Tài liệu Báo cáo thực tập tại công ty cổ phần công nghệ tin học sao mai

1 BÁO CÁO THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ TIN HỌC SAO MAI PHẦN 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ TIN HỌC SAO MAI 1.1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 1.1.1. Tên và địa chỉ công ty Tên công ty: Công ty Cổ phần công nghệ tin học Sao Mai. Tên giao dịch: Sao Mai Computer. Địa chỉ: 223i Đường Tăng Bạc Hổ- Phường Trần Phú- TP Quy Nhơn - Tỉnh Bình Định. Điện thoại: 056.3824224-3824029. Fax: 056.3824224. Email: [email protected]. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 4100712216, do sở Kế Hoạch và Đầu Tư tỉnh bình Định cấp lần đầu vào ngày 12 tháng 05 năm 2008, đăng ký thay đổi lần thứ tư vào ngày 07 tháng 03 năm 2014. Mã số thuế: 4100712216. 1.1.2. Quá trình phát triển của công ty Công ty Cổ phần công nghệ tin học Sao Mai có trụ sở lúc mới thành lập là ở số 199 đường Lê Hồng Phong, thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định. Sau đó Công ty chuyển về số 223i đường Tăng Bạt Hổ, phường Trần Phú, thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định, Công ty Cổ phần công nghệ tin học Sao Mai được thành lập ngày 12/05/2008 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 4100712216 do Sở Kế Hoạch Và Đầu tư tỉnh Bình Định cấp. Theo giấy phép này, công ty là đơn vị SXKD có tư cách pháp nhân hạch toán độc lập và có mã số thuế riêng, có tài khoản giao dịch tại ngân hàng. Công ty hoạt động theo điều lệ, quy chế Luật doanh nghiệp và các quy định khác của pháp luật. 2 Xuất phát từ doanh nghiệp còn non trẻ, đồng thời lại chịu nhiều sức ép cạnh tranh nhưng từ khi đi vào hoạt động cho đến nay, công ty không ngừng phát triển mạng lưới phân phối tới khách hàng, ngày càng mở rộng mua bán các mặt hàng như linh kiện điện tử, máy vi tính,…và kinh doanh các dịch vụ khác đã làm cho uy tín của doanh nghiệp mình ngày càng được nâng cao. Tập thể lãnh đạo, cán bộ công nhân viên Công ty Cổ phần công nghệ tin học Sao Mai đang phấn đấu trở thành một trong những doanh nghiệp mạnh trên địa bàn tỉnh Bình Định trong lĩnh vực công nghệ thông tin và vươn xa hơn trong cả nước. Công ty luôn gắn liền lợi nhuận của doanh nghiệp với lợi ích của cộng đồng, xã hội; đây là một mục đích tốt đẹp. Công ty luôn chú trọng đào tạo, nâng cao kiến thức cho các thành viên của công ty mình vì đây là một phần quan trọng trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh. 1.1.3. Quy mô và kết quả kinh doanh đóng góp vào ngân sách nhà nước 1.1.3.1. Quy mô của công ty: Công ty Cổ phần công nghệ tin học Sao Mai là Công ty có quy mô vừa và nhỏ với tổng số vốn là 20.640.336.037đ và lượng lao động là 40 người. Trích tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty tại ngày 31/12/2013 như sau: Tổng tài sản: 20.640.336.037 - TSNH: 19.138.594.706 - TSDH: 1.501.741.331 Tổng nguồn vốn: 20.640.336.037 - Nợ phải trả: 31.502.804.847 - Vốn chủ sở hữu: (10.952.468.810) 1.1.3.2. Kết quả kinh doanh đóng góp vào ngân sách Nhà nước Để thể hiện kết quả kinh doanh đóng góp vào ngân sách Nhà nước ta xét các chỉ tiêu phản ánh kết quả kinh doanh thể hiện qua bảng Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong 2 năm gần đây 2012,2013 như sau: Bảng 1. 1.Các chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh 2012,2013 Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch 2013 so với 2012 +/- Doanh thu thuần 11.150.896.794 10.897.850.296 -253.046.498 % -2.27 3 Tổng lợi nhuận 5.875.098.888 (19.967.700.190) -14.092.601.302 -239.87 5.875.098.888 (19.967.700.190) -14.092.601.302 -239.87 trước thuế Lợi nhuận sau thuế (Nguồn: Phòng tài chính– kế toán) Nhận xét: Qua bảng trên ta thấy, doanh thu của công ty qua 2 năm giảm mạnh. Điều này chứng tỏ công ty hoạt động kém hiệu quả, đặc biệt trong 2 năm 2012, 2013, tốc độ tăng của chi phí lớn hơn tốc độ tăng của doanh thu, tổng chi phí mà Công ty chi ra để kinh doanh chưa thu hồi đủ, các khoản nợ phải thu tăng làm cho lợi nhuận âm. Cụ thể, lợi nhuận sau thuế của năm 2012, 2013 giảm 14.092.601.302 tương ứng với 239.87%, vì vậy Công ty cần có biện pháp phù hợp làm tăng doanh thu và kiểm soát chi phí một cách hợp lý từ đó đem lại lợi nhuận cao hơn trong những năm sắp tới. 1.2. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY 1.2.1. Chức năng Công ty Cổ phần công nghệ tin học Sao Mai có khả năng hoạt động trong phạm vi cả nước, là một đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và có tài khoản mở tại ngân hàng. Công ty quản lý và sử dụng đúng đắn vốn và tài sản do Nhà nước cấp Quản lý tài chính doanh nghiệp quy định. Công ty chủ động khai thác nguồn vốn, tài sản kịp thời cho nhu cầu kinh doanh, tự huy động vốn kinh doanh. Tổ chức hoạt động kinh doanh phù hợp với mục tiêu Nhà nước đã đề ra.Tổ chức, sắp xếp, điều hành, quản lý mọi hoạt động của Xí nghiệp phù hợp với nghành nghề kinh doanh. Bảo toàn các nguồn vốn, tài sản Công ty được giao. 1.2.2. Nhiệm vụ Công nghệ Cổ phần công nghệ tin hoc Sao Mai ra đời đã xác định nhiệm vụ vô cùng quan trọng: - Công ty đã kinh doanh đúng ngành nghề Công ty đã đăng ký. - Tổ chức tốt hoạt động dịch vụ, phục vụ nhu cầu công nghệ thông tin cho người tiêu dùng. 4 - Tổ chức tốt công tác phân phối, tiêu thụ sản phẩm. - Tổ chức tốt công tác bảo quản sản phẩm, hàng hóa đa dạng vê cơ cấu phong phú về chủng loại,chất lượng cao mẫu mã đẹp, đảm bảo lưu thông hàng hóa thường xuyên, liên tục, ổn định trên thị trường. - Quản lý khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn,đảm bảo đầu tư mở rộng kinh doanh. - Thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, tuân thủ chính sách quản lý kinh tế nhà nước. - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với người lao động. - Xây dựng kế hoạch, công việc cụ thể hàng tháng, quý, năm về mọi hoạch động tại Công ty. - Tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ trong công tác bảo vệ, an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trường. - Tổ chức việc mua bán tốt, dự trữ, đáp ứng kịp thời nhu cầu người tiêu dùng. - Công ty không ngừng đổi mới trang thiết bị và đội ngũ lao động. 1.3. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY 1.3.1. Đặc điểm về loại hình kinh doanh và mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty Công ty Cổ phần công nghệ tin học Sao Mai là Công ty thuộc loại hình kinh doanh thương mại, dịch vụ. Sản phẩm của Công ty đa dạng về chủng loại, mẫu mã khác nhau, chất lượng đảm bảo, đáp ứng đầy đủ nhu cầu khách hàng trong và ngoài tỉnh. Một số hoạt động kinh doanh của Công ty như sau: - Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm. - Sửa chữa máy vi tính và thiết bị ngoại vi. - Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông. - Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác. Chi tiết: mua bán máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ dạy nghề; thiết bị thí nghiệm, thiết bị đo lường. Mua bán máy móc, thiết bị y tế. Bán buôn máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện (máy phát điện,động cơ điện, dây điện và các thiết bị khác dùng trong mạch điện. 5 - Vận tải hành khách, đường bộ khác (vận tải hành khách bằng ô tô theo hợp đồng). - Cho thuê xe có động cơ. - Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình. Chi tiết: mua bán đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện, mua bán giường, tủ, bàn, ghế và đồ dùng nội thất tương tự. - Cho thuê máy móc, dụng cụ văn phòng (kể cả máy vi tính). - Lập trình máy vi tính. - Đại lý mua bán, ký gởi hàng hóa. - Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và hoạt động khác liên quan đến máy vi tính 1.3.2. Thị trường đầu vào và đầu ra của Công ty - Thị trường đầu vào : Do ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty là cung cấp hàng hóa dịch vụ thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin nên thị trường đầu vào của công ty chủ yếu là các Công ty sản xuất sản phẩm thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin . Một số thị trường đầu vào của Công ty như: Công ty máy tính HTC, Công ty máy tính An Phát… - Thị trường đầu ra : Công ty Cổ phần công nghệ tin học Sao Mai chuyên cung cấp hàng hóa cho các Công ty, Trung tâm đào tạo tin học, các trường tiểu học, Trung học cơ sở, Trung học phổ thông; các trường đại học, cao đẳng trong và ngoài tỉnh. Hiện nay, Công ty đã mua bán, cung ứng, lắp đặt phòng máy vi tính, máy in, thiết bị văn phòng, hệ thống mạng cho nhiều cơ quan hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp trong và ngoài tỉnh. 1.3.3. Vốn kinh doanh của công ty Tổng số vốn điều lệ ban đầu của Công ty vào năm 2008 là 2.000.000.000 đồng, đến năm 2010 Công ty tiến hành tăng vốn điều lệ lên thành 10.500.000 đồng, đồng thời mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh. Và đến năm 2013 thì tổng số vốn của Công ty lên đến 20.640.336.037 đồng. Để đánh giá rõ hơn về nguồn vốn kinh doanh của Công ty Cổ phần công nghệ tin học Sao Mai ta xét các chỉ tiêu qua bảng sau: Bảng 1.2. Nguồn vốn kinh doanh của công ty qua 2 năm 2012,2013 ĐVT: Đồng 6 NGUỒN VỐN Năm 2012 Năm 2013 A. NỢ PHẢI TRẢ 35.028.963.077 31.592.804.847 I. Nợ ngắn hạn 35.027.632.627 31.592.804.847 II. Nợ dài hạn 1.330.450 0 5.080.377.062 (10.952.468.810) 5.080.377.062 (10.952.468.810) 0 0 B.VỐN CHỦ SỞ HỮU I. Vốn chủ sở hữu II. Nguồn kinh phí và quỹ khác Nhận xét: Qua bảng trên ta thấy, nợ phải trả của công ty qua 2 năm 2012,2013 giảm đi, nhưng vốn chủ sở hữu của công ty vẫn bị âm, tức là nguồn vốn kinh doanh gần đây bị giảm, nó sẽ ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của Công ty. 1.3.4. Đặc điểm các nguồn lực chủ yếu của công ty Lao động là một trong các yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và có ý nghĩa quyết định trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Sử dụng lực lượng lao động có hiệu quả, khai thác tối đa tiềm năng lao động của mỗi người là một yêu cầu đối với công tác quản trị lao động để phục vụ lợi ích cho người lao động cũng như cho doanh nghiệp và xã hội. Công ty có nhân viên học vấn cao làm các công việc văn phòng còn các lao động có trình độ thấp hơn thì làm công tác dịch vụ cho khách hàng. Việc phân công lao động này hợp lý vì sẽ sử dụng hết khả năng và năng lực của người lao động. Dưới đây là bảng phân loại trình độ học vấn của lao động trong Công ty: Bảng 1. 3. Tình hình lao động của công ty năm 2013 Chỉ tiêu Số lượng ( người) Tỉ lệ (%) Đại học và trên đại học 8 20 Cao đẳng 12 30 Trung cấp 7 17,5 Phổ thông 13 32,5 Tổng cộng 40 100 Nhận xét: Với tình hình trên, ta thấy công ty luôn chú trọng đến công tác đào rạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực vì chất lượng lao động sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Cụ thể, đội ngũ lao động có trình độ từ trung cấp trở lên chiếm 67,5%, còn lại lao động phổ thông chiếm 32,5%. 1.4. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ 7 1.4.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh 1.4.1.1. Quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh Quy trình công nghệ là một khâu vô cùng quan trọng, nó ảnh hưởng lớn đến việc bố trí lao động, định mức, năng suất lao động từ đó ảnh hưởng đến giá thành và chất lượng sản phẩm.  Sơ đồ 1.1 : Quy trình công nghệ sản xuất Vận chuyển Công tác chuẩn bị Khảo sát thị trường Chuẩn bị lực lượng Vật tư thiết bị Công trình Bàn giao hàng hóa cho bên mua Đại lý Cơ quan Tư nhân 1.4.1.2. Mô tả sơ đồ Quy trình sản xuất công nghệ gồm 3 khâu chính: công tác chuẩn bị, vận chuyển, bàn giao hàng hóa cho bên mua. - Công tác chuẩn bị gồm:  Khảo sát thị trường: là việc tìm hiểu thị trường, xu hướng tiêu dùng và môi trường kinh doanh thông qua 4 bước cơ bản bao gồm: thu thập thông tin; xử lý số liệu; phân tích và viết báo cáo có sử dụng các công cụ nghiên cứu khoa học. Thông qua việc khảo sát và nghiên cứu thị trường, các công ty có thể nắm bắt được nhu cầu cũng như mong đợi của người tiêu dùng để tạo ra các sản phẩm thích hợp nhất và đưa ra các quyết định đúng đắn trong kinh doanh.  Chuẩn bị lực lượng và chuẩn bị vật tư: là chuẩn bị nguồn nhân lực, lực lượng lao động về trình độ, sức khỏe,… và chuẩn bị công cụ dụng cụ, các thiết bị cần thiết hoạt động kinh doanh. 8 - Vận chuyển:Là quá trình vận chuyển các hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng đến nơi khách hàng yêu cầu. - Bàn giao hàng hóa cho bên mua:là quá trình chuyển giao hàng-tiền và kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa khi giao hàng để kết thúc quá trình bàn giao. 1.4.2. Đặc điểm tổ chức quản lý  Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC P.KẾ TOÁN P. KD BP.GIAO HÀNG THỦ KHO P. TCHC Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Nó gắn liền cán bộ công nhân viên của Công ty với chức năng và nhiệm vụ của họ cũng như có trách nhiệm đối với Công ty. Đồng thời các mệnh lệnh, nhiệm vụ và thông báo tổng hợp cũng được chuyển từ lạnh đạo Công ty đến cấp cuối cùng. Điều đó được thể hiện qua chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận như sau:  Hôi đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.  Ban giám đốc: Là người đứng đầu chịu trách nhiệm chung về toàn bộ quá trình hoạt động của Công ty: giao dịch, kí kết các hợp đồng, quyết định các chủ trương chính sách lớn về đầu tư, đối ngoại,…Đồng thời trực tiếp chỉ đạo một số phòng ban tiếp nhận thông tin và tham mưu cho các phòng ban cấp dưới thực hiện chính sách, cơ chế của Nhà nước  Phòng kế toán: 9 - Tham mưu và xây dựng kế hoạch tài chính, tổ chức hạch toán theo đúng luật kế toán và các chuẩn mực kế toán ban hành. - Xây dựng kế hoạch sử dụng vốn, huy động vốn phục vụ sản xuất kinh doanh, định mức chi phí, lập trích và sử dụng quỹ. Hoạch định kế toán, đánh giá toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty theo tháng, quý năm. - Lập bảng cân đối kế toán, báo cao tài chính cuối năm trình lên giám đốc. - Quyết toán năm so với cơ quan cấp trên và các cơ quan hữu quan về tổ chức hoạt động, thu chi tài chính các khoản lớn, nhỏ trong công ty. - Chịu trách nhiệm pháp lý về hồ sơ, chứng từ kế toán phát sinh tại công ty - Chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo với cơ quan ban ngành, phân phối thu nhập và tích lũy tiền tệ nhằm đảm bảo cho quá trình kinh doanh mở rộng.  Phòng kinh doanh: - Có nhiệm vụ nghiên cứu, nắm bắt thị trường, xác định nhu cầu, cơ cấu mặt hàng, xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn và dài hạn. - Tham mưu cho giám đốc những vấn đề liên quan đến công tác kinh doanh có sử dụng vốn của công ty - Phòng xuất nhập khẩu thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập khẩu như ký kết hợp đồng mua bán, làm thủ tục hải quan, tiến hành hoạt động giao nhận hàng, phân phối lại hàng hóa,… - Phòng kinh doanh dịch vụ bao gồm các hoạt động như kinh doanh vận tải, vận chuyển hàng hóa, cho thuê kho bãi,… - Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của công ty.  Thủ kho: Tổ chức nhập hàng, xuất hàng và bảo quản hàng hóa theo đúng quy định Nhà nước, nội quy của công ty.  Bộ phận giao hàng: Có trách nhiệm nhận đúng và giao đủ tận nơi cho khách hàng, thay mặt công ty thực hiện các giao dịch trực tiếp hàng-tiền với khách hàng. 1.5. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 1.5.1. Mô hình tổ chức kế toán tại công ty 1.5.1.1. Sơ đồ tổ chức kế toán tại Công ty 10 Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán và xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh, bộ máy kế toán của Công ty được sắp xếp gọn nhẹ, hợp lý theo mô hình tập trung gồm: 01 kế toán trưởng, 01 kế toán tổng hợp, 01 kế toán thanh toán kho hàng, 01 kế toán công nợ, 01 thủ quỹ. Các cán bộ phòng tài chính- kế toán của Công ty đều có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, chuyên môn vững vàng, nhiệt tình, năng động. Sơ đồ bộ máy kế toán được tổ chức như sau: Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỦ QUỸ KẾ TOÁN KHO HÀNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ 1.5.1.2. Nhận xét về tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Vì Công ty thành lập chưa lâu, quy mô sản xuất không lớn, vì vậy, để cung cấp kịp thời thông tin cho quản lý đòi hỏi phải lựa chọn loại hình kế toán phù hợp. Theo đó Công ty đã áp dụng loại hình kế toán tập trung. Hầu hết công tác kế toán đều tập trung ở phòng kế toán, từ khâu tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích kiểm tra kế toán. Công tác kế toán được dựa trên cơ sở các chứng từ được lập và kiểm tra ở phòng kế toán và được thực hiện từ việc thu thập số liệu, ghi sổ sách, kiểm tra chứng từ liên quan đến việc hạch toán và lập báo cáo tài chính. Tuy có sự phân chia giữa các phần hành kế toán, nhưng giữa các bộ phận này luôn có sự kết hợp với nhau. Việc hạch toán trung thực,chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh và kết quả ở khâu này sẽ là tiền đề cho khâu tiếp theo, đảm bảo cho toàn bộ hệ thống hoạt động có hiệu quả. 1.5.2. Bộ máy tổ chức kế toán tại Công ty Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: 11  Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán của công ty, phản ánh tình hình về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, tổ chức, chỉ đạo, thực hiện thống nhất toàn bộ kế toán, thống kê thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo pháp lệnh kế toán. Kế toán trưởng là người đưa ra ý kiến, cố vấn tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc ra các quyết định, lập kế hoạch tài chính và kế hoạch kinh doanh của Công ty. Chịu trách nhiệm trước nhà nước và công ty về mặt quản lý kinh tế của đơn vị; là người kiểm tra thực hiện việc ghi chép ban đầu, báo cáo thống kê định kỳ, đồng thời kiểm tra công việc của các kế toán viên.  Thủ quỹ: Là người nắm giữ toàn bộ tiền mặt của công ty, thực hiện công việc thu chi tiền mặt theo lệnh, bảo quản tiền mặt và ghi chép sổ quỹ. Theo dõi, tập hợp tiền ứng lương, tiền thưởng của toàn Công ty.  Kế toán kho hàng: Chịu trách nhiệm số liệu kế toán về hàng hóa, đối chiếu số liệu sổ sách với số liệu thực tế của thủ kho;lập bảng kê thuế VAT hàng tháng. Có nghĩa vụ theo dõi, hạch toán kho thành phẩm, theo dõi phần tiêu thụ trên thị trường  Kế toán công nợ: Theo dõi, vào sổ và lập báo cáo về tình hình các khoản nợ của công ty, lên kế hạch thu hồi nợ, theo dõi các khoản phải trả đến hạn.  Kế toán tổng hợp: Là người giúp kế toán trưởng kiểm tra và điều chỉnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày mà kế toán viên đã hạch toán. Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi tiền mặt; theo dõi các khoản nợ phải thu và nợ phải trả bên trong và ngoài công ty; theo dõi các khoản tạm ứng và thanh toán tạm ứng; theo dõi tình hình biến động của các tài khoản tiền gửi, tiền vay ngân hàng bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ định kỳ, kiểm tra đối chiếu số dư với ngân hàng. Ngoài ra kế toán tổng hợp đảm nhiệm việc tính lương, thưởng, phụ cấp của toàn công ty. Là người tổng hợp tất các số liệu do kế toán viên cấp, lập báo cáo phục vụ công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị công ty. 1.5.3. Tổ chức công tác kế toán của công ty 1.5.2.1. Chính sách kế toán Công ty cổ phần công nghệ tin học Sao Mai áp dụng hệ thống kế toán doanh nghiệp theo quy định cuả Bộ tài chính như sau: - Niên độ kế toán: 01/01-31/12 năm dương lịch 12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên - Phương pháp nộp thuế GTGT: phương pháp khấu trừ - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao đường thẳng - Phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa: phương pháp thẻ song song. 1.5.2.2. Hình thức sổ kế toán áp dụng  Hình thức sổ kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký chung Đặc trưng của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào Sổ NKC theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản từng nghiệp vụ kế toán đó. Sau đó lấy số liệu trên Sổ NKC để ghi sổ theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sơ đồ: Trình tự hạch toán tại công ty Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hình thức kế toán Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Chú thích: Ghi hàng ngày Kiểm tra đối chiếu Ghi cuối tháng  Trình tự ghi sổ: Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết 13 Tại Công ty, hệ thống tài khoản áp dụng theo quy định của Bộ tài chính và đơn vị không mở sổ Nhật ký đặc biệt,chỉ mở sổ Nhật ký chung, Sổ thẻ kế toán chi tiết, Sổ cái. - Sổ cái : Công ty mở sổ cái cho tất cả các tài khoản sử dụng - Sổ, thẻ chi tiết: sổ chi tiết tài khoản TGNH, Sổ chi tiết phải thu khách hàng Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số và đã ghi trên Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các TK kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào Sổ NKC, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ kế toán chi tiết ) được dùng để lập BCTC.  Hệ thống báo cáo kế toán tài chính - Bảng cân đối kế toán: Bảng cân đối kế toán còn được gọi là bảng tổng kết tài sản, bởi vì thực chất nó là bảng cân đối giữa tài sản và nguồn vốn của DN vào một thời điểm cụ thể, hay nói cách khác, nó thể hiện sự cân đối giữa huy động vốn và sử dụng vốn trong DN. Nó cho chúng ta biết về hiện trạng nguồn lực kinh tế của đơn vị vào một thời điểm cũng như cơ cấu tài trợ vốn của DN. - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: chỉ ra sự cân bằng giữa thu nhập và chi phí trong từng kỳ kế toán. Bảng báo cáo này phản ánh tổng hợp tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo từng loại trong một thời kỳ kế toán và tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước. Báo cáo còn được sử dụng như một bảng hướng dẫn để xem xét doanh nghiệp sẽ hoạt động thế nào trong tương lai. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: là một trong các báo cáo tài chính tổng hợp phản ánh việc hình thành và sử dụng lượng tiền thu, chi và còn lại trong kỳ báo cáo nhằm cung cấp số liệu phục vụ cho việc đánh giá tình hình tài chính bằng tiền của DN. - Thuyết minh BCTC: là một hệ thống các số liệu cho biết tình hình tài sản và nguồn vốn, luồng tiền và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, là báo cáo nhằm thuyết minh và giải trình bằng lời, bằng số liệu một số chỉ tiêu kinh tế tài chính chưa được thể hiện trên các BCTC ở trên. Bảng thuyết minh này cung cấp thông tin 14 bổ sung cần thiết cho việc đánh giá kết quả kinh doanh của Công ty trong năm báo cáo được chính xác. 1.5.2.3. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng Hệ thống TK sử dụng ở Công ty: ( Theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC ) PHẦN 2: THỰC HÀNH VỀ GHI SỔ KẾ TOÁN 2.1. NỘI DUNG CHỦ YẾU CỦA CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY 2.1.1. Kế toán tiêu thụ hàng hóa 2.1.1.1. Kế toán kho hàng  Đánh giá hàng bán  Hàng hóa nhập kho: Giá nhập kho thực tế của hàng hóa mua vào bao gồm: Giá thực tế hàng hóa nhập= Giá hóa đơn + Chi phí mua khác + Thuế không hoàn lại -Các khoản CKTM, giảm giá hàng mua được hưởng - Các khoản thuế không hoàn lại bao gồm: thuế giá trị gia tăng, thuế nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt. - Chi phí phát sinh bao gồm: chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ hàng hóa, bảo hiểm, thuê kho, thuê bãi.  Hàng hóa xuất kho: Theo phương pháp gái thực tế bình quân gia quyền Đơn giá bình quân= (trị giá hàng tồn đầu kỳ+trị giá hàng nhập trong kỳ) / ( Số lượng hàng tồn đầu kỳ+ Số lượng hàng nhập trong kỳ ) Trị giá hàng xuất kho= (Số lượng hàng xuất kho)x (Đơn giá bình quân)  Kế toán chi tiết hàng hóa - Chứng từ kế toán sử dụng Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành đều phải được lập chứng từ để làm cơ sở pháp lý cho mọi số liệu trên tài khoản kế toán, đồng thời đó 15 chính là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Chứng từ kế toán phải được lập kịp thời, đúng nội dung và phương pháp lập. Những chứng từ được sử dụng chủ yếu như: hóa đơn GTGT,phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán hàng, thẻ kho… - Phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song: Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng của phương pháp này:  Ưu điểm: phương pháp này có ưu điểm là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra điều chỉnh  Nhược điểm: việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Hơn nữa, việc kiểm tra điều chỉnh chủ yếu tiến hành cề cuối tháng, nên hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.  Phạm vi áp dụng: thích hợp trong các doanh nghiệp có nhiều chủng loại sản phẩm, khối lượng các chứng từ nhập, xuất út, không thường xuyên. Sơ đồ 1.5: Sơ đồ phương pháp thẻ song song Phiếu nhập Thẻ kho Thẻ chi tiết Bảng TH chi tiết Sổ kế toán TH Phiếu xuất Chú thích: Ghi trong ngày Ghi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra  Kế toán tổng hợp hàng hóa Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh kiểm tra và giám sát các đối tượng hạch toán kế toán với các nội dung kinh tế ở dạng tổng quát. Công ty tiến hành kế toán tổng hợp hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên: là phương pháp theo dõi, phản ánh liên tục thường xuyên, có hệ thống tình hình nhập xuất kho, tồn kho vật tư hàng hóa thành phẩm trên sổ kế toán.  Tài khoản kế toán sử dụng: TK156 Bên nợ: 16  Trị giá mua, nhập kho hàng hóa nhập kho trong kì  Chi phí thu mua hàng hóa Bên có:  Trị giá vốn xuất kho của hàng hóa  Trị giá vốn hàng hóa xuất trả lại người bán Số dư nợ: Trị giá vốn của hàng tồn cuối kỳ 2.1.1.2. Kế toán doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền thu được và sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu bao gồm bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp các dịch vụ cho khách hàng.  Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng:  Chứng từ kế toán sử dụng: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, Phiếu xuất kho, Giấy nhận nợ…  Tài khoản kế toán sử dụng: TK 511:Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ;TK331:Thuế GTGT phải nộp;tài khoản thanh toán như: TK 111, TK112,TK131;……  Kế toán giá vốn hàng bán: là giá trị thực tế xuất kho của số sản phẩm, hàng hóa đã bán được hoặc là giá thành thực tế hoàn thành, đã được xác định là tiêu thụ và các khoản khác được tính vào giá vốn để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.  Chứng từ sử dụng: Sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết TK, phiếu xuất kho, chứng từ ghi sổ, sổ cái  Tài khoản sử dụng: TK 632 “Giá vốn hàng bán” dùng để theo dõi giá vốn hàng bán của thành phẩm, hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ.  Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu trong doanh nghiệp bao gồm khấu thương chiết mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại, các khoản thuế xuất khẩu, thuế TTĐB, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.  Tài khoản sử dụng: TK521, TK531, TK532,TK3331 17 2.1.2. Kế toán xác định kết quả 2.1.2.1. Kế toán chi phí bán hàng Để phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ và kết chuyển chi phí bán hàng vào giá vốn kỳ bán  Chứng từ sử dụng: Hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu chi, bảng kê chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, sổ cái…  Tài khoản sử dụng: TK 641 Bên nợ: Tập hợp chi phí thực tế phát sinh trong kỳ Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng TK này không có số dư 2.1.2.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Là chi phí có liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh,quản lý hành chính và quản lý điều hành chung toàn doanh nghiệp.  Chứng từ sử dụng: Hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu chi, bảng kê chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, sổ cái, bảng khấu hao tài sản cố định…  TK sử dụng:TK 642 Bên nợ: chi phí QLDN thực tế phát sinh trong kỳ,trích lập thêm các khoản dự phòng phải thu khó đòi. Bên có: các khoản giảm trừ chi phí quản lí doanh nghiệp trong kỳ. 2.1.2.3. Kế toán xác định kết quả kinh doanh  Tài khoản sử dụng: TK911 Lãi, lỗ từ hoạt động kinh doanh= DTT bán hàng cung cấp dịch vụ - GVHB + DT hoạt động tài chính – CP tài chính – CP BH,CPQLDN 2.2. GHI SỔ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY 2.2.1.Quy trình nhập kho, xuất kho Thủ kho lập Phiếu nhập kho khi nhập hàng hóa về kho, Phiếu nhập kho hợp lệ sẽ được thủ kho ký và chuyển về phòng Kế toán.Tại Công ty Cổ phần công nghệ tin học Sao Mai, xuất kho hàng hóa chủ yếu là xuất kho bán trực tiếp nhưng giao dịch qua đơn đặt hàng,sau đó đơn đặt hàng được chuyển sang kế toán bán hàng để lập hóa đơn GTGT. 18 2.2.2.Kế toán chi tiết hàng hóa Việc hạch toán chi tiết hàng hóa được thực hiện theo phương pháp thẻ song song. Ví dụ: Mặt hàng máy vi tính FPT Elead, có số lượng tồn đầu ngày 08/02/2013 là 60 bộ. Trong ngày 08/02/2013 Công ty nhập 20 máy vi tính FPT Elead từ Công ty máy tính Quang Vinh theo hóa đơn số 1442 đơn giá 10.818.180đ, thuế GTGT 10%, công ty chưa thanh toán người bán. Khi nhập kho 20 bộ máy vi tính, căn cứ vào hóa đơn đầu vào, kế toán sẽ lập phiếu nhập kho như sau: Đơn vị: Công ty Cổ phần công nghệ tin học Sao Mai Số 2 Địa chỉ: : 223i Đường Tăng Bạc Hổ-TP Quy Nhơn PHIẾU NHẬP KHO Người giao hàng: Trần Quang Đại Địa chỉ: công ty máy tính Quang Vinh Theo số: 1442 Ngày 08/02/2013 Nhập kho: Công ty Cổ phần công nghệ tin học Sao Mai STT Tên hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy vi tính FPT Elead Bộ 20 216.363.600 10.818.180 Tổng cộng tiền hàng: 216.363.600 Thuế suất 10%GTGT: 21.636.360 Tổng cộng tiền thanh toán: 237.999.960 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm ba mươi bảy triệu chín trăm chín mươi chín ngàn chín trăm sáu mươi đồng Người lập phiếu Người mua hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Với những nghiệp vụ xuất kho, thủ kho căn cứ vào hóa đơn GTGT để xuất hàng và vào Thẻ kho 19 - Ngày 25/02/2013, Công ty Cổ phần công nghệ tin học Sao Mai xuất bán cho Trường THCS Lương Thế Vinh 6 bộ máy vi tính FPT Elead theo HĐ 448, đơn giá 11.000.000đ/bộ, đã thu tiền bằng chuyển khoản. Hóa đơn GTGT được lập như sau: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số:01GTKT Liên 2:Giao khách hàng Số: 448 Ngày 10 tháng 02 năm 2013 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần công nghệ tin học Sao Mai Địa chỉ: Tăng Bạc Hổ-Quy Nhơn-Bình Định Họ và tên người mua: Ông Thanh Tên đơn vị: Trường THCS Lương Thế Vinh Địa chỉ: 26 Lê Qúy Đôn-TP.Quy Nhơn-Bình Định Hình thức thanh toán: Chuyển khoản STT Tên hàng hóa Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy vi tính FPT Elead Bộ 6 11.000.000 66.000.000 Cộng tiền hàng: 66.000.000 Thuế suất thuế GTGT:10% Tiền thuế GTGT 6.600.000 Tổng cộng tiền thanh toán 72.600.000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy mươi hai triệu sáu trăm ngàn đồng Người mua hàng (Ký, họ tên) Người bán hàng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Các nghiệp vụ phát sinh khác trong tháng 2/2013 như sau: - Ngày 9/2 xuất 8 bộ bán cho Trường THCS Ngô Văn Sở theo HĐ 440 đã thu tiền bằng chuyển tiền mặt. 20 - Ngày 11/2 xuất 10 bộ bán cho Trường Tiểu Học Trần Quốc Tuấn Theo hóa đơn 442, đã thu tiền bằng chuyển khoản. - Ngày 15/2 xuất 4 bộ bán cho Công ty TNHH Tiến Đạt theo HĐ 444, đã thu tiền bằng chuyển khoản. - Ngày 18/2 xuất 2 bộ bán theo HĐ 446 dùng cho quản lý doanh nghiệp Sau đó, thủ kho lập thẻ kho như sau: Công ty cổ phần công nghệ tin học Sao Mai Tăng Bạc Hổ-TP Quy Nhơn-Bình Định THẺ KHO Tên hàng: máy vi tính FPT Elead STT 1 2 3 4 5 6 Chứng từ SH NT 1442 440 442 444 446 448 8/2 9/2 11/2 15/2 18/2 25/2 Đơn vị tính:bộ Diễn giải Ngày N-X Tồn đầu kỳ Nhập máy vi tính Xuất bán Xuất bán Xuất bán Xuất dùng QLDN Xuất bán Cộng PS Tồn cuối kỳ Số lượng Nhập Xuất Tồn Ký x.nhận K.toán 60 8/2 9/2 11/2 15/2 18/2 25/2 20 20 8 10 4 2 6 30 50 SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA TK156: Máy vi tính FPT Elead Tháng 02/2013 Đvt: đồng Diễn giải Chứng từ SH NT TK ĐU Đơn giá Nhập SL Tồn ĐK 10.800.000 TT Xuất SL TT Tồn SL TT 60 648.000.000