Tài liệu Báo cáo kiến tập_sv nguyễn thị thu hiền

Báo cáo thực tập giữa khóa Hoạt động bán hàng Cty CP ĐT&CN Bắc Hà TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA Đề tài: HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ BẮC HÀ Họ và tên: Nguyễn Thị Thu Hiền Mã sinh viên: 0951010441 Lớp Anh 21 - Kinh tế - K48 Giáo viên hướng dẫn: thầy Nguyễn Cương Nguyễn Thị Thu Hiền – Anh21 – K48 1 Báo cáo thực tập giữa khóa Hoạt động bán hàng Cty CP ĐT&CN Bắc Hà MỤC LỤC Mục lục ................................................................................................................... 2 Danh mục từ viết tắt................................................................................................4 Danh mục bảng biểu................................................................................................4 LỜI MỞ ĐẦU.........................................................................................................5 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ BẮC HÀ......................................................................................................7 1.1 Quá trình hình thành và phát triển................................................................7 1.2 Lĩnh vực kinh doanh....................................................................................8 1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty................................................................................9 1.4 Khái quát tình hình tài chính giai đoạn 2010-2011....................................11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ BẮC HÀ.................................................................12 2.1 Bán hàng thông qua tham gia đấu thầu......................................................12 2.1.1 Đặc điểm của hoạt động cung cấp hàng hóa thông qua tham gia dự thầu........................................................................................................................ 12 2.1.2 Quy trình cung cấp hàng hóa thông qua tham gia dự thầu..............13 2.2 Bán hàng cá nhân........................................................................................15 2.2.1 Đặc điểm chung hoạt động bán hàng cá nhân................................15 2.2.2 Quy trình bán hàng cá nhân............................................................16 2.3 Bán hàng qua website..................................................................................19 2.3.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng qua website.....................................19 2.3.2 Xu hướng phát triền hoạt động bán hàng qua website....................20 2.4 Kết quả hoạt động bán hàng........................................................................22 2.4.1 Kết quả chung về hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty........................................................................................................................... 22 2.4.2 Kết quả bán hàng theo hình thức bán hàng.....................................23 Nguyễn Thị Thu Hiền – Anh21 – K48 2 Báo cáo thực tập giữa khóa Hoạt động bán hàng Cty CP ĐT&CN Bắc Hà 2.5 Một số đánh giá về hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Bắc Hà..........................................................................................................23 2.5.1 Những mặt tích cực.........................................................................23 2.5.2 Những mặt hạn chế.........................................................................24 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ CÔNG NGHỆ BẮC HÀ. 26 3.1 Nâng cao trình độ đội ngũ nhân viên...........................................................26 3.2 Hoàn thiện chính sách giá............................................................................26 3.3 Đầu tư cho hoạt động quảng cáo và xúc tiến bán hàng khác.......................27 3.4 Hoàn thiện dịch vụ hỗ trợ và chắm sóc sau bán hàng..................................27 KẾT LUẬN...........................................................................................................28 Danh mục tài liệu tham khảo.................................................................................29 Nguyễn Thị Thu Hiền – Anh21 – K48 3 Báo cáo thực tập giữa khóa Hoạt động bán hàng Cty CP ĐT&CN Bắc Hà DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT VND Việt Nam Đồng HSMT Hồ sơ mời thầu HSDT Hồ sơ dự thầu DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Bảng 1: Khái quát tình hình tài chính Công ty Bắc Hà giai đoạn 2010-2011 Bảng 2: Danh sách các khách hàng lựa chọn Bắc Hà là nhà thầu cung cấp hàng hóa trong năm 2011 và doanh thu tương ứng (Đơn vị: VND) Bảng 3: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2010-2011 Bảng 4: Doanh thu theo các hình thức bán hàng năm 2011 Biểu đồ 1: Cơ cấu doanh thu bán hàng theo hình thức bán năm 2011 Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức Công ty ở trụ sở miền Bắc Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức chi nhánh miền Nam Nguyễn Thị Thu Hiền – Anh21 – K48 4 Báo cáo thực tập giữa khóa Hoạt động bán hàng Cty CP ĐT&CN Bắc Hà LỜI MỞ ĐẦU Đối với mọi doanh nghiệp, bán hàng luôn là hoạt động cơ bản và là khâu quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua bán hàng, doanh nghiệp thể hiện được chức năng nhiệm vụ của mình trong nền kinh tế, thu hồi được vốn kinh doanh và lợi nhuận để tiếp tục tái đầu tư mở rộng thị trường sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp chỉ có thể tồn tại và phát triển một khi hàng hóa của mình được tiêu thụ trên thị trường. Hoạt động bán hàng kể từ khi được hình thành cũng đã phát triển thành nhiều hình thức đa dạng mà các doanh nghiệp lựa chọn cho mình để thực hiện được mục tiêu kinh doanh của mình một cách hiệu quả nhất. Việt Nam đang trong quá trình hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế quốc tế cũng như phát triển một nền kinh tế thị trường với đầy đủ các chức năng của nó. Những yếu tố này đã tạo những cơ hội tuyệt vời cho sự phát triển của nền kinh tế nhưng cũng đưa đến những thách thức không nhỏ cho doanh nghiệp nói riêng cũng như cả nền kinh tế nói chung. Những thách thức lớn nhất phải kể đến là áp lực cạnh tranh khốc liệt từ cả trong, ngoài nước và khả năng đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng đối với hàng hóa. Khách hàng không chỉ yêu cầu những sản phẩm có chất lượng cao với giá cả hợp lý mà còn đòi hỏi việc mua bán thuận tiện và phải được phục vụ tận tình chu đáo. Do đó, muốn đứng vững và phát triển trên thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn phải đặc biệt chú trọng đến hoạt động bán hàng, phải luôn luôn nghiên cứu thị trường và kết hợp với những điểm mạnh bên trong doanh nghiệp để tìm ra các biện pháp thúc đẩy hoạt động bán hàng và quản lý tốt hệ thống bán hàng nhằm tăng doanh thu và lợi nhuận, nâng cao vị thế cạnh tranh và chiếm lĩnh thị trường cho doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của việc nghiên cứu về hoạt động bán hàng và tầm quan trọng của việc nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng, dưới sự đồng ý và hướng dẫn của thầy giáo Nguyễn Cương_ giảng viên khoa Kinh Tế và Kinh Doanh Nguyễn Thị Thu Hiền – Anh21 – K48 5 Báo cáo thực tập giữa khóa Hoạt động bán hàng Cty CP ĐT&CN Bắc Hà Quốc Tế của Đại học Ngoại thương cũng như từ thực tế thực tập tại Công ty Cổ phần và Công nghệ Bắc Hà, em xin lựa chọn đề tài: “ Hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Bắc Hà” cho báo cáo kiến tập giữa khóa của mình. Kết cấu của báo cáo bao gồm các phần chính sau: Chương 1: Khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Bắc Hà Chương 2: Hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Bắc Hà Chương 3: Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Bắc Hà Trong quá trình viết báo cáo thực tập giữa khóa, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn chu đáo của Thầy giáo Nguyễn Cương và sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ, nhân viên tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Bắc Hà chi nhánh Hà Nội. Tuy nhiên, do kinh nghiệm ít ỏi cũng như thời gian thực tập giữa khóa có hạn nên bài nghiên cứu khó tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của thầy cũng như tất cả các bạn, những người quan tâm nghiên cứu về đề tài này. Nguyễn Thị Thu Hiền – Anh21 – K48 6 Báo cáo thực tập giữa khóa Hoạt động bán hàng Cty CP ĐT&CN Bắc Hà CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẨN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ BẮC HÀ 1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Bắc Hà hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 0102041260 do phòng đăng ký kinh doanh Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hà Nội cấp ngày 8 tháng 10 năm 2007 - Tên giao dịch quốc tế: BAC HA INVESTMENT AND TECHNOLOGY JOIN-STOCK COMPANY - Tên viết tắt: BAC HA T I ., JSC - Mã số thuế: 0101031452 - Địa chỉ: Trụ sở chính: Phòng 18.4 tòa nhà M5, số 91 Nguyễn Chí Thanh, Q.Đống Đa, Tp Hà Nội. (Địa chỉ ĐKKD: Số 13 Hòe Nhai, Q.Ba Đình, Tp Hà Nội) Tel: 04.37759909 Fax: 04.35122339 VPĐD tại Tp HCM: Tầng 5 tòa nhà Bảo Minh An, số 359/1/27B Lê Văn Sỹ, P.13, Q.3, Tp HCM. Tel: 0938.516642 Fax: 04.35122339 VPĐD tại Tp Cần Thơ: Số 21B đường Mậu Thân, P. Xuân Khánh, Q. Ninh Kiều, Tp Cần Thơ. Tel: 0710.3734783 Fax: 0710.3734783 - Website: bachajsc.com.vn - Vốn điều lệ: Nguyễn Thị Thu Hiền – Anh21 – K48 7 Báo cáo thực tập giữa khóa Hoạt động bán hàng Cty CP ĐT&CN Bắc Hà - Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp thương mại, cổ phần 100% vốn tư nhân Được chuyển đổi từ Công ty TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ BẮC HÀ ( giấy phép kinh doanh số 0102000619 do phòng đăng ký kinh doanh Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hà Nội cấp ngày 06/06/2002), Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Bắc Hà chính thức hoạt động trong lĩnh vực cung cấp thiết bị vật tư y tế từ tháng 10 năm 2007. Từ đó đến nay, công ty đã có những bước phát triển tích cực và đạt những kết quả kinh doanh khả quan. Công ty tiến hành nhập khẩu máy móc thiết bị vât tư từ các quốc gia phát triển trên thế giới như Mỹ, Anh, Đức, Đài Loan, Nhật Bản, Hàn Quốc... hay mua trong nước và cung cấp cho các bệnh viện lớn nhỏ, các Sở Y tế thuộc nhiều tỉnh thành phố, các trung tâm chăm sóc sức khỏe và nghiên cứu trên cả nước, trong đó có cả Quỹ Nhi đồng Liên Hợp Quốc và Bộ Y tế. Tháng 8/2010 và 5/2011, Công ty mở thêm hai chi nhánh ở Sài Gòn và Cần Thơ, nhằm đáp ứng nhu cầu các khách hàng và mở rộng mạng lưới kinh doanh sang khu vực các tỉnh phía Nam. Các chi nhánh này cũng cho các kết quả kinh doanh tốt và hiện là đối tác cung cấp thiết bị vật tư y tế cho Bệnh viện tỉnh Cần Thơ, Tây Ninh và các Sở Y tế các tỉnh phía Nam. Về hoạt động nhập khẩu máy móc thiết bị từ nước ngoài, Công ty luôn chủ động tìm kiếm nguồn hàng phù hợp với giá cả cạnh tranh cũng như liên hệ đàm phán với nhà sản xuất và cung cấp nước ngoài để trở thành đại lý phân phối thiết bị cho họ tại Việt Nam. Công ty đã tạo được một số mối quan hệ tốt với các đối tác nước ngoài và hiện là Đại lý ủy quyền trên toàn quốc cho hãng COVIDIEN của Mỹ cho sản phẩm máy thở Purian Bennett và PHILLIPS của Hà Lan cho các sản phẩm màn hình theo dõi, máy siêu âm, X-quang, máy chụp cộng hưởng từ, máy chụp cắt lớp và máy chụp mạch kĩ thuật số. 1.2 Lĩnh vực kinh doanh Nguyễn Thị Thu Hiền – Anh21 – K48 8 Báo cáo thực tập giữa khóa Hoạt động bán hàng Cty CP ĐT&CN Bắc Hà - Mua bán và cung cấp các thiết bị, máy móc vật tư y tế cho các bệnh viện, trung tâm y tế, Bộ và các Sở y tế cũng như các tổ chức khác. - Cung cấp thiết bị nghiên cứu khoa học cho Viện nghiên cứu các Bộ ngành, các trung tâm nghiên cứu khác. - Tư vấn, chuyển giao công nghệ trong các ngành vật tư y tế, nghiên cứu khoa học, môi trường 1.3 Cơ cấu tổ chức công ty Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức Công ty ở trụ sở miền Bắc ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG DỰ ÁN PHÒNG KẾ TOÁN PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG DỊCH VỤ BAN THU MUA Nguyễn Thị Thu Hiền – Anh21 – K48 9 Báo cáo thực tập giữa khóa Hoạt động bán hàng Cty CP ĐT&CN Bắc Hà BAN THỰC HIỆN (Nguồn: phòng Kế toán Công ty) Nguyễn Thị Thu Hiền – Anh21 – K48 10 Báo cáo thực tập giữa khóa Hoạt động bán hàng Cty CP ĐT&CN Bắc Hà Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức chi nhánh miền Nam GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH PHÓ GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH PHÒNG KINH DOANH PHÒNG DỊCH VỤ (Nguồn: phòng Kế toán Công ty) 1.4 Khái quát tình hình tài chính giai đoạn 2010-2011 Nguyễn Thị Thu Hiền – Anh21 – K48 11 Báo cáo thực tập giữa khóa Hoạt động bán hàng Cty CP ĐT&CN Bắc Hà Bảng 1: Khái quát tình hình tài chính Công ty Bắc Hà giai đoạn 2010-2011 (Đơn vị: VND) Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Tốc độ tăng của năm 2011 so với 2010 (%) Tổng Tài sản 9.245.735.612 20.509.902.488 - Tài sản lưu động 6.417.875.463 15.425.364.226 - Tổng nợ 6.004.529.648 15.807.831.953 - Lợi nhuận kế toán trước 756.470.031 1.787.652.966 567.352.523 136,3 - thuế Lợi nhuận sau thuế 1.340.739.725 Tổng doanh thu (doanh thu 14.764.123.156 29.572.823.646 100,3 từ bán hàng cung cấp dịch vụ và doanh thu tài chính) Doanh thu thuần từ hoạt 14.761.053.247 29.545.526.903 100,2 động bán hàng và cung cấp dịch vụ (Nguồn: phòng Kế toán của Công ty) Nguyễn Thị Thu Hiền – Anh21 – K48 12 Báo cáo thực tập giữa khóa Hoạt động bán hàng Cty CP ĐT&CN Bắc Hà CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ BẮC HÀ 2.1 Bán hàng thông qua tham gia đấu thầu 2.1.1 Đặc điểm hoạt động cung cấp hàng hóa thông qua tham gia dự thầu Một phần rất lớn nhu cầu về thiết bị y tế bắt nguồn từ các bệnh viện công từ cấp trung ương, địa phương, hay các Sở y tế trên toàn quốc. Theo quy định của nhà nước, những tổ chức này nếu muốn mua sắm thiết bị vật tư y tế thì ngoài những trang thiết bị do nhà nước chu cấp có thể huy động qua hình thức xã hội hóa. Tuy nhiên, cách làm này phải đảm bảo chất lượng của thiết bị, khi đưa vào sử dụng phải mới 100%, thuộc hệ thống tiên tiến, có chứng chỉ chất lượng, xuất xứ hàng hóa… và sử dụng hóa chất phải qua đấu thầu. Hoạt động đấu thầu mua sắm hàng hóa thiết bị của các cơ sở này diễn ra rộng rãi trên khắp cả nước và là thị trường lớn nhất cho các nhà cung cấp thiết bị y tế. Bắt đầu từ cuối năm 2010, khi có đủ tiềm lực tài chính cũng như điều kiện để dự thầu, Công ty Bắc Hà đã tham gia vào lực lượng các nhà thầu tham gia đấu thầu cung cấp thiết bị máy móc y tế cho những đối tượng khách hàng này, và đạt được những kết quả doanh thu cũng như lợi nhuận rất khả quan. Đối tượng mua hàng qua đấu thầu là các bệnh viện công các cấp thành phố, tỉnh, huyện; các trung tâm y tế công cộng, các Sở y tế. Các cơ sở này thường tập trung mua một loạt các thiết bị vào một thời điểm, thường là khi được phê duyệt nhân sách, và tổ chức đấu thầu để tìm nhà cung cấp phù hợp, do vậy giá trị của gói thầu rất lớn, thường từ vài tỉ đến vài chục tỉ, tùy quy mô tổ chức cho nên đem lại thu nhập lớn cho nhà thầu trúng thầu. Trong năm 2011, doanh thu từ bán hàng hóa bằng việc trúng thầu chiếm gần 90% doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty. Hình thức bán hàng này đóng vai trò quan trọng nhất, chiếm nhiều thời gian nhất trong hoạt động của Công ty và hiện cũng là mảng được Công ty chú trọng đầu tư thực hiện nhất. Nguyễn Thị Thu Hiền – Anh21 – K48 13 Báo cáo thực tập giữa khóa Hoạt động bán hàng Cty CP ĐT&CN Bắc Hà Bảng 2: Danh sách các khách hàng lựa chọn Bắc Hà là nhà thầu cung cấp hàng hóa trong năm 2011 và doanh thu tương ứng (Đơn vị: VND) Khách hàng Bệnh viện Lao Trung ương Bệnh viện Đa khoa Cần Thơ Bệnh viện Đa khoa Tây Ninh Bệnh viện Nhi Trung Ương Bệnh viện Đa khoa Hòa Bình (Nguồn: phòng Kế toán Công ty) Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 4.860.025.000 6.726.921.680 6.373.541.147 4.040.255.600 3.850.258.296 Khả năng thành công của hồ sơ dự thầu của Công ty phụ thuộc nhiều nhất vào phần tài liệu chứng minh sự phù hợp của hàng hóa Công ty cung cấp đối với yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Do vậy trong hoạt động này, giai đoạn lên danh sách và thông số chi tiết kĩ thuật sản phẩm có vai trò quan trọng nhất. Chịu trách nhiệm công việc này là phòng dự án, với ban thu mua thực hiện tìm kiếm nhà cung cấp nước ngoài, hỏi hàng và báo giá của thiết bị phù hợp, sau đó phối hợp với ban thực hiện tiến hành dịch các tài liệu cần thiết, lên cấu hình chi tiết cho thiết bị để đưa vào danh mục sản phẩm của hồ sơ dự thầu. Điều này đòi hỏi những nhân viên phòng dự án không chỉ sở hữu các kiến thức chuyên ngành thiết bị y tế mà cũng phải nắm vững các kiến thức về xuất nhập khẩu, cũng như các kĩ năng hỏi hàng và thương lượng nhằm tìm được nguồn hàng nhanh nhất có thể. 2.1.2 Quy trình cung cấp hàng hóa thông qua tham gia dự thầu Bước 1: Mua hồ sơ thầu Đối với đấu thầu rộng rãi và không qua sơ tuyển (quy mô của gói thầu mua sắm hàng hóa là thiết bị y tế thường không quá lớn tới mức cần sơ tuyển) thì phòng kinh doanh có trách nhiệm tìm kiếm thông báo mời thầu trên Báo Đấu thầu hoặc trên các phương tiện thông tin khác, hay hỏi trực tiếp bệnh viện hay Sở. Nếu các cơ sở này đang tiến hành đấu thầu mua sắm thiệt bị theo hình thức trên thì nhân viên phòng kinh doanh sẽ mua hồ sơ mời thầu (HSMT) và chuẩn bị lập hồ sơ dự thầu (HSDT). Nguyễn Thị Thu Hiền – Anh21 – K48 14 Báo cáo thực tập giữa khóa Hoạt động bán hàng Cty CP ĐT&CN Bắc Hà Trường hợp nhận được thư mời thầu thì nếu quyết định tham gia đấu thầu sẽ tiến hành luôn bước chuẩn bị lập HSDT. Bước 2: Chuẩn bị lập HSDT Sau khi nghiên cứu chi tiết HSMT, trưởng phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập kế hoạch, lên đề cương chi tiết hồ sơ thầu, giao nhiệm vụ chi tiết cho nhân viên, tiến độ hoàn thành và trình Tổng giám đốc duyệt. Nếu được duyệt thì chuyển sang giai đoạn lập HSDT Bước 3: Lập HSDT Ở bước này phòng dự án sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm nguồn hàng đáp ứng yêu cầu của nhà tổ chức. Cụ thể, ban thu mua sẽ tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp nước ngoài, hỏi hàng, catalogue, chứng chỉ chất lượng và báo giá hàng hóa, cũng như tìm hiểu luôn về các điều kiện chuyên chở, thanh toán. Sau khi tìm được hàng hóa thích hợp thì ban này phối hợp cùng với ban thực hiện lên cấu hình và thông số chi tiết cho thiết bị để đưa vào HSDT so sánh với các yêu cầu đặt ra trong HSMT để thuyết phục bên mở thầu. Các nhân viên ở phòng dự án bao gồm một nửa tốt nghiệp từ các trường đại học khối kinh tế như Ngoại thương, Kinh tế quốc dân…và một nửa từ các khối trường kĩ thuật như Bách khoa, sẽ hỗ trợ nhau tốt trong quá trình giao tiếp với đối tác nước ngoài và lựa chọn được sản phẩm thích hợp nhất cho danh mục sản phẩm của mình. Cũng trong bước này các phòng ban khá sẽ phối hợp với nhau hoàn thiện các phần yêu cầu của HSDT như bảo đảm dự thầu, biểu giá chào thầu, các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, đủ năng lực pháp lý, kinh nghiệm và tài chính của Công ty. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ theo sát hoạt động của các phòng ban, nắm bắt tiến độ thực hiện cũng như cập nhật thông tin, tài liệu bổ sung cho HSDT theo yêu cầu của bên mời thầu. Bước 4: Nộp HSDT Sau khi đã chuẩn bị xong, HSDT được nộp lên cho bên mời thầu và chờ đợi được thẩm định và phê duyệt. Thường với các sản phẩm thiết bị y tế sẽ được đấu Nguyễn Thị Thu Hiền – Anh21 – K48 15 Báo cáo thực tập giữa khóa Hoạt động bán hàng Cty CP ĐT&CN Bắc Hà thầu mua sắm dạng một túi hồ sơ, do đó thời gian thẩm định và phê duyệt sẽ vào khoảng 20 ngày.Nếu trúng thầu, Công ty sẽ tiến hành kí kết hợp đồng cung cấp hàng hóa. Bước 5: Kí kết và theo dõi việc thực hiện hợp đồng Sau khi Công ty trúng thầu và tiến hành thảo luận với bên mua hàng các điều khoản giao dịch thì phòng kinh doanh của Công ty sẽ chịu trách nhiệm soạn thảo hợp đồng để hai bên kí kết. Nếu biết đã trúng thầu, Công ty sẽ ngay lập tức gom nguồn hàng để kịp thời lắp đặt cho bên mua. Nếu trong quá trình thực hiện hợp đồng mà bên mua có gì thay đổi, thì phòng kinh doanh phải ngay lập tức báo cáo lên Tổng giám đốc xem xét và quyết định, đồng thông báo cho khác phòng ban khác biết kịp thời để tìm ra phương án giai quyết nhanh chóng. Bước 6: Hoạt động sau bán hàng Giống như mọi hoạt động bán hàng khác của Công ty, các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng có vai trò rất quan trọng quyết định việc cung cấp hàng hóa là thành công và làm hài lòng khách hàng hay không. Với những khách hàng lớn như thế này, việc theo sát quá trình sử dụng của người mua để kịp thời hỗ trợ là quy định của một phần hợp đồng. Một khi sản phẩm được vận hành trơn tru thì thương vụ bán hàng mới được xem là hoàn thành tốt đẹp. 2.2 Bán hàng cá nhân 2.2.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng cá nhân của Công ty Nhu cầu về sản phẩm thiết bị y tế khá đa dạng, đó có thể là những bệnh viện lớn với những đợt mua sắm thiết bị quy mô hàng chục tỉ đồng cho đến những phòng khám, bệnh viện tư chỉ có nhu cầu thay thế một vài thiết bị mới, hay những công ty thương mại với mục đích kinh doanh. Thực tế những nhu cầu nhỏ lẻ này không đem lại lợi nhuận nhiều như việc tham gia dự thầu cung cấp thiết bị ở trên nhưng lại xuất hiện nhiều hơn, đa dạng hơn và khả năng thành công là cao hơn (việc đấu thầu thường mất nhiều thời gian hơn và hồ sơ dự thầu phải đáp ứng nhiều quy định nghiêm ngặt hơn, chưa kể gặp phải nhiều sự cạnh tranh từ các doanh nghiệp lớn Nguyễn Thị Thu Hiền – Anh21 – K48 16 Báo cáo thực tập giữa khóa Hoạt động bán hàng Cty CP ĐT&CN Bắc Hà khác). Ngoài ra do tính chất của hàng hóa cung cấp có hàm lượng kĩ thuật công nghệ nhiều, giá cao nên khách hàng luôn cân nhắc rất kĩ lưỡng trước khi ra quyết định mua hàng thực sự. Bởi vậy mà cần phải có một đội ngũ nhân viên bán hàng trực tiếp liên lạc, gặp gỡ, giới thiệu và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm. Hiểu rõ điều này, ban lãnh đạo Công ty cũng luôn quan tâm tới việc đẩy mạnh việc bán hàng thông qua các nhân viên kinh doanh nhằm tạo thu nhập cho doanh nghiệp khi không có thu nhập từ việc trúng thầu cung cấp hàng hóa cũng như rèn luyện được sự năng động và kinh nghiệm cho những nhân viên kinh doanh. Đội ngũ bán hàng cá nhân của Công ty bao gồm các nhân viên phòng kinh doanh của Công ty ở trụ sở và các chi nhánh. Hiện tại ở Hà Nội có 7 nhân viên và ở các chi nhánh miền Nam là 5 nhân viên (kể cả trường phòng). Lực lượng bán hàng của Bắc Hà khá trẻ, với độ tuổi trung bình là 27, đều tốt nghiệp tại các trường đại học về kinh tế tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh. Nhân viên bán hàng ở Bắc Hà khá năng động và nhiệt tình trong công việc, chủ động và linh hoạt khi tìm hiểu khách hàng cũng như khi thương thảo các điều kiện mua bán, khả năng giao tiếp của đội ngũ bán hàng trong quá trình bán hàng đạt ở mức độ khá nghĩa là họ có thể tiến hành các công việc mời chào, thuyết phục khách hàng ở mức độ tương đối hiệu quả. Khi được tuyển dụng vào phòng kinh doanh của công ty, tất cả các nhân viên này đều được đào tạo một khóa học ngắn hạn về chuyên môn thiết bị y tế và liên tục cập nhật kiến thức từ thực tiễn kinh doanh và từ phòng dự án. Cách học tập này khá hiệu quả vì mức độ tương tác giữa các nhân viên là lớn và nhanh chóng, vừa giúp nâng cao hiệu quả công việc chung cho Công ty. Hiện tại doanh số bán hàng cá nhân chiếm khoảng 10% tổng doanh thu cung cấp hàng hóa và dịch vụ của công ty. Với mỗi lần bán hàng thành công nhân viên sẽ nhận được 50% số lợi nhuận của thương vụ đó, chưa kể sẽ có thêm các khoản thưởng nếu làm việc hiệu quả hay giá trị đơn hàng lớn. Công ty cũng phụ cấp các 70% các khoản chi phí khi nhân viên kinh doanh đi công tác tại địa bàn các tỉnh và 100% chi phí điện thoại, đi lại trên địa bàn Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh. Có thể nói Nguyễn Thị Thu Hiền – Anh21 – K48 17 Báo cáo thực tập giữa khóa Hoạt động bán hàng Cty CP ĐT&CN Bắc Hà đây là những ưu đãi đáng kể dành nhằm tạo điều kiện hoạt động tốt nhất cho nhân viên kinh doanh của Công ty. 2.2.2 Quy trình bán hàng cá nhân của Công ty Quá trình bán hàng cá nhân của Công ty bao gồm các bước cơ bản sau: Bước 1: Tìm kiếm nhu cầu và tiến hành tiếp xúc khách hàng Đây là công việc khởi đầu và thường xuyên mà người bán hàng thực hiện nhằm thay thế và bổ sung lượng khách hàng đang và sẽ mất đi. Công việc chính của giai đoạn này các nhân viên phòng kinh doanh_ lực lượng bán hàng của công ty sẽ thông qua các mối quan hệ cá nhân hay mạng lưới kinh doanh của mình tự liên hệ tới các bệnh viện tư hay các công ty thương mại để hỏi về nhu cầu thiết bị y tế của họ hiện tại và tương lai. Và nếu đã có thì nhân viên bán hàng sẽ xin danh mục các sản phẩm cần mua mới để trở về Công ty để tiến hành thu mua hàng hóa đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Thực chất đây là việc tìm kiếm các đơn đặt hàng lặp lại của những khách hàng quen thuộc và đơn đặt hàng của khách hàng mới Hiệu quả của công việc giai đoạn này phụ thuộc chủ yếu vào lượng khách hàng quen thuộc của công ty và sự thể hiện của đội ngũ nhân viên bán hàng. Lượng khách hàng quen thuộc có ảnh rất lớn tới hiệu quả bán hàng bởi Công ty đã tạo được sự quen biết và uy tín trong cung cấp dịch vụ hàng hóa. Tuy nhiên do sự cạnh tranh khá gay gắt trên thị trường cung cấp và do hàng hóa có đặc điểm là sử dụng lâu bền mà việc tìm kiếm các khách hàng mới cũng là vô cùng quan trọng nhằm duy trì hoạt động và mở rộng mạng lưới kinh doanh. Hoạt động tìm kiếm nhu cầu không chỉ dừng lại ở việc tìm hiểu nhu cầu hiện tại mà còn là sự gợi mở nhu cầu ở các khách hàng tiềm năng. Người bán hàng sẽ giới thiệu luôn về các sản phẩm mà công ty hiện có sẵn hay sắp nhập về và sẵn sàng cung cấp khi đối tác có nhu cầu. Thực chất của việc này giống như hoạt động chào hàng của doanh nghiệp và do vậy người bán hàng sẽ bỏ qua bước 2 của quá trình mà bước vào bước 3. Việc chào hàng này đạt hiệu quả khi mà nhân viên đã tiến hành tìm hiểu và có được nguồn thông tin chính xác về tình hình trang thiết bị hiện Nguyễn Thị Thu Hiền – Anh21 – K48 18 Báo cáo thực tập giữa khóa Hoạt động bán hàng Cty CP ĐT&CN Bắc Hà có của đối tượng và dự đoán, gợi mở nên các nhu cầu của họ vể sản phẩm của công ty. Bước 2: Tìm nguồn hàng, lên danh mục các sản phẩm đáp ứng nhu cầu khách hàng Ở bước này, sau khi đã có được danh sách các thiết bị cần mua của những người mua tiềm năng, người bán hàng sẽ tiến hành tìm nguồn hàng, soạn bảng giá và các điều kiện giao dịch. Nếu các sản phẩm này công ty đang sẵn có hay đã mua nhiều lần, nhân viên bán hàng dễ dàng gom được đầy đủ các máy móc thiết bị theo yêu cầu và bước sang giai đoạn tiếp theo. Nếu mặt hàng này mới hay không sẵn có ở Công ty, thì nhân viên kinh doanh cần phối hợp với phòng dự án, tiến hành hỏi hàng của những nhà sản xuất nước ngoài, lựa chọn và lên cấu hình thông số kĩ thuật sản phẩm phù hợp nhất với yêu cầu khách hàng với mức giá hợp lý nhất. Bước 3: Tiến hành trao đổi, thuyết phục khách hàng, thảo luận các điều kiện liên quan đến đơn hàng Sau khi có được danh sách sản phẩm đáp ứng, người bán hàng sẽ liên hệ với khách hàng tiềm năng, giới thiệu cho họ về các hàng hóa công ty có thể cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu và thuyết phục họ mua hàng. Nếu đồng ý mua, hai bên sẽ thảo luận tiếp về việc thực hiện đơn hàng như thanh toán, vận chuyển, lắp đặt hay bảo hành. Đây là giai đoạn thể hiện rõ nhất được năng lực và phẩm chất của người bán hàng và quyết định sự thành bại của cả quá trình. Bước 4: Kết thúc đơn hàng và thực hiện giao hàng Nếu như khách hàng tiềm năng đã trở thành khách hàng thực sự, các bên đã thống nhất với nhau các điều kiện giao dịch thì người bán sẽ viết hóa đơn giao hàng, tính và nhận tiền thanh toán từ khách hàng và sau đó tiến hành giao hàng theo thời gian quy định. Chịu trách nhiệm vận chuyển, lắp đặt thiết bị là phòng dịch vụ của Công ty, do vậy nhân viên bán hàng cần phối hợp tốt với phòng này nhằm giao hàng một cách đúng yêu cầu, nhanh chóng và an toàn cho khách hàng. Bước 5: Hoạt động sau bán hàng Nguyễn Thị Thu Hiền – Anh21 – K48 19 Báo cáo thực tập giữa khóa Hoạt động bán hàng Cty CP ĐT&CN Bắc Hà Công việc chăm sóc sau bán hàng đóng vai trò quyết định trong việc giữ chân khách hàng với Công ty. Phòng dịch vụ là nơi lắp đặt và hiểu rõ nhất về thiết bị nhưng khi có vấn đề về sản phẩm khách hàng chỉ liên hệ với người đã trực tiếp bán hàng cho họ. Vậy nên giai đoạn này đòi hỏi nhân viên bán hàng phải phối hợp tốt với các nhân viên kĩ thuật ở phòng dịch vụ nhằm giải quyết nhanh nhất các vấn đề của khách hàng, tạo cho họ sự hài lòng hết mức có thể. Các cuộc gọi hỏi thăm về tình hình sử dụng cũng tạo nên hình ảnh tốt về sự phục vụ của Công ty và theo có thể cung cấp cho nhân viên bán hàng những nhu cầu mới và làm nổi bật các mối liên hệ họ đã thiết lập được trước đó. 2.3 Bán hàng qua website Trong thời đại bùng nổ của Thương mại điện tử hiện nay, một website quảng bá và bán hàng hóa mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Không chỉ giúp doanh nghiệp được biết đến nhiều hơn, các website còn là công cụ bán hàng hiệu quả cho doanh nghiệp nhờ việc giảm thiểu chi phí, thời gian giao dịch và tăng doanh số bán hàng. Một khi khai thác các tiện ích của thương mại điện tử trong kinh doanh, các công ty ở Việt Nam sẽ thu được nhiều kết quả khác biệt và hiệu quả so với các hình thức bán hàng truyền thống. Nhận thức được tầm quan trọng của thương mại điên tử cũng như việc xây dựng một website cho doanh nghiệp, vào tháng 5/2011, website: bachajsc.com.vn chính thức được đưa vào hoạt động và hiện nay đang được phát triển theo mô hình thương mại điện tử B2C và B2B. Website cung cấp các danh mục sản phẩm với các thông số, đặc tính kĩ thuật chi tiết; qua đó khách hàng tiến hành tìm kiếm, lựa chọn và đặt mua hàng hóa hay liên hệ trực tiếp với doanh nghiệp. 2.3.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng qua website công ty Với mô hình B2B, khách hàng của doanh nghiệp là các doanh nghiệp thương mại, các đại lý bán thiết bị vật tư y tế. Hiện tại hình thức đặt hàng chủ yếu vẫn là qua thư điện tử, với một quy trình bán hàng đơn giản gồm các bước: khách hàng truy cập vào trang web của công ty, tiến hành tìm kiếm, lựa chọn sản phẩm và tiến Nguyễn Thị Thu Hiền – Anh21 – K48 20