Tài liệu Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty tropidane việt nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM MAI TÂM HẰNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP. Hồ Chí Minh – Năm 2004 Trang 1 =========================================================== MUÏC LUÏC XUW Phaàn môû ñaàu › Ñaët vaán ñeà 1 › Muïc tieâu nghieân cöùu 2 › Phaïm vi nghieân cöùu 2 › Phöông phaùp nghieân cöùu 2 › Khung nghieân cöùu 3 Phaàn noäi dung chính CHÖÔNG 1: TOÅNG QUAN VEÀ VAÁN ÑEÀ TUYEÅN DUÏNG NHAÂN SÖÏ 1. Taàm quan troïng cuûa vieäc tuyeån duïng nhaân söï 4 2. Caùc yeáu toá moâi tröôøng aûnh höôûng ñeán vieäc tuyeån duïng nhaân vieân 2.1. Moâi tröôøng beân trong 5 2.2. Moâi tröôøng beân ngoaøi 6 3. Tieâu chuaån tuyeån duïng nhaân vieân 6 4. Quy trình tuyeån duïng nhaân vieân 4.1 Giai ñoaïn chuaån bò 4.2 Giai ñoaïn chính thöùc 10 4.2.1 Giai ñoaïn xem xeùt hoà sô xin vieäc 10 4.2.2 Söû duïng phöông phaùp traéc nghieäm 11 4.2.3 Giai ñoaïn phoûng vaán sô boä 15 ========================================================== Trang 2 =========================================================== 4.2.4 Giai ñoaïn phoûng vaán saâu 15 4.2.5 Khaùm söùc khoûe vaø quyeát ñònh tuyeån duïng CHÖÔNG 2: HIEÄN TRAÏNG COÂNG TAÙC TUYEÅN DUÏNG TAÏI COÂNG TY TROPICDANE VIEÄT NAM 1. Nhöõng neùt chính veà coâng ty Tropicdane Vieät Nam 1.1. Lòch söû hình thaønh vaø phaùt trieån coâng ty 27 1.2. Ñieàu leä toå chöùc coâng ty 28 1.3. Cô caáu toå chöùc coâng ty 1.3.1. Sô ñoà toå chöùc coâng ty 29 1.3.2. Chöùc naêng vaø nhieäm vuï cuûa phoøng nhaân söï 31 1.3.3. Chöùc naêng vaø nhieäm vuï cuûa caùc phoøng ban khaùc 32 2. Phaân tích vaø ñaùnh giaù coâng taùc tuyeån duïng taïi coâng ty Tropicdane 2.1. Phaân tích caùc yeáu toá aûnh höôûng ñeán coâng taùc tuyeån duïng taïi Tropicdane Vieät Nam 2.1.1. Moâi tröôøng beân ngoaøi 34 2.1.2. Moâi tröôøng beân trong 37 2.2. Ñaùnh giaù nhöõng toàn taïi trong coâng taùc tuyeån duïng taïi Tropicdane Vieät Nam 39 2.2.1. Coâng taùc tuyeån duïng taïi Tropicdane chöa ñöôïc ñaàu tö ñuùng möùc 42 2.2.2. Xaùc xuaát sai laàm trong quyeát ñònh tuyeån duïng cao 47 2.2.3. Caùc phoøng ban khoâng tuaân thuû theo quy trình tuyeån duïng 49 2.2.4. Chöa khai thaùc öu ñieåm cuûa phöông phaùp traéc nghieäm trong coâng taùc tuyeån duïng 50 ========================================================== Trang 3 =========================================================== CHÖÔNG 3: CAÙC GIAÛI PHAÙP NAÂNG CAO HIEÄU QUAÛ COÂNG TAÙC TUYEÅN DUÏNG NHAÂN SÖÏ TAÏI TROPICDANE VIETNAM 1. Xaây döïng ñònh höôùng phaùt trieån nguoàn nhaân löïc 51 1.1. Hoaïch ñònh nguoàn nhaân löïc taïi coâng ty 1.1.1. Caàn boå sung thöôøng xuyeân caùc thoâng tin veà nhaân vieân ñeå xaùc ñònh nguoàn nhaân löïc thöïc teá trong töøng thôøi kyø 52 1.1.2. Caàn xaùc ñònh söï bieán ñoäng cuûa nguoàn nhaân löïc qua moät soá caùc chæ tieâu ñònh löôïng 53 1.1.3. Caàn xaùc ñònh nhu caàu töông lai baèng moät soá caùc chæ tieâu ñònh löôïng 54 1.2. Caàn toå chöùc phaân tích coâng vieäc taïi coâng ty Tropicdane 1.2.1. Phöông phaùp phaân tích coâng vieäc 55 1.2.2. Baûn moâ taû coâng vieäc vaø baûn tieâu chuaån coâng vieäc 56 2. Hoaøn thieän quy trình tuyeån duïng taïi Tropicdane 59 3. Boài döôõng kyõ naêng phoûng vaán cho ñoäi nguõ caùn boä tuyeån duïng vaø caùn boä quaûn lyù 68 Phaàn keát luaän 76 ========================================================== Trang 4 =========================================================== PHAÀN MÔÛ ÑAÀU › Ñaët vaán ñeà Söï bieán ñoäng maïnh meõ cuûa moâi tröôøng kinh doanh, tính chaát khoác lieät cuûa caïnh tranh … taát caû ñaõ taïo ra moät söùc eùp lôùn ñoøi hoûi caùc nhaø quaûn trò phaûi coù caùc quan ñieåm môùi, lónh hoäi ñöôïc nhöõng phöông phaùp môùi vaø naém vöõng ñöôïc nhöõng kyõ naêng môùi veà quaûn trò con ngöôøi. Trong boái caûnh naøy, vai troø cuûa quaûn trò nguoàn nhaân löïc ngaøy caøng ñöôïc ñeà cao. Suy cho cuøng, moät coâng ty thaønh coâng hay khoâng cuõng do chính saùch duøng ngöôøi, trong ñoù vieäc tuyeån duïng ngöôøi coù naêng löïc, boá trí hoï vaøo coâng vieäc hoaëc chöùc vuï phuø hôïp laø tieàn ñeà cô baûn cuûa thuaät duøng ngöôøi. Tropicdane Vieät Nam laø coâng ty 100% voán nöôùc ngoaøi cuûa Ñan Maïch, chuyeân veà maët haøng goám söù vaø ñoà goã gia duïng. Tieàn thaân Tropicdane chæ laø moät vaên phoøng ñaïi dieän ñöôïc thaønh laäp töø naêm 1989, trong suoát quaù trình hoïat ñoäng cho ñeán nay coâng taùc quaûn trò nguoàn nhaân löïc taïi coâng ty chöa thöïc söï oån ñònh vaø ñi vaøo neà neáp. Trong boái caûnh chuyeån ñoåi hình thöùc ñaàu tö vaø tình hình môû roäng saûn xuaát kinh doanh taïi coâng ty trong nhöõng naêm gaàn ñaây thì nhu caàu tuyeån duïng theâm nhaân söï caøng trôû neân caáp thieát. Thöïc teá cho thaáy, trong coâng taùc tuyeån duïng taïi coâng ty coøn nhieàu ñieàu baát caäp caàn phaûi tìm hieåu vaø phaân tích nguyeân nhaân ñeå tìm ra höôùng ñi phuø hôïp. Ñoù chính laø lyù do toâi maïnh daïn choïn ñeà taøi “ Caùc giaûi phaùp naâng cao hieäu quaû coâng taùc tuyeån duïng nhaân söï taïi coâng ty Tropicdane Vieät Nam” vôùi hy voïng goùp phaàn naâng cao hieäu quaû coâng taùc tuyeån duïng taïi ñôn vò. ========================================================== Trang 5 =========================================================== › Muïc tieâu nghieân cöùu: Tröôùc tieân luaän vaên seõ khaùi quaùt lyù thuyeát veà tuyeån duïng nhaân söï , moät noäi dung quan troïng cuûa hoaït ñoäng quaûn trò nguoàn nhaân löïc. Tieáp theo seõ ñi vaøo phaàn phaân tích, ñaùnh giaù thöïc traïng hoaït ñoäng tuyeån duïng taïi coâng ty Tropicdane Vieät Nam. Lyù thuyeát vaø thöïc teá chính laø neàn taûng cô baûn cuûa nhöõng giaûi phaùp ñeà xuaát nhaèm naâng cao chaát löôïng coâng taùc tuyeån duïng nhaân söï taïi coâng ty Tropicdane Vieät Nam, ñoù môùi chính laø muïc tieâu chuû ñaïo maø ñeà taøi höôùng ñeán. › Phaïm vi nghieân cöùu: Quaûn trò nguoàn nhaân löïc laø moät lónh vöïc roäng lôùn bao goàm nhieàu hoaït ñoäng nhö tuyeån duïng, ñaøo taïo, boá trí vieäc laøm, traû coâng lao ñoäng, khen thöôûng - kyû luaät … Phaïm vi nghieân cöùu cuûa ñeà taøi thu goïn trong khuoân khoå hoaït ñoäng tuyeån duïng taïi coâng ty Tropicdane Vieät Nam, laø ñôn vò maø ngöôøi vieát hieän ñang coâng taùc. Nhöõng quan ñieåm vaø giaûi phaùp ñöôïc ñeà caäp trong trong luaän vaên naøy döïa treân cô sôû nghieân cöùu lyù luaän, nhöõng baøi hoïc kinh nghieäm vaø thöïc traïng coâng taùc tuyeån duïng nhaân söï taïi coâng ty Tropicdane Vieät Nam. › Phöông phaùp nghieân cöùu: Ñeà taøi söû duïng phöông phaùp thoáng keâ, thu thaäp caùc thoâng tin sô caáp vaø thöù caáp. Töø caùc soá lieäu thöïc teá ñaõ ñöôïc toång hôïp, xöû lyù seõ ñi vaøo phaân tích, ñaùnh giaù thöïc traïng. Ngoaøi ra, luaän vaên coøn söû duïng nhöõng kieán thöùc cô baûn töø boä moân taâm lyù hoïc quaûn lyù nhaèm laøm saùng toû, phong phuù theâm noäi dung trình baøy. ========================================================== Trang 6 =========================================================== › Khung nghieân cöùu: Chuùng ta coù theå hình dung sô boä khung nghieân cöùu theo sô ñoà sau Ñaët vaán ñeà Muïc tieâu nghieân cöùu Toång quan lyù thuyeát veà hoaït ñoäng tuyeån duïng Thu thaäp thoâng tin ( sô caáp, thöù caáp) Phaân tích, ñaùnh giaù thöïc traïng hoïat ñoäng tuyeån duïng taïi Tropicdane Vieät Nam Ñeà xuaát giaûi phaùp naâng cao hieäu quaû hoaït ñoäng tuyeån duïng taïi Tropicdane Vieät Nam ========================================================== Trang 7 =========================================================== “CAÙC GIAÛI PHAÙP NAÂNG CAO HIEÄU QUAÛ COÂNG TAÙC TUYEÅN DUÏNG NHAÂN SÖÏ TAÏI COÂNG TY TROPICDANE VIEÄT NAM” CHÖÔNG 1: TOÅNG QUAN VEÀ VAÁN ÑEÀ TUYEÅN DUÏNG NHAÂN SÖÏ 1. Taàm quan troïng cuûa vieäc tuyeån duïng nhaân söï Tuyeån duïng laø moät hoaït ñoäng quan troïng trong quaûn trò nhaân söï. Moät coâng ty duø coù moät khoái taøi saûn lôùn, maùy moùc thieát bò hieän ñaïi, ban giaùm ñoác ñeà ra caùc chieán löôïc caïnh tranh naêng ñoäng … nhöng caùc thaønh vieân trong coâng ty laïi ñöôïc boá trí vaøo nhöõng coâng vieäc khoâng phuø hôïp vôùi khaû naêng, naêng khieáu, kieán thöùc vaø chuyeân moân cuûa hoï chaéc chaén coâng ty aáy seõ thaát baïi. OÂng baø ta thöôøng coù trieát lyù : “ thieân thôøi, ñòa lôïi, nhaân hoøa” . Muoán yeáu toá “ nhaân” ôû ñaây ñöôïc “hoøa” ñoøi hoûi chuùng ta phaûi bieát “ thuaät choïn ngöôøi” vaø “ thuaät duøng ngöôøi”. Tuyeån duïng ngöôøi coù khaû naêng vaø boá trí hoï vaøo chöùc vuï hoaëc coâng vieäc thích hôïp vôùi hoï laø tieàn ñeà cô baûn cuûa “ thuaät duøng ngöôøi ” voán thöôøng ñöôïc caùc nöôùc AÂu -Myõ toùm goïn trong caâu “the right man in the right place at the right time” , ñieàu naøy coù nghóa laø choïn ñuùng ngöôøi, boá trí hoï ñuùng vò trí vaøo ñuùng thôøi ñieåm caàn thieát. 2. Caùc yeáu toá moâi tröôøng aûnh höôûng ñeán vieäc tuyeån duïng nhaân vieân 2.1. Moâi tröôøng beân trong Tuyeån duïng nhaân vieân laø caû moät quaù trình khoâng ñôn giaûn nhö chuùng ta thöôøng nghó. Khoâng nhöõng nghieäp vuï naøy ñoøi hoûi phaûi coù nghieäp vuï chuyeân ========================================================== Trang 8 =========================================================== moân moät caùch khoa hoïc maø coøn tuøy thuoäc vaøo chieán löôïc nhaân sö,ï ñònh höôùng vieãn caûnh cuûa coâng ty. Tuyeån moä laø taäp trung caùc öùng vieân laïi, coøn tuyeån choïn laø quyeát ñònh xem trong soá caùc öùng vieân aáy ai laø ngöôøi hoäi ñuû caùc tieâu chuaån ñeå laøm vieäc cho coâng ty. Phaåm chaát cuûa nhaân vieân luoân luoân laø yeáu toá quan troïng. Nhöng yeáu toá naøy ñoâi khi coù theå ñöôïc xem nheï bôùt ñi khi caùc ñieàu kieän veà thôøi gian vaø taøi chính khoâng cho pheùp thöïc hieän moät caùch coù quy moâ. Neáu tuyeån moä nhaân vieân laø moät quaù trình quan troïng vaø toán keùm thì vieäc tuyeån löïa nhaân vieân coøn quan troïng vaø toán keùm hôn nhieàu vì noù ñoøi hoûi phaûi coù thôøi gian, söùc löïc, trình ñoä vaø khaû naêng taøi chính. Yeáu toá phaåm chaát coù theå chia ra laøm nhieàu phaïm truø. Noù tuøy thuoäc vaøo vieäc nhaø quaûn trò caàn loaïi phaåm chaát gì nôi ngöôøi saép ñöôïc tuyeån duïng. Chaúng haïn nhö neáu kyõ naêng veà thöông maïi laø ñieàu kieän tieân quyeát, thì phöông phaùp löïa choïn khaùc haún. Coù nhöõng coâng vieäc ñoøi hoûi kyõ naêng, nhöng coù coâng vieäc khaû naêng hoïc hoûi laø quan troïng nhaát, cuõng coù nhöõng coâng vieäc maø yeáu toá nhaân caùch laø quan troïng nhaát. Coù nhöõng coâng vieäc maø söï deûo dai chòu ñöïng laïi laø yeáu toá quan troïng nhaát. Trong nhieàu tröôøng hôïp, coù nhöõng vieäc laøm ñoøi hoûi phaûi phoái hôïp hai hay nhieàu yeáu toá neâu treân. Nhö vaäy, vieäc tuyeån choïn nhaân vieân laø löïa choïn nhöõng ngöôøi phuø hôïp vôùi tính chaát cuûa töøng loaïi coâng vieäc. Nhöõng ngöôøi bò loaïi khoâng coù nghóa laø ngöôøi xaáu, khoâng söû duïng ñöôïc, maø bôûi vì hoï khoâng thích hôïp vôùi tính chaát coâng vieäc maø ta caàn. Khaû naêng con ngöôøi chæ phaùt huy maïnh neáu boá trí hoï vaøo laøm nhöõng coâng vieäc thích hôïp. ========================================================== Trang 9 =========================================================== Vieäc tuyeån choïn coøn bò aûnh höôûng bôûi baàu khoâng khí vaên hoùa cuûa coâng ty. Moät coâng ty coù baàu khoâng khí naêng ñoäng, chaéc chaén caùc caáp quaûn trò seõ tuyeån choïn nhöõng ngöôøi coù ñaàu oùc thoâng minh, coù tham voïng vaø nhaát laø naêng ñoäng vaø coù saùng kieán. Vieäc tuyeån choïn coøn bò aûnh höôûng bôûi phaûn öùng cuûa coâng ñoaøn. Chaéc chaén coâng ñoaøn seõ phaûn öùng neáu caùc caáp quaûn trò tuyeån choïn khoâng bình ñaúng hoaëc phaân bieät ñoái xöû. Ñieàu naøy chöa xaûy ra nhieàu taïi nöôùc ta, nhöng trong töông lai ñieàu naøy chaéc chaén seõ xaûy ra. 2.2. Moâi tröôøng beân ngoaøi Ñoù laø caùc yeáu toá nhö khung caûnh kinh teá, daân soá/ löïc löôïng lao ñoäng, luaät leä cuûa nhaø nöôùc, vaên hoùa - xaõ hoäi, ñoái thuû caïnh tranh, khoa hoïc kyõ thuaät, khaùch haøng, vaø chính quyeàn - ñoaøn theå. Chaúng haïn nhö Nhaø nöôùc yeâu caàu phaûi öu tieân tuyeån choïn thanh nieân xuaát nguõ. Trong tröôøng hôïp naøy coâng ty phaûi öu tieân tuyeån choïn caùc thanh nieân xuaát nguõ neáu hoï coù cuøng trình ñoä, vaø hoäi ñuû caùc ñieàu kieän baèng caùc öùng vieân khaùc. Thí duï khaùc, neáu thò tröôøng hieän nay ñang raát khan hieám moät loaïi chuyeân vieân kyõ thuaät naøo ñoù, moät maët coâng ty khoâng theå aùp duïng kyõ thuaät tuyeån choïn nhö khi aùp duïng ñoái vôùi caùc öùng vieân theo thoâng leä, maët khaùc coâng ty phaûi “choäp laáy” cô hoäi tuyeån choïn chuyeân vieân naøy ngay. Neáu khoâng ñoái thuû caïnh tranh seõ “phoãng tay treân” maát… 3. Tieâu chuaån tuyeån duïng nhaân vieân Caùc tieâu chuaån ñeå tuyeån choïn nhaân vieân caàn phaûi döïa treân chieán löôïc söû duïng nhaân söï, ñònh höôùng vieãn caûnh cuûa coâng ty, vaø baàu khoâng khí vaên hoaù ========================================================== Trang 10 =========================================================== cuûa coâng ty. Vieäc tuyeån choïn nhaân vieân caàn phaûi döïa treân caùc tieâu chuaån sau ñaây: - Khaû naêng nhaân caùch - Khaû naêng chuyeân moân - Khaû naêng giao teá - Khaû naêng laõnh ñaïo (neáu tuyeån choïn caáp quaûn trò). Do ñoù, chuùng ta khoâng caàn chuù yù ñeán caùc döõ lieäu khaùc khoâng phuø hôïp vôùi ñònh höôùng vieãn caûnh cuûa coâng ty nhö phaân bieät quoác tòch, chuûng toäc, giôùi tính hay toân giaùo cuûa öùng vieân. Caùc tieâu chuaån coøn tuøy thuoäc vaøo tính chaát cuûa töøng coâng vieäc cuï theå. Xeùt moät caùc toång quaùt, neáu coâng ty muoán tuyeån öùng vieân vaøo caùc chöùc vuï caøng cao bao nhieâu caøng ñoøi hoûi öùng vieân phaûi coù kyõ naêng quaûn trò roäng vaø bao quaùt baáy nhieâu. Ngöôïc laïi, öùng vieân muoán öùng cöû vaøo chöùc vuï caøng thaáp bao nhieâu caøng ñoøi hoûi phaûi coù nhieàu kyõ naêng kyõ thuaät, nghieäp vuï chuyeân moân chuyeân saâu baáy nhieâu. Kyõ naêng quaûn trò bao goàm kyõ naêng nhaän thöùc vaø kyõ naêng giao teá. Hình 1 seõ giuùp chuùng ta coù caùi nhìn toång quaùt. Caáp cao Kyõ naêng quaûn trò Caáp trung Kyõ naêng kyõ thuaät Caáp thaáp Nghieäp vuï chuyeân moân Nhaân vieân Hình 1: Caùc tieâu chuaån thuoäc veà kyõ naêng Rieâng ñoái vôùi caùc caáp quaûn trò, caùc tieâu chuaån tuyeån choïn cao hôn. Chaúng haïn nhö tröôûng phoøng / Giaùm ñoác ñoái ngoaïi caàn phaûi hoäi ñuû caùc tieâu chuaån nhö ñöôïc minh hoïa trong hình 2 döôùi ñaây. ========================================================== Trang 11 =========================================================== Khaû naêng caù nhaân - Vai troø chính Ngöôøi höôùng daãn - Vai troø phuï Ngöôøi hoã trôï - Khaû naêng xaõ giao - Tính laïc quan thöïc teá Khaû naêng chuyeân moân Ví duï: Ngöôøi laõnh ñaïo boä phaän ñoái ngoaïi - Tri thöùc chuyen moân - Mua baùn gioûi - Nhanh trí - Coù caùi nhìn toång quaùt Khaû naêng giao teá - Tính hieáu hoïc - Tính coá gaéng - Lieâm chính - Khaû naêng chòu ñöïng - Khaû naêng ñöa ra muïc tieâu - Khaû naêng giaûi quyeát vaán ñeà - Khaû naêng laøm göông - Khaû naêng quaûn trò nguoàn taøi Khaû naêng laõnh ñaïo Hình 2: Danh saùch nhöõng yeâu caàu veà khaû naêng vaø yeâu caàu veà vai troø quan troïng nhaát ñoái vôùi ngöôøi laõnh ñaïo boä phaän ñoái ngoaïi cuûa moät doanh nghieäp (Nguoàn: taùc giaû Martin Hilb) Ngöôøi laõnh ñaïo boä phaän ñoái ngoaïi phaûi laø con ngöôøi coù phaåm chaát cuûa nhaø doanh nghieäp vaø coù tính nhaân baûn (coù ñaàu oùc saùng suoát, traùi tim nhieät huyeát, vaø ñoâi baøn tay naêng ñoäng). ƒ Khaû naêng caù nhaân ƒ Khaû naêng chuyeân moân ========================================================== Trang 12 =========================================================== ƒ Khaû naêng giao teá ƒ Khaû naêng laõnh ñaïo Nhöõng höôùng naøy phuø hôïp vôùi vieãn caûnh vaø ñöôïc tieáp tuïc saép xeáp theo töøng vò trí, chuùng ñöôïc coi laø nhöõng muïc tieâu ñaõ ñöôïc aán ñònh tröôùc ñoái vôùi moãi cuoäc noùi chuyeän vôùi nhöõng ngöôøi xin vieäc. 4. Quy trình tuyeån duïng nhaân vieân Hình 3 seõ cho chuùng ta moät caùi nhìn toång quaùt tieán trình tuyeån choïn nhaân vieân. Ñaây laø tieán trình cô baûn coù tính caùch quoác teá. Tuy nhieân tieán trình naøy coøn tuøy thuoäc vaøo nhieàu yeáu toá beân ngoaøi vaø beân trong. Do ñoù coù nhieàu tröôøng hôïp phaûi boû bôùt moät vaøi giai ñoaïn naøo ñoù hoaëc ñaûo loän thöù töï. MOÂI TRÖÔØNG BEÂN NGOAØI MOÂI TRÖÔØNG BEÂN TRONG Xeùt hoà sô xin vieäc Traéc nghieäm Phoûng vaán sô boä Phoûng vaán kyõ (saâu) Söu tra lyù lòch ÖÙNG VIEÂN BÒ LOAÏI Quyeát ñònh tuyeån choïn Khaùm söùc khoûe Tuyeån duïng boå nhieäm ========================================================== Trang 13 =========================================================== Hình 3 phaùc hoïa tieán trình tuyeån choïn taùm böôùc. Ñoù laø tieán trình tuyeån choïn nhaân vieân moät caùch chính thöùc. Tuy nhieân, tröôùc khi böôùc vaøo giai ñoaïn naøy, caùc coâng ty chuaån bò raát chu ñaùo. Do ñoù, chuùng ta coù theå chia ra laøm hai giai ñoaïn trong vieäc tuyeån choïn nhaân vieân. 4.1 Giai ñoaïn chuaån bò Tröôùc khi tuyeån moä vaø tuyeån choïn nhaân vieân, caùc coâng ty chuaån bò raát kyõ. Ngoaøi nhöõng chuaån bò coù tính caùch vaät chaát nhö tieàn baïc, phoøng oác, caùc maãu traéc nghieäm, phoûng vaán, caùc coâng ty raát chuù troïng ñeán baûn moâ taû chi tieát tieâu chuaån coâng vieäc. Nhôø coù baûn moâ taû naøy maø caáp quaûn trò bieát seõ caàn loaïi öùng vieân coù nhöõng tieâu chuaån naøo. Vaø cuõng nhôø noù maø caùc chuyeân gia seõ soaïn thaûo caùc maãu traéc nghieäm, caùc maãu phoûng vaán thích hôïp. Nhö vaäy, tröôùc khi tieán haønh tuyeån löïa chính thöùc, ñieàu quan troïng laø coâng ty phaûi laøm baûn moâ taû chi tieát tieâu chuaån coâng vieäc neáu coâng ty chöa coù baûng naøy, hoaëc coâng ty phaûi raø xeùt laïi baûn moâ taû naøy xem coù ñaùp öùng vôùi tình hình môùi hay khoâng. 4.2 Giai ñoaïn chính thöùc 4.2.1 Giai ñoaïn xem xeùt hoà sô xin vieäc Böôùc ñaàu tieân trong tieán trình tuyeån choïn bao goàm vieäc xem xeùt hoà sô xin vieäc do chính öùng vieân töï thieát keá hoaëc maãu ñôn do coâng ty soaïn thaûo. Phoøng nhaân söï seõ ñaùnh giaù xem öùng vieân coù phuø hôïp vôùi nhu caàu cuûa coâng ty khoâng. Chuùng ta coù theå sô boä nghieân cöùu hoà sô xin vieäc caên cöù theo hai tieâu chuaån sau ñaây: hình thöùc cuûa ñôn xin vaø noäi dung cuûa ñôn xin. ========================================================== Trang 14 =========================================================== Veà hình thöùc cuûa ñôn xin vieäc caàn xem xeùt caùc yeáu toá nhö trình baøy saïch seõ, roõ raøng, coù logic, chöõ vieát, caùch söû duïng töø, caùch haønh vaên… Chæ neân aùp duïng ñeå tuyeån löïa caùc nhaân vieân haønh chính hoaëc nghieäp vuï nghieân cöùu. Ñoái vôùi coâng nhaân cô khí hoaëc taïo vuï khaùc nhieàu khi keát quaû ngöôïc laïi. Nhieàu ngöôøi thôï laøm gioûi nhöng khi vieát thì laïi chaúng ra gì. Cuõng coù ngöôøi noùi raát huøng bieän löu loaùt (choïn ngöôøi baùn haøng) nhöng vieát vaên laïi khoâng hay neáu khoâng noùi laø dôû. Veà noäi dung cuûa ñôn xin tuyeån duïng, ta coù theå phaân taùch kyõ xem öùng vieân naøo ñaït ñöôïc möùc ñoä tieâu chuaån gaàn nhaát vôùi coâng vieäc maø ta muoán tuyeån nhö ñaõ trình baøy treân ñaây. Ñoù laø caùc tieâu chuaån trình ñoä hoïc vaán, trình ñoä chuyeân moân hay kyõ naêng, kinh nghieäm ngheà nghieäp, tuoåi taùc, giôùi tính, tình traïng gia ñình, tình traïnh nghóa vuï quaân söï vaø haïnh kieåm (ñöông söï ñính keøm caùc giaáy khen, baèng khen…). 4.2.3 Söû duïng phöông phaùp traéc nghieäm Phöông phaùp traéc nghieäm ra ñôøi vaøo cuoái theá kyû 19. Tuy nhieân, traéc nghieäm veà caùc khaû naêng taâm sinh lyù vaãn coøn ít ñöôïc söû duïng tröôùc theá chieán thöù nhaát. Nhöng ñeán theá chieán thöù 2, caùc phöông phaùp traéc nghieäm ñöôïc aùp duïng cho caùc löïc löôïng quaân ñoäi. Cuõng trong thôøi gian naøy caùc ngaønh kyõ ngheä cuõng baét ñaàu caùc chöông trình traéc nghieäm. Tuy nhieân nhieàu chöông trình thaát baïi vì khoù quaûn trò caùc traéc nghieäm cho caùc nhoùm ñoâng ngöôøi. ; Muïc ñích cuûa traéc nghieäm Phöông phaùp naøy coù raát nhieàu muïc ñích tuyø theo ngöôøi söû duïng vaïch ra. Rieâng trong lónh vöïc quaûn trò nhaân vieân, vieäc aùp duïng phöông phaùp naøy khoâng ngoaøi muïc ñích tuyeån duïng ngöôøi thích hôïp vôùi coâng taùc ñöôïc giao vaø nhôø theá coâng ty seõ ñaït ñöôïc keát quaû nhö sau: ========================================================== Trang 15 =========================================================== • Giaûm bôùt chi phí veà huaán luyeän vì khi bieát naêng khieáu cuûa hoï, coâng ty chæ vieäc phaùt trieån khaû naêng ñoù leân chöù khoâng phaûi huaán luyeän ngöôøi maø ta khoâng bieát hoï coù naêng khieáu gì. • Giaûm thieåu nhöõng ruûi ro trong kinh doanh do sô soùt, yeáu keùm cuûa nhaân vieân. • Ruùt ngaén thôøi gian taäp söï cuûa nhaân vieân. • Nhaân vieân ñöôïc thaêng thöôûng moät caùch hôïp lyù. • Nhaân vieân ñöôïc giao cho vieäc ñuùng khaû naêng. • Giaûm bôùi tình traïng nhaân vieân töï yù nghæ vieäc hoaëc buoäc thoâi vieäc do khoâng thích hôïp vôùi coâng vieäc. ; Giôùi haïn cuûa phöông phaùp traéc nghieäm Möùc ñoä hieäu quaû cuûa phöông phaùp traéc nghieäm taêng hay giaûm ñeàu tuøy thuoäc vaøo chöông trình ñöôïc hoaïch ñònh vaø chuyeân vieân phuï traùch. Ñeå traéc nghieäm nhaân vieân, chöông trình hoaïch ñònh phaûi raát chính xaùc vaø coù khaû naêng taïo ra hieäu naêng cao. Nhaèm muïc ñích phaùt huy trình ñoä höõu duïng, phöông phaùp traéc nghieäm coù theå goàm nhöõng baøi vieát, khaåu vaán, hay nhöõng duïng cuï thích hôïp… Phöông phaùp traéc nghieäm seõ trôû neân voâ hieäu cho baát cöù coâng ty naøo chæ bieát aùp duïng noù moät caùch maùy moùc vaø voâ yù thöùc. Vì lyù do ñoù, söï hieän dieän cuûa caùc chuyeân vieân traéc nghieäm khoâng phaûi laø khoâng caàn thieát. Moät chuyeân vieân traéc nghieäm neân bieát: • Nhöõng vaán ñeà cuûa coâng ty. • Tình hình vaø caùch ñieàu haønh cuûa caùc vò chæ huy. • Khung caûnh cuûa coâng ty. • Nhöõng moái töông quan cuûa caùc nhoùm ngöôøi laøm vieäc trong coâng ty. • Nhöõng döõ kieän lieân heä ñeán chöùc vuï hay coâng vieäc maø coâng ty ñang tuyeån… ========================================================== Trang 16 =========================================================== Moät chuyeân vieân traéc nghieäm phaûi teá nhò, cuõng nhö caàn phaûi coù kieán thöùc toång quaùt. Ngoaøi ra, caùc chuyeân vieân traéc nghieäm caàn phaûi hoäi ñuû moät soá yeâu caàu sau ñaây: • Coù nhöõng chöùng chæ chuyeân moân ñeå chöùng minh cho söï hieåu bieát veà lyù thuyeát vaø thöïc haønh. • Thuoäc veà moät lôùp tuoåi naøo ñoù ñeå coù theå hieåu con ngöôøi noùi chung moät caùch khaù vöõng chaéc. • Coù uy tín hay thanh danh. • Coù tính tình thích öùng vôùi coâng vieäc giao phoù. Maëc duø phöông phaùp traéc nghieäm ñaõ thöïc söï ñöôïc öùng duïng hôn moät theá kyû nay, nhöng hieän nay cuõng chöa coù moät loaïi traéc nghieäm naøo hay moät chöông trình traéc nghieäm naøo ñöôïc xem laø hoaøn haûo. Cho neân, phöông phaùp traéc nghieäm chæ coù moät giaù trò töông ñoái vaø caàn phaûi phoái kieåm vôùi caùc phöông phaùp khaùc nhö phoûng vaán, söu tra, quan saùt… neáu muoán ñi ñeán nhöõng keát luaän chính xaùc. • Moät baøi thi traéc nghieäm cuaû baát kyø moät öùng vieân naøo duø ñaït ñöôïc ôû möùc ñoä cao ñieåm nhaát cuõng chöa chaéc ñöa ñeán moät söï suy ñoaùn chính xaùc hoaøn toaøn veà khaû naêng, taøi kheùo leùo, baûn tính … cuûa öùng vieân ñoù. • Phöông phaùp traéc nghieäm khoâng cho bieát taïi sao öùng vieân ñaõ ñaït ñöôïc moät soá ñieåm naøo ñoù, nhöng phöông phaùp naøy chæ cho bieát raèng öùng vieân ñaõ ñaït ñöôïc soá ñieåm ñoù thoâi. • Phöông phaùp traéc nghieäm chæ mang laïi keát quaû toát khi naøo nhöõng döõ kieän maø öùng vieân cung caáp phaûi roõ raøng vaø töông ñoái chính xaùc. • Tuøy trình ñoä cuûa ngöôøi vieát traéc nghieäm. Hieän nay ñeå giuùp cho nghieäp vuï traéc nghieäm trôû neân deã daøng hôn vaø ñaït ñöôïc ========================================================== Trang 17 =========================================================== keát quaû toát ñeïp, moät soá caùc vieän ñaïi hoïc cuõng nhö nhöõng trung taâm chuyeân nghieäp treân theá giôùi ñaõ soaïn ra nhöõng baøi thi traéc nghieäm thuoäc nhieàu lónh vöïc khaùc nhau ñeå cung caáp cho nhöõng toå chöùc hay nhöõng xí nghieäp. ; Caùc phöông phaùp traéc nghieäm Duø cho theå thöùc thi traéc nghieäm laø caù nhaân hay nhoùm, nhöõng baøi thi traéc nghieäm taâm lyù thöôøng aùp duïng moät trong ba phöông caùch sau ñaây: y Buùt vaán traéc nghieäm. y Khaåu vaán traéc nghieäm. y Traéc nghieäm baèng maùy moùc, hình veõ, ñoà chôi vaø nhöõng duïng cuï lieân laïc khaùc. ; Phaân loaïi traéc nghieäm Hieän nay coù nhieàu loaïi traéc nghieäm ñang ñöôïc aùp duïng thuoäc nhieàu lónh vöïc khaùc nhau, ôû trong quaân ñoäi cuõng nhö trong nhöõng toå chöùc tö doanh hay coâng sôû, duø coù muïc ñích thöông maïi hay khoâng. Ñoù laø nhöõng loaïi traéc nghieäm sau ñaây: ™ Traéc nghieäm kieán thöùc toång quaùt ™ Traéc nghieäm taâm lyù ™ Traéc nghieäm veà möùc ñoä thoâng minh ™ Traéc nghieäm veà caù tính ™ Traéc nghieäm veà khaû naêng chuyeân moân vaø naêng khieáu ™ Traéc nghieäm khaû naêng vaän duïng ñaàu oùc vaøo cô baép ™ Traéc nghieäm khaû naêng nhaän thöùc ™ Traéc nghieäm sôû thích veà ngheà nghieäp ™ Traéc nghieäm söû duïng thuoác ™ Traéc nghieäm coâng vieäc maãu cuï theå ========================================================== Trang 18 =========================================================== 4.2.6 Giai ñoaïn phoûng vaán sô boä Sau khi caùc hoà ñöôïc xem xeùt sô boä vaø öùng vieân ñaõ ñaït cuoäc thi traéc nghieäm, coâng ty seõ thoâng baùo cho caùc öùng vieân ñöôïc choïn ñeán tham döï caùc giai ñoaïn tuyeån löïa keá tieáp. Ñaây laø laàn ñaàu tieân öùng vieân ñöôïc tieáp xuùc vôùi coâng ty moät caùch chính thöùc, do ñoù caùc tieáp vieân caàn phaûi teá nhò, traùnh cho öùng vieân e deø, khoâng thoaûi maùi hoaëc coù caûm töôûng xaáu veà coâng ty… Chính quan nieäm chu ñaùo naøy ñaõ laøm cho nhieàu coâng ty coù cô hoäi thu huùt ñöôïc nhöõng öùng vieân coù khaû naêng. Ñaây laø giai ñoaïn sô khôûi ñeå loaïi caùc öùng vieân khoâng ñuû yeâu caàu. Sau khi phoûng vaán veà caù tính vaø nhaân caùch phoûng vaán vieân coù theå hoûi thaúng moät soá caâu hoûi veà chuyeân moân moät caùch toång quaùt. Chaúng haïn nhö hoûi öùng vieân veà kinh nghieäm vaø trình ñoä veà marketing theo nhu caàu cuûa coâng ty, öùng vieân toû ra khoâng coù trình ñoä cuõng nhö khoâng coù kinh nghieäm, phoûng vaán vieân seõ loaïi ngöôøi naøy ngay. Tuy nhieân cuõng coù khi öùng vieân coù trình ñoä hoaëc kinh nghieäm veà moät lónh vöïc khoâng phaûi laø lónh vöïc maø coâng ty caàn tuyeån choïn. Phoûng vaán vieân gioûi coù theå chuyeån öùng vieân naøy sang moät boä phaän saép ñang caàn ngöôøi hoaëc seõ tuyeån ñôït sau, chöù khoâng loaïi ngay. Thöïc hieän toát giai ñoaïn naøy nhö theá khoâng nhöõng xaây döïng thieän yù cho coâng ty maø coøn toái ña hoaù hieäu quaû cuûa vieäc tuyeån moä vaø tuyeån choïn. 4.2.7 Giai ñoaïn phoûng vaán saâu Phoûng vaán laø moät phöông phaùp thoâng duïng nhaát trong nghieäp vuï tuyeån choïn cuûa baát cöù moät xí nghieäp hay toå chöùc naøo. Khaùc vôùi phöông phaùp traéc nghieäm, ========================================================== Trang 19 =========================================================== phoûng vaán sô boä vaø phoûng vaán chính thöùc ñeàu ñöôïc söû duïng ñeå choïn löïa moät öùng vieân thích hôïp, duø öùng vieân naøy seõ ñaûm nhieäm moät chöùc vuï hay moät coâng vieäc naøo töø caáp thaáp nhaát trong xí nghieäp (thí duï: taøi xeá, lao ñoäng chaân tay …) cho ñeán caáp chæ huy (giaùm ñoác…). Phöông phaùp phoûng vaán khoâng phaûi laø moät phaùt minh môùi laï trong kyõ thuaät choïn löïa nhaân vieân. Caùc xí nghieäp hay moät toå chöùc naøo ñoù duø coù muïc ñích thöông maïi hay khoâng, duø ñöôïc thieát laäp ôû baát cöù moät quoác gia naøo, ñeàu chaáp nhaän raèng phoûng vaán ñaõ ñöôïc aùp duïng moät caùch roäng raõi vaø laø moät phöông tieän höõu hieäu. ; Muïc ñích cuûa phöông phaùp phoûng vaán Trong cuoäc phoûng vaán sô boä thì phoûng vaán vieân chæ tìm hieåu xem öùng vieân coù caù tính vaø nhaân caùch phuø hôïp vôùi coâng vieäc hay khoâng, chöù chöa ñi saâu vaøo chuyeân moân. Ngoaøi ra, trong cuoäc tieáp xuùc sô boä naøy, phoûng vaán vieân tìm caùch cung caáp cho öùng vieân nhöõng tin töùc ñaày ñuû lieân heä ñeán coâng ty nhö ngaønh hoaït ñoäng, cô sôû, nhieäm vuï maø öùng vieân seõ phaûi thi haønh, nhöõng ñieàu kieän laøm vieäc, nguyeân taéc thaêng thöôûng, quyeàn lôïi phuï troäi… Traùi laïi trong kyø phoûng vaán saâu chính thöùc naøy, nghóa laø sau khi öùng vieân ñaõ traûi qua ña soá caùc thuû tuïc tuyeån choïn, coâng ty muoán phoái kieåm laïi taát caû caùc döõ kieän maø öùng vieân ñaõ cung caáp thuoäc nhieàu lónh vöïc khaùc nhau trong suoát caùc giai ñoaïn löïa choïn. Ngoaøi ra coâng ty coù theå yeâu caàu öùng vieân boå tuùc moät soá taøi lieäu coøn thieáu ñeå cho öùng vieân coù theå chöùng minh ñöôïc söï trung thöïc cuûa mình. Ngoaøi muïc ñích neâu treân ñaây, cuoäc phoûng vaán chính thöùc laàn naøy coøn mang nhieàu yù nghóa quan troïng khaùc sau ñaây: ==========================================================