Tài liệu Bctt ong thep hoa phat

LỜI MỞ ĐẦU Năm 2008 được coi là một năm có nhiều biến động phức tạp của nền kinh tế toàn cầu. Cuộc khủng hoảng tài chính Mỹ đã lan rộng tới nhiều quốc gia và diễn biến thành khủng hoảng kinh tế toàn cầu. Diễn biến trái chiều trong một năm đã ảnh hưởng mạnh đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Đầu năm, cuộc chạy đua lãi suất, biến động lớn về tỷ giá và lạm phát tăng cao đã đẩy chi phí giá vốn của doanh nghiệp lên cao. Gần cuối năm, giá cả của hầu hết các nguyên liệu thô đều giảm mạnh, suy thoái kinh tế toàn cầu, tiêu thụ trong nước giảm đã ảnh hưởng trực tiếp đến sản lượng bán hàng và lợi nhuận của hầu hết các doanh nghiệp. Hai năm chính thức hoạt động theo mô hình Tập đoàn, thương hiệu Hòa Phát hôm nay được biết đến như một trong những Tập đoàn kinh công nghiệp đa ngành hàng đầu Việt Nam. Với kinh nghiệm hơn 16 năm hoạt động trên thị trường, tiềm lực tài chính vững mạnh, 2008 ghi dấu thành công của Hòa Phát trong một năm đầy song gió, vượt qua khó khăn vững vàng về đích. Là một công ty thành viên thuộc Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát, với những hướng đi đúng đắn trong sản xuất và kinh doanh, Công ty TNHH Ống thép Hòa Phát đã vượt qua được rất nhiều khó khăn để đứng vững và tiếp tục khẳng định vị thế số 1 của mình trong việc sản xuất và kinh doanh ống thép tại Việt Nam. Để có đựơc những thành công trong bối cảnh khó khăn, cạnh tranh gay gắt như hiện nay doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện về mọi mặt, tìm tòi và áp dụng các biện pháp khá nhằm cũng cố và giữ vững vị thế của mình trên thị trường. Trong đó việc hoàn thiện công tác kế toán trong doanh nghiệp hiện nay là cần thiết, chủ yếu góp phần rất lớn trong công tác quản lý, đặc biệt là thông tin do kế toán cung cấp chính là những tài liệu quan trọng để giúp các nhà quản lý đưa ra kế hoạch sản xuất và các nhà đầu tư đưa ra quyết định đầu tư hay không đầu tư. Qua một khoảng thời gian thực tập tại Công ty TNHH Ống thép Hoà Phát em đã được tiếp cận công tác kế toán, dưới sự chỉ bảo tận tình của các chị phòng kế toán của công ty và giáo viên hướng dẫn: PGS.TS Nguyễn Thị Lời đã giúp em hoàn thành Báo cáo thực tập tổng hợp về Công ty TNHH Ống thép Hòa Phát. 1 Báo cáo thực tập tổng hợp được chia làm 3 phần: Phần I: Những vấn đề chung về hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý tại công ty TNHH ống thép Hoà Phát. Phần II: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại công ty TNHH Ống thép Hoà Phát Phần III: Đánh giá khái quát tổ chức hạch toán kế toán tại công ty TNHH Ống thép Hoà Phát 2 I - Những vấn đề chung về hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý tại công ty TNHH ống thép Hoà Phát. 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH ống thép Hoà Phát. Công ty TNHH Ống thép Hòa Phát là nhà sản xuất chuyên nghiệp và hàng đầu trong lĩnh vực ống thép tại Việt Nam. Công ty TNHH ống thép Hoà Phát được thành lập theo giấy phép số 2639GP/TLDN do uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 13/08/1996 với tên gọi ban đầu là: Công ty TNHH Ống thép Đài Nam. (Ngày 6/11/2000 đổi tên thành: công ty TNHH Ống thép Hoà Phát theo đăng ký thay đổi kinh doanh lần thứ tư). Giấy đăng ký kinh doanh số 048480 ngày 20/8/1996 do sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp. Vốn điều lệ ban đầu: 800.000.000 đồng . Trụ sở chính đặt tại :126 Bùi Thị Xuân - Quận Hai Bà Trưng - TP Hà Nội. Tên giao dịch: Hoa Phat Steel Pipe Co., Ltd. Sau khi thành lập, Công ty TNHH ống thép Hoà Phát đã tiến hành xây dựng một nhà máy sản xuất tại khu công nghiệp Như Quỳnh – Văn Lâm – Hưng Yên trên diện tích 3ha, với công suất thiết kế là 200 tấn/năm.Tháng 12/1997, nhà máy được xây dựng xong và bắt đầu đưa vào hoạt động với dây chuyền sản xuất ống thép đen hàn của Đài Loan để sản xuất ống thép với số lượng ít chỉ để phục vụ làm giàn giáo xây dựng sản lượng sản xuất chỉ đạt 1.700tấn/năm doanh số 13 tỷ trong năm 1997. Sau một thời gian, khi đã nắm bắt được công nghệ cùng với đội ngũ công nhân, kỹ sư đã có kinh nghiệm, tháng 11/1988 Công ty đã nhập thêm 2 dây chuyền sản xuất ống thép đen của Đài Loan và một dây chuyền sản xuất ống mạ kẽm của Đức cùng với thiết bị phụ trợ khác để sản xuất và kinh doanh các loại sản phẩm ống thép đen hàn và ống thép mạ kẽm.Sản lượng sản xuất đạt 2.400 tấn ống thép hàn và 1200 tấn ống mạ kẽm trong năm 1998 doanh thu đạt 32 tỷ đồng. Ngày 12 tháng 2 năm 1988 thành lập chi nhánh tại tỉnh Hưng Yên theo giấy phép số 000002 GP/CN- VP- 04 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hưng Yên. Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh số 0512000035 do sở kế hoạch đầu tư tỉnh Hưng Yên cấp. 3 Năm 1999 sản phẩm ống thép của công ty đã chiếm lĩnh phần lớn thị phần ống thép tại miền Bắc và có mặt trên thị trường miền Trung và miền Nam. Công ty đã đầu tư thêm 1 dây chuyền cắt tôn và một dây chuyền sản xuất ống thép chuyên sản xuất các loại ống nhỏ phục vụ cho ngành sản xuẩ đồ nội thất, công ty cũng đầu tư hiện đại hoá máy móc thiết bị để không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Sản lượng sản xuất của công ty đạt 12.000 tấn ống đen và 6.700 tấn ống mạ, doanh thu đạt 112 tỷ đồng. Năm 2000 và năm 2001 là những năm công ty hoàn thiện lại hệ thống quản lý sản xuất, đầu tư về chiều sâu. Tháng 12 năm 2000 công ty đã được tổ chức BVQI của Vương quốc Anh cấp chứng chỉ đạt tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2001. Cùng với việc đầu tư về chiều sâu đó là sự lớn mạnh không ngừng của thương hiệu ống thép Hoà Phát, sản phẩm ống thép của công ty có chỗ đứng vững chắc trên thị trường miền Bắc và ngày càng ổn định trên thị trường miền Trung và miền Nam. Công ty đã có thêm 2 dàn máy cắt tôn, 5 dàn máy ống và 1dây chuyền sản xuất ống mạ cùng nhiều máy móc thiết bị phụ trợ hiện đại khác, năng lực đủ đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Sản lượng đạt 17.000 tấn ống đen và 13.000 tấn ống mạ, doanh thu đạt 193 tỷ đồng vào năm 2000, năm 2001 sản lượng sản xuất của công ty đạt 23.000 tấn ống thép hàn và 19.000 tấn ống mạ, doanh thu đạt 268 tỷ đồng. Cuối năm 2001 và sáu tháng đầu năm 2002 công ty đã đầu tư mở rộng diện tích sản xuất chuẩn bị cho việc đầu tư mới một số máy móc thiết bị. Năm 2002 sản lượng sản xuất đạt 38.000 tấn ống đen và 18.000 tấn ống mạ, doanh thu đạt 334 tỷ đồng. Năm 2003 sản lượng sản xuất đạt 68.000 tấn trong đó ống thép đen 43.000 tấn, ống mạ 25.000 tấn, doanh thu đạt 555 tỷ đồng. Năm 2004 sản lượng sản xuất đạt 71.000 tấn trong đó ống đen đạt 41.000 tấn ống mạ đạt 30.000 tấn, doanh thu đạt 768 tỷ đồng. Đến năm 2005 công ty đã có 7 dây chuyền máy cắt, 10 dây chuyền máy uốn ống và 2 dây chuyền mạ kẽm nhúng nóng nâng công suất lên 78.000 tấn ống thép hàn ( bao gồn cả phần chuyển sang sản xuất ống mạ kẽm) và 30.000 ống thép mạ kẽm/năm. Thị phần chiếm khoảng 60% khu vực phía Bắc, có mặt trên hầu hết các 4 công trình trọng điểm của đất nước và đang hướng ra thị trường các nươc trong khu vực. Tháng 3/2006 sau nhiều tháng nổ lực ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên nhà máy thép cán nguội Hoà Phát đã chính thức đi vào hoạt động. Đây là nhà máy đầu tiên được xây dựng tại Việt Nam với công suất khoảng 12.000-15.000 tấn/năm, sản xuất dựa trên hai dàn máy cán nguội. Cung cấp các sản phẩm thép cán có độ dày từ 0.7- 1.5 mm, bản rộng tối đa 360 mm. Với sự đầu tư đúng đắn và kịp thời, sản phẩm của nhà máy thép cán nguội đã đóng góp một phần không nhỏ vào sự tăng trưởng và phát triển của ống thép Hoà Phát. Đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng về bản rộng và độ dày của thép cán chỉ sau từ 2-4 ngày, so với việc nhập khẩu trước đây là 30-45 ngày, giảm thiểu tối đa lượng tồn kho, chi phí và thời gian, tăng sản lượng và lợi nhuận chung cho công ty. Đặc biệt kể từ tháng 8/2006, công ty đã chính thức đưa vào hoạt động nhà máy sản xuất ống thép cỡ lớn từ D141-D219, sản phẩm mà trước đây Việt Nam phải nhập khẩu hoàn toàn. Đây cũng là nhà máy đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam cho tới thời điểm này. Cùng với 10 dây chuyền uốn ống sẵn có trước đây, đã đưa công ty trở thành đơn vị sản xuất ống thép đen lớn nhất Việt Nam. Cùng với 2 dây chuyền ống thép mạ kẽm, ống thép Hoà Phát đã khẳng định vị thế là đơn vị sản xuất ống mạ lớn nhất Việt Nam, chiếm thị phần 40-45% thi trường ống thép mạ kẽm tại Việt Nam. Ngày 09/01/2007, với mục đích nâng cao sức mạnh thương hiệu Hòa Phát , phát triển nhóm công ty Hòa Phát thành một tập đoàn kinh tế lớn trên thị trường, nâng cao khả năng cạnh tranh của Hòa Phát khi Việt Nam gia nhập WTO, Ban Lãnh đạo nhóm công ty Hòa Phát đã quyết định thực hiện cơ cấu lại nhóm công ty. Theo đó Công ty Cổ phần Thép Hòa Phát được phát triển thành công ty mẹ, thực hiện mua lại các công ty mang thương hiệu Hòa Phát khác là: Công ty TNHH Thiết bị phụ tùng Hòa Phát, Công ty Cổ phần Nội thất Hòa Phát, Công ty TNHH Ống thép Hòa Phát, Công ty TNHH Điện lạnh Hòa Phát, Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển đô thị Hòa Phát, Công ty TNHH Thương mại Hòa Phát và thực hiện đổi tên thành Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát. Ngày 09/01/2007, Công ty Cổ phần 5 Thép Hòa Phát thực hiện đăng ký lại kinh doanh và chính thức đổi tên công ty thành Công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát. Năm 2008 trong bối cảnh khó khăn của khủng hoảng kinh tế nhưng doanh số của Công ty vẫn đạt 1.778 tỷ đồng, vượt 20% so với năm 2007. Tính đến quý IV năm 2008, Công ty đã hoàn thành tốt doanh số và lợi nhuận mà Ban lãnh đạo Tập đoàn giao cho. Thị phần ống thép vẫn giữ ở mức ổn định, chiếm khoảng 18% và ống thép mạ kẽm chiếm 40% thị trường. Từ ngày thành lập 20/8/1996 đến nay sản phẩm ống thép của Công ty đã cung cấp cho nhiều dự án và công trình lớn, được bạn bè trong và ngoài nước đánh giá cao. Với dây chuyền công nghệ nhập khẩu từ Đức, Italia, Đài Loan... sản lượng sản xuất hàng năm của Công ty đạt trên 150.000 tấn/năm. Ngay từ những ngày đầu thành lập, với định hướng sản xuất ra các sản phẩm đạt chất lượng để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của quý khách hàng trên cả nước, Công ty đã mở các chi nhánh tại Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh. Ngày 25 tháng 3 năm 1999 thành lập chi nhánh tại Thành Phố Hồ Chí Minh theo giấy phép số 646/GP- UB của Uỷ ban nhân dân Thành Phố Hồ chí Minh.Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh số 311501 ngày 20 tháng 8 năm 1999. Chi nhánh Sài Gòn: 49 Cộng Hoà – P4- Quận Tân Bình – TP.Hồ Chí Minh. Ngày 17 tháng 01 năm 2001 thành lập chi nhánh tại Thành Phố Đà Nẵng. Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh Đà Nẵng số 320200005201 do sở kế hoạch và đầu tư Thành Phố Đà Nẵng cấp.Chi nhánh Đà Nẵng : Toà nhà công ty Hoà Phát 171 Trường Chinh - Quận Thanh Khê – TP Đà Nẵng 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và các quy trình hoạt động chính của công ty TNHH ống thép Hoà Phát 1.2.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 1.2.1.1 Ngành nghề kinh doanh: Công ty Ống Thép Hoà Phát là nhà sản xuất chuyên nghiệp và hàng đậu trong lĩnh vực sản xuất ống thép tại Việt Nam.Bên cạnh đó còn sản xuất các sản phẩm cơ khí tiêu dùng; Buôn bán tư liệu sản xuất (chủ yếu là sắt thép và các sản phẩm từ thép); kinh doanh dịch vụ kho bãi... 6 Sản phẩm chính của công ty là các loại thép đen hàn và các loại ống mạ kẽm dùng cho dân dụng và công nghiệp, được bán rộng rãi trên thị trường cả nước và một số nước ...và được khách hàng biết đến với chất lượng tốt, giá thành rẻ, phục vụ hoàn hảo. 1.2.1.2 Sản phẩm của Công ty: Các loại ống thép mạ kẽm: đường kính từ D21,2mm; đến D113,5mm theo tiêu chuẩn BS 1387/1985. Các loại ống thép đen hàn: đường kính từ D12.7mm đến D126.8mm theo tiêu chuẩn TCVN 3783-83 Các loại ống chữ nhật có kích thước từ D(10x30)mm đến D(60x120)mm, và ống vuông có kích thước từ D(12x12)mm đến D(90x90)mm theo tiêu chuẩn TC01-2001. Hiện nay, Công ty TNHH Ống thép Hoà Phát là nhà sản xuất duy nhất tại Việt Nam sản xuất được loại ống thép cỡ lớn có đường kính to D141.3, D168.3, D219.1 và các loại ống vuông, chữ nhật tương đương có độ dày từ 4mm đến 8mm theo tiêu chuẩn ASTM-A53. Mặt hàng này được thị trường đánh giá cao. Dự kiến trong thời gian tới, sản lượng đạt 50.000 tấn/năm và cung cấp vào hầu hết các dự án lớn nhỏ trong cả nước. Số lượng sản phẩm sản xuất: Với dây chuyền công nghệ nhập khẩu từ Đức, Italia, Đài Loan, Nhật Bản… sản lượng sản xuất hàng năm của Công ty đạt trên 150.000 tấn. Số lượng sản xuất mỗi loại tuỳ thuộc vào nhu cầu của thị trường, vào các đơn đặt hàng của khách hàng, thông thường sản xuất ống thép đen chiếm 2/3 tổng số sản lượng và 1/3 ống thép mạ kẽm. 1.2.1.3. Thị trường mua bán. Sản phẩm của công ty rất đa dạng và phong phú phục vụ cho các ngành công nghiệp, xây dựng, dân dụng, nội thất, sản xuất xe đạp xe máy, ôtô... Nguyên liệu chính để phục vụ sản xuất của công ty là thép Carbon thông thường dạng cuộn và kẽm dạng thổi phục vụ việc mạ kẽm cho ống thép. Thép Carbon dùng cho sản xuất ống thép Carbon hàn và ống mạ kẽm bao gồm thép cuộn cán nóng/ thép dải cán nóng với độ dầy 1,2mm – 6,5mm và thép 7 cuộn cán nguội/ thép dải cán nguội với độ dày 00,6mm – 1,5mm. Nguyên liệu thép được nhập khẩu từ Trung Quốc, Nga, Ukraina, Nam Phi, Thái Lan, Nhật Bản, Malaysia và các nước khác. Kẽm dạng thỏi phục vụ cho việc sản xuất ống mạ kẽm là loại kẽm chất lượng cao có tiêu chuẩn phù hợp cho công nghệ sản xuất ống thép mạ kẽm nhúng nóng bao gồm 02 loại: 99,995% Zn (SHG) và 98,5% Zn (PWG). Để đảm bảo chất lượng mạ tốt, các loại kẽm thỏi hoàn toàn được nhập khẩu từ các nhà máy sản xuất lớn của Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc, Australia và Thái Lan. Đây là các nguồn cung cấp ổn định chất lượng tốt, giá rẻ và thời hạn cấp hàng được nhanh chóng kịp thời phục vụ sản xuất. Ngay từ khi mới thành lập, công ty TNHH Ống thép Hoà Phát không ngừng cũng cố và mở rộng thị trường tiêu thụ.Nó được xác định là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất. Từ đó trong suốt quá trình phát triển của mình, dù hoạt động theo mô hình nào thì các biện pháp cũng cố và mở rộng thị trường cũng liên tục được công ty nghiên cứu và triển khai sản phẩm của công ty được tiêu thụ thông qua hệ thống đại lý phân phối chính, ngoài ra công ty cũng có bán hàng trực tiếp cho một số đơn vị sản xuất và công trình thông qua đấu thầu. Với sự nỗ lực không ngừng cho đến nay công ty đã có một hệ thống mạng lưới các chi nhánh cửa hàng trên cả nước được phân định thị trường như sau: - Phòng kinh doanh công ty phụ trách các tỉnh phía Bắc đến Hà Tĩnh- chiếm 30% thị phần. - Phòng kinh doanh chi nhánh Đà Nẵng phụ trách các tỉnh miền trung từ Đồng Hới tới Phú Yên, Gia Lai, Kontum- chiếm 30% thị phần. - Phòng kinh doanh chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh phụ trách các tỉnh từ Khánh Hoà, Đắc Lắc và toàn bộ các tỉnh phía Nam- chiếm 25% thị phần. - Tổng thị phần ống thép Hoà Phát trên cả nước chiếm khoảng25-30%. 8 1.2.2 Các quy trình hoạt động chính của Công ty TNHH Ống thép Hòa Phát 1.2.2.1 Quy trình mua hàng: Sơ đồ 1-1 Quy trình mua hàng Trách nhiệm CBMH / P.KT / GĐNM , Bp yêu cầu TP/ BGĐ Lập kế hoạch / Viết yêu cầu mua hàng/ dịch vụ CBMH Kiểm tra và phê duyệt CBMH BGĐ / TP Lựa chọnduyÖt NCƯ Các bước thực hiện vµ Phª CBMH P.KT Lập đơn hỏi hàng CBMH Xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu CBMH P.KT Duyệt đặt hàng CBMH CBMH Thủ kho Trách nhiệm Thoả thuận nội dung đơn hàng/ hợp đồng ®¬n hµng / Hîp ®ång Giá mua hàng XÁc nhận đặt hàng/ ký kết hợp đồng ký kÕt hîp ®ång Thôngbáo nội dung đặt hàng Tiến hành giao nhận hàng tra sinh hàngvà XửKiểm lý phát QT.10 thanh toán Tạm nhập 9 kho phẩm không phù hợp QT.11 QT.10 Lưu hồ sơ CBMH 1. Lập kế hoạch / Viết yêu cầu mua hàng - Kiểm tra và phê duyệt:  Lập kế hoạch mua hàng đối với các nguyên liệu chính, thiết bị máy móc lớn: Nguyên liệu chính: Kế hoạch mua hàng phải được lập hàng tháng dựa trên dự kiến sản xuất bán hàng, tồn kho nguyên liệu tại thời điểm lập, tình hình thị trường, mức tồn kho tối thiểu (nếu có quy định) và các dữ liệu phân tích khác. Thiết bị máy móc lớn : Kế hoạch đầu tư mua sắm tài sản mới phải do BGĐ quyết định.  Viết yêu cầu mua hàng/dịch vụ Yêu cầu mua hàng được lập thường xuyên đối với các vật tư, phụ tùng, nguyên liệu phụ, dầu mỡ, hoá chất phục vụ sản xuất (gọi chung là vật tư). Các yêu cầu trên sau đó sẽ được người đề nghị, hoặc thủ kho gửi đến phòng vật tư - xuất nhập khẩu để kiểm tra sơ bộ và tình BGĐ phe duyệt yêu cầu về đặc điểm hàng hoá và số lượng duyệt mua, vv... Sau khi được phê duyệt, nếu nội dung được duyệt thay đổi so với yêu cầu ban đầu, thì CBMH phải gửi lại bằng fax nội dung được duyệt đén người yêu cầu và thủ kho liên quan. Đối với hàng hoá tiêu hao thường xuyên, thủ kho phải theo dõi mức tồn kho thực tế, và lượng tiêu hao theo từng kỳ để lập yêu cầu vật tư đảm bảo kịp thời phục vụ sản xuất. Đối với chi tiết gia công bên ngoài, hoặc gia công nội bộ trong tập đoàn Hoà Phát: Khi phát sinh nhu cầu cần gia công, người yêu cầu phải ghi chép và gửi kèm theo bản vẽ, mẫu hàng liên quan lên phòng vật tư - xuất nhập khẩu. Việc kiểm tra và phê 10 duyệt được tiến hành như các yêu cầu vật tư khác. Phòng kế toán phải ghi rõ chi tiết được yêu cầu gia công bên ngoài hay gia công nội bộ (chỉ ghi rõ nơi gia công nếu có thể). 2. Lựa chọn nhà cung cấp: Theo kế hoạch nguyên liệu chính hoặc yêu cầu mua vật tư đã được phê duyệt, CBMH tiến hành lựa chọn nhà cung cấp theo hướng dẫn đánh giá, lựa chọn, kiểm soát nhà cung cấp. Đối với những nguyên liêuh, vật tư, thiết bị mua lần đầu thì CBMH có thể khảo sát sơ bộ NCƯ để lựa chọn NCƯ đáp ứng tố nhất các yêu cầu hiện tại.Việc khảo sát chính thức phải tiến hành trước khi phát sinh đợt mua hàng tiếp theo của cùng mặt hàng. Để mua được hàng tốt nhất nên mỗi lần mua hàng nên lựa chọn ít nhất 2 NCƯ để làm cơ sở đánh giá xem xét và sp sánh. 3. Lập đơn hỏi hàng: Nội dung hỏi hàng được ghi chép vào mẫu đơn hỏi hàng và được gửi đến NCƯ bằng thư, qua fax, email,vv...Trong một số trường hợp, đơn hỏi hàng có thể thảo theo mẫu khác, hoặc liên hệ hỏi hàng qua điện thoại, hoặc gặp gỡ trao đổi trực tiếp với NCƯ. 4. Xem xét khả năng đáp ứng nhu cầu: CBMH sẽ giao dịch mua hàng và nhận chào hàng từ các NCƯ. CBMH có trách nhiệm kiểm tra sự phù hợp và khả năng cung ứng của từng NCƯ. Đối với các nội dung liên quan đến kỹ thuật, tính năng.. .CBMH phải phối hợp cùng cán bộ phòng kỹ thuật để tìm ra NCƯ phù hợp. Trường hợp các vật tư, thiết bị chưa tìm ra NCƯ có khả năng đáp ứng nhu cầu, CBMH phải ghi chép vào sổ theo dõi hàng đang tìm mua đồng thời CBMH phải báo lại cho người yêu cầu để tìm ra hướng giải quyêt và ghi chép kết quả thực hiện được. 5. Phê duyệt NCƯ để đặt hàng: Đối với nguyên liệu chính và máy móc thiết bị lớn việc phê quyệt NCƯ có khả năng đáp ứng yêu cầu hàng hoá phải báo cáo BGĐ để thông qua lựa chọn .Với những người mua vật tư nhỏ lẻ và giá trị thấp, CBMH có trách nhiệm tự thoả thuận để xác nhận đơn hàng. Đối với các vật tư mua có giá trị lớn quyết định mua hàng phải được sự phê duyệt của BGĐ. 11 6. Thoả thuận nội dung xác nhận đặt hàng và gửi thông báo cho người yêu cầu: CBMH lập đơn xác nhận đặt hàng gửi đến NCƯ được lựa chọn. Đối với những đơn hàng nguyên liệu chính, thiết bị vật tư trị giá lớn, CBMH sẽ tiến hành thương thảo nội dung hợp đồng với NCƯ và trình ký duyệt. Đối với các xác nhận đặt hàng mà hàng hoá không thể giao nhận ngay sau khi xác nhận, CBMH có trách nhiệm thông nội dung đặt hàng cho người yêu cầu và những người có liên quan qua fax, thư. 7. Tiến hành thủ tục mua hàng, nhận hàng, bàn giao dịch vụ: CBMH tổ chức và tiến hành theo dõi tiến độ giao hàng, thực hiện giao hàng theo hình thức phù hợp. 8. Tạm nhập, kiểm tra hàng nhập kho. Sau khi hoàn thành việc giao nhận hàng từ NCƯ, CBMH phải viêt lệnh nhập hàng theo số lượng thực tế hoặc trong lượng ước tính và gửi đến thủ kho liên quan.Thủ kho phải đối chiếu hàng thực nhậo với lệnh nhập hàng. Nếu kiểm tra thấy đúng và đủ thì thủ kho lập phiếu nhập kho và chuyển đến Phòng vật tư - xuất nhập khẩu nếu phát hiện thiệu hàng hoặc hàng không đúng so với lệnh nhập kho thì phải báo ngay cho CBMH để kiểm tra và tìm cách giải quyết kịp thời. Hàng hoá khi về sẽ được tạm nhập vào kho, sau đó tiến hành kiểm tra và nhập kho chính thức. Sau khi nhận được phiếu nhậpkho và đánh giá khả năng thực hiện đơn hàng của NCƯ đó trên Sổ theo dõi hàng nhập kho và đánh giá cung ứng. 9. Xử lý trường hợp phát sinh và thanh toán sau khi giao nhận hàng Trường hợp vì một lý do nào đó mà NCƯ đã được lựa chọn không đáp ứng được các yêu cầu của công ty như: kéo dài thời gian giao hàng, hoặc không giao hàng được...thì tuỳ từng trường hợp CBMH phải báo cáo trực tiếo với TP và giám đốc để tìm hướng giải quyết phù hợp, đảm báo cho quá trình sản xuất và thoả mãn yêu cầu của các bên liên quan. Trường hợp có thay đổi nội dung đã thoả thuận sau khi đã xác nhận đặt hàng hoặc ký kết hợp đồng, CBMH phải báo cáo ngay cho trưởng phòng hoặc BGĐ để tìm cách giải quyết phù hợp. Chú ý, sau khi có hướng giải quyết, CBMH có trách nhiệm báo lại các nội dung mới cho những người liên quan. 12 CBMH tiến hành thanh toán đổi với hàng mua là vật tư theo nội dung đã thoả thuận. 10. Lưu hồ sơ giao dịch. CBMH bàn giao bộ chứng từ gốc cho phòng kế toán sau khi hoàn tất nhập khẩu lô hàng và có lưu lại một bộ hồ sơ chứng từ nhập khẩu của từng lô hàng tại phòng vật tư - xuất nhập khẩu. 1.2.2.2. Quy trình tổ chức sản xuất. a. Lập kế hoạch sản xuất: Nhằm đảm bảo phục vụ tối đa yêu cầu bán hàng của công ty về số lượng và chủng loại hàng hoá cũng như thời gian giao hàng. Lập kế hoạch sản xuất cho các dây chuyền máy cắt, máy uốn, máy vét, máy mạ, máy ren và sơn đầu ống- áp dụng cho các bộ phận/ cá nhân có liên quan tại Công ty Ống thép Hoà Phát. 1. Lập lệnh sản xuất. Trưởng phó phòng kinh doanh chịu trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất theo các kỳ kế hoạch dựa trên các yếu tố sau: Báo cáo tồn nguyên vật liệu , bán thành phẩm, thành phẩm, Tình trạng khuôn mẫu, máy móc, thiết bị. Đơn đặt hàng, nhu cầu thường xuyên của khách hàng. Kết quả thực hiện KHSX của kỳ kế hoạch trước Dự đoán nhu cầu thị trường. Lượng tồn kho tối thiểu cần có Hoạch định chiến lược sản xuất của công ty, Sau khi xem xét các yếu tố nêu trên trưởng phòng kinh doanh, phó phòng kinh doanh lập kế hoạch sản xuất và chuyển cho ban giám đốc xem xét phê duyệt. KHSX kỳ sau có thể bao gồm một số loại hàng mà KHSX kỳ trước chưa thực hiện được .KHSX phải được chuyển xuống nhà máy trước ít nhất một ngày so với ngày đầu của kỳ kế hoạch. 2.Phê duyệt. Sau khi lập xong KHSX, trưởng phòng kinh doanh phó phòng kinh doanh có trách nhiệm trình cho Ban giám đốc xem xét phê duyệt. Nếu ban giám đốc không đồng ý với kế hoạch đã lập thì trưởng hay phó phòng kinh doanh phải lập lại. Nếu được phê 13 duyệt thì phong kinh doanh chuyển một bản xuống nhà máy, giám đốc nhà mày và nhân viên điều độ sản xuất tiếp nhận KHSX mới phải xem xét lại KHSX cũ, thực tế tình trạng máy móc thiết bị, lượng tồn kho nguyên vật liệu để ra các lệnh sản xuất. Sơ đồ 1-2 Quy trình sản xuất Lập kế hoạch sản xuất Phê duyệt Lệnh sản xuất Kế hoạch sản xuất bổ sung Tổ chức sản xuất Lệnh sản xuất Lưu hồ sơ b. Tổ chức sản xuất: Để sản xuất sản phẩm phải thực hiện qua các công đoạn như sau: 1. Nhận tôn cuộn Các cuộn tôn khi nhập vào kho phải được dán nhãn vào phía trong cuộn tôn đựoc thủ kho kiểm tra đối chiếu với lệnh nhập hàng. đối với tôn Trung quốc dải nhỏ phải có biển báo và dáu hiệu kiểm soát rõ ràng. 14 Theo lệnh sản xuất, quản dốc phân xưởng làm phiếu yêu cầu lĩnh vật tư, thủ kho tôn xuất tôn cho các trưởng máy cắt. Các cuộn tôn khi đưa vào cắt phải được`nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm và trưởng máy kiểm tra và ghi sổ. 2. Công đoạn máy cắt dọc tôn Máy cắt xẻ dọc tôn cuộn tạo bán thành phẩm cho các máy uốn .Chất lượng của các dải tôn được cắt ảnh hưởng tới chất lượng ống uốn. Trước khi bắt đầu công việc thợ vận hành máy kiểm tra toàn bộ các chức năng hoạt động của máy và vận hành cắt theo đúng bộ hướng dẫn vận hành máy cắt dọc. Chất lượng các dải tôn cắt ra được nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm kiểm tra và được dán phiếu kiểm tra vào phía trong và phía ngoài của dải tôn. 3. Công đoạn hàn nối dải ở máy nhả cuộn Trước khi làm việc, các thợ hàn dải thực hiện việc kiểm tra cũng như việc vận hành máy nhả liệu và máy hàn theo đúng hướng dẫn quy định. Các dải tôn đi vào lồng phóng liệu ở các máy uốn yêu cầu không bị vặn, ba- via quay lên trên, các mối hàn được mài nhẵn. 4. Máy uốn ống Trước khi vận hành máy uốn ống trưởng máy phải cùng phụ máy kiểm tra tình trạng của máy và các thiết bị phụ trợ theo đúng các hướng dẫn vận hành máy uốn. Các thông số máy trước khi sử dụng phải được các trưởng máy kiểm tra. Đối với ống nội thất, ống đen đặc chủng yêu cầu chất lượng cao và ống mạ kẽm, ống tròn khác, ống vuông ống chữ nhật: được nhân viên kiểm soát chất lượng kiểm tra chất lượng ống với tần suất 1lần/ 1 dải tôn và qua máy kiểm tra đường hàn Ống được sản xuất ra gồm các loại: Ống tròn: được kiểm tra và nhập kho Ống nội thất: đuợc vét đầu ống (nếu khách yêu cầu chuyển ra đóng bó theo quy định và được nhập kho). Ống tròn cho mạ kẽm: được chuyển qua máy vét đầu trở thành bán thành phẩm trước mạ 15 Ống tròn dùng cho xây dựng: được chuyển qua máy vét đầu ống và đóng thành bó theo quy định của từng loại ống trừ các ống khách hàng không yêu cầu vét đầu. Ống vuông và các ống hình chữ nhật: Không được vét đầu được kiểm tra và chuyển ra đóng bó thành bó theo quy định của từng loại ống. Các bó ống đạt chất lượng được gắn phiếu kiểm tra chữ màu đỏ Các bó ống loại II được đóng bó theo quy định và gắn phiếu kiểm tra chữ màu tím. 5. Máy vét đầu ống Máy vét đầu ống được dùng để vét đầu đối với các loại ống tròn. Trước khi vận hành máy vét đầu ống, Trưởng máy phải thực hiện theo hướng dẫn nhân viên kiểm soát chất lượng sản phẩm chịu trách nhiệm kiểm tra ống sau khi vét đầu.Việc kiểm tra được thực hiện sau mỗi lần thay dao, chỉnh dao. 6. Máy nắn thẳng: Tất cả các loại ống có đường kính 21,2 : 59,9 nếu xét thấy cần nắn sẽ có yêu cầu của Quản đốc (Trưởng ca) phòng quản lý chất lượng hoặc ban giám đốc cho nắn còn nếu không cho mạ thẳng. Thợ vận hành máy phải kiểm tra máy và vận hành theo hướng dẫn KCS chị trách nhiệm kiểm tra ống sau khi nắn. Việc kiểm tra được thực hiện sau mỗi lần chỉnh khuôn hoặc thay các loại ống. 7. Tẩy rửa Trước khi ống được đưa vào bể mạ kẽm phải qua các bước tẩy rửa. Các bể tẩy rửa được gia nhiệt bằng hơi nóng lò hơi trừ hai bểaxít. và hai bể tẩy rửa chảy chàn sau tẩy axit nhằm nâng cao khả năng tẩy rửa .Thợ vận hành cầu trục và phụ hoá chất phải tuân theo hướng dẫn qui trình công nghệ tẩy rửa HD.09.06.03. Phòng kỹ thuật khi nhâp hoá chất phải kiểm tra theo BM08.02và phải kiểm tra, phân tích thành phần các bể tẩy rửa ít nhất 2ngày/1lần theo BM05.12 nếu không đảm bảo nồng độ, phải đưa ra biện pháp xử lý .Việc kiểm tra nhiệt độ của cácbể tẩy rửa do thợ vận hành nồi hơi thực hiên 8lần /ca ghi vào BM.0512 8. Sấy khô Trước khi đưa ống vào bể mạ, ống phải đươc sấy khô nhằm làm khô nước bám bề mặt trong và ngoài ống đồng thời làm tăng nhiệt độ của bản thân ống tránh 16 ống vào bể mạ bị nóng đột ngột .Nhiệt độ của hầm sấy từ 120c -160c được kiểm tra bằng cân nhiệt bởi thợ vận hành máy với tuần suất 8lần/ca .Trong trường hợp nhiệt độ nằm ngoài khung quy định thợ vận hành phải ghi rõ biện pháp xử lý. 9. Mạ kẽm nhúng nóng. Bể mạ kẽm được cấp nhiệt bởi 2 đầu đốt và làm cân bằng nhiệt xung quanh bằng quạt tuần hoàn. Nhiệt độ của lò và bể phải được kiểm tra liên tục nhằm đảm bảo chất lượng mạ, tránh hư hỏng bể kẽm. Việc kiểm tra các thông số của bể kẽm, áp suất hơi thổi trong, áp suất khí nén thổi ngoài và nhiệt độ bể làm mát do vận hành máy kiểm tra 1giờ /1lần và phải theo dõi nhiệt độ bể kẽm báo trên máy và kiểm chứng bằng can nhiệt cầm tay với tần suất đo 1giờ /1lần. Nhiệt độ bể kẽm cho phép mạ từ 442 độ - 449 độ, nếu nhiệt độ nằm ngoài khoảng quy định phải dừng máy để xử lý. Chú ý đặt tốc độ nhúng ống đúng quy định theo hướng dẫn tại "HDVH dây chuyền mạ kẽm" để tránh quá tải về nhiệt của bể va ghi đầy đủ các thông số. Việc vận hành máy mạ phải tuân theo hướng dẫn vận hành dây chuyền mạ. Ống sau khi mạ được đóng thành bó theo hướng dẫn được KSC kiểm tra gắn nãn dán chữ màu đen. Chất lượng ống mạ được KCS kiểm tra với thần suất 30 phut/ lần, mỗi lần 03 cây kiểm tra 03 điểm: đầu giữa và cuối cây ống/cây, kiểm tra độ bóng bề mặt ống , độ bám. 17 1.2.2.3 Quy trình bán hàng : 1. Sơ đồ: Sơ đồ 1-3 Quy trình bán hàng Trách nhiệm Sơ đồ Y/c khách hàng hµng Tiếp nhận thông tin / yêu cầu y/c NVPKD NVPKD Xem xét khả năng Huỷ bỏ Các bộ phận liên quan NVPKD BGĐ NVPKD NVPKD NVPKD Báo giá, đàm phán Soạn thảo và ký kết hợp đồng hîp ®ång Thực hiện Lưu hồ sơ 2. Tiếp nhận thông tin / yêu cầu: NVKD có trách nhiệm tiếp nhận thông tin/ yêu cầu của khách hàng như đơn đặt hàng, yêu cầu báo giá thông qua điện thoại, fax, email, trao đổi trực tiếp. 3. Xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu: NVPKD có trách nhiệm nghiên cứu, tìm hiểu rõ yêu cầu của khách hàng về chủng loại ống, thời gian giao hàng, phương thức vận chuyển, phương thức thanh 18 toán. Sau đó so sánh yêu cầu về số lượng hàng với lượng hàng tồn kho thực tế để lên kế hoạch sản xuất trong kỳ và trả lời với khách hàng. 4. Báo giá và đàm phán: Bảng báo giá được thực hiện trong các trường hợp sau: Khi có sự thay đổi giá bán (Đối với khách hàng thường xuyên ). Đối với các chủng loại sản phẩm mới. Đối với khách hàng không thường xuyên hoặc khách hàng mới. Nếu khách hàng không chấp nhận giá bán, NVPKD có thể đàm phán, linh hoạt điều chỉnh gía bán trong phạm vi có thể cho phép thực hiện chính sách mở rộng thị trường, thị phần cũng như quan hệ đối tác của Công ty. 5. Soạn thảo và ký hợp đồng: Trong trường hợp khách hàng yêu cầu lập hợp đồng, Trưởng/ phó PKD tiến hành lập hợp đồng và trình BGĐ xem xét. Hợp đồng phải thể hiện đầy đủ các yêu cầu, điều khoản đối với các sản phẩm. Những thay đổi, bổ sung trong hợp đồng phải được thể hiện bằng văn bản có sự thống nhất của cả hai bên. Sau khi hợp đồng và những sửa đổi bổ sung được ký kết hoàn thiện, NVPKD có trách nhiệm chuyển một bản chính cho phòng kế toán. 6. Thực hiện hợp đồng và theo dõi việc xuất hàng: Căn cứ vào hợp đồng đã được ký kết cùng lượng tồn kho thực tế của thành phẩm và các nguyên liệu đầu vào khác, PKD lập KHSX theo quy định và gửi xuống Nhà máy để thực hiện. Sau khi có đủ lượng hàng theo yêu cầu, NVPKD làm lệnh xuất hàng và fax xuống cho các thủ kho có liên quan để xuất hàng cho khách và cùng các bộ phận liên quan (kho, bảo vệ) theo dõi việc xuất hàng. Thủ kho có trách nhiệm thông báo diễn biến cũng như những phát sinh trong quá trình xuất hàng để phòng kinh doanh kịp thời điều chỉnh và đưa ra các giải pháp phù hợp. 7. Lưu hồ sơ: Toàn bộ các thủ tục liên quan đến quá trình xem xét và tiềp nhận yêu cầu của khách hàng phải được lưu theo quy định để tiện cho việc truy tìm. 19 1.3.Tổ chức bộ máy quản lý và các chính sách quản lý tài chính kinh tế đang được áp dụng tại công ty TNHH ống thép Hoà Phát. 1.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, hoạt động sản xuất dưới sự điều hành, giám sát và chịu trách nhiệm của giám đốc công ty quản lý hoạt động của toàn bộ công ty và sự điều hành của giám đốc nhà máy, các quản đốc, phó quản đốc tại từng phân xưởng sản xuất. Các phân xưởng sản xuất chia thành các tổ chức sản xuất theo đặc thù công việc do một tổ trưởng đứng ra chịu trách nhiệm về kế hoạch sản xuất. 20