin lỗi về tình trạng bế tắc của công ty Kim với thái độ giận dữ. Sau đó anh bực bội rời khỏi phòng và ngay lập tức ra sân bay về nước. Kim rất bối rối nhưng ko mời Tuấn quay lại vì sợ mất thể diện. Sự hợp tác của hai công ty chấm dứt ngay sau sự đổ vỡ trong cuộc đàm phán này. => Như vậy là ngay từ đầu trước khi bước vào cuộc đàm phán thì cả bên Tuấn và Kim đều đã xác định rõ ràng mục tiêu cuộc đàm phán của mình và quyết theo đuổi nó đến cùng, không ai chịu nhượng bộ ai. Kết cục cuối cùng của cuộc đàm phán là sự hợp tác lâu bền sau 2 năm bị đổ bể, thất bại hoàn toàn. Ví dụ này minh chứng cho việc sử dụng phong cách cạnh tranh có thể không duy trì được quan hệ lâu dài giữa các đối tác trong đàm phán. 2. Phong cách hợp tác *) Khái niệm: Phong cách hợp tác là sự tin tưởng, dứt khoát, trong đó cả hai bên hoặc các bên đàm phán cùng lúc làm việc với nhau để cố giúp tìm ra các giải pháp liên kết và thoả mãn tất cả các bên có liên quan. *) Trường hợp sử dụng: Phong cách này được sử dụng khi: - Các bên đàm phán đều có thiện ý đều mong muốn tìm giải pháp phù hợp với cả hai hay nhiều bên. Sự hợp tác bao giờ cũng chứa đựng trong nó sự tự nguyện, chân thành và cũng mục đích. - Để tạo dựng các mối quan hệ lâu dài, bền vững. Sử dụng phong cách hợp tác tạo sự liên hệ chặt chẽ, tin tưởng nhau và cùng dắt nhau tiến xa lên phía trước. - Trong trường hợp khác cần phải học hỏi, thử nghiệm cũng nên sử dụng phong cách hợp tác. Qua đó sẽ tích luỹ được kinh nghiệm từ phía đối tác, giúp ta trưởng thành trong kinh doanh. - Khi đàm phán gặp những vấn đề phức tạp, chuyên môn sâu, sử dụng phong cách hợp tác sẽ quy tụ sự hiểu biết của mọi người vào vấn đề hóc búa. Vấn đề sẽ được bàn thảo kỹ và giải quyết đúng đắn, có hiệu quả. - Cuối cùng phong cách hợp tác sử dụng khi cần tạo ra sự tâm huyết, hợp lực. Nó sẽ đoàn kết các thành viên, động viên mọi người dồn hết trí lực, khả năng và tinh thần cao cho công việc. Sử dụng phong cách này một cách khéo léo sẽ dễ đưa đến thành công trong đàm phán mà cả hai bên đều cảm thấy có lợi và tin tưởng vào nhau hơn. Hợp tác là thái độ tích cực, là phong cách rất hay. Đàm phán sử dụng phong cách này rất hữu ích. Do đó nguyên tắc chung của đàm phán là hãy bắt đầu đàm phán bằng phong cách hợp tác. Ví dụ: Công ty cổ phần mía đường Lam Sơn mua mía của hợp tác xã Lam Sơn. Trong thời gian vừa qua, giá cả thị trường có nhiều biến động, để bảo vệ quyền lợi cho người nông dân, hợp tác xã đã yêu cầu công ty tăng giá mía từ mức 500.000VND/1 tạ mía lên 650.000VND/1 tạ mía. Đại diện hợp tác xã nói với công ty : “ Nếu không tăng giá thì chúng tôi sẽ bán cho một công ty khác”. Từ yêu cầu đó hai bên đã tiến hành đàm phán. Để tạo mối quan hệ lâu dài, nguồn nguyên liệu cung cấp thường xuyên cho công ty nên công ty đã đưa ra mức giá là 550.000VND/1 tạ. Hợp tác xã thấy rằng, mức giá trên là chưa hợp lý và vẫn đòi mức giá ban đầu đưa ra. Phía công ty trả lời: “Với mức giá 650.000VND thì chúng tôi không thể mua được vì chúng tôi phải chịu nhiều khoản chi phí khác đang có những biến động tăng rất mạnh trong thời gian gần đây như : chi phí vận chuyển, thuế …nên chúng tôi chỉ có thể chấp nhận với mức giá cuối cùng là 600.000VND/1 tạ ”. Qua xem xét, phía hợp tác xã thấy với mức giá trên là có thể chấp nhận được. Quyết định cuối cùng của họ là đồng ý bán cho công ty với mức giá 600.000 VND/ 1 tạ. Cuộc đàm phán kết thúc có lợi cho cả hai bên. => Rõ ràng các bên đối tác ở trên đều thể hiện rõ sự thiện chí trong đàm phán, cùng nhau thỏa thuận để đưa ra một mức giá hợp lý nhất có thể chấp nhận được cho cả hai. Cuộc đàm phán đã kết thúc tốt đẹp, cả phía nông dân lẫn phía công ty đều được lợi đồng thời lại góp phần duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa hai bên. 3. Phong cách lẩn tránh *) Khái niệm: Phong cách lẩn tránh là không dứt khoát và không hợp tác, không bày tỏ mong muốn và trì hoãn giải quyết vấn đề. Bên tham gia đàm phán né tránh vấn đề, không bộc lộ mục tiêu, ý định và không tỏ rõ thái độ, những vấn đề thứ yếu nhưng lại khó bày tỏ. Hoặc khi gặp những vấn đề không liên quan đến lợi ích của mình. Khi đó dù đối tác có đưa ra để đàm phán cũng phải tìm cách lờ đi, không đề cập khi trình bày, đánh trống lảng. *) Trường hợp sử dụng: Phong cách này được sử dụng khi: - Sử dụng phong cách lẩn tránh trong trường hợp nếu đồng ý giải quyết vấn đề đó sẽ gây hậu quả tiêu cực lớn hơn lợi ích của nó. - Phong cách lẩn tránh cũng được dùng khi cần làm cho đối tác bình tĩnh lại và có thể xoay chuyển tình hình đàm phán. Một sự lẩn tránh sẽ đặt đối tác vào hoàn cảnh mới, thậm chí bất ngờ buộc đối tác phải thay đổi thái độ đàm phán. - Trong trường hợp chúng ta đang thiếu thông tin, thông tin chưa chắc chắn cần phải thu thập thêm các thông tin về vấn đề đàm phán ta cũng sẽ sử dụng phong các lẩn tránh. Ở đây lẩn tránh chỉ là tình thế. - Với những vấn đề không quan trọng được nêu ra trong cuộc đàm phán ta cũng có thể lẩn tránh, không nhắc tới nó mà đi vào luôn trọng tâm chính. - Ta cũng sử dụng phong cách này khi có nhiều vấn đề cấp bách giải quyết khác - Khi không có cơ hội đạt được mục đích khác - Cuối cùng, người khác có thể giải quyết vấn đề tốt hơn là chúng ta thì cũng dùng phong cách lẩn tránh. Điều đó vừa đem lại hiệu quả trong đàm phán vừa thể hiện trách nhiệm của mình. Người đàm phán xem xét xung đột là những cái phải tránh xa bằng mọi giá. Chủ đề trung tâm của kiểu này là lảng tránh, nó tạo ra kết quả là làm thất vọng hoàn toàn cho các bên liên quan. Mục đích của các bên không được đáp ứng, mà cũng không duy trì được mối quan hệ. Kiểu này có thể tạo hình thức ngoại giao để làm chênh lệch một vấn đề, hoãn lại một vấn đề cho đến lúc thuận lợi hơn, hoặc đơn giản là rút lui khỏi một tình huống đang bị đe dọa. Đây là quan điểm rút lui hoặc “thua-thắng”, mà trong đó quan điểm của người đàm phán là rút lui, chấp nhận thua, cho phép bên kia thắng trong danh dự. Ví dụ: Do lượng đơn đặt hàng tăng, Công ty cổ phần bánh kẹo Kinh Đô muốn sản xuất kịp thời gian giao hàng nên đã đề nghị nhà cung cấp chuyển nguyên liệu cho mình trước 15 ngày. Đại diện phía nhà cung cấp trả lời: “ Nói thật, chúng tôi không biết có thể giao hàng sớm như thế cho bên công ty hay không. Chúng tôi còn phải liên hệ với nhân viên sắp xếp kế hoạch sản xuất bên tôi để xác nhận lại một chút, xem họ có cách gì để giao hàng sớm hơn không. Nhưng cho tôi hỏi thêm một chút, nếu chúng tôi có thể giao nguyên liệu sớm hơn cho công ty đổi lại chúng tôi sẽ được lợi gì từ việc đó?” => Rõ ràng trong cuộc đàm phán này phía nhà cung cấp nguyên liệu đã sử dụng phong cách lẩn tránh, không trả lời trực tiếp lời đề nghị của phía công ty Kinh Đô là có hay không mà lại trả lời gián tiếp rằng cần thời gian để xác nhận, thậm chí đoạn cuối của tình huống phía nhà cung cấp còn chuyển nội dung cuộc đàm phán sang hướng khác khi hỏi về lợi ích mình nhận được nếu giao hàng sớm hơn. Tuy nhiên lẩn tránh ở đây chỉ là tình thế bởi trước sau gì cũng phải đưa ra được câu trả lời chính thức. Nếu phía cung cấp nguyên liệu cứ tiếp tục lẩn tránh sẽ có thể đưa cuộc đàm phán đến thất bại. 4. Nhượng bộ, thỏa hiệp Cách tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là cần phải duy trì mối quan hệ cá nhân bằng bất cứ giá nào, có liên quan rất ít hoặc không có liên quan gì đến mục đích của các bên. Nhượng bộ, thỏa hiệp vô nguyên tắc và tránh xung đột được nhìn nhận như là cách để bảo vệ quan hệ. Đây là sự chịu thua hoặc kết quả “thua- thắng”, mà quan điểm của người đàm phán là chịu thua, cho phép bên kia thắng. *) Khái niệm: Phong cách nhượng bộ là có tính hợp tác nhưng lại không dứt khoát, bỏ qua một số quyền lợi của mình để thoả mãn phía bên kia. Phong cách thỏa hiệp có nghĩa là giải quyết vấn đề, hoặc như từ điển Webster giải thích ở nghĩa thứ hai, “một sự điều chỉnh những nguyên tắc trái ngược nhau” Nhượng bộ thoả hiệp cũng rất cần thiết trong đàm phán. Vấn đề là nhượng bộ, thoả hiệp phải có nguyên tắc. *) Trường hợp sử dụng: Trong nhiều trường hợp để quá trình đàm phán đạt kết quả cao chúng ta phải kết hợp đồng thời cả hai phương án nhượng bộ và thỏa hiệp. Nó được sử dụng trong những trường hợp : - Khi vấn đề tương đối quan trọng nhưng hậu quả của việc không thoả hiệp, nhượng bộ có khi rất lớn, ảnh hưởng sâu rộng, nhiều mặt đến chúng ta thì phải nhượng bộ. Sự tính toán lợi hại trước khi nhượng bộ là rất quan trọng. - Trong trường hợp khác thì hai bên đều khăng khăng với mục tiêu của mình. Nếu không nhượng bộ cuộc đàm phán sẽ bế tắc và thất bại là một sự nguy hại đối với chúng ta thì phải nhượng bộ. Nguyên tắc là nhượng bộ từ từ. - Người ta còn sử dụng phong cách thoả hiệp nhượng bộ khi cần được giải pháp tạm thời. Tính chất tạm thời bảo đảm cho ta một lợi ích trước mắt, cho ta thời gian chuẩn bị tốt hơn cho giải quyết vấn đề. Tạm thời nhất trí cũng là một phương pháp để thăm dò nhau và việc thực hiện tạm thoả thuận chưa ảnh hưởng lớn tới toàn bộ tiến trình hoạt động. - Trong nhiều trường hợp thời gian để thực hiện quan trọng hơn bản thân vấn đề thoả thuận, khi đó ta có thể thoả hiệp, nhượng bộ để tập trung sức, tranh thủ thời gian giải quyết vấn đề. Đó là cách để tạo thế và lực mới trên bàn đàm phán tiếp sau. - Nếu không còn cách nào tốt hơn là nhượng bộ, thoả hiệp thì ta phải sử dụng phong cách này. Đôi khi đây là giải pháp cuối cùng. Có những trường hợp để đạt được mục đích của mình thì chúng ta có thể sử dụng một trong hai phương án cụ thể như : - Chiến lược “Nhượng bộ” sử dụng tốt nhất khi: • Trong cuộc đàm phán ta nhận thấy mình sai. • Chúng ta mong muốn được đối tác xem là người biết điều. • Vấn đề quan trọng hơn đối với phía bên kia. Không cứ gì phải tranh giành một mất một còn, nhượng bộ một ít mà vẫn có lợi cho cả hai bên, vẫn duy trì được quan hệ lâu dài thì nên nhượng bộ. • Mong muốn tạo được tín nhiệm cho những vấn đề sau. • Muốn giảm đến mức tối thiểu thiệt hại khi ở thế yếu. - Chiến lược “Thoả hiệp” sử dụng tốt nhất khi: • Vấn đề là quan trọng nhưng không thể giải quyết được. • Mối quan hệ là quan trọng nhưng không thể hòa giải. • Các bên có sức mạnh ngang nhau cùng muốn đạt được những mục đích duy nhất. • Cần đạt được cách giải quyết tạm thời đối với những vấn đề phức tạp. • Cần tìm ra một giải pháp thích hợp vì áp lực thời gian. • Chỉ có một sự lựa chọn duy nhất chứ không có giải pháp nào khác Sự hòa thuận và ổn định là quan trọng • Ta thấy nhượng bộ và thỏa hiệp là cần thiết để mọi việc được giải quyết, Điều này có thể là sự khác biệt giữa thất bại và thành công. Dưới đây là ba cách để có được sự thỏa hiệp, và nhượng bộ hợp lý. -Nghĩ về kết quả đàm phán. Khi các bên tham gia đàm phán, họ tìm kiếm những yếu tố có lợi nhất cho phe mình. Điều này rất tự nhiên nhưng nó lại bỏ qua nhu cầu của phe bên kia. Khi đàm phán rơi vào bế tắc, cần phải thận trọng xem xét quan điểm của phía bên kia. Cách tốt để làm điều này là xem xét những điều mà cả hai bên cùng muốn. -Tìm một sân chung. Nhận thức rằng kết quả đem đến cho các nhà đàm phán một xuất phát điểm mới cho những gì họ mong muốn đạt được. Từ đó nó trở thành một quy trình đàm phán, và dần dần sẽ tiến vào giữa. Điều này có nghĩa là cả hai bên cần từ bỏ một thứ để có được một thứ khác. Sự cùng hy sinh là một thuật ngữ có ý nghĩa nhất; cần phải có một “nỗi đau chung” mà nhờ đó hai bên có được một quyền lợi do bên kia đem lại không chỉ trong kết quả đàm phán mà còn trong cả quá trình đàm phán. -Đề cao sự kết hợp. Quá nhiều cuộc đàm phán đã kết thúc như một trò chơi tổng bằng không, có nghĩa là, người chiến thắng sẽ có được tất cả. Điều đó có thể có tác dụng đối với những giao dịch một lần, như là mua bán ô tô, nhưng nó sẽ không bền vững trong một tổ chức. Bạn muốn dành cho phía bên kia một điều gì đó, ít nhất thì cũng là sự tôn trọng. Thất bại trong việc đó sẽ dẫn đến sự oán thù lẫn nhau, thổi bay những mục tiêu của tổ chức và tạo ra xích mích làm cho sự việc càng khó giải quyết hơn, chứ chưa nói đến đàm phán trong tương lai. Vậy liệu bạn có thể bị thỏa hiệp quá mức không? Tất nhiên. Điều này thường xảy ra khi người ta muốn tránh sự mâu thuẫn; họ lùi lại đề phục tùng các cá nhân và kết thúc ở việc hủy hoại nguyên tắc của tổ chức do không khiến các cá nhân chịu trách nhiệm đối với các hành vi của mình. Thỏa hiệp, một cách tổng thể, mang nghĩa tích cực. Và khi chúng ta mổ xẻ nó như một quy trình, chúng ta sẽ thấy đó là một nghệ thuật hơn là một khoa học. Nghệ thuật thỏa hiệp đến từ tư duy sáng tạo về các cách thức thuyết phục phe kia. Nó cũng đến từ việc cố gắng hiểu được ý dịnh của đối phương và chuyển chúng thành đồng minh của mình. Điều đó không phải lúc nào cũng có thể, nhưng khi lợi ích là lớn và tình huống là quan trọng, thỏa hiệp là hành động của sự uyển chuyển linh hoạt để mang mọi người đến gần nhau hơn. Ví dụ: Giả sử nếu bạn là một người đi mua nhà và bạn nói với người bán nhà rằng: “ Tôi sẽ trả căn nhà với giá 300.000 đô la bất kể là thế nào và sẽ không hơn một xu. Đó là cái giá cuối cùng rồi anh có đồng ý hay không là tùy anh ”. Nếu bạn nói vậy thì đến khi bạn muốn đàm phán lại với người ta bạn sẽ bị mất mặt. Còn nếu bạn nói: “ Giá này cao hơn giá tôi định trả. Nếu anh nhất quyết không hạ thì có lẽ chúng ta cần suy nghĩ thêm, có thể một trong hai bên sẽ thay đổi ý định ”. Trong trường hợp này, bên nào quay lại đàm phán trước, bên đó sẽ phải nhượng bộ. Còn một tuyệt chiêu nữa để giành được thắng lợi trọn vẹn ở đó là ở phút cuối của cuộc đàm phán bạn nhượng bộ đối phương. Các cao thủ đàm phán tiêu thụ có sức ép hiểu rất rõ rằng, nếu vào phút cuối bạn chấp nhận nhường bộ đối phương một chút thì sẽ khiến cho đối tác vui vẻ chấp nhận vụ trao đổi mua bán. Ít nhất thì kiểu nhượng bộ này cũng khiến cho họ trở nên vui vẻ, ví dụ thời gian thanh toán từ 30 ngày bạn kéo dài cho họ lên 45 ngày, hoặc bạn hướng dẫn thao tác sử dụng thiết bị cho khách hàng miễn phí. Tuy nhiên, khi áp dụng chiêu này yêu cầu bạn phải có kinh nghiệm cực kỳ nhạy bén, vì điểm quan trọng không phải là bạn sẽ nhượng bộ bao nhiêu, nhiều hay ít mà vấn đề là nhượng bộ đúng thời điểm mà thôi. Bạn có thể nói với khách hàng rằng: “Giá cả chúng tôi không thể nào thay đổi được nữa, nhưng chúng ta có thể đề cập đến những phương diện khác. Nếu ngài chấp nhận giá bên tôi đưa ra, tôi có thể trực tiếp đến giám sát quá trình lắp đặt, đảm bảo cho mọi việc diến ra một cách thuận lợi”. Hoặc khi bắt đầu vào đàm phán bạn đã dự định như thế, những đến lúc đó bạn mới có cơ hội thực hiện, thì việc áp dụng sự nhượng bộ vào phút cuối như ví dụ trên sẽ là một trong những cách rất lịch sự để khiến đối phương thay đổi, khiến cho đối tác đưa ra câu trả lời rằng: “Nếu bên ngài đã có ý tốt như vậy, thì bên tôi cũng sẽ chấp nhận cái giá đã đưa ra”. Lúc đó bên đối tác sẽ không cảm thấy mình bị thua trong cuộc đàm phán, mà còn cảm thấy rằng cuôc trao đổi mua bán đó diễn ra rất công bằng. Tại sao không nên đưa ra giá thấp nhất cho bên mua suốt từ đầu đến cuối cuộc đàm phán? Nguyên nhân chính của việc đó là khiến cho đối tác dễ dàng chấp nhận cuộc mua bán. Nếu bạn đã hoàn toàn nhượng bộ trước khi cuộc đàm phán kết thúc thì những giờ phút cuối cùng của cuộc đàm phán bạn sẽ không còn gì để làm thay đổi đối trọng giữa bạn và họ. Giờ phút cuối cùng của buổi đàm phán có thể làm thay đổi tất cả mọi thứ. 5.Phong cách chấp nhận *) Khái niệm: Chấp nhận là thoả mãn các yêu cầu của đối tác. Trong cuộc sống cũng như trên bàn đàm phán nhiều tình huống xảy ra buộc ta phải chấp nhận ý kiến của đối tác và thoả mãn các yêu cầu của đối tác. *) Trường hợp sử dụng: Phong cách này được sử dụng khi: - Sử dụng chấp nhận khi ta cảm thấy mình chưa chắc chắn đúng. Nếu ta khăng khăng vấn đề có thể bộc lộ điểm yếu và bị đối phương tấn công gây thiệt hại lớn. - Khi vấn đề quan trọng đối với người khác hơn là đối với mình, ta có thể chấp nhận. Tất nhiên khi giải quyết vấn đề phải xác định được mức độ quan trọng đó. - Trong trường hợp nếu chúng ta biết rằng ta chấp nhận vấn đề này đối tác sẽ chấp nhận vấn đề khác mà xét toàn cục thì có lợi cho ta, trường hợp này nên chấp nhận. - Khi mục đích thiết lập các quan hệ lâu dài là quan trọng ta tạm thời chấp nhận để phát triển quan hệ. Điều đó không có nghĩa là ta sẽ chấp nhận mãi; ở đây chấp nhận tạo môi trường tốt, điều kiện gây dựng niềm tin và quan hệ lâu dài thì chấp nhận sẽ rất tốt. - Có trường hợp vấn đề nêu ra nếu tiếp tục tranh luận sẽ gây khó khăn cho ta, gây nguy hại cho ta thì cũng nên chấp nhận hoặc khi vấn đề đối tác nêu ra là đúng, không thể bác bỏ hoặc không đủ lý lẽ để bác bỏ, cũng phải nhượng bộ. Ví dụ: Tuấn đến Trung Quốc để yêu cầu công ty của Kim bồi thường một khoản tiền về lô hàng xe đạp không đúng yêu cầu mà công ty của Tuấn đã đặt trước. Tuấn biết rằng có nhiều nhà cung cấp khác sẵn sàng cung cấp sản phẩm xe đạp cho công ty của mình nhưng anh không muốn xáo trộn tuyến cung cấp vốn đã được thiết lập tốt với công ty của Kim từ 2 năm nay. Trong khi đàm phán , Tuấn đề nghị công ty của Kim phải bồi thường tiền mặt là 300.000 USD. Công ty Kim thực tế lại đang gặp khó khăn về tiền mặt, nếu có thể chỉ đền được cho công ty của Tuấn là 100.000 USD mà thôi. Sau một hồi thảo luận phía công ty Tuấn yêu cầu bên Kim phải trả khoản tiền 100.000 USD kèm theo cả việc đổi lại những chiếc xe không đúng theo yêu cầu cho công ty của Tuấn, nếu không sẽ chấm dứt quan hệ làm ăn tại đây.Do muốn giữ mối quan hệ với công ty Tuấn nên phía Kim đã chấp nhận đề nghị của Tuấn đưa ra. => Trong ví dụ này ta thấy kết hợp cả phong cách nhượng bộ và phong cách chấp nhận. Phía công ty Kim đã phải nhượng bộ sau đó dần dần đi đến chấp nhận yêu cầu của công ty Tuấn. Nhờ việc này mà yêu cầu bên công ty Tuấn đã được thỏa mãn, quan hệ làm ăn giữa hai bên vẫn được duy trì. 6. Các nguyên tắc chung khi sử dụng các phong cách đàm phán - Nguyên tắc 1: Không thể sử dụng tất cả các phong cách đàm phán trong mọi trường hợp. Điều đó không có nghĩa là chỉ sử dụng một phong cách trong đàm phán mà tuỳ từng vấn đề mà sử dụng phong cách này hay phong cách kia. - Nguyên tắc 2: Nhìn chung nên bắt đầu đàm phán bằng phong cách hợp tác. Nó tạo ấn tượng tốt đẹp ngay khi bắt đầu đàm phán. Thái độ hữu hảo, tinh thần xây dựng và nguyện vọng chính đáng lầ tiền đề cho cuộc đàm phán có hiệu quả, thành công. - Nguyên tắc 3: Linh hoạt sử dụng các phong cách trong quá trình chuyển hoá nhu cầu của ta và của đối tác thành các quyết định cuối cùng. Vấn đề là mềm dẻo trong phương pháp, nhất quán về nguyên tắc. Nếu vấn đề là quan trọng cho các mối quan hệ lâu dài, thành công lớn thì nên hợp tác. Nếu cần phải giải quyết vấn đề nhanh chóng có thể sử dụng phong cách cạnh tranh, chấp nhận, thoả hiệp. Nếu duy trì các mối quan hệ là quan trọng ta có thể thoả hiệp, hợp tác, chấp nhận hoặc lẩn tránh. III. Những sai lầm thường mắc phải trong đàm phán và một số bí quyết đưa đến thành công trong đàm phán 1. Những sai lầm thường mắc phải trong đàm phán - Ngồi vào bàn đàm phán với một cái đầu đầy những định kiến - Không xác định được người có quyền quyết định cuối cùng của phía đối tác - Không xác định được chính xác thế mạnh của mình là gì và không thể sử dụng thế mạnh đó một cách có hiệu quả. - Ngồi vào bàn đàm phán chỉ với một phương án duy nhất mà không có phương án thay thế, nên thường rơi vào thế bị động. - Không biết cách nâng cao vị thế của mình - Không kiểm soát được những yếu tố quan trọng như: thời gian, những vấn đề cần giải quyết... mà để đối tác đi theo ý muốn của họ. - Để vuột khỏi tay quyền ra yêu cầu trước - Không tận dụng được ưu thế về thời gian và địa điểm trong đàm phán. - Vội bỏ cuộc khi cuộc đàm phán có vẻ như đi vào chỗ bế tắc. - Không chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc cuộc đàm phán. 2. Một số bí quyết đưa đến thành công trong đàm phán Đàm phán là một phần của cuộc sống và tất cả chúng ta đều phải đối mặt với nó. Khi chúng ta có thể đàm phán thành công thì kết quả mà chúng ta đạt được sẽ có sự khác biệt rất lớn. Dưới đây là một số bí quyết giúp đàm phán thành công. T * Đặt mình vào vị trí của đối tác. Đầu tư thời gian xem xét quan điểm của đối tác điều đó giúp bạn có được tính khách quan và thuận lợi bước vào đàm phán. Đồng thời cũng là cách phát hiện ra những ưu và khuyết điểm của chính mình. Q * Chuẩn bị kĩ càng và biết rõ về đối tác. Tất cả mọi thành công đều bắt nguồn từ sự chuẩn bị tốt. Tìm cho mình thông tin về tình hình kinh doanh hiện tại của bạn hàng, những mục đích và lí do hợp tác của họ bằng các câu hỏi như: -Nếu là họ ta sẽ có lợi gì khi chiến thắng trong lần đàm phán này? -Đâu là lí do hợp lí ? -Họ sẽ dùng những toan tính nào để giành được hợp đồng? -Thời điểm nào thương lượng là thích hợp? -Đây là cuộc đàm phán có tính cạnh tranh, hợp tác, hay để giải quyết hậu quả? Học cách nắm trước tình hình và không bao giờ bị bất ngờ trước mọi tình huống sẽ giúp bạn giữ được thế chủ động. T * Nhận diện đàm phán. Người ta chia đàm phán ra 3 loại. Một là đàm phán xung đột hay còn gọi là đàm phán cạnh tranh. Loại đàm phán này dùng cho những mục đích có tính cạnh tranh giữa nhiều công ty với nhau. Thứ hai là đàm phán hợp tác. Đây là cuộc đàm phán để giúp đôi bên cùng có lợi và dựa vào nhau để phát triển. Tuy nhiên cũng phải đề phòng một số trường hợp đối tác nắm được những điểm yếu của ta và lấy cớ hợp tác để lợi dụng. Đừng đưa ra quyết định quá vội vã. Và cuối cùng là loại đàm phán giải quyết vấn đề. Khi có vấn đề xảy ra hai bên phải cùng ngồi lại và đưa ra các giải pháp để giải quyết những hậu quả. Mỗi một loại đều có các tiến trình khác nhau để thực hiện do vậy bạn phải nắm được khi nào mình sẽ phải dùng loại đàm phán nào. Q * Chuẩn bị chiến lược. Giống như cuộc sống, chúng ta không thể đoán trước mọi việc do vậy ta phải luôn có những kế hoạch dự phòng trong mọi trường hợp. Bạn cũng phải phân biệt rõ giữa chiến lược và mưu lược. Mưu lược là những công việc bạn sẽ làm để đạt được điều gì còn chiến lược lại là những công việc bạn sẽ làm khi bạn không có gì để thực hiện. Nói một cách vui thì chiến lược là bức tranh lớn còn mưu lược là những mảng màu nhấn giúp bức tranh rực rỡ hơn. Một chiến lược phải cụ thể. Trước hết là về thời gian. Tuỳ vào tính chất của cuộc đàm phán bạn nên xem xét nên đàm phán khi thuận lợi cho bạn hay cho đối tác. Tiếp đến là độ dài cuộc thương thuyết. Không nên để quá ít thời gian nhưng cũng không nên để nó kéo dài vô tận. Cũng phải chú ý tới tốc độ tiến trình công việc. Có nhiều trường hợp những cuộc thương thuyết nhanh giúp công việc trở nên thuận lợi nhưng lại cũng có những tình huống ngược lại. Cuối cùng là địa điểm. Địa điểm phải phù hợp với nội dung cuộc đàm phán. Điều này tuy quan trọng nhưng nhiều khi vẫn bị lãng quên. T *) Hãy sẵn sàng là người đàm phán trước Một số người thường rất ngượng ngùng khi nói về tiền bạc. Những người khác lại nghĩ rằng việc đó thật thô lỗ và là một hành động hạ thấp bản thân. Trong rất nhiều trường hợp thì họ đúng. Tuy nhiên, khi phải giải quyết một hợp đồng làm ăn (tất cả chúng ta đều sẽ có lúc phải làm việc này), thì thái độ không sẵn sàng đề cập tới chuyện tiền nong đó sẽ khiến cho việc kinh doanh của chúng ta trở nên đắt đỏ. Trong thực tế có rất nhiều nhà đàm phán dày dặn. Nếu bạn mua một ngôi nhà hay một chiếc ô tô, nhận một công việc mới, thì bạn có thể chắc chắn là mình sẽ phải đối mặt với những con người đó. Nếu họ thấy bạn quá nhút nhát trong công việc, họ sẽ lợi dụng điều này. Bạn cũng không nên quá ngượng ngùng khi chuyển một vấn đề có vẻ là chuyện ngoài lề sang một cuộc đàm phán thật sự. Nếu bạn đang mua một vài thứ rất mắc trong cùng một cửa hàng, bạn nên hỏi họ có khuyến mãi cái gì không, hay có giảm giá không. Vì nếu không có dấu hiệu nào chỉ ra rằng: "Bạn có thể làm việc này”, thì điều đó không có nghĩa là “Bạn không thể”. Đôi khi, đơn giản chỉ bằng việc hỏi xem có gì khuyến mãi không, bạn sẽ có một cuộc mua bán có lợi hơn. Q *) Đừng để bị cảm xúc chi phối Một nhầm lẫn rất lớn của những nhà đàm phán nghiệp dư là họ bộc lộ cảm xúc quá mức để đạt được chiến thắng. Họ la ó, đe dọa và yêu cầu làm theo cách của họ. Việc này chỉ phản tác dụng mà thôi. Hầu hết những vụ làm ăn chỉ có khả năng thành công nếu cả hai phía đều cảm thấy họ sắp có lợi từ việc này. Nếu một người phía bên kia cảm thấy rằng họ đang bị công kích, hoặc đơn giản là không ưng ý với bạn, họ có lẽ sẽ không chịu nhượng bộ. Rất nhiều người ghét những người thô lỗ, và họ sẵn sàng rời bỏ một cuộc làm nếu cuộc làm ăn này dính tới một người như vậy. Khi đối thoại với những đối tác nhiều kinh nghiệm, đôi khi bạn sẽ để lộ ra những điểm yếu chính từ các hành động, cử chỉ của bạn. Do vậy ngay bây giờ bạn nên tập cho mình thái độ bình tĩnh ,kiên nhẫn và tránh bị áp lực trong mọi tình huống. Hãy luôn giữ cho đầu mình luôn trong trạng thái "vững chắc".
- Xem thêm -