Tài liệu Báo cáo thực tập tốt nghiệp: hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ

MỤC LỤC Trang DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT ... Error! Bookmark not defined. DANH MỤC BẢNG BIỂU........................................................................... 4 LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................... 5 CHƢƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2 THĂNG LONG. .... 7 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty .............................................................7 1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty .................................11 1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty ............................................13 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2 THĂNG LONG. .................... 15 2.1 Kế toán nhập nguyên vật liệu .........................................................................15 2.1.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho :............................................................15 2.1.2 Thủ tục nhập kho NVL: .................................................................................17 2.2 Kế toán xuất nguyên vật liệu...........................................................................30 2.2.1Tính giá nguyên vật liệu xuất kho : ..............................................................30 2.2.2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: ...............................................................32 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2 THĂNG LONG. ................................................................................ 56 3.1 Đánh giá chung thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty và phƣơng hƣớng hoàn thiện ......................................................................................56 3.1.1 Ưu điểm của kế toán nguyên vật liệu tại Công ty: ...................................56 3.1.2 Nhược điểm của kế toán nguyên vật liệu tại Công ty: ............................58 3.1.3 Phương hướng hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty: .........59 3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Xây Dựng Số 2 Thăng Long. ..................................................................................60 3.2.1 Hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu ............................................60 3.2.2 Hoàn thiện tài khoản sử dụng và phương pháp tớnh giỏ phương pháp kế toán ...........................................................................................................................61 3.2.3 Hoàn thiện chứng từ và luân chuyển chứng từ .......................................64 3.2.4 Hoàn thiện sổ kế toán chi tiết ........................................................................65 3.2.5 Hoàn thiện sổ kế toán tổng hợp ....................................................................67 3.2.6 Hoàn thiện báo cáo kế toán liên quan đến NVL ......................................67 KẾT LUẬN ................................................................................................. 68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT BTC : Bộ tài chính ĐVT : Đơn vị tính GTGT : Giá trị gia tăng NVL : Nguyên vật liệu STT : Số thứ tự SXKD : Sản xuất kinh doanh TK : Tài khoản VLXD : Vật liệu xây dựng VT : Vật tư DANH MỤC BẢNG BIỂU Biểu Số 01: Hoá đơn GTGT của NVL (Thép) .......................................... 21 Biểu Số 02: Biên bản kiểm nghiệm của NVL (Thép) ................................ 22 Biểu Số 03: Phiếu nhập kho của NVL (Thép) ........................................... 23 Biểu Số 04: Hoá đơn GTGT của NVL (Xi Măng) .................................... 24 Biểu Số 05: Biên bản kiệm nghiệm NVL (xi măng) .................................. 25 Biểu Số 06: Phiếu nhập kho NVL (xi măng) ............................................. 26 Biểu Số 07: Hoá đơn GTGT của NVL (dầu diezel) .................................. 27 Biểu Số 08: Biên bản kiểm nghiệm của NVL (dầu Diezel) ....................... 28 Biểu Số 09: Phiếu nhập kho của NVL (dầu Diezel) .................................. 29 Biểu Số 10: Giấy đề nghị cấp vật tƣ (thép)................................................ 34 Biểu Số 11: Phiếu xuất kho của NVL (thép) ............................................. 35 Biểu Số 12: Giấy đề nghị cấp vật tƣ (xi măng) .......................................... 36 Biểu Số 13: Phiếu xuất kho của NVL (xi măng hóa thạch) ...................... 36 Biểu Số 15: Thẻ kho của NVL (xi măng) ................................................... 39 Biểu Số 16: Thẻ kho của NVL (dầu diezel) ............................................... 40 Biểu Số 17: Sổ chi tiết vật liệu (Thép) ....................................................... 44 Biểu Số 18: Sổ chi tiết vật liệu (Xi măng hóa thạch) ................................. 46 Biểu Số 19: Sổ chi tiết vật liệu (dầu Diezel) ............................................... 47 Biểu Số 20: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu ............................... 48 Biểu Số 21: Trích sổ nhật ký chung ........................................................... 52 Biểu Số 22: Trích sổ cái TK 152 ............................................................... 54 LỜI MỞ ĐẦU Xây dựng cơ bản (XDCB) là một ngành sản xuất vật chất độc lập, có chức năng tái sản xuất tài sản cố định (TSCĐ) cho tất cả các ngành trong nền kinh tế quốc dân (KTQD), nó tạo nên cơ sở vật chất cho xã hội, tăng tiềm lực kinh tế và quốc phòng của đất nước. Vì vậy một bộ phận lớn của thu nhập quốc dân nói chung và tích luỹ nói riêng cùng với vốn đầu tư từ nước ngoài được sử dụng trong lĩnh vực đầu tư XDCB. Bên cạnh đó đầu tư XDCB luôn là một “lỗ hổng” lớn làm thất thoát nguồn vốn đầu tư của Nhà nước. Vì vậy, quản lý vốn đầu tư XDCB đang là một vấn đề cấp bách nhất trong giai đoạn hiện nay. Tổ chức hạch toán kế toán, một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chính có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Quy mô sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì yêu cầu và phạm vi công tác kế toán ngày càng mở rộng, vai trò và vị trí của công tác kinh tế ngày càng cao. Với sự đổi mới cơ chế quản lý kinh tế nhằm đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường, của nền kinh tế mở đã buộc các doanh nghiệp mà đặc biệt là các doanh nghiệp XDCB phải tìm ra con đường đúng đắn và phương án sản xuất kinh doanh (SXKD) tối ưu để có thể đứng vững trong nền kinh tế thị trường, dành lợi nhuận tối đa, cơ chế hạch toán đòi hỏi các doanh nghiệp XBCB phải trang trải được các chi phí bỏ ra và có lãi. Mặt khác, các công trình XDCB hiện nay đang tổ chức theo phương thức đấu thầu. Do vậy, giá trị dự toán được tính toán một cách chính xác và sát xao. Điều này không cho phép các doanh nghiệp XDCB có thể sử dụng lãng phí vốn đầu tư. Đáp ứng các yêu cầu trên, các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất phải tính toán được các chi phí sản xuất bỏ ra một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời. Hạch toán chính xác chi phí là cơ sở để tính đúng, tính đủ giá thành. Từ đó giúp cho doanh nghiệp tìm mọi cách hạ thấp chi phí sản xuất tới mức tối đa, hạ thấp giá thành sản phẩm – biện pháp tốt nhất để tăng lợi nhuận. Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất, khoản mục chi phí nguyên vật liệu (NVL) chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp, chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí NVL cũng làm ảnh hưởng đáng kể đến giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến thu nhập của doanh nghiệp. Vì vậy, bên cạnh vấn đề trọng tâm là kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, thì tổ chức tốt công tác kế toán NVL cũng là một vấn đề đáng được các doanh nghiệp quan tâm trong điều kiện hiện nay. Ở Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long với đặc điểm lượng NVL sử dụng vào các công trình lại khá lớn thì vấn đề tiết kiệm triệt để có thể coi là biện pháp hữu hiệu nhất để giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho Công ty. Vì vậy điều tất yếu là Công ty phải quan tâm đến khâu hạch toán chi phí NVL. Trong thời gian thực tập, nhận được sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo Công ty, đặc biệt là các đồng chí trong phòng kế toán Công ty, em đã được làm quen và tìm hiểu công tác thực tế tại Công ty. Em nhận thấy kế toán vật liệu trong Công ty giữ vai trò đặc biệt quan trọng và có nhiều vấn đề cần được quan tâm. Vì vậy em đã đi sâu tìm hiểu về phần thực hành kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ trong phạm vi bài viết này, em xin trình bày đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long”. Mặc dù đã rất cố gắng tìm hiểu và nhận được sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo cũng như các đồng chí trong ban lãnh đạo và phòng kế toán Công ty, nhưng do nhận thức và trình độ bản thân có hạn nên bài viết này không tránh khỏi những thiếu sót và những hạn chế. Em rất mong được tiếp thu và xin chân thành cảm ơn những ý kiến đóng góp cho đề tài này hoàn thiện hơn. Kết cấu đề tài gồm 3 chương lớn sau: Chƣơng 1: Đặc điểm và tổ chức qu.ản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây Dựng Số 2 Thăng Long Chƣơng 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây Dựng Số 2 Thăng Long. Chƣơng 3: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây Dựng Số 2 Thăng Long. CHƢƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2 THĂNG LONG. 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Công ty Cổ phần Cổ Phần Xây Dựng Số 2 Thăng Long hoạt động trong lĩnh vực SXKD đầu tư XDCB; cụ thể là các công trình giao thông, cầu phà,ngày nay công ty còn đang mở rộng cả sang các công trình khách sạn du lịch. Do đó nguyên vật liệu chính (NVL) là xi măng,sắt thộp,gạch,cỏt.. . Nhiên liệu phục vụ quỏ trình xuất bao gồm , dầu Điờgen; xăng, mỡ IC2, dầu lạc, nước và một số phụ gia khác. Những loại vật liệu này khá sẵn trên thị trường và không thường xuyên biến đổi nên công ty rất thuận tiện trong việc thu mua. NVL là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu trong quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành nên sản phẩm. Do đó, Công ty luôn duy trì và phát triển mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp để xây dựng cơ sở bền vững cho sự ổn định của nguồn cung ứng vật liệu. Mỗi năm, Công ty ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp theo số lượng hàng đã được đặt trước trên cơ sở khối lượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ trong kỳ cũng như những dự báo về kế hoạch kỳ tiếp theo và sự biến động của giá cả thị trường. Điều này đã tạo tiền đề cho sự ổn định của khối lượng NVL đầu vào, đồng thời cũng đảm bảo được chất lượng sản phẩm đầu ra theo đúng kế hoạch đã đặt ra của công ty. Danh mục nguyên vật liệu Cổ Phần Xây Dựng Số 2 Thăng Long: Mã NVL Tên NVL D001 Thép  10 D002 Thép  12 D003 Thép  16 D004 Thép  18 D005 Xi Măng D006 Dầu Diezel C001 Đầm cóc M001 Máy khoan bê tông D007 Dầu lạc D008 Mỡ IC2 E001 Ga bu tan E002 ........... ............ Nguồn Phòng Tài chính kế toán Phân loại nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Số 2 Thăng Long. Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ bao gồm rất nhiều loại khác nhau đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản với nội dung kinh tế và tính năng lý hóa học khác nhau, mỗi loại lại có những đặc tính vai trò công dụng khác nhau nên việc phân loại nguyên vật liệu là điều rất cần thiết. Căn cứ vào đặc điểm nguyên vật liệu và công tác quản lý, Công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu như sau: - Nguyên vật liệu chớnh: đõy chớnh là đối tượng chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm. Trong ngành xây dựng cơ bản còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật kết cấu và thiết bị xõy dựng.Cỏc vật liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành lên sản phẩm của đơn vị xây dựng, các hạng mục công trình xây dựng nhưng chỳng cú những đặc điểm khác nhau. Vật liệu xây dựng là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến được sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạo lên sản phẩm như hạng mục công trình, công trình xây dựng như gạch, ngói, xi măng, săt, thộp....Vật kết cấu là những bộ phận của công trình xây dựng mà đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị mình như thiết bị vệ sinh, thông gió, truyền hơi ấm, hệ thống thu loi. - Nguyên vật liệu phụ: là những nguyên vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với sản phẩm chính để nâng cao tính năng và chất lượng của sản phẩm như: sơn, dầu, mỡ...phục vụ cho quá trình sản xuất. - Nhiên liệu: Về thực thể là một vật liệu phụ, nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quỏ trình thi cụng,kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại dưới dạng lỏng rắn khí như: than, dầu Diezel, xăng, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động (bên cạnh đó những loại nhiên liệu này còn được dùng bôi trơn các loại sản phầm mỏng khác.) - Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư , sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất. - Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ, và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản bao gồm: Bơm bê tông, cầu tháp, thiết bị làm đường, vận thăng chở hàng, trạm bê tông di động, trạm trộn bê tông xi măng, khoan cọc nhồi, máy tách cát...... - Phế liệu: Là các loại vật liệu tạo ra trong qỳa trỡnh thi công xây lắp như: gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và công tác kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết hơn bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu. Trong đó mỗi loại nhóm, thứ vật liệu một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số thập phân để thay thế tên gọi, quy cách, nhãn hiệu của vật liệu. Ký hiệu đó được gọi là sổ danh điểm vật liệu và được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp. - Đối với các công cụ trong các doanh nghiệp bao gồm các dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, dụng cụ đồ nghề, dụng cụ quản lý, bảo hộ lao động, lán trại tạm thời – để phục vụ công tác kế toán toàn bộ dụng cụ công cụ được chia thành: - Công cụ dụng cụ. - Bao bi luân chuyển. - Đồ dùng cho thuê. Tương tự như đối với vật liệu trong từng loại công cụ dụng cụ cũng phải chia thành từng nhóm, thứ chi tiết hơn tùy theo yêu cầu, trình độ quản lý và công tác kế toán của doanh nghiệp.Việc phân loại vật liệu công cụ dụng cụ như trên giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản cấp 1, cấp 2, phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các vật liệu công cụ dụng cụ trong quá trình thi công xây lắp của doanh nghiệp.Từ đú cú biện pháp thích hợp trong việc quản lý và sử dụng hiệu quả các loại vật liệu công cụ dụng. 1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Phương thức hình thành: Quy trình mua NVL nhập kho Nghiệp vụ nhập kho Phòng kỹ thuật vật tư Ban kiểm nghiệm Xây dựng định mức, mua NVL, đề nghị nhập kho Kiểm nghiệm NVL và lập biên bản kiểm nghiệm Kế toán NVL Lập phiếu nhập kho (NVL đủ tiêu chuẩn Thủ kho Kế toán NVL Nhập kho và ghi thẻ kho Ghi sổ kế toán Phòng kỹ thuật vật tư có nhiệm vụ xây dựng định mức tiêu hao NVL và định mức dự trữ NVL. Hàng ngày thủ kho so sánh mức tồn kho với định mức. Những NVL nào dưới định mức dự trữ thì thủ ko có trách nhiệm cho phòng vật tư đi thu mua NVL. Khi NVL về đến Công ty, ban kiểm nghiệm bao gồm đại diện kỹ thuật, người phụ trách kỹ thuật và thủ kho tiến hành kiểm tra về số lượng, quy cách, chất lượng vật liệu, đơn giá vật liệu. Sau đó sẽ lập “Biờn bản kiểm nghiệm vật tư” thành 03 liờn. Liờn 01 được giữ tại phòng kỹ thuật vật tư, liên 02 được gửi cho kế toán nguyên vật liệu, liên 03 giao cho bên bán. Trường hợp vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phòng kỹ thuật vật tư sẽ làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán. Đối với vật liệu đảm bảo các yêu cầu trên đủ tiêu chuẩn nhập kho.Kế toán căn cứ vào hóa đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư lập phiếu nhập kho. Phƣơng thức sử dụng: Ở công ty Cổ phần Xây Dựng Số 2 Thăng Long, vật liệu xuất kho chủ yếu là dùng cho sản xuất các hạng mục công trình. Việc xuất dùng diễn ra thường xuyên cho các phân xưởng sản xuất. Việc xuất vật liệu được căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL trên cơ sở kế hoạch sản xuất đã đề ra. Hệ thống kho tàng, bến, bãi chứa đựng nguyên vật liệu: Sau khi NVL mua về được nhập kho và chuyển vào kho của công ty bảo quản. Công ty phân thành 3 kho NVL để thuận tiện cho công việc bảo quản gồm: + Kho nguyên vật liệu chính: Là kho chứa các loại nguyên vật liệu chính gồm sắt, thộp,xi măng, gạch… phục vụ cho sản xuất . Các NVL chớnh cú khối lượng lớn nên kho NVL chính cũng là kho lớn nhất, được chia thành các khu, mỗi khu chứa các loại NVL có tính chất tương tự nhau. + Kho nguyên vật liệu khác: Kho này chứa cỏc nguyờn vật liệu phụ như chất sơn dầu, mỡ… Đặc điểm của kho này là chứa nhiều loại NVL cũng như các phụ tùng, công cụ dụng cụ. Khối lượng mỗi loại tuy nhỏ nhưng lại có nhiều loại nên việc bảo quản cũng khó khăn hơn các kho khỏc. Cỏc NVL này sẽ được sắp xếp theo mã NVL. + Kho nhiên liệu: Kho này chứa các nhiên liệu phục vụ cho quá trình sản xuất như xăng, than, dầu diesel, củi, hơi đốt… Do kho này toàn là đồ dễ cháy nên công tác phòng chống cháy nổ cũng được quan tâm hơn. Định kỳ các cán bộ phụ trách về an toàn lao động đến kiểm tra việc thực hiện phòng chống cháy nổ ở các kho đặc biệt là kho nhiên liệu. Các thiết bị phòng cháy chữa cháy cũng được thường xuyên kiểm tra để đảm bảo các thiết bị này vẫn còn tốt. 1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây Dựng Số 2 Thăng Long được thực hiện ở tất cả cỏc khõu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. * Khâu thu mua: Để có thể sản xuất được sản phẩm thì bước đầu tiên là phải mua NVL. Khâu thu mua quyết định đến chất lượng NVL từ đó ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm. Do vậy việc quản lý khâu thu mua rất quan trọng. Đồng thời nếu khâu thu mua được quản lý tốt giúp sản xuất được liên tục không bị gián đoạn. Do công ty là doanh nghiệp xõylắp thi công các hạng mục công trình lớn nên nhu cầu sử dụng vật tư lớn, đa dạng nên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xây dựng trên kế hoạch sản xuất do Phòng vật tư kỹ thuật lập, đồng thời dựa trên định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm. Do vậy hàng tháng, quý căn cứ vào khả năng sản xuất và khả năng tài chính mà Công ty lên kế hoạch thu mua vật tư cho phù hợp. Nhờ vậy quá trình sản xuất luôn được đảm bảo liên tục, đều đặn. Nguyên vật liệu trước khi nhập đều được kiểm tra chặt chẽ về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách. * Khâu bảo quản: Nguyên vật liệu của Công ty là khối lượng lớn, được sắp xếp gọn gang, đảm bảo yêu cầu về kỹ thuật, thuận tiện cho việc nhập, xuất, kiểm kê được thực hiện dễ dàng. Mỗi kho, ngoài thủ kho có trực tiếp quản lý – là những thủ kho có phẩm chất đạo đức, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc cũn cú cỏc nhân viên bảo vệ trung thực và có trách nhiệm. * Khâu sử dụng: Trước hết nguyên vật liệu được đưa vào sử dụng cho sản xuất đều phải đảm bảo yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách. Để sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả nguyên vật liệu, Công ty tiến hành xây dựng các định mức tiêu hao vật tư cho mọi công trình. Định mức vật tư sử dụng do phòng vật tư kỹ thuật xây dựng, theo dõi trờn cỏc thông số kỹ thuật và kinh nghiệm sản xuất hàng năm. * Khâu dự trữ: Công ty xây dựng định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu. Các định mức này do Phòng vật tư kỹ thuật thiết lập căn cứ vào đặc điểm nguyên vật liệu, tình hình giá cả trên thị trường và khả năng tài chính của Công ty. Điều này sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, không xảy ra tình trạng thiếu nguyên liệu trong quá trình sản xuất hoặc thừa nguyên liệu dẫn đến hư hỏng lãng phí. Công tác dự trữ nguyên vật liệu càng được chú ý đối với những nguyên vật liệu mang tính thời vụ. * Tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu: Công ty tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu tại công ty nhằm mục đích kiểm tra số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại nguyên vật liệu có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó việc kiểm kê cũn giỳp cho công ty kiểm tra được tình hình bảo quản, phát hiện các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát để có biện pháp xử lý kịp thời. Nguyên vật liệu của công ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại nên quá trình kiểm tra thường mất thời gian. Vì vậy công ty tiến hành kiểm kê theo định kỳ một năm một lần ở tất cả các kho. Việc kiểm kê sẽ được phân ra định kỳ ở các kho. Ví dụ như tháng 1 kiểm kê kho NVL chớnh, thỏng 2 kiểm tra kho nhiên liệu… Ban kiểm kê có bốn người bao gồm Phó giám đốc, thủ kho, cán bộ vật tư, kế toán nguyên vật liệu. Ban kiểm kê sử dụng các biện pháp như cân, đong, đo, đếm…để tính toán số liệu thực tế trong kho và thực hiện việc so sánh, đối chiếu với Sổ chi tiết vật tư, thẻ kho. Kết quả kiểm kê được ghi vào Biên bản kiểm kê . Trong đó ghi rõ số liệu theo sổ kế toán và số liệu thực tế kiểm kê và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại. Nếu có chênh lệch thiếu thì cần tìm xác định xem chênh lệch đú cú trong định mức không. Chênh lệch vượt ngoài định mức thì cần tìm ra nguyên nhân vật tư bị thiếu hụt từ đó đưa ra biện pháp xử lý. Nếu là nguyên nhân khách quan như do khí hậu hay bão lụt… thì phần thiếu hụt sẽ được tính vào chi phí. Còn thiếu hụt do nguyên nhân chủ quan thì cần phải tìm ra người phải chịu trách nhiệm chính để bồi thường như thủ kho không bảo quản cẩn thận gây mất mát thì thủ kho phải bồi thường, cũn đối với chênh lệch thừa thì cũng cần phải tính toán lại sổ sách xem có bỏ sót bỳt toỏn nào không hay là do khách hàng gửi. CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2 THĂNG LONG. 2.1 Kế toán nhập nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. 2.1.1 Tớnh giá nguyên vật liệu nhập kho : Nguyên vật liệu nhập kho của Công ty chủ yếu là mua ngoài. Giá thực tế nguyên vật liệu mùa ngoài nhập kho của Công ty được tính theo công thức sau: Giá thực tế NVL mua ngoài Nhập kho = Giá mua chưa có Chi phí thu mua thuế GTGT + thực tế Các khoản giảm - trừ (nếu có) Do áp dụng phương pháp tính thuế là phương pháp khấu trừ nên giá mua là giá chưa có thuế GTGT. Chi phí mua bao gồm chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, bến bãi … Các khoản giảm trừ bao gồm: giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại… Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến . Giá thực tế nhập kho = Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất thuê gia công chế biến + tiền công thuê ngoài chế biến + chi phí vận chuyển bốc dỡ…vật liệu khi giao nhận gia công. Đối với vật liệu công cụ dụng cụ tự chế Giá thực tế vật liệu công cụ dụng cụ = Giá thực tế xuất tự chế + chi phí chế biến. Đối với nguyên liệu vật liệu công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh, liên kết nhận góp vốn của công ty mẹ vốn cổ phần. Giá thực tế nhập kho = Giá thực tế được các bên tham gia góp vốn thống nhất đánh giá. Đối với nguyên liệu vật liệu thu nhặt được phế liệu thu hồi. Giá thực tế nhập kho = Giá thực tế ước tính có thể sử dụng được hoặc giá có thể bán được trên thị trường. Theo hóa đơn số 00009928 Ngày 11 tháng 01 năm 2011 Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long mua 3000kg xi măng của Công ty cổ phần xây dựng số 7 với đơn giá 850/1kg (chưa có thuế VAT) đã bao gồm cả chi phí vận chuyển. Giá thực tế nhập kho xi măng = 3000 x 850 = 25.500.000 (đồng) 2.1.2 Thủ tục nhập kho NVL: Phòng vật tư kỹ thuật của Công ty có nhiệm vụ căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu tiến hành điều tra, thăm dò thị trường và tìm kiếm nhà cung cấp và ký kết hợp đồng kinh tế. Chứng từ chủ yếu của Công ty về nhập kho gồm có: Hoá đơn GTGT. HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT-3L Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày tháng HS/2011B năm 2011 Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: Số TK Điện thoại: MST: Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Địa chỉ: Số TK Hình thức thanh toán: MST: STT Tên hàng hoá dịch vụ A B ĐVT Số lượng C 1 Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: Đơn giá 2 Thành tiền 3=1x2 Tổng số tiền thanh toán: Số viết bằng chữ: Người mua hàng Người bán hàngThủ trưởng đơn vị Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Đã ký (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đã ký Đã ký Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá. CT CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2 THĂNG LONG BM-KS.03.01-BBKN PHÒNG KỸ THUẬT VẬT TƢ BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Số: (vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày tháng năm 2011 Căn cứ vào hoá đơn số ..... ............... ngày tháng năm 2011 của đơn vị ............. Chúng tôi tiến hành kiểm nghiệm và nghiệm thu các loại. STT Tên nhãn Đơn hiệu hàng vị hoá tính Số lượng kiểm nghiệm Số lượng theo Lượng Lượng chứng từ đúng quy sai quy cách cách Kết quả kiểm nghiệm Phòng Kỹ Thuật Đại diện bên giao hàng Đã ký Đã ký Đã ký (Nguồn: Phòng tài chính - kế toán Phiếu nhập kho: ĐƠN VỊ: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY Mẫu số: 01-VT DỰNG SỐ 2 THĂNG LONG (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) Địa chỉ: Phạm Văn Đồng – Từ Liêm - H N Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày tháng năm 2011 Nợ : Số: Có: Họ tên người giao: Theo hoá đơn GTGT số ……… ngày năm 2011 của ………………….. tháng Nhập tại: Kho Công ty Số lượng ST Tên nhãn hiệu T vật tư hàng hoá MS ĐVT Theo chứng từ A B 1 Tổng số tiền bằng chữ: Số chứng từ gốc kèm theo: C D 1 Thực Đơn giá Thành tiền nhập 2 3 4 Nhập, ngày tháng năm 2011 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Nguồn: Phòng tài chính - kế toán) Hoá đơn GTGT do nhà cung cấp lập. Hoá đơn mà Công ty nhận được là liên 2 – giao cho khách hàng, trong đó phải ghi rõ các thông tin sau: tên, địa chỉ nhà cung cấp, tên địa chỉ người mua, hình thức thanh toán, tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng số tiền bằng số và bằng chữ. Hoá đơn GTGT phải có đầy đủ chức ký của 2 bờn. Hoỏ đơn GTGT phải có đầy đủ chữ ký của 2 bờn. Hoỏ đơn GTGT được coi là chứng từ gốc, là căn cứ để ghi sổ kế toán. Khi nhận được hoá đơn, giấy báo nhận hàng, phòng vật tư kỹ thuật phải đối chiếu với hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua về số lượng, giá trị thực tế của từng loại vật tư để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán với từng chuyến hàng. Khi hàng về, Công ty sẽ lập một ban kiểm nghiệm để tiến hành kiểm tra vật tư. Ban kiểm nghiệm bao gồm: đại diện kỹ thuật, người phụ trách vật liệu và thủ kho. Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm hàng hoá. Biên bản này được lập thành 03 liờn: Liờn 01 được giữ tại phòng vật tư kỹ thuật, liên 02 được gửi cho kế toán nguyên vật liệu, liên 03 giao cho bên bán. Đây là căn cứ để xác định số lượng, chất lượng, quy cách vật tư nhập kho và cũng là căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Sau khi kiểm nghiệm những vật tư đạt yêu cầu sẽ được nhập kho, với những vật tư không đạt yêu cầu công ty sẽ gửi biên bản này và các chứng từ liên quan khác tới nhà cung cấp để giải quyết. Trên cơ sở Hoá đơn GTGT, giấy báo nhận hàng và Biên bản kiểm