Tài liệu Báo cáo thực tập tại công ty tnhh công nghệ nguyễn quỳnh

Trường Đại Học Hoa Sen TV062 NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Trân trọng Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức Ngày….tháng….năm 2008 Trang 1 Trường Đại Học Hoa Sen TV062 TRÍCH YẾU Qua đề án thực tập nhân thức tôi muốn tìm hiểu và học hỏi mô hình tổ chức của một công ty. Ngoài việc trực tiếp làm việc tại công ty, tôi còn tham khảo thêm sách báo, học hỏi trên internet và tham khảo thêm ý kiến, kinh nghiệm của một số cá nhân. Nhờ đó mà tôi đã tích lũy được cho mình thêm những kiến thức mới, phục vụ tốt cho việc học tập và công việc của tôi sau này. Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức Trang 2 Trường Đại Học Hoa Sen TV062 MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP ........................................................... 1 TRÍCH YẾU ........................................................................................................... 2 MỤC LỤC ...............................................................................................................3 LỜI CẢM ƠN ..........................................................................................................4 DẪN NHẬP .............................................................................................................5 PHẦN I: GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP .................................................... 6 PHẦN II: CÔNG VIỆC THỰC TẬP.....................................................................16 1.Mục tiêu trong đợt thực tập...........................................................................16 2.Công việc thực tập ........................................................................................17 3.Nhận xét đánh giá bản thân...........................................................................19 PHẦN 3: CHUYÊN ĐỀ - KẾ TOÁN SẢN XUẤT...............................................21 KẾT LUẬN............................................................................................................30 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN .........................................................................31 PHỤ LỤC...............................................................................................................32 1. Hình ảnh một số phòng ban ........................................................................33 Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức Trang 3 Trường Đại Học Hoa Sen TV062 LỜI CÁM ƠN Tôi xin gửi lời cám ơn trân thành đến tất cả mọi người đã giúp tôi hoàn thành tốt bản báo cáo cũng như việc thực tập nhận thức tại công ty TNHH công nghệ Nguyễn Quỳnh.Và lời cám ơn đầu tiên, tôi xin gửi đến trường đai học Hoa Sen đã tạo điều kiện giúp tôi hiểu được sớm hơn mô hình tổ chức của một công ty, để sau này vào đợt thực tập tốt nghiệp tôi không còn bỡ ngỡ và sẽ giúp ích nhiều cho công việc của tôi sau này. Tiếp theo, tôi xin gửi lời cám ơn trân thành đến công ty TNHH Nguyễn Quỳnh đã đồng ý tiếp nhận tôi đến thực tập tại qúy công ty. Về mặt cá nhân, đầu tiên tôi xin gửi lời cám ơn đến thầy Dương Kim Thạnh, thầy phụ trách hướng dẫn thực tập nhận thức của tôi, chị Nguyễn Thị Hợi trưởng phòng kế toán thuộc công ty TNHH Nguyễn Quỳnh đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong đợt thực tập tại công ty. Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức Trang 4 Trường Đại Học Hoa Sen TV062 DẪN NHẬP Trường đại học Hoa Sen từ lâu đã có uy tín trong việc đào tạo sinh viên nắm vững lí thuyết và vận dụng lí thuyết vào thực tế một cách nhuần nhuyễn. Vì vậy trường đã tạo điều kiện cho sinh viên được vào thực tập nhận thức tại công ty để tiếp cận với môi trường làm việc nhằm giúp cho sinh viên quen dần với sơ dồ tổ chức của một doanh nghiệp, mối quan hệ giữa các cá nhân cũng như các bộ phận trong công ty. Khi đi vào đợt thực tập nhận thức, tôi đã đề ra cho mình 3 mục tiêu: z Mục tiêu 1: Mục tiêu thứ nhất mà tôi đặt ra trong đợt thực tập này là học hỏi mô hình tổ chức của một công ty. z Mục tiêu 2: Tạo được niềm tin và mối quan hệ tốt với các nhân viên trong công ty, rèn luyện kỹ năng giao tiếp. z Mục tiêu 3: Áp dụng được kiến thức được học vào trong công việc thực tế. Chuyên ngành mà tôi học là Quản trị kinh doanh, nhưng vì một số lí do mà công việc của tôi tại công ty là kế toán. Ban đầu còn nhiều bỡ ngỡ, nhưng tôi đã cố gắng để hoàn thành thật tốt những công việc được giao. Bằng cách áp dụng phần Nguyên lý kế toán mà tôi đã được học ở trường vào học kì vừa rồi. Qua đợt thưc tập nhận thức này, tôi đã hoàn thành được phần nào các mục tiêu đã đề ra tuy chưa hoàn thiện lắm nhưng cũng giúp tôi nhận thức được công việc của một nhân viên kế toán và có được những kinh nghiệm trong giao tiếp, ứng xử và tác phong làm việc trong tập thể. Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức Trang 5 Trường Đại Học Hoa Sen TV062 PHẦN I: GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP Tên cơ quan: CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ NGUYỄN QUỲNH Quyết định thành lập số: 4102035971 Trụ sở: 28/6A Tôn Thất Tùng, Quận 1, Tp. HCM Điện thoại: (848) 925 2878 Fax: (848) 925 2879 Email: [email protected] Website: www.nguyenquynh.net Số nhân viên: 24 Ngành nghề hoạt động: Kinh doanh thiết bị công nghệ tin học A. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH NGUYỄN QUỲNH được thành lập ngày 23 tháng 10 năm 2000. Lúc đầu mới thành lập có tên là: Công ty TNHH Công nghệ tin học Hoàn Vũ, hoạt động trong lĩnh vực mua bán các thiết bị công nghệ tin học. Đến năm 2003, Công ty TNHH Công nghệ Hoàn Vũ bỏ hẳn loại hình bán lẻ và bắt đầu chính thức nhập khẩu và phân phối ổ cứng Seagate. Năm 2005, Công ty TNHH Công nghệ tin học Hoàn Vũ được công nhận là một trong mười công ty phân phối sản phẩm Seagate mạnh nhất Việt Nam. Do có một vài thay đổi trong thành phần Ban lãnh đạo, kể từ ngày 04/01/2006, công ty TNHH Công nghệ tin học Hoàn Vũ chính thức chuyển thành Công ty TNHH Công nghệ NGUYỄN QUỲNH, gọi tắt là NQT (tên tiếng anh là NGUYEN QUYNH Technology Company Limited). Từ đây, NQT bắt đầu mở rộng phân phối các sản phẩm của những thương hiệu nổi tiếng như Sony, Hitachi, Seagate… Hiện nay, NQT đang tiến hành xây dựng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 để hoàn thiện bộ máy quả lý của công ty. Hệ thống quản lý chất lượng sẽ được áp dụng cho tất cả các hoạt động tại NQT như phân phối, hành chính – nhân sự , xuất nhập khẩu… Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức Trang 6 Trường Đại Học Hoa Sen TV062 2. Lĩnh vực kinh doanh của NQT ™ Kinh doanh các sản phẩm công nghệ như ổ cứng Seagate, ổ cứng Hitachi, ổ quang Sony, USB Rundisk… ™ Sửa chữa, bảo hành máy vi tính. Phương thức kinh doanh: ¾ Công ty TNHH Công nghệ NGUYỄN QUỲNH chủ yếu nhập khẩu các sản phẩm công nghệ tin học rồi phân phối lại những sản phẩn này trong nước. ¾ Hiện công ty nhập khẩu qua cảng và thanh toán theo phương thức thanh toán trả sau. ¾ Thị trường kinh doanh trong và ngoài nước: ƒ Các khách hàng trong nước: Công ty Hoàn Long, công ty NOVA, công ty Nguyễn Hoàng…Ngoài ra, NQT còn có mạng lưới khách hàng trải rộng khắp cả nước. ƒ Các đối tác nước ngoài: EATECH, CYBERSTAR… Mục tiêu kinh doanh của NQT ♦ Mục tiêu ngắn hạn: Năn 2008, doanh số đạt được phải từ 10 triệu USD. ♦ Mục tiêu dài hạn: ¾ Công ty NQT quyết tâm dữ vũng vị trí là một trong những nhà phân phối hang đầu của các sản phẩm CNTT. ¾ Gây dựng long tin cho hệ thống khách hàng và các đối tác nước ngoài bằng chính chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp, hoàn hảo, xứng đáng là sự lựa chọn đúng đắn của các hãng hàng đầu thế giới và tại thị trường Việt Nam. ¾ Tiếp tục tạo dựng môi trường để các cán bộ nhân viên phát triển toàn diện sở trường của mình, thu hút tài năng trẻ làm lòng cốt cho sự phát triển của công ty trong tương lai. Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức Trang 7 Trường Đại Học Hoa Sen TV062 B. TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH NGUYỄN QUỲNH GIÁM ĐỐC P.HÀNH CHÍNH – KẾ TOÁN P. KINH DOANH P. BẢO HÀNH – KỸ THUẬT - KHO 1.Trách nhiệm và quyền hạn: Chức danh: Giám Đốc. Chị Nguyễn Quỳnh Lâm ™ Lập và công bố chính sách chất lượng. ™ Đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu chất lượng. ™ Chịu trách nhiệm về mọi vấn đề liên quan đến chất lượng. ™ Chỉ đạo toàn bộ các hoạt động của công ty. ™ Chỉ đạo việc truyền đạt trong toàn bộ công ty về tầm quan trọng của việc đáp ứng khách hàng cũng như các yêu cầu của pháp luật và các chế định. ™ Điều hành cuộc họp xem xét của lãnh đạo. ™ Đảm bảo sẵn có các nguồn lực. ™ Phân công trách nhệm và quyền hạn cho các trưởng bộ phận. Trách nhiệm và quyền hạn các vị trí còn lại: Chức danh: Trưởng phòng Hành chính – Kế toán. Chị Nguyễn Thị Hợi ™ Trách nhiệm 1. Ngày tháng hiệu lực: …………………. 2. Chức năng: ♦ Điều hành phòng kế toán theo chức năng, nhiệm vụ của phòng. Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức Trang 8 Trường Đại Học Hoa Sen TV062 ♦ Tham mưu cho ban Giám Đốc và các đơn vị trong công ty các vấn đề liên quan đến tài chính, kế toán, thuế… ♦ Tham gia giải quyết các vấn đề lien quan đến tài chính… 3. Chịu trách nhiệm trước : Giám Đốc. 4. Người cần báo cáo: Giám Đốc. 5. Ủy quyền khi vắng mặt: Phó phòng Hành chính – Kế toán. 6. Các trách nhiệm chính: ♦ Quản lý công tác hành chính tại công ty. ♦ Xây dựng hệ thống tài liệu của phòng Hành chính – Kế toán theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000 phù hợp với chính sách chất lượng của Công ty và chức năng, nhiệm vụ của phòng. ♦ Điều hành mọi hoạt động của phòng Hành chính - Kế tóan có hiệu quả theo các văn bản đã ban hành từ khâu lập kế hoạch đến khâu hành động. ♦ Lập giáo trình đào tạo và huấn luyện về kiến thức hành chính nhân sự, kế toán theo kế hoạch của phòng hành chính. ™ Quyền hạn 1. Toàn quyền điều hành nguồn lực trong phòng Hành chính – Kế toán. 2. Yêu cầu cung cấp nguồn lực thích hợp để phòng ban làm việc tốt. 3. Yêu cầu ngừng đối với mọi hoạt động liên quan đến sự không phù hợp trong phạm vi phòng Hành chính – kế toán. 4. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, hạ lương, đề bạt nhân viên trong phòng Hành chính – Kế toán. Chức năng và nhiệm vụ ™ Chức năng ♦ Duy trì phát triển nguồn nhân lực cho công ty. ♦ Tổ chức đào tạo, huấn luyên nhân viên. ♦ Tham mưu tài chính và báo cáo cho Giám Đốc. ♦ Thiết lập, áp dụng và kiểm tra hệ thống thủ tục tài chính kế toán. ♦ Hoạch định ngân quỹ. Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức Trang 9 Trường Đại Học Hoa Sen TV062 ™ Nhiệm vụ ♦ Soạn thảo văn bản hành chính. ♦ Lưu trữ các giấy tờ, tài liệu văn thư của Công ty. ♦ Xây dựng các chính sách lương thưởng cho nhân viên. ♦ Kiểm tra, kiểm toán số liệu trên sổ sách để đảm bảo mọi quy định tài chính của Công ty được thực hiện đúng và kịp thời. ♦ Tổ chức thiết lập áp dụng, kiểm tra và hoàn thiện hệ thống kế toán của công ty. ♦ Theo dõi và hỗ trợ cho các bộ phận trong việc lập và thực hiện ngân sách hoạt động . ♦ Dự báo thu chi, thiết lập ngân quỹ dài hạn và ngắn hạn, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn. ♦ Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch tài chính theo mục tiêu đầu tư của công ty. Tổ chức theo dõi, đo lường, phân tích hiệu quả đầu tư. ♦ Lập báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm cho ban Giám Đốc. ♦ Kiểm tra báo cáo thuế, thiết lập và cung cấp các báo cáo định kỳ cũng như những nhận xét vế tình hình thực hiện kế hoạch tài chính. ♦ Lên kế hoạch, tổ chức và chỉ đạo, kiểm soát các hoạt động của phòng hành chính – kế toán. ♦ Đảm bảo tuân thủ và thực hiện các chưc năng nhiệm vụ, quyền hạn theo luật hiện hành. ♦ Đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho toàn nhân viên công ty. Khối Xuất nhập khẩu ♦ Theo dõi kế hoạch XNK hàng ngày ♦ Quan hệ, thương thuyết với khách hàng cũng như với các cơ quan chức năng. ♦ Hoàn tất các công đoạn xử lý hàng hóa xuất nhập khẩu theo đúng quy trình và quy định XNK. Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức Trang 10 Trường Đại Học Hoa Sen TV062 Chức danh: Trưởng phòng kinh doanh. Anh Nguyễn Lê Định ™ Trách nhiệm 1. Ngày tháng hiệu lực………………………… 2. Chức năng: ♦ Điều hành phòng kinh doanh theo chức năng, nhiệm vụ của phòng. ♦ Tham mưu cho ban Giám Đốc và các đơn vị trong công ty các vấn đề lien quan đến kinh doanh. ♦ Tham gia giải quyết các vấn đề lien quan đến kinh doanh. 3. Chịu trách nhiệm trước: Giám Đốc 4. Người cần báo cáo: Giám Đốc 5. Ủy quyền khi vắn mặt: Phó phòng kinh doanh 6. Các trách nhiệm chính: ♦ Xây dựng hệ thống tài liệu của phòng kinh doanh theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000 phù hợp với chính sách chất lượng của công ty, và chức năng, nhiệm vụ của phòng. ♦ Điều hành mọi hoạt động của phòng kinh doanh có hiệu quả theo các văn bản đã ban hành từ khâu lập kế hoạch đến khâu hành động. ♦ Lập giáo trình đào tạo và huấn luyện về kiến thức kinh doanh cho nhân viên theo kế hoạch của phòng kinh doanh. ™ Quyền hạn 1. Toàn quyền điều hành nguồn lực trong phòng kinh doanh. 2. Yêu cầu cung cấp nguồn lực thích hợp để phòng ban làm việc tốt. 3. Yêu cầu ngừng đối với mọi hoạt động liên quan đến sự không phù hợp trong phạm vi phòng kinh doanh, đề xuất biện pháp khắc phục, phòng ngừa. 4. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, hạ lương, đề bạt nhân viên trong phòng kinh doanh. 5. Đề xuất mọi hoạt độn liên quan đến chiến lược phát triển thị trường. Chức năng và nhiêm vụ ™ Chức năng Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức Trang 11 Trường Đại Học Hoa Sen TV062 ♦ Kinh doanh, tiêu thụ các sản phẩm của công ty phân phối, theo chiến lược kinh doanh của công ty. ♦ Phát triển thị trường, nâng cao sức cạnh tranh và uy tín của công ty. ♦ Hỗ trợ các phòng ban trong công ty về các vấn đề liên quan đến kinh doanh. ™ Nhiệm vụ ♦ Xây dựng các chương trình quảng cáo, khuyến mãi, tài trợ. ♦ Nghiên cứu các phương án mở rộng thị trường. ♦ Tổ chức phân phối theo dõi và điều tiết lượng hàng tiêu thụ cho từng khu vực trong cả nước. ♦ Lập kế hoạch phân phối, dự trữ, điều hòa lượng hàng hóa trong những lúc nhu cầu thị trường cao. ♦ Quản lý đối tượng phân phối, số lượng phân phối. ♦ Thực hiện thủ tục mua bán, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách hang. ♦ Đề xuất với ban Gíam Đốc về các đối tượng trả chậm và phương thức trả chậm, bảo đảm an toàn tiền hang. ♦ Phối hợp với bộ phận kế toán theo dõi tiền hàng của khách trả chậm. ♦ Tiệp nhận và chọn lọc những thông tin liên quan đến kinh doanh của công ty và báo cáo tình hình cho ban Giám Đốc. ♦ Phải nắm vững kiến thức về sản phẩm. ♦ Báo cáo công việc hàng tuần trực tiếp cho ban Giám Đốc. ♦ Đảm bảo đạt doanh số và các mục tiêu do công ty đề ra. Chức danh trưởng phòng Kỹ thuật. Anh Nguyễn Ngọc Châu ™ Trách nhiệm 1. Ngày tháng hiệu lực………………………… 2. Chức năng: ♦ Điều hành phòng kỹ thuật theo chức năng, nhiệm vụ của phòng. Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức Trang 12 Trường Đại Học Hoa Sen TV062 ♦ Tham mưu cho ban Giám Đốc và các đơn vị trong công ty các vấn đề liên quan đến kỹ thuật ♦ Tham gia giải quyết các vấn đề liên quan đến quản lý kỹ thuật 3. Chịu trách nhiệm trước: Giám Đốc 4. Người cần báo cáo: Giám Đốc 5. Ủy quyền khi vắn mặt: Phó phòng kỹ thuật 6. Các trách nhiệm chính: ♦ Xây dựng hệ thống tài liệu của phòng kỹ thuật theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000 phù hợp với chính sách chất lượng của công ty, và chức năng, nhiệm vụ của phòng ♦ Điều hành mọi hoạt động của phòng kỹ thuật có hiệu quả theo các văn bản đã ban hành từ khâu lập kế hoạch đến khâu hành động, điều chỉnh ♦ Lập giáo trình đào tạo và huấn luyện về kỹ thuật theo kế hoạch của phòng tổ chức ♦ Tham mưu cho các đơn vị trong công ty về việc quản lý thiết bị, lập lịch bảo trì thiết bị. ™ Quyền hạn 1. Toàn quyền điều hành nguồn lực trong phòng kỹ thuật 2. Yêu cầu cung cấp nguồn lực thích hợp để đơn vị hoạt động tốt. 3. Yêu cầu ngừng đối với mọi hoạt động liên quan đến sự không phù hợp. trong phạm vi phòng kỹ thuật, đề xuất biện pháp khắc phục, phòng ngừa. 4. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, hạ lương, đề bạt nhân viên trong phòng kỹ thuật. 5. Đề xuất các vấn đề có liên quan đến chiến lược phát triển của khối kỹ thuật của công ty. Chức năng và nhiệm vụ ™ Chức năng ♦ Quản lý kỹ thuật về linh kiện máy tính. ♦ Chăm sóc và bán dịch vụ chăm sóc sản phẩm sau bán hàng. ™ Nhiệm vụ ♦ Quản lý lỗi linh kiện nhập khẩu. ♦ Báo cáo tình hình lỗi linh kiện nhập khẩu định kỳ. Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức Trang 13 Trường Đại Học Hoa Sen TV062 ♦ Lập và theo dõi kế hoạch bảo hành, sửa chữa tại công ty. Chức danh trưởng phòng kho. Anh Nguyễn Ngọc Châu ™ Trách nhiệm 1. Ngày tháng hiệu lực………………………… 2. Chức năng: ♦ Điều hành phòng kho theo chức năng, nhiệm vụ của phòng. ♦ Tham mưu cho ban Giám Đốc và các đơn vị trong công ty các vấn đề liên quan đến vận chuyển, lưu trữ, bảo quản vật tư. 3. Chịu trách nhiệm trước: Giám Đốc 4. Người cần báo cáo: Giám Đốc 5. Ủy quyền khi vắn mặt: Phó phòng kho 6. Các trách nhiệm chính: ♦ Xây dựng hệ thống tài liệu của phòng kho theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000 phù hợp với chính sách chất lượng của công ty, và chức năng, nhiệm vụ của phòng. ♦ Điều hành mọi hoạt động của phòng kho có hiệu quả theo các văn bản đã ban hành từ khâu lập kế hoạch đến khâu hành động, điều chỉnh. ♦ Lập giáo trình đào tạo và huấn luyện về cách thức giao nhận, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản theo kế hoạch của phòng tổ chức. ♦ Quản lý phương tiện vận tải và quản lý thời gain giao hang. ♦ Xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện công việc. ™ Quyền hạn 1. Toàn quyền điều hành nguồn lực trong phòng kho. 2. Yêu cầu cung cấp nguồn lực thích hợp để đơn vị hoạt động tốt. 3. Yêu cầu ngừng đối với mọi hoạt động lien quan đến sự không phù hợp trong phạm vi phòng kho, đề xuất biện pháp khắc phục, phòng ngừa. 4. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, hạ lương, đề bạt nhân viên trong phòng kho. 5. Đề xuất các vấn đề có liên quan đến chiến lược phát triển của phòng kho và của công ty. Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức Trang 14 Trường Đại Học Hoa Sen TV062 Chức năng và nhiệm vụ ™ Chức năng ♦ Quản lý nhóm giao nhận hàng hóa ( Mở kiện, kiểm tra, cung cấp linh kiện). ♦ Lập bảng kê chi tiết lượng hàng nhập và xuất trong ngày. ♦ Điều hành và kiểm soát kết quả giao hàng. ™ Nhiệm vụ ♦ Theo dõi hàng tồn kho, theo dõi nhập – xuất – tồn hàng hóa vật tư. ♦ Phối hợp với các nhân viên kho để kiểm tra tính chính xác của số liệu nhập – xuất – tồn hàng ngày. ♦ Lập báo cáo hang tồn kho hàng tháng. 2. Đại diện lãnh đạo Đại diện lãnh đạo ngoài các nhiệm vụ khác, có trách nhiệm sau đây: ™ Đảm bảo các quá trình cần thiết của hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện và duy trì. ™ Báo cáo cho lãnh đạo cao nhất về kết quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng và mọi nhu cầu cải tiến. ™ Đảm bảo thúc đẩy cán bộ, công nhân viên NQT nhận thức được các yêu cầu của khách hàng. ™ Liên hệ với bên ngoài về vấn đề liên quan đến hệ thống chất lượng của NQT. 3. Thông tin nội bộ Cách thức trao đổi thông tin trong NQT được quy định trong tài liệu của hệ thống. Theo đó, trách nhiệm cung cấp, xử lý thông tin được quy định theo chức năng, nhiệm vụ NQT cũng thiết lập các hình thức truyền đạt thông tin khác có thể thông qua: ™ Các cuộc họp, các lớp huấn luyện, đào tạo. ™ Các thông báo, báo cáo bằng văn bản hay bằng lịch trực tiếp. Đại diện lãnh đạo có trách nhiệm đảm bảo các thông tin trong nội bộ được thông suốt, và các thông tin về hoạt động của hệ thống được chuyển đến lãnh đạo. Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức Trang 15 Trường Đại Học Hoa Sen TV062 PHẦN II: CÔNG VIỆC THỰC TẬP 1. Mục tiêu thực tập ¾ Mục tiêu 1: Mục tiêu thứ nhất mà tôi đặt ra trong đợt thực tập này là học hỏi mô hình tổ chức của một công ty và sử dụng thành thạo một số thiết bị văn phòng. ¾ Mục tiêu 2: Tạo được niềm tin và mối quan hệ tốt với các nhân viên trong công ty, rèn luyện kỹ năng giao tiếp. ¾ Mục tiêu 3: Áp dụng được những kiến thức được học vào trong công việc thực tế. 2. Công việc thực tập 2.1 Cách gọi, nghe điện thoại Phần này là tôi đa số quan sát mấy chị trong công ty. Khi gọi điện thoại đến bất kì ai, trước tiên phải xưng hô tên của công ty, sau đó xưng tên chức vụ và nhiệm vụ, cuối cùng mới nói ra điều mình muốn nói hay yêu cầu. ¾ Kinh nghiệm: khi muốn hỏi điều gì phải chuẩn bị trước nội dung cần hỏi, chuẩn bị đầy đủ giấy bút, để ghi những thông tin. Kết thúc cuộc gọi phải cám ơn và chờ đầu máy bên kia cúp máy trước. 2.2 In ấn Trong khi làm báo cáo khi cần một số tài liệu tôi đã lên mạng tìm kiếm và trực tiếp in ấn nên tôi đã có dịp tiếp xúc với máy in văn phòng ¾ Cách thực hiện: Mở file cần in ƒ Chọn file trên thanh Menu ƒ Chọn Page setup để chỉnh sưả trang in sao cho vừa ý trước khi in ƒ Chọn Print Preview để xem một trang hoản chỉnh khi được in ra ƒ Chọn Print sau khi hộp thoại xuất hiện, tại mục Page range muốn in toàn bộ dữ liệu thì chọn “All”, còn nếu chỉ muốn in theo trang hiện hành thì chọn “Current page”, nếu muốn in số trang nào đó thì chọn “ Page”. Sau đó tại mục “Copies” chọn số trang cần in. Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức Trang 16 Trường Đại Học Hoa Sen ƒ TV062 Cuối cùng chọn “OK” hoàn tất thao tác. Chọn vào biểu tượng máy in để điều chỉnh lượng mực khi in ra, thường thì máy in có 3 cấp độ : in mờ, in thường, và in tốt. Mỗi cách in sẽ có một lượng mực in và độ nét khác nhau. ¾ Các vấn đề cần lưu ý khi in − Luôn kiểm tra lỗi chính tả, đánh số trang, canh hàng, tab, cách dàn trang trước khi in. − Trước khi in phải làm tơi giấy khi in để tránh tình trạng kẹt giấy. − Canh giấy ngay thẳng trong khay để tránh in ra bị lệch văn bản. ¾ Nhận xét Việc in ấn ban đầu đối với tôi có đôi chút khó khăn do lần đầu tiên sử dụng máy nhưng bây giờ tôi có thể sử dụng thành thạo, khi máy bị kẹt giấy không in được thì tôi phải mở máy tháo thanh mực , lấy giấy kẹt ra thì máy mới trở về trạng thái bình thường. ¾ Kinh nghiệm Trước khi in phải làm tơi giấy ra trước khi cho vào khay in. ƒ Khi máy in không in được xem coi máy bị kẹt giấy hay do không nối với máy tính. ƒ Máy tính nối với máy in phải được mở thì các máy trong công ty mới kết nối được với máy in. ¾ Kết quả Bây giờ tôi đã có thể thao tác thuần thục khi in văn bản hoặc có thể tự mình xử lý khi máy in gặp sự cố. 2.3 Kiểm tra doanh thu của công ty Công việc này ban đầu tôi gặp khó khăn, vì kế toán không phải là chuyên ngành của tôi, xong nhờ về xem lại phần “nguyên lý kế toán “ đã được học ở học kì trước tôi đã phần nào hoàn tất được công việc được giao. Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức Trang 17 Trường Đại Học Hoa Sen TV062 ¾ Cách thực hiện Tìm kiếm báo cáo kết quả kinh doanh của 12 tháng trong năm 2007, sau đó tổng hợp phần doanh thu của từng tháng bằng cách dò doanh thu của từng ngày xuất bán rồi công lại ra doanh thu tháng (xem ở nhật kí chung) ¾ Nhận xét Nhờ về xem lại sách tập đã học, tôi đã không còn bỡ ngỡ với những sổ sách hay tài khoản. Khi kiểm tra báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hàng tháng, tôi đã phát hiện được những sai xót sau: ƒ Báo cáo tháng 6 không có nhật kí chung ƒ Báo cáo tháng 5 vào ngày 02/05/2007 doanh thu bán hàng trong sổ nhật kí chung bắt đầu từ mã hàng bán “hđ 0075185” trở lên. Còn trong sổ chi tiết tài khoản 511 lại từ “hđ 0075184”. ¾ Kinh nghiệm Tuần đầu tiên do thiếu kinh nghiệm và chưa nắm rõ về báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh nên tôi đã dò doanh thu của từng ngày xuất bán của từng ngày cộng lại mới ra doanh thu tháng nhưng sau này tôi căn cứ vào sổ chi tiết tài khoản 511, chính xác và không còn tốn nhiều thời gian như trước nữa. 2.4 Tổng hợp tài khoản ¾ Cách thực hiện Tổng hợp tài khoản 3331: thuế giá trị gia tăng đầu ra; tài khoản 33312: thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu; tài khoản 3333: thuế nhập khẩu, từ năm 2003 – 2007. Mỗi năm tổng hợp phần nợ, có của từng tháng rồi tổng hợp lại một năm. ¾ Nhận xét Ở trường tôi không được học chi tiết về thuế. Ban đầu gặp chút khó khăn, nhưng nhờ sự giúp đỡ của chị Hợi tôi đã hoàn tất tốt việc được giao. Mỗi năm tôi phải tổng hợp từ nhiều loại sổ khác nhau như: sổ cái, sổ nhật kí chung, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Tùy theo sổ sách tài liệu do chị Hợi cung cấp. Nhờ đó tôi hiểu được cách ghi của từng loại sổ. Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức Trang 18 Trường Đại Học Hoa Sen TV062 ¾ Kinh nghiệm Khi tổng hợp tài khoản, ta cần hiểu rõ cách ghi và ý nghĩa của từng loại sổ sách vì mỗi loại sổ sách có cách ghi khác nhau. 3. Nhận xét đánh giá bản thân 3.1 Nhận xét Sau tám tuần thực tập tại công ty TNHH công nghệ Nguyễn Quỳnh, tôi đã cố gắng hoàn thành công việc được giao, và khắc phục những lỗi trong khi thực hiện. Nhưng do đây không là chuyên ngành của tôi nên không thể tránh khỏi nhiều sai sót khi thực hiện, và một số khuyết điểm mà tôi đã mắc phải như sau: ¾ Không hiểu rõ một số vấn đề, khiến chị Hợi phải hướng dẫn nhiều lần. ¾ Giao tiếp với mọi người còn hạn chế, vì còn nhút nhát. ¾ Còn thụ động trong công việc. 3.2 Thuận lợi và khó khăn ¾ THUẬN LỢI Tôi đã nhận đợc sự hướng dẫn nhiệt tình từ phía chị Hợi và mấy chị trong phòng kế toán, đã giúp tôi khắc phục những thiếu sót trong công việc, đồng thời giải thích nhiều về công việc đã giao cho tôi, về tầm quan trọng cũng như cách thực hiện. Viêc học tốt môn truyền thông ở trường đã giúp tôi rất nhiều trong công việc. Giúp tôi mạnh dạn tiếp xúc và nói chuyện với mọi người. Đã áp dụng đợc những kiến thức đã học từ trường áp dụng vào trong thực tế công việc ở công ty. ¾ KHÓ KHĂN Những khó khăn đầu tiên của tôi là còn bỡ ngỡ với môi trường làm việc trong công ty, khi nhận ra sự khác biệt giữa những lý thuyết sách vở đối với thực tế công việc. Còn thiếu nhiều kinh nghiệm sống, cũng nh trong công việc. 3.3 Đánh giá Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức Trang 19 Trường Đại Học Hoa Sen TV062 Sau tám tuần thực tập tại công ty, với tất cả kiến thức và sự cố gắng của mình, tôi đã học hỏi hết mình, quan sát công việc của mọi ngời xung quanh, và cũng như làm tốt công việc của mình. Tôi đã đạt được mục tiêu mà tôi đã đặt ra là: Mục tiêu 1: Sử dụng được máy in, nhưng chưa nắm được cách sử dụng máy photocopy và máy Fax. Sử dụng thành thạo các phần mềm ứng dụng trong văn phòng. Mục tiêu 2: Đ ã tạo được niềm tin và mối quan hệ tốt với các nhân viên trong công ty, đồng thời rèn luyện kỹ năng giao tiếp để có được sự tự tin khi giao tiếp. Mục tiêu 3: Đã cố gắng ứng dụng các kiến thức đã học vào công việc thực tế, nhờ đó tôi đã thấy được những yếu kém và lỗ hổng kiến thức của mình. Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức Trang 20