Tài liệu Báo cáo tốt nghiệp hoàn chỉnh sủ

Quản trị văn phòng GVHD: Huỳnh Nữ My Sa LỜI CẢM ƠN Trước tiên cho phép tôi xin gửi lời cảm ơn đến cô Huỳnh Nữ My Sa – Trưởng khoa – Trường Cao đẳng Quảng Ngãi, đã giúp đỡ tôi rất nhiệt tình trong suốt thời gian tôi về thực tế tại văn phòng, và bài báo cáo này sẽ không hoàn thành tốt nếu không có sự giúp đỡ của cô My Sa đã tận tụy truyền dạy những kiến thức cho tôi trong thời gian qua để tôi có thể hoàn thành được quá trình thực tế này. Cảm ơn chị Sang và anh Bảo đã cùng tôi làm việc và hướng dẫn tôi về các nghiệp vụ chuyên môn. Với thời gian thực tế là 06 tuần ( bắt đầu từ ngày 16/10/2017 đến ngày 25/11/2017). Thời gian thực tế tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn và cán bộ hướng dẫn đã tạo cơ hội cho tôi áp dụng lý thuyết được trang bị vào công tác tại cơ quan. Tôi bước đầu đã thực hành các công tác văn phòng và những công việc đơn giản như soạn thảo văn bản, in ấn, sao chép, sắp xếp tài liệu,… Qua đó tôi đã tự rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn tầm quan trọng của công tác văn phòng. Quá trình tư học hỏi của bản thân và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ hướng dẫn, các nghiệp vụ văn phòng, tác phong làm việc và kỹ năng giao tiếp nơi công sở của cá nhân tôi đã cải thiện rất nhiều. Đó là kết quả lớn nhất mà tôi đã đạt được. Tôi viết bảng Báo cáo này với mục đích gửi tới nhà trường, Khoa Kinh tế - Du lịch để nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo phụ trách bộ môn chuyên ngành giúp tôi hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình để tôi có cơ sở, nền tảng bước vào kỳ thi tốt nghiệp. Trân trọng cảm ơn! Hòa Xuân Tây, ngày 24 tháng 11 năm 2017 Sinh Viên Nguyễn Thị Nữ SVTH: Nguyễn Thị Nữ 1 Lớp : TC HCVT Quản trị văn phòng GVHD: Huỳnh Nữ My Sa DANH MỤC HÌNH VÀ BẢNG BIỂU Hình 1.1. Sơ đồ cơ sở hạ tầng 1..........................................................................11 Hình. 1.2. Sơ đồ thiết bị làm vịêc 1.....................................................................12 Hình 1.3. Sơ đồ tủ dựng văn bản 1.....................................................................14 Hình 1.4. Nhân viên văn thư đang làm việ 1.......................................................14 Hình 1.5. Tủ đựng hồ sơ 1...................................................................................15 Hình 1.6. Sơ đồ tổ chức nhân sự 1.......................................................................15 SVTH: Nguyễn Thị Nữ 2 Lớp : TC HCVT Quản trị văn phòng GVHD: Huỳnh Nữ My Sa NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Họ tên sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Nữ Lớp: TC HCVT Đơn vị thực tập: UBND xã Hòa Xuân Tây. Sau thời gian sinh viên từ ngày 16/10/2017 đến ngày 24/11/2017 thực tập tại đơn vị chúng tôi có những nhận xét như sau: 1. Về ý thức chấp hành nội quy, quy định của cơ quan …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… 2. Về đạo đức tác phong …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… 3.Về năng lực chuyên môn …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… Hòa Xuân Tây, ngày 24 tháng 11 năm 2017 Xác nhận của cơ quan thực tập Cán bộ hướng dẫn (Ký & ghi rõ họ tên) SVTH: Nguyễn Thị Nữ 3 Lớp : TC HCVT Quản trị văn phòng GVHD: Huỳnh Nữ My Sa NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ……………………….. Ngày …..tháng…..năm 2017 Giáo viên phản biện (Ký và ghi rõ họ tên) SVTH: Nguyễn Thị Nữ 4 Lớp : TC HCVT Quản trị văn phòng GVHD: Huỳnh Nữ My Sa LỜI NÓI ĐẦU Việt Nam trên con đường hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hội thuận lợi cũng như thách thức đòi hỏi chúng ta không ngường đổi mới trên mọi lĩnh vực nhằm nâng cao ưu thế khả năng cạnh tranh của mình. Để tận dụng một cách triệt để những cơ hội trong công tác điều hành và quản lý xã hội về các lĩnh vực cũng đòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả bộ máy lãnh đạo môi trường cạnh tranh năng động và cải cách hiệu quả, xã hội thì ngày càng phát triển kéo theo đó là sự phát triển đa dạng của các ngành nghề, con người buộc phải có vốn kiến thức, năng lực và nghiệp vụ chuyên môn thì mới đáp ứng được đòi hỏi của xã hội. Chính từ những yêu cầu cấp bách của xã hội, thích ứng với môi trường công nghệ của thời đại thông tin khiến Văn phòng trở thành một bộ phận quan trọng không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức. Do vậy, Văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới Văn phòng. Để làm được điều này bên cạnh sự nỗ lực của mỗi cơ quan cần phải có sự quan tâm đầu tư hơn nữa của Đảng và Nhà nước giúp cho Văn phòng có thể phát huy hết tiềm năng thế mạnh của mình. Với chức năng quyền hạn của mình Trường Cao đẳng Quảng Ngãi là ngôi trường đào tạo công tác hành chính với các ngành học phong phú như: văn thư lưu trữ, tin học, thông tin thư viện, quản trị nhân lực… đặc biệt là chuyên ngành Hành chính văn phòng là ngành rất cần thiết của xã hội hiện đại - phục vụ nguồn nhân lực trong quá trình hội nhập của đất nước. Sau khi tuyển sinh, đào tạo nghiệp vụ Hành chính Văn phòng nhằm đáp ứng nguồn nhân lực có trình độ cao về nghiệp vụ Văn phòng nên khi hoàn thành xong chương trình đào tạo trên ghế nhà trường lớp Hành chính Văn Thư K2 được Nhà trường tạo điều kiện để học sinh mang kiến thức đã học áp dụng vào thực tế. Bên cạnh đó, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm đến sự phát triển toàn diện của ngành Giáo dục. Đó là mô hình đào tạo không những trang bị cho sinh viên về mặt lý thuyết mà còn giúp sinh viên có thời gian thực hành tại cơ quan, đơn vị. Mục đích của đợt thực tập chủ yếu là làm sáng tỏ lý thuyết đã học, bước đầu giúp mỗi học viên quen với công việc, trực tiếp vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn, có kinh nghiệm vững vàng khi ra công tác. Qua đó cũng là dịp để học sinh tập dượt, rèn luyện đạo đức tác phong nghề nghiệp của một cán bộ văn phòng trong tương lai. Qua đợt thực tập tốt nghiệp này là cơ hội tốt cho sinh viên vận dung các kỹ năng thực hành cơ bản vào nghiệp vụ chuyên môn của mình, học hỏi được nhiều khinh nghiệm thực tế nâng cao năng lực của bản thân. Thực tập tốt nghiệp là một môn học thực tiễn bất cứ ngành học nào cũng phải có. Nó đòi hỏi học sinh, sinh viên phải vận dung tư duy, những kiến thức đã học trên ghế nhà trường vào trong thực tế công việc. Giúp học sinh, sinh viên làm quen với công việc thực tế trước khi tiếp xúc với công việc tại cơ quan. Qua SVTH: Nguyễn Thị Nữ 5 Lớp : TC HCVT Quản trị văn phòng GVHD: Huỳnh Nữ My Sa đợt thực tập tốt nghiệp, học sinh, sinh viên có thể kiểm chứng lại những gì đã học ở trường và biết cách áp dụng những kiến thức đó vào công việc thực tế một cách nhuần nhuyễn, tích luỹ những kinh nghiệm để phục vụ cho công việc về sau và pháp huy tính linh hoạt, sáng tạo, sự nhạy bén đối với những tình huống có thể xảy ra. Đồng thời, qua quá trình thực tập tốt nghiệp nhà trường có thể đánh giá được năng lực thực sự của học sinh trong quá trình học tập và giải quyết công việc thực tế. Đối với bản thân em thì thực tập tốt nghiệp đã giúp em vững vàng hơn cả trong trình độ chuyên môn, kiến thức công việc cũng như kỹ năng giao tiếp với cán bộ cơ quan, giao tiếp xã hội. Thực tập tốt nghiệp giúp em lĩnh hội được nhiều kiến thức mới cũng như tư duy mới, mở rộng và phát huy những gì mà mình đã được học ở nhà trường qua thầy cô, bạn bè; học hỏi được nhiều kinh nghiệm qua những người đi trước, rèn luyện được đức tính cần thiết cho một cán bộ văn phòng trong tương lai. Qua quá trình thực tập em cũng rút ra được cho mình những điểm mạnh cũng như những điểm yếu của bản thân, từ đó rút ra được cho mình phương hướng phấn đấu để hoàn thành tốt công việc của mình trong tương lai. Dưới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình thực tập của em tại Văn phòng UBND xã Hòa Xuân Tây. Ghi lại và đánh giá một cách khách quan những gì mà em đã làm được cũng như chưa làm được. Qua đây cho em được gửi lời cám ơn, lời chúc sức khoẻ đến các cán bộ Văn phòng UBND xã Hòa Xuân Tây, các thầy cô trong Khoa Quản Trị Văn Phòng và Nhà trường đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành nhiệm vụ trong đợt thực tập tốt nghiệp.Em kính mong các thầy cô giáo và các bạn có ý kiến đóng góp để bản báo cáo thực tập tốt nghiệp của em được hoàn thiện và đầy đủ hơn. Em xin trân thành cảm ơn! Hòa Xuân Tây, ngày 20 tháng 11 năm 2017. SINH VIÊN Nguyễn Thị Nữ SVTH: Nguyễn Thị Nữ 6 Lớp : TC HCVT Quản trị văn phòng GVHD: Huỳnh Nữ My Sa PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CHƯƠNG 1. TÌNH HÌNH KINH TẾ, VĂN HÓA, XÃ HỘI Ở ĐỊA PHƯƠNG NƠI CƠ QUAN THỰC TẬP UBND xã Hòa Xuân Tây tọa lạc tại Thôn Bàn Nham Bắc, xã Hòa Xuân Tây, huyện Đông Hòa, tỉnh Phú Yên. Xã Hòa Xuân Tây nằm phía Nam của tỉnh Phú Yên, có tọa độ 12°56’ đến 12°37’ vĩ độ bắc và 109°21’ kinh độ Đông; phía Bắc giáp với Thị Trấn Hòa Vinh, phía Tây giáp với xã Hòa Tân Đông, phía Nam giáp xã Hòa Xuân Nam, phía Đông giáp với biển Đông. Khí hậu xã Hòa Xuân Tây thuộc vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, và được chia làm hai mùa rõ rệt. Mùa khô từ tháng 1 đến tháng 8, chịu ảnh hưởng của gió tây và tây nam. Mùa mưa từ tháng 9 đến tháng 12, chịu ảnh hưởng của gió mùa Đông – Bắc. Hằng năm, mưa nhiều vào tháng 10 và tháng 11, chiếm 60% lượng mưa hàng năm. Tổng số ngày mưa trong năm là 130 ngày, độ ấm trung bình là 81%. Số trời nắng trung bình trong năm là 2500 giờ, và trong ngày là 6-8 giờ. Nhiệt độ trung bình cao nhất là 29°C, thấp nhất là 20°C, và trung bình là 25°C. I. Tình hình kinh tế - xã hội 1. Những thuận lợi và khó khăn a. Thuận lợi Là một trong những vùng kinh tế mới nên Đảng và Nhà nước đã hết sức quan tâm đến đời sống của người dân, nhờ vị trí địa lý vô cùng thuận lợi nên đã góp phần tạo sự phát triển cho xã Hòa Xuân Tây, vì đây là một trong những thị xã nằm ven núi và sông nên ngành nông nghiệp và đánh bắt và nuôi trồng thủy sản được xem là ngành kinh tế chủ lực trong chiến lược kinh tế của xã nói riêng, và toàn tỉnh Phú Yên nói chung, tiếp đến là các ngành tiểu thủ công nghiệp và nông lâm nghiệp. Nhờ vậy cho nên trong những năm gần đây đời sống của người dân nơi đây ngày càng được nâng cao. b. Khó khăn Tuy nhiên, hiện nay ngành chăn nuôi và làm nông còn phổ biến tương đối nhiều ở một số địa phương, cộng với thị trường kinh tế trong thời gian gần đây có nhiều sự biến đổi nên cũng đã ảnh hưởng rất nhiều đến đời sống của nhân dân, thu nhập của người dân con thấp mà giá cả lại ngày càng tăng cao nên đời sống nhân dân cũng gặp không ít khó khăn. SVTH: Nguyễn Thị Nữ 7 Lớp : TC HCVT Quản trị văn phòng GVHD: Huỳnh Nữ My Sa 2. Tình hình kinh tế - xã hội 2.1. Về kinh tế. Những năm gần đây, được sự quan tâm của Nhà nước và Đảng nên nền kinh tế của xã Hoà Xuân Tây cũng được phát triển phần nào. Tốc độ GDP khá cao, nên đời sống nhân dân được cải thiện. Với vị trí địa lý và điều kiện tư nhiên ưu đãi, hệ thống giao thông vận tải thuận lợi, tài nguyên phong phú. Các hoạt động sản xuất nông lâm nghiệp, tiểu thủ công nghiệp- xây dựng và thương mại - dịch vụ năm 2017 trên địa bàn xã đã tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật, có những đóng góp nhất định vào việc phát triển kinh tế - xã hội của xã; giải quyết việc làm cho nhân dân trong và ngoài xã, kinh tế - xã hội ở địa phương ngày càng phát triển, điều đó được thể hiện với kết quả cụ thể như sau: - Giá trị sản xuất Tiểu thủ công nghiệp - xây dựng ước đạt: 70,5 tỷ đồng đạt 58,27% so với kế hoạch năm (so với cùng kỳ tăng 2,92%). - Giá trị Thương mại - Dịch vụ ước đạt là: 31,5 tỷ đồng, đạt 70% so với kế hoạch năm (tăng 6,78% so với cùng kỳ). - Giá trị sản suất nông, lâm nghiệp ước đạt: 45 tỉ đồng, đạt 66,40% so với kế hoạch năm (giảm 1,1% so với cùng kỳ). * Tổng sản lượng lương thực năm 2017 đạt 9.435,4832 tấn, đạt 96,81 % so với kế hoạch năm, giảm 8% so với cùng kỳ. 2.2. Văn hóa – Xã hội. 2.2.1 Công tác văn hóa thông tin, đài truyền thanh: Tuyên truyền các chủ trương chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, tuyên truyền hưởng ứng cuộc vận động “Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh”. Thực hiện tốt việc trang trí trực quan tại UBND xã và tiếp âm chương trình đài Trung ương, Tỉnh, Huyện nhân dịp Tết Nguyên đán; chào mừng các ngày lễ lớn như: ngày giỗ tổ Hùng Vương (10/3), ngày giải phóng miền Nam thống nhất đất nước (30/4), ngày Quốc tế lao động (01/5). Tham gia các hoạt động phong trào TDTT do UBND huyện Đông Hòa tổ chức như Hội thi Sông nước Đà Nông lần thứ X; giải bóng chuyền nam; giải cờ tướng; giải bóng bàn mừng đảng, mừng xuân. 2.2.2. Công tác giáo dục: Các trường tổ chức thực hiện tốt các cuộc vận động và phong trào thi đua trong toàn ngành giáo dục như: Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh; phong trào xây dựng trường học thân thiện, học sinh tích cực; triển khai các chương trình nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện; sĩ số học sinh ở các cấp trong năm học qua có biến động, tuy nhiên không đáng kể; toàn xã tiếp tục giữ vững phổ cập giáo dục trẻ Mầm Non 5 tuổi, duy trì đạt chuẩn phổ cập giáo dục Tiểu học đúng độ tuổi mức độ 1 và phổ cập giáo dục THCS. Tỷ lệ học sinh có học lực khá giỏi ở các cấp học tiếp tục tăng và tỷ lệ học sinh yếu, kém giảm dần. SVTH: Nguyễn Thị Nữ 8 Lớp : TC HCVT Quản trị văn phòng GVHD: Huỳnh Nữ My Sa 2.2.3. Công tác Y tế; Dân số- Gia đình và Trẻ em: Công tác chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho nhân dân được quan tâm chú trọng; triển khai tốt các hoạt động, kế hoạch của ngành như: chương trình chăm sóc sức khỏe sinh sản, phòng chống suy dinh dưỡng trẻ em, phòng chống sốt rét, tiêm chủng mở rộng, phòng chống HIV/AIDS, phòng chống dịch, tiêu chảy cấp, bệnh tay- chân- miệng...; Công tác truyền thông giáo dục sức khỏe về vệ sinh an toàn thực phẩm luôn được chú trọng, đặc biệt là trong các dịp lễ, tết. Công tác bảo vệ chăm sóc trẻ em được quan tâm đầu tư chú trọng đã góp phần cho sự thành công chung của công tác an sinh xã hội trên địa bàn xã. 2.2.4. Công tác chính sách- xã hội. UBND xã tiếp tục thực hiện đảm bảo các chế độ, chính sách như xây dựng quỹ “Đền ơn đáp nghĩa”, chăm sóc thương - bệnh binh, gia đình liệt sĩ, người có công với cách mạng; nhận và cấp tiền quà Tết Nguyên đán của các cấp cho các đối tượng chính sách. Thực hiện tổng điều tra đối tượng bảo trợ xã hội; thực hiện công tác triển khai cai nghiện ma túy tại gia đình, tại cộng đồng với tổng số đối tượng nghiện ma túy trên địa bàn xã. SVTH: Nguyễn Thị Nữ 9 Lớp : TC HCVT Quản trị văn phòng GVHD: Huỳnh Nữ My Sa CHƯƠNG 2. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 1. Tên đơn vị, lịch sử hình thành và phát triển Cơ quan thực tập: ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ HÒA XUÂN TÂY Tên công ty viết tắt: UBND xã Hòa Xuân Tây Địa chỉ: Thôn Bàn Nham Bắc, xã Hòa Xuân Tây, huyện Đông Hòa, tỉnh Phú Yên, Việt Nam. Điện thoại: 02573519990 Mail: [email protected] Fax: 02573519990 Webside: Xã Hòa Xuân Tây được tách ra từ xã Hòa Xuân (cũ) theo Nghị định 96/CP của Thủ tướng Chính phủ (ngày 27/8/1994). Xã bắt đầu vào hoạt động từ ngày 01/9/1994. Xã Hòa Xuân Tây có 06 thôn (thôn Nam Bình 1, thôn Nam Bình 2, thôn Thạch Chẩm, thôn Bàn Nham Bắc, thôn Phước Lương, thôn Bàn Nham Nam). Có hai hợp tác xã: HTX NN DV-TH và 01 HTX khai thác đá chẻ. Hệ thống chính trị của xã luôn được xây dựng và củng cố, phát triển ổn định. Đảng, chính quyền, Mặt trận và các đoàn thể luôn có sự đoàn kết thống nhất cao; cán bộ, đảng viên và các tầng lớp nhân dân trong xã luôn tích cực tham gia xây dựng và phát triển trên các lĩnh vực kinh tế - chính trị, văn hóa – xã hô ̣i, an ninh – quốc phòng từng bước ổn định và phát triển. Tổng diện tích tự nhiên: 4.532 hecta (50,09km2). Trong đó, đất nông nghiệp hơn 1.110 hecta, đất chuyên dùng: 206,67 hecta; đất lâm nghiệp: 1.183 ha; đất ở: 38,11 hecta; đất chưa sử dụng: 1193, 48 hecta. Dân số là 15.527 khẩu; 4.484 hộ. Số lao động chính của xã là 9.215 người (trong đó: lao động nông nghiệp 7.788 người; các ngành nghề khác: 1.427 người). 2. Điều kiện cơ sở hạ tầng Cơ sở vật chất, kết cấu hạ tầng còn kém, nguồn thu ngân sách còn nhiều khó khăn. 90% dân số chuyên về nông nghiệp, diện tích đất nông nghiệp bấp bênh; nằm ở vùng trũng thấp, ven sông Bàn Thạch. Thời tiết diễn biến phức tạp, bão lụt liên tiếp xảy ra gây ảnh hưởng đến sản xuất nông nghiệp. Một bộ phận nhân dân còn nghèo, tình trạng thiếu việc làm đang diễn ra phức tạp. Tốc độ tăng trưởng kinh tế chậm. SVTH: Nguyễn Thị Nữ 10 Lớp : TC HCVT Quản trị văn phòng 25 GVHD: Huỳnh Nữ My Sa 24 17 14 18 23 16 13 15 12 4 11 10 6 5 453 2 1 Hình 1.1. Sơ đồ cơ sở hạ tầng 1 Chú thích: 1. P. xã đội 10. P. văn phòng Đảng ủy 2. P. Văn thư 11. P. Kế toán trưởng 3. Sảnh 12. P. HĐND 4. P. Thủ quỹ 13. P. TT HĐND 5. P. Phó chủ tịch 14. P.CT HLH Phụ nữ 15. P. CT HỘI CCB 6. P. chủ tịch UBND 7. P. Địa chính 16. P. xã Đoàn SVTH: Nguyễn Thị Nữ 11 Lớp : TC HCVT Quản trị văn phòng GVHD: Huỳnh Nữ My Sa 8. P. phó Bí thư 9. P. Bí thư 17. P. Họp giao ban 18. Hội trường 3. Cách bố trí văn phòng, cơ sở vật chất 1 Cửa 7 Vào 2 6 3 5 4 Hình. 1.2. Sơ đồ thiết bị làm vịêc 1 Chú thích: 1. Máy photocopy 2. Bàn làm việc (điện thoại, máy tính, máy in) 3. Ghế ngồi 4. Tủ đựng tài liệu 5. Tủ đựng tài liệu 6. Bàn làm việc ( máy fax) 7. Máy photocopy Phòng Văn thư ủy ban ở vị trí rất thuận tiện cho việc giao dịch cũng như giải quyết tốt các nhiệm vụ khác. Văn phòng được bố trí ở tầng 1 gần cửa ra vào, rất tiện cho việc giải quyết công việc hàng ngày. 4. Chức năng và nhiệm vụ của cơ quan Từ khi thành lập cho đến nay, các cán bộ của Uỷ ban đã không ngừng nổ lực, phấn đấu trong công việc để nhanh chóng hoàn thành các công tác, nhiệm SVTH: Nguyễn Thị Nữ 12 Lớp : TC HCVT Quản trị văn phòng GVHD: Huỳnh Nữ My Sa vụ được giao. Ngoài ra, các phòng ban đã phát động nhiều phong trào thi đua và giành được nhiều bằng khen và cờ lưu niệm. UBND xã Hòa Xuân Tây gồm một Chủ tịch, hai phó Chủ tịch, và 07 phòng ban chuyên trách là:  Văn phòng – Thống kê;  Phòng Tư pháp – Hộ tịch;  Phòng Địa chính – Xây dựng;  Phòng Tài chính – Kế toán;  Phòng Văn hóa – Xã hội;  Phòng Thương binh – Xã hội;  Phòng Xã đội trưởng. Ngoài ra, còn có một số phòng ban, cán bộ không chuyên trách. Và từ khi thành lập đến nay xã Hòa Xuân Tây đã đi vào hoạt động và đạt được nhiều thành tích trong công việc. 4.1. Vị trí, chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của UBND xã Hòa Xuân Tây 4.1.1. Vị trí, chức năng. + Uỷ ban nhân dân xã Hòa Xuân Tây cơ quan tương đương trực thuộc huyện Đông Hòa, có chức năng tham mưu, về công tác văn phòng; + Giúp UBND xã Hòa Xuân Tây hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra và tổ chức thực hiện những chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước về cơ cấu tổ chức, quản lý trên địa bàn; + Duy trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn phòng theo đúng quy định của pháp luật; + Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ công tác văn phòng; + Làm đầu mối liên giữa chính quyền địa phương với các tổ chức, cơ quan trên địa bàn. Uỷ ban nhân dân xã Hòa Xuân Tây có tư cách pháp nhân, có trụ sở, có tài khoản và có con dấu riêng, kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước cấp theo quy định của pháp luật. 4.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Hòa Xuân Tây. - Căn cứ Luật tổ chức HĐND – UBND ngày 26/11/2003; - Căn cứ Luật cán bộ công chức năm 2008; - Căn cứ Nghị định số: 92/2009/NĐ-CP của Chính phủ; - Căn cứ Quyết định số 04/ 2004/ QĐ-BNV ngày 16/01/2004 về việc ban hành quy định tiêu chuẩn cụ thể đối với Cán bộ công chức(CBCC) xã, phường, thị trấn; - Căn cứ Quyết định số: 1111/2010/QĐ ngày 10/082010 của UBND tỉnh Phú Yên về việc giao số lượng cán bộ công chức xã, phường, thị trấn; SVTH: Nguyễn Thị Nữ 13 Lớp : TC HCVT Quản trị văn phòng GVHD: Huỳnh Nữ My Sa - Căn cứ cuộc họp thống nhất của UBND xã Hòa Xuân Tây lần thứ nhất ngày 02/02/2012. - Căn cứ nghị định quyết của Đảng Uỷ, Nghị quyết của HĐND về phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng thực hiện nhiêm vụ năm 2012. UBND xã Hòa Xuân Tây phân công trách nhiệm của từng cán bộ, công chức, cán bộ không chuyên trách và công tác phối hợp Mặt trận và các đoàn thể phường cụ thể như sau: UBND xã Hòa Xuân Tây giúp UBND xã Hòa Xuân Tây thực hiện các nhiệm vụ sau: - Xây dựng trình cấp có thẩm quyền các dự thảo văn bản Quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực hành chính của UBND; - Giải quyết theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền giải quyết những vấn đề cụ thể về hành chính theo đúng quy định của pháp luật; - Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về lĩnh vực Hành chính theo đúng quy định của pháp luật; - Thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác Văn phòng hành chính cho cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của UBND. 5. Điều kiện cơ sở vật chất Nhìn chung, điều kiện cơ sở vật chất của UBND xã cụ thể là Văn phòng – Thống kê tương đối đầy đủ, phòng làm việc của các cán bộ đều được trang bị đầy đủ, gồm có 5 máy tính bàn, 1 máy fax, 1 máy photo, 3 máy in, 7 điện thoại bàn, 3 tủ đựng hồ sơ vì vậy mà đã đáp ứng được nhu cầu làm việc dẫn đến hiệu quả làm việc cao. - Ví dụ một số hình ảnh minh họa sau: SVTH: Nguyễn Thị Nữ 14 Lớp : TC HCVT Quản trị văn phòng SVTH: Nguyễn Thị Nữ GVHD: Huỳnh Nữ My Sa 15 Lớp : TC HCVT Quản trị văn phòng GVHD: Huỳnh Nữ My Sa Hình 1.3. Sơ đồ tủ dựng văn bản 1 Hình 1.4. Nhân viên văn thư đang làm việ 1 Hình 1.5. Tủ đựng hồ sơ 1 6. Cơ cấu tổ chức, nhân sự a. Chế độ làm việc Văn phòng HĐND – UBND xã hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ và làm việc theo chế độ thủ trưởng chịu sự điều hành của Chủ tịch và Phó chủ tịch phối hợp lãnh đạo. Hàng tuần, Chủ tịch UBND xã hợp giao ban để đánh giá kết quả hoạt động của các phòng ban và đưa ra mục tiêu kế tiếp. Và hàng tháng Chủ tịch và Phó chủ tịch và các Trưởng khu phố và các đoàn thể trong cơ quan hợp để kiểm tra tình hình hoạt động chung của cả phường. Trong cơ quan các phòng ban giữ mối quan hệ với nhau trong xử lý công việc chung, dưới sự lãnh đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch và thủ trưởng của mỗi phòng ban phụ trách giám sát công việc. SVTH: Nguyễn Thị Nữ 16 Lớp : TC HCVT Quản trị văn phòng GVHD: Huỳnh Nữ My Sa Hình 1.6. Sơ đồ tổ chức nhân sự 1 SVTH: Nguyễn Thị Nữ 17 Lớp : TC HCVT Quản trị văn phòng GVHD: Huỳnh Nữ My Sa b. Nhân sự. Cơ cấu nhân sự hoạt động trong UBND xã Hòa Xuân Tây gồm:  16 cán bộ chuyên trách.  22 cán bộ công chức chuyên môn, nghiệp vụ.  8 cán bộ không chuyên trách. Trong đó trình độ chuyên môn nghiệp vụ như sau:  Cán bộ chuyên trách: 5 trình độ Đại học. 6 cán bộ có trình độ Cao đẳng. 3 người có trình độ Trung cấp. 2 cán bộ có Giấy chứng nhận.  Cán bộ công chức: 3 cán bộ có trình độ Đại học. 2 cán bộ có trình độ Cao đẳng. 1 cán bộ có trình độ Trung cấp. c. Nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, công chức.  Đồng chí Đặng Ngọc Anh: Chủ tịch UBND xã Hòa Xuân Tây Phụ trách chung, chịu trách nhiệm công tác quy hoạch và công tác xây dựng cơ sở trên địa bàn xã.  Đồng chí Phạm Công Lộc: Phó Chủ tịch UBND xã Phụ trách khối kinh tế, tài chính, xây dựng, giao thông, thủy lợi, nhà ở, tài nguyên môi trường. Ngoài ra, được thay mặt Chủ tịch UBND xã quyết định những công việc khi Chủ tịch vắng mặt và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.  Đồng chí Lê Thị Hơn: Phó Chủ tịch UBND xã Phụ trách khối văn hóa – xã hội và các lĩnh vực xã hội khác. Ngoài ra được thay mặt Chủ tịch UBND xã giải quyết các công việc khi Chủ tịch vắng mặt, phụ trách công tác tôn giáo trên địa bàn phường và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.  Đồng chí Phạm Thị Lệ Viên: Cán bộ Văn phòng – Thống kê Mở sổ chấm công và theo dõi sự hoạt động của cán bộ, công chức tại UBND xã, tổ chức đón tiếp khách tại đơn vị, quản lý tốt sổ sách – giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, phân phối văn phòng phẩm cho các cơ ban ngành đoàn thể quy định, quản lý tốt khuôn dấu của UBND và kể hệ thống chính trị, thực hiện công tác thi đua khen thưởng tại đơn vị.  Đồng chí Phạm Thị Ngọc Diễm: Công chức Văn phòng – Thống kê Xây dựng chương trình làm việc đồng thời tổng kết công tác tuần, tháng, quý, năm; cùng cán bộ tư pháp tham mưu cho UBND dự thảo những văn bản quy phạm pháp luật như: nội quy, quy chế, quyết định, chỉ thị… SVTH: Nguyễn Thị Nữ 18 Lớp : TC HCVT Quản trị văn phòng GVHD: Huỳnh Nữ My Sa Tổ chức, theo dõi và triển khai có hiệu quả các đề án phát triển kinh tế trên địa bàn, áp dụng các tiến bộ khoa hoc – kĩ thuật vào chỉ đạo sản xuất,đặc biệt là công tác chuyển đổi cơ cấu kinh tế cây trồng – vật nuôi trên địa bàn. Thực hiện tốt nhiệm vụ khai thác khi Chủ tịch phân công và hoàn thành nhiệm vụ được giao. Đồng chí Nguyễn Thị Liên: Cán bộ Văn phòng – Thống kê Xây dựng chương trình làm việc đồng thời tổng kết công tác tuần tháng, quý, năm và cùng cán bộ tư pháp tham mưu cho UBND dự thảo những văn bản quy phạm pháp luật. Quản lý các trang thiết bị trong văn phòng và các tài sản khác. Giúp UBND tổ chức các cuộc họp, là đầu mối quan hệ giữa chính quyền và cá nhân, tổ chức có liên quan đến quản lý nhà nước. Nhận và trả kết quả giao dịch công việc giữa UBND xã với các cơ quan, tổ chức và công dân theo cơ chế “ một cửa”, theo dõi khối kinh tế và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.  Đồng chí Nguyễn Văn Chiến: Cán bộ Tư pháp – Hộ tịch Đăng ký và quản lý hộ tịch, thống kê tư pháp giúp UBND xã trong công tác thi hành án dân sự, phối hợp với Mặt trận, các đoàn thể. Giúp Chủ tịch UBND và Hội đồng phối hợp công tác phổ biến giáo dục pháp luật xây dựng hương ước, quy ước các khu phố, trợ giúp pháp lý cho nghèo và các đối tượng chính sách khác. Chấp hành quy chế làm việc của cơ quan, chế độ quản lý hồ sơ tài liệu, chế độ báo cáo công tác theo quy định. Phối hợp văn phòng UBND xã soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật có tính chất pháp quy.  Đồng chí Đặng Anh Việt: Cán bộ Tư pháp – hộ tịch Đăng ký và quản lý hộ tịch, thống kê tư pháp giúp UBND xã trong công tác thi hành án dân sự, phối hợp với Mặt trận, các đoàn thể. Thực hiện tốt công tác chứng thực theo Nghị định 79/NĐ-CP ngày 18/05/2007 và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.  Đồng chí Trương Thị Minh Ấn: Cán bộ Địa chính – Xây dựng - Lưu hồ sơ, sổ sách sổ theo dõi những biến động, sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thẩm tra và lập hồ sơ về công tác giao đất, thu hồi đất, chuyển mục đích sử dụng đất, cấp giấy chứng nhận sử dụng đất cho nhân dân, theo dõi công tác xây dựng cơ bản trên địa bàn xã, quản lý công tác vệ sinh môi trường, trật tự xây dựng trên địa bàn xã. - Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê đất đai hàng năm theo quy định,tham gia quản lý các công trình xây dựng, giám sát về kĩ thuật công việc xây dựng các công trình xây dựng và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.  Đồng chí Nguyễn Thị Vân: Cán bộ Địa chính – Xây dựng SVTH: Nguyễn Thị Nữ 19 Lớp : TC HCVT Quản trị văn phòng GVHD: Huỳnh Nữ My Sa Phối hợp với Tư pháp, các ban ngành đoàn thể tổ chức hòa giải các tranh chấp trên lĩnh vực đất đai, thực hiện chế độ báo cáo thống kê đất đai theo đúng thời gian, bảo đảm các bản đồ địa chính, thực hiện công tác giải phóng mặt bằng, áp giá đền bù cho nhân dân, quản lý công tác vệ sinh môi trường trật tự tại các thôn.  Đồng chí Trương Thị Mai Trúc: Cán bộ Tài chính – Kế toán Xây dựng dự toán thu – chi ngân sách hàng năm và giúp Chủ tịch UBND xã thực hiện dự toán thu – chi ngân sách ở cơ quan. Xây dựng kế hoạch quy chế chỉ tiêu nội bộ trong cơ quan, đơn vị, bảo quản tài sản công tại cơ quan ( kể cả văn phòng phẩm ), kiểm tra hoạt động tài chính ngân sách theo đúng quy định, kịp thời khai thác các nguồn thu: quỹ đất 5%, các khoản tài nguyên và phí trên địa bàn xã.Thực hiện chế độ thống kê kế toán, theo đúng quy định của pháp luật và làm tốt nhiệm vụ được giao. Đồng chí Đàm Thị Thanh Ngân: Cán bộ Tài chính – Kế toán Phối hợp với đồng chí Thanh Trúc lập dự toán và thực hiện tốt công tác thu – chi ngân sách hàng năm, xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, tiết kiệm chi tiêu tại cơ quan, đơn vị theo đúng quy định của Chính phủ. Theo dõi tổng hợp lĩnh vực xây dựng cơ bản, thực hiện quyết toán lĩnh vực xây dựng và quản lý tốt các nguồn thu – chi trên địa bàn như: quỹ đất, các khoản thuế, phí, tài sản công quản… Lập và trình các dự án đấu giá quyền sử dụng đất trên địa bàn, theo dõi việc tổ chức đấu giá lô quầy chợ Hòa Xuân Tây và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Đồng chí Nguyễn Thị Hoàng Y: Cán bộ Văn hóa – Xã hội Giúp UBND trong việc tổ chức các hoạt động Thể dục thể thao ( TDTT), văn hóa, nghệ thuật tại cơ quan và trên địa bàn xã, tham gia đầy đủ các hoạt động TDTT, văn hóa, văn nghệ do cấp trên tổ chức, phối hợp với đoàn thanh niên tổ chức chương trình kế hoạch cụ thể trên lĩnh vực mà mình phục trách. Phối hợp với Mặt trận và các đoàn thể vận động nhân dân xây dựng đời sống văn hóa, gia đình văn hóa, thống kê dân số, tình hình giải quyết việc làm, thực hiện công tác sơ kết, tổng kết văn hóa văn nghệ, TDTT, điều tra rà soát hộ nghèo hàng năm trên địa bàn cùng cán bộ Thương binh – xã hội. Tham mưu cho UBND về tăng cường kiểm tra các hoạt động dịch vụ văn hóa trên địa bàn xã, và hoạt động theo đúng quy định của pháp luật. Hướng dẫn kiểm tra đối với tổ chức và công dân chấp hành pháp luật trong hoạt động văn hóa thông tin, thể dục thể thao. Xây dựng kế hoạch trang trí phuc vụ các ngày lễ trên địa bàn. Đồng chí Đỗ Thị Hạnh: Cán bộ Thương binh – xã hội SVTH: Nguyễn Thị Nữ 20 Lớp : TC HCVT