Tài liệu Báo cáo thực tập kế toán f

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: PHẠM THỊ THANH MAI CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DỊCH VỤ VẬN TẢI THƯƠNG MẠI VIỆT HOA 1.1 ) LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 1.1.1 ) Quá trình hình thành: Từ khi nước ta mở rộng giao thương với các nước trên thế giới, đã đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu vào trong nước. Dịch vụ vận tải, giao nhận ngày càng thể hiện và chứng minh vai trò quan trọng của mình trong quá trình thực hiện hợp đồng kinh tế đối ngoại. Để đáp ứng được điều này, giao nhận và kho vận Việt Nam đã có những thay đổi kịp thời nhằm thỏa mãn nhu cầu về dịch vụ giao nhận cũng như nhu cầu chuyên chở hàng hóa, góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển, tăng trưởng và mở rộng thị trường vận tải giao nhận container đường biển. Công ty TNHH Dịch Vụ Vận và Thương mại Việt Hoa là một trong những công ty ra đời trong hoàn cảnh trên. Tiền thân là Công ty TNHH Việt Gia, Việt Hoa chính thức được thành lập vào ngày 26/08/1995 theo Giấy phép Kinh doanh số 4102000806 do Sở Kế Hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp. Công ty TNHH Dịch vụ Vận tải và Thương mại Việt Hoa là công ty tư nhân, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, hạch toán độc lập và tự chủ về mặt tài chính với tài khoản ngoại tệ và nội tệ tại Ngân Hàng, hoạt động kinh doanh tuân thủ theo quy định pháp luật Việt Nam và quy định có liên quan trong quan hệ kinh tế quốc tế. -Vài nét giới thiệu về công ty: Teân goïi thoâng thöôøng : COÂNG TY TNHH DÒCH VUÏ VAÄN TAÛI & THÖÔNG MAÏI VIEÄT HOA Teân giao dòch quoác teá : VIETHOA TRANSPORT SERVICE & SVTT: TRẦN THỊ HUỲNH NƯƠNG Trang 1 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: PHẠM THỊ THANH MAI TRADING CO . LTD Trụ sở chính : 284 Nguyễn Tất Thành, Phường 13, Quận 4, Thành Phố Hồ Chí Minh Tel : (84-8) 39402520 Email : [email protected] Mã số Thuế : 0301972094 Vốn điều lệ : 5.000.000 USD Tổng Giám Đốc Fax : (84-8) 39402601 : Ông Dương Thành Khuấn 1.1.2 ) Quá trình phát triển: Sau 14 năm hoạt động kinh doanh, Tập Đoàn Việt Hoa đã không ngừng mở rộng địa bàn kinh doanh, đa dạng hóa ngành nghề kinh doanh (Tập đoàn Việt Hoa có 3 công ty và 4 chi nhánh liên kết rộng khắp với hãng tàu, hãng hàng không trải rộng trên các tỉnh thành phố lớn của Việt Nam và toàn thế giới). Ngoài ra, các công ty thành viên của VIET HOA GROUP cũng đạt được nhiều giải thưởng và giấy chứng nhận uy tín trong và ngoài nước.  Tháng 09/1995 thành lập Công ty TNHH Dịch vụ Vận tải và Thương mại Việt Hoa (Trụ sở chính) là thành viên của Global Freight Group Network (United Kingdom).  Tháng 04/1999 thành lập chi nhánh Công ty Dịch vụ kho bãi và vận tải nội địa Việt hoa tại Thành Phố Hồ Chí Minh.  Tháng 06/2001 thành lập công ty Cổ phần Việt Hoa Toàn cầu, đồng thời là thành viên của MULTI TRANPORT GROUP NETWORK (SINGAPORE).  Tháng 09/2001 thành lập chi nhánh công ty Việt Hoa ở Hà Nội.  Tháng 09/2006 nhận danh hiệu “ Doanh nghiệp Uy tín và Chất lượng” qua bình chọn của phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam tổ chức.  Tháng 11/2006 thành lập chi nhánh Công ty Việt Hoa ở Hải Phòng. SVTT: TRẦN THỊ HUỲNH NƯƠNG Trang 2 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: PHẠM THỊ THANH MAI  Tháng 12/2006 Việt Hoa được công nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008 do BVQI của Vương quốc Anh công nhận.  Tháng 04/2008 thành lập Tổng công ty Việt hoa là thành viên của WORLD WIDE CARGO NETWORD ASSOCIATION.  Tháng 10/2008 thành lập chi nhánh Công ty Việt Hoa tại Đà Nẵng.  Tháng 09/2010 Công ty TNHH Dịch vụ Vận tải và Thương mại Việt Hoa được kết nạp chính thức là thành viên của Hiệp hội Giao nhận Kho vận Việt Nam (VIFAS) Những thành quả đạt được hôm nay cho thấy công ty Việt Hoa đã có những chiến lược kinh doanh phù hợp, đúng đắn kết hợp với đầu tư và am hiểu thị trường, vận dụng hiệu quả các chính sách Marketing, và luôn thực hiện phương châm: “ uy tín - tận tình – giá cả cạnh tranh” nên nhanh chóng tạo lập được niềm tin nơi khách hàng. Đây là điều quan trọng sẽ giúp công ty có thêm nhiều khách hàng trong thời gian tới. 1.2 ) CÁC CHỨC NĂNG CỦA CÔNG TY  Công ty Việt Hoa phải thực hiện một số công việc liên quan đến quá trình vận tải và giao nhận hàng hóa như: đưa hàng ra cảng, làm thủ tục Hải quan, tổ chức xếp dở, giao hàng cho người nhận tại nơi qui định.  Vận tải và giao nhận hàng hóa trong nước và quốc tế bằng đường bộ, đường sông, đường biển và đường hàng không.  Hoạt động xuất nhập khẩu ủy thác cho các công ty, các tổ chức kinh tế khác theo chức năng và quyền hạn của công ty.  Tư vấn về hợp tác đầu tư, gia công, kinh doanh hàng xuất nhập khẩu.  Ngoài chức năng chính là giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, đường hàng không, công ty còn kinh doanh các dịch vụ khác như: cho thuê phương SVTT: TRẦN THỊ HUỲNH NƯƠNG Trang 3 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: PHẠM THỊ THANH MAI tiện vận tải, cho thuê kho bãi để lưu kho hàng hóa, thu gom và chia lẻ hàng, khai Hải quan, làm tư vấn cho các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu về mọi vấn đề có liên quan đến xuất nhập khẩu. 1.3 ) CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÕNG BAN 1.3.1) Sơ đồ tổ chức của công ty: Sơ đồ 1.1 )*- Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Vận tải Việt Hoa: TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC (Bộ phận kinh doanh) BỘ PHẬN NHÂN SỰ BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC (Bộ phận tài chính) BỘ PHẬN XUẤT KHẨU BỘ PHẬN NHẬP KHẨU BỘ PHẬN VẬN TẢI NỘI ĐỊA BỘ PHẬN KHAI THUÊ HẢI QUAN (Nguồn phòng Nhân sự) 1.3.2) Chức năng của các phòng ban: * Bộ phận quản lý: + 01 Giám đốc: người có quyền cao nhất, ra các quyết định và giao các công việc cho cấp dưới. + 02 Phó giám đốc: người có quyền cao thứ 2 trong công ty nhưng vẫn chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và có trách nhiệm về các lĩnh vực, công tác được giao trước giám đốc. SVTT: TRẦN THỊ HUỲNH NƯƠNG Trang 4 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: PHẠM THỊ THANH MAI * Bộ phận hành chính: + Phòng tổ chức: phụ trách công việc quản trị, tổ chức tuyển dụng và quản lý nhân sự trong công ty. + Phòng kế toán : phụ trách việc thu chi của công ty, lên sổ sách quyết toán, phân tích, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Đứng đầu các phòng là trưởng phòng, có nhiệm vụ điều hành phòng mình theo hoạt động chuyên môn. * Bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu: là bộ phận quan trọng nhất trong cơ cấu tổ chức của công ty, thực hiện hầu hết các hoạt động kinh doanh của công ty. Do hoạt động rất đa dạng nên số nhân viên thuộc phòng này chiếm tỷ lệ cao nhất. Gồm: - Tổ giao nhận: có 3 bộ phận: + Đường biển: phụ trách việc giao hàng bằng đường biển, làm đại lý giao nhận cho các công ty giao nhận nước ngoài. + Đường hàng không: phụ trách việc vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. + Gửi hàng: phụ trách giao nhận hàng phi mậu dịch, dịch vụ giao nhận trọn gói, hàng là đồ dùng gia đình… - Tổ đại lý tàu biển: theo dõi lịch tàu và thông báo cho khách hàng khi cần, chịu trách nhiệm liên hệ với các hãng tàu trong và ngoài nước. - Tổ kho vận: chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản hàng hóa trong kho, quản lý đội xe chở container, hệ thống kho riêng của công ty và tổ chức việc chở hàng cho công ty. Mối quan hệ giữa các tổ trên tạo điều kiện thuận lợi cho công tác xuất nhập khẩu của công ty và tiết kiệm được chi phí. 1.4 ) TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY 1.4.1 ) Cơ cấu thị trƣờng: SVTT: TRẦN THỊ HUỲNH NƯƠNG Trang 5 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: PHẠM THỊ THANH MAI Bảng 1.1*- Tình hình cơ cấu thị trƣờng của công ty trong giai đoạn 2008-2010: Đơn vị tính: Đồng 2008 Thị trƣờng 2009 2010 Tỷ giá Tỷ trọng Tỷ giá Tỷ trọng Tỷ giá Tỷ trọng (đồng) (%) (đồng) (%) (đồng) (%) Nhật 201.232.000 27,47 211.200.000 28,40 221.661.763,5 29,36 Đài Loan 135.250.000 18,46 130.512.263 17,50 125.940.486,5 16,59 Hàn Quốc 162.652.000 22,20 150.120.000 20,20 138.553.564,7 18,38 Indonesia 85.458.720 11,67 96.450.000 22,90 108.854.924,3 44,94 Malaysia 75.256.250 10,27 86.451.000 11,60 99.311.026,01 13,10 72.665.785 9,92 70.214.510 9,40 67.845.925,21 8,91 732.514.755 100 744.947.773 100 757.591.817,4 100 Thị trƣờng khác Tổng kim ngạch (Nguồn: Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu) Hình 1.1: Biểu đồ tỉ trọng Hình 1.2: Biểu đồ tỉ trọng thị trường năm 2008 thị trường năm 2009 9.4 9.9 28.4 11.6 27.5 10.3 Hình 1.3: Biểu đồ tỉ trọng 13.1 thị trường năm 2010 8.9 29.4 Nhật Bản Đài Loan Hàn Quốc 11.7 16.6 22.9 17.5 18.5 22.2 20.2 44.9 Inđonêsia Malaysia 18.4 TT khác Nhận xét: Tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty tăng trong 03 năm, năm 2009 tăng so với năm 2008 là 12,43 triệu đồng, tỷ lệ tăng là 101,70%. Năm 2010 tăng so với năm 2009 là 12,64 triệu đồng, tỷ lệ tăng là 101,80%. Qua đó ta thấy tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty khá ổn định. SVTT: TRẦN THỊ HUỲNH NƯƠNG Trang 6 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: PHẠM THỊ THANH MAI Thị trường chính của công ty trong 03 năm là thị trường Nhật, chiếm tỷ trọng khá cao. Tỷ trọng của thị trường Nhật Bản đang giảm dần trong năm 2009, 2010 nhưng số chênh lệch tuyệt đối lại tăng cao. Thị trường có kim ngạch xuất nhập khẩu thấp nhất là Malaysia vẫn ở mức tương đối. Các thị trường còn lại thì kim ngạch xuất nhập khẩu đều tăng về số tuyệt đối, lẫn tương đối. Trong đó thị trường Indonesia chiếm tỷ trọng tăng dần sau 03 năm. Đến năm 2010 kim nghạch xuất nhập khẩu của Indonesia chiếm đến 44,94% tổng kim nghạch xuất nhập khẩu của các thị trường khác. 1.4.2) Cơ cấu dịch vụ của công ty: Bảng 1.2*- Tình hình cơ cấu dịch vụ của công ty trong giai đoạn 2008-2010: Đơn vị tính: Đồng 2008 Cơ cấu dịch vụ Giá trị (đồng) Tổ XNK & GN Tổ đại lí tàu biển Tổ KD kho bãi và VT Tổ SalesMarketing Tổng cộng 2010 2009 Tỷ trọng (%) Giá trị (đồng) Tỷ trọng (%) Giá trị (đồng) Tỷ trọng (%) 820.543.100 37 840.598.632 35 924.658.495,2 35,4 415.230.100 19 465.753.984 20 512.329.382,4 19,6 524.320.100 24 548.593.687 23 603.453.055,7 23,1 450.000.210 20 520.394.058 22 572.433.463,8 21,9 2.210.093.510 100 2.375.340.361 100 2.612.874.397 100 (Nguồn: Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu) SVTT: TRẦN THỊ HUỲNH NƯƠNG Trang 7 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Hình 1.4: Biểu đồ tỉ trọng thị trường năm 2008 GVHD: PHẠM THỊ THANH MAI Hình 1.5: Biểu đồ tỉ trọng thị trường năm 2009 35% 35% 37% 19% 20% NVXNK & GNHH Đại lý tàu biển KD kho bãi & VT HH 23% 23% 24% thị trường năm 2010 22% 22% 20% Hình 1.6: Biểu đồ tỉ trọng 20% Tổ salesmarketing Nhận xét: Năm 2008 tổ Kinh doanh xuất nhập khẩu và Giao Nhận hàng hóa đạt doanh thu cao nhất với tỷ trọng 37%, xếp sau là tổ Kinh doanh kho bãi và Vận tải hàng hóa với tỉ trọng là 21%, tiếp theo là tổ Sales-Marketing với tỷ trọng là 20%, cuối cùng là tổ đại lý tàu biển với tỷ trọng 19%. Nhưng chênh lệch giữa các tổ không quá lớn, do đó tạo nên sự cân bằng giữa các bộ phận trong công ty về hiệu quả kinh doanh. Năm 2009, 2010 xếp đầu vẫn là tổ Kinh doanh xuất nhập khẩu và Giao Nhận hàng hóa cho dù tỉ trọng giảm từ 37% xuống 35% nhưng về mặt chênh lệnh tuyệt đối thì nó vẫn tăng với mức tương đối cao tỷ trọng giữa các tổ. Tỷ trọng của các tổ khác vẫn giữ ở mức tăng tương đối. Nhìn chung các tổ trong công ty đều có sự tăng trưởng về doanh thu góp phần thúc đẩy sự phát triển của công ty ngày càng đi lên. Sự tăng giảm tỷ trọng giữa các tổ hướng đến vị trí cân bằng. Qua đó ta thấy, công ty đã có hướng đi đúng và biết kết hợp các dịch vụ lại với nhau đã tạo thành một lợi thế cạnh tranh, điều này được thể hiện qua doanh thu từng năm của công ty. 1.5 ) KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH GIAO NHẬN CỦA CÔNG TY TRONG 3 NĂM: 2008-2010 Bảng 1.3*- Tình hình doanh thu và lợi nhuận của công ty qua 3 năm (2008 – 2010) SVTT: TRẦN THỊ HUỲNH NƯƠNG Trang 8 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: PHẠM THỊ THANH MAI Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Doanh thu 81.306 88.073 96.000 Chi phí 80.066 86.719 94.425 Lợi nhuận trƣớc thuế 645 1.354. 1.574 Lợi nhuận sau thuế 464 975 1.133 (Nguồn: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu) Hình 1.7: Tình hình hoạt động kinh doanh giao nhận của công ty 2008-2010 100000 90000 80000 70000 60000 Doanh Thu 50000 Chi Phí 40000 LN sau thu? 30000 20000 10000 0 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Qua bảng số liệu trên ta thấy doanh thu từ hoạt động kinh doanh năm 2009 tăng vượt so với năm 2008 là 511 triệu đồng, tỷ lệ tăng là 110,13 %. Năm 2010 doanh thu tăng so với năm 2009 là 158 triệu đồng, tỷ lệ tăng là 46,21%. Doanh thu tăng như đã biết do hàng sea tăng nhanh, doanh thu tăng rõ ràng là tốt nhưng nó phải phù hợp với chi phí mà SVTT: TRẦN THỊ HUỲNH NƯƠNG Trang 9 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: PHẠM THỊ THANH MAI doanh nghiệp bỏ ra. Chi phí của doanh nghiệp năm 2009 tăng so với năm 2008 là 6.653 triệu đồng, tỷ lệ tăng là 8,31%. Năm 2010 chi phí tăng so với năm 2009 là 7.706 triệu đồng, tỷ lệ tăng là 8,89%. Nhưng chi phí tăng thì chưa thể kết luận được tốt hay không tốt, muốn kết luận được phải dựa vào tỷ suất chi phí. Năm 2009, Doanh nghiệp đã tiết kiệm chi phí hơn so với năm 2008 là 813,06 triệu đồng, năm 2010 Doanh nghiệp đã tiết kiệm chi phí hơn so với năm 2009 là 52,84 triệu đồng qua đó cho thấy dù chi phí năm 2009 tăng so với năm 2008 và năm 2010 tăng hơn so với năm 2009 nhưng cùng với mức tăng chi phí thì doanh thu cũng tăng tương ứng. Điều này phù hợp với sự phát triển của công ty, vì công ty muốn phát triển ngoài việc tăng doanh thu thì chi phí phải tăng nhưng phải phù hợp, công ty Việt Hoa đã thực hiện được việc này. Lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2009 tăng so với năm 2008 là: 511 triệu đồng, tỷ lệ tăng 110,13%. Nếu xét về mặt tỷ suất lợi nhuận trên chi phí thì: Năm 2008 công ty bỏ ra 100 đơn vị tiền chi phí sẽ mang lại 0,58 đồng lợi nhuận, năm 2009 bỏ ra 100 đơn vị tiền thì thu lại 1,12 đơn vị tiền lợi nhuận, năm 2010 công ty bỏ ra 100 đơn vị tiền chi phí sẽ mang lại 1,20 đồng lợi nhuận. Qua các phân tích trên ta thấy công ty đang ngày càng phát triển và ổn định hơn, hoạt động ngày càng có hiệu quả hơn SVTT: TRẦN THỊ HUỲNH NƯƠNG Trang 10 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: PHẠM THỊ THANH MAI CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ VẬN TẢI VIỆT HOA 2.1 ) SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CHUNG VỀ THỦ TỤC VÀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN: Sơ đồ 2.1: Quy trình về thủ tục và nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty TNHH Thƣơng mại, Dịch vụ và vận tải Việt Hoa Ký hợp đồng dịch vụ Chuẩn bị các chứng từ Quyết toán & bàn giao chứng từ cho khách hàng Giao hàng cho khách hàng Lập tờ khai hải quan điện tử Hoàn tất toàn bộ chứng từ và hồ sơ Hải quan Nhận hàng tại cảng Làm thủ tục Hải quan hàng nhập (Nguồn: Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu) 2.2 ) CỤ THỂ HÓA SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER SẢN PHẨM TẤM LÓT CAO SU CỦA CÔNG TY TNHH FEI YUEH VIỆT NAM Công Ty TNHH Fei Yueh là một trong những khách hàng tiềm năng và lâu dài của Công ty Việt Hoa. Công ty TNHH Fei Yueh có trụ sở chính tại 235 Nguyễn Văn Cừ, Phường Nguyễn Cư Trinh, Quận 1,Thành phố Hồ Chí Minh (nhà nhập khẩu ). SVTT: TRẦN THỊ HUỲNH NƯƠNG Trang 11 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: PHẠM THỊ THANH MAI  Người xuất khẩu là công ty TNHH PACIFIC CARPET’S, có địa chỉ là Số 79 JHONGSIAO E.RD TAIPEI TAIWAN ROC (như trên tờ khai ô số 1).  Hợp đồng giữa hai bên được ký vào ngày 13/02/2011 số FY-110113-06, thời hạn giao hàng từ ngày 01/04/2011 đến 30/06/2011.  Hai bên thỏa thuận mua bán với nhau về mặt hàng “Tấm lót cao su rộng 1,2m dài 10m”. Hàng hóa được mô tả chi tiết về số lượng, đơn giá, xem trong các chứng từ đính kèm, Công ty Fei Yueh sẽ thanh toán cho công ty PCIFIC CARPET’S theo hình thức TT như thỏa thuận trên hợp đồng .  Ngày 24/03/2009, Công ty PACIFIC CARPET Co.,Ltd đã thực hiện việc giao hàng bằng đường biển theo điều kiện CIF HOCHIMINH. Theo như dự kiến thì tàu LIONS GATE BRIDGE đã khởi hành vào ngày 30/03/2011.Thực tế tàu cập Cảng Cát Lái vào ngày 05/04/2011, sau khi tàu cập Cát Lái Công Ty Fei Yueh nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu Mitsui O.S.K. Lúc này, công ty Fei Yueh sẽ ký hợp đồng dịch vụ với công ty Việt Hoa và sẽ fax thông báo hàng đến cho công ty Việt Hoa, nhân viên công ty Việt Hoa sẽ dùng tờ fax này cùng với Giấy giới thiệu của Công ty Fei Yueh đi lấy D/O sau này.  Tiếp đến công ty TNHH Fei Yueh sẽ fax các chứng từ khác như: Invoice, packinglist, Hợp đồng, Bill, C/O Form D và cùng với Giấy thông báo hàng đến lãnh đạo công ty Việt Hoa. Công ty Việt Hoa sẽ cử nhân viên giao nhận cụ thể là anh Nguyễn Văn Lâm nhận các chứng từ cần thiết thực hiện quy trình nhận lô hàng nhập. Quy trình giao nhận lô hàng này cụ thể như sau: 2.2.1 ) Hợp đồng dịch vụ Thông thường trước khi thực hiện dịch vụ giao nhận lô hàng xuất nhập khẩu, Công ty Việt Hoa cũng soạn thảo sẵn hợp đồng dịch vụ với khách hàng. Sau khi soạn xong, Giám đốc Công ty Việt Hoa đóng dấu, ký tên và giao cho nhân viên phụ trách làm lô hàng này mang sang bên khách hàng để đóng dấu, ký tên đồng thời lấy nốt các chứng từ cần thiết để làm thủ tục Hải quan. Nhưng đối với Công ty Fei Yueh, vì hai bên đã làm ăn lâu dài với nhau nên hợp đồng dịch vụ này được thực hiện bằng bảng báo giá mà bên Công ty SVTT: TRẦN THỊ HUỲNH NƯƠNG Trang 12 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: PHẠM THỊ THANH MAI Việt Hoa đã gửi mail cho Công ty Fei Yueh thông qua yêu cầu Công ty Việt Hoa thực hiện thủ tục nhận hàng cho Công ty Fei Yueh. 2.2.2 ) Chuẩn bị và kiểm tra các chứng từ cần thiết. 2.2.2.1 ) Chuẩn bị bộ chứng từ cho lô hàng: Bộ chứng từ được khách hàng gởi về công ty Việt Hoa bao gồm:  Giấy giới thiệu của Công ty Fei Yueh.  Hợp đồng ngoại thương ( Sales contract )  Hoá đơn thương mại ( Commercial invoice – C/I )  Phiếu đóng gói ( Packing list – P/L )  Vận đơn ( Bill of lading – B/L )  Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of origin – C/O ) Sau khi nhận được bộ chứng từ từ khách hàng, nhân viên Công ty VIỆT HOA sẽ tiến hành kiểm tra các chứng từ xem có mâu thuẫn trùng khớp với nhau về số lượng, giá cả, ngày tàu đến, cảng đến… 2.2.2.2 ) Kiểm tra bộ chứng từ: Kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ là một khâu quan trọng trong toàn bộ quy trình Nhập Khẩu hàng hóa vì nó giúp cho nhân viên giao nhận hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian chi phí: phí lưu container, lưu kho bãi…  Kiểm tra hợp đồng ngoại thƣơng (Sale of Contract): o Số hợp đồng : FY-110113-06 o Ngày hợp đồng : 13/02/2011 o Người bán : Pacific carpets Co.,Ltd 1F, No.79, Lane 26, Sec.4 Jhongsiao E.Rd.,Taipei Taiwan R.O.C Tel: +886-2-27110003/Fax: +886-2-27216456. Tài khoản số:120-97-002012-4 Người đại diện: Janson Lee. SVTT: TRẦN THỊ HUỲNH NƯƠNG Trang 13 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP o Người mua GVHD: PHẠM THỊ THANH MAI : Fei Yueh VIETNAM CO.,LTD 235 Nguyễn Văn Cừ, Phường Nguyễn Cư Trinh, Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh. Tel: 84-8-38352778/Fax: 84-8-38378489 Tài khoản số: 910-23-000598-1 Người đại diện: Ku Cheng Fu o Chi tiết tên hàng, số lượng, đơn giá: Item No. COMMODITY 8mm Rubber Underlay QUANTITY UNIT PRICE AMOUNT (m2) (USD) (USD) 6,240 2.6488 16,529 TOTAL: CIF VIETNAM 16,529 Tên hàng: Tấm lót cao su Số lượng: 6.240 m2 Đơn giá: 2,6488 USD Tổng trị giá: 16.529 USD, CIF VIETNAM. (mười sáu ngàn năm trăm hai chín dollar Mỹ) o Chất lượng và đóng gói : Như tiêu chuẩn xuất khẩu. o Chứng nhận xuất xứ : Malaysia. o Thanh toán : Bằng T/T (Telegraphic transfer - điện chuyển tiền) trong vòng 30 ngày sau khi nhận được B/L o Đồng tiền thanh toán : Dollar Mỹ. o Thời hạn giao hàng : Ngày 01/04 – 30/6/2011 o Giao hàng từng phần : Được phép o Chuyển tải : Không được phép o Cảng xếp hàng : Cảng Malaysia o Cảng dỡ hàng : HO CHI MINH, VIETNAM o Các chứng từ yêu cầu : Hóa đơn thương mại đã kí của người bán (gồm 3 bản) SVTT: TRẦN THỊ HUỲNH NƯƠNG Trang 14 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: PHẠM THỊ THANH MAI B/L đã đóng dấu “Freight prepaid” Phiếu đóng gói (gồm 3 bản) Giấy chứng nhậ xuất xứ  Kiểm tra Invoice và Packing List: kiểm tra chi tiết Invoice và Packing List. Đặc biệt, kiểm tra ngày phát hành Invoice, Packing List phải sau ngày ký kết hợp đồng và trước hoặc cùng ngày gởi hàng. Invoice và Packing List do người bán lập nhằm cung cấp cho người mua biết tổng số hàng thực tế sẽ giao và đó cũng là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền đã được ghi trên đó. Kiểm tra Invoice: Kieåm tra caùc döõ lieäu veà ngöøôi baùn, ngöôøi mua (teân coâng ty, ñòa chæ, soá ñieän thoaïi, soá fax,…) trọng löôïng, ñôn giaù, toång giaù trò, ñieàu kieän, cô sôû giao haøng (CIF). Caùc chi tieát ñöôïc theå hieän nhö sau: o Người bán : Pacific carpets Co.,Ltd 1F, No.79, Lane 26, Sec.4 Jhongsiao E.Rd.,Taipei Taiwan R.O.C o Người mua : Fei Yueh VIETNAM CO.,LTD 235 Nguyễn Văn Cừ, Phường Nguyễn Cư Trinh, Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh. o Soá Invoice : 290311 o Ngaøy Invoice : 29/03/2011 o Soá löôïng o Moâ taû haøng hoaù o Ñôn giaù o Toång giaù trò : 520 Rolls (Cuộn) : Firmax CS300 Rubber Underlay : 2,6488 USD, CIF HO CHI MINH VIET NAM : 16.529 USD Tất cả các chi tiết trên invoice đều phù hợp và thống nhất với các chứng từ liên quan khác. Ngoại trừ, số liệu về số lượng trên invoice không khớp với hợp đồng, cụ thể SVTT: TRẦN THỊ HUỲNH NƯƠNG Trang 15 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: PHẠM THỊ THANH MAI invoice chỉ thể hiện số lượng là 520 cuộn. Mà không đề cập đến 6.240 m2 như trên hợp đồng thể hiện.Trên invoice: 520 cuộn x 2,6488 USD = 16.529 USD (không đúng) Trên hợp đồng: 6.240 m2 x 2,6488 USD = 16.529 USD Kiểm tra Packing List: Caùc chi tieát ñöôïc theå hieän nhö sau: o Người bán : Pacific carpets Co.,Ltd 1F, No.79, Lane 26, Sec.4 Jhongsiao E.Rd.,Taipei Taiwan R.O.C o Người mua : Fei Yueh VIETNAM CO.,LTD 235 Nguyễn Văn Cừ, Phường Nguyễn Cư Trinh, Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh. o Ngày : 29/03/2011 o Phương tiện vận tải : Mol Emissary V.34121 o B/L số : Molu15320428442 o Mô tả hàng hóa : Firmax CS300 Rubber Underlay (rộng 1,2m dài 10m) Số lượng: 520 cuộn o Điều kiện giao hàng : CIF Ho Chi Minh Vietnam Tất cả các mục trên Packing List đều chính xác và khớp với các chứng từ liên quan khác.  Kiểm tra vận đơn đƣờng biển: Vận đơn là chứng từ có ý nghĩa quan trọng, làm bằng chứng cho cơ sở hàng đã được giao. Cụ thể các nội dung quan trọng cần được kiểm tra như sau: o Số B/L : MOLU15320428442 o Ngày B/L : 30/03/2011 o Tên tàu : LIONS GATE BRIDGE V. 047B o Cảng đi o Cảng đến : Port KLANG, Malaysia : Cảng Hồ Chí Minh, Việt Nam o Cước phí thể hiện là: FREIGHT PREPAID như trên hợp đồng đã quy định SVTT: TRẦN THỊ HUỲNH NƯƠNG Trang 16 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP o Người bán GVHD: PHẠM THỊ THANH MAI : PACIFIC CARPET CO.,LTD NO.79 JHONGSIAO E.RD TAIPEI TAIWAN ROC. o Người mua : Cty TNHH Fei Yueh Việt Nam, 235 Nguyễn Văn Cừ, Phường Nguyễn Cư Trinh, Quận 1, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam o Địa chỉ lấy lệnh : Misui O.S.K lines (Vietnam) Ltd HCMC. SUN WAH TOWER tầng 11. Phòng 1103, 115 Nguyễn Huệ, Thành phố Hồ Chí Minh. Tel: 08-8219219/Fax: 08-8219317 o Số container/số seal : TGHU7375304/MOLZ286691 o Số và loại container : 1 x 40’ container thường : Firmax CS300- Beige Rubber Underlay Firmax o Mô tả hàng hóa Số lượng: 520 cuộn Trọng lượng: 14.560 Kgs Thể tích: 76,4m3 o L/C số : 1PJ2-00052-120 o Mã hàng hóa : 4008.11.900 o Đóng gói : bằng giấy o Ngày xếp hàng : 30/03/2011 Sau khi kiểm tra các chi tiết trên B/L nhân viên giao nhận phát hiện trên vận đơn có số L/C (chỉ có khi thực hiện thanh toán bằng thư tính dụng chứng từ - L/C) nhưng trong trường hợp này hợp đồng quy định là thanh toán bằng T/T trả sau 30 ngày kể từ ngày nhận được B/L, và cho đến thời điểm này vẫn chưa có bất cứ thỏa thuận nào giữa hai bên về việc thực hiện thanh toán bằng L/C. Nên nội dung này cần phải được điều chỉnh kịp thời, để quá trình nhận hàng không gặp khó khăn. Ngoài ra trên hóa đơn còn thể hiện mã hàng hóa không đúng, gây khó khăn khi tiến hành làm thủ tục hải quan. Tất cả các mục khác trên B/L đều chính xác và khớp với các chứng từ liên quan khác.  Giấy chứng nhận xuất xứ: SVTT: TRẦN THỊ HUỲNH NƯƠNG Trang 17 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: PHẠM THỊ THANH MAI o Loại C/O : Form D, Malaysia o Số C/O : KL-257949-M-166033 o Ngày C/O : 05/04/2011 o Người gởi hàng : EXPEDIENT RESOURES SDN BHD LOT 15&17, JANLAN TEMBAGA KAWASAN PERUSAHAAN 42700 BANTING SELANGGOR (Malaysia) o Người nhận hàng : Fei Yueh VIETNAM CO.,LTD 235 Nguyễn Văn Cừ, Phường Nguyễn Cư Trinh, Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh. o Ngày khởi hành :30/03/2011 bằng đường biển o Tên tàu vận chuyển : LIONS GATE BRIDGE o Cảng dỡ hàng : Hồ Chí Minh o Mô tả hàng hóa : Firmax CS300- Beige Rubber Underlay Firmax Số lượng: 520 cuộn o Cơ quan phát hành : Bộ thương mại và công nghiệp quốc tế Malaysia (Ministry of International Trade and Industry Malaysia). Sau khi kiểm tra bộ chứng từ. Nhân viên công ty Việt Hoa phát hiện có mâu thuẫn giữa hợp đồng và hóa đơn. Hai chứng từ này không thống nhất về đơn vị tính số lượng (Quantity) và số L/C, mã hàng hóa trên B/L mâu thuẫn với hợp đồng. Nhân viên Việt Hoa thông báo cho Công ty Fei Yueh về sai sót trên, và gửi lại bộ chứng từ cho Công ty Fei Yueh điều chỉnh. Đây là những chứng từ làm cơ sở cho việc lập bộ hồ sơ khai Hải Quan hàng Nhập Khẩu. Do đó, nhân viên giao nhận phải kiểm tra thật kỹ các chi tiết của chứng từ, xem xét các chứng từ đó đã phù hợp rồi mới thực hiện mở tờ khai hải quan điện tử. 2.2.3 ) Lập tờ khai hải quan điện tử: SVTT: TRẦN THỊ HUỲNH NƯƠNG Trang 18 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: PHẠM THỊ THANH MAI Doanh nghiệp có thể sử dụng bất cứ phần mềm nào có thể kết nối và truyền dữ liệu đến hệ thống tiếp nhận của Hải quan. Ở đây nhân viên Việt Hoa chọn lập tờ khai hải quan điện tử trên phần mềm ECUSK2. Ngoài việc khai đầy đủ thông tin trên tờ khai, bắt buột doanh nghiệp phải khai thêm những chứng từ kèm theo như: hợp đồng, invoice, packing list, vận tải đơn, giấy phép…vv. 2.2.3.1 ) Đăng nhập hệ thống. Khi bắt đầu chạy chương trình phải thực hiện chức năng truy nhập. Nhập đầy đủ các thông số: +Tên truy nhập: Root +Mã truy nhập: mật khẩu của công ty Fei Yueh để truy nhập chương trình (mặc định là bỏ trống). Chọn dòng (Thiết lập thông số kết nối CSDL) để kiểm tra: Khi đã nhập đầy đủ các thông tin chọn nút “Truy nhập” Tiếp đó vào Danh mục chọn Mục doanh nghiệp chọn thêm mới. Xuất hiện màn hình dưới: SVTT: TRẦN THỊ HUỲNH NƯƠNG Trang 19 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP GVHD: PHẠM THỊ THANH MAI  Điền Mã doanh nghiệp và Tên doanh nghiệp như trên rồi Chọn “Ghi”. Đóng cửa sổ lại.  Vào mục Hệ thống : Chọn 6.Danh sách khách hàng (về đại lý). Xuất hiện Danh sách khách hàng khai qua đại lý. Chọn Thêm mới màn hình hiện ra như sau: Điền Mã doanh nghiệp, rồi bấm nút chọn “Thêm DN theo mã”Các thông tin Tên doanh nghiệp, Địa chỉ, Tên truy nhập, máy tính tự động nhập vào. Tiếp đến, tiến hành nhập mật khẩu và nhập lại mật khẩu, chọn “Ghi” rồi đóng cửa sổ lại. SVTT: TRẦN THỊ HUỲNH NƯƠNG Trang 20