Tài liệu Báo cáo thực tập chuyên ngành kế toán tại công ty tnhh-tm-dv hồng như phúc

LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế nước ta trong thời kỳ đổi mới, việc giao lưu kinh tế rộng mở hơn bao giờ hết. Các doanh nghiệp luôn được quan tâm, khuyến khích đầu tư, phát triển để kịp thời thích ứng với nền kinh tế luôn thách thức và đầy biến động. Trong môi trường kinh tế thị trường sôi nổi và có sự cạnh tranh quyết liệt như hiện nay. Muốn tồn tại và phát triển buộc các doanh nghiệp phải nâng cao hiệu quả kinh doanh, maketting, các dịch vụ hậu mãi cho khách hàng của mình để tạo ra doanh thu, cũng như lợi nhuận tối đa và ngày càng tạo uy tín của công ty trên thị trường. Để đạt điều này, mỗi doanh nghiệp cần có chiến lược kinh doanh, maketting đúng đắn để làm sao hàng hóa đến tay người tiêu dùng. Vậy các doanh nghiệp thương mại dù lớn hay nhỏ cũng cần quan tâm đến sản phẩm đầu vào ( sản phẩm loại nào? Hiệu gì? Giá cả hợp lý không? ) và doanh thu đạt được. Giá vốn của hàng hóa và doanh thu đạt được là các chỉ tiêu kinh tế quan trọng, qua đó các doanh nghiệp thương mại đưa ra được chiến lược kinh doanh, hướng phát triển sản phẩm, cũng như hiểu được phần nào thị hiếu của ngừơi tiêu dùng…. Do đó, việc mua bán hàng là một công việc không kém phần quan trọng, mua hàng diễn ra thường xuyên giúp cho công ty nắm bắt được sự biến động của thị trường mà dự trữ hàng hợp lý, phân bổ chi phí liên quan thích hợp hơn, công ty luôn ổn định được nguồn hàng. Chính nhờ vậy, kế toán luôn là công cụ quan trọng phục vụ cho việc quản lý kinh tế. Công tác kế toán tại doanh nghiệp rất quan tâm tới việc thống kê, theo dõi, hạch toán hàng hóa mua vào, bán ra tại doanh nghiệp, đưa ra các số liệu hàng hóa tồn kho, cũng như doanh thu đạt được cho nhà lãnh đạo, để đưa ra chiến lược kinh doanh mới nhằm đạt hiệu quả kinh tế- điều mà các nhà lãnh đạo quan tâm.Và cũng là lý do em chọn đề tài “ kế toán nghiệp vụ mua bán hàng hóa trong doanh nghiệp”, tại công ty TNHH TM-DV Hồng Như Phúc cho báo cáo tốt nghiệp của mình. Tuy nhiên, do chưa có nhiều kinh nghiệm và kiến thức còn nhiều hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi những sai xót. Em kính mong thầy cô cùng các anh chị trong công ty góp ý cho chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. KẾ TOÁN THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN Page 1 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN CÔNG TY TNHH TM-DV HỒNG NHƯ PHÚC 1.1. GIỚI THIỆU CHUNG 1.1.1. Giới thiệu Tên Công Ty: Công ty TNHH TM-DV Hồng Như Phúc Địa chỉ: 289/21 Nguyễn Tiểu La, P.8, Q.10. Tel: ( 84.8 ) 39570 520- 39570 521 Fax: ( 84.8 ) 39570 522 Mã số thuế: 0302352897 Email:[email protected] Loại hình kinh doanh: Sửa chữa,cài đặt bảo trì mạng và cung cấp sỉ,lẻ linh kiện mực, linh kiện điện tử, thiết bị máy văn phòng. Hình thức hoạt động của Công ty: Công ty thương mại, dịch vụ Hình thức sở hữu vốn: Tư nhân 1.1.2. Lịch sử hình thành, phát triển và tình hình kinh doanh của công ty Được thành lập từ tháng 9 năm 2001, Công ty Hồng Như Phúc chính thức được thành lập theo quyết định của Sở KH&ĐT Thành phố Hồ Chí Minh. Công ty Hồng Như Phúc là nhà sửa chữa,cài đặt bảo trì mạng và cung cấp sỉ, lẻ linh kiện Mực, Thiết bị Máy văn phòng, do các hãng điện tử hàng đầu trên thế giới sản xuất.Mức giá sản phẩm do Công ty cung cấp luôn phù hợp trong môi trường cạnh tranh, chất lượng sản phẩm luôn được Hồng Như Phúc đảm bảo. Từ những buổi đầu sơ khai mới thành lập, công ty chỉ có 6 nhân sự cùng nhau đảm nhiệm mọi công việc của công ty. Sớm nắm bắt được xu hướng phát triển của xã hội và lựa chọn phát triển, cung ứng các dịch vụ cho các ngành trong công ty.Từng bước từng bước Hồng Như Phúc xâm nhập thị trường, đưa các sản phẩm công nghệ, linh kiện máy hiện đại nhất đến tay người tiêu dùng. Cho đến nay, Công ty đã có đội ngũ nhân sự lên đến 13 người với tay nghề và chuyên môn nghiệp vụ cao. Từ bộ phận kinh doanh, kế toán đến kỹ thuật KẾ TOÁN THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN Page 2 luôn tạo cho khách hàng những ấn tượng tốt nhất. Đội ngũ nhân viên và quản lý của Hồng Như Phúc luôn được lựa chọn kỹ càng trước khi trải qua quá trình huấn luyện và cập nhật thường xuyên những thành tựu mới nhất về dịch vụ khách hàng, dịch vụ kỹ thuật và sản phẩm. Công ty xem khả năng làm hài lòng khách hàng là thước đo thành công của chính mình. Nhờ đó, hơn 9 năm không ngừng phát triển với những nổ lực hết mình, Công ty ngày càng chứng tỏ uy tín của mình trên thị trường. Để thúc đẩy cho hoạt động kinh doanh của Công ty,Công ty đã và đang có nhiều chính sách mới để cải thiện môi trường kinh doanh, bằng phương hướng phát triển những mặt hàng chiến lược của công ty với giá cả thấp hơn giá các đối thủ trên thị trường nhưng cùng một chất lượng. Đây là chính sách đúng đắn để công ty phát triển thêm các bạn hàng ở các tỉnh thành đất nước. 1.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Hồng Như Phúc 1.1.3.1. Chức năng Hiện nay, công ty Hồng Như Phúc là một công ty tư nhân có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được vay vốn và mở tài khoản tại các ngân hàng nhằm thực hiện các chức năng của một doanh nghiệp thương mại. Công ty luôn tổ chức lưu thông hàng hóa, thực hiện giá trị của hàng hóa một cách tốt nhất. Công ty không ngừng trau dồi cũng như hoàn thiện công tác quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý cơ sở vật chất, tiền vốn, hàng hóa kinh doanh.Công ty đã cung cấp thiết bị Máy cho văn phòng, linh kiện Mực…….cho các công ty, trường học. Đồng thời thực hiện tốt trách nhiệm, nghĩa vụ đối với cán bộ nhân viên làm việc tại công ty. 1.1.3.2. Nhiệm vụ Để thực hiện tốt những chức năng trên, Công ty phải từng bước đi sâu nghiên cứu, nắm bắt được nhu cầu của thị trường nhằm đáp ứng những sản phẩm tốt nhất, hiện đại nhất. KẾ TOÁN THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN Page 3 Khai thác tối đa nguồn hàng từ các cung cấp, phân phối rộng khắp cho các khách hàng với các sản phẩm văn phòng có công nghệ cao, tiện ích cao, hiện đại. Đẩy mạnh phát triển các dịch vụ thương mại như nâng cấp, sửa chữa máy tính, máy photo, tư vấn lắp ráp hệ thống Máy cho văn phòng các công ty, phòng net, trường học…. 1.2. BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 1.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Hồng Như Phúc 1.2.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KỸ THUẬT 1.2.1.2: Các phòng ban và chức năng Giám Đốc:là ông Võ Anh Tuấn, là người giữ chức vụ quan trọng nhất, cao nhất trong công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật nhà nước Cộng Hòa XHCNVN, toàn thể nhân viên về hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Là người có trách nhiệm về những quyết định đó. Giám Đốc còn là người có nhiệm vụ tiếp nhận ý kiến sáng tạo của cấp dưới, luôn có cái nhìn bao quát, bình tĩnh theo dõi mọi hoạt động của Công ty thật khách quan và luôn tạo môi trường làm việc thuận lợi cho các nhân viên. Phòng kinh doanh: là một bộ phận rất quan trọng, quyết định tiến độ hoạt động kinh doanh của công ty. Chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng cũng như nhà cung cấp tốt nhất, hiệu quả nhất để tạo uy tín cho công ty. Là bộ phận liên tiếp đưa ra đơn đặt hàng và các hợp đồng kinh tế, song song là nhiệm vụ theo dõi việc thực hiện hợp đồng của đối tác, tạo sức ép để khách KẾ TOÁN THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN Page 4 hàng có trách nhiệm trong việc thực hiện hợp đồng. Kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa thực tế được nhập và xuất giao theo đơn đặt hàng để giao ngay hoặc gửi bán cho khách hàng. Đề xuất với ban giám đốc phương hướng hoạt động kinh doanh, các biện pháp khắc phục khó khăn nhằm phát huy những điểm mạnh, hạn chế mặt yếu để đủ sức cạnh tranh với những đối thủ khác giữa biển cả của thị trường hiện nay. Phòng kế toán: làm nhiệm vụ theo dõi, ghi chép mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Đồng thời, quản lý tốt và sử sụng có hiệu quả nguồn tài chính và tài sản của công ty. Lập kế hoạch, phân tích tình hình tài chính và hạch toán tổng hợp về các khoản công nợ, doanh thu, khoản nộp ngân sách nhà nước được báo cáo theo định kỳ và trình lên ban Giám Đốc để nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn kinh doanh đảm bảo việc thực hiện tốt thu chi tài chính, nộp ngân sách nhà nước. Ngoài ra, kế toán phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu sổ sách, số liệu, công tác kế toán, kiểm toán nhanh chóng, chính xác, trung thực và đúng quy định của pháp luật, theo dõi tình hình nhân sự, theo dõi chấm công chi trả lương và các khoản liên quan. Kiến nghị với Giám Đốc về hình thức khen thưởng các cá nhân có thành tích thực hiện tốt các nhiệm vụ và hình thức xử lý các trường hợp vi phạm nội quy hoạt động và các quy định thực hiện của công ty. Phòng Kỹ thuật: Thực hiện các công tác kỹ thuật cũng như có những dịch vụ tiện ích nhất cho khách hàng như: thiết kế, lắp ráp, sửa chữa, bảo hành các linh kiện…. Cung cấp các dịch vụ về văn phòng cho khách hàng. Hiện nay, công ty Hồng Như Phúc đang áp dụng mô hình trực tuyến chức năng. Theo mô hình này, tất cả các nhân viên trong công ty chịu sự lãnh đạo của Giám Đốc- người giữ chức vụ cao nhất trong công ty. Các bộ phận trong công ty lần lượt đưa ra những kiến nghị cũng như tư vấn cho giám đốc về phương hướng hoạt động mới và hiệu quả hơn cho công ty. Nhìn chung, toàn bộ lực lượng nhân viên của công ty đã phần nào đáp ứng được nhu cầu số lượng và chất lượng con người cho công việc tại Hồng Như KẾ TOÁN THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN Page 5 Phúc. Tất cả đều giàu kinh nghiệm, nhiệt tình với công việc, có khả năng giải quyết mọi vấn đề, mọi công việc ở phòng ban khéo léo và có hiệu quả. 1.2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Hồng Như Phúc 1.2.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN KHO HÀNG HÓA KẾ TOÁN CÔNG NỢ 1.2.2.2. Các bộ phận và chức năng Kế toán trưởng: thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán, theo dõi đối tượng và nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực chế độ kế toán hịên hành. Kiểm tra, giám sát các khoản thu chi tài chính. Giữ bí mật số liệu kế toán tài chính thuộc bí mật nội bộ công ty. Dựa trên các số liệu, kế toán thống kê tiến hành phân tích tình hình kinh doanh và tình hình tài chính của công ty từ đó rút ra những khó khăn, đề xuất biện pháp khắc phục, sửa đổi. Có trách nhiệm kiểm tra về mức lương, tiền thưởng chính sách, chế độ đối với người lao động. Chịu trách nhiệm trước Pháp luật Nhà nước về sự đầy đủ, chính xác, trung thực của các số liệu kế toán phát sinh trong báo cáo kế toán của đơn vị mình.Tổng hợp sổ sách, lập các báo cáo, lập bảng cân đối kế toán trình bày lên giám đốc công ty và các cơ quan có liên quan. Phân công nhiệm vụ công việc và chỉ đạo tất cả các nhân viên kế toán. Đồng thời, tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật các nhân viên kế toán trong công ty. Yêu cầu các phòng ban trong công ty cung cấp những tài liệu cần thiết để phục vụ cho công tác kế toán tại công ty. KẾ TOÁN THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN Page 6 Kế toán công nợ: hạch toán các khoản phải thu, phải trả với khách hàng và nhà cung cấp, chi trả lương cho nhân viên, kiểm soát mọi hoạt động thu chi tiền trong nội bộ công ty, quản lý việc thu chi tiền mặt tại quỹ. Kế toán kho: hạch toán tổng hợp và chi tiết hàng hóa mua vào và bán ra. Là người linh động nhất, kịp thời theo dõi hàng hóa trong kho. Các hàng hóa tồn trong kho, các hàng hóa đã hết và theo dõi thời gian bảo hành các sản phẩm tồn kho để các phòng ban khác nắm bắt thông tin, để đề ra phương hướng tiêu thụ sản phẩm tồn. 1.3. ĐỊNH HƯỚNG TRONG TƯƠNG LAI 1.3.1. Những thuận lợi và khó khăn trong những năm gần đây 1.3.1.1. Thuận lợi: Nền kinh tế nước ta trong thời kỳ phát triển mạnh mẽ, các ứng dụng công nghệ kỹ thuật tiên tiến luôn được cập nhật hàng ngày trong kinh doanh. Vì vậy, công ty có cơ hội phát triển thị trường tiêu thụ của mình. Sản phẩm của công ty đa dạng đáp úng được nhu cầu ngày càng cao. Có các đối tác cung ứng hàng hóa chính hãng, các sản phẩm chất lượng cao với gía cả hợp lý nhất. Vị trí địa lý thuận lợi: do công ty có địa điểm kinh doanh tại thành phố Hồ Chí Minh, là nơi có thị trường thương mại lớn nhất nước, nhu cầu sử dụng các máy móc, thiết bị hiện đại, thuận lợi cho việc mua bán kinh doanh văn phòng phẩm. Cơ cấu tổ chức, nhân viên trong các phòng ban đơn giản, tập trung và có mối quan hệ thân thiết, luôn đặt mục tiêu năng xuất lao động và chất lượng sản phẩm lên hàng đầu. 1.3.1.2. Khó khăn: Các sản phẩm của công ty chủ yếu là văn phòng phẩm nên vấn đề bảo quản luôn luôn được chú trọng. Mặt khác, giá cả thường xuyên biến động nên doanh nghiệp bị động trong việc định mức số lượng nhập hàng hóa. Bên cạnh đó, KẾ TOÁN THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN Page 7 công ty luôn dự trữ hàng hóa quá nhiều, sẽ gây thiệt thòi cho thời gian bảo hành sản phẩm. 1.3.2. Định hướng trong tương lai. Công ty không ngừng nổ lực tìm kiếm khách hàng mới ở thị trường trong nước, ngày càng đưa ra nhiều chính sách hỗ trợ khách hàng cũng như các dich vụ khuyến mại, hậu mãi để thu hút nhiều khách hàng hơn. Đặt mục tiêu uy tín công ty lên hàng đầu, trong phạm vi của mình, công ty luôn tổ chức các khóa học nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên, nhằm xây dựng một đội ngũ cán bộ giỏi đáp ứng yêu cầu công việc và của xã hội trong tương lai. Ngoài ra, công ty không ngừng đặt ra đường lối phát triển lâu dài và định hướng phát triển trong các năm tới để đảm bảo kế hoạch phát triển vững chắc. KẾ TOÁN THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN Page 8 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ DẪN LIỆU KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA BÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY HỒNG NHƯ PHÚC 2.1. TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY HỒNG NHƯ PHÚC * Hệ thống tài khoản công ty: 111: Tiền mặt 1111: Tiền VN 112: Tiền gửi ngân hàng 1121: Tiền VN 131: Phải thu khách hàng 133: Thuế GTGT được khấu trừ 1388: Phải thu khác 156: Hàng hóa 311: Vay ngắn hạn 331: Phải trả người bán 3331: Thuế GTGT phải nộp 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp 334: Phải trả công nhân viên 3388: Phải trả, phải nộp khác 411: Nguồn vốn chủ sở hữu 413: Chênh lệch tỷ giá 421: Lợi nhuận chưa phân phối 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 632: Giá vốn hàng bán 635: Chi phí lãi vay 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp 711: Thu nhập khác KẾ TOÁN THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN Page 9 8211: Chi phí thuế TNDN hiện hành 911: Xác định kết quả kinh doanh Cơ cấu hệ thống tài khoản công ty Hồng Như Phúc đang sử dụng: TÀI SẢN NGUỒN VỐN I. TÀI SẢN NGẮN HẠN III. NỢ PHẢI TRẢ 111: Tiền mặt 311: Vay ngắn hạn 1111: Tiền Việt Nam 331: Phải trả người bán 112: Tiền gửi ngân hàng 333: Thuế và các khoản phải nộp 1121: Tiền Việt Nam 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp 131: Phải thu khách hàng 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp 138: Phải thu khác 334: Phải trả công nhân viên 156: Hàng hóa 338: Phải trả khác II. TÀI SẢN DÀI HẠN IV. NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU Không phát sinh 411: Nguồn vốn chủ sở hữu 421: lợi nhuận chưa phân phối 2.2. TÌNH HÌNH MUA HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY 2.2.1. Các phương thức mua hàng Công ty tổ chức mua hàng văn phòng phẩm của các công ty trong nước. Mua từ nhiều nguồn, nhiều nhà cung cấp khác nhau. Các nhân viên kinh doanh tìm nguồn hàng từ các nhà cung cấp theo phương thức ký kết hợp đồng kinh tế hoặc là trực tiếp không thông qua hợp đồng. Mua hàng theo hình thức trả tiền trực tiếp hay theo hình thức trả chậm ( công nợ 7 ngày ) 2.2.2. Các chứng từ kế toán sử dụng trong nghiệp vụ mua hàng Hóa đơn giá trị gia tăng của đơn vị bán : là chứng từ gốc do bên bán cung cấp cho công ty khi bán hàng hóa. Trên hóa đơn GTGT ghi đầy đủ và chính xác nội dung về tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị bán hàng, đơn vị mua hàng. Ghi rõ tên hàng, đơn vị tính, số lượng hàng hóa, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT, thuế KẾ TOÁN THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN Page 10 suất, tổng số tiền bằng số và bằng chữ, phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị và dấu mộc hoặc mộc treo khi thủ trưởng đi công tác. Nếu phát hiện ra bất kỳ sai sót nào trên tờ hóa đơn GTGT thì người kiểm tra hóa đơn cần báo ngay cho bên bán để kịp thời lập biên bản điều chỉnh hoặc lập biên bản hủy hóa đơn. Phiếu nhập kho của công ty: chứng từ này sử dụng để phản ánh số lượng, chất lượng, tên hàng hóa và giá trị hàng hóa thực tế mau vào. Đây là chứng từ mà kế toán công nợ phải dựa vào để thanh toán các khoản nợ cho nhà cung cấp thông qua việc đối chiếu tình hình công nợ giữa hai bên. Từ phần nhập, phần mềm sẽ tự động kết chuyển các báo cáo cho kế toán trưởng cũng như ban giám đốc kiểm tra và nắm bắt kịp thời số liệu của quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. Biên nhận giao nhận hàng Phiếu chi 2.2.3. Các tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ mua hàng tại Công ty Hồng Như Phúc Tài khoản 156: Hàng hóa Đây là tài khoản để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hóa tại kho và quầy hàng. Khi sử dụng tài khoản này, kế toán công ty luôn tuân thủ theo chế độ kế toán: nhập xuất, tồn kho hàng hóa được phản ánh theo giá trị thực tế mua vào không bao gồm các khoản thuế được khấu trừ. Kết cấu tài khoản 156: Nợ 156 Có SDĐK: Trị gía hàng hóa tồn đầu kỳ Trị giá hàng hóa xuất bán trong kỳ Trị giá hàng hóa thực tế mua trong kỳ Trị giá hàng hóa xuất trả trong kỳ Trị giá hàng hóa mượn trong kỳ Trị giá hàng hóa xuất dùng trong kinh doanh, nội bộ trong kỳ SDCK: Trị giá hàng hóa tồn cuối kỳ KẾ TOÁN THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN Page 11 Tài khoản 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Kế toán công ty phản ánh số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ đầu vào, đã khấu trừ và còn được khấu trừ chuyển sang kỳ sau. Kết cấu tài khoản 133 Nợ 133 SDĐK: Thuế GTGT đầu vào được Có Số thuế GTGT đã khấu trừ trong kỳ khấu trừ hay hoàn lại ở đầu kỳ -Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào - Thuế giá trị gia tăng đầu vào trong kỳ không được khấu trừ trong kỳ SDCK: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ hay được hoàn lại ở cuối kỳ Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp hai: Tài khoản 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ Tài khoản 1332: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ Tài khoản 331: Phải trả cho người bán Kế toán dùng tài khoản này phản ánh số tiền công ty còn nợ người bán Kết cấu tài khoản 331: Nợ 331 SDĐK: Số tiền đã trả người bán trong kỳ Có Số tiền còn nợ lại người bán đầu kỳ Số tiền nợ người bán trong kỳ Số tiền còn nợ người bán cuốikỳ SDCK: Tài khoản 331 mở chi tiết cho từng khách hàng KẾ TOÁN THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN Page 12 Tài khoản 138: Phải thu khác Tài khoản 1388: dùng để hạch toán những trường hợp phải thu bất thường khác Tài khoản 111: Tiền mặt Kế toán dùng hạch toán số tiền thanh toán cho người bán, các khoản chi tiền mặt trong công ty. 2.2.4. Phương pháp hạch toán * Trường hợp mua hàng nhập kho bình thường: Khi mua hàng hóa, nhân viên của bên bán giao hàng hóa tại công ty, kế toán kho căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng, căn cứ vào biên bản bàn giao của nhân viên giao hàng và kiểm tra hàng hóa để nhập vào phiếu nhập kho trên phần mềm, hàng hóa đủ, kế toán hạch toán hàng hóa như sau: Nợ TK 1561: Trị giá hàng mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 1331: Thuế GTGT của hàng hóa mua vào Có TK 331: Tổng số tiền phải thanh toán cho bên bán Nếu trả bằng tiền mặt ngay, kế toán công nợ lên phiếu chi và hạch toán: Nợ TK 1561: Trị giá hàng mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 1331: Thuế GTGT của hàng hóa mua vào Có TK 1111: Tổng số tiền phải thanh toán cho bên bán * Trường hợp mua hàng hóa phát sinh thiếu hàng: - Nếu có nhân viên giao hàng, ngay khi kế toán kho cùng nhân viên giao hàng kiểm kê hàng hóa, nếu phát hiện thiếu, yêu cầu nhân viên giao hàng giải quyết. lúc này kế toán chỉ nhập vào kho số lượng hàng thực tế có. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 156: Trị giá hàng hóa thực tế Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng của trị giá hàng háo thực tế Có TK 331: Số phải thanh toán theo trị giá hàng hóa thực tế nhập Khi nhân viên giao đủ số hàng bị thiếu. kế toán tiếp tục nhập số hàng thiếu như đối với trường hợp mua hàng bình thường. KẾ TOÁN THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN Page 13 - Nếu nhân viên của công ty đi mua hàng bị thiếu hụt, bắt nhân viên công ty phải bồi thường: Nợ TK 156: Trị giá hàng thực nhập Nợ TK 1331: Thuế GTGT Nợ TK 1388: Trị giá hàng thiếu bắt bồi thường Có TK 331: Tổng số tiền phải trả cho bên bán * Trường hợp mua hàng về trước, chứng từ về sau: Vì công ty với đặc thù là mua bán hàng qua điện thoại nên khi nhân viên kinh doanh mua hàng thông qua điện thoại thì giá mua đã được thỏa thuận theo sự đồng ý giữa 2 bên. Do đó, khi mua hàng về công ty mà chưa nhận được chứng từ hoặc chứng từ được gửi nhưng thất lạc hay vì bất cứ một lý do nào đó mà chứng từ về công ty không cùng với lô hàng thì kế toán kho vẫn nhập kho hàng hóa theo giá mà bên kinh doanh cung cấp kèm theo ghi chú trên phiếu nhập là hàng của công ty ? chưa có hóa đơn. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 156: Trị giá hàng hóa nhập kho Nợ TK 133: Thuế GTGT hàng nhập Có TK 331: Tổng số tiền phải thanh toán cho bên bán * Trường hợp mua hàng về nhập kho được giảm giá: Khi mua hàng về nhập kho, chưa trả tiền cho bên bán, nhập kho đủ, khi kế toán kiểm kê phát hiện ra một số hàng kém chất lượng, mẫu mã xấu, bị trầy nhẹ và được bên bán giảm giá cho lô hàng này: Nợ TK 331: Số tiền được giảm do giảm giá hàng mua Có TK 156: Giá trị hàng mua được giảm giá Có TK 1331: Thuế GTGT của hàng được giảm giá KẾ TOÁN THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN Page 14 Mua hàng nhập kho nhưng vì bán hàng kém chất lượng, hàng không đúng quy cách, trả lại cho bên bán, lúc này công ty trở thành nhà cung cấp, hạch toán như bán cho khách hàng. Nợ TK 632: Giá lô hàng hóa xuất kho trả lại bên bán Có TK 156: Trị giá lô hàng trả lại cho bên bán Nợ TK 131: Tổng số tiền lô hàng hóa xuất kho trả lại bên bán Có TK 5111: Trị giá hàng háo xuất trả lại bên bán Có TK 33311: Thuế GTGT của hàng xuất trả lại bên bán * Mua hàng theo hình thức trả chậm, khi trả tiền sớm cho nhà cung cấp, mua hàng với số lượng lớn được hưởng chiết khấu thanh toán. - Mua hàng chưa trả tiền cho người bán nhưng do không muốn để số nợ quá nhiều, công ty thường xuyên thanh toán tiền cho người bán sớm hơn thỏa thuận khi mua hàng nên thường được người bán cho hưởng chiết khấu thanh toán. Kế toán công nợ hạch toán: Nợ TK 331: Tổng số tiền nợ người bán Có TK 111,112: Số tiền thực tế phải trả Có TK 711: Số tiền chiết khấu được hưởng - Mua hàng với số lượng lớn, được bên bán cho hưởng chiết kháu thương mại. Công ty Hồng Như Phúc đã xây dựng cho mình một hệ thống những mặt hàng chiến lược, số lượng bán thường rất nhiều, chính vì thế công ty hướng chính sách đầu tư đặc biệt cho những mặt hàng này nên thường xuyên mua với số lượng rất lớn và được người bán cho hưởng chiết khấu thương mại. Nếu trên hóa đơn của bên bán ghi theo giá chưa trừ chiết khấu, sau khi đó ghi số chiết khấu thương mại được hưởng thì kế toán công ty sẽ ghi trị giá hàng theo số đã được chiết khấu, tức là: Nợ TK 156: Trị giá hàng hóa đã trừ chiết khấu thương mại Nợ TK 133: Thuế GTGT theo giá hàng đã trừ chiết khấu Có TK 331: Tổng số tiền phải trả người bán theo giá đã trừ CK KẾ TOÁN THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN Page 15 Nếu trên hóa đơn của bên bán ghi theo giá bán đã trừ chiết khấu thương mại thì giá trị hàng và thuế ghi theo số ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng và tiến hành hạch toán bình thường như mua hàng. * Mua hàng sau đó bán thẳng hoặc gửi đi bán: Cử một nhân viên giao hàng đến chỗ mua hàng để nhận hàng. Trước đó, kế toán trưởng sẽ gọi điện thoại hỏi kế toán bên nhà cung cấp đọc kỹ tên hàng để viết hóa đơn đỏ. Kế toán kho vào phiếu nhập sau đó vào phiếu xuất cùng mặt hàng đó. Nhân viên qua bên nhà cung cấp để nhận hàng và giao cho khách hàng cùng hóa đơn đỏ để nhận tiền hoặc biên nhận công nợ. Kế toán hạch toán cùng lúc hai nghiệp vụ phát sinh, nghiệp vụ phát sinh ở khâu mua được hạch toán như mua hàng bình thường: Nợ TK 156: Tổng giá trị hàng mua Nợ TK 133: Thuế GTGT hàng mua Có TK 111: Số tiền phải trả bên bán Hoặc Có TK 331: Số tiền phải trả bên bán Như vậy, quá trình mua hàng ở công ty Hồng Như Phúc được hạch toán khá rõ ràng, đơn giản và cụ thể. Mọi chi phí mua hàng không được hạch toán trên một tài khoản riêng mà sau mỗi hợp đồng mua hàng, tùy theo thỏa thuận bên nào chịu chi phí vận chuyển phát sinh khi gửi hàng. Chi phí mua hàng được công ty hạch toán vào tài khoản 642. 2.3. TÌNH HÌNH BÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY 2.3.1.Khái niệm: a. Bán hàng: là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, nó chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ tay người bán sang tay người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ. b. Chi phí bán hàng: là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa. KẾ TOÁN THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN Page 16 2.3.2. Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng Doanh thu đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua. Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa. Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. Xác định được các khoản chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. 2.3.3. Nguyên tắc hạch toán Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán chưa có thuế. Đối với sản phẩm, hàng háo, dịch vụ chịu thuế TTĐB hoặc thuế XK thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế. Đối với sản phẩm, hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ nhưng vì chất lượng, qui cách, chủng loại bị người mua từ chối thanh toán, gửi trả lại hoặc yêu cầu giảm giá và được doanh nghiệp chấp nhận, hoặc người mua hàng với số lượng lớn được chiết khấu thương mại thì các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng phải được theo dõi riêng ở các tài khoản: TK 531, TK 532, TK 521. Cuối kỳ kết chuyển sang bên nợ tài khoản 511. Trường hợp trong kỳ doanh nghiệp đã viết hóa đơn bán hàng và đã nhận tiền hàng, nhưng cuối kỳ vẫn chưa giao hàng cho người mua thì doanh thu của số hàng này vẫn chưa được ghi nhận và số tiền đã thu được xem là khách hàng ứng trước. Nếu hàng hóa dùng để bán cho nội bộ doanh nghiệp thì doanh thu phản ánh vào tài khoản 512 “ doanh thu nội bộ “. KẾ TOÁN THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN Page 17 2.3.4.Các phương thức bán hàng Phương thức bán lẻ hàng hóa: là phương thức bán trực tiếp cho khách hàng với số lượng nhỏ mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Phương thức bán hàng trả góp, trả chậm: doanh nghiệp dành cho người mua trả tiền hàng trong nhiều kỳ, doanh nghiệp được hưởng thêm khoản chênh lệch giữa giá bán trả góp và giá trả ngay gọi là lãi trả góp. Phương thức bán buôn: là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất để thực hiện bán ra hoặc để gia công chế biến rồi bán ra, bao gồm 2 phương thức là: bán buôn hàng hóa qua kho và bán buôn chuyển thẳng. Khách hàng của Hồng Như Phúc cực kỳ đa dạng, đó là tổ chức, cá nhân, là các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Hàng hóa được mua từ công ty về tiếp tục kinh doanh hoặc đưa vào sản xuất, hoặc có thể sử dụng cho chính bản thân doanh nghiệp, công ty mua. Chính vì vậy, Hồng Như Phúc bán hàng dưới mọi hình thức khác nhau. Công ty bán lẻ hàng hóa thu tiền không tập trung, tức là người bán hàng vừa giao hàng cho người mua, vừa thu tiền trực tiếp. Vì đây là khâu cuối cùng của quá trình kinh doanh hàng hóa nên có quyết định chất lượng và hiệu quả kinh doanh của công ty, là quá trình thực hiện giá trị của hàng hóa đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thực hiện mục tiêu của công ty nên đây là khâu rất chú trọng. Nếu bán hàng được tức là công ty luôn đáp ứng được nhu cầu của thị trường, thỏa mãn, cân bằng cung cầu. Điều này làm cho đồng vốn của công ty luôn thu hồi nhanh, lợi nhuận rõ rệt, cũng chính là sự thể hiện khả năng chiếm lĩnh thị trường của công ty Hồng Như Phúc. Công ty mở mạng lưới tiêu thụ rộng khắp và khai thác tối đa các phương tiện trung gian có thể được. Khách hàng đến mua hàng tại công ty Hồng Như Phúc rất dễ dàng qua nhiều hình thức: vào website chọn hàng và đặt mua bán hàng qua điện thoại….. KẾ TOÁN THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN Page 18 2.3.5. Phương thức thanh toán Phương thức thanh toán trực tiếp: Quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển từ người mua sang người bán sau khi quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao, thanh toán trực tiếp có thể bằng tiền mặt, ngoại tệ, ngân phiếu, sec, hàng hóa…. Phương thức thanh toán chậm trả: Quyền sở hữu về tiền tệ sez được chuyển giao sau một khoản thời gian so với thời điểm chuyển quyền sở hữu về hàng hóa, do đó, hình thành khoản công nợ phải thu của khách hàng. 2.3.6. Các chứng từ, tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng ở Công ty Hồng Như Phúc 2.3.6.1. Chứng từ sử dụng: Hóa đơn giá trị gia tăng của công ty Hồng Như Phúc: hóa đơn này ghi đầy đủ, rõ ràng và chính xác về thông tin của khách hàng cũng như phương thức thanh toán. Các mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế suất của các hàng bán ra. Nếu có sai sót thì phải lập biên bản hủy hóa đơn hoặc biên bản điều chỉnh hóa đơn. Phiếu xuất kho: mỗi khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán lên phiếu xuất trên phần mềm theo số thứ tự cũng như ngày tháng phần mềm tự cập nhật. Để biết rõ chi tiết mặt hàng nào, xuất cho ai? Ngày tháng năm nào? Kế toán sẽ kiểm tra trực tiếp trên phần mềm. Mỗi nghiệp vụ bán hàng thì phiếu xuất kho sẽ làm 3 tờ phiếu.  1 phiếu giao cho khách hàng  1 phiếu có chữ ký của khách mua hàng được giao cho kế toán công nợ.  1 phiếu kế toán kho lưu vào tập hồ sơ của kho. Báo cáo bán hàng : là tổng hợp chi tiết tất cả nghiệp vụ bán hàng trong ngày ở phiếu xuất kho. Bảng báo cáo thể hiện khách hàng thuộc đơn vị nào? Số lượng bán bao nhiêu? Thành tiền? Thuế GTGT hàng bán ra?..... Hợp đồng kinh tế với khách hàng. Phiếu thu: thể hiện tổng số tiền thu của người mua, tỷ giá thực tế lúc thu. KẾ TOÁN THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN Page 19 2.3.6.2. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 131: Phải thu khách hàng Kế toán sử dụng tài khoản này để theo dõi công nợ phải thu khách hàng của công ty. Kết cấu tài khoản: Nợ 131 SDĐK: Số tiền còn phải thu Có -Số tiền đã thu được từ khách hàng khách hàng đầu kỳ. trong kỳ. - Số tiền phải thu khách hàng -Số tiền giảm giá, hàng bị trả lại, trong kỳ. chiết khấu hàng bán cho khách hàng. SDCK: Số tiền còn phải thu khách hàng cuối kỳ. Tài khoản 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Kế toán bán hàng dùng tài khoản này để phản ánh và cung cấp dịch vụ trong kỳ hoạt động kinh doanh góp phần làm tăng nguồn vốn chủ sở hữu. cuối kỳ, số liệu trên tài khoản này được kết chuyển về tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. Kết cấu tài khoản 511: Nợ 511 Có -Trị giá hàng bán bị trả lại, -Doanh thu bán hàng hóa, chiết khấu bán hàng, giảm giá cung cấp dịch vụ hàng bán trong kỳ. -Kết chuyển doanh thu thuần. Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có KẾ TOÁN THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN Page 20