Tài liệu Báo cáo thực tập tại công ty thương mại dịch vụ số 1

1 Báo cáo tổng hợp – Công ty Thương mại dịch vụ số1 - - PHẦN I ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ – KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI SỐ 1 I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI SỐ 1 1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty Dịch vụ - Thương mại số 1 tên giao dịch là Trade and Service Company No1 (viết tắt là Trasco). Trụ sở chính của công ty đặt tại Số 2 Mai Động Công ty được thành lập ngày 26/9/1995 theo quyết định số 10/QĐHĐQT của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng công ty Dệt may Việt Nam trên cơ sở sáp nhập 4 đơn vị là: Xí nghiệp Sản xuất Dịch vụ Dệt Hà Nội, xí nghiệp Sản xuất và Dịch vụ Dệt Đức Giang, Xưởng Dệt kim thuộc Tổng công ty Dệt may Việt nam, Xí nghiệp Sản xuất và Dịch vụ May thuộc Liên hiệp Sản xuất xuất nhập khẩu May. * Giai đoạn năm 1996 Sau khi sáp nhập, bộ máy Công ty tổ chức thành 4 xí nghiệp và 5 phòng nghiệp vụ chức năng. Tổng số CBCNV là 703 người. Đến ngày 15/5/1996 Công ty bàn giao xí nghiệp may Hà Nội gồm 194 người cho công ty Dệt vải Công nghiệp theo quyết định của Hội đồng quản trị tổng công ty. Đến nay số CBCNV của công ty có 920 người. Công ty bắt đầu hoạt động từ ngày 6/1/1996.Trong những ngày đầu bước vào hoạt động, công ty có những mặt thuận lợi nhưng bên cạnh đó không tránh khỏi gặp những khó khăn Những khó hăn mà công ty gặp phải đó là : Tổ chức của công ty chưa thật ổn định, Công ty chưa được Tổng công ty chính thức giao vốn nên Công ty chưa có đủ điều kiện để vay vốn Ngân hàng. Ngoài ra các Xí nghiệp May 2 mới hình thành chưa có khách hàng ổn định, không có quota. Đội ngũ công nhân viên biến động bất thường. Bên cạnh đó, mạng lưới kinh doanh hàng dệt của thương nghiệp quốc doanh hầu hết chuyển sang khoán cho cá nhân nên việc tổ chức đại lý tiêu thụ của Công ty chưa thực hiện được. Điều kiện khí hậu cũng gây cho công ty những ảnh hưởng không nhỏ, bão lụt hầu khắp trên cả nước gây thiệt hại lớn nên sức mua giảm. Hơn nữa hàng Sida, hàng Trung Quốc nhập lậu tràn ngập thị trường làm cho sản phẩm dệt may trong nước khó tiêu thụ. Mặc dù gặp những khó khăn nhưng công ty có những mặt thuận lợi đó là: - Tổng công ty có cơ chế quản lý, điều hàng thông thoáng, mở rộng quyền chủ động cho cơ sở. - Được Đảng uỷ khối Công nghiệp nhẹ, Liên đoàn Lao động quận Hai Bà trưng quan tâm chỉ đạo kịp thời việc thành lập Đảng bộ và Công đoàn cơ sở giúp cho công ty ổn định về mặt tổ chức Đảng và Công đoàn. -Được các cơ quan chức năng Nhà nước, các ngành Ngân hàng, Thuế và chính quyền địa phương tận tình giúp đỡ tạo điều kiện cho Công ty hoạt động. - Đội ngũ cán bộ công nhân viên hầu hết xác định được nhiệm vụ, gắn bó với đơn vị. Ý thức tổ chức kỷ luật và kỷ cương trong đơn vị được giữ vững, nội bộ đoàn kết nhất trí. * Giai đoạn 1996 –2000 Năm năm qua từ 1996-2000 công ty đứng trước những thuận lợi và khó khăn đan xen, tác động trực tiếp đến sản xuất và kinh doanh của cơ sở. Với đường lối đổi mới toàn diện của đảng và Nhà Nước, nền kinh tế nước ta đang 2 3 Báo cáo tổng hợp – Công ty Thương mại dịch vụ số1 - - khởi sắc, phục hồi và phát triển tạo điều kiện cho các cơ sở, đồng thời khó khăn cũng không phải là ít. - Trong những năm 1997-1998, cuộc khủng hoảng tài chính trong khu vực tác động tới Việt nam, làm cho thị trường trong và ngoài nước đều bị thu hẹp lại, giá cả giảm sút, đồn tiền mất giá .. - Nước ta bị tác động lớn của hiện tượng thời tiết Enino, Elina gây lụt lội hạn hán. Sản xuất đặc biệt là nông nghiệp gặp nhiều khó khăn trong khi 75% dân số làm nông nghiệp, dẫn đến sức mua bị giảm sút. - Về nội tại, Công ty được thành lập dựa trên sáp nhập 4 đơn vị . Lực lượng có lúc lên tới trên 800 người với trình độ rất khác nhau; đồng thời trong 5 năm qua tổ chức lại thay đổi liên tục, mãi đến năm 1999 Công ty mới được ổn định và chỉ còn khâu dịch vụ thương mại với tổng số trên 80 người. - Nguồn vốn của công ty được cấp quá ít, chỉ có 6650 triệu đồng trong đó vốn lưu động là 4825 triệu đồng nên vốn kinh doanh phần lớn là phải vay Ngân hàng và CBCNV. Năm 2000 Công ty phải trả lãi vay trên 1 tỷ đồng. - Năm 1998 và những tháng cuối năm 2000 đồng tiền Việt Nam mất giá nhanh, trong khi đó Công ty phần lớn đều vay bằng đô la Mỹ để nhập khẩu nên phải bù trượt giá (năm 1998 : gần 300 triệu đồng; năm 2000: trên 500 triệu đồng). - Đầu năm 2000, thị trường sợi xảy ra tình trạng cung không đủ nên việc cung ứng khó khăn, Công ty phải mua hàng từ phía Nam chuyển ra với giá cao và thêm chi phí vận chuyển nên kém hiệu qủa. - Mặt hàng kinh doanh chính của công ty là bông xơ sợi có rất nhiều đối tác với những thành phần kinh tế khác nhau, trong đó các thành phần tư nhân có lợi thế vì Nhà nước chưa có cơ chế quản lý như đối với các doanh 4 nghiệp nhà nước. Từ đó họ có thể bán giá thấp hơn do trốn thuế và việc “chăm sóc khách hàng “ của họ hấp dẫn hơn. Về thuận lợi: Trong quá trình kinh doanh ,Công ty đã nhận được sự quan tâm chỉ dạo của tổng Công ty dệt may Việt nam, sự hỗ trợ của các cơ quan chức năng. Đặc biệt, Công ty đã được sự giúp đỡ của ngân hàng Công thương Việt nam, Ngân hàng đầu tư và phát triển Hà Nội .. giúp công ty có vốn để kinh doanh. Trong suốt những năm qua, công ty đã gây dựng uy tín với ngân hàng, thực hiện các khế ước vay đúng thời hạn. * Giai đoạn năm 2001 - Năm 2001 ngành Dệt May phải đối mặt với nhiều khó khăn : thị trường xuất khẩu bị thu hẹp do bị cạnh tranh về giá gia công với các nước trong khu vực; sức mua trên thị trường thế giới và trong nước giảm sút. Đặc biệt sự kiện khủng bố ngày 11/9/2001 tại New York đã có tác động xấu đến toàn bộ nền kinh tế thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng. Suy thoái kinh tế có nhiều chiều hướng gia tăng. Các doanh nghiệp dệt may do bị thu hẹp thị trường xuất khẩu nên phải đẩy mạnh tiêu thụ nội địa để bù lại, do vậy việc cạnh tranh trên thị trường cũng trở nên gay gắt hơn. - Giá nguyên liệu bông xơ giảm mạnh chưa từng thấy. Do vậy để đảm bảo kế hoạch doanh thu, Công ty phải tiêu thụ tăng thêm 40% khối lượng hàng hoá, nhất là bông. - Một số chi phí như phí hải quan, vận chuyển .. tăng. Mặt khác nguồn vốn lưu động của công ty quá ít, phần lớn vay Ngân hàng nên phải trả lãi suất vay, làm giảm hiệu quả kinh doanh. - Kế hoạch Tổng Công ty giao năm 2001 tăng 30% so với kế hoạch năm 2000, tăng 12,7% so với thực hiện năm 2000 trong điều kiện Công ty 4 5 Báo cáo tổng hợp – Công ty Thương mại dịch vụ số1 - - không có đầu tư, chưa được bổ sung vốn. Đến 24/10/2001 Công ty mới được bổ sung vốn. * Giai đoạn năm 2002 Năm 2002 Nhà nước đặc biệt quan tâm chỉ đạo về cải cách hành chính và ban hành mới, bổ sung nhiều chế độ, chính sách tạo cho công ty có hành lang kinh doanh thông thoáng hơn. Ngành hải quan triển khai thực hiện Luật Hải quan nên đã có những chuyển biến đáng kể trong khâu làm thủ tục hải quan đối với hàng hoá xuất nhập khẩu. Ngành thuế, Ngân hàng cũng có nhiều cải tiến giúp công ty thực hiện tốt chính sách thuế và vay vốn được thuận lợi. Bên cạnh những thuận lợi trên, năm qua có những khó khăn như tình hình thị trường trong nước và quốc tế luôn biến động nhất là 5 tháng đầu năm. Giá nguyên liệu bông, xơ lên xuống thất thường; sản phẩm dệt may nhất là sợi tiêu thụ chậm - một mặt do nguồn cung tăng, mặt khác do sản phẩm dệt của các làng nghề gặp khó khăn về đầu ra và nguồn hàng xuất khẩu sang các nước Đông Âu giảm nhiều so với trước. Trong điều kiện khó khăn và thuận lợi đan xen như trên, Công ty đã có những chủ trương và biện pháp thích ứng trong từng quý, từng tháng và từng thương vụ; đồng thời tranh thủ sự chỉ đạo của cấp trên thông qua các văn bản chỉ đạo các cuộc họp sơ kết hàng quý và chuyên đề để phấn đấu hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu hướng dẫn của Tổng công ty. 2 Chức năng và nhiệm vụ hoạt động của Công ty Dịch vụ số 1 Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 là đơn vị thành viên của Tổng Công ty Dệt may Việt Nam (VINATEX). Công ty có các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau: - Hợp tác cùng các công ty Dệt may để sản xuất các mặt hàng dệt may phục vụ xuất khẩu và tiêu dùng trong nước. 6 - Nhận làm đại lý tiêu thụ sản phẩm; nguyên phụ liệu , máy móc thiết bị ngành dệt may cho các đơn vị trong và ngoài nước. - Tổ chức dịch vụ du lịch, khách sạn, vận chuyển hàng hoá và các dịch vụ khác phục vụ sản xuất. - Nhập khẩu: bông, xơ, tơ, sợi, vải lụa, phụ liệu ngành may, hoá chất, thuốc nhuộm, máy móc, thiết bị phục vụ ngành dệt may và các ngành sản xuất khác; nhập khẩu giấy Kraft làm bao bì xi măng .. - Xuất khẩu trực tiếp hoặc nhận uỷ thác các mặt hàng sợi cotton, sợi T/C, CVC, vải lụa, quần áo may sẵn, quần áo dệt kim,quần áo len, chăn màn chống muỗi, ga trải giường, khăn bông, bít tất, ..., hàng thủ công mỹ nghệ, nông lâm hải sản, thực phẩm đông lạnh,... - Tổ chức sản xuất kinh doanh, bán buôn , bán lẻ các mặt hàng dệt may phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong nước như vải các loại, vải Mex, vải dệt kim, quần áo len, khăn bông các loại, chăn chiên,... - Nhận may đồng phục theo các ngành nghề, đồng phục học sinh, bảo hộ lao động,.. Vỏ chăn màn, ga gối phục vụ ngành du lịch , y tế. 3 Kết quả hoạt động một số năm gần đây Trong hai năm gần đây từ năm 2001 đến năm 2002 kết quả hoạt động kinh doanh của công ty có sự tăng trưởng đi lên một cách rõ rệt. Bảng 1: Một số kết quả hoạt động của Công ty năm 2001 - 2002 Đơn vị : Đồng % tăng Năm Chỉ tiêu Doanh thu Nộp ngân sách 6 2001 2002 so với 2001 152.000.000.000 160.750.299.91 5,8% 6.106.000.000 3 8.862.000.000 45% 7 Báo cáo tổng hợp – Công ty Thương mại dịch vụ số1 - - Lợi nhuận trước thuế Thu nhập bình quân / tháng 210.000.000 1.607.000 252.114.892 1.750.000 20% 8,9% Qua kết quả kinh doanh hai năm gần đây ta thấy Công ty đã đạt một sự tăng trưởng khá cao. Năm 2002 các chỉ tiêu đều đạt và vượt, doanh thu đạt 111,1 % tăng 5.8% so với năm 2001, nộp ngân sách ( chưa kể thuế thu nhập doanh nghiệp) tăng 45% so với thực hiện năm 2001 trong đó thuế GTGT tổng công ty giao kế hoạch 320 triệu đồng ( không tính thuế GTGT nhập khẩu), thực hiện 1085 triệu đạt 339% và tăng so với thực hiện năm 2001. Về kim ngạch xuất khẩu : kế hoạch :180.000 USD; thực hiện :518.000 USD đạt 287,8%, kim ngạch nhập khẩu: kế hoạch :3.570.000 USD, thực hiện : 4.680.000 USD đạt 131%. Công ty phấn đấu năm 2003 đạt được Về lợi nhuận : Công ty xây dựng kế hoạch 210 triệu đồng ; thực hiện 252 triệu đồng đạt 120% , tăng 20% so với thực hiện năm 2001. So với chỉ tiêu phấn đấu Tổng công ty giao là 505 triệu đồng, thực hiện 452 triệu đồng ( kể cả 200 triệu đồng nộp kinh phí về Tổng công ty ) thì đạt 90%. Tỷ lệ phục vụ nội bộ; Tổng công ty giao 65% trên tổng doanh thu; thực hiện 63,6%(102.421 triệu đồng so với tổng doanh thu là 161.044 triệu đồng). Về thu nhập bình quân của người lao động: 1.750.000đ/người/tháng, tăng 7,5% so với năm 2001. II ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY THƯƠNG MAỊ DỊCH VỤ SỐ 1 1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Công ty Thương mại dịch vụ số 1là doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động theo hình thức hạch toán phụ thuộc chịu sự quản lý của Tổng công ty Dệt may (VINATEX). Công ty có tài khoản giao dịch tại ngân hàng Công thương Việt Nam (VIETINCOMBANK). Công ty thực hiện chế độ quản lý một thủ trưởng 8 và tổ chức quản lý theo chức năng. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức thành ban Giám đốc và các phòng chức năng phù hợp với đặc điểm kinh doanh và điều lệ tổ chức hoạt động của công ty. Ban giám đốc của công ty gồm một giám đốc và một phó giám đốc, các phòng chức năng đều có trưởng phòng và phó phòng. Mỗi phòng có những chức năng và quyền hạn rõ ràng, đồng thời có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình tổ chức hoạt động kinh doanh. Trong đó: Ban giám đốc gồm có giám đốc và phó giám đốc : + Giám đốc công ty : Do Tổng giám đốc của Tổng công ty Dệt may bổ nhiệm. Giám đốc là người đứng đầu, điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty; có nhiệm vụ tiếp nhận, quản lý vốn, tài sản và các nguồn lực khác có hiệu quả, bảo toàn phát triển vốn theo mục tiêu, nhiệm vụ Tổng giám đốc giao cho Công ty; xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm, chương trình hoạt động các phương án liên doanh, liên kết, kế hoạch đào tạo cán bộ trong Công ty; quyết định giá, định mức, tiêu chuẩn sản phẩm, đơn giá tiền lương trong phạm vi Công ty trình Tổng giám đốc Tổng công ty phê duyệt; xây dựng và ban hành các quy chế lao động, quy chế tiền lương , khen thưởng, kỷ luật... áp dụng trong Công ty phù hợp với quy định chung của Tổng công ty + Phó giám đốc công ty : Là người tham mưu cho công ty về hoạt động kinh doanh của công ty và được uỷ quyền của giám đốc phụ trách, điều hành công ty khi giám đốc vắng mặt hoặc đi công tác. +Phòng Tài chính kế toán có các chức năng sau - Được sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, phòng đã phân công rõ ràng cho từng cán bộ trong từng lĩnh vực, theo dõi, kiểm tra định kỳ hàng tháng hoạt động kinh doanh của các phòng, các cửa hàng. 8 9 Báo cáo tổng hợp – Công ty Thương mại dịch vụ số1 - - - Phòng có chức năng đảm bảo nguồn vốn kinh doanh cho công ty. Đồng thời theo dõi sát các khế ước vay ngân hàng để trả nợ kịp thời và thanh toán cho người bán đúng hạn. - Đối với khách nợ Công ty, phòng đã cập nhật hàng tuần, thông báo những khách hàng nợ đến hạn để các phòng có trách nhiệm thu kịp thời, thường xuyên, định kỳ đối chiếu công nợ với những đơn vị có quan hệ kinh doanh lớn. - Phòng thực hiện tốt chức năng hạch toán kịp thời, cập nhật được số liệu với các kho hàng, các cửa hàng trên cơ sở đó quản lý tốt tiền, hàng, công nợ + Phòng Tổ chức hành chính có các chức năng sau Với chức năng chính là quản lý con người, giải quyết chế độ chính sách, quản lý tài sản Công ty, phục vụ công tác kinh doanh, đồng thời quản lý một phần kinh doanh là thuê mặt bằng . + Phòng Nghiệp vụ 1 Phòng nghiệp vụ 1 có chức năng kinh doanh hàng nội địa các mặt hàng vải, sợi, hàng may mặc sẵn, vải dệt kim, sợi dệt kim, tuyn, len... với các phương thức bán buôn , bán lẻ tại các cửa hàng. + Phòng Nghiệp vụ 2 Là phòng chủ chốt của Công ty, thực hiện nhiệm vụ quan trọng nhất mà Giám đốc giao; đó là kinh doanh nhập khẩu bông, xơ, tơ sợi, kinh doanh nguồn sợi chính cho khách hàng truyền thống Kết quả kinh doanh của phòng quyết định sự tồn tại của Công ty. Bởi vậy Phòng luôn được sự chỉ đạo chặt chẽ, trực tiếp của Ban giám đốc, biên chế của phòng gọn nhẹ, có những cán bộ chuyên sâu về lĩnh vực bông sợi, hoá chất và có nghiệp vụ tốt trong lĩnh vực xuất nhập, giao nhận hàng . Phòng kinh doanh các mặt hàng như bông, xơ, giấy Kraft, hạt nhựa, sợi các loại. 10 + Phòng Nghiệp vụ 3 Phòng tổ chức xuất khẩu các mặt hàng công nghệ thực phẩm, nông sản, cà phê. Phòng có nhiệm vụ giữ ổn định thị trường xuất khẩu và mở rộng mặt hàng và thị trường xuất khẩu mới. Ngoài ra, nhập khẩu các mặt hàng công nghệ tiêu dùng như tủ lạnh, thủ công mỹ nghệ. + Trung tâm Dệt May 3 - Nghiên cứu nắm chắc nhu cầu thị trường về hàng dệt may để đặt hàng cho các cơ sở sản xuất và tổ chức tiêu thụ như bán buôn sản phẩm dệt may cho Chợ Đồng Xuân. Dự thảo các hợp đồng kinh tế trình giám đốc công ty ký, trên cơ sở đó trung tâm tổ chức thực hiện đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả. - Quản lý tốt hàng hoá tiền vốn Công ty giao - Quản lý tốt lao động thuộc quyền quản lý của trung tâm + Phòng Nghiệp vụ 4 Phòng tổ chức kinh doanh mua bán vải và các phụ liệu may như chỉ khâu, cúc..., bán lẻ sản phẩm dệt may. + Nhà nghỉ Hoa Lan - Căn cứ vào kế hoạch công ty giao, chủ động quan hệ với các đơn vị thuộc Tổng công ty dệt may, các đơn vị thuộc các ngành khác, các công ty du lịch trong nước và các nguồn khách khác để khai thác công suất của các phòng ăn hiện có tại nhà nghỉ Hoa Lan - Ngoài ra để tăng doanh thu, nhà nghỉ có thể tổ chức thêm các hoạt động phục vụ khách như mua vé máy bay, cho thuê xe ô tô du lịch.. + Mối quan hệ giữa các phòng ban Các phòng nghiệp vụ, trung tâm dệt may 3 phối hợp chặt chẽ với nhau cùng kinh doanh, không cạnh tranh lẫn nhau trong nội bộ công ty. Các phòng 10 11 Báo cáo tổng hợp – Công ty Thương mại dịch vụ số1 - - nghiệp vụ và trung tâm dệt may cung cấp số liệu cho phòng kế toán để tổng hợp số liệu trên cơ sở đó xác định kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. 2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty  Công tác kinh doanh Công ty đẩy mạnh kinh doanh đối với thị trường trong nước và coi đây là thị trường trọng điểm nhằm phục vụ tốt sản xuất đồng thời tạo nguồn hàng ổn định cho công ty. Từ nhận thức đó nên Công ty áp dụng nhiều phương thức kinh doanh linh hoạt trên tinh thần hợp tác hai bên cùng có lợi . Đối với hàng mua trong nước: Công ty cử các cán bộ phòng nghiệp vụ giao dịch với nhà cung cấp để tìm nguồn hàng cho công ty, các nhà cung cấp vải sợi truyền thống cho công ty đó là công ty đệt trong ngành như Dệt may Hà Nội, Dệt Đà Nẵng, dệt Long an, dệt Nam Định Đối với hàng nhập khẩu : Cán bộ phòng nghiệp vụ 2 thực hiện quan hệ giao dịch với bên đại diện của phía đối tác nước ngoài Tiến hành hoàn tất các thủ tục và các hồ sơ như Invoice – Hoá đơn bán hàng của phía nước ngoài ,Tờ khai hàng hoá nhập khẩu, Bill of Lading (Hoá đơn vận chuyển hàng), chứng từ xuất xứ hàng nhập.. Trong điều kiện hiện nay để cạnh tranh với các bạn hàng trong ngành công ty đẩy mạnh công tác Marketing, công ty cử cán bộ phòng nghiệp vụ đi giao dịch với các bạn hàng để ký kết hợp đồng. Bạn hàng của công ty là công ty trong ngành, khách hàng tư nhân (khách lẻ chợ Đồng Xuân đặt hàng mua theo thời vụ). Ngoài phương thức mua bán bình thường như những khách hàng khác, Công ty áp dụng phương thức bán nguyên liệu, mua sản phẩm. áp dụng phương thức này, Công ty tiến hành giải quyết tốt các vấn đề sau đây: + Đầu tư vốn với thời gian một chu trình sản xuất. + Tìm nguồn nguyên liệu bông, xơ có giá cạnh tranh. 12 + Giá thành sản phẩm đầu vào thấp hơn giá mà các đơn vị sản xuất bán đại trà. + Khách hàng tiêu thụ ổn định. Trong điều kiện hiện nay, để đảm bảo được các yêu cầu đòi hỏi sự chỉ đạo của Ban Giám đốc phải cụ thể, sát sao và tinh thần năng động sáng tạo của các cán bộ phụ trách phòng và từng CBCNV phụ trách cụ thể từng lĩnh vực công tác nhất là cán bộ kinh doanh và cán bộ tài chính kế toán. Công ty đã nhận bao tiêu toàn bộ sản phẩm của Nhà máy chăn Nam Định và đảm nhận việc cung cấp nguyên liệu cho Nhà máy. Việc này giúp Nhà máy đỡ khó khăn về tài chính trong các tháng hè vì chăn là mặt hàng thời vụ chỉ tiêu thụ nhiều trong vụ rét. Bên cạnh thị trường nội bộ, Công ty mở rộng thêm thị trường trong cùng Hiệp hội Dệt may, buớc đầu đã có mối quan hệ tốt với một số đơn vị tiến tới sẽ thiết lập thành bạn hàng ổn định. Khai thác thêm thị trường chuyên dùng của các ngành như tham gia đấu thầu cung cấp màn cho y tế, Công an , Quân đội: cung cấp vải cho Công an, áo lót cho Quân đội, màn và chăn cho Dự án Hỗ trợ miền núi. Đây là thị trường mới phát triển trong năm 2002. Ngoài mặt hàng Dệt may Công ty còn thâm nhập thị trường bao bì xi măng. Nhờ làm tốt công tác thăm dò thị trường cả đầu ra và đầu vào nên năm qua Công ty đã trúng thầu cung cấp giấy Kraft cho các đơn vị sản xuất bao bì xi măng, tăng 75% so với năm 2001. Về xuất khẩu: Năm 2002 Công ty đã tích cực tìm kiếm thị trường để xuất khấu. Kết quả đã xuất được sản phẩm dệt kim sang CHLB Đức, quế sang Ấn Độ , lợn sữa đông lạnh sang Macao, cà phê sang Nhật bản, Đức, Thuỵ Sĩ. Kim nghạch đạt 518000USD. Mặt hàng cà phê và quế là mặt hàng mới và cũng là thị trường xuất khẩu mới năm 2002. 12 13 Báo cáo tổng hợp – Công ty Thương mại dịch vụ số1 - - Về nhập khẩu: Ngoài việc nhập vật tư nguyên liệu ngành dệt, Công ty còn nhập mặt hàng tủ lạnh cung cấp cho các siêu thị nhằm tăng thêm doanh thu. Nhận thấy nguồn cung cấp chỉ khâu cho các Công ty may đang trong tình trạng độc quyền của một đơn vị liên doanh với giá quá cao, Công ty đã quyết định thâm nhập vào lĩnh vực này. Qua thử nghiệm đã mang lại kết quả tốt. Số lượng hàng Công ty cung cấp mới chỉ trên 100.000 cuộn chỉ, trị giá 1.300 triệu đồng nhưng qua sử dụng các đơn vị sản xuất đã chấp nhận và mong muốn Công ty phát triển với số lượng lớn. Về giá chỉ bằng trên dưới 2/3 mức giá của đơn vị liên doanh. Hiện nay Công ty đang xây dựng đề án để đầu tư mở rộng. 2  Công tác tài chính kế toán Phòng TCKT đã phân công cụ thể cho từng cán bộ trong từng lĩnh vực, theo dõi, kiểm tra ,định kỳ hàng tháng hoạt động kinh doanh của các phòng, các cửa hàng; tạo mối quan tốt với ngân hàng nên đã luôn bảo đảm vốn cho kinh doanh. Đồng thời theo dõi sát các khế ước vay, các khoản nợ phải trả để trả nợ kịp thời cho Ngân hàng và thanh toán cho người bán đúng hạn. Công tác hạch toán được thực hiện kịp thời, cập nhật được số liệu với các kho hàng, cửa hàng trên cơ sở đó quản lý tốt tiền , hàng, công nợ. Phục vụ tốt công tác kiểm tra quyết toán hàng năm của đoàn kiểm tra Tổng công ty và Kiểm toán Nhà nước. 14 PHẦN II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SỐ 1 I. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SỐ 1 Lĩnh vực hoạt động chính của công ty là mua bán vải sợi và dịch vụ nhà nghỉ. Công tác kế toán phải đáp ứng được yêu cầu của các hoạt động kinh doanh nhằm cung cấp thông tin thường xuyên, đầy đủ chính xác kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của đơn vị. Nhiệm vụ chủ yếu của kế toán trong công ty: + Tính toán và phản ánh số liệu hiện có và tình hình luân chuyển, sử dụng tài sản, tiền vốn cũng như các quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. + Cung cấp thông tin về mọi mặt hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ cho việc điều hành và quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị: Cung cấp số liệu, tài liệu và quản trị doanh nghiệp; cung cấp thông tin phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước đối với hoạt động kinh doanh của đơn vị. Tương ứng với mô hình quản lý và đặc điểm kinh doanh, mô hình tổ chức công tác kế toán của công ty là mô hình tập trung. Việc tổ chức hạch toán được tập trung tại phòng kế toán.Phòng có 8 người trong đó có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 6 kế toán viên được phân công theo từng công việc cụ thể. Trưởng phòng chịu trách nhiệm quản lý tài chính, tổ chức hạch toán kế toán theo chế độ tài chính kế toán nhà nước quy định. 14 15 Báo cáo tổng hợp – Công ty Thương mại dịch vụ số1 - - Trong đó:  Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán và công tác tài chính ở công ty. Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và trước pháp luật về tình hình chấp hành các chế độ chính sách về quản lý tài chính của Nhà nước và điều hành mọi công việc chung của phòng +Tổng hợp số liệu lên các báo cáo tài chính cuối quý như Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả SX - KD (phần 1) Báo cáo thực hiện nghĩa vụ với nhà nước (phần 2) Thuế GTGT được khấu trừ (phần 3) Thuyết minh báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản + Theo dõi về TSCĐ Theo dõi TSCĐ về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, lập bảng tính khấu hao, tình hình tăng giảm tài sản. Theo dõi công nợ phải thu và phải trả khác  Kế toán theo dõi công nợ chung toàn công ty và Trung tâm Dệt may 3 Theo dõi hàng hoá của trung tâm dệt may 3 Theo dõi công nợ chung của công ty  Kế toán tiền mặt, tiền gửi, công nợ tạm ứng, tiền vay - Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ công ty, TGNH, ở các Ngân hàng Công Thương, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển. - Theo dõi vay và thanh toán tiền vay, số dư tức thời theo khế ước vay, theo đối tượng khách hàng 16 Báo cáo tổng hợp – Công ty Thương mại dịch vụ số1 - - - Theo dõi thanh toán thu, chi theo từng khách hàng, hợp đồng, hoá đơn mua ,bán hàng theo từng khoản mục chi phí. - Theo dõi tình hình thanh toán tạm ứng  Kế toán hàng hoá phòng NV1, NV2 Theo dõi tồn kho tức thời và tồn kho cuối kỳ, tính giá hàng hoá tồn kho, theo dõi mã hàng hoá theo giá vốn, theo dõi nhập xuất hàng hoá của kho hàng NV1 và NV2.  Kế toán hàng hoá phòng NV3 và NV4 (phòng phụ liệu) và theo dõi công nợ của phòng NV3 và NV4 - Theo dõi tồn kho tức thời và tồn kho cuối kỳ, tính giá hàng hoá tồn kho ,theo dõi mã hàng hoá theo giá vốn, theo dõi nhập xuất hàng hoá của kho hàng NV3 và NV4 - Theo dõi thời hạn thanh toán của từng HĐ GTGT và từng phiếu nhập kho và phiếu xuất kho của phòng NV3 và NV4.  Kế toán tiền lương, BHXH và BHYT và theo dõi công nợ phòng NV1 và NV2 - Theo dõi thời hạn thanh toán của từng phiếu nhập kho và phiếu xuất kho và HĐ GTGT liên 3 của phòng NV1 và NV2 - Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương của CBCNV  Nhận xét Bên cạnh đó phần công việc của mỗi kế toán trong công ty chưa đạt được sự chuyên môn hoá trong công việc, một kế toán đảm nhận hai phần hành chưa tạo được sự rõ ràng trong việc phân công công việc 17 Báo cáo tổng hợp – Công ty Thương mại dịch vụ số1 - - II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SỐ1 1 Những thông tin chung về tổ chức công tác kế toán  Phương pháp kế toán TSCĐ - Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: Theo giá thực tế - Phương pháp khấu hao áp dụng: Theo quyết định 166/BTC ngày 31/12/1999, áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng  Phương pháp kế toán hàng tồn kho - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo giá thực tế - Phương pháp xác định giá hàng tồn kho: Theo phương pháp giá đích danh - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên  Phương pháp tính giá thuế GTGT Áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT  Phương pháp xác định giá trị hàng hoá xuất Áp dụng phương pháp giá đích danh  Niên độ kế toán: từ ngày 1/1 đến hết 31/12  Tỷ giá sử dụng để quy đổi ngoại tệ : Theo tỷ giá thực tế  Kỳ kế toán : Theo quý 2.Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán Chứng từ công ty sử dụng là: Hợp đồng kinh tế; hoá đơn GTGT; các loại thẻ như thẻ kho, thẻ TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ, phiếu kế toán, phiếu thu, phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán; phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, bảng kê bán lẻ; Tờ khai thuế giá trị gia tăng … 18 Báo cáo tổng hợp – Công ty Thương mại dịch vụ số1 - - 3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Công ty sử dụng hệ thống tài khoản ban hành theo QĐ số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 và sửa đổi, bổ xung theo TT số 89/2002/TT- BTC ngày09/10/2002 của BTC. Hướng chi tiết tài khoản công ty áp dụng là: - Tài khoản các loại tiền: Ngoài tài khoản tiền mặt, Tài khoản TGNH công ty chi tiết theo các Ngân hàng và ngoại tệ gửi tại các Ngân hàng - Tài khoản công nợ khách hàng công ty: Công ty chi tiết theo hướng khách hàng của công ty( phòng NV1 và NV2), khách hàng của phòng NV3, khách hàng phòng NV4, khách hàng của quầy lẻ, công nợ khoán xe, dịch vụ nhà nghỉ. - Tài khoản thuế GTGT: Công ty chi tiết theo hướng thuế GTGT được khấu trừ và thuế GTGT phải nộp cho các kho Công ty, kho cửa hàng 3 (Trung tâm Dệt may 3), cửa hàng 12 Bờ hồ, hàng nhập khẩu - Tài khoản chi phí sản xuất dở dang và thành phẩm: Công ty chi tiết theo chi phí sản xuất dở dang của công ty (TK1541), của CH3 ( cửa hàng 3) (TK1543), của xưởng chỉ (154C) - Tài khoản hàng hoá: + Tài khoản Giá mua hàng hoá: Chi tiết theo hàng hoá của công ty, của CH3 (cửa hàng 3), CH4 (phòng phụ liệu), hàng hoá của quầy lẻ Bình, cửa hàng 12 Bờ hồ + Tài khoản Chi phí thu mua hàng hoá - Tài khoản vay ngắn hạn: +Tài khoản Vay ngắn hạn VNĐ: Chi tiết tại Ngân hàng Công thương Việt Nam, tại Công ty tài chính dệt may, của CBCNV +Tài khoản Vay ngắn hạn USD : Chi tiết tại Ngân hàng Công thương Việt Nam, Ngân hàng Đầu tư và phát triển 19 Báo cáo tổng hợp – Công ty Thương mại dịch vụ số1 - - - Tài khoản doanh thu, giá vốn : Công ty chi tiết theo doanh thu bán hàng và giá vốn của công ty, của CH3, của CH4 (phòng phụ liệu), của quầy lẻ Bình, cửa hàng 12 Bờ hồ, của xưởng chỉ, doanh thu tiền hoa hồng. 4 Sổ kế toán Hình thức sổ kế toán áp dụng: sử dụng phần mềm kế toán của công ty FAST theo hình thức Nhật ký chung + Các loại sổ chi tiết công ty sử dụng: Vì sử dụng hệ thống kế toán máy nên các sổ chi tiết của các tài khoản được lưu trữ trong máy. Đến cuối năm công ty in ra tất cả sổ Cái của các tài khoản tổng hợp coi đó là sổ chi tiết theo dõi cho từng năm. Ngoài ra, công ty sử dụng một số sổ chi tiết để theo dõi ngoài như : Sổ chi tiết TK 1311, TK3311, TK154, TK3331 + Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức NKC Sơ đồ 3 : TRÌNH TỰ GHI SỔ TRÊN MÁY VI TÍNH Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán chi tiết Nhật ký chung Các báo cáo kế toán 20 Báo cáo tổng hợp – Công ty Thương mại dịch vụ số1 - - Việc trang bị vi tính tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, giảm nhẹ bớt được những phần đơn giản, từ những chứng từ ban đầu, tuỳ theo từng công việc của mỗi kế toán, sẽ nhập dữ liệu vào máy theo từng phần hành theo từng ngày phát sinh các nghiệp vụ. Máy sẽ tự động xử lý theo chương trình. Hàng ngày, cuối tháng, cuối quý kế toán in ra các sổ tổng hợp, Sổ Cái, Báo cáo kế toán phục vụ cho công tác kế toán tại đơn vị + Báo cáo tài chính Kỳ lập báo cáo: Theo quý Các báo cáo được lập: Bảng Cân đối kế toán Báo cáo kết quả SX – KD (phần 1) Báo cáo thực hiện nghĩa vụ với nhà nước (phần 2) Thuế GTGT được khấu trừ (phần 3) Thuyết minh báo cáo tài chính Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh III. ĐẶC ĐIỂM QUY TRÌNH KẾ TOÁN CỦA CÁC PHẦN HÀNH KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ 1 Kế toán TSCĐ 1.1 Chứng từ và luân chuyển chứng từ