Tài liệu Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Văn phòng quốc hội (Hỗ trợ dowload tài liệu zalo 0587998338)

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A Hình ảnh: Tòa nhà Quốc hội - Số 2 Đường Độc Lập – Ba Đình Hình ảnh: Tòa nhà Văn Phòng Quốc hội – 22 Hùng Vương- Ba Đình Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1 B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................3 Chương 1. Giới thiệu vài nét về Văn phòng Quốc Hội....................................3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn Phòng Quốc Hội......................................................................................3 1.1.1. Lịch sử hình thành Văn phòng Quốc Hội.............................................3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn Phòng Quốc Hội..................................3 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Quốc hội...............................................6 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Lưu trữ- Vụ hành chính........................................................................9 1.2.1 Chức năng, cơ cấu tổ chức của Vụ hành chính:.....................................9 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng lưu trữ.....................10 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN...12 2.1 Hoạt động quản lý...................................................................................12 2.1.1 Các văn bản ban hành chỉ đạo về công tác lưu trữ cho cơ quan..........12 2.1.2 Cán bộ làm công tác lưu trữ.................................................................13 2.1.3 Tình hình kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định về công tác lưu trữ tại Văn Phòng..........................................................................................15 2.1.4 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học công nghệ tại cơ quan cũng như trong hoạt động lưu trữ.............................16 2.1.5 Hợp tác quốc tế về lưu trữ....................................................................17 2.2 Hoạt động nghiệp vụ...............................................................................18 2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu.....................................................................18 2.2.2 Phân loại, xác định giá trị tài liệu.........................................................19 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu....................................................................................20 2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu................................................21 2.2.5 Tổ chức bảo quản tài liệu.....................................................................21 2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu......................................................23 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A CHƯƠNG 3. MỘT SỐ KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ NHỮNG ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG QUỐC HỘI.........................................................................................27 3.1 Thực hành về nghiệp vụ lưu trữ..............................................................27 3.2 Những mặt hạn chế, bất cập trong công tác lưu trữ tại Văn phòng........30 3.3 Một số kiến nghị nhằm nâng cao công tác lưu trữ..................................32 3.3.1 Đối với cơ quan, tổ chức:.....................................................................32 3.3.2 Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, nhà trường:..........................................35 C PHẦN KẾT LUẬN........................................................................................37 PHỤ LỤC...........................................................................................................38 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A A. PHẦN MỞ ĐẦU Ngày nay, trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức công tác văn thư – lưu trữ nói chung cũng như công tác lưu trữ nói riêng là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động quản lý Nhà nước. Đó không chỉ là công việc riêng của cá nhân mà là của toàn tập thể. Bên cạnh đó, trong xu thế phát triển của đất nước, cùng với sự xâm nhập ngày càng sâu rộng của cuộc cải cách mở cửa thì công tác lưu trữ lại càng có vị trí quan trọng hơn. Và cần phải được quan tâm và đẩy mạnh hơn nữa để phát huy được giá trị của nó. Nhận thức được tầm quan trọng đó, trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã đào tạo chuyên sâu bậc đại học chuyên ngành Lưu trữ nhằm đáp ứng tốt nhất về năng lực chuyên môn phục vụ cho công tác văn phòng nói riêng, trong các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức nhà nước nói chung. Xuất phát từ thực tế đó và theo chương trình đào tạo của trường Đại học Nội vụ, việc tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập tốt nghiệp tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp …là một điều cực kỳ bổ ích và có lợi cho sinh viên. Điều này giúp cho sinh viên củng cố kiến thức đã học và học hỏi kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng cũng như xây dựng cho mình một phong cách làm việc thực tế nhất với phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn” . Trong thời gian thực tập tại Vụ Hành chính- Văn phòng Quốc Hội, tôi đã được tiến hành nghiên cứu, khảo sát về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tình hình công tác lưu trữ nói chung , đồng thời tham gia vào một số khâu nghiệp vụ cơ bản của lưu trữ. Thời gian thực tập tại đây đã giúp cho tôi hiểu biết hơn về nghiệp vụ chuyên ngành mà mình đã được đào tạo tại trường cũng như hiểu biết hơn về công tác lưu trữ trong cơ quan nhà nước. Nơi mà công tác văn thư – lưu trữ nói chung được coi là mắt xích quan trọng trong hệ thống điều hành của cơ quan cũng như đối với hoạt động của Quốc Hội Việt Nam. Tại đây, tôi đã gặp được nhiều thuận lợi như quy trình nghiệp vụ được đào tạo về cơ bản sát với nghiệp vụ tại đây. Tuy nhiên việc áp dụng vào thực tế cơ quan vẫn khó bởi vì hầu hết các quy trình được thực hiện trên hệ thống điều 1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A hành điện tử E-pas. Nên yêu cầu cần phải thông thạo về công nghệ thông tin cũng như tin học cơ bản nhất. Nhưng đổi lại, tôi đã được các anh chị chuyên viên trong văn phòng tạo điều kiện giúp đỡ, hướng dẫn cũng như chỉ bảo tận tình để tôi hoàn thành tốt nhất đợt thực tập này. Qua đây, tôi cũng xin gửi lời cám ơn tới Khoa văn thư – lưu trữ đã tạo điều kiện và trau dồi kiến thức tốt nhất cũng như gửi lời cám ơn chân thành nhất tới các cán bộ, chuyên viên trong phòng lưu trữ - Vụ Hành chính đã giúp đỡ tôi trong đợt thực tập này.Do kiến thức và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên không thể tránh được những thiếu sót. Vì vậy, những ý kiến đóng góp của cơ quan cũng như của giáo viên trong trường sẽ giúp tôi trau dồi và nâng cao hơn nữa kiến thức của mình. Tôi xin chân thành cám ơn./. Hà Nội.ngày 31tháng 7 năm 2015 2 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A B. PHẦN NỘI DUNG Chương 1. Giới thiệu vài nét về Văn phòng Quốc Hội. 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn Phòng Quốc Hội. 1.1.1. Lịch sử hình thành Văn phòng Quốc Hội. Văn phòng Quốc hội được thành lập từ năm 1946, cho tới nay đã qua nhiều lần thay đổi tên gọi như sau: - Thời kỳ từ năm 1946 đến năm 1960 (Quốc hội khóa I): được gọi là Văn phòng ban thường trực Quốc hội. - Thời kỳ từ năm 1960 đến năm 1981 (Quốc hội các khóa II, III, IV, V và VI): được đổi thành Văn phòng Ủy ban thường vụ Quốc hội. - Thời kỳ từ năm 1981 đến năm 1992 (Quốc hội khóa VII và VIII), được gọi là Văn phòng Quốc hội và Hội đồng Nhà nước. - Từ năm 1992 (từ Quốc hội khóa IX) đến nay được gọi là Văn Phòng Quốc Hội. 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn Phòng Quốc Hội. Căn cứ Nghị quyết số 417/2003/NQ-BBTVQH11 ngày 01 tháng 10 năm 2003 của Ủy ban thường vụ Quốc hô ̣i về chức năng, nhiê ̣m vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Quốc hô ̣i và Nghị quyết số 618/2013/BBTVQH13 ngày 10 tháng 7 năm 2013 của Ủy ban thường vụ Quốc hội sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị quyết số 417/2003/NQ-BBTVQH11 về chức năng, nhiê ̣m vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Quốc hô ̣i thì Văn Phòng Quôc Hội có chức năng, nhiệm vụ sau: Chức năng của Văn phòng Quốc hội: Văn phòng Quốc hội là cơ quan giúp việc của Quốc hội, có chức năng nghiên cứu, tham mưu tổng hợp và tổ chức phục vụ các hoạt động của Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, các Phó Chủ tịch Quốc hội, các hoạt động của Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội, các Ban của Ủy ban thường vụ Quốc hội. Nhiệm vụ của Văn phòng Quốc hội: 3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A 1. Văn phòng Quốc hội phục vụ Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội,Chủ tịch Quốc hội, các Phó Chủ tịch Quốc hội, các hoạt động của Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội, các Ban của Ủy ban thường vụ Quốc hội trong công tác xây dựng pháp luật; phối hợp phục vụ Ủy ban thường vụ Quốc hội trong việc giải thích Hiến pháp, luật, pháp lệnh. 2. Văn phòng Quốc hội phục vụ Quốc hội quyết định những chính sách cơ bản và ban hành những nghị quyết, quyết định về kinh tế - xã hội, ngân sách nhà nước, công trình quan trọng quốc gia, quốc phòng an ninh, đối ngoại, về tổ chức và nhân sự nhà nước thuộc thẩm quyền của Quốc hội; 3. Phục vụ Quốc hội thực hiện quyền giám sát tối cao việc tuân theo Hiến pháp, luật và Nghị quyết của Quốc hội; phục vụ Ủy ban thường vụ Quốc hội giám sát việc thi hành Hiến pháp, luật, Nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội, giám sát hoạt động của Chính phủ, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao; phục vụ hoạt động giám sát của Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội. 4. Phối hợp phục vụ Ủy ban thường vụ Quốc hội giám sát và hướng dẫn hoạt động của Hội đồng nhân dân các cấp; 5. Phục vụ Ủy ban thường vụ Quốc hội công bố và chủ trì việc bầu cử đại biểu Quốc hội, công bố việc bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; 6. Phục vụ công tác đối ngoại của Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, của Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội, các Ban của Ủy ban thường vụ Quốc hội; 7. Phối hợp thực hiện việc tiếp dân, tiếp nhận, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo và đề đạt nguyện vọng của công dân; phục vụ Ủy ban thường vụ Quốc hội giám sát việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân; tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri gửi đến Quốc hội; 8. Nghiên cứu, phục vụ Ủy ban thường vụ Quốc hội chỉ đạo, điều hòa, phối hợp hoạt động của Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội; bảo đảm điều kiện hoạt động của các đại biểu Quốc hội và Đoàn đại biểu Quốc hội, giúp Ủy ban thường vụ Quốc hội nghiên cứu tổ chức thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu Quốc hội; giúp Chủ tịch Quốc hội giữ mối liên hệ với các đại biểu Quốc hội; 4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A 9. Phục vụ hoạt động của Chủ tịch Quốc hội và các Phó Chủ tịch Quốc hội, các ủy viên Ủy ban thường vụ Quốc hội. Phục vụ Ủy ban thường vụ Quốc hội trong việc điều hành công việc chung của Quốc hội, bảo đảm việc thực hiện Nội quy kỳ họp Quốc hội, các Quy chế hoạt động của các cơ quan của Quốc hội, của đại biểu Quốc hội và Đoàn đại biểu Quốc hội; 10. Đề xuất cải tiến chế độ làm việc của Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, của Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội, các Ban của Ủy ban thường vụ Quốc hội và của đại biểu Quốc hội chuyên trách theo sự chỉ đạo của Ủy ban thường vụ Quốc hội; 11. Phối hợp phục vụ Ủy ban thường vụ Quốc hội quyết định biên chế và quy định chính sách, chế độ đối với Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và Văn phòng Quốc hội; 12. Xây dựng dự kiến chương trình và tổ chức phục vụ các kỳ họp Quốc hội, phiên họp Ủy ban thường vụ Quốc hội, các cuộc làm việc của đại biểu Quốc hội chuyên trách; dự kiến và giúp đỡ thực hiện chương trình công tác của Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội và các Ban của Ủy ban thường vụ Quốc hội; 13. Chuẩn bị các dự án, đề án, báo cáo của Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, các Phó Chủ tịch Quốc hội giao, chuẩn bị báo cáo công tác của Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội, các Ban của Ủy ban thường vụ Quốc hội; 14. Đôn đốc việc chuẩn bị và bảo đảm thủ tục trình Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội các dự án, đề án, báo cáo, tờ trình của các cơ quan và tổ chức hữu quan; 15. Tổ chức và quản lý công tác thông tin, tin học, nghiên cứu khoa học, báo chí, xuất bản, thư viện của Quốc hội; 16. Giúp Ủy ban thường vụ Quốc hội trong việc giữ mối quan hệ với Chủ tịch nước, Chính phủ, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa án Nhân dân Tối cao, Viện kiểm sát Nhân dân tối cao và các cơ quan, tổ chức hữu quan; 17. Phục vụ Chủ tịch Quốc hội chỉ đạo và tổ chức thực hiện kinh phí hoạt động của Quốc hội. Tổ chức và quản lý công tác đảm bảo cơ sở vật chất - kỹ 5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A thuật của Quốc hội, quản lý tài sản của Quốc hội, tổ chức công tác hành chính, văn thư, in ấn, lưu trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan. 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Quốc hội Ngày 10 tháng 7 năm 2013, Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành Nghị quyết 618/2013/BBTVQH13 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị quyết số 417/2003/NQ-BBTVQH về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Quốc hội được sửa đổi, bổ sung như sau: Các vụ trực tiếp giúp việc Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội bao gồm: a)Vụ Dân tộc; b) Vụ Pháp luật; c) Vụ Tư pháp; d) Vụ Kinh tế; e) Vụ Tài chính - Ngân sách; f) Vụ Quốc phòng và An ninh; g). Vụ Văn hóa, giáo dục, thanh niên, thiếu niên và nhi đồng; h). Vụ Các vấn đề xã hội; i) Vụ Khoa học, công nghệ và môi trường; j) Vụ Đối ngoại; Các Vụ, đơn vị tương đương cấp vụ trực tiếp giúp việc các Ban thuộc Ủy ban thường vụ Quốc hội bao gồm: a) Vụ Dân nguyện; b) Vụ Công tác đại biểu; c) Trung tâm bồi dưỡng đại biểu dân cử; Các vụ, đơn vị tương đương cấp vụ phục vụ chung bao gồm: a) Vụ Tổng hợp; b) Vụ phục vụ hoạt động giám sát; c) Vụ Hành chính; d) Vụ Tổ chức - Cán bộ; đ) Vụ Kế hoạch - Tài chính; e) Vụ Thông tin; g) Thư viện Quốc hội; 6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A h) Trung tâm tin học; i) Vụ Lễ tân; k) Cục Quản trị; l) Vụ Công tác phía Nam; m) Vụ Công tác miền Trung và Tây Nguyên; Các đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm: a) Báo Đại biểu nhân dân; b) Nhà khách Quốc hội tại thành phố Hà Nội; c) Nhà khách Quốc hội tại thành phố Hồ Chí Minh; d) Các đơn vị sự nghiệp công lập khác được thành lập theo quy định tại điểm a và điểm b khoản 2 Điều 3 Nghị quyết này. Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội là người đứng đầu Văn phòng Quốc hội, chịu trách nhiệm trước Ủy ban thường vụ Quốc hội về công tác của Văn phòng Quốc hội. Thường trực Hội đồng dân tộc, Thường trực các Ủy ban của Quốc hội và Trưởng các Ban của Ủy ban thường vụ Quốc hội chịu trách nhiệm trước Ủy ban thường vụ Quốc hội về công tác của Văn phòng Quốc hội đối với những vấn đề có liên quan. Các Phó Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội giúp Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội thực hiện nhiệm vụ theo phân công của Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội. Vụ trưởng, thủ trưởng đơn vị tương đương cấp vụ điều hành công việc của vụ hoặc của đơn vị mình. Giúp vụ trưởng, thủ trưởng đơn vị tương đương cấp vụ có thể có một hoặc nhiều phó vụ trưởng hoặc phó thủ trưởng đơn vị tương đương cấp vụ. Trưởng phòng điều hành công việc của phòng, giúp trưởng phòng có thể có một hoặc hai phó trưởng phòng. Tóm lại:Văn phòng Quốc hội là cơ quan hành chính Nhà nước được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, làm việc theo chế độ thủ trưởng. 7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A SƠ ĐỒ CƠ CẤU, TỔ CHỨC VĂN PHÒNG QUỐC HỘI VỤ DÂN TỘC VỤ TỔNG HỢP VỤ PHÁP LUẬT VỤ PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT VỤ HÀNH CHÍNH VỤ TƯ PHÁP VỤ TỔ CHỨC - CÁN BỘ VỤ KẾ HOẠCH – TÀI CHÍNH VỤ KINH TẾ VĂN VĂN PHÒNG PHÒNG VỤ THÔNG TIN VỤ TÀI CHÍNH - NGÂN SÁCH QUỐC QUỐC HỘI HỘI VỤ QUỐC PHÒNG & AN NINH VỤ VĂN HÓA,GIÁO DỤC, THANH NIÊN, THIẾU NIÊN VÀ NHI ĐỒNG VỤ CÁC VẤN ĐỀ XÃ HỘI THƯ VIỆN QUỐC HỘI TRUNG TÂM TIN HỌC VỤ LỄ TÂN CỤC QUẢN TRỊ VỤ CÔNG TÁC PHÍA NAM VỤ KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG VỤ CÔNG TÁC MIỀN TRUNG VỤ ĐỐI NGOẠI VÀ TÂY NGUYÊN BÁO ĐẠI BIỂU NHÂN DÂN VỤ DÂN NGUYỆN NHÀ KHÁCH QUỐC HỘI TẠI HÀ NỘI VỤ CÔNG TÁC ĐẠI BIỂU NHÀ KHÁCH QUỐC HỘI TẠI TP HCM VĂN PHÒNG CÔNG ĐOÀN TRUNG TÂM BỒI DƯỠNG ĐẠI BIỂU DÂN CỬ VĂN PHÒNG ĐẢNG ỦY - Các vụ, đơn vị phục vụ các cơ quan của Quốc hội và các cơ quan của Ủy ban thường vụ Quốc hội - Các Vụ, Cụ, đơn vị phục vụ chung. 8 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Lưu trữ- Vụ hành chính. 1.2.1 Chức năng, cơ cấu tổ chức của Vụ hành chính: Chức năng: Vụ hành chính là đơn vị thuộc Văn phòng Quốc hội, có chức năng nghiên cứu, tham mưu, giúp lãnh đạo văn phòng quốc hội thực hiện công tác hành chính Nhà nước, quản lý thống nhất và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, đánh máy, sao in văn bản, đảm bảo thông tin liên lạc, phục vụ công tác hoạt động của Quốc hội, lãnh đạo Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc, các ban của Ủy ban thường vụ Quốc hội và Văn phòng Quốc hội; Phối hợp với các đơn vị hữu quan tổ chức phục vụ các kỳ họp, cuộc tiếp khách trong nước, công tác lễ tân, lễ tang, khách tiết của cơ quan. Tổ chức của Vụ: Vụ Hành chính có 01 Vụ trưởng; 03 phó vụ trưởng và các cán bộ, công chức, viên chức thực thi nhiệm vụ được giao. Vụ hành chính có 4 phòng: - Phòng văn thư; - Phòng đánh máy và in; - Phòng lưu trữ; - Phòng hành chính; 9 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VỤ HÀNH CHÍNH – VĂN PHÒNG QUỐC HỘI Vụ trưởng vụ hành chính Phó vụ trưởng Phó vụ trưởng Phòng văn thư Phòng đánh máy và in Phó vụ trưởng Phòng lưu trữ Phòng hành chính 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng lưu trữ. Chức năng Phòng lưu trữ có chức năng giúp Vụ trưởng tham mưu cho Chủ nhiệm văn phòng quản lý thực hiện công tác lưu trữ cho văn phòng. Nhiệm vụ - Căn cứ vào các quy định của Pháp luật, giúp vụ trưởng xây dựng các văn bản hướng dẫn thực hiện chế độ, quy định về công tác lưu trữ. - Giúp vụ trưởng xây dựng các kế hoạch hàng năm trình chủ nhiệm phê duyệt để tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế độ về công tác lưu trữ đối với cơ quan - Hướng dẫn việc xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ giải quyết công việc của cán bộ, chuyên viên trong cơ quan. 10 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A - Thu thập tài liệu lưu trữ hàng năm của các tổ chức cơ quan. - Chỉnh lý tài liệu và lập phông lưu trữ các hồ sơ tài liệu của cơ quan. - Đăng ký các hồ sơ, lập tủ thẻ tra cứu và phục vụ khai thác công văn tài liệu. - Tiến hành nộp lưu trữ những hồ sơ do Cục Lưu trữ Nhà nước theo thời hạn đã quy định. Cơ cấu: Phòng lưu trữ có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 05 cán bộ công chức viên chức của phòng thực hiện nhiệm vụ được giao. 11 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 2.1 Hoạt động quản lý. 2.1.1 Các văn bản ban hành chỉ đạo về công tác lưu trữ cho cơ quan. Công tác lưu trữ là một công việc quan trọng trong công tác hành chính của toàn văn phòng. Chính vì vậy, để đảm bảo cho các quy trình nghiệp vụ được thực hiện tốt nhất, tại đây đã áp dụng các văn bản quy định sau: Quyết định số 1113/HC/CN ngày 07 tháng 10 năm 1993 của Văn phòng Quốc hội ban hành Quy định về công tác văn thư và lưu trữ; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu thuộc Phông lưu trữ Quốc hội (ban hành kèm theo Quyết định số 269/QĐ/HC ngày 26 tháng 02 năm 1997 của Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội quy định rõ về công tác lưu trữ của Văn phòng Quốc hội; Quyết định số 76/QĐ-VPQH ngày 23 tháng 02 năm 2005 Quy định về công tác văn thư, lưu trữ; Quyết định số 152/QĐ-VPQH ngày 08 tháng 02 năm 2012 Quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Quyết định số 02/QĐ-VPQH ngày 02 tháng 01 năm 2013 của Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội về ban hành Quy định tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản và hỗ trợ điều hành công việc trên môi trường mạng tại Quốc hội, các cơ quan của Quốc hội, các cơ quan của Ủy ban thường vụ Quốc hội và Văn phòng Quốc hội; Năm 2007 cơ quan Văn phòng Quốc hội ban hành 05 văn bản: Bao gồm các văn bản số 681/VPQH-HC, 682/VPQH-HC ngày 13 tháng 4 năm 2007, số 2025/VPQH-HC ngày 06 tháng 11 năm 2007 của Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội về việc thu thập, chỉnh lý, sắp xếp, nộp lưu hồ sơ, tài liệu nhiệm kỳ Quốc hội khóa XI (2002 - 2007) vào kho lưu trữ cơ quan; hướng dẫn sử dụng con dấu “Đến” của đơn vị, hướng dẫn sử dụng các mẫu sổ trong công tác văn thư. - Năm 2008 cơ quan Văn phòng Quốc hội ban hành 02 văn bản: Số 534/VPQH-HC ngày 14 tháng 3 năm 2008 và số 1666/VPQH-HC ngày 25 tháng 8 năm 2008 về việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ năm 2008 và quán triệt tăng 12 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A cường phòng cháy, chữa cháy bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu. - Năm 2009,Văn phòng Quốc hội ban hành 02 văn bản: Số 548/VPQHHC 25 tháng 3 năm 2009 và số 616/VPQH-HC ngày 31 tháng 3 năm 2009 về việc bảo vệ, phòng ngừa lộ lọt bí mật Nhà nước qua thông tin liên lạc và quản lý, nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. - Năm 2010, Văn phòng Quốc hội ban hành 02 văn bản: số 2428/VPQHHC và 2429/VPQH-HC ngày 14 tháng 12 năm 2010 về việc hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu nhiệm kỳ Quốc hội khóa XII và chuyển giao vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn quy định. 2.1.2 Cán bộ làm công tác lưu trữ. Tên tổ chức lưu trữ của cơ quan Văn phòng Quốc hội: Phòng Lưu trữ thuộc Vụ Hành chính: Cán bộ công chức trong cơ quan có nhận thức đầy đủ, sâu sắc hơn về công tác văn thư, lưu trữ, coi đây là một khâu nghiệp vụ không thể thiếu của công tác văn phòng. Về tổ chức biên chế cán bộ làm lưu trữ đã được tăng cường, củng cố thêm một bước. Số lượng và trình độ chuyên môn của cán bộ làm lưu trữ hiện nay: Tổng số có 09 người trong đó có 01 đồng chí Phó Vụ trưởng trực tiếp chỉ đạo công tác Lưu trữ, 01 Trưởng phòng và 01 đồng chí Phó trưởng phòng và các cán bộ chuyên viên thuộc biên chế phòng lưu trữ. Các cán bộ, công chức Phòng Lưu trữ đều có trình độ đại học và đa số có nghiệp vụ về công tác lưu trữ (trong đó có 01 thạc sĩ chuyên ngành văn thư – lưu trữ). Hàng năm, cán bộ chuyên viên trong phòng được đi tập huấn, bồi dưỡng thêm về nghiệp vụ lưu trữ cũng như về tin học. Đồng thời, thường xuyên được đi tham quan, học hỏi những cơ quan khác có công tác lưu trữ tốt. Và những nước có công tác lưu trữ tốt như Pháp, Nga… Để khuyến khích các mặt hoạt động của các phòng ban, đơn vị trong cơ quan khi thực hiện tốt, Bộ Nội Vụ, Chủ nhiệm Văn phòng đã tiến hành trao nhiều bằng khen cho những đơn vị phòng ban có công tác tốt. Trong đó, phòng luu trữ cũng nhiều lần được nhận bằng khen : 13 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A Các hình thức khen thưởng về công tác lưu trữ từ năm 2002-2010: Tên đơn vị Năm được khen thưởng Văn 2006 phòng Quốc hội 2002 Phòng Lưu trữ Danh hiệu, hình thức khen thưởng Số, ngày, Cơ quan tháng, năm quyết định Quyết định khen thưởng Quyết Bằng khen hoàn thành tốt công tác văn thư – lưu trữ Bộ Nội vụ năm 2003 – 2005 định số 528/QĐ-BNV ngày 23/3/2006 Bằng khen đã có nhiều Quyết định số thành tích xuất sắc trong 40 397/QĐ-BNV năm xây dựng và trưởng Bộ Nội vụ ngày 25/11/2002 thành của ngành lưu trữ Nhà nước 2002 2005 Phòng Bằng khen hoàn thành xuất Lưu trữ sắc nhiệm vụ năm 2002 Phòng Bằng khen hoàn thành xuất Lưu trữ sắc nhiệm vụ năm 2005 Bằng khen có thành tích 2008 Phòng xuất sắc hoàn thành nhiệm Lưu trữ vụ của Văn phòng Quốc hội năm 2007, 2008 Chủ nhiệm Quyết định số Văn phòng 06/QĐ-CNVP Quốc hội ngày 28/01/2003 Chủ nhiệm Quyết định số Văn phòng 57/QĐ-CNVP Quốc hội Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội ngày 14/02/2006 Quyết định số 01/QĐ-KT ngày 01/01/2009 14 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A 2.1.3 Tình hình kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định về công tác lưu trữ tại Văn Phòng Để nắm được hoạt động của cơ quan cũng như để nâng cao hiệu quả chất lượng công việc thì thanh tra, kiểm tra là công việc thường xuyên của mỗi cơ quan, tổ chức thường làm. Trong thời gian qua, nhiều lần Văn phòng Quốc hội đã đón những đoàn kiểm tra của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước về kiểm tra tình hình tài liệu, cơ sở vật chất và tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Mặt khác, từ năm 2012 đến nay, công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tại Văn phòng được thực hiện thông qua nhiều hình thức như trao đổi tại các cuộc họp, hội nghị; gửi các văn bản quy định của Nhà nước; xây dựng các quy định, văn bản hướng dẫn với kết quả cụ thể: - Căn cứ Quyết định số 152/QĐ-VPQH ngày 08/02/2012 của Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội ban hành “Quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan”, định kỳ hàng năm cơ quan đã ban hành Danh mục hồ sơ, hướng dẫn các đơn vị thu thập đúng thành phần tài liệu và lập hồ công việc đầy đủ. Đồng thời vào thời điểm Quốc hội sắp kết thúc nhiệm kỳ hoạt động và định kỳ quý IV hàng năm cơ quan ban hành văn bản gửi đến các đơn vị, cá nhân trong cơ quan để đôn đốc, hướng dẫn việc quản lý, bảo quản an toàn tài liệu và thực hiện việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đúng quy định của Luật lưu trữ. - Đã tổ chức 02 Hội nghị tại Hà nội để trao đổi, kiểm tra kết hợp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan cho các cán bộ, công chức của Vụ Dân tộc, Trung tâm thông tin, thư viện và nghiên cứư khoa học. - Đã tổ chức 02 Đoàn công tác tại Thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng để trao đổi kinh nghiệm công tác văn phòng và kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các cán bộ, công chức Vụ Công tác phía Nam, Nhà khách 165 Nam Kỳ khởi nghĩa và Vụ Công tác miền Trung, Tây nguyên thuộc Văn phòng Quốc hội. 15 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A - Tổ chức nhiều lớp tập huấn tại Hà Nội, Thành phố Hồ chí Minh và Đà Nẵng để hướng dẫn các đồng chí Đại biểu Quốc hội chuyên trách của Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội; lãnh đạo cấp vụ, cục, đơn vị; chuyên viên và các đồng chí văn thư các vụ đơn vị sử dụng phần mềm “Hệ thống điều hành điện tử của Quốc hội tại Văn phòng Quốc hội” trong việc tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản và hỗ trợ điều hành công việc trên môi trường mạng tại Quốc hội, các cơ quan của Quốc hội, các cơ quan của Ủy ban Thường vụ Quốc hội và Văn phòng Quốc hội. 2.1.4 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học công nghệ tại cơ quan cũng như trong hoạt động lưu trữ. Công tác lưu trữ tại Văn phòng nói chung có vị trí rất quan trọng trong hoạt động quản lý của toàn cơ quan cũng như trong hoạt động của Quốc Hội. Chính vì thế, Cơ quan đã nghiên cứu, xây dựng phần mềm “Cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ Quốc hội” và được ứng dụng từ năm 2000. Năm 2013, phần mềm được nâng cấp. Hiện tại có 9.242 hồ sơ, 30.320 văn bản tài liệu giấy, 14.637 tài liệu ảnh đã được cập nhật thông tin, chuyển đổi dữ liệu sang chương trình phần mềm mới. Phần mềm đã được triển khai và ứng dụng vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ để xây dựng hệ cơ sở dữ liệu điện tử hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Quốc hội khóa XII, XIII và các khóa Quốc hội trước đây.Cho đến nay, toàn Văn phòng nói chung và phòng lưu trữ nói riêng đã sử dụng phần mềm này vào hoạt động nghiệp vụ của mình. Điều này có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của Văn phòng Quốc hội cũng như của công tác văn thư – lưu trữ. Chương trình quản lý về lưu trữ xuất hiện nhằm tăng cường quản lý và phát huy giá trị hồ sơ, tài liệu lưu trữ, góp phần tích cực phục vụ cho công tác nghiên cứu và giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan. Mặt khác, giúp cán bộ lưu trữ quản lý hồ sơ, vụ việc một cách tốt nhất, góp phần tra cứu, thống kê được nhanh chóng. Việc kế hợp giữa chương trình quản lý văn bản đi- đến của Văn thư và chương trình quản lý của Lưu trữ đã góp phần giảm nhẹ công việc của lưu trữ vì không phải nhập lại dữ liệu đó. ( Văn bản ban hành: Quyết định số 947/QĐ-VPQH ngày 12/10/2012 của Của nhiệm Văn 16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Thu - ĐHLT.LTH 13A phòng Quốc hội về việc sử dụng Hệ thống điều hành điện tử của Quốc hội tại Văn phòng Quốc hội). Năm 1999, cơ quan đã nghiên cứu thành công đề tài khoa học “Ứng dụng tin học vào công tác quản lý và tra tìm các hồ sơ, tài liệu của Quốc hội”. Kết quả nghiên cứu của đề tài được cán bộ lưu trữ tích cực ứng dụng vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ đạt được những kết quả đáng khích lệ và đặc biệt có ý nghĩa đối với công tác quản lý và tra tìm các hồ sơ tài liệu lưu trữ, góp phần tích cực phục vụ cho công tác nghiên cứu và giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan. Từ năm 2002 đến 2009, cơ quan đã có 2 đợt nghiên cứu và cho nâng cấp chương trình phần mềm ứng dụng quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ lên một bước. Cơ sở dữ liệu trong chương trình quản lý, tra tìm hồ sơ lưu trữ của Quốc hội đã được chuyển đổi. Hiện nay hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Quốc hội đang được cập nhật, tiến tới sẽ đưa dữ liệu hồ sơ lưu trữ lên mạng Intranet của Văn phòng Quốc hội để có thể tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ thông quan mạng máy tính. Một số chương trình phần mềm ứng dụng đã được áp dụng đối với công tác lưu trữ như: - Chương trình quản lý hồ sơ vụ việc - Chương trình quản lý hồ sơ nhân sự - Chương trình quản lý văn bản phát hành - Chương trình phần mềm tra tìm hồ sơ, văn bản 2.1.5 Hợp tác quốc tế về lưu trữ Nhằm phục vụ tốt cho công tác hành chính tại văn phòng nói chung và công tác lưu trữ nói riêng, lãnh đạo văn phòng đã cho xây dựng những đề án hợp tác lưu trữ với quốc tế, nhất là trong thời kỳ hội nhập. Với mục đích giao lưu, hội nhập sâu rộng với cộng đồng lưu trữ quốc tế, cụ thể hơn là đối với hoạt động hành chính tại Quốc hội một số nước trên thế giới. Qua đó, giuos cho công tác lưu trữ tại Văn phòng được thực hiện tốt hơn. Thường xuyên cử cán bộ hành chính trong văn phòng ( trong đó có cán bộ lưu trữ) đi tham quan, giao lưu học tập kinh nghiệm từ một số cơ quan lưu trữ ở Pháp, Nga… 17