Tài liệu Biện pháp quản lý nhằm nâng cao chất lượng giáo dục của hiệu trưởng các trường mần non thành phố hải phòng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIÁO DỤC NGUYỄN THỊ PHƯƠNG THẢO BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG GIÁO DỤC CỦA HIỆU TRƯỞNG CÁC TRƯỜNG MẦM NON THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ GIÁO DỤC HÀ NỘI - 2011 1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIÁO DỤC NGUYỄN THỊ PHƯƠNG THẢO BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG GIÁO DỤC CỦA HIỆU TRƯỞNG CÁC TRƯỜNG MẦM NON THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG Chuyên ngành: QUẢN LÝ GIÁO DỤC Mã số: 60 14 05 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ GIÁO DỤC Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. NGUYỄN VĂN LÊ HÀ NỘI – 2011 LỜI CẢM ƠN 2 CÁC CHỮ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN BGH : Ban giám hiệu CBGV : Cán bộ giáo viên CBGVNV : Cán bộ giáo viên nhân viên CBQL : Cán bộ quản lý CSVC : Cơ sở vật chất CSGD : Chăm sóc, giáo dục GD-ĐT : Giáo dục và Đào tạo GDMN : Giáo dục mầm non GD : Giáo dục GV : Giáo viên GVMN : Giáo viên mầm non TW : Trung ương NXB : Nhà xuất bản UBND : Uỷ ban nhân dân KT-XH : Kinh tế xã hội XHH : Xã hội hóa 4 MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................... 2. Mục đích nghiên cứu ................................................................................... 3. Khách thể và đối tượng nghiên cứu ............................................................ 4. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................. 5. Giả thuyết khoa học .................................................................................... 6. Giới hạn phạm vi nghiên cứu ...................................................................... 7. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................. 8. Cấu trúc luận văn ........................................................................................ Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG GIÁO DỤC CỦA HIỆU TRƢỞNG TRƢỜNG MẦM NON..................................................................................................... 1.1. Vài nét về lịch sử nghiên cứu vấn đề ....................................................... 1.2. Một số khái niệm cơ bản ......................................................................... 1.2.1. Quản lý .................................................................................................. 1.2.2. Quản lý giáo dục, quản lý trường học, quản lý trường mầm non ......... 1.2.3. Chất lượng, chất lượng giáo dục, chất lượng giáo dục của trường mầm non .......................................................................................................... 1.3. Trường mầm non, hiệu trưởng trường mầm non và vấn đề nâng cao chất lượng giáo dục của trường mầm non ....................................................... 1.3.1. Vị trí, vai trò của trường mầm non ....................................................... 1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của hiệu trưởng trường mầm non .................. 1.3.3. Hiệu trưởng trường mầm non và vấn đề quản lý nâng cao chất lượng giáo dục của trường mầm non .............................................................. Tiểu kết Chương 1 ........................................................................................... Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CHẤT LƢỢNG GIÁO DỤC MẦM NON VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CỦA HIỆU TRƢỞNG TRƢỜNG MẦM NON THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG.................................................... 2.1. Thực trạng chất lượng giáo dục của các trường mầm non Hải Phòng từ năm 2006 đến nay ............................................................................ 2.1.1. Chất lượng đội ngũ cán bộ giáo viên và nhân viên ............................... 2.1.2. Chất lượng cơ sở vật chất, trang thiết bị ............................................... 2.1.3. Quan hệ giữa nhà trường với gia đình và xã hội ................................... 5 1 3 3 3 3 4 4 4 6 6 7 7 17 20 23 23 23 24 30 31 31 31 40 44 2.1.4. Kết quả chăm sóc, giáo dục trẻ ............................................................. 2.1.5.Đánh giá thực trạng ................................................................................ 2.2. Thực trạng công tác quản lý của hiệu trưởng trường mầm non thành phố Hải Phòng ....................................................................................... 2.2.1. Công tác kế hoạch ................................................................................. 2.2.2. Công tác tổ chức .................................................................................... 46 2.2.3. Công tác chỉ đạo .............................................................................. 2.2.4. Công tác kiểm tra, đánh giá .................................................................. 2.2.5. Đánh giá thực trạng ............................................................................... Tiểu kết Chương 2 ........................................................................................... Chƣơng 3: BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG GIÁO DỤC CỦA HIỆU TRƢỞNG TRƢỜNG MẦM NON THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG ....................................................................... 3.1. Định hướng và nguyên tắc xây dựng biện pháp ...................................... 3.1.1. Định hướng xây dựng biện pháp .......................................................... 3.1.2. Nguyên tắc xây dựng biện pháp ........................................................... 3.2. Hệ thống các biện pháp quản lý nâng cao chất lượng giáo dục của hiệu trưởng các trường mầm non phố Hải Phòng ........................................... 3.2.1. Nhóm biện pháp quản lý thực hiện chương trình giáo dục trẻ ............. 3.2.2. Nhóm biện pháp xây dựng và phát triển đội ngũ ................................. 3.2.3. Nhóm biện pháp đầu tư, quản lý CSVC ............................................... 3.2.4. Nhóm biện pháp xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý .............. 3.2.5. Mối quan hệ giữa các nhóm biện pháp ................................................. 3.2.6. Kết quả thăm dò ý kiến về tính cần thiết và tính khả thi của các biện pháp ......................................................................................................... 55 49 53 53 54 56 57 58 59 59 59 65 67 67 73 81 85 89 91 Tiểu kết Chương 3 .............................................................................................................. 96 KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ ............................................................... 97 1. Kết luận ....................................................................................................... 97 2. Khuyến nghị ................................................................................................ 100 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 6 DANH MỤC BẢNG, BIỂU Trang Sơ đồ 1.1 : Mô hình quản lý ............................................................................8 Sơ đồ 1.2: Mối quan hệ giữa thông tin với các chức năng trong chu trình quản lý ....................................................................................................11 Bảng 2.1: Biến động số lượng cán bộ, giáo viên, nhân viên ..........................31 Biểu 2.1: Biến động số lượng cán bộ, giáo viên, nhân viên ...........................32 Bảng 2.2: Tính định mức số trẻ / 01 giáo viên ................................................32 Biểu đồ 2.2: Huy động trẻ ...............................................................................33 Bảng 2.3: Đánh giá số lượng giáo viên so với nhu cầu hiện tại .....................33 Bảng 2.4: Biến động về trình độ đội ngũ cán bộ giáo viên .............................35 Biểu đồ 2.3: Biến động về trình độ đội ngũ giáo viên ....................................36 Bảng 2.5: Năng lực chuyên môn của GVMN .................................................37 Bảng 2.6: Nguyên nhân của những khó khăn GVMN thường gặp.................38 Bảng 2.7: Tuổi đời của đội ngũ GVMN .........................................................39 Bảng 2.8: Quy mô trường lớp MN ..................................................................40 Biểu đồ 2.4: Quy mô nhóm lớp MN ...............................................................41 Bảng 2.9: Thực trạng cơ sở vật chất GDMN ..................................................42 Biểu đồ 2.5: Thực trạng cơ sở vật chất ..........................................................43 Bảng 2.10: Chất lượng nuôi dưỡng chăm sóc sức khoẻ trẻ MN.....................47 Biểu đồ 2.6: Chất lượng nuôi dưỡng chăm sóc sức khoẻ ...............................48 Bảng 3.1: Kết quả thăm dò về tính cần thiết của các biện pháp .....................93 Bảng 3.2: Kết quả thăm dò về tính khả thi của các biện pháp ........................94 7 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong một thế giới toàn cầu hoá, khoa học, kỹ thuật, công nghệ phát triển cao, tất cả các quốc gia cần phải có những công dân có đủ năng lực. Giáo dục chính là chìa khoá. Tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VIII, Đảng ta đã khẳng định: "Cùng với Khoa học - Công nghệ, Giáo dục và Đào tạo là quốc sách hàng đầu, nhằm nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài". Đảng đã chọn GD-ĐT và KH-CN là khâu đột phá để thực hiện công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nước. Với sự lựa chọn đó tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX Đảng ta tiếp tục khẳng định: "Phát triển Giáo dục và Đào tạo là một trong những động lực quan trọng thúc đẩy sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hóa, là điều kiện để phát huy nguồn lực con người, yếu tố cơ bản để phát triển xã hội, tăng trưởng kinh tế nhanh và bền vững”. Sự khẳng định đó nhấn mạnh sức mạnh vĩ đại không thể thay thế được của GD-ĐT và đặt GD-ĐT trước một thách thức to lớn trong sự nghiệp phát triển KT-XH của nước ta là tác động vào yếu tố cơ bản - nguồn lực con người để phát triển kinh tế xã hội. GDMN là bậc học đầu tiên của hệ thống giáo dục quốc dân, có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc đặt nền móng cho sự hình thành và phát triển của nhân cách con người. Chính vì thế, hầu hết các quốc gia và các tổ chức quốc tế đều xác định GDMN là một mục tiêu quan trọng của GD cho mọi người. Đầu tư cho trẻ em hôm nay là đầu tư cho phát triển nguồn lực con người trong tương lai. Ngày nay giá trị con người ngày càng được nhận thức đúng và đánh giá một cách toàn diện thì công tác CSGD MN càng mang một ý nghĩa nhân văn sâu sắc. Tuy nhiên, việc thực hiện chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước về phát triển GDMN còn nhiều bất cập. Sự quan tâm về chính sách đối với GDMN của chính quyền địa phuơng đã và đang tỏ ra lạc hậu so với nhu cầu phát triển GDMN và yêu cầu về chất lượng CSGD trẻ. Điều đó thể hiện ở một 1 số khía cạnh sau: - Nhu cầu cho trẻ đến trường lớp mầm non ngày càng cao trong khi CSVC, phòng học, trang thiết bị hiện có của GDMN Hải Phòng còn thiếu và lạc hậu, mới chỉ đáp ứng cho khoảng 70% số trẻ đã huy động ra lớp. - Tỷ trọng đầu tư cho GDMN hiện nay còn thấp, chiếm khoảng 9% ngân sách dành cho GD-ĐT (Trong khi Chính phủ yêu cầu tỷ trọng đầu tu cho GDMN từ ngân sách GD-ĐT chiếm ít nhất là 10% đến năm 2005). - Chế độ chính sách tiền lương đối với đội ngũ GV không tương xứng với lao động, không tạo động lực phấn đấu. Nhiều GV trăn trở, âu lo không yên tâm với nghề. - Công tác quy hoạch đội ngũ CBGV mầm non còn yếu. Chỉ tiêu đào tạo GV hệ chính quy thiếu so với nhu cầu thực tế. - Trình độ tay nghề, năng lực sư phạm của đội ngũ GV không tương xứng với trình độ chuyên môn được đào tạo. Đội ngũ GV tuy đã được chuẩn hoá về bằng cấp nhưng phươg pháp GD còn chậm đổi mới. GV trẻ còn thiếu kinh nghiệm, một bộ phận GV trưởng thành thiếu động lực để gắn bó với nghề, phần lớn GV cao tuổi ngại đổi mới ... dẫn đến chất lượng GD chưa đáp ứng được với yêu cầu đổi mới của GD hiện nay. Những bất cập trên đã ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động và chất lượng GD tại các trường mầm non. Những bất cập trên, ngoài những nguyên nhân khách quan không thể không nói đến nguyên nhân chủ quan đó là những yếu kém trong công tác quản lý của hiệu trưởng trường mầm non, bởi vì "Cán bộ là nhân tố quyết định sự thành bại của cách mạng, gắn liền với vận mệnh của Đảng, của đất nước và chế độ". Vì vậy, để phát triển và nâng cao chất lượng GDMN một cách bền vững trong điều kiện còn nhiều khó khăn và bất cập hiện nay, một yêu cầu cấp thiết đặt ra cho đội ngũ hiệu trưởng trường mầm non đó là phải “Đổi mới công tác quản lý GD”. Đổi mới công tác quản lý để nâng cao chất lượng GD là vấn đề được quan tâm hàng đầu ở các cơ sở GDMN và cũng là tiền đề quan trọng để 2 nhà trường mầm non phát huy tầm ảnh hưởng của mình đến với cộng đồng. Xuất phát từ cơ sở lý luận và thực tiễn nêu trên, tác giả lựa chọn thực hiện đề tài: "Biện pháp quản lý nhằm nâng cao chất lượng GD của hiệu trưởng các trường mầm non thành phố Hải Phòng". 2. Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu cơ sở lý luận, thực tiễn và đề xuất các biện pháp quản lý nhằm nâng cao chất luợng GD của hiệu trưởng các truờng mầm non thành phố Hải Phòng. 3. Khách thể và đối tƣợng nghiên cứu 3.1. Khách thể nghiên cứu Quản lý chất lượng GD trường mầm non của hiệu trưởng trường mầm non thành phố Hải Phòng. 3.2. Đối tượng nghiên cứu Các biện pháp quản lý của hiệu trưởng nhằm nâng cao chất lượng GD tại các trường mầm non thành phố Hải Phòng. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu cơ sở lý luận về quản lý của hiệu trưởng đối với việc nâng cao chất lượng GD của trường mầm non. - Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng chất lượng GD của các trường mầm non thành phố Hải Phòng từ năm 2006 đến nay. - Đề xuất các biện pháp quản lý của hiệu trưởng nhằm nâng cao chất lượng GD của trường mầm non thành phố Hải Phòng. 5. Giả thuyết khoa học Chất lượng GD của trường mầm non thành phố Hải Phòng sẽ được nâng cao, đáp ứng với yêu cầu đổi mới GD trong giai đoạn mới nếu được sự tác động của một hệ thống các biện pháp quản lý khoa học, hợp lý của người hiệu trưởng về triển khai thực hiện chương trình GD, tăng cường xây dựng đội ngũ, quản lý tốt CSVC và các vấn đề có liên quan. 3 6. Giới hạn phạm vi nghiên cứu Chất lượng GD của trường mầm non phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Trong phạm vi luận văn, tác giả chỉ nghiên cứu các biện pháp quản lý của hiệu trưởng nhằm nâng cao chất lượng CSGD trẻ tại các trường mầm non trên địa bàn thành phố Hải Phòng. 7. Phƣơng pháp nghiên cứu Để giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu, tác giả sử dụng phối hợp các phưong pháp sau: 7.1. Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận - Thu thập, đọc, phân tích thông tin liên quan đến vấn đề nghiên cứu có trong các văn kiện, văn bản, tài liệu. - Hệ thống hóa các khái niệm để xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài. 7.2. Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn - Phương pháp quan sát: Thu thập thông tin bằng việc quan sát hoạt động quản lý của hiệu truởng, hoạt động của các tổ nhóm chuyên môn trong nhà trường. - Phương pháp điều tra xã hội học: xây dựng phiếu điều tra về chất lượng GD và các biện pháp quản lý của hiệu trưởng nhằm nâng cao chất lượng GD ở các trường mầm non. - Phương pháp nghiên cứu hồ sơ sư phạm của hiệu trưởng. - Phương pháp trò chuyện, phỏng vấn CBQL, GV, trẻ mầm non. - Phương pháp xin ý kiến chuyên gia về các biện pháp đề xuất trong công tác quản lý của hiệu trưởng nhằm nâng cao chất lượng GD của các trường mầm non. - Phương pháp tổng kết kinh nghiệm. 7.3. Nhóm các phương pháp xử lý số liệu - Sử dụng thống kê toán học để xử lý các số liệu nghiên cứu. 8. Cấu trúc luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, khuyến nghị, danh mục tài liệu tham 4 khảo, phụ lục nội dung của luận văn được trình bày trong 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về biện pháp quản lý nâng cao chất lượng GD của hiệu trưởng trường mầm non. Chương 2: Thực trạng chất lượng GDMN và công tác quản lý của hiệu trưởng trường mầm non thành phố Hải Phòng. Chương 3: Biện pháp quản lý nhằm nâng cao chất lượng GD của hiệu trưởng trường mầm non thành phố Hải Phòng. 5 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG GIÁO DỤC CỦA HIỆU TRƢỞNG TRƢỜNG MẦM NON 1.1. Vài nét về lịch sử nghiên cứu vấn đề GD-ĐT là con đường quan trọng nhất của xã hội để phát huy nguồn lực con người - yếu tố cơ bản của sự phát triển nhanh và bền vững. Muốn làm được như vậy GD-ĐT phải luôn chú trọng vấn đề nâng cao chất lượng. Chất lượng GD của mỗi nhà trường phụ thuộc rất lớn vào vai trò quản lý của hiệu trưởng vì họ là hạt nhân chủ yếu ứng dụng khoa học quản lý cải tiến các biện pháp quản lý để thực hiện mục tiêu chất lượng của nhà trường. Cùng với sự phát triển của khoa học quản lý GD, rất nhiều nhà khoa học đã đầu tư công sức, trí tuệ để nghiên cứu và tổng kết những vấn đề lý luận liên quan đến quản lý và nâng cao chất lượng GD. Có thể kể tên một số nhà khoa học tiêu biểu như: Đặng Quốc Bảo, Nguyễn Cảnh Toàn, Nguyễn Thị Mỹ Lộc, Đặng Bá Lãm, Nguyễn Văn Lê, Hồ Sĩ Thế.... Nhiều công trình nghiên cứu cũng nhấn mạnh vai trò của công tác quản lý đối với việc nâng cao chất lượng GD là: các nhà quản lý GD phải không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng điều hành và quản lý của mình để qua đó tác động một cách hiệu quả vào quá trình cải tiến chất lượng ở các khâu, các bộ phận của hệ thống GD. GDMN là bậc học nền tảng, là khâu đầu tiên đặt nền móng cho sự hình thành và phát triển nhân cách trẻ. Trong thực tế, GDMN là một bậc học còn rất nhiều khó khăn. Trước những thời cơ và thách thức mới đặt ra cho bậc học mầm non trong giai đoạn hiện nay, đội ngũ CBQL mầm non cũng dành nhiều quan tâm, tìm hiểu nghiên cứu về các biện pháp quản lý để nâng cao chất lượng GD của nhà trường. Trong số những nghiên cứu đó có thể kể đến các nghiên cứu như: 6 “Biện pháp quản lý việc sử dụng phương tiện dạy học của hiệu trưởng trong các trường mẫu giáo Quận Hai Bà Trưng – Hà nội” (Tác giả Nguyễn Thị Thanh Thúy). "Biện pháp quản lý công tác chăm sóc nuôi dưỡng của hiệu trưởng các trường mầm non quận Hai Bà Trưng thành phố Hà Nội" (Tác giả Triệu Thị Bích Liên). “Biện pháp quản lý của hiệu trưởng nhằm nâng cao năng lực sư phạm cho GV mầm non Thành phố Thái Nguyên” (Tác giả Lưu Thị Kim Phượng). "Các biện pháp đổi mới quản lý hoạt động bồi dưỡng chuyên môn cho GV của hiệu trưởng trường mầm non" (Tác giả Đào Ngọc Oanh). "Biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động chuyên môn của hiệu trưởng các trường mầm non tỉnh Bắc Ninh" (Tác giả Nguyễn Thị Nhung) Các tác giả đã tiếp cận nghiên cứu về vấn đề nâng cao chất lượng GD của trường mầm non ở những khía cạnh cụ thể, với đối tượng được khư trú khá đồng nhất, phù hợp với tình hình thực tiễn của các nhà trường, của địa phương nơi các tác giả công tác. Đối với bậc học GDMN thành phố Hải Phòng, hiện nay chưa có đề tài nào nghiên cứu có tính hệ thống, đầy đủ, khoa học về biện pháp quản lý cuả hiêụ trưởng nhằm nâng cao chất lượng GD tại các trường mầm non. Chính vì vậy, nghiên cứu vấn đề "Biện pháp quản lý nhằm nâng cao chất lượng GD của hiệu trưởng các trường mầm non thành phố Hải Phòng" trên cơ sở tiếp thu, kế thừa những thành tựu nghiên cứu trên là rất cần thiết và có giá trị trong thực tiễn. 1.2. Một số khái niệm cơ bản 1.2.1. Quản lý 1.2.1.1. Khái niệm về quản lý Quản lý xuất hiện, phát triển cùng với sự phát triển của xã hội loài người. Đây là một trong những loại hình lao động lâu đời và quan trọng nhất 7 của con người, là công việc cần thiết trong hầu hết các lĩnh vực của đời sống xã hội, có tính chất quyết định đến sự phát triển của toàn xã hội. Song chỉ những năm gần đây người ta mới thừa nhận tính chất khoa học của nó và quản lý mới được coi là một ngành khoa học theo đúng nghĩa. Có nhiều cách hiểu khác nhau về quản lý tùy theo quan điểm và cách tiếp cận. Theo những định nghĩa kinh điển nhất, hoạt động quản lý là các tác động có định hướng có chủ đích của chủ thể quản lý (người quản lý) đến khách thể quản lý (người bị quản lý) trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạt được mục đích của tổ chức. Hiện nay, khái niệm về quản lý được định nghĩa rõ hơn: "Quản lý là quá trình đạt đến mục tiêu của tổ chức bằng cách vận dụng tối đa các chức năng kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra" [11, tr.9]. Thuật ngữ “Quản lý” (Tiếng Việt gốc Hán) lột tả được bản chất của hoạt động này trong thực tiễn, nó bao gồm hai quá trình tích hợp vào nhau, quá trình “Quản” gồm coi sóc, giữ gìn, duy trì ở trạng thái “ổn định”, quá trình “Lý” gốm sự sửa sang, sắp xếp, đổi mới hệ, đưa hệ vào thế “phát triển”. Nếu người đứng đầu tổ chức chỉ lấy việc “Quản” làm chính thì tổ chức dễ bị trì trệ, ngược lại nếu chỉ quan tâm đến việc “Lý” thì sự phát triển của tổ chức không bền vững. Do vậy người quản lý phải luôn xác định và phối hợp tốt, sao cho trong “Quản” phải có “Lý” và trong “Lý” phải có “Quản”, làm cho trạng thái của hệ thống mình quản lý luôn được ở trạng thái cân bằng động. Bản chất của hoạt động quản lý có thể mô hình qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1 : Mô hình quản lý Công cụ Chủ thể quản lý Khách thể quản lý Phương pháp 8 Trong đó: Chủ thể quản lý: Là một cá nhân, một nhóm người hay một tổ chức tạo ra những tác động quản lý. Nó trả lời câu hỏi: ai quản lý? Khách thể (đối tượng) quản lý: Là đối tượng tiếp nhận các tác động quản lý. Khách thể quản lý có thể là người (trả lời câu hỏi: quản lý ai?), là vật (trả lời câu hỏi: quản lý cái gì?), hoặc sự việc (trả lời câu hỏi: quản lý việc gì?). Công cụ quản lý: Là phương tiện tác động của chủ thể quản lý tới khách thể quản lý như: mệnh lệnh, quyết định, chính sách, luật lệ… Phương pháp quản lý: Là cách thức tác động của chủ thể quản lý tới khách thể quản lý. Nó có thể là do nhà quản lý áp đặt hoặc do sự cam kết giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý. Như vậy, dù trong bất kỳ một tổ chức nào, với mục đích gì, cơ cấu và quy mô ra sao, đều cần phải có sự quản lý và người quản lý để tổ chức hoạt động và đạt được mục đích của tổ chức. 1.2.1.2. Hệ thống các chức năng quản lý Chức năng quản lý là hình thức biểu hiện sự tác động có chủ định của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý. Đó là tập hợp những nhiệm vụ khác nhau mà chủ thể quản lý phải tiến hành trong trong quá trình quản lý. Nói tới các chức năng chủ yếu của quản lý, hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau nhưng nhìn chung đa số các tác giả đều thống nhất ở bốn chức năng cơ bản sau: - Kế hoạch hóa: Đây là chức năng cơ bản nhất trong các chức năng quản lý. Kế hoạch hóa bao gồm việc xây dựng mục tiêu đối với thành tựu tương lai của tổ chức, chương trình hành động và quyết định cách thức, phương tiện cần thiết trong một thời gian nhất định của một hệ thống quản lý để đạt được mục tiêu đó. Sản phẩm quan trọng của chức năng kế hoạch hóa là kế hoạch. Có 3 loại kế hoạch: kế hoạch chiến lược, kế hoạch chiến thuật, kế hoạch tác nghiệp. Kế hoạch hóa giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng thể, toàn diện, từ đó thấy được hoạt động tương tác giữa các bộ phận. Việc lập kế hoạch cho phép lựa chọn những phương án tối ưu, tiết kiệm nguồn lực, tạo 9 hiệu quả hoạt động cho toàn bộ tổ chức giúp tổ chức sẵn sàng khả năng ứng phó với sự thay đổi. Ngoài ra, nó còn tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm tra. Không có kế hoạch sẽ không thể xác định được tổ chức đang vận hành đúng hướng hay chệch mục tiêu và không biết khi nào đạt được mục tiêu, do đó kiểm tra trở thành vô căn cứ. Nhà quản lý thông qua kế hoạch có thể nhìn thấy tương lai, có thể điều chỉnh những quyết định trước đó đảm bảo hướng vào mục tiêu đã định. - Tổ chức: Tổ chức là việc chuyển hóa những ý tưởng trừu tượng của kế hoạch thành hiện thực. Xét về mặt chức năng quản lý, tổ chức là quá trình hình thành nên cấu trúc các quan hệ giữa các thành viên, giữa các bộ phận trong tổ chức nhằm làm cho họ thực hiện thành công các kế hoạch và đạt được mục tiêu tổng thể của tổ chức. Tổ chức làm cho các chức năng khác của hoạt động quản lý được thực hiện có hiệu quả. Thành tựu của một tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của người quản lý. Họ cần phân tích sứ mạng chung của đơn vị - từng bộ phận trong đơn vị, xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy, quy định chức năng - nhiệm vụ - quyền hạn cho từng bộ phận và cá nhân, lựa chọn và phân công cán bộ, xác lập cơ chế phối hợp trong tổ chức, khai thác sử dụng các nguồn nhân lực, vật lực sao phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Một tổ chức lành mạnh sẽ có ý nghĩa quyết định đối với việc chuyển hóa kế hoạch thành hiện thực. - Chỉ đạo: Đây là quá trình sử dụng quyền lực quản lý để tác động đến đối tượng bị quản lý một cách có chủ đích nhằm phát huy hết tiềm năng của họ hướng vào mục tiêu chung. Chỉ đạo là chức năng thể hiện năng lực của người quản lý. Việc chỉ đạo không chỉ bắt đầu sau việc lập kế hoạch và cơ cấu tổ chức đã hoàn tất, mà nó thấm vào và ảnh hưởng đến hai chức năng kia. - Kiểm tra: Đây là chức năng quan trọng và xuyên suốt quá trình quản lý. Theo lý thuyết hệ thống, kiểm tra chính là thiết lập mối liên hệ ngược trong quản lý. Mục đích của kiểm tra nhằm đảm bảo các kế hoạch thành công, phát hiện kịp thời những sai lệch, tìm nguyên nhân và biện pháp điều chỉnh 10 các sai lệch nhằm làm cho toàn bộ hệ thống đạt mục tiêu đã định. Kiểm tra là một quá trình bao gồm các bước: xây dựng các tiêu chuẩn, đo lường việc thực hiện, đánh giá các tiêu chuẩn so với kế hoạch, điều chỉnh những sai lệch. Tất cả các chức năng trên đều cần đến yếu tố thông tin. Thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác là một căn cứ để hoạch định kế hoạch. Thông tin tạo nên mối quan hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức. Nó giúp truyền tải mệnh lệnh chỉ đạo và phản hồi hai chiều trong một tổ chức, giúp người quản lý thực hiện các chức năng của mình nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Sơ đồ 1.2: Mối quan hệ giữa thông tin với các chức năng trong chu trình quản lý Kế hoạch Kiểm tra Thông tin Tổ chức Lãnh đạo/chỉ đạo 1.2.1.3. Các nguyên tắc quản lý Nguyên tắc quản lý là một hệ thống các quy tắc mang tính chỉ đạo, những quy định, tiêu chuẩn, điều kiện đòi hỏi người quản lý phải tuân thủ mới mong đạt được mục tiêu đề ra. Có nhiều lý thuyết về nguyên tắc quản lý, tuy nhiên các nhà quản lý cần tập trung đảm bảo các nguyên tắc chủ yếu sau đây: - Nguyên tắc tập trung dân chủ: sự tập trung phải được thể hiện là tất cả các hoạt động dù lớn hay nhỏ của một tổ chức đều phải hướng vào cơ quan quyền lực cao nhất. Vì cơ quan này giữ vai trò hoạch định đường lối, chủ trương, xác định mục tiêu, xây dựng các chính sách, biện pháp để chỉ đạo các bộ phận của tổ chức thực hiện các hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu cao nhất của tổ chức. Tính dân chủ được thể hiện trong một tổ chức là mọi thành 11 viên đều được quyền và nghĩa vụ tham gia đóng góp trí tuệ của mình vào hoạt động của tổ chức. Tấc cả các thành viên trong tổ chức đều được tham gia ý kiến của mình vào các công việc chung, vào tất cả các chức năng của quá trình quản lý. Đó là việc xây dựng kế hoạch, tổ chức bộ máy, chỉ đạo thực hiện và tra đánh giá hoạt động của tổ chức. Sự kết hợp giữa tập trung và dân chủ sẽ giúp thu được hiệu quả quản lý tích cực, vừa phát huy sức mạnh quyền lực của cơ quan, lại vừa huy động được sức mạnh trí tuệ của các thành viên để thực hiện thành công mục tiêu quản lý. Có tập trung dân chủ thì mới thúc đẩy được tính sáng tạo, tinh thần trách nhiệm, khích lệ được đông đảo các thành viên cùng nỗ lực tạo thành sức mạnh tổng thể cho tổ chức. Tuy nhiên khi vận dụng phương pháp này người quản lý phải linh hoạt, khéo léo điều chỉnh cho phù hợp. Nếu quá coi trọng tính tập trung dẫn đến quan liêu, cửa quyền, xa rời thực tế. Ngược lại, nếu dân chủ quá trớn cũng làm mờ nhạt vai trò lãnh đạo của cơ quan quyền lực, dễ dẫn đến tình trạng lộn xộn, gây khó khăn cho người quản lý trong quá trình đạt mục tiêu chung. Bởi vậy, trong tổ chức, người quản lý cần thiết phải biết phối hợp hài hòa sự tập trung và dân chủ sao cho vừa phát huy được trí tuệ tập thể, vừa giữu đúng quan điểm lãnh đạo, không chệch hướng mục tiêu. - Nguyên tắc kết hợp hài hòa lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể trong tổ chức: Mỗi thành viên trong một tổ chức đều có nhu cầu, nguyện vọng, những đòi hỏi quyền lợi nhất định. Chỉ khi nào lợi ích các nhân được đáp ứng thì mới thúc đẩy được các thành viên nỗ lực đóng góp trí tuệ của mình cho công việc và lợi ích chung của tập thể. Tuy nhiên không thể quá coi trọng lợi ích cá nhân mà xem nhẹ hoặc bỏ qua lợi ích chung của tổ chức. Điều đó dễ dẫn đến thói cơ hội, thiếu tinh thần trách nhiệm và như thế sẽ khó để tổ chức đạt mục tiêu chung. Vì vậy người quản lý nên biết phối hợp hài hòa lợi ích riêng của các thành viên trong tổ chức với lợi ích chung của cả tập thể, sao cho trong lợi ích của tập thể có quyền lợi của cá nhân và mọi người đều thấy được quyền lợi của mình khi đóng góp cho tổ chức. 12 - Nguyên tắc hiệu quả: Tính hiệu quả thể hiện ở việc người quản lý tổ chức và điều hành công việc sao cho những đầu tư về con người, thời gian, tài lực... là ít nhất mà vẫn đạt được kết quả công việc như mong muốn, hoàn thành được mục tiêu đề ra. Như vậy, tính hiệu quả lao động của một tổ chức cho thấy tính khoa học, sự hợp lý của việc điều hành qua đó thể hiện năng lực trình độ của người quản lý. Chỉ khi đảm bảo được tính hiệu quả thì mới duy trì và phát triển được tổ chức, thực hiện được mục tiêu nhanh nhất. - Nguyên tắc nắm khâu trọng yếu: Trong quá trình quản lý, nếu chủ thể quản lý không biết phân tích tình hình, tính chất quan trọng, cấp thiết của các nội dung công việc sẽ dẫn đến tình trạng dàn trải, ôm đồm, không trọng tâm, thiếu quyết đoán trong chỉ đạo, điều hành dẫn đến không hoàn thành công việc. Bởi thế, người quản lý phải tùy giai đoạn, trạng thái, tình huống công việc để phân tích và đưa ra quyết định chính xác, kịp thời trong những khâu then chốt, những vấn đề trọng tâm của công việc. Có như vậy mới phân phối hợp lý và phát huy được hiệu quả các nguồn lực. - Nguyên tắc kiên định mục tiêu: Kiên định theo mục tiêu đã đề ra sẽ tạo cho người quản lý có sức mạnh tinh thần, đủ bản lĩnh để lãnh đạo tổ chức vượt qua được những khó khăn trong quá trình phát triển. Trong thực tế, không phải khi nào hoạt động của tổ chức cũng thuận lợi mà nhiều khi phải đối mặt với rất nhiều thách thức, những tác động trái chiều từ môi trường bên ngoài, thâm chí ngay cả bên trong tổ chức. Nếu không kiên định, người quản lý dễ thiếu quyết đoán, nản trí, thất bại, thậm chí đi chệch mục tiêu. Các nguyên tắc quản lý nêu trên tuy có tính chất độc lập nhưng lại có mối quan hệ gắn bó chặt chẽ với nhau, tác động qua lại, ràng buộc lẫn nhau, là điều kiện và động lực thúc đẩy nhau. Đảm bảo đầy đủ những nguyên tắc này sẽ là người quản lý thành công. 1.2.1.4. Các biện pháp quản lý Theo Đại từ điển tiếng Việt (1999) thì biện pháp là cách làm, cách thức tiến hành giải quyết một vấn đề cụ thể, một công việc cụ thể nào đó. 13 Biện pháp là một bộ phận của phương pháp, điều đó có nghĩa là để sử dụng một phương pháp nào đó phải sử dụng nhiều biện pháp khác nhau, cùng một biện pháp có thể sử dụng trong nhiều phương pháp. Biện pháp quản lý là tổng thể cách thức tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý trong quá trình tiến hành các hoạt động nhằm giúp nâng cao khả năng hoàn thành có kết quả các mục tiêu, nhiệm vụ đã đặt ra. Các biện pháp được đánh giá theo các tiêu chí sau: Tính thừa kế: không làm xáo trộn, hay quá thay đổi cái đã có mà kế thừa có chọn lọc. Tính phù hợp: biện pháp đưa ra là những biện pháp phù hợp với những điều kiện hoàn cảnh cụ thể. Tính khả thi: biện pháp không bị các yếu tố chi phối, nó ràng buộc ở mức độ cao. Tính hiệu quả: biện pháp giải quyết được vấn đề đặt ra và không làm nảy sinh những vấn đề phức tạp hơn. Các yếu tố ràng buộc gồm: quyền lực, văn hóa, đạo đức, tài chính, thời gian, con người và chính sách pháp luật. Trong thực tế, các biện pháp quản lý rất đa dạng và phải luôn được nhà quản lý sử dụng linh hoạt, sáng tạo để xử lý các tình huống cụ thể trong một môi trường luôn biến đổi. Điều đó đòi hỏi ở người quản lý phải có kiến thức sâu rộng, có kinh nghiệm gắn kết những biện pháp với nhau, giải quyết mâu thuẫn giữa các biện pháp, biết tiên liệu trước các hoàn cảnh, tình huống mà đối tượng quản lý đặt ra. Có biện pháp đúng đắn sẽ giúp các tổ chức hạn chế được các nhược điểm của mình, liên kết gắn bó mọi các nhân trong tổ chức, tạo niềm tin, sức mạnh và truyền thống cuả tổ chức. Biện pháp quản lý cần được xây dựng trên cơ sở vận dụng những kinh nghiệm đã được đúc kết, khái quát hoá thành những nguyên tắc, phương pháp và kỹ năng quản lý nhất định. Có thể dựa vào sự tác động của chủ thể đến đối tượng quản lý để chia biện pháp quản lý thành các nhóm cơ bản sau đây: 14