Tài liệu Báo cáo thực tập tổng hợp khoa hệ thống thông tin công ty tnhh dịch vụ & thương mại cửu long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Khoa HTTTKT Đại học Thương Mại MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................................ 1 PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP. ........................................................ 2 1.1 Giới thiệu chung về Doanh nghiệp ......................................................................... 2 1.2 Quá trình hình thành và phát triển ....................................................................... 2 1.3 Lĩnh vực hoạt động, kinh doanh chủ yếu : Thƣơng mại, xuất – nhập khẩu ..... 2 1.4 Cơ cấu tổ chức công ty .............................................................................................. 3 1.4.2 Sơ đồ tổ chức các bộ phận trong công ty............................................................... 3 1.5 Các phòng ban chính trong công ty ....................................................................... 3 5 ........................................................ 3 1.5.2 Phòng Phát tri n sản phẩm.................................................................................. 4 1.5.3 Phòng Kế toán – Hành chính ............................................................................. 4 54 c ăm sóc k c ............................................................................... 4 1.6 Cơ sở vật chất tài chính, trang thiết bị của công ty .............................................. 4 1.7 Chiến lƣợc định hƣớng phát triển của công ty trong thời gian tới .................... 5 1.8 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống thông tin, thƣơng mại điện tử của công ty. ................................................................................................................ 5 1.8.1. Trang thiết b phần cứng...................................................................................... 5 1.8.2. Phần mềm đ sử dụng trong công ty TNHH D ch vụ T ơ mại Cửu Long6 PHẦN II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT VÀ SỬ DỤNG HTTT VÀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HTTT CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ & THƢƠNG MẠI... 7 CỬU LONG ................................................................................................................... 7 2.1 Ứng dụng HTTT tại công ty TNHH DV & TM Cửu Long. .............................. 7 2.2 Nguồn nhân lực công nghệ của Cửu Long ........................................................... 7 2.3. Đánh giá những tồn tại của doanh nghiệp ........................................................... 7 2.3.1. Tình hình hoạ động kinh doanh ......................................................................... 7 2.3.2. Tình hình ứng dụng Công nghệ thông tin và hệ thống thông tin trong hoạt động kinh doanh ............................................................................................................. 9 SV: Trần Thị Chinh MSV: 10D190063 Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Khoa HTTTKT 233 Đ ì Đại học Thương Mại hình bảo mật, an toàn thông tin trong công ty TNHH TM & DV Cửu Long ................................................................................................................ 11 2.4 Hƣớng đề tài khóa luận. ...................................................................................... 12 KẾT LU N .................................................................................................................. 12 PHỤ LỤC 1 : MẪU PHIẾU ĐIỀU TRA ................................................................... 15 PHỤ LỤC 2: DANH SÁCH NHÂN VIÊN TRẢ LỜI PHỎNG VẤN ........................... 17 SV: Trần Thị Chinh MSV: 10D190063 Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Khoa HTTTKT Đại học Thương Mại DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TNHH DV & TM Công ty TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DỊCH VỤ & THƢƠNG MẠI CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu ĐH Đại học HTTT Hệ thống thông tin TMĐT Thƣơng mại điện tử SV: Trần Thị Chinh MSV: 10D190063 Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Khoa HTTTKT Đại học Thương Mại DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ tổ chức công ty……………………………………………………..3 Bảng 1.2 : Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty TNHH DV & TM CỬU LONG.5 Bảng 2.3 : Báo cáo doanh thu của công ty TNHH DV & TM CỬU LONG khi áp dụng hệ thống thƣơng mại điện tử……... ……………………………………………10 Biểu đồ 2.1: Biểu đồ tổng hợp doanh thu, chi phí và lợi nhuận của CỬU LONG từ 2009 đến 2011 ……………………………………………………………………… ..8 Biểu Đồ 2.2: Biểu đồ cần thiết xây dựng hệ thống TMĐT hỗ trợ bán hàng cho công ty TNHH DV & TM Cửu Long………………………………………………………….9 SV: Trần Thị Chinh MSV: 10D190063 Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Khoa HTTTKT Đại học Thương Mại ơ PHẦN MỞ ĐẦU Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nến kinh tế,CNTT đang là một trong những lĩnh vực phát triển mạnh mẽ nhất hiện nay.CNTT đóng vai trò trong sự phát triển của xã hội,đặc biệt là đối với nền kinh tế. Đƣợc theo học Khoa Hệ thống thông tin kinh tế của trƣờng Đại học Thƣơng mại,em đƣợc trang bị những kiến thức hết sức bổ ích về cơ sở dữ liệu, quản trị hệ thống thông tin, cấu trúc hoạch định CSDL,...Đây là hành trang giúp em có thể lập nghiệp trong tƣơng lai. Thực tập cuối khóa là một hình thức giúp sinh viên nâng cao khả năng của bản thân, vận dụng kiến thức đã học vào thực tế. Thực tập giúp sinh viên tiếp xúc với các công việc khác nhau, thông qua đó đƣa lý thuyết học đƣợc trên sách vở ứng dụng vào thực tiễn, từ đó sinh viên sẽ có một cái nhìn khái quát nhất về công ty. Thông qua việc tìm hiểu cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh của đơn vị thực tập, giúp sinh viên tiếp cận môi trƣờng làm việc thực tế và có điều kiện so sánh, đánh giá giữa lý thuyết và thực tiễn. Sau quá trình thực tập sinh viên sẽ tích lũy đƣợc một lƣợng kiến thức và kinh nghiệm phong phú cho bản thân Bản thân em qua quá trình thực tập cũng đã ít nhiều thu đƣợc thêm những kiến thức chuyên ngành cũng nhƣ kinh nghiệm thực tế để phục vụ cho việc viết báo cáo cũng nhƣ phát triển công việc sau này. Em thực tập tại : Công ty TNHH T ơ mạ Cửu L c ụ& . Qua 1 tháng thực tập em đã nắm đƣợc một số thông tin, đánh giá các hoạt động thu thập xử lý thông tin, thực trạng xây dựng và sử dụng hệ thống thông tin của công ty. Do vậy đã giúp em hoàn từ đó có những hƣớng cụ thể cho đề tài và hoàn thành đƣợc bản báo cáo này. Bản báo cáo này đƣợc hoàn thành với sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của giảng viên Ngô Duy Đô và các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trƣờng Đại học Thƣơng Mại cùng các phòng ban tại công ty TNHH Dịch vụ & Thƣơng mại Cửu Long.Tuy nhiên do đây là lần đầu em đƣợc tiếp xúc với công việc thực tế nên vẫn còn những hạn chế và thiếu xót trong quá trình tìm hiểu, trình bày và đánh giá về công ty nên rất mong nhận đƣợc sự đóng góp của các thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn ! SV: Trần Thị Chinh 1 MSV: 10D190063 Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Khoa HTTTKT Đại học Thương Mại PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP. 1.1 Giới thiệu chung về Doanh nghiệp 1. Tên Công ty: CÔNG TY TNHH DV & TM CỬU LONG 2. Địa chỉ : số 342,tổ 45, phƣờng Hoàng Văn Thụ, quận Hoàng Mai, Hà Nội 3. Ngày Thành lập : ngày 04 tháng 05 năm 2004 4. Giám đốc công ty : Cao Bích Thuỷ 5. Vốn điều lệ : 10 .000.000.000VNĐ (Mƣời tỷ đồng chẵn). 6. Mã số thuế : 0105291518 7. Công ty có giấy phép kinh doanh số 0105291518 do Sở Kế Hoạch và Đầu tƣ Hà Nội cấp . Công ty thuộc hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và các quy định hiện hành khác của nƣớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam 1.2 Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH DV & TM CỬU LONG đƣợc thành lập ngày 04 tháng 05 năm 2004 theo giấy ph p đăng ký kinh doanh số 0105291518 do Sở kế hoạch và đầu tƣ Thành Phố Hà Nội cấp. Công ty TNHH DV & TM CỬU LONG là một tập thể trẻ, năng động, sáng tạo, nhiệt huyết và giàu khát vọng, với đội ngũ nhân lực đƣợc đào tạo từ các trƣờng Đại Học trong lĩnh vực Công nghệ thống tin, viễn thông và chuyên ngành công nghệ ô tô, máy xây dựng. Mục tiêu vƣơn tới của công ty là sản xuất những sản phẩm công nghệ mang thƣơng hiệu Việt, cung cấp những dịch vụ tốt nhất, chất lƣợng quốc tế. Công ty luôn phấn đấu trở thành đối tác tin cậy của tất cả các cơ quan, đơn vị trong và ngoài nƣớc 1.3 Lĩnh vực hoạt động, kinh doanh chủ yếu : Thƣơng mại, xuất – nhập khẩu Mặt hàng kinh doanh: các sản phẩm tiêu dùng thực phẩm,đồ gia dụng……. Th ng kinh doanh: trong nƣớc và quốc tế. Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu: ‫ ٭‬Bán buôn thực phẩm, bán buôn đồ gia đình... ‫ ٭‬Đại lý : xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh .. ‫ ٭‬Đồ gỗ nội thất văn phòng : SV: Trần Thị Chinh 2 MSV: 10D190063 Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Khoa HTTTKT Đại học Thương Mại + Chuyên tƣ vấn thiết kế, thi công nội thất văn phòng, phòng giám đốc, phòng họp, hội trƣờng, khách sạn, gia đình... phong cánh hiện đại, sang trọng, chuyên nghiệp. + Chuyên sản xuất, lắp đặt thiết bị vách ngăn: Vách ngăn cabin (dùng ngăn chia các bàn làm việc), vách ngăn di động.... + Chuyên sản xuất lắp đặt các thiết bị nhƣ: bàn làm việc, tủ tài liệu văn phòng nguyên liệu nhập khẩu từ Malayxia, Indonexia... + Cung cấp lắp đặt bàn ghế làm việc, ghế hội trƣờng, ghế họp, đa dạng về chủng loại và kiểu cách. 1.4 Cơ cấu tổ chức công ty 1.4.2 Sơ đồ tổ chức các bộ phận trong công ty Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức các phòng ban trong công ty Ban Giám Đốc Phòng kinh doanh và phát triển thị trƣờng Phòng phát triển sản phẩm Phòng kế Phòng chăm toán - hành sóc khách hàng chính Tính tới thời điểm hiện nay, công ty đã có tổng cộng 45 cán bộ nhân viên chính thức và một đội ngũ cộng tác viên đông đảo đến từ các trƣờng đại học hàng đầu Việt Nam cụ thể nhƣ sau :  Nhân sự quản lý (cấp trƣởng phòng trở lên): 09 ngƣời.  Nhân sự kinh doanh: 13 ngƣời.  Nhân sự kỹ thuật, chuyên gia: 16 ngƣời.  Nhân sự khác: 7 ngƣời. 1.5 Các phòng ban chính trong công ty h ng inh o nh ph i n hị ư ng Bộ phận kinh doanh có chức năng tƣ vấn cho ban giám đốc về chiến lƣợc kinh doanh của công ty đồng thời chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. SV: Trần Thị Chinh 3 MSV: 10D190063 Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Khoa HTTTKT h ng h 1.5.2 Đại học Thương Mại i n sản phẩm Phát triển các sản phẩm dịch vụ phục vụ mục đích kinh doanh của công ty, theo đơn đặt hàng của khách hàng, nghiên cứu, tƣ vấn với Ban Giám đốc các công nghệ mới, định hƣớng phát triển sản phẩm về mặt công nghệ. h ng ế toán – Hành chính 1.5.3 Quản trị công việc ăn ph ng, công c nhân sự tiền lƣơng; lập và nộp các báo cáo về công tác kế toán theo quy định của Nhà nƣớc; tƣ vấn định hƣớng chiến lƣợc về nhiệm vụ và hƣớng kinh doanh của phòng cho lãnh đạo. 4 h ng chăm sóc khách hàng Xây dựng các kênh thông tin để khách hàng có thể tiếp cận dễ dàng các thông tin về công ty, tính năng, gia cả, sản phẩm, phƣơng thức thanh toán…. Là đầu mối nhận mọi thông tin về khiếu nại của khách hàng đƣa ra phƣơng án xử lý. Lên kế hoach thăm hỏi khách hàng Vip, khách hàng thƣờng xuyên của công ty. Tổ chức thực hiện,kiểm tra và giám sát, ghi nhận ý kiến khách hang đê cải tiến công việc. 1.6 Cơ sở vật chất tài chính, trang thiết bị của công ty - Cơ sở vật tài chính của công ty + Các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu của kế hoạch sản xuấ kinh do nh ong năm (từ 2009 - 2011) Bảng 1.2 Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty TNHH DV & TM CỬU LONG Đơn ị tính: triệu VNĐ Năm Nội dung Tăng/giảm (%) 2009 2010 2011 10/09 11/10 Tổng doanh thu 18.294 20.266 23.872 11.1 18.4 Chi phí 15.912 17.047 20.068 7.3 18.2 Lợi nhuận trƣớc thuế 2.382 3.219 3.804 36.6 19.4 542 804 934 37.02 19.3 1.840 2.415 2.870 36.65 19.8 Nộp ngân sách Lợi nhuận sau thuế (Nguồn: Phòng kinh doanh công ty TNHH DV & TM CỬU LONG) + Chỉ tiêu tài chính 2012 Năm 2012, công ty TNHH TM & DV CỬU LONG đạt mục tiêu tăng trƣởng ổn định, giữ đƣợc các khách hàng tiềm năng và thƣờng xuyên, cơ cấu dịch vụ chuyển SV: Trần Thị Chinh 4 MSV: 10D190063 Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Khoa HTTTKT Đại học Thương Mại dịch theo hƣớng tăng dần và tăng tỷ trọng doanh thu của các ngành dịch vụ, với doanh thu tăng hơn 65%, lợi nhuận tăng gấp 2 lần so với năm 2011. + Tỷ lệ đầu ư cho công nghệ thông tin Ƣớc tính tỉ trọng của chi ứng dụng CNTT trong tổng chi phí hoạt động thƣờng niên dƣới 4%. - Cơ sở vật chất trang thiết bị của công ty + Số máy chủ: 4 chiếc cài đặt hệ điều hành Windows. + Số máy trạm: 18 chiếc có kết nối thông qua 1 mô hình mạng LAN + Tổng băng thông kết nối Internet băng rộng đạt mức 100 Mbps. 1.7 Chiến lƣợc định hƣớng phát triển của công ty trong thời gian tới Mục tiêu hoạt động của công ty là không ngừng phát triển các hoạt động sản xuất, thƣơng mại và dịch vụ trong các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty nhằm tối đa hóa lợi nhuận cho công ty, cổ đông, cải thiện điều kiện làm việc và nâng cao thu nhập cho ngƣời lao động, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với ngân sách nhà nƣớc, phát triển công ty ngày càng lớn mạnh, bền vững, do đó chiến lƣợc phát triển trong thời gian tới của công ty là : - Doanh thu mỗi năm tăng từ 40% đến 90% /năm trong 3 năm tiếp theo. - Lợi nhuận đạt mức từ 60% đến 80%/năm trong 3 năm tiêp theo - Mở rộng thị trƣờng và phát triển mạng lƣới khách hàng và khách hàng tiềm năng có liên quan đến dịch vụ của công ty, dịch vụ khách hàng với mục tiêu đạt trên 90% khách hàng hài lòng với chất lƣợng dịch vụ của công ty. - Phát huy, đẩy mạnh hoạt động đầu tƣ tài chính, nâng dần thành thế mạnh của công ty trong những năm sắp tới. 1.8 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống thông tin, thƣơng mại điện tử của công ty. 1.8 T ế b ầ cứ Hiện tại công ty TNHH DV & TM Cửu Long sử dụng mạng Lan kết nối các máy tính trong trụ sở với nhau và kết nối tới mạng Internet. Số lƣợng máy tính là 44 chiếc, đƣợc phân chia cho các phòng, ban nhƣ sau : - Phòng Giám Đốc : 4 chiếc - Phòng kinh doanh phát triển thị trƣờng : 6 chiếc - Phòng phát triển sản phẩm : 5 chiếc SV: Trần Thị Chinh 5 MSV: 10D190063 Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Khoa HTTTKT Đại học Thương Mại - Phòng kế toán- hành chính : 3 chiếc - Phòng chăm sóc khách hàng : 4 chiếc 1.8 2 ầ mềm đ sử dụ cô y TNHH c ụ T ơ mạ Cửu L Hiện nay trên thị trƣờng có rất nhiều phần mềm đƣợc sử dụng trong các công ty thƣơng mại. Công ty Cửu Long sử dụng hai phần mềm chính cụ thể là : + Phần mềm Plesk : Plesk là phần mềm quản trị Server, VPS và Hosting chuyên nghiệp. Tính năng tự động hóa cao giúp cho công ty Cửu Long giảm chi phí, thời gian trong việc quản lý, đầu tƣ thiết bị và nhân lực. Phần mềm này phục vụ cho ban giám đốc và bộ phận quản lý nhân sự của công ty. + Phần mềm Kế toán Doanh nghiệp Bravo : là phần mềm Kế toán khá phổ biến và hữu ích do công ty cổ phần BRAVO xây dựng áp dụng cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp. Góp phần giảm thiểu các thao tác thủ công trong kế toán, xây dựng một cái nhìn bao quát về các chỉ tiêu thông qua bảng biểu và biểu đồ, từ đó giúp nhân viên kế toán cũng nhƣ các ban lãnh đạo của Cửu Long quản lý tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tốt hơn. SV: Trần Thị Chinh 6 MSV: 10D190063 Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Khoa HTTTKT Đại học Thương Mại PHẦN II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT VÀ SỬ DỤNG HTTT VÀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HTTT CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ & THƢƠNG MẠI CỬU LONG 2.1 Ứng dụng HTTT tại công ty TNHH DV & TM Cửu Long. Có thể nói hiện nay HTTT đang ngày càng khẳng định đƣợc những ƣu điểm của mình đói với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp.Nhận ra đƣợc sự quan trọng của HTTT doanh nghiệp đã thực hiện những biện pháp để phát triển HTTT cho mình nhƣ bảo trì và nâng cấp các thiết bị tin học để đảm bảo mang lại hiệu quả cao trong công việc. Ngoài ra công ty còn chú trọng đào tạo nguồn nhân lực đủ khả năng sử dụng HTTT và sử dụng HTTT hiệu quả. Công ty TNHH DV & TM Cửu Long rất chú trọng tới đội ngũ nhân viên của mình. ới cVhiến lƣợc khai thác nguồn nhân lực theo chiều sâu, Cửu Long không chỉ coi trọng công tác tuyển dụng nhân sự với yêu cầu cao về trình độ chuyên môn mà còn không ngừng đào tạo đội ngũ nhân viên của mình. Nhân viên trong công ty luôn đƣợc đào tạo và tiếp cận công nghệ hiện đại, tiên tiến nhất để bắt kịp với tốc độ phát triển công nghệ của thời đại. 2.2 Nguồn nhân lực công nghệ của Cửu Long Để ứng dụng công nghệ thông tin có hiệu quả, ngoài việc đầu tƣ, mua sắm trang thiết bị công nghệ, kỹ thuật hiện đại thì việc thu hút, đào tạo và sử dụng nhân lực nhằm khai thác tối đa các ứng dụng về CNTT là yếu tố có ý nghĩa quyết định. Thực tế qua tìm hiểu cơ cấu nguồn nhân lực của Cửu Long bao gồm : Số cán bộ chuyên môn về HTTT - Phần cứng : 3 ngƣời. - Phần mềm : Dịch vụ: 6 ngƣời; Phát triển phần mềm: 2ngƣời. Số cán bộ có bằng đại học và trên đại học CNTT : 9 ngƣời. 2.3. Đánh giá những tồn tại của doanh nghiệp 2.3 Tình hình hoạ động kinh do nh Công ty TNHH Dịch vụ & Thƣơng mại Cửu Long – một trong số các công ty hoạt động mang kinh doanh trong nhiều lĩnh vực, đa ngành, đa nghề. Có thể nói hoạt động của công ty ngày một phát triển và đạt đƣợc những thành công nhất định. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, doanh nghiệp đang ngày một phát triển theo hƣớng đa dạng hóa các ngành nghề , mở rộng quan hệ hợp tác với các đối tác khác. Hiện nay SV: Trần Thị Chinh 7 MSV: 10D190063 Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Khoa HTTTKT Đại học Thương Mại kinh tế- xã hội có những vƣợt bậc không ngừng, đòi hỏi doanh nghiệp cần nắm đƣợc đâu là điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức để từ đó có thể thích nghi đƣợc với những thay đổi của nền kinh tế. Từ những số liệu thống kê về hoạt động kinh doanh 3 năm liên tiếp từ 2009 đến 2011và tình hình cụ thể trong năm 2012, Cửu Long vẫn đang không ngừng phát triển về mặt quy mô tổ chức lẫn thị trƣờng kinh doanh của doanh nghiệp. Từ báo cáo tổng hợp qua các năm ở phần trên ta xây dựng Biểu đồ cột về doanh thu, chi phí và lợi nhuận trƣớc thuế để thấy đƣợc sự phát triển đó. Đơn ị: đ 25000 20000 15000 10000 Tổng doanh thu 5000 Chi phí 0 2009 2010 2011 Năm Lợi nhuận trƣớc thuế Biểu đồ 2.1 Biểu đồ tổng hợp doanh thu, chi phí và lợi nhuận của Cửu Long từ 2009 đến 2011 (Nguồn: Phòng kinh doanh công ty TNHH Dịch vụ & Thương Mại Cửu Long) Biểu đồ trên cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty có những thay đổi khá rõ rệt, lợi nhuận công ty thu đƣợc từ năm 2009 - 2011 tăng lên đáng kể, điều này chứng tỏ công ty đang có những bƣớc phát triển nhanh chóng.Qua biểu đồ trên ta có thể thấy đƣợc qua các năm thì tổng doanh thu có mức tăng đáng kể nhất, trong khi đó nếu so sánh với chi phí thì chi phí có mức tăng chậm hơn.Điều này có nghĩa trong vòng hai năm từ 2009 - 2011, doanh nghiệp đã có những thay đổi trong hoạt động của mình, đó chính là việc ứng dụng CNTT vào hoạt động nhƣ tài chính - kế toán và quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Việc ứng dụng các phần mềm này giúp công ty tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực, từ đó rút ngắn đƣợc nguồn ngân sách phải đầu tƣ. SV: Trần Thị Chinh 8 MSV: 10D190063 Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Khoa HTTTKT Đại học Thương Mại 2.3 2 Tình hình ứng dụng Công nghệ hông in hệ hống hông in ong hoạ động kinh doanh Công ty TNHH DV & TM Cửu Long đã có Website riêng nhƣng công việc chủ yếu của websitenày là kinh doanh điện tử, nghĩa là chỉ giới thiệu, quảng bá sản phẩm trên đó.Vì thế khách hàng khi có nhu cầu tìm hiểu về thông tin sản phẩm,các dịch vụ đi kèm, hay chính sách hậu mãi… cũng mới chỉ có thể biết đƣợc thông qua internet. Các hoạt động nhƣ thanh toán, giao dịch, ký kết hợp đồng mua bán…giữa khách hàng và công ty vẫn chƣa thể thông qua mạng internet,điều này sẽ gây tốn thời gian công sức, tiền bạc cho khách hàng khi mua hàng của doanh nghiệp. Nhất là về mặt thời gian khi mà hiện nay tại các thành phố lớn nhƣ Hà Nôi, Hồ Chí Minh… ngƣời dân càng ngày càng có ít thời gian dành cho việc mua sắm, việc mua sắm ở các gian hàng hay siêu thi tiêu tốn nhiều thời gian khi mà với sự phát triển của CNTT các trang mua sắm trực tuyến mở ra ngày càng nhiều thì chỉ cần ngồi ở nhà với vài cú click hách hàng đã mua đƣợc cái mình cần. Bên cạnh đó các đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp nắm đƣợc điều này để thu hút các khách hàng. Thông qua quá trình điều tra và tìm hiểu đã rút đƣợc ra kết quả nhƣ sau khoảng 72% nhân viên có ý kiến cho rằng việc xây dựng một hệ thống thƣơng mại điện tử để hỗ trợ bán hàng qua mạng cho công ty là một việc làm cần thiết. Điều này giúp cho việc mua bán của công ty với khách hàng diễn ra một cách nhanh và thuân tiện hơn, giảm bớt đƣợc thời gian, công sức cũng nhƣ các thủ tục phức tạp khác. 38% Cần thiết Không cần thiết 72% Biểu Đồ 2.2 : Biểu đồ cần thiết xây dựng hệ thống TMĐT hỗ trợ bán hàng cho công ty TNHH DV & TM CỬU LONG. ( Nguồn : phiếu điều tra ) SV: Trần Thị Chinh 9 MSV: 10D190063 Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Khoa HTTTKT Đại học Thương Mại Để thấy đƣợc lợi ích của việc xây dựng hệ thống thƣơng mại điện tử áp dụng cho công ty Cửu Long, phòng kế toán tài chính đã lên bài toán đối với doanh nghiệp khi áp dụng TMĐT, sau khi giải quyết bài toán ta thu đƣợc bảng số liệu sau : Bảng 2.3 Báo cáo doanh thu của công ty TNHH DV & TM CỬU LONG khi áp dụng hệ thống thƣơng mại điện tử. Đơn ị ính : Nội Dung Tổng doanh thu Chi phí Lợi nhuận trƣớc thuế VNĐ Năm 2009 2010 2011 18.458 20.467 24.147 15.963 17.106 20.159 2.495 3.361 3.988 (Nguồn : Phòng tài chính – kế toán) So sánh giữa bảng 1.2 và 2.3 ta nhận thấy doanh thu có chiều hƣớng tăng , cùng với đó là chi phí cũng chuyển dịch theo chiều hƣớng tăng. Cụ thể năm 2009 doanh thu tăng so với trƣớc 164tr VNĐ, chi phí tắng 51tr VNĐ. Tƣơng tự ta có năm 2010 doanh thu tăng 261tr VNĐ, chi phí tăng 59tr VNĐ. Năm 2011 doanh thu tăng 275tr VNĐ, chi phí tăng 91tr VNĐ. Điều này ta có thể dễ dàng giải thích đƣợc doanh thu tăng là do khi áp dụng hệ thống TMĐT sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời mua, nhất là những ngƣời bận rộn hoặc không có thời gian đi mua trực tiếp nên thu hút đƣợc khách hàng, tăng doanh thu cũng là điều dễ hiểu. Thứ hai là về chi phí, có thể nói chi phí có chiều hƣớng tăng nhƣng so với sự tăng của doanh thu thì chi phí tăng không nhiều, điều này do rất nhiều nguyên nhân. Đầu tiên là do khi doanh nghiệp bán hàng qua các gian hàng trên hệ thống thì sẽ không mất tiền thuê các cửa hàng hay gian hàng tại các siêu thị, trung tâm thƣơng mại. Cùng với đó là không phải thuê nhân viên bán hàng nên chi phí cũng tiết kiệm một cách đáng kể, bên cạnh đó công ty còn tiết kiệm đƣợc thời gian và các khoản khác nhƣ chi phí thanh toán, chí phí quảng cáo….. Song bên cạnh đó khi sử dụng hệ thống TMĐT không có nghĩa là công ty không mất bất cứ khoản chi phí nào, bảng số liệu trên chƣa bao gồm chi phí tạo và duy trì một hệ thống thƣơng mại điện tử. Chỉ cần sử dụng một phép toán nhỏ ta hoàn toàn có thể tính đƣợc ƣu, nhƣợc điểm của hệ thống này. Giả sử ban đầu ta đầu tƣ xây dựng hệ thống TMĐT là 120tr VNĐ, chi phí duy trì hoạt động hàng năm là 30tr VNĐ, tổng cộng sau 3 năm công ty phải bỏ ra SV: Trần Thị Chinh 10 MSV: 10D190063 Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Khoa HTTTKT Đại học Thương Mại số tiền là 210tr VNĐ (sau 5 năm phải nâng cấp và thay đổi hệ thống máy tính một lần, số tiền này không đƣợc tính ở đây). So sánh với bảng 1.1 thì ta có lợi nhuận thu thêm hàng năm là : năm 2009 là 113tr VNĐ, năm 2010 là 142tr VNĐ, năm 2011 là 184tr VNĐ. Tổng cộng sau 3 năm thì khoản lợi nhuận thu thêm là 439tr VNĐ. Sau khi trừ đi chi phí ban đầu cho hệ thống TMĐT thì số tiền còn lại doanh nghiệp thu đƣợc là 229tr VNĐ. Giả sử cứ sau 5 năm bảo trì hệ thống một lần thì lợi nhuận thu đƣợc là không hề nhỏ trong điều kiện nền kinh tế đang khủng hoảng hiện nay. Từ bài toán trên ta không thể phủ nhận đƣợc lợi ích của hệ thống TMĐT, mặc dù để xây dựng đƣợc một hệ thống hoàn thiện không phải là điều đơn giản và có thể thực hiện ngay đƣợc, doanh nghiệp phải bỏ ra thời gian công sức và tiền bạc . Mong rằng để đạt đƣơc lợi ích cao nhất, doanh nghiệp sẽ có quyết định đúng đắn cho mình trong việc áp dụng hệ thống TMĐT vào hoạt động kinh doanh. 2.3.3 Đ nh gi ình hình bảo mậ , n o n hông in ong công y TNHH TM & V Cửu Long Thông qua các kết quả thu đƣợc từ các phiếu điều tra: phát ra 8 – thu về 8,ta thu đƣợc kết quả nhƣ sau: có 6/8 ý kiến cho rằng vấn đề bảo mật thông tin trong doanh nghiệp chƣa đƣợc chú trọng, họ chƣa hài lòng với hệ thống bảo mật của công ty hiện nay và mong muốn có đƣợc một hệ thống tốt hơn. Công ty đã và đang sử dụng các phần mềm để đảm bảo an toàn cho toàn hệ thống thông tin của công ty nhƣ chƣơng trình phòng chống bảo vệ cho mạng: sử dụng FireWall ( cứng và mềm), antivirut( BKAV Pro), Web antivirut ……nhƣng các hacker ngày nay ngày càng có nhiều thủ đoạn tinh vi hơn, khó kiểm soát hơn. Hiện nay cũng chƣa có một biện pháp nào đảm bảo an toàn cao cho hệ thống thông tin chung của công ty. Khi xây dựng một hệ thống thông tin có tính an toàn và bảo mật cao, doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều trở ngại. Hệ thống hiện tại mà doanh nghiệp đang sử dụng, xét trên mặt phƣơng diện kỹ thuật thì hệ thống đƣợc coi là đảm bảo an toàn ở mức trung bình khi đƣợc trang bị các phần mềm bảo vệ. Nhƣng có một điều mà công ty chƣa chú trọng đến, đó là vấn đề phân quyền khi truy cập và sử dụng hệ thống. Việc phân quyền hiện tại có thể coi là có ở mức độ yếu khi Giám đốc và bộ phận quản trị hệ thống có quyền truy cập vào và sửa thông tin đang đƣợc lƣu trữ, song việc sử dụng và chia sẻ tài nguyên thì chƣa đƣợc phân quyền một cách rõ ràng khi mà các phòng ban chỉ cần sử dụng máy tính của công ty là có thể truy cập vào hệ thống và lấy đƣợc các thông tin SV: Trần Thị Chinh 11 MSV: 10D190063 Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Khoa HTTTKT Đại học Thương Mại mà có thể không liên quan đến công việc của mình. Ví dụ nhƣ phòng kế toàn hành chính có thể lấy đƣợc thông tin khách hàng, hay ngƣợc lại phòng chăm sóc khách hàng có thể lấy đƣợc doanh số, doanh thu thời điểm hiện tại của doanh nghiệp. Điều này ban đầu có thể đối với doanh nghiệp thì không có điều gì bất lợi nhƣng x t về lâu dài thì có ảnh hƣởng trức tiếp đến vấn đề an toàn của hệ thống. Một hệ thống muốn đảm bảo sự bảo mật cho mình cần xét dựa trên hai yếu tố bao gồm kỹ thuật và con ngƣời. Thông thƣờng khi một hệ thống bị mất an toàn thì điều đầu tiên ngƣời ta nghĩ đến thƣờng là hệ thống bị hacker xâm nhập hay virut tấn công….. mà ít khi cho rằng nhân viên của công ty mới là ngƣời có khả năng tiếp cận trực tiếp và khi nghỉ việc thì thƣờng họ là nguyên nhân làm mất thông tin khi đem thông tin của công ty đến công ty mới của mình, nhất là khi hai công ty là đối thủ cạnh tranh. Ở đây với hệ thống của công ty Cửu Long vấn đề phân quyền chƣa đƣợc chú trọng thì ví dụ khi một nhân viên của phòng chăm sóc khách hàng muốn nghỉ việc, trƣớc khi nghỉ nhân viên này dùng máy tính của công ty truy nhập vào hệ thống, lấy thông tin về khách hàng và cả thông tin về doanh thu, doanh số của công ty trong ba thánh gần nhất rồi sau đó khi làm việc ở công ty mới, đồng thời là đối thủ cạnh tranh của Cửu Long, nhân viên này đã cung cấp những thông tin đã lấy đƣợc cho công ty đối thủ. Chƣa kể đến việc ví dụ nhƣ khi hệ thống của phòng chăm sóc khách hàng bị tấn công thì nếu phân quyền hacker chỉ có thể lấy đƣợc thông tin về khách hàng mà không thể lấy đƣợc các thông tin khác. Điều này cũng giảm thiểu đƣợc lƣợng thông tin bị mất mát khi công ty có sự thay đổi về mặt nhân sự. Để xây dựng một hệ thống tốt doanh nghiệp cần thực hiện nhiều giải pháp đồng bộ, tùy từng trƣờng hợp mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn đƣợc những phƣơng án tốt nhất cho mình. 2.4 Hƣớng đề tài khóa luận. Từ những phân tích ở trên em xin đƣa ra 2 hƣớng đề tài nhƣ sau: Đề tài 1 : Xây dựng hệ thố ơ mạ đ ện tử đ hỗ trợ bán hàng qua mạng cho công ty. Đề tài 2 : Một số giải pháp đảm bảo an toàn thông tin, , an toàn dữ liệu, nâng cao tính bảo mật tại công ty TNHH TM & DV Cửu Long ẾT LU N SV: Trần Thị Chinh 12 MSV: 10D190063 Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Khoa HTTTKT Đại học Thương Mại Trong những năm hoạt động vừa qua, công ty TNHH DV & TM Cửu Long đã đạt đƣợc không ít thành công và đang ngày càng phát triển mạnh mẽ, không ngừng lớn mạnh. Để đạt đƣợc những thành công nhƣ ngày hôm nay, đó là sự cố gắng, nỗ lực rất nhiều của toàn thể cán bộ, công nhân viên trong công ty. Tuy nhiên,hiện nay nền kinh tế thị đang có những diến biến phức tạp, và sự cạnh tranh gay gắt của các đối thủ cạnh tranh. Để tiếp tục tồn tại và phát triển công ty cần phải phát huy tối đa lợi thế cạnh tranh của mình để duy trì và đứng vững trên thị trƣờng. Trong quá trình thực tập tại doanh nghiệp, từ những gì đƣợc tiếp cận em đã phát hiện ra một số vấn đề của công ty hiện nay. Công ty chƣa có hệ thống thƣơng mại điện tử, do đó còn nhiều gặp khó khăn trong vấn đề giao dịch mua bán với khách hàng. Một vấn đề nữa mà hiện tại công ty chƣa thực sự chú trọng là việc đảm bảo an toàn thông tin cho dữ liệu và hệ thống phần mềm trong công ty. Việc xây dựng một hệ thống thƣơng mại điện tử và đƣa ra các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin cho công ty TNHH Dịch vụ & Thƣơng mại Cửu Long là một vấn đề cần thiết và cấp bách. SV: Trần Thị Chinh 13 MSV: 10D190063 Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Khoa HTTTKT Đại học Thương Mại TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Tài liệu hƣớng dẫn thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp. 2. Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý, Bộ môn CNTT, Trƣờng Đại học Thƣơng Mại 3. Mẫu phiếu thu thập số liệu trong quá trình em thực tập tại công ty TNHH TM & DV Cửu Long 4. Bài giảng Cấu trúc và hoạch định, Bộ môn Tin học, Trƣờng Đại học Thƣơng Mại 5. Một số trang Web : WWW.TAILIEU.VN WWW.LUANVAN.VN SV: Trần Thị Chinh 14 MSV: 10D190063 Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Khoa HTTTKT Đại học Thương Mại PHỤ LỤC 1 : MẪU PHIẾU ĐIỀU TRA I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TY – PHẦN TRẢ LỜI CHUNG 1. Tên công ty: ..................................................................................................... 2. Địa chỉ: ............................................................................................................. 3. Điện thoại: ................................................. Fax: ............................................... 4. Địa chỉ Website: ........................................ Email: ........................................... 5. Loại hình doanh nghiệp: .................................................................................... Doanh nghiệp Nhà nƣớc (Nh nước chiếm cổ phần từ 51% trở nên) Doanh nghiệp tƣ nhân (Tư nhân chi m cổ phần từ 51% trở nên) Doanh nghiệp có vốn đầu tƣ nƣớc ngoài 6.Vốn điều lệ (VND): Dƣới 1 tỷ Từ 1-5 tỷ Từ 5- 10 tỷ Từ 10- 50 tỷ Từ 50- 200 tỷ Trên 200 tỷ 7.Loại hình doanh nghiệp theo hình thức sở hữu: (chỉ đ nh dấu ô) Cổ phần Công ty hợp danh Doanh nghiệp liên doanh với nƣớc ngoài Doanh nghiệp tƣ nhân Đầu tƣ nƣớc ngoài Nhà nƣớc Khác (Xin nêu rõ) Trách nhiệm hữu hạn __________________ 8.Loại hình hoạt động của doanh nghiệp: (có thể đ nh dấu nhiều ô) Du lịch, Khách sạn Sản xuất, chế biến Nông sản Thủ công mỹ nghệ Sản xuất, chế biến Thuỷ Hải sản Dệt may Dƣợc, Y tế, Hoá mỹ phẩm Da giầy Dịch vụ thông tin và truyền thông Xây dựng, giao thông vận tải Tài chính ngân hàng và bảo hiểm Điện, điện tử Kinh doanh bất động sản Quản lý và xử lý rác thải, nƣớc thải Dịch vụ giáo dục và đào tạo Khai khoáng Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi và giải trí Dịch vụ sửa chữa ô tô, mô tô, xe Khác (Xin nêu rõ) máy và xe có động cơ khác _____________________________ SV: Trần Thị Chinh 15 MSV: 10D190063 Báo cáo thực tập tốt nghiệp – Khoa HTTTKT II. HẠ TẦNG Đại học Thương Mại Ỹ THU T CNTT – PHẦN DÀNH CHO BỘ PH N Ỹ THU T, CNTT 1. Tổng số máy tính trong đơn vị: (chiếc). 2. Số máy trung bình trên 1 ngƣời: (chiếc). 3. Cấu hình máy: 4. Kết nối mạng nội bộ: Có Không Nếu có, xin cho biết số lƣợng mạng nội bộ: 5. Kết nối Internet: Nếu có: Có Quay số Không ADSL Đƣờng truyền riêng III. HOẠT ĐỘNG THƢƠNG MẠI ĐIỆN TỬ - PHẦN DÀNH CHO GIÁM ĐỐC, BỘ PHÂN KỸ THU T. 1. Ở công ty ông (bà) có sử dụng các phần mềm quản lý văn phòng: □ Word 2000 □ Word 2003 □ Word 2007 Nếu có, các phần mềm quản lý văn phòng khác:…………………… 2. Doanh nghiệp có chú ý đến vấn đề bảo mật thông tin: □ có □ không Nếu có thì ở mức độ nào : □ quan trọng □ bình thƣờng 3. Mức độ sử dụng các phần mềm quản lý văn phòng cho công việc thực tế tại phòng ban: □ 100% □ 80%- 100% □ 60%- 80% □ 40%- 60% □ 20%-40% □ < 20% 4. Các phần mềm chuyên dùng:………………………………………………… 5. Hiện tại doanh nghiệp đang sử dụng những hệ thống thông tin nào?............... 6. Doanh nghiệp có ứng dụng thƣơng mại điện tử hay không? có Không + Nếu có : - Doanh nghiệp ứng dụng các mô hình kinh doanh trên từ khi nào?...................... - Số ngƣời:……………..hình thức sử dụng…………………………………… - Phần mềm đang sử dụng:………………………………………………….......... + Nếu không: Doanh nghiệp có chiến lƣợc áp dụng thƣơng mại điện tử trong tƣơng lai không? Có Không + Nếu có doanh nghiệp muốn chi phí đầu tƣ là bao nhiêu? SV: Trần Thị Chinh 16 MSV: 10D190063