Tài liệu Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty cổ phần cúc phương

Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Phạm Thị Minh Hồng MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU..................................................................................................... CHƯƠNG 1 : ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÚC PHƯƠNG............................. 1.1.Đặc điểm hoạt động bán hàng của công ty cổ phần Cúc Phương.......... 1.1.1.Danh mục hàng bán của công ty cổ phần Cúc Phương.......................... 1.1.2 Thị trường của công ty Công ty cổ phần Cúc Phương .......................... 1.1.3 .Phương thức bán hàng của Công ty Cổ Phần Cúc Phương................... 1.1.4 Phương thức thanh toán của Công ty cổ phần Cúc Phương.................. 1.2. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Cúc Phương........ CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÚC PHƯƠNG.............................................................................. 2.1 Kế toán doanh thu.................................................................................... 2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán................................................................. 2.1.2. Kế toán chi tiết doanh thu................................................................... 2.1.3 Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng................................................. 2.1.4 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu tại Công ty Cổ phần Cúc Phương ...................................................................................................................... 2.2 Kế toán Giá vốn hàng bán....................................................................... 2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán................................................................. 2.2.1 Kế toán chi tiết Giá vốn hàng bán........................................................ 2.2.2 Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán..................................................... 2.3.Kế toán chi phí bán hàng......................................................................... 2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán................................................................. 2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng......................................................... 2.3.3 Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng...................................................... CHƯƠNG III : HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÚC PHƯƠNG.............................................................................. SV: Vũ Thị Phương Lớp: Kế toán 3 – K11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Phạm Thị Minh Hồng 3.1.Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần Cúc phương và phương hướng hoàn thiện......................................... SV: Vũ Thị Phương Lớp: Kế toán 3 – K11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Phạm Thị Minh Hồng 3.1.1.Ưu Điểm.............................................................................................. 3.1.1.1 Về công tác kế toán nói chung....................................................... 3.1.1.2 Về công tác kế toán bán hàng tại công ty cổ phần Cúc Phương .................................................................................................................. 3.1.2 Những nhược Điểm trong công tác hạch toán kế toán bán hàng tại công ty cổ phần Cúc Phương........................................................................ 3.1.3 Phương hướng hoàn thiện tại công ty cổ phần Cúc Phương................ 3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần Cúc Phương............................................................................................................ 3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng tại Công ty Cổ Phần Cúc Phương........ 3.2.2 Về tài khoản sử dụng tại Công ty Cổ Phần Cúc Phương...................... 3.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ tại Công ty Cổ Phần Cúc Phương................................................................................................... 3.3.1 Về sổ kế toán chi tiết tại Công ty Cổ Phần Cúc Phương...................... 3.3.2 .Về sổ kế toán tổng hợp tại Công ty cổ phần Cúc Phương................... 3.3.3 . Về lập báo cáo quản trị tại Công ty cổ phần Cúc Phương.................. KẾT LUẬN........................................................................................................ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................... SV: Vũ Thị Phương Lớp: Kế toán 3 – K11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Phạm Thị Minh Hồng DANH MỤC BẢNG BIỂU Biểu số 2.1: Hóa đơn GTGT.......................................................................14 Biểu số 2.2: Phiếu thu.................................................................................15 Biểu số 2.3: Hóa đơn báo giá......................................................................16 Biểu số 2.4: Hóa đơn GTGT.......................................................................22 Biểu số 2.5: Sổ nhật ký bán hàng................................................................23 Biểu số 2.6: Sổ chi tiết bán hàng.................................................................24 Biểu số 2.7: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng................................................25 Biểu số 2.8: Sổ tổng hợp chi tiết doanh thu bán hàng.................................26 Biểu số 2.9: Sổ Nhật ký chung....................................................................28 Biểu số2. 10: Sổ Cái TK 511......................................................................30 Biểu số2. 11: Phiếu chi................................................................................34 Biểu số 2.12: Sổ Nhật ký chung..................................................................35 Biểu số 2.13: Sổ cái tài khoản 531..............................................................37 Biểu số 2.14: Sổ cái TK 532.......................................................................38 Biểu số 2.15: Phiếu xuất kho.......................................................................40 Biểu số 2.16: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán..................................................42 Biểu số 2.17: Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán...................................43 Biểu số 2.18: Sổ Nhật ký chung..................................................................44 Biểu số 2.19: Sổ Cái TK 632......................................................................46 Biểu số 2.20: Phiếu chi 254.........................................................................50 Biểu số 2.21: Phiếu chi 263.........................................................................51 Biểu số 2.22: Sổ Nhật ký chung..................................................................52 Biểu số 2.23: Sổ Cái TK 641......................................................................54 Biểu số 3.1. Sổ chi tiết tài khoản 6418 – CPBH trả bằng tiền mặt.............66 SV: Vũ Thị Phương Lớp: Kế toán 3 – K11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Phạm Thị Minh Hồng DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp bán hàng trực tiếp tại Công ty cổ phần Cúc Phương....................................... Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chyển chứng từ theo phương thức bán hàng gián tiếp tại công ty cổ phần Cúc Phương........................................................ Sơ đồ 2.3. Quy trình ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng.................................... Sơ đồ 3.1. Quy trình ghi sổ kế toán chi phí bán hàng có mở các sổ theo dõi chi tiết cho từng khoản mục phát sinh............................................. SV: Vũ Thị Phương Lớp: Kế toán 3 – K11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Phạm Thị Minh Hồng DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT CP : Cổ Phần TNHH : Trách nhiệm hữu hạn GTGT :Gía trị gia tăng ĐVT :Đơn vị tính SH : Số Hiệu N/T :Ngày tháng TK :Tài khoản KQKD : Kết quả kinh doanh TNHH : Trách Nhiệm Hữu Hạn TM : Thương Mại SX :Sản xuất DV : Dịch Vụ NK :Nhật Ký TH :Tổng Hợp QĐ – BTC : Quyết Định – Bộ Tài Chính CP : Cổ Phần PXK : Phiếu xuất kho PC : Phiếu chi PT :Phiếu thu KC : Kết Chuyển HBBTL : SV: Vũ Thị Phương Lớp: Kế toán 3 – K11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Phạm Thị Minh Hồng LỜI NÓI ĐẦU Đất nước đang trên đà phát triển mạnh theo đường lối công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Mỗi ngành nghề kinh doanh đều có một cơ hội mới nhưng cũng đứng trước những áp lực cạnh tranh lớn hơn. Nền kinh tế thị trường một mặt tạo ra thời cơ hấp dẫn nhưng đồng thời làm cạnh tranh trở lên gay gắt hơn. Mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển vững mạnh cần phải có những chính sách bán hàng hiệu quả và liên tục đổi mới để đáp ứng được yêu cầu của Khách hàng. Để biết được hiệu quả kinh doanh của mình có tối ưu không , đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán, chỉ có như vậy mới phản ánh chính xác nhất ,đúng đắn nhất những thành quả mà doanh nghiệp gặt hái được qua các giai đoạn phát triển với những chính sách bán hàng hiệu quả , từ đó phát huy những điểm mạnh, khắc phục những yếu điểm giúp doanh nghiệp tồn tại và ngày càng phồn thịnh , phát triển đi lên . Trên thị trường hiện nay , kinh doanh vật tư ngành nước đang diễn ra rất sôi động, bởi vì hiện nay và trong tương lai nhu cầu vế xây dựng là rất lớn ,rất đa dạng ,phong phú . Tốc độ đô thị hóa đang diễn ra ngày càng nhanh, các khu vực ,địa phương trên cả nước đang trên đà phát triển mạnh về tốc độ xây dựng cơ sở hạ tầng trong đó bao gồm cả hệ thống cấp thoát nước, vì thế nhu cầu về vật tư , thiết bị ngành nước là rất lớn. Hơn nữa, đời sống của nhân dân ta đang ngày càng đổi mới và nâng cao, vì vậy nhu cầu sử dụng nước sạch gia tăng đáng kể , cộng với các khu công nghiệp ,các nhà máy ,công trình đang ngày càng phát triển mạnh ,đi lên một cách nhanh chóng, do đó nhu cầu về cơ sở hạ tầng nói chung, hệ thống cấp thoát nước nói riêng đang ngày càng trở lên cần thiết , cấp bách. Trong khi đó các nhà máy trên cả nước hầu như đã xuống cấp một cách trầm trọng ,cũ hỏng cần được tu sửa, cải tạo , nâng cấp để đáp ứng được nhu cầu hiện tại. SV: Vũ Thị Phương 1 Lớp: Kế toán 3 – K11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Phạm Thị Minh Hồng Công ty cổ phần Cúc Phương đã nắm bắt được thời cơ hiện tại và cơ hội hấp dẫn trên nhưng để chiến thắng trong cạnh tranh và đứng vững được trên thị trường hiện nay và trong những năm tiếp theo ,chiếm được lòng tin và đông đảo khách hàng trong cả nước và các khu vực , đòi hỏi Công ty phải có hệ thống kênh tiêu thụ sản phẩm hoàn hảo. Để quản lý tốt ,hiệu quả hệ thống kênh tiêu thụ sản phẩm đòi hỏi công tác kế toán tại Công ty cổ phần Cúc Phương phải tổ chức tốt phần hành “Kế toán bán hàng ” Trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần Cúc Phương, với sự hướng dẫn tận tình của Thạc Sỹ Phạm Thị Minh Hồng và sự giúp đỡ của anh chị phòng Tài Chính - Kế Toán của công ty cổ phần Cúc Phương đã giúp em hoàn thành bài chuyên đề thực tập chuyên ngành này. Ngoài phần mở đầu và kết luận kết cấu bài chuyên đề gồm 3 chương: CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CHƯƠNG 3:HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY Do trình độ, kinh nghiệm bản thân còn hạn chế, hơn nữa thời gian thực tập có hạn nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong nhận được sự chỉ bảo góp ý của thầy cô. SV: Vũ Thị Phương 2 Lớp: Kế toán 3 – K11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Phạm Thị Minh Hồng CHƯƠNG 1 : ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÚC PHƯƠNG 1.1.Đặc điểm hoạt động bán hàng của công ty cổ phần Cúc Phương 1.1.1.Danh mục hàng bán của công ty cổ phần Cúc Phương Tên gọi chính thức : Công ty cổ phần Cúc Phương . Địa chỉ trụ sở chính : số 353 ,đường trường chinh ,phường khương trung ,quận Thanh xuân , thành phố Hà Nội . Năm thành lập : Công ty TNHH Cúc Phương được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 070986 do phòng đăng ký kinh doanh Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp lần đầu ngày 13 tháng 02 năm 1999 và sửa đổi lần thứ 4 vào ngày 19 tháng 09 năm 2008 thành công ty cổ phần Cúc Phương . Tống số nhân viên : 40 người Chức năng hoạt động của công ty . Công ty cổ phần Cúc Phương kinh doanh mặt hàng chính là vật liệu xây dựng mà chủ yếu là vật tư ngành nước ,ngành hơi phục vụ cho tiêu dùng sinh hoạt hàng ngày và phục vụ cho tiêu dùng công nghiệp . - Mua bán ống nước và các loại vật tư ngành nước; - Sản xuất ,mua bán vật tư ngành nước bằng kim khí PE, PP ; - Mua bán ,sửa chữa ,bảo hành ,bảo dưỡng phụ tùng ô tô ,động cơ các loại ; - Sản xuất ,mua bán máy móc ,thiết bị phục vụ ngành cơ khí ,nông ,lâm ,ngư nghiệp ; - Dịch vụ sửa chữa ,lắp đặt ,bảo trì ,bảo dưỡng thiết bị cơ khí ,công nghiệp ,tự động hóa ,thiết bị điện tử ,điện lạnh ,thiết bị viễn thông ,tin học SV: Vũ Thị Phương 3 Lớp: Kế toán 3 – K11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Phạm Thị Minh Hồng ,thiết bị văn phòng ,các thiết bị phòng cháy nổ và thiết bị an toàn . - Mua bán vật liệu xây dựng ,vật tư thiết bị , ,máy xây dựng ; - Vận tải hàng hóa ,vận chuyển hành khách bằng ô tô theo hợp đồng ,tuyến cố định ; - Kinh doanh bất động sản ; - Dịch vụ ủy thác xuất ,nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh . - Sản xuất ,mua bán hàng điện tử ,điện lạnh ,tin học ,thiết bị viễn thông ,thiết bị đo lường ,âm thanh truyền thông ; - Lữ hành nội địa ,lữ hành quốc tế và các dịch vụ phục vụ khách du lịch ( không bao gồm kinh doanh karaoke ,vũ trường ) - Đại lý mua ,đại lý bán ,ký gửi hàng hóa . 1.1.2 Thị trường của công ty Công ty cổ phần Cúc Phương . Làm đại lí phân phối cấp 1 cho : ống thép Hòa Phát ; phụ kiện kẽm ,van vòi và thiết bị cần thiết các hãng Sân ,Sera ,Shinyi ,…duy trì nguồn hàng ổn định đa dạng về kích cỡ , chủng loại và mẫu mã sản phẩm và đáp ứng được nhu cầu người tiêu dùng ,chiếm được lòng tin và làm cho khách hàng hài lòng về chất lượng sản phẩm . Công ty bước đầu khảo sát tìm đầu vào là thương hiệu Dismy _PPR ,là một thương hiệu nổi tiếng được nhiều người biết đến ở khu vực ĐÔNG Á với công nghệ Đức nhập thẳng về khi sản phẩm được biết đến tại khu vực miền Bắc và các khu vực lân cận .Công ty chủ động đàm phán với công ty bạn mua dây chuyền công nghệ ,chủ động tự mình sản xuất để tránh phụ thuộc vào phía nhà cung cấp . Dismy _ PPR đã từng bước vươn xa ra thị trường ở nhiều khu vực và tỉnh thành trong nước với văn phòng đại diện tại Đà Nẵng ,TP HCM Và chi nhánh tại Lào, Khi thương hiệu Dismy đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường trong nước và sản phẩm có xu hướng bão hòa Công ty đã mạnh dạn nghiên SV: Vũ Thị Phương 4 Lớp: Kế toán 3 – K11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Phạm Thị Minh Hồng cứu mở rộng sản xuất với các sản phẩm PE và PVC và các thiết bị vật tư ngành nước khác để cạnh tranh với hãng Tiền Phong của công ty cổ phần nhựa Thiếu niên Tiền Phong ,một công ty lớn độc quyền , có bề dày kinh nghiệm trong kinh doanh ,lâu năm , không có đối thủ cạnh tranh về giá cả cũng như sản phẩm tại thi trường miền Bắc . Sự đa dạng của sản phẩm, chịu khó tìm hiểu tình hình thị trường và nắm bắt thời cơ kịp thời ,sẵn sàng thích nghi đã giúp Công ty tìm ra được những khách hàng và đối tác lớn xây dựng các công trình như : khách sạn INDOCHINE (Hội An ,Quảng Nam ) ; khu đô thị Village Sài Đồng Vincom (Hà Nội) ; nhà máy sữa TH True Milk (Nghệ An ) ;nhà máy nước sạch các tỉnh Lào Cai ,Hải Dương , Thừa Thiên Huế ,Thái Bình , mỏ than Mông Dương ( Quảng Ninh ) ; nhà máy nước Sông Thai ( Quảng Bình ) mỏ sắt Thanh sơn ( Phú Thọ ) … 1.1.3 .Phương thức bán hàng của Công ty Cổ Phần Cúc Phương Là một doanh nghiêp thương mại chuyên kinh doanh các sản phẩm vật tư ngành nước, để tìm hiểm về các phương thức bán hàng tại Công ty trước hết cần hiểu rõ về các mặt hàng mà Công ty đang kinh doanh (theo tiêu thức chất liệu sản phẩm) như sau: Hiện nay, theo tiêu thức chất liệu sản phẩm Công ty cổ phần Cúc Phương đã và đang kinh doanh các mặt hàng chủ yếu sau: - Chất liệu gang: ống gang cầu, ống gang xám và các loại phụ kiện kèm theo. - Chất liệu nhựa PVC : ống nhựa PVC và các loại phụ kiện kèm theo. - Chất liệu thép : ống thép mạ kẽm , ống thép đen , các loại van vòi lắp ráp bằng kiểu bắt kích ,kiểu bắt ren và các loại phụ kiện kèm theo : Cút , côn thu ,tê ,ống các loại đủ mọi kích cỡ . SV: Vũ Thị Phương 5 Lớp: Kế toán 3 – K11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Phạm Thị Minh Hồng - Chất liệu nhựa HDPE : ống nhựa HDPE và các loại phụ kiện kèm theo . - Chất liệu nhựa PPR : ống nhựa PPR ,van và các loại phụ kiện kèm theo . Hiện nay, Công ty cổ phần Cúc Phương đang sử dụng các phương thức bán hàng như sau: Thứ nhất, là phương thức bán hàng trực tiếp: Phương thức bán hàng này sẽ không trực tiếp mang lại doanh thu và thu nhập chủ yếu cho Công ty, chiếm khoảng 30% tổng doanh thu của Công ty. Thông qua cửa hàng giới thiệu sản phẩm ,thông qua các nhân viên bán hàng của Công ty giúp cho việc nghiên cứu nhu cầu về các sản phẩm vật tư ngành nước trên thị trường hiện nay và nghiên cứu xu hướng cũng như thị hiếu của khách hàng hiện tại và trong những năm tiếp theo được mở rộng đáng kể , ngoài ra với phương thức bán hàng này còn giúp Công ty tạo dựng được hình ảnh quen thuộc với các khách hàng ,chiếm được lòng tin và thu hút được đông đảo khách hàng tin dùng sản phẩm của công ty. Thứ hai, là phương thức bán hàng gián tiếp: Đây là phương thức bán hàng mang lại nguồn thu nhập chủ yếu cho Công ty, Công ty chủ yếu áp dụng bán hàng theo hình thức này , chiếm khoảng 70% trên tổng doanh thu của Công ty. Thông qua hệ thống đại lý và các cửa hàng bán lẻ vật tư và thiết bị ngành nước ở nhiều khu vực trên khắp cả nước. Với phương thức bán hàng này , Công ty sử dụng hình thức mua đứt - bán đoạn là chủ yếu, riêng với mặt hàng ống và phu kiện PVC ,PE ,PPR được xác định là mặt hàng chủ lực của Công ty ,trong thời gian tới nên áp dụng hình thức bán hàng ký gửi các đại lý và mở thêm các cửa hàng bán lẻ để làm tăng doanh thu cho công ty. 1.1.4 Phương thức thanh toán của Công ty cổ phần Cúc Phương SV: Vũ Thị Phương 6 Lớp: Kế toán 3 – K11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Phạm Thị Minh Hồng Phương thức thanh toán chủ yếu đối với nghiệp vụ bán hàng tại Công ty cổ phần Cúc Phương bao gồm: thanh toán trực tiếp bằng séc, bằng tiền mặt , và thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua các Ngân hàng. Hiện nay và trong những năm tiếp theo thì việc thanh toán bằng tiền mặt ,bằng séc sẽ giảm dần và việc thanh toán chủ yếu sẽ bằng chuyển khoản thông qua các Ngân hàng. Trong hợp đồng kinh tế , các thỏa thuận thanh toán thông thường giữa Công ty và khách hàng như sau: Thứ nhất, là thanh toán 100% giá trị của hợp đồng bằng tiền mặt, hoac chuyển khoản trước khi khách hàng nhận được hàng. Thứ hai, là khách hàng đặt cọc trước tiền hàng với tỷ lệ quy định được thỏa thuận trong hợp đồng trước đó để Công ty có cơ sở chuẩn bị hàng và khách hàng thanh toán nốt toàn bộ giá trị còn lại trước hoặc ngay khi giao nhận hàng. Trong các hợp đồng đại lý ,các thỏa thuận thanh toán thông thường của Công ty với khách hàng như sau: Thứ nhất, với hình thức mua đứt bán đoạn ,Công ty cổ phần Cúc Phương thường qui định rõ mức thời hạn thanh toán các lô hàng phát sinh là trong vòng bao nhiêu ngày (thường là 15 ngày ,30 ngày hoặc 45 ngày) hoặc thỏa thuận Khách hàng lấy lô hàng sau phải thanh toán hết lô hàng liền trước đó với điều kiện khoảng cách giữa các lô hàng không quá bao nhiêu ngày ,không được quá số ngày Công ty đã quy định trước đó (thường là 15 ngày ,30 ngày hoặc 45 ngày) v.v... tùy theo đặc điểm riêng của từng đại lý phù hợp với đặc thù riêng của từng vùng miền ,từng khu vực ,và ở nhiều tỉnh thành khác nhau , và tùy theo chiến lược - sách lược kinh doanh mà Công ty đã lên kế hoạch thực hiện , để có các thỏa thuận thanh toán thích hợp với khách hàng, xây dựng được niềm tin với khách hàng , làm cho khách hàng hài lòng về sản phẩm cũng như chất lượng phục vụ , tất cả vì mục tiêu tăng doanh số một cách bền SV: Vũ Thị Phương 7 Lớp: Kế toán 3 – K11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Phạm Thị Minh Hồng vững đem lại doanh thu cho Công ty và bên cạnh đó vẫn đảm bảo được sự tín nhiệm của khách hàng đối với Công ty . SV: Vũ Thị Phương 8 Lớp: Kế toán 3 – K11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Phạm Thị Minh Hồng Thứ hai, là với hình thức bán hàng ký gửi đại ký thỏa thuận thanh toán là định kỳ mỗi quí đại lý sẽ lập bảng kê các mặt hàng đã tiêu thụ ,đã bán trong quý , trên cơ sở đó sẽ thanh toán tiền hàng tương ứng cho Công ty một cách rõ ràng ,cụ thể ,tránh tình trạng nhầm lẫn ,thất thoát . Với bất kỳ thỏa thận trong hợp đồng hay hình thức thanh toán nào thi Công ty cũng qui định thời hạn quyết toán hết công nợ phải thu là cuối mỗi năm tài chính tương ứng trong năm . 1.2. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Cúc Phương Do đặc điểm hoạt động của công ty Cổ phần Cúc Phương chủ yếu là ở lĩnh vực kinh doanh thương mại, mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là vật tư ngành nước , phục vụ cho các công trình xây dựng , các nhà máy , nhu cầu sinh hoạt của người tiêu dùng và quyết định chất lượng của các công trình xây dựng ,các nhà máy ,xí nghiệp , do đó đòi hỏi các bước trong hợp đồng phải rõ ràng ,cụ thể : công tác bán hàng, giao hàng, vận chuyển hàng, kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng phải được tổ chức và giám sát một cách chặt chẽ ,nghiêm ngặt . Để thực hiện được điều này cần có sự phối hợp chặt chẽ và gắn kết giữa các bộ phận trong công ty: Ban giám đốc, phòng kinh doanh, phòng tài chính kế toán, ban kiểm soát chất lượng, bộ phận kho…. Trong từng khâu của quá trình bán hàng như: xuất hàng , giao hàng ,vận chuyển hàng …. mỗi bộ phận đều có những chức năng, nhiệm vụ riêng . Quy trình bán hàng của công ty gồm các bước:  Khi tiếp nhận đơn hàng: Khách hàng có thể đặt hàng qua nhân viên kinh doanh hoặc gọi điện thoại trực tiếp đến văn phòng hay chi nhánh của công ty. Khi nhận được đơn hàng từ khách hàng đặt mua sản phẩm của Công ty hay nhân viên kinh doanh, nhân viên tiếp nhận tiến hành ghi thông tin ( địa chỉ ,số điện thoại ) vào Sổ ghi đơn hàng. SV: Vũ Thị Phương 9 Lớp: Kế toán 3 – K11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Phạm Thị Minh Hồng  Lập chứng từ xuất hàng: Bộ phận tài chính kế toán có nhiệm vụ kiểm tra các thông tin về khách hàng và hàng hóa, đối chiếu số lượng sản phẩm , vật tư tồn kho, lập phiếu xuất kho, phiếu giao hàng và hóa đơn GTGT, sau đó trình lên cấp trên , là người có thẩm quyền ký làm thủ tục ,lập chứng từ xuất hàng ra khỏi kho . Sau đó chuyển chứng từ xuất đã được ký duyệt cho bộ phận kho vận để làm thủ tục xuất hàng.  Làm thủ tục xuất kho: - Thủ kho khi nhận lệnh xuất hàng: Kiểm tra hóa đơn chứng từ; Kiểm tra tên hàng, kích cỡ ,chủng loại sản phẩm ,vật tư đối chiếu với thẻ kho để chuẩn bị hàng. - Chuẩn bị chứng từ giao hàng, bao gồm: Phiếu giao hàng, Hóa đơn GTGT.  Giao nhận hàng: - Khi Giao hàng, cần kiểm tra cẩn thận và đánh dấu vào chứng từ để tránh thiếu sót và nhầm lẫn. - Giao – Nhận: Đúng chủng loại ,kích cỡ, đủ số lượng. - Thủ kho và nhân viên giao hàng tiến hành đóng gói hàng hóa ,đảm bảo hàng hóa được an toàn ,tránh bị trầy xước ,hư hỏng trong quá trình vận chuyển . - Nhân viên giao hàng kiểm tra lại chứng từ giao hàng: + Hóa đơn GTGT + Phiếu giao hàng - Sau khi giao – nhận sản phẩm ,vật tư , thủ kho và nhân viên giao hàng ký xác nhận vào phiếu xuất kho.  Cập nhật thẻ kho, lưu hồ sơ: Sau khi xuất hàng ra khỏi kho , thủ kho tiến hành cập nhật thẻ kho hàng SV: Vũ Thị Phương 10 Lớp: Kế toán 3 – K11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Phạm Thị Minh Hồng hóa đã xuất để theo dõi và chuyển phiếu xuất kho đã ký cho bộ phận tài chính kế toán lưu hồ sơ. Qua các bước trên ta có thể thấy được nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban , bộ phận trong công ty Cổ phần Cúc Phương liên quan đến công tác bán hàng như sau: - Ban giám đốc: Người đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Cúc Phương, có vị trí lãnh đạo cao nhất trong Công ty , là người đại diện pháp nhân cua công ty, chịu trách nhiệm ve tất cả các kết quả hoạt động kinh doanh và làm tròn nghĩa vụ nộp thuế với nhà nước . Giám đốc Công ty có quyền điều hành cao nhất trong Công ty, chịu trách nhiệm chỉ đạo và lãnh đạo ,quản lý mọi công tác quản lý hoạt động bán hàng của công ty , chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Đại hội cổ đông về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh . Trong công tác bán hàng Giám đốc có quan hệ giao dịch với khách hàng, tìm kiếm thị trường , đối tác và ký các hợp đồng kinh tế xây dựng công trình , xây dựng hệ thống kênh phân phối .Trực tiếp điều hành Phó giám đốc. - Bộ phận kinh doanh: Phòng kinh doanh có nhiệm vụ theo dõi ,giám sát và quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh trên Công ty tại các khu vực tỉnh thành được giao ,chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo Công ty về tình hình kinh doanh của Công ty ,thực hiện xây dựng chiến lược , xây dựng thương hiệu như tham gia các hội chợ triển lãm ,giới thiệu trực tiếp sản phẩm tới người tiêu dùng , giúp người tiêu dùng tin dùng sản phẩm của Công ty , xây dựng kế hoạch kinh doanh ,tổ chức và quản lý mạng lưới kênh phân phối ,mở rộng thị trường trên toàn quốc . SV: Vũ Thị Phương 11 Lớp: Kế toán 3 – K11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Phạm Thị Minh Hồng - Bộ phận Tài chính kế toán Trong các doanh nghiệp Thương mại tiêu thụ hàng hoá là khâu quan trọng nhất, nó quyết định đến doanh thu ,lợi nhuận, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Vì thế việc quản lý quá trình tiêu thụ sản phẩm ,hàng hóa của Công ty là vô cùng quan trọng ,nó ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp . Một trong các công cụ quản lý quá trình tiêu thụ hàng hoá hiệu quả nhất ,tối ưu nhất đó chính là kế toán bán hàng.Công tác kế toán bán hàng có tốt ,thì mới có thể đem lại doanh thu cho Công ty . Kế toán bán hàng quản lý chặt chẽ các yếu tố của nghiệp vụ bán hàng như: giá cả, quá tŕnh thanh toán, và các chi phí có liên quan… từ đó tính toán chính xác kết quả của hoạt động tiêu thụ hàng hoá, giúp doanh nghiệp tìm ra các biện pháp nhằm đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hóa ,làm tăng nguồn thu nhập cho Công ty , tiết kiệm chi phí bán hàng, tăng vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận, tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh có nhiều thuận lợi để đạt được hiệu quả cao nhất . Nhiệm vụ của kế toán bán hàng bao gồm : + Phản ánh đẩy đủ và kịp thời chi tiết hàng hóa vật tư ở tất cả các trạng thái, hàng đi đường, hàng trong kho, , hàng gửi đại lý để đảm bảo quản lý hàng hoá ở cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ,đảm bảo hàng đúng chật lượng , đúng chủng loại ,kích cỡ ,tránh nhầm lẫn ,làm ảnh hưởng đến uy tín của Công ty . + Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện các chỉ tiêu ,xây dựng các biện pháp ,kế hoạch bán hàng phù hợp nhằm đem lại kết quả kinh doanh đáng kể cho Công ty dựa trên các tiêu chí như : hạch toán và thống kê mức hàng hóa bán ra, tìm kiếm để đẩy nhanh việc tiêu thụ hàng hóa nhưng phải đảm bảo làm cho doanh thu bán hàng tăng lên . Quan trọng nhất là chỉ tiêu lợi nhuận thuần về hoạt động kinh doanh , bên cạnh đó SV: Vũ Thị Phương 12 Lớp: Kế toán 3 – K11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Phạm Thị Minh Hồng kiểm tra việc thực hiện dự toán chi phí . + Phản ánh chi tiết ,chính xác và kịp thời công tác kế toán bán hàng , doanh thu tiêu thụ để xác định kết quả bán hàng, tránh tình trạng nhầm lẫn ,thất thoát , đôn đốc kiểm tra chặt chẽ ,nghiêm ngặt để đảm bảo việc thu đủ tiền bán hàng, tránh bị chiếm dụng vốn bất hợp lý ,không làm ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của Công ty . + Phản ánh tình hình thực hiện kết quả kinh doanh ,chịu trách nhiệm trước ban lanh đạo Công ty về quản lý tình hình tài chính của Công ty và tổ chức công tác hạch toán kế toán của toàn Công ty . +Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ với Nhà nước . - Bộ phận kiểm soát chất lượng: Bộ phận này gồm có 4 người đểu tốt nghiệp đại học , có nhiệm vụ tiến hành kiểm kê số lượng và kiểm tra chất lượng vật tư , hàng hóa vào ngày 30 hàng tháng , xem có đạt yều cầu không ,vì hàng hóa bán ra có ảnh hưởng rất lớn đến uy tín và thương hiệu của Công ty .Đây là một bộ phận quan trọng trong mọi hoạt động của công ty ,nhất là đối với hoạt động bán hàng . - Bộ phận kho vận: Trong khâu bán hàng bộ phận kho vận có nhiệm vụ kiểm kê hàng , kiểm tra từng loại hàng hóa về mẫu mã , kích cỡ ,chủng loại ,kiểm tra việc đóng hàng, xuất hàng theo Phiếu xuất kho từ bộ phận tài chính kế toán . Đồng thời phải thường xuyên theo dõi, báo cáo xuất, tồn sản phẩm ,vật tư hàng hóa hàng tháng, quý, năm hoặc theo yêu cầu của Giám đốc ,hoặc người có thẩm quyền , người được Giám đốc ủy quyền . SV: Vũ Thị Phương 13 Lớp: Kế toán 3 – K11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: ThS. Phạm Thị Minh Hồng CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÚC PHƯƠNG 2.1 Kế toán doanh thu. 2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán. Để tiến hành tốt công tác kế toán bán hàng, kế toán của công ty đã sử dụng một số chứng từ ban đầu cần thiết sau: - Hóa đơn GTGT: Khi khách hàng chấp nhận mua và chấp nhận thanh toán tiền hàng cho công ty, kế toán bán hàng sẽ viết hóa đơn GTGT. Công ty sử dụng mẫu bắt buộc cho Hóa đơn GTGT do cục thuế phát hành (theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC, ngày 28 tháng 9 năm 2010 của Bộ Tài chính). Hóa đơn này được lập thành 3 liên (viết in qua giấy than): liên 1 và 3 lưu tại công ty, liên 2 giao cho khách hàng. SV: Vũ Thị Phương 14 Lớp: Kế toán 3 – K11