Tài liệu Báo cáo thực tập công ty tnhh tm - dv kiến hưng

GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến Báo cáo thực tập tốt nghiệp CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CÔNG TY TNHH TM – DV KIẾN HƢNG. 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty: Công ty TNHH TM-DV Kiến Hưng được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 4101050029 được cấp bởi Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh ngày 12/05/2006 và chính thức đi vào hoạt động ngày 01/06/2006. Đăng kí và thay đổi lần thứ 4 ngày 03/07/2010. Tên công ty: Công Ty TNHH TM & DV Kiến Hưng. Tên giao dịch quốc tế: Kien Hung Forwarding,Trading & Service Co.,Ltd Người đại diện hợp pháp của công ty: + Giám đốc: Nguyễn Thúc Dũng + Trụ sở: 143/6 Lê Thị Riêng- P.Bến Thành-Q.1-Tp. Hồ Chí Minh + ĐT: 08-9254332 Fax: 08-2911803 + Mã số thuế: 0304982083 Công ty hoạt động với con dấu riêng, hạch toán kế toán độc lập và tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của mình. Là một doanh nghiệp mới thành lập còn non trẻ mới đi vào hoạt động, ban lãnh đạo và tập thể nhân viên công ty TNHH Kiến Hưng đã và đang nổ lực hết mình để từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, nâng cao vị thế của mình trên thương trường, mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh với quy mô ngày càng lớn mạnh. 1.2. Phạm vi hoạt động kinh doanh:  Giao nhận hàng hóa xuất-nhập khẩu bằng đường biển và đường hàng không.  Đại lý vận tải hàng hóa.  Dịch vụ khai thuê hải quan.  Mua bán văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, máy vi tính, linh kiện máy vi tính, đồ chơi trẻ em ( trừ đồ chơi có hại nhân cách, ảnh hưởng an ninh Trang 1 GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến Báo cáo thực tập tốt nghiệp trật tự, an toàn xã hội), hàng thủ công mỹ nghệ, gốm sứ, trang trí nội thất, giấy, hạt nhựa.  Môi giới thương mại.  Kinh doanh vận tải hàng hóa bằng ô tô. Cụ thể, công ty thực hiện các dịch vụ sau: Thay mặt người gửi hàng (Người Xuất khẩu) : Theo các chỉ thị gởi hàng của người xuất khẩu, công ty Kiến Hưng phải:  Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người vận tải thích hợp.  Lưu khoang với hãng tàu đã chọn lựa.  Nhận hàng .  Đóng gói hàng hóa ( trừ phi việc này do người gửi hàng thực hiện trước khi giao hàng cho người giao nhận ) có tính đến tuyến đường, phương thức vận tải, bản chất hàng hóa và các luật lệ áp dụng nếu có nước xuất khẩu, các nước chuyển tải và nước đến.  Sắp xếp việc lưu kho hàng hóa ( nếu cần ).  Vận chuyển hàng vào cảng, sắp xếp việc khai hải quan, lo các thủ tục chứng từ, liên hệ và giao hàng cho người vận tải.  Thanh toán chi phí và các phí tổn khác, bao gồm cước phí. Thay mặt người nhận hàng (Người nhập khẩu): Theo các chỉ thị giao hàng của người nhập, công ty Kiến Hưng cần phải: Thay mặt người nhận hàng giám sát việc chuyển dịch hàng, khi người nhận hàng lo việc vận tải hàng (như nhập theo FOB).  Nhận và kiểm soát mọi chứng từ thích hợp liên quan đến việc chuyển dịch hàng.  Nhận hàng từ người vận tải, trả cước phí vận tải cho người chuyên chở nếu cần.  Sắp xếp việc khai thuê hải quan và đóng thuế, lệ phí và các chi phí khác cho hải quan và các cơ quan công quyền khác. Trang 2 GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận.  Giúp đỡ người nhận hàng – nếu cần – tiến hành việc khiếu nại đối với hãng tàu về việc mất hàng hay bất cứ hư hại nào đối với hàng.  Giúp người nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối hàng hóa nếu cần. 1.3. Cơ cấu tổ chức công ty: 1.3.1. Sơ đồ tổ chức: Qua hoạt động thực tiễn, công ty đã lựa chọn bộ máy tổ chức phù hợp, thể hiện sự phân biệt rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm về mối quan hệ gắn bó ràng buộc giữa cấp lãnh đạo và các phòng ban chức năng. Được thực hiện theo sơ đồ sau: Giám Đốc P.Giám Đốc Phòng Kế toán. Phòng Sale & Marketing Phòng Chứng từ và Giao nhận 1.3.2. Chức năng – nhiệm vụ các phòng ban: Giám đốc: Là người điều hành và quản lý công việc chung của công ty  Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động thương mại, dịch vụ và thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước, quản lý điều hành tập thể nhân viên  Xác định chiến lược kinh doanh của công ty  Giao dịch và đàm phán trực tiếp với khách hàng Phó giám đốc: Là người được thay mặt Giám đốc giải quyết những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình. Trang 3 GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Tham mưu cho Giám đốc trong các chiến lược kinh doanh.  Thay mặt cho Giám đốc giải quyết mọi giao dịch phát sinh khi Giám đốc đi vắng. Phòng Kế toán: Quản lý tổ chức thực hiện các công tác liên quan đến tài chính  Theo dõi và phản ánh tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch theo kinh tế tài chính, dự toán chi phí trong quá trình hoạt động .  Thực hiện và chấp hành các chính sách, chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế tài chính, thúc đẩy việc củng cố chế độ hạch toán kinh tế.  Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty.  Lập bản tổng kết tài sản và báo cáo tài chính định kỳ tháng cho Ban Tổng giám đốc.  Thực hiện kê khai và nộp các khoản thuế nhà nước, quản lý thu chi trong công ty và thanh toán lương cho nhân viên theo định kì. Phòng Sale & Marketing: Là phòng ban đóng góp vô cùng quan trọng trong họat động của công ty với nhiệm vụ:  Tổ chức công tác tìm kiếm thị trường và giao dịch với khách hàng cũng như các nhà cung cấp.  Tìm hiểu thị trường về giá cả, công ty cạnh tranh, từ đó đưa ra những dự báo có lợi cho công ty.  Theo dõi và quản lí các đơn đặt hàng  Giới thiệu và cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Phòng Chứng từ và Giao nhận: Chịu trách nhiệm về toàn bộ chứng từ và việc vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, có nhiệm vụ giao chứng từ và hàng hóa cho khách hàng. Cụ thể như:  Nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ khách hàng.  Lấy lệnh giao hàng.  Làm thủ tục Hải quan.  Tổ chức giao và nhận hàng cho khách hàng. Trang 4 GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.4. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2009 – 2011: 1.4.1. Cơ cấu dịch vụ: Bảng 1: Cơ cấu dịch vụ qua các năm ( từ tháng 1/2009-12/2011 ). Đơn vị tính: VNĐ. Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Loại hình Tỷ Tỷ Tỷ Doanh thu Doanh thu Doanh thu dịch trọng trọng trọng (VNĐ) (VNĐ) (VNĐ) vụ (%) (%) (%) Giao nhận 713.230.100 24,78 730.453.200 24,45 785.260.958 24,72 hàng Air Giao nhận hàng 721.519.170 25,07 850.930.390 28,48 935.515.179 29,45 nguyên cont (FCL) Giao nhận 814.450.730 28,30 895.415.960 29,97 956.798.546 30,12 hàng lẻ (LCL) Dịch vụ 628.800.000 21,85 511.200.450 17,10 499.047.317 15,71 khác Tổng 2.878.000.000 100 2.988.000.000 100 3.176.622.000 100 cộng. Nguồn: Phòng kế toán. Biểu đồ 1: Cơ cấu dịch vụ qua các năm. Năm 2009 21,85% 24,78% Giao nhận hàng Air Giao nhận hàng FCL 28,30% Giao nhận hàng LCL 25,07% Trang 5 Dịch vụ khác GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến Báo cáo thực tập tốt nghiệp Năm 2010 17,10% 24,45 Giao nhận hàng Air Giao nhận hàng FCL Giao nhận hàng LCL 29,97% 28,48% 15,71% Dịch vụ khác Năm 2011 23,98% Giao nhận hàng Air Giao nhận hàng FCL Giao nhận hàng LCL 30,12% 29,45% Dịch vụ khác Qua biểu đồ ta có thể thấy rằng tỉ trọng cơ cấu các dịch vụ của công ty có sự thay đổi theo từng năm, cụ thể như sau:  Dịch vụ giao nhận hàng FCL trong năm 2009 chiếm tỷ trọng là 25,07 %. Năm 2010, tỷ trọng của dịch vụ này tăng lên 28,48% (tăng 3,41%), sở dĩ có được con số này là do trong năm doanh nghiệp đã có được những khách hàng lớn thường xuyên nhập khẩu hàng hóa với khối lượng lớn.. Tổng kết năm 2011, dịch vụ giao nhận hàng nguyên container tăng lên 0,97% (tương ứng 29,45%).  Các dịch vụ còn lại cũng có sự thay đổi qua các năm, trong đó dịch vụ giao nhận hàng LCL có sự gia tăng đáng kể. - Cụ thể là dịch vụ giao nhận LCL chiếm 28,30%(năm 2009) tăng lên 29,97% (năm 2010) và đạt 30,12% (năm 2011). Điều này cho thấy rằng mặc dù các khách hàng của công ty chủ yếu là những khách hàng nhỏ nhưng lượng hàng nhập khá thường xuyên nên làm cho tỷ trọng của dich vụ này tăng lên qua các năm. - Đối với dịch vụ giao nhận hàng Air chiếm 24,78% (năm 2009) giảm xuống 24,45% (năm 2010) và tăng nhẹ lên 24,72% (năm 2011). Trang 6 GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Doanh thu các dịch vụ khác qua các năm thì giảm liên tục vì trong thời gian này khách hàng chủ yếu tập trung và dịch vụ giao nhận. Tỷ trọng qua các năm lần lượt là: 21,85% (năm 2009); 17,10% (năm 2010); 15,71% (năm 2011). Tổng kết lại, qua phân tích trên ta thấy rằng, sự chênh lệch tỷ trọng giữa các dịch vụ là không lớn và sự thay đổi diễn ra khá đồng bộ làm cho doanh thu tăng liên tục qua các năm. 1.4.2. Cơ cấu thị trường: Bảng 2: Cơ cấu thị trƣờng nhập khẩu công ty làm dịch vụ. Đơn vị tính: USD Năm 2009 Doanh Tỷ trọng thu (%) 135.270 18,95 Năm 2010 Doanh Tỷ trọng thu (%) 141.870 20,27 Năm 2011 Doanh Tỷ trọng thu (%) 157.480 20,42 Trung Quốc 397.480 55,69 329.450 47,06 356.940 46,28 Singapore 113.290 15,87 155.370 22,19 178.960 23,21 Thị trường khác 67.690 9,49 73.350 10,48 77.830 10,09 Tổng cộng 713.730 100 700.040 100 771.210 100 Thị trường Nhật Bản Nguồn: Phòng kế toán. Biểu đồ 2: Cơ cấu thị trường nhập khẩu các năm. Năm 2009 9,49% 18,95% Nhật Bản 15,89% Trung Quốc Singapore 55,69% Trang 7 Thị trường khác GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến Báo cáo thực tập tốt nghiệp Năm 2010 10,48% 20,27% Nhật Bản Trung Quốc 22,19% Singapore Thị trường khác 47,06% Năm 2011 10,09% 20,42% Nhật Bản Trung Quốc 23,21% Singapore 46,28% Thị trường khác Qua ba bảng số liệu và 3 biểu đồ thể hiện cơ cấu thị trường mà công ty TNHH Kiến Hưng thực hiện, ta thấy rằng: Tổng doanh thu từ các thị trường năm 2009 đạt 713.730 USD. Trong đó doanh thu từ thị trường Trung Quốc lớn nhất là 397.480 USD ( chiếm 55,69%), tiếp đến là thị trường Nhật Bản đạt 135.270 USD (chiếm 18,95%), thị trường Sigapore đạt 113.290 USD (chiếm 15,87%) còn lại là thị trường khác đạt 67.690 USD (chiếm 9,49%). Năm 2010, doanh thu từ các thị trường đều có sự thay đổi. Thị trường Nhật Bản đạt 141.870 USD (tăng 1,32% so với 2009); thị trường Trung Quốc giảm xuống còn 329.450 USD; thị trường Singapore đạt 155.370 USD (tăng 6,32%); thị trưởng khác đạt 73.350 USD. Những sự thay đổi đó làm cho tổng doanh thu 2010 giảm 13.690 USD. Năm 2011, doanh thu từ các thi trường có sự gia tăng đồng bộ, trong đó đạt mức cao nhất vẫn là thị trường Trung Quốc với 356.940 USD, tiếp đến là thị Trang 8 GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến Báo cáo thực tập tốt nghiệp trường Singapore đạt 178.960 USD, thị trường Nhật Bản đạt 157.840 USD, thị trường khác đạt 77.830 USD. Nhìn vào bảng số liệu ta thấy thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty là Châu Á, trong đó thị trường mà Việt Nam nhập khẩu thường xuyên và chủ yếu là thị trường Trung Quốc chiếm tỷ trọng (55,69% năm 2009, 47,06% năm 2010, 46,28 % năm 2011). Thị trường ở các nước khác cũng ngày càng tăng do chính sách mở cửa hội nhập thông thương với nhiều quốc gia, đẩy mạnh hợp tác quốc tế, ngoài ra kết quả của chính sách mở cửa đã mang lại nhiều ưu đãi về thuế suất, thủ tục thông quan hàng hóa giữa các nước…làm cho thị trường hàng hóa xuất nhập khẩu diễn ra sôi nổi hơn. 1.4.3. Kết quả hoạt động kinh doanh: Bảng 3: Doanh thu, lợi nhuận hoạt động kinh doanh từ năm 2009-2011: Đơn vị tính: Triệu VNĐ Chỉ tiêu thực hiện Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 3.333,8 3.516,6 3.790,52 - Từ Dịch vụ 2.878 2.988 3.176,62 - Từ Kinh doanh nội địa 455,8 528,6 613,9 Tổng Chi phí 1.635,8 1.700 1.758,92 Lợi nhuận trước thuế 1.698 1.816,6 2.031,6 Lợi nhuận sau thuế 424,5 454,15 507,9 Tổng Doanh thu: Nguồn: Phòng kế toán. Biểu đồ 3: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2009 - 2011: Trang 9 GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến Báo cáo thực tập tốt nghiệp 4,000 3,500 3,000 2,500 Doanh thu 2,000 Chi phí 1,500 Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế 1,000 500 0 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Qua báo cáo kết qủa hoạt động kinh doanh ba năm từ 2009-2011 ta thấy công ty hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Cụ thể: - Năm 2010, doanh thu tăng 182,8 triệu so với năm 2009, tuy nhiên, so với năm trước thì mức tăng giảm chỉ còn 5,48%. Nguyên nhân là do:  Thời gian này công ty bị ảnh hưởng bởi cuộc khủng hoảng kinh tế và những rủi ro về mặt thị trường đó là thương mại thế giới tăng trở lại nhưng không tăng đột biến vì vậy nhu cầu sản phẩm tăng không nhiều. Do đó làm cho hoạt động xuất nhập khẩu ở Việt Nam cũng như các nước khác bị tác động trực tiếp. Vì vậy mà các công ty giao nhận sẽ có ít dịch vụ hơn trước.  Bên cạnh đó là sự cạnh tranh của các đối thủ trực tiếp ngày càng gia tăng-đó là các công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận, và các hãng tàu lớn có bộ phận tổ chức giao nhận hàng để thu hút khách hàng. - So với năm 2010, doanh thu năm 2011 tăng 273,92 triệu đồng tương ứng 7,79% làm cho lợi nhuận sau thuế tăng 53,75 triệu đồng tương ứng 11,847%. Nguyên nhân của sự gia tăng này là do:  Nguyên nhân khách quan: Kể từ khi Việt Nam chính thức trở thành thành viên của WTO (11/01/2007) thì hoạt động kinh doanh xuất nhập Trang 10 GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến Báo cáo thực tập tốt nghiệp khẩu ngày một sôi nổi và đa dạng hơn tạo ra cơ hội kinh doanh dịch vụ cho các công ty giao nhận nói chung và công ty Kiến Hưng nói riêng.  Nguyên nhân chủ quan: Qua hơn 4 năm hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, công ty đã tạo được niềm tin ở khách hàng cùng với đó là sự đóng góp về kinh nghiệm và khả năng điều hành của lãnh đạo công ty. Tất cả đã làm cho uy tín của công ty được nâng cao từ đó có thêm nhiều khách hàng tiềm năng với nhiều hợp đồng dịch vụ giá trị cao. Tất cả những nguyên nhân trên làm cho tỉ suất lợi nhuận trên doanh thu của năm 2010 tăng cao so với năm 2009 cụ thể là từ 12,73% tăng lên12,91% và đến năm 2011 thì tỉ suất đó tăng lên 13,4%. Đánh giá chung: Sau khi đã phân tích số liệu và quan sát biều đồ thể hiện tình hình hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm ta thấy rằng: Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn nhưng thông qua những con số về doanh thu và lợi nhuận thì nhìn chung công ty hoạt động khá hiệu quả. Tin rằng trong tương lai, với những gì đã đạt được lãnh đạo công ty cùng với các phòng ban sẽ kiểm soát và phát triển tốt hơn nữa để mang lại hiệu quả tốt nhất cho công ty. Trang 11 GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến Báo cáo thực tập tốt nghiệp CHƢƠNG 2: QUY TRÌNH THÔNG QUAN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV KIẾN HƯNG. 2.1. Kí kết Hợp đồng dịch vụ: Sau khi đã tìm được khách hàng có nhu cầu sự dụng các dịch vụ của công ty, nhân viên Sale sẽ tiến hành liên hệ với khách hàng, gửi bảng chào giá dịch vụ với các chi phía có liên quan cho khách hàng thông qua email hoặc fax. Tiếp đến, nhân viên Sale sẽ giải thích những thắc mắc của khách hàng về các vấn đề có liên quan như: nghiệp vụ thực hiện xuất-nhập hàng của công ty, giá cước, phí dịch vụ….Và cũng tùy theo mỗi khách hàng thì nhân viên Sale sẽ trao đổi, đàm phán về giá cả của từng dịch vụ tùy vào lượng hàng, loại hàng, mối quan hệ làm ăn… Hoàn thành việc đàm phán, thương lượng về giá cả, trách nhiệm của các bên, thời gian thực hiện, thời hạn và phương thức thanh toán…Hai bên sẽ ràng buộc nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi bên bằng việc tiến hành kí kết Hợp đồng dịch vụ. Hợp đồng được soạn thảo dựa trên những điều khoản cơ bản theo quy định của Luật Thương mại Việt Nam. Trong phạm vi bài báo cáo này em xin phép được trình bày thực tế quy trình thông quan cho lô hàng nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển của: Công ty Cổ phần TM SX Thiết bị Điện Miền Nam - Địa chỉ: 185A Xa lộ Hà Nội, P.Phước Long A, Q.9, ủy thác cho Công ty Kiến Hưng tổ chức thực hiện thông quan nhập khẩu hàng theo phương thức FCL ở cảng Cát Lái mặt hàng “Hộp nối cáp, đấu cáp ngoài trời,… gồm 1 container 20’ thuộc vận đơn số 558234822 ngày 01/04/2012 thuộc hợp đồng số 001/HYRS/EMN/12 ngày 10/03/2012. Có tổng giá trị là 18,920.96 USD được thanh toán theo phương thức T/T (trả trước và sau khi bốc hàng lên tàu). 2.2. Quy trình thông quan cho hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH TM-DV Kiến Hưng: Trang 12 GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sơ đồ quy trình thông quan tại Công ty TNHH TM-DV Kiến Hưng: Nhận và Khai Lấy Làm Giao kiểm tra báo Hải lệnh thủ tục hàng, BCT từ quan giao Hải quyết khách điện tử hàng- quan tại toán và D/O cảng. trả BCT hàng cho KH 2.2.1. Chi tiết các nghiệp vụ để thông quan cho lô hàng nhập khẩu: 2.2.1.1. Nhận và kiểm tra Bộ chứng từ từ khách hàng: Sau khi kí kết hợp đồng dịch vụ với công ty Cổ phần TM SX Thiết bị Điện Miền Nam, nhân viên giao nhận công ty Kiến Hưng sẽ liên hệ với khách hàng để nhận bộ chứng từ. Để công việc giao nhận diễn ra nhanh chóng và thuận lợi thì ngay khi nhận được bộ chứng từ từ khách hàng thì bộ phận chứng từ phải tiến hành kiểm tra tính đồng bộ, đầy đủ và chính xác bộ hồ sơ đó nhằm giải quyết các thủ tục thông quan cho lô hàng sau này. Việc kiểm tra bộ chứng từ bao gồm:  Kiểm tra hợp đồng ngoại thương: Kiểm tra số, ngày của hợp đồng: No.: 001/HYRS/EMN/12. Date: 10/03/2012 Tên và địa chỉ của 2 bên Mua – Bán. + Bên mua: Công ty Cổ phần TM SX Thiết bị Điện Miền Nam 185A Xa lộ Hà Nội, Phường Phước Long A, Quận 9, Tp. Hồ Chí Minh. + Bên bán: Yueqing Huayi Cable Accessories Co., Ltd Huayi Industry Zone, Centre Industry Zone, Yueqing(325600), Zhejiangg China. Thông tin liên quan đến hàng hóa: Hộp nối cáp,…(như phụ lục chứng từ kèm theo). Trang 13 GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến Báo cáo thực tập tốt nghiệp Điều kiện giao hàng: CIF HoChiMinh City Địa điểm và thời gian giao hàng:  Cảng Cát Lái , Hồ Chí Minh.  15 ngày sau khi ký hợp đồng . Phương thức thanh toán: Theo phương thức T/T. Chữ kí và con dấu hợp lệ trên hợp đồng.  Kiểm tra hóa đơn thương mại: Số và ngày của hợp đồng trên hóa đơn (nếu có thể hiện). Số và ngày của hóa đơn: No.: 001/HYRS/EMN/12. Date: 27/03/2012. Tên và địa chỉ của 2 bên Mua – Bán: (Đúng như thể hiện trên hợp đồng) Thông tin liên quan đến hàng hóa. Điều kiện giao hàng. Địa điểm và thời gian giao hàng.  Kiểm tra phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list): Số và ngày của hóa đơn, hợp đồng trên packing list (nếu có thể hiện) Tên và địa chỉ 2 bên Mua – Bán. Mô tả chi tiết hàng hóa: -Tên hàng: Hộp nối cáp,… - Số lượng: 296 thùng carton - Trọng lượng cả bì: 3521,8 kg. - Quy cách đóng gói, loại bao bì.  Kiểm tra Vận đơn đường biển (Bill of Lading) Số và ngày của B/L: No.:558234822. Date: 01/04/2012. Thông tin trên ô shipper, consignee, notify party. Đặc biệt phải thể hiện rõ trên ô Consignee tên và địa chỉ chính xác của công ty Cổ phần TM SX Thiết bị Điện Miền Nam. Trang 14 GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tên tàu : ALBERT MAERSK V.601S. Cảng bốc hàng : NINGBO, CHINA. Cảng dỡ hàng : CÁT LÁI, TP Hồ CHÍ MINH. Tến hàng : STRAIGHT THROUGHT JOINT. Số lượng, trọng lượng: 1x20’/296.00 CARTONS/3,521.80 KGS Số cont, số seal :  Container No.: KNLU3383835.  Seal No.: ML-CN3259692. Vì điều kiện mua bán là CIF nên trên vận đơn phải có ghi chú “freight prepaid” (cước phí trả trước).  Thông báo hàng đến. Chú ý: - Khi kiểm tra bộ chứng từ thì yêu cầu cao nhất là phải xem xét tính đồng bộ giữa các chứng từ với nhau, kiểm tra một cách chính xác và đầy đủ để tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí. Nếu xảy ra sai sót phải nhanh chóng báo cho khách hàng để kịp thời điều chỉnh. - Lúc này bộ phận chứng từ trực tiếp xử lý chứng từ, sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, gửi tên hàng hoá bằng tiếng Việt. Nếu khách hàng cung cấp mã HS, thì phải kiểm tra việc áp mã của khách hàng đã chính xác chưa và tư vấn mã HS phù hợp với hàng hóa của khách hàng để thuận lợi cho việc nhận hàng. Sau đó xác định mức thuế suất. Đối với mặt hàng “Hộp nối cáp, đầu cáp ngoài trời” có mã HS: 85359090; “Ống cách điện” có mã HS: 85479010 thuế suất NK: 0%, thuế suất VAT: 10%. - Nếu khách hàng không cung cấp mã HS thì bộ phận chứng từ sẽ liên lạc với khách hàng để tìm hiểu chi tiết hàng và tìm mã HS phù hợp với hàng. Vì theo quy định mới chủ hàng phải tự kê khai nộp thuế thay cho việc thông báo thuế như trước đây. Hải quan chỉ có nhiệm vụ kiểm tra việc áp mã thuế, thuế suất và điều chỉnh nếu cần thiết. Trang 15 GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2.2.1.2. Khai báo hải quan điện tử : Kể từ ngày 01/01/2011 tất cả các doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu ở ba loại hình: kinh doanh, sản xuất xuất khẩu và gia công trên địa bàn TPHCM đều phải thực hiện việc thông quan bằng hình thức hải quan điện tử (HQĐT). Đối với lô hàng này cũng vậy, công ty Kiến Hưng sẽ lên tờ khai hải quan điện tử trên phần mềm Ecusk2 của công ty Thái Sơn theo mẫu HQ/2009TKĐTNK. Sau khi tiến hành khai báo xong sẽ in ra làm 2 bản: một bản lưu Hải quan và một bản lưu người khai hải quan. Công việc lên tờ khai sẽ được tiến hành cụ thể như sau: Bước 1: Đăng nhập hệ thống (khởi động chương trình Ecusk2). Bước 2: Chọn vào mục “Hệ thống” trên thanh công cụ để chọn Doanh nghiệp mà mình muốn khai báo. (Ở đây là tên, địa chỉ và mã số thuế Công ty Cổ phần TM SX Thiết bị Điện Miền Nam). Bước 3: Vào mục “Khai báo thông quan điện tử” và chọn mục “Đăng kí mới tờ khai nhập khẩu” để bắt đầu khai báo. Bước 4: Sau khi trên màn hình xuất hiện “Tờ khai nhập khẩu-thông quan điện tử” thì tiến hành nhập đầy đủ vào các mục Lưu ý: Chỉ nhập thông tin vào các trường có màu trắng, những trường có màu xám không trực tiếp nhập vào, những tiêu thức này sẽ được nhập từ những tiêu thức khác hoặc cơ quan hải quan sẽ trả về. Mục “Thông tin tờ khai”: Điền vào mã Hải quan và Tên Hải quan:  C02I02 / Chi cục HQCK KVI/Cát Lái  Tiêu thức 1: Người nhập khẩu. Vì ở bước 2 đã chọn Doanh nghiệp khai báo nên ở tiêu thức này chương trình sẽ tích hợp sẵn trên tờ khai: - Tên công ty: Công ty Cổ phần TM SX Thiết bị Điện Miền Nam. Trang 16 GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Địa chỉ : 185A Xa lộ Hà Nội, Phường Phước Long A, Quận 9, Tp. Hồ Chí Minh. - Mã số thuế: 0302159942.  Tiêu thức 2: Người xuất khẩu. Dựa vào hợp đồng để điền đầy đủ thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây là lô hàng nhập khẩu nên MST của doanh nghiệp xuất khẩu có thể để trống. - Tên công ty: Yueqing Huayi Cable Accessories Co., Ltd. - Địa chỉ: Huayi Industry Zone, Centre Industry Zone, Yueqing(325600), Zhejiang China.  Tiêu thức 3: Người ủy thác: Không điền vào vì Công ty Cổ phần TM SX Thiết bị Điện Miền Nam trực tiếp nhập hàng từ YUEQING HUAYI CABLE ACCESSORIES CO., LTD. Trong trường hợp nếu tồn tại người ủy thác và hợp đồng ủy thác thì phải kê khai chi tiết và đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax, mã số thuế…  Tiêu thức 4: Đại lý làm thủ tục hải quan: Ghi tên đầy đủ, số điện thoại, số fax, mã số thuế của đại lý làm thủ tục hải quan (nếu có). Trường hợp này không điền vào vì Công ty TNHH Kiến Hưng làm dịch vụ và mở tờ khai cho Công ty Cổ phần TM SX Thiết bị Điện Miền Nam dưới danh nghĩa của Công ty Thiết bị Điện Miền Nam.  Tiêu thức 5: Loại hình: Đánh dấu vào ô tương ứng với loại hình nhập khẩu. Với lô hàng này, đánh dấu vào ô “KD” (Nhập kinh doanh)  Tiêu thức 6: Giấy phép(nếu có) : Ghi số, ngày cấp, ngày hết hạn của giấy phép nhập khẩu đối với mặt hàng thuộc diện phải xin giấy phép của Bộ Công Thương. Trang 17 GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tuy nhiên, mặt hàng “Hộp nối cáp,…” không thuộc danh mục có giấy phép của Bộ Công Thương hay các Cơ quan chuyên ngành nên ô này được để trống.  Tiêu thức 7: Hợp đồng: Dựa vào thông tin trên hợp đồng mà Công ty Thiết bị Điện Miền Nam cung cấp để kê khai: số, ngày, ngày hết hạn của hợp đồng. - Số: 001/HYRS/EMN/12 - Ngày: 10/03/2012 - Ngày hết hạn:  Tiêu thức 8: Hóa đơn thương mại: Dựa vào thông tin trên hóa đơn mà Công ty Thiết bị Điện Miền Nam cung cấp để kê khai: - Số: 001/HYRS/EMN/12 - Ngày: 27/03/2012  Tiêu thức 9: Phương tiện vận tải: Dựa vào thông tin trên chứng từ vận tải, thông báo hàng đến để kê khai các thông tin. Đối với hình thức khai hải quan điện tử, ở những trường có danh mục sổ xuống thì chọn trong danh mục này thay vì gõ trực tiếp. - Loại phương tiện: Đường biển.  Tiêu thức 15: Đồng tiền thanh toán: Dựa vào hợp đồng ngoại thương để ghi mã của loại tiền tệ dùng để thanh toán(nguyên tệ). Sau đó chọn tên đầy đủ của đồng tiền thanh toán và cập nhật Tỉ giá tính thuế (theo tỷ giá liên ngân hàng vào ngày đi làm thủ tục Hải quan). - Đồng tiền thanh toán: USD - Tỷ giá tính thuế: 20828 VND  Tiêu thức 16: Phương thức thanh toán: TT Trang 18 GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chọn phương thức thanh toán như đã được nêu trong hợp đồng ngoại thương.  Các thông tin còn lại: - Chứng từ đi kèm: Hợp đồng, Invoice, Packinglist. - Số kiện: 296 - Trọng lượng (kg): 3521,8 kg - Cont 20: 1 Sau khi đã nhập đầy đủ các thông tin trong các trường màu trắng, quay lại:  Tiêu thức 10: Vận tải đơn: Chọn nút “” để nhập thông tin vận đơn,dựa vào các thông tin trên vận đơn và thông báo hàng đến để kê khai: Số vận đơn, ngày vận đơn, ngày đến, số hiệu phương tiện vận tải…… Khai báo xong thì chọn nút “ Ghi” Khi Tiêu thức 10 hoàn tất, một số thông tin trong tiêu thức này sẽ được chuyển sang các tiêu thức khác trong “Thông tin chung của tờ khai”:  Tiêu thức 9: Tên và Ngày đến sẽ tự động được kê khai. - Tên: ALBERT MAERSK V.601S - Ngày đến: 16/04/2012  Tiêu thức 11: Nước xuất khẩu: CN – China  Tiêu thức 12: Cảng, địa điểm xếp hàng: NINGBO, CHINA.  Tiêu thức 13: Cảng, địa điểm dỡ hàng: C048-Cảng Cát Lái(Hồ Chí Minh)  Tiêu thức 14: Điều kiện giao hàng: CIF Sau khi mục “Thông tin tờ khai” hoàn tất, chọn nút “Ghi”. Mục “Danh sách hàng tờ khai”:  Cách 1: Điền đầy đủ các thông tin về mặt hàng nhập khẩu (gồm: tên hàng, mã HS, xuất xứ, lượng, đơn vị tính, đơn giá, thuế NK, thuế GTGT…) tên hàng khai báo cần điền đầy đủ, rõ ràng thể hiện những đặc trưng cơ bản nhất của hàng hóa, đảm bảo tên hàng đã khai báo có đủ điều Trang 19 GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến Báo cáo thực tập tốt nghiệp kiện để phân loại vào mã số thuế của ô mã HS. Khi nhập đầy đủ các thông tin chọn nút “Ghi”.  Cách 2: Trước đó, nhập một file Excel riêng gồm các thông tin cho lô hàng như trong mục “Danh sách hàng tờ khai”. - Nhấn phím “F6” trên bàn phím để chọn danh mục hàng chứa trong File EXCEL đã nhập trước đó. - Tiếp theo chọn file EXCEL bằng cách chọn nút “Chọn file EXCEL” để chọn file EXCEL chứa hàng. - Khi đã định nghĩa xong các tham số, chọn nút “Ghi”. Khi đó chương trình sẽ đọc toàn bộ danh sách hàng trong file EXCEL để nhập vào danh sách hàng tờ khai. Tiếp theo kiểm tra lại danh sách hàng trên tờ khai để đảm bảo việc nhập danh sách hàng từ File EXCEL. Chọn “Ghi” lúc đó chương trình sẽ tự động tính ra: - Tổng TGKB: 18,920.96 USD. - Tổng TGTT: 394,085,754 VNĐ. - Tổng tiền thuế: 39,408,575 VNĐ. Trang 20