Tài liệu Báo cáo thực tập tại công ty cp thương mại lạng sơn

Danh mục từ viết tắt - Sản xuất kinh doanh : SXKD Tài sản cố định : TSCĐ Tài sản cố định hữu hình : TSCĐ HH Tài sản cố định vô hình : TSCĐ VH Giá trị gia tăng : GTGT Thuế giá trị gia tăng : Thuế GTGT Thuế xuất nhập khẩu : Thuế XNK Tài khoản : TK Tiền gửi ngân hàng : TGNH Doanh nghiệp : DN Xây dựng : XD Công cụ dụng cụ : CCDC Công ty cổ phần thương mại Lạng sơn : CTCPTMLS Hoạt động sản xuất kinh doanh : HĐSXKD Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh : PTHĐSXKD Nguồn vốn kinh doanh : NVKD Xây dựng cơ bản : XDCB Cán bộ công nhân viên : CBCNV Bảo hiểm xã hội : BHXH Bảo hiểm y tế : BHYT Kinh phí công đoàn : KPCĐ Ban chỉ huy : BCH Giám đốc: GĐ Kinh doanh : KD Báo cáo tài chính : BCTC 1 I. Giới thiệu chung về công ty cổ phần thương mại Lạng sơn 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Tỉnh Lạng Sơn nằm ở phía Đông Bắc của tổ quốc, có cửa khẩu đường bộ quốc tế Hữu Nghị, cửa khẩu đường sắt liên vận Quốc tế ga Đồng Đăng, một số cửa khẩu Quốc gia cùng với cặp chợ phiên biên giới như chợ Tân thanh, chợ Kỳ Lừa...tạo điều kiện thông thương giữa hai quốc gia Việt Nam và Trung Quốc, tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty trên địa bàn Tỉnh Lạng Sơn kinh doanh đạt hiệu quả cao. Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc sở thương mại và du lịch Lạng Sơn được thành lập ngày 16/10/1992 theo quyết định số: 505 UB của Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn. -Tên giao dịch : Công ty cổ phần thương mại Lạng Sơn. -Tên giao dịch quốc tế : Lang Son trade joint stock company -Tên viết tắt: LATRACO.JS -Trụ sở chính: 209 đường Trần Đăng Ninh- phường Tam Thanh - Thành phố Lạng Sơn - Tỉnh Lạng Sơn. -Điện thọai: 025.870970 -Mã số thuế: 4900142205-1 Công ty cổ phần thương mại Lạng sơn là tiền thân của công ty thương mại tổng hợp Lạng sơn từ năm 2005. Tiền thân do công ty kinh doanh trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn sáp nhập lại, đó là: - Công ty thực phẩm công nghệ Lạng Sơn. - Công ty kinh doanh thương nghiệp tông hợp Lạng sơn. - Công ty vật liệu chất liệu Lạng sơn. Ngay từ khi thành lập công ty đã phát huy quyền tự chủ trong hoạt động SXKD, bám sát, tìm kiếm thị trường, mạnh dạn đầu tư mở rộng lĩnh vưực kinh doanh. Trải qua nhiều năm hình thành và phát triển, cùng với sự phát triển của đất nước, giao lưu kinh tế được mở rộng, hiện nay công ty vẫn không ngừng lớn mạnh, đã và đang phát huy sức mạnh tổng hợp bằng việc làm đổi mới và hoàn thiện hơn. Bên cạnh đó công ty cũng chú trọng phát triển đội ngũ cán bộ và công nhân viên giầu kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao. 2 công ty đã có sự chuyển mình nhằm phù hợp với xu thế phát triển của thời đại của nền kinh tế của nền kinh tế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước. * Đặc điểm về vốn: Vốn điều lệ của Công ty tại thời điểm thành lập công ty cổ phần được xác định là: 15 tỷ đồng Việt Nam Vốn điều lệ của công ty được hạch toán thông nhất bằng đơn vị đồng Việt Nam.việc góp vốn có thể bằng tiền Việt Nam , ngoại tệ hoặc bằng hiện vật. Với số vốn điều lệ của CTCPTMLS tại thời điểm thành lập là: 15.000.000.000 đồng ( Mười năm tỷ đồng) Trong đó: - Vốn góp bằng tiền Việt Nam: 15.000.000.000 đồng - Vốn góp bằng ngoại tệ: Không - Vốn góp bằng hiện vật: không Cơ cấu vốn: - Vôn thuộc sở hữu cổ đông người lao động trong Doanh nghiệp: 5.911.790.000 đồng chiếm 39,41% vốn điều lệ - Vốn thuộc sở hữu của cổ đông chiến lược:500.000.000 đồng chiếm 3,33% vốn điều lệ. - Vốn thuộc sở hữu của cổ đông Nhà nước: 8.588.210.000 đồng chiếm 57,26% vốn điều lệ. Hiện nay công ty gồm 4 trung tâm Thương mại hoạt động trong địa bàn thành phố Lạng sơn và 10 cửa hàng thương mại hoạt động tại 10 huyện thuộc tỉnh Lạng sơn. CTCPTMLS thuộc hình thức Công ty cổ phần được chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước Công ty thương mại tổng hợp Lạng sơn, hoạt động theo luật Doanh nghiệp và các quy định hiện hành của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần thương mại Lạng sơn. Hình thức sở hữu vốn : Là doanh nghiệp Nhà nước Tổng số cán bộ công nhân viên : 3 2.1. chức năng,nhiệm vụ * Chức năng hoạt động chủ yếu của Công ty. Ngoài chức năng kinh doanh CTCPTMLS đảm nhận chức năng nhiệm vụ cung cấp phân phối hai mặt hàng thuộc diện chính sách của nhà nước đó là dầu hoả và muối iốt cho toàn thể nhân dân và bà con dân tộc sống trên địa bàn Lạng Sơn. Nghành nghề kinh doanh chính: - Kinh doanh hàng tiêu dùng, vật liệu XD, chất đốt, bách hoá, bông vải sợi, quần áo may sẵn, dệt kim, thực phẩm công nghệ, thực phẩm tươi sống XNK hàng hoá nông sản, lâm sản, sản phẩm Công nghiệp. - Dịch vụ Khách sạn du lịch trong và ngoài nước. - Kinh doanh xăng dầu các loại và kinh doanh nhà hàng ăn uống. - Kinh doanh Nông, lâm, thuỷ hải sản các loại. - Mua bán vật tư và thiết bị các ngành y tế, giáo dục. - Mua bán giống cây trồng, vật nuôi các loại. * Nhiệm vụ: Để đảm bảo thực hiện các chức năng trên Công ty đã đề ra một số nhiệm vụ trước mắt và lâu dài sau : - Hoàn thành các chỉ tiêu đã đặt ra. - Tiến hành kinh doanh đúng pháp luật, có nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán các văn bản mà Công ty đã ký kết. - Tạo điều kiện cho đơn vị trực thuộc, đơn vị liên doanh áp dụng các biện pháp có hiệu quả để nâng cao kết quả kinh doanh và hướng dẫn họ thực hiện theo kế hoạch đã đề ra. Không ngừng cải thiện điều kiện lao động và đời sống của cán bộ công nhân viên chức nhằm nâng cao năng suất lao động hiệu quả kinh tế. - Tự tạo nhiệm vụ, sử dụng nhân viên theo đúng mục đích và có hiệu quả để đảm bảo tự trang trải về mặt tài chính, đảm bảo vốn phục vụ cho hoạt động của Công ty không ngừng trề . - Mở rộng các mặt hàng kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh. - Đổi mới phương thức kinh doanh, đào tạo cán bộ kinh doanh có đủ trình độ và khả năng. 4 2.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. Với chức năng và ngành nghề kinh doanh rộng lớn với lợi thế là một tỉnh biên giới với các hình thức kinh doanh đa dạng như bán buôn, bán lẻ, xuất khẩu, đại lý uỷ thác dịch vụ Du lịch, khách sạn, nhà hàng... Trong những năm đất nước mới mở cửa buôn bán với sự cạnh tranh mạnh mẽ của nhiều thành phần kinh tế Công ty đã khắc phục khó khăn, phát huy lợi thế để có thể đứng vững trên thị trường đầy biến động, luôn hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch của nhà nước giao, đóng góp một phần không nhỏ cho ngân sách. Năm 2001 doanh nghiệp được nhà nước tặng huân chương lao động hạng 3. Để tiếp tục chặng đường phát triển của mình, hiện Công ty có những thuận lợi và khó khăn sau: - Thuận lợi: Công ty có lực lượng lao động dồi dào có nhiều kinh nghiệm và nhiệt tình công tác. Cán bộ công nhân viên các bộ phận quản lý, bộ phận kinh doanh được sắp xếp một cách khoa học, hợp lý cùng với sự lãnh đạo của ban Giám đốc có năng lực kinh doanh, từ đó người lao động có thể pháp huy hết khả năng của mình vì sự lớn mạnh của Công ty. Công ty luôn được sự quan tâm giúp đỡ của các ngành có liên quan, hàng năm công ty vẫn được nhà nước cấp bổ xung vốn kinh doanh. Công ty kinh doanh trên một thị trường rộng, có nhiều bạn hàng truyền thống, có một số cửa khẩu biên giới với Trung Quốc – một thị trường tiềm năng của doanh nghiệp. - Khó khăn : Nguồn vốn của công ty còn hạn chế chưa đáp ứng đủ nhu cầu kinh doanh của đơn vị. các thiết bị quản lý, phương tiện vân tải quá cũ, lạc hậu vì vậy việc vận chuyển các mặt hàng chính sách xã hội như dầu hỏa, muối iốt phục vụ đồng bào các dân tộc vùng sâu, vùng xa gặp nhiều khó khăn. Các mặt hàng kinh doanh của công ty chịu sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường không chỉ trong nước mà còn với các hàng hóa nhập khẩu. Thị trường nước bạn Trung Quốc từ năm 2002 trở lại đây có chiều hướng giảm sút lượng hàng hóa xuất nhập khẩu qua biên giới, đã giảm rất nhiều dẫn đến kết quả kinh doanh cua DN mấy năm gần đây đạt chưa cao, hiệu quả kinh doanh thấp. 5 2.3. Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả kinh doanh của Công ty: Hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm qua cũmg đạt được những kết quả nhất định thể hiện sự tăng trưởng qua vài năm như sau : Kết qủa hoạt động kinh doanh của Công ty trong năm 2005 – 2006 Đơn vị: VNĐ TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Chỉ tiêu Tổng doanh thu Các khoản giảm trừ Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp Doanh thu HĐTC Chi phí TC Chi phí bán hàng Chi phí QLDN LN thuần từ HĐKD Thu nhập khác Chi phí khác LN khác Tổng LN trước thuế LN sau thuế 2004 2005 2006 154.604.117.897 6.011.030.293 148.593.087.604 141.379.429.644 7.213.657.960 818.795.573 612.251.407 6.659.776 7.721.187.840 ( 307.681.490 ) 1.074.061.658 624.750.042 449.311.616 141.630.126 101.973.691 168.688.928.327 6.306.741.959 162.382.186.368 154.394.080.699 7.988.105.669 455.099.414 203.178.641 8.945.915.963 ( 705.889.512 ) 1.079.716.499 833.278.887 246.437.612 ( 459.451.909) (459.451.909) 207.984.526.150 6.346.918.183 201.637.607.967 192.115.307.792 9.522.300.175 150.102.869 93.810.020 9.066.114.880 512.478.144 782.343.926 524.531.055 257.812.871 770.291.015 770.291.015 Như vậy qua đánh giá tổng quan các chỉ tiêu chính cho thấy : Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm qua.Sovới năm 2005 thì doanh thu của năm 2006 tăng 39.895.697.723 VNĐ. So với năm 2004 thì donh thu của năm 2006 tăng 53.380.408.253 VNĐ. Theo đánh giá chủ quan, thì doanh thu của công ty năm 2006 tăng so với năm 2005. là do công ty đã chú ý tới việc nghiên cứu thị trường, lựa chọn mặt hàng kinh doanh, công ty luôn chú ý nâng cao trình độ kỹ thuật, đáp ứng được yêu cầu chất lượng của sản phẩm. Mấy năm qua đã đa dạng hoá trong kinh doanh, đa dạnh hoá sản phẩm hàng hoá số lượng hàng hoá lớn, đòi hỏi vốn kinh doanh phải đáp ứng được yêu cầu kinh doanh. Được sự giúp đỡ hỗ trợ của các ngành có liên quan vì vậy doanh thu năm sau cao hơn năm trước. Qua phân tích trên cho ta thấy chuyểếnang nền kinh tế thị trường, tuy còn nhiều khó khăn xong công ty đã từng bước đưa hoạt động kinh doanh của 6 cominhf vào ổn định và phát triển đã là cố gắng lớn của công ty trong HDDSXKD. * Tình hình nộp ngân sách Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước Năm 2006 Đơn vị : VNĐ S T T Chỉ tiêu 1 2 1 Thuế GTGT hàng bán nội địa Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3 4 Thuế xuất nhập khẩu Thuế thu nhập doanh nghiệp 5 6 7 8 9 Thuế tài nguyên Thuế nhà đất Tiền thuê đất Thuế môn bài Các loại thuế khác các khoản phải nộp khác Các khoản phụ thu Các khoản phí, lệ phí Các khoản khác 1 2 3 TỔNG CỘNG Số còn phải nộp đầu năm 2 114.098.564 834.212.828 Số phát sinh trong kỳ số số phải đã nộp nộp 3 4 948.311.392 Luỹ kế đầu năm số phải nộp số đã nộp Số còn phải nộp cuối kỳ 5 657.107.261 12.226.795.587 6 613.717.726 12.492.154.322 7 157.488.099 568.854.093 5.447.441.092 100.000.000 5.447.441.092 100.000.000 354.445.075 20.500.000 25.227.241 354.445.075 20.500.000 15.513.988 9.713.253 18.831.516.256 19.043.772.203 736.055.445 Qua bảng số liệu trên cho ta thấy Công ty đã thực hiện khá tốt việc thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, không để nợ thuế quá nhiều, như vậy đã nói lên khả năng tài chính vững chắc của công ty. * §Æc ®iÓm vÒ t×nh h×nh lao ®éng . HiÖn c«ng ty cã h¬n 1.500 c¸n bé c«ng nh©n viªn, ®Òu cã hîp ®ång lao ®éng hëng øng , chÕ ®é BHXH ,BHYT theo hÖ thèng l¬ng cña nhµ níc theo quy chÕ kho¸n cña c«ng ty. Trong ®ã cã: Tr×nh ®é §H 157 Tr×nh ®é cao ®¨ng 345 Tr×nh ®é trung cÊp 1000 7 * Đặc điểm về vèn Vèn ho¹t ®éng cña c«ng ty bao gåm: Vèn ®iÒu lÖ vèn huy ®éng, vèn tÝch luü vµ c¸c lo¹i vèn kh¸c. Vèn ®iÒu lÖ cña c«ng ty t¹i thêi ®iÓm thµnh lËp c«ng ty cæ phÇn ®îc x¸c ®Þnh lµ 15 tû ®ång vèn ®iÒu lÖ cña c«ng ty chia thµnh : - Vôn thuộc sở hữu cổ đông người lao động trong Doanh nghiệp: 5.911.790.000 đồng chiếm 39,41% vốn điều lệ - Vốn thuộc sở hữu của cổ đông chiến lược:500.000.000 đồng chiếm 3,33% vốn điều lệ. Vốn thuộc sở hữu của cổ đông Nhà nước: 8.588.210.000 đồng chiếm 57,26% vốn điều lệ. 2. Đặc điểm Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần thương mại Lạng sơn. 3.1. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty GIÁM ĐỐC P.GIÁM ĐỐC 1 PHÒNG TỔ CHỨC P.GIÁM ĐỐC 2 PHÒNG KINH DOANH 4 trung tâm TM tại TP PHÒNG KẾ TOÁN 10 cửa hàng TM huyện Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Theo cơ cấu này bộ phận quản lý được phân chia cho các bộ phận chức năng riêng như sau : 8 Giám đốc : Trực tiếp chỉ đạo diều hành giám đốc các phòng ban và đơn vị trực thuộc . Phó giám đốc 1 : Phụ trách kinh doanh xuất nhập khẩu , tham gia giám sát chỉ đạo các phòng ban và các trung tâm thương mại việc thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu. Phó giám dốc 2 : Phụ trach kinh doanh hàng nội địa chỉ đao các phòng và các cửa hang thương mại huyện thực hiện kế hoach kinh doanh. Phòng kinh doanh: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc Phòng kế toán: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc Phòng tổ chức: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp cua ban giám đốc Các đơn vị trực thuộc : Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc và các phòng kinh doanh, kế toán , tổ chức 3.2.nhiệm vụ chức năng các phòng ban. * Phòng tổ chức Hành chính: - Tham mưu cho Giám đốc công ty về tổ chức bộ máy SXKD và bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty. - Quản lý các hồ sơ nhân sự toàn công ty , giải pháp các thủ tục về chế dộ tuyển dụng , thôi việc, bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật, khen thưởng, tiền lương, hưu trí... v. v. Là thành viên thường trực của hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật tiền lương trong Công ty . Xây dựng chương trình, kế hoạch quy hoạch cán bộ, tham mưu cho Giám đốc định việc đề bạc, miễn nhiệm và phân công các cán bộ lãnh đạo và quản lý Công ty thuộc thẩm quyền ccuar Giám đốc Công ty . Quản lý các hoạt động lao động, tiền lương cùng với phòng kế toán xây dựng công quỹ tiền lương, các định mức về lao động tiền lương trong toàn Công ty . Quản lý công văn giấy tờ sổ sách hành trính và con dấu. Thực hiện việc lưu chữ các tài liệu trong Công ty. Xây dựng các nội quy, quy chế làm việc, lao động trong Công ty; Xây dựng các trương trình làm việc, giao ban, hội họp theo định kỳ hoặc bất thường - Thực hiện các công tác về đoàn thể thanh tra, bảo vệ nội bộ, bảo vệ môi sinh, môi trường, phòng cháy chữa cháy trong toàn Công ty. * Phòng kinh doanh: 9 - Hướng dẫn và chỉ đạo các chi nhánh, đơn vị thuộc XD ké hoạch năm, kế hoạch dài hạn và tổng hợp các báo cáo về tình hình SXKD trong toàn Công ty. - Phối hợp cùng các phòng ban trong Công ty XD và tổ trức thực hiện có hiệu quả các kế hoạch sử dụng vốn hang hoá, kế hoạch tiếp thị, lien doanh liên kết đầu tư xây dựng cơ bản ... - Trực tiếp triển khai và hướng dẫn các đơn vị thực hiện các kế hoạch SXKD nội địa, XNK, liên kết, KTXD cơ bản... - Chuẩn bị các thủ tục giúp Giám đốc Công ty giao kế hoạch và xét duyệt hoàn thành kế hoạch hang năm của các đơn vị trực thuộc. - Quản lý chặt chẽ các hoạt động kinh tế, tài liệu sổ sách chuyên môn nghiệp vụ của các phòng ban đang thực hiện. * Phòng Kế toán tài chính: - Tổ trức hoạch toán kế toán toàn bộ HĐSXKD của Công ty theo đúng pháp luật kinh tế của Nhà nức. - Lập và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc lập báo cáo tổ trức thống kê PTHĐSXKD để phục vụ cho kiểm toán thực hiện kế hoạch của Công ty. - Ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống sự diễn biến các nguồn vốn, giải pháp các nguồn vốn phục vụ cho SXKDcủa Công ty. - Theo dõi công nợ của công ty , phản ánh và đề xuất cac kế hoạch thu, chi tiền mặt và các hình thức thanh toán khác.Thực hiện quyết toán quý, 6 tháng, năm đúng thời gian. Thực hiện tốt các công tác hoạch toán kế toán giúp Giám đốc Công ty quản lý chặt chẽ NVKD - Quản lý và lưu giữ chặt chẽ các sổ sách, chứng từ, tài liệu thuộc lĩnh vực tài chính của Công ty, xây đựng kế hoạch bồi thường nghiệp vụ thống kê, kế toán cho đội ngũ cán bộ làm công tác kế toán của công ty *Nhiệm vụ của các chi nhánh đơn vị thuộc Công ty - Là bộ phận không thể tách rời của công ty- các chi nhánh đơn vị trực thuộc được tổ chức hạch toán nội bộ, có đăng ký kinh doanh, con dấu riêng để giao dịch, được mở tài khoản TGNH - Được giải đáp các phương hướng, kế hoạch, dự án SXKD của đơn vị theo định hướng kế hoạch chung cua công ty để quản ly sử dụng nguồn vốn công ty giao cho đúng mục đích và hiệu quả. 10 - Được đàm phán trực tiếp với khách hàng trong giao dịch kinh doanh, ký kết các hợp đồng ,kinh tế và dân sự khi được GĐ uỷ quyền và phải chịu trách nhiệm trước GĐ công ty và pháp luật những nội dung đã ký kết. - Được chủ động sử dụng các loại TS phục vụ cho HĐSXKD của đơn vị theo phân cấp của công ty .Chủ động tổ chức lao động hợp lý với yêu cầu nhiệm vụ được giao, đảm bảo KD có hiệu quả. - Tổ chức hạch toán kế toán, thống kê, báo cáo tình hình SXKD của đơn vị theo đúng qui định của công ty. - Được đề nghị công ty khen thưởng cho cán bộ công nhân viên hàng năm theo nghị quyết số 121/2005/NĐ-CP của chính phủ và được thưởng từ LN cho người lao động theo điều 6 NĐ: 2006/2004/NĐ-CP của chính phủ ( sau khi đã thực hiện đầy đủ nghĩ vụ với nhà nước và Công ty ). 3.3. Mối quan hệ giữ các phòng ban. * Mối quan hệ của Giám đốc Công ty. - Quan hệ của Giám đốc Công ty với cấp uỷ đảng cơ sở: Là mối quan hệ nhằm thực hiện nghiêm trỉnh các chủ trưng, chính sách của đảng, pháp luật nhà nước, nghị quyết của BCH đảng bộ Công ty để phát huy quyền và nghĩa vụ và chách nhiệm của GĐ Công ty theo nghị đinh tại luật DN, điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty CPTMLS. Theo định kỳ Giám đốc báo cáo BCH đảng bộ về tình hình các mặt HĐSXKD của Công ty. BCH đảng bộ xây dựng nghị quyết chỉ đạo đảng viên, cán bộ công nhân viên, người lao động phấn đấu thực hiện. BCH đảng bộ định kỳ thong qua với GĐ ý kiến của đảng viên quần chúng các mặt hoạt động của Công ty. - Quan hệ của GĐ Công ty với tổ chức Công tác xã hội khác: Là sự phối hợp đồng bộ thống nhất để thực hiện tốt nhiệm vụ SXKD của Công ty đồng thời tạo mọi điều kiện thuận lợi để các tổ chức hoạt động đúng chức năng, nhiệm vụ và điều lệ của mình. 11 * Mối quan hệ giữa các phòng: - Các phòng ban nghiệp vụ chuyên môn là quan tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong quản lý và điều hành công việc hang ngày của Công ty. Căn cứ nhiệm vụ quyền hạn được giao, các phòng chịu chách nhiệm về những biện pháp, đề xuất, xử lý công việc chuyên môn cho từ cấp phó chở xuống được bố trí nhân sự trong phòng một cách hợp lý, có hiệu quả theo năng lực của từng người. * Mối quan hệ của các chi nhánh đơn vị trực thuộc; - Các chi nhánh, đơn vị trực thuộc đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp, toàn diện của Công ty về các mặt hoạt động công tác ( Riêng chi nhánh Công ty tại các huyện và các chi nhánh tại Hà Nội còn có mối quan hệ với cấp uỷ, chính quyền địa phương do một số lĩnh vực nhất định ). - Quan hệ của các chi nhánh đơn vị trực thuộc với Giám đốc Công ty là chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo toàn diện với các phong Công ty là chịu sự hướng dẫn thực hiện. Quan hệ giữa các đơn vị với nhau là tôn trọng, bình đẳng, đồng cấp, phối hợp trong HĐSXKD. II. Tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần thương mại Lạng sơn. 1. Tổ chức bộ máy kế toán: Phòng kế toán tài chính của Công ty gồm 5 người được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung như sau: Kế toán trưởng Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Kế toán vốn hàng tồn kho Kế toán bán hàng, công nợ Kế toán tài sản cố định CCDC Kế toán tổng hợp Kế toán các đơn vị trực thuộc Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần thương mại Lạng sơn 12 Đứng đầu phòng kế toán tài chính là kế toán trưởng và các nhân viên kế toán phụ trách các phần hành cụ thể. Công việc của các nhân viên kế toán được phân công cụ thể như sau: Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm điều hành chung công tác tổ chức kế toán của Công ty và các đơn vị trực thuộc. Là người trực tiếp thông tin lên Giám đốc và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và chịu trách nhiệm về các thông số số liệu báo cáo, giúp Giám đốc lập các phương án tự chủ tài chính. Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán : kế toán căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra đối chiếu chứng từ, đảm bảo tính chính xác và trung thực của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trên cơ sở chứng từ phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định về chứng từ kế toán của bộ tài chính quy định. Sau đố, tiến hành lập chứng từ thanh toán trình kế toán trưởng và lãnh đạo duyệt. Ghi chép tổng hợp và chi tiết các tài khoản vay,công nợ. làm công tác thanh toán quốc tế,kiểm tra và hoàn chỉnh các bộ chứng từ thanh toán gửi ra ngân hàng. Kế toán tổng hợp: Thường xuyên đôn đốc và kiểm tra tình hình thực hiện công việc của các phần hành kế toán khác. Hàng tuần, tháng, quý thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu với các phần hành kế toán khác. Lập đầy đủ, kịp thời, chính xác báo cáo tài chính theo quy định của Công ty và Nhà nước. Các nhân viên kế toán tại các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm thu thập xử lý bộ chứng từ, định kỳ gửi về phòng kế toán của Công ty để theo dõi tập trung. Nhìn chung mô hình kế toán tập trung là hợp lý với hoạt động kinh doanh của Công ty.Mặc dù có nhiều chi nhánh phân bố trên địa bàn rộng nhưng công tác kế toán chủ yếu tập trung ở phòng kế toán, các phòng kinh doanh và các chi nhánh chỉ tập hợp và chuyển các chứng từ liên quan tới các nghiệp vụ phát sinh về phòng kế toán. Cùng với việc trang bị hệ thống thông tin đầy đủ được xử lý một cách khoa học với sự trợ giúp của kế toán máy đã làm giảm khối lượng công việc của các nhân viên kế toán ở một đơn vị có số lượng nghiệp vụ phát sinh khổng lồ với số tiền lớn. 13 2. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán. 2.1. Chính sách kế toán chung: Chế độ kế toán chung do Bộ Tài chính ban hành đã được cụ thể hoá vào Công ty như sau: Hình thức ghi sổ kế toán: hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là hình thúc nhật ký chứng từ. Niên độ kế toán: Niên độ kế toán của Công ty là một năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ: VNĐ là đơn vị tiền tệ được sử dung thống nhất trong hạch toán kế toán của Công ty. Phương pháp kế toán TSCĐ: nguyên giá TSCĐ được xác định theo đúng nguyên giá thực tế và khấu hao TSCĐ được xác định theo phương pháp khấu hao bình quân theo thời gian. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho là đánh giá theo giá thực tế. Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là theo phương pháp đích danh. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho được áp dụng là kê khai thường xuyên. Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Chiết khấu thanh toán: Chiết khấu thanh toán là một yếu tố phổ biến trong hoạt động mua bán khi người bán muốn khuyến khích người mua thực hiện trả tiền ngay thì nên thực hiện chiết khấu thanh toán 2.2. Chính sách kế toán cụ thể: 2.2.1. Hình thức ghi sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán theo hình thức “ nhật ký chứng từ ”. Quy trình ghi sổ như sau: 14 Sơ đồ 3. Quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ tại công ty cổ phần thương mại Lạng sơn. Chứng từ gốc Bảng kê và phân bổ Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Bảng phân bổ NK chứng từ Báo cáo quỹ hàng ngày Sổ cái Bảng cân đối kế toán (báo cáo tài chính) Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu * Trình tự ghi sổ kế toán : - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra định khoản nghiệp vụ sau đó ghi vào nhật ký chứng từ hoặc bảng kê có liên quan. Trường hợp ghi hàng ngày vào bảng kê thì cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê vào nhật ký chứng từ. - Đối với các khoản chi phí ( Sản xuất hoặc lưu thông ) phát sinh nhiều lần hoặc mang tính phân bổ, thì các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại các bảng phân bổ ghi vào sổ cái một lầ. 15 - Cuối tháng, khoá sổ các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái một lần. - Riêng đối với các khoản phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc sau khi ghi vào nhật ký chứng từ hoặc thẻ kế toán chi tiết của các tài khoản có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu vào sổ cái. - Sổ tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính. - Sổ nhật ký chứng từ : Dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty theo trật tự thời gian. - Sổ cái : Được mở cho các tài khoản cấp 1 để cuối kỳ tổng hợp lên bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính. - Sổ chi tiết : Được mở cho tất cả các tài khoản cấp 1 theo dõi chi tiết nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý kinh tế tài chính nội bộ tại donh nghiệp. - Số lượng sổ chi tiết rất nhiều : Sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết vật tư hàng hoá tồn kho, sổ chi tiết công nợ... 2.2.2. Vận dụng chế độ kế toán vào hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản mà công ty cổ phần thương mại Lạng sơn sử dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Nhìn chung hệ thống tài khoản của công ty đều tuân theo chế độ kế toán đã ban hành, và chi tiết tới các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý của Công ty và phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của tài khoản tổng hợp tương ứng. Hầu hết các tài khoản được chi tiết theo các phòng kinh doanh và các chi nhánh. Nguyên nhân là do công ty áp dụng cơ chế khoán cho mỗi bộ phận nên chi tiết tài khoản cho mỗi phòng kinh doanh và các chi nhánh giúp cho các nhà quản lý và kế toán có thể đánh giá và phân bổ tiền lương và thưởng một cách chính xác và khoa học. 2.2.3 Về sổ sách kế toán sử dụng: Hiện nay Công ty đã áp dụng phần mềm tin học trong công tác quản lý và tổ chức kế toán. Với hình thức kế toán đăng ký là nhật ký chứng từ thì việc ứng dụng tin học là rất tiện lợi, phù hợp với khối lượng công việc kế toán của Công ty trong trường hợp chứng từ kế toán phát sinh nhiều và liên tục. Hơn nữa, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình kế toán đã không những 16 tiết kiệm về nhân lực mà còn tiết kiệm về thời gian, giảm khối công việc của các nhân viên phòng kế toán. Đặc biệt, việc nối mạng cũng nâng cao hiệu quả của công tác kế toán trong việc thu thập các thông tin trên mạng như thông tin về tỉ giá hối đoái, các quy định mới của Bộ Tài chính. Đặc điểm của hình thức nhật ký chứng từ là : - Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. - Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tưi thời gian với việc hệ thống các nghiệp vụ kinh tế theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). - Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản ký kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. Thực tế theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC thì phần mềm kế toán không nhất thiết phải hiển thị đầy đủ quy trình kế toán theo hình thức đã đăng ký nhưng phải in đầy đủ theo sổ kế toán theo quy định. Công ty sử dụng được phần mềm tổng hợp tự động từ các sổ chi tiết. Mẫu sổ cái tổng hợp chỉ có 4 cột là: tài khoản đối ứng, tên tài khoản, phát sinh nợ và phát sinh có. Như vậy sổ cái chỉ nói lên mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản chứ chưa phản ánh trình tự thời gian phát sinh các nghiệp vụ và chưa thể hiện nội dung các nghiệp vụ đó. 2.2.4 Vận dụng lập báo cáo kế toán Báo cáo kế toán của Công ty được lập hàng tháng, quý và năm. Các báo cáo mà Công ty sử dụng theo mẫu của quyết đinh 15/2006 /QĐ-BTC và chỉ sử dụng 2 báo cáo: - Bảng cân đối kế toán - Bảng báo cáo kết quả kinh doanh. Các báo cáo hàng tháng nộp lên tổng giám đốc xem xét, đồng thời các báo cáo quý và năm nộp lên hội đồng quản trị và đại hội đồng cổ đông. Lưu trữ một bản tại phòng tổng hợp. 17 3. Đặc điểm tổ chức kế toán một số phần hành chủ yêu của công ty. 3.1. Kế toán tài sản cố định. TSCĐ là những tài sản có giá trị và thời gian sử dụng hữu ích lâu dài trong quá trình SXKD. Trong quá trình sử dụng, TSCĐ bị hao mòn dần, giá trị hao mòn của TSCĐ được chuyển từng phần vào chi phí SXKD. TSCĐ bao gồm 2 loại : - TSCĐ Hữu hình - TSCĐ Vô hình A. Tài khoán sử dụng : Việc hạch toán TSCĐ của công ty được theo dõi trên các tài khoản chủ yếu sau đây: - Tài khoản 211: TSCĐ HH, tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau: + Tài khoản 2112: Nhà cửa,vật kiến trúc + Tài khoản 2113: Máy móc thiết bị + Tài khoản 2114: Phương tiện vận tải + Tài khoản 2115: Thiết bị dụng cụ quản lý + Tài khoản 2118: TSCĐ khác - Tài khoản 213: TSCĐ VH, tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 tùy theo mục đích sử dụng của công ty. - Tài khoản có liên quan: Tài khoản 214,411,009,4313,111,112 … B. Chứng từ sử dụng : - Hóa đơn bán hàng - Biên bản giao nhận TSCĐ,đánh giá lại TSCĐ, thanh lý TSCĐ… - Thẻ TSCĐ - Phiếu thu, phiếu chi, báo có, báo nợ Ngân hàng… C. Phương pháp hạch toán : • Kế toán tăng TSCĐ : - Mua TSCĐ căn cứ vào chứng từ liên quan,kế toán ghi: Nợ TK 211 : Nguyên giá Nợ 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,141,311,331… Đồng thời kết chuyển nguồn : Nợ TK 441 : Đầu tư bằng vốn XDCB Có Tk 411 : Tăng vốn kinh doanh theo nguyên giá 18 - Nhận TSCĐ do Nhà nước hoặc cấp trên cấp : Nợ TK 211 : Nguyên giá TSCĐ Có TK 411 : Giá cấp Có TK 111,112 : Các chi phí liên quan - Tăng TSCĐ do đầu tư XDCB : + Khi hoàn toàn đưa vào sử dụng : Nợ TK 211 : Giá quyết toán Có TK 241 ( 2412 ) : Giá quyết toán + Đồng thời kết chuyển nguồn : Nợ TK 441 Có Tk 411 • Kế toán giảm TSCĐ : - Khi chuyển đổi một số TSCĐ không đủ tiêu chẩn sang thành CCDC : + TSCĐ còn mới đưa ra sử dụng : Nợ TK 153 : Nguyên giá của TSCĐ Có TK 211 : Nguyên giá của TSCĐ + TSCĐ đang sử dụng khi chuyển đổi :  Nếu giá trị còn lại của TSCĐ nhỏ : Nợ TK 241 : Khấu hao đã tính Nợ TK 641,642 : Giá trị còn lại Có TK 211 : Nguyên giá  Nếu giá trị còn lại của TSCĐ lớn, cần phân bổ vào chi phí SXKD thành nhiều kỳ : Nợ TK 214 : Khấu hao đã tính Có TK 142,242 : Giá trị còn lại Có TK 211 : Nguyên giá TSCĐ  Định kỳ phân bổ dần vào chi phí : Nợ TK 641,642 : Mức phân bổ mỗi kỳ Có TK 142,242 : Mức phân bổ mỗi kỳ. • Kế toán khấu hao TSCĐ : - Bảng tinh và phân bổ khấu hao TSCĐ Và một số chứng từ liên quan khác. Hàng ngày khi có phát sinh nghiệp vụ mua sắm, được biếu tặng, nhượng bán, được đánh giá lại TSCĐ kế toán phải vào thẻ TSCĐ. Từ các chứng từ 19 gốc về TSCĐ phát sinh trong kỳ và bảng phân bổ khấu hao TSCĐ kỳ trước lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ đồng thời vào sổ chi tiết TSCĐ theo phòng sử dụng hoạc theo loại TSCĐ. 3.2. Kế toán bán hàng và tiêu thụ thành phẩm. A. Tài khoán sử dụng : - Tài khoản chủ yếu : TK 511,157,131,632,… - Tài khoản liên quan : TK 155,154,531,532… B. Chứng từ sử dụng : - Hóa đơn chứng từ - Phiếu thu,báo có Ngân hàng - Biên bản giao nhận hàng - Tờ khai hải quan, biên lai thuế GTGT, thuế XNK… - Chứng từ về các khoản giảm trừ cho khách hàng. C. Phương pháp hạch toán : * Bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng trực tiếp : - Khi xuất hàng giao cho bên mua : Nợ TK 111,112,131 : Tổng giá thanh toán Có TK 511 : Doanh thu chua thuế Có TK 333 (3331) : Thuế GTGT đầu vào Đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán : Nợ TK 632 Có TK 155,156 - Khi phát sinh chiết khấu thanh toán : Nợ TK 635 : Chiết khấu thanh toán giảm trừ cho khách hàng Có TK 111,112 :Số tiền thực trả Có TK 131 : Tổng số tiền thanh toán - Khi phát sinh chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán : Nợ TK 521 : Chiết khấu thương mại Nợ TK 532 : Trị giá giảm trừ chưa thuế Nợ TK 333 (3331) : Thuế GTGT Có TK 111,112,131 20